manual hginet administrativo - herramientas de gestión ... · - manejo de propiedad horizontal. -...

Versión 2016.4 Fecha 2016-10-26

Manual del Usuario Administrativo

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TABLA DE CONTENIDO

1 GENERALIDADES ...................................................................9

1.1 PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................................. 11 1.1.1 Barra principal: ....................................................................................................... 11 1.1.2 Barra de Menús: ...................................................................................................... 12 1.1.3 Barra de Herramientas: .......................................................................................... 12 1.1.4 Barra de Botones: ................................................................................................... 13

2. ARCHIVOS............................................................................. 16

2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS .................................................................................. 16 2.1.1 Líneas ....................................................................................................................... 16 2.1.2 Grupos ..................................................................................................................... 17 2.1.3 Clases ...................................................................................................................... 19 2.1.4 Tipos ........................................................................................................................ 20 2.1.5 Productos ................................................................................................................ 20 2.1.6 Ensamble ................................................................................................................. 31 2.1.7 Parametro1 .............................................................................................................. 33 2.1.8 Categorías. .............................................................................................................. 33 2.1.9 Tallas. ....................................................................................................................... 34 2.1.9 Colores. .................................................................................................................... 34

2.2 TERCEROS ................................................................................................................. 35 2.2.1 Tipos Tercero .......................................................................................................... 35 2.2.2 Terceros ................................................................................................................... 36 2.2.3 Vendedores ............................................................................................................. 43 2.2.4 Cargos ...................................................................................................................... 46 2.2.5 Actividad Económica ............................................................................................. 46 2.2.6 Parametro1 .............................................................................................................. 47 2.2.7 Parametro2 .............................................................................................................. 47

2.3 LOCALIZACION .......................................................................................................... 48 2.3.1 Bodegas ................................................................................................................... 48 2.3.2 Maestro de Ubicaciones ......................................................................................... 49 2.3.3 Maestro de Zonas ................................................................................................... 50 2.3.4 Maestro de Ciudades .............................................................................................. 51 2.3.5 Barrios ..................................................................................................................... 52 2.3.6 Sectores ................................................................................................................... 53

2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES ......................................................................................... 53 2.4.1 Tarifas de IVA .......................................................................................................... 53 2.4.2 Tarifas impuesto 1 .................................................................................................. 54 2.4.3 Tabla de Retención en la Fuente ........................................................................... 55


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2.4.4 Formas de Pago ...................................................................................................... 56 2.4.5 Conceptos de pago ................................................................................................ 57 2.4.6 Monedas .................................................................................................................. 59 2.4.7 Cambio monedas .................................................................................................... 60 2.4.8 Unidades .................................................................................................................. 61 2.4.9 Entidades Financieras ............................................................................................ 61 2.4.10 Bancos ..................................................................................................................... 62 2.4.11 Tarifas Cree ............................................................................................................. 64

2.5 CONFIGURACION ...................................................................................................... 64 2.5.1 Empresas ................................................................................................................. 65 2.5.2 Calendario ............................................................................................................... 66 2.5.3 Transacciones ......................................................................................................... 67 2.5.4 Tipos Cartera. .......................................................................................................... 89

3.1 MOVIMIENTOS ............................................................................................................ 90 3.1.1 Documentos ............................................................................................................ 90 3.1.2 Pagos ....................................................................................................................... 96 3.1.3 Causaciones .......................................................................................................... 100

3.2 HERRAMIENTAS ...................................................................................................... 101 3.2.1 Toma Física ................................................................................................................. 102 3.2.2 Valor Neto Realizable ................................................................................................. 105 3.2.3 Presupuesto ............................................................................................................. 106

4 PROCESOS ......................................................................... 108

4.1 GENERAR INVENTARIO .......................................................................................... 108

4.2 GENERAR CARTERA............................................................................................... 108

4.3 GENERAR PEDIDOS ................................................................................................ 109

5 INFORMES........................................................................... 109

5.1 MAESTROS ............................................................................................................... 110 5.1.1 Productos .............................................................................................................. 110 5.1.2 Terceros ................................................................................................................. 111 5.1.3 Dependencias........................................................................................................ 111 5.1.4 Locales ................................................................................................................... 112 5.1.5 Precios Tercero ..................................................................................................... 112

5.2 DOCUMENTOS ......................................................................................................... 113 5.2.1 Documentos .......................................................................................................... 114 5.2.2 Documentos T ....................................................................................................... 115 5.2.3 Detalle .................................................................................................................... 116


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5.2.4 Detalle T ................................................................................................................. 117 5.2.5 Comparativo .......................................................................................................... 118 5.2.6 Consecutivos ........................................................................................................ 119 5.2.7 Comprobante Diario ............................................................................................. 120 5.2.8 Comprobante DiarioT ........................................................................................... 121 5.2.9 Cuadre .................................................................................................................... 122 5.2.10. Documentos Pago .................................................................................................. 123 5.2.11 Documentos Detalle ............................................................................................. 124 5.2.12 Horas ...................................................................................................................... 125

5.3 CARTERA .................................................................................................................. 126 5.3.1 Cartera por Edades ............................................................................................... 126 5.3.2 Cartera por tipos ................................................................................................... 128 5.3.3 Extracto .................................................................................................................. 129 5.3.4 Pagos ..................................................................................................................... 130 5.3.5 Pagos Detalle ........................................................................................................ 131 5.3.6 Pagos Combinados .............................................................................................. 132 5.3.7 Movimiento ............................................................................................................ 133

5.4 INVENTARIOS ........................................................................................................... 135 5.4.1 Kardex .................................................................................................................... 135 5.4.2 Saldos .................................................................................................................... 137 5.4.3 Máximos y Mínimos .............................................................................................. 138 5.4.4 Diferencias en Físico ............................................................................................ 139 5.4.5 Rotación de Inventarios ....................................................................................... 140 5.4.6 Productos Sin Movimiento .................................................................................. 141 5.4.7 Ensamble ............................................................................................................... 142 5.4.8 Saldos Vs Pedidos ............................................................................................... 143 5.4.8 Movimiento. ........................................................................................................... 144

5.5 PEDIDOS ................................................................................................................... 145

5.6 TESORERIA .............................................................................................................. 146 5.6.1 Pagos banco.......................................................................................................... 146 5.6.2 Bancos ................................................................................................................... 148

5.7 PRODUCCION ........................................................................................................... 149

5.8 COMISIONES ............................................................................................................ 149

5.9 COSTOS .................................................................................................................... 150

5.10 INFORME CRM ......................................................................................................... 151 5.9.1 Agenda ................................................................................................................... 152 5.9.2 Casos ..................................................................................................................... 152 5.9.3 Oportunidades ...................................................................................................... 154 5.9.4 Contratos ............................................................................................................... 155


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5.10 TELEFONIA ............................................................................................................... 156 5.10.1 Llamadas ............................................................................................................... 156 5.10.1 Servicios ................................................................................................................ 157

5.11 INFORMES PH .......................................................................................................... 158 5.11.1 Inmuebles .............................................................................................................. 158 5.11.2 Novedades ............................................................................................................. 159 5.11.3 Facturación ............................................................................................................ 160 5.11.3 Facturación Local ................................................................................................. 161

5.12 GENERALES ............................................................................................................. 162 5.12.1 Parametrización Contable .................................................................................... 162

5.13 FORMATOS ............................................................................................................... 163

5.14 SEGURIDAD .............................................................................................................. 163 5.14.1 Usuarios ................................................................................................................ 164 5.14.2 Perfiles .................................................................................................................. 165 5.14.3 Permisos por usuario. ......................................................................................... 166 5.14.3 Permisos por Perfil. ............................................................................................. 167 5.14.4 Auditoria ..................................................................................................................... 167

6 HERRAMIENTAS ................................................................. 169

6.1 USUARIOS ................................................................................................................ 169 6.1.1 Usuarios ................................................................................................................. 169 6.1.2 Permisos por Usuario .......................................................................................... 170 6.1.3 Cambio de Clave ................................................................................................... 172

6.2 PERFILES .................................................................................................................. 172 6.2.1 Perfiles ................................................................................................................... 172 6.2.2 Permisos por Perfiles ........................................................................................... 173 6.2.3 Usuario por Perfil .................................................................................................. 174

6.3 ADMINISTRACION.................................................................................................... 174 6.3.1 Guardar periodo .................................................................................................... 175 6.3.2 Parámetros ............................................................................................................ 175 6.3.3 Parámetros Año .................................................................................................... 190 6.3.4 Formatos ................................................................................................................ 191 6.3.5 Auditoria ................................................................................................................ 193 6.3.6 Cambio clave compañía ....................................................................................... 195 6.3.7 Consultas ............................................................................................................... 195 6.3.8 Copia de Seguridad .............................................................................................. 196 6.3.9 Parámetros Cía. ............................................................................................................ 197

6.4 INTERFAZ ................................................................................................................. 198 6.4.1 Contabilidad .......................................................................................................... 198


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6.4.2 Movimiento ............................................................................................................ 199 6.4.3 Archivos ................................................................................................................. 202

7 UTILITARIOS ....................................................................... 204

7.1 CONCILIACIÓN BANCARIA ......................................................................................... 204 7.1.1 Extractos ................................................................................................................ 204 7.1.2 Conciliación ........................................................................................................... 205

7.2 TESORERIA .............................................................................................................. 206 7.2.1 Pagos Electrónicos .............................................................................................. 206 7.2.2 Recaudo Empresarial ........................................................................................... 207 7.2.3 Programación de pagos ....................................................................................... 208

7.3 UTILIDADES ................................................................................................................... 209 7.3.1 Generales ............................................................................................................... 209 7.3.2 Cambio Movimiento .............................................................................................. 210 7.3.3 Transporte de Datos ............................................................................................. 211 7.3.4 Activar Documentos ............................................................................................. 212 7.3.5 Asignar Precios ................................................................................................... 212 7.3.6 Generar Pedidos .................................................................................................. 213 7.3.8 Movimientos de caja ............................................................................................ 216 7.3.9 Rango intereses ................................................................................................... 217

7.4 INTERCAMBIO DE DATOS ........................................................................................... 218 7.4.1 EDI ......................................................................................................................... 218 7.4.2 WAP ....................................................................................................................... 220 7.4.3 Cartera .................................................................................................................. 221

7.5 CUADRO DE MANDO .................................................................................................... 222 7.5.1 Indicadores ........................................................................................................... 222 7.5.2 Mediciones ........................................................................................................... 223 7.5.3 Análisis ................................................................................................................. 224 7.5.3 Acciones ............................................................................................................... 224

8 CRM ..................................................................................... 225

8.1 MAESTROS CRM ...................................................................................................... 225 8.1.1 Áreas ...................................................................................................................... 226 8.1.2 Estados .................................................................................................................. 227 8.1.3 Referencias casos ................................................................................................ 227 8.1.4 Causas ................................................................................................................... 228 8.1.5 Competidores ........................................................................................................ 228 8.1.6 Fuentes .................................................................................................................. 229 8.1.7 Resultados ............................................................................................................. 230 8.1.8 Niveles ................................................................................................................... 230


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8.2 OTROS MAESTROS ................................................................................................. 231 8.2.1 Versiones ............................................................................................................... 231 8.2.2 Diagnósticos ......................................................................................................... 231 8.2.3 Actividades ............................................................................................................ 232 8.2.4 Tipos de casos ...................................................................................................... 232 8.2.5 Líneas Referencias ............................................................................................... 233 8.2.6 Marcas Referencias .............................................................................................. 233

8.3 SERVICIO .................................................................................................................. 234 8.3.1 Contratos ............................................................................................................... 234 8.3.2 Casos ..................................................................................................................... 235 8.3.3 Consulta casos ..................................................................................................... 236 8.3.4 Agenda ................................................................................................................... 237 8.3.5 CDR (call detail record) Asterisk. ........................................................................ 238

8.4 GESTION COMERCIAL ............................................................................................ 239 8.4.1 Oportunidades ...................................................................................................... 239

8.5 GESTION DOCUMENTAL ........................................................................................ 240 8.5.1 Gestión Documental ............................................................................................. 240 8.5.2 Clases .................................................................................................................... 241 8.5.3 Tipos ...................................................................................................................... 242

8.6 VISOR GERENCIAL .................................................................................................. 243 8.6.1 Visor gerencial ...................................................................................................... 243 8.6.2 Hgi Net Excel ......................................................................................................... 247

8.7 GESTION CORREOS ................................................................................................ 251 8.7.1 Gestión de correos ............................................................................................... 251

9 P.H ....................................................................................... 252

9.1 PROPIEDAD HORIZONTAL ..................................................................................... 253 9.1.1 Inmuebles .............................................................................................................. 253 9.1.2 Horarios ................................................................................................................. 255 9.1.3 Facturación ............................................................................................................ 255 9.1.4 Novedades ............................................................................................................. 256 9.1.5 Generar Documentos ........................................................................................... 258 9.1.6 Asamblea ............................................................................................................... 259

10 AYUDA ................................................................................. 262

10.1 AYUDA DE LA APLICACION: .................................................................................. 262

10.2 SOPORTE REMOTO: ................................................................................................. 262


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10.3 ACERCA DE. .............................................................................................................. 262

11 MISCELANEAS ................................................................... 264

11.1 Teclas de función En la captura de documentos ................................................. 264

11.2 Utilidades de los informes ...................................................................................... 265


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1 GENERALIDADES HGInet Administrativo, es una herramienta que le posibilita organizar, administrar y mejorar la cadena de valor, de las organizaciones con procedimientos totalmente integrados y parametrizables, ofreciéndole una mayor y mejor información para soportar las decisiones que tome. Con HGINET Administrativo, usted puede manejar:

- Inventario. - Facturación. - CXC y CXP. - Compras. - Pedidos. - Tesorería. - Manejo de propiedad horizontal. - Manejo de servicios. - Análisis de costos. - Comisiones. - Interfaz contable. - Muchas más opciones según la Parametrización y el modelo de operación de su

empresa. INTRODUCCION AL MODO DE INICIO Este manual pretende explicar y mostrar el manejo general del software HGInet Administrativo, haciendo uso de ilustraciones y descripciones detalladas de los puntos más relevantes. INGRESO AL SISTEMA Para iniciar la aplicación HGInet Administrativo, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso directo, que se encuentra ubicado en el escritorio del computador y que es mostrado en la Fig.1-1

Fig. 1-1

Una vez iniciada la aplicación de HGInet Administrativo, debe realizar el proceso de autenticación (AUTENTICACION=INGRESAR AL SISTEMA), definiendo la compañía en la que desea autenticar, escribir un nombre de usuario valido en esta compañía, escribir su correspondiente contraseña (esta contraseña es sensible al uso de mayúsculas y/o minúsculas)


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y validando el ingreso, pulsando la tecla “Enter“ ó haciendo clic sobre el botón “Ingresar”, según lo muestra la imagen de la Fig. 1-2.

Fig. 1-2

Compañía: este par de campos, le permitirán determinar cuál es la compañía sobre la que desea trabajar. En el primer campo, debe escribir el código de la compañía y en el derecho, aparecerá el nombre de esta después de haber digitado su código y haber pulsado la tecla “ENTER”. Si no conoce el código de la compañía, entonces ubíquese sobre el primer campo de izquierda a derecha y pulse la tecla de función “F4”, con lo que se desplegara un menú de opciones con las compañías

Usuario: un usuario, es aquel que usa la información que se gestiona a través del HGINET Administrativo con el motor de bases de datos, que es el lugar en el que se almacena toda su información. A este se le pueden asignar permisos de acceso a las secciones del sistema, según las definiciones que se explicaran en permisos de usuario

Clave : Conjunto de caracteres conocidos por el usuario, que son únicos e intransferibles y le permiten el acceso al sistema a la persona dueña del usuario del sistema, con el que puede autenticar.

Botón Ingresar: este le permitirá informar al sistema que puede validar la información que ha ingresado en los campos.

Botón Salir: este botón, le permite salir de la ventana de ingreso del sistema.

Registro Compañías>>: este botón, le permitirá acceder a la ventana de opciones para autenticación al módulo de registro de compañías.


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Una vez usted haya autenticado y el sistema haya validado la información de autenticación, ingresara a la pantalla principal del sistema HGINET Administrativo.

1.1 PANTALLA PRINCIPAL

Fig. 1-3

La imagen fig.1-3, muestra la pantalla principal, en la que encontrara, la barra principal, la barra de menús, la barra de herramientas y la barra de estado. 1.1.1 Barra principal: Esta barra, muestra las diferentes opciones que le permiten acceder a los menús del sistema, y está compuesta por las opciones de Archivo, movimientos, procesos, Informes, Herramientas, Utilitarios, CRM, P.H y Ayuda adicionalmente muestra información del usuario conectado, versión del sistema, estación y usuarios conectados, según lo muestra la fig. 1-4.

Fig. 1-4

BARRA DE MENÚS

BARRA DE HERRAMIENTAS

BARRA PRINCIPAL


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1.1.2 Barra de Menús: Esta barra que se muestra en la imagen fig. 1-5, muestra los menús de cada una de las opciones que aparecen en la barra principal, permitiéndole ingresar con estos a los formularios desde las que administra los diferentes módulos del HGINET Administrativo.

Fig. 1-5

1.1.3 Barra de Herramientas: Esta barra le permite al usuario utilizar algunas herramientas necesarias durante la operación y el día a día, permitiéndole ejecutar aplicaciones de Microsoft Office como son Word, Excel y PowerPoint, además de la aplicación calculadora que viene con su sistema operativo Windows. Esta barra le informa sobre la empresa en la que está trabajando y el periodo contable sobre el que está realizando operaciones.

Fig. 1-6

Esta barra también nos permite las siguientes opciones:

Período: Permite visualizar si el periodo está abierto o cerrado, permitiendo o impidiendo que se realicen modificaciones en los documentos o procesos del periodo.

Cambiar períodos y compañías: Botón para acceder al formulario cambio de período de trabajo, cambio de compañía y creación de periodos no existentes.

Modo: Muestra el modo en el cual se está trabajando actualmente puede ser: PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados NIIF: Normas internacionales de Información Financiera.


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Fig. 1-7

Para realizar el cambio de estos parámetros se debe dar clic en “Aceptar”, estos cambios solo aplican al usuario, permitiendo que cada usuario se encuentre en periodos de trabajo diferentes. El valor en letras es la terminación del monto escrito de los documentos.

1.1.4 Barra de Botones: Esta barra se encuentra en las ventanas de los formularios a los que se acede por medio de la barra de menús y permitiéndole crear, editar, eliminar, moverse entre registros, opciones de búsqueda, impresión y salida, de cada uno de los registros que desee manipular, según como lo muestra la imagen Fig. 1-9. Nuevo Grabar Eliminar Buscar Deshacer Primero Avanzar Ultimo Editar Imprimir Salir

Fig. 1-8

A continuación se describirán los botones que hacen parte de esta barra:

Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. Una vez presionado este botón se debe proceder a ingresar la información del archivo maestro que está siendo creado, la barra de botones habilitara solamente el botón de grabar, hasta que sea grabado el archivo maestro.

Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los archivos maestros ya creados

después de este botón y la modificación se debe dar botón grabar o si no se perderá la modificación.


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Grabar: Botón para grabar o almacenar en la base de datos la información previamente ingresada. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción “Nuevo” o “Editar”

Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos.

Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y

cuando no se hayan grabado estos cambios.

Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.

Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.

Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.

Último: Coloca como registro actual el último elemento de la tabla de trabajo.

Buscar: Permite ubicarme en cualquier casilla y realizar una búsqueda.

Imprimir: Botón que genera una impresión como informe de todos los archivos maestros.

Salir: Botón que permite salir del formulario.


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ADVERTENCIA Verificar que el proceso de creación de archivos esté debidamente realizado siguiendo las indicaciones anteriormente dadas. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador, cuando se esté creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegúrese de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo. Si va a editar un registro ya grabado, se debe pulsar clic sobre el botón de editar realizar la modificación y luego grabar con el botón de disquete.


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DEFINICION DE LOS MENÚS

2. ARCHIVOS El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) de los diferentes archivos maestros que constituyen la estructura sobre la que funciona el programa HGINET Administrativo y que es fundamental para su funcionamiento.

Fig. 2-1

2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Menú para creación de productos y servicios. 2.1.1 Líneas

Fig. 2-2

El manejo que proporciona Hgi Net Administrativo, posibilita crear niveles de jerarquización entre los diferentes productos. Para ello, se ha establecido el manejo de líneas y grupos que permitirán asociar y agrupar los productos, de acuerdo con la estructura de inventarios propia del usuario. En este formulario (Fig. 2-3), se definen o registran las diferentes líneas que permitirán la adecuada clasificación de los productos.


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Fig. 2-3

La definición de sus campos es la siguiente:

Código: Campo que almacena el código asignado para la línea, este debe ser único para cada línea y no se puede repetir en ninguna otra línea que sea creada.

Descripción: en este campo asigna el nombre o descripción para la línea creada.

Descuento: Para aplicar un porcentaje de descuento por línea.

Desc. Max: Descuento máximo que se puede aplicar a la línea.

Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos que estén ligados a esta línea y la transacción de facturación debe validar descuento

Vendedor Detalle: Puede asignar vendedores para una línea determinada, si usted maneja vendedores en la captura de documentos permite seleccionar el vendedor para las líneas que tienen activado Vendedor detalle.

2.1.2 Grupos

Fig. 2-4

Los grupos son la siguiente línea de jerarquización de los productos y subdividen a las líneas, determinando la línea a la que pertenecen muchos productos, dado que a un grupo puede pertenecer a una sola línea. Es dentro de estos grupos donde se agrupan los conjuntos de productos.


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Fig. 2-5

La definición de los campos del maestro de productos es la siguiente:

Código: Campo que almacena el código asignado al grupo, este código debe ser único para cada grupo.

Descripción: Almacena el nombre del grupo.

Descuento: Campo que permite parametrizar el porcentaje de descuento que se desea

dar en todos los productos de ese grupo.

Desc. Max: Descuento máximo que se puede aplicar al grupo.

Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos que estén ligados a este grupo y la transacción de facturación debe validar descuento

Producto: Allí se asigna el producto de intereses para el manejo de propiedad

horizontal

Tipo Grupo: esto se aplicara para el funcionamiento del manejo de cartera para propiedad horizontal

Concepto: Se agrega el concepto con el que se va a cancelar las cxc relacionadas a este grupo. Solo aplica cuando el sistema está configurado como Cartera por grupo.

Prioridad: Se parametriza la prioridad con la cual se va a cancelar las cxc siendo cero las más alta y nueve la prioridad más baja. Solo aplica cuando se maneja cartera por grupos. Ej. Prioridad Cero cancelación de los intereses, prioridad 1 Cancelación de Administración, Prioridad 3 cancelación de zonas comunes.


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2.1.3 Clases

Fig. 2-6

Opción que permite clasificar de manera Contable diferentes clases de productos que se comercialicen en la empresa, es decir, si se tienen productos Materias primas, productos de servicios, gravados, excluidos y/o exentos de retención en la fuente. Dicha clasificación es útil para clasificar el inventario en el área contable.

Fig. 2-7

La definición de los campos es la siguiente:

Código: Campo que almacena el código que será asignado a la clase.

Descripción: Campo que almacena el nombre de la clase

Concepto: Campo que permite ligar el concepto de pago asociado a la clase que se está creando, este concepto de pago se mostrara automáticamente en el momento de realización de un pago o de una causación.

NOTA: Esta opción solo se maneja en caso de tener HGInet Contable.


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2.1.4 Tipos

Fig. 2-8

Campo que permite relacionar diferentes tipos de comisión para los diferentes productos que puede recibir cada vendedor, esta comisión es un porcentaje aplicado al valor total de la venta.

Fig. 2-9

Código: Campo que almacena el código que será asignado a el tipo de comisión

Descripción: Campo que almacena el nombre o detalle de los tipos Concepto: Estos concepto se amarran para cuando se realice el pago tome el concepto por el tipo de los productos. Concepto Aux: Este concepto es para las empresas PH las cuales tienen el proceso

de manejo y el sistema realiza el pago con el concepto auxiliar a los productos que tienen tipo 3.

2.1.5 Productos

Fig. 2-10

Este formulario es el último nivel de la jerarquía de productos. Aquí se registran y se consultan los datos básicos de los productos con su código y descripción, el grupo al que pertenecen, la


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unidad de medida, la tarifa de IVA, Rete Fuente, RETEICA la moneda en que se comercializa, el tipo de comisión que genera la venta, si maneja o no Kardex (Control de existencias en el sistema), configuración de hasta 8 listas de precios (precios para proveedores, trabajadores, clientes especiales,…), configuración de código de barras entre otros.

NOTA En este formulario se crean los productos y/o servicios.

Fig. 2-11

A continuación, se definirán cada uno de los campos, empezando por los campos de código y Descripción, permitiendo posterior mente ingresar a la definición de cada una de las pestañas que contienen los formularios, en los que se ingresa la información importante para generar este registro.

Código: Campo que permite almacenar el código de identificación del producto, este código debe ser único, y acepta letras y números

NOTA Se recomienda manejar la misma cantidad de dígitos en el código del Producto por uniformidad y para una mejor búsqueda.

Carga Datos: carga los datos de saldos y movimiento del producto.


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Descripción: Campo que almacena el nombre o detalle del producto.

En el formulario se pueden observar cinco pestañas que contienen más información acerca del producto. Pestaña General Esta pestaña permite configurar características propias de los diferentes productos, según la definición de los campos que se describe a continuación:

Línea: Campo que permite asociar los productos a una línea. De productos Grupo: Campo que permite asociar los productos a los diferentes grupos.

Clase: Campo que asocia los productos a una clase y esto aplica para la

Parametrización contable.

Tipo: Se liga los productos a un tipo para el manejo de comisiones por cada producto para el momento de la venta.

Unidad Inventario: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,

Litros, Metros, Unidades.). que se verá reflejada en los inventarios.

Unidad Compra: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos, Litros, Metros, Unidades,). la cual maneja el proveedor; este campo es solo informativo.

Tarifa De Iva: Este campo maneja la tarifa de IVA asociada al producto, Se deben de

crear tantas tarifas como sean necesarias dependiendo de la naturaleza de la empresa y los productos que comercialice.

Impuesto 1: Se selecciona la tarifa de impuesto al consumo.

Tarifa retención fuente: Campo que se usa para ligar la retención en la fuente a cada producto.

Moneda: Campo destinado para seleccionar moneda con la que se esté trabajando.

Para crearla remitirse al menú archivo y seleccionar moneda.

Proveedor: Se asigna el tercero al cual se le compra el producto.

P. Compra: Permite relacionar el valor de compra negociado con el Proveedor.

Captura: Permite definir si el sistema cuando relaciones ese producto asume cantidad 1 o captura el peso suministrado por la balanza.


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Campo EAN (Código de Barras): Campo que muestra el código de barras asignado al producto en el caso de que se use lector de códigos para el manejo del sistema.

Campos de listas de Precios: Se tienen 8 campos destinados para relacionar las diferentes listas de precios para asignar a los diferentes tipos de clientes.

Porcentaje: Ingresar el porcentaje de rentabilidad que se espera para el producto. La casilla del lado muestra la rentabilidad arrojada por el sistema contra el precio de venta 1.

Descuento: Descuento a aplicar para el producto.

Desc. Máximo: Descuento máximo que se puede aplicar al producto.

Imp. C: En este campo se ingresa el valor del impuesto al consumo. Aplica para los licores y cigarrillos.

Kardex: Botón que permite definir el manejo de Kardex para el producto, permitirá

llevar un registro de los movimientos en el inventario (Kardex = Inventario).

Móvil: Botón que permite asociar los productos que se podrán vender por medio del dispositivo móvil.

Marcado: Se utiliza para el manejo de la generación de documentos para que a estos productos les aplique el descuento financiero o también cuando se generan documentos auxiliares solo tome los productos marcados para el manejo de facturación por transporte.

Acumula Puntos: Campo para activar el manejo de puntos acumulativos para el

producto, esto va ligado a la configuración que se haya realizado en la transacción de ventas en los parámetros.

Ret. Ica: Campo que se usa para ligar la retención en Ica a cada producto.

Vigente: Opción que indica si el producto está siendo comercializado. Cada vez que

se matricule un producto se debe activar. En caso de que el producto no se esté comercializando esta opción debe estar desactivada.

AIU: Se activa para indicar sobre cuales productos se genera el IVA.

Maneja Lote: Campo para activar si el producto requiere lote cuando se esté elaborando un documento.

Actualiza Precio: Campo para activar si al momento de facturar se requiere cambiar el precio de venta cuando la transacción maneja precio producto fijo; aplica para servicios como domicilios los cuales no tienen un valor fijo.

Iva Monofásico: Campo para marcar los producto con esta característica.


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Tabla de Saldos

Campo Lote: Almacena el número de “orden de producción” con que se realizó el producto, para el sector de las confecciones este se usa para las tallas de las prendas de vestir.

Campo Bodega: Muestra el código de la bodega a la cual se le hará el análisis de existencia.

Campo Existencia: Campo que muestra la cantidad existencias del producto en las bodegas.

Campo Costo: Campo que muestra el valor actualizado del costo que tiene el producto.

Pestaña “Presentación”

Fig. 2-12

La definición de los campos de presentación, es la siguiente:

Presentación: Esta ficha muestra la presentación que tiene el producto, es decir, su unidad de medida y la cantidad a la que hace referencia; se puede parametrizar las listas de precios según la unidad de medida.

Equivalentes: En esta casilla se asignan los productos que equivalen al mismo

producto pero de otra marca o presentación.

Promoción: para manejo de promociones, en la cual le debemos asignar el porcentaje de descuento y el rango de fecha en que se tendrá esta promoción.

Control: Campo para capturar un valor como volumen que será multiplicado por la cantidad en el documento y dar un total para ser impreso en el formato.

Peso: Campo para capturar el peso del producto.

Imagen: Se puede adicionar la foto del producto dando clic a este icono.


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Buscar. Se abre una ventana de dialogo donde se busca la ruta y se selecciona el archivo.

Fig. 2-13

Eliminar elimina la imagen en pantalla

Mostrar: Muestra en una ventana adicional la imagen seleccionada a un tamaño mayor

Fig. 2-14

Pestaña Control Esta ficha carga automáticamente los datos estadísticos de existencias por bodega y ultimo costo del producto que se está consultando, también se realiza la configuración de las existencias máximas y mínimas del producto por bodega y en el caso de que se maneje


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producto por lotes permite la creación de los diferentes lotes con su respectiva fecha de vencimiento.

Fig. 2-15

Máximos y Mínimos

Bodega: Indica el código de la bodega que están creadas en el sistema. Ubicación: Indica el código de la estantería donde se encuentra el producto. Máximo: Campo que indica la cantidad máxima de existencias que deben haber en la bodega relacionada. Mínimo: Indica la cantidad mínima de existencias del producto que deben haber en la bodega relacionada.

Si en determinado caso la existencia de este producto no cumple con los requisitos de máximos y mínimos el sistema enviara un mensaje de alerta al usuario al momento de realizar la salida o la entrada de la mercancía.

Tabla Lotes

Campo Lote: Numero de “orden de producción” con que se realizó el producto, en el sector de la confecciones se refiere a las tallas de los productos.

Campo Producción: este campo, le permite establecer la fecha del periodo de inicio de la producción del lote.

Campo Vence: Indica la fecha de vencimiento del lote, este aplica para productos perecederos.

Pestaña Parámetros


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Ficha diseñada para ingresar la ubicación del producto y/o un parámetro adicional, el cual se puede predeterminar por la configuración de parámetros generales, ficha Parámetros. En el producto en el dato 3 se debe adicionar el peso del producto para que llame automáticamente al realizar el documento en el campo factor para totalizar el peso de lo facturado.

Fig. 2-16

Dato1: Son campos adicionales a los productos Dato2: Son campos adicionales a los productos Dato3: Son campos adicionales a los productos Parametro1: Campo para filtrar con la opción de parámetro 1

NOTA

A estos campos se les puede cambiar el nombre en Herramientas Parámetros para una mejor Identificación

Pestaña Movimiento Pestaña diseñada para el manejo de la información relacionada con las entradas y salidas en cada producto. Inicialmente se visualiza así:


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Fig. 2-17

Transacción (Tr): Campo que indica el código de la transacción Documento (Dcto): Campo que contiene el número del documento con el cual se

realizó el ingreso del producto al sistema. Fecha: Campo en el cuál se Indica la fecha en la cual se registró el ingreso del producto

al sistema. Tercero: Campo que muestra el código del tercero relacionado a la transacción. Nombre: Campo que muestra el nombre del tercero relacionado a la transacción. Cantidad: Campo que Indica la cantidad del producto adquirido. Valor: Campo que indica el precio con el que se ingresa el producto al sistema. Serie: Campo que indica la serie que se le registro en el documento a cada producto.

Pestaña E-Comerce Pestaña para la integración con Magento.

Fig. 2-18

Descripción corta: Descripción corta del producto como resumen para el comprador.


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Producto habilitado: Indica que el producto se habilita desde y hasta la fecha indicada.

Producto nuevo: Indica la visualización del producto como nuevo desde y hasta la fecha

indicada, con el fin de promocionarlo (mayor visibilidad).

Habilitar Producto: Indica si el producto está vigente en Magento. Habilitar mensaje: Indica si al comprar se habilita un texto para que el comprador indique

el mensaje que quiere enviar con el producto como regalo.

Bajo pedido. (Backorders): Indica si el producto después de agotar existencias se puede

comprar bajo pedido.

Mostrar producto: Indica si el producto si no tienen inventario disponible se sigue

mostrando o no en la tienda.

Visibilidad

- 1: No visible: Significa que el producto no será visible para el público.

- 2: Catálogo: El producto solo será visible en el catálogo de la tienda.

- 3: Búsqueda: El producto solo será visible si se lo busca en el buscador del sitio

web.

- 4: Catálogo y Búsqueda: El producto será visible tanto en el catálogo como en el

buscador.

Cantidad Máxima: Indica la cantidad máxima que se permite comprar del producto en el

pedido.

Cantidad Mínima: Indica la cantidad mínima que se debe comprar del producto en el

pedido.

Productos relacionados: Indica los productos que tienen relación con el actual.

Productos más rentables (Up-Sells/Up-Selling): Indica productos del mismo tipo pero

que son más rentables para la tienda, con el fin que el usuario cambie su decisión de

compra.

Productos ventas cruzadas: Indica los productos adicionales que el usuario puede

comprar adicionalmente al que está viendo en ese momento, con el fin de motivar la compra

de otros productos.

Pestaña Imágenes. En esta pestaña se ingresan imágenes relacionadas al producto; estas imágenes están ligadas con Magento.


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Fig. 2-19

Descripción: Información relacionada a la imagen.

Orden: Jerarquía o estructura de las imágenes.

Archivo: Ruta física en la que se encuentra la imagen.

Pestaña Categorías.

En la pestaña categorías se selecciona las diferentes categorías a la cual está el producto en Magento.

Fig. 2-20


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Pestaña Ofertas. En la pestaña ofertas se ingresa en la sección de promoción las fechas desde hasta para validar las promociones existentes en el rango de tiempo. Y en la sección de ofertas se debe seleccionar fecha inicial y fecha final con hora, agrupar por línea, grupo y producto con su respectivo descuento.

Fig. 2-21

2.1.6 Ensamble

Fig. 2-22

La opción de Ensamble permite el manejo de productos ensamblados por la empresa, resultado de la unión de otros productos que hacen parte del inventario. Este proceso brinda mayor rapidez y seguridad en la gestión y manejo de inventarios, debido a que en el momento de la facturación de un producto de ensamble, automáticamente se realiza la descarga de inventario de aquellos productos que lo componen.


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Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos seleccionar la opción Ensamble.

Fig. 2-23

Producto: Campo que relaciona el producto de ensamble.

Producto E: Campo que almacena los códigos de aquellos productos que hacen parte del producto de ensamble.

Tipo: En esta casilla se ingresan los tipos de ensamble que se van a manejar, sino se va a manejar varios ensambles se ingresa cero (0). Si se van a ingresar varios tipos de ensambles se ingresa un número que identifique el tipo de ensamble, este valor se puede relacionar como los diferentes procesos que se realizan para fabricar el producto final. Ej.

0) si es ensamble de materias primas 1) Si es ensamble de producción

2) Ensamble de productos de venta o kits.

NOTA El número asignado depende de la cantidad de ensambles que se vayan a realizar, y es un número aleatorio seleccionado por el usuario y previamente parametrizado en cada transacción de ensamble.


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Bodega: Se asigna el código de la bodega de donde van a salir las materias primas. Como lo muestra la imagen Fig.(2-18) se configura la bodega donde esta cada producto y así realiza la salida del producto. Para que aplique este parámetro debe estar previamente configurado en la transacción de ensamble.

Cantidad: Campo que indica y almacena el número de unidades necesarias de cada producto para la composición del producto de ensamble.

2.1.7 Parametro1 Menú que permite crear el maestro de parámetro1 o subgrupo de productos. Código: Código del maestro parámetro 1 del producto. Descripción: Nombre del parámetro 1 que está asociado.

Fig. 2-24

2.1.8 Categorías.

Fig. 2-26

En la sesión de productos y servicios se tiene el maestro de categorías; estas categorías es para asociar las de la plataforma Magento.


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Código: Campo que almacena el código asignado a la categoría, este código debe ser único para cada una.

Descripción: Almacena el nombre de la categoría. Código Padre: Almacena el código de la categoría principal a la cual pertenece. Activo: Indica si la categoría está vigente en Magento. En Menú: Indica si la categoría es mostrada en el menú de Magento.

Fig. 2-27

2.1.9 Tallas. Menú que permite crear el maestro de tallas. Código: Código del maestro tallas. Descripción: Nombre de la talla que está asociado.

2.1.9 Colores. Menú que permite crear el maestro de colores. Código: Código del maestro colores. Descripción: Nombre del color que está asociado.


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2.2 TERCEROS

Fig. 2-28

2.2.1 Tipos Tercero

Fig. 2-29

Formulario para la creación y modificación de los tipos de terceros. Esta opción facilita la clasificación de los terceros de acuerdo a la relación comercial. Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor.).

Fig. 2-30

Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo de tercero.

Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero ej.: clientes, proveedores y empleados.

Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).


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Días: indica a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en los parámetro generales Control Días.

2.2.2 Terceros

Fig. 2-31

Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los mismos.

Fig. 2-32

Datos Generales

Identificación: Campo que almacena el NIT o cédula de cada tercero, el sistema automáticamente calcula el digito de verificación.

Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido

a que este se alimenta de otros campos ubicados en la pestaña de datos generales.

Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificación del tercero (CC=Cedula, NI=Nit, TI=Tarjeta de Identidad, CE= Cedula de Extranjería, TE=Tarjeta de Extranjería, RC=Registro Civil, PA= Pasaporte, CD= Carnet Diplomático, DE= Documento extranjero, DI= Uso definido por la DIAN.)


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Tipo Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurídica o natural).

Código Aux: Campo que permite almacenar otro código del tercero.

P. Apellido R/S: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser

persona natural, si se trata de una persona jurídica se debe colocar la razón social completa en este campo.

S. Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).

P. Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales).

. S. Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales).

Dirección: Campo que guarda la dirección completa del tercero.

Teléfono: Campo para almacenamiento del número de teléfono del tercero.

Email Ppal: Campo para almacenamiento del email principal del tercero.

Tipo Tercero: Campo que permite seleccionar la calidad de tercero (clientes,

provedores).

Pag Web: Campo para almacenamiento de la página web del tercero

Fax: Campo para almacenamiento del número de fax del tercero.

Cel: Campo para almacenamiento del número celular del tercero.

Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de la fecha en que el tercero ingresa se crea en el software.

Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0).

Cupo: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en pesos. Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto (999.999.999) para permitir la facturación al tercero.

% Doc Aux: Este campo se utiliza cuando se requiere que se genere el documento auxiliar solo por un porcentaje del documento original.

Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de facturas.


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Ciudad: Campo que brinda la posibilidad de asignar una ciudad con el tercero.

Sector: Campo destinado para asignar el sector por cada tercero. Barrio: Campo destinado para colocar el barrio de cada tercero.

Vendedor: El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores

pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta y/o recaudo.

Estado: Este campo permite relacionar el estado de los terceros (Activos e inactivos ),

restringiendo así la creación de documentos a los tercero que estén en un estado diferente de activo.

Causa Ret: Este campo permite relacionar la causa de retiro en el caso que el cliente haya decidido terminar las relaciones comerciales con la empresa

Marcado: Opción que permite generar informes de tercero de solo marcados.

Actualiza Nombre: Permite cambiar el nombre en el momento de hacer un documento

Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero,

permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opción “Corriente debe ir activa”

Tipo: Tipo de cuenta sea ahorros o corriente

Entidad Financiera: Opción que permite la configuración de la entidad bancaria a la

cual pertenece la cuenta del tercero que se está matriculando y para realizar los pagos electrónicos.

Información Tributaria

Fig. 2-33


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Responsabilidades se activan las responsabilidades de cada tercero según el Rut. Como lo son el régimen de ventas y si aplican retención en la fuente entre otros; que son la base para el cálculo de impuestos cuando se esté elaborando los diferentes documentos en el sistema HGInet Administrativo.

Actividad Eco: Campo que da la opción de ingresar el código de la actividad

económica (definido por la DIAN) y una breve descripción

Otros: No Maneja Bases de Rete Fuente, RteIVA Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN. Y Retención Ica en el caso de que aplique.

NOTA:

Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan alrededor de la actividad comercial de la empresa y la presentación para medios magnéticos. Contactos Pestaña que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la fecha de cumpleaños de cada uno de los contacto, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de contacto con los clientes. Es importante tener en cuenta que esta opción no es obligatoria. se ingresan los datos de los contactos para generar correos electrónicos desde el sistema Hgi Net Administrativo en el módulo de correos. Se ingresan los datos un código nombres apellidos fecha de nacimiento, el cargo y la profesión de cada contacto. Teléfono, celular y por último el correo electrónico.


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Fig. 2-34

Parámetros Campos adicionales de los terceros. Los cuales se pueden modificar sus textos para una mejor identificación del dato que se está ingresando.

Fig. 2-35

Observaciones: datos y/o observaciones que se le desean asignar al tercero creado. los cuales pueden ser capturados al momento de elaborar un documento.

Rep. Legal: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal.


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Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración.

Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, puede ser alfanumérico.

Para esta ficha, por configuración se pueden activar 7 campos adicionales según los requiera el usuario. Precios En esta ventana se parametrizan las listas de precios por tercero. Se pueden parametrizar de la siguiente forma:

por líneas asignándole a una lista de precios y un porcentaje de descuento. Por grupos asignándole a una lista de precios y descuento. Por producto asignándole una lista de precios o un precio especifico como lo muestra

la imagen (fig. 2-27).

Fig. 2-36

Movimiento Este formulario se utiliza a modo de consulta. Muestra los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos de las facturas y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Como lo muestra la imagen (fig. 2-18) al seleccionar la transacción 04 documento 5154 muestra en la parte inferior en la grilla de productos los productos facturados.


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Fig. 2-37

Otros En la ventana otros muestra las dependencias de cada uno de los terceros. Estas dependencias se utilizan para poder relacionar en la elaboración de documentos las diferentes dependencias.

Fig. 2-38

Dependencias: Las dependencias son los diferentes establecimientos comerciales

que posee un cliente los cuales están matriculados ante la DIAN con el mismo número de documento, es decir cuando una persona natural posee uno o varios negocios a su nombre con diferente nombre comercial; en el campo código se asigna uno para cada establecimiento y a cada uno se le debe matricular la descripción que en este


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caso sería el nombre comercial del establecimiento, la dirección, el teléfono, el código de la ciudad y el código del vendedor y código EAN asignado a este, se crean las dependencias con el fin de que la facturación siempre salga a nombre del estableciendo comercial pero la cartera siempre cargue a nombre del tercero. El ejemplo más claro de estos terceros son los Almacenes de cadena.

2.2.3 Vendedores

Fig. 2-39

El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta y/o recaudo.

Fig. 2-40

Datos Generales

Código: Campo que guarda el código asignado a cada vendedor.

Nombre: Campo que almacena el nombre completo del Vendedor.


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Cargo: Campo que guarda el cargo del vendedor.

Reporta a: Este se crea en la misma ficha del vendedor y se asignaría como el supervisor.

Lista de precios: Lista de precios que maneja cada vendedor.

Referencia: Casilla asignada para registrar por ejemplo placa de vehículo. Activo: Casilla que se debe de activar cuando el vendedor está activo en la empresa y al desactivarlo no deja registrar ningún documento con este código.

Fig. 2-41

Comisión Ventas

Nro.: Consecutivo que se asigna a las diferentes comisiones que se le parametrizan a cada vendedor. Tipo: Campo que almacena el código del tipo de comisión que genera el sistema cuando se maneja comisiones por tipo; este debe ir ligado a los diferentes tipos que se tenga en el maestro de productos y por los cuales se va a generar la comisión.

Vr Venta : Valor que se asigna para los topes sobre los cuales aplicaría la comisión por venta, si no manejan topes de ventas se debe poner un valor alto Com Venta: porcentaje asignado a cada vendedor para aplicar a las ventas realizadas.


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Vr Recaudo: Valor que se asigna para los topes de comisiones para los recaudos de comisiones, si no manejan topes de recaudo se debe poner un valor alto.

Hasta (días): Campo que almacena el número de días en los que se debe realizar el recaudo para hacer valida la comisión.

NOTA:

El sistema HGInet Administrativo maneja comisiones por tipo de productos y general es decir todos los productos, esto se define en los parámetros generales en la pestaña Administrativo pestaña documentos. Y a su vez se puede manejar comisiones a la venta y al recaudo. Se pueden parametrizar topes de venta y generar diferentes porcentajes de comisión por cada tope

ADVERTENCIA: Las comisiones por tipo de productos solo se pueden calcular por el valor total del documento. Los topes aplican del rango de la línea anterior es decir para la primera línea comienza en cero hasta el valor que se ingrese en el campo venta para la segunda línea se toma el valor anterior hasta el valor de la línea donde está ubicado

Parametrización de comisiones

Comisiones General: En los parámetros generales se deja inactivo Recaudo por tipo, para que tome comisiones para todos los productos que tengan el tipo cero. Los productos deben tener tipo cero. Los vendedores deben tener parametrizado el porcentaje que de comisión que van a generar por el tipo cero ya sea a la venta o al recaudo.

Comisiones por tipo: se parametriza en los parámetros generales recaudo por tipo, a los productos se le asignan los diferentes tipos que vayan a manejar, en los vendedores cada uno de los tipos que generan comisión.


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2.2.4 Cargos

Fig. 2-42

Maestro que permite la creación de los cargos para los terceros y para empleados. Se ingresa por Archivos Terceros Cargos.

Código: Campo que permite ingresar un código al cargo que se está creando

Nombre: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al cargo. Funciones: Campo que permite ingresar las Funciones que son propias del cargo. Perfil: Campo que permite describir el perfil que es necesario para el cargo.

Fig. 2-43

2.2.5 Actividad Económica

Fig. 2-44

Esta opción le permite definir el maestro de actividades económicas, para aplicárselo a los terceros y configurar las tarifas de RETEICA además se asigna el código de la tarifa de Retención CREE que maneja la actividad económica.


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Fig. 2-45

2.2.6 Parametro1

Fig. 2-46

Maestro que permite crear el parámetro 1 para aplicarlo como filtro en los terceros. El nombre se puede cambiar en el menú Herramientas parámetros pestaña parámetros y en la casilla parámetro 1 se ingresa el nombre que se desea visualizar. Se utiliza para parametrizar a contabilidad por este campo, según la actividad económica.

Fig. 2-47

2.2.7 Parametro2

Fig. 2-48

Maestro que permite crear el parámetro 2 para aplicarlo como filtro en los terceros. El nombre se puede cambiar en el menú: Herramientas parámetros pestaña parámetros y en la casilla parámetro 2 se ingresa el nombre que se desea visualizar. Por ejemplo Canal de distribución.


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Fig. 2-49

Código: Código del parámetro 2, para filtrar o buscar Descripción: Nombre que tiene asignado el código del maestro de parámetro 2 2.3 LOCALIZACION

Fig. 2-50

Localización geográfica de los productos y/o terceros. 2.3.1 Bodegas

Fig. 2-51

El formulario Maestro de bodegas permite registrar y modificar las diferentes bodegas que se pueden tener en la empresa para la administración de los inventarios. El sistema Permite el manejo de Kardex o inventario por bodega. Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción Bodegas.


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Fig. 2-52

Código: Campo que almacena el código de la bodega, este al igual que los otros

campos de código debe ser único para cada una de las bodegas.

Descripción: Campo que almacena el nombre de la bodega.

Dirección: Campo que permite guardar la dirección de la bodega.

Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la Bodega.

Responsable: Campo para almacenar el nombre de la persona responsable por la bodega.

Tercero: Campo que permite relacionar un tercero a la bodega, este campo se debe

diligenciar en caso de que la bodega pertenezca a un tercero o se encuentra en la localidad del tercero, Ej.: Las constructoras, cada obra es una bodega.

E-Commerce: Se activa para indicar si esta bodega sincroniza el inventario en E-Commerce.

2.3.2 Maestro de Ubicaciones

Fig. 2-53

El Maestro de Ubicaciones permite crear y modificar los lugares pertenecientes a los productos, posibilitando la clasificación dentro de la bodega


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. Fig. 2-54

Formulario que permite definir la ubicación de los productos según la distribución en la bodega.

Código: Campo que permite almacenar el código asignado a la ubicación.

Descripción: Campo que guarda la descripción de la ubicación.

Estado: Permite activar o inactivar las ubicaciones impidiendo la realización de los movimientos de los productos de esa ubicación.

2.3.3 Maestro de Zonas

Fig. 2-55

El Maestro de Zonas permite crear y modificar las zonas pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por ciudad y zonas.


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Fig. 2-56

Formulario que permite definir la distribución de zonas geográficas, según las necesidades del usuario.

Código: Campo que permite almacenar el código asignado a la región

Descripción: Campo que guarda la descripción de la región

2.3.4 Maestro de Ciudades

Fig. 2-57

Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el usuario.

Fig. 2-58

Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad.

Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad.


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Zona: Campo que permite asociar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribución definida por el usuario.

Código del DANE

NOTA: Estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable, para la generación de medios magnéticos.

Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades.

Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando.

País: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE al pais.

2.3.5 Barrios

Fig. 2-59

Este formulario permite la creación de los diferentes barrios que pueden ser utilizadas por el usuario en la clasificación de los terceros para una mejor ubicación.

Fig. 2-60

Código: Código asignado al barrio Descripción: Nombre del barrio.


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2.3.6 Sectores

Fig. 2-61

Este formulario permite la creación de los diferentes Sectores que pueden ser utilizadas por el usuario en la clasificación de los terceros para una mejor ubicación. Los sectores pueden ser sectores geográficos o según el sector industrial.

Fig. 2-62

Código: Código asignado al sector Descripción: Nombre del sector.

2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES

6

Fig. 2-63

2.4.1 Tarifas de IVA

Fig. 2-64


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Para crear las tarifas de IVA que se asignan a cada producto se debe ingresar a esta opción de Tarifas de IVA

Fig. 2-65

Código: Campo para almacenar el código asociado a lá tarifa de IVA

Descripción: Nombre de la tarifa de IVA.

Porcentaje: Porcentaje que aplica para generar las tarifas de IVA. 2.4.2 Tarifas impuesto 1

Fig. 2-66

En esta ventana se crea el impuesto al consumo por porcentaje.

Código: Campo para almacenar el código asociado al impuesto al consumo

Descripción: Nombre de la tarifa de impuesto al consumo Porcentaje: Porcentaje que aplica para generar el impuesto al consumo


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Fig. 2-65

2.4.3 Tabla de Retención en la Fuente

Fig. 2-67

Tabla retención fuente: Opción que permite crear los diferentes códigos de retención en la fuente, con sus respectivos porcentajes y bases para aplicarla a cada producto.

Fig. 2-68

Código: Campo que almacena el código que se asignara al tipo de retención en la fuente.

Descripción: Campo que almacena el nombre de tipo de retención (compras,

servicios.)

Base Rete Fuente: Campo que almacena la base sobre la cual se debe realizar la retención en la fuente, esta es regulada por entidades gubernamentales. Debe modificarla el usuario según cambios estipulados.

Porcentaje ND: Campo para almacenar el porcentaje de retención a personas no declarantes.


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Porcentaje Ded: campo para almacenar el porcentaje de retención para personas declarantes. Base ReteIca: Campo que almacena la base sobre la cual se debe realizar la ReteIca, esta es regulada por entidades gubernamentales. Debe modificarla el usuario según cambios estipulados

Porcentaje: Campo para almacenar el porcentaje de Rete Ica.

2.4.4 Formas de Pago

Fig. 2-69

Formulario que permite la creación de las diferentes formas de pago (efectivo, cheque, transferencia, nota crédito)

Fig. 2-70

Código: Campo que permite el almacenamiento de un código para la forma de pago,

este código debe ser único.

Descripción: Campo que permite guardar el nombre de la forma de pago (Efectivo, cheque, tarjeta débito, tarjeta crédito, ventas crédito, bonos, vales, otros, transferencias).

Grupo: Son las diferentes formas de pago.


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2.4.5 Conceptos de pago

Fig. 2-71

Formulario que permite la creación de todos los conceptos de pago que intervienen en la realización de un pago. Los conceptos pueden ser tan detallados como la empresa los requiera, para poder elaborar los diferentes pagos, bien sea por recibos de caja o por egresos Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción Conceptos Pago.

Fig. 2-72

Código: Campo que almacena el código asignado al concepto de pago. Descripción: Campo que almacena el nombre o descripción del concepto de pago.

Tipo: Campo que permite la selección de la función que tiene el concepto de pago en

el documento elaborado (Pagos, Descuento, entre otros).


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Fig. 2-73

Cuenta PCGA: Campo para relacionar la cuenta contable en el modo PCGA a la cual

se llevara el concepto de pago en contabilidad, este campo solo se debe diligenciar si se maneja el software HgiNet Contable, de lo contrario se debe dejar en blanco.

Cuenta NIIF: Campo para relacionar la cuenta contable en el modo NIIF a la cual se llevara el concepto de pago en contabilidad, este campo solo se debe diligenciar si se maneja el software HgiNet Contable, de lo contrario se debe dejar en blanco.

Cuadre/Dcto: En esta opción se presentan 3 alternativas

Suma: Indica que el concepto de pago es un valor total a pagar y tiene relación

directa con el valor afectado en el banco.

Ejemplo: El valor total por cobrar de una factura a un cliente Resta: Indica que el concepto de pago resta en algún valor, al valor total imputado

como “suma”

Ejemplo: La retención en la fuente en un pago de un servicio, o un descuento en el momento del pago

Ninguna: Esta característica es asignada esencialmente a los conceptos de pago

retención en la fuente de ventas y proveedores, cuando éstas son causadas desde la transacción inicial; es decir, que al imputar el pago del documento (factura) ya está restada del valor a pagar y muestra en la cartera dicho valor pero como informativo. Sin embargo, se debe imputar en el documento de pago

Actualiza cartera: Opción que se asigna a los conceptos de pago que están

directamente relacionados con la cartera de clientes y proveedores.

Comisiones: Esta opción se debe asignar cuando se genera comisión por recaudos y se debe asignar a cada concepto que se maneje en el pago.


59

Para una mejor ilustración, se presenta una tabla de algunos conceptos creados para pagos de gastos y deducciones

Fig. 2-74

2.4.6 Monedas

Fig. 2-75

Esta opción es utilizada para crear los códigos según la denominación de monedas que vamos a manejar.

Fig. 2-76


60

Código: Campo que almacena el código asignado a la moneda.

Descripción: Campo que almacena el nombre de la moneda (Pesos, Dólares, Euros)

2.4.7 Cambio monedas

Fig. 2-77

Menú que permite registrar el cambio de una moneda a otra tomando como base la tasa cambiaria que se le asigne en una fecha específica. Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción Cambio de Monedas

Fig. 2-78

Moneda: Campo en el cuál se ingresa la moneda que se va a utilizar.

Fecha: Campo en que se debe ingresar la fecha en la que es válido el cambio de

moneda. Se puede hacer por rango de fechas para un solo valor o cada día para cada valor. Este procedimiento se hace marcando la opción “crear rango de fechas”


61

Cambio: Campo para ingresar el valor en pesos al que equivale el cambio de la moneda.

2.4.8 Unidades

Fig. 2-79

Unidad de Medida: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos, Litros, Metros, Unidades.)

Fig. 2-80

Código: Campo que almacena el código de la unidad de medida, se recomienda

que para este código se use la abreviatura de las medidas Ej.: Centímetros = cm.

Descripción: Indica el nombre completo de la unidad de medida.

2.4.9 Entidades Financieras

Fig. 2-81

Son las entidades financieras donde los terceros tienen sus cuentas bancarias, el código debe ser el código de cada banco para realizar los pagos electrónicos.


62

Código: Campo que permite el almacenamiento del código de la entidad bancaria, se debe usar preferiblemente el código asignado a nivel nacional.

Descripción: Campo que guarda el nombre completo de la entidad bancaria.

Ach Cenit: Es el código Compensación Electrónica Nacional Interbancaria, es una

Cámara de Compensación Automatizada operada por el Banco de la República, que provee el servicio de procesamiento de órdenes de pago o recaudo electrónicas.

Ach Colombia: Es el código Compensación Electrónica Nacional Interbancaria, es una

Cámara de Compensación Automatizada operada por el Banco de la República, que provee el servicio de procesamiento de órdenes de pago o recaudo electrónicas.

Fig. 2-82

2.4.10 Bancos

Fig. 2-83

Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de ingresos y egresos.


63

Fig. 2-84

Código: Campo que almacena el código que se asignará al banco o cuenta bancaria.

Descripción: Campo en el que se guarda el nombre del banco o la cuenta bancaria.

Consecutivo: Campo que permite registrar el consecutivo de los cheques en caso de que se maneje chequera.

Autoincremento: Si se activa esta casilla el sistema ira incrementando el número del consecutivo de los cheques cada que se elabore un egreso y la forma de pago sea cheque.

Datos del Banco

Cta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable para el modo PCGA a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable.

Cta NIIF: Campo que almacena la cuenta contable para el modo NIIF a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable.

Número de Cuenta: Campo que permite el almacenamiento del número de la cuenta

bancaria.

Tipo: Campo para seleccionar si la cuenta es de ahorros o corriente.


64

Entidad Financiera: Campo para ingresar la entidad financiera en la que está registrado la cuenta bancaria.

Formato: Se selecciona el formato para la generación del archivo plano para realizar los pagos.

Red: Se debe seleccionar si la cuenta pertenece a la red ACH Cenit o ACH Colombia.

C. costo: Centro de costo que tendrá el banco por defecto esto aplica para el software HGInet Administrativo.

Tercero: Se asigna el tercero con el cual va a pasar por defecto a contabilidad Los campos de Oficina e Identificación son solo para el archivo plano para el banco Colpatria.

2.4.11 Tarifas Cree Se crean las diferentes tarifas de retención Cree para luego asignarlas a las actividades económicas

Fig. 2-85

2.5 CONFIGURACION

Fig.2-86


65

2.5.1 Empresas

Fig. 2-87

Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo.

Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa(1,2,3.)

Descripción: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN.

Ident: Campo para registrar el número de Nit de la empresa.

Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa.

Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa.

Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa.

Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa.

Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico.

Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa.

Ean: Código EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturación EDI.

Tipo de persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa

(Natural o Jurídica).

Actividad económica: Se debe seleccionar la actividad económica principal asignada a la empresa y con la que se registró ante la DIAN.

Responsabilidades: Estas responsabilidades son las que están estipuladas en el RUT de la empresa y se deben marcar según las que la empresa tenga.

Licencias: Se deben marcar las licencias que se hayan adquirido.


66

Fig. 2-88

2.5.2 Calendario

Fig. 2-89

Este formulario que permite la Parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema. En la barra de Herramientas esta la opción para cambiarse de periodo.

Fig. 2-90

Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción calendario.

El formato para la fecha de los períodos, es año-mes-día (aaaa-mm-dd).


67

Fig. 2-91

Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe

ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2.

Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes) Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes.

Tasa: Aquí se debe de asignar la tasa de interés mensual para el cobro de intereses

de las propiedades horizontales.

Días: Se deben asignar los días del mes para cálculo de los horarios en propiedad horizontal.

Días Festivos: Campo informativo opcional para manejo del sistema administrativo.

2.5.3 Transacciones

Fig. 2-92

En este formulario se parametrizan todos los documentos de la empresa como: Compras, Ventas, Recibo de Caja, Egreso, Notas. Esta opción se explica en el momento de la capacitación dependiendo de las necesidades de cada empresa. Código: En este campo se crea un código de la transacción. Este código debe ser único y se

recomienda que maneje nemotecnia, dado que tendrá que referenciar los códigos durante la

operación de su empresa y en la realización de la transacción; este campo solo debe ser

numérico.


68

Descripción: En este campo debe crear una descripción breve de la transacción. Le permite

identificar por medio de una breve descripción, el tipo de operación que está realizando.

Pestaña General: En esta pestaña, definirá la información general de la transacción,

permitiéndole establecer los parámetros generales que cubren las necesidades básicas de toda

transacción.

Fig. 2-93

TIPO: Despliega una lista para el tipo de transacción que se quiere generar. Estos tipos

pueden ser.

Documentos: Este tipo le permite establecer si la transacción genera el

movimiento de activos dentro de la operación de la empresa.

Pagos: Este tipo le permitirá establecer si la transacción genera movimiento de

dinero, entre un tercero y la empresa, o la empresa y un tercero.

Causaciones: Este tipo le permite establecer si la transacción se generó por

una acusación, como por ejemplo el pago de un servicio de mantenimiento a la

puerta de la entrada del inmueble en el que se encuentra y que no tiene nada

que ver con la operación comercial de la empresa.

Punto de Venta: Esta opción configura una transacción como punto de venta con la cual

la habilita para poder operarla como tipo POS.

Cuadre: Esta opción le permite establecer la operación que debe realizar el sistema, para

el informe cuadre del punto de venta.


69

Suma: Sumara el monto final del cuadre, al saldo existente generado por la

operación en ventas.

Resta: Restara al saldo existente por la operación en ventas. Esta opción se

activara, dependiendo del concepto operacional que tenga establecido en su

negocio ejemplo las notas crédito.

Ninguna: No realiza ninguna operación.

Operación Doc: Opción para configurar las transacciones, definiendo que debe sumar y

que debe restar operativamente durante la transacción.

Suma: en la generación de los informes mostrara el valor positivo ejemplo:

ventas.

Resta: en la generación de los informes mostrara los valores negativos como

para sacar las ventas netas ejemplo la transacción de notas crédito.

Ninguna: transacción que no amerita una operación, como por ejemplo un

posfechado.

Precio unitario: En este campo, usted puede determinar el lugar de donde el sistema

tomara el valor del precio unitario de los productos o servicios que se mueven durante la

transacción, permitiéndole las siguientes opciones.

Sin precio: Esta opción le dice a la transacción que los productos que se

mueven por medio de ella, no tienen un precio establecido.

Precio producto sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción

que realizara, tomara el precio que se encuentran en la pestaña general del

maestro de productos, y le permitirá cambiarlo en el documento si no está de

acuerdo con ese valor sugerido.

Valor Kardex sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que

realizara, tomara el costo de los productos que se encuentra en la pestaña

General del maestro de productos, permitiéndole cambiar el valor en el

documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.

Precio producto fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que

realizara, tomara el precio de los productos, que se encuentran en la pestaña

general del maestro de productos, de acuerdo a la lista de precios que tenga

amarrado el tercero. A diferencia de los sugeridos, este no le permite realizar

cambios de los valores durante la elaboración del documento.

Valor Kardex fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que

realizara, tomara el costo del producto, a diferencia de los sugeridos, esta

opción no le permite realizar cambios de valor durante la elaboración del

documento.

Costo + Porcentaje: Esta opción le dice al sistema, que el valor de los

productos que se mueven por la transacción, serán calculados por su costo y

el porcentaje de utilidad que ingresa en el campo “porcentaje”, de la pestaña


70

general del maestro de productos y sugerirá el valor del activo del costo más el

porcentaje asignado al producto, si se manejara esta opción no pueden haber

negativos en los inventarios ya que el precio la daría errado.

Precio producto supervisado: Esta opción le dice al sistema que la

transacción que realizara, tomara el precio fijo del producto pero permitirá al

usuario administrador cambiar el precio al dar clic sobre el nombre del usuario

en la barra principal dando clic en el usuario.

Fig. 2-94

Impresión: Este campo le dice a la transacción, cual es el formato de impresión que va

a utilizar.

Formato-línea: Se asigna el formato de impresión por líneas de productos.

Activa: Opción que permite activar o inactivar la transacción de modo que si esta

inactiva solo permita ser consultada.

Control: Estas opciones, le permitirán activar o desactivar los siguientes controles:

Control consecutivo: Habilitar esta opción, le permite controlar el consecutivo

de las transacciones este parámetro no permitirá realizar un número mayor o

menor al que continua en el consecutivo.

Control fecha: Al habilitar esta opción, no le permitirá realizar documentos con

fechas posteriores a la fecha del último documento.

Bloqueo fecha: Al habilitar esta opción, el sistema generara la fecha en la que

se realizó la transacción y bloqueara la posibilidad de realizar cambios sobre

esta y toma la fecha del sistema.

Valida Dcto referencia: Al habilitar esta opción, obliga a la transacción a pedir

el consecutivo de otro documento, que haga parte del procedimiento que

involucra la ejecución de esta transacción y que será relacionado en el campo

“documento referencia” dentro del documento que genera la transacción.

Control fecha lote: Esta opción le pide a la transacción que controle las

fechas, en las que los lotes de algunos activos tienen una vigencia para su

caducidad o para algún evento en particular con el producto, según su lote de

producción.


71

Visible: Si habilita esta opción, la transacción aparecerá en el menú que se

despliega cuando presionamos la tecla F4, en cualquier campo del sistema en

el que solicite información de la transacción realizada.

Control rangos: Si habilita esta opción, controlara el rango de consecutivos,

asignados en las casillas desde – hasta para la resolución asignada a esta

transacción.

Imprime cantidad cero: si se habilita esta opción imprimirá los productos

registrados con cantidad en cero.

Prefijo: carácter inicial del consecutivo. Puede utilizar letras o cualquier tipo

de carácter para la creación de este consecutivo.

Desde: Valor en el que iniciara el consecutivo numérico que acompañara al

prefijo establecido.

Hasta: Valor final del consecutivo que acompañara al prefijo.

DOCUMENTOS: En esta pestaña puedo establecer la configuración de la interfaz visual del

documento que será creado, en el momento de realizar una transacción. Los documentos están

divididos en 2 secciones que son ENCABEZADO y DETALLE.

Fig. 2-95

Campos Encabezados: Permite habilitar en el encabezado de los documentos, los campos

que le permiten al usuario ingresar información importante para la transacción, como por

ejemplo definir el tercero, la fecha, un documento de referencia..


72

Sucursal: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está

creando, el campo sucursal que encontrara en la pestaña Datos 2 del

documento que crea la transacción.

C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está

creando, el campo C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del


Sub C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transacción que está

creando, el campo Sub C.Costos, que encontrara en la pestaña Datos 2 del


Vendedor: Le permite habilitar en el documento que deja registro de la

transacción, el campo vendedor de la pestaña Datos 1, en el que puede definir

un vendedor que haya realizado la transacción.

Vendedor Usuario: Este parámetro desactiva en la captura de documentos el

campo vendedor y prevalece sobre el parámetro vendedor, es decir asi este

activo el parámetro vendedor tercero y el vendedor usuario toma el usuario

asociado al usuario.

Dependencia: Habilita en el documento de la transacción, el campo

dependencia que hace referencia a la sucursales o cedes del tercero con el

que se está realizando la transacción.

Producto producción: Habilita el campo ProductoP ubicado en la pestaña

datos 2 y está relacionado con las empresas de montacargas.

Maneja moneda: Esta opción habilita en la pestaña datos 2 del documento de

la transacción, el campo Moneda. Esta opción le permite realizar cambios de

moneda, con base en la TRM establecida para cada valor monetario.

Bodega: Habilita en el documento en la pestaña datos 1 el campo bodega.

Este campo permite establecer cuál es la bodega que será afectada con la

transacción.

Clase: Habilita el campo Clase que se encuentra en la pestaña 1 del

documento, permitiendo definir la clase a la que pertenecen las cuentas que se

verán afectadas con la transacción realizada. Este campo solo es necesario si

cuenta con el modulo contable de HGI.

Inmueble: Permite la captura, del código del inmueble al cual se realiza una

factura aplica para las Propiedades Horizontales.

Tipo evento: Habilita el campo Tipo Evento que se encuentra en la pestaña

datos 2. Este campo está relacionado con el modulo CRM del HGI.

Maneja referencia: Habilita en el documento, en la pestaña Datos 1 el campo

Referencia, con el que se relacionan los seriales de las maquinas en una

operación de mantenimiento.

Maneja Dcto Ref: Habilita en el documento el campo “Doc Ref”, que se

encuentra en la pestaña Datos 1 y con el que puede crear la trazabilidad entre

transacciones, definiendo el consecutivo del documento, que genero el

documento de la transacción que se está realizando.


73

Campos Detalle: Permite habilitar los campos o columnas que serán mostrados en el

detalle, donde los ítems serán relacionados en el documento. Estos solo afectan el

detalle de cada documento, no afectara el encabezado.

Sucursal: permite habilitar el campo sucursal en el detalle, el cual describe la

sucursal relacionada con el producto que fue afectado en la transacción.

C.Costo: Mostrara en el detalle el campo C.Costo, en el cual mostrara los

centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la

transacción.

Sub C.C: Mostrara en el detalle el campo sub C.C, en el cual mostrara los sub

centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la

transacción.

Vendedor: Esta opción, le permite mostrar en el detalle el campo vendedor,

que describe el vendedor por cada producto que se movió en la transacción

que género el documento.

Fecha 1: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 1

en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha inicial del periodo por el

que se está realizando la transacción. Se usa principalmente en transacciones

de propiedad horizontal.

Tercero: Permite la captura del tercero por cada registro del documento.

Dependencia: Permite la captura de la dependencia por cada registro del

documento.

Existencias: Si esta opción está activa en la captura del documento muestra

la existencia en la parte inferior del detalle del documento.

Fecha 2: Esta opción, le permite habilitar en la transacción el campo fecha 2

en el detalle de un ítem de arrendamiento, como fecha final del periodo por el

que se está realizando la transacción.

Bodega: Esta opción le permite habilitar la columna bodega en el detalle del

documento de la transacción, indicando cual es la bodega de la que proviene

el ítem que está siendo relacionado en el documento.

Maneja serie: Habilitar esta opción, le permite al documento realizar un conteo

de la variedad de ítems que están relacionados en el detalle.

Autoincrem serie: Habilitar esta opción, me permite repetir un producto en el

campo detalle del mismo documento.

DocAux: Habilitar esta opción, le permite incluir un campo adicional, para

relacionar información personalizada que quiera incluir en el documento.

Descripción 1: Habilitar esta opción, permite que el usuario pueda cambiar

directamente la descripción de un producto o ítem en el detalle. Se usa

principalmente para servicios, en el que el detalle cambia y no afecta kardex.

Muestra: permite seleccionar el dato 3 de los productos y ser mostrado en el

documento.


74

Tributarios: Estas opciones, me permiten establecer si la transacción maneja

conceptos tributarios en el documento.

IVA: Si habilita esta opción, en la transacción el valor del activo manejara el

impuesto IVA.

NO aplica: No genera IVA

Detalle: Toma el IVA del Detalle del documento

Subtotal: Toma el IVA en base al subtotal del documento

Valor 1: Toma el IVA en base Al campo Valor 1 Aplica Para el AIU

Impuestos Incluidos: Permite establecer si el IVA va incluido en el valor de

venta del producto o no. Como ejemplo, tomemos el valor de un producto que

se vende a $100 y que tiene el IVA incluido; Entonces el valor del articulo más

el 16% de ese valor va a ser igual a $100. Si seleccionamos la casilla de IVA

incluido, el valor del activo será $100 dado que en esta opción se toma el IVA

sobre el valor del producto.

Impuesto 1: Esta opción, le permite a la transacción relacionar

correspondiente al cálculo del impuesto al consumo como tarifa del 8%, o como

valor registrado en el campo Imp C del maestro de productos, este caso

cuando son licores y cigarrillos.

Actualiza Iva incluido: habilita la opción en el encabezado del documento,

donde al hacer clic sobre ella, calcula el IVA incluido de los productos que se

encuentran en el detalle. Esta opción calcula el IVA de las transacciones con

los productos que tienen el IVA incluido en el precio de venta. Con la tecla F5

ubicado sobre el campo Iva Inc en la captura del documento se realiza este

cálculo.

Bases trib x Ter Ref: Esta opción me permite establecer para la transacción,

el cobro de bases tributarias por el tercero auxiliar y no por el tercero del

documento.

Factura: Esta opción se debe habilitar para todos las transacciones que

necesiten un documento que sea factura; por ejemplo una factura de venta o

una nota crédito. La nota crédito es el documento que genera una devolución

de un artículo, creando un crédito para el cliente y un debito para la empresa.

Este parámetro debe estar activado para generar el informe de utilidad y

visualizar las transacciones de venta en el visor gerencial.

Iva Monofásico: Esta opción se debe habilitar para que calcule IVA a los

productos que tienen este parámetro activado.

Margen: esta casilla se habilita para que transacciones que van a sumar para

para la margen de utilidad o cuales van a restar como las devoluciones.

Consecutivo: hay 2 maneras de llevar el consecutivo al grabar o al imprimir.

Al grabar: muestra automáticamente el documento en el que se

está trabajando, solo aplica cuando una sola persona trabaja

cada transacción.


75

Al imprimir: maneja documentos temporales hasta que se da clic

en el botón imprimir, asume el consecutivo que continua.

Resolución factura: Código establecido por la DIAN y que se debe imprimir

en la factura.

Observación tercero: Toma las observaciones que tiene cada tercero y la

carga en el documento.

Observaciones: Este campo le permite definir información demás que debe

aparecer siempre en los documentos de la transacción que se crea. Por

ejemplo, la nueva dirección de sede de la empresa, en caso de un traslado.

Tercero def: Carga por defecto el tercero seleccionado en la transacción

Plazo: Del tercero: En la elaboración de documentos toma el plazo de la información

del maestro de tercero para el cálculo de la fecha de vencimiento.

Plazo: Del Documento: En la elaboración de documentos para la elaboración de

pedidos toma el plazo que tiene el Documento para el cálculo de la fecha de

vencimiento.

Plazo: Sin Plazo: En la elaboración de documentos toma el plazo 0.

CARTERA: Esta área, le permite trabajar sobre los datos de cartera, definiendo que

transacciones son cuentas por pagar o por cobrar, además de establecer si suman o restan a

la cartera o no.

Fig. 2-96


76

Cartera

Cuentas por cobrar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera

como una cuenta por cobrar.

Cuentas por pagar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera

como una cuenta por pagar.

Captura cartera: Al Habilitar esta opción, me permite tener una transacción de

venta, de contado y a crédito al mismo tiempo. Se recomienda que hayan 2

transacciones diferentes y no unir los conceptos en una sola transacción.

Cartera predeterminada: Esta opción la debe habilitar, si la transacción maneja

cartera; o sea que va a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar. Si habilita

cuentas por pagar o por cobrar y no habilita esta opción, la transacción no se

realizara.

Maneja cuotas: Habilita los campos de cuotas en la pestaña datos 2 del

documento, permitiendo dividir la cancelación de la factura en cuotas periódicas.

Intervalo: Tiempo en que se van a calcular las cuotas.

Intereses: Al activar este parámetro el sistema calcula intereses en el

documento.

REGLAS :

Captura valor total: Esta opción desplaza automáticamente el cursor hacia el

valor total, sin pasar por el valor unitario durante la elaboración del documento.

Totales manual: Habilitar esta opción, le permite generar la retención en la

fuente de manera manual.

Asume cantidad 1: Al Habilitar esta opción, permite registrar en la transacción,

una cantidad de productos tomando por defecto cantidad 1 se recomienda

habilitar para transacciones de punto de venta.

Muestra cantidad k: Esta opción habilita en el detalle del documento un campo

en el que muestra la cantidad que hay en el kardex de ese producto.

Valida precio Mínimo: Esta opción, me permite validar que el precio de venta

sea igual o superior al precio de la lista de precios seleccionada.

Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel.

Costo al Importar: Cuando se activa esta casilla, al importar el detalle del

documento el valor unitario es el costo

Actualiza moneda: actualiza el valor de la TRM para una moneda ya dada.

Cargar con F8: Habilita cargar documentos con la tecla F8.

Ajuste: Ajusta los decimales para redondear los valores correctamente.

Flete: Permite manejar fletes en la transacción.

IVA en Fletes: Habilitar esta opción, calcula el IVA tomando los fletes como base.

Flete por ciudad: Habilitar esta opción, permite diligenciar la ciudad hacia donde

se enviara la mercancía y le permitirá establecer el valor del envío a esta ciudad.


77

DESCUENTOS: Estas opciones le permiten habilitar los descuentos que ingreso en los

maestros de línea, grupos y producto.

Maneja descuento: Esta opción le permitirá activar la opción en el documento que le permitirá decirle a la transacción si usa o no el descuento establecido.

Valida descuento: Valida el valor del descuento en las líneas y grupos,

prohibiendo la venta del activo por debajo del descuento parametrizado.

Captura % descuento: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle

del documento tiene 3 opciones.

No: No permitir capturar el porcentaje de descuento en el detalle del

documento.

Si: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle del documento

ubicándose en esta casilla cuando se está elaborando la transacción.

Modifica: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle pero no se

ubica en este campo si se requiere modificar se debe seleccionar este campo

con el mouse.

Captura descuento: Permite capturar el valor de descuento en la transacción

en el detalle y el sistema asignara el porcentaje correspondiente.

Aplicación del Descuento: campo para indicar la asignación del descuento

Prioridad, Mayor, Suma y Compuesto.

Prioridad: Cuenta con tres casillas para indicar la prioridad del descuento puede

ser Ninguno, Promoción, Tercero, Producto o Documento.

Maneja Dcto fin: Habilitar esta opción, permite definir un descuento por pago

oportuno y además, lo imprimirá en la factura de venta.

Descuento Fin x Producto: Permite manejar descuento financiero solo para los

productos que tengan activado la casilla de marcado.

INVENTARIOS: Esta pestaña, define las acciones que realizará sobre el inventario la

transacción


78

Fig. 2-97

TIPO MVTO: Este campo define según las opciones, cual es la acción que se realizará

con el stock de productos y está definida en las siguientes opciones:

Saldo inicial: Se configura para los saldos iniciales de inventario mensuales esta

transacción viene configurada en el sistema con el código cero, no se debe de

modificar ni eliminar; solo debe de estar esa transacción configurada de esa

forma.

Entrada: Esta opción configura a la transacción para que realice un ingreso de

activos al inventario como las compras.

No kardex: Esta opción configura la transacción para que no realice ningún

movimiento en el kardex.

Traslado: Esta opción configura la transacción, para que mueva activos de una

bodega a otra.

Salidas: Esta opción configura la transacción para que descargue del inventario,

los activos que serán movidos por su ejecución como ventas o salidas.

COSTEO: Esta opción permite establecer para la transacción, el lugar de donde tomara

el costo de los activos que serán movidos en el inventario.

Valor documento: Toma los valores de costo del activo, del documento que está

siendo creado con la transacción que se está configurando y lo establece en el

kardex. Toda entrada al kardex, tiene que estar a valor documento.

Costo: Con esta opción, la transacción toma el costo del que está relacionado

en el kardex.

Valor Costo: Esta opción, se habilita para la realización de importaciones de

activos donde se lleva un costo adicional a la compra.


79

CONTROL EXISTENCIAS: Permite configurar la transacción para que realice un

control de existencias, lanzando alertas o mensajes al usuario definiendo de la siguiente

forma cada uno de los campos en el recuadro y ejecutando las acciones seleccionadas

que se encuentran a su lado derecho.

No: No habilita el control de las existencias.

Alerta: Genera una alerta con el control de las existencias.

Bloqueo: Este bloqueo solo permite las salidas de activos, en el momento que

haya existencias de esos activos en el stock.

PERMITE AJUSTE: Habilitar esta opción, habilita el botón ajustar sobre el documento

para cuando se realiza una toma física de los inventarios.

MENSAJE MÍNIMO: Habilita la opción de generar un mensaje para el usuario, cuando

las existencias en el stock del activo alcanzan el valor mínimo definido en el maestro

del producto.

MENSAJE MÁXIMO: Habilita la opción de generar un mensaje para el usuario, cuando

las existencias en el stock del activo alcanzan el valor máximo definido en el maestro

del producto.

MENUDEO: permite registrar las ventas en diferentes unidades de medida las cuales

son relacionadas en el maestro de productos en su presentación.

VALIDA CANTIDAD: Controla la cantidad en cada documento esta opción debe estar

activada si se quiere realizar el bloque en el control de existencias.

ENSAMBLE: Maquila o empaque de varios productos, que me permiten establecer a

partir del conjunto de todos ellos, un producto nuevo. Funciona al crear una transacción

llamada salida de ensamble y se amarra con esta opción habilitada. Para la creación

de un producto de ensamble, se debe crear una transacción que llamaremos “entrada

de producto terminado”.

TRANSACCION: Permite establecer la transacción que generará el ensamble.

Tipo: Clasificación para los ensambles. El código es aleatorio y si no hay

varios tipos, se asume cero. Una forma de configurarlo puede ser: al parametrizar el producto ensamblado se clasifica:

0) si es ensamble de materias primas 1) Si es ensamble de producción

2) Ensamble de productos de venta o kits.


80

El número asignado de tipo depende de la cantidad de procesos de ensamble

que se hagan.

Incluye Producto: El producto ensamblado se carga en el documento de

ensamble.

Por bodega: Permite realizar ensambles y realizar la salida de los componentes

de diferentes bodegas.

BODEGA DEF: Permite establecer a que bodega se cargan o se descargan los

productos en diligencia por esta transacción.

COSTO: Opciones para mostrar en el documento que genera la transacción.

Muestra costo: Habilita en el documento de la transacción, una casilla en el

detalle, con el costo del producto en el inventario

Captura costo: Habilita la opción de inicio con el cursor siempre en el lugar

donde está el costo en el detalle.

Costo agregado: Habilita en el documento una nueva casilla en la que puedo

incrementar el costo del producto. Esto se usa principalmente en las

importaciones de mercancía, durante las que el costo del producto se ve afectado

por sobre costos inesperados.

Impuestos en Costo: se toma el IVA como parte del costo, aplica para los

terceros de régimen simplificado

VALIDA COSTO: Valida los valores del costo ingresado como parámetro en la

transacción, realizando cualquiera de las siguientes acciones si el valor está por debajo

del costo.

No: No realiza ninguna acción.

Alerta: Envía una alerta al usuario

Bloqueo: Bloquea la aplicación, prohibiéndole realizar alguna acción que pueda

afectar el proceso.

MANEJA FACTOR: La transacción solicita el valor del factor. Texto: Nombre del factor No cantidad factor: El factor ingresado no es multiplicado por la cantidad para

hallar el precio total. Valor: Valor a restar por factor ej. Peso, empaque. Total cantidad factor: La cantidad total del documento está afectada por el

factor. Asigna: Asigna por defecto el dato 3 de los productos.

PEDIDOS: Me permite configurar la transacción para el manejo de pedidos, según una orden

de compra y además, permite ver las órdenes de compra que se han creado para ese

proveedor.


81

Fig. 2-98

MANEJA PEDIDO: Esta opción se habilita, si la transacción maneja un pedido.

Transacción: En esta opción se escoge la transacción que manejara el pedido.

PEDIDO: Me permite habilitar el menú de opciones del pedido.

No aplica: La transacción no realiza ninguna acción sobre el pedido.

Pedido / O.C: Habilitar esta opción, cuando se realiza el documento queda

registrado un pedido u orden de compra pendiente por facturar.

Cancelación: Esta opción es para realizar transacciones de cancelación de

pedidos, dado que si el pedido no se ha descargado, el seguirá apareciendo en

el sistema.

Descarga: Esta opción es para la creación de transacciones de descarga, que

deben dar por cumplido el pedido si ya se despacharon.

DOCUMENTO AUXILIAR: Le permite configurar para la transacción, la posibilidad de

generar un documento auxiliar que vaya amarrado a otra transacción (es necesario que

esté vinculado con otra transacción). Un ejemplo de esto, es con el manejo de monedas

en la importaciones, donde existe un documento en dólares y existe la posibilidad de

generar un documento con la misma información pero convertido a pesos.

Genera doc. Aux: Genera un documento auxiliar para la transacción.

Bodega Aux: Permite establecer para el documento auxiliar, la bodega de un tercero

auxiliar que será relacionada en el documento de la transacción auxiliar.

Tercero Aux: Permite establecer para la transacción auxiliar, la opción de imprimir en

el documento de la transacción auxiliar, el tercero auxiliar.


82

Transacción: En estos campos, puede ingresar la transacción que se verá afectada

con la transacción auxiliar y que está ligada a esta.

Doc Aux Cartera: Genera un documento auxiliar con el valor de la cartera. Aplica para

los puntos de venta cuando no se cancela el total del documento y parte del pago se

lleva a cartera.

Porcentaje: Permite establecer porcentajes para las cuentas por pagar, que será

dirigido a un tercero auxiliar vinculado a la transacción.

Moneda: Permite escoger la moneda en la que se va a manejar la transacción.

MANEJA PUNTOS: Permite habilitar la opción de acumulación de puntos por Ventas

registradas.

Puntos: esta opción permite establecer la equivalencia de los puntos que genera

la transacción.

PARAMETROS: Permite habilitar campos adicionales en el documento de la transacción.

Fig. 2-99

MUESTRA TEXTO:

Dirección tercero: Permite poner la dirección del tercero para ser visualizada. Se usa

para realizar domicilios y facilitar la visualización de la dirección del tercero para la

entrega de los productos comprados.

REFERENCIA 1: Permite habilitar en el documento de la transacción, el campo Ref1 y

que se encuentra en la pestaña datos 2 del documento de la transacción.


83

Alfa: Esta opción le permite definir el formato del campo entre alfanuméricos y

numéricos.




numéricos.




numéricos.

TERCERO RFCIA: Esta opción le permite establecer para la transacción, el tercero

auxiliar y habilita en el documento una opción para poner otro tercero.

VALORES: Permite establecer nuevos valores deducibles, según porcentaje

establecido en %APLI. Se usa para definir nuevos impuestos para otros tipos de

operación comercial que deben relacionar el valor de los impuestos aplicados a su

modelo. VALOR 1, VALOR 2, VALOR 3, VALOR 4

% Productos: Toma el porcentaje de cada producto y si está inactivo toma el

porcentaje del valor 1

Suma Valores: Los valores generados en los campos Valor1, 2, 3 y 4 son

sumados a los totales del documento.

FECHAS: Este parámetro, aplica para el manejo de tiempos de uso y definición de

tiempo en alquiler de algún equipo, herramienta o similares. Cada uno permite habilitar

los campos en el documento de la transacción, en la pestaña Datos2.

FECHA 1, FECHA 2, FECHA 3, FECHA 4, DIFF.

PAGOS: Esta pestaña, permite configurar la transacción para la realización de movimientos de dineros entre cuentas o carteras. Actualiza la cartera de la empresa, según la transacción configurada para la operación.


84

Fig. 2-100

APLICA A: Define la acción en la cartera que va a realizar la transacción.

CXC: Configura la transacción, para que afecte la cartera con un tercero como

una cuenta por cobrar.

CXP: Configura la transacción, para que afecte la cartera con un tercero como

una cuenta por pagar.

ACCIÓN: Configura la transacción, para que realice la acción establecida sobre el valor

de la cartera.

Disminuye: Disminuye en el valor del saldo que existe en cartera.

Aumenta: Aumenta el valor en el saldo existente en la cartera.

Ninguna: No realiza ninguna acción que afecte a la cartera.

ABREV: Permite relacionar la abreviatura para la transacción, por ejemplo si es recibo

de caja se puede poner RC.

TERCERO DETALLE: Habilitar esta opción, me permite definir más de un tercero en

la transacción que se está configurando como ejemplo para pagos de caja menor.

TERCERO2 DETALLE: Permite la captura del tercero 2 en la elaboración de los

documentos esto aplica si se maneja contabilidad y se reciben ingresos para terceros.

CUENTA: Me permite establecer la cuenta que se verá afectada con el movimiento de

cartera, la que no debe estar habilitada sin el uso del módulo contable del HGI.

BASE: Permite seleccionar o calcular la base de la retención o el IVA dentro de los

pagos.

BENEFICIARIO: Permite escoger un beneficiario del pago el cual puede ser diferente

del tercero al que se le está pagando por ejemplo cuando se hace un pago a un tercero

pero el cheque se gira a nombre de otra persona.


85

DETALLE: Carga en los documentos un campo para ingresar un detalle por cada

registro digitado.

MUESTRA CXC Y CXP: Muestra la cartera de cuentas por pagar y cuentas por cobrar

en la elaboración del documento permitiendo el cruce de estas cuentas en el caso que

se tengan clientes proveedores.

COMISION: Indica si los pagos generados por esta transacción generan comisión.

BLOQUEA PAGOS NO TERCERO: No permite generar pagos a un tercero diferente

al del documento a pagar.

REVERSA CARTERA: Con esta opción, configura las transacciones que están

relacionadas con las notas débito y las notas crédito, vinculándolas al concepto que

define la transacción que devuelve lo relacionado en la cartera.

CONCEPTO PAGO: Concepto al que se vincula la devolución.

POSFECHADOS: Permite escoger el concepto de pago de los posfechados.

OR. CONCEPTO: Indica el concepto por defecto que tomara el sistema; si lo toma de

la Clase, el tipo o el grupo.

FORMA PAGO: Activa casilla para permitir generar pagos directamente en el

documento.

CONTABILIZACIÓN: Este Menú, es uno de los más importantes del sistema HGInet ADMINISTRATIVO, ya que hacen posible parametrizar todas las transacciones y pagos, para ser llevados como asientos contables, al Software CONTABLE.

Fig. 2-101

ENCABEZADO: Permite seleccionar la Parametrización de la interfaz para los datos del encabezado del documento.


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DETALLE: Permite seleccionar la Parametrización de la interfaz para los datos del

detalle del documento.

FPAGO: Permite parametrizar las formas de pago que tienen los documentos aplica cuando el documento no va a cartera.

COMPROBANTE: Permite escoger el comprobante al que se va ir a contabilidad la

transacción que se está parametrizando.

NOTA: No debe escribir las variables. Se debe buscar con F4, despliegue el menú y seleccione la variable requerida; luego pulse enter y el sistema le lleva el nombre al campo que está registrando. Debe pasar por cada campo con enter con el fin de que la variable quede grabada. De lo contrario, le aparece error. Al posicionar el cursor mostrara la explicación en cada campo de los parámetros contables.

Fig. 2-102

De esta forma se parametrizan cada uno de los valores que se va a llevar a contabilidad según lo necesite la compañía, algunos parámetros como el valor despliega la opción que se desea escoger otros en cambio como la cartera deben ser digitados, esto se valida al momento de parametrizar.


87

Valor: Es el valor que contiene cada documento distribuido en subtotal, IVA, Total y Neto. Cada valor se lleva a una cuenta diferente, de acuerdo con las normas contables.

Tipo Tercero: Es el código que se asignó al tipo de tercero, por ejemplo 01 clientes, 02 clientes del exterior los cuales nos pueden dar la condición para el destino contable.

Régimen Tercero: Es el código del régimen del tercero depende de la condición tributaria por ejemplo común, simplificado en el caso que esta sea la condición para el destino contable.

Par1Tercero: Es el código asignado en el parámetro 1 del tercero lo que daría la condición para el destino contable.

TarAct: Es el código asignado a la tarifa de del CREE la cual está amarrado a la actividad económica para poder clasificar la retención cree en las diferentes cuentas en contabilidad.

Clase: Es el código que se asignó a cada línea de productos, dependiendo de su condición tributaria ( 01-general, 02- gravados, 03-excluidos)

Vendedor: Es el código del vendedor si esta fuera la condición para clasificar el destino en contabilidad.

SucursalF: Es el código de la sucursal si esta fuera la condición para clasificar el destino en contabilidad.

CcostoF: Es el código del centro de costo si esta fuera la condición para clasificar el destino en contabilidad.

Cartera: Esta condición es en el caso de que una misma transacción maneje crédito y contado dando la posibilidad de manejar la cuenta de banco o cartera respectivamente.

IVA: Para seleccionar las tarifas de IVA cuando se manejan varias. Naturaleza: Es el registro que diferencia la naturaleza del asiento contable

(débitos, créditos o = si se va a traer de la que tenga el documento) Porcentaje: Permite escoger la cantidad de porcentaje que se va a llevar a

contabilidad, es decir si va el 100% del registro de la cuenta a contabilidad acá se registra 1.

Cuenta: Es el código de la cuenta contable a la cual se va a llevar el valor. Debe ser igual al plan contable que tiene en el sistema de contabilidad.

Sucursal: Código de la sucursal, en caso de manejar este parámetro. C.C: Código del centro de costo, si la cuenta maneja dicho parámetro Sub C.C: Código del Sub Centro de Costos. Documento y Documento referencia: Si se requiere que en la contabilidad se

refleje cada documento individualmente. De lo contrario se debe seleccionar la opción deseada desplegando la lista.

Tercero: Campo para seleccionar el tercero, se requiere que el asiento contable se agrupe por cada tercero; es decir, si la cuenta contable maneja Tercero. De lo contrario, se debe seleccionar la variable necesaria.

Base: Campo para seleccionar la variable que genera base para las cuentas de impuestos.

Base 2: Campo para seleccionar la variable que genera base 2 para las cuentas de impuestos.

Detalle: Campo para escribir en forma breve el detalle que se desea que salga en la descripción de la transacción.


88

Agrupar: Campo para seleccionar la variable, de acuerdo con la forma en que se requiera que los asientos de cada documento se agrupen en cada cuenta contable. Ejemplo: Si se requiere que la cuenta 130505 – Cuentas por cobrar clientes, muestre por cada Tercero, sus documentos en forma individual, se debe seleccionar “documento”. Si lo que requiere es que el total de los documentos que generó el Tercero vaya en forma global a la contabilidad, se selecciona “Tercero”

Grupo: Define el código de la empresa a la que se va a llevar la Parametrización. Cero no realiza ningún proceso equivale a inactiva.

IMPUESTOS: Calcula Retención Por Producto: Valida retención por producto. Se deben relacionar las transacciones según información tributaria de tercero y tipo de régimen, indicando en cada campo si está activo para que lo tenga en cuenta, o si está inactivo para que no lo tenga en cuenta.

Fig. 2-103

Régimen: se selecciona el régimen Simplificado, común, régimen especial u otros. Resp07: Se activa cuando el tercero tiene la responsabilidad 07. Resp09: Se activa cuando el tercero tiene la responsabilidad 09. GC: Gran contribuyente. AR: Auto retenedor IVA: Maneja IVA. Ret Iva.: Retiene en IVA. RetFte: Retiene en la fuente Ret Ica.: Retiene en ICA. Riva S.: Retiene IVA simplificado. RRFte: Resta retención en la fuente del neto. RRIva: Resta retención en el IVA del neto. RRIca: Resta retención en el ICA del neto.


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OPCIONES: Restringe la elaboración de documentos por tipo de terceros y por estado

Tipo Tercero: se debe seleccionar el tipo de tercero el cual se desea restringir la elaboración de documentos.

Acción: indica si se realiza bloqueo o alerta. Mensaje: campo para ingresar el mensaje a mostrar al momento de elaborar la

transacción. Estado: se debe seleccionar el estado del tercero al cual se desea restringir la

elaboración de documentos.

Fig. 2-104

Botón Duplicar: permite crear una transacción igual a la actual copiando la misma parametrizacion con un número diferente.

2.5.4 Tipos Cartera.

Fig. 2-105

Este maestro permite crear los diferentes tipos para la clasificación de la cartera creándolo con el código y la descripción del tipo de cartera.

Fig. 2-106


90

3 MOVIMIENTO

Fig. 3-1

En el menú Movimiento se realizan los diferentes documentos o pagos, tales como: compras, ventas, recibos de caja, egresos, notas crédito y causaciones. 3.1 MOVIMIENTOS 3.1.1 Documentos

Fig. 3-2

Formulario que permite la creación de todas las operaciones que generan movimiento de mercancía. (Compras, Ventas, Traslados, notas crédito y débito.) En el menú Movimiento se debe pulsar clic en la opción Documentos

Fig. 3-3


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Transacción: Campo que permite seleccionar la transacción a utilizar, en caso de desconocerse el número se puede usar la tecla F4 para desplegar la lista de posibles opciones.

Documento: Campo que contiene el consecutivo de la transacción, puede ser manual

o automático.

Para la consulta de un documento ya elaborado se debe digitar el código de la transacción, en el campo transacción y el número de consecutivo en el campo número, luego presionar tecla “enter”.

Tercero: Campo para ingresar el código del cliente al cuál se le está realizando la

factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F12 después de realizar la selección del tercero se mostrara la ventana de cartera.

Fecha Documento: Campo que permite el registro de la fecha de elaboración del

documento.

Vencimiento: Campo que almacena la fecha de vencimiento de la transacción, este se calcula automáticamente y puede ser modificado manualmente en caso de ser necesario.

Vendedor: Campo que permite relacionar el vendedor que realiza la venta, en caso de

no manejar vendedor se debe colocar “0 No Vendedor”.

Bodega: En esta opción se digita el código de la bodega en la cual está la mercancía que está entrando o saliendo a raíz de la generación de la transacción.

Doc ref.: Campo que es utilizado para registrar un documento auxiliar (pedidos,

órdenes de compra, factura en caso de las compras.).

Pedido: Campo para cargar los pedidos relacionados al tercero al cuál se le hace la transacción.

Estos son los pedidos previamente creados en una transacción llamada “pedidos”, al activar la función F8, el sistema preguntara si se desea cargar un pedido, al momento de cargarlo también cargaran los productos, cantidades y valores que se encontraban registradas en el pedido. Sobre este campo con la tecla F9 carga todos los pedidos del tercero y con F10 carga los pedidos de un producto específico.

Detalle del documento: Tabla que almacena los diferentes productos, las cantidades, precios, descuentos, relacionados con la transacción.


92

Fig. 3-4

Producto: Campo para ingresar los códigos de los productos, en este campo la tecla

F4 tiene la misma función descrita en campos anteriores.

NOTA: No se pueden ingresar espacios en el campo código

Cantidad: Campo para ingresar la cantidad del producto que se comercializará.

Factor: Campo donde se permite registrar el peso del producto y poder calcular el peso total de la factura, el sistema lo llama automáticamente del dato 3 del producto.

Unidad: Campo que contiene la unidad de medida en la que se comercializará el

producto.

Valor Unitario: Campo que contiene el valor en pesos por la unidad del producto.

Valor Total: Campo que contiene el valor total en pesos de las unidades comercializadas de un producto.

Porcentaje de Descuento: Campo que almacena valor porcentual de descuento para

el producto Descuento: Campo que almacena valor en pesos de descuento para el producto

Valor IVA: Campo que almacena el valor del IVA del producto, este se calcula

automáticamente de acuerdo al porcentaje asignado en la creación del producto.

F4 =


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Costo: Campo que almacena el valor promedio o último valor de acuerdo a las compras.

Existencia: Campo que muestra la existencia del producto en el momento de la

elaboración de los documentos.

Valor: Campo que muestra la sumatoria del valor de todos los productos del detalle.

Descuento: Campo que almacena el resultado de la sumatoria de todos los descuentos asignados a los productos registrados en el documento.

Subtotal: Campo que contiene el resultado de la sumatoria de todos los valores

unitarios de los productos relacionados en el documento menos el IVA y el descuento.

IVA: Campo que muestra la sumatoria del IVA generado por todos los productos relacionados en el documento.

Rte IVA: Campo que registra el valor de la retención sobre IVA, en caso de que el

tercero este registrado como agente retenedor de IVA

Rte ICA: Campo que registra el valor de la retención sobre ICA generado de acuerdo al monto del documento y al porcentaje asignado al producto, en caso de que el tercero este registrado como agente retenedor de ICA

Rte Fuente: Campo que registra el valor de retención en la fuente de acuerdo a la

configuración, en caso de que el tercero sea autor retenedor.

Total: Campo que registra el Valor Total del Documento.

Neto: Campo que almacena el valor que realmente se genera en la cartera. Total factura menos retenciones y descuentos.

Botones de control del documento.

Grabar: Botón que permite grabar el documento actual, los valores totales del documento se actualizan.

Eliminar: Botón que permite eliminar el documento, dejando de esta manera libre el

consecutivo para ser usado nuevamente. Este se debe asignar en los permisos de usuario.

Imprimir: Botón que imprime el documento actual.

Anular: Acción que permite anular documento, saca el documento de la cartera, pero

el consecutivo no queda libre. Este se debe asignar en los permisos de usuario.

Salir: Botón que permite salir del documento


94

Lote: Botón que permite la impresión varios documentos a la vez o enviarlos por Mail.

Al dar clic sobre este botón él solicita el primer consecutivo del rango, y también solicita el consecutivo final para el rango y clic en aceptar. Ajustar: Este botón permite realizar el ajuste automático de las bodegas después de realizada la toma física, se debe realizar un documento por cada bodega. Pago: Este se aplica cuando la transacción es de crédito y se desea realizar un pago cancelando la factura sin llamar el documento de pago. Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel. Resumen: Permite realizar el costeo de la compra de combustible solo aplica para las estaciones de servicio en las compras.

Una vez concluido el documento, se imprime, según los parámetros establecidos.


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Fig. 3-5

NOTA 1: Después de realizar la impresión de un documento este se bloquea, y no permite reimprimir, anular, grabar o eliminar, a menos de que se active el documento (ver capítulo 7 Herramientas-Documentos) o se tengan configuradas estas opciones, NOTA 2: Todas las fechas de elaboración de los documentos deben estar dentro del rango de la fecha del período, de lo contrario el sistema no dejara crear o modificar documentos. NOTA 3: Los formatos son diseñados a petición y necesidades del cliente desde el momento de la implementación.


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3.1.2 Pagos

Fig. 3-6

Formulario que permite realizar la captura de Recibos de caja (Pagos de clientes) y Egresos (Pagos a Proveedores), permitiendo aplicar el pago a cada uno de los documentos que el Tercero tenga pendientes: Desde el menú Movimiento se debe ingresar a la opción Pagos

Fig. 3-7

Transacción: Campo que identifica el tipo de pago que se va a realizar (Recibo de

Caja, Egreso) la tecla F4 tiene la misma funcionalidad en este campo descrita con anterioridad.

Documento: Campo que contiene el consecutivo del tipo de pago que se está

elaborando.

Fecha: Campo que indica la fecha de elaboración del pago, esta fecha debe estar entre el rango de fechas del periodo de trabajo.


97

Fecha Pago: Campo que contiene la fecha en que el cliente o proveedor realizo o se le realizo el pago.

Tercero: Identifica al tercero relacionado con el pago (Cliente-Recibo de Caja,

Proveedor-Egreso).

Cartera: Tabla que muestra en detalle la cartera pendiente del tercero (CxC-Recibos de Caja, CxP-Egresos).

Fig. 3-8

Transacción: Campo que muestra el número de la transacción con la cual se elaboró el documento que se muestra en cartera

Documento: Es el número con que se generó el documento.

Dcto ref.: Campo que contiene el DctoRef en caso de que lo maneje, de lo contrario

trae el número cero o en caso de los centros comerciales este será el número del local.

Edad: Campo que muestra días de vencimiento de la transacción, en caso de que

los días sean negativos indica que la factura aún no se ha vencido.

Valor: Campo que indica el saldo pendiente en cartera del documento relacionado

Movimiento Bancario: Tabla que almacena el detalle de la realización del pago, mostrando la forma de pago, el banco, documento y valor, la tecla F4 tiene su funcionalidad en el campo de FPago y de Banco.

Fig. 3-9

FPago: Campo que permite registrar el código correspondiente a la forma de pago


98

Banco: Campo que permite relacionar el código del banco en que se hace el movimiento.

DocRef: Campo en el que se ingresa el número del documento el cual soporta el

pago, puede ser el número de cheque, consignación o el número del recibo de caja o egreso.

Valor: Campo en el que se registra valor que se recibe para elaborar el pago se puede cargar el valor a pagar con la tecla F8.

N: Campo para asignar naturaleza debito (1) o crédito (2).

Nota: El software permite realizar varios movimientos bancarios un solo pago.

Documentos del Pago: Tabla que relaciona cada uno de los documentos a los cuáles se les va a realizar el pago.

Fig. 3-10

Transacción: Campo que contiene número de transacción con la cual se elaboró el documento que se está pagando.

Documento: Campo que muestra el número del documento al cual se está aplicando

el pago.

Concepto: Campo que permite relacionar el concepto de pago por el cual se está imputando el pago (cancelación factura, descuento, pago de impuestos) Funcionalidad de tecla F4.

Cuenta: Campo que almacena la cuenta contable relacionada al concepto de pago que se está aplicando, esto solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.

Naturaleza: Campo que contiene la naturaleza de la cuenta (Débito 1 o Crédito 2),

solo cuando se tiene HGI Contable. Tercero: Muestra el tercero al cual se le está haciendo el pago por defecto pero si se

necesita relacionar otro tercero se puede cambiar.


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Dcto ref.: Campo que almacena el número del documento referencia en caso de

manejarse de lo contrario se debe colocar cero.

Sucursal: Campo en donde se coloca el código de la sucursal a la que pertenece el documento que se está relacionando en el detalle, solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.

C.C: Campo en el que se coloca el código del Centro de costo al que pertenece el documento que se está relacionando en el detalle, solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.

Sub. C.C: Campo en el que se coloca el código del subcentro de costos a la que

pertenece el documento que se está relacionando en el detalle, solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.

Valor: Campo que contiene el valor que se está cancelando con el concepto

relacionado.

Base: Campo que contiene valor sobre el que se generan las retenciones en el caso de los conceptos de pago relacionados a la rete fuente, reteiva o reteica, solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.

Al igual que en las transacciones, los documentos de recibos de caja y egresos o notas crédito, se pueden eliminar, anular y grabar con los botones que se encuentran en la derecha del documento. Recibo de caja

Fig. 3-11


100

3.1.3 Causaciones

Fig. 3-12

Formulario para la elaboración y modificación de causaciones o relación de gastos por pagar, tales como: Papelería, servicios, arriendo.

Fig. 3-13

Transacción: Campo que permite seleccionar la transacción a utilizar, en caso de desconocerse el número se puede usar la tecla F4 para desplegar la lista de posibles opciones.

Documento: Campo que indica el consecutivo de la transacción (causación) es

automático o manual.

Tercero: Campo para ingresar el código del cliente al cuál se le está realizando la factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F3 después de realizar la selección del tercero se mostrara la ventana de cartera.

Fecha: Campo que permite el registro de la fecha de elaboración del documento.

Vence: Campo que almacena la fecha de vencimiento de la transacción, este se calcula

automáticamente y puede ser modificado manualmente en caso de ser necesario.


101

Cuenta: Campo que permite digitar la cuenta contable del gasto.

Sucursal: Campo que permite relacionar la sucursal

Centros de costos: Campo que permite almacenar el centro del costo al cual se

cargara el gasto.

Sub Centro de costos: Campo que permite digitar el sub centro de costos al cuál se cargara el gasto.

Tercero: Campo para el registro de terceros secundarios.

Activo: Campo para relacionar un activo en caso de que este se use en la causación.

Documento Referencia: Campo para el registro de documentos referencia en caso de

que se usen.

Valor: Campo que almacena el valor del gasto.

Base: Campo que permite digitar la base para la retención en la fuente.

Retención: Campo que permite asignar el tipo de retención (compras o servicios).

IVA: Campo que permite asignar la tarifa del IVA.

Naturaleza (N): Campo que permite seleccionar la naturaleza de la cuenta (1= Debito, 2 = Crédito).

Detalle: Campo que permite digitar el detalle del gasto.

Base: Campo que almacena base para retención en la fuente.

Subtotal: Campo que muestra el valor total menos el descuento.

Retención Fuente: Campo que muestra la retención en la fuente en caso de que el

tercero sea agente retenedor.

Total: Campo que registra el valor total del Documento.

Neto: Campo que almacena el valor que realmente se genera en cartera. Es el total menos retención IVA, retención en la fuente y menos el descuento.

3.2 HERRAMIENTAS


102

Fig. 3-14

3.2.1 Toma Física

Fig. 3-15

Formulario que permite realizar la captura de los inventarios físicos por cada una de las bodegas, facilitando análisis de inventario lógico (del software) contra el real (Físico). También se emplea para poner los inventarios en cero (0). Desde el menú Movimiento se debe seleccionar la opción Toma Física.

Fig. 3-16

Bodega: Campo que permite seleccionar la bodega sobre la cual se va a ingresar el

conteo físico, puede escribirse el código, o bien seleccionarse de la lista.

Producto: Campo que sirve para ingresar el código del producto.

Físico: Campo que permite digitar la existencia física de cada producto.


103

Cargar: Carga los productos de la bodega seleccionada.

Importar: Permite importar la toma física desde archivo Excel

Eliminar: Elimina la última toma física realizada.

Para subir la toma física desde Excel se debe crear un archivo con las siguientes características Una sola hoja que se llame TblFisico, con los siguientes campos:

StrProducto tipo de dato Texto

StrLote, Tipo de dato Número

IntFisico Tipo de dato Número con decimales

Fig. 3-17

Clic en el boton importar se busca el archivo y se abre dando clic en el boton abrir


104

Fig. 3-18

El sistema lee los registros y muestra cuantos proceso y cuantos ingresa al sistema

Fig. 3-19

Una vez procesados los registros se puede proceder a realizar los comparativos con las cantidades que hay en el sistema.


105

3.2.2 Valor Neto Realizable

Fig. 3-20

Mediante este proceso usted podrá realizar el ajuste al inventario en cuanto a su costo, el sistema realizará los ajustes de entrada y salida para recostear el producto y quede con el nuevo costo. Se debe tener encuentra que el Nit de la empresa debe estar creado como tercero y el sistema realiza el ajuste a la fecha final del periodo en que se realice.

Modo de inicio Haga clic en el menú Movimientos, Valor Neto Realizable

Haga clic sobre el campo Bodega y digite el código de la bodega en la que va a hacer la corrección de los costos (o use F4 para seleccionar de una lista).

Fig. 3-21

Se puede digitar cada uno de los productos, cargar todos los productos mediante el botón

cargar o importar mediante una estructura de Excel los productos con su respectivo costo. Después de esto se seleccionan las transacciones de ajuste salida y entrada y se da Clic en el botón “Generar Deterioro” se genera un mensaje que el proceso se ha realizado.


106

Fig. 3-26

Después de este proceso se puede consultar por el maestro de productos o generar un informe de saldos y constatar el ajuste realizado.

Fig. 3-27

3.2.3 Presupuesto

Fig. 3-28

Haga clic en el menú Movimientos y encontrara la opción Presupuesto, permitiéndole definir un presupuesto para el cumplimiento de ventas, en un año y un periodo dado, permitiéndole filtrar por Transacción, Sucursal, Vendedor, Tercero y producto, permitiéndo definir las metas en cantidad y valor.


107

Fig. 3-29

Se puede visualizar el resultado del presupuesto en el visor gerencial, seleccionando los dados Valor, Ppto y Cump, para obtener el porcentaje de cumplimiento.

Fig. 3-30


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4 PROCESOS

Fig. 4-1

4.1 GENERAR INVENTARIO

Fig. 4-2

Proceso que pasa saldos finales de inventario del período actual como saldos iniciales de inventario al siguiente período (este proceso es automático en el momento que se está cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es obligación hacer este proceso manualmente cuando se va a cambiar de año). Este proceso se debe realizar constantemente a medida que se realizan documentos u operaciones que impliquen movimientos en bodega. Desde el Menú Procesos se debe seleccionar la opción Genera Inventario. 4.2 GENERAR CARTERA

Fig. 4-3

Proceso que pasa saldos finales de cartera del período actual como saldos iniciales de cartera al siguiente período (este proceso es automático en el momento que se está cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es obligación hacer este proceso manualmente cuando se va a cambiar de año). Este proceso se debe realizar constantemente a medida que se realizan o modifiquen documentos, pagos. Es esencial para que los movimientos y saldos conserven su integridad Desde el Menú Procesos pulsar clic en Genera Cartera.


109

4.3 GENERAR PEDIDOS

Fig. 4-4

Proceso que pasa los pedidos pendientes del período anterior al actual. (Este proceso es automático en el momento que se está cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es obligación hacer este proceso manualmente cuando se va a cambiar de año). Desde el Menú Procesos pulsar clic en Genera Pedidos.

NOTA:

Estos procesos lo hace el sistema automáticamente al cambiar de periodo en el mismo año. Cuando hay cambio de año es necesario actualizar el último periodo y el periodo inicial del próximo año. 5 INFORMES

En el Menú que ilustra en la siguiente imagen, se pueden encontrar los diferentes informes que ofrece el programa, para el análisis y toma de decisiones. Todos los informes maestros tiene la opción de visualizar información por diferentes opciones, en el parámetro donde dice filtros y agrupamiento se pueden escoger los diferentes conceptos por los cuales se puede relacionar la información, simplemente se escoge la opción; en caso de que se quiera visualizar en el informe se selecciona a través de la casilla de activación, de lo contrario simplemente se hace el filtro pero no se selecciona. Así mismo en la parte derecha se puede escoger el parámetro por el cual se organiza la información y si se organiza en forma ascendente o descendente. Dentro del mismo informe se pueden hacer saltos de página, repetición por página o bordes estas alternativas se pueden escoger en la parte derecha donde se visualiza el símbolo de número; se parametrizan esas tres casillas en forma consecutiva. De igual forma en los informes en la parte inferior está la opción de ver el informe en el periodo (este viene por defecto) o seleccionar un rango de fechas determinado. En este mismo punto se puede ver el informe expresado en pesos, miles y millones y se pueden variar los datos que se muestran en las diferentes columnas escogiendo el dato que se quiere visualizar en una columna determinada.


110

Fig. 5-1

5.1 MAESTROS

Fig. 5-2

Menú diseñado para obtener información de datos maestros, se pueden imprimir u observar por pantalla. 5.1.1 Productos Genera informe acerca de los productos matriculados en el software con datos como código, descripción, precio. Permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las columnas que genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar y al asignar el valor del frente de cada columna es el ancho que asignara al dato en el informe.

Fig. 5-3


111

5.1.2 Terceros Opción que permite generar informes relacionados con los terceros matriculados en el sistema con diferentes datos como dirección, teléfono entre otros. Permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las columnas que genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar.

Fig. 5-4

5.1.3 Dependencias En esta opción permite visualizar los informes de las dependencias existentes que manejan cada tercero.


112

Fig. 5-5

5.1.4 Locales En este menú suministra la información relacionada con los inmuebles que están creados en el módulo de Propiedad Horizontal.

Fig. 5-6

5.1.5 Precios Tercero En este informe suministra las listas de precios configuradas por cada tercero en el maestro de terceros en la pestaña precios.


113

Fig. 5-7

5.1.6 Referencias En este informe suministra las referencias, creadas en el maestro de referencias del CRM.

Fig. 5-8

5.2 DOCUMENTOS


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Fig. 5-9

Este menú suministra informes relacionados con todos los documentos elaborados dentro del sistema, como compras, ventas, remisiones, y todas aquellas transacciones que hayan sido parametrizada y que hayan tenido movimiento de los períodos. 5.2.1 Documentos Este reporte presenta la información de ventas o cualquier otra transacción parametrizada, este informe se puede generar en un rango de fechas. Es importante tener en cuenta que el rango de fechas no requiere ser del mismo periodo; se puede generar el informe de varios años si se tiene la información en el sistema. De igual forma permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las columnas que genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar. Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudad.

Fig. 5-10

La siguiente figura muestra el informe arrojado por este formulario.


115

Fig. 5-11

5.2.2 Documentos T Genere un informe tipo tirilla, ideal para imprimir en impresoras tipo pos, para realizar el Cuadre de las ventas del día

. Fig. 5-12

En el filtro por transacción se utiliza *v para que muestre solo las transacciones de venta.


116

Fig. 5-13

5.2.3 Detalle Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el detalle de los documentos, además muestra también cada uno de los productos que se movieron en los documentos. Permite realizar filtros por tercero, transacción, documentos, productos, líneas y grupos.

Fig. 5-14

La opción que encontramos en la parte de abajo (tercero) nos permite visualizar por línea y grupo a cuantos clientes se vendió de cada opción.


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Fig. 5-15

5.2.4 Detalle T

Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el detalle de los documentos, además muestra también cada uno de los productos que se movieron en los documentos. Permite realizar filtros por tercero, transacción, documentos, productos, líneas y grupos. Ideal para imprimir en impresora tipo pos

Fig. 5-16


118

Fig. 5-17

5.2.5 Comparativo Este informe me permite visualizar o comparar 2 0 3 documentos por las cantidades de productos o valores, esto aplicaría para la comparacion un pedido contra lo facturado para saber su diferencia o comparar varias cotizaciones para validar cual es la mejor propuesta.

Fig. 5-18


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Fig. 5-19

En el informe muestra el tercero, el producto y las cantidades por cada producto. 5.2.6 Consecutivos Con este informe podemos realizar un chequeo de los consecutivos de cada transacción muestra cuales son los faltantes por cada transacción de movimiento que este registrado en el sistema.

Fig. 5-20


120

Fig. 5-21

5.2.7 Comprobante Diario Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus diferentes formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos. Este informe también lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando hay ventas de contado.

Fig. 5-22


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Fig. 5-23

5.2.8 Comprobante DiarioT Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus diferentes formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos. Este informe también lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando hay ventas de contado. Aplica para la impresión de las ventas en impresoras de tirilla.

Fig. 5-24


122

Fig. 5-25

5.2.9 Cuadre Muestra un informe de documentos y pagos según el tipo de cuadre que tengan configurado para realizar cuadres de caja cuando se hacen ingresos y egresos en la misma caja.

Fig. 5-26


123

Fig. 5-27

5.2.10. Documentos Pago Muestra los documentos de las transacciones configurados como punto de venta a los cuales no se les digito la forma de pago, efectivo cheque.

Fig. 5-28

La opción de solo descuadrados muestra solo los documentos que no tienen forma de pago.


124

Fig. 5-29

5.2.11 Documentos Detalle Muestra los documentos que no cuadra el valor del encabezado del documento con la sumatoria del detalle de documentos, ideal para revisar que documentos están descuadrados.

Fig. 5-30


125

Fig. 5-31

5.2.12 Horas Se adiciona el informe documentos hora el cual se puede filtrar por Año, Fecha, mes y transacción. El cual nos genera el reporte de las transacciones por cada una de las horas en que se generó el documento. Este informe por su diseño es recomendable generarlo expresado en miles.

Fig. 5-32


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Fig. 5-33

5.3 CARTERA

Fig. 5-34

Este menú ofrece informes relacionados con la gestión de las Cuentas por cobrar y cuentas por pagar donde también nos mostrará por edades. Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudades y factura. 5.3.1 Cartera por Edades Permite visualizar informes de cartera organizados por rangos de vencimientos de acuerdo con la edad de cada documento, permitiendo hacer diferentes filtros por transacción, tercero, Dcto Ref, En su encabezado de igual forma permite seleccionar si se quieren ver CXC, CXP o Ambos.


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Fig. 5-35

En opciones permite seleccionar información como:

CXC: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por cobrar a clientes CXP: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por pagar a los

proveedores. Ambos: si se activa esta casilla nos mostrar tanto las cxc y cxp de obtiene la empresa.

Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la

cartera, aunque el sistema por defecto siempre toma la fecha a la que se está generando el informe.

Días: Casilla que permite digitar el número de días de vencimiento hasta los cuales se

desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este campo en blanco.

Posfechados: Esta casilla permite elegir entre tres opciones incluye, no incluye o solo posfechados, Este campo es útil para generar la cartera teniendo o no en cuenta los abonos realizados con cheques posfechados.

Solo fecha de corte: Al activar esta casilla se puede visualizar solo las facturas que vencen ese día de corte de cartera.

Saldos en ceros: Al activar esta casilla mostrará las facturas que ya cancelaron en el mes y solo será informativo.

Sobre Cupo: Al activar esta casilla genera el informe solo por los terceros que están en cartera y han superado el cupo crédito asignado.

Nombre Comercial: Al activar esta casilla genera el informe con el nombre comercial del tercero.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe que este formulario genera.


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Nota: si se quiere ver en este informe el nombre comercial de la empresa se deba activar en la captura del tercero una casilla adicional con esta información.

Fig. 5-36

5.3.2 Cartera por tipos Este es un informe especial para propiedad horizontal, permite visualizar informes de cartera organizados por grupos de acuerdo a los grupos que se tengan organizados para la cartera. Nos mostrara la información de cada local con su respectivo pendiente de valor por capital y por intereses.

Fig. 5-37


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Fig. 5-38

5.3.3 Extracto Este informe nos permite imprimir un estado de cuenta de los terceros, se puede generar de una sola transacción o de todas, se puede generar en detalle y con los abonos que se le han generado, se puede generar solo del periodo o del historial del cliente. En opciones permite seleccionar información como:

CXC: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por cobrar a clientes CXP: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por pagar a los

proveedores. Ambos: si se activa esta casilla nos mostrará tanto las cxc y cxp de obtiene la empresa. Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la


Días: Casilla que permite digitar el número de días de vencimiento hasta los cuales se desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este campo en blanco.


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Fig. 5-39

En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe generado por este formulario.

Fig. 5-40

5.3.4 Pagos Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros por tipos de pago y terceros.


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Fig. 5-41

Fig. 5-42

5.3.5 Pagos Detalle Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas y concepto de pago nos mostrará más detallado los pagos realizados.


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Fig. 5-43

Fig. 5-44

En la vista preliminar nos muestra el número del recibo, tercero, numero de factura y doc. ref. asentado en cada pago. 5.3.6 Pagos Combinados Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas, concepto de pago, forma de pago y bancos nos mostrara más detallado nos combina la información del banco y las facturas canceladas en el pago.


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Fig. 5-45

Fig. 5-46

5.3.7 Movimiento Este informe nos permite un movimiento del tercero en cuanto a cuentas por cobrar y por pagar, nos muestra el saldo que trae del mes anterior, facturas del mes como cargos y los pagos del mes como abonos y el saldo total de cartera muy resumido.


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Fig. 5-47

Fig. 5-48


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5.4 INVENTARIOS

Fig. 5-49

Opción que muestra los informes referentes a la gestión de inventario, permitiendo llevar un mejor control del mismo. 5.4.1 Kardex Informe que muestra las existencias y movimientos (entradas y salidas) de los diferentes productos relacionados a las diferentes bodegas. El informe se puede generar por bodegas o consolidado general. En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los informes de inventario o si es en el mismo periodo. Solo cantidades: muestra solo las cantidades y oculta el costo.

Fig. 5-50


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En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe que genera el formulario.

Fig. 5-51

Informe de inventarios Kardex activando parámetro Solo cantidad.

Fig. 5-52


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5.4.2 Saldos Este Informe, genera la informacion de existencias valorizadas de los inventarios, bien sea por bodegas o el consolidado general del inventario. El filtro Lote Fecha en este campo se ingresa la fecha límite para que el sistema muestre solo los lotes que cumplan está condición.

Fig. 5-53

Fig. 5-54


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5.4.3 Máximos y Mínimos Este menú, ofrece informes de productos que actualmente se encuentran por debajo de su mínimo por encima del máximo, es válido aclarar que para las empresas que no hacen control por máximos y mínimos este informe no da información.

Fig. 5-55

Este informe nos da la posibilidad de ver cuáles son las cantidades a solicitar de productos para llegar a un máximo o mínimo solicitado. Este informe se generó por debajo del mínimo y que mostrara cuantos hay ya solicitados y nos da un reorden ejemplo la balasta como saldo hay 2 mínimo son 3 y él solicita 1 para quedar con lo mínimo requerido.

Fig. 5-56

También se puede realizar por medio de un promedio de movimiento del producto y que el realice un sugerido de pedidos para esto se requiere en las casillas de abajo cuantos meses desea que promedie y en la parte de arriba que calcule por el promedio. Nota: las cantidades en pedidos es el saldo total de pedidos sin fecha de corte.


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5.4.4 Diferencias en Físico Este informe nos muestra cuales son las diferencias que se hallan después de un conteo físico contra el sistema, se pueden sacar por separado cuales son los sobrantes o faltan y lo da valorizado al costo.

Fig. 5-57

Fig. 5-58


140

5.4.5 Rotación de Inventarios Este informe muestra cómo ha sido la rotación del inventario en el periodo o un rango de tiempo. Muestra el saldo inicial las entradas las salidas, el porcentaje de rotación las veces que ha rotado.

Fig. 5-59

Fig 5-60


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5.4.6 Productos Sin Movimiento Este informe muestra que productos no han tenido movimiento; se puede seleccionar a partir de cuantos días se quiere que muestre los productos; es decir que haga más de esos días no se han relacionado en ningún documento.

Fig. 5-61

Fig. 5-62


142

5.4.7 Ensamble En este informe muestra los productos ensamblados y sus componentes, con su respectiva cantidad y costo unitario y el costo total del ensamble.

Fig. 5-62

Fig. 5-63


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5.4.8 Saldos Vs Pedidos En este informe muestra los pedidos pendientes vs los saldos de inventarios para saber qué productos es necesario comprar para poder realizar los despachos.

Fig. 5- 64

Fig. 5-65


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5.4.8 Movimiento. Este informe muestra el movimiento de los lotes, para poder hacer el seguimiento a los lotes y validar las entradas y salidas generadas en el periodo.

Fig. 5-66

Fig. 5-67


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5.5 PEDIDOS

Fig. 5-68

Opción que muestra informe referente a los pendientes de órdenes de compra y pedidos, permitiendo llevar un mejor control de los mismos, si la empresa no maneja órdenes de compra ni pedidos este informe no mostrara información. En opciones permite seleccionar información como:

Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la


Solo Saldos: al activar esta casilla solo nos mostrara lo que tenemos pendiente por despachar.

Fig. 5-69


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Fig. 5-70

5.6 TESORERIA

Fig. 5-71

5.6.1 Pagos banco

Este menú de informes, ofrece un resumen con todos los pagos realizados por los clientes durante un lapso determinado. Este lapso no necesariamente tendrá que estar dentro del período de trabajo, igual que en los documentos tienen varios filtros para ver diferente tipo de información y para poder ver documentos específicos. En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los pagos o si es en el mismo periodo.


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Fig. 5-72

Fig. 5-73


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5.6.2 Bancos

Este menú, ofrece un resumen con todos los movimientos realizados en los bancos durante el periodo.

Fig. 5-74

A continuación se muestra una imagen de cómo quedaría este informe:

Fig. 5-75

NOTA: Este informe solo se puede imprimir por banco y se debe generar por mes para que cargue los saldos correctos. El informe está diseñado para poderse comparar con el extracto que genera el banco


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5.7 PRODUCCION

Fig. 5-76

En este informe muestra las órdenes de producción pendientes vs los saldos de inventarios, hace la validación de los componentes del ensamble de modo que por cada producto principal que hay en la orden de producción muestre que componentes tiene en inventario para saber qué productos es necesario comprar para poder realizar los proceso.

Fig. 5-77

5.8 COMISIONES

Fig. 5-78

Informe que genera el total de comisiones por ventas y recaudos por cada vendedor. Este informe muestra el total de ventas y total de recaudo por cada vendedor con su respectivo documento y recibo.


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Fig. 5-79

Fig. 5-80

5.9 COSTOS

Fig. 5-81

Utilidad Operacional: este informe nos mostrara cuanta utilidad en porcentaje y valor nos deja por línea, grupo y productos vendidos.


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Fig. 5-82

Fig. 5-83

Como podemos visualizar nos trae las cantidades vendidas, el costo y la utilidad en valor y en porcentaje.

5.10 INFORME CRM

Fig. 5-84

Este Menú permite obtener reportes sobre los servicios que la empresa pueda suministrar a los clientes.


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5.9.1 Agenda Este informe muestra en detalle las citas coordinadas en un rango determinado de fechas, se puede generar por tercero o por usuario.

Fig. 5-85

Fig. 5-86

5.9.2 Casos Este reporte permite visualizar todos los eventos con sus diferente estados y ordenado por casos, fecha de solución y Tercero.


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Fig. 5-857

Fig. 5-88


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5.9.3 Oportunidades Este reporte permite visualizar las oportunidades por usuario, tipo de oportunidad, .

Fig. 5-89

Fig. 5-90


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5.9.4 Contratos Este reporte permite visualizar los diferentes contratos filtrados por tercero o referencia.

Fig. 5-91

Fig. 5-92


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5.10 TELEFONIA En este menú se generan los informes de las llamadas registradas en el CDR (call detail record).con los datos que se registran en cada llamada. 5.10.1 Llamadas En este informe permite visualizar los datos o los registros de cada una de las llamadas que registraron en el Asterisk.

Fig. 5-93

Fig. 5-94


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5.10.1 Servicios En este informe permite visualizar los datos o los registros de cada una de las llamadas que presentan inconsistencias en el servicio ya sea por cartera o por el contrato.

Fig. 5-95

Fig. 5-96


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5.11 INFORMES PH

Fig. 5-97

En este menú se generan los informes de los inmuebles, con los datos con los que se crearon los inmuebles 5.11.1 Inmuebles En este informe permite visualizar los datos del inmueble, tipo de inmueble, propietario, arrendatario mostrando los respectivos coeficientes.

Fig. 5-98

Fig. 5-99


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5.11.2 Novedades En este informe muestra las novedades generadas en el proceso de intereses para generar el proceso de facturación en serie.

Fig. 5-100

Fig. 5-101


160

5.11.3 Facturación Muestra los productos o módulos que están configurados para el proceso de facturación.

Fig. 5-102

Fig. 5-103


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5.11.3 Facturación Local Muestra los módulos facturados y se pueden visualizar los productos en forma horizontal hasta ocho columnas

Fig. 5-104

Fig. 5-105


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5.12 GENERALES

Fig. 5-106

5.12.1 Parametrización Contable Este informe nos muestra cómo está diseñada la Parametrización a contabilidad por cada transacción parametrizada en el sistema Hgi Administrativo.

Fig. 5-107

Fig. 5-108


163

5.13 FORMATOS Este menú permite generar informes para imprimir stikers o marcar sobres para enviar documentos. Se deben de crear formatos configurados con tipo Terceros, despues de crearlo se agregan los campos que se quieren visualizar. Se selecciona el formato a imprimir y se realizan los filtros deseados para la impresión. Puede ser por tercero, tipo de teceros, vendedores, el estado de los terceros, Filtros por documentos, filtros por inmueble, propietarios, arrendatarios, administradores. Los filtros deseados para generar los stikers

Fig. 5-109

5.14 SEGURIDAD Permite visualizar los informes de los usuarios, permisos tanto por perfil, como por usuario.

Fig. 5-110


164

5.14.1 Usuarios Muestra los usuarios activos o inactivos y a que área pertenecen.

Fig. 5-111

Al generar el informe muestra los usuarios que están en estado activo y a que área pertenecen.

Fig. 5-112


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5.14.2 Perfiles Informe que muestra los perfiles creados en el sistema, además muestra que usuarios pertenecen a cada perfil.

Fig. 5-113

Fig. 5-114


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5.14.3 Permisos por usuario. Muestra las opciones o permisos que tiene cada usuario.

Fig. 5-115

Fig. 5-116


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5.14.3 Permisos por Perfil. Muestra los permisos de cada perfil.

Fig. 5-117

Fig. 5-118

5.14.4 Auditoria Modo de Inicio: Desde el menú Informes - Seguridad – Auditoria Realiza la consulta en la base de datos de la auditoria, los movimientos realizados las modificaciones que tienen los registros, en que maquina se modificó, en que aplicación, la fecha y el usuario el valor anterior y el valor nuevo del registro.


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Fig. 5-119

Fig. 5-120


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6 HERRAMIENTAS

Fig. 6-1

6.1 USUARIOS

Fig. 6-2

Menú que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de contraseñas de usuarios, adición de nuevos usuarios. Además se debe tener en cuenta que para hacer este tipo de cambios, no todos los usuarios deben tener acceso a este menú. 6.1.1 Usuarios

Fig. 6-3

Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios que tendrán acceso a la aplicación HGINet.

Fig. 6-4


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Código: Campo que permite almacenar el código del usuario; con este código es el que se ingresara al sistema.

Nombre: Campo que almacena el nombre del usuario.

Área: Casilla destinada para clasificar usuarios por área.

Vendedor: Vendedor asociado al usuario para la elaboración de ventas.

Correo: Permite relacionar un correo al usuario para envió de correo en la

configuración de los casos del CRM.

Cave: Permite relacionar la clave al usuario para el ingreso al sistema.

Color: Asignar un color para el usuario en la agenda.

Foto: se puede añadir la foto del usuario.

Activo: Se debe de deshabilitar esta opción cuando ya el usuario no tenga más movimiento en la base de datos.

Exportar informes: Activando esta opción el usuario tendrá la posibilidad de exporta todos los informes a cualquier destino como: Excel, Word, Pdf y otros.

Muestra usuarios: Al activar esta casilla mostrara todas las oportunidades de los demás usuarios y la agenda.

Procesos: Realiza los procesos automáticos en el cambio de periodo.

6.1.2 Permisos por Usuario

Fig. 6-5

Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a las funciones de cada uno. En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe activar las opciones o permisos que el usuario puede tener. Asignar permisos para consulta, modificación, creación, eliminación, anulación, impresión y gestión por cada opción del sistema.


171

Fig. 6-6

En la siguiente imagen muestra las opciones extras que se pueden configurar como permiso por usuario, habilitar transacciones con sus permisos de gestión, permisos por bodegas y permisos por tipos de tercero.

Fig. 6-7


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6.1.3 Cambio de Clave

Fig. 6-8

Permite a un usuario cambiar su clave de acceso al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave.

Fig. 6-9

6.2 PERFILES

Fig. 6-10

6.2.1 Perfiles

Fig. 6-11

En este maestro se deben crear los diferentes grupos de usuarios, asignando un código y descripción del grupo para después asignar permisos de usuario.


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Fig. 6-12

6.2.2 Permisos por Perfiles

Fig. 6-13

En este menú nos permite crear los permisos para los grupos ya creados. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, grupos damos un clic en permisos por perfil y en perfil escribimos el código o consultamos con la tecla F4.

Fig. 6-14


174

Al igual que con los permisos de usuarios, se debe seleccionar el perfil al cuál se desea asignar permisos y activar la casilla para aquellos permisos que el usuario vaya a tener. El permiso gestión solo lo debe tener el administrador del sistema. 6.2.3 Usuario por Perfil

Fig. 6-15

Esta opción permite asignar usuarios a los grupos creados. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, damos un clic en usuarios por grupo.

Fig. 6-16

Se debe ingresar el grupo y se le asignan todos los usuarios que pertenecerán a este grupo. 6.3 ADMINISTRACION

Fig. 6-17


175

6.3.1 Guardar periodo

Fig. 6-18

Bloquea para que en el periodo cerrado no se puedan hacer modificaciones.

6.3.2 Parámetros

Fig. 6-19

Menú donde se parametriza el sistema para el manejo global de la información.

General

Fig. 6-20

Permite seleccionar cada una de las márgenes que se van a utilizar en los informes de igual forma la fuente y el tamaño que se va a mostrar en los mismos, el sistema trae unos predeterminados que se acomodan a la estructura del programa lo que no quiere decir que no se puedan cambiar. En esta opción también se puede seleccionar la ruta donde se van a guardar algunos archivos temporales que utiliza el sistema y se puede seleccionar la imagen que puede ir como logo en cada uno de los informes. Para que se cargue el logo en los informes


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se debe activar el texto que dice logo en informes y se debe buscar la imagen a través del botón verde. Se direcciona la ruta de las copias, el ancho de las columnas en la captura de documentos, auto guardar los datos de las grids en las tablas.

Márgenes: Se indican las márgenes para todos los informes. Formatos: Se configura el formato de los informes ej. Numero sin decimales se ingresa n, numero con dos decimales se ingresa n2 Documentos: Altura de los títulos y filas en la captura de documentos. Auto ancho: Los campos se auto dimensionan al tamaño de la ventana.

Logo en Informes: Muestra el logo seleccionado, en todos los informes. Fuente: Tipo y tamaño de letra

Rutas de Archivos

Temporales: Ruta donde se almacenan los archivos temporales

Copias: Ruta para almacenar las copias de la base de datos.

Cdr: Ruta para almacenar las grabaciones del cdr. Concatena nombres: Concatena el nombre del tercero tomando los apellidos y nombres del tercero. Seguridad en Campos: Habilita en los permisos por usuario y por perfil permisos en campos, en productos: Costo y descuento. En terceros: Cupo Crédito, plazo, descuento y precios.

Consulta Inactivos: Habilita en la consulta de los maestros cuando se esté dado F4 los registros inactivos.

Modo de contabilización

Solo PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se

configura con este modo cuando la empresa va a seguir con el modelo actual o cuando la empresa no va a cambiar todavía al modelo NIIF

Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden registrados solo con el modelo contable NIIF.

Mixto: permite la contabilización tanto PCGA como NIIF para la generación de información contable en los dos modos.


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Reglas Generales Auto guardar: En la captura de documentos al digitar una línea automáticamente la guarda en la base de datos Permite dato Cero (0) doc: Al estar habilitado permite digitar código cero en el detalle de documentos. Si se deshabilita no permite digitar ceros en el detalle de los documentos. Permite dato cero (0) Maestros: Si se habilita permite digitar códigos en cero en el encabezado del documento, si se deshabilita no permite digitar códigos en cero. Maximiza Consulta: Al activar este parámetro cuando se consulte con F4 la ventana se maximiza al tamaño de toda la pantalla.

Procesos: Realiza automáticamente los proceso de inventarios, cartera y pedidos cuando se cambia de mes dentro del mismo año.

Parámetros

Fig. 6-21

Permite seleccionar y parametrizar campos adicionales dentro de los terceros y productos los cuales se visualizaran en la pestaña de parámetros en cada uno de los archivos maestros. Terceros: Para guardar en terceros hasta 15 campos adicionales Dato hasta Dato12: campos adicionales en los terceros. Ancho: Ingresar el ancho de estos campos. Productos: Para guardar en productos hasta 3 campos adicionales


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Parámetro 1: Campo adicional que va ubicado en Ficha de parámetros en los productos. Se utiliza como campo filtro. Contacto 1 y 2. Campos adicionales en Contactos. Parámetro 1: Nombre de campo ubicado en datos generales. Parámetro 2: Nombre de campo ubicado en datos generales. Consulta dato 1: Muestra el campo Dato 1 en la consulta de terceros con la tecla F4. Mostrar en documentos: En la captura de documentos muestra sobre las observaciones los tres campos a mostrar. Cargar con F6: En la captura de documentos al presionar la tecla F6 permite agregar dos filtros adicionales Campo 1: se puede seleccionar el costo o el Parámetro 1. Campo 2 se puede seleccionar Dato1 , Dato2, o Utilidad. Consulta Código Alterno: Muestra el código alterno en la consulta de productos con la tecla F4. Formato: Predetermina el formato de productos para impresión de códigos de barras y/o lista de precios en el maestro de productos.

Administrativo

General

Fig. 6-22


179

Formatos: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejaran, siempre n es el valor y según los decimales se pone el numero al lado de la n si son dos se pone n2; estos serán los que el usuario puede ver en la elaboración de los diferentes documentos. Decimales: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejara en formulario solo se coloca el numero 0 si no maneja; estos decimales son internos para el cálculo y operaciones internas y no se muestran al usuario. PH Factura por Inmueble/Doc: Realiza la facturación por inmueble o por documento según la Personalización. Tercero Aux: Indica el tercero que lleva a la facturación como tercero auxiliar en la generación de documentos de ph.. Formato Votos: Predetermina el formato de votos para impresión de votos en la asamblea. Tiempo Asamblea: Tiempo en el cual se actualiza la ventana de quórum y votos para los asistentes a la asamblea. Casos:

Formato caso: Predetermina el formato para la impresión de los casos en la consulta de casos.

Valida caso: En la captura de casos Muestra mensaje indicando que el tercero no tiene póliza.

Envió Correo: Se configuran los parámetros de las cuentas.

Email Remitente: Dirección de correo para él envió.

Nombre Remitente: Contraseña del correo electrónico.

Cuenta: Cuenta de correo para él envió.

Pwd: Contraseña del correo electrónico

Host: Servidor saliente de correo.

Cuenta CCO: Cuenta de correo para enviar correo con Copia oculta.

Habilitar SSI: Directivas de HTML

Servidor remoto: Se registra esta información para el manejo del WAP o trasporte de información entre bases de datos:

Servidor: Nombre del servidor de HGI


180

B. Datos: Nombre de la base de datos de HGI

Usuario: Usuario de WAP

Pwd: Clave usuario WAP

Autenticación SQL: Si se activa toma la autenticación SQL sino toma la autenticación Windows.

Personalización: Personaliza los menús para PH, EDS o Ninguna o general.

Inventarios

Fig. 6-23

Kardex por defecto: Hace evaluación del kardex automáticamente. Primero Entradas: Toma primero las transacciones que sean entradas. Saldos x Lote: Permite manejar lotes en documentos por producto, se debe llenar la casilla con el nombre para que la muestre en la transacción. Controla inventario. Maneja Factor: Permite manejar campo adicional en el detalle del documento, por producto, se activa casilla para dar nombre al campo del factor en la configuración. Si en la transacción no se activa campo “No cantidad factor”, se debe registras siempre un valor para que lo tome como factor a multiplicar. En propiedad horizontal, se emplea para poner nombre a coeficiente en la ficha de facturas de locales. Saldos (0): Indica si registra los saldos de los productos con cantidad cero para registrae su costo así no tenga existencia.


181

Valida costeo Salidas: Controla que las transacciones de salida no estén a valor documento. Fecha vence: Se activa si se desea llevar un control por fechas de los lotes.

Valuación: Valora los inventarios promedio ponderado o ultimo costo. Costeo: En la elaboración del documento se indica si el costeo lo hace por cada registro, cuando se graba el documento o si no está realizando el costeo. Costeo: Precio % Costo: Al generar el proceso de inventario, recalcular el precio unitario, aplicando el porcentaje de cada producto al costo del producto para dicho periodo. La transacción debe tener en costeo Costo + Porcentaje. Incluye Descuento: El costo del producto esta disminuido por el descuento. Por División: Cuando se va a fijar el precio de venta dividiendo por el costo. % Utilidad Sobre Venta: Para el manejo de la utilidad operacional, si se activa muestra la utilidad sobre la venta, si está inactivo la utilidad es mostrada sobre el costo.

Pedidos: Por Bodega: Genera saldos de pedidos por cada bodega. Por Lote: Permite generar los pedidos por lote o producto. Por Serie: Genera los saldos de pedido por cada serie. Por Documento: Separa los pedidos por documento (No permite realizar varios despachos en un pedido). Por Dependencia: Agrupa los pedidos por cada dependencia. Solo saldos: Al cargar un pedido a un documento solo lleva los productos que tienen saldo. Parciales: Permite realizar pedidos sobre valores parciales cuando esta maneja solo saldos. Inicia en Periodo: Permite iniciar la toma de pedidos en cada periodo y pasa los anteriores en blanco. Ignora Negativos: Pasa solo los saldos positivos de un periodo a otro. Carga Ceros: Carga los pedidos en los documentos aun en con cantidad cero.


182

Cartera

Fig. 6-24

Forma CxC: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por cobrar se van a llevar por el total o por el neto. Forma CxP: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por pagar se van a llevar por el total o por el neto. Se inicia en Periodo: Empieza la cartera en cada periodo. Edad x fecha Doc: Permite visualizar la edad de la cartera por fechas del documento. Pagos sin Cartera: Si está activado este parámetro permite relacionar pagos así el documento no tenga cartera Solo Plazo >0: Si está activado este parámetro solo lleva a cartera los documentos que tengas más de 0 día de plazo si tiene plazo igual a cero los toma como contado. Tipo Cartera: Permite la clasificación de la cartera mediante el maestro tipo Cartera.


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Control Cupo: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento que afecte cartera, si se quiere que bloque, genere una alerta o no haga el control en el cupo. Control Días: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento de crédito a un tercero con días de vencimiento mayor al definido en Días de control. En el maestro de tipos tercero existe el campo días para indicar a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en el parámetro anterior. Intereses: Interés que se le aplica a propiedad horizontal. Por fracción: Calcula los intereses por fracción de día. En pago: Calcula los intereses por los pagos realizados después de la fecha del pago del mes anterior. Centrales de Riesgo: Permite relacionar la información para el reporte a las centrales de riesgo como ProCrédito, DataCrédito y CIFIN; el tipo de cuenta para ser informado en el informe. Extractos: Espacio de texto destinado para comentario en el informe estados de cuenta o extracto de cartera para ser enviado a los clientes. Informe: Permite parametrizar el rango para el informe de cartera y si se desea una columna adicional para otro rango. Cargo: Permite seleccionar el cargo del contacto que será mostrado en el informe de cartera cuando se active TerceroD. Documentos

Fig. 6-25

Comisiones: Permite configurar algunas características en el manejo de comisiones. Resta Notas: Resta las notas crédito en las comisiones. Imprime Recaudo Cero: En el informe de comisión por recaudo imprime el recaudo así no genere comisión. Fecha Vence: Toma los días de pago a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Recaudo por Tipo: Genera las comisiones por recaudo de acuerdo al tipo; solo genera la comisión cuando el documento es cancelado en su totalidad.


184

Causaciones: Permite configurar algunas características en el la elaboración de causaciones Impuestos en Detalle: Permite relacionar en las causaciones los impuestos en el detalle y no solamente en el total. Clase en Detalle: Lleva la clase como detalle en la casación. Documentos: Permite configurar algunas características en la elaboración de documento

Serie: Descripción o nombre para el campo serie en el detalle del documento. Serie 1: Descripción o nombre para el campo serie 1 en el detalle del documento. Reimprimir: Permite la reimpresión de los documentos. Intereses en Total: Si está activo calcula los interese en el total del documento. Fecha Actual: Asume la fecha actual para la elaboración de un documento nuevo. Control Ubicación: Permite registrar el movimiento de productos para una ubicación dada. Consulta por Usuario: Permite visualizar los documentos del vendedor asociado al usuario por la opción de productos (Salida). Guarda al Imprimir: Guarda el documento antes de realizar la impresión o vista previa del documento. Totaliza Cantidad: Totaliza las cantidades relacionadas en un documento en la parte inferior. Impuestos: Permite configurar algunas características en el cálculo de Impuestos. Retención por producto: El cálculo de la retención del producto o servicio es calculada por cada una de las tarifas asociadas a él; de esta forma se puede en un mismo documento aplicar diferentes tarifas de retención en la fuente. No Bases RteFte: Genera la retención en la fuente sin tener en cuenta la base del documento. No Bases RteIva: Genera la retención de IVA sin tener en cuenta la base del documento. Reliquida precio: Indica la forma como se reliquidan los precios mediante la opción F12 en los documentos; si toma como base el costo o el precio. Ensamble: permite recalcular el precio del producto ensamblado ya sea por el precio de los componentes o por el costo. EDI: se configuran los parámetros generales como se cargaran los pedidos en el EDI. WAP: se selecciona el formato WAP para cargar los pedidos. Valores: indica que valores va a tomar estos son utilizados para propiedad horizontal el manejo de algunos valores de cartera como saldos iniciales. Solo Transacción: carga los valores anteriores solo de la transacción que se está imprimiendo.


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Contable

Fig. 6-26

Contabilización en línea: Valida que al grabar un documento pase directamente al módulo contable. Indirectos por Tercero: Si se tiene activado este parámetro genera los indirectos por cada uno de los terceros que encuentre en la cuenta base si no está activado lo lleva al Nit genérico. Tercero 2: si se activa este parámetro permite la captura del tercero 2; es útil cuando se manejan ingresos recibidos para tercero. Actualiza Vr Con Base: Si se activa este parámetro el valor se actualiza según la base digitada. Cuadra Documentos: Si se tiene activado este parámetro cuadra los documentos que tienen diferentes hasta de 1 peso. Decimales: Indica el número de decimales que se van a manejar en el sistema. Formatos: Igual que en el módulo de otros permite validar cuantos decimales se van a manejar en la contabilidad y serán visibles al momento de realizar la captura de los datos. Formato Docs: Predetermina el formato contable para impresión de comprobantes. Representante Legal: Permite relacionar el tercero que va a ser representante legal para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Contador: Permite relacionar el tercero que va a ser el contador para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Tercero DIAN: Permite relacionar el Nit de la DIAN para que no lo tenga en cuenta en los diferentes informes como retenciones y bases los cuales genera el sistema. Revisor Fiscal: Permite relacionar el tercero que va a ser el revisor para que salga en los informes legales para la realización de la firma.

Nomina


186

Fig. 6-27

Arp: Código de la administradora de Riesgos profesionales Intervalo: Se selecciona el intervalo con el que se va a liquidar la nómina en la empresa este parámetro no se puede modificar una vez definido, puede ser semanal, Quincenal, Decadal, Mensual y catorcenal

Nota: Cuando se maneja nomina catorcenal y semanal no se puede cargar la planilla única por que los datos no están completos.

Periodos: campo para ingresar el número de periodos que se manejan en nómina. Tiempo x Periodo: Carga las novedades, con el acumulado mensual Fecha: Muestra la fecha de las novedades en la captura de novedades Liquidación definitiva formulas: Muestra las formulas con las que se calculó la liquidación definitiva en el informe de liquidación Formatos Cantidad y valor: Formato de impresión de números en el sistema, n muestra el formato de números con separadores de miles. Cuando se vayan a manejar decimales se ingresa al lado de la n el número de decimales que se van a manejar ej. n2 aplica el formato con separadores de miles y dos decimales. Decimales valor: Numero de decimales que se almacenan en la base de datos Vacaciones Cuenta día 31: Cuenta en la liquidación de vacaciones el día 31 Paga el día 31: Paga en la liquidación de vacaciones el día 31


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Festivos en compensados: Cuenta los días festivos cuando se liquida vacaciones compensadas. Cargar por: Compensadas: Pasa a contabilidad las vacaciones liquidadas a una sola cuenta Periodo fiscal: Pasa a contabilidad las vacaciones a diferentes cuentas Pago Anticipado: Indica si al momento de cargar las vacaciones paga el valor en el periodo o lo carga proporcional a los días. Prima Auxilio de transporte: el auxilio de transporte hace base para la liquidación de la prima de servicios Destajo: aplica cuando la nómina se maneja por destajo, al estar activado muestra el campo horas W que son las horas que se trabajó haciendo una labor. Identificación alterna: Al estar activado este parámetro muestra en los empleados otro campo adicional para ingresar un código auxiliar del empleado. Seguridad Social: permite seleccionar si la empresa esta exonerada de parafiscales/Salud, la ley a la cual esta acogida, el año, el tipo de aportante para la planilla única y si se realizan a portes en la SLN. Formatos de Impresión: permite seleccionar los diferentes formatos para planilla de pago, cesantías, cesantías Ant y liquidación definitiva.

Conceptos

Fig. 6-28


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Permite establecer cada uno de los conceptos que se van a manejar para la liquidación de la nómina, permite relacionar el intervalo de la nómina, la ARP a la que está afiliada la compañía y registrar los dispositivos biométricos. Estos parámetros se validaran en el sistema HGInet Nomina

POS

Fig. 6-29

Documentos: Se configuran en esta pestaña los documentos temporales para la elaboración de documentos de tipo punto de venta Cajón Monedero: Cuando se va a utilizar cajón monedero se debe escoger el tipo de cajón y el puerto en que está ubicado. Balanza: Cuando se va a utilizar pesa se debe escoger el puerto en que está ubicado y la configuración que tiene este puerto. Permite Cierre Caja Con Saldo: Indica si la caja al momento de hacer el cierre se debe hacer el retiro total del dinero. Formato: Permite seleccionar el formato para los retiros de la caja.


189

Defecto

Fig. 6-30

Valores por Defecto: Se deben relacionar para manejo de toda la información en el sistema para que se generen por defecto en el momento de realizar cualquier documento o acción en el sistema y para iniciar una empresa nueva.

Sugerir descuento financiero en la elaboración de pagos Concepto DF: Es el concepto que se utiliza para el descuento financiero Concepto Mvp: Se parametriza el concepto Mayor valor pagado Registro anterior: En la creación de maestros de productos y terceros cuando se va a crear un registro nuevo deja los datos del registro anterior.


190

IMAGEN

Fig. 6-31

Imagen que toma el sistema para la impresión de los certificados de ingresos.

6.3.3 Parámetros Año

Fig. 6-32

Permite crear cada uno de los años en que se va a trabajar el software y darle parámetros según el software adquirido. En el caso de tener la nómina se deben dar todos los parámetros que el sistema solicita como salario mínimo, auxilio de transporte, . En el caso de tener solo el administrativo o el contable se deben registrar los periodos años siempre en el administrativo son 12 y en el contable son 13.


191

Fig. 6-33

6.3.4 Formatos

Fig. 6-34

Los formatos son la opción que permite la creación de los formatos para poder visualizar la información en el momento de imprimir alguno documento.


192

Fig. 6-35

Para la realización de un formato se deben seguir los siguientes pasos: 1 Se abre la opción de formatos 2 Se da clic en el botón nuevo 3 En código se da el número del formato que se quiere crear 4 En tipo se escoge si el formato es para un documento, un pago o una causación 5 En destino se debe escoger si es una impresión de vista previa, impresión directa,

generación a Pdf o generación a imagen 6 Se debe dar clic en separar documentos en lote para que cuando se genere una impresión

en lote separe cada uno de los documentos que se están imprimiendo. 7 En Nro. De registros se debe relacionar el Nro. de líneas que deseo salgan en el formato

en caso de que sea necesario. 8 Si se tiene un formato ya previamente prediseñado se debe dar clic en importar tanto en

el encabezado como en el detalle. 9 Si no se tiene un formato prediseñado y aun si se tiene y se va a modificar se debe dar clic

en diseñar donde se abrirá una pantalla como la siguiente figura para hacer todos los diseños correspondientes al formato.


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Fig. 6-36

10 En esta pantalla hay una serie de herramientas en la parte izquierda, derecha y superior

para hacer todo el diseño del formato y para utilizar las herramientas necesarias que le den forma a este mismo.

6.3.5 Auditoria

Fig. 6-37

Fig. 6-38


194

La auditoría es la herramienta que me permite activar y desactivar cada uno de los procesos en los cuales el sistema va a auditar y a llevar el control de cada uno de los movimientos. Se activan o se desactivan cada uno de los procesos desplegando la lista y dando clic en la lupa que tiene el ítem a mano derecha, si tiene la lupa es porque el proceso va a ser auditado si no, si tiene x quiere decir que este proceso no va a tener registro de auditoría. Cuando ya se tienen movimiento y se ingresa al icono de la auditoria en la parte derecha aparece el informe de la auditoria que el sistema ha hecho a cada una de las opciones seleccionadas como se muestra en la siguiente imagen:

Fig. 6-39

En este informe que genera el sistema tiene la opción de establecer un rango de fechas específico para el muestreo de la información, de igual forma arrastrando los campos con el mouse hasta la opción que dice arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna se puede agrupar la información por el ítem que se desee para una mejor visualización de la información y para un control de la misma. A través de los botones que aparecen en la parte superior derecha se puede eliminar la auditoria que está mostrando en el informe, no quiere decir esto que no se va a seguir haciendo simplemente se va a eliminar el informe hasta una fecha determinada, también se puede exportar el informe que está generando la auditoria a un formato de Excel para tener un registro de esta y también se le puede dar clic en el botón actualizar para visualizar la información con el último registro que se haya ingresado.

Fig. 6-40


195

Esta misma pantalla de auditoría en la parte inferior se puede visualizar alguna información básica del servidor, del equipo y de la conexión que se está haciendo con la base de datos. 6.3.6 Cambio clave compañía

Fig. 6-41

Fig. 6-42

La clave de la compañía es la que permite la administración de la creación o modificación de cada una de las compañías que se tienen en el sistema y del registro de estaciones en cualquiera de las licencias adquiridas. Esta clave debe ser administrada por la persona encargada de la administración del sistema, para cambiarla simplemente se ingresa a la opción de cambio clave compañía y en clave se escribe la nueva clave que se desea tener y se da clic en aceptar, hay que aclarar que la persona que tenga el permiso para administrar esta clave la puede ver y la puede cambiar en cualquier momento, es importante también tener esta clave siempre a la mano porque en algún momento el personal de soporte de HGI Ltda podría solicitarla para hacer algún procedimiento. 6.3.7 Consultas

Fig. 6-43


196

Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda.

Fig. 6-44

6.3.8 Copia de Seguridad

Fig. 6-45

Fig. 6-46


197

Es la herramienta que permite hacer copias de seguridad en el sistema, para hacerla simplemente se ingresa al icono, se da la ruta especifica en la que se quieren hacer las copias de seguridad a través del botón que tiene los tres puntos, se da clic en aceptar y se espera que el sistema saque un aviso de que la copia se encuentra realizada correctamente y se da clic en aceptar. Es importante aclarar que la copia solo se puede hacer en el equipo servidor y que es importante verificar a través del explorador de Windows que la copia se ha hecho e ir también almacenando estas copias en un disco extraíble. Se recomienda activar la casilla reducir el log para que antes de hacer la copia disminuya el tamaño del archivo de copia. 6.3.9 Parámetros Cía.

Fig. 6-47

Menú donde se parametriza el sistema para el manejo global de la información de la compañía.

E-Commerce

Fig. 6-48

Servidor: cuenta con los campos para ingresar

a) Ruta Pública b) Usuario c) Clave


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Tareas Programadas: Campo para ingresar la frecuencia en la cual se ejecutará la tarea programada en número de minutos; controla que el tiempo mínimo por cada tarea no sea inferior al valor 10.

a) Productos b) Imágenes de Productos c) Documentos

Empresa: opción que permite seleccionar la empresa de HGInet para la creación de documentos de Magento en el HGInet. Transacción: opción que permite asociar al documento descargado de Magento como “Sales Orders” al código de la transacción (Tipo Documento) para ser creado en el HGInet. Tercero: opción que permite seleccionar el tercero (comprador) de HGInet que será genérico para la creación de documentos de Magento en el HGInet. Vendedor: opción que permite asociar el vendedor seleccionado al documento descargado de Magento. Bodega Documento: opción para asignar la bodega que tendrá el producto en el documento al ser descargado de Magento; el valor se tomará del maestro de bodegas. Usuario: opción que permite seleccionar el usuario de HGInet Servicios Web que ejecutará las tareas programadas de Magento 6.4 INTERFAZ

Fig. 6-49

6.4.1 Contabilidad

Fig. 6-50


199

Fig. 6-51

Hgi Permite hace la interfaz directamente cuando se tiene el programa contable, para hacerla simplemente se escoge la opción Hgi, si se van a hacer todos los documentos de una vez, es decir una interfaz total se da clic en generar, de lo contrario si se va a hacer parcial se escoge la transacción especifica donde está el asterisco y se da también la opción de generar, este proceso no debe generar ningún tipo de error, de ser así se debe comunicar con el personal de soporte de HGI Ltda. Plano Cuando el Software Contable de Hgi esta en otra empresa o en otra base de datos, se debe seleccionar en destino Plano y en archivo la ruta en la cual se va a copiar el Archivo que hará la interfaz. Ej.: disco C:/Temporal/01.txt 6.4.2 Movimiento

Fig. 6-52

Cuenta Con dos opciones importar y exportar información al sistema. Importar: Se abre el formulario de interfaz de Movimiento pestaña de importar


200

Fig. 6-53

Para realizar el proceso usted debe seleccionar la opcion de documento o cusacion y seleccionar la ruta del archivo previamente configurado, seleccionando en tipo de archivo separado por comas (*.csv) y dar clic en el boton Importar.

Fig. 6-54

Despues de este mensaje se le da aceptar y se ingresa a revisar las cuasaciones generadas en el sistema.


201

Fig. 6-55

Exportar En este menú permite exportar la información del sistema HgiNet Administrativo para los sistemas expecon, Etiquetas y entidades recaudadoras.


202

Fig. 6-56

6.4.3 Archivos

Fig. 6-57

En este menú permite la exportación e importación de archivos maestros como son terceros productos entre otros, ideal para cuando no se tiene el sistema contable y se desea pasar los archivos al sistema contable de Hgi Net que se encuentra en otro lugar.(el contable lo maneja el contador).


203

Fig. 6-58

Tabla: Se selecciona la tabla que se desea pasar

Operación: se escoge si se desea importar o exportar

Formato destino: Tipo de formato en el que se va a generar el archivo: xls, o xml.

Ruta: ubicación o destino donde se va a guardar el archivo.

Actualizar: Cuando se realiza la importación de archivos actualiza los datos existentes con la información que contenga el archivo que se está cargando.


204

7 UTILITARIOS

Fig. 7-1

7.1 CONCILIACIÓN BANCARIA

Fig.7-2

En esta conciliación bancaria se puede ingresar el archivo del banco o digitar el extracto y compara sobre la información del administrativo absolutamente todo los movimientos del banco deben estar ingresados en el sistema.

7.1.1 Extractos

Fig. 7-3

Para el manejo de la conciliación bancaria se puede hacer de dos formas, una es digitando el extracto para su posterior conciliación y la otra es importando el archivo enviado por el banco, en este caso se debe indicar la ruta en que se encuentra éste, el origen (banco) y decimales que se manejan.


205

Fig. 7-4

7.1.2 Conciliación

Fig. 7-5

Por esta opción generamos el informe de conciliación de cada banco.

Fig. 7-6


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Fig. 7-7

7.2 TESORERIA

Fig. 7-8

7.2.1 Pagos Electrónicos

Fig. 7-9

Permite generar el archivo plano para la generación de pagos electrónicos a proveedores.


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Fig. 7-10

Los campos Banco, Fecha Inicial, Fecha Final, ya fueron explicados en formularios anteriores.

F. Elaboración: Campo para seleccionar la fecha en que se está generando el archivo plano de los pagos.

F. Consignación: Campo para seleccionar la fecha en la cual se desea realizar la transferencia al tercero

Archivo: Permite titular el archivo plano para el envío a la entidad financiera. Editar Archivo: Permite ver en pantalla el archivo plano que se generó con la

información de los pagos a realizar.

7.2.2 Recaudo Empresarial

Fig. 7-11

Permite subir un archivo plano con los pagos de los terceros hacia la empresa, se usa cuando la empresa tiene convenios de tipo recaudo empresarial y la entidad financiera suministra a la empresa un archivo plano con los pagos realizados.


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Fig. 7-12

7.2.3 Programación de pagos

Fig. 7-13

Modulo que permite programar los pagos por terceros, por documentos, y validar la suma de los valores a pagar Al dar clic sobre el boton cargar muestra todas las cuentas por pagar pendientes por cancelar para realizar una programacion de pagos se selecciona ordenando por tercero por transaccion, por fecha de vencimiento y saldo. Se seleccionan los pagos que se van a realizar para luego cancelarlos


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Fig. 7-14

7.3 UTILIDADES

Fig. 7-15

7.3.1 Generales

Fig. 7-16

En esta opción nos permite generar procesos en varios periodos, siempre y cuando estos periodos estén abiertos. Se recomienda antes de realizar estos procesos realizar Copia de la base de datos -Actualizar inventario -Actualizar cartera


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-Actualizar Pedidos -Naturaleza de los pagos -Actualizar bodega detalle igual a la bodega del encabezado -Crea presentación a los productos que no tienen presentación -Actualiza líneas -Quitar DV en los códigos que tienen el guion y el digito de verificación -Guardar periodos -Abrir periodos -Totaliza documentos -Cartera decimales -Recalcula dv a los terceros que no tienen digito de verificación -Quita espacios: quita espacios en el detalle del documento. -Actualiza Id Tercero: se usa para actualiza para pasar el código al campo identificación tercero

Fig. 7-17

7.3.2 Cambio Movimiento

Fig. 7-18

En esta opción nos permite unificar códigos de terceros que se encuentran dobles y este proceso le pasaría todo el historial de documentos y pagos al tercero real. También aplica con productos que se encuentren dobles.


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Fig. 7-19

El primer campo es el que se elimina y el segundo es el que queda con toda la información, igual pasa con los productos. 7.3.3 Transporte de Datos

Fig. 7-20

Este procedimiento se utiliza para pasar terceros, productos, documentos, pagos de una base de datos a otra esto se realiza para unificar movimiento.

Fig. 7-21


212

7.3.4 Activar Documentos

Fig. 7-22

Este procedimiento se utiliza para activar documentos ya impresos con esto se puede modificar el documento, se deben de configurar los permios de usuario para habilitar o deshabilitar esta opción. Se selecciona el tipo de documento el documento inicial y final y se da clic sobre el botón aceptar y el sistema activa

Fig. 7-23

7.3.5 Asignar Precios

Fig. 7-24

Este procedimiento se utiliza para actualizar los precios de venta más fácilmente mediante un proceso automático y se puede seleccionar por medios de línea, grupos, productos, unidad de medida o por bodegas mediante un incremento por porcentajes.


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Fig. 7-25

También permite leer los precios de venta y asignarlos a los productos por medio de un archivo de Excel. 7.3.6 Generar Pedidos

Fig. 7-26

Genera el lote de los pedidos, se selecciona la transacción de pedidos, los terceros y si se quiere más detalle, los productos y la bodega. Al dar clic sobre el botón generar carga los productos como novedades que se pueden consultar en el menú PH Novedades. Para realizar el proceso de facturación se realiza por PH Generar documentos, este proceso se explicara mas adelante.


214

Fig. 7-27

7.3.7 Admón. Turno

Fig. 7-28

Permite controlar las ventas en los puntos de venta. Al ingresar solicita una caja si no esta creada se da clic sobre el texto caja y automaticamente abre el menu para la creacion de cajas o tambien se puede dar f11 sobre el campo y abre el menu. En la creacion de cajas pide codigo de caja, descripcion tope de ventas si esta activa o es funcional y el estado según el turno en operación o cerrada. Adicionalmente a esto se ingresan los usuarios.


215

Fig. 7-29

Despues de tener creado la caja se ingresa a admon de turno se digita la caja y el usuario al que se le va a llevar el control. (ver imagen fig. 7-30).

Fig. 7-30

Se selecciona la fecha el codigo del producto la lectura incial y la lectura final, en caso que se haya realizado alguna calibracion se ingresan la cantidad de galones para que el sistema no los tenga en cuenta para el calculo del valor a pagar en el turno, el sistema calcula la cantidad y trae el valor unitario que tiene amarrado el producto y por ultimo calcula el valor total a pagar.


216

Fig. 7-31

7.3.8 Movimientos de caja

Fig. 7-32

Previamente deben estar creadas las cajas o se pueden crear como se explicó en el numeral anterior. En esta opción se ingresan todos los movimientos que se realizaron en el turno, base, ventas, retiros y saldo en caja. De acuerdo a la operación que se vaya a realizar se da clic sobre el botón que corresponde ej. Abrir caja: se da clic sobre el botón abrir caja, se ingresa la forma de pago la cantidad y el valor y luego se da clic sobre el botón abrir caja. Retiro parcial: Se utiliza para ingresar los valores que se van retirando, se da clic sobre el botón retiro parcial se ingresa la forma de pago la cantidad y el valor y luego se da clic sobre el botón retiro parcial. A medida que se van realizando las ventas el sistema va calculando el saldo por ultimo se hace el cierre de caja Cierre de caja se da clic sobre el botón abrir caja, se ingresa la forma de pago la cantidad y el valor y luego se da clic sobre el botón abrir caja.


217

Fig. 7-33

7.3.9 Rango intereses

Fig. 7-34

En este formulario se ingresan las cuotas y el interes para que se calculen los intereses de acuerdo a las cuotas y el plazo. Es indispensable que el sistema este configurado en cartera por cuotas, en caso que no este configurado de esta forma se recomienda solicitar ayuda en nuestra linea de atencion antes de realizar cualquier cambio.

Fig. 7-35


218

7.4 INTERCAMBIO DE DATOS

Fig. 7-36

7.4.1 EDI

Fig. 7-37

Carga archivos planos Con estructura EDI para luego ser facturados en el sistema HGInet

Fig. 7-38


219

Fig. 7-39

En la pestaña factura, permite seleccionar documentos de las transacciones de ventas, rangos de documentos para generar facturas con formato tipo EDI.

Fig. 7-40


220

7.4.2 WAP

Fig. 7-41

Recibe los pedidos facturados a través de sistemas WAP, mediante archivos planos.

Fig. 7-42


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Enviar envia a sistema tipo POS los clientes, Productos, vendedores, lineas, zonas, ventas cartera, e inventarios para que al momento de consultar desde un disposito movil muestra la informacion actualizada.

Fig. 7-43

7.4.3 Cartera

Fig. 7-44

Envió de información a las entidades de cobro de cartera, procredito y datacredito.


222

Fig. 7-45

7.5 CUADRO DE MANDO

Fig. 7-46

7.5.1 Indicadores

Fig. 7-47

En esta ventana se crean los indicadores con los cuales se van hacer las respectivas mediciones


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Fig. 7-48

7.5.2 Mediciones

Fig. 7-49

Ventana para el registro de las mediciones generadas por cada uno de los periodos, sucursales, Centros de costos y subcentro de costos. De acuerdo al tipo de medición se analiza si debe o no superar el presupuesto para el ejemplo se toma un valor de 20 para el centro de costos 01 y un valor de 15 para el centro de costos 5

Fig. 7-50


224

7.5.3 Análisis

Fig. 7-51

En esta ventana se realizan las consultas graficas de los indicadores registrados contra el presupuesto y el comportamiento que ha tenido.

Fig. 7-52

7.5.3 Acciones

Fig. 7-53

En esta ventana se crean las acciones a realizar cuando no se cumple un indicador


225

Fig. 7-54

8 CRM

Fig. 8-1

La administración basada en la relación con los clientes. CRM es una modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente 8.1 MAESTROS CRM

Fig. 8-2


226

8.1.1 Áreas

Fig. 8-3

En este menú se crean las diferentes áreas de la empresa, este maestro de áreas aplica para la configuración de la agenda para filtrar a los usuarios. Se informan los días laborados, las horas laboradas, se parametriza para que recuerde citas y con que intervalo de tiempo debe recordarlo. Días Laborales: se configuran los días que labora el área en la empresa. Recordar citas: Genera una alerta recordando la cita de acuerdo al tiempo que se ingrese para que recuerde la cita. Trabaja de: Rango de tiempo, horario laboral. Cargar días Festivos del calendario: Muestra los días que se matricularon como festivos en maestro de calendario en la agenda. Clasificación: Clasificación para las citas en la agenda. Estados: Estado para la clasificación de la agenda.

Fig. 8-4


227

8.1.2 Estados

Fig. 8-5

En este menú se crean los diferentes estados por los que pasa un caso

Fig. 8-6

8.1.3 Referencias casos

Fig. 8-7

Es el código del producto al cual se le va a realizar el evento. Ejemplo: Las placas de un carro, La referencia de un computador, una máquina, .

Código: Se ingresa el código o la placa Descripción: Se ingresa el nombre del vehículo o se activa la casilla concatenar para que lleve la marca la línea y el modelo al campo descripción. Marca: Marca del vehículo Línea: línea o tipo de vehículo Los campos restantes son opcionales, tipo texto y numérico destinados para identificar la referencia. Estos son: Modelo, Serie, Motor, Chasis, Capacidad, Tercero, C. Actual, Mástil, Control, T.Comb, Fechas 1, 2, 3, 4.


228

Fig. 8-8

8.1.4 Causas

Fig. 8-9

Maestro de causas utilizado para la captura de eventos. Se ingresa un código y la descripción.

Fig. 8-10

8.1.5 Competidores


229

Fig. 8-11

En este maestro se ingresan los competidores, se utiliza para ingresar las oportunidades que se están relacionando en el software.

Fig. 8-12

8.1.6 Fuentes

Fig. 8-13

En este menú se ingresan las fuentes por las cuales se generó un contacto o como se pudo contactar con el posible cliente


230

Fig. 8-14

8.1.7 Resultados

Fig. 8-15

Fig. 8-16

8.1.8 Niveles

Fig. 8-17

Maestro para la creación de los Niveles de atención de los casos aplica en la consulta de casos.


231

Fig. 8-18

8.2 OTROS MAESTROS 8.2.1 Versiones

Fig. 8-19

Maestro para el control de versiones del sistema

Fig. 8-20

8.2.2 Diagnósticos

Fig. 8-21

Maestro para crear los diferentes diagnósticos. Se utiliza en la consulta de casos para clasificar los casos


232

Fig. 8-22

8.2.3 Actividades

Fig. 8-23

En este menú se crean las diferentes actividades que se pueden realizar en un caso para llevar un control de todo lo que se ha hecho con en el. Se ingresa el código y la descripción de la actividad

Fig. 8-24

8.2.4 Tipos de casos

Fig. 8-25

Se crean la clasificación para los casos ej Comercial, soporte, facturación, cartera, en la grilla se ingresan el tipo el nivel usuario para que el sistema le envié un correo o muestre una alerta cuando le llega un caso de acuerdo a estos parámetros.


233

Fig. 8-26

8.2.5 Líneas Referencias

Fig. 8-27

Se crea el maestro de líneas de referencias que aplican para la creación de Referencias numeral 8.2.3 de este manual.

Fig. 8-28

8.2.6 Marcas Referencias


234

Fig. 8-29

Maestro para la creación de marcas de referencias aplica como filtro en el maestro de referencias numeral 8.1.3 de este manual

Fig. 8-30

8.3 SERVICIO

Fig. 8-31

8.3.1 Contratos

Fig. 8-32


235

En esta ventana se relacionan todos los contratos, se selecciona el tercero, se digita la referencia o se busca con F4 se ingresa la fecha inicial y fecha fin del contrato, se digita un comentario u observaciones. El control de las fechas se ve reflejado en el registro de los casos donde muestra que el tercero no tiene vigente el contrato para la referencia seleccionada.

Fig. 8-33

8.3.2 Casos

Fig. 8-34

En esta ventana se registran los casos que se van generando, por ejemplo el registro de las llamadas, el control de cartera, el ingreso de quejas, reclamos que se deseen controlar desde el sistema. Datos que pide el sistema: Tercero: Código del tercero, a nombre de quien se está registrando el caso Referencia: Código de la referencia, ej. cód. 1, administrativo, cartera, quejas reclamos . Tipo: código del tipo de caso ver numeral 8.2.4 Solicito: Persona que solicita o nombre de quien se registra el caso Observación: Descripción del caso indicando porque razón se registra el caso.


236

Fig. 8-35

8.3.3 Consulta casos

Fig. 8-36

Ventana de consulta de todos los casos que están registrados en el sistema, se pueden hacer filtros por tipo, nivel, estado. Para registrar el caso es necesario dar doble clic sobre el caso que quede todo seleccionado, en la parte superior muestra el número del caso lo que indica que si esta seleccionado. Se ingresan las diferentes actividades, que se realicen o se cambio de: tipo estado o nivel en la parte inferior de la ventana para pasarlo a otra área o persona. Para cerrar el caso se valida que no tenga actividades pendientes por resolver se realiza un análisis del caso y se indica cual fue el diagnostico, la causa, el área, fecha y la versión si aplica. En caso de requerir una acción correctiva se activa la casilla, si queda a satisfacción del cliente se activa la casilla satisfacción, para cerrarlo se cambia el estado a cerrado se recomienda que el código de cerrado sea el numero 9. En este punto el caso recibió todos los trámites hasta dar por terminado.


237

Fig. 8-37

8.3.4 Agenda

Fig. 8-38

Ventana de registro y consulta de la agenda por áreas, se puede visualizar semanal, diaria, mensual o línea de tiempo. También se puede agrupar por recurso o por fecha. Para registrar o separar un espacio en la agenda se selecciona el área, se da enter se busca el usuario o recurso, se ubica la fecha y la hora se da doble clic abre una nueva ventana.

Fig. 8-39

En esta nueva ventana se ingresan los datos requeridos para separar el espacio en la agenda


238

Fig. 8-40

Tercero: Código del tercero con el que se agenda la cita. Oportunidad: Código de la oportunidad, aplica cuando se agenda por la opción de oportunidades Actividad: Tipo de actividad que se va a realizar Fechas: Fecha de inicio y fin de la cita Clasificar: Clasificación de la cita Recurso: Persona o bien con Estado: Estado en que se registra la cita 8.3.5 CDR (call detail record) Asterisk.


239

La opción del CDR permite la consulta de la información o el registro de las llamadas registradas en el Asterisk filtrando por un rango de fechas.

Fig. 8-41

8.4 GESTION COMERCIAL 8.4.1 Oportunidades

Fig. 8-42

En esta ventana se registran los clientes potenciales o posibles oportunidades de negocios, quien lo referencio, cual fue el medio por el cual se entero de la empresa, nivel de satisfaccion . Se realiza el seguimiento hasta concretar como cliente o desechar. Esta herramienta es ideal para los vendedores que estan en la busqueda constante de nuevos clientes.


240

Fig. 8-43

En la parte inferior se puede ingresar las diferentes actividades que se van realizando a cada caso, el sistema toma el usuario que lo elabora, la fecha inicial y la fecha final se ingresa un detalle y el estado en que queda la oportunidad. Además se puede configurar para agendar y activar la opción para que muestre una alerta.

8.5 GESTION DOCUMENTAL

Fig. 8-44

8.5.1 Gestión Documental

Fig. 8-45

Haga clic en el menú CRM opción Gestión Documental para abrir la interfaz que le permitirá almacenar y gestionar documentos de la empresa


241

Fig. 8-46

Escriba el código o seleccione utilizando la tecla F4, el tercero que hace el movimiento del documento y a continuación, ingrese una descripción en el campo Documento y en el campo Fecha, ingrese la fecha en la que se está realizando el registro de gestión. Seleccione el tipo del documento, la clase y el archivo, haciendo clic en la opción que se muestra en la imagen Fig.8-44, con la que también puede visualizar los documentos que están en formato “.pdf”.

Fig. 8-47

8.5.2 Clases


242

Fig. 8-48

Haga clic en el menú CRM, opción Clases, con lo que vera la interfaz que se muestra en la imagen Fig.8-47 y donde puede crear las clases de los documentos (las clases definen los documentos recibidos, entregados, radicados, digitados, .).

Fig. 8-49

8.5.3 Tipos

Fig. 8-50

Haga clic en el menú CRM opción Tipos, con lo que vera la interfaz que se muestra en la imagen fig.26 y donde puede crear los tipos de documentos que va a almacenar (los tipos definen los documentos como procedimientos, facturas de venta, órdenes de compra, memorandos,…, .).


243

Fig. 8-51

8.6 VISOR GERENCIAL

Fig. 8-52

8.6.1 Visor gerencial

Fig. 8-53

Por medio de este menú, se pueden visualizar gráficas que informan acerca de algunas gestiones de la empresa, facilitando una interpretación más dinámica sobre los resultados de un período determinado, permitiendo también hacer análisis comparativos.


244

Grafica en barras

Fig. 8-54

En esta opción de visor gerencial se pueden crear plantilla con los parámetros deseados con tan solo seleccionar los cubos y dando doble clic sobre el icono de los tres puntos. Los campos se pueden cambiar de posición. Y realizar filtros sobre ellos, se pueden exportar a Excel a pdf, html o en imágenes. La grafica se puede visualizar en diferentes tipos de grafica ej de barras apiladas.

Consulta: Lista desplegable para seleccionar el tipo de consulta a realizar: Ventas, VentasC, Indicadores, Documentos y Cartera.

Plantilla: Campo para guardar los parámetros configurados para consultas a futuro.

Campos: Lista desplegable para seleccionar los campos que se van a utilizar

Entre: Fecha inicio y final que se toman como rango para la visualización de datos

Mostrar: Permite mostrar datos, grafica, o ambos

Variación: Variación presentada al graficar: valor, porcentaje, %partFila, % Part

Columna

Leyenda: Titulo que si visualizara en la grafica

Etiqueta: Muestra los valores que corresponden a cada filtro.


245

Marcador: al graficar líneas o áreas, permite colocar marcadores donde termine una línea o cambie de rumbo. Cuando se activa marcador habilita la lista desplegable

VrComo %: Toma los valores como porcentaje

Acumula Columna: acumula los datos de la columna anterior

Totaliza Columna: Totaliza los datos sumando por columna

Totaliza Fila: Totaliza los datos sumando por línea

Modo exp: Cuando se grafica en circular o tortas separa uno o todas las partes, que

dividen la gráfica.

Posición: Ubicación donde se posiciona la parte de la torta, puede ser dentro fuera, dos columnas, Radial, tangente.

Solo Graficar selección: si esta activada, grafica los datos seleccionados si está inactivo grafica todos los datos

Mostrar barra: Muestra la barra lateral para cambiar el tipo de grafica.

Colores gráfico: Cambia la combinación de los colores para la gráfica

Apariencia: Cambia la apariencia del fondo de la grafica Grafica en barras Apiladas

Fig. 8-55


246

Grafica en líneas suavizadas.

Fig. 8-56

Grafica circulares o en tortas

Fig. 8-57


247

Grafica en barras con apariencia Noche y colores gráficos en exposición.

Fig. 8-58

8.6.2 Hgi Net Excel

Fig. 8-59

Haga clic en el menú CRM opción HgiNetEXCEL y en la interfaz que aparece, haga clic sobre el botón Crear, con lo que se abrirá un explorador donde seleccionara un directorio donde guardar el archivo a generar. Si aparece un error, realice el siguiente procedimiento y vuélvalo a intentar después de realizarlo.

PROCESO DE ACTIVACIÓN DE MODIFICACIÓN DE OPCIONES DE SEGURIDAD, SOBRE LAS MACROS EN EXCEL. PASO 1 Abra las opciones de Excel. PASO 2 Busque la opción Centro de confianza. PASO 3 Abra la opción para la Configuración del Centro de confianza. PASO 4 Abra la opción para la configuración de macros. PASO 5


248

Seleccione la casilla de verificación Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyecto VBA y haga clic sobre el botón Aceptar.

Fig. 8-60

Al dar clic en el botón crear abre una ventana de dialogo donde se debe buscar la ruta donde se va a guardar el archivo y se ingresa el nombre del archivo.

Fig. 8-61

El archivo que acaba de generar el sistema, se abrirá de manera automática, permitiéndole seleccionar de entre las funciones que tiene Excel algunas que realizan consultas sobre la información que genera al sistema.


249

Al dar clic sobre el botón fx muestra las funciones creadas por hgi Definidas por el usuario para el manejo de la información desde Excel. Nombre Cuenta: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de cuenta Nombre Empresa: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de la empresa Ventas Mes Vendedor: Permite realizar consulta de las ventas por vendedor y por periodo Ventas Fechas Vendedor: Permite realizar consulta de las ventas por vendedor y por rango de fechas Saldos Con Saldo I: Carga los saldos contables iniciales por cuenta Saldos Con Debito: Carga los saldos contables crédito por cuenta Saldos Con Crédito: Carga los saldos contables iniciales por cuenta Saldos Con Saldo F: Carga los saldos contables finales por cuenta Saldos Con Valor: Carga los saldos contables iniciales por cuenta

Fig. 8-62


250

Fig. 8-63

Fig. 8-64

Fig. 8-65


251

8.7 GESTION CORREOS

Fig. 8-66

8.7.1 Gestión de correos

Fig. 8- 67

Ingrese por el menú CRM opción Gestión de correos al dar clic abre una ventana que le permitirá enviar los correos a diferentes destinatarios, en forma masiva y no llegan como spam.

Fig. 8-68


252

Se deben configurar en el maestro de terceros en la pestaña contactos las persona a las que se les va a enviar correos con su respectivo cargo, profesión y demás, para realizar filtros para el envió. Al dar clic sobre el botón para ,carga una nueva ventana para realizar los diferentes filtros. Al dar clic sobre el botón aceptar carga en la grilla de la imagen anterior fig. 8-59 los correos de las personas seleccionadas

Fig. 8-69

Se ingresa el asunto, se anexan archivos separados por comas y se ingresa el cuerpo del correo, y por último se envían los correos con el botón enviar.

9 P.H

Esta opción se maneja en las empresas de propiedad horizontal como centros comerciales, las cuales generan facturación en serie mes a mes y de acuerdo a un presupuesto prediseñado en el aplicativo.

Fig. 9-1


253

9.1 PROPIEDAD HORIZONTAL

9.1.1 Inmuebles

Fig. 9-2

Permite Configurar los locales comerciales con el nombre de los propietarios, Arrendatarios, Administrador, Tipo de local, Área, Ubicación, productos y coeficiente.

Fig. 9-3

Código: Hace referencia al número del local comercial o inmueble.

Descripción: Nombre del local.

TERCERO: Se asigna la cedula de los diferentes propietarios del local o inmueble para la participación de la asamblea.

% Participación: Se asigna el porcentaje de cada propietario al inmueble para

la asamblea. Datos Generales:

Propietario: Muestra el nombre del propietario del local o inmueble. Representante legal: Muestra el tercero que se registró en el maestro de terceros,

pestaña de parámetros, casilla representante. Arrendatario: Nombre de la empresa o entidad arrendataria del inmueble. Administrador: Nombre del administrador de la entidad a la que se tiene arrendado el

local o inmueble.


254

Delegado: Nombre del delegado de la entidad a la que se tiene arrendado el local o inmueble.

Tipo: Se selecciona el tipo de local que es local, oficina, parqueadero, apartamento, casa, zona común, auditorio u otro.

Área: El área en metros cuadrados del local o inmueble. Ubicación: La ubicación física del local o inmueble. Coeficiente: Porcentaje de ocupación del local dentro de la propiedad. Características: Este campo es opcional en él se puede colocar información adicional

del local o inmueble. Facturación:

Fig. 9-4

Tercero: Se ubica el tercero la que se le va a generar la factura. Producto: Seleccionar el producto a factura.(Modulo)

Coeficiente: coeficiente o área que se le aplicara al producto.

Valor: Precio que se le aplicara al producto si es un valor fijo, si es variable por

coeficientes él lo asigna por el proceso de presupuesto.

Grupo: Es aquel modulo depende de otro grupo para generar su valor a facturar ej.: una cuota de manejo depende del valor de la administración.

Tipo Fra: El tipo es que se pueden dividir los locales a las oficinas para la facturación.

Fecha I: Fecha inicial donde empieza el tiempo de arrendamiento.

Fecha F. Fecha final donde termina el tiempo de arrendamiento


255

9.1.2 Horarios

Fig. 9-5

El funcionamiento de los horarios se puede aplicar para realizarle un cobro adicional por la no apertura de ciertos días o de horas no adecuadas y esto se reflejaría.

Fig. 9-6

Local: Se asigna el local al cual se le ingresara su no cumplimiento con el horario Fecha: Se asigna el día de no cumplimiento. No Abrió: Se activa esta casilla si el local no abrió en todo el día. No C Horario: Se activa la casilla si el local no cumplió con el horario de apertura Funcionario: Nombre de la persona que identifico la novedad

9.1.3 Facturación

Fig. 9-7


256

Este proceso se realiza para asignarle los productos a facturar a cada local automáticamente dependiendo de los coeficientes de participación asignados a los locales.

Fig. 9-8

Producto: Se asigna el producto el cual vamos a procesar para asignar a los locales Base: se debe seleccionar con que base de va a ejecutar el proceso de facturación. Vr Base: porcentaje o valor que se va a aplicar con la base asignada. Tipo Fra: el tipo de factura que se asignara para ese producto y para todos los locales. Fecha desde hasta: las fechas que se le asignaran a los cortes de facturación.

9.1.4 Novedades

En el caso de las empresas que generan facturación en serie en esta ventana se muestran las novedades a facturar; se puede seleccionar entre PH, Pedidos, Órdenes de compra y Ninguna.


257

Fig. 9-9

Tipo: Indica el tipo de Factura del cual se genera la novedad.

Tercero: Campo que permite seleccionar el tercero al que se le va a generar la

novedad.

Dependencia: Campo que permite seleccionar la dependencia del tercero al que se le va a generar la novedad.

Dcto: Campo que permite seleccionar el código del local correspondiente al tercero.

Producto: Campo que permite seleccionar el producto sobre el cuál se va a generar

la novedad

Serie: Campo que permite seleccionar la serie del producto sobre el que se está generando la novedad.

Dcto Ref: Este es el número de factura al que le está generando los intereses.

Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad a facturar del producto.

Valor: Campo que permite seleccionar el valor unitario del producto sobre el que se está generando la novedad.

Base: Es el valor del cual se toma la base para generar los intereses.

Fecha1: Fecha a partir de la cual se desea generar la novedad.


258

Fecha2: Fecha hasta la cual se va a generar la novedad. Nota: En esta plantilla también se puede implementar la facturación de energía o acueducto. Consultar con soporte técnico. 9.1.5 Generar Documentos

Permite generar documentos en forma automática (Facturación en serie) de acuerdo con unos parámetros preestablecidos como en el caso de los centros comerciales o administraciones de propiedad horizontal.

Fig. 9-10

Transacción: Se asigna la transacción por la cual se va a facturar.

Doc Inicial: El asignara el número en el cual empezara la facturación.

Doc Final: El asignara el número en el cual finalizara la facturación.

Vendedor: Se puede asignar un vendedor para esta facturación

Bodega: Se asigna de que bodega se van a generar los documentos de la facturación en serie y a descargar del inventario, también se pueden facturar productos.

Clase: Se asigna a que clase se cargara la facturación.

Observaciones: Se digitara cualquier información para q la asigne como observaciones para cada factura.


259

Ítems: Se debe de activar esta casilla para realizar la facturación de propiedad horizontal.

Novedades: Se debe seleccionar el tipo de novedad (PH, Pedidos, Órdenes de compra o Ninguna) que se incluirá en el proceso de generación de los documentos.

Fecha: Fecha de elaboración de la facturación.

Vence: Fecha de vencimiento para cobros de cartera de la facturación.

Descuento Fro: Porcentaje que se asignara de descuento financiero.

Fecha Fro: Fecha que vence el descuento financiero.

Tipo Factura: Se debe de asignar el número del tipo de factura a realizar.

Lista de Precios: Lista de precios que tomara el sistema para la facturación.

Días Gracia: campo para indicar días de plazo adicionales para la fecha de pago de modo que se sumaran a la fecha de vencimiento y no generara intereses por estos días; pero la fecha final del documento seguirá siendo la indicada.

Botones

Intereses: Este es el primer procedimiento que se debe de realizar antes de facturar, se asigna la transacción a la cual se le calcularan intereses. Esto lo que realiza son unas novedades donde lleva cada factura y el valor del interés del mes.

Generar: Este botón es para realizar la facturación en serie el tomara toda la información asignada a cada local con sus módulos, coeficientes y las novedades que encuentre y de allí generara la facturación.

Eliminar: Toma el rango que se encuentra en Doc inicial y Doc final y elimina este rango de documentos.

9.1.6 Asamblea Ventana por la cual se realiza las asambleas que se realizan en la propiedad Horizontal. Se selecciona la fecha, el nombre de la asamblea el quórum requerido, la cantidad de votaciones que se van a realizar y se graba a medida que llegan las personas se selecciona en representación de que local o locales viene y en qué calidad llega: propietario, representante o delegado. A medida que se van registrando los locales el sistema va aumentando la barra del Quórum hasta cambiar de rojo a verde para informar que hay quórum y se puede realizar dicha asamblea. En la parte inferior muestra el total de votos cuantos faltan el número actual de personas asistentes o representantes y la cantidad que falta para el total general.


260

Fig. 9-11

En la generación de la asamblea permite modificar el nombre de las votaciones dando clic en el botón Votaciones, Al dar clic abre una nueva ventana donde se ingresaran cada una de las votaciones que se van a realizar con su respectivo nombre.

Fig. 9-12

En la asamblea al dar clic en el botón Votos pregunta con que coeficiente se va a trabajar Y el número de votos totales.


261

Fig. 9-13

Estos coeficientes son los que están amarrados a cada local, previamente se debe definir el coeficiente a que tipo corresponde ej. Coeficiente 1: General, Coeficiente 2: Locales, Coeficiente 3: Apartamentos. Coeficiente 4: Casas, Coeficiente 5: Bodegas En la asamblea al imprimir los votos permite seleccionar todos o algunos asistentes, una o todas las votaciones y el formato. Aunque este configurado un formato por defecto se pueden crear varios modelos de formatos

Fig. 9-14


262

10 AYUDA

Fig. 10-1

El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opción F1 o por la opción ayuda de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento.

10.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra este manual dentro del sistema.

Fig. 10-2

10.2 SOPORTE REMOTO:

Fig. 10-3

Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del usuario 10.3 ACERCA DE.

Fig. 10-4


263

Muestra la version que tiene el sistema

Fig. 10-5


264

11 MISCELANEAS

Usos que se le puede dar a las teclas de función estando en un documento.

11.1 Teclas de función En la captura de documentos Campo Transacción F4 Muestra el nombre de las transacciones y sus respectivos códigos En El campo Documento F8 Carga un documento ya existente. Sobre el nuevo documento. Tener En Cuenta: Digitar el documento nuevo y el tercero al que se le va a cargar la información y cuando el cursor este en el producto, ubicar el Mouse en el número del documento y presionar F8 le pide el número de la transacción y el documento a cargar. F9 Carga los pedidos amarradas a la transacción. F11 Regraba documentos En El Tercero F4 Consulta los terceros existentes por nombre y código En Pedido F8 carga el pedido q se está descargando en la factura. Ubicados sobre el

campo del pedido y el número. En la elaboración de documentos campo producto F2 Graba y queda en el mismo documento (consecutivo). F3 Graba y cambia al consecutivo siguiente. F4 Consulta los productos por nombre y códigos F5 Consulta los equivalentes de los productos. F6 Consulta los productos con existencias, brinda la posibilidad de filtrar la

información a través de diferentes condicionales. Además muestra las listas de precio 1,2 y el costo y utilidad si se ha seleccionado opción en la configuración.

F9 Se puede modificar las fechas y valores de las cuotas ubicados en el detalle (solo aplica cuando la transacción pide En Lote


265

F4 Consulta los lotes con vencimiento, cantidad y costo. En Unidad F4 Si se maneja unidad consulta las unidades existentes.

11.2 Utilidades de los informes 1. En la parte superior hay una casilla para las plantillas, allí se pueden guardar varios tipos de informes con diferentes filtros, esto se guardan por cada usuario significa que otro usuario no ve los diseños de los informes de otros usuarios Al llamar el informe se despliega las plantillas y se selecciona la solicitada.

Fig. 11-1

También hay opción de generar el informe por varios rangos o días.


266

2.

Fig. 11-2

Al activar esta casilla por cada campo que aparece salta la hoja dependiendo del campo filtrado. 3.

Fig. 11-3

Al activar esta casilla nos permite repetir el último registro de la página en el primer registro de la siguiente, esto sirve en el caso que estamos sacando informes por terceros o de cartera y en la otra hoja nos da el encabezado del anterior. Ejemplo:


267

Fig. 11-4

4.

Fig. 11-5

En esta casilla podemos realizar unas líneas sobre el filtro seleccionado para el informe en

varias posiciones. Ejemplo:


268

Fig. 11-6

5.

Fig. 11-7

Con esta opción podemos ordenar las casillas por diferentes opciones como podemos observar. 6.

Fig. 11-8

Con esta opción podemos ordenar ascendentemente o descendentemente por cada filtro

relacionado en los informes.


269

7.

Fig. 11-9

Esta casilla nos permite subir o bajar los campos filtrados para cualquier posición. Debe de estar seleccionado el campo al que desplazara. 8.

Fig. 11-10

Seleccionar cual impresora – Cambio de orientación y tamaño – Buscar – Pasar de paginas El permite buscar cualquier dato sobre el informe generado sea por valor o un texto. 10.

Fig. 11-11

Con estas opciones nos permite alejar o acercar más el informe generado y dividirlo por varias páginas.


270

11.

Fig. 11-12

Con esta opción permite cambiar de color a la hoja y poner una imagen o un texto en el fondo del informe.

Fig. 11-13

12.

Fig. 11-14

Estas opciones nos permiten exportar el informe a varios archivos como PDF, TXT, CSV,

Excel, Word y otros. Ejemplo:


271

Fig. 11-15


272

manual hginet administrativo - herramientas de gestión ... · - manejo de propiedad horizontal. -...

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