Manual Gestión Interna Básica

“Sage Despachos”

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Índice GESTIÓN INTERNA BÁSICA SAGE DESPACHOS

Menú Gestión Interna Básica Sage Despachos e Iconografía

1- Crear maestros:

a. Clientes

b. Conceptos

c. Empleados

d. Proveedores

2- Creación de contratos.

a. Contratos / Contratos Activos

b. Asistente de nuevo contrato

i. Fechas de inicio y fin del contrato

ii. Periodicidad

iii. Clausulas

iv. Detalle de las líneas del contrato (conceptos de facturación del contrato).

v. Calcular e imprimir el contrato

vi. Revisión del contrato

vii. Renovación del contrato.

c. Cálculo de contratos

d. Facturación de contratos

e. Impresión de contratos

f. Contajes

g. Generación de Contajes

h. Informes

3- Minutación

a. Notas de Cargo

i. Histórico de notas de cargo: notas de cargo pendientes e histórico.

ii. Mantenimiento Notas de Cargo/Factura

iii. Cálculo e impresión

iv. Provisiones

v. Informes

b. Facturas

i. Emisión de facturas

ii. Impresión de facturas

i. Traspaso a cartera de efectos

ii. Contabilización de las facturas.

iii. Abono de facturas

iv. Diario de facturación

v. Libros registro de provisiones/suplidos.

ii. Efactura

1. Formato de envío

2. Generación y archivo de la factura electrónica

3. Envío y consulta de la factura electrónica.

4. Gestor de efacturas.

b. Comisiones

i. Liquidación de comisiones

ii. Generación de comisiones

iii. Informe de comisiones

iv. Bajas de Liquidaciones

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v. Contabilización de comisiones.

vi. Anulación de comisiones

El objetivo de este Manual es mostrar de una forma totalmente práctica, cómo realizar cada uno de los procesos, describiendo los procedimientos que se deben realizar en cada caso, explicando a través de ejemplos, pantallas y descripciones, cómo trabajar en la aplicación y qué opciones y funcionalidades deben de utilizar. El menú principal de la aplicación, está distribuido según las funcionalidades facilitando la gestión diaria del Despacho. Las opciones que encontramos son las siguientes que iremos explicando a lo largo de este manual:

Iconografía Los principales Iconos que podemos encontrar tanto en la cabecera de la aplicación como en cada una de las pantallas son los siguientes:

Abre una nueva sesión con el mismo usuario y empresa.

Permite abrir una nueva sesión permitiendo cambiar de usuario.

Acceso a la guía de ayuda al usuario.

Avisos: Acceso a la Gestión de avisos.

Búsqueda: Permite la búsqueda de las diferentes opciones por el menú principal.

Activar Variantes: Activar variantes para guardar los filtros utilizados.

Favoritos: Acceso a la gestión y configuración del menú Favoritos.

Insertar nuevo registro o campo.

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Para empezar a trabajar con la Gestión Interna Básica Sage Despachos, lo primero que debemos realizar es el alta de todos los datos maestros del Despacho para la correcta gestión de las diferentes funcionalidades del módulo.

1. Crear Maestros

a. Clientes Permite gestionar la información de los clientes de nuestro Despacho. Se accede desde “Gestión interna del despacho / Clientes”.

Eliminar registro o campo.

Guardar cambios y validar un nuevo registro o campo.

Refresca y actualiza la pantalla con los cambios introducidos. Cuando se realiza un cambio es necesario “Refrescar” para verlos reflejados en pantalla.

Permite desplazarse por los diferentes registros.

Permite ordenar los registros por diferentes criterios según se configure.

Permite buscar un registro determinado.

Permite filtrar por un campo determinado.

Elimina cualquier tipo de filtro y visualizar todos los datos.

Permite cambiar la visualización de los datos en modo lista o detalle.

Impresión de informes.

Mostrar y ocultar el Panel de Accesos directos.

Exportación a hoja de cálculo. Permite exportar los datos que se visualizan en pantalla de forma automática a una hoja de cálculo.

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Al pulsar en el Icono de Clientes, se nos muestra en formato lista todos los clientes pertenecientes a nuestro despacho, para poder ir a la ficha de un cliente tenemos que hacer doble click en el cliente.

La pantalla de cliente se divide en 6 pestañas comenzando por la de Domicilio.

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Pestaña Clasificación.

Pestaña Varios. Se pueden introducir más contactos y datos desde “Relaciones / Contactos Cliente”.

Código de la cadena del cliente si trabaja con cadenas. Una cadena es una serie de clientes pero que se facturan a un único cliente o grupo, aunque el grupo también

Nuevo Cliente Al insertar el Código Contable si esta no existe, automáticamente se da de alta en el plan de cuentas de la empresa.

Datos relacionados con el domicilio del cliente

Campos por los que luego podremos realizar Estadísticas de facturación

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Pestaña Factura. Esta pestaña es muy importante a la hora de traspasar las facturas al módulo de Contabilidad.

Nombre y cargos de las personas de contacto del cliente.

Campos que hay que rellenar para realizar correctamente el traspaso a Contabilidad y que genere correctamente los libros de Iva, Impresos Oficiales, etc…

Generar e- factura indica si se generará factura electrónica al cliente. Dirección de correo electrónica del cliente donde enviar las facturas electrónicas.

Copias notas/ facturas:

Agrupar notas: Indica si las notas del mismo cliente se agrupan en una factura (al seleccionar SI) o se emite una factura para cada Nota (al seleccionar NO)

Serie Defecto Nota, podemos indicar que siempre que generemos una Nota de Cargo para este cliente tenga una serie de facturación por defecto.

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Pestaña Condiciones de Pago. Esta pestaña es muy importante a la hora de traspasar los vencimientos de las facturas al módulo de Cartera.

Pestaña Comisiones.

En Cód. Cond pago podremos definir un código que deriva del Mantenimiento de Condiciones de Cobros y Pagos. En este fichero maestro al cual hacemos referencia podremos dar de alta condiciones genéricas y comunes de cobros y pagos para poderlas asociar a todos los clientes y proveedores que se deseen, de esta manera se informarán electrónicas.

Nº Plazos indica el número de efectos (vencimientos) a generar de cada factura. Tiene que tener al menos un plazo para que pueda generar un efecto en Cartera.

En Remesa habitual pondremos el código del banco al que habitualmente remesar los efectos del cliente. En la confección de remesas podrá seleccionar por este dato. Este campo también nos permite listar posteriormente el Informe de Tesorería.

Liquidación en CCC del despacho, este indicador define la automatización de las provisiones y suplidos desde el calendario de obligaciones.

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Muy importante es el “Enlace a Empresas” donde después de dar de alta a nuestro cliente, si a este le hemos creado una o varias Empresas donde se ubican los servicios que le presta el despacho, podremos unir a nuestro cliente con la empresa/s donde prestamos le realizamos los trabajos de nómina, contabilidad, etc… Esta opción nos va a permitir, por ejemplo, que la aplicación cuente el número de nóminas o de asientos que hemos realizado en un determinado periodo para poder facturarlos. Procedemos a enlazar a nuestro cliente con la empresa desde “Procesos / Asistente enlace empresa” o desde el icono.

Esta opción del enlace a empresa nos permite asociar una o varias empresas a nuestro cliente, los modelos de impuestos que esta empresa va a tener asociados e incluso si queremos generar un contrato.

En esta pestaña asignaremos los Comerciales o Comisionistas, podremos poner hasta cuatro comisionistas por cliente, estos se repartirán la base de comisión si en el Asistente de Configuración definimos el “Tratamiento varios comisionistas” con un sí.

Campos Analíticos para que traspase a nuestra Contabilidad Analítica.

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b. Conceptos

Se accede desde “Gestión interna del despacho / Conceptos”.

Es una de las piezas clave de la gestión del despacho. Son los conceptos o servicios que el despacho “hace” o puede ofrecer a sus clientes. Se trata de tipificar cada uno de los servicios que ofrece el despacho. Ejemplos: cálculo de nominas, IVA’s, sociedades, cuotas periódicas de servicios, etc… y por los cuales luego vamos a facturar. Pestaña Identificación.

Empresa o empresas que están asociadas a nuestro cliente.

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Familia y SubFamilia, campos para agrupar conceptos. De esta manera luego podremos sacar estadísticas por grupo de conceptos. Por ejemplo, lo facturado por Fiscal, Legal o Laboral.

Grupo Cuentas, podremos informar la cuenta contable a la que queremos que se traspase el concepto. Este campo permite que cada concepto se contabilice en cuentas diferentes.

Es Suplido, indicamos si este concepto es un Suplido. Esto permite que el concepto no tenga Iva.

En “Son horas” podemos informar si el artículo son horas, este campo se utilizará posteriormente en la entrada de imputaciones por empleado. Si se indica que el artículo son horas, cuando un empleado del despacho impute horas en alguna actividad de cliente, la aplicación arrastrará el precio hora del empleado, en función de la definición de la categoría que tenga éste informado.

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Pestaña Precios/Descuentos.

El PVP estándar y las Tarifas no se suelen utilizar por los Despachos, lo habitual es que cada servicio se facture o tenga un precio en función del cliente al que se le realice. Para asignar un precio de un concepto para cada cliente o un % de descuento, tenemos que acceder a la pantalla de “Conceptos por Cliente”.

P.V.P. Estándar, se puede informar el precio estándar para este concepto. Este es el precio que pondrá el programa siempre que no haya una tarifa creada o un mantenimiento de concepto por cliente. Tarifas del Concepto.

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Pantalla de Conceptos por Cliente.

Campos en los que asociamos el concepto y el cliente.

Precio o % Descuento a aplicar al cliente por este concepto.

Si queremos que siempre tome como precio de este concepto para este cliente el que está estipulado en esta pantalla, el campo “Automático” debe estar a “NO”. Si la información proviene de una nota de cargo, el indicador Automático estará SI.

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Pestaña Propiedades.

El campo Comisionistas se rellenan siempre que tengamos un comisionista por cada concepto.

Campos Analíticos para que traspase a nuestra Contabilidad Analítica.

Periodicidad: cada cuando se factura un concepto. Pueden ser precios anuales por prestación de servicio, pero de facturación mensual o trimestral. Partir periodos: en función de cuando empieza a “contar” los contratos. Si el contrato se inicializa a mitad de mes, se puede contar como entero o no a efectos de facturación. Código contaje: seleccionar que contaje es el que devolverá las unidades correspondientes en cada facturación. Se entregará una lista de contajes internos, pero se podrán personalizar nuevos tipos de contajes para ampliar las posibilidades de contratación. Desglosar por tramos: si hay conceptos que se facturan por nóminas realizadas (por ejemplo) y se tiene un escalado de precios.

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Pestaña Grupo Tarifas.

Las tarifas se pueden crear por tramos. Accedemos dede “Gestion interna del despacho / Conceptos / Precios y Condiciones / Precios por concepto”

Desde esta pestaña se pueden ver o crear las tarifas de este concepto, las tarifas pueden ser por precio o por descuentos y por tramos.

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Desde 0 unidades hasta 10 unidades el precio es de 20 euros. Desde 10 unidad hasta 20 unidades el precio es de 10 euros. Desde 20 hasta 50 unidades el precio es de 9 euros. Desde 50 unidades hasta 500 unidades el precio es de 5 euros. Hasta todas las unidades el precio es de 1 euro.

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Tipos de contajes.

c. Empleados

Se trata de la relación de empleados (o colaboradores) del despacho. Se accede desde “Gestion interna del despacho / Empleados”.

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El primer paso antes de dar de alta los empleados del despacho, es definir las categorías de empleados del despacho donde imputamos el coste hora. Atención: no son las categorías de nómina. Es un nivel de clasificación de los técnicos o empleados del despacho para saber luego los costes de las tareas. El precio hora debería ser una media del coste por hora del empleado, que incluye: sueldo + p.p. de estructura + otros costes, etc. Este valor es propio de cada despacho.

Luego daremos de alta los Empleados y los asignaremos a una categoría.

Cód. emp. Nómina: código del empleado en la aplicación de Nómina.

No se refiere a las categorías de la Nómina.

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Pestaña Personal: En esta pestaña toda la información referente a los domicilios del empleado.

Pestaña Varios. En esta pestaña podremos indicar el usuario de entrada en la aplicación que se corresponde con el empleado.

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d. Proveedores

Se accede desde “Gestion interna del despacho / Proveedores”.

Podemos dar de alta los Proveedores del Despacho, esta pantalla está pensada para los proveedores de material de oficina, ADSL, etc… La gestión interna no tiene facturación de Proveedores por lo que esta pantalla nos permite tener un inventario de proveedores y sus contactos.

Se puede indicar si sábados y domingos se consideran festivos a la hora de imputar las horas trabajadas del empleado.

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2. Creación de Contratos

a. Contratos / Contratos Activos

El módulo de contratación es uno de los pilares básicos de la Gestión Interna Sage Despachos. La idea principal de este módulo es la de dar soporte a todo tipo de tareas periódicas que se deban realizar en el despacho, es decir, generar la facturación recurrente mensual a nuestros clientes. Cualquier prestación de servicio que tenga un inicio y un posible final, y que deba realizarse no sólo una vez, debe poderse realizar mediante un contrato. Los contratos tiene líneas de contrato, en las cuales especificamos que conceptos deben realizarse, cuando deben elaborarse, y como se deben facturar.

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Desde el menú podemos realizar un filtro previo y podemos ver sólo los contratos activos (Contratos Activos) o todos los contratos ya estén activos o no (Contratos).

Los contratos se estructuran en dos partes, cabecera y líneas. En la cabecera del contrato se definen los datos del cliente y las condiciones generales del mismo. Cuando creamos un nuevo contrato, además de informar el cliente, es imprescindible definir toda una serie de campos, en algunos casos, de cumplimentación obligatoria. Éstos se encuentran básicamente concentradas en la pestaña “Contratos”. Lo informado en la pestaña se aplicará a nivel global para todas las líneas de los mismos, no obstante, muchos de estos valores, podrán ser modificados por artículo si fuera necesario.

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En las líneas se insertan los artículos que se contratan. Todo lo que se añada en líneas influye en la cabecera, ya que el importe y el plan de facturación del contrato dependen de las líneas. Una vez generado el contrato y las líneas del mismo, se deberá modificar el estado de los contratos desde Procesos / Cambio estado. Al crear un contrato su Estado es como Ofertado, este estado permite modificar cualquier clausula, para que se tenga en cuenta el contrato a la hora de su facturación hay que ponerle como “Aceptado”. Este cambio se puede realizar desde el mismo contrato o de forma masiva desde “Menu / Contratos / Cambio de Estado”.

b. Asistente de Nuevos Contratos.

Líneas del contrato

Cabecera del contrato

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i. Fechas de Inicio y Fin de Contrato

Introducimos la Fecha de Inicio y Fin de Contrato y la Fecha de Formalización que es la Fecha en la que se hace

efectivo el contrato. El contrato puede empezar el día 20 de Noviembre pero no se le factura hasta Diciembre para

esto ponemos como Fecha de Formalización en Diciembre.

ii. Periodicidad El mantenimiento de periodicidades nos permitirá definir todas aquellas periodicidades para condicionar los cálculos de precio y los cálculos de los planes de facturación de contratos.

Fechas en las que se inicia y acaba el contrato.

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La periodicidad tiene 2 funciones: Por una parte nos ayudará a expresar en que basamos los precios de los artículos que intervendrán en los contratos. Por ejemplo, si el precio de la gestión de nóminas es anual, trimestral, mensual…(en este caso hablamos de “Código periodicidad precio”). Por otra parte también nos ayudará a expresar cada cuando se cobra el artículo que incluiremos en los contratos. Por ejemplo si la gestión de nóminas, se debe cobrar cada mes, cada trimestres o una vez al año. (en este caso hablamos de “Código periodicidad cobro”).

Ejemplo, un concepto en cuyo precio está a 90 euros:

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Si ponemos como periodicidad cobro “Mes” y como periodicidad de precio “Mes”, el plan será mensual y como precio son 90 euros al mes.

Si ponemos como periodicidad cobro “Trimestre” y como periodicidad de precio “Mes”, el plan será cada tres meses y como precio son 270 euros el trimestre (90 euros por 3 meses).

Si ponemos como periodicidad cobro “Trimestre” y como periodicidad de precio “Trimestre”, el plan será cada tres meses y como precio son 90 euros al trimestre.

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Si ponemos como periodicidad cobro “Mes” y como periodicidad de precio “Trimestre”, el plan será cada mes y como precio son 30 euros al mes (90 euros al trimestre entre 3 meses) y con partir periodos a si.

El plan de cobro puede que no se de por la facturación si no que sea “Por Hitos”: El plan se generará en las fechas propuestas de los usuarios, además los importes por fechas vendrán condicionados por un % definidos por los mismos. (este % se aplicará sobre el importe total del contrato). Para esto primero hay que indicar en el contrato que la facturación va a ser por hitos.

Al partir periodos se coge cada periodo por días.

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Luego desde “Procesos / Informar Hitos” insertamos los Hitos que necesitamos.

Una vez informados los Hitos se facturan de la misma manera que la facturación por periodos, los Hitos se generan a una determinada fecha y cuando esta coincide con las fechas de facturación se produce la facturación. Si queremos que la facturación de los Hitos tenga un concepto determinado por defecto, podemos definir este concepto desde el Asistente de Configuración.

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iii. Cláusulas

Dentro de la cabecera del Contrato encontramos la pestaña de “Clausulas” donde podemos introducir las cláusulas

de las que consta el contrato para que quede reflejado por escrito lo estipulado entre nuestro despacho y el cliente.

iv. Detalle de las líneas del contrato (conceptos de facturación del contrato). Posiblemente, el apartado de líneas de contrato es el más importante para el cálculo de planes, ya que cualquier modificación aquí realizada prevalece sobre cualquiera de los valores generales definidos en la cabecera del contrato. Los valores que afectan al cálculo de planes por artículo están contenidos en la pestaña de “Contratos”.

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El campo “Partir periodos” se indicará si se quiere fraccionar o no los precios entre las fechas que definiremos los contratos. Si decimos que SI, esto implica generar un cálculo de la parte proporcional respecto el importe total entre las fechas indicadas. Pestaña Plan. Esta pestaña nos muestra el plan de cobro, y el importe líquido de cada uno de los artículos. Este Plan se calcula en función de los códigos de periodicidad introducidos.

v. Calcular e Imprimir contrato

Periodicidad del concepto.

Definiremos el artículo de facturación que queremos que aparezca en las notas de cargo / facturas cuando se facture el artículo en cuestión.

Código contaje: seleccionar que contaje es el que devolverá las unidades correspondientes en cada facturación. Se entregará una lista de contajes internos, pero se podrán personalizar nuevos tipos de contajes para ampliar las posibilidades de contratación.

Si no sabemos cuántas unidades hay que facturar podemos poner este campo a “Si”: Permite indicar las unidades a facturar, mediante un asistente, de forma previa a la generación de la nota de cargo / factura.

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Desde la pantalla de Contrato, la impresión y el cálculo del mismo podrá efectuarse desde el menú Procesos / Imprimir Contrato o Cálculo del contrato con el que estamos trabajando. Es necesario calcular el contrato para que genere correctamente el plan de cobro del contrato y calcule el importe liquido del mismo, en función del importe de cada uno de los artículos /líneas del contrato.

vi. Revisión del Contrato La revisión es la copia de un contrato en la cual, el ejercicio, la serie, el número y el resto de valores del nuevo contrato son idénticos al original, lo único que cambia es el valor del campo número de revisión (este valor se asigna automáticamente, después de realizar el proceso de revisión, en función de un contador autonumérico). La revisión se suele utilizar por los Despachos cuando se cambia alguna cláusula del mismo para dejar constancia del Contrato original y el revisado.

Para hacer la Revisión del contrato desde la misma pantalla del Contrato iremos “Procesos/Revisión Contrato”.

Debido a que los Contratos tienen que estar Aceptados para que se tengan en cuenta y poder ser modificados. Al Revisar el Contrato también nos aparece la siguiente pantalla:

Calcular e imprimir contrato

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Si queremos consultar el contrato original, sobre el revisado, marcaremos Procesos / Consulta / histórico de contratos.

Si dejamos marcada la opción mantener estado, la revisión se genera en el status que se encuentre el contrato original. En caso de no marcar la opción, la revisión se genera en status ofertado.

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vii. Renovación del Contrato La renovación, implica añadir sobre un plan existente en un contrato, una prolongación del mismo para otro ejercicio. Para realizar la Renovación de un contrato, desde la pantalla del mismo contrato iremos a Procesos /renovación contratos.

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Definiremos en la pantalla que aparece a continuación, si lo que queremos hacer es la renovación sobre el contrato sobre el cual estamos trabajando o bien si queremos generar un documento nuevo (una revisión) y sobre éste se genera la renovación.

Informaremos a continuación los límites de selección para definir el intervalo de contratos que deseamos incorporar en el cálculo.

Activaremos el check si queremos

que nos genere un número de

revisión previa a la renovación del

Contrato para no perder el

histórico.

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En caso de querer generar renovaciones de contratos de forma masiva acudiremos a Contratos / renovación de contratos.

c. Cálculo de Contratos

Se accede a esta pantalla desde “Gestión interna del despacho / Cálculo de contratos”.

Opción que nos permitirá recalcular todos los contratos que se indiquen. Al marcar la opción, aparecerá un asistente para poder generar los cálculos masivos de los mismos.

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d. Facturación de Contratos Cuando hablamos de facturación de contratos, hacemos referencia a los documentos (facturas y/o notas de cargo que podemos crear a partir de los contratos. Debemos tener en cuenta que para cada línea o plan de cobro del contrato, la aplicación podrá “disparar” una nota de cargo y una factura. Desde la pantalla de un contrato podemos facturarlo desde Procesos / Facturar Contratos.

Seleccionaremos los límites de fechas que se deben contemplar en los planes de contratos de cara a la generación de las notas de cargo y/o las facturas y que no estén anteriormente facturados.

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Si pulsamos Siguiente, nos aparecerá la siguiente pantalla donde podremos definir las opciones de facturación del contrato.

Al pulsar Siguiente, únicamente nos aparecerá la siguiente pantalla, cuando se tenga definido un artículo en el contrato, como “Preguntar al facturar SI”.

Marcando esta casilla, si se genera la facturación de todas las líneas de todos los planes del contrato, por defecto, al contrato se le asigna el status Finalizado.

Si marcamos la opción de facturar se genera la Nota de cargo más la factura. Si no marcamos la opción únicamente se genera la nota de cargo, en status pendiente de facturar.

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Si lo que interesa es lanzar un proceso de facturación masivo de contratos, deberemos acceder desde Contratos / Facturación de contratos

Por defecto en “Uni. A facturar” nos muestra las unidades incluidas en el contrato pero el campo está habilitado para que podamos introducir las unidades que queremos facturar.

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La facturación de contratos desde esta opción es exactamente la misma, aunque en este caso, el asistente permite indicar entre que límites de contratos se desea facturar.

e. Impresión de Contratos

La impresión del contrato podrá efectuarse desde el menú Procesos / Imprimir Contrato del contrato con el que estamos trabajando:

Si queremos imprimir contratos de forma masiva, deberemos acceder a Contratos / Impresión de contratos.

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f. Generación de Contajes El contaje permite que la aplicación nos cuente lo que necesitamos, por ejemplo, nóminas o asientos, etc… y nos informe de su número para su posterior facturación. Como puede haber contratos que contengan conceptos que necesiten contajes, el primer paso antes de facturar es obtenerlos. Para ello tenemos el proceso correspondiente para capturarlos y verificarlos si es necesario. A partir de este momento se podrá obtener una simulación de la facturación para verificar, y acto seguido emitirlas para su envío. Primero tenemos que haber definido el contaje correspondiente en el mantenimiento del artículo).

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En la línea del contrato debe aparecer el código empresa cliente (donde se realizarán los servicios y de donde se contarán las unidades) y el código contaje.

La generación del contaje se efectúa desde Contratos / Generación de contajes.

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En esta pantalla indicaremos entre que fechas se quieren recoger los contajes y pulsaremos Siguiente, esta opción es muy importante ya que la aplicación contará lo que le hayamos indicado en función de las fechas introducidas.

En esta pantalla indicaremos los límites del proceso, es decir, para qué contratos se desean recoger los contajes y pulsaremos Siguiente:

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g. Contajes

Para visualizar los contajes generados anteriormente podemos hacerlo desde dos sitios: Desde el proceso de generación de contajes dejaremos marcado el check visualizar resultado.

Si queremos que nos abra automáticamente la pantalla de contajes al finalizar su generación.

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O desde el Menú / Contratos / Contajes.

Nos muestra una pantalla con todos los contajes realizados para las fechas informadas en la generación de contajes.

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Si hemos modificado manualmente las Uni. A Facturar tenemos que guardar para su posterior facturación.

Una vez insertados los contajes se cierra la pantalla y se factura el contrato de la manera habitual, al facturar el contrato con contaje, el programa adquiere el contaje introducido de forma automática.

Por defecto en “Uni. A facturar” nos muestra las unidades que la aplicación ha contado pero el campo está habilitado para que podamos introducir las unidades que queremos facturar.

Unidades que ha contado la aplicación.

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Al finalizar la facturación del contrato el programa genera una nota de cargo con el contaje que se puso en su momento.

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h. Informes

Accedemos a los informes desde “Gestion Interna / Contratos / Informes varios”

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3. Minutación

a. Notas de Cargo.

i. Histórico de notas de cargo: notas de cargo pendientes e histórico Desde el “Minutación / Notas de cargo”, podremos gestionar toda la información referente a las notas de cargo, dar de alta de forma manual, emitir facturas de las mismas etc. En el mantenimiento de notas pendientes únicamente las notas de cargo pendientes de facturar, es decir, de las cuales no se haya emitido aún la factura.

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Al pulsar se nos muestran todas las notas de cargo pendientes de facturar en modo lista.

Las notas de cargo mientras no estén facturadas se pueden modificar y eliminar por lo que se tratan de facturas

proforma para su comprobación y posterior facturación.

ii. Mantenimiento Notas de Cargo/Factura Para acceder a alguna de las notas de cargo, haremos doble click sobre la nota de cargo a consultar desde la lista que nos muestra el programa en principio. Ya sea para las notas de cargo pendientes como todas las notas de cargo.

Nueva nota de cargo

Si la Nota de Cargo se ha cargado contra una provisión realizada por el cliente y en qué importe.

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Pestaña Cliente. Datos fiscales del cliente, que se adquieren automáticamente al introducir el cliente desde su ficha.

Pestaña Pagos.

Pestaña Observaciones. Observaciones para introducir en los formatos.

Condiciones de pago que generaran los vencimientos en el módulo de cartera.

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Pestaña Importes. Se pueden visualizar los importes acumulados de la nota de cargo, estos se acumulan en función

de los conceptos introducidos en líneas.

Pestaña Factura.

Importe de los conceptos que se tratan como suplidos.

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Líneas de las Notas de Cargo.

La línea de la nota de cargo incluye los conceptos facturables.

Al hacer doble click en las líneas se abre en modo ficha y podemos ver 3 pestañas de las líneas. La pestaña que

más nos interesa es la de Status.

Si la nota está facturada nos indica el número de factura.

Si la nota se ha generado desde un Expediente nos indica el número de Expediente.

Si indicamos Si, esta nota de cargo se puede agrupar junto con otras notas en una sola factura.

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iii. Cálculo e Impresión

El cálculo e impresión de las notas de cargo se puede realizar tanto de forma individual para cada nota como de

forma masiva para todas las notas de cargo.

Desde la pantalla de nota de cargo en “Procesos / Imprimir o Calcular Nota” podremos calcula o imprimir la nota

desde la que nos encontramos.

El cálculo de la nota de cargo se puede realizar de manera automática para que esta se calcule cada vez que

añadimos o modificamos el precio o unidades de un concepto incluido en la misma, para esto desde la opción de

“Personalización” podemos activar la casilla “Cálculo Automático”.

Si el concepto está facturado indica la factura en la que se ha realizado.

Si el concepto es un suplido, podemos insertar y/o consultar el Perceptor de Suplido en el que lo hemos aplicado.

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Si queremos calcular o imprimir las notas de cargo de forma masiva, podemos hacerlo desde “Gestión Interna del Despacho / Minutación / Notas de Cargo / Cálculo de notas o Impresión de Notas.

Dentro de la opción de cálculo de notas podremos activar la casilla de verificación Forzar cálculo de líneas, si deseamos calcular cada línea de la nota, acumular los importes de las líneas en la cabecera y calcular la cabecera.

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iv. Provisiones Desde el mantenimiento de “Notas de cargo / Provisiones” podremos dar de alta las provisiones de cada uno de nuestros clientes.

Desde la misma nota de cargo también se puede añadir o capturar una provisión para esa nota de cargo.

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Al capturar las provisiones el programa nos muestra todas las provisiones pendientes de este cliente para que podamos elegir la provisión con la que queremos abonar la nota de cargo.

Desde “Notas de cargo / Provisiones” podemos añadir una nueva provisión o ver las existentes.

Pestaña Expediente.

La provisión siempre tiene que estar unida a un cliente.

Si queremos capturar la provisión de forma completa.

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Las provisiones se pueden utilizar para cualquier nota de cargo, expediente, tarea, etc… o asignar sólo para que pueda ser utilizada en expediente en concreto, una tarea dentro de un expediente o a tareas varias.

Pestaña Gestión. En esta pestaña informaremos si cuando un cliente nos entrega una provisión queremos que la aplicación genere una nota de cargo, factura, vencimiento en cartera y asiento contable o que simplemente nos genere la provisión.

Pestaña notas de cargo.

Si la provisión es para un expediente en concreto, informamos el número de expediente.

Si la provisión es sólo para una o unas tareas dentro de un expediente, informaremos las tareas a las que se puede asignar la provisión.

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Pestaña observaciones. Si queremos poner observaciones sobre la provisión.

v. Informes Desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Notas de cargo / Informes varios” podremos listar informes relacionados con la minutación del despacho:

Podremos visualizar en que notas de cargo se ha usado la provisión.

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Los informes que existen son:

Notas de cargo pendientes de facturar

Notas de cargo pendientes de facturar con fecha de la nota anterior a 30 días

Notas de cargo pendientes de facturar por cliente

Notas de cargo pendientes de facturar por fecha

Diario de conceptos por cliente

Diario de ventas de clientes por concepto. Se pueden modificar o crear más informes desde la consola de administración.

Ejemplo de listados:

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b. Facturas

i. Emisión de Facturas

La Emisión de Facturas nos permite facturar de forma masiva las notas de cargo, también nos da la opción para que

de manera automática estas facturas se traspasen a contabilidad, a cartera y se envíen las Efacturas. Se accede

desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Facturas / Emisión de Facturas”.

En esta primera pantalla indicaremos los límites del proceso, es decir, las notas de cargo pendientes que queremos

facturar.

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Al pulsar Siguiente, nos aparecerá la siguiente pantalla, donde definiremos los procesos a realizar:

Al pulsar Siguiente, nos aparecerá la siguiente pantalla, donde tendremos la posibilidad de acotar aun más el proceso de facturación.

Se generan las facturas en el mantenimiento de facturas, visualizaremos la nota de cargo en el mantenimiento de notas / facturas, y además ésta quedará en status facturada.

Crear cartera de efectos: Permite crear los efectos de la factura y los traspasa a cartera. Contabilizar facturas, contabiliza las facturas recién creadas de manera automática.

Si queremos generar E-facturas y cuales.

Qué hacer con las E-facturas generadas.

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Fecha de factura:

Si se activa, genera las facturas por cada serie de las notas. (en una factura no pueden intervenir notas de distintas series. Si la desactivamos, las facturas que se generan tienen la serie informada en el campo serie fija.

Permite visualizasr y/o modificar los contadores de las facturas. Si activamos la casilla de verificación “Misma serie nota”, podremos modificar todos los contadores de las facturas.

Permite bloquear o desbloquear notas para su facturación.

Permite bloquear las notas para su facturación.

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Al pulsar Siguiente deberemos seleccionar la máscara del informe.

Si se ha seleccionado la opción de Contabilizar, el asistente mostrará la siguiente pantalla para que elijamos la Guía de Traspaso a contabilidad que más nos convenga.

En el caso de que agrupemos una factura con varias notas de cargo: Fecha primera nota de la factura: Para que la fecha de la factura sea la fecha de la primera nota que forma la factura, Fecha última nota de la factura: Para que la fecha de la factura sea la fecha de la última nota de la factura.

Máscaras automáticas: Si seleccionamos la opción mascaras automáticas, se selecciona el formato de impresión indicado en la cabecera de la nota de cargo para la impresión de facturas. Si no está informado, asigna el del cuestionario de configuración. No estará disponible la casilla de verificación Limitar por máscara de informe.

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ii. Impresión de Facturas

Desde la pantalla de factura se puede Imprimir la factura desde Procesos / Imprimir Factura.

Para realizar una impresión masiva de facturas podemos acceder desde Gestion Interna del despacho / Facturas /

Impresión de Facturas.

Al pulsar nos aparece la siguiente pantalla.

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iii. Traspaso a Cartera de Efectos

La relación de la factura con Cartera se realiza desde Procesos pudiendo crear o borrar los efectos de esa factura.

Podemos tener varios informes de Facturas.

Permite obtener las notas pendientes de imprimir (dentro de los límites informados). Si la desactiva, se obtienen todas (dentro de los límites informados). Controla que no volvamos a

Permite comprobar que la máscara a imprimir esté informada en el documento. Si el documento no tiene máscara, asigna la del cuestionario de configuración. Si tampoco existe máscara en el cuestionario de configuración, asigna para el documento la seleccionada en la ventana. Se desactiva la casilla de verificación Limitar por máscaras.

Si queremos crear los efectos de la factura y traspasarlos a Cartera.

Si queremos borrar los efectos de la factura que están en Cartera.

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Si se crean efectos desde la factura cuando ya estaban generados con anterioridad, el programa elimina los efectos

que ya existen y crea los nuevos.

Si se modifica algún importe de la factura, la aplicación también modifica los vencimientos generados en cartera.

Para efectuar el traspaso a la cartera de efectos de forma masiva. Tenemos dos opciones, desde el “Menú Facturas / Traspaso a cartera de efectos” Indicaremos los límites del proceso y pulsaremos Finalizar.

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O en la propia pantalla de factura desde “Procesos / Crear efectos cartera”.

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iv. Contabilización de las Facturas

Para efectuar la contabilización desde una factura tenemos que ir a Procesos / Contabilizar factura actual.

Es importante tener en cuenta que las facturas contabilizadas quedan marcadas para que no se vuelvan a

contabilizar.

Para contabilizar de forma masiva las facturas tenemos que acceder desde “Gestión interna del despacho /

Facturas / Contabilización de facturas”

En la siguiente pantalla deberemos definir la guía de contabilización y la fecha del proceso (fecha de los apuntes contables a generar en Contabilidad,

Si queremos borrar el asiento contable generado podemos “Borrar el asiento de la factura actual”.

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v. Abono de las Facturas

Desde “Gestión interna del despacho / Facturas / Abono de facturas” podremos generar notas de abono según las

notas o facturas informadas.

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Al pulsar en la opción de Abono nos muestra una pantalla para seleccionar las facturas o notas de cargo que

queremos abonar, motivo de abono, etc…

Una vez definidos los datos del proceso pulsaremos Aceptar donde nos aparecerá la siguiente pantalla, para efectuar el abono del documento.

Motivo del abono (campo obligatorio). Debe estar dado de alta en el mantenimiento de clientes / motivos de abono.

Indicaremos si el documento a abonar es una nota o una factura.

Si el abono va a tener traspaso a cartera y sus condiciones.

Filtro de búsqueda de la factura o nota de cargo a abonar.

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Una vez definidas las líneas a abonar, pulsaremos Aceptar, automáticamente se generará una nota de cargo en negativo.

Las facturas o notas de cargo filtradas desde la pantalla anterior.

Líneas de la factura o nota de cargo seleccionada en la cabecera.

Se pueden seleccionar todas las líneas a abonar o sólo las que queramos. También nos permite seleccionar el número de unidades a abonar dentro de cada línea.

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vi. Diario de Facturación

Nos permite obtener un informe de la emisión de facturas y de la entrada de notas de cargo.

Luego tenemos que seleccionar los límites para mostrar el Diario.

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vii. Libros Registro de Provisiones/Suplidos

Nos permite obtener un informe de las provisiones y de los suplidos.

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Libro de provisiones.

Libro de suplidos.

viii. Efactura

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1. Formato de Envío

Para poder enviar la E-factura necesitamos primero indicar el formato de envío en el que se va a realizar.

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Desde el menú procesos podremos importar los formatos de envío de otras empresas.

Indica si este formato será visible desde otros elementos de la aplicación.

Manual: el usuario es el encargado de hacer llegar el fichero al destinatario. e-Mail: se envía automáticamente el fichero generado a la dirección de correo informada en la plataforma. CECA: Sistema electrónico de cajas de ahorro.

Si queremos generar fichero XML y/o Pdf.

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2. Generación y archivo de la factura electrónica

Accedemos a esta pantalla desde “Gestión Interna / Minutación / Facturas / eFactura / Generar y archivar facturas”

Desde esta opción podremos generar, firmar, archivar y enviar las facturas electrónicas. Primero tenemos que

seleccionar las facturas a generar.

Una vez seleccionados los límites del proceso, deberemos seleccionar las opciones para firmar, archivar y enviar las facturas.

Generar y archivar e-factura: Generar la factura electrónica de la factura procesada. La factura quedará firmada y archivada en la Gestión documental. - Clientes a enviar: Crear solo

las facturas electrónicas de los clientes con “Si” en el campo Enviar e – factura.

- Todos: Generar la versión

electrónica de todas las

facturas procesadas.

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3. Envío y consulta de la factura electrónica

Accedemos a esta pantalla desde “Gestión Interna / Minutación / Facturas / eFactura / Envío y consulta manual.”

Esta opción nos permite enviar y consultar la factura electrónica de manera manual directamente en la plataforma

que hayamos informado.

Para activar esta opción tenemos que activar la casilla de “Envío a plataforma” desde el mantenimiento de formatos

a envío.

Después tenemos que indicar la plataforma a la que queremos acceder.

Por último se nos abre la plataforma para que enviemos o consultemos las facturas.

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4. Gestor de Efacturas

En el Gestor de Efacturas queda reflejado todo lo que se ha realizado con las Efacturas, tenemos un histórico de

todo lo sucedido con ellas.

c. Comisiones

Podemos ver las E-facturas que han sido procesadas, las que están aceptadas y las que han sido rechazadas.

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Las comisiones son un importe que gana un comisionista por las facturas realizadas a los clientes que tiene

asignado el comisionista. Los comisionistas se dan de alta o se modifican desde “Gestión Interna / Clientes /

Comisionistas”

La comisión normalmente es un porcentaje del valor de la factura. Este porcentaje se introduce directamente en el

cliente si es fijo:

o en cada nota de cargo si es variable.

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La liquidación de estas comisiones pueden ser por factura generada o por factura cobrada, esta opción se define

por defecto en el Asistente de Configuración y a la hora de generar la liquidación de la comisión.

La liquidación de las comisiones significa el pago de las mismas a los comisionistas y su traspaso a contabilidad.

i. Liquidación de Comisiones.

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Liquidación de Comisiones”

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Desde esta opción podremos liquidar y contabilizar las comisiones.

Al pulsar Siguiente accederemos a la pantalla de límites, donde deberemos definir los registros a procesar.

Facturas totalmente cobradas: Liquidar solo las facturas cuyos efectos estén cobrados. Facturas parcialmente cobradas. Liquidar las facturas cuyo importe liquidado corresponda como máximo a los efectos cobrados, nunca superior. Todas las facturas: Liquidar todas las facturas, independientemente de que sus efectos estén cobrado. (contabilizados).

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Una vez definidos los límites del proceso, pulsaremos Finalizar, donde visualizaremos la liquidación de las comisiones en función de los límites informados.

Comisionista Una lista de sus comisiones, de donde procede esa comisión, lo que está pendiente y lo que se va a liquidar.

Si queremos contabilizar la liquidación de las comisiones.

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ii. Generación de Comisiones

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Generación de Comisiones”

Para proceder a liquidar las comisiones, primero hay que generarlas, para eso pulsamos sobre la opción de

Generación de Comisiones y nos muestra la siguiente pantalla para seleccionar los límites a procesar.

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iii. Informe de comisiones

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Informe de Comisiones”

Desde esta opción podremos listar varios informes de comisiones:

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iv. Bajas de Liquidaciones.

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Baja de Liquidaciones”

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Desde esta opción podremos eliminar los registros del fichero de liquidaciones y restablecer los valores eliminados de la liquidación en el mantenimiento de cartera de comisiones, volviendo a quedar pendientes de liquidar.

Si dejamos marcado el check “borrar registros contabilizados” se eliminarán todos los registros seleccionados. Si se desactiva esta opción solo se eliminarán las liquidaciones pendientes de traspasar a contabilidad.

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v. Contabilización de Comisiones

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Contabilización de Liquidaciones”

Desde esta opción, podremos generar los asientos contables de las liquidaciones de comisiones, en función de las guías de contabilización.

Fecha en la que queremos que haga el asiento contable.

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Las liquidaciones contabilizadas quedan marcadas para que no se vuelvan a contabilizar de forma involuntaria (aunque los límites informados incluyan liquidaciones contabilizadas, no volverán a contabilizarse.

vi. Anulación de Comisiones

Se accede a esta opción desde “Gestión interna del despacho / Minutación / Anulación de Comisiones”

Este proceso permite anular las comisiones anteriormente generadas.

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