manual excel ii

5/14/2018 Manual Excel II - slidepdf.com

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I n t e r n e t y C a p a c i t a c i ó n G r a t i e n t u B i b l i o t e c a P ú b l i

ExcelPrograma e Capacitación el Programa BiblioRee

p ar aT r ab a j a r

Nivel II



I n t e r n e t y C a p a c i t a c i ó n G r a t i s e n t u B i b l i o t e c a P ú b l i c a

ExcelPrograma e Capacitación el Programa BiblioRee

p ar a

T r ab a j a r

Nivel II



Elaborado por :

Coordinación de Capacitación

Programa BiblioRedes

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos

Excel para Trabajar Nivel II

Manual de Capacitación del Programa BiblioRedes

Propiedad del Programa BiblioRedes de la

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos

Registro de Propiedad Intelectual Nº XXX.XXX

Este material podrá ser reproducido para eectos de capacitación y/o de reerencia con el consentimiento del Programa BiblioRedes y no podrá ser comercializado.



Tabla e Contenio

Gráfco 5

Itroducció 5

1. Recoociedolodiferetetipodegráco 5

1.1. Gráco de columnas o barras 5

1.2. Gráco circular 6

1.3 Gráco de líneas 6

2. Ladiferetepartedeugráco 6

3. Cómocrearugráficodecolumauadoel

AitetedeGráficodeExcel 7

3.1. Cómo abrir el Asistente de Grácos de Excel 7

3.2. Paso 1 del Asistente para Grácos 8

3.3 Paso 2 del Asistente para Grácos 9



Actiiae e apreniae: Eercicio 1 15

Uo e Plantilla - Balance 16

1. LaplatilladeExcel 16

2. Platillaparaolucioedehoadecálculo 17

3. Trabaarcoplatilladetrodecadatarea 17

Actiiae e apreniae: Eercicio 2 20

Uo e Plantilla - Amortiación e Prétamo 21

1. Abrirlaplatilla 21

2. CambiodeformatodelaplatilladeAmortiaciódePrétamo 22

3. CálculodeAmortiaciódePrétamo 22

4. Cómoiterpretarloreultado 24

Actiiae e Apreniae Eercicio 3 25

Auto ealuación 26

Grácos 26

Uso de Plantillas - Balance 26

Uso de Plantillas - Amortización de Préstamos 27



Gráfco

¿Qué sabré o qué podré hacer al fnalizar esta sección?

Reconocer las dierentes partes de un gráco.•

Usar el Asistente de Grácos.•

Introucción

Excel incluye una unción de grácos, la que podemos usar para explicar datos y re-

presentarlos de manera sencilla. Los gráfcos también pueden ayudar a que alguna

presentación o algún documento escr ito, parezca más proesional y el lector o lectoraretenga mejor lo que se quiere transmitir.

Con el Asistente de Grácos es muy ácil crear casi cualquier gráco que necesitemos.

1. Reconociendo los diferentes tipos de grácos

Un gráfco es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a obser-

var sus cambios y a verlos de orma global y sintetizada. Existen varios tipos de grácos,pero en este curso básico de Excel sólo hablaremos de los tres más comunes:

1.1. Gráfco de columnas o barras

Es útil para observar seguimientos de tendencias de ciras o para comparar números.Cada columna representa un valor determinado. El gráco de barras es la versión ho-rizontal del gráco de columnas.

G r á f i c o d e C o l u m n a s

G r á f i c o d e B a r r a s



Programa e Capacitación el Programa BiblioRee / Excel Niel II

6

La selección correcta de un tipo de gráco realmente puede lograr expresar las ideas

claramente. También puede ocurrir lo contrario, que la selección incorrecta puede

producir conusión.

2. Las diferentes partes de un gráco

En Excel es posible construir un gráfco a par tir de datos inser tos en una tabla. Veamos un

ejemplo, en este caso, los datos de “Comparación de Precios”. La tabla que mostramosa continuación contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienenla inormación esencial en base a la cual se construye el gráco. Esta inormación estáconstituida por la ser ie de datos, es decir, los valores que se incluirán en el gráco (eneste caso el precio de cada producto en los distintos supermercados comparados) y,por las categorías, que nos permitirán saber a qué corresponden dichos datos.

1.2. Gráfco circular

Este tipo de gráco muestra la relación de las par tes con respecto al todo. Si el círculo

es la totalidad de los datos de origen, cada porción del círculo representa un númeroindividual.

1.3 Gráfco de líneas

Éste tipo de gráco es mucho más útil para observar las tendencias durante el trans-curso del tiempo. Estos grácos acilitan estudiar el alza o la baja de un determinado

elemento. Una variación del gráfco de líneas es el gráfco de área en el cual se sombrea,

con un color especíco, el área que está debajo de la línea.

Gráfico circular

Gr áfico de líneas

3

5

9

2

4

7

8

6



3. Cómo crear un gráfico de columnas usando el Asistente de

Gráficos de Excel

En esta sección aprenderemos a utilizar el Asistente de Grácos para crear un grácode columnas. El Asistente de Grácos nos guiará a través de las sucesivas etapas paraingresar la inormación que nuestro gráco.

3.1. Cómo abrir el Asistente de Gráfcos de Excel

Abramos el archivo “Ejercicio4.xls” que guardamos anteriormente en la carpeta de•

Mis Documentos.

Seleccionamos los datos que se incluirán en el gráfco. Debemos incorporar en esta•

selección elementos tales como: títulos e identicadores de serie que, en este caso,serían los nombres de los meses y los años.Aunque en el caso del ejemplo que estamos utilizando, todas las celdas que se se-•

leccionarán son contiguas, debemos recordar que los datos que se seleccionan no tienen que ser necesariamente contiguos.

En base a estos datos, es posible construir el siguiente gráco de columnas:

Comparación de Precios

Supermercado

A

Supermercado

B

Supermercado

C

Supermercado

D

Pan 8

Leche 13

Azúcar 15

Aceite 12

Serie de datos

Comparación de Precios

Supermercado

A

Supermercado

B

Supermercado

C

Supermercado

D

Supermercado

P r e c i o

1400120010008006004002000

Pan

Leche

Azúcar

Aceite

Eje de valores

(Eje Y)

Eje de categorías

(Eje X)

Serie de datos

Título




8

O hacer clic sobre la• opción Insertar en la barra del menú, donde debemos se-

leccionar desde el menú la opción Gráfco. Al hacer lo, se abriremos la ventana dediálogo para Asistente de Grácos:

Ahora estamos listos o listas para abrir el Asistente de grácos. Hay dos maneras•

para hacer estoHacer clic sobre el• botón para Asistente de Gráfcos de la barra de herramientas:



3.2. Paso 1 del Asistente para Gráfcos

El primer paso del Asistente de Grácos corresponde a la selección del tipo de•

gráco. En nuestro caso utilizaremos un gráco Tipo estándar, de columnas, el quese selecciona con un clic en el Tipo de gráco de nuestra preerencia.Luego, se debe seleccionar uno de los Subtipos de gráco correspondientes a Co-•

lumnas. Para este ejercicio utilizaremos una columna agrupada, es decir el primeroque se encuentra en la esquina superior izquierda del menú Subtipo de Gráfco.

Al hacer clic sobre este recuadro se deberá oscurecer

Para ver una muestra preliminar del gráco, y conrmar que es el que deseamos•

usar, debemos mantener oprimido el botón Presionar para ver muestra. La muestra preliminar la veremos en el espacio donde antes estaba el menú Subtipos de

Gráfco.




10

Ahora, hagamos clic en el• botón Siguiente para avanzar al paso número 2.


En el segundo paso del Asistente de Gráfcos debemos verifcar o cambiar los rangos•

de celdas que contengan la inormación que usamos para crear el gráco.

En la parte inerior de esta ventana y en la de los 4 pasos del Asistente de Grácos•

nos encontraremos con los siguientes botones: Cancelar, Atrás, Siguiente y Finalizar.Sirven, respectivamente, para desistir de la construcción del gráco, retroceder y avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al nal, creando así elgráco con las opciones predeterminadas.

Si la serie de datos que queremos gracar está expresada en las, debemos dejar •

seleccionada la opción Filas. Si la serie de datos que queremos gracar está expre-sada en columnas, hacemos clic sobre la opción Columnas. La selección de Filas o

Columnas aecta signicativamente la apariencia del gráco. Para comprobar esto,seleccionemos primero Filas y veamos cómo el gráco aparece en la ventana del

asistente. A continuación hagamos lo mismo con “Columnas”. Para eectos de esteejercicio, volvamos a seleccionar “la” que es como hemos ordenado las series dedatos.



En la mayoría de los casos, incluyendo este, Excel interpreta correctamente la orien-•

tación de los datos y, en este paso, no necesitamos más que hacer clic en el botón

Siguiente en la parte inerior de la ventana.


El tercer cuadro de diálogo del Asistente de Grácos nos presenta opciones para de-nir su apariencia. La cantidad de “pestañas” que aparecen en la parte superior de estecuadro, depende del tipo de gráco seleccionado. El máximo de pestañas son 6, comoen el caso de nuestro ejemplo en la imagen de más abajo.

Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir deniendo algunas opciones espe-ciales. Aunque en este ejercicio no será necesario hacer mayores cambios, veremosqué permite modicar cada una de ellas.




12

Títulos:• Permite ingresar títulos para varias partes del gráco. En nuestro ejemploescribiremos “Cuenta Andrea Urrutia” en el espacio para el “Título del gráco”;

“Meses” para el subtítulo del eje de categorías (X) y “Cantidad” para el subtítulodel eje de valores (Y).

Eje:• Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.



Gráfco

Líneas de división:• Nos permite especicar las líneas de división, por ejemplo, eneste caso hicimos una división por meses. Esta ventana de diálogo cambia segúnlas dimensiones del gráco.

• Leyenda:Permite especicar si queremos mostrar una leyenda para el gráco y denir la ubicación con relación al gráco.




14

• Rótulosdedatos:Nos permite mostrar rótulos de datos y el contenido de estos

rótulos para las series de datos. En este caso, hemos dejado denida la opción de

Valor, lo que se refeja en el número que se agrega en la parte superior de cadabarra y corresponde al valor que representa.

• Tabladedatos:Nos permite especifcar si se quiere mostrar una tabla de los valores

usados en el gráco y también permite mostrar la tabla de datos junto al gráco.



Gráfco

Por lo general para hacer un gráco sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa

del asistente, excepto para ingresar un título. Esta herramienta toma las decisiones

correctas por nosotros.

Avancemos, haciendo clic sobre el botón Siguiente para llegar al paso nal.


En el 4° paso debemos especicar dónde queremos mostrar el gráco. Podemos•

elegir entre mostrar “En una hoja nueva” separada o “Como objeto en” una hoja

de cálculo existente.Luego, debemos hacer clic sobre el• botón Finalizar y Excel creará el gráco deacuerdo con nuestras especicaciones.

Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el gráfco. Solo•

debemos hacer clic sobre el gráco y, luego, hacer clic sobre el botón Asistente deGrácos para modicarlo.

ACTIvIdAdEs dE APRENdIzAjET

Eercicio 1

Copie la siguiente tabla en un libro de Excel:1.

Nº Nombre Completo Enero Febrero Marzo Abril

1 Francisca García 2500 5100 4870 4500

2 Teresa Inostroza 8300 4000 3920 8760

3 Luisa Sánchez 6200 5600 2900 7980

Una vez copiada la tabla, represente los datos en un gráco de líneas y en una hoja separada de la1.

tabla, utilizando el Asistente de Grácos.

No olvide autoevaluarse en la página 26, en el capítulo Gráfcos




16

Uo e Plantilla - Balance


Elegir una plantilla para elaborar un Balance.•

Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.•

1. Las plantillas de Excel

Las plantillas son patrones predenidos para crear libros (archivos) en la planilla decálculo. Éstas resultan muy útiles cuando usamos varias veces un libro con la misma

estructura. Por ejemplo, cuando hacemos acturas, tarjetas de tiempo, balances, etc.

Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeter-minadas, algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede descargar de

la web.

Para comenzar a utilizar una de ellas es preciso que abramos un libro nuevo desde el

menú Archivo, haciendo clic en la opción Nuevo...

Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos permite: abrir un libro nuevo enblanco o abrir un libro que ya existe. También nos permite crear un libro nuevo a par tir de una plantilla, para lo cual debemos ir a la opción En mi PC...




Al hacer clic sobre éste, se despliega la ventana Plantillas, la que contiene 2 pestañas con

distintos tipos de plantillas predeterminadas y, además, cuenta con el botón Plantillas

de Ofce Online para descargar plantillas a través de Internet.

2. Plantillas para soluciones de hoja de cálculo

Comenzaremos a aprender el uso de las plantillas a través de la creación de una Hoja

de balance. Para ello, debemos abrir la ventana de plantillas y hacer clic sobre la pestaña

Soluciones de hoja de cálculo.

3. Trabajar con plantillas dentro de cada tarea

En la pestaña Soluciones de hoja de cálculo, entramos directamente a la plantilla Hoja

de Balance, seleccionando el ícono correspondiente y, luego, haciendo clic en el botónAceptar. Cada una de las “soluciones” que allí se presentan corresponde a una publi-

cación genérica ya creada, sobre la que podemos trabaja




18

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia inorma-

ción en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo

Libro de Excel.

Si bien las plantillas traen un ormato predenido, podemos hacer las modicacionesde ormato que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes demodicarlo debemos desproteger la hoja.

Para desproteger una hoja debemos ir al• menú Herramientas, luego, seleccionar laopción Proteger y, por último,Desproteger hoja.... Una vez que hemos hecho este

procedimiento, ya podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.

La otra dicultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un•

tipo de moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este

caso, el Euro €. Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicendatos numéricos para valores de dinero; luego, dirigirnos al menú ormato, opción

Celdas..., nalmente, se abrirá la siguiente ventana, donde debemos seleccionar laPestaña Número, Categoría Moneda y, por último, el tipo que, en nuestro ejemplo,debería ser $ Español (Chile).




Después de hacer todos los cambios de ormato y del tipo de símbolos que vamosa usar dentro del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se iráncalculando de manera automática, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos lavisualización de la hoja Gastos (en el recuadro rojo):

La siguiente hoja, denominada Evolución de la cuenta, nos muestra los cambios suridos

por nuestro balance a través de un gráco de líneas.




20

ACTIvIdAdEs dE APRENdIzAjET

Eercicio 2

Utilizando los siguientes datos y, con el uso de una plantilla, obtenga el balance de la empresa Ishikawa,1.

para el mes de diciembre de 2007 y con valores expresados en pesos chilenos.

Balaceiicial$39.890.000.•

Día08,pagodemateriaprimapor$3.550.930.•

Día10,Cobrodeitereedeudepóitoaplaopor$590.000.•

Día12,Pagodeericiobáico$280.000.•

Día16,Pagodeimpoicioe$374.000.•

Día21,CobrodedeudaalaempreaKaorupor$2.300.900.•

Ahora, compruebe que realmente aprendió realizando la autoevaluación del capítulo Uso

de Plantillas, en la página 26.




Uo e Plantilla - Amortiación e Prétamo


Elegir una plantilla para elaborar una planilla de amortización de préstamos.•

Trabajar con plantillas dentro de cada tarea.•

1. Abrir la plantilla

Como ya sabemos, Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con

estructuras predeterminadas, una de ellas es la de Amortización de Préstamos, en

palabras simples se trata de una planilla que nos permitirá hacer los cálculos para saber cuánto debemos pagar mensualmente de un préstamo considerando todos valoresinvolucrados (impuestos, intereses, monto del préstamo, etc.).

Para comenzar a utilizarla debemos abrir un libro nuevo desde el menú Archivo,

haciendo clic en la opción Nuevo... y seguir las mismas instrucciones detalladas en elcapítulo anterior, pero esta vez seleccionaremos, en la pestaña Soluciones de hoja de

cálculo, el ícono de Amortización de Préstamo.




22

2. Cambios de formato de la plantilla de Amortización de Préstamos

Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia inorma-ción en los espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo

Libro de Excel.

Recordemos que, si bien las plantillas traen un ormato predefnido, podemos hacer •

modicaciones a la planilla, desprotegiendo la hoja en orma previa.Nuevamente, nos encontraremos con que los valores de dinero tienen un tipo de•

moneda ya asignado, el Euro €. Seleccionando todas las celdas que utilicen datos numé-

ricos para valores de dinero; y luego, dirigiéndonos al menú formato,opción Celdas...,

podremos cambiar el tipo de moneda en la pestaña Número, Categoría Moneda y,por último, el tipo que, en nuestro ejemplo, debería ser $ Español (Chile).

En el caso de esta plantilla en par ticular, debemos tener cuidado en seleccionar las•

celdas con ormato Moneda, ya que, no todas corresponden a cantidades de dinero.

Se debe cambiar el ormato de la moneda, solo en las celdas: Importe del préstamo;

Pago Programado; Total de Adelantos e Interés total (celdas marcadas en rojo).Y de la primera línea de la tabla de la parte inerior que nos arrojará los resultados.También podemos denir el número de decimales que queremos obtener.

3. Cálculo de Amortización de Préstamo

Después de hacer todos los cambios de ormato y del tipo de símbolos que vamos

a usar dentro de la Calculadora de préstamos, solo debemos ingresar los datos delpréstamo y los resultados, se irán calculando de manera automática, tal como en elsiguiente ejemplo:

Supongamos que pedimos un préstamo en el Banco de Las Américas por un monto

total de $ 200.000 (Doscientos mil pesos), con una tasa de interés del 4,75% anual,

a 2 años plazo y con 1 mes de gracia anual a elección. La fecha del primer pago

será el 30 de septiembre de 2009.




Importe del préstamo: $ 200.000.-•

Interés anual: 4,75%•

Periodo del préstamo en años: 2 años•

Número de pagos anuales: 11•

Fecha inicial del préstamo: 30/09/2009•

Entidad inanciera: Banco de Las•

Américas

La opción de Pagos extra opcionales, como lo dice el mismo comentario que aparece

al colocar el cursor en la celda respectiva, corresponde a pagos adicionales que nosotros queramos hacer para ir bajando el monto de la deuda. Si no vamos a hacer pagosextra, la dejamos en blanco.

Así, una vez que hemos ingresado todos los datos, obtendremos en detalle cada unade las cuotas que debemos pagar para “amortizar” (ir cubriendo) la deuda.

La siguiente hoja, denominada Evolución de la cuenta, nos muestra los cambios suridos

por nuestro balance a través de un gráco de líneas.




24

4. Cómo interpretar los resultados

Los resultados que obtenemos son el Resumen del préstamo y la tabla fnal que detalla

cada uno de los pagos, hasta llegar a 0 (cero), o sea, cuando ya hemos pagado toda

nuestra deuda.

El recuadro a continuación, nos da los datos generales del préstamo. El valor de la cuota,

el número de pagos y el monto total de lo que pagaremos por concepto de interés.

En la planilla que se despliega en la parte inerior, se detallan los siguientes datos:

Pago N°: Es el número de la cuota que nos corresponde pagar.•

Fecha del pago: Fecha en la que nos corresponde pagar la cuota.•

Saldo inicial: Es el monto total que nos alta pagar.•

Pago programado: Corresponde al valor de la cuota.•

Pago extra: Es cualquier pago que hagamos, adicional a la cuota establecida.•

Pago total: Corresponde al valor de la cuota que debemos pagar ese mes, consi-•

derando el pago programado y el pago extra.Capital: Es la cantidad de dinero de la cuota, que corresponde al pago del préstamo•

propiamente tal, descontando lo pagado por interés.

Interés: La cantidad de dinero de la cuota mensual, que corresponde al pago de•

intereses.Saldo nal: Es el valor total de la deuda, descontando la cuota de ese mes.•




ACTIvIDADEsDEAPREnDIzAjET

Eercicio3

Utiliadoloiguietedatoy,coeluodelaplatillacorrepodiete,obtegaeldetallede1.

lacuotaqueedebepagarporuprétamoolicitadoel15diciembrede2009ycoalore

expreadoepeochileo,eelBacodeCuricó.

Elalortotaldelprétamoede$670.000.(seicietoetetamilpeo),a3añoplao,pa-2.

gado10cuotaauale.

Elacuota°10,11y12,haremoupagoextrade$5.000.(cicomilpeo).3.

Ahora, compruebe que realmente aprendió realizando la autoevaluación del capítulo Uso

de Plantillas, en la página 27.



Programa e Capacitación el Programa BiblioRee / Excel

26

Autoealuación

A medida que complete cada contenido, es importante que usted vaya monitoreandosu propio proceso de aprendizaje. De esta manera, usted podrá determinar si necesitamás horas de práctica y/o solicitar apoyo en los contenidos que necesita repasar.

Ponga una X en el casillero que mejor describa su percepción del logro alcanzado y

apropiación de su aprendizaje. Luego hágase alguna recomendación de cómo proseguir

y convérselo con su capacitador o capacitadora.

Gráfcos

Aprendizajes Logrados Sí En parte No

Reconozcolosdiferentestiposdegrácos.

Reconozcolasdiferentespartesdeungráco.

Puedo crear un gráfco usando el Asistente de Gráfcos.

¿Y ahora, cómo sigo? Marque la opción que más le acomoda o recomiéndese algo

dierente.

Continuar con la próxima unidad.F

Ejercitar un poco más.F

Reunirme con algún compañero, compañera o mi capacitador o capacitadoraF para aclarar dudas.

OtroF

Uso de Plantillas - Balance

Aprendizajes Logrados Si En parte No

Conozco las plantillas de Excel.

Sé cómo acceder a las plantillas de Excel.

Puedo crear un balance usando una plantilla.


dierente.



Reunirme con algún compañero, compañera o mi capacitador o capacitadoraFpara aclarar dudas.

OtroF



Autoealuación

Uso de Plantillas – Amortización de Préstamos

Aprendizajes Logrados Si En parte No

Conozco las plantillas de Excel.

Sé cómo acceder a las plantillas de Excel.

Puedo crear un balance usando una plantilla.


dierente.



Reunirme con algún compañero, compañera o mi capacitador o capacitadoraF

para aclarar dudas.OtroF



ProgramadeCapacitaciódelProgramaBiblioRede

Excel

Elaborao por:

CoordiaciódeCapacitació

ProgramaBiblioRede

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