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INDICE

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE HOJA DE CÁLCULO. USO DE LOS MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS 2. CREAR UN NUEVO ARCHIVO 3. AUTOFORMATO DE TABLA Y FORMATO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS 4. PLANTILLAS 5. FÓRMULAS Y FUNCIONES 6. BASE DE DATOS EN EXCEL, LISTAS 7. MACROS 8. FORMULARIOS 9. CREACIÓN DE DIAGRAMAS Y GRÁFICOS 10. PREPARAR, CONFIGURAR E IMPRIMIR HOJAS DE CÁLCULO 11. COMBINAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO 12. DEFINIR Y APLICAR NOMBRE PARA CELDA, RANGO DE CELDAS O VALOR CALCULADO 13. EXCEL E INTERNET 14. SOLVER IDEAS CLAVE

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1.1. Concepto de Hoja de Cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación informática enfocada hacia la necesidad de cálculo de cualquier empresa o particular. Así, un programa de estas características permitirá realizar cálculos de cualquier tipo: desde sencillos cálculos aritméticos hasta complicadas fórmulas (funciones) financieras, estadísticas, matemáticas... Por otro lado, además de permitir la introducción de datos (numéricos o texto) y la realización de cálculos de cualquier tipo, una hoja de cálculo actual como es Excel 2000 posee también potentes herramientas para dar formato a nuestros trabajos (fuentes, estilos, colores, bordes, colores de relleno, tramas, formatos numéricos...) y configurarlos de cara a la impresión (vista preliminar, márgenes, encabezado y pie de página,...). Excel 2000 permite realizar también complejas operaciones que dan solución a numerosos problemas a nivel particular o empresarial tales como: recálculo automático, vinculación de datos, realización de avanzados gráficos estadísticos y mapas de una forma sencilla, análisis de datos, trabajo con bases de datos, creación de plantillas avanzadas...

Veamos un ejemplo de hoja de cálculo en blanco y otro de una hoja de cálculo empresarial confeccionada (pulse sobre la imagen para ampliar):

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1.2. Hoja de Cálculo Excel 2000. Instalación Excel es la hoja de cálculos más completa y avanzada, además de ser la más vendida y la más extendida a nivel mundial, tanto entre empresas como entre particulares. Pertenece a una "Suite" como Microsoft Office 2000, lo cual, aumenta las ventajas de usar Excel y no otro de similares características, ya que permite el intercambio de información con el resto de aplicaciones de la misma de una forma potente y sencilla (por ejemplo, realización de cálculos en Excel que posteriormente serán trasladados a un informe en Word).

1.3. Barras de Herramientas Adicionalmente a las barra de herramientas que Excel ofrece por defecto (Estándar y Formato), pueden seleccionarse muchas más con las principales funciones de la hoja de cálculo. La forma más rápida de activar/desactivar estas barras, es posicionando el puntero sobre una barra de herramientas y realizando un clic con el botón derecho del ratón, lo que mostrará un menú contextual con todas las barras de herramientas, pudiendo activarse/desactivarse mediante selección directa. Otra opción es seleccionar el Menú Ver y elegir la opción Barras de Herramientas. Excel mostrará las barras disponibles (si no puede verlas todas, pulse el botón Personalizar

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A través de Personalizar, se accede también a la ficha Opciones donde se pueden seleccionar algunas opciones de configuración y visualización de las barras de herramientas. En la ficha Comandos podrá se personalizar el contenido de las barras de herramientas. 1.4. Descripción de las Barras de Herramientas Descripción de las barras

• Estándar: barra de herramientas por defecto de Excel. Contiene botones para realizar operaciones básicas con la hoja de cálculo (archivo, autosuma, opciones de portapapeles, deshacer…).

• Formato: barra de herramientas por defecto de Excel. Contiene opciones enfocadas fundamentalmente a mejorar la presentación de la hoja (formato de texto, de número, bordes, colores…).

• Dibujo: añadir dibujos, flechas, líneas, cuadros…

• Gráfico: realizar modificaciones sobre gráficos de tipo estadístico.

• WordArt: inserción y retoque de rótulos en la hoja.

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• Imagen: inserción y retoque de imágenes en la hoja.

• Grabar Macro: controla la grabación de macros.

• Web: permite el acceso a Internet sin abandonar Excel.

• Formulario: añadir diversos elementos a la hoja de cálculo tales como botones, listas

desplegables…

• Configuración de sombra: añadir sombras a los objetos.

• Configuración 3D: añadir efectos 3D a los objetos.

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2.1. Secuencia básica para la creación de una hoja de cálculo Los siguientes pasos pretenden simplificar el proceso de creación de una hoja de cálculos, guiando al usuario a través de un proceso secuencial de elaboración de una hoja de cálculos.

2.2. Selección de celdas En numerosas ocasiones es necesario realizar cambios en el formato de una celda o varias una vez que ya se ha introducido su valor. También se hace necesario, de vez en cuando, borrar grupos de celdas más o menos extensos, así como realizar operaciones de copiar y mover celdas o grupos de celdas.

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2.3. Creación de fórmulas Vamos a comenzar con operaciones matemáticas básicas, dejando para más adelante las funciones incorporadas de esta Hoja de cálculo.

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En este ejemplo, se ha utilizado el botón "Autosuma" para calcular toda la columna "Total x C.A." y también para toda la fila "Total Anual". Así, para calcular la producción de Galicia se ha colocado el cursor en la celda E3, seguido del botón Autosuma y una selección de las celdas B3 a la celda D3. Este mismo proceso ha de seguirse para calculer cualquier producción anual (por ejemplo, para calcular la producción del 2003 ha de seleccionarse desde D3 hasta D11). El mismo proceso deberá ser realizado para calcular el resto de producciones por año y por comunidades autónomas. 2.4. Opciones deshacer y rehacer La opción Deshacer, como su nombre indica, deshace la última operación realizada, con lo que todo quedará como estaba antes de la última acción. Para utilizar esta opción, puede realizarse a través del botón correspondiente de la Barra de Herramientas Estándar o desplegando el Menú Edición y seleccionando la Opción Deshacer o mediante las teclas CTRL-Z. La opción Deshacer de esta Hoja de cálculo es una opción múltiple. Es decir, no sólo es posible deshacer la última operación realizada (que es lo más común), sino que puede también deshacer tantas operaciones como desee (eso sí una a una, no pudiendo deshacer unas operaciones y otras no).

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La operación inversa es Rehacer, que se utilizará cuando se haya ejecutado una opción Deshacer indebidamente, o se exceda el número de veces que se ha ejecutado. Para llevarla a cabo, puede utilizarse el botón correspondiente de la Barra de Herramientas Estándar o desplegar el Menú Edición y seleccionar la opción Rehacer.

2.5. Zoom de pantalla La opción Zoom es muy útil cuando el trabajo realizado en Excel no cabe en la pantalla. Por ello, muchas veces podrá reducirse proporcionalmente las dimensiones de la hoja (Zoom de pantalla), partiendo de que la visualización "normal" es un 100%. De esta forma, el trabajo que antes no cabía en pantalla, ahora podrá visualizarse en mayor medida o en su totalidad, lo cual mejora a claridad de los datos y permitirá tener una visión global del trabajo realizado. Este Zoom de pantalla se encuentra en la Barra de Herramientas Estándar y permite, mediante un menú desplegable, ajustar la visualización de la hoja al tamaño deseado. También puede obtenerse el mismo resultado a través del Menú Ver, opción Zoom.

Dicha disminución (o aumento) no es un cambio de tamaño real: la hoja mantiene las mismas dimensiones reales. Sólo es un efecto de visualización en pantalla (como si fuese una lupa que se acerca o aleja). 2.6. Ayuda de Excel

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2.7. Configuración de página. Página

Vamos a explicar todo lo necesario para preparar el trabajo de cara a una correcta impresión. Para ello, ha de utilizarse la opción Configurar Página del Menú Archivo. Una vez seleccionada, aparece un cuadro de diálogo con una serie de fichas disponibles en las cuales se deben seleccionar los cambios que se aplicarán. Una vez realizados, debe pulsarse el botón "Aceptar" (para aplicar los cambios deseados) o el botón "Cancelar" (para deshacer los cambios). Analicemos estas Fichas una por una:

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Esta ficha va a permitirnos seleccionar opciones tales como:

• Orientación: aunque por defecto la orientación del papel es vertical, en muchas ocasiones interesará una orientación del papel horizontal (apaisado).

• Escala: Con las opciones incluidas en este apartado podrá ajustarse la selección realizada en la hoja de cálculos a un número de hojas determinado o ampliar su tamaño para que aparezca más grande cuando lo imprima. Dispone de dos botones de selección: el primero, permite indicar el tanto por ciento del tamaño normal al que se desea imprimir la hoja (es posible que no quepa al 100%, pero sí al 90%, diferencia que apenas se notará); el segundo, permite indicar con exactitud el nº de páginas de ancho y el nº de páginas de alto al que se desea ajustar la hoja (calculando Excel automáticamente a qué porcentaje debe imprimirse para que se ajuste al nº indicado).

• Tamaño del papel: aunque el tamaño de papel por defecto es A4, en ocasiones puede existir la necesidad de seleccionar otro tipo de papel de dimensiones distintas.

• Calidad de Impresión: es una opción directamente relacionada con la impresora seleccionada en Windows. Por ello, las resoluciones disponibles son las que permite la impresora instalada (ppp: pixels por pulgada; las impresoras actuales abarcan perfectamente resoluciones entre los 300 y los 1800 ppp, e incluso mayores).

• Primer número de página: esta opción permite indicar el nº de página por el que se desea comenzar a imprimir (seleccionar la opción "Automático" -por defecto- si se desea comenzar a numerar por 1).

2.7.1. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA. MÁRGENES

Esta ficha permite modificar los márgenes que Excel 2000 ofrece por defecto: Márgenes de la página: desde estos pequeños cuadros se pueden modificar los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior de la hoja. Para poder modificarlos deberá utilizarse la doble punta de flecha que aparece junto a su valor en centímetros (haga "clic" sobre las mismas para aumentar o disminuir dicho valor).

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Márgenes de encabezado y pie: junto a los anteriores, existen dos cuadros que permiten operar de la misma forma sobre los márgenes del encabezado y del pie de página. Centrar en la página: son dos casillas de verificación (para activarlas basta con hacer un "clic" sobre una de ellas o sobre las dos) que permiten centrar la selección sobre el papel, ya sea en sentido horizontal, vertical o en ambos. 2.7.2. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA. HOJA

Esta ficha nos va a permitirán controlar diversas opciones de cara a la impresión de nuestra hoja:

• Área de impresión: si este cuadro aparece en blanco, significa que se va a imprimir toda la hoja, por el contrario, si aparece la referencia a un rango de celdas seleccionadas, significa que va a imprimirse dicho rango y no toda la hoja.

• Imprimir títulos: esta opción se utiliza cuando se necesita que la fila de títulos (o columna) que ha

sido utilizada como etiquetas para aclarar conceptos (por ejemplo: la fila donde se ha introducido los términos "CODIGO PRODUCTO PRECIO IVA") se repita en todas las páginas a imprimir. Para ello, se han de indicar las filas y/o columnas a repetir (por ejemplo: para que se repitan las filas 1 y 2 deberá escribirse 1:2, y para que se repita la columna A deberá escribirse A).

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Imprimir: en esta opción se pueden decidir algunas opciones básicas de impresión (activando o desactivando las casillas de verificación):

• Líneas de División: que aparezca o no la cuadrícula por defecto de Excel en la impresión. • Blanco y Negro: si se desea imprimir en blanco y negro solamente. • Calidad de borrador: no se imprimen bordes, líneas de división, gráficos u objetos, haciendo la

impresión más rápida. • Títulos de filas y columnas: Cuando se desea imprimir los encabezados de columna (A, B, C, D,

E, F) o los encabezados de fila (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7...). • Comentarios: se imprimen los comentarios elaborados en página separada.

Orden de las Páginas: determina el orden de impresión en el caso de que el trabajo ocupe más de una página. Existen dos opciones:

• Hacia abajo, luego hacia la derecha. • Hacia la derecha, luego hacia abajo.

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2.7.3. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Con esta ficha se pueden introducir encabezados y pies de página en las hojas de cálculo. Un encabezado o un pie de página es un texto, un nº de página, la fecha del sistema... que se va a insertar una sola vez, pero que se repetirá en todas las páginas al imprimir la hoja (estos nuevos elementos se imprimen por encima del margen superior establecido el encabezado o por debajo del margen inferior -pie de página-).

En este cuadro de diálogo podrá encontrar:

• Lista desplegable de Encabezado: donde podrá seleccionar entre los encabezados más comunes (nº de página, nombre de la hoja, nombre del libro, nombre del usuario, fecha, hora, ...), e incluso entre encabezados personalizados con anterioridad.

• Lista desplegable de Pie de página: opción similar a la anterior, pero aplicable al pie de página. • Botón "Personalizar encabezado": al hacer un "clic" sobre dicho botón, aparecerá un nuevo cuadro

de diálogo donde se permite introducir el encabezado con tres alineaciones distintas (izquierda, centro y derecha). Podrá escribirse un texto, o utilizar los botones que aparecen en dicho cuadro para introducir la fecha, el número de página, el nombre del archivo, etc.

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• Botón "Personalizar pie de página": opción idéntica a la anterior, pero aplicable al pie de página.

En cualquiera de las fichas Configuración de página, existen tres botones en el lateral derecho. Dichos botones permiten:

• Vista preliminar: permite ver la hoja tal y como se va a imprimir. • Imprimir: lleva el documento configurado a la impresora. • Opciones: desde el cuadro de diálogo que se activa, se pueden cambiar algunas opciones de

impresión.

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3.1. La barra de herramientas Formato La barra de herramientas Formato ofrece una amplia gama de opciones que se pueden aplicar sobre las celdas seleccionadas. Las opciones de izquierda a derecha son:

Puede comenzarse a mejorar la presentación de un trabajo con los botones de Estilo:

3.2. Alineación de celdas Al introducir un texto, éste se alinea automáticamente a la izquierda dentro de su celda, mientras que al introducir un número se alineará automáticamente a la derecha. Esta alineación, por defecto, se puede cambiar utilizando los botones de Alineación Horizontal (Barra de Herramientas Formato). Dichos botones se deben usar fundamentalmente con celdas de texto (los números suelen y deben ir alineados a la derecha) y son los siguientes:

Estos botones, salvo el último, se utilizan haciendo un “clic” sobre la celda afectada o seleccionando un grupo de celdas y, a continuación seleccionando el botón de Alineación deseado. En el caso del botón Combinar y centrar, primero se debe seleccionar el grupo de celdas entre las que quiere centrar el texto (que también queda seleccionado). Una vez hecho, se elige este botón y el texto queda centrado entre las celdas que han sido seleccionadas.

En el ejemplo se puede observar, que la celda que aloja el título de la hoja de cálculos, se obtiene como resultado de Combinar y centrar las celdas comprendidas entre la A1 y la H1. 3.3. Formato de celda. Número

Para presentar la información numérica de una forma adecuada podrá utilizarse la Barra de Herramientas Formato o hacerlo a través del Menú formato, opción Celdas. En ambos casos, el proceso a seguir es: Seleccionar las celdas con información numérica a las que se desea aplicar un nuevo formato.

1. Aplicar el formato de número deseado. 2. Desde la Barra de Herramientas Formato, se podrán modificar los siguientes formatos de número:

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Desde el Menú formato, opción Celdas, se podrán modificar los siguientes formatos de número

3.4. Formato de celda. Alineación Desde la pestaña Alineación de la opción del menú Formato / Celda, se accede a un grupo de opciones que permiten ajustar los contenidos de las celdas de diferentes formas:

3.5. Formato de celda. Fuente Si se accede a la ficha Fuente del menú Formato de celdas podrán modificarse diferentes aspectos del tipo de letra

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3.6. Bordes

Los Bordes sirven para presentar la hoja de trabajo con las líneas, cuadros, cuadrículas y efectos de color; permitiendo ofrecer una mejor perspectiva de la hoja. En el cuadro de diálogo que aparece en la ficha Fuente del menú Formato de celda se puede seleccionar:

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3.7. Formato de celda. Tramas

La opción Tramas se utiliza para dar color de fondo a las celdas seleccionadas o aplicar una trama a las mismas (líneas horizontales, verticales y diagonales interiores que mejoran el aspecto de la hoja). En este cuadro de diálogo puede seleccionar entre:

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4.1. Concepto de plantilla. Utilidad Excel, al igual que otros programas del entorno Office, trabaja utilizando siempre una definición similar para todos sus documentos: tipo de fuente, tamaño de hoja, ancho de columna, número de hojas en un libro nuevo, etc. Todas estas definiciones se recogen bajo la denominación de plantilla y en concreto las definiciones base se denominan plantilla normal. Excel 2000 permite la creación de plantillas propias, ya sean plantillas base para nuevos libros y hojas, o plantillas que permitan diseñar formatos de documentos de uso frecuente. En el primer caso (Plantillas de Libro o de Hoja) podrán definirse cuáles van a ser las características de los nuevos libros y hojas de trabajo. Si se necesita, a menudo, modificar los anchos de columna, los tipos de letra, tamaños, estilo entonces será conveniente crear una plantilla de este tipo. De esta forma, bastará con abrir la misma para que la hoja o el libro de trabajo tengan el formato deseado. En el segundo caso (Plantillas Personalizadas) pueden crearse modelos de documentos propios (facturas, pedidos, albaranes, notas de abono, cuadrantes de horarios, hojas de facturación…), por lo que además de realizar operaciones similares a las del tipo anterior, podrán incluirse fórmulas, insertar objetos, aplicar bordes y tramas 4.2. Plantillas de Libro

Para crear una Plantilla de Libro de trabajo, el proceso que ha de seguirse es el siguiente:

1. Abrir un nuevo Libro y añadir o eliminar las hojas deseadas. 2. Realizar todos los cambios necesarios tales como: ancho de columna, alto de fila, fuente por

defecto, tamaño de fuente, estilos, márgenes, orientación de la hoja… 3. Desplegar el Menú Archivo y seleccionar la opción Guardar como. 4. En la lista desplegable Guardar como Tipo seleccionar la opción Plantilla. 5. Asignar un nombre al libro seguido de .XLT (extensión de plantilla).

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6. La plantilla se guardará automáticamente en una carpeta del mismo nombre de la unidad donde esté instalado Office 2000.

7. Finalmente pulsar el botón Guardar

Para usar la plantilla bastará con desplegar el Menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo, en la Ficha General, deberá seleccionarse el nombre de la plantilla. 4.3. Plantillas personalizadas Con Excel 2000 pueden generarse modelos de hojas que posteriormente se utilizarán en numerosas ocasiones (por ejemplo: modelos de facturas, presupuestos, pedidos, horarios…). El sistema consiste en crear una Plantilla personalizada, de tal forma que cuando sea necesario dicho modelo, bastará con seleccionar la plantilla diseñada en la Ficha Soluciones hoja de cálculo del Menú Archivo, opción Nuevo.

En la plantilla, sólo será necesario introducir los datos que son variables, mientras que todos aquellos formatos, fórmulas, bordes… aparecerán automáticamente. Para crear una Plantilla personalizada ha de seguirse el siguiente proceso:

1. Diseñar la plantilla introduciendo todos los datos fijos: rótulos, bordes, formatos de celda, fórmulas, objetos, etc.

2. Es conveniente proteger los datos, dejando sólo libre aquellas celdas donde se deben introducir los datos variables, por ejemplo, en la plantilla de una factura, ha de dejarse libre las celdas donde se introducirá la referencia, el concepto, el precio…

Para ello, deberá seleccionarse aquellas celdas que han de quedar libres, a continuación, seleccionar el Menú Formato, opción Celdas y en la Ficha Proteger desactivar la casilla Bloqueada.

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3. A continuación, en el Menú Herramientas, seleccionar la opción Proteger y la subopción Proteger

Hoja (o Proteger Libro). Si se desea puede añadirse una Contraseña

4. Desplegar el Menú Archivo y seleccionar la opción Guardar como. 5. En la lista desplegable Guardar como Tipo seleccionar la opción Plantilla. 6. Asignar un nombre al libro seguido de .XLT (extensión de plantilla). 7. Puede guardar la plantilla en la carpeta deseada, aunque lo más correcto es hacerlo en la carpeta de

plantillas. 4.4. Uso de Plantillas personalizadas Para utilizar una plantilla, seleccionar la opción Nuevo del Menú archivo. En la Ficha Soluciones hoja de cálculo escoger la nueva plantilla y pulsar el botón Aceptar. La plantilla se abrirá añadiendo Excel un número al nombre de la misma (por ejemplo, si la plantilla se denomina PRESUPUESTO, ésta se abrirá como PRESUPUESTO1).

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Si se ha protegido la hoja, sólo podrá accederse a aquellas celdas que fueron desbloqueadas durante la creación de la Plantilla. De esta forma, se evita que puedan modificarse datos fijos de la misma. Por último, si desea almacenarse un nuevo libro basado en la Plantilla personalizada, simplemente ha de guardarse como un Libro de trabajo normal (con extensión .XLS). 4.5. Modificación de Plantillas personalizadas Para modificar una Plantilla debe seleccionarse la opción Abrir del Menú archivo, seleccionar la carpeta donde está almacenada, a continuación, seleccionar la plantilla y pulsar el botón Abrir. El archivo se abrirá como Plantilla (no como Libro de Trabajo), por lo que pueden realizarse las modificaciones que se consideren sobre la misma (el archivo abierto es el que tiene extensión .XLT). Téngase en cuenta que anteriormente puede haberse aplicado la opción desproteger la Hoja o el Libro. En caso afirmativo deberá desactivarse esta opción, ya que, en caso contrario, Excel no permitirá ninguna modificación, salvo en las celdas desbloqueadas. Finalmente, deberá pulsarse el botón Guardar o seleccionar el Menú archivo y elegir la opción Guardar

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1. Excel, al igual que otros programas del entorno Office, trabaja utilizando siempre una definición

similar para todos sus documentos: tipo de fuente, tamaño de hoja, ancho de columna, número de hojas en un libro nuevo, etc. Todas estas definiciones se recogen bajo la denominación de plantilla y en concreto las definiciones base se denominan plantilla normal.

2. Plantillas de Libro o de Hoja son aquellas en las que se definen cuáles van a ser las características de los nuevos libros y hojas de trabajo.

3. Plantillas Personalizadas son aquellas en la que se crean modelos de documentos propios, por lo que además de realizar operaciones similares a las del tipo anterior, podrán incluirse fórmulas, insertar objetos, aplicar bordes y tramas

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5.1. Concepto de Función. Sintaxis Una Función permite resolver un problema sin tener que desarrollar ni conocer la fórmula que se debe utilizar. Será a través de una Función, que la hoja de cálculos se encargue de aplicar las fórmulas pertinentes y de resolver dicho problema. Excel 2000, permite la utilización de más de 300 funciones de muy diverso tipo (Estadísticas, Lógicas, Matemáticas, de Texto…) que ayudarán a solucionar multitud de problemas. Veamos un ejemplo: es posible que no se sepa como calcular la media aritmética de una serie de valores situados entre las celdas A3 y A11. Para ello, se puede utilizar la función =PROMEDIO(A3:A11). Por otro lado, utilizar la fórmula equivalente =(A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11)/9 puede ser pesado y proclive a cometer errores. En Excel, al igual que las fórmulas, toda Función ha de comenzar por el signo “=”, seguido del nombre de la misma y a continuación, encerrados entre paréntesis, los argumentos (datos) necesarios para resolver la fórmula correspondiente. Por ejemplo: =SUMA(B5:F5). En una función es muy común que el argumento entre paréntesis contenga el signo “:”, que junto al signo “;”, van a ser las dos formas para indicar a la función cuál es el rango de celdas sobre el que debe operar. Así, los dos puntos serían equivalentes a la expresión “Desde, Hasta” (por tanto, en la función =SUMA(B5:F5) Excel debe sumar los valores correspondientes desde B5 hasta F5. Es decir, sumará B5+C5+D5+E5+F5). Por el contrario, el punto y coma sirve para realizar una selección individualizada de múltiples celdas, es decir, para seleccionar celdas no contiguas (por ejemplo, en la función =SUMA(A2;A7;A9), sumará únicamente las celdas A2, A7 Y A9). Los nombres de rango pueden servir como argumentos para designar rangos de celdas, por ejemplo, la función =SUMA (enero) sumará todos los valores que contenga el rango Enero. 5.2. Insertar función. Ayuda Una forma sencilla de introducir una Función es a través de la herramienta Insertar función, para lo cual debe seguirse el siguiente proceso:

1. Seleccionar la celda en la que quedará el resultado de aplicar la función. 2. Pulsar el botón Insertar Función o seleccionar el Menú Insertar y elegir la opción Función. 3. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar la Categoría de la función (izquierda) y elegir la

función deseada (derecha). El propio cuadro de diálogo muestra la sintaxis y una pequeña definición de la función elegida (parte inferior).

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4. Al pulsar Aceptar se accederá a la Paleta de Fórmulas, donde Excel ayudará a seleccionar los

argumentos de la función.

5. Para finalizar el proceso se deberá pulsar Aceptar

Si se desea una ayuda amplia sobre la utilidad de la función seleccionada, se deberá seleccionar el botón Ayuda de este cuadro de diálogo. Excel mostrará no sólo la definición más extensa de la Función, sino que acompañará a la misma de las diversas modalidades que pueda tener, ejemplos… 5.3. Funciones Matemáticas. Generales Las Funciones Matemáticas permiten resolver diversas fórmulas matemáticas de tipo aritmético, trigonometría… Las más importantes son las siguientes: ABS. Devuelve el valor absoluto de un número. Por ejemplo, si en A7 se encuentra el valor -5 y en A8 aplico la función =ABS(A7), el resultado de la misma será 5. En realidad, esta función se suele aplicar en combinación con otras, como las de tipo Financiero. Por ejemplo:

=ABS(PAGO(B5%/12;C5*12;D5)). ALEATORIO. Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Simplemente ha de teclearse =ALEATORIO().

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Esta fórmula puede adaptarse para obtener números aleatorios entre dos límites. Para obtener números entre 1 y n ha de aplicarse la siguiente fórmula:

=ENTERO(ALEATORIO)*n)+1 Por ejemplo, para obtener números aleatorios entre 1 y 49 (juego de la Primitiva), se tendría de aplicar el siguiente razonamiento: n=49, por tanto

=ENTERO(ALEATORIO()*49)+1 FACT. Devuelve el factorial de un número (por ejemplo 5!=5x4x3x2x1=120). El ejemplo anterior podemos expresarlo como =FACT(5). NUMERO.ROMANO. Convierte un número decimal a su equivalente en números romanos. Por ejemplo:

=NUMERO.ROMANO(19), devolverá XIX. PI. Devuelve el número PI; (3,1415922654). La función la introduciremos de la siguiente forma: =PI(). Lógicamente, esta función se combinará dentro de fórmulas más amplias. Así, para calcular la fórmula matemática 2xPIxR (R es el valor del radio de la circunferencia). En una hoja de cálculos podría expresarse como: =2*PI()*A7, suponiendo que en A7 se encuentra el radio de la circunferencia. POTENCIA. Calcula la potencia de un número. La sintaxis de la función es: POTENCIA(número;potencia), por ejemplo para calcular 53 =125 se expresará de la siguiente forma: =POTENCIA(5;3) o, por supuesto, haciendo referencia a las celdas correspondientes. RAIZ. Calcula la raíz cuadrada de un número. Por ejemplo, la función =RAIZ(81), devolverá como resultado 9. RESIDUO. Devuelve el resto de una división. La sintaxis de la función es: RESIDUO(dividendo;divisor). Por ejemplo, si en D3 tenemos el valor 8,573 y en E3 el valor 4, el resultado de aplicar la función

=RESIDUO(D3;E3) será el resto 0,573

5.3.1. FUNCIONES MATEMÁTICAS. DE RANGO CONTAR.BLANCO. Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Su aplicación es necesaria para determinar si existen celdas sin información dentro de un rango numérico. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(Rango). CONTAR.SI. Cuenta las celdas que cumplen una determinada condición. La sintaxis de la función es: CONTAR.SI (Rango;”condición”). El argumento “condición” no irá entre comillas si se trata de un número. Ejemplo:

PRODUCTO. Multiplica los argumentos expresados en la función. Así, su sintaxis es la siguiente:

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PRODUCTO (rango). Por ejemplo, para multiplicar los valores de B3,C3,D3 y F3 se expresará de la siguiente forma:

=PRODUCTO(B3;C3;D3;F3).

SUMA. Suma el rango de datos especificado. Esta función se aplica de forma directa pulsando el botón Autosuma. Su sintaxis: SUMA(rango). SUMA.CUADRADOS. Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Por ejemplo, supongamos que en las celdas F5, F6 y F7 se encuantran los valores 5, 3 y 2. Al aplicar la función =SUMA.CUADRADOS(F5;F6;F7), Excel devolverá el valor 38 (52+32+22=25+9+4=38).

SUMAR.SI. Suma, en un rango de celdas, sólo aquellos valores que cumplen una determinada condición. La sintaxis de la función es la siguiente: =SUMAR.SI(rango de lectura;”criterio”;rango de suma). El argumento “criterio” no irá entre comillas cuando la condición sea un número. Por ejemplo:

En el ejemplo se trata de sumar las nóminas de los empleados de una empresa agrupándolas según el puesto que ocupa cada uno. Así, la función =SUMAR.SI(B2:B8;”Admtvo.”;C2:C8) comprueba en el rango B2:B8 que celdas contienen el valor “Admtvo.”, para finalmente sumar las cantidades correspondientes en el rango C2:C8. 5.3.2. FUNCIONES MATEMÁTICAS. TRIGONOMÉTRICAS Las funciones trigonométricas actúan sobre radianes y no sobre grados. Para convertir a grados un resultado expresado en radianes, se deberá aplicar la siguiente fórmula:

= 360 * valor del ángulo en radianes / (2 * PI())

Para convertir a radianes un valor expresado en grados, se deberá aplicar la siguiente fórmula: =2 * PI() * valor del ángulo en grados / 360

Las funciones trigonométricas son: ACOS. Calcula el arcocoseno de un valor devolviendo el ángulo en radianes: ACOS(número). “Número” puede ser la referencia a una celda.

1. ASENO. Calcula el arcoseno de un valor devolviendo el ángulo en radianes: ASENO(número).

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2. ATAN. Calcula la arcotangente de un valor devolviendo el ángulo en radianes: ATAN(número). 3. COS. Calcula el coseno de un número: COS(número). 4. SENO. Permite calcular el seno de un número. La sintaxis de la función es la siguiente:

SENO(número). 5. TAN. Calcula la Tangente de un número: TAN(número).

5.3.3. FUNCIONES MATEMÁTICAS. LOGARÍTMICAS

• LN. Devuelve el logaritmo natural o neperiano de un número: LN(número). • LOG. Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada. Sintaxis LOG(número;base).

Por ejemplo, Logaritmo de 9393 en base 7: =LOG(9393;7). • LOG10. Devuelve el logaritmo de un número en base 10. LOG(número).

5.3.4. FUNCIONES MATEMÁTICAS. REDONDEO Las siguientes funciones permiten aplicar opciones de redondeo de múltiples formas:

• ENTERO. Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Por ejemplo, si en D5 existe el valor 7,6543 y en D6 se aplica la función =ENTERO(D5), el resultado será 7.

• REDONDEA.IMPAR. Redondea un número hasta el siguiente número entero impar. Por ejemplo,

al aplicar esta función en =REDONDEA.IMPAR (7,75), el resultado obtenido es 9 (siguiente número entero impar).

• REDONDEA.PAR. Redondea un número hasta el siguiente número entero par. La sintaxis es:

REDONDEA.PAR (número). Al aplicar esta función sobre 7,75; el resultado obtenido será 8 (siguiente número entero par).

• REDONDEAR. Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis:

REDONDEAR(número;número de decimales). Así, por ejemplo, la función =REDONDEAR(4,75386;4), da como resultado 4,7539.

• REDONDEAR.MAS. Redondea un número hacia arriba, según el número de decimales

especificado. Sintaxis: REDONDEAR.MAS(número;denimales). Por ejemplo, =REDONDEAR.MAS(4,75386;3) dará como resultado 4,754 (redondeo de tres decimales hacia arriba).

• REDONDEAR.MENOS. Redondea un número hacia abajo, según el número de decimales

especificado. Sintaxis: EDONDEAR.MENOS(número;denimales). Por ejemplo, =REDONDEAR.MENOS(4,75386;3) dará como resultado 4,753 (redondeo de tres decimales hacia abajo).

• TRUNCAR. Corta un número, eliminando su parte decimal. Por ejemplo, si en las celdas B2,B3 y

B4 tenemos los valores 5,67, 4,321 y 12,7 y aplicamos las funciones =TRUNCAR(B2), =TRUNCAR(B3), =TRUNCAR(B4), obtenemos respectivamente los resultados 5, 4 y 12.

5.4. Funciones estadísticas Excel permite al usuario realizar múltiples cálculos estadísticos a partir de las funciones incorporadas en su librería. En este ítem intentaremos dar cabida a las más frecuentes: CONTAR. Cuenta las celdas numéricas de un rango. Sintaxis: CONTAR(rango).

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CONTARA. Cuenta el número de celdas no vacías (tanto números como celdas de texto). Sintaxis: CONTARA(rango). K.ESIMO.MAYOR. Devuelve el K.ésimo valor mayor de un rango de números. Sintaxis: K.ESIMO.MAYOR(rango;posición). Por ejemplo, si se desea conocer la segunda nómina más alta de la empresa (suponiendo que las nominas se encuentren entre las celdas C2 y C29). Se aplicaría la función =K.ESIMO.MAYOR (C2:C28;2). K.ESIMO.MENOR. Devuelve el K.ésimo valor menor de un rango numérico. Sintaxis: K.ESIMO.MENOR(rango;posición). MAX. Devuelve el valor máximo de un rango numérico. Sintaxis: MAX(rango). Por ejemplo, para calcular el valor máximo de una serie de datos comprendidos entre las celdas A1 y G1 se aplicaría =MAX(A1:G1). MEDIA.ARMO. Calcula la media armónica de una serie de datos. La media armónica es siempre inferior a la media geométrica, que a su vez es siempre inferior a la media aritmética. La sintaxis de la función es la siguiente: =MEDIA.ARMO(rango). MEDIA.GEOM. Calcula la media geométrica de una serie de datos. La sintaxis de la función es la siguiente: MEDIA.GEOM(rango). MIN. Devuelve el valor mínimo de un rango numérico. Sintaxis: MIN(rango). MODA. Permite calcular la moda (el valor que más se repite en una serie). Por ejemplo, para calcular la moda de los datos: 7, 4, 7, 11, 34, 7 y 4 contenidos en las celdas de la A1 a la G1 se aplicará la función =MODA(A1:G1), lo que devolverá el valor 7. PROMEDIO. Calcula la media aritmética de una serie de datos. Sintaxis: PROMEDIO(rango). Por ejemplo:

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5.5. Funciones Financieras En este grupo encontrará funciones puramente financieras (cálculo de intereses, tiempo…), así como funciones de tipo contable (amortización de bienes). En las funciones financieras aparecen una serie de argumentos de forma repetitiva:

• Tasa: interés a aplicar. • Pago: cantidad aplicable en cada periodo. • Nº de periodos: tiempo para amortizar el préstamo. • Valor actual cantidad a calcular. • Valor futuro cantidad restante al finalizar el tiempo (normalmente 0). • NPER. Calcula el número de periodos de una inversión (ej: el tiempo durante el cual hay que estar

pagando un préstamo). La sintaxis de la función es: NPER (Tasa; -Pago; Valor actual; Valor futuro). Por ejemplo, ¿Durante cuántos meses ha de pagarse un préstamo de $4.200.000 pesos (B3), al 9% de interés anual (C3) si se pagan todos los meses $210.900 pesos. (D3)?.

La función quedaría de la siguiente forma: =NPER (C3%/12;-D3;B3;0) Nótese que en la fórmula el interés se divide por 12 para convertirlo en mensual, ya que el pago se realiza mensualmente. PAGO. Permite calcular el pago periódico de un préstamo (capital e intereses). Su resultado ha de ser equivalente a la suma del resultado de las funciones PAGOINT y PAGOPRIN. La sintaxis de esta función es la siguiente: =PAGO (tasa; nº períodos; Valor actual; Valor futuro), Por ejemplo, se desea saber cuánto ha de pagarse por un préstamo de $12.600.000 pesos (B3), al 9% de interés anual (C3) durante 6 años (D3). La función que se ha de aplicar sería la siguiente:

=PAGO(C3%/12;D3*12;B3;0)

El resultado obtenido será –$228.522 pesos. PAGOINT. Permite calcular el interés a pagar por un préstamo (interés en Euros.). Sintaxis: PAGOINT (tasa; período; nº períodos; Valor actual; Valor futuro). Por ejemplo, para conocer el interés que debe pagarse por un préstamo de $12.600.000 pesos (B3), al 9% de interés anual (C3) durante 6 años (D3), la función sería:

=PAGOINT(C3%/12;1;D3*12;B3;0)

El resultado obtenido será -$94.500 pesos. PAGOPRIN. Permite calcular el capital a devolver por un préstamo. Sintaxis: PAGOPRIN (tasa; período; nº períodos; Valor actual; Valor futuro). Ejemplo: calcular la parte de capital que debe pagarse por un préstamo de $12.600.000 pesos. (B3), al 9% de interés anual (C3) durante 6 años (D3), la función sería:

=PAGOPRIN(C3%/12;1;D3*12;B3;0)

El resultado obtenido será –$132.622 pesos. TASA. Permite calcular el interés aplicado(%) a un préstamo. La sintaxis de la función es la siguiente: TASA (nº períodos; -pago; Valor actual; Valor futuro). El pago debe ponerse como número negativo. Por ejemplo, para calcular qué tipo de interés cobra un banco por un préstamo de $4.200.000 (A3) a 4

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años (A4), sabiendo que el pago mensual es de $113.400 pesos (A5), introduciremos la función: =(TASA(A4*12;-A5;A3;0))*12

Lo que devolverá un interés del 13,35%. El hecho de multiplicar la función por 12 es necesario si se quiere conocer la tasa de interés anual (ya que el programa lo que presentaría es la tasa mensual). VA. Permite calcular el valor actual de una inversión, conociendo el interés, el pago periódico y el tiempo. Sintaxis: VA (Tasa; nº períodos; pago; valor futuro). Por ejemplo, calcular que préstamo puede solicitarse a un banco, sabiendo que el interés a aplicar es del 9,5% (B2) y que el pago que puede realizarse es de $168.000 pesos (C2) mensuales durante 5 años (D2). La función aplicada sería la siguiente:

=ABS(VA(B2%/100;D2*12;C2;0)) El resultado obtenido me indica que puede obtenerse un préstamo de $9.793.581 pesos VF. Relacionada con la anterior, nos permite calcular el valor futuro de una inversión, sabiendo el % de interés, el pago a realizar, el valor actual y el tiempo de la misma. La sintaxis es: VF (Tasa; nº períodos; Pago; Valor actual).

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5.5.1. FUNCIONES FINANCIERAS. DEPRECIACIÓN Las funciones de amortización/depreciación permiten conocer el desgaste que sufren los bienes tales como las máquinas a partir de su uso por parte de la empresa. Este tipo de “desgaste contable” repercute posteriormente tanto a fines fiscales como en la planificación y en la obtención de beneficios. Así por ejemplo, supongamos que un panadero compra un horno de pan cuyo costo le supone $21.000.000 de pesos. El horno va a estar en funcionamiento durante 5 años (vida). Al final de esos 5 años el horno todavía tendrá un valor de mercado de $2.100.000 pesos (valor residual). ¿Cuánto será la cantidad que tiene que amortizar anualmente el panadero? Para calcular la cantidad, restaremos al costo el valor residual y el resultado lo dividiremos entre el número de años.

En este ejemplo estaríamos calculando la depreciación simple, en la cual la cantidad es similar todos los años. Adicionalmente existen diversos tipos de depreciación compuesta, en la cual la cantidad que se deprecia varía cada año. En los casos de depreciación compuesta se incluye un nuevo argumento (periodo) para hacer referencia al año en concreto que se desea calcular

• SLN. Calcula la amortización de un bien por el método simple. La sintaxis de la función es la siguiente: SLN (Costo; Valor residual; Vida útil).

• DB. Permite calcular la depreciación de un bien por el método del saldo fijo. La sintaxis es: DB (Costo; Valor residual; Vida útil; Periodo).

• DDB. Permite calcular la depreciación de un bien por el método de la doble disminución del saldo. La sintaxis de la función es la siguiente: DDB (Costo; Valor residual; Vida útil; Periodo).

• DVS. Permite calcular la depreciación de un bien por el método de la doble disminución del saldo entre dos períodos determinados. La sintaxis es la siguiente: DVS (Costo; Valor residual; Vida útil; Periodo inicial; Periodo final).

• SYD. Calcula la depreciación de un bien por el método de anualidades. La sintaxis de la función es la siguiente: SYD (Costo; Valor residual; Vida útil; Periodo).

Después de haber estudiado todas las funciones contables que nos permiten calcular la depreciación de un bien, veamos un ejemplo donde podremos comprobar la aplicación de las mismas a un caso real: Como podrá comprobar los distintos tipos de depreciación que se pueden aplicar sobre un bien, hace que cada función nos dé un resultado distinto. Elegir una u otra, dependerá de las necesidades contables o motivos fiscales de la empresa. 5.6. Funciones Lógicas Las funciones lógicas permiten a Excel realizar cálculos condicionados al cumplimiento de una premisa, es decir, que en función de que la condición establecida se cumpla o no, la hoja de cálculos realice una operación u otra. Así por ejemplo puede plantearse una fórmula que analice el contenido de una celda que contiene la nota de un alumno y en función de que dicha nota sea inferior o superior a 5 determine si un alumno está o no aprobado. En una función lógica siempre aparece al menos una Condición, que podrá utilizar los siguientes operadores: =(igual), <>(distinto), >(mayor), <(menor), <=(menor o igual), >=(mayor o igual).

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SI Permite establecer una condición junto con dos opciones: una para el caso de cumplirse la condición y otra para el caso que no. La sintaxis de la función: SI (Condición; Valor si verdad; Valor si falso). Es decir, en el caso de que se cumpla la condición se aplicará el "Valor si verdad" y en el caso de que no se cumpla, se aplicará el "Valor si falso". Por ejemplo, supongamos que en B3 se encuentra la nota de un alumno y se desea determinar si está aprobado o no en función de que la nota sea igual o superior a 5. La función sería: =SI(B3>=5;"APROBADO";"REPROBADO") En el caso de que la nota fuese 5 o más el resultado sería la visualización del texto “APROBADO”, en cualquier otro caso, el resultado sería la visualización de “REPROBADO”. 5.6.1. CONDICIONES COMPUESTAS Excel contempla la posibilidad de crear condiciones compuestas optativas y condiciones compuestas obligativas. Expresado de otra forma, una condición puede estar formada por varias condiciones más pequeñas, la cuales se relacionan entre sí de forma obligativa (todas se tienen que cumplir) o de forma optativa (con una condición que se cumpla, toda la condición se cumple). Por ejemplo: supóngase que existe una tabla en la cual se recogen las notas de dos exámenes por cada alumno y se desea determinar que alumnos están aprobados, si es condición indispensable que las dos notas sean mayores o iguales a 5. En este caso la condición será compuesta, ya que habrá que indicar al ordenador que tanto la 1ª nota como la 2ª sean mayores de 5. La función sería:

Nótese que la función “Y” se incluye en la parte de la condición de la función “SI”, lo que obliga a que todas las condiciones se cumplan para considerar que la condición “SI” se cumple al completo. Existen dos funciones relacionadas con las condiciones compuestas: O. Función lógica disyunción. Permite el establecimiento de condiciones compuestas de forma optativa. Este tipo de condiciones son utilizadas cuando la condición establecida se compone a su vez de dos o más condiciones unidas por nexos del tipo O. Sintaxis: O (condición 1, condición 2,…) Y. Función lógica conjunción. Permite el establecimiento de condiciones compuestas de forma obligativa. Este tipo de condiciones son utilizadas cuando la condición establecida se compone a su vez de dos o más condiciones unidas por nexos del tipo Y. Sintaxis: Y (condición 1, condición 2,…) Al igual que ocurría con la disyunción “O”, no es una función que se suele utilizar sola, sino que suele ir englobada dentro de una función condicional “SI”.

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5.6.2. CONDICIONES MÚLTIPLES Excel permite el establecimiento de condiciones anidadas que permitirán establecer condiciones múltiples sobre la hoja. El procedimiento para crear este tipo de condiciones consiste en anidar las mismas, es decir, en incluir unas dentro de otras, de tal forma que cuando el ordenador determina que una condición no se cumple el resultado será analizar la siguiente y así sucesivamente. Supongamos que deseamos que el ordenador en función del grupo al que pertenece un artículo determine el IVA que le corresponde: Alimentación (4%), Bebidas (7%) y Complementos (16%).

En el ejemplo se aplican tres condiciones:

• La primera chequea si el contenido de la celda es “Alimentación”, en cuyo caso aplica un I.V.A. del 4% y finaliza. En caso contrario se encuentra con la siguiente condición.

• La segunda chequea si el contenido de la celda es “Bebidas”, en cuyo caso aplica un I.V.A. del 7% y finaliza. En caso contrario se encuentra con la siguiente condición.

• La tercera chequea si el contenido de la celda es “Complementos”, en cuyo caso aplica un I.V.A. del 16% y finaliza. En caso contrario, como no es ninguna de las opciones especificadas, se indica que la opción no está codificada

5.7. Funciones de Fecha y Hora Excel permite realizar cálculos basados en fechas, es decir, puede sumar o restar fechas e indicar el resultado en días. Esto se realiza partiendo de la base por la cual Excel considera que el 1 de enero del año 1.900 fue el día 0, el 2 de enero el día 1, y así sucesivamente. Cuando la fecha se cambia por el número que la representa se denomina formato serie. Así por ejemplo si se le indica que calcule la diferencia de días entre el 25/02/04 (38042) y el 15/07/03 (37817), Excel devolverá 12/08/1900. El resultado lo expresa en formato fecha. Para convertirlo a días (formato serie) debe desplegarse el menú Formato, seleccionar la opción Celdas y en cuadro de diálogo que aparece, seleccionar la ficha Número y escoger el formato General. El resultado se modificará y mostrará 225 que es el número de días de diferencia entre una fecha y otra. Excel dispone de un grupo de funciones que permiten operar con fechas. Este grupo se denomina Funciones de Fecha y Hora. AHORA. Inserta la fecha y la hora del sistema. Esta función carece de argumentos. Sintaxis: AHORA(). AÑO. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente al año de la misma. Sintaxis: AÑO(fecha). DIA. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente al día de la misma. Sintaxis: DIA(fecha).

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DIAS360. Permite calcular el número de días entre dos fechas, tomando como base el año comercial de 360 días. Sintaxis: DIAS360(fecha inicial; fecha final) DIASEM. Devuelve el número del día de la semana que se corresponde con una fecha (1 = lunes, 2 = martes, … , 7 = domingo). Sintaxis: DIASEM(fecha;tipo). El tipo indica donde comenzar la semana: Si se especifica 1 utilizará la semana anglosajona, en la cual el día 1º día de la semana es el domingo y el 7º el sábado.

• Si se especifica 2 utilizará la semana europea, en la cual el 1º día de la semana es el lunes y el 7º el domingo.

• Si se especifica 3 utilizará la semana europea, en la cual el lunes es el día 0 y el domingo el día 6. HORA. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente a la hora de la misma. Sintaxis: HORA(fecha). HOY. Inserta la fecha del sistema. Esta función carece de argumentos. Sintaxis: HOY(). MES. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente al mes de la misma. Sintaxis: MES(fecha). MINUTO. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente al minuto de la misma. Sintaxis: MINUTO(fecha). SEGUNDO. Analiza una fecha y retorna la parte correspondiente al segundo de la misma. Sintaxis: SEGUNDO(fecha). 5.8. Funciones de Texto No todas las funciones de Excel están enfocadas hacia cálculos matemáticos. También existen funciones que pueden aplicarse sobre celdas de texto y que operan sobre los contenidos de las mismas. Éstas se denominan Funciones de texto. CARACTER. Devuelve un carácter según el código ASCII especificado. Sintaxis: CARÁCTER(nº). Por ejemplo: al introducir la función =CARACTER(90), devolverá el carácter "Z". Se trata de una función que puede ser útil en el uso de simbología que no aparece en el teclado. CONCATENAR. Une el contenido de dos o más celdas de texto. La sintaxis de la función es la siguiente: CONCATENAR (texto1; texto2; ...). Así, por ejemplo, si B4 contiene la cadena "Buenos" y B5 contiene la cadena "días", al aplicar la función =CONCATENAR(B4;B5) se obtendrá "Buenosdías". DERECHA. Permite extraer un determinado número de caracteres de una cadena de texto, por la derecha. Sintaxis: DERECHA (texto; nº de caracteres). Por ejemplo, si en F5 se encuentra el nombre "Evaristo Guzmán López" y en G5 se aplica la función: =DERECHA(F5;5), el resultado de la misma será "López". ESPACIOS. Elimina espacios en blanco de un texto. Sintaxis: ESPACIOS (texto). Siguiendo con el ejemplo anterior, si aplicamos la función =ESPACIOS(F5), el resultado de la misma será "EvaristoGuzmánLópez". EXTRAE. Obtiene un número determinado de caracteres, dentro de un texto, a partir de la posición que se especifique. Sintaxis: EXTRAE (texto; posición inicial; número de caracteres). Por ejemplo, con el mismo contenido en F5, si se aplica la función =EXTRAE(F5;10;6), el resultado obtenido será "Guzmán" (10, se refiere a la posición donde comenzar a extraer, y 6, el número de caracteres que deben obtenerse). IGUAL. Compara dos cadenas de texto para ver si son iguales. Utiliza la siguiente sintaxis: =IGUAL(texto1,texto2), devolviendo "VERDADERO" si son iguales, y "FALSO" si no lo son.

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IZQUIERDA. Permite extraer un determinado número de caracteres de una cadena de texto, por la derecha. Sintaxis: IZQUIERDA (texto; nº de caracteres). Por ejemplo, si en F5 se encuentra el nombre "Evaristo Guzmán López" y en H5 se aplica la función: =IZQUIERDA(F5;8) obtendremos el texto "Evaristo". LARGO. Devuelve el número de caracteres que componen una cadena de texto. Sintaxis: LARGO(texto). Por ejemplo: =LARGO(F5), devolverá el valor 21 que es la longitud de la cadena de caracteres (longitud del nombre). MAYUSC. Convierte a letras mayúsculas la cadena de texto especificada. La sintaxis es: MAYUSC(texto). MINUSC. Convierte a letras minúsculas la cadena de texto especificada. La sintaxis es: MINUSC(texto). NOMPROPIO. Convierte a mayúsculas la primera letra de cada palabra de una cadena de texto. Sintaxis: NOMPROPIO(texto). REPETIR. Repite un carácter el número de veces que se especifique. La sintaxis es la siguiente: =REPETIR("carácter"; nº de veces). Por ejemplo, =REPETIR("*";20). 5.9. Funciones de Información Este tipo de funciones muestra información sobre el contenido de una celda (si es un texto, si está en blanco...). Suelen utilizarse a menudo en combinación con la función =SI, por lo que su uso está enfocado hacia el control de errores. ESBLANCO. Devuelve el valor "VERDADERO" si la celda a la que se hace referencia está en blanco y devuelve el valor "FALSO", si la celda no lo está. La sintaxis de la función es: ESBLANCO(celda) ESERROR. Devuelve el valor "VERDADERO" si la celda a la que se hace referencia produce un error (por ejemplo, si una fórmula se ha creado de forma incorrecta) y devuelve el valor "FALSO", si la celda es correcta. La sintaxis es la siguiente: ESERROR(celda). ESNUMERO. Devuelve el valor "VERDADERO" si la celda contiene un número y "FALSO", si la celda contiene texto o está en blanco. Sintaxis: ESNUMERO(celda). ESTEXTO. Devuelve el valor "VERDADERO" si la celda contiene un texto y "FALSO", si la celda contiene un número. Todas estas funciones normalmente se anidan dentro de la función lógica =SI, ya que de lo contrario suelen carecer de sentido. Ejemplo:

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En el ejemplo anterior, la columna "Control ventas" controla que la entrada de "Ventas" sea un número (así, por ejemplo, en la celda B4 ha detectado un error al introducir un carácter en un número). La columna "Control IVA" controla al mismo tiempo que "Tipo IVA" no esté en blanco o que la fórmula no produzca un error, como en los casos de D5 y E4). INFO. Devuelve información acerca del entorno en uso (versión, sistema operativo, memoria...). La sintaxis de la 1unción es: INFO(Tipo) y se puede introducir de varias formas distintas:

• INFO("archivos"): devuelve el número de hojas activas (en memoria). • INFO("directorio"): devuelve la ruta de acceso (disco y carpeta) actual. • INFO("memdisp"): memoria disponible(en bytes). • INFO("memtot"): memoria total(en bytes). • INFO("memusada"): memoria en uso(en bytes). • INFO("recalc"): devuelve el método de recálculo (automático o manual). • INFO("sistema"): entorno operativo (pcdos o mac). • INFO("version"): versión de Microsoft Excel. • INFO("versionso"): versión del sistema operativo en uso

5.10. Funciones de Búsqueda y Referencia Este tipo de funciones permiten obtener información a partir de una hoja de cálculo que esté siendo usada como una tabla. BUSCAR. Localiza un valor en una matriz. La sintaxis de la función es: BUSCAR(Valor buscado; matriz), donde matriz es el rango de celdas donde se desea buscar. BUSCARV. Devuelve texto o valor de una tabla según el Valor buscado. Sintaxis: BUSCARV(Valor buscado; matriz/rango; Nº Columna; orden). Veamos un ejemplo, donde se pueden localizar los datos de un libro a través de su referencia:

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COINCIDIR. Devuelve la posición (fila o columna) de un valor de una matriz que coincida con el valor buscado. Sintaxis: COINCIDIR(Valor buscado; Matriz buscada). El siguiente ejemplo, permitirá conocer la posición (nº fila) de una empresa para poder conocer su teléfono o fax:

COLUMNAS. Devuelve el número de columnas de una matriz. Sintaxis: COLUMNAS(matriz). Por ejemplo, =COLUMNAS(B4:F4) devolverá el valor 5. FILAS. Devuelve el número de filas de una matriz. Sintaxis: FILAS(matriz). Por ejemplo, =FILAS(C6:C9) devolverá el valor 4. 5.11. Funciones de Bases de Datos Las Funciones de Bases de Datos son similares a parte de las funciones Estadísticas, pero operan sobre Bases de Datos en Excel (también llamadas "Listas"). BDCONTARA. Cuenta el número de celdas no vacías dentro de la Base de datos, según el criterio especificado. Sintaxis: BDCONTARA(Rango Base Datos; Nombre Campo; Rango Criterios). BDCONTAR. Cuenta las celdas numéricas dentro de la Base de datos, según el criterio especificado. Sintaxis: BDCONTAR(Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios). BDMAX. Devuelve el valor máximo del campo especificado. Sintaxis: BDMAX(Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios). BDMIN. Devuelve el valor mínimo del campo especificado. Sintaxis: BDMIN(Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios).

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BDPRODUCTO. Multiplica los valores de un campo según el criterio especificado. Sintaxis: BDPRODUCTO(Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios). BDPROMEDIO. Calcula la media aritmética de los valores de un campo, según el criterio especificado. Sintaxis: BDPROMEDIO(Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios). BDSUMA. Suma los valores del campo especificado, según el criterio. Sintaxis: BDSUMA( Rango BD; Nombre Campo; Rango Criterios). Veamos a continuación un ejemplo de uso de estas funciones:

El ejemplo permite realizar diversas operaciones matemáticas sobre los datos introducidos por teclado(Lista= A1:B9) utilizando Funciones de Bases de Datos. Además, permite localizar en qué posición (fila) se encuentran las empresas con mayor y menor facturación (función de búsqueda COINCIDIR). 5.12. Formato condicional Un formato condicional se emplea para cambiar el estilo de una determinada celda o bien de un rango de celdas para darles mayor o menor importancia según se haya o no cumplido una serie de condiciones. Un ejemplo de la utilización de este formato sería querer resaltar una cantidad determinada (ventas por mes) en el caso de que ésta haya superado las expectativas del empresario. Para crear un formato condicional deberemos seleccionar la celda o celdas objeto de éste. Una vez hecho esto, escogeremos la opción Formato/Formato condicional. En la pantalla resultante especificaremos la condición que se tiene que cumplir para que se aplique

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Por ejemplo, la opción de Formato Condicional hace que la manera de escribir el contenido de las celdas cuyo valor es ciento sea en negrita y cursiva, mientras que las que no igualan 100 aparezcan en negrita y tachado.

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6.1. Concepto. Creación de una Lista Una Lista en Excel es una serie de datos con un encabezado para cada columna utilizada. Para que Excel considere a los datos introducidos como una lista deben cumplirse algunas normas:

• No deben dejarse celdas en blanco. • Para que Excel reconozca de forma sencilla la fila de encabezados, es recomendable destacarla

(sombreado, bordes, colores…). • La lista debe estar en una hoja independiente, y es conveniente no introducir otros datos en la

misma. • Si desea tener siempre a la vista la fila de encabezados (lo cual es recomendable), seleccione la

opción Inmovilizar Paneles del Menú Ventana. En general, los datos de una lista suelen introducirse por teclado, aunque pueden aportarse datos de una tabla de otras aplicaciones de Microsoft Office (por ejemplo, Word o Access). Un ejemplo de lista creada con Excel:

Las listas como elementos que contienen información suelen equipararse con las tablas de base de datos. Por este motivo, en cada fila se recoge toda la información perteneciente a un elemento de la lista (Registro) y en cada columna se dispone toda la información relativa a un dato (Campo). Aunque los datos pueden introducirse directamente por teclado, puede ahorrarse trabajo cuando haya datos que se repitan en varias celdas de la misma columna (por ejemplo, en el caso del campo PROVINCIA). Para realizar este procedimiento, debe colocarse el puntero en la celda donde ha de introducirse el dato, seguidamente pulsar el botón derecho del ratón (menú contextual) y seleccionar la opción Elegir de la lista. Excel mostrará los datos utilizados en la lista, pudiendo seleccionarse el deseado. De idéntica forma si sobre la celda se empieza a escribir un dato similar a otro anterior, Excel sugiere en forma contextual el dato completo, si es así, al pulsar la tecla “Enter” o “Salto de tabulación”, la hoja de cálculos completará el dato. A través del Menú contextual mencionado anteriormente, también podrá seleccionarse la opción Insertar Comentario, lo que permitirá introducir un comentario que sólo aparecerá en el momento de seleccionar la celda.

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6.2. Ordenar la lista La hoja de cálculos Excel facilita al usuario/a la posibilidad de ordenar los contenidos atendiendo a su distribución en columnas. Puede realizarse una ordenación a través de los botones Orden ascendente y Orden descendente de la Barra de herramientas Estándar, situando el puntero en cualquier celda de la columna por la que se pretende ordenar y pulsando cualquiera de los botones mencionados. Para realizar de una forma más completa una ordenación de los datos, debe desplegarse el Menú Datos y seleccionar la opción Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar:

La ordenación puede establecerse en base a varios criterios (por ejemplo, si el primer criterio de ordenación es la PROVINCIA, puede repetirse fácilmente, por lo cual puede recurrirse a un segundo criterio para ordenar aquellos elementos que coincidan en el primer criterio, por ejemplo, el campo EMPRESA), además de poder seleccionar si se desea una ordenación ascendente o descendente. En el cuadro de diálogo existe un botón llamado Opciones. Se utiliza cuando el criterio de ordenación no pueda ser una ordenación alfabética o numérica ascendente o descendente (por ejemplo, días de la semana o meses del año). En esta opción pueden seleccionarse criterios de este tipo. Si se necesita establecer un criterio propio, debe crearse una Lista a través de la Ficha Listas Personalizadas, que pueden encontrarse en la opción Opciones del Menú Herramientas. Veamos una tabla ordenada según dos criterios de ordenación: primero por PROVINCIA, segundo por EMPRESA:

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6.3. Formulario En ocasiones, cuando las listas son demasiado largas, es más cómodo y rápido introducir los datos de forma personalizada, a través de una Ficha individual. Esta opción puede encontrarse en Excel a través del Menú Herramientas, opción Formulario

A través de esta opción la entrada de datos será más segura. Para introducir un nuevo registro (el equivalente a una fila de la hoja de cálculo), deberá pulsar el botón Nuevo. Para moverse entre los distintos campos de la Ficha Formulario, debe utilizarse el ratón o la tecla de salto de tabulación. Pero esta Ficha permite algunas opciones más: pasar de un registro a otro (a través de las barras de desplazamiento), realizar búsquedas según un criterio (a través del botón Criterios, Buscar anterior y Buscar siguiente) y eliminar un registro completo (a través del botón Eliminar).

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6.4. Autofiltro En una base de datos se permite filtrar la información para que el/la usuario/a pueda visualizar una información seleccionada y no la totalidad de los registros que componen la base de datos. Con la opción Autofiltro y que se encuentra en Menú Datos, Opción Filtros, Excel convierte la fila de encabezados en Listas desplegables, permitiendo seleccionar elementos contenidos en las columnas u ofreciendo diferentes opciones

Seleccionar uno de los datos que aparecen en la lista desplegable (por ejemplo, el dato Málaga en el campo PROVINCIA). De esta forma sólo se visualizarán aquellos registros cuyo campo PROVINCIA coincida con el dato escogido. Por ejemplo, el siguiente ejemplo muestra la tabla anterior filtrada a través del campo PROVINCIA:

Seleccionar la opción Personalizar, lo que nos permitirá establecer los criterios del filtro como se muestra en este Cuadro de Diálogo:

Permite establecer la condición en la lista desplegable de la izquierda (igual a, mayor que, menor que, comienza por…) y el valor de la comparación en el cuadro de la derecha. Podemos también con los operadores Y / O establecer un segundo criterio.

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Al seleccionar la opción Las 10 más… puede elegirse entre “Superiores” o “Inferiores” e introducir un valor, a continuación, Excel aplicará un filtro que visualizará los n valores superiores o inferiores. (sólo para campos numéricos). Por ejemplo, al elegir “Superiores” e introducir el valor 3, aparecerán los tres valores superiores. Aparece el siguiente Cuadro de Diálogo:

Para liberar todos los campos podrá seleccionarse la opción Todas en aquellos campos que tengan aplicados un filtro o bien aplicar la opción Mostrar todo de Filtros contenido en el menú Datos. Para quitar el Autofiltro deberá desplegarse el menú Datos, seleccionar la opción Filtros y marcar Autofiltro. 6.5. Filtros avanzados Otra variante de filtros se encuentra en la opción Filtros Avanzados del menú Datos. Esta opción permitirá a el/la usuario/a diferenciar en la hoja de cálculos tres zonas: Rango de lista, Rango de criterios y el Rango de copia o salida. Rango de lista está compuesto por todos los datos que conforman la lista (nombre de los campos y registros). Rango de criterios lo forman una copia de la fila con los nombres de campos y tantas filas como sean necesarias para establecer los criterios (mínimo una) Rango de copia o salida está formado por una copia de la fila con los nombres de los campos.

En el ejemplo se muestran los tres rangos definidos: rango de lista (A1:E8), rango de criterios (A10:E11) y rango de copia o salida (A14:E:14)

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El rango de copia o salida puede omitirse si se escoge la opción filtrar la lista sin moverla a otro lugar, con lo cual, Excel aplicará el resultado sobre la misma lista, siendo necesario liberar la lista a posteriori mediante la opción Mostrar todo contenido en Filtros del menú Datos.

6.6. Subtotales Otra operación de interés que permite Excel sobre las Listas son los cálculos agrupados por Subtotales (para ello, la Lista ha de estar ordenada). Es decir, calcular de forma automática determinadas operaciones (totales, medias, máximos, etc) sobre grupos de datos. Por ejemplo, es posible conocer la suma de los saldos agrupados por provincias y, adicionalmente, la suma total. Para realizar este tipo de operaciones, ha de desplegarse el Menú Datos y seleccionar la opción Subtotales. Apareciendo el siguiente Cuadro de Diálogo:

En el cuadro de diálogo que aparece deberá seleccionarse que campo de la lista servirá para realizar los agrupamientos de subtotales (Para cada cambio en), en el ejemplo se ha seleccionado el campo PROVINCIA. Es necesario que la lista se encuentre ordenada por este campo si los agrupamientos deben concentrar todos los registros que tengan idéntico el mismo.

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En Usar función podrá seleccionarse la operación que se desea aplicar: suma, promedio, máximo, mínimo, etc. Por último en la lista Agregar subtotal a podrá escogerse sobre que campos numéricos se desea operar. Para eliminar los subtotales debe seleccionarse nuevamente la opción subtotales y pulsar el botón Quitar todos en el cuadro de diálogo que aparece. En él ejemplo puede comprobarse como se ha seleccionado el campo PROVINCIA como campo de Agrupación, la operación Suma y el campo SALDO para realizar el cálculo.

6.7. Validación Validación da la posibilidad de controlar la introducción de datos en una lista. Puede limitar la entrada para que sólo se admitan un determinado tipo de valores (por ejemplo, en el campo SALDO sólo deben admitirse números), además Excel mostrará mensajes al respecto: ya sea al introducir el dato en la celda (que aparezca un mensaje indicando lo que ha de introducirse) o cuando se cometa un error (indicando el error cometido al introducir el dato).

La opción Validación se encuentra en el Menú Datos. En el Cuadro de Diálogo que aparece se

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encontrarán las siguientes Fichas:

• Ficha Configuración: tras seleccionar un rango de celdas deberá indicarse cuál es el tipo de valor permitido e incluso, establecer un límite mínimo y un límite máximo (por ejemplo, que los valores estén entre 100 y 3000).

• Ficha Mensaje Entrante: para indicar el mensaje que debe aparecer al seleccionar la celda donde va a introducirse un valor (por ejemplo, puede especificarse el mensaje “Introduzca valores entre 100 y 3.000”).

• Ficha Mensaje de Error: donde se indicará el mensaje que debe aparecer si se comete un error al introducir el dato en la celda (por ejemplo, que aparezca en caso de error “¡Sólo valores entre 100 y 3.000!”).

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1. Una Lista en Excel es una serie de datos con un encabezado para cada columna utilizada. Para que

Excel considere a los datos introducidos como una lista deben cumplirse dos normas: No deben dejarse celdas en blanco y es recomendable destacar la fila de encabezados, (sombreado, bordes, colores…).

2. Excel permite realizar ordenaciones a través de los botones Orden ascendente y Orden descendente de la Barra de herramientas Estándar, situando el puntero en cualquier celda de la columna por la que se pretende ordenar y pulsando cualquiera de los botones mencionados.

3. En ocasiones, cuando las listas son demasiado largas, es más cómodo y rápido introducir los datos de forma personalizada, a través de una Ficha individual. Esta ficha recibe el nombre de Formulario.

4. Con la opción Autofiltro se permite en una base de datos filtrar la información para que el/la usuario/a pueda visualizar una información seleccionada y no la totalidad de los registros que componen la base de datos.

5. Los Subtotales calculan de forma automática determinadas operaciones (totales, medias, máximos, etc.) sobre grupos de datos.

6. Validación da la posibilidad de controlar la introducción de datos en una lista. Puede limitar la entrada para que sólo se admitan un determinado tipo de valores, además Excel mostrará mensajes al respecto: ya sea al introducir el dato en la celda o cuando se cometa un error.

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7.1. Concepto y utilidad de las Macros Una Macro es un programa cuyo objetivo es automatizar operaciones rutinarias y, al mismo tiempo, útiles. Estas Macros permiten ahorrar tiempo y trabajo, además de reducir las posibilidades de error. Para crear macros no es necesario conocer ningún lenguaje de programación (Excel traduce automáticamente las macros creadas para que puedan ser ejecutables) pero, si se desea, pueden ampliarse las posibilidades de las macros gracias al lenguaje de macros que lleva incorporado Excel: Visual Basic (VBA). Un ejemplo de macro podría ser el hecho de automatizar la opción de aplicar un Autoformato determinado a una selección de celdas. Una vez creada la macro, en lugar de ir paso a paso, bastará con seleccionar las celdas y llamar a la macro creada. Excel realizará el resto del proceso de forma automática 7.2. Creación de una Macro Para crear una macro es conveniente que todos los libros de Excel estén cerrados a excepción del libro sobre el que va a crear la misma (aunque, en realidad, esto último tampoco es estrictamente necesario). A continuación, debe seguirse el siguiente proceso:

1. Seleccionar el Menú Herramientas y la opción Macros. Eligiendo a continuación la opción Grabar Nueva Macro.

2. En el Cuadro de Diálogo Grabar Macro, asignar un nombre a la nueva Macro y, si se desea, escoger una combinación de teclas CTRL+ ”carácter” (necesario si no va a asignarse la macro a un botón o a una barra de herramientas).

3. En el mismo Cuadro de Diálogo ha de seleccionarse donde ha de guardarse la macro: Libro de

Macros Personal, Este Libro o Libro Nuevo. Deberá usarse la opción “Libros de Macros Personal” si quiere disponerse de la Macro en todos los Libros que se utilicen. La opción “Este Libro” aplicará la macro sólo en el libro activo.

4. A continuación, aparecerá una nueva Barra de Herramientas: Grabar Macro. A partir de ese momento han de aplicarse cuantas acciones se deseen incorporar a la Macro que se está grabando (opciones de archivo, de configuración de página, de formato, de filas y columnas…).

5. Una vez finalizada las opciones, deberá pulsarse el botón Detener Grabación de la Barra de Herramientas (izquierda).

El resultado será la Macro ya creada, pero lo normal es que el proceso no finalice ahí, sino que se desee prepararla para una posterior ejecución de forma sencilla.

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7.2.1. ACCESO A LAS MACROS Una forma útil de presentar las Macros sería crear una Barra de Herramientas para incorporar a ella todas las Macros. El proceso a seguir será:

1. Seleccionar el Menú Ver, opción Barras de Herramientas. Elegir a continuación la opción Personalizar.

2. Pulsar el botón Nueva e introducir el nombre que se desea asignar. Finalmente, pulsar Aceptar. 3. Seleccionar la Ficha Comandos y escoger la Categoría Macros. Finalmente, marcar la opción

Personalizar Botón y arrastrarla hasta la nueva Barra de Herramientas

4. A continuación, pulsar el botón Modificar Selección. Seleccionar la opción Cambiar imagen del

botón y elegir la imagen deseada. Una vez hecho, seleccionar la opción Asignar Macro. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar el nombre de la Macro y pulsar el botón Aceptar. Por último, escoger la opción Nombre, y escribir el texto que ha de aparecer como mensaje de ayuda junto al botón. Finalmente, pulsar el botón Cerrar.

Otra forma de acceder a la Macro sería a través de un Botón de Macro. Para ello, deberá abrirse el Libro donde se insertará un botón de macro y seguir el siguiente proceso:

1. Activar la Barra de Herramientas Formulario

2. Seleccionar la herramienta “Botón de comando”, posicionar el puntero en la zona de la hoja donde

se quiere insertar el botón y arrastrar hasta darle el tamaño deseado. 3. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo Asignar Macro. Seleccionar la Macro que se desea

asignar y pulsar el botón Aceptar. 4. Para cambiar el texto del botón pulsar sobre el mismo e introducir el texto deseado.

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7.2.2. EJEMPLO DE CREACIÓN DE UNA MACRO Y ASIGNACIÓN A UN BOTÓN DE BARRA El siguiente ejemplo desarrolla la creación de una Macro, asignándola posteriormente a un botón de la Barra de Herramientas. La Macro a realizar va a permitir abrir un Libro de Trabajo, imprimir 3 copias del mismo y cerrarlo nuevamente. El procedimiento será el siguiente:

1. Sobre un Libro en blanco, seleccionar Menú Herramientas, opción Grabar nueva Macro. 2. En el cuadro de diálogo Grabar Macro deberá asignarse un nombre a la Macro (en nuestro ejemplo

“Imprimir”), una combinación de teclas (CTRL-i) y la opción “Libro de Macros personal” en la lista desplegable Guardar macro en. Finalmente, pulsar el botón Aceptar. A partir de este momento Excel estará grabando todas las acciones realizadas como parte de la Macro que se está desarrollando.

3. Pulsar el botón Abrir y seleccionar el Libro de trabajo que desea abrir. Finalizar pulsando el botón Abrir.

4. Una vez abierto, seleccionar la opción Imprimir del Menú Archivo. Indicar 3 en el número de copias a imprimir y pulsar Aceptar.

5. A continuación, seleccionar la opción cerrar del Menú Archivo. 6. Una vez realizadas todas las acciones que deben estar contenidas en la Macro pulsar el botón

Detener Macro. 7. Para asignar la macro a un botón de Barra de Herramientas, deberá seleccionarse la opción Barras

de Herramientas del Menú Ver y la opción Personalizar. En la Ficha Barras de Herramientas, pulsar el botón Nueva y asignarle el nombre “Imprimir Fichero”. En la Ficha Comandos, deberá seleccionarse la Categoría Macros y seguir el proceso de asignación del botón explicado anteriormente.

7.3. Ejecución de una Macro Una Macro puede ejecutarse de diversas formas:

• Con el Menú Herramientas, opción Macros. Seleccionar la Macro que se desea ejecutar y pulsar el botón Ejecutar (en este mismo cuadro de diálogo se encuentra el botón Eliminar, si se desea borrar una macro).

• A través de la combinación de teclas (CTRL+”carácter”) si anteriormente se ha asignado a la Macro en el proceso de creación de la misma.

• Con el botón correspondiente de una Barra de Herramientas, siempre y cuando se halla asignado la Macro a un botón de este tipo.

• A través del botón de macro del Libro donde se creó.

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7.4. Macros Automáticas en Excel Existen una serie de Macros complementarias, ya definidas en Excel, que no se cargan automáticamente con el programa, pero están ahí, dispuestas para ser usadas en cualquier momento. Para activar cualquiera de estas Macros Automáticas debe seleccionarse el Menú herramientas y elegir la opción Complementos. En el cuadro de diálogo aparecerá un listado con este tipo de Macros y una breve descripción de las mismas.

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1. Una Macro es un programa cuyo objetivo es automatizar operaciones rutinarias y, al mismo

tiempo, útiles. Estas Macros permiten ahorrar tiempo y trabajo, además de reducir las posibilidades de error.

2. Para crear macros no es necesario conocer ningún lenguaje de programación (Excel traduce automáticamente las macros creadas para que puedan ser ejecutables) pero, si se desea, pueden ampliarse las posibilidades de las macros gracias al lenguaje de macros que lleva incorporado Excel: Visual Basic (VBA).

3. Una Macro puede ejecutarse de diversas formas: • Con el Menú Herramientas, opción Macros. • A través de la combinación de teclas (CTRL+”carácter”). • Con el botón correspondiente de una Barra de Herramientas. • A través del botón de macro del Libro donde se creó.

4. Existen una serie de Macros complementarias, ya definidas en Excel, que no se cargan automáticamente con el programa, pero están ahí, dispuestas para ser usadas en cualquier momento. Se activan seleccionando el Menú herramientas y eligiendo la opción Complementos

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8.1. Formularios Se denomina Formulario a un tipo de hoja en la cual figuran una serie de requisitos y preguntas en forma de desplegables, casillas de verificación, botones de selección, etc. Su cumplimiento derivará posiblemente en la obtención de resultados basados en la información aportada. El primer paso para crear un Formulario en Excel es activar la Barra de Herramientas correspondiente. Para ello, existen dos formas de hacerlo:

1. Pulsando el botón derecho del ratón (menú contextual) sobre cualquier Barra de herramientas activa y, a continuación, seleccionando la opción Formularios.

2. Seleccionando el Menú Ver, opción Barras de Herramientas y eligiendo a continuación la Barra de Herramientas Formularios.

8.2. Creación de un Formulario-ejemplo Para realizar un Formulario en Excel lo primero es diseñar el trabajo que se desea realizar con la Hoja de Cálculo. Especificando las diferentes entradas que serán necesarias, así como los cálculos que se realizarán con los datos. Vamos a explicar como utilizar la Barra de Herramientas Formularios a partir de un ejemplo (Ficha de los empleados de una empresa):

Para crear un objeto de las características del ejemplo anterior (por ejemplo, un cuadro combinado, una casilla de verificación o un botón de opción) debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón correspondiente al objeto que se desea crear en la barra de herramientas de formularios.

2. Situar el puntero sobre la zona de la hoja donde se ubicará el objeto, hacer un “clic” y arrastrar hasta darle el tamaño deseado (también podrá hacerse posteriormente a través de los puntos de anclaje).

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A continuación deberán asignarse las propiedades necesarias a cada objeto del Formulario, para lo cual han de seguirse los siguientes pasos:

1. Seleccionar el objeto con el botón derecho del ratón. En el Menú contextual que aparece pulsar la opción Formato de Control.

2. En la Ficha Control, debe indicarse cuál es el Rango de entrada (datos de la lista en los cuadros combinados y cuadros de lista) y con qué celda debe vincularse el objeto (normalmente en las Barras de desplazamiento y en los Controles de número, para que se refleje el valor resultante).

3. En la Ficha Propiedades puede indicarse si el objeto puede moverse de posición o no y si éste ha de imprimirse con la hoja.

8.3. Configuración de Excel En ocasiones es necesario cambiar algunas de las características habituales de Excel. Para ello, esta aplicación posee una opción que permite cambiar algunas de las configuraciones iniciales del programa. De esta forma, podrán personalizarse aún más los Libros de Trabajo, además de ahorrar tiempo y trabajo. Para acceder a estas opciones de Configuración hemos de seleccionar el Menú Herramientas y elegir Opciones. En el Cuadro de diálogo que aparece vamos a encontrarnos con las siguientes Fichas: Ficha

• Ficha Ver: permite cambiar una serie de opciones de visualización en pantalla tales como

Etiquetas de hojas, Barras de desplazamiento, Líneas de división, Barra de Estado, Barra de Fórmulas…

• Ficha Calcular: donde podrá encontrar una opción bastante importante para el cálculo de fórmulas y funciones.

• Se trata del método de Recálculo: Automático (opción por defecto) o Manual (ha de pulsarse F9 para que se produzca el recálculo).

• Ficha Modificar: opciones que permiten indicar a Excel si debe permitir modificar en celda o en

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Línea de edición, si muestra mensaje de alerta antes de reemplazar celdas, si se activa la opción Autocompletar en celda…

• Ficha General: opciones varias tales como número de Hojas por Libro, fuente y tamaño estándar, carpeta por defecto…

• Ficha Transición: se encuentra la posibilidad de indicar a Excel cómo han de guardarse los Libros de trabajo por defecto(Libro de Excel, Excel 95…).

• Ficha Listas personalizadas: permite crear listas propias personalizadas. • Ficha Gráfico: diferentes opciones sobre la presentación de los Gráficos. • Ficha Color: diferentes opciones sobre el color de los Gráficos.

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1. Se denomina Formulario, a un tipo de hoja en la cual figuran una serie de requisitos y preguntas en

forma de desplegables, casillas de verificación, botones de selección, etc. Su cumplimentación derivará posiblemente en la obtención de resultados basados en la información aportada.

2. Para realizar un Formulario en Excel lo primero es diseñar el trabajo que se desea realizar con la Hoja de Cálculo. Especificando las diferentes entradas que serán necesarias, así como los cálculos que se realizarán con los datos.

3. En ocasiones es necesario cambiar algunas de las características habituales de Excel. Para ello, esta aplicación posee una opción que permite cambiar algunas de las configuraciones iniciales del programa. Para acceder a estas opciones de Configuración hemos de seleccionar el Menú Herramientas y elegir Opciones.

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9.1. Introducción Es innegable que vivimos en una sociedad en la que términos como “rapidez y claridad” van asociados a otros como “toma de decisiones y presentación de resultados”, es decir, en las empresas actuales se necesita tener la información lo antes posible y de la forma más fácil de entender, para tomar decisiones que afecten a la misma. Excel puede convertir los datos contenidos en una hoja de cálculos en gráficos de tipo estadístico, concretando la información en forma de barras, trozos de una circunferencia, líneas que representan tendencias, etc. Los Gráficos permiten presentar los datos de una tabla de una forma más amena y, por supuesto, más clara (sin necesidad de profundos conocimientos matemáticos, financieros…: todo dependerá de una correcta selección de los datos de la tabla que han de representarse gráficamente). Excel ofrece numerosos tipos de gráficos tales como barras, columnas, sectores, dispersión…, lo que permitirá que, prácticamente siempre, haya un gráfico que se adapte a las necesidades y datos seleccionados

A veces, cuando se trata de distribuir los datos de una forma gráfica, se hace necesaria la localización de los datos sobre una superficie geográfica, cuando, por ejemplo, debemos representar estadísticas o ventas en un determinado país, estado o comunidad autónoma. Excel ofrece la posibilidad de localizar esta información sobre cualquiera de los mapas que tiene memorizados mediante la herramienta Mapa. 9.2. Tipos de gráficos Excel 2000 incluye un número importante de tipos de gráficos, que utilizaremos según nuestras necesidades. Vamos a analizar los tipos más importantes:

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10.1. Vista preliminar Antes de lleva un documento a la impresora, es posible, por parte del usuario realizar una previsualización de cómo quedará el documento, para ello Excel ofrece la opción Vista preliminar. Para activarla, se deberá seleccionar el botón Vista Preliminar o elegir la opción del mismo nombre del Menú Archivo. Excel mostrará la hoja tal y como va a imprimirse

En dicha presentación nos encontramos con una serie de botones disponibles:

• Botones Anterior/Siguiente: permiten desplazarse a la página anterior o posterior de la hoja a imprimir (si es que ésta ocupa dos o más hojas).

• Botón Zoom: permite visualizar la hoja en varios tamaños (página completa y tamaño real). • Cerrar: regresa a la hoja de trabajo. • Imprimir: accede al cuadro de diálogo "Imprimir". • Configurar: accede al cuadro de diálogo "Configurar Página".

Es posible que, después de haber configurado la página y de haber mostrado la hoja en la vista preliminar, se necesite que determinados datos comiencen en una página nueva. Para insertar Saltos de página de forma manual, se debe seguir uno de los siguientes procesos:

• Si lo que se desea es insertar un salto de página vertical, se debe situar la celda activa en la columna A y en la fila que deba ser la primera de la nueva página una vez efectuado el salto. Se deberá desplegar el Menú Insertar y seleccionar la opción Salto de página (una línea discontinua indicará que se ha establecido un salto de página).

• Si se desea insertar un salto de página horizontal el proceso es similar, pero se debe situar en la fila 1 y en la columna que deba ser la primera de la nueva página.

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11.1. Combinar varias hojas de cálculo Existe la posibilidad de relacionar celdas pertenecientes a distintas hojas de cálculo dentro de un mismo libro, de tal manera que al modificar el valor de una celda se actualicen los valores de las celdas con las que guarda relación. Para establecer esta relación entre las hojas es necesario introducir en la función de la celda de una hoja determinada (p. ej. Celda 1A, Hoja 1) la referencia de la celda con la que se quiere relacionar (p. ej. Celda 2B, Hoja 2) de tal manera que al modificar la celda de la Hoja 1 se modifique automáticamente el valor de la celda de la Hoja 2.

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12.1. Dar nombre a las celdas de un libro Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Se pueden crear también desde nombres descriptivos (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas) hasta rangos de celdas, fórmulas o valores constantes. Los rótulos se pueden utilizar en las fórmulas que se refieran a la misma hoja de cálculo. Si desea representar un rango de otra hoja de cálculo, emplee un nombre. También puede crear nombres 3D que representen la misma celda o rango de celdas en varias hojas. Usar rótulos como referencias Esta opción debe activarse al crear el libro; de lo contrario, tendrá que volver a escribir las fórmulas que utilicen rótulos.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Calcular. 2. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas. 3. Para volver a escribir una fórmula que utilizaba un rótulo antes de activar esta opción, seleccione

la celda que contiene la fórmula, presione F2 y, a continuación, presione ENTRAR. 4. Para que esta opción se reconozca de forma predeterminada en todos los libros nuevos, cree un

libro nuevo, siga el procedimiento anterior y guarde el valor en la plantilla libro.xlt. Dar nombre a una celda o rango de celdas.

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre.

2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR.

Nota: No se puede asignar un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.

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13.1. Introducción: Redes, Intranet e Internet Actualmente se instalan Redes en aquellas empresas que tienen diferentes puestos de trabajo (pequeñas -locales o LAN- o grandes -Área extensa o WAN-), que permiten la interconexión entre los distintos terminales (Clientes) a través de un ordenador central (Servidor). Pero para ampliar las posibilidades de una red, de cara a “conectarse” con el exterior, puede hacerse a través de su propio Servidor o contratando los servicios de una empresa proveedora de Internet y Correo, que le permitirá la conexión a Internet: la red de redes. Para ello, al menos el Servidor de la empresa debe poseer una Tarjeta Fax/Módem, RDSI o Módem ADSL y conexión a línea telefónica. Cuando una empresa está conectada a Internet puede disponer de varios tipos de servicios, entre ellos:

• Correo electrónico: envío y recepción de mensajes y ficheros con otros usuarios de la red. • FTP: servicio que permite la transferencia de ficheros (normalmente de gran tamaño) entre varios

ordenadores. • World Wide Web (Web o WWW): se trata del servicio más conocido y utilizado de Internet.

Consiste en un conjunto de Servidores que ofrecen información de la Red. La empresa puede acceder a “Páginas Web” de otras personas o empresas (consulta de datos, de ofertas comerciales, de proveedores…) o, incluso, crear sus propias Páginas Web (publicidad de la empresa, comercio electrónico...).

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13.2. Correo electrónico con Excel Para poder usar el Correo electrónico, además de los requisitos de hardware mencionados en el punto anterior, su equipo ha de contar con un Software de Correo electrónico (por ejemplo Outlook Express). Para poder enviar como mensaje un Libro u Hoja de Excel desde el mismo programa a un destinatario de la red, ha de seguir el siguiente proceso:

1. Abrir el Libro que desea enviar por Correo. 2. Seleccionar la opción Enviar a del Menú Archivo. También puede utilizarse el botón Correo de la 3. Barra de Herramientas Estándar. 4. Seleccionar la opción Destinatario de Correo. 5. En el Cuadro de diálogo que aparece, deberá introducirse la dirección electrónica del equipo al que

desea enviar la información (esto requerirá algunos conocimientos básicos de Internet y del programa de Correo electrónico).

Finalmente, deberá utilizarse la opción adecuada para enviar el mensaje (según el programa de Correo que se esté utilizando: por ejemplo, pulsar el botón Enviar si está usando Outlook Express).

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13.3. Libros de Excel en Servidores FTP El servicio de transferencia de ficheros FTP de Internet permite enviar Libros de trabajo a través de la red. Excel permite utilizar directamente este servicio, aunque previamente han de agregarse las direcciones de los Servidores FTP a los que pueda conectarse. Para ello, ha de seguirse el siguiente proceso:

1. Seleccionar la opción Guardar Como del Menú Archivo. 2. En la lista desplegable Guardar en, escoger la opción Ubicaciones de Internet (FTP). A

continuación, seleccionar con un doble “clic” sobre la opción Agregar o Modificar ubicaciones de Internet (FTP).

3. En el Cuadro de diálogo correspondiente, debe introducirse (o seleccionar) la dirección del

Servidor (Nombre del sitio FTP). 4. Pulsar Agregar y, a continuación, en Aceptar.

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Una vez que se dispone de una o varias direcciones de Servidores FTP, pueden usarse para transferir ficheros de Excel (Libros) a través de este sistema. Para ello, ha de seguirse el siguiente proceso:

1. Seleccionar la opción Guardar como del Menú Archivo. 2. En la lista desplegable Guardar en seleccionar la opción Ubicaciones de Internet (FTP). Escoger a

continuación la dirección del Servidor (lista de sitios FTP) con un doble “clic”. 3. En el cuadro Nombre de Archivo asignar un nombre al Libro de trabajo y pulsar el botón Guardar

13.4. Utilizar Libros de Excel externos Al igual que puede almacenarse un fichero en el Servidor FTP, también puede utilizarse (abrir) ficheros del mismo o de la WWW. Para ello, ha de seguirse el siguiente proceso:

1. Seleccionar la opción Abrir del Menú Archivo. 2. En el Cuadro de diálogo, el proceso a seguir dependerá del origen de la información que se desea

abrir: • Para abrir un fichero de la WWW, debe seleccionarse el cuadro Nombre de Archivo e

introducir la dirección completa del libro que se desea abrir. Finalmente, pulse el botón Abrir.

• Para abrir un fichero de un Servidor FTP, en el cuadro Buscar en escoger la opción Ubicaciones de Internet (FTP). A continuación, deberá marcar el nombre del Servidor FTP, a continuación, seleccionar la posición donde se encuentre el libro y, finalmente, escoger Libro y pulsar el botón Abrir.

13.5. Creación de Hipervínculos en Excel Un Vínculo es el enlace que se establece, mediante una conexión directa, entre una celda de un Libro y otra del mismo Libro o de un Libro diferente (ya se encuentre éste en el mismo ordenador, en la red interna o en Internet). Un hipervínculo se mostrará, por defecto, en color azul y, al situar el puntero del ratón sobre él, tomará forma de mano. Al seleccionar el mismo, se activará el Libro con el que esté enlazado (si es un Libro situado en la Web Excel abrirá el Navegador que tengamos instalado, por ejemplo: Netscape o Explorer).

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Para crear un Hipervínculo ha de seguirse el siguiente proceso:

1. Introducir el texto o los objetos que van a formar parte del Hipervínculo y seleccionar las celdas. 2. Seleccionar la opción Insertar Hipervínculo del Menú Insertar o pulsar el botón Insertar

Hipervínculo de la Barra de Herramientas Estándar. 3. En el Cuadro de diálogo que aparece a continuación, debe introducirse la dirección del archivo con

el que desea conectar el Hipervínculo en el cuadro Vincular al archivo o dirección URL (puede utilizarse el botón Examinar para localizar el archivo). Puede también introducirse la referencia de la celda a la que debe saltar específicamente el Hipervínculo (cuadro Ubicación dentro del archivo).

4. Finalmente, pulsar el botón Aceptar.

Si, en algún momento, desea eliminar un Hipervínculo (el enlace, no el texto), ha de seguir el siguiente proceso:

1. Hacer “clic” con el botón derecho del ratón sobre el Hipervínculo. 2. Seleccionar la opción Hipervínculo y, a continuación, la opción Modificar Hipervínculo. 3. Finalmente, pulsar el botón Quitar Vínculo.

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13.6. Crear Páginas Web con Excel Hasta hace poco tiempo crear Páginas Web requería obligatoriamente conocimientos de Programación (HTML, Java…), pero con Microsoft Office 2000 no es necesario. Excel, al igual que el resto de aplicaciones de la Suite, permite la conversión de los Libros a lenguaje HTML de una forma sencilla. Para crear una Página Web a partir de una Hoja ha de seguir el siguiente proceso:

1. Introducir el texto, objetos, gráficos, fórmulas… que se desea convertir en página Web. 2. Seleccionar las celdas y objetos que contiene los datos a convertir. 3. Escoger la opción Guardar como página Web del Menú Archivo. Aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:

A través del mismo, debe darse un nombre al archivo html (formato con el que se guardan las páginas web). El botón Cambiar título permite asignar un título a la página Web que se va a crear. Para poder visualizar una hoja de cálculo con formato de página web, deberá abrirse el Navegador (Internet Explorer o Netscape) y utilizar la opción Abrir del Menú Archivo.

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1. Para poder enviar como mensaje un Libro u Hoja de Excel desde el mismo programa a un

destinatario de la red, ha de contar con un Software de Correo electrónico (por ejemplo Outlook Express).

2. El servicio de transferencia de ficheros FTP de Internet permite enviar Libros de trabajo a través de la red. Excel permite utilizar directamente este servicio, aunque previamente han de agregarse las direcciones de los Servidores FTP a los que pueda conectarse.

3. Al igual que puede almacenarse un fichero en el Servidor FTP, también puede utilizarse (abrir) ficheros del mismo o de la WWW.

4. Un Vínculo es el enlace que se establece, mediante una conexión directa, entre una celda de un Libro y otra del mismo Libro o de un Libro diferente (ya se encuentre éste en el mismo ordenador, en la red interna o en Internet). Un hipervínculo se mostrará, por defecto, en color azul y, al situar el puntero del ratón sobre él, tomará forma de mano.

5. Excel, al igual que el resto de aplicaciones de la Suite, permite la conversión de los Libros a lenguaje HTML. Para ello, será necesario escoger la opción Guardar como página Web del Menú Archivo

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1. Una hoja de cálculo es una aplicación informática enfocada hacia la necesidad de cálculo de

cualquier empresa o particular. Así, un programa de estas características permitirá realizar cálculos de cualquier tipo: desde sencillos cálculos aritméticos hasta complicadas fórmulas (funciones) financieras, estadísticas, matemáticas...

El proceso de creación de una hoja de cálculos puede resumirse en 4 pasos: • Introducción de datos (texto y números). • Creación de fórmulas. • Dar formato a la hoja. • Configuración e impresión.

2. Excel presenta por defecto tres hojas en un libro de trabajo, pero este número se puede modificar según las necesidades del usuario. El límite de hojas que Excel puede tener en un mismo libro es de 255.

3. La barra de herramientas Formato ofrece una amplia gama de opciones que pueden aplicarse sobre las celdas seleccionadas para cambiar el tamaño, forma, distribución, etc.

4. Las funciones lógicas permiten a Excel realizar cálculos condicionados al cumplimiento de una premisa, es decir, que en función de que la condición establecida se cumpla o no, la hoja de cálculos realice una operación u otra. Excel dispone de un grupo de funciones que permiten operar con fechas. Este grupo se denomina Funciones de Fecha y Hora. Existen funciones que se pueden aplicar sobre celdas de texto y que operan sobre los contenidos de las mismas. Éstas se denominan Funciones de texto. Las Funciones de Búsqueda y Referencia permiten obtener información a partir de una hoja de cálculo que esté siendo usada como una tabla. Las Funciones de Bases de Datos son similares a parte de las funciones Estadísticas, pero operan sobre Bases de Datos en Excel (también llamadas "Listas").

5. Excel puede convertir los datos contenidos en una hoja de cálculos en gráficos de tipo estadístico, concretando la información en forma de barras, trozos de una circunferencia, líneas que representan tendencias, etc.

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14. SOLVER El Solver es una herramienta del Excel que permite resolver problemas de optimización, es decir, a partir de unos objetivos y estableciendo unas condiciones (restricciones), permite resolver problemas de cierta complejidad. Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo f (x1, x2, ..., xn). Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las variables controlables x1, x2, ..., xn. Puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj (x1, x2, ..., xn) en una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda que contiene la constante cj. También puede especificar que los valores sean enteros, para evitar dar resultados absurdos de algunos problemas, tales como que se necesitan 3,47 empleados. Solver ajustará los valores de las celdas cambiantes, para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Instalación del Solver La herramienta Solver no se instala por defecto:

• En primer lugar debe tener instalada la versión profesional del Office, la versión estándar no la considera, si no tiene instalada la versión profesional consulte con su proveedor habitual de software para que se la instale,

• Para saber si la tiene instalada mire el menú de Herramientas si tiene una opción de nombre Solver,

• Si no la tiene instalada, debe instalarla y para eso debe hacer lo siguiente: • Menú Herramientas • Sub-Menú Complementos • Activar la opción Solver y Aceptar.

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