UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

MANUAL DE EXCEL 2013

Amabilia Hernandez

Manual Básico de Excel 2013

Interface de Excel

1. CINTAS DE OPCIONES Y FICHAS DE TRABAJO DE EXCEL 2013

La cinta de opciones es una superposición de barras de herramientas,

cada una dedicada a un tipo de edición. Para visualizar una cinta en

particular, simplemente haz clic sobre una de las pestañas. La pestaña

"Diseño de página", por ejemplo, contiene todos los comandos de diseño

de un documento: orientación y tamaño de la página, tamaño de los

márgenes, color de la página, opciones de alineamiento de las imágenes

en la página, etc.

A. FICHA INICIO

Si trabajas en equipo, Word te puede ayudar a la hora de editar un documento creado por varios usuarios. Si haces clic en la ficha Revisar, de la cinta de opciones, puedes observar el grupo de comandos, entre los que se encuéntralas opciones: Revisión, comentarios, seguimiento, cambios, comparar y proteger, cada uno con sus respectivos comandos La ficha inicio de Excel, está conformada por 7 secciones distintas. Observémoslas:

a) Grupo Portapapeles:

El portapapeles es una zona de memoria

donde se almacena la información copiada o

cortada de una aplicación Windows. Cada

vez que se copia o corta información, el

portapapeles reemplaza la información

que había por la nueva información.

Podemos abrir esta "ventana" haciendo clic en la flecha que se encuentra en la

parte inferior derecha de nuestro compartimiento de Portapapeles. En el

compartimiento observado en la imagen superior, se encuentran Pegar (Con

diferentes opciones de pegado), cortar, copiar y copiar formato.

Pegar: Permite seleccionar una opcion de pegado , como conservar el formato o

pegar solo el contenido. Agrega contenido del portapapeles al documento.

Cortar: Quita la selección y la coloca en el portapapeles para que se pueda pegar

en otro sitio.

Copiar: Coloca una copia de la selección en el portapapeles para que se pueda

pegar en otro sitio.

Copiar formato: ¿ Le gusta como queda una selección concreta? Puede aplicar

este diseño a otros contenidos del documento.

b)Grupo Fuente

Esta, es la de formato. En ella

encontramos el color de letra, si se puede

poner

en negrita, cursiva, subrayado o subrayado doble (como su nombre lo dice, en

lugar del subrayado normal, aparece una segunda línea de subrayado).

Fuente: Cambia la fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de la fuente.

Agrandar fuente: Aumenta el tamaño de la fuente.

Encoger fuente: Reduce el tamaño de la fuente.

Negrita: Aplica al formato de negrita al texto seleccionado.

Cursiva: Aplica al formato de cursiva al texto seleccionado.

Subrayado: Subraya el texto seleccionado.

Tachado: Traza una línea en medio del texto seleccionado.

Borde Inferior: Aplica bordes a las celdas actualmente seleccionadas.

Color de resaltado de texto: Cambia el aspecto del texto como si estuviera

marcado con un marcador.

Color de fuente: Cambia el color del texto.

c) Grupo Alineacion

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos

queden alineados u orientados de una forma determinada.

Algunas de las opciones de alineación de texto son: Alineación del texto Horizontal: Que son: GENERAL, IZQUIERDA (Sangría): CENTRAR, DERECHA (Sangría): LLENAR, JUSTIFICAR, CENTRAR EN LA

SELECCIÓN. Alineación del texto Vertical: Superior,centrar, inferior y justificar.

Alinear en la parte superior: Alinea el texto a la parte superior.

Alinear en el medio: Alinea el texto para que este centrado en la parte superior e

inferior de la celda.

Alinear enla parte inferior: Alinea el texto a la parte inferior.

Alinear en la izquierda: Alinea el contenido en el margen izquierdo.

Centrar: centra el contenido.

Alinear a la derecha:Alinea el contenido en el margen derecho

Orientacion: Gira el texto a un angulo diagonal o a una orientacion vertical. Esta

es una manera ideal de etiquetar columnas estrechas.

Dismunuir Sangria: Acerca el contenido al borde de la celda.

Aumentar Sangria: Aleja el contenido al borde de la celda

Ajustar Texto: Ajusta el texto especialmente largo en varias lineas para poder verlo

todo.

Combinar y centrar: Combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas

en una celda de mayor tamaño. Se trata de una manera ideal de crear etiquetas

que abarcan varias columnas.

d)Grupo Número

La opción número maneja diferentes categorías como lo es general, número,

moneda, etc. Cuando se trabajacon cantidad ya sea dinero se selecciona moneda;

o cantidades en las cuales se requiere una separación de miles y manipular los

decimales se manejan estasopciones.

Formato de Número: Permite elegir el formatoa de las celdas, como porcentajes,

monedas, fecha u hora.

Formato de Número de contabilidad: Da formato de dolares, auros u otra moneda.

Estilo Porcentual: Muestra el valor de celda como un porcentaje.

Estilo Millares: Muestra el valor de la celda con un separador de millares.

Aumentar Decimales: Muestra mas decimales para obtener un valor mas preciso.

Disminuir Decimales: Muestra menos decimales.

e) Grupo Estilos

"Estilos" representa la modificación de la tabla en la hoja de cálculo. No despliega

un cuadro de diálogo, pero contiene opciones claras sobre el formato que

corresponde. Sus funciones son similares a las que conllevala opción "Celdas", a

excepción que éstas involucran lo que es la tabla en general. De derecha a

izquierda, lasopciones son Formato Condicional, Dar Formato como Tabla, y por

último está Estilos de Celdas.

Formato Condicional: Marca facilmente las tendencias y los modelos en los datos

usando barras, colores e iconos para resaltar visualmente valores importantes

Dar formato como tabla: Convierte rapidamente un rango de celdas en una tabla

con su propio estilo.

f) Grupo Celdas

La Opción “Celdas” es la sexta opción incluida dentro de la pestaña Inicio de la

Banda de Opciones de Excel. Enella se encuentran las opciones referentes a la

manipulación de cualquiera de las celdas de la hoja de cálculo (Insertar, Eliminar y

Dar Formato).

Insertar: Permite agregar celdas, filas, columnas u hojas nuevas en el libro.

Eliminar: Elimina celdas, filas o columnas de la

tabla o de la hoja.

Formato: Cambia el alto de las filas o el ancho de

las columnas, organiza las hojas, o protege y

oculta las celdas.

g)Grupo Modificar

La última ficha corresponde a modificar, en este casillero, del lado izquierdo se

pude observar que se encuentra "Autosuma", "rellenar" y "borrar". Del lado

derecho se encuentra la opción nueva y diferente de losotros anteriores office

Excel, que es el botón de "Ordenar y filtrar", esto como su nombre lo dice, ordena

de orden ascendente o descendente los caracteres seleccionados y también tiene

la característica de poderfiltrarlos. "Buscar y seleccionar" es la otra opción del

casillero "Modificar".

Autosuma: Suma automaticamente, el total aparecera despues de las celdas

selecionadas

Rellenar: Sigue una serie o un modelo en celdas adyacentes en cualquier

direccion.

Borrar: Elimina todo el contenido de la celda o quieta solo el formato, el contenido,

los comentarios o los hipervinculos.

Ordenar y Filtrar: Permite organizar sus datos para facilitar el analisis, puede

ordenar los datos seleccionados en orden ascendentes o descendentes, o filtrar

temporalmente valores especificos.

Buscar y seleccionar: Al hacer click muestra las opciones para buscar texto en el

documento. Puede usar opciones de busqueda avanzada para reemplazar texto,

saltar directamente a un punto concreto del documento o elegir otras opciones

para limitar la busqueda.

B. FICHA INSERTAR

La ficha insertar en Excel sirve para insertar sencillamente gráficos, imágenes,

formulas, tablas dinámicas, WordArt, entre otras cosas

la ficha en Excel 2013 es algo así:

a) Grupo Tablas

La primera parte que es Tablas, tiene 3 funciones las cuales con tabla dinámica,

tablas dinámicas y otra que es simplemente tablas.

Tabla Dinámica: Permite disponer y resumir fácilmente datos complejos en una

tabla dinámica.

Tablas Dinámicas: ¿Desea que le recomendamos tablas dinámicas que resuman

sus datos complejos? Hacer clic para obtener un conjunto personalizados de las

tablas dinámicas que creemos que se adaptaran mejor a sus datos.

Tabla: Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Que ordena,

filtra y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente.

b)Grupo Ilustracion

En ilustraciones se pueden insertar imágenes desde archivo, imágenes

prediseñadas incluyendo dibujos videossonidos o fotografías, formas inserta

figuras como círculos rectángulos etc. y SmartArt que es una nueva aplicación de

Excel 2013 que sirve para insertar gráficos más complejos como lo son el

diagrama de Ven y organigramas.

Imágenes: Inserta imágenes desde su equipo o desde otro equipo al que esté

conectado.

Imágenes en línea: Busca e inserta imágenes desde una variedad de orígenes en

línea.

Formas: Permite insertar formas prediseñadas, como círculos, cuadrados y

flechas.

SmartArt: Inserta un elemento gráfico, SmartArt para comunicar información

visualmente. Los elementos SmartArt incluyen listas gráficas y diagramas de

procesos.

Captura: Agrega rápidamente una instantánea de cualquier ventana que este

abierta en el escritorio al documento.

c) Grupo Aplicaciones

Permite insertar una aplicación en su documento. Use la web para mejorar su

trabajo.

d)Grupo Graficos

Graficos recomendados: Seleciones

datos de la hoja de calculo y haga click en este boton para obtener un conjunto

personalizado grafico que consideremos que se ajustan de manera optima a sus

datos.

Insertar graficos de columnas: permite usar este tipo de grafico para comparar

visualmente los valores entre algunas categorias.

Insertar graficos de lineas: Permite usar este tipo de grafico para mostrar

tendencias en el tiempo (años, meses, dias) o por categorias.

Insertar graficos circular o de anillos: Permite usar este tipo de grafico para motrar

las proporciones del total. Uselo cuando el total de los numeros es 100%.

Insertar graficos de barras: Permite usar este tipo de grafico para comparar

visualmente los valores entre algunas categorias cuando grafico muestra una

duracion o cuando el texto de la categoria es largo.

Insertar graficos de areas: Permite usar tendencias en el tiempo (años, meses,

dias) o por categorias. Uselo para ressaltar la magnitud del cambio en el

transcurso del tiempo.

e) Grupo Graficos

Insertar graficos de dispersion: Permite mostrar la relacion entre conjunto de

valores.

Insertar graficos de cotizacion: Permite hacer click en la flecha para ver los

diferentes tipos de graficos de cotizacion, de superficies o radiales disponibles y

tengan el puntero sobre los iconos para obtener una vista previa en el documento.

Insertar grafico combinado: Permite usar este tipo de grafico para resaltar

diferentes tipos de informacion. Se puede usar cuando la gama de valores del

grafico varia ampliamente o cuando hay tipo combinados de datos.

Grafico dinamico:Permite usar graficos dinamicos para resumir los datos

graficamente y explorar datos complejos.

f) Grupo Informes

Power View:Permite tomar mejores decisiones de negocios o crear bonitos

informes interactivos.

g)Grupo Minigraficos

Es un complemento gratuito que nos permite armar mini gráficos dentro de las

mismas celdas de Excel (líneas, barras, superficie, circular, áreas, etc.). Son

especialmente útiles para cuadros de mando, tableros de control y modelos de

business intelligence en Excel.

Líneas: Agrega un gráfico de líneas a una sola celda que representa una fila de los

datos seleccionados.

Columnas: Inserta un gráfico de columnas en una sola celda.

Minigrafico de ganancia o perdida: Inserta un grafico de perdida y ganancias en

una sola celda.

h) Grupo Filtros

El filtrado permite un análisis en profundidad de grandes cantidades de datos en

un informe de tabla dinámica. Hay distintas formas de filtrar elementos de tablas

dinámicas. Puede usar filtros de informe para mostrar rápidamente un subconjunto

de datos, como una línea de productos, un intervalo de tiempo o una región

geográfico. Para un acceso sencillo, los filtros de informes que agregue se colocan

sobre el informe de la tabla dinámica.

Segmentación de datos: la segmentación de datos agiliza y facilita el filtrado de las

funciones de cubos, tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Escala de tiempo: las escalas de tiempo agilizan y facilitan la selección de

periodos de fechas para filtrar las funciones de cubos, tablas dinámicas y

gráficos dinámicos.

i) Grupo Vinculos

Hipervinculos: Crea un vinculo en el documento para el acceso rapido a paginas

web y archivos. Los hipervinculos le pueden llevar a otros lugares de los

documentos

j) Grupo Texto

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos

visualmente, a detectarproblemas importantes y a identificar modelos y

tendencias.

Cuadro de texto: Dibuja un cuadro de texto en cualquier parte.

Encabezado pie página: Es útil para presentar información como por ejemplo, el

nombre del archivo, la fecha y la hora.

WordArt: Permite dar un toque artístico al documento con un cuadro de texto de

wordart.

Línea de firma:Inserta una línea de firma que especifique la persona que debe

firmar.

Objeto:Inserta un objeto incrustado en el documento.

k) Grupo Simbolos

Ecuacion: Se agrega ecuaciones matematicas comunes al documentos, como el

area de un circulo o la formula cuadratica. Atambien se puede crear sus propias

ecuaciones con la bilbioteca de estructuras y simbolos matematicos.

Simbolo: Agrega simbolos que no estan en el teclado, permite elegir entre muchas

opciones, incluyendo simbolos matematicos.

C. FICHA DISEÑO DE PAGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una

gran cantidad de datos o varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista

Diseño de página para obtener resultados de aspecto profesional. En esta vista se

puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista

Normal. Sin embargo, también puede usar reglas para medir el ancho y el alto de

los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar encabezados y

pies de página, establecer los márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las

líneas de cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y

especificar las opciones de ajuste de escala. Cuando termine de trabajar en la

vista Diseño de página, puede volver a la vista Normal.

a) Grupo Temas

Para darle una apariencia profesional a un documento, puede aplicar un tema del

documento. Un tema es un conjunto de opciones de formato que incluyen un

conjunto de colores, un conjunto de fuentes del tema (incluidas fuentes para

encabezados y texto principal) y un conjunto de efectos del tema (incluidos efectos

de líneas y relleno).

Temas: Permite seleccionar un nuevo tema para proporcionar al documento un

estilo inmediato y exactamente la personalidad que desea.

Colores: Permite cambiar rápidamente todos los colores que se usan en el

documento eligiendo una paleta de colores diferentes.

Fuentes: Cambia rápidamente el aspecto de todo el documento seleccionando un

nuevo juego de fuentes.

Efectos: Cambia rápidamente el aspecto general de los objetos del documento.

b)Grupo Configurar Pagina

En Microsoft Excel, los atributos de configuración de página (como márgenes,

orientación de la hoja y laimpresión de títulos) se establecen para cada hoja de

cálculo, individualmente. En este artículo se describen tres métodos que puede

utilizar para establecer globalmente algunos de estos atributos.

Márgenes: Establece los tamaños de márgenes de todo el documento o de la

sección actual. Tiene varios formatos de margen de uso frecuente entre los que

elegir o bien puede personalizar el suyo propio.

Orientación: Proporciona a las paginas un diseño horizontal o vertical.

Tamaño: Permite elegir un tamaño de papel para el documento.

Área de Impresión: Permite seleccionar un área de la hoja que desee imprimir.

Saltos: Agrega un salto donde desea que empiece la siguiente página en la copia

impresa. El salto de página se insertara encima y a la izquierda de la selección.

Fondo: Permite elegir una imagen para su fondo y agrega un poco de personalidad

a su hoja de cálculo.

Imprimir Títulos: Permite elegir las filas y columnas que desea que se repitan en

cada página impresa como por ejemplo las que tiene etiquetas o encabezamiento.

c) Grupo Ajustar Area de Impresión

Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede

definir un área deimpresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión

es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere

imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de

haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área. Puede agregar

celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el

área de impresión para imprimir la hoja de cálculo completa.

Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un número

predeterminado de paginas.

Alto: Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número

maximo de paginas.

Escala: Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su

tamaño real. El ancho y el alto maximo se deben establecer en automatico para poder utilizar esta

caracteristica.

d)Grupo Opciones de la Hoja

Puede agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de una

hoja de cálculo impresa. Por ejemplo, puede crear un pie de página con los

números de página, la fecha y la hora y el nombre del archivo.

Los encabezados y pies de página no aparecen en la hoja de cálculo en la vista

Normal, solamente aparecen en la vista Diseño de página y en las páginas

impresas. Puede insertar encabezados y pies de página en la vista Diseño de

página, donde puede verlos, o usar el cuadro de diálogo Configurar página si

desea insertar encabezados o pies de página para más de una hoja de cálculo al

mismo tiempo. Para otros tipos de hojas, por ejemplo hojas de gráfico, puede

insertar encabezados y pies de página solamente mediante el cuadro de

diálogo Configurar página.

Líneas División

Ver: Muestra las líneas entre filas y columnas para que las hojas resulten más

fáciles de leer. Estas líneas de cuadricula no se imprimirán a menos que también

se active imprimir.

Imprimir: imprime las líneas entre filas y columnas para facilitar la lectura de la

hoja.

Encabezados

Ver: Muestra los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de columnas

son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página.

Imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas. Los encabezados de fila

son los números de filas situados al lado de la hoja.

e) Grupo Organizar

Este grupo nos ayuda a traer y enviar al fondo,panel de selección, alinear, agrupar

y girar celdas.

Traer adelante: Trae el objeto seleccionado a un nivel hacia delante de forma que

quede oculto detrás de menos objetos.

Enviar atrás: Envia el objeto selecionado a un livel hacia atrás o lo envia detrás de

los demas objetos., tambien puede mover el objeto detrás del texto en la pagina.

Panel de selección: Muestra una lista de todos los objetos, asi es mas facil

seleccionar objetos, cambiarlos de orden o cambiar su visualidad.

Alinear: Cambia la posicion de los objetos que seleccione en al pagina, resulta

muy util para alinear los objetos a los margenes o al borde de la pagina, tambien

permite alinearlos unos en relacion a otros.

Agrupar: Reune objetos para moverlos y asignarles formatos para tratarlos como

un unico objeto.

Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado.

D. FICHA FORMULAS

Es un grupo de herramienta que nos ayuda a insertar funciones, nombres

definidos, auditoria de formulas, y opciones para el calculo.

a) Grupo Biblioteca de Funciones

Las funciones de Excel 2010 están organizadas en once categorías: Búsqueda y

referencia, Lógicas, Texto, Fecha y hora, Información, Estadísticas, Matemáticas y

trigonométricas, Financieras, Ingeniería, Base de datos, Cubo. Puedes explorar el

detalle de cada una de estas categorías y todas las funciones desde la

ficha Fórmulas en el grupo llamado Biblioteca de funciones.

Insertar funciones: Permite trabajar con la fórmula de la celda actual, puede

seleccionar las funciones que desee usar y obtener ayuda para completar los

valores de entrada.

Autosuma: Suma automáticamente, el total aparecerá después de las celdas

seleccionadas, Agrega automáticamente un cálculo rápido a la hoja de cálculo.

Recientes: Permite elegir rápidamente entre las funciones que ha usado

recientemente.

Financieras: Agrega un función financiera a la hoja.

Lógicas: Agrega una función lógica a la hoja de cálculo.

Texto: Agrega una función de texto a la hoja de cálculo.

Fecha y Hora: Permite elegir una función de hora.

b)Grupo Nombres Definidos

Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o

mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango.

Guía de Excel Avanzado.

Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A

desde la fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde

la columna A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería

A2:C80.

Pero tal rango también los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos

que contiene.

Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle

el nombre de “Empleados” a ese rango.

Administradores de Nombres: Crea, edita, elimina y busca todos los nombres

usados en el libro, los nombres se pueden usar en formulas como sustitutos para

referencias a celdas.

Asignar Nombre: Define y aplica nombres.

Utilizar en la Formula: Permite elegir un nombre utilizando en este libro y lo inserta

en la formula actual.

Crear desde la selección: Genera automaticamente nombres desde las celdas

seleccionadas, generalmente se utiliza el texto de la fila superior o de la columna

situada mas a la izquierda de una selección.

c) Grupo Auditoria de Formulas

La barrita mágica que mucha gente desconoce. Herramienta para auditar formulas

en Excel.

Microsoft Excel® dispone de una herramienta sencilla y muy útil que nos permite

testear fórmulas y rastrear errores. Si queremos trabajar correctamente con hojas

de cálculo grandes se convierte en una herramienta indispensable para cualquier

modelista.

Rastrear precedentes: Muestran flechas que indiquen las celdas que afectan el

valor de la celda seleccionada actualmente.

Rastrear Dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el

valor de la celda seleccionada actualmente.

Quitar Flechas: Quita la flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear

dependientes.

Mostrar formulas: Muestra la formula en cada celda en el lugar del valor resultante.

Comprobacion de Errores: Busca errores comunes en formulas, comprueba

errores frecuentes que tienen las formulas.

Evaluar formula: Muestra el cuadro de dialogo evaluar formula para depurar una

formula evaluando cada uno de sus partes individuales.

Grupo Calculo

Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más

limpio pero tambiénestá diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales

con rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse

de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos,

guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas.

Ventana Inspeccion:Supervisa los calores de determinadas celdas al mismo

tiempo que se realizan cambios en la hoja, los valores se muestran en una

ventana separada que se mantiene visible, independiente del area que se muestra

del libro.

Opciones para el Calculo: Permite elegir si desea calcular las formulas automatica

o manualmente, si realiza un cambio que afecte un valor, excel lo volvera a

calcular automaticamente.

Calcular ahora: Calcula todo el libro ahora, solo es necesario si el calculo

automatico se ha desactivado.

Cacular hoja: Calcula la hoja activa, solo es necesario si el calculo automatico se

ha desactivado.

E.FICHA DATOS

Es una buena práctica almacenar nuestros datos en una hoja de Excel y utilizar

una hoja diferente paraconsultar los datos a través de fórmulas. Sin embargo, no

es tan intuitivo ni fácil para muchas personas saber cómo utilizar la función

BUSCAR con datos de otra hoja.

a) Grupo Obtener datos Extermos

Que nos ayuda a obtener datos desde access, web, textos, otras fuentes y

conexciones existentes.

Desde Access: Importa datos desde una base de datos de microsoft access.

Desde Web: Importa los datos desde una pagina Web.

Desde Texto: Importa datos desde un archivo de texto

De otras Fuentes: Importa los datos de otros origenes

Conexciones existentes: Importa datos desde origenes comunes.

b)Grupo Conexiones

Si su libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta de un origen de

datos de OLE DB, puede asegurarse de que muestra la información más

actualizada. Para ello, use el comando Actualizar (en la pestaña Datos).

Atualizar todo:Actualiza todas las fuentes del libro y permite obtener los ultimos

datos.

Conexiones:Muestra todas las conexiones de datos para el libro, son vinculos a

datos externos al libro que se puedan actualizar si los datos de origen cambia.

Propiedades:Especifica la manera en que se actualizaran las celdas conectadas a

un origen de datos, los contenidos del origen que se mostraran y la manera en que

se controlaran los cambios en el numero de filas o columnas del origen de datos.

Editar Vinculos:Muesta todos los archivos a los que estan vinculadas a esta hoja

de calculo para que actualice o quita los vinculos

c) Grupo Ordenar y Filtrar

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis

de datos sea más fácil y ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los

aspectos importantes y las tendencias de los datos de un solo vistazo.

Ordenar de la A a la Z: De menor a mayor.

Ordenar de la Z a la A: De mayor a menor.

Ordenar: Busca valores rápidamente ordenando los datos.

Filtro: Activa el filtrado de las celdas seleccionadas,

Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos.

Volver a Aplicar: vuelve aplicar el filtro y ordena los elementos en el intervalo

actual, así que se incluirán los cambios que se haya realizado.

Avanzadas: Opciones de filtrado con criterios complejos.

d)Grupo Herramientas de Datos

Vas a realizar una práctica sencilla con la herramienta Datos de Excel.

Una de las funcionalidades más útiles de Excel es la herramienta Datos, puedes

leer sobre el tema en: Ordenar datos en Excel. Con ella puedes obtener información de forma rápida sobre diferentes datos de

forma separada y así tener siempre listos las cifras para tus informes.

En esta práctica llevarás a cabo una serie de acciones con un ejemplo para

ayudarte a manejar con soltura esta herramienta y a la vez que te pueda servir

para pensar sobre cómo aplicarla en tu trabajo diario.

Texto en columnas: Divide el contenido de una columna de texto en varias

columnas, se puede dividir una columna que contenga nombres y apellidos en 2

columnas distintas para los nombres y los apellidos.

Relleno Rapido: Rellena automaticamente los valores, escriba un par de ejemplos

que desee como resultado y mantenga la celda activa en la columna que vaya a

rellenar.

Quitar Duplicados: Elimina las filas duplicadas de una hoja, puede especificar las

columnas en las que se buscara informacion duplicada.

Calidacion de Datos: Escoja una regla de esta lista para limitar el tipo de datos que

pueden escribirse en una celda, puede proporcionar una lista de valores 1, 2 y 3 o

solo permitir numerosd mayores de 1.000 como entradas validas.

Consolidar: Resume los datos de intervalos distintos y consolida los resultados en

un solo intervalo de resultados, si tiene una hoja de calculo con cifras de gastos

para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidacion para

aunar todas esa cifras en una hoja de calculo de gatos de la empresa.

Analisis de Hipotesis: Pruebe varios valores para las formulas de la hoja de

administrador de escenarios, buscar objetivos y tablas de datos.

e) Grupo Esquema

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema

de hasta ocho niveles, unopara cada grupo. Cada nivel interno, representado por

un número superior de símbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel

externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema.

Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien

para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas

(como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema

de filas y columnas.

Agrupar: Agrupa filas y columnas o crea automaticamente un esquema.

Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.

Subtotal: Calcula rapidamente las filas de datos relacionados insertando subtotales

y totales.

Mostrar Detalle: Expande un grupo de celdas contraido.

Ocultar Detalle: Contrae un grupo de celdas.

F. FICHA REVISAR

Es un grupo de herramientas que nos ayuda a revisar ortografia, sinonimos,

traducciones, insertar nuevos comentarios, porteger la hoja y el libro que estamos

trabajando.

a) Grupo Revision

Nos ayuda a revisar la ortografia, referencia y sinonimos.

Ortografia: ¡Errores otrograficos? No mientras nosotro podamos impedirlo, dejanos

comprobar la ortrografia.

Referencia: Usa recursos como diccionarios, enciclopedias, y servisio de

traduccion para encontrar la informacion que necesites, tambien puedes probar

algunos servicios en linea para una investigacion mas detallada.

Sinonimos: ¿ te has quedado sin palabras? Deja que te sugiramos otra forma de

expresar lo que quieres decir.

b)Grupo Idioma

Traducir:Traduce el texto seleccionado a otro idioma

c) Grupo Comentarios

No creo que exista algún usuario de Excel que desconozca el uso de comentarios

en las celdas. Estafuncionalidad permite agregar notas textuales a la celda y,

como veremos más adelante, también imágenes.

Para agregar un comentario a una celda.

Nuevo Comentario: Agrega una nota sobre esta parte del documento.

Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.

Anterior: Salta hasta el comentario anterior.

Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario.

Mostrar u ocultar comentarios: Muestra u oculta el comentario en la celda activa.

Mostrar todos los comentarios: Muestra todos lo comentarios de la hoja.

Mostrar entradas de lapiz: Muestra u oculta cualquier anotacion con lapiz de la

hoja.

d)Grupo Cambios

Puede usar cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro

cada vez quelo guarda. Este historial de cambios puede ayudarle a identificar los

cambios realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar estos

cambios. El control de cambios es especialmente útil cuando varios usuarios

editan un libro. También resulta útil cuando envía un libro a los revisores para que

lo comenten y luego desea combinar los comentarios que recibió con una copia de

ese libro, incorporando los cambios y comentarios que desea conservar.

Proteger hoja: Impide que otros usuarios realicen cambios no deseados limitando

su capacidad de modificacion, puede impedir que otros modifiquen celdas

bloqueadas o realicen cambios de formato.

Proteger Libro: Impide que otros usuarios realicen cambios en la estructura del

libro como mover, eliminar o agregar hojas.

Compartir Libro: Comparte su libro para que otros usuarios puedan trabajar en el al

mismo tiempo,

Proteger y compartir libro: Comparte el libro y protege el control de cambios con

una contraseña.

Permitir a usuarios modificar rangos: Permite configurar la proteccion por

contraseña e intervalos y elegir los usuarios que puedan modificar esos intervalos.

Una vez configurada, hacer clic en proteger hoja para activar los intervalos

protegidos por contraseña

Control de cambios: Permite estar al tanto de los cambios realizados en el

documento, esto es especialmente util si el documento ya casi esta acabado y esta

colaborando con otros usuarios para realizar revisiones o añadir comentarios.

G. FICHA VISTA

Es frecuente que se tengan que modificar los saltos de página a fin de personalizar

el contenido a imprimir de forma que el contenido pueda aparecer correctamente.

Primero entramos a la ficha vista y hacemos clic en vista de salto

Se usa una vista personalizada para guardar una configuración de presentación

específica y la configuración de impresión de una hoja de cálculo para poder

aplicar dicha configuración rápidamente a la hoja de trabajo cuando sea

necesario.

a) Grupo vista de libro

Que nos ayuda a ver el libro normal, pantalla completa, vistas personalizadas o

vista previa de salto de páginas.

Normal: Muestra el documento en vista normal.

Ver salto de página: Muestran en donde aparecen los saltos de página al imprimir

el documento.

Diseño de página: Muestra cómo se verá el documento impreso, se trata de un

buen método para ver donde empiezan y acaban las páginas y para ver los

encabezados y pies de página para la página.

Vistas Personalizadas: Guarda la visualización actual e imprime la configuración

como una vista personalizada que pueda aplicar rápidamente en el futuro.

b)Grupo Mostrar

Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la

opción Personalizar

Regla:Muestra reglas junto al documento, permite ver y establecer tabulaciones,

mover bordes de tablas y alinear objetos en el documento, también permite medir

otros elementos.

Líneas de cuadricula: Muestra las líneas entre filas y columnas en la hoja para

facilitar su lectura.

Barra de fórmulas:Muestra la barra de fórmulas para que pueda ver las fórmulas

de las celdas.

Títulos:Muestra los encabezados de las filas y columna, son las letras o números

que aparecen encima de las columnas de una página.

c) Grupo Zoom

La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para

alejarla y ver un porcentaje mayor de la página a tamaño reducido. También puede

guardar un ajuste de zoom concreto con un documento o una plantilla.

Zoom: Acerca o aleja el documento a la distancia que te sea máscómoda.

100%: Aplica un zoom del 100% al documento.

Ampliar selección:Acerca la vista en la hoja de cálculo para que el rango de celda

seleccionado rellene toda la ventana, esto puede ayudarle a centrarse en un área

específica de la hoja

d)Grupo Ventana

Las ventanas en la ficha vista de Excel tienen muchas funciones.

Nueva Ventana: Abre una segunda ventana del documento para que pueda

trabajar en distintos sitios al mismo tiempo.

Organizar todo: Apila las ventanas abiertas para que pueda verlas todas a la vez.

Inmovilizar: Congela una parte de la hoja para mantenerla visibles mientras se

desplaza por el resto de hoja, esto es útil para la desprotección de datos en otra

partes de la hoja de cálculo sin perder los encabezados o las etiquetas.

Dividir:Divide la ventana en varios paneles que se desplazan por separado.

Ocultar: Oculta la ventana actual, para hacer que aparezca de nuevo, hacer clic en

el botón mostrar.

Mostrar: Muestra las ventanas ocultas mediante la función ocultar ventana.

Ver en paralelo: En lugar de ir a ver y volver de un libro a otro, puede visualizarlo

en paralelo de modo que puede compararlo más fácilmente.

Desplazamiento sincrónico: Permite desplazar juntos dos documentos en paralelo,

resulta de gran utilidad para comparar documentos línea a línea o explorar las

diferencias.

Restablecer posición de la ventana: Permite colocar los documentos que quiere

comparar en paralelo de modo que compartan la pantalla de forma equitativa.

e) Grupo Macros

Macros: Muestra la lista de macros con la que se pueda trabajar, también permite

hacer clic para ver, grabar o detener una macro.