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Manual Teórico-Práctico de Excel

Pelagio Soriano 1

Microsoft Excel

HOJA DE CÁLCULO

Las hojas de cálculo nacieron como versiones electrónicas de las plantillas de cálculos utilizadas en

contabilidad, y su finalidad principal era realizar sencillos cálculos aritméticos por filas y columnas.

EXCEL

Es una de hojas de cálculos más poderosa, que nos permite la realización de memorias contables, previsiones

comerciales, registros de transacciones, control de inventarios, cuentas acreedoras y deudoras etc.

ÁREAS DE APLICACIÓN

Aunque Excel es una herramienta de muchas caras, su utilización más corriente es la situación electrónica de

la plantilla de contabilidad.

PRINCIPALES AREA DE APLICACIÓN

MODELOS FINACIEROS , CIENCIA E INGENIERIA, GRÁFICOS Y PRESENTACIONES, GESTION

DE BASE DATOS.

LA VENTANA DE TRABAJO

- Celda: es el cruce de una columna con una fila y su función es almacenar informaciones que pueden ser

texto, número o una formula. Las celdas están identificadas por una dirección que consta de la letra de la

columna con y el número de la fila.

- Etiquetas de hojas: sirven para seleccionar una hoja del libro de trabajo, funcionan como los marcadores

de una agenda telefónica y pueden ser renombradas.

- Cuadro de nombres: identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo y nos

permite personalizar una celda.

- Botón modificar fórmula: nos permite ingresar una fórmula en la barra de fórmula.

- Barra de fórmulas: tiene como finalidad mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edición del

contenido de la misma

- Botones para desplazar etiquetas: nos permite desplazarnos a través de las etiquetas de las hojas y nos

permite seleccionar una hoja específica haciendo clic derecho sobre uno de ellos.

- Libro de trabajo: un libro es un documento creado en Excel el cual consta de una o varias hojas de

cálculo.

- Hoja de trabajo: es el área donde se insertan todo tipo de datos. La hoja de Excel 97 consta de 65,536

filas y 256 columnas y puede mostrar un máximo de 12 columnas por 20 filas.

- Línea de estado: aquí se presentan mensajes de advertencia sobre los procedimientos que se están

ejecutando, además muestra el estado de algunas teclas de tipo activado/desactivado como NUM, MAY,

INS etc.

- Botón seleccionar todo: para seleccionar todo el contenido de la hoja de cálculo.

OPERADORES ARITMETICOS

Operador: Nombre y función: Ejemplo:

+ Suma o Adición: Para sumar valores. =b2+c2

- Resta o Sustracción: Sustrae el contenido de una celda a otra. =b2-c2

/ División: Divide el contenido de una celda entre otra. =b2/c2

* Multiplicación: Para multiplicar valores. =b2*c2

% Por ciento: Para obtener el por ciento a un valor dado. =b2*15%

^ Exponenciación: Para elevar el primer operando al segundo operando. =b2^2


Pelagio Soriano 2

Prácticas para el uso de los operadores +, -, /, *

Práctica para el uso de =SUMA y =PROMEDIO

2


Pelagio Soriano 3

RANGO: Es un grupo de celdas que se seleccionan para un fin específico.

TIPO DE DATOS: Alfanumérico, numérico, formula.

FORMULA: Es la combinación de direcciones de celdas, símbolos matemáticos, algebraicos, estadísticos,

entre otros, con la finalidad de obtener un resultado.

FUNCION: Es una formula que ya está definida en Excel, para realizar un sinnúmero de operaciones y

cálculo.

FUNCIONES PRINCIPALES

Suma: para sumar los valores de un rango.

Ejemplos: =suma(45,90) =suma(c3:f3) =suma(c3+d3+e3+f3)

Promedio: para conseguir el promedio de los argumentos.

Ejemplos: =promedio(a3:d3) =promedio(93,89,90,95)

Raíz: para obtener la raíz cuadrada de un número.

Ejemplo: =raíz(e3) =raíz(16)

Hoy: para introducir la fecha actual completa.

Formato: hoy( )

Ahora: es utilizado para introducir la fecha actual en día y mes.

Formato: ahora( )

Contar: cuenta las celdas en un rango especificado.

Ejemplo: =contar(b3:b17)

Max: muestra el número más grande en un rango.

Ejemplo: =max(b3:b20)

Min: muestra el número más pequeño en un rango.

Ejemplo: =min(b3:b20)

Entero: para redondear un número hasta el entero inferior más próximo.

Ejemplos: =entero(8.9) (el resultado será 8)

Redondear: para redondear un número a un número de decimales determinado.

Ejemplo: =redondear(8.9,0) (el resultado será 9)

Si: para declarar comprobación lógica

Ejemplos 1 =si(b3>2500,b3*0.05,"") =si(b11>75,"Bien","Regular").

Ejemplos 2 =si(b3>2500,b3*0.05,"") =si(b11>75,"Bien","Regular").

Ejemplos 3 =IF(D5>=8000,D5*3.5%,D5*2.5%)

Trucos:

Cambiar nombre a una hoja (clic derecho o doble clic)

Seleccionar todo (clic en botón seleccionar todo)

Cambiar el nombre de una celda (clic en cuadro de nombre)

Cambiar el ancho de fila (con el mouse)

Cambiar el ancho de columna (con el mouse)

Seleccionar columna (clic en la letra de la columna)

Seleccionar fila (clic en el número de la fila)

Rellenar automáticamente (arrastrar el asa cuadrada)

Autosuma (botón autosuma)


Pelagio Soriano 4

ACTIVOS PASIVOS

Caja o Banco 317,537.50 Cuentas por pagar 50,537.50

Cuentas por cobrar 8,243.50 Sueldo por pagar 9,657.45

Materiales de ofic. 19,463.10 Hipoteca por pagar 10,250.62

Equipo de oficina 24,347.10

Equipo de transp. 45,000.00 70,445.57

Maquinaria 43,920.30

Terreno 6,900.00 CAPITAL SOCIAL

Capital Social 295,730.25

Util. No D. 31/01/01 99,235.68

Total Activos 465,411.50 Total Pasivo y Cap. 465,411.50

Inventario (MÉTODO UEPS)

FECHA FACTURAS CANTIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL ($)

9/9/98 325 400 un. 5.40

10/9/98 326 300 un. 6.35

15/9/98 327 425 un. 7.15

25/9/98 328 800 un. 7.85

30/9/98 329 600 un. 9.40

3/10/98 330 300 un. 10.25

5/10/98 331 415 un. 10.98

10/10/98 332 700 un. 12.14

Totales RD$

“EL UNIVERSO Y ASOC., C POR A.”

ESTADO DE SITUACIÓN

DEL 1ro

AL 31 DE ENERO DEL 2000

(Valores en RD$)


Pelagio Soriano 5

Reporte de Calificaciones

Prom. =PROMEDIO(D6:G6)

Cond.=SI(H6>90,"A",SI(H6>80,"B",SI(H6>75,"C",SI(H6>70,"D",SI(H6>60,"F",SI(H6>50,"Compl.",SI(H6<49,"Reprob."))))))) Nota: Se pide combinar y centrar desde A1 hasta J1.

Nómina

IDSS=SI(D5<3600,0,SI(D5>=3601=Y(D5<=5000),D5*3%,SI(D5>=5001=Y(D5<=7000),D5*5%,SI(D5>=7001,D5*7%))))

ISR =SI(D5>=6000,D5*3%,D5*2%)

Desc. =E5+F5; Sueldo N. =D5-G5

Nota: Se pide combinar y centrar desde A1 hasta H1, y desde D2 hasta F2.


Pelagio Soriano 6

IDSS =SI(D5>=6000,D5*3%,D5*2%)

ISR=SI(D5<=3000,0,SI(D5>3001=Y(D5<=5000),D5*2.5%,SI(D5>5001=Y(D5<=7000),D5*3.2%,D5*4.3%)))

También se puede realizar esta fórmula:

DESC. =E5+F5

SUELDO N. =D5-G5

BONIFICACIÓN =SI(C5>=10,D5*3,D5*2)

Escribe en el cuaderno lo que se te pide a continuación:

1-Haz clic en el menú “Herramientas” y elige la opción “Opciones” y explica para qué se utilizan las principales

opciones de cada pestaña del cuadro. (Elige 5 opciones de la pestaña “Ver”, 2 de la pestaña “Calcular”, 2 de la pestaña

“Modificar”, 5 de la pestaña “General”, 2 de “Lista personalizada y 2 de la pestaña “Color”)

1-Haz un clic en el menú “Formato” y elige la opción Celdas; 2-De la pestaña “Número” explica para qué se utilizan

las opciones “General”, “Número”, “Moneda”, “Contabilidad”, “Fecha”, “Hora”, y “Porcentaje”. 3-En la pestaña “Alineación” haz una observación y di que se puede hacer con las opciones de esa parte o esa pestaña. 4-Explica que

utilidad le puedes dar a la pestaña “Fuentes”. 5- Haz clic en la pestaña “Bordes” y explica cómo se le puede aplicar

bordes a un grupo de celdas.

1-Haz clic en el menú “Datos”. 2-Luego explica para qué se utilizan las opciones “Ordenar”, “Filtro”, y

“Formulario”. ***Es necesario que realices una práctica que puede ser una agenda (Nombre-Dirección-Ciudad-

Teléfono), para que hagas un ejemplo con cada uno de ellos.

ISR=SI(D5<=3000,0,SI(D5>3001=Y(D5<=5000),D5*0.025,Y(D5>5001=Y(D5<=7000),D5*0.032,D5*0.043)))


Pelagio Soriano 7

En esta práctica se pide: Dar formatos de fuentes, cambiar tamaño de las columnas (13), cambiar zoom de

la hoja (95%), quitar líneas, combinar y centrar, agregar bordes a rango de celdas, insertar la fecha y hora.

CAMBIAR TAMAÑO DE LAS COLUMNAS:

1-Debes tener el apuntador de celdas en la columna que quiere cambiar de tamaño. 2-Haz clic en el menú Formato,

baja hasta la opción Columna y elige la opción “Ancho”. 3-Escribe en el cuadro el nuevo valor para el tamaño de la columna. (Se pide un tamaño de 13). Nota: También puedes hacer clic derecho en la letra de la columna que quiere

cambiar de tamaño y elige la opción “Ancho de columna”. Luego escribe el nuevo valor.

CAMBIAR ZOOM DE LA HOJA: 1-Haz clic en el menú Ver y selecciona la opción “Zoom…” 2-Escribe el nuevo valor (95%), en la casilla

“Personalizado” o también puedes hacer clic en una de las opciones para seleccionar un número de zoom

preestablecido. Nota: Puedes hacer clic en la casilla de “Zoom” de la barra de herramientas Estandar y escribir el

nuevo valor y luego presionar Enter. ( )

QUITAR LINEAS DE DIVISION: 1-Haz clic en el menú Herramiemtas y elige “Opciones”. 2-Desactiva la casilla “Líneas de división” y presiona

Enter.

COMBINAR Y CENTRAR: 1-Selecciona el rango de celdas que desea combinar (y centrar). 2-Haz clic en el menú Formato y elige la opción

“Celdas…” 3-Haz clic en la pestaña Alineación y activa la casilla de la opción “Combinar celdas”. 4-Haz clic en

Aceptar. 5-Después de estos pasos haz clic en el botón “Centralizar” de la barra Formato. Nota: Una forma más

rápida es seleccionando el rango de celdas y hacer clic en el botón “Combinar y centrar” ( ) de la barra

Formato.

AGREGAR BORDES: 1-Selecciona el rango de celdas al que desea agregar bordes. 2-Haz clic en el menú Formato y elige la opción

“Celdas…” 3-Haz clic en la pestaña “Bordes”. 4-Aquí selecciona el tipo y color de borde y luego clic en Aceptar.

INSERTAR FECHA Y HORA:

1-Escribe la función =AHORA() en la celda que deseas insertar la fecha y la hora.

Ej. para %: =C12*100/500000 =D12*100/500000 =F12*100/1000000 Ej. para la fecha y hora: =ahora()


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En esta práctica se pide: Diseñar gráfico, autoformas, insertar imagen prediseñadas.

DISEÑAR GRAFICO: 1- Seleccione los datos que quiere representar (incluyendo etiquetas de filas y columnas).

2- Haga clic en menú Insertar y escoja la opción “Gráfico…”, o haga clic en el botón Asistente para gráficos de la

barra de herramientas Estándar. 3- En el paso 1 del asistente escoja el tipo de gráfico (puede escoger un tipo personalizado haciendo clic en la pestaña

Tipos personalizados y haga clic en el botón Siguiente.

4- En el próximo paso se especifica el rango de datos y las series (Excel especifica el rango automáticamente si usted

lo seleccionó antes de llamar el asistente). Haga clic en Siguiente. 5- En el paso 3 escriba un título para el gráfico. También puede agregar un "eje de categoría X" (texto que aparecerá

horizontalmente) o un "eje de categoría Y" (texto que aparecerá verticalmente) y también seleccionar otras de las

opciones que aparecen en este paso. Haga clic en Siguiente. En el último paso especifique si quiere el gráfico en la misma hoja de los datos o si lo en una nueva hoja. Haga clic en

Terminar.

INSERTAR AUTOFORMAS:

1-Haz clic en el menú Insertar, baja hasta la opción Imagen y selecciona la opción “Autoformas”. 2-De la barra de autoformas que aparece, busca la autoforma deseada, selecciónala con un clic y dibújala en el lugar deseado. Nota:

También puedes hacer clic en el botón “Autoformas” de la barra Dibujo.

INSERTAR IMAGEN PREDISEÑADA:

1-Haga clic en el menú Insertar, apunte en Imagen, y escoja “Imágenes prediseñadas”. 2-Seleccione una categoría de

imágenes, elija la imagen y haga clic en “Insertar”. Si desea insertar una imagen desde otro lugar haga clic en la opción “Desde archivo…”, ubique la imagen y haga clic en Insertar.


COMO CREAR LISTA PERSONALIZADA:

1-Haz clic en el menú Herramientas, luego en la pestaña Lista Personalizadas.

2-Haz clic en el cuadro Entradas de listas y escribe una lista de palabras. (Puedes escribirla separando las palabras por comas,

ejemplo: María, Juana, Pedro, ...) Escribe una lista de mínimo 15 palabras de algunos tópicos como por ejemplo: Países de

América, Miembros de mi familia, Artistas latinos, Artículos del hogar, Personajes famosos, Los números en letras del 1 al 15,

Animales, Tipos de alimentos, Partes del cuerpo, Profesiones, Pueblos del país, Barrios de la capital, Frutas y vegetales, Los

colores, Prendas de vestir, o cualquier otro tópico.

3-Cuando escribas la lista de palabras haz clic en Agregar y luego en Aceptar. 4-En la Hoja de trabajo puedes escribir un título que puede ser “Los países de América”, y debajo del título escribe una de las

palabras que agregaste en lista y arrastra hacia abajo para obtener los demás nombre de la lista de forma automática.


Pelagio Soriano 9

En esta práctica se pide: Dar formatos moneda ($), y números, insertar WordArt.

Notas: El % de total por meses es en base a 500000. El % de total ventas es en base a 1000000.

DAR FORMATO DE MONEDA Y NUMERO:

1-Selecciona el rango de celdas al que deseas dar formato de número y/o moneda. 2-Haz clic en el menú Formato y elige la opción

“Celdas...” 3-En la pestaña Número elige la opción “Moneda” y define las posiciones de decimales (por defecto e 2). Luego

selecciona el símbolo de moneda (RD$), en la parte que dice Símbolo.

INSERTAR WORDART:

1-Haz en Insertar. 2-Selecciona la opción Imagen y luego “WordArt”. 3-Selecciona un estilo y haz clic en Aceptar. 4-Escribe el

texto deseado, (también puedes elegir un formato para el texto), y haz clic en Aceptar. 6-Por último debes mover el wordart al

lugar deseado y si es necesario cambiarle el tamaño.

Realiza esta práctica como se explica a continuación: En la celda F3 escribe la fórmula que se muestra en la fila 10 para

obtener el resultado que de lo que se pide para el valor de la celda B3. En la celda F8 escribe el ejemplo que se muestra en la

fila 11, en la celda G3 el ejemplo de la fila 12 y así sucesivamente.


Nota: Sustituye IF por SI y AND por Y


Pelagio Soriano 10

En esta práctica se pide: Autoformato de tablas, Configurar Página (Landscape y márgenes), hacer uso del

relleno automático.

AUTOFORMATO DE TABLAS:

1-Selecciona el rango de celda al que deseas agregar autoformato de tablas. 2-Haz clic en el menú Formato y

elige “Autoformato”. 3-Haz clic en uno de los formatos de tablas y luego en Aceptar. Nota: Puedes hacer

clic en el botón “Opciones” antes de hacer clic en Aceptar para elegir otros formatos opcionales de tablas,

como borde, ancho, alto, etc.

CONFIGURAR PAGINA:

1-Haz clic en el menú Archivo y elige la opción “Configurar página”. 2-En la pestaña Página, puedes elegir

la orientación (vertical u horizontal) de la página, también otras opciones como el tamaño del papel etc.

3-Utiliza la pestaña Márgenes para definir los márgenes de la hoja. 4-En la pestaña Encabezado y pie de

página puedes escribir un texto para encabezado y/o pie de páginas.

EL RELLENO AUTOMATICO:

1-Coloca el apuntador de celda en el Asa cuadrada de la celda. 2- Cuando el puntero del mouse cambie a una

cruz negra arrastra el mouse hasta la celda deseada.


El Asa cuadrada de la celda

1

2 3

1


Pelagio Soriano 11

Segundo:

Escribe los números del 1 al 12 horizontal y verticalmente como se muestra en el cuadro. Luego en la fila c4 como se puede ver en el cuadro escribe la siguiente fórmula: =c$3*$b4 y presiona Enter. Aparecerá un 4 como resultado de la

fórmula. Resta copiar la fórmula a las demás celdas arrastrando hasta cubrir el cuadro completo.

Acerca de la fórmula: c$3, la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta; $b4, la columna B es absoluta y la fila 4 es relativa.

La celda relativa es aquella que al estar incluida en la elaboración de una fórmula, permite cambio al ser copiada de

una celda a otra. La celda absoluta no permite cambios al ser copiada. Para lograr la acción de celda absoluta solo hay que utilizar el

signo de moneda ($) delante de la columna, línea o ambas si es necesario. Las celdas absolutas son aquellas que no

varían cuando se copian de una celda a otra. Con la fórmula =c$3*$b4 logramos que se multiplique la celda c3 * b4, luego c3 * b5, c3 * b6 y así sucesivamente,

y la forma C$3 hace la fila 3 absoluta no permitiendo que el 3 cambie cuando la fórmula se copie a las demás celdas.

También logramos que en la parte $b4 la b no cambie y de esta forma se multiplique la celda c3 * b4, luego d3 * b4,

e3 * b4 y así sucesivamente, de forma horizontal. La forma $b4 hace la columna b absoluta no permitiendo que la b cambie cuando la fórmula se copie a las demás celdas.

Primero: Para diseñar la tabla de

multiplicación debes cambiar el

ancho de las columnas: Haz clic

en el menú Formato, señala la

opción Columna y elige la

opción Ancho estándar. Escribe

el ancho estándar ( 4 ) en el

cuadro que aparece.

Tercero: Falta ahora proceder con

los pasos para quitar las

líneas divisoras y luego

el procedimiento para

agregar bordes al cuadro

de la tabla de manera

que quede como se

muestra en esta segundo

cuadro.


Pelagio Soriano 12

Campo es cada una

de las columnas de la

base de datos ( La

columna Apellidos es

un campo).

Dato es cualquier

información de la base

de datos. ( En el

campo Ciudad,

Santiago es un dato).

Un Registro es un

conjunto de campos.

(Cuando se completan

todos los datos de la

primera persona se

completa un registro).

COMO CREAR LA BASE DE DATOS:

1-Escribe los campos de la base de datos. (APELLIDOS–NOMBRE –TELEFONO–CALLE Y #–CIUDAD), y selecciónalos.

2-Haz clic en le menú Datos y elige la opción Formulario. (Aparece un pequeño formulario con los nombres de los campos).

3-Comienza a escribir los datos en cada campo. Al completar el primer formulario, haz clic en el botón Nuevo para continuar llenando.

4-Al completar los datos del cuadro anterior puedes hacer clic en los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para ir visualizando

cada uno de los registros o formularios. (También puedes utilizar las teclas Page Up y Page Down, así como la tecla TAB). 5-Utiliza el botón Nuevo para que agregues mas registros a la base de datos (Se pide agregar 10 más con los datos que se deseen)

Se pide determinar el

total multiplicando

Cantidad * P. Unit.

(Precio Unitario)


Pelagio Soriano 13

HOJA DE CALCULO COMO BASE DE DATOS

Una Base de Datos es una colección de datos o informaciones relacionados y organizados lógicamente para

un propósito específico. Un ejemplo de Base de datos de una agenda telefónica, un diccionario, un fichero de

una biblioteca, etc. A través de una Base de Datos creada en Excel podemos almacenar, ordenar, cambiar y

localizar segmentos de información específica dentro de la Hoja de trabajo.

Pasos para la creación de base de datos:

1-Escribe los nombre de los campos: Ej.: NOMBRE APELLIDO TELEFONO, y selecciónalos.

2-Haz clic en el menú Datos y elige la opción Formulario.

3-Llena la base de datos escribiendo los datos correspondientes a cada campo que aparece en el cuadro.

4-Haz clic en el botón Nuevo cada vez que vaya a agregar un nuevo registro.

5-Al terminar de llenar los registros haz clic en el botón Cerrar.

Nota: Después de tener la base de datos en la hoja puedes hacer clic dentro de cualquier dato y luego ir al

menú Datos de nuevo y elegir la opción Formulario para hacer búsquedas y modificaciones.

Cuestionario 1

1. ¿Qué es una fórmula? 2. ¿Qué son las funciones en Excel?

3. Habla acerca de los operadores utilizados en Excel.

4. Escribe los pasos para introducir una formula en la Hoja de Trabajo. 5. Explica qué estamos realizando con las siguientes fórmulas y funciones:

6. A) =suma(c6:g6) B) =suma(c6:g6)/5 C) =si(b3>2500,b3*0.03,b3*0.02) D) =d7/e7

Cuestionario 2 1. Habla acerca de los gráficos en Excel (¿Qué es un gráfico?).

2. Escribe los pasos para diseñar un gráfico.

3. ¿A qué se llama Título del gráfico? 4. ¿Qué son los Ejes?

5. ¿Qué son las Leyendas?

6. ¿Qué es un Rótulo de datos? 7. ¿Qué es la Tabla de datos

Cuestionario 3

1. Escribe los pasos para agregar bordes a un rango de celdas. 2. Escribe los pasos para quitar las líneas divisoras de la hoja de cálculo.

3. Habla acerca de los formatos de celdas.

4. Escribe los pasos para dar alineación a un texto de una celda.

Cuestionario 4

1. Habla acerca de los formatos Número y Moneda. 2. Explica para qué se utilizan las siguientes funciones y escribe en ejemplo de cada una:

ABS, COS, ENTERO, RAIZ, REDONDEA.IMPAR, REDONDEA.PAR, SENO, SUMA,

AHORA, DIA, MES, AÑO, MONEDA, SI, CONTAR, MAX, MIN, PROMEDIO

Cuestionario 5 1. Escribe los pasos para agregar una hoja en un libro de trabajo.

2. Escribe los pasos para configurar una página y los márgenes.

3. Explica lo que es una Base de datos y el uso que se le da en Excel. 4. Habla acerca de cómo Ordenar, cómo agregar Autofiltro, cómo crear y llenar un formulario de una base de

datos.

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