manual excel

CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 5

1.1 INICIAR EXCEL ................................................................................................................. 6

1.2 PANTALLA PRINCIPAL .................................................................................................... 6 1.2.1 ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL .......................................................................... 7 1.2.2 LIBRO DE TRABAJO ................................................................................................................ 10 1.2.3 HOJA DE CÁLCULO ................................................................................................................ 11

1.3 SALIR DE EXCEL ............................................................................................................ 12

1.4 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO ............................................................................... 13

1.5 ABRIR UN DOCUMENTO ............................................................................................... 13

1.6 GUARDAR UN LIBRO DE CÁLCULO ............................................................................ 15

1.7 CERRAR UN LIBRO ........................................................................................................ 16

2 FORMAS DEL CURSOR ..................................................................................................... 18

2.1 CONTROLADOR DE RELLENO .............................................................................................. 18

2.2 CONTROLADOR DE SELECCIÓN........................................................................................... 18

2.3 CONTROLADOR DE MOVIMIENTO ........................................................................................ 19

3 DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA Y EL LIBRO ..................................... 20

3.1 CONTROLES DE DESPLAZAMIENTO DEL LIBRO DE TRABAJO ................................................. 20 3.1.1 DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO ................................................................. 21 3.1.2 SELECCIÓN CON EL RATÓN ................................................................................................. 21 3.1.3 EXTENSIÓN DE UNA SELECCIÓN ......................................................................................... 22 3.1.4 MODOS DE TECLADO ............................................................................................................ 22 3.1.5 SELECCIÓN FUERA DE LOS BORDES DE LA VENTANA .................................................... 23 3.1.6 SELECCIÓN DE RANGOS CON VARIAS ÁREAS ................................................................... 25

3.2 SELECCIÓN CON EL TECLADO ................................................................................... 26

3.3 USO DE INICIO Y FIN ..................................................................................................... 26

3.4 USO DE IR A (GO TO) ..................................................................................................... 27

3.5 CÓMO EXTENDER UNA SELECCIÓN .......................................................................... 27

3.6 SELECCIÓN DE RANGOS MÚLTIPLES ........................................................................ 28

3.7 SELECCIÓN DE COLUMNAS Y FILAS .......................................................................... 29

4 IMPRIMIR ............................................................................................................................. 30

4.1 VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA ..................................................................................... 30

4.2 CONFIGURAR PÁGINA .................................................................................................. 32

4.3 IMPRIMIR ........................................................................................................................ 36

5 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................ 39

5.1 VALORES SIMPLES NUMÉRICOS Y DE TEXTO ........................................................... 39

5.2 INTRODUCCIÓN DE VALORES NUMÉRICOS ............................................................. 39

5.3 CÓMO ACEPTAR LOS DATOS ....................................................................................... 40 5.3.1 CARACTERES ESPECIALES .................................................................................................... 40 5.3.2 VALORES PRESENTADOS FRENTE A VALORES SUBYACENTES ....................................... 42 5.3.3 INTRODUCCIÓN DE VALORES DE TEXTO .......................................................................... 43 5.3.4 INTRODUCCIÓN DE TEXTOS LARGOS ................................................................................ 43 5.3.5 INTRODUCCIÓN DE FECHAS Y HORAS ............................................................................... 43

6 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS ................................ 45

6.1 SELECCIÓN DE RANGOS .............................................................................................. 45

6.2 COPIAR Y PEGAR RANGOS ................................................................................................... 46

6.3 CORTAR (CUT) ................................................................................................................... 48

6.4 BORRADO - ELIMINACIÓN .................................................................................................. 49

7 INSERCIÓN, ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS ............................................. 52

7.1 INSERTAR FILAS ................................................................................................................. 52

7.2 ELIMINACIÓN DE FILAS ...................................................................................................... 53

7.3 INSERTAR COLUMNAS ......................................................................................................... 55

7.4 ELIMINACIÓN DE COLUMNAS ............................................................................................. 57

8 CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS ........................................... 59

8.1 CAMBIANDO AL ANCHO DE COLUMNAS ............................................................................... 59

8.2 CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA ............................................................................................ 59

9 FORMATO DE CELDA ....................................................................................................... 61

9.1 ASIGNACIÓN Y ELIMINACIÓN DE FORMATOS ...................................................................... 61

9.2 FORMATO CON LA BARRA DE HERRAMIENTAS ..................................................................... 63

9.3 APLICACIÓN DE ESTILOS (AUTOFORMATOS) ...................................................................... 63

9.4 FORMATO A UN NÚMERO UTILIZANDO EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS ...... 66 9.4.1 CATEGORÍAS DE FORMATOS ................................................................................................ 69 9.4.2 CAMBIAR ESTILOS DE LAS FUENTES .................................................................................. 72 9.4.3 CAMBIAR LA FUENTE Y EL TAMAÑO DE LA FUENTE UTILIZANDO EL CUADRO DE

DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS ..................................................................................................... 72 9.4.4 CAMBIAR LA ALINEACIÓN UTILIZANDO EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE

CELDAS ................................................................................................................................................. 74 9.4.5 CONTROLAR EL FLUIDO DE TEXTO DENTRO DE UNA CELDA ...................................... 75 9.4.6 CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO CON EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE

CELDAS ................................................................................................................................................. 76 9.4.7 ELEGIR UN COLOR DE RELLENO Y UNA TRAMA UTILIZANDO EL CUADRO DE

DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS ..................................................................................................... 78 9.4.8 APLICAR UN BORDE CON EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS ............. 79

10 OPERADORES, OPERACIONES Y FÓRMULAS ........................................................... 82

10.1 OPERADORES................................................................................................................. 82

10.2 OPERACIONES ............................................................................................................... 82

10.3 FÓRMULA ....................................................................................................................... 82 10.3.1 OPERADORES ARITMÉTICOS ........................................................................................... 83 10.3.2 PRIORIDAD DE LOS OPERADORES ................................................................................. 89

10.4 USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS ........................................................................... 89 10.4.1 REFERENCIA A CELDAS EN FÓRMULAS ........................................................................ 95 10.4.2 USO DE RANGOS ................................................................................................................ 95 10.4.3 REFERENCIA A CELDAS O RANGOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTRAS HOJAS DEL

MISMO LIBRO ....................................................................................................................................... 96 10.4.4 RANGOS EN MÚLTIPLES HOJAS ...................................................................................... 97 10.4.5 REFERENCIA A CELDAS EN OTROS LIBROS .................................................................. 98

11 AUTOLLENADO, LISTAS PERSONALIZADAS Y SERIES ....................................... 100

11.1 AUTOLLENADO: NÚMEROS Y TEXTO ....................................................................... 100

11.2 LISTA PERSONALIZADA .............................................................................................. 102

11.3 LISTA PERSONALIZADA A PARTIR DE UN RANGO DE CELDAS ............................ 103

11.4 SERIES ........................................................................................................................... 105 11.4.1 SERIE LINEAL .................................................................................................................... 105 11.4.2 SERIE GEOMÉTRICA ........................................................................................................ 107 11.4.3 SERIE DE FECHA .............................................................................................................. 108

12 GRÁFICOS .......................................................................................................................... 110

12.1 CREAR GRÁFICOS ....................................................................................................... 110

12.2 GRÁFICOS CIRCULARES ............................................................................................ 113

12.3 GRÁFICOS EN BARRAS ................................................................................................ 114

12.4 GRÁFICO DE FUNCIONES (TIPO X VS. Y) OPCIÓN SCATTER ...................................... 115

13 FUNCIONES ........................................................................................................................ 121

13.1 ASISTENTE DE FUNCIONES. ...................................................................................... 121

13.2 INSERTAR LA FUNCIÓN CON EL ASISTENTE. .......................................................... 122

13.3 FUNCIONES MATEMÁTICAS ...................................................................................... 125 13.3.1 FUNCIÓN RAÍZ CUADRADA ............................................................................................ 125 13.3.2 FUNCIÓN REDONDEAR ROUND .................................................................................... 126 13.3.3 FUNCIÓN POTENCIA POWER ......................................................................................... 126 13.3.4 FUNCIÓN PRODUCTO ..................................................................................................... 127

13.4 FUNCIÓN ALEATORIO RAND ..................................................................................... 127

13.5 FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE / RANDBETWEEN .................................................... 128 13.5.1 FUNCIÓN SUMA SUM ...................................................................................................... 128 13.5.2 SUMA PRODUCTO ............................................................................................................ 129 13.5.3 FUNCIÓN SUMA CONDICIONADA - SUMAR.SI (SUMIF) ............................................. 131 13.5.4 FUNCIÓN SUMA CON VARIAS CONDICIONES - SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) .. 132

13.6 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ....................................................................................... 134 13.6.1 FUNCIÓN DESVIACIÓN ESTÁNDAR – STDEV DESVEST .............................................. 134 13.6.2 FUNCIÓN MÁXIMO - MAX ............................................................................................... 135 13.6.3 FUNCIÓN MÍNIMO - MIN ................................................................................................. 135 13.6.4 FUNCIÓN MEDIANA - MEDIAN ..................................................................................... 136 13.6.5 FUNCIÓN MODA - MODE ................................................................................................ 136 13.6.6 FUNCIÓN CONTAR - COUNT .......................................................................................... 137 13.6.7 FUNCIÓN CONTAR - COUNTA ........................................................................................ 137 13.6.8 FUNCIÓN CONTAR.SI - COUNTIF .................................................................................. 138 13.6.9 FUNCIÓN CONTAR CON CONDICIONES ....................................................................... 139 13.6.10 FUNCIÓN CUNTA CONTAR.BLANCO - COUNTBLANK ................................................ 140 13.6.11 FUNCIÓN PROMEDIO - AVERAGE ................................................................................. 140 13.6.12 FUNCIÓN PROMEDIO CONDICIONADO ....................................................................... 141 13.6.13 FUNCIÓN PROMEDIO CON VARIAS CONDICIONES ................................................... 142

13.7 FUNCIONES LÓGICAS ................................................................................................. 143 13.7.1 FUNCIÓN Y - AND ............................................................................................................. 143 13.7.2 FUNCIÓN O - OR ............................................................................................................... 144 13.7.3 FUNCIONES (Y, O) COMBINADAS .................................................................................. 144 13.7.4 FUNCIÓN CONDICIONAL SI - IF .................................................................................... 145 13.7.5 FUNCIONES LÓGICAS COMBINADAS (SI, Y, O) – (IF, AND, OR) ................................ 147

13.8 FUNCIÓN CONDICIONAL MÚLTIPLE ....................................................................... 148 13.8.1 FUNCIÓN SI ERROR ........................................................................................................ 151

13.9 FUNCIONES DE REFERENCIA ................................................................................... 152 13.9.1 FUNCIÓN COINCIDIR - MATCH ..................................................................................... 152 13.9.2 LA FUNCIÓN INDICE - INDEX ........................................................................................ 154

13.10 FUNICONES DE BÚSQUEDA .................................................................................. 157 13.10.1 LA FUNCIÓN DE BUSQUEDA VERTICAL BUSCARV - VLOOKUP .............................. 157 13.10.2 FUNCIÓN DE BÚSQUEDA HORIZONTAL - BUSCARH ................................................. 159

13.11 FUNCIONES FINANCERAS ...................................................................................... 161 13.11.1 FUNCIÓN PAGO (PMT) .................................................................................................... 161 13.11.2 FUNCIÓN PAGO PRINCIPAL PAGOPRIN - PPMT ......................................................... 164 13.11.3 FUNCIÓN PAGAO INTERÉS PAGOINT - IPMT .............................................................. 166

13.12 TABLA DE AMORTIZACIÓN .................................................................................... 167

13.13 FUNCIONES DE FECHA .......................................................................................... 169

13.13.1 FUNCIÓN AHORA – NOW ................................................................................................ 170 13.13.2 FUNCIÓN AÑO .................................................................................................................. 170 13.13.3 FUNNICÓN DÍA ................................................................................................................. 171

14 FORMATO CONDICIONAL. ........................................................................................... 173

15 LISTAS, FILTROS .............................................................................................................. 178

15.1 LISTAS ............................................................................................................................ 178 15.1.1 TAMAÑO Y UBICACIÓN DE LA LISTA ............................................................................ 178

15.2 FILTROS ........................................................................................................................... 180 15.2.1 AUTOFILTRO (FILTER). ................................................................................................... 180

15.3 FILTRO AVANZADO ..................................................................................................... 185 15.3.1 FORMA DE CREAR LOS FILTROS AVANZADOS ............................................................ 185 15.3.2 TRES O MÁS CONDICIONES EN UNA SOLA COLUMNA .............................................. 186 15.3.3 CRITERIOS DE DOS O MÁS COLUMNAS ....................................................................... 187 15.3.4 CONDICIONES CREADAS COMO RESULTADO DE UNA FÓRMULA ......................... 189

16 ORDENAMIENTO DE DATOS ........................................................................................ 190

17 SUBTOTALES ..................................................................................................................... 193

18 TABLA DINÁMICA ........................................................................................................... 198

18.1 GRÁFICO DINÁMICO: ................................................................................................. 202

19 ANÁLISIS DE DATOS ....................................................................................................... 205

19.1 HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO - GOAL SEEK .................................................. 205

19.2 HERRAMIENTA SOLVER.............................................................................................. 210

20 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS ................................................................................ 217

20.1 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS ................................................................................ 217

Microsoft Excel Introducción

1 INTRODUCCIÓN

Las hojas de cálculo aparecen como respuesta a las múltiples necesidades de los

usuarios, que tenían que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados

inmediatos en función de cálculos muchas veces complejos, desde el punto de vista

manual.

La primera hoja de cálculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,

debido a la masificación de las computadoras personales de tecnología IBM, aparece el

LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparición del entorno gráfico de Windows, aparecen

muchas hojas electrónicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de cálculo

denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno gráfico.

Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de cálculo, aparecen como respuesta a

millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la elaboración de

proyectos, tablas y generación de valores basados en variables, lo que constituye su

principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso manual o

mecánico de escritura y cálculo de valores numéricos. Para trabajar con la hoja de

cálculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programación ni informática,

solamente debe conocer la aplicación en la que se desenvolverá y las instrucciones

básicas de la hoja electrónica.

Microsoft Excel 2010 es un programa de computadora que pertenece al grupo de

programas de la empresa Microsoft Office.

Excel permite realizar cálculos numéricos simples y elaborados, usando fórmulas y

funciones a ser colocadas en cada una de sus celdas; puede utilizar Excel para muchas

cosas, tanto en el plano personal como en el profesional; se puede llevar desde las

cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.


1.1 INICIAR EXCEL

Para ingresar a trabajar en Excel

hacer Clic en el botón Inicio

(Start) de la barra de tareas, luego el comando Todos

los programas (All Programs), y luego Microsoft Office

y Microsoft Excel 2010.

1.2 PANTALLA PRINCIPAL

La pantalla principal de Excel 2010 es una hoja de cálculo y tiene la interfaz que se

muestra en la imagen de la parte inferior. Está organizada en forma de matriz de celdas,

teniendo la posibilidad de colocar en ellas información de diferente tipo como son: textos,

números, fórmulas, funciones, gráficos, imágenes, objetos, botones, entre otros.


1.2.1 ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL

Los elementos principales de la pantalla de inicio de Excel son:

Barra de Título, donde se lee la aplicación que se está usando y el nombre del

archivo (Microsoft Excel, Libro 1 ó Book1). En el extremo de la derecha están los

botones para minimizar , maximizar y cerrar .


La barra de acceso rápido HACER HIPERVÍNCULO SOBRE ESTE TEMA

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar (Sabe) , Deshacer (Undo) o Rehacer (Redo) .

Esta barra puede personalizarse, para ello hacer clic en una opción y aparecerá

marcada. De igual forma, si vuelve a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra.

Si no encuentra la opción en la lista que aparece, seleccione Más comandos

(More commands….).

Cinta de opciones HACER HIPERVÍNCULO SOBRE ESTE TEMA

Contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas, donde se

destacan las fichas Inicio (Home), Insertar (Insert), Diseño de página (Page

Layout), Fórmulas, Datos (Data), Revisar (Review) y Vista (View).


Podemos utilizar esta cinta de opciones sin el mouse, presionando la tecla ALT.

Para salir de este modo presionar la tecla ALT.

La barra de Fórmulas

Muestra el contenido de la celda donde está situado el cursor del mouse.

La barra de Etiquetas

Permite pasar entre las distintas hojas del libro.


Las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Permiten desplazarse a lo largo y ancho de la hoja, desplazando la barra

arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La barra de estado

Indica el estado del documento abierto, tiene herramientas para realizar zoom

sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.

También dispone de botones para visualizar el libro de distintas formas.

La ayuda

Existen varios métodos de ayuda, la una consiste en utilizar la Cinta de opciones,

haciendo clic en el interrogante , también presionando la tecla

F1.

1.2.2 LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo que se crea cuando se trabaja con Excel, el libro

de Excel en la versión 2010 tienen la extensión .XLSX.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de

trabajo con el nombre provisional de Libro1 (Book1).

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, por defecto son 3 hojas y

pueden variar entre 1 y 255, los nombres de las hojas están en la parte inferior de

la ventana de Excel, cada una nombrada de la forma Hoja1 (Sheet1), Hoja2

(Sheet2)...


1.2.3 HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo es una de las distintas clases de hojas que puede contener un

libro de trabajo, en estas se pueden realizar cálculos u operaciones.

En cada hoja existen 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos.

A la intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra

con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su

fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la

celda se llama A1.

Celda activa, es la celda donde se posiciona con el cursor y se identifica porque

aparece más remarcada que las demás.


Fila activa, es la fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,

columna de la celda activa.

Rango de celdas, es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata

como una unidad. Ejemplo rango B2:D6

1.3 SALIR DE EXCEL

Para cerrar Excel 2010, se puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la

parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puede pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta

combinación de teclas cerrará la ventana que esté activa en ese momento.

Hacer clic sobre la ficha Archivo (File) y elegir el botón Salir

(Exit)


1.4 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

Cuando ejecuta Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

nombre de Libro 1 (Book 1), sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de

Excel está en blanco y es necesario crear un libro, o si se está trabajando en uno

y se quiere abrir otro. Para esto, haga clic en la ficha Archivo (File), luego en el

botón Nuevo (New), por último en el botón Crear (Create) ubicado en la parte

inferior, como se muestra en la imagen siguiente:

Inmediatamente aparecerá el nuevo libro.

También puede crear un nuevo libro a través de la combinación de teclas Ctrl+U

(Ctrl+N).

1.5 ABRIR UN DOCUMENTO

Cuando se inicia una sesión de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar

con un trabajo guardado previamente. Para esto, haga clic en la ficha Archivo


(File) luego en el botón Abrir (Open) , o bien

presionar la combinación de teclas Ctrl+A (Ctrl+O).

Cualquiera de estas opciones se abre el siguiente cuadro de diálogo, el cual

permite buscar el documento que se desea abrir.

Se debe seleccionar de la lista de archivos disponibles o escribir el nombre del

archivo de Excel. Si el libro no está en la lista puede buscar en otras carpetas e

incluso en otra unidad de almacenamiento. Por defecto, solo aparecen los

archivos de Microsoft Excel, pero si se desea buscar otro tipo de archivo presione

el Mouse en el botón de

la ventana. Si se selecciona un nombre, éste aparece en la ventana Nombre del

archivo (File name). En caso contrario, escribir el nombre y presionar el botón

Abrir (Open), con lo cual el libro de Excel seleccionado aparecerá en la pantalla.


1.6 GUARDAR UN LIBRO DE CÁLCULO

Para grabar un libro de Excel, elegir la ficha Archivo (File), luego opción Guardar

como (Save As), O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+G (Ctrl+S).

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en

el que debe especificar la Carpeta (Folder), en la que desea guardar el libro o la

unidad.

En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere

dar a su libro, luego presionar en el botón Guardar (Save).

Actualizar un libro.- Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o

seleccionar el botón Guardar (Save) de la barra de acceso rápido, el sistema


sólo guarda la nueva versión del libro sin volver a solicitar el nombre. También

eligiendo la opción Guardar (Save) de la ficha Archivo (File).

O también con la combinación de teclas Ctrl+G (Ctrl+S).

Guardar el libro con otro nombre.- Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se

han efectuado cambios que se desea conservar aparte de lo anterior, hay que

grabar este libro con otro nombre; para ello se debe seleccionar la opción

Guardar como (Save as) explicado en este mismo apartado.

1.7 CERRAR UN LIBRO

Si está trabajando en un libro y se desea salir de él, pero no desea salir de Excel,

se debe seleccionar la opción Cerrar (Close) de la ficha

Archivo (File), o dar clic en el botón ubicado en el extremo superior derecho

del libro.

El sistema cierra el libro y, si era el último que estaba abierto, queda listo para

abrir uno nuevo.

Si Excel detecta que al archivo se le ha realizado una modificación no

almacenada, avisará a través de un cuadro de diálogo para decidir qué hacer:

Cancelar (Cancel): El archivo no se cierra.


Guardar (Save): Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no

se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un

nombre y ubicación.

No guardar (Don’t Save): Se cierra el archivo sin guardar los cambios

realizados desde la última vez que guardamos.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formas del cursor

2 FORMAS DEL CURSOR

2.1 Controlador de relleno

Pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la sección.

Cuando se señala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz

negra para copiar el contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una

serie de datos.

2.2 Controlador de selección

Pequeña cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha

seleccionado.

Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango

a seleccionar y arrastrar hasta la última celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre éstas una serie de

aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las

celdas, etc.

Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho.

La cruz cambiará a un puntero, el cual, permitirá seleccionar la aplicación que

se desee realizar.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formas del cursor

Otra forma de escoger la aplicación a realizar sobre las celdas seleccionadas

es utilizando los iconos de la barra de herramientas

2.3 Controlador de movimiento

Pequeño puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango

de celdas.

Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a

otra celda o celdas respectivamente.

Para realizar esta aplicación, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el

contenido de las celdas seleccionadas.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Desplazamiento en el libro y hojas

3 DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA Y EL LIBRO

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles

que se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -

muestra los controles de desplazamiento.

3.1 Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina

inferior izquierda cuando el libro tiene más hojas de las que pueden presentarse

simultáneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede

desplazar a través de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo así

visualizar el contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro

desplazan las etiquetas en la dirección indicada de hoja en hoja. Los botones más

externos le sitúan en la primera o la última etiqueta del libro. Para modificar el

número de etiquetas mostradas, se puede arrastrar el cuadro de división de

etiquetas. Para restablecer la visualización de etiquetas, basta con pulsar dos veces

sobre el cuadro de división.


Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de división

de etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta

de la hoja que se pretende activar, después de haber localizado la hoja, utilizando

los botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura.

Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente

También se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un

libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-

RePág, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPág.

3.1.1 DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO

Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.

Cuando se selecciona una única celda, ésta se vuelve activa y su referencia aparece

en el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de

fórmulas (Formula bar). Aunque en cada momento sólo puede estar activa una sola

celda, a menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas

denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango

seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la selección del rango.

En este capítulo se describen las técnicas utilizadas con el ratón y el teclado para

seleccionar celdas y rangos.

3.1.2 SELECCIÓN CON EL RATÓN

Para seleccionar una celda, se sitúa el puntero en ella y se pulsa el botón del ratón.

El selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se

visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cómo seleccionar un rango de

celdas.


Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.

Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior

izquierda e inferior derecha.

3.1.3 EXTENSIÓN DE UNA SELECCIÓN

En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se

quiere trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta

técnica se conoce como extender una selección. Por ejemplo, para extender la

selección A1:C6 y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mayús

y luego pulsar el ratón sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango

amplio, es mucho más eficiente esta técnica que la de arrastrar el ratón a través de

la selección completa.

3.1.4 MODOS DE TECLADO

El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se

activa uno de los modos correspondientes.


EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la selección activa utilizando el

teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mayús y

seleccionar celda con el ratón.

AGR Modo Agregar. Pulsar Mayúsculas-F8 y se añade más celdas a la selección

activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes.

Esta es la combinación de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla

Control y seleccionar las celdas con el ratón.

NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisión, y fija el teclado numérico para

entrada de valores numéricos. Para desactivar este modo pulse la tecla

BLOQ NUM.

FIJO Modo Número fijo de decimales. Se puede añadir una coma decimal a los

datos numéricos en la posición que especifiquemos, dentro del cuadro de

edición Posición decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del

menú Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona

el casillero Número fijo de decimales (Fixed decimal).

F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mayús para

extender una selección. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:

1. Pulsar sobre la celda A1

2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado

el modo Extender.

3. Pulsar la celda G15.

4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.

3.1.5 SELECCIÓN FUERA DE LOS BORDES DE LA VENTANA

No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro

presente en la pantalla depende del tamaño y resolución del monitor. Si se necesita

seleccionar un rango que está fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente

se arrastra el puntero del ratón más allá del borde de la ventana, o bien se utiliza la


orden Zoom de la barra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25,

seguir estos pasos:

1. Pulsar sobre la celda A15.

2. Arrastrar el puntero del ratón hasta la celda A25 (cuando el puntero

alcance la parte superior de la ventana, la hoja de cálculo comienza a

desplazarse).

3. Suelte el botón del ratón. La Figura muestra el resultado.

Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la

celda A25 y arrastrar el puntero del ratón hacia la barra de título. Cuando se haya

alcanzado la celda A15, se suelta el botón del ratón.

También se puede arrastrar el puntero más allá de los bordes: izquierdo o derecho

de la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentación,

y así realizar la selección.

Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la técnica de arrastrar puede llevar

bastante tiempo. Aquí se tiene una alternativa para la selección de A1:M45:


1. Pulse la celda A1.

2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la

presentación.

3. Mantenga pulsada la tecla Mayús o pulse F8.

4. Pulse sobre la celda M45.

3.1.6 SELECCIÓN DE RANGOS CON VARIAS ÁREAS

Los rangos con varias áreas (también se conocen como rangos no adyacentes o no

contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una única área rectangular. Para

seleccionar rangos múltiples con el ratón se utiliza la tecla Control, como se muestra

en la Figura.

También se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la selección) para seleccionar

rangos múltiples. Después de seleccionar la primera área del rango, se pulsa

Mayús-F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha

de la barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o

Mayús-F8 se desactivará el modo AGR.


3.2 SELECCIÓN CON EL TECLADO

También se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de

cálculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de dirección. Por

ejemplo, si la celda A1 está activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para

seleccionar la celda A2. Se pulsará la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar

la celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.

3.3 USO DE INICIO Y FIN

Las teclas Inicio y Fin resultan útiles para la selección y el desplazamiento. La tabla

que está a continuación muestra cómo utilizar estas teclas de forma individual o

conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de

cálculo.

Pulsar Para

Inicio Situarse en la primera celda de la fila activa.

Control-Inicio Situarse en la celda A1.

Control-Fin Situarse en la última celda de la última columna del área activa.

Fin Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de dirección

para desplazarse entre regiones de celdas.

Bloq Despl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa.

Bloq Despl-Fin Situarse en la última celda de la ventana activa.

Para navegar en las hojas de un libro de Excel podemos tomar como referencia la

siguiente tabla:

TECLA FUNCIÓN QUE REALIZA

Flecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha

Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda

Flecha arriba Desplaza una celda arriba

Flecha abajo Desplaza una celda hacia abajo

CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la izquierda Última columna de la línea actual

CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha Primera columna de la línea actual

CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo Ultima línea de la columna actual

CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba Primera línea de la columna actual

RePag Desplaza una ventana hacia abajo

AvPAg Desplaza una ventana hacia arriba

ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda

ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha

CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual


TECLA FUNCIÓN QUE REALIZA

CTRL+Inicio Ir a la celda A1

F5 Activa el cuadro de diálogo. Ir A (Go to)

3.4 USO DE IR A (GO TO)

Para desplazarse rápidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede

seleccionar la orden Ir a (Go to) del menú Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G),

luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edición

Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar (Ok). También se puede

utilizar la orden Ir a (Go to) para ampliar una selección. Por ejemplo, para

seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea

Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mayús, se pulsa Intro.

Para situarse en otra hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona

Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de

exclamación y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la

celda J10 de una hoja de cálculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.

Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edición Referencia

(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma

se puede retroceder fácilmente y alternar entre dos posiciones pulsando

repetidamente F5 y después Intro. Excel también mantiene las cuatro últimas

posiciones desde las cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del

cuadro de diálogo Ir a (Go to). También se puede utilizar esta lista para desplazarse

entre estas posiciones dentro de la hoja de cálculo.

3.5 CÓMO EXTENDER UNA SELECCIÓN

Igual que cuando se utiliza el ratón, se puede extender una selección desde el

teclado usando las teclas Mayús o F8 (no se puede extender una selección con la

tecla Tabulador).

Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mayús, siga estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.


2. Mantener pulsada la tecla Mayús, pulse la tecla de dirección hacia la derecha

dos veces y seguidamente pulsar la tecla de dirección hacia abajo cinco

veces.

Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos:

1. Seleccionar A1.

2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecerá el indicador EXT en la

barra de estado).

3. Pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos veces y la tecla de dirección

hacia abajo 11 veces.

4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender.

Para extender una selección más allá de los márgenes de la ventana, se utilizan las

teclas Mayús y de dirección. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga

estos pasos:

1. Seleccionar la celda A1.

2. Mantener pulsada Mayús y pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos

veces.

3. Continuar pulsando la tecla Mayús y pulsar AvPág dos veces.

4. Continuar pulsando Mayús y utilizar las teclas de dirección para desplazar la

selección hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 esté incluida en la

selección.

3.6 SELECCIÓN DE RANGOS MÚLTIPLES

Para seleccionar rangos múltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se

desea añadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben

seguir los siguientes pasos:


1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mayús-F8 para activar el modo

Agregar.

2. Utilizar las teclas de selección para seleccionar la celda C7.

3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mayús o pulsar

la tecla F8 y utilizar las teclas de dirección.

3.7 SELECCIÓN DE COLUMNAS Y FILAS

Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y

pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el

teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mayús-Barra espaciadora.

Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango

que incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-

Barra espaciadora o Mayús-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las

columnas B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en

estas tres columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Imprimir

4 IMPRIMIR

4.1 VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA

La vista preliminar sirve únicamente para dar una última revisión al aspecto general

del archivo antes de imprimir.

Lo primero que debemos realizar es marcar o señalar el área que deseamos

imprimir; procedemos a establecer el área de impresión, requiriendo para ello irnos

al menú Diseño de página (Page Layout), Área de impresión (Print Area),

Establecer área de impresión (Set Print Area).


A continuación vamos al menú Vista (Page Layout) y seleccionamos el ícono

Diseño de página (page Layout).

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta

ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla.

Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos

cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página.

Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de

desplazamiento para ir viéndolas:


Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará

en qué columna o fila estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los

márgenes de forma sencilla, arrastrando sus límites.

La pestaña Vista (View) permite personalizar que elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla (Ruler), las Líneas de cuadrícula (Gridlines),

la Barra de fórmulas (Formula Bar) y los Títulos (Headings).

En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de

estas opciones, exceptuando la regla.

Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Con la opción Zoom, se abre una ventana que permite escoger entre varios valores.

La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.

Y Ampliar selección (Zoom Selection) aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la

celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos

indicarán donde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

4.2 CONFIGURAR PÁGINA


Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página,

para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas,

como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc.

Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las

opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración,

deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre,

se abrirá una nueva ventana.

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La

primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la

orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.


Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se

colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Ajuste de escala, nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a

impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%, etc.) o

bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una

página de ancho por una de alto, así se imprimirá en una sola hoja).

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a

imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos

centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como

verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas

Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes

parámetros.


Impresión

La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los

datos contenidos en la hoja.

En Área de impresión: se indicará el rango de celdas a imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima

aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima

aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.


En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de

nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los

números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las

columnas superiores) de la hoja.

- Comentarios permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que hayas

podido incluir, y si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja.

- También podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores.

Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que

seguirán para la impresión.

Tanto en ésta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones específicas

de la impresora seleccionada para la impresión, así como dirigirte a la opción

Imprimir, desde sus correspondientes botones.

4.3 IMPRIMIR

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si

seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:


También podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la

impresión, que nos permitirán:

Elegir cuántas copias imprimir del documento.


Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento,

en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene

seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades

de impresora seleccionada.

Opciones de Configuración como:

Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección

realizada.

La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se

imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4

sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas.

En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo,

una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

La orientación y el tamaño del papel.

Modificar los márgenes.

Ajustar la escala de impresión.

Acceder a la Configuración de página.

En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página, si se diera el caso de

tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los

botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar . Si

nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán inactivos.

También en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la

vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualizar la

página completa.

Cuando esté todo listo para la impresión y quede como deseas, podrás pulsar el

botón Imprimir de la zona superior.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Tipos de datos

5 TIPOS DE DATOS

Microsoft Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda:

constantes y fórmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categorías:

valores numéricos, valores de tipo texto (también llamados rótulos o cadenas de

caracteres) y valores de fecha y hora.

Excel también reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores

lógicos y valores de error.

5.1 VALORES SIMPLES NUMÉRICOS Y DE TEXTO

Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos

caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga

otro carácter cualquiera será un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos

ejemplos de valores numéricos y de texto.

Valores numéricos Valores de texto

123 Ventas

345678 Hola

$9999,99 Un rótulo

1% Calle Mayor 123

1,23E+12 No. 324

5.2 INTRODUCCIÓN DE VALORES NUMÉRICOS

Para introducir valores de tipo numérico, se selecciona la celda y se introduce el

número. Al ir introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda

activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de fórmula se

denomina punto de inserción.

Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el

formato de números General. El formato General muestra los números en la forma

más exacta posible, utilizando el formato de número entero (123), el formato de

fracción decimal (1,23) o, si el número es más largo que el ancho de la celda,

notaciones científicas (1,23E+12).

Cuando se vea #### quiere decir que el número es demasiado largo para aparecer

en una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el

número, éste aparecerá en la celda.


Una forma fácil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste

perfecto es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.

5.3 CÓMO ACEPTAR LOS DATOS

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo

permanentemente en la celda. La forma más simple de aceptarlo es pulsando la

tecla Intro después de haber tecleado el valor. El punto de inserción desaparece de

la barra de fórmula y Excel almacena el dato en la celda.

Si se pulsa Tabulador, Mayús-Tabulador, Intro, Mayús-Intro o una tecla de dirección

después de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.

Al comenzar a escribir una entrada, la barra de fórmulas presenta varios botones: el

botón Cancelar (Cancel), el botón Introducir (Enter) y el botón Modificar función

(Insert function). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo más (+) o

un signo menos (-), también, se presenta una lista desplegable con las funciones

usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botón Introducir, o

cancelar el dato pulsando el botón Cancelar, dentro de la barra de Fórmulas.

5.3.1 CARACTERES ESPECIALES

Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuación

una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:


Si se comienza una entrada numérica con un signo más (+). Excel borra el

signo más.

Si se comienza una entrada numérica con el signo menos (-). Excel interpreta

el dato como un número negativo y mantiene el signo.

Excel interpreta el carácter E o e como notación científica. Por ejemplo, Excel

interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).

Excel interpreta constantes numéricas encerradas en paréntesis como

números negativos, lo cual es típico en contabilidad. Por ejemplo, Excel

interpreta (100) como –100.

Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. También se

puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc.

Cuando se introduce números que incluyen puntos como separadores, el

número aparece con puntos en la celda, pero éstos no aparecen en la barra

de fórmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de fórmulas visualiza

1234,56. No obstante, la celda visualiza el número con el punto en el lugar

correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numéricos predefinidos de

Excel.

Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la

celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la

celda, y en la barra de fórmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel

añade el punto a la visualización de la hoja de cálculo, ya que es parte del

formato Moneda de Excel.

Si se finaliza un dato numérico con un signo de tanto por ciento (%), Excel

asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,

Excel visualiza 53% en la barra de fórmula y asigna un formato de porcentaje

a la celda, que visualiza 53%.

Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de

caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el

número como una fracción. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza


12,625 en la barra de fórmula y asigna un formato de fracción de celda. La

celda visualiza 12 5/8.

5.3.2 VALORES PRESENTADOS FRENTE A VALORES SUBYACENTES

Aunque se puede escribir más de 16.000 caracteres en una celda, un dato de

entrada numérico de una celda puede contener un máximo de 15 dígitos. Si se

introduce un número que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel

lo convierte a notación científica. Excel ajusta la precisión de la notación científica

para visualizar el dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo,

si se introduce un número demasiado grande o demasiado pequeño, Excel también

lo visualiza en la barra de fórmula utilizando la notación científica con un máximo de

15 dígitos de precisión.

Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los

valores almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de fórmula se

denominan valores subyacentes. El número de dígitos que aparecen en una celda

depende del ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene

un dato de entrada grande, Excel podría visualizar el valor redondeado del número o

una cadena de signos #, dependiendo del formato de visualización que se esté

utilizando.

El número 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por

tanto Excel lo visualiza en notación científica.


5.3.3 INTRODUCCIÓN DE VALORES DE TEXTO

Introducir texto es similar a introducir valores numéricos. Para introducir texto en

una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botón

Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botón Cancelar. Un

texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números

y caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que

Excel no interprete como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error

se interpretará como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la

izquierda de la celda.

5.3.4 INTRODUCCIÓN DE TEXTOS LARGOS

Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple,

Excel permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el

texto se almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que está a la

derecha de la celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada,

como se muestra en la Figura.

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamaño contiene un dato

de entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.

5.3.5 INTRODUCCIÓN DE FECHAS Y HORAS

Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estándar, Excel

almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como

fracciones decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas números, se

pueden sumar, restar y añadir a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con


formato de número de serie o de fracción decimal, se tiene que cambiar el formato

de celda a General. Cuando se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce,

el formato de celda cambia automáticamente del formato General al formato de

fecha o de hora adecuado.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas:

Excel hace caso omiso de las mayúsculas.

Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o

p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. También se puede escribir “a” o “p”; se deberá

incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel

automáticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo:

16:00.

Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un

espacio.

Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-).

También se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan

formatos de número personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las

24, y minutos o segundos pasados los 60.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas

6 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS

Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento

(corte) y borrado de Rangos.

Una celda es el rango mínimo de una hoja de cálculo.

Una hoja completa representa un rango máximo.

El tamaño del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo.

Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas

a la acción de pegado.

Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles.

Podrá pegar en otro lugar el rango seleccionado.

Borrado de rangos, eliminará el contenido de todo el Rango.

6.1 SELECCIÓN DE RANGOS

Para realizar actividades de Copia, Eliminación, Movimiento de contenidos de

celdas, estas previamente deben ser seleccionadas.

Para seleccionar identifique el rango, luego

Con el uso del mouse:

Haga Clic en la celda inicial y arrastre hasta la última celda del rango.

Con el uso del teclado:

Ubíquese en la celda inicial y mantenga presionadas las teclas Shift más

teclas de direcciones (flecha abajo, arriba, derecha, izquierda) hasta

completar la selección del rango.

Ejemplo: Se selecciona el rango de celdas B2:D8.


6.2 Copiar y pegar rangos

Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo

de celdas o toda la hoja.

El contenido del rango puede ser: caracteres alfanuméricos, gráficos, dibujos, etc.

En la Ficha Inicio (Home), grupo Portapapeles (Clipboard), o también la

combinación de teclas CTRL+C, después de lo cual el rango queda marcado por una

línea intermitente en su borde exterior en movimiento.

Copiar (Copy) [botón del grupo Portapapeles (Clipboard)].

Pegar (Paste) [botón del grupo Portapapeles (Clipboard)].

A continuación se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango

seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.


Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados:

Del Menú Inicio (Home) seleccionar Copiar (Copy)

Pegar

Del Menú Inicio (Home) seleccionar Pegar (Paste)

Utilizando la combinación de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para

Pegar.

Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posición y como la

orden copia guardó en el visor de portapapeles la imagen, se procede

exclusivamente al pegado. Pegado que se repetirá tantas veces se requiera

manteniendo la última indicación de copiado. Ejemplo a continuación:


Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posición

D5:D9. Una vez terminada la operación de copiado y pegado, continuará activada

(borde intermitente en el rango seleccionado), indicación que permite repetir el

pegado en cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en

cualquier sector de la hoja.

6.3 Cortar (Cut)

El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de

copiar con la única diferencia que la orden es Cortar (Cut).

Cortar (Cut) [botón del menú Inicio (Home)]

Pegar (Paste) [botón del menú Inicio (Home)]

Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del

rango de información a Cortar (Cut).

Procedimiento:

Seleccionar el rango.

Del menú Inicio (Home) seleccionar la orden Cortar (Cut).


Colocarse en la primera celda donde se desea mover la información

Del menú Inicio (Home) seleccionar la orden Pegar (Paste).

También se puede realizar esta operación con el manejo de las teclas Ctrl+X

(cortar) (Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).

Selección del rango a Cortar (Cut) A3:A5.

Cortar (Cut) y Pegar (Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.

Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.

6.4 Borrado - Eliminación

Es la eliminación del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas,

Contenido, Formatos, o Todo.

Procedimiento:

Selección del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar.

Varias alternativas como Borrar:


Presionar tecla Del, Delete, Supr.

Menú Inicio (Home)

Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.

Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.


El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuación se ilustra.

Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rápidas.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Inserción, eliminación de filas y columnas

7 INSERCIÓN, ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS

La inserción y la eliminación tanto de filas como de columnas en una hoja electrónica

se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para

aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y

muy útil, como a continuación se indica.

7.1 Insertar filas

Es el proceso de aumentar (desplazar) filas, en cualquier parte de la hoja de cálculo,

y se la realiza de la siguiente forma:

Colocar en la posición donde quiere insertar una o varias filas. En el

ejemplo, se insertará a continuación de la fila 2 (MARTES), una fila.

Posteriormente con el botón derecho del mouse activamos el menú y

elegimos Insertar (Insert)


O también podemos elegir del menú Inicio (Home) la opción Insertar

(Insert)

Con cualquiera de las dos opciones automáticamente se ha insertado una fila

en toda la hoja de cálculo.

Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron

en la parte superior.

Para insertar más de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y

seguir el mismo procedimiento.

7.2 Eliminación de filas

Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el

tema anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas:

1. Seleccionar dos filas (2 y 3).


2. Del Menú Inicio (Home), opción Eliminar filas de hoja (Delete Sheet

Rows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Menú contextual,

botón derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).

3. Usando cualquiera de las dos opciones, el resultado es el siguiente:


7.3 Insertar columnas

Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de

cálculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que

ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns).

Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuación:

Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y

delante se creará una columna vacía, en blanco.

1. Colóquese en la posición determinada para la inserción de la columna. En

nuestro ejemplo seleccione la columna A.

2. Elija del menú Inicio (Home), la orden Insertar (Insert) y luego elija Insertar

columnas de hoja (Insert Sheet Columns).


3. Sé ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).

4. Se puede también utilizar el Menú Contextual.

5. Para más de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se

repite todo el procedimiento como para una columna.

6. El menú contextual presenta la ventana, donde se escoge Insertar (Insert).

7. El resultado es el mismo que el anterior.


7.4 Eliminación de columnas

Suprime una o varias columnas de acuerdo a la selección realizada. Su

diferenciación consiste en la selección. El método es muy similar a la eliminación de

filas, con la variación que se escoge la de columnas para la presente ilustración.

1. Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o

alternadas para lo cual se utilizará la combinación de teclas de selección

alternada (CTRL) y selección, o secuencial.

2. En el ejemplo se eliminará las columnas B y D.

3. Del menú Inicio (Home), seleccionar la orden Eliminar (Delete) y luego

elegir Eliminar Columnas de hoja (Delete Sheet Columns)

4. El resultado será:


5. Se eliminó y se procedió a la reagrupación como se muestra en el gráfico

anterior quedando las columnas A y B.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Cambio de ancho y alto de columnas y filas

8 CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS

8.1 Cambiando al ancho de columnas

Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del título

de la columna hasta obtener el ancho deseado.

8.2 Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del título de la fila hasta

que tenga el alto deseado.

Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminada

1. Clic en el menú Inicio (Home). Elegir Formato (Format).

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Cambio de ancho y alto de columnas y filas

2. A continuación, clic en Alto de fila (Row Height).

3. Si deseamos cambiar el ancho de la columna, procedemos de una forma similar a

la usada en fila, así:

4. A continuación, clic en Ancho de Columna (Column Width).

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formatos de celdas

9 FORMATO DE CELDA

Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para

que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más

atractiva.

Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de ingresar

los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego asignarle el

formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el formato de negrita al

rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estará en negrita al

introducirlo.

Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la

misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de manera

independiente de los datos que contienen las celdas.

Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las

celdas y en las líneas de división de la hoja. Sin formato, una hoja de cálculo llena de

datos podría parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la información

importante destaque, se puede modificar la apariencia de los números y del texto

dándoles formato con negrita y cursiva, o añadiendo signos de moneda y comas. Se

puede seleccionar nuevas fuentes y tamaños de fuentes, ajustar la alineación de los

datos dentro de las celdas y agregar colores, diseños, bordes e imágenes. Utilizar con

prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o del

estilo personal.

9.1 Asignación y Eliminación de Formatos

El grupo Celdas (Cells) del menú de Inicio (Home) controla la mayoría de los formatos

que se aplican a las celdas de las hojas de cálculo. Formatear es fácil; basta con

seleccionar la celda o el rango y elegir las órdenes apropiadas del menú Formato

(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato de numérico a las celdas B4:F10, se

deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas B4:F10.

2. Desde el menú Inicio (Home), seleccionar Formato (Format)

3. Posteriormente elegir Formato de Celdas (Format Cell)


4. Del menú elegir la ficha Número (Number), si no está activa.

5. Desde el cuadro de lista Categoría (Category), seleccionar Moneda (Currency).

6. Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales (Decimal places).

7. Pulsar Aceptar (Ok) para volver a la hoja de cálculo

Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los números de las

celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede

incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato monetario).

Una celda formateada permanece así hasta que se aplique un nuevo formato o se borre

el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita

volver a formatear la celda.

En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisión. En el Libro2 a hoja de

cálculo formateada es más fácil de leer.


9.2 Formato con la barra de herramientas

La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Menú Inicio (Home) que

contiene el botón Copiar formato (Format Painter). Este botón permite copiar formatos

desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo

e incluso en otros libros de trabajo.

Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:

1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.

2. Pulsar el botón Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecerá un

pequeño icono en forma de brocha).

3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.

Botón para copiar el formato de una celda a otra.

Si se copian formatos desde un rango de celdas y después se selecciona una única celda

para pegar, Copiar formato (Format Painter) pega el rango de formatos completo

desde la celda seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si se

selecciona un rango de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato (Format

Painter) sigue la forma del rango copiado. Si el rango que se desea formatear tiene una

forma diferente a la del rango copiado, el patrón es repetido o truncado, según sea

necesario.

9.3 Aplicación de Estilos (Autoformatos)


Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos (Syles) del menú Inicio

(Home). Los formatos automáticos de Excel son combinaciones predefinidas de

formatos: numéricos, fuentes, de alineación, de bordes, de diseños, de anchura de

columnas y de altura de filas.

Utiliza las fórmulas y rótulos de texto existentes para la determinación de los formatos a

aplicar. Se pueden usar otras órdenes de formato, para ajustar la presentación completa.


En caso de no estar de acuerdo con el resultado obtenido, se puede seleccionar

Deshacer Autoformato (Undo) desde el menú Edición (Edit), y después tratar de añadir

columnas o filas en blanco para desplazar las áreas que no se desea que modifique

Autoformato. También se puede seleccionar únicamente las regiones de la hoja de

cálculo sobre las que se desea que Autoformato tenga efecto.

Para utilizar la orden Autoformato, se tienen que seguir estos pasos:

1. Ingresar datos en la hoja de cálculo.

2. Especificar la región activa seleccionando cualquier celda del grupo de celdas que

desea formatear (la región activa es el bloque continuo de celdas que contiene la

celda activa y está limitado por columnas en blanco, filas en blanco o los bordes

de la hoja de cálculo. Autoformato determina automáticamente la región activa y

la selecciona). Alternativamente, puede seleccionar el rango de celdas que desea

formatear.

3. Desde el menú formato (Format), seleccionar la orden Autoformato (Autoformat).

La selección de celdas se expande para incluir los datos de la región activa, y

aparece un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura.

4. En el cuadro de diálogo Autoformato (Autoformat), pulsar Opciones (options)

para la visualización de la sección Formatos a aplicar (Formats to apply) (si se

pulsa una opción para anular un tipo de formato, el casillero Muestra se cambia

para reflejar esto).

5. Seleccionar un formato desde la lista Formato de tabla y después pulsar Aceptar

(Ok).

6. Seleccionar una celda fuera de la tabla para anular la selección de la región activa

y observar los efectos de sus cambios.


El cuadro de diálogo Autoformato ofrece una selección de formatos predefinidos que se

pueden aplicar a los datos de la hoja de cálculo.

9.4 Formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

Para cambiar el formato de números de una celda a otro formato de números

predeterminado, se tiene que elegir la opción Celdas (Cells) del menú Formato (Format),


o bien, la opción Formato de celdas del menú contextual y luego seleccionar la etiqueta

Número.

Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los símbolos de la moneda de

casi todos los países del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad mantienen el

símbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores negativos según

como esté la Configuración Regional de Panel de Control, pueden estar entre paréntesis,

o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor.

A continuación se podrá mirar cómo de una manera rápida y visual, tal como se puede

apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el número o los números a los que

se quiera dar el formato.

2. Hacer clic en el menú Formato (Format) y después en Celdas (Cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Número (Number).

4. Hacer clic para seleccionar una categoría (Category).

5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.

6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecerá una vista previa de las selecciones.

7. Hacer clic en Aceptar (Ok).


9.4.1 CATEGORÍAS DE FORMATOS

General

El formato mantiene un número predeterminado; no existe un formato específico. Bajo

este formato, se puede escribir cualquier tipo de valor (es decir, de forma decimal,

monetaria, fecha, hora, etc.)

Número (Number)

El número se despliega de forma general. Se pueden elegir a partir de un punto decimal

en adelante y el tipo de signo que llevará si es negativo (color, signo o paréntesis, por

ejemplo). Se puede personalizar de tal manera que exista un separador (coma) entre

unidades de millar.

Moneda (Currency)

Utilizado para valores monetarios en general. El estándar son dos puntos decimales

(aunque se puede personalizar), signo de moneda, y la elección de números negativos

(pérdidas y ganancias, por ejemplo).

Contabilidad (Accounting)

Su aplicación permite la alineación de signos monetarios y puntos decimales sobre una

columna. Se puede personalizar si se desea o no incluir puntos decimales y el signo.


Fecha (Date)

Permite establecer un determinado formato de fecha (año, mes y/o día) en el orden

deseado y bajo una selección predeterminada. Permite usar separadores entre guiones

(/) y diagonales (/). Su nomenclatura es:

Año= aa(01), aaaa(2010) ;

Día=dd(10), d(5); y

Mes=m(6), mm(06), mmm(jun), mmmm(junio)

Hora (Time)

Permite establecer un determinado formato de tiempo (hora, minuto y/o segundo) en el

orden deseado y bajo una selección predeterminada. Permite usar separadores entre

guiones (-) y dos puntos (:). Su nomenclatura es:

Hora: hh(01 ó 22), am/pm;

Minuto=mm

Segundo=ss

Ejemplo → hh:mm:ss a.m./p.m.

Porcentaje (Porcentage)


Es el proceso de multiplicar el valor de la celda (rango) por 100. El resultado se muestra

acompañado del signo de porcentaje (%).

Fracción (Fraction)

Se presenta una fracción predeterminada; en ambos lados de la diagonal se tiene un

dígito. Es importante para cuantificar cuartos, medios, octavos, etc.

Científica (Scientific)

El formato se representa por dos dígitos a la derecha del punto decimal. Se representa la

mantisa denominada en forma científica.

Texto (Texto)

Su función es desplegar una celda a manera de texto. Se muestra la celda tal y como fue

escrita. Se pueden hacer combinaciones alfanuméricas. Su alineación en la celda es al

lado izquierdo como texto.

Especial (Special)

Despliega un formato predeterminado para representar un número telefónico, un formato

predeterminado de código postal y/o número del seguro social.


Personalizados (Custom)

Es la parte que el usuario utiliza para configurar el formato de una celda bajo un valor

predeterminado, esto es, el usuario manipula manualmente el resultado en una celda de

acuerdo a sus necesidades. Se puede configurar la celda para formato de fechas, horas

números etc.

9.4.2 CAMBIAR ESTILOS DE LAS FUENTES

Una fuente (Font) es una colección de caracteres alfanuméricos que comparten la misma

tipografía, o diseño, y que tienen características similares. La mayoría de las fuentes

están disponibles en una gran variedad de tamaños. El tamaño de cada carácter de la

fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada). Se puede utilizar

cualquiera de las fuentes que estén instaladas en la computadora, pero la

predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos.

9.4.3 CAMBIAR LA FUENTE Y EL TAMAÑO DE LA FUENTE UTILIZANDO

EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar

formato con nueva fuente o tamaño de fuente.

2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de

celdas (Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).

4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar.

5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style).


6. Seleccionar el tamaño de fuente (Size) que se quiera.

7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects).

8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado.



9.4.4 CAMBIAR LA ALINEACIÓN UTILIZANDO EL CUADRO DE DIÁLOGO

FORMATO DE CELDAS

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineación se quiera

modificar.

2. Hacer clic derecho y después hacer clic en Formato de celdas (Format celss).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).

4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una

alineación.

5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineación.

6. Seleccionar una orientación haciendo clic en uno de los puntos del mapa de

orientación (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia

arriba o hacia abajo.

7. Si fuese necesario, hacer clic en una o más de las casillas de verificación de la

selección Control del texto (Text control).



9.4.5 CONTROLAR EL FLUIDO DE TEXTO DENTRO DE UNA CELDA

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar.

2. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas

(Format cells).

3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).

4. Hacer clic en una o más casillas de verificación de la sección Control del texto

(Text control).

Ajustar texto (Wrap text), ajusta el texto a múltiples líneas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar (Shrink to fit), reduce el tamaño de los caracteres para

que se ajusten dentro de la celda.

Combinar celdas, combina las celdas (Merge cells) seleccionadas dentro de

una sola celda.

5. Hacer clic en Aceptar (Ok)


9.4.6 CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO CON EL CUADRO DE DIÁLOGO

FORMATO DE CELDAS

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera

modificar.




3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).

4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y después en el color que se quiera

utilizar.

5. Mirar la vista previa (Preview) de la selección.



9.4.7 ELEGIR UN COLOR DE RELLENO Y UNA TRAMA UTILIZANDO EL

CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de

relleno o trama.



3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Tramas (Patterns).

4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar.

5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las

tramas disponibles y después en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta

de colores.

6. Mirar la selección en el cuadro Muestra (Sample).

7. Hacer clic en aceptar (Ok).


9.4.8 APLICAR UN BORDE CON EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO

DE CELDAS

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar

toda la hoja de trabajo, hacer clic en el botón Seleccionar todo (Select all).




3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders).

4. Seleccionar un tipo de línea de la lista Estilo (Style).

5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o líneas dentro de

un rango de celdas, hacer clic en la opción Contorno o Interior (Outline o Inside).

Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opción Ninguno (None).

6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los

botones de Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera

que aparezca el borde.

7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y después en uno de los colores

para el borde que se haya seleccionado.


Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Operadores, operaciones y fórmulas

10 OPERADORES, OPERACIONES Y FÓRMULAS

La función principal de una hoja de cálculo es la realización de operaciones matemáticas

que nos facilita el trato de datos alfanuméricos.

10.1 OPERADORES

Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas

operaciones o fórmulas; sumar dos números, comparar elementos, etc.

Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos:

Aritméticos

Relacionales (Comparación)

Texto

Referencia

10.2 OPERACIONES

Una operación se estructura con la unión de operandos (celdas, números, textos) y

operadores.

Ejemplo:

=25*23

=(24*7/2-8+4^2)^(1/3)

10.3 FÓRMULA

Una fórmula se puede componer de constantes valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas

y debe empezar siempre por el signo =.

Ejemplo:

=B2*SUMA(A1,A2,A3,A4) =B2*SUM(A1,A2,A3,A4)

Realiza el producto de la celda B2 por la suma total de las celdas descritas.


10.3.1 OPERADORES ARITMÉTICOS

Ejecutan operaciones básicas con valores numéricos como: sumas, restas, divisiones,

multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:

Operador Descripción Operador Descripción

+ Suma - Resta

* Multiplicación / División

^ Exponencial % Porcentaje

Suma: Realiza la suma de dos o más elementos.

Ejemplo: realizar la suma de las celdas: A1+B1+C1 (5+8+7), ubicar el resultado en la

celda D1.

Para poner el resultado, debo ubicarme en la celda D1.

Resta: Realiza la resta de dos o más elementos.

Ejemplo: realizar la resta de los contenidos de las celdas: A1-B1, ubicar el resultado en

la celda C1.

Ubíquese en la celda donde desea el resultado, en este caso celda C1.


Multiplicación: Realiza la multiplicación de dos o más elementos.

Ejemplo: realizar la multiplicación de los contenidos de las celdas: A1*B1, ubicar el

resultado en la celda C1.

Ubíquese en la celda C1.

División: Realiza la división de dos o más números.

Ejemplo: realizar la división de las celdas: A1/B1, ubicar el resultado en la celda C1.


Exponencial: Eleva a una base un exponente.

Ejemplo: elevar la celda A1 (base) al exponente B1, ubicar el resultado en la celda C1.



Porcentual: Extrae el valor porcentual de una cantidad específica.

Ejemplo: calcular el porcentaje de A1 con respecto a la celda B1; (100*25%), ubicar el

resultado en la celda C1.


De Comparación: son aquellos que nos entregan valores lógicos como respuesta, es

decir VERDADERO (TRUE) o FALSO (FALSE).

Operadores de comparación:

Operador de comparación

Descripción Ejemplo

= Igual a A1=B1

> Mayor que A1>B1

< Menor que A1<B1

>= Mayor o igual que

A1>=B1

<= Menor o igual que

A1<=B1

<> Diferente A1<>B1


Ejemplos de cómo trabajar con los operadores de comparación:

Igual a:

Ejemplo: Con el operador de “Igualdad” comparar los contenidos de las celdas A1 y B1

Mayor que:

Ejemplo: Con el operador “Mayor que” comparar los contenidos de las celdas A1 y B1

Menor que:

Ejemplo: Con el operador “Menor que” comparar los contenidos de las celdas A1 y B1


Mayor o igual a:

Ejemplo: Con el operador “Mayor o igual a” comparar los contenidos de las celdas A1 y

B1.

Menor o igual que:

Ejemplo: Con el operador “Menor o igual a” comparar los contenidos de las celdas A1 y

B1.

Diferente:

Ejemplo: Con el operador “Diferente” comparar los contenidos de las celdas A1 y B1


Operador de Texto (concatenación): El operador de texto se llama Ampersand (&); se

utiliza para unir dos o más elementos, contenidos de celdas, resultados de funciones, etc.

Ejemplo: Con el operador “de concatenación” unir los contenidos de las celdas A1 y B1

Operadores de Referencia: Sirven para representar rangos de celdas, por ejemplo: se

requiere sumar los valores del rango de celdas, desde A1 hasta D4, (A1:D4).

Operador de referencia

Descripción Ejemplo

:

Dos puntos. Operador que sirve para representar un rango, incluyendo sus límites.

A1:D4. Representa a todas las celdas que comprenden desde la A1 hasta la D4. (A1,A2,A3,A4,C1,C2,……,D4)

;

Punto y coma. Operador de unión que permite combinar varias referencias en una sola.

A1; B1; D3. Se puede realizar cualquier operación pero sólo se involucran a las celdas A1, B1 y D3. Dependiendo la configuración regional el operador puede cambiar por una coma (,).

(espacio) Operador de intersección. SUMA(B5:B15 A7:D7). Aquí, la celda B7 es común a ambos rangos.


10.3.2 PRIORIDAD DE LOS OPERADORES

Es importante recordar que la utilización de operadores en fórmulas complejas sin el

adecuado uso de los paréntesis, se pueden ver afectados en su resultado, es por eso que

resumimos el orden en que se ejecutan los operadores que se utilizan en Excel.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA

^ EXPONENCIACIÓN 1

* MULTIPLICA 2

/ DIVIDE 2

+ SUMA 3

- RESTA 3

& UNIÓN / CONCATENAR 4

= Comparación IGUAL QUE 5

> Comparación MAYOR QUE 5

< Comparación MENOR QUE 5

>= Comparación MAYOR IGUAL A 5

<= Comparación MENOR IGUAL A 5

<> Comparación DISTINTO 5

Ejemplo: Sumar los contenidos de las celdas B3 hasta la B5

Se aplicó Suma en el rango B3:B5

10.4 USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS

Cuando se necesita copiar una fórmula, por defecto esta es relativa. Esto significa, que

al ser copiada, la fórmula mantiene la relación de casilleros, resultando en un error.

Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la fórmula original, donde

algunas de sus partes deben ser referencias de manera absoluta.

Ubicación del Comando


Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la fórmula que nos

interesa modificar.

Pre - requisitos

Es necesario que exista un documento con las siguientes características:

Listado de datos.

Datos que interesa relacionar.

Fórmula existente.

Proceso

Se ubica en la línea de comando, exactamente en la parte de la fórmula, y se presiona

F4. Luego, se hace clic con el ratón en el visto bueno de la barra de fórmulas o Enter.


Supongamos que en el ejercicio calculamos la fórmula del porcentaje de asistencias del

primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del curso, en la

celda F4 hacer =D4/H4.

Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta

fórmula, pero si intenta el resultado es erróneo.

Al copiar la fórmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias del

alumno está correcta, pero la referencia de asistencias del curso está en el casillero H5.

Si se observa en el casillero H5 está en blanco, y al ser dividido para en blanco se

entiende que es igual que 0 y aparece el error de este tipo.

Una solución es hacer de una en una las fórmulas, con la correspondiente pérdida de

tiempo.


Otra solución es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con el

uso ineficiente del sistema.

Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la fórmula solo a las

asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la fórmula para el resto de datos.

Opciones

Existen 3 formas de referencias absolutas de una fórmula:

1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4.

2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4.

3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4.

Ejercicios

Preparar una hoja con los requisitos dados:

1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar

esta fórmula para el resto del curso.

2. Calcular en dólares, el precio de cada uno de algunos artículos que debe preparar

con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como

corresponde.


Cuando se necesita copiar una fórmula, por defecto ésta se copia con las celdas en

forma relativa, lo que significa que se copia la fórmula manteniendo la misma relación de

las celdas. Aparece la necesidad de hablar de referencias absolutas en las fórmulas de

las celdas cuando se requiere que una celda de una fórmula no se cambie cuando se

copia o arrastra, es decir se requiere que dicha celda se quede constante o fija.

Para dejar fija una celda al momento de arrastrar una fórmula o función se debe modificar

añadiendo el símbolo de dólares ($) antes de la letra de la columna y el número de la fila.

Por ejemplo si la fórmula original es =C3*20%, se consigue dejar constante o congelada

la celda al momento de arrastrar si se inserta: =$C$3*20%. El símbolo de dólares se

puede poner digitando o automáticamente usando la tecla de función F4 si el cursor está

antes de la celda C3.

Ejemplo3: Calcular el porcentaje de asistencias de un grupo de estudiantes.

Si la fórmula =C4*100/C13 que se pone para el primer estudiante se arrastra en toda la

columna se generan fórmulas en forma relativa y la última sería: =C11*100/C20 para la

estudiante Zapata Marcela, lo que genera errores de división por cero. Lo correcto sería

=C11*100/C13.

Se requiere que la celda C13 se mantenga así mismo al momento de arrastrar, es decir

congelada, y no cambie a C14, C15, C16, etc. Para ello en la primera fórmula de la

columna PORCENTAJE DE ASIST., se debe poner el símbolo de dólares quedando :

=C4*100/$C$13. Con ello la celda C13 no se cambia cuando se arrastra y aparecen los

resultados correctos.


La fórmula en la última celda que genera el resultado correcto es

.

Ejemplo: Calcular la edad en años

La celda C3 se encuentra congelada (fija) como $C$3. Los resultados de la columna

AÑOS está calculada a la fecha 21/07/2010 que es el dato que se encuentra en la celda

C3. En la fórmula aparece el número 365,25 en lugar de solo 365 para mejorar la

exactitud de los resultados en vista de que existen los años bisiestos.


10.4.1 REFERENCIA A CELDAS EN FÓRMULAS

Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas están nombradas con letras de la A

a la IV, mientras que las filas están numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda tiene

una dirección o referencia que está formada por la columna y la fila. La dirección o

referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de fórmulas como

se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:

En la construcción de fórmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de la

misma; por ejemplo:

=B7 *B8

10.4.2 USO DE RANGOS

Es común que en muchas fórmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este

caso dicho conjunto se conoce como rango. El rango es el conjunto de celdas

comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por

dos puntos. Por ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas

comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la función suma para

calcular la suma de todas las celdas de este rango:

Algunas funciones permiten especificar más de un rango como argumento, por ejemplo la

función suma como se muestra a continuación:


Las referencias de las celdas o de los rangos en las fórmulas pueden ser escritas en

mayúsculas o minúsculas, Excel transforma a mayúsculas.

10.4.3 REFERENCIA A CELDAS O RANGOS QUE SE ENCUENTRAN EN OTRAS

HOJAS DEL MISMO LIBRO

Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre de

la hoja seguido del caracter ! y la dirección de la celda:

También se puede sumar usando la función, así:


En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y

Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se ha escrito la fórmula

=SIERRA!B12 + „Datos Costa‟!B6.

En esta fórmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir

entre comillas simples como en el caso „Datos Costa‟!B6.

Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben

escribirse los rangos a continuación de los nombres de las hojas como en el siguiente

ejemplo:

La fórmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es:

=SUMA(SIERRA!A7:C10;‟Datos Costa‟!B2:B4)

=SUM(SIERRA!A7:C10;’Datos Costa’!B2:B4)

En esta fórmula se está usando la función suma con dos argumentos, el primero hace

referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al

rango B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta fórmula es la suma de los

valores de las celdas de los dos rangos.

10.4.4 RANGOS EN MÚLTIPLES HOJAS

Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango

que haga referencia al mismo conjunto de celdas a través de las hojas. El siguiente


ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores de

cada hoja:

En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada año.

En la celda B4, la fórmula usada es:

=ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 + ELORO!E4

Esta fórmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre la

hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.

10.4.5 REFERENCIA A CELDAS EN OTROS LIBROS

Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario

escribir la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre


corchetes, la hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo,

para el cual se tienen tres libros, y se calculará una suma haciendo referencia a los

valores en los otros dos:

La fórmula de la celda B4 es:

='[Total Costa.xls]Total Costa'!$B$4 + '[Total Sierra.xls]Total Sierra'!$B$4

En esta fórmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los

nombres de las hojas.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Autollenado, listas personalizadas y series

11 AUTOLLENADO, LISTAS PERSONALIZADAS Y SERIES

Excel dispone de este gran recurso que le permite generar automáticamente listas de

textos, series de números en lugar de digitar, ahorrándose tiempo y esfuerzo, sobre todo

cuando la lista o serie es grande.

11.1 AUTOLLENADO: NÚMEROS Y TEXTO

Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar

automáticamente varias celdas con distintos tipos de datos. Este recurso se denomina

Autollenado, mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas

seleccionadas y, dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa

el valor en las celdas siguientes.

Esta opción de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales

colocados en la primera celda de la fila a rellenar.

Ejemplo:

Suponga que desea generar una columna con los meses del año, no es necesario

escribir todos, simplemente escribir Enero en la primera celda, luego colocar el ratón en

el vértice inferior derecho de la celda en donde el cursor toma la forma de un más (+)

como se aprecia en la figura.

Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,

suelte el botón del ratón y observe lo que ocurre.


Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del año. Es importante observar que el

rellenado reconoce y hace la distinción entre letras mayúsculas y letras minúsculas,

repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las demás celdas.

La opción rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un número en

cualquier parte del texto y realiza un aumento progresivo de éste en el rango de celdas

especificado, como se indica a continuación.

No importa el texto que se especifique la opción rellenar coloca el texto de acuerdo a lo

que se especifique en el rango.

Figura 3


11.2 LISTA PERSONALIZADA

Se utilizan listas personalizadas para ordenar o rellenar en el orden definido por el

usuario. Excel tiene almacenado listas integradas de los días de la semana y meses del

año, aunque también se puede crear una lista propia.

Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si es corta, puede escribir los

valores directamente en el cuadro de diálogo. Si es larga, puede importarla desde un

rango de celdas.

Para encontrar el acceso a listas personalizadas se debe acceder en

Escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando desde la primera y

separar con una coma y un espacio la siguiente entrada. Cuando la lista esté completa,

haga clic en Agregar.


Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas

personalizadas.

11.3 LISTA PERSONALIZADA A PARTIR DE UN RANGO DE CELDAS

En un rango de celdas, escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar, en el

orden en que desee, de arriba abajo.

Ejemplo:

Seleccione el rango que acaba de escribir es decir seleccionaría las celdas A1:A8.


En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de

la lista de elementos que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las

celdas y, a continuación, haga clic en Importar.

Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas

personalizadas.


11.4 SERIES

Se refiere a generar una serie de valores numéricos en un

conjunto de celdas.

Se genera el número siguiente sumando (o restando) al anterior, el incremento (o

decremento), hasta que se llega al límite deseado.

11.4.1 SERIE LINEAL

Arrastrar o la automática de Autollenado.

Para arrastrar se requiere que estén digitados los dos primeros números de la serie, con

su respectivo formato. Se selecciona las dos celdas y con el cursor como una cruz negra

y delgada en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas se hace clic y sin

soltar el mouse se arrastra hacia abajo para generar la serie en columna, hasta el número

que se requiera. Se arrastra horizontalmente si se quiere generar la serie sobre una fila.

La generación en la serie lineal se puede realizar trabajando con números enteros o

decimales, subiendo (incrementándose) o bajando (decrementándose). El procedimiento

es el mismo. No se debe olvidar que el formato con decimales, colores, alineado, etc

debe estar previamente aplicado.

Opción de Autollenado (Fill – Series)

Ejemplo: generar una serie lineal que inicie en 05 y llegue hasta 1.5, en pasos

(incremento) de 0.1 (una centésima)


Digitar el primer número de la serie en la celda donde iniciará la serie (el cursor

debe estar sobre esta celda para empezar el proceso de generación).

Hacer clic en la ficha Inicio (Home)

Elegir la opción Llenar (Fill) .

Elija Series.

En la ventana

Elija columnas

En Valor paso (Step value) escriba el valor del incremento (0.1)

Elija Tipo (Type) lineal (linear)

En Valor de parada (Stop value) escriba 1.5.

Presione la tecla OK


Si se quiere generar una serie en forma descendente, se debe colocar con un signo

negativo el incremento (Step value).

11.4.2 SERIE GEOMÉTRICA

Se genera un número de una serie

multiplicando al anterior por el

incremento (step o paso), hasta llegar al límite que se requiera.

El cursor debe estar en la celda que contiene el primer número de la serie (solo se

requiere el inicio) con su respectivo formato para generar la lista de números.

Nuevamente se usa la opción Llenar (Fill), Series y se ingresa los datos: filas o

columnas (Rows o Columns), en tipo (Type) se debe seleccionar la opción Growth (serie

geométrica), el incremento (step value) y el límite (stop value). Por ejemplo si se inicia la

serie en el número 2, el incremento de 3 y el límite 1000 se genera la siguiente lista de

números.


La serie geométrica puede generarse así como en forma ascendente, también en forma

descendente. Para ello el dato Step Value debe ponerse como un número decimal entre

cero y uno de tal manera que se genera la serie geométrica en forma descendente.

11.4.3 SERIE DE FECHA

Una fecha de una serie se puede generar

sumando a la fecha anterior el incremento.

Se debe en este caso añadir el dato de unidad de fecha (Date unit). Day para todos los

días sin excepción, Weekday para los días laborables (no incluyen los sábados y

domingos), Month de mes en mes y Year de año en año.

El dato de Stop Value debe ser la fecha en la que se termina la serie.


En el ejemplo se debe notar que al usar la unidad de fecha Weekday, la serie se genera

sin los días Sábados ni Domingos, como es el caso de 24/07/2010 y 25/07/2010, etc.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Gráficos

12 GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo para facilitar

su interpretación de los datos.

A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y

columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos hacerlo:

Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier

otro objeto.

Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico (en

las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).

12.1 CREAR GRÁFICOS

Para insertar un gráfico utilizaremos el menú Insertar (Insert).

Luego elija un tipo de gráfico (por ejemplo columna)


Es recomendable tener seleccionado el rango de celdas que se quiere que participen en

el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario, el

gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que

solicita.

Como se puede visualizar existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.

Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para

que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos se encontrará un enlace en la parte

inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... (All Chart Types …)

Al hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar

gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección

Gráficos.


Vamos a crear un gráfico utilizando del tipo Columna (Colum), el tipo Cilindro

Agrupado (Clustered Cylinder).

Aquí se visualizan listados todos los gráficos disponibles, seleccione uno y pulse Aceptar

(OK) para empezar a crearlo.


Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (siempre y cuando se hayan

seleccionado antes los datos) o un cuadro en blanco (si no lo hizo).

12.2 GRÁFICOS CIRCULARES

Si deseamos cambiar el tipo de gráfico seleccionado, bastará con dar un clic en el ícono

, aparecerá nuevamente la ventana de Insertar gráfico.

Ahora seleccionaremos generar el tipo de Gráfico circular 3D (Pie in 3D).


El resultado será:

12.3 GRÁFICOS EN BARRAS

Si deseamos cambiar el tipo de gráfico seleccionado, bastará con dar un clic en el ícono

, aparecerá nuevamente la ventana de Insertar gráfico.

Ahora seleccionaremos generar el tipo de Barra 3D agrupada (Clustered Bar in 3D).


El resultado será:

Para poder personalizar los gráficos, utilizaremos la barra de herramientas que aparecerá

al final de las demás llamada: Herramientas de gráficos (Chart Tools), con tres

pestañas: Diseño (Design), Presentación (Layout) y Formato (Format).

12.4 GRÁFICO DE FUNCIONES (TIPO X vs. Y) Opción Scatter

Una de las grandes habilidades del Excel es poder realizar gráficas y uno de los

modelos muy útiles es el tipo X vs. Y, es decir el modelo Scatter, que permite

realizar la gráfica de funciones en un sistema cartesiano de coordenadas.

La función a graficar puede ser cualquiera como una lineal, cuadrática, con raíz

cuadrada, con raíz enésima, racional, con funciones trigonométricas, etc. Para

hacer una gráfica de la función se requiere dos datos: primero entre que valores

de X se va a realizar la gráfica y segundo la función.

Se debe realizar entonces una tabla a 2 columnas donde en la primera estén los

valores de X y en la segunda los valores Y, que se calculan con la función

propuesta. Cuando se tenga la tabla de valores X y Y se puede realizar la gráfica.


Al momento de generarla, ésta se muestra en la misma hoja donde se encuentran

los datos el Excel y el usuario decidirá si mantener o cambiar de hoja.

La gráfica puede ser modificada sus características de formato con diferentes

colores dependiendo si quiere el usuario con fondo sólido, degradado, textura o

imagen.

Ejemplo 1: Se requiere realizar la gráfica de la función ( ) entre los

extremos -1,5 y 1,5. La serie de la columna X puede generarse con un

incremento de 0,2.

Luego de digitar el primer número de la serie bajo la columna X se genera dicha

serie con los datos: Step value = 0,2 y el límite 1,5. En la barra de Menú Home

seleccionar Fill – Series e ingresar los datos.


Al hacer clic en el botón OK se genera la serie de números de la columna X. Se

recomienda el primer número poner el formato de una vez para que al generar

toda la serie cada número generado también tenga formato.

En la columna Y se pone la fórmula o función respectiva. En la función donde

aparezca la variable X se debe poner la celda donde está el primer número X, es

decir A5.

De acuerdo a la función se usan los respectivos signos de operación resaltando

que ^ sirve para elevar a una potencia cualquiera. Si ya se tiene la fórmula en la

primera celda de Y se arrastra para generar toda la columna.

Luego de tener las 2 columnas X y Y se genera el gráfico con el cursor ubicado en

cualquier número de X o Y y haciendo clic en Insertar – Scatter. Se despliega

diferentes opciones para el gráfico: solo puntos, puntos y la curva, etc. Hay que

recordar que cada pareja de valores X y Y es un punto sobre el plano cartesiano.

La unión de cada uno de dichos puntos, permite ver el gráfico.


Cuando se tenga el gráfico se puede modificar su formato.

Ejemplo 2: Se requiere realizar la gráfica de la función ( )

√( )

entre los

valores 0 y 12.6. Considerar un incremento de 0,2 para la serie de valores X.


Después de poner el título y el formato en las celdas respectivas se genera la

columna de valores X empezando en 0. Con el cursor en la celda C5 donde

empieza la serie, se hace clic en: Menu - Fill – Series.

La función a graficar tiene la función trigonométrica seno, que para el Excel es sin.

El valor de PI () dentro del seno se usa para no digitar 3,14159. Cuando se

requiere trabajar una raíz cúbica se considera como potencia, en donde el

exponente es (1/3) que debe estar entre paréntesis.

Cuando está lista la primera celda de Y se arrastra y se genera toda la columna.

Con la tabla a 2 columnas se puede generar el gráfico final con Menu Insert –

Scatter, al que se le pone el formato requerido, para lo que con el botón derecho

del mouse sobre el gráfico se selecciona la opción “Format Chart Area” para

poner un fondo sólido, degradado, textura o imagen.

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Funciones

13 FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o

más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde

escriba la función o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

=NOMBRE_FUNCIÓN(ARGUMENTO1;ARGUMENTO2;...;ARGUMENTON)

Reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No debe

existir espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

Los argumentos se separan por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) =SUMA(A1:C8)

La función SUMA(), SUM() devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El

operador ":" identifica un rango de celdas, A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la

celda A1 y la C8.

La función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

13.1 ASISTENTE DE FUNCIONES.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así

nos resultará más fácil trabajar con ellas.


13.2 INSERTAR LA FUNCIÓN CON EL ASISTENTE.

Si queremos introducir una función en una celda debemos seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

3. Elegir la opción Insertar función.


4. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve

descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario

conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el

cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la

descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una

categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el

cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo

tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.


En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos

haciendo clic sobre ésta.

Observe como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los

distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace

Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de

función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará

según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una

celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el

cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación

seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para

seleccionar un rango de celdas haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la

primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y

pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso

de que existiera.

Si introducimos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.


Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel

expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por

ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la

posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Ejemplo: Se realiza una factura en la que calcularemos el subtotal y total de la misma

como se representa en la figura.

13.3 FUNCIONES MATEMÁTICAS

13.3.1 FUNCIÓN RAÍZ CUADRADA

El resultado es la raíz cuadrada de un número positivo.

Sintaxis:

=RAIZ(número) =SQRT(number)

Ejemplo: calcular la raíz cuadrada de 9


13.3.2 FUNCIÓN REDONDEAR ROUND

La función redondea un valor numérico a un número de decimales especificado.

Sintaxis:

=REDONDEAR(número, num_de_decimales)

=ROUND(número, num_de_decimales)

13.3.3 FUNCIÓN POTENCIA POWER

Esta función retorna el resultado de un número elevado a una potencia

Sintaxis:

=POTENCIA(número, potencia) =POWER(number, power)

Ejemplo: Obtener la raíz cúbica de 25

RAÍZ ENÉSIMA

Ejemplo: calcular la raíz quinta del valor 32.


13.3.4 FUNCIÓN PRODUCTO

Multiplica el valor de los argumentos.

Sintaxis:

=PRODUCTO(número1, número2,…)

=PRODUCT(number1, number2,….)

Ejemplo: Halle el producto de la cantidad por el precio unitario

13.4 FUNCIÓN ALEATORIO RAND

La función ALEATORIO/RAND genera números aleatorios entre 0 y 1 sin incluir sus

límites.

Sintaxis:

=ALEATORIO() =RAND()


13.5 FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE / RANDBETWEEN

La función ALEATORIO.ENTRE/RANDBETWEEN genera números aleatorios entre un

número de inicio y un número de fin incluyendo sus límites.

Sintaxis:

=ALEATORIO.ENTRE(NUMERO_INICIO; NUMERO_FIN)

=RANDBETWEEN(NUMERO_INICIO; NUMERO_FIN)

Ejemplo: generar un número aleatorio entre 1 y 10

=ALEATORIO.ENTRE(1;10) =RANDBETWEEN(1;10)

13.5.1 FUNCIÓN SUMA SUM

La función devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

Sintaxis:

=SUMA(número1, número2, ...)

=SUM(number1, number2, ...)

Elementos de la Fórmula

Descripción

= Operador que indica el inicio de la fórmula

SUMA (español) SUM (inglés)

Devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

número1 number1

Celda constitutiva para realizar la operación. (se puede utilizar también como celda inicial de un conjunto de celdas a ser utilizadas en la función)

número2 number2

Celda constitutiva para realizar la operación. (se puede utilizar también como celda final de un conjunto de celdas a ser utilizadas en la función).

Ejemplo: Sumar los valores de las ventas


Se podrán utilizar tantas celdas sean necesarias expresadas como valores

independientes o como un conjunto de elementos conocido como rango.

13.5.2 SUMA PRODUCTO

Esta función multiplica los componentes correspondientes de las matrices dadas, y

devuelve la suma de los productos.

Sintaxis:

=SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;array3; ...)

=SUMPRODUCT(matriz1;matriz2; rango3;…)

Matriz1.- El argumento de la primera matriz cuyos componentes desea multiplicar

y después sumar.

Matriz2, array3. Argumentos opcional matriz 2-255 cuyos componentes desea

multiplicar y después sumar.

Ejemplo: Calcular las notas de los estudiantes de un total de 4.2 puntos.


La calificación total de cada pregunta se ve en la fila 11 y la evaluación del examen de

cada estudiante con un valor entre 0(mínima) y 1(máxima) a partir de la fila 13 en

adelante. Se debe dejar congelado (constante) el rango C11:L11 antes de arrastrar para

encontrar los resultados de las notas finales de cada estudiante.

Se puede ver para el último estudiante que si todos los valores tienen uno (1) entonces la

nota total es la máxima (4,2) en la celda M22.

Ejemplo: realizar el cálculo de una factura.

No hace falta una columna adicional llamada Valor donde estará el producto de la

cantidad por el precio unitario, para luego sumar y ver la cantidad que se debe pagar. Se

puede usar =SUMPRODUCT(C4:C8;D4:D8) de los 2 rangos (CANT. Y PRECIO UNIT.)

para encontrar el Total a Pagar de 1010 en este caso.


13.5.3 FUNCIÓN SUMA CONDICIONADA - SUMAR.SI (SUMIF)

Esta función devuelve como resultado la suma de las celdas que cumplen una condición

dada.

Sintaxis:

=SUMAR.SI(rango; criterio; rago_suma)

=SUMIF(range; criteria; sum_range)

Elementos de la Fórmula

Descripción


SUMAR.SI (español) SUMIF (inglés)

Devuelve como resultado la suma de las celdas que cumplen una condición dada.

rango range

Área donde voy a encontrar la condición.

criterio criteria

Condición a ser evaluada

rango_suma sum_range

Área donde voy a encontrar el resultado

Para trabajar con ésta función se necesitan de datos adicionales como por ejemplo una

tabla de datos a la que se hace referencia.

Ejemplo: Calcular el total de las ventas de los monitores


13.5.4 FUNCIÓN SUMA CON VARIAS CONDICIONES -

SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS)

Esta función devuelve como resultado la suma de las celdas que cumplen un

determinado conjunto de condiciones o criterios.

Sintaxis:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango1_criterio,criterio1,rango2_criterio,criterio2…)

=SUMIFS (sum_range; rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio, criterio2…)

Elementos de la Fórmula Descripción


SUMAR.SI.CONJUNTO (español) SUMIFS (inglés)

Devuelve como resultado la suma de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.

rango_suma sum_range

Área donde voy a encontrar el resultado.

rango_criterios1 criteria_range1

Área donde voy a encontrar la primera condición.

criterio1 criteria1

Primera condición a ser evaluada

rango_criterios2 criteria_range2

Área donde voy a encontrar la segunda condición.

criterio2 criteria2

Segunda condición a ser evaluada

Para trabajar con ésta función se necesitan de datos adicionales como por ejemplo una

tabla de datos a la que se hace referencia.

Ejemplo 1:

De los datos de la Tabla 2, calcular el total del monto de depósitos realizados a partir del

27/11/2000. Los datos de la tabla constan desde la celda A12 hasta la C172


En resumen esta función suma las celdas del rango_suma siempre y cuando las celdas

de rango_criterio cumplan con las condiciones de criterio.

Ejemplo 2:

Con los datos que se indican en la siguiente tabla (imagen) calcular el total de la cantidad

vendida por el vendedor Juan en el mes de enero.


=SUMAR.CONJUNTO.SI(C2:C9;B2:B9:”Enero”;D2:D9;”Juan”)

13.6 FUNCIONES ESTADÍSTICAS

13.6.1 FUNCIÓN DESVIACIÓN ESTÁNDAR – STDEV DESVEST

Calcula la desviación estándar basada en una muestra. La desviación estándar es una

medida de cómo se dispersan ampliamente los valores a partir del valor promedio (la

media).

Sintaxis:

=DESVEST(número1; número2; …)

=STDEV(number1; number2; …)

Ejemplo:

Suponga que en una píldora de arroz hay una máquina que empaca sacos de 100 libras.

Tiene una producción diaria de 500 sacos y usted escoge al azar 20 sacos para verificar

el peso exacto. Los pesos son los siguientes: (101, 99, 101, 102, 100, 102, 100, 102, 97,

101, 98, 99, 102, 102, 97, 97, 100, 102, 97, 102) que resulta en un peso promedio de

100.05 libras. ¿Cuál es la desviación estándar del peso de los sacos?


13.6.2 FUNCIÓN MÁXIMO - MAX

La función MAX devuelve el valor mayor de un grupo de números.

Sintaxis:

=MAX(número1; número2; …)

=MAX(number1; number2; …)

Ejemplo: Hallar el valor mayor del conjunto del siguiente conjunto de números

13.6.3 FUNCIÓN MÍNIMO - MIN

La función MIN devuelve el valor menor de un grupo de números.

Sintaxis:

=MIN(número1; número2; …)

=MIN(number1; number2; …)

Ejemplo: Hallar el valor menor del conjunto del siguiente conjunto de números


13.6.4 FUNCIÓN MEDIANA - MEDIAN

Esta función devuelve la mediana de los números dados. La mediana es el número en

medio de un conjunto de números.

Sintaxis:

=MEDIANA(número1; número2; …)

=MEDIAN(number1; number2; …)

Ejemplo: Calcular la mediana del siguiente conjunto de números

13.6.5 FUNCIÓN MODA - MODE

Esta función devuelve la moda de los números dados. La moda es el valor que más se

repite de un conjunto de números.

Sintaxis:

=MODA(número1; número2; …)

=MODE(number1; number2; …)

Ejemplo: Calcular la moda del siguiente conjunto de números


13.6.6 FUNCIÓN CONTAR - COUNT

Esta función cuenta de un rango de celdas, cuántas de estas tienen contenido numérico.

Sintaxis:

=CONTAR(valor1, valor2, ….)

=COUNT(value1, value2, ….)



CONTAR (español) COUNT (inglés)

Devuelve como resultado el número total de celdas de un rango que contiene números.

valor1 value1

Es el primer elemento a ser tomado en cuenta por la función.

valor2 value2

Es el segundo elemento a ser tomado en cuenta por la función.

Ejemplo: En la siguiente tabla, cuántos productos tienen registrado su cantidad.

13.6.7 FUNCIÓN CONTAR - COUNTA

De un rango de celdas, cuenta el número de celdas que no están vacías.

Sintaxis:


=CONTARA(valor1, valor2, …)

=COUNTA(value1, value2, …)

Ejemplo: Del rango de celdas de la tabla siguiente cuántas celdas no están vacías

13.6.8 FUNCIÓN CONTAR.SI - COUNTIF

Esta función cuenta de un rango de celdas, las celdas que cumplan una condición o

criterio.

Sintaxis:

=CONTAR.SI(celdas; criterio)

=COUNTIF(range; criterio)



CONTAR.SI (español) COUNTIF (inglés)

Devuelve como resultado el número al contar las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

rango range

Es el área del que se desea contar el número de celdas que cumplen con la condición dada.

criterio criteria

Es la condición en forma de número, expresión o texto que determina qué celdas deben contarse.

Ejemplo: Del conjunto de celdas siguiente cuántos monitores están registrados


13.6.9 FUNCIÓN CONTAR CON CONDICIONES

Sintaxis:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; …)

=COUNTIFS(range1; criteria1; range2; criteria2; …)



CONTAR.SI.CONJUNTO (español) COUNTIFS (inglés)

Devuelve como resultado el número al contar las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.

rangos_criterio1 criteria_range1

Es el rango de celdas que se desean evaluar para la condición determinada.

criterio1 criteria1

Es la condición en forma de número, expresión o texto que determina qué celdas deben contarse.

Ejemplo: De la tabla de datos siguiente, cuántas veces en enero se vendieron más de 70

TV´s.


13.6.10 FUNCIÓN CUNTA CONTAR.BLANCO - COUNTBLANK

Esta función cuenta el número de celdas en blanco dentro un rango especificado.

Sintaxis:

=CONTAR.BLANCO (rango)

=COUNTBLANK (range)



CONTAR.BLANCO (español) COUNTBLANK (inglés)

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

rango range

Es el rango del que se desea contar el número de celdas en blanco.

Ejemplo: En la siguiente tabla (A1:B8) cuántas celdas en blanco existen.

13.6.11 FUNCIÓN PROMEDIO - AVERAGE

Esta función calcula el promedio de un conjunto de números. Los argumentos de esta

función pueden ser números, rangos o nombres de rangos. Se pueden incluir de 1 a

255 datos. Esta función no utiliza condiciones de selección.

Sintaxis:

=PROMEDIO(num1;num2;num3, ….)

=AVERAGE (num1;num2;num3, ….)


Ejemplo: De la siguiente tabla, calcular el promedio de edad de todas las

personas.

13.6.12 FUNCIÓN PROMEDIO CONDICIONADO

Esta función calcula el promedio de un rango de números considerando una condición o

criterio.

Sintaxis:

=PROMEDIO.SI (rango; criterio; rango_promediarse)

=AVERAGEIF (range; criteria; average_range)

El primer dato es el RANGO del cual se requiere seleccionar el criterio, el segundo dato

es el CRITERIO mismo y el tercer dato es el rango del cual se requiere calcular el

promedio.

Ejemplo: Calcular el promedio de la edad de las damas (el texto “F” se refiere a las

damas y está entre comillas).


13.6.13 FUNCIÓN PROMEDIO CON VARIAS CONDICIONES

Esta función calcula el promedio de un rango de celdas considerando más de una

condición o criterio.

Sintaxis:

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promediarse;rango_criterio1;criterio1; rango_criterio2;criteria2;..)

=AVERAGEIFS (average_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2; criteria2;...)

Ejemplo: Calcular el promedio de edad de las mujeres mayores a 19 años.


En el primer dato se pone el rango del cual se quiere calcular el promedio

(average_range) y luego viene en parejas Rango y criterio, los 2 o más criterios o

condiciones. Para el caso del ejemplo D2:D11 es el rango del cual se quiere calcular el

promedio (columna EDAD); del rango C2:C11 el criterio M; del rango D2:D11 el criterio

mayor a 19 años (>19). Hay que notar que si se digita la información en lugar de usar el

asistente de funciones, se debe colocar las comillas.

13.7 FUNCIONES LÓGICAS

13.7.1 FUNCIÓN Y - AND

Esta función verifica si es cierto todas las condiciones que se encuentran en el

argumento. El resultado de esta función es True o False. Cada uno de los datos

logical1, logical2, son condiciones, que pueden ser entre 1 y 255. El resultado de la

función AND es True (verdadero) si todas y cada una de las condiciones son verdaderas.

Si solamente una de las condiciones es falsa aunque todas las demás sean verdaderas,

el resultado de AND es False (Falso).

Sintaxis:

=Y(logica1, logica2, logica3, ... )

=AND (logical1, logical2, logical3, ... )

Ejemplo: Verificar quien cumple con las 2 condiciones siguientes: que sea una dama y

que tenga menos de 19 años.


Respuesta: Solamente 3 de las 4 damas cumplen la condición adicional de la

edad, ser menor a 19 años, por lo que en esos 3 casos el resultado de AND es

TRUE (todos los demás casos es FALSE).

13.7.2 FUNCIÓN O - OR

Esta función verifica si al menos una de todas las condiciones

que se encuentran en el argumento es cierta. El resultado de esta función es True o

False. Cada uno de los datos lógica1, lógica2, son condiciones, que pueden ser entre 1 y

255. El resultado de la función OR es True (verdadero) si al menos una de las

condiciones es verdadera aunque las demás sean falsas. Si todas las condiciones son

falsas es la única posibilidad para que el resultado de OR sea False (Falso).

Sintaxis:

=O (lógica1, lógica2, lógical3, …. )

=OR ( logical1, logical2, logical3, …. )

Ejemplo: Verificar los estudiantes que pertenecen a la escuela de Diseño o Turismo.

13.7.3 FUNCIONES (Y, O) COMBINADAS

Ejemplo: verificar quien cumple con las condiciones que sea un caballero de la Escuela

de Diseño o de Turismo.


Respuesta: En la tabla se puede observar que existen 2 personas únicamente

cuyo resultado es TRUE, que cumplen con las condiciones establecidas.

13.7.4 FUNCIÓN CONDICIONAL SI - IF

La función lógica permite escoger una alternativa de entre dos posibles. Devuelve un

valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si esta

condición se evalúa como FALSO.

Sintaxis:

=SI(expresión lógica; respuesta por verdad; respuesta por falso)

=IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Es decir, el resultado de la expresión lógica es verdadero (true) o falso (false); en el caso

de que sea verdadero, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por verdad; en el

caso de que sea falso, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por falso.

En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:

Texto encerrado entre comillas

Constantes enteras o reales

Asignación de celda indicando columna más fila

Expresiones aritméticas utilizando constantes, celdas y operadores aritméticos.


Ejemplo 1: La fórmula =SI(A1>10;"Más de 10";"10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1

es mayor que 10, y "10 o menos" si A1 es menor o igual a 10.

Ejemplo 2: Comparar los contenidos de las celdas A1 y A2, si el valor de A1 es mayor,

presentar Mayor A1, caso contrario presentar A2.

=SI(A1>A2; “Mayor A1”;”Menor A2”) =IF(A1>A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)

Ejemplo 2: Escriba en la celda A3 una función que muestre el contenido de A1, si A1 es

mayor a A2, caso contrario el contenido de A2.

=SI(A1>A2;A1;A2) =IF(A1>A2;A1;A2)

Ejemplo 2: Si en la celda A3 se escribe la función:

=SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2) =IF(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)

Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de la

suma de las celdas A1 más A2.


13.7.5 FUNCIONES LÓGICAS COMBINADAS (SI, Y, O) – (IF, AND, OR)

En Excel es posible utilizar funciones combinadas (funciones dentro de funciones)

dependiendo de las condiciones del problema a resolver.

Por ejemplo la sintaxis:

=SI(Y(condición1; condición2; .;condición n); respuesta por verdad; respuesta por

falso)

=IF(AND(logical1; logical2;….;logical n); logical_test; value_if_true; value_if_false)

Ejemplo: Con los datos de la tabla, si la calificación es mayor a 21 y la asistencia mayor

o igual al 70%, la respuesta es Aprobado, caso contrario Reprobado.

Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumplen las dos condiciones, por valor

verdadero: Aprobará, por valor falso: Reposición.

=SI(Y(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)

=IF(AND(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)

La celda G3 contiene un valor mayor o igual a 21; y si Celda H3 contiene un porcentaje

superior o igual a 70%.

Sintaxis:


=SI(O(condición1; condición2;...;condición n); respuesta por verdad; respuesta por

falso)

= IF(OR(logical1; logical2;….;logicaln); logical_test; value_if_true; value_if_false)

Ejemplo: El resultado debe ser Participa, si el estudiante es de informática y de quinto

nivel, caso contrario No participa.

Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumple una de las dos condiciones

ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.

La función se escribe de la siguiente manera:

=SI(O(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)

=IF(OR(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)

13.8 FUNCIÓN CONDICIONAL MÚLTIPLE

Esta función sirve generalmente para resolver problemas donde existan varias

condiciones que deben cumplirse para ejecutar alguna acción.


Sintaxis general:

=SI(condición1; acción1; SI(condición2; acción2; SI(condición3; acción3; ….)))

=IF(condición1; acción1; SI(condición2; acción2; SI(condición3; acción3; ….)))

Ejemplo:

=SI(A2<6;0;IF(O(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))

=IF(A2<6;0;IF(OR(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))

Ejemplo: En base a los valores de las celdas A1 hasta A3, si el valor es 1 la respuesta

será Pedro, Si el valor es 2, la respuesta es Juan, caso contrario la respuesta es Pabalo.

=SI(B8=1;"Pedro";SI(B8=2;"Juan";"Pablo"))

=IF(B8=1;"Pedro";IF(B8=2;"Juan";"Pablo"))


Ejemplo: El problema está propuesto en la hoja de cálculo de la siguiente imagen

=SI(Y(A8>=1;A8<7);"Infancia";SI(Y(A8>=7;A8<13);"Niñez";SI(Y(A8>=13;A8<18);"Adolesc

encia";"Juventud")))

=IF(AND(A8>=1;A8<7);"Infancia";IF(AND(A8>=7;A8<13);"Niñez";IF(AND(A8>=13;A8<

18);"Adolescencia";"Juventud")))


13.8.1 FUNCIÓN SI ERROR

Devuelve un valor que especifica si una fórmula se evalúa como

un error, de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Utilice la función SI.ERROR para atrapar y controlar los errores

en una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones

u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo Una formula comienza

siempre con un signo igual (=)).

Sintaxis:

=SI.ERROR(valor; valor_si_error)

=IFERROR(value; value_if_error)

Ejemplo:

=SI.ERROR(A2/B2;"Error en el cálculo")

=IF.ERROR(A2/B2;"Error en el cálculo")

Comprueba si un error en la fórmula en el primer argumento (divide 5 por 0), no

encuentra ningún error y devuelve los resultados de la fórmula.


13.9 FUNCIONES DE REFERENCIA

13.9.1 FUNCIÓN COINCIDIR - MATCH

Esta función devuelve la posición del elemento de la lista que coincida en mayor grado

con un valor buscado.

Sintaxis:

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

=MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type)

El argumento valor_buscado (lookup_value) es el valor de la cadena a buscar, y la

matriz_buscada (lookup_array) es la matriz que contiene los valores con los cuales a de

comparar el valor_buscado.

Ejemplo: Averiguar qué posición ocupa el valor 10 dentro del vector B3:B6.

=COINCIDIR(10;B3:B6;0)

=MATCH(10;B3:B6;0)

Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el

resultado que se obtendrá en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posición de

matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.

El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la búsqueda, y

debe ser 1, 0 ó –1. Si es 1 se omite. La función COINCIDIR (MATCH) buscará el valor

más grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado. La matriz_buscada

debe estar ordenada en forma ascendente.


Si el tipo_de_coincidencia es 0, la función COINCIDIR (MATCH) encuentra el primer

valor del rango que coincide exactamente con el valor_buscado. La matriz_buscada no

necesita estar ordenada.

Si ningún elemento coincide exactamente con el valor_buscado, la función devuelve

#N/A.

Si el tipo_de_coincidencia es –1, COINCIDIR (MATCH) busca el valor más pequeño del

rango que sea mayor o igual que el valor_buscado. En este caso los elementos de la

lista deben estar ordenados en forma descendente.


Si ningún elemento del rango es mayor o igual que el valor_buscado, la función devolverá

el valor de error #N/A.

13.9.2 LA FUNCIÓN INDICE - INDEX

Esta función devuelve como resultado el valor que se halla en la celda que es la

intersección entre un número de fila y un número de columna de la matriz.

Esta función tiene dos formas de actuar:

Primera forma

La primera forma (o forma matricial) de la función INDICE funciona únicamente con

argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de

celdas.

Sintaxis:

=INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)

=INDEX(array,row_num,column_num)

Ejemplo: Recuperar el contenido de la intersección de la fila 1 con la columna 2 de la

matriz A2:C3.


=INDICE(A2:C3;1;2)

=INDEX(A2:C3;1;2)

Resultado: Devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la

segunda columna de la primera fila.

La segunda forma

La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una dirección de

celda, y es útil cuando desea realizar operaciones (como cambiar el ancho de una celda),

en lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta función puede ser confusa porque

si anidamos una función INDICE (INDEX) en otra función, esa otra función podrá utilizar

el valor de la celda cuya dirección es devuelta por INDICE (INDEX). Más aún, la forma

de referencia de INDICE (INDEX) no visualiza su resultado como una dirección; visualiza

el valor(es) de esa dirección. Lo más importante que se debe recordar es que el

resultado es realmente una dirección, incluso aunque no lo parezca.

La función INDICE (INDEX) tiene dos ventajas: puede proporcionar como argumentos de

rango de búsqueda varias áreas no contiguas de la hoja, el cual en este caso se

denomina referencia; y puede devolver un rango (más de una celda) como resultado.

Sintaxis:

=INDICE(referencia;núm_fila;núm_columna;núm_área)

=INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

El argumento referencia (reference) puede ser uno o más rangos, los cuales se

denominan áreas. Cada área tiene que ser rectangular y puede contener números, texto


o fórmulas. Si las áreas no son adyacentes, el argumento referencia debe estar entre

paréntesis.

Los argumentos núm_fila (row_num) y núm_columna (columns_num) deben ser

números positivos (o referencias a celdas que contengan números) que designen una

celda del argumento referencia. Si el argumento núm_fila es mayor que el número de

filas de la tabla, o si el argumento núm_columna es mayor que el número de columnas, la

función INDICE (INDEX) devolverá el valor de error #¡REF!

Si cada área de referencia consta únicamente de una fila, el argumento núm_fila será

opcional. De forma similar, el argumento núm_columna será opcional si cada área

consta de una sola columna. Si se introduce un 0 como argumentos núm_fila y

núm_columna, INDICE (INDEX) devolverá una referencia para toda la fila o columna

respectivamente.

El argumento núm_área (area_num) sólo es necesario si se incluye más de un área en la

referencia. Identifica en qué área de la referencia se van a utilizar los argumentos

núm_fila y nüm_columna. La primera área especificada en la referencia es designada

como área 1, la segunda como área 2, y así sucesivamente. Si se omite el argumento

núm_área, éste se tomará como 1. El argumento nüm_área siempre debe ser un entero

positivo. Si núm_área es menor que 1, la función devolverá el valor de error #¡REF!


13.10 FUNICONES DE BÚSQUEDA

13.10.1 LA FUNCIÓN DE BUSQUEDA VERTICAL BUSCARV - VLOOKUP

Esta función busca y recupera información almacenada en tablas.

Sintaxis:

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;búsqueda_apro

ximada)

=VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; range_lookup)

El argumento valor_buscado (lookup_value) es un valor a buscar en la tabla para

encontrar el primer indicador, matriz_buscar_en (table_array) es una matriz o nombre de

rango que define la tabla e indicador_columnas (col_index_num) designa la columna de

la tabla (el segundo indicador de la tabla) desde la cual seleccionará el resultado. Como

se compara el valor_buscado con la primera columna de datos para determinar el primer

indicador, se llamará a los datos de esa primera columna valores de comparación. El

argumento búsqueda_aproximada (range_lookup) es un valor lógico que determina si la

función busca una coincidencia exacta o aproximada con el valor buscado. Utilizar

FALSO (FALSE) en búsqueda_aproximada para una coincidencia exacta con el

valor_buscado.

Los valores de comparación pueden ser números o texto. En cualquier caso, deben estar

ordenados en forma ascendente. Además, ningún valor de comparación debe utilizarse

más de una vez en una tabla.

El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona el

segundo indicador de la tabla, y le indica a la función de búsqueda en qué columna de la

tabla debe buscar para obtener el resultado de la función. El argumento

indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el número

de columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres columnas, el

indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algún valor no satisface esas

reglas, la función devolverá un valor de error.


VALOR A BUSCAR Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla. Valor a buscar puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

TABLA Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utiliza una referencia a un rango o el nombre de un rango.

NÚMERO DE COLUMNA Es el número de columna en la tabla desde el cual debe devolverse el valor coincidente.

TIPO DE ORDENACIÓN Es TRUE/VERDADERO cuando los datos deben estar ordenados y es FALSE/FALSO no están ordenados y se desea una búsqueda exacta.

Ejemplo: Busque el apellido de la persona y recupere el nombre, actividad, edad, estado

civil 3 de hijos y sueldo.

=BUSCARV($B$1;$B$10:$H$16;2;FALSE)

=VLOOKUP($B$1;$B$10:$H$16;2;FALSE)

=CONSULTAV($B$1;$B$10:$H$16;2;FALSO)


13.10.2 FUNCIÓN DE BÚSQUEDA HORIZONTAL - BUSCARH

Esta función es idéntica a la función BUSCARV, excepto que funciona con tablas

horizontales. Esta función realiza búsquedas de forma horizontal es decir en filas.

Sintaxis:

=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;búsqueda_aproximada)

=CONSULTAH(VALOR_A_BUSCAR;TABLA;NÚMERO_DE_FILA;TIPO_DE_ORDENACIÓN)

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los valores de

comparación. Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla, la tabla es vertical; si

están en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.

VALOR A BUSCAR Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor a buscar puede ser un valor, una referencia o una cadena de


texto.

TABLA Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utiliza una referencia a un rango o el nombre de un rango.

NÚMERO DE FILA Es el número de fila en la tabla desde el cual debe devolverse el valor coincidente.

TIPO DE ORDENACIÓN Es TRUE/VERDADERO cuando los datos deben estar ordenados y es FALSE/FALSO no están ordenados y se desea una búsqueda exacta.

Ejemplo: Buscar en la matriz un año y recuperar la siguiente información: Código de

producto, canal, Cantidad y Ventas.

=BUSCARH($C$2;$B$10:$I$15;2;FALSE)

=CONSULTAH($C$2;$B$10:$I$15;2;FALSO)

=HLOOKUP($C$2;$B$10:$I$15;2;FALSE)


13.11 FUNCIONES FINANCERAS

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos

financieros, ofrece una amplia gama de funciones

prediseñadas para este propósito.

13.11.1 FUNCIÓN PAGO (PMT)

Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés

constante.

Sintaxis:

=PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)

=PMT(rate,nper,pv,fv,type)

Donde:

Tasa (rate) es la tasa de interés del préstamo.

Nper es el número total de pagos del préstamo.

Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de

pagos futuros.

Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar

el último pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por

ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).


Tipo (type) es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

Observaciones

El pago devuelto por la función PAGO (PMT) incluye el capital y el interés, pero no

incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los

préstamos.

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos

tasa (rate) y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés

anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento

nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el

argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se paga durante la duración del

préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO (PMT) por el argumento nper.

Ejemplos:

La siguiente fórmula devuelve el pago mensual de un préstamo de $ 10.000 con una tasa

de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:

=PAGO(B13/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 $

=PMT(B13/12; 10; 10000)

Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, el pago es:


=PAGO(B3/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $

=PMT(B3/12; 10; 10000; 0; 1)

La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se deberá pagar cada mes si presta $

5.000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12 por ciento:

=PAGO(B3/12;B2; -B1) es igual a $1030,20

=PMT(B3/12;B2; -B1)

Puede utilizar PAGO (PMT) para determinar otros pagos anuales.

Por ejemplo, si desea ahorrar $ 50.000 en 18 años, ahorrando una cantidad constante

carda mes, puede utilizar PAGO (PMT) para determinar la cantidad que debe ahorrar,

asumiendo que podrá devengar un 6 por ciento de interés en su cuenta de ahorros.

=PAGO(6%/12; 18*12; 0; 50000) es igual a -129,08 $

=PMT(6%/12; 18*12; 0; 50000)


13.11.2 FUNCIÓN PAGO PRINCIPAL PAGOPRIN - PPMT

Retorna el pago principal de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y

tarifa de interés constante.

Sintaxis:

=PAGOPRIN(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])

=PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:


No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.



pagos futuros.






Ejemplo: La siguiente fórmula devuelve el pago principal de un préstamo de $ 10.000

con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el período

número 1.

=PAGOPRIN(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

=PPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37

Ejemplo:


13.11.3 FUNCIÓN PAGAO INTERÉS PAGOINT - IPMT

Retorna el pago de interés de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y

tarifa de interés constante.

=PAGOINT(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])

=IPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])

Donde:


No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.



pagos futuros.





Ejemplo: La siguiente fórmula devuelve el pago que se debe pagar de interés por un

préstamo de $ 10.000 con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10

meses para el período número 1.

=PAGOINT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -,37

=IPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37


13.12 TABLA DE AMORTIZACIÓN

Para realizar una Tabla de Amortización se deben usar las funciones financieras Pago,

Pago (PMT)(que calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y a una

tasa de interés constante), Principal PPMT (recuperación del capital) y Pago del Interés

(IPMT) (recuperación de interés).

La Tabla de Amortización es una tabla en la que se calcula para cada período (cuota) los

resultados de la cuota constante a pagar, el pago principal, el pago de interés, y los

acumulados. El gráfico ilustra un ejemplo.


En la columna Períodos se genera la serie desde 1 hasta el número total de cuotas, (o la

que se requiera según el ejercicio).

En la columna Pago Mensual se usa la función Pago (PMT)

para calcular la cuota constante a cancelar al banco. Como

los pagos son mensuales el interés anual que está en la

celda C9 debe ser dividida entre 12. Es de notar que las tres

celdas deben estar absolutas antes de copiar hacia las

celdas inferiores. El signo menos antes de $C$8 permite

generar un resultado positivo del Pago Mensual en lugar de

un negativo.

La función Pago principal (PPMT) en la columna Capital

Recuperado requiere 4 datos: La tasa de interés dividida

entre 12 porque los pagos son mensuales, el número del

período o cuota, el número total de cuotas y el préstamo

cambiado de signo. Se debe notar que todas las celdas

están absolutas, excepto la celda A14 que es el número del

período. Cada valor que resulta en la columna PPMT es

diferente mes a mes (período a período) desde un número

menor hasta un número mayor.

La función IPMT en la columna Interés Pagado requiere de 4

datos también y son exactamente iguales a los que se

pusieron en PPMT. Los resultados que aparecen van desde

los más grandes a los más pequeños, lo que se interpreta que

el banco se preocupa de recuperar lo más rápidamente

posible los intereses antes que el capital.

Para las dos últimas columnas donde se acumula el capital y

el interés, se usan dos fórmulas diferentes en las dos primeras

celdas. En la primera celda del Capital Acumulado se copia el primer valor de Capital

Recuperado con la fórmula =C14, mientras que en la segunda celda se usa la fórmula

=E14+C15 que acumula los pagos. Esta segunda celda es la que se debe arrastrar para

generar toda la columna de la tabla.


En forma análoga se trabajaría con la última columna que es el Interés Acumulado, es

decir, primero se copia el contenido de la celda =D14 que es el primer pago y luego se

acumula con la fórmula =F14+D15 para el segundo pago, con lo que se arrastra esta

última celda para generar toda la tabla.

13.13 FUNCIONES DE FECHA

Las funciones de fecha se utilizan para mostrar información acerca de fechas y horas.


13.13.1 FUNCIÓN AHORA – NOW

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y

hora.

Sintaxis:

=AHORA()

=NOW()

Ejemplo: Escribir en una celda para mostrar la fecha actual

=HOY() =TODAY()

Este fecha transformada a formato general representa un número el cual en Excel para

funciones de fecha lo conocen como número de serie.

13.13.2 FUNCIÓN AÑO

Esta función tiene como parámetro un número de serie o a la celda con formato de fecha

o número y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.

Sintaxis:

=AÑO(NUM_DE_SERIE)

=YEAR(SERIAL_NUMBER)


13.13.3 FUNNICÓN DÍA

Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado o a la celda

con formato de fecha o número.

Sintaxis:

= DIA(NÚM_DE_SERIE)

=DAY(SERIAL_NUMBER)

Ejemplo:

Ejemplo:

Ejemplo: Calcule la edad de cada persona.

=ENTERO(($B$3-D6)/365.25)


=INT(($B$3-D6)/365.25)

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formato condicional

14 FORMATO CONDICIONAL.

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un

formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional se utiliza para resaltar información importante, errores, para

valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor

contenido en ella, etc.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación

con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Cómo aplicar un formato condicional a una o varias celdas:

Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

Accedemos al menú Formato condicional (Conditional Formating) de la

pestaña Inicio (Home).

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para

aplicar diversos efectos a determinadas celdas.


Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación

con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos (Data Bars), Escalas de color (Color Scales) y

Conjunto de iconos (Icon Sets) para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Vamos a fijarnos en la opción Nueva regla (New Rule…) que permite crear una regla

personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan

determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos a

continuación:

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se

aplique el formato únicamente a las celdas que contengan (Format only cells that

contain) un valor, aunque se puede elegir otro tipo de regla diferente.

En el marco Editar una descripción de regla (Edit the Rule Description) deberemos

indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda (Cell value) podemos escoger

entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un

valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.


Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a

comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato (Format...) entramos en un cuadro de diálogo

donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición

se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde

de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar (OK) se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones

se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se

le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar (Cancel), no se aplicarán los cambios efectuados en el

formato condicional.

Ejemplo: Si se tiene una hoja de beneficios y se desea poner un determinado color

dependiendo del beneficio, a todos los beneficios mayores a $200 el color verde y de

todos los beneficios menores de $200 como el amarillo y el rojo como todas las perdidas,

esto al realizarlo de forma manual podría tardar demasiado tiempo especialmente si se

tiene miles de entradas, para lo cual se utiliza un formato condicional.

Para demostrar la primera parte del ejemplo como poner de color verde a cualquier valor

superior de $200, se realiza lo siguiente:

Accedemos al menú Formato condicional (Conditional Formating) de la

pestaña Inicio (Home).

Resaltar las celdas con las reglas (Highlight Cells Rules) y Mayores que

(Greater Than…)


Dentro de la opción Mayores que (Greater Than) como se muestra en la figura a

continuación tenemos:

El valor al cual vamos aplicar el formato requerido en este caso a los beneficios

mayores a $200 el color verde (Green Fill with Dark Green Text).

La misma lógica se utiliza para resolver el resto del ejemplo, teniendo un resultado como

muestra la figura a continuación:


Es necesario seguir los pasos detallados en el uso de Formato Condicional antes de

resolver cualquier problema.

Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: listas y filtros

15 LISTAS, FILTROS

15.1 LISTAS

Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de cálculo que contiene datos

relacionados, como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y teléfonos

de amigos o clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en donde las

filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la primera fila

de datos para colocar los rótulos de las columnas.

Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los

datos de una lista. Para aprovechar estas características, se deben ingresar los datos en

la lista, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

15.1.1 TAMAÑO Y UBICACIÓN DE LA LISTA

No tiene que haber más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las

características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una

lista a la vez.

Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: listas y filtros

Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de

la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la

lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales

automáticamente.

Evitar la colocación de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que Microsoft

Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.

Evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los cuales,

podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna

Al crear rótulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los utiliza para

generar informes, así como para buscar y organizar los datos.

En los rótulos de columna, utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama, un

borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los

datos de la lista.

Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar filas en

blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas

Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarán a las

clasificaciones y a las búsquedas.

No utilizar una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de

datos.

Universidad Tecnológica Equinoccial Filtros

15.2 Filtros

Una de las utilidades del trabajo con listas es la creación de filtros, los que son utilizados

para poder seleccionar los registros que desea observar.

Creación de filtros

Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar

la lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que

pertenecen a la lista.

A continuación, seleccionar la ficha Datos (Data), luego el botón Filtro (Filter) que

corresponde a los autofiltros.

15.2.1 AUTOFILTRO (FILTER).

Cuando se ha seleccionado la opción Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la

derecha de los rótulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del campo.


Lista con Autofiltro

En el cuadro de lista de filtro (Text Filters), podrá ver todos los elementos componentes

del campo seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no

sucede en este cuadro, no aparecerá en la lista, salvo que haya sido escrito de manera

diferente (con espacio adicional, con mayúsculas, o cualquier símbolo distinto).


Cuadro que contiene los datos a filtrar

Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan dicho

elemento en el campo filtrado.

Es necesario indicar que se puede filtrar más de un campo a la vez; el resultado de dicha

acción mostrará solo los elementos que cumplan simultáneamente con todas las

condiciones de filtro.

La lista con elementos filtrados mostrará los encabezados de fila en color azul, al igual

que la flecha de selección de campo estará de color azul.

Mostrar los elementos más comunes

En caso de desear mostrar los elementos más comunes, se puede escoger filtrar Las 10

más (Top 10), opción que muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores, donde

selecciona si desea mostrar los diez elementos más comunes. Sin embargo, esta orden

solo puede ser aplicada en caso de que el campo que se desea filtrar contenga algún o

algunos elementos repetidos diez o más veces; en caso contrario, al seleccionar no

sucederá nada.

Personalización de filtros

Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de

condiciones específicas, en dicho caso, puede seleccionar la opción personalizar

(Custom). Esta orden despliega el cuadro de diálogo autofiltro personalizado (Custom

Autofilter).


Autofiltro personalizado

En este cuadro podrá seleccionar las características del filtro. Consta de dos listas y dos

posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparación deseada, donde

podrá seleccionar una de las siguientes opciones:

Es igual a. (Equals)

No es igual a. (Does not equal)

Es mayor que. (Is greater than)

Es mayor o igual que. (Is greater than or equal to)

Es menor que (Is less than)

Es menor o igual que. (Is less than or equal to)

Comienza por. (Begins with)

No comienza por. (Does not Begin with)

Termina con. (Ends with)

No termina con. (Does not ends with)

Contiene. (Contains)

No contiene. (Does not contains)


En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podrá escoger el dato a filtrar. El

segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condición lógica ("y"

(And),"o" (Or)); en caso de seleccionar la condición "y" el filtro es excluyente, es decir,

que se debe cumplir simultáneamente las dos condiciones o no aparecerá en la lista; si

la selección se hace con la condición lógica "o", el filtro será incluyente, es decir,

mostrará todos los datos que cumplan simultáneamente las dos condiciones.


15.3 FILTRO AVANZADO

Este tipo de filtro le permitirá crear una nueva lista que

contendrá los datos seleccionados en el filtro.

Para crear este tipo de filtro necesitará tener por lo menos tres filas vacías que pueden

utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deberá incluir rótulos de columna.

Deberá existir por lo menos una fila en vacía entre la lista y los rangos de criterios.

15.3.1 FORMA DE CREAR LOS FILTROS AVANZADOS

Previo a la creación de filtros avanzados es necesario que existan varias filas en blanco

antes de los datos a filtrar, estas filas serán utilizadas para diseñar el filtro avanzado.

Para la creación de los criterios de filtros avanzados será necesario efectuar los

siguientes pasos:

Copie los rótulos de columna de aquellas que contienen los valores que desea filtrar.

Estos datos copiados, péguelos en la primera fila que corresponde al rango de criterios.

Bajo las filas de los rótulos de criterios, introduzca los criterios que desea aplicar a su

lista.

Ubíquese en una de las celdas de la lista y vaya al menú Datos (Data), seleccione filtro

(Filter) y haga clic en Filtro avanzado (Advanced filter).


Cuadro de diálogo Filtro avanzado (Advanced Filter)

En caso de que desee filtrar las listas y a la vez ocultar las que no cumplen con los

criterios seleccionados, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar (Filter the list,

in-place). En caso de que desee volver a ver nuevamente todos los valores, vaya al

menú Datos (Data), seleccione filtro (Filter) y haga clic en mostrar todo (Show All).

Si desea tener una nueva lista que incluya exclusivamente a los valores filtrados, haga

clic en copiar a otro lugar (Copy to another location), luego en la casilla copiar a (Copy

to), y seleccione la primera casilla del sitio donde desea pegar la nueva lista.

En la casilla rango de criterios (Criteria range) introduzca la referencia de las celdas del

rango de criterios, incluyendo la fila que contiene los rótulos de columna de dicho rango.

Ejemplos de criterios de filtros avanzados

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola

columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como

resultado de una fórmula.

15.3.2 TRES O MÁS CONDICIONES EN UNA SOLA

COLUMNA

Si incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas

independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de

datos:


Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condición: Los registros por

concepto de Ropa o Regalos o Tarjetas.

Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en

cualquier columna escribir lo siguiente:

15.3.3 CRITERIOS DE DOS O MÁS COLUMNAS


Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos

los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de

criterios presenta todas las filas que contienen en la columna “Concepto" los productos

“Ropa” y en la columna “Ventas” los valores de las ventas superiores a $ 200.

Nota También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y

presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro

del menú Datos.

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,

introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basándonos en la tabla

de datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la cantidad de

Ventas sean más de 200. El diseño del filtro sería:

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos

condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el

siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna

Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con

valores de Ventas superiores a 1000.


15.3.4 CONDICIONES CREADAS COMO

RESULTADO DE UNA FÓRMULA

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una

fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna

como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de

columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que

contienen los datos superiores al promedio de Ventas.

Nota: Falso (FALSE) posee la siguiente fórmula:

=$F2>PROMEDIO($F$2:$F$28)

=$F2>AVERAGE($F$2:$F$28)

Notas

La fórmula que utilice para generar una condición debe hacer referencia al rótulo de

columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo correspondiente en el primer

registro. En el ejemplo, F2 hace referencia al campo (columna F) del primer registro (fila

2) de la lista.

En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a

celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la

celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se filtra

la lista.

Universidad Tecnológica Equinoccial Ordenamiento de datos

16 ORDENAMIENTO DE DATOS

La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta

funcionalidad, puede poner en orden alfabético a un listado, ordenar cronológicamente

una serie numérica o de fechas.

Esta herramienta la podemos encontrar en la ficha Inicio (Home) y en Datos (Data),

buscamos la opción Ordenar (Sort).

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

En el combo de elección podemos ordenar por la columna o tiene la tabla un encabezado

que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna

(columna A, columna B,...).

Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación. Se puede elegir entre tener

en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O

bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles.


Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,

como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre

y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o

disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero,

por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden

descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones, este botón sirve para abrir el

cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio

de la ordenación.

Ejemplo:

Se utiliza la herramienta de ordenación y aplicamos los criterios:


La solución de la tabla es la siguiente:

Universidad Tecnológica Equinoccial Subtotales

17 SUBTOTALES

Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automáticamente

subtotales y totales para las celdas seleccionadas.

Esta herramienta es utilizada generalmente en una tabla de datos. Para el libro

electrónico u hoja de cálculo, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras

y registros.

Una vez que tenemos la tabla de datos, empezaremos ordenando según los criterios que

nos presente el problema; esto es muy importante ya que nos permitirá agrupar los datos

para poder aplicar correctamente la generación de subtotales.

La generación de subtotales lo podremos realizar ingresando al menú Datos (Data).

Dentro de ésta barra de herramientas tenemos el ícono .

Ejemplo:


Lo primero que debemos hacer es ordenar nuestra tabla de datos por el criterio

ESCUELA, no importa si es de manera ascendente o descendente, lo importante es

tener ubicados uno debajo de otro todos los registros o elementos coincidentes; para ello

nos ubicamos en la primera celda que contenga datos de la tabla y vamos a dar un clic

en el ícono , automáticamente se seleccionarán todos los elementos de la

tabla de datos y aparecerá el siguiente recuadro:

Seleccionamos en Columna (Column) la palabra ESCUELA y en Criterio de

ordenación (Order) podemos seleccionar A a Z (A to Z) y damos un clic en Aceptar

(OK).

Una vez ordenados los datos, procedemos a generar los subtotales tomando en cuenta

las condiciones del ejercicio.

Vamos al menú Datos (Data) y damos un clic en el botón Subtotal y tendremos el

siguiente cuadro:


Aquí empezaremos a llenar con las condiciones expresadas para el desarrollo del

ejercicio:

Vamos a seleccionar en: para cada cambio escogemos ESCUELA; la función a utilizar es

PROMEDIO (AVERAGE) y seleccionaremos solamente los campos EDAD y ESTATURA

para que en éstas columnas se apliquen los SUBTOTALES, el resto de columnas

deberán ser desmarcadas.

Para marcas las columnas basta con dar un clic en el recuadro, para desmarcar de igual

manera se da un clic en el recuadro con el visto puesto.

Una vez concluido el ingreso de las condiciones, daremos un clic en Aceptar (OK).


El resultado obtenido será:

Si deseamos ejecutar un nuevo SUBTOTAL deberemos desmarcar la casilla que dice

Reemplazar subtotales actuales (Replace current subtotals) luego de haber vuelto a

ingresar las nuevas condiciones.

Para saber si se necesita o no insertar un nuevo subtotal, nos guiaremos en la parte

donde nos indica la función a utilizar (en éste caso deberá decir a más de la función

Promedio la función Cuenta)

Si no se elimina el visto de la casilla Reemplazar subtotales actuales (Replace current

subtotales), sobrescribirá el resultado anterior.


El ejercicio con la última inclusión tendrá el siguiente resultado:

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Tabla dinámica

18 TABLA DINÁMICA

Una de las necesidades en todos los campos, es la de

convertir los datos iniciales tabulados en información

procesada para hacerla útil. Esta nueva información permitirá hacer análisis minuciosos o

tomar decisiones.

La tabla dinámica (Pivot Table) es una herramienta de manejo de datos en Excel, que

procesa una tabla o lista inicial, generando una nueva sin usar fórmulas ni funciones.

Con los datos indicados en la tabla se va a revisar el siguiente ejemplo

Ejemplo 1. Generar una tabla dinámica con los siguientes datos:

AREA PÁGINA (Page) = Género

AREA FILA (Row) = Escuela

AREA COLUMNA (Column) = Campus

AREA DE DATOS (Data) = Promedio de la edad y la Nota1 mínima.


Con el cursor en cualquier celda dentro de la tabla a procesar clic en Menú Insert –

PivotTable y se abre el asistente de esta herramienta. En la línea Table /Range: ya está

el dato del rango que se va a procesar, esto es la tabla original. En la parte inferior se

selecciona Hoja nueva (New Worksheet) o en una que ya existe (Existing Worksheet), clic

botón OK. En una hoja nueva se ve en pantalla las áreas a donde se deben arrastrar los

botones que se encuentran en el lado derecho. La nueva hoja puede ser cambiada de

nombre si el usuario asi lo desea. Los botones a considerar son los que corresponde a la

cabecera de la tabla.

Dependiendo de los datos entonces se hace clic en el botón respectivo de la lista derecha

y sin soltar el mouse se arrastra y se suelta en el área que corresponde. Para el ejemplo:

El botón Género se arrastra al área Page (primer área arriba de las demás). El botón

Escuela al área Fila (Row). El Botón Campus al área columna (Column). El botón edad

para calcular el promedio y el botón Nota 1 para encontrar el mínimo se arrastra al área

de datos (Data). Se generan los resultados de la tabla dinámica:


El Excel en principio calcula los resultados de la tabla suponiendo que el usuario quiere

encontrar la Suma de la Edad (Sum of Edad) y la Suma de la Nota 1 (Sum of Nota 1).

Para cambiar las funciones se hace doble clic en la celda B5 donde se lee: Sum of Edad

y se abre una ventana donde está la lista de funciones de las cuales se selecciona

Average para calcular el promedio de la edad y clic en el botón OK. El Excel

automáticamente cambia los valores para mostrar los resultados de la tabla dinámica

como el promedio de la edad.

De la misma manera se hace doble clic en la celda B6 donde se lee Sum of Nota 1 para

en la ventana que se abre seleccionar la función Min y calcular la Nota 1 Mínima. Clic en

el botón OK.

Se cambian los valores numéricos para mostrar los resultados deseados en el área de

datos (Data).


Es posible que se requiera los resultados numéricos como porcentajes calculados por

filas o por columnas. De ser así doble clic en la celda B5 donde se lee Average of Edad

para seleccionar la pestaña “Show values as” desplegar el botón y seleccionar la opción

respectiva como por ejemplo “% of Row Total” ( porcentaje del total por filas) o “% of

Column Total” (porcentaje del total por columnas).

Al hacer clic en el botón OK automáticamente se ven los resultados en la tabla dinámica

como porcentajes.


En los botones desplegables de la tabla dinámica se puede seleccionar las opciones que

se requieran si se desea ver la tabla mas sencilla. Por ejemplo en el botón Género se

despliega y se selecciona solo las damas en lugar de todos (All) y los resultados se

muestran coregidos solo para las damas.

18.1 GRÁFICO DINÁMICO:

Para generar un gráfico dinámico el cursor debe estar en una

celda cualquiera de la tabla a procesar para hacer clic en Menú Insertar – Pivot Table –

Pivot Chart:

Igual que en la tabla dinámica el dato Table/Range ya está listo y los resultados se van a

generar en una nueva hoja que ya se encuentra activado (New Wordsheet), clic en el

botón OK para ingresar los datos. Se puede notar que el Excel automáticamente crea una

nueva hoja que luego si el usuario desea puede cambiar el nombre.


Se arrastran los botones por ejemplo: Género al área fila (Row), Campus al área

Columna (Column) y Edad al área de Datos (Data). Mientras se arrastran y sueltan los

botones en las áreas respectivas, se va viendo en pantalla que se generan

automáticamente, tanto la tabla dinámica como el gráfico dinámico.

De la misma manera si se requiere cambiar de función como por ejemplo en lugar de

Sumar la Edad (Sum of Edad) se desea encontrar la Edad Máxima, se hace doble clic en

la celda A1 y se selecciona la función Max, luego OK.

Automáticamente se ven los nuevos resultados en la tabla y en el gráfico dinámico.


Para finalizar, con el botón derecho sobre el gráfico se selecciona Format Chart Area…

si se desea elegir un color de fondo del gráfico que puede ser un color sólido, un

degradado, una textura o una imagen. Para dejar transparente el gráfico de columnas en

el fondo seleccionado, sobre el área donde están dichas columnas con botón derecho del

mouse se selecciona Format Plot Area y se activa la opción No Fill. El usuario tiene

muchas opciones para colorear el fondo del gráfico dinámico generado.


19 ANÁLISIS DE DATOS

19.1 HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO - GOAL SEEK

Nos ayuda a calcular el valor que debe tomar una variable para que el resultado final de

ciertos cálculos sea un valor deseado.

Ejemplo:

Mediante la función pago (PMT) se ha calculado en la celda B4 la cuota fija mensual para

un préstamo de $. 10,000 (celda B1) a una tasa de interés anual del 15% (celda B3), y a

18 meses (celda B2). Se desea conocer cuál es el monto del préstamo si sólo se puede

pagar $.600

Para resolver el problema podemos ubicar el cursor en cualquier celda. En la ficha Datos

(Data), del grupo de comandos Herramientas de datos (Data Tools) elegimos Qué si se

analiza (What-If Analysis) y seleccionamos la opción Buscar objetivo (Goal Seek), la

que mostrará el respectivo cuadro de diálogo en él se especifican los parámetros de

Buscar Objetivo.


En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la dirección de la celda, en este caso es la celda B4; en el recuadro con el valor

se ingresa (To value) el valor que debe tomar la celda B4, para este ejemplo debe tomar

el valor de 600,000; en el recuadro para cambiar la celda (By changing cell) señalamos

la celda B1 que corresponde al monto.

Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro con el estado de la búsqueda de objetivo, el

cual indica si Excel pudo encontrar la solución a los datos planteados.

Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los

nuevos valores.

Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de interés

anual para que la cuota mensual sea de $ 620


En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la dirección de la celda B4, en el recuadro con el valor se ingresa el valor que va

a tomar la celda B4, es decir el valor de 620; en el recuadro para cambiar la celda

señalamos la celda B3 que corresponde a la tasa de interés. Al aceptar este cuadro,

aparece el cuadro con el estado de la búsqueda de objetivo

Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los

nuevos valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.

Ejemplo.- Un alumno ha obtenido las calificaciones que se muestran en cinco de seis

exámenes, cada examen aporta los porcentajes indicados a la nota final, si el estudiante

debe obtener un mínimo de 8 puntos sobre 10 para aprobar el curso, se solicita averiguar

cuál es la nota mínima que debe obtener en el sexto examen.


La disposición de los datos muestra los exámenes, las notas obtenidas en los 5 primeros

exámenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota final, la nota

ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y la nota final

que es la suma de las notas ponderadas.

En el cuadro de diálogo se define la celda E10 con el valor de 8 que es el valor mínimo

para aprobar, la celda que cambia es C8.

El resultado de aceptar los parámetros es:

La nota que debe obtener en el sexto examen es de 7.9.

Ejercicio:

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Solver

19.2 HERRAMIENTA SOLVER

Es una herramienta que permite resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de

métodos matemáticos.

Solver resuelve tres tipos de problemas:

Problemas lineales: aquellos en los que las variables se encuentran relacionadas

por funciones del tipo: Y=K1 x X1 + K2 x X2 … Si se conoce que el problema a

resolver es de carácter lineal, se debe activar en las Opciones de Solver el casillero

correspondiente.

Problemas No lineales: son aquellos en que las variables no se encuentren

linealmente relacionadas.

Problemas enteros: son aquellos en los cuales la solución está restringida a valores

de las variables y Solver se toma más tiempo en solucionarlos.

Para activar Solver, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Vamos al menú Archivo y seleccionamos Opción (Options)


2. Seleccionamos Complementos (Add-Ins)

3. Damos clic en Ir (Go).


Aparecerá el siguiente recuadro:

4. Activamos la casilla correspondiente a Solver (Solver Add-in) y damos un clic en

Aceptar (OK).

La herramienta se podrá visualizar dentro del menú Datos (Data) cuyo ícono será:

Ejemplo:

Luego de leer el problema, debemos sacar las restricciones del problema así:


Es importante trabajar bajo las mismas unidades para obtener el éxito en la resolución del

problema.

Una vez detectadas las restricciones, procedemos a elaborar la tabla que nos permita

llegar a la resolución del problema, basado en los datos que nos entrega el enunciado del

ejercicio.

Según lo expuesto en la tabla anterior llenamos los datos de la siguiente manera:

Ubicado cualquier celda del ejercicio, vamos a dar un clic en el ícono de Solver

y saldrá el siguiente cuadro donde ingresaremos los siguientes datos:


En establecer objetivo deberá ser la celda donde calcularemos la UTILIDAD TOTAL.

Según los datos del problema debemos MAXIMIZAR la UTILIDAD TOTAL, damos un clic

en Max.

Las celdas que deberán cambiar para conseguir mi objetivo, debo ingresar en el siguiente

cuadro:

Ahora deberemos ingresar las restricciones del problema, debemos dar un clic en

Agregar (Add).


Según la restricción el número máximo de sillas es el número de mesas x 6.

Como existen más restricciones daremos un clic en Agregar (Add).

Según la restricción el número mínimo de sillas es el número de mesas x 4.

Como existen más restricciones daremos un clic en Agregar (Add).

Según la restricción el número máximo de horas de trabajo son 80 horas.

Al finalizar las restricciones, daremos un clic en el botón Aceptar (OK)

Una vez concluido el ingreso de datos y restricciones, damos un clic en el botón

Resolver (Solve) .


Si no existe errores en los datos aparecerá el siguiente cuadro:

Damos un clic en Aceptar para conservar la solución encontrada por Solver, caso

contrario podemos Restaurar los valores originales y volver a construir. El resultado será

el siguiente:

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Trabajo con varios libros

20 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS

Excel es un libro con un conjunto de hojas electrónicas, el cual, permite trabajar

simultáneamente con varios libros. Esto significa que se puede utilizar información

(Datos) de un libro en otro y, así sucesivamente, en varios. Esta utilización de

información lo permite la herramienta de vinculación de fórmulas (COPIAR, PEGAR,

VINCULOS E HIPER-VÍNCULOS).

20.1 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS

Con el conocimiento previo de trabajo con varias hojas de un libro, utilizando vínculos e

hipervínculos, el intercambio de información y utilización de bases de datos se puede

trabajar con libros.

A continuación se presenta el Libro 1 de Excel con 2 hojas (Venta Mensual y Resumen

Anual)

En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a

Marzo:

En la línea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas

se quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase

automáticamente desde la hoja de Venta Mensual.


En B4, de la hoja Resumen Mensual, se ha utilizado la formula =Venta Mensual!b7 para

copiar 100, la suma del mes de enero. Con lo cual, se realiza el intercambio de

información entre varias hojas y vinculación de fórmulas.

El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:

1. Se crea la base de datos (información) en la hoja Venta Mensual

2. Ubicándose en la celda B4 de la hoja Resumen Anual se ingresa la fórmula con

vínculo, por cualquier sistema (escritura, arrastre etc.) y

3. El resultado (100) aparece en la celda seleccionada.

4. Continuar con el mismo procedimiento para cada mes.

Habiendo recordado el procedimiento para hojas, el procedimiento para libros es el

mismo, con la diferencia que desde este momento se va a trabajar con libros,

INTERCAMBIAR INFORMACION Y VINCULAR FORMULAS PARA LIBROS.

Recordar que por efectos del VÍNCULO, si la información cambia en el libro de origen

también cambia en el libro vinculado:

1. Creación de los libros con la información. En el ejemplo se crean dos libros:

LIBRO1(RESUMEN DE COSTOS DE MATRICULAS)

Tiene tres hojas electrónicas: Costos, Carreras e Informes.

LIBRO2(DETALLE DE COSTOS DE MATRÍCULAS)

2. Tiene tres hojas electrónicas: UTE, Univ.1 y Univ.2


Con estos datos, se procede al intercambio de información y, en este caso, se utiliza

vinculación de fórmulas.

En la celda B7 se coloca, por cualquier método, la fórmula de vinculación (intercambio de

información)

='[Detalle de Costos de Matriculas.xls]UTE'!$C$6


Esto indica que del libro 2 (detalle de costos de matrícula) de Excel de la hoja electrónica

UTE, REALICE EL VÍNCULO DEL CONTENIDO DE LA CELDA C6.

Es importante indicar que, por efectos del vínculo, si se cambia el costo de la matrícula

de 30 a 40 del ejemplo, automáticamente el total cambia a 110 de la misma hoja y libro y,

a su vez, en el Libro1 (Book1) se actualiza como se ilustra a continuación.

De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros de

Excel, intercambio de información y vinculación de fórmulas.

manual excel

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