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INTRODUCCION Microsoft Excel es un poderoso programa de hojas de calculo para Microsoft Windows, Apple Macintosh y Linux. Microsoft Excel proporciona las herramientas necesarias para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos, asi como las herramientas de presentación indispensables para crear informes con base a los resultados obtenidos

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manual basico de excel

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INTRODUCCIONMicrosoft Excel es un poderoso programa de hojas de calculo para Microsoft Windows, Apple Macintosh y Linux.Microsoft Excel proporciona las herramientas necesarias para el anlisis de datos, mantenimiento de listas y realizacin de clculos, asi como las herramientas de presentacin indispensables para crear informes con base a los resultados obtenidos

1. MICROSOFT EXCELExcel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.2. USOS DE MICROSOFT EXCELEntre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen: ContabilidadSe pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados). Definicin de presupuestosYa sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin). Facturacin y ventasExcel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra). InformesCon Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos). PlaneacinExcel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones). SeguimientoSe puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario). Uso de calendariosGracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio, se desplegar un men; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en el computador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.

Al iniciar microsfot Excel en la parte superior se encuentra la barra de titulos, localiza en la parte central el nombre del libro que estamos creando, por defecto aparece el nombre libro1 y el nombre de la aplicacin.

En esta misma parte de la pantalla, en la parte superior izquierda, se encuentra una serie de iconos, que en conjunto, representan la barra de acceso rpido. El icono representado como un discket de ordenador es la opcin nos permite almacenar y guardar el libro, Finalmente las dos flechas tanto la que seala la izquierda como la que seala la derecha se van a utilizar para anular acciones realizadas, es la tpica opcin de deshacer, esto quiere decir, que si realizas una operacin errnea mediante la flecha deshacer puedes anular este ltimo paso

La siguiente gran parte de la pantalla ubicada por debajo de la barra titulo, y es la barra de men, que son todas estas opciones que van a permitir trabajar con la hoja de clculo.

La siguiente parte de la pantalla es la que se encuentra debajo de la barra de men, es la banda de opciones o herramientas es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha Herramientas de grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos. Cada uno de estos botones representa una herramienta concreta correspondiente a la opcin del men activo

A la izquierda, el recuadro con la palabra A1, se llama cuadro de nombres, inicialmente en esta parte de la pantalla nos permite visualizar nuestra posicin dentro de la hoja de clculo. Seguido a este recuadro, ubicamos la banda de formulas donde el smbolo de x le permite anular una frmula de clculo que le ha sido indicada a Microsoft Excel, con el smbolo de acepta la formula que le ha sido indicada al programa y con fx accede al listado de funciones predefinidas que posee Microsoft Excel con formulas dispuestas para ser utilizadas. Tambin nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente.

Este recuadro horizontal que rellena la pantalla hasta el margen derecho, se titula barra de frmulas donde se colocan los clculos y frmulas que se desean ejecutar y en consecuencia nos d un resultado. A continuacin la hoja de clculo, es una cuadrcula dividida entre filas, que son las lneas horizontales (ordenadas por letras) y columnas que son las lneas verticales (ordenadas por nmeros), a cada interseccin de una fila vs una columna se le conoce como celda. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

En la parte inferior, encontramos la banda de etiquetas donde se ubica una pestaa titulada hoja 1 y el signo de mas (+), ste signo se utiliza para aadir nuevas hojas de calculo

Ubicada justo debajo de la banda de etiquetas, se encuentra la banda de estado que indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

En el lado derecho de la pantalla se encuentran las barras de desplazamiento que permiten mover a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.A continuacin, presentaremos una vista de la pantalla completa de Microsoft Excel, sealando todas sus partes principales:

Una vez que se conocen las barras y bandas principales en la herramienta Excel, procedemos a realizar varios comandos de Microsoft excel que nos sern muy utiles : CREACION DE HOJA DE CALCULOUna hoja de caculo es el documento principal que se utiliza para almacenar y manipular datos en Microsoft Excel. Cada hoja de calculo es una cuadricula rectangular con 256 columnas y 16384 filas, para crear una hoja de calculo nueva haga click en NUEVO en el men ARCHIVO si el documento ya existe utilice el comando ABRIR en el men ARCHIVO. Microsoft Excel presenta una lista de documentos que se encuentran en el directorio o en la carpeta activa, se procede a hacer clic y abrir el documento.

GUARDAR UN DOCUMENTOExisten dos comandos en el men ARCHIVO que se utilizan para guardar documentos, que son GUARDAR y GUARDAR COMO; GUARDAR se utiliza para guardar los cambios realizados a un documento existente. Este comando actualiza el documento con los ltimos cambios efectuados y GUARDAR COMO se utiliza para guardar un documento por primera vez y asignarle un nombre y una ubicacin especifica.

INTRODUCIR DATOSEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas.MODIFICAR DATOS Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. SELECCIN DE CELDA A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuacin para seleccionar una celda solo se debe hacer clic en la misma, para seleccionar un rango solo se debe arrastrar la seleccin por las celdas que se deseen escoger. CREACION DE SERIESMicrosoft Excel puede crear una variedad de series, tales como nmeros consecutivos, fechas y textos mixtos. Las series son utiles para crear encabezados de filas o columnas en una hoja de calculo cuando se extienden proyecciones lineales, o en cualquier momento en que se necesite una serie de nmeros, periodos de tiempo u otras entradas que incluyan valores con incremento. Para crear una serie se debe escribir un patrn a seguir en dichas celdas y una vez creado el patrn, se arrastrara el borde de la celda que posea un punto en la esquina inferior izquierda, seleccionando asi todas las celdas donde se aplicara la serie.

FORMATO DE CELDACada celda tiene un formato especifico que corresponde a un tipo de introduccin que puede ser tanto de general, numero, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fraccin, cientfica, texto, especial, persolnalizada. Se debe escoger el formato idneo para el tipo de celda que se esta trabajando. Cuado edita o reescribe un numero en una celda, puede especificar el formato en el cual deseara el numero. Excel puede cambiar automticamente el formato de la celda para que coincida con la especificacin.

FORMULASLa introduccin de una formula es la tcnica bsica que se utiliza para analizar datos en la hoja de calculo. Con una formula se puede realizar operaciones con los valores de una hoja de calculo (Suma, multiplicacin, divisin, etc) una formula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: operadores, referencias de celda, valores, funciones , etc. Una formula se puede entender como un lado de una ecuacin cuyo resultado se muestra en la celda. Las formulas siempre deben comenzar con el signo igual (=) Por ejemplo: Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.Asimismo, se repite el comando para las otras funciones como resta, multiplicacin, divisin, porcentaje, etc. La barra de formulas posee unos comandos predeterminados en el botn fx donde se abre una ventana de insertar funcin en donde aparecen una serie de funciones establecidas,

siendo las mas utilizadas:CONTAR.SI: La funcinCONTAR.SIcuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el usuario. Por ejemplo:

La sintaxis de la funcinCONTAR.SItiene los siguientes argumentos: rango(Obligatorio). Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios(Obligatorio). Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".

CONTAR: La funcinCONTARcuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcinCONTARpara obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros.CONTAR(valor1; [valor2],...)La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes funcinargumento: valor1Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar nmeros. valor2, ...Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar nmeros.

MIN: Lafuncin MIN en Excelnos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar. Nmero1(obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango que contiene los nmeros. Nmero2(opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 nmeros en lafuncin MINya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros mayor.Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados lafuncin MINtomar en cuenta tambin los nmeros negativos y el cero.

A continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando lafuncin MINpara dejar en claro su funcionamiento. Para el primer ejemplo, utilizar la funcin MIN especificando los nmeros que deseo evaluar como argumentos de la funcin:

MAX: Lafuncin MAX en Exceles de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor mximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

Nmero1(obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de celdas que contiene los nmeros a evaluar. Nmero2(opcional): El segundo nmero de la lista o un rango de celdas con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin.Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en lafuncin MAXen caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la funcin que a su vez pueden contener varios nmeros que sern evaluados.Lafuncin MAXconsidera nmeros negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de nmeros negativos el valor mximo podra ser el cero. Observa el siguiente ejemplo:

CONTAR.BLANCO: Cuenta las celdas en blanco dentro de un rango. CONTAR.BLANCO(rango) rango (obligatorio): El rango de celdas donde se contarn las celdas en blanco.CONTAR.BLANCO(A1:A20) = Nmero de celdas en blanco en el rango A1:A20

CONTARA: Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas. CONTARA(valor1, [valor2], ) valor1 (obligatorio): Primera celda o rango donde se desea contar. valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.

PROMEDIO: Obtiene el promedio de los nmeros especificados. PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ) nmero1 (obligatorio): Este parmetro puede ser un nmero tambien puede ser un rango de celdas que contiene el conjunto de nmeros a promediar. nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero u otro rango de celdas de donde la funcin obtendr ms valores a promediar.

SI: La funcin SI en Exceles parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.Adems de especificar la prueba lgica para lafuncin SItambin podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica(obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero(opcional): El valor que se devolver en caso de que el resultado de laPrueba_lgicasea VERDADERO. Valor_si_falso(opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es FALSO.LaPrueba_lgicapuede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.Los argumentosValor_si_verdaderoyValor_si_falsopueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de laPrueba_lgica.Probaremos lafuncin SIcon el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando lafuncin SIdesplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la siguiente:=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

AJUSTE DE CELDA Si un valor es demasiado grande para ser presentado en una celda que posee formato estndar como la que mostraremos a continuacin:

Por lo que Microsoft Excel permite ampliar el ancho de la columna de forma que todo el valor sea visible en la celda:

BIBLIOGRAFIA https://support.office.microsoft.com/es-hn/article/Introducci%C3%B3n-a-Excel-2010-d8708ff8-2fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7?CorrelationId=5ebe008f-fbd8-4eb2-9555-359ee8dee57f&ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN http://www.monografias.com/trabajos10/el_prog/el_prog.shtml#ixzz3RsBmeesA