manual excel 2010 nivel avanzado

Curso Avanzado de Ms Excel

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Tabla de contenido Introduccin ...................................................................................................................................................... 3

Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8

Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12

Descripcin general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13

Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17

Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17

Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18

Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualizacin................................. 20

Activar o desactivar Frmula Autocompletar ....................................................................................... 24

Qu es la validacin de datos? ............................................................................................................. 24

Cundo es til la validacin de datos? ................................................................................................ 26

Mensajes de validacin de datos ........................................................................................................... 27

Sugerencias para trabajar con la validacin de datos .......................................................................... 28

Agregar validacin de datos a una celda o rango........................................................................................ 30

Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46

Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49

Frmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51

Utilizar constantes en frmulas............................................................................................................. 53

Utilizar operadores de clculo en frmulas .......................................................................................... 54

Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas .......................................................................... 57

Evitar errores comunes al escribir frmulas ......................................................................................... 65

Importacin de datos a Excel .......................................................................................................................... 80

Importacin de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86

Subtotales ........................................................................................................................................................ 90

Totales generales ..................................................................................................................................... 90

Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91

Subtotales exteriores ............................................................................................................................... 91

Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91

Introduccin a anlisis Y SI .............................................................................................................................. 94

Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96

Acelerar los clculos en una hoja de clculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97

Realizar anlisis de regresin con el complemento Herramientas para anlisis .................................. 99

Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100


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Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100

Preparar la hoja de clculo ...................................................................................................................... 100

Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de inters ........................................................................... 101

Qu es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104

Qu es la optimizacin ............................................................................................................................ 104

Definir un modelo de optimizacin ........................................................................................................ 105

Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105

Celdas cambiantes ................................................................................................................................... 105

Restricciones ........................................................................................................................................... 106

Cmo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114

Por qu es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117

Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, por qu preocuparse? ........ 118

Un modelo Solver tiene siempre una solucin? ................................................................................... 121

Qu ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121

Introduccin

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le

ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le


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ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fcilmente a datos

importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede

cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras personas en lnea. Tanto como si produce

informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda ms eficiencia y flexibilidad para

lograr sus objetivos.

Realice comparaciones rpidas y efectivas

Excel 2010 ofrece nuevas caractersticas y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias

que pueden llevar a decisiones ms informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.

Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeos grficos que caben dentro de una celda junto a

los datos del texto con los nuevos mini grficos.

Filtre grandes cantidades de informacin de forma rpida e intuitiva con la nueva funcionalidad

Segmentacin de datos y mejore el anlisis visual de tablas dinmicas y grficos dinmicos.

Obtenga anlisis eficaces desde el escritorio

Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor

rapidez y facilidad.

Use el nuevo Filtro de bsqueda para restringir rpidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y

las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico. Encuentre exactamente lo que busca entre un milln o ms

elementos, al instante.

PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulacin rpida

de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integracin de datos simplificada.

Adems, podr compartir sus anlisis sin esfuerzos a travs de SharePoint Server 2010.2


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Trabaje con cantidades masivas de informacin (ms de 2 gigabytes) y saque el mximo partido a las

inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versin de 64 bits de Office 2010.3

Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividad

Crear y administrar los libros es mucho ms fcil cuando puede trabajar como desea.

Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerr sin guardar. Eso es. La caracterstica de

recuperacin de versiones es solo una de tantas caractersticas nuevas disponibles en la nueva vista

Microsoft Office Backstage. La vista Backstage reemplaza al men Archivo tradicional en todas las

aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de

administracin de libros.


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Personalice fcilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estn ms

accesibles. Cree pestaas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control est en

sus manos.

Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras

Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve

para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de

Excel pueden participar sin problemas.

Ahora puede trabajar con otras personas simultneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador

web mediante Excel Web App.

Los usuarios corporativos de compaas que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta

funcionalidad dentro de su firewall.

Si trabaja en una compaa pequea o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de

Windows Live ID para crear libros simultneamente con otros usuarios.

Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fciles de leer en un explorador web con su

equipo conservando una sola versin del libro.


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Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar

Obtenga la informacin que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso

fcilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al da dondequiera que est.

Microsoft Excel Web App: edite prcticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador

web cuando no est en su hogar, escuela u oficina.4

Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeos dispositivos. Mantngase

actualizado al instante usando una versin mvil de Excel que se ajusta especialmente a su telfono de

Windows.5

Tanto si est trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en

proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el milln de filas, Excel 2010 le permite llevar

a cabo las tareas pendientes fcil y rpidamente, con ms flexibilidad y mejores resultados.


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Excel 2010 vs Excel 2007 Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no .sern tan. significativas como las que se

produjeron con el cambio entre la versin de Excel 2003 y Excel 2007. As es los usuarios de Excel 2007 tendrn

una adaptacin prcticamente inmediata, y los de versiones anteriores no debern angustiarse sobre la versin a

la que adaptarse.

Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versin proporcionada por Microsoft para que sean los

propios usuarios los que aporten mejoras.

Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones

permanece prcticamente igual que en la versin anterior, se sustituye el botn de office redondo por una especie

de pestaa de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.

En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaa Addins. Segn parece, habr ms posibilidades de

personalizacin en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera

sencilla.

Desplegando esta pestaa que sustituye al anterior Botn de Office se observa cmo parece que funcionar de

una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor informacin disponible.

Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos grficos situados en una celda llamados Sparklines. Con

Excel 2003 utilizaba una solucin ms rudimentaria pero conceptualmente idntica que os comentaba en la


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entrada Grficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitir ver tendencias y picos en series de datos de forma

inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclambamos.

Hay una variacin a la hora de trabajar con tablas dinmicas Slicer de forma que la seleccin y filtrado de datos

funciona de manera diferente. Segn la pgina de Microsoft supondr un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en

el filtrado.

Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar

las hojas de clculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen

opciones de pegado en el men contextual.


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Incremento de las capacidades del formato condicional y los grficos dinmicos.

Guarda automticamente los documentos no guardados durante 4 das. Siempre que hayamos estado trabajando

con ellos al menos 10 minutos. Esto es til para subsanar las catstrofes que se producen con los pequeos

descuidos.

Opcin de imprimir pantallazos lo que es til para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la

opcin Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opcin. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con

formas en las macros.

Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al

parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrn abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es

cierta, ser un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versin de Excel. De hecho me he

encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba

problemas no solo de compatibilidad sino tambin en cuanto a formatos y utilidades, frmulas...

Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de clculo. Se puede ver quin est trabajando con la misma


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hoja de clculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para

mantenerlo al tanto de cundo y dnde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta

propiedad, entiendo que tendr utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones

creadas, pero en cuanto a programacin o creacin de aplicaciones tengo mis dudas.

La versin de 64bits aumenta el lmite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad ms que

suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con ms peso no llegan a las 100 Megas.

Posibilidad de almacenar cualquier hoja de clculo en la web para que est disponible en cualquier momento y

lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefona mvil que posean Windows Mobile como sistema

operativo y la herramienta Excel Web App.


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Elementos de Excel La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior

izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver

las acciones que puedes realizar sobre el documento,

incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado

tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos bsicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones,

ocupando toda la superficie de la ventana Excel.

Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de

este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. El color

permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo.

- Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como.

Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observars que tienen un

efecto verde claro. El color slo permanece mientras el cursor est encima,

ya que al hacer clic, el propio cuadro de dilogo abierto muestra el nombre

de la accin en su barra de ttulo.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaa.

Las barras

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando

creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el

nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar ,

maximizar y cerrar .

La barra de acceso rpido


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La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar

, Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una

opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no

encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos....

Descripcin general de las tablas de Excel

Para facilitar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango:

dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una

tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente

contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de clculo (hoja de clculo: documento

principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y

columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las

caractersticas de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de

los datos de las otras filas y columnas de la hoja de clculo.


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NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que

muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de datos:

tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de anlisis Y si.

Para obtener ms informacin acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cmo calcular varios resultados

con una tabla de datos.

Administrar datos en una tabla de Excel

Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar ms de

una tabla en la misma hoja de clculo.

Si tiene permisos de acceso y creacin en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para

compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas

pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexin en un

sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de clculo para

incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podr actualizar la lista de

SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Despus de exportar los datos de la

tabla a una lista de SharePoint, podr abrir la lista de SharePoint en Excel como de slo lectura; slo podr

realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro

configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada

usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los dems usuarios.), no se puede crear una tabla en un

libro compartido.

CARACTERSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automticamente listas desplegables (cuadro

de lista desplegable: control de un men, una barra de herramientas o un cuadro de dilogo que muestra una lista

de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las

tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenacin personalizado.


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Puede filtrar las tablas para que slo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede

filtrar por colores. Para obtener ms informacin sobre cmo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar

datos.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rpidamente a los datos de la tabla si aplica un

estilo de tabla predefinido o personalizado. Tambin puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una

tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de

una tabla o para distinguir entre la primera o la ltima columna y otras columnas de la tabla. Para obtener ms

informacin sobre cmo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cmo dar formato a una tabla de

Excel.

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una

tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla,

o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario.

Tambin puede quitar rpidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener ms

informacin sobre cmo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas

de tablas de Excel.

Usar una columna calculada Para usar una frmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una

columna calculada. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales de modo que la frmula

se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener ms informacin sobre cmo crear una columna

calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rpidamente de los datos de una tabla

mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para

cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar y calcular totales

de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.

Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar

referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una frmula.

Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no estn vinculadas a listas de SharePoint, puede

utilizar las caractersticas de validacin de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir

nicamente nmeros o fechas en una columna de una tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo

garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no vlidos en una hoja de clculo.

Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras

personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.


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Para simplificar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un

rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de

datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un

conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los

datos de otras filas y columnas de la hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel

para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo

se almacena siempre en un libro.).

De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que

pueda filtrar u ordenar la tabla rpidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una

lista que proporciona una seleccin de funciones de agregado que son tiles para trabajar con datos numricos.) a

la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un

controlador de tamao situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que

obtenga el tamao deseado.

Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de clculo. No puede crear

tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red

lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los

dems usuarios.).

Si tiene permisos de acceso y creacin en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo

para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros

usuarios podrn ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podr sincronizar los

datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Despus de exportar los datos de

la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de slo lectura: los cambios

que desee realizar en los datos slo se podrn efectuar en el sitio de SharePoint.


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Crear o eliminar una tabla de Excel

Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar

independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la

tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtindola de nuevo en un rango o puede eliminarla.

Crear una tabla

1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de datos o celdas vacas que desee convertir en una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de

verificacin La tabla tiene encabezados.

Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la

casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente.

NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las

herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.

Convertir una tabla en un rango de datos

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.


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SUGERENCIA Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla

y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Si, inmediatamente despus de crear la tabla, hace clic en Deshacer en la barra de

herramientas de acceso rpido, la convertir de nuevo en un rango.

Eliminar una tabla

1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla.

2. Presione SUPR.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rpido

para eliminar una tabla que acaba de crear.

Convertir una tabla de Excel en un rango de datos

Puede quitar una tabla de Excel convirtindola en un rango de datos.


SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla,

elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rpido

para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango.


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Total de datos de una tabla de Excel

Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rpidamente. Para ello, muestre una fila de

totales al final de la tabla y, a continuacin, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para

cada una de las celdas de la fila de totales.


2. En la ficha Diseo, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificacin Fila Total.

NOTA La fila de totales aparece como la ltima fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda

situada ms a la izquierda.

3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a

continuacin, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.

4. En la lista desplegable, seleccione la funcin que desea utilizar para calcular el total.

SUGERENCIA Las frmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la

lista. Puede escribir cualquier frmula que desee en cualquier celda de fila de totales.

NOTAS

Cuando escriba una frmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de

totales se mostrar con la frmula y sin la palabra Total.

Usar Frmula Autocompletar

Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la

caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un

desencadenador de visualizacin, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable


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dinmica de funciones, nombres y cadenas de texto vlidas que coinciden con las letras o con el desencadenador.

A continuacin, puede insertar un elemento de la lista en la frmula empleando un desencadenador de insercin.

Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin para iniciar Frmula

Autocompletar.

Conforme escriba, aparecer una lista desplazable de elementos vlidos con la coincidencia ms cercana

resaltada.

Los iconos representan el tipo de entrada, como una funcin o referencia de tabla.

La informacin en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opcin.

Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualizacin

En la tabla siguiente se resume cmo controlar dinmicamente la presentacin de elementos en la lista

desplegable Frmula Autocompletar.

Para mostrar Escriba esto

Nombres de funciones de Excel y definidas por el usuario

Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una funcin.

Ejemplo: Su

Argumentos de funcin (Ningn desencadenador de visualizacin).

Escriba el argumento, como un nmero o referencia de celda, o utilice un desencadenador de visualizacin, como las letras iniciales o un [ (corchete de


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apertura).

Ejemplo: SUMA(5, A2, [

Para cada argumento posterior, escriba un punto y coma seguido del argumento u otro desencadenador de visualizacin.

NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas

que se muestran automticamente en la lista desplegable: CELDA, VALFUT, CONSULH, COINCIDIR, AMORT, VALACT, JERARQUIA, SUBTOTAL y CONSULV.

Nombres definidos y nombres de tablas

Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre.

Ejemplo: Anu

Especificadores de columna de tabla y especificadores de elementos especiales ([Todos#], [Datos#], #Ttulos#], [Total#], [Esta fila#])

Siga uno o varios de estos procedimientos:

[ (corchete de apertura) inmediatamente despus del nombre de la tabla.

Ejemplo: ResumenAnual[

; (punto y coma) inmediatamente despus de un elemento especial.

Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l];

: (dos puntos) inmediatamente despus de un nombre de columna.

Ejemplo: ResumenAnual[Ventas:

NOTA Si la celda est en una tabla, el nombre de la tabla es opcional. Por

ejemplo, las siguientes frmulas seran equivalentes:

=[Ventas]/[Costos]

=ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos]

Nombres de conexin en funciones de Cubo

" (comillas de apertura) inmediatamente despus del parntesis de apertura de un nombre de funcin de cubo.

Ejemplo: MIEMBROCUBO("

NOTA Slo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro

actual.

Cadenas de texto de expresiones multidimensionales (MDX) en funciones de Cubo

Siga uno o varios de estos procedimientos:

" (comillas de apertura) inmediatamente despus de la coma para un argumento.


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Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","

. (punto) inmediatamente despus de un corchete de cierre.

Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].

Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[Mxico].

( (parntesis de apertura) inmediatamente despus de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una tupla.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","(

, (coma) inmediatamente despus de un corchete de cierre en una cadena de texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","([Clientes].[Mxico],

{ (llave de apertura) inmediatamente despus de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresin establecida.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","{

NOTAS

Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de texto MDX que emplee Frmula Autocompletar.

Si se ha definido un ttulo, se muestra en una informacin en pantalla para ayudarle a confirmar la eleccin.

Si una cadena de texto MDX es ambigua, se especifica an un nombre de miembro nico pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Por ejemplo, si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX:

MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[Mxico].[Hidalgo].[Dora N. Boots]

Se debera especificar uno de los siguientes valores:

[Clientes].[Nombre].&[54342]

[Clientes].[Nombre].&[34297]

Si el especificado no es el que desea, lo eliminara y, a continuacin, seleccionara el otro.

Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services, como "Hijos", "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun as los puede escribir.


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NOTAS

En cualquier momento que est utilizando Frmula Autocompletar, puede escribir lo que desee para

terminar la frmula.

Puede utilizar Frmula Autocompletar en la mitad de una frmula o funcin anidada existente. El texto

inmediatamente anterior al punto de insercin se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable, y

todo el texto posterior al punto de insercin permanece sin cambiar.

Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas, como las utilizadas en la funcin

SUBTOTAL, y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de

autocompletar, pero aun as puede escribirlas.

Desplazarse por la lista desplegable Frmula Autocompletar mediante las teclas

En la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable Frmula

Autocompletar.

Para Presione

Mover el punto de insercin un carcter a la izquierda.

FLECHA IZQUIERDA

Mover el punto de insercin un carcter a la derecha. FLECHA DERECHA

Subir la seleccin un elemento. FLECHA ARRIBA

Bajar la seleccin un elemento. FLECHA ABAJO

Seleccionar el ltimo elemento. FIN

Seleccionar el primer elemento. INICIO

Bajar una pgina y seleccionar un nuevo elemento. AV PG

Subir una pgina y seleccionar un nuevo elemento. RE PG

Cerrar la lista desplegable. ESC (o hacer clic en otra celda)

Activar o desactivar Frmula Autocompletar. ALT+FLECHA ABAJO

Especificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador de

insercin


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IMPORTANTE Conforme escriba una frmula, incluso despus de utilizar un desencadenador de insercin,

no se olvide de escribir el parntesis de cierre para una funcin, el corchete de cierre para una referencia de tabla

o las comillas de cierre para una cadena de texto MDX.

Para insertar el elemento seleccionado en la frmula y colocar el punto de insercin directamente

despus, presione TAB o haga doble clic en el elemento.

Activar o desactivar Frmula Autocompletar

1. Haga clic en el Botn Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la

categora Frmulas.

2. En Trabajando con frmulas, active o desactive Frmula Autocompletar.

Validacin de datos a celdas

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una

celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,

limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.

En este artculo se describe cmo funciona la validacin de datos en Excel y se describen brevemente las

diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles. No cubre la proteccin de celdas, que es una caracterstica

que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de clculo para que no se puedan editar o

sobrescribir. Para obtener ms informacin sobre cmo proteger las celdas.

Qu es la validacin de datos?

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se

pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios

escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y

advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se

esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta

de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:


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Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero de dos

o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico.

En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo

permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el

usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y

bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin aumentara o se

reducira automticamente.

Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validacin de datos se configura en el cuadro de dilogo Validacin de datos.


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Cundo es til la validacin de datos?

La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la

organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de

departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de

valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin,

vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico Por ejemplo, puede

especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede

especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.


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Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede

especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas

despus.

Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10

caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo

(C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.

Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para

establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina

proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje

de validacin.

Mensajes de validacin de datos

Lo que los usuarios vern al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la

validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de

mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario

pase a otra celda o presione ESC.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben

escribirse en una determinada celda.

Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:


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ICONO TIPO SE USA PARA

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta

Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les

impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios

pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en

Cancelar para quitarla.

Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les

impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece

un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para

aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un

mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No

aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.

Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el

lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no vlidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validacin de datos

En la siguiente lista, encontrar sugerencias para trabajar con la validacin de datos en Excel.

Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de clculo o un libro para impedir que los usuarios

puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de clculo o el libro,

hgalo despus de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda

validada antes de proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.

Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber acabado de configurar la validacin y la

proteccin de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos

que deje de compartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est

compartido.


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Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le

notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar

los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez que haya

identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el

crculo desaparecer automticamente.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuacin, abra el cuadro

de dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin,

haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio, en el grupo

Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Validacin de datos. Una vez que haya

encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de

validacin.

Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres

definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de

clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan

acceso a la lista.

Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:

Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada para

mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una

celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien

datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y

colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de dilogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas)

y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.

La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no calculadas

pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin manual, en la ficha

Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y, a continuacin, haga clic en

Automtico.

Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no causen errores,

como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se corrija el error.


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Las celdas a las que se hace referencia en las frmulas son correctas. Si una celda a la que se hace

referencia se cambia de forma tal que una frmula de una celda validada calcula un resultado no vlido, no

aparecer el mensaje de validacin de la celda.

Agregar validacin de datos a una celda o rango

En las siguientes secciones, aprender las diferentes tcnicas para agregar validacin de datos a las celdas de una

hoja de clculo.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites

Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo

Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud

Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda

Usar una frmula para calcular qu se permite

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

No es posible cambiar la fuente o el tamao de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.

Problema: el comando Validacin de datos no est disponible.

Es posible que una tabla de Excel est vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar

una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.


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La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de

la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de

compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin.

3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados por el carcter separador

de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S, No.

Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

Tambin puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicacin del libro. Para

obtener ms informacin, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

NOTA El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la

validacin de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de

las entradas vlidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegrese de que est activada la casilla Celda con lista desplegable.

7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la seleccin de la casilla Omitir blancos permite escribir

cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia

mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la seleccin de la

casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada.

3. Rellene el ttulo y el texto del mensaje.

1. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos.

Especificar una respuesta para los datos no vlidos


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1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no vlidos.

NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla

Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione

Informacin.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.

3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, el ttulo usar la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el

mensaje ser (de forma predeterminada): "El valor escrito no es vlido. Los valores que el usuario puede escribir

en esta celda estn restringidos".

2. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona

como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de

dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuracin en la ficha Configuracin.

Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites




Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una



33








4. En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e

inferior, seleccione entre.

6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que

devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de hijos en la celda F1,

seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el cuadro Mnimo.


blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en

blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor

en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de

validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la activacin de la casilla Omitir blancos

permite escribir cualquier valor en la celda validada.












Informacin.


34


Advertencia.



NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el

mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".




Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los

cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo

Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma

configuracin en la ficha Configuracin.

Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites














4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.


35

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e

inferior, seleccione entre.

6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que

devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un

vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula,

=E1*6%, en el cuadro Mximo.

NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el

cuadro Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mnimo,

mximo o especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuacin, muestre la celda de validacin de

datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo

Nmero de la ficha Inicio.


blancos.


celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la

activacin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.












Informacin.


Advertencia.



36


NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft

Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta

celda".








Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo














4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores

a un da determinado, seleccione mayor que.


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6. Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una

frmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la fecha actual,

seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo y escriba =HOY()+3 en el

cuadro Mximo.


blancos.

















Informacin.


Advertencia.





celda".



38







Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo














4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una

hora determinada del da, seleccione menor que.

6. Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una

frmula que devuelva una hora.

Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el

restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas despus de que se abra el restaurante, seleccione entre

en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mnimo y, a continuacin, escriba =H1+"5:00" en el

cuadro Mximo.


39


blancos.

















Informacin.


Advertencia.



NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el

mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda".









40

Restringir la entrada de datos a texto de una longitud especfica














4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo

de caracteres, seleccione menor que o igual a.

6. Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una

frmula que devuelva un valor de nmero.

Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud

actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o igual

a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.


blancos.








41











Informacin.


Advertencia.





celda".








Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda




42












4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.

6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar

qu se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta slo si el resultado no superar el presupuesto de

la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro

Mximo, escriba =E4.


blancos.














43





Informacin.


Advertencia.





celda".








Usar una frmula para calcular qu se permite











44





4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

5. En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO para las entradas vlidas

o FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:

PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FRMULA

La celda para la cuenta del picnic (B1) slo se puede

actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta

discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que

los 40.000 dlares asignados.

=Y(D1=0;D2 9)


blancos.


45















Para mostrar un mensaje informativ

manual excel 2010 nivel avanzado

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