manual excel 2003

Download Manual Excel 2003

Post on 05-Jan-2016

221 views

Category:

Documents

5 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Manual detallado el uso y configuración en excel 2003

TRANSCRIPT

TEMA 2

Curso Avanzado de EXCEL

Jos Muoz

TEMA 1. VISION GENERAL DE EXCEL

1. Visin general

a. Qu es Excel?Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido.

Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

Texto

Valores numricos, fechas y horas

Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celda.

Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.

Como se ha apuntado, con Excel se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas; dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario.

Excel permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, recalculando toda la hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario haciendo uso de las conocidas como Macros.

La utilizacin de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratn o mediante combinacin de teclas.

Para arrancar el programa, accedemos al Men de Inicio, Programas, como se indica en la siguiente figura:

Microsoft Excel es una hoja de clculo.

b. Versiones de ExcelExisten diversas versiones del programa Microsoft Excel. A lo largo de este curso, en las explicaciones y ejemplos, vamos a utilizar la ms extendida de stas, Excel 2003. No obstante, en el caso de que se disponga de Excel 2000, esto no va a ser un impedimento ya que la esencia es la misma y las opciones de mayor uso son similares.

No obstante, existen ciertas mejoras que implementa Excel 2003 con respecto a Excel 2000. Estas se pueden encontrar en la ayuda del programa, presionando F1 o seleccionando Ayuda de Microsoft Excel en el men Ayuda, como aparece en la siguiente imagen:

En el siguiente artculo de ampliacin encontrars un listado de funcionalidades disponibles como novedad en algunas de las ltimas versiones de Excel. En el caso de que tu conocimiento sobre Excel no sea muy profundo, puede que algunas de estas funcionalidades o utilidades no las entiendas muy bien, pero no te preocupes, este artculo de ampliacin es a ttulo meramente informativo y, durante el transcurso del curso irs comprendiendo y aprendiendo a manejar las diferentes opciones del programa.

Podemos realizar operaciones sobre las hojas .

c. Descripcin de la pantallaUna vez arrancado el programa, dependiendo de la configuracin instalada, lo que Excel muestra en pantalla tendr una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows:

Esta ventana est compuesta por varios elementos, la mayora de ellos son comunes al resto de aplicaciones de Windows, por ejemplo, la barra de ttulo que contiene el nombre de la aplicacin (Microsoft Excel, en este caso) y los botones para minimizar, maximizar y cerrar la ventana. No entraremos a describir el funcionamiento de estos botones, ya que se dan por conocidos, pues son funcionalidades bsicas en el manejo del ordenador.

Entre otros elementos y componentes que se distinguen encontramos:

Barra de Ttulo:

Barra de Comandos - Mens:

Barras de Comandos - Botones (o Barra de Herramientas):

Barra de Estado:

Ventana de Documento:

Barras de Desplazamiento:

Botones de Desplazamiento por las Hojas:

Indicador de Hojas:

En el caso de tener maximizada la ventana del documento activo, la apariencia que tomara la pantalla sera:

Como podemos apreciar, la ventana del documento queda totalmente integrada en la ventana del programa, unificndose en una sola, las barras de Ttulo y las de desplazamiento.

Como se puede apreciar en las imgenes anteriores, el icono representativo de Excel es: y el icono que representa los documentos de Excel es:

En la ventana de Excel encontraremos varios elementos.

d. La ayuda de ExcelLas utilidades de Ayuda que normalmente suelen incorporar la mayora de las aplicaciones son una forma sencilla de perfeccionar el manejo de los programa. Estas ayudas suelen ser muy completas y su utilizacin es fcil e intuitiva. Excel no es una excepcin y las Ayudas que incorpora, ofrece muchas posibilidades.

Bsicamente, la ayuda que nos ofrece Excel se nos presenta a travs del Ayudante interactivo de office. No obstante, disponemos de una ayuda tradicional en la que podremos realizar bsquedas por trminos, temas o a travs de un asistente.

En el captulo correspondiente veremos cada una de estas opciones, describiendo sus funcionalidades y forma de utilizarlas.

El Ayudante de Office es la forma ms fcil y rpida de recurrir a la Ayuda.

e. Modificar las preferencias de la aplicacinModificar las preferencias de la aplicacin en Excel nos va a permitir entre otras cosas cambiar el nombre del usuario en los documentos y modificar los directorios o carpetas por defecto al abrir y guardar los libros de hojas de clculo. Para poder realizar estas tareas accedemos al Men Herramientas >> Opciones . Al hacer click sobre esta opcin se nos abre la ventana Opciones, en la cual podemos seleccionar las distintas fichas o pestaas para modificar las preferencias.

Modificar el nombre de usuario Para modificar el nombre de usuario que aparecer por defecto al crear un documento nuevo, seleccionamos la ficha General

Podemos modificar en esta ficha el nombre de usuario en la caja de texto y finalmente pulsaremos el botn Aceptar para grabar los cambios. Modificar los directorios/carpetas por defectoPara modificar los directorios/carpetas por defecto al abrir y guardar documentos seleccionaremos la ficha General Podemos modificar tanto la ubicacin predeterminada del archivo como la carpeta en la cual se abrirn al inicio todos los archivos.

Podemos modificar en esta ficha varias opciones ms como pueden ser el tipo de fuente estndar, el nmero de hojas en un nuevo libro y otras opciones de configuracin.2. Elementos de pantalla

Trataremos los siguientes aspectos:

a. Barra de Mens Debajo de la barra de Ttulo se encuentran las barras de comandos, es decir la barra de mens y las barras de herramientas.

En la versin Excel 97 y sucesivas ya no se diferencia entre barra de men y barras de herramientas, puesto que una barra de comandos puede contener tanto mens como botones de herramientas.

Los mens contienen una serie de comandos que llevan a cabo acciones. Estas acciones se encuentran agrupadas en los mens por categoras. Por ejemplo, el men archivo contiene comandos referentes a Abrir, guardar, imprimir,... un fichero.

Para ver el contenido de un men, pasaremos el cursor por encima del nombre y haremos un clic (botn izquierdo del ratn), con lo que se desplegarn los comandos de ese grupo.

En Excel 2003 encontramos una nueva caracterstica, que no aparece en versiones anteriores. Al desplegarse los mens, no aparece en un primer momento el listado completo de comandos del grupo en cuestin. Para ver el listado completo de comandos, bastar con mantener el men desplegado unos 3 segundos, o bien, realizar un clic sobre:

Dentro de los mens, se podrn encontrar comandos inactivos, quiere decir, que la accin a la que hace referencia no puede ser ejecutada en esa situacin. Por ejemplo la accin deshacer no estar activa si no hemos realizado ningn cambio que pueda ser deshecho:

En la imagen anterior podemos observar como algunos de los comandos poseen, a la derecha del nombre correspondiente una serie de letras, estas son la combinacin de teclas rpidas que surten el mismo efecto que la seleccin por medio del ratn del comando asociado.

Ctrl equivale a mantener presionada la tecla Control. De este modo:

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla x equivale a la accin cortar

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla c equivale a la accin copiar

mantener la tecla de control pulsada y a la vez pulsar la tecla v equivale a la accin pegar

Del mismo modo, en la anterior imagen podemos apreciar que algunos comandos del men poseen a la derecha una especie de tringulo negro. Este tringulo indica que existe un nuevo desplegable en el que encontraremos ms opciones. Para hacer visibles este nuevo desplegable, tan slo deberemos mantener un instante el cursor sobre ese comando y automticamente este se desplegar:

Cada uno de los comandos listados en los mens podrn llevar a cabo una accin directamente o bien presentarn un cuadro de dilogo para seleccionar entre varias opciones.

Un ejemplo sera el comando Celdas del men Formato. Este comando presenta el siguiente cuadro de dilogo que permite seleccionar opciones adicionales:

Estos cuadros de dilogo, en su mayora, disponen de las opciones Aceptar y Cancelar, que permitirn aceptar o rechazar los cambios indicados en el cuadro de dilogo. Exi