manual especial para bibliotecas bÁsicas · 2019-07-15 · centros de integración juvenil, a.c....

Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-19 (ME-UNIDAD/DEDC-001-A3), 1-11 (ME-UNIDAD/DEDC-002-A2),

1-10 (ME-UNIDAD/DEDC-003-A2), 1-16 (ME-UNIDAD/DEDC-004-A3), 1-20 (ME-UNIDAD/DEDC-005-A1),

1-10 (ME-UNIDAD/DEDC-006-A1).

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”.

MANUAL ESPECIAL PARA BIBLIOTECAS BÁSICAS

Centros de Integración Juvenil, A.C.

MAYO 2019

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

CONTENIDO

MANUAL ESPECIAL PARA BIBLIOTECAS BÁSICAS

No. PROCEDIMIENTO CÓDIGO

1

2

3

4

5

6

FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS

BÁSICAS

EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE LIBROS EN LA BIBLIOTECA

BÁSICA

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL ACERVO EN LAS BIBLIOTECAS

BÁSICAS

DESCARTE DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ,

UH Y UTUH

ME-UNIDAD/DEDC-001-A3







PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-001-A3

INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1

NOTACIONES Y DEFINICIONES 1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

MATERIALES 6

REFERENCIAS 6

PROCEDIMIENTO 7

DIAGRAMA DE FLUJO 10

ANEXOS:

Ficha Catalográfica 14

Hoja - Inventario 17

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 001

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-001-A3

Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021


1 de 19

OBJETIVO

Dotar a las Bibliotecas Básicas en cada uno de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, así como en el Centro de

Capacitación, del acervo bibliográfico necesario para su funcionamiento, a fin de proporcionar el

servicio a los usuarios que lo requieran.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Dirección de Investigación y Enseñanza,

Subdirección de Capacitación, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,

Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.

NOTACIONES

CIJ: Centros de Integración Juvenil

UH: Unidades de Hospitalización

UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína

Director de CIJ, UH y UTUH: Incluye a Director, Encargado/a y/o Responsable de CIJ, UH y

UTUH.

DEFINICIONES

Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.

Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el

acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.

Carta de Envío: Oficio con el que se hacen llegar los libros que formarán parte del acervo en

cada CIJ, UH o UTUH.

Copy Right: Derecho de autor.




2 de 19

Ficha Catalográfica: Descripción física e intelectual del contenido de un documento, que deberá

contener las siguientes características:

Sus medidas son de 12.5 x 7.5 cms.; se transcribe en dos tantos y conforme a la

muestra que enviará el Departamento de Documentación Científica.

Las archivará en el fichero de autor y de clasificación, en estricto orden alfabético,

sin tomar en cuenta los artículos: El, La, Los, Las, Un, Una, Unos, Unas.

Colocará los libros en el estante de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo,

guardando el orden alfanumérico que aparece en la etiqueta de clasificación.

Ejemplo:

ISBN (International Book Standard Number): Número Internacional que se le asigna a cada libro

que se publica en el mundo.

Nivel de Instrucción: Media, media superior, superior y público en general.

Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada libro y

plasmar el sello de pertenencia a la Institución.

Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca Básica

en cada CIJ, UH o UTUH.

1°

B.031. g

C692p

2°

B.031. g

V215v

3°

E.253

C692p

4°

L.503

J825j

Clasificación

No. de autor




3 de 19

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica

- Elaborará anualmente un listado de libros que considere útiles para las Bibliotecas Básicas, con

base en las necesidades de las distintas áreas de la Institución.

- Realizará el trámite de la compra del material bibliográfico con el Departamento de

Adquisiciones.

- Gestionará el envío de material técnico-científico para las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH o

UTUH.

Jefe/a del Departamento de Documentación Científica

- Recibirá de las áreas normativas, la solicitud para el envío de material técnico-científico a las

Bibliotecas Básicas de cada CIJ, UH o UTUH.

- Dará su visto bueno anualmente al listado del material bibliográfico para las Bibliotecas

Básicas, así como la adquisición del mismo.

- Gestionará con el Departamento de Adquisiciones, el trámite de compra de material técnico-

científico para las Bibliotecas Básicas.

Dirección de Investigación y Enseñanza y Subdirección de Capacitación

- Revisará y autorizará anualmente la adquisición del listado del material bibliográfico para las

Bibliotecas Básicas.

Profesional Ejecutivo/a del Departamento de Documentación Científica

- Organizará, sistematizará y elaborará la hoja de inventario para su posterior envío a la

Biblioteca Básica de cada CIJ, UH o UTUH.

- Elaborará la Solicitud de Artículos al Almacén una vez que reciba del Almacén, el aviso de

notificación para la entrega del material bibliográfico.




4 de 19

- Enviará el material técnico-científico para las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH o UTUH.

Departamento de Adquisiciones

- Realizará anualmente la compra de los libros solicitados por el Departamento de

Documentación Científica, mediante el proceso de adjudicación correspondiente y lo notificará

al mismo departamento una vez adquiridos.

Director/a del CIJ, UH o UTUH

- Será el responsable de la guarda y custodia del material bibliográfico recibido en su CIJ, UH o

UTUH.

- Determinará el número de responsables en su unidad para el buen uso del material

bibliográfico, según sus necesidades.

- Promoverá los servicios de la Biblioteca Básica, así como de los de la Biblioteca Virtual en

Adicciones, en escuelas primarias, de educación media, media superior, superior, bibliotecas,

instituciones y organizaciones estratégicas que integran su comunidad.

- Reportará al Departamento de Documentación Científica las donaciones de material

bibliográfico que reciba, para su ingreso al acervo.

- Repondrá los libros que se extravíen y no estén avalados por el vale de Préstamo de Libros o en

su caso, no estén registrados en la libreta que los sustituye.

Responsable (s) de Biblioteca Básica en el CIJ, UH o UTUH

- Recibirá el material técnico-científico, mismo que integrará al Acervo Bibliográfico para su

pronta consulta.

- Brindará servicios de información y consulta al personal de base de la Institución, personal de

servicio social, voluntariado y público en general.




5 de 19

- Vigilará que la consulta del material se apegue estrictamente al Procedimiento de Préstamo de

Libros.

- Notificará inmediatamente al Director/a del CIJ, UH o UTUH, en caso de que algún libro se

extravié.

- Dará seguimiento y verificará, en su caso la reposición del material bibliográfico.

- Prestará el material bibliográfico al personal de servicio social, voluntariado y público en

general, únicamente para ser consultado dentro de las instalaciones de los CIJ, UH o UTUH.

- En caso de recibir libros en donación, fotocopiará las hojas que contienen los siguientes datos,

mismas que enviará al Departamento de Documentación Científica para su conocimiento y

realizará el proceso técnico correspondiente:

Nombre del Autor

Titulo

ISBN

Año de Publicación

Copy Right

Índice

Número total de páginas




6 de 19

MATERIALES

Acervo de las Bibliotecas Básicas

Requisición de Bienes o Servicios

Libros nuevos

Solicitud de Artículos al Almacén

REFERENCIAS

Ley General de Bibliotecas.

Reglas de Catalogación Angloamericanas

ANEXOS

Ficha Catalográfica

Hoja - Inventario




RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

7 de 19

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

Y PROFESIONAL

EJ. DEL DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

1. Con base en las solicitudes de las áreas normativas y de la

compra anual de libros, inicia las gestiones para el envío de

material técnico-científico, pudiéndose presentar 2 casos:

1.1. Que el material solicitado vaya a ser adquirido por

Adjudicación Directa, en este caso, solicita al personal

se realicen los trámites correspondientes con el

Departamento de Adquisiciones.

1.1.1. Recibe la instrucción, realiza los trámites

correspondientes para solicitar la adquisición del

material mediante Adjudicación Directa.

1.1.2. Recibe del Departamento de Adquisiciones el

material requerido y solicita al Profesional

Ejecutivo/a realice las gestiones para su envío a los

CIJ, UH o UTUH.

1.1.3. Recibe el material técnico-científico, realiza la

Ficha Catalográfica y el proceso técnico para cada

uno, turna al Subjefe/a y continúa el procedimiento

en el punto no. 2

1.2. Que el material solicitado vaya a ser adquirido por

Licitación Pública, en este caso, solicita al personal

realice las gestiones correspondientes con el

Departamento de Adquisiciones.

1.2.1 Una vez realizado el proceso de Licitación Pública

por el Departamento de Adquisiciones, recibe

notificación para verificar el material y le solicita al

Profesional Ejecutivo se traslade al Almacén.

1.2.2 Recibe la notificación, se traslada al Almacén y

revisa el material técnico-científico, pudiéndose

presentar 2 casos:

SOLICITUD DEL

ÁREA NORM.

MATERIAL

MATERIAL,

FICHA

CATALOGRÁF.

MATERIAL




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 19

SUBJEFE/A DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DE DOC.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DE DOC.

CIENTÍFICA

1.2.2.1 Que el material no cumpla con las

especificaciones técnicas requeridas, en este

caso, lo notifica al Departamento de

Adquisiciones mediante oficio para realizar

los cambios o la baja correspondiente.

Termina procedimiento.

1.2.2.2 Que el material si cumpla con las

especificaciones técnicas requeridas, en este

caso, elabora la Solicitud de Artículos al

Almacén en original y 2 copias, recaba la

firma de su Jefe/a y envía al Almacén.

1.2.2.2.1 Recibe del Almacén los libros junto

con la copia sellada de la Solicitud de

Artículos al Almacén, elabora la

Ficha Catalográfica y el proceso

técnico, turna al Subjefe/a y continúa

el procedimiento.

2. Recibe las Fichas Catalográficas, verifica, en su caso

solicita las adecuaciones correspondientes y requiere al

Profesional Ejecutivo/a capture en el sistema las fichas.

3. Captura la información de las Fichas en el sistema y elabora

la Hoja - Inventario en original y copia.

4. Empaqueta los libros para cada CIJ, UH o UTUH, anexa al

paquete la Hoja - Inventario en original y copia junto con la

muestra de la Ficha Catalográfica, elabora la Carta de Envío

y turna al Jefe/a del Departamento.

5. Recibe la Carta de Envío, revisa, en su caso solicita

modificaciones, firma y devuelve al Profesional Ejecutivo/a

para su envío a cada unidad.

6. Recibe la Carta de Envío firmada, anexa la muestra de la

Ficha Catalográfica, la Hoja - Inventario y envía por valija

los paquetes de libros a cada CIJ, UH y UTUH.

MATERIAL,

OFICIO DE NO

APROBACIÓN

DEL MATERIAL

MATERIAL,

SOLICITUD DE

ARTÍCULOS AL

ALMACÉN

MATERIAL,

SOL. ART. Y

FICHA

CATALOGRÁF.

FICHAS

CATALOGRÁF.

FICHAS CAT. Y

HOJA - INVENT.

HOJA - INVENT.,

FICHA CATAL.,

CARTA ENVÍO,

CARTA ENVÍO

CARTA ENVÍO,

FICHA CATAL.,

HOJA - INVENT.,

LIBROS




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 19

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

7. Recibe el (los) paquete (s) de libros junto con la Carta de

Envío, la Hoja - Inventario en original y copia, así como la

Ficha Catalográfica, solicita al Responsable de la Biblioteca

Básica su revisión.

8. Recibe los libros, la Hoja - Inventario en original y copia,

así como la Carta de Envío y la Ficha Catalográfica, coteja

los títulos verificando que estos sean correctos y anota en la

Hoja - Inventario su nombre, fecha y firma.

9. Elabora la Ficha por cada libro recibido, las archiva en el

tarjetero correspondiente e ingresa los libros a la biblioteca.

Entrega al Director/a la Hoja - Inventario en original y

copia firmada de verificación de los libros recibidos.

10. Recibe la Hoja - Inventario en original y copia firmada por

el responsable de la Biblioteca, la firma, solicita a la

Secretaria envíe el original al Departamento de

Documentación Científica y devuelve al Responsable de

la Biblioteca la copia para su control y archivo.

11. Recibe la copia de la Hoja - Inventario firmada y archiva

junto con la Carta de Envío recibida del Departamento de

Documentación Científica.

12. Da a conocer entre sus compañeros del CIJ, UH o UTUH

los nuevos títulos recibidos para promover su consulta.

Archiva toda la documentación generada en la carpeta

correspondiente.

13. Recibe del CIJ, UH o UTUH el original de la Hoja -

Inventario firmada y archiva en la carpeta

correspondiente.

14. Termina procedimiento.

LIBROS, CARTA

ENVÍO, HOJA -

INVENT., FICHA

CATAL.

LIBROS, HOJA -

INVENTARIO,

CARTA ENVÍO,

FICHA CATAL.

FICHA CATAL.,

LIBROS,

HOJA -

INVENTARIO

HOJA -

INVENTARIO

HOJA -INVENT.,

CARTA ENVÍO

HOJA - INVENT.




10 de 19

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

DE DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA

BIBLIOTECA EN EL

CIJ, UH O UTUH

INICIA

A

1

1.1.1

1.1

1.1.2

1.2

Con base en las solicitudes de las áreas

normativas y en la compra anual de libros inicia las

gestiones para el envío de material técnico-científico, pudiéndose presentar 2

casos:

En este caso, solicita al personal se realicen los

trámites correspondientes con el Departamento de

Adquisiciones.

Recibe del Departamento de Adquisiciones el material requerido y solicita al Profesional Ejecutivo/a realice las

gestiones para su envío a los CIJ, UH o UTUH.

Material

Recibe la instrucción, realiza los trámites



SEA SOLICITADO

POR ADJUDICACIÓN

DIRECTA

SEA

SOLICITADO

POR

LICITACIÓN

PÚBLICA

1

En este caso, solicita al personal realice las

gestiones correspondientes con el

Departamento de Adquisiciones

QUE EL MATERIAL

SEA SOLICITADO

POR…?

1.1.3

Ficha Cat.

Recibe el material técnico-científico, realiza la Ficha Catalográfica y el proceso

técnico para cada uno, turna al Subjefe/a y

continúa el procedimiento en el punto no. 2

Material

1.1.1

Recibe la instrucción, realiza los trámites



1.2.1

Una vez realizado el proceso de Licitación

Pública por el Depto. de Adquisiciones, recibe

notificación para verificar el material y le solicita al Profesional Ejecutivo se

traslade al Almacén.




11 de 19

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA

BIBLIOTECA EN EL

CIJ, UH O UTUH

A

1.2.1.2.1

BLibros

Sol. Art. c.

Recibe del Almacén los libros junto con la copia

sellada de la Solicitud de Artículos al Almacén,

realiza la Ficha Catalog. y el proceso técnico, turna al Subjefe/a y continúa el

procedimiento.

1.2.1.1

En este caso, lo notifica al Departamento de

Adquisiciones mediante oficio para realizar los

cambios o la baja correspondiente. Termina

procedimiento.

NOSI

EL MATERIAL

CUMPLE

ESPECÍFICACIONES

…?

TERMINA

1.2.1.2

En este caso, elabora la Solicitud de Artículos al Almacén en original y 2

copias, recaba la firma de su Jefe/a y envía al

Almacén.

/2

Sol. Art.

Recibe la notificación, se traslada al Almacén y

revisa el material técnico-científico, pudiéndose

presentar 2 casos:

1.2.2




12 de 19

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA

BIBLIOTECA EN EL

CIJ, UH O UTUH

B

2

4

3

7

C

Recibe las Fichas Catalográficas, verifica, en

su caso solicita las adecuaciones

correspondientes y requiere al Profesional

Ejecutivo/a capture en el sistema las fichas.

Fichas

Catalográficas

1

Carta Envío

Ficha

Catalográfica

c.

Hoja-Inventario

Material

Empaqueta los libros para cada CIJ, UH o UTUH,

anexa al paquete la Hoja -Inventario en o. y c. junto con la muestra de la Ficha Catalográfica, elabora la Carta de Envío y turna al Jefe/a del departamento.

Ficha

Catalográficas

c.

Hoja-Inventario

Carta de Envío

Material

Recibe el (los) paquete (s) de libros junto con la Carta

de Envío, la Hoja-Inventario en o. y c., así

como la Ficha Catalográfica, solicita al

Responsable de la Biblioteca Básica su

revisión.

Hoja-Inventario

Fichas

Catalográficas

Captura la información de las Fichas en el sistema y elabora la Hoja-Inventario

en original y copia.

8

Recibe los libros, la Hoja- Inventario en o. y c., así

como la Carta de Envío y la Ficha Catalográfica,

coteja los títulos verificando que estos sean

correctos y anota en la Hoja de Inventario su nombre, fecha y firma.

Ficha

Catalográficas

Carta Envío

c.

Hoja-Inventario

Material

5

6

Recibe la Carta de Envío firmada, anexa la muestra de la Ficha Catalográfica, la Hoja - Inventario y envía por valija los paquetes de libros a cada CIJ, UH y

UTUH.

Carta Envío

Recibe la Carta de Envío, revisa, en su caso solicita

modificaciones, firma y devuelve al Profesional

Ejecutivo/a para su envío a cada unidad.

Material

Hoja-Inventario

Ficha

Catalográfica

Carta Envío




13 de 19

JEFE/A DEL DEPTO.

DE DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

SUBJEFE/A DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL

EJECUTIVO/A

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA

BIBLIOTECA EN EL

CIJ, UH O UTUH

TERMINA

Da a conocer entre sus compañeros del CIJ, UH o UTUH los nuevos títulos recibidos para promover su consulta. Archiva toda

la documentación generada en la carpeta

correspondiente.

11

Recibe la copia de la Hoja-Inventario firmada y archiva junto con la Carta

de Envío recibida del Departamento de


12

14

Documentación

Carta de Envío

Hoja-Inventario

c.

13

Hoja-Inventario

Recibe del CIJ, UH o UTUH el original de la

Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta

correspondiente.

910

c.

Elabora la Ficha por cada libro recibido, las archiva en el tarjetero e ingresa los libros a la biblioteca. Entrega al Director/a la

Hoja-Inventario en o. y c. firmada de verificación de

los libros recibidos.

Hoja-Inventario

Fichas

Catalográficas

Recibe la Hoja - Inventario en o. y c. firmada por el responsable de la Biblioteca, la firma, solicita a la Secretaria envíe el o. al Depto. de Documentación Científica y devuelve al Responsable de la Biblioteca la c. para su control y archivo.

c.

Hoja-Inventario

C



DESCRIPCION DE FORMATO

14 de 19

I. Nombre del Formato: FICHA CATALOGRÁFICA

II. Clave: s/n

III. Objetivo: Mantener identificados y catalogados los libros que

conforman las Bibliotecas Básicas de cada uno de los CIJ,

UH o UTUH.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el CIJ, UH o

UTUH.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un libro nuevo en la Biblioteca.

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Biblioteca del CIJ, UH o UTUH

VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica

IX. Observaciones:



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

15 de 19

1 CLASIFICACIÓN

Ejemplo:

E:220.b

S729d

El número de clasificación del libro.

2 NOMBRE DEL AUTOR:

Ejemplo:

Souza y Machorro, Mario

El nombre completo del autor del libro,

iniciando con el apellido paterno, materno y

nombre (s).

3 TITULO DEL LIBRO

Ejemplo:

Dinámica y evolución de la vida en pareja.

El nombre completo del libro.

4 PAIS

Ejemplo:

México

El país en el cual fue editado el libro.

5 EDITORIAL

Ejemplo:

Manual Moderno

El nombre de la editorial a la que pertenece el

libro.

6 AÑO DE PUBLICACIÓN

Ejemplo:

1996

El año en el que fue publicado el libro.

7 NO. DE PAGINAS

Ejemplo:

417p.

El total de páginas que contiene el libro.

8 NÚMERO INTERNACIONAL DEL

LIBRO

Ejemplo:

ISBN-968-426-708-8

El número de internacional con el que se

identifica el libro.

9 DESCRIPTORES O

ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA

Ejemplo: 1. TERAPIA-RELACIONES HUMANAS

2. PAREJA-RELACIÓN

Los Descriptores o Encabezamiento de

Materia, de acuerdo con la temática del libro.



EJEMPLAR DEL FORMATO

16 de 19

E.220.b S729D

Souza y Machorro, Mario Dinámica y Evolución de la vida en pareja. México: Manual Moderno, 1996 417P. ISBN-968-426-708-8 1. TERAPIA-RELACIONES HUMANAS 2. PAREJA-RELACIÓN

1

2

3

4

5 6 7

8

9




17 de 19

I. Nombre del Formato: HOJA-INVENTARIO

II. Clave: s/n

III. Objetivo: Llevar el control de los libros existentes en las Bibliotecas

Básicas de los CIJ, UH y UTUH.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el Departamento

de Documentación Científica.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que ingrese un libro nuevo a la Biblioteca.

VI. Integración del Formato: Original y copia

VII. Distribución: Original: Departamento de Documentación Científica

Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH


IX. Observaciones: Se utilizará el mismo formato para el ingreso de libros

donados y solamente se agrega al texto que dice Hoja

Inventario, la leyenda “Donación”.





18 de 19

1 Fecha El día, mes y año en la que se elabora el

formato.

2 CIJ, UH o UTUH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le

envía el formato.

3 Hoja No. El número consecutivo que corresponda a un

envío normal, de reposición o donación según

sea el caso.

4 Clasificación El número de clasificación que le corresponda

al libro.

5 Autor El nombre del autor del libro iniciando por el

apellido paterno, materno y nombre (s).

6 Titulo El título del libro

7 Editorial El nombre de la editorial que publica el libro.

8 Año El año de publicación del libro.

9 Fecha de Recibido El día, mes y año en que fue recibido el libro en

la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.

10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director/a

del CIJ, UH o UTUH.

11 Nombre y Firma del Responsable de la

Biblioteca Básica

El nombre y firma de recibido del Responsable

de la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH.




19 de 19

BIBLIOTECA BÁSICA

HOJA- INVENTARIO

Fecha: ____________________________

CIJ, UH o UTUH: _______________________________ Hoja No. ________

Clasificación Autor Título Editorial Año

________________________

Fecha de recibido

______________________________ _____________________________

Nombre y Firma Nombre y Firma

Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Bibliotecas Básicas

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.

Dirección de Investigación y Enseñanza

Subdirección de Capacitación

Departamento de Documentación Científica

1

2 3

4

5

6

7

8

9

10 11


PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS


INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 3

PROCEDIMIENTO 4

DIAGRAMA DE FLUJO 6

ANEXO:

Préstamo de Libros 9







1 de 11

OBJETIVO

Coordinar y controlar el préstamo de libros en las Bibliotecas Básicas a los usuarios de base de

cada Centro de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización o Unidades de Tratamiento

para Usuarios de Heroína, así como en el Centro de Capacitación, con la finalidad de mantener

completo el acervo bibliográfico y brindar un buen servicio.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.

NOTACIONES Y DEFINICIONES






Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca

Básica en cada CIJ, UH o UTUH.


Usuario de Base: Personal del equipo técnico-médico de base, que solicita para consulta,

material del acervo de las Bibliotecas Básicas.




2 de 11


Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica

- Supervisará que el formato Préstamo de Libros se envíe en tiempo y forma a todos los CIJ,

UH, UTUH y Centro de Capacitación para su control.


- Enviará en archivo electrónico a cada uno de los CIJ, UH o UTUH el formato “Préstamo de

Libros”, a fin de que en cada unidad se lleve el control del préstamo del material

bibliográfico.


- Será el único facultado para realizar el préstamo de los libros del acervo bibliográfico.

- Realizará el préstamo de libros a domicilio únicamente al personal de base, a través del

formato “Préstamo de Libros”, en caso de no contar con este formato, su registro y control lo

llevará en una libreta que contenga los mismos datos.

- Prestará los libros por un periodo máximo de 15 días naturales y únicamente 3 títulos por

persona a la vez, con derecho a una sola renovación por el mismo periodo.

- En el caso de personal de servicio social, voluntariado y público en general, consultará el

acervo dentro de las mismas instalaciones, y cuando soliciten el servicio de fotocopias, el costo

será pagado por el usuario.

- Realizará una revisión semanal de los registros de préstamo y notificará al personal de base sus

fechas de vencimiento para la entrega oportuna del material bibliográfico.




3 de 11

MATERIALES


ANEXOS

Formato Préstamo de Libros.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 11

USUARIO/A

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

USUARIO/A

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

USUARIO/A

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

1. Se presenta en la Biblioteca y solicita el servicio de

préstamo y/o consulta de material bibliográfico.

2. Recibe al usuario/a, le solicita su identificación oficial, y

proporciona el material de préstamo y/o consulta,

pudiéndose presentar 2 casos:

2.1 Que el material bibliográfico solicitado sea para

consultarlo internamente, en este caso, se lo entrega al

usuario/a

2.1.1 Recibe el material solicitado, lo consulta en la

misma biblioteca y lo devuelve al Responsable al

terminar de obtener su información.

2.1.2 Recibe el material, devuelve al usuario/a su

identificación y guarda el libro (s) en el lugar

correspondiente. Termina procedimiento.

2.2 Que el material bibliográfico solicitado sea para

consultarlo externamente, en este caso, le entrega al

usuario/a el formato Préstamo de Libros en original y

copia.

2.2.1 Recibe el formato Préstamo de Libros en original y

copia, lo requisita, firma y devuelve al

Responsable de la Biblioteca.

2.2.2 Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los

datos, anota la fecha de préstamo y de devolución,

entrega el material solicitado al usuario/a junto con

la copia del formato.

2.2.3 Archiva temporalmente el original del formato

Préstamo de Libros en el expediente

correspondiente.

IDENTIFICACIÓN

OFICIAL

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO,

IDENTIFICACIÓN

OFICIAL

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS,

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 11

USUARIO/A

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

USUARIO/A

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

3. Entrega al Responsable de la Biblioteca dentro de la fecha

establecida el material prestado, pudiéndose presentar 2

casos:

3.1 Que requiera el préstamo del material por más tiempo,

en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato

Préstamo de Libros al Responsable de la Biblioteca.

3.1.1 Recibe el material junto con la copia del formato

Préstamo de Libros, busca el original, firma de

recibido en ambos y archiva en la carpeta

correspondiente.

3.1.2 Elabora nuevo formato de Préstamo de Libros en

original y copia, requisita y anota la nueva fecha de

entrega, solicita al usuario/a su firma, le

proporciona la copia del formato y archiva el

original temporalmente. Regresa al punto no. 3

3.2 Que no requiera el préstamo del material por más

tiempo, en este caso, entrega la copia del formato


3.2.1 Recibe la copia del formato Préstamo de Libros,

busca el original, firma de recibido en ambos y

archiva en la carpeta correspondiente. Continúa el

procedimiento.

4. Coloca el material bibliográfico recibido en el lugar

correspondiente del estante.


MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

FORMATO

PRÉSTAMO DE

LIBROS

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO




6 de 11

USUARIO/A RESPONSABLE DE LA BIBLIOTECA

2.1.1

1 2

2.2.1

INICIA

Se presenta en la Biblioteca y solicita el servicio de préstamo y/o consulta de material

bibliográfico.

c.

Recibe el formato Préstamo de Libros en original y copia, lo requisita, firma y devuelve al


Préstamo de Libros

2.2

c.

Que el material bibliográfico solicitado sea para consultarlo externamente, en este caso, le entrega al usuario/a el formato Préstamo de Libros en original y copia.

Préstamo de Libros

Libro

Que el material bibliográfico solicitado sea para consultarlo internamente, en este caso, se lo

entrega al usuario/a.

2.1

LA CONSULTA ES…??

EXTERNA

INTERNA

2.1.2

Recibe el material, devuelve al usuario/a su identificación y guarda el libro (s) en el lugar

correspondiente. Termina procedimiento.

TERMINA

Recibe al usuario/a, le solicita su identificación oficial, y proporciona el material de préstamo y/o

consulta, pudiéndose presentar 2 casos:

Identificación

Recibe el material solicitado, lo consulta en la misma biblioteca y lo devuelve al Responsable al

terminar de obtener su información.

Libro

A

Libro




7 de 11


A

2.2.2

2.2.33

REQUIERE PRESTAMO DE MATERIAL

POR MÁS TIEMPO…?

SINO

3.1.1

Que requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Responsable

de la Biblioteca.

Préstamo de Libros c.

3.1

c.

3.1.2


3.2

Que no requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, entrega la copia del formato


Préstamo de Libros

Archiva temporalmente el original del formato Préstamo de Libros en el expediente

correspondiente.

c.

Préstamo de Libros

Recibe el material junto con la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de

recibido en ambos y archiva en la carpeta correspondiente.

Elabora nuevo formato de Préstamo de Libros en original y copia, requisita y anota la nueva fecha

de entrega, solicita al usuario/a su firma, le proporciona la copia del formato y archiva el

original temporalmente. Regresa al punto no. 3

Préstamo de Libros1

1

c.

Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los datos, anota la fecha de préstamo y de

devolución, entrega el material solicitado al usuario/a junto con la copia del formato.

Préstamo de Libros

Entrega al Responsable de la Biblioteca dentro de la fecha establecida el material prestado,



B




8 de 11


B

3.2.1

c.

Recibe la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y

archiva en la carpeta correspondiente. Continúa el procedimiento.

Préstamo de Libros

Coloca el material bibliográfico recibido en el lugar correspondiente del estante.

4

TERMINA

5




9 de 11

I. Nombre del Formato: PRÉSTAMO DE LIBROS

II. Clave: s/n

III. Objetivo: Mantener el control del préstamo de los libros que

conforman la Biblioteca Básica.


UTUH.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se presta un libro en la Biblioteca.


VII. Distribución: Original: Archivo de la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH

Copia: Usuario/a que solicita el libro

VIII. Forma de Llenado: Letra de molde

IX. Observaciones:





10 de 11

1 Clasificación El número que contiene la ficha de

identificación del libro solicitado.

2 Autor El nombre del autor del libro solicitado.

3 Título El título del libro solicitado.

4 Fecha de Préstamo El día, mes y año en que se está realizando el

préstamo del material bibliográfico.

5 Fecha de Devolución El día, mes y año en que deberá ser entregado

el material bibliográfico.

6 Nombre del Usuario El apellido paterno, materno y nombre (s) del

usuario/a que está solicitando el material.

7 Área de Adscripción: El nombre del área de adscripción a la que

pertenece el usuario/a.

8 No. de Empleado El número del usuario/a al que se le presta el

material bibliográfico.

9 Firma del Solicitante La firma del usuario/a al que se le presta el

material bibliográfico.




11 de 11




Departamento de Documentación Científica BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PRÉSTAMO DE LIBROS

1) Clasificación: ___________________________________________________________

2) Autor: _________________________________________________________________

3) Título: _________________________________________________________________

4) Fecha de Préstamo: _______________ 5) Fecha de Devolución: __________________

6) Nombre del Usuario: _____________________________________________________

7) Área de Adscripción: _____________________________________________________

8) Número de Empleado: ____________________________________________________

9) Firma del Solicitante: ______________________

1

2

3

4 5

6

7

8

9


PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS


INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 3

PROCEDIMIENTO 4

DIAGRAMA DE FLUJO 6

ANEXOS:

Informe del Servicio de Biblioteca Básica 8






PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN

DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

1 de 10

OBJETIVO

Llevar el registro y control de los usuarios internos y externos que consultan la Biblioteca

Básica, en cada uno de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,

Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, a través de una herramienta vía intranet

(Informe de Biblioteca Básica), que recopile la información necesaria, con la finalidad de

actualizar, evaluar y dar cuenta del proyecto.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Subdirección de Capacitación, Subdirecciones

Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de

Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.

NOTACIONES




Director/a del CIJ, UH o UTUH: Incluye al Director/a, Encargado/a y/o Responsables

DEFINICIONES










2 de 10



- Supervisará mensualmente el envío por correo electrónico del aviso dirigido a los CIJ, UH,

UTUH y Subdirecciones Regionales en el que se especifican los detalles para requisitar el

Informe del Servicio de Biblioteca Básica a través de Intranet.


- Revisará y dará seguimiento los primeros 3 días de cada mes, al registro de la información

contenida en el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, de cada uno de los CIJ,

UH y UTUH, a través de la intranet.


- Llevará el registro, control y seguimiento del servicio de usuarios internos y externos en la

Biblioteca Básica.

- Requisitará mensualmente el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, a través de la

Intranet y notificará al Departamento de Documentación Científica para su revisión y

seguimiento.


- Verificará que el Responsable de la Biblioteca Básica, lleve el registro y control de los

usuarios que acuden al CIJ, UH o UTUH.

- Revisará mensualmente la información contenida en el formato Informe del Servicio de

Biblioteca Básica y verificará que sea enviado vía intranet al Departamento de






3 de 10

MATERIALES


Informe del Servicio de Biblioteca Básica

ANEXOS

Formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 10

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

1. Elabora oficio de notificación para requisitar el formato

Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, dirigido a los

CIJ, UH y UTUH, en el que especifica los detalles para su

ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Jefe/a

del Departamento de Documentación Científica.

2. Recibe el oficio en el que se notifica a los Directores/as de

los CIJ, UH o UTUH requisiten mensualmente el formato

Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, a través de la

Intranet.

3. Solicita al Profesional Ejecutivo/a envíe por correo

electrónico a los CIJ, UH y UTUH el oficio de

notificación.

4. Recibe el oficio firmado, escanea, y lo envía vía correo

electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de

recibido.

5. Recibe correo electrónico, responde de recibido e imprime

el oficio y lo notifica al Responsable de la Biblioteca.

6. Recibe el oficio con las especificaciones para el ingreso a

Intranet y accesa al sistema para conocerlo.

7. Requisita el formato Informe del Servicio de Biblioteca

Básica de las personas que acudieron durante el mes y

notifica al Director para su visto bueno.

8. Revisa el formato Informe del Servicio de Biblioteca

Básica, en su caso solicita modificaciones y da su visto

bueno para su envío al Departamento de Documentación

Científica.

9. Recibe el formato Informe del Servicio de Biblioteca

Básica, revisa la información y en su caso realiza

aclaraciones con el Responsable de la Biblioteca Básica

correspondiente.

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO

FTO. INFORME

FTO. INFORME

FTO. INFORME





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 10

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

10. Captura la información del formato Informe del Servicio

de Bibliotecas Básicas en la base de datos por

Subdirección Regional, para su posterior análisis y

archivo.

11. Genera mensualmente el Informe de usuarios internos y

externos, temas consultados y nivel de instrucción por

Subdirección Regional, a nivel nacional y turna al Jefe/a

del Departamento.

12. Recibe el Informe de usuarios internos y externos, analiza

y en caso de no haber modificaciones, lo envía a la

Subdirección de Capacitación, para su conocimiento.

13. Con base en los informes mensuales, realiza el Informe

trimestral y Ejecutivo Anual de usuarios internos y

externos, por temas consultados y nivel de instrucción de

usuarios por Subdirección Regional a nivel nacional,

mismo que turna al Jefe/a del Departamento.

14. Recibe el Informe Ejecutivo Anual de usuarios internos y

externos, analiza y en caso de no haber modificaciones lo

envía a la Subdirección de Capacitación, para su

conocimiento.

15. Realiza el reporte de evaluación anual de los servicios de

Biblioteca Básicas referente a los temas más consultados

por Subdirección Regional.

16. Elabora un listado de libros de acuerdo con los resultados

de los temas consultados, a fin de solicitarlos y enriquecer

el acervo bibliográfico que turna al jefe/a del

Departamento.


FTO. INFORME

INFORME DE

USUARIOS

INFORME DE

USUARIOS

INFORME TRIM.,

EJECUTIVO

ANUAL

INFORME

EJECUTIVO

ANUAL

LISTADO DE

LIBROS





6 de 10

PROFESIONAL EJECUTIVO/A

DEPTO. DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA

BIBLIOTECA BÁSICA EN EL

CIJ, UH O UTUH

INICIA

1 2

34

7

5 6

Requisita el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica de las personas que acudieron durante el mes y notifica al Director para su visto bueno.

Recibe correo electrónico, responde de recibido e imprime el oficio y lo notifica al Responsable de la Biblioteca

Fto. Inf. Serv. BB

Oficio

Oficio

Elabora oficio de notificación para requisitar el formato Informe del Servicio de BB, dirigido a los CIJ, UH y UTUH, en el que especifica los detalles para su ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Jefe/a del Depto.

8

Revisa el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, en su caso solicita modificaciones y da su visto bueno para su envío al Departamento de Documentación Científica.

Fto. Inf. Serv. BB

A

Oficio

Solicita al Profesional Ejecutivo/a envíe por correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH el oficio de notificación

9

Recibe el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, revisa la información y en su caso realiza aclaraciones con el Responsable de la Biblioteca Básica correspondiente.

Fto. Inf. Serv. BB

Recibe el oficio en el que se notifica a los Directores/as de los CIJ, UH o UTUH requisiten mensualmente el formato Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, a través de la Intranet

Oficio

Recibe el oficio con las especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al sistema para conocerlo.

Oficio

Oficio

Recibe el oficio firmado, escanea, y lo envía vía correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de recibido





7 de 10

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

A

10

Genera mensualmente el Informe de usuarios internos y externos, temas consultados y nivel de instrucción por Subdirección Regional, a nivel nacional y turna al Jefe/a del Departamento.

Inf. de Usuarios

1112

13

14

TERMINA

Captura la información del formato Informe Trimestral del Servicio de Bibliotecas Básicas en la base de datos por Subdirección Regional, para su posterior análisis y archivo.

Fto. Inf. Serv. BB

Recibe el Informe de usuarios internos y externos, analiza y en caso de no haber modificaciones, lo envía a la Subdirección de Capacitación, para su conocimiento

Inf. de Usarios

Inf. Usuarios Anual

Con base en los informes mensuales, realiza el Informe trimestral y Ejecutivo Anual de usuarios internos y externos, por temas consultados y nivel de instrucción de usuarios por Subdirección Regional a nivel nacional, mismo que turna al Jefe/a del Departamento.

Inf. de Usuarios

17

15

Realiza el reporte de evaluación anual de los servicios de Biblioteca Básicas referente a los temas más consultados por Subdirección Regional.

16

Elabora un listado de libros de acuerdo con los resultados de los temas consultados, a fin de solicitarlos y enriquecer el acervo bibliográfico que turna al jefe/a del Departamento.

Recibe el Informe Ejecutivo Anual de usuarios internos y externos, analiza y en caso de no haber modificaciones lo envía a la Subdirección de Capacitación, para su conocimiento.

Inf. Usuarios Anual




8 de 10

I. Nombre del Formato: INFORME TRIMESTRAL DEL SERVICIO DE

BIBLIOTECA BÁSICA

II. Clave: s/n

III. Objetivo: Llevar el control de los usuarios internos y externos que

asisten a la Biblioteca Básica en cada uno de los CIJ, UH

o UTUH.


UTUH.

V. Periodicidad de su Elaboración: Mensualmente.

VI. Integración del Formato:

VII. Distribución: Departamento de Documentación Científica

VIII. Forma de Llenado: Por sistema.

IX. Observaciones: Este formato deberá ser llenado a través de la Intranet y

enviado al Departamento de Documentación Científica.





9 de 10

1

Adscripción:

La Subdirección Regional a la que pertenece el

CIJ, UH o UTUH que esta requisitando el

formato.

2 Nombre: El nombre, apellido paterno, materno y nombre

(s) del responsable de la biblioteca en el CIJ,

UH o UTUH.

3 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el informe.

4 Usuarios que utilizaron el servicio de

biblioteca básica:

El total tanto de usuarios internos como de

externos que utilizaron el servicio de biblioteca

básica.

5 Temas más consultados: Una X en el tema que corresponda, de acuerdo

con lo más consultado por los usuarios.

6 Nivel de instrucción del usuario: Una X en el nivel de educación




10 de 10


PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS


INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 4

REFERENCIAS 4

PROCEDIMIENTO 5

DIAGRAMA DE FLUJO 9

ANEXO







PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO

DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

1 de 16

OBJETIVO

Realizar cada dos años, el inventario físico de libros de las Bibliotecas Básicas de los Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína y del Centro de Capacitación, a fin de mantenerlo actualizado y contar con el registro

del material bibliográfico que las conforma.

ALCANCE


Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.










Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada

libro y plasmar el sello de pertenencia a la Institución.

Usuario de Base: Personal del equipo médico-técnico de base, que solicita para consulta,

material del acervo de las Bibliotecas Básicas.






2 de 16



- Custodiará conjuntamente con el (los) Responsable (s) de la Biblioteca Básica, el acervo

bibliográfico, así como su buen uso y en su caso, será el responsable de la reposición de los

faltantes.

- Coordinará la realización del inventario físico de la Biblioteca Básica, cada dos años.

- Devolverá cotejados los registros del inventario, al Departamento de Documentación

Científica, a más tardar en un mes, a partir de la fecha en la que se le solicite, de acuerdo con

el siguiente ejemplo:

Año Hojas No.

2006 01/2006 a la 34/2006

2007 01/2007 a la 28/2007

2008 01/2008 a la 08/2008

2009 01/2009 a la 12/2009

2010 01/2010 a la 04/2010

2011 01/2011 a la 06/2011

2012 01/2012

2013 01/2013 a la 08/2013

2014 01/2014 a la 02/2014

2015 01/2015 a la 05/2015

2016 01/2016

2017 01/2017 a la 03/2017

2018 01/2018 a la 09/2018

2019 01/2019

- Supervisará que la reposición de los libros faltantes se realice en un plazo no mayor de 15 días

hábiles, a partir de la fecha en que estos son detectados. En caso de no adquirir el título

requerido, deberá reponerse con otro libro equivalente en contenido y costo que seleccione el

Departamento de Documentación Científica.





3 de 16

Responsable de Biblioteca Básica

- Realizará el inventario físico, cotejando que los libros existentes coincidan con los

mencionados en las hojas de Inventario.


- Autorizará la compra de otro libro equivalente en contenido y costo, en caso de que el libro

faltante se encuentre descontinuado.





4 de 16

MATERIALES

Material Bibliográfico que conforma las Bibliotecas Básicas


Formato Préstamo de Libros

Oficios de entrega de Inventario

Oficio de reposición de libros

REFERENCIAS

Ley General de Bibliotecas Públicas


ANEXOS

Hoja - Inventario





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 16

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

1. Solicita mediante oficio al Director/a del CIJ, UH o UTUH,

realice el Inventario físico del acervo de la Biblioteca

Básica, en el que especifica los detalles para su ingreso a la

Intranet y descarga del mismo; turna al Profesional

Ejecutivo/a para que lo envíe por correo electrónico.

2. Recibe la instrucción y el oficio firmado, escanea y lo envía

por correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando

acuse de recibo y en su caso realizar el seguimiento vía

telefónica.

3. Recibe el oficio por correo electrónico, confirma recepción

e imprime y solicita a la secretaria selle el oficio de acuse y

devuelva escaneado por correo al Departamento de


4. Imprime 2 juegos de la Hoja - Inventario, revisa y solicita al

Responsable de la Biblioteca realice el inventario físico.

5. Recibe 2 juegos de la Hoja - Inventario y oficio con las

especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al

sistema. Solicita la devolución de los libros prestados a los

usuarios y coteja los listados contra las existencias físicas

del material, pudiéndose presentar 2 casos:

5.1 Que el acervo bibliográfico este completo, en este caso,

firma los 2 juegos de las Hojas - Inventario y entrega al

Director/a del CIJ, UH o UTUH. Continúa en el punto

no. 12

5.2 Que el acervo bibliográfico este incompleto, en este

caso, revisa los formatos Préstamo de Libros,


OFICIO Y

ARCHIVO DE

INVENTARIO

OFICIO Y

ARCHIVO DE

INVENTARIO

OFICIO Y

ARCHIVO DE

INVENTARIO

HOJA-

INVENTARIO

HOJA-

INVENTARIO,

LISTADOS

HOJAS

INVENTARIO

FTO. PRÉSTAMO

DE LIBROS





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 16

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA EN

EL CIJ, UH O

UTUH

5.2.1 Que el faltante si este avalado por un formato

Préstamo de Libros, en este caso, lo notifica por

escrito al Director/a, anexa el formato

correspondiente con los datos del usuario/a que no

devolvió el material.

5.2.1.1 Recibe la notificación y el formato Préstamo de

Libros, revisa y solicita al usuario/a la

devolución del material, pudiéndose presentar 2

casos:

5.2.1.1.1 Que el usuario/a si devuelva el material

prestado, en este caso, lo entrega al


5.2.1.1.1.1 Recibe el material, lo integra en la

Biblioteca, firma los 2 juegos de la

Hoja - Inventario y turna al Director

del CIJ, UH o UTUH. Continua en el

punto no. 12

5.2.1.1.2 Que el usuario/a no devuelva el material

prestado, en este caso, le solicita la

reposición física del libro.

5.2.1.1.2.1 Recibe la reposición del libro, lo

notifica al Departamento de

Documentación Científica y se lo

envía por valija. Continua en el punto

no. 6

5.2.2 Que el faltante no esté avalado por un formato

Préstamo de Libros, en este caso, lo notifica por

escrito al Director/a.

FTO. PRÉSTAMO

DE LIBROS

FTO. PRÉSTAMO

DE LIBROS

MATERIAL

MATERIAL,

HOJAS DE

INVENTARIO

MATERIAL

FTO. PRÉSTAMO

DE LIBROS Y

OFICIO DE

FALTANTE





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 16

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

5.2.2.1 Recibe notificación y envía oficio al

Departamento de Documentación Científica en

el que le hace saber acerca del faltante y que se

compromete a reponerlo, pudiéndose presentar

2 casos:

5.2.2.1.1 Que el material sea adquirido, en este

caso, lo envía por valija al Departamento

de Documentación Científica y continúa

en el punto no. 6

5.2.2.1.2 Que el material este agotado o

descatalogado, en este caso, solicita al

Departamento de Documentación

Científica el título de otro material

equivalente en contenido y costo.

5.2.2.1.2.1 Adquiere el material y lo envía por

valija al Departamento de

Documentación Científica y

continúa el procedimiento.

6. Recibe en el plazo establecido el nuevo material, realiza la

baja de los libros extraviados en la Hoja - Inventario y

actualiza el sistema.

7. Realiza el proceso técnico, integra el nuevo título en la

Hoja - Inventario e imprime en 2 tantos.

8. Elabora la muestra de la Ficha Catalográfica del nuevo

material y envía al CIJ, UH o UTUH correspondiente, junto

con el libro y 2 juegos de la Hoja - Inventario.

9. Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y la

Hoja - Inventario en 2 juegos, que turna al Responsable de

la Biblioteca Básica.

OFICIO DE

FALTANTE

MATERIAL

MATERIAL

MATERIAL Y

HOJA - INV.

MATERIAL,

HOJAS - INV.

FICHA

CATALOGRÁF.,

MATERIAL Y

HOJA - INV.

FICHA

CATALOGRÁF.,

MATERIAL Y

HOJA - INV.





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 16

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

BÁSICA EN CIJ,

UH O UTUH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

BÁSICA EN CIJ,

UH O UTUH

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

10. Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y 2

juegos de la Hoja - Inventario, coteja la información, las

firma y devuelve al Director/a.

11. Elabora la Ficha Catalográfica, la anexa en el material y lo

guarda en el estante correspondiente.

12. Recibe los 2 juegos de la Hoja del Inventario firmado,

firma en cada una y solicita a la Secretaria elabore el

oficio para su envío al Departamento de Documentación

Científica.

13. Entrega el otro juego de la Hoja - Inventario al


14. Recibe la Hoja - Inventario firmadas y archiva en la

carpeta correspondiente para su control.

15. Recibe la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta

correspondiente.


MATERIAL,

FICHA

CATALOGRÁF.,

HOJA - INV.

FICHA

CATALOGRAF.,

MATERIAL

HOJA - INV.

HOJA - INV.

HOJA - INV.

HOJA - INV.





9 de 16

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

INICIA

1 2 3

4

Recibe la instrucción y el oficio firmado, escanea y lo envía por correo electronico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de recibo y en su caso realizar el seguimiento vía telefonica.

5.1

5

En este caso, firma los 2 juegos de las Hojas - Inventario y entrega al Director/a del CIJ, UH o UTUH. Continúa en el punto no. 12

c.

Oficio

Solicita mediante oficio al Director/a del CIJ, UH o UTUH, realice su Inventario Fisico del acervo de la Biblioteca Básica, en el que específica los detalles para su ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Profesional Ej. para que lo envíe por correo elec.

Recibe el oficio por correo electronico, confirma recepción e imprime y solicita a la Secretaria selle oficio de acuse y devuelve escaneado por correo al Depto. De Documentación Científica.

5.2

En este caso, revisa los formatos Préstamo de Libros, pudiéndose presentar 2 casos:

Fto. Préstamo Libros

A

Hoja - Inv. 2

Hoja - Inv. 1

Imprime 2 juegos de la Hoja - Inventario, revisa y solicita al Responsable de la Biblioteca realice el inventario físico.

Recibe 2 juegos de la Hoja - Inventario y oficio con las especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al sistema. Solicita la devolución de los libros prestados a los usuarios y coteja los listados contra las existencias fisicas del material, pudiéndose presentar 2 casos:

c.

Oficio

ACERVO BIBLIOGRÁFICO

ESTA COMPLETO?

Hojas de Inv. 2

Hojas de Inv. 1

Si

1

No

c.

Oficio

Hojas - Inv. 2

Hojas - Inv. 1





10 de 16

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

A

5.2.1.1.1.1

Recibe la reposición del libro, lo notifica al Departamento de Documentación Científica y se lo envía por valija. Continua en el punto no. 6

Material

5.2.1.1.2.1

5.2.1.1.2

5.2.2

En este caso, le solicita la reposición física del libro.

En este caso, lo notifica por escrito al Director/a.

5.2.1

En este caso, lo notifica por escrito al Director/a, anexa el formato correspondiente con los datos del usuario/a que no devolvió el material.

5.2.1.1

FALTANTE AVALADO POR

FORMATO?


Si

1

No

5.2.1.1.1

En este caso, lo entrega al Responsable de la Biblioteca.

USUARIO DEVUELVE EL

MATERIAL?

SiNo

Hoja - Inv. 2

Hoja - Inv. 1

Recibe el material, lo integra en la Biblioteca, firma los 2 juegos de la Hoja - Inventario y turna al Director del CIJ, UH o UTUH. Continua en el punto no. 12

Material

Material

Recibe la notificación y el formato Préstamo de Libros, revisa y solicita al usuario/a la devolución del material, pudiéndose presentar 2 casos:


2

B





11 de 16

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

B

5.2.2.1

Adquiere el material y lo envía por valija al Departamento de Documentación Científica y continúa el procedimiento.

Material

5.2.2.1.2.1

5.2.2.1.2

En este caso, solicita al Departamento de Documentación Científica el título de otro material equivalente en contenido y costo.

2

5.2.2.1.1

En este caso, lo envía por valija al Departamento de Documentación Científica y continúa en el punto no. 6

EL MATERIAL SEA…?

AdquiridoAgotado o Descatalogdo

Material

C

Recibe notificación y envía oficio al Departamento de Documentación Científica en el que le hace saber acerca del faltante y que se compromete a reponerlo, pudiéndose presentar 2 casos:

Oficio





12 de 16

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

C

6

98

2

7

Hojas de Inv. 2

Hojas de Inv. 1

Elabora la muestra de la Ficha Catalográfica del nuevo material y envía al CIJ, UH o UTUH correspondiente, junto con el libro y 2 juegos de las Hojas del Inventario.


D

Recibe en el plazo establecido el nuevo material, realiza la baja de los libros extraviados en la Hoja - Inventario y actualiza el sistema.

Material

Hoja - Inv. 2

Hoja - Inv. 1


Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y la Hoja - Inventario en 2 juegos, que turna al Responsable de la Biblioteca Básica.

Realiza el proceso técnico, integra el nuevo título en la Hoja de Inventario e imprime en 2 tantos.

Hoja - Inv. 2

Hoja - Inv. 1

Material

11

Material


Elabora la Ficha Catalográfica, la anexa en el libro y lo guarda en el estante correspondiente.

Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y 2 juegos de la Hoja - Inventario, coteja la información, las firma y devuelve al Director/a.

10

Hoja - Inv. 2

Hoja - Inv. 1


Material





13 de 16

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL CIJ,

UH O UTUH

RESPONSABLE DE LA


CIJ, UH O UTUH

D

13 14

15

12

Entrega el otro juego de las Hojas del Inventario al Responsable de la Biblioteca.

Hojas de Inv.

1

TERMINA

Recibe los 2 juegos de la Hoja - Inventario firmado, firma en cada una y solicita a la Secretaria elabore el oficio para su envío al Departamento de Documentación Científica.

Hoja de Inv. 2

Hoja de Inv. 1

Hoja - Inv.

Recibe un juego de la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta correspondiente para su control

Recibe un juego de la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta correspondiente.

Hoja - Inv.

16




14 de 16


II. Clave: s/n








Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH



donados y los de reposición y solamente se agrega al texto

que dice Hoja de Inventario, la leyenda “Donación”.





15 de 16


formato.

2 CIJ, UH o UTPPCH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le

envía el formato.


envío normal o donación según sea el caso.


al libro.








10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director del

CIJ, UH o UTUH.


Biblioteca Básica






16 de 16

BIBLIOTECA BÁSICA

HOJA- INVENTARIO

Fecha: ____________________________



________________________

Fecha de recibido

______________________________ _____________________________


Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Bibliotecas Básicas





1

2 3

4

5

6

7

8

9

10 11


PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL ACERVO EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS

CODIGO: ME-UNIDAD/DEDC-005-A1

INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 4

REFERENCIAS 4

PROCEDIMIENTO 5

DIAGRAMA DE FLUJO 11

ANEXO:








1 de 20

OBJETIVO

Organizar y mantener completo el acervo de las Bibliotecas Básicas en cada uno de los Centros

de Integración Juvenil, Unidades Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína, a fin de dotarlos del material necesario para su consulta, y en su caso gestionar y

coordinar el proceso de reposición de los faltantes.

ALCANCE


Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.






Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el acervo

bibliográfico con el que cuenta la Institución.

Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca Básica

en cada CIJ, UH o UTUH.

Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada libro y

plasmar el sello de pertenencia a la Institución.


Acta de Entrega-Recepción: Documento elaborado por la Subdirección de Recursos Humanos

cada vez que se presenta una renuncia o cambio de adscripción de mandos medios,

mediante la cual se formaliza la entrega del puesto, de la documentación, del mobiliario,

así como de los libros a su resguardo.

Acta de Entrega de Bibliotecas Básicas: Documento elaborado por el Director/a, Encargado/a

y/o Responsable, en caso de cierre del CIJ, UH o UTUH mediante la cual se formalizará

la entrega del material bibliográfico al Departamento de Documentación Científica.




2 de 20



- Entregará en archivo electrónico las Hojas - Inventario que conforman la Biblioteca Básica, que

le sean solicitadas por el Director/a del CIJ, UH o UTUH, a fin de que esta sea cotejada con las

existencias físicas y quede asentado el resultado en el Acta de Entrega-Recepción.

- Notificará al Director/a del CIJ, UH o UTUH (sólo en el caso de reubicación o cierre de la

unidad operativa), que cuenta con 15 días hábiles, para la reposición de los faltantes de material

bibliográfico.

- Recomendará al Director/a del CIJ, UH o UTUH la compra de otro libro equivalente en

contenido y costo, en caso de que el libro faltante se encuentre descontinuado.


- Verificará el cotejo de las Hojas - Inventario contra el inventario físico, en presencia de la

Subdirección de Recursos Humanos o persona responsable de realizar el Acta de Entrega-

Recepción, a fin de verificar los faltantes en la Biblioteca Básica.

- En el caso de reubicación o cierre del CIJ, UH o UTUH, repondrá dentro de los 15 días hábiles

establecidos el material bibliográfico faltante en el acervo de la Biblioteca Básica.

- En el caso de renuncia, los faltantes de material bibliográfico le serán descontados directamente

de su finiquito, a fin de realizar la reposición de los mismos.

- En el caso de cierre del CIJ, UH o UTUH, realizará el Acta de Entrega de la Biblioteca Básica,

dirigida al Departamento de Documentación Científica.

- Solicitará al Departamento de Documentación Científica, en caso de que algún libro este

agotado o descatalogado, el título de otro material equivalente en contenido y costo.




3 de 20


- Realizará el cotejo de las Hojas - Inventario recibidas del Departamento de Documentación

Científica contra el inventario físico de la Biblioteca Básica, en presencia del Director/a y de la

Subdirección de Recursos Humanos (en su caso) o persona responsable de realizar el Acta

Entrega-Recepción, a fin de verificar los faltantes.

Subdirección de Recursos Humanos o Personal encargado de realizar el Acta de Entrega-

Recepción por renuncia o reubicación

- En el caso de baja del Director/a del CIJ, UH o UTUH, elaborará el Acta correspondiente,

especificando el resultado del cotejo del inventario físico del acervo que conforma la Biblioteca

Básica, mismo que notificará por escrito al Departamento de Documentación Científica.

Subdirección de Recursos Humanos (Departamento de Nóminas e Impuestos)

- Realizará el descuento del material faltante en la Biblioteca Básica a cargo del Director/a

correspondiente, en el finiquito, a fin de que este (os) libro (s) sea (n) repuesto (s).




4 de 20

MATERIALES

Notificación de renuncia o reubicación del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en su caso.

Notificación de cierre del CIJ, UH o UTUH, en su caso.

Acervo de las Bibliotecas Básicas.

Acta de Entrega-Recepción, sólo en caso de baja del Director del CIJ, UH o UTUH.

Acta de Entrega-Recepción de Biblioteca Básica, solo en caso de cierre del CIJ, UH o UTUH.

Requisición de Bienes o Servicios.

Cotización de libros para reposición.

Ficha Catalográfica.

REFERENCIAS

Ley General de Bibliotecas Públicas


ANEXOS

Hoja - Inventario




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 20

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE

ACTA ENTREGA-

RECEPCIÓN SRH

1. Recibe por correo electrónico la solicitud de las Hojas -

Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente y las

solicita al Profesional Ejecutivo/a.

2. Recibe la instrucción y envía en archivo electrónico al Jefe

del Departamento, las Hojas de Inventario del CIJ, UH o

UTUH correspondiente.

3. Recibe el archivo electrónico de las Hojas - Inventario del

CIJ, UH o UTUH correspondiente, revisa y envía,


3.1 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material

de Bibliotecas Básicas por baja del Director/a del CIJ,

UH o UTUH, en este caso, se le envía por correo

electrónico las Hojas - Inventario.

3.1.1 Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas

- Inventario y lleva a cabo el proceso

correspondiente en el CIJ, UH o UTUH.

3.1.2 Realiza el cotejo del material con el Responsable de

la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:

3.1.2.1 Que el material este completo, en este caso,

lo especifica en el Acta de Entrega

Recepción y recaba la firma de los presentes.

3.1.2.1.1 Firma con el Responsable de la

Biblioteca en las Hojas - Inventario y

envía al Departamento de


HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

MATERIAL

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

HOJAS -

INVENTARIO




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

6 de 20

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

RESPONSABLE

ACTA ENTREGA-

RECEPCIÓN

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEPTO. DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE

ACTA ENTREGA-

RECEPCIÓN

3.1.2.1.2 Recibe las Hojas - Inventario firmado y

archiva en el expediente

correspondiente para su control.


3.1.2.2 Que el material este incompleto, en este caso,

especifica en el Acta de Entrega-Recepción,

el título del material faltante, recaba la firma

de los presentes y notifica al Departamento


3.1.2.2.1 Recibe notificación de títulos faltantes

y solicita al Profesional Ejecutivo/a

realice la cotización de los mismos.

3.1.2.2.2 Recibe la notificación, realiza la

cotización de los títulos solicitados,

elabora oficio especificando los montos

y turna al Jefe/a del Departamento.

3.1.2.2.3 Recibe la cotización junto con el oficio

dirigido a la Subdirección de Recursos

Humanos, en el que se especifica el

monto de los títulos faltantes y lo turna

al Responsable de la elaboración del

Acta de Entrega Recepción

correspondiente.

3.1.2.2.4 Recibe el oficio que contiene el monto

de los títulos faltantes, lo anexa en el

Acta y turna al Departamento de

Nóminas e Impuestos, a fin de que sea

descontado en el finiquito

correspondiente.

HOJAS -

INVENTARIO Y

ACTA ENT. REC

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

COTIZACIONES

Y OFICIO DE

MONTOS

COTIZACIONES

Y OFICIO DE

MONTOS

OFICIO DE

MONTOS, ACTA

ENT.-RECEP.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 20

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEPTO. DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

RESPONSABLE

ACTA ENTREGA-

RECEPCIÓN

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

3.1.2.2.5 Actualiza el sistema del inventario de

material bibliográfico del CIJ, UH o

UTUH correspondiente y da de baja los

títulos faltantes. Termina

procedimiento.

3.2 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material

de Bibliotecas Básicas por reubicación del Director/a

del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo

electrónico las Hojas del Inventario.

3.2.1 Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas

del Inventario y lleva a cabo el proceso

correspondiente en el CIJ, UH o UTUH. Termina

Procedimiento.

3.2.2 Realiza el cotejo del material con el Responsable de

la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:

3.2.2.1 Que el acervo bibliográfico este completo,

en este caso, lo especifica en el Acta de

Entrega Recepción.

3.2.2.1.1 Firma el Director/a del CIJ, UH o

UTUH y el Responsable de la

Biblioteca en las Hojas - Inventario y

envía al Departamento de


3.2.2.1.2 Recibe las Hojas - Inventario firmado y

archiva en el expediente

correspondiente para su control.


HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

ACERVO

BIBLIOGRÁFICO,

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 20

RESPONSABLE

ACTA ENTREGA-

RECEPCIÓN SRH

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

3.2.2.2 Que el acervo bibliográfico, este

incompleto, en este caso, le comenta al

Director/a que cuenta con 15 días hábiles

para la reposición del material, mismo que

deberá enviar al Departamento de

Documentación Científica, lo especifica en

el Acta de Entrega Recepción y recaba la

firma de los presentes.

3.2.2.2.1 Notifica al Departamento de

Documentación Científica el faltante

del material y solicita realice el

seguimiento correspondiente.

3.2.2.2.2 Recibe del Director/a del CIJ, UH o

UTUH la reposición del material

faltante y turna al Profesional Ejecutivo

para realizar el proceso técnico

correspondiente.

3.2.2.2.3 Recibe el material bibliográfico del

CIJ, UH o UTUH correspondiente,

actualiza el sistema del inventario y da

de baja los títulos extraviados.

Continúa en el punto no. 4

3.3 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del acervo

bibliográfico de Bibliotecas Básicas por cierre del CIJ,

UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico

las Hojas - Inventario al Director/a solicitante.

3.3.1 Recibe el correo electrónico que contiene el

archivo de las Hojas - Inventario e imprime.

3.3.2 Coteja conjuntamente con el Responsable de la

Biblioteca el listado del inventario contra el

material físico, pudiéndose presentar 2 casos:

ACTA DE

ENTREGA

RECEPCIÓN

MATERIAL

MATERIAL

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO

HOJAS -

INVENTARIO Y

ACERVO BIB.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 20

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

DIRECTOR DEL

CIJ, UH O UTUH

3.3.2.1 Que el acervo bibliográfico este completo, en

este caso, elabora el Acta de Entrega

Recepción y firman tanto en el Acta como en

las Hojas - Inventario.

3.3.2.1.1 Solicita a la Secretaria elabore oficio

dirigido al Departamento de

Documentación Científica para el envío

del acervo bibliográfico.

3.3.2.1.2 Firma el oficio en el que se especifica

la entrega del acervo bibliográfico y

solicita a la Secretaria lo envíe al


Científica junto con las Hojas -

Inventario firmadas.

3.3.2.1.3 Recibe el acervo bibliográfico del CIJ,

UH o UTUH junto con las Hojas -

Inventario firmado y copia del Acta de

Entrega Recepción y notifica al Jefe/a

del Departamento. Termina

Procedimiento.

3.3.2.2 Que el acervo bibliográfico este incompleto,

en este caso, elabora el Acta de Entrega

Recepción especificando los faltantes.

3.3.2.2.1 Elabora oficio dirigido al


Científica en el que notifica el material

faltante y que se compromete a

reponerlo.

3.3.2.2.2 Envía el acervo bibliográfico existente

al Departamento de Documentación

Científica junto con las Hojas -

Inventario firmado y copia del Acta de

Entrega Recepción.

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

OFICIO PARA

ENTREGA DEL

ACERVO

OFICIO PARA

ENTREGA DEL

ACERVO Y

HOJAS -

INVENTARIO

ACERVO BIBL.,

HOJAS -

INVENTARIO Y

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

OFICIO DE

FALTANTE DE

MATERIAL

ACERVO BIBL.,

HOJAS -

INVENTARIO Y

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN

ACERVO




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 20

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

DIRECTOR DEL

CIJ, UH Y UTUH

JEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

3.3.2.2.3 Recibe el acervo bibliográfico del CIJ,

UH o UTUH junto con la copia del

Acta de Entrega Recepción y las Hojas

- Inventario, notifica al Jefe/a del

Departamento.

3.3.2.2.4 Adquiere el material y envía por valija

al Departamento de Documentación

Científica.

3.3.2.2.5 Recibe del Director/a del CIJ, UH o

UTUH la reposición del material

faltante y turna al Profesional

Ejecutivo/a para realizar el proceso

técnico correspondiente

3.3.2.2.6 Recibe el material bibliográfico del

CIJ, UH o UTUH correspondiente,

actualiza el sistema del inventario y da

de baja los títulos extraviados.

4 Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico

e ingresa los nuevos títulos, en su caso.

5 Realiza el proceso técnico del nuevo material para ser

ingresado a la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH,

imprime las Hojas - Inventario actualizado y envía al nuevo

Director/a, así como los libros repuestos junto con las

Fichas Catalográficas.

6 Archiva en el expediente correspondiente la documentación

generada en el procedimiento para su control.

7 Termina procedimiento.

BIBLIOGRÁFICO,

ACTA ENTREGA

RECEPCIÓN Y

HOJAS -

INVENTARIO

MATERIAL

MATERIAL

MATERIAL

HOJAS -

INVENTARIO

DOCUMENTOS

GENERADOS




11 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

INICIA

12

3

3.1 3.1.1

Realiza el cotejo del material con el Responsable de la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:

Recibe por correo electrónico la solicitud de las Hojas de Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente y las solicita al Profesional Ejecutivo/a.

A

Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de Bibliotecas Básicas por baja del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en este caso, se le envía por correo electrónico las Hojas - Inventario.

COTEJO DE MATERIAL POR…?

Hojas - Inv.

Hojas de Inv. 1

Baja

2

Reubicación

1 Cierre

3.1.2

Recibe la instrucción y envía en archivo electrónico al Jefe del Departamento, las Hojas - Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente.

Hojas - Inv.

Recibe el archivo electrónico de las Hojas - Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente, revisa y envía, pudiéndose presentar 3 casos:

Hojas de Inv.

Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas - Inventario y lleva a cabo el proceso correspondiente en el CIJ, UH o UTUH.

Hojas de Inv.




12 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

A

3.1.2.1.1

Recibe la notificación, realiza la cotización de los títulos solicitados, elabora oficio especificando los montos y turna al Jefe/a del Departamento.

3.1.2.2.2

3.1.2.2.1 3.1.2.2

Recibe notificación de títulos faltantes y solicita al Profesional Ejecutivo/a realice la cotización de los mismos.

En este caso, especifica en el Acta de Entrega-Recepción, el título del material faltante, recaba la firma de los presentes y notifica al Departamento de Documentación Científica.

3.1.2.1

MATERIALCOMPLETO

…?

Si No

3.1.2.1.2

Firma con el Responsable de la Biblioteca en las Hojas - Inventario y envía al Departamento de Documentación Científica.

Oficio- Cotización

B

Hojas de Inv.

En este caso, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción y recaba la firma de los presentes.

Acta Entrega-Recepción

TERMINA


Hojas de Inv.

Recibe las Hojas - Inventario firmado y archiva en el expediente correspondiente para su control. Termina procedimiento.




13 de 20

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

B

3.1.2.2.3

Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de BB por reubicación del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico las Hojas - Inventario.

3.2

3.1.2.2.5

Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente y da de baja los títulos faltantes. Termina procedimiento.

1

3.1.2.2.4

C

Recibe la cotización junto con el oficio dirigido a la SRH, en el que se especifica el monto de los títulos faltantes y lo turna al Responsable de la elaboración del Acta de Entrega Recepción correspondiente.

Oficio-Cotización Oficio-Cotización

Recibe el oficio que contiene el monto de los títulos faltantes, lo anexa en el Acta y turna al Departamento de Nóminas e Impuestos, a fin de que sea descontado en el finiquito correspondiente.

TERMINA

3.2.1

3.2.2

MATERIALCOMPLETO

…?

SiNo

3.2.2.1

En este caso, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción.


3

Realiza el Cotejo del material con el Responsable de la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:

Hojas - Inv.

TERMINA

Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas - Inventario y lleva a cabo el proceso correspondiente en el CIJ, UH o UTUH. Termina procedimiento.

Hojas - Inv.




14 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

C

3.2.2.1.1

3.2.2.2

3.2.2.2.1

3

3.2.2.1.2

Notifica al Departamento de Documentación Científica el faltante del material y solicita realice el seguimiento correspondiente.

D

Firma el Director/a del CIJ, UH o UTUH y el Responsable de la Biblioteca en las Hojas - Inventario y envía al Departamento de Documentación Científica.

Hojas de Inv.

3.2.2.2.3

Material

Recibe el material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente, actualiza el sistema del inventario y da de baja los títulos extraviados. Continúa en el punto no. 4

3.2.2.2.2

TERMINA

Recibe las Hojas del Inventario firmado y archiva en el expediente correspondiente para su control. Termina procedimiento.

Hojas - Inv.

4

Recibe del Director/a del CIJ, UH o UTUH la reposición del material faltante y turna al Profesional Ejecutivo para realizar el proceso técnico correspondiente.

Material

Que el acervo bibliográfico, este incompleto, en este caso, le comenta al Director/a que cuenta con 15 días hábiles para la reposición del material, mismo que deberá enviar al Departamento de Documentación Científica, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción y recaba la firma de los presentes.





15 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR DEL

CIJ, UH O UTUH

D

3.3.2

3.3.1

3.3.2.1

3.3.2

Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de Bibliotecas Básicas por cierre del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico las Hojas Inventario al Director/a solicitante

Oficio

ACERVO BIBLIOGRÁFICO

COMPLETO…?

No Si

3.3.2.1.1

Solicita a la Secretaria elabore oficio dirigido al Departamento de Documentación Científica para el envío del acervo bibliográfico.

Hojas - Inv.

Recibe el correo electrónico que contiene el archivo de las Hojas - Inventario e imprime.

Coteja conjuntamente con el Responsable de la Biblioteca el listado del inventario contra el material físico, pudiéndose presentar 2 casos:

Hojas - Inv.

En este caso, elabora el Acta de Entrega Recepción y firman tanto en el Acta como en las Hojas - Inventario.


E

5




16 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

E

3.3.2.1.2

3.3.2.25

3.3.2.1.3

Firma el oficio en el que se especifica la entrega del acervo bibliográfico y solicita a la Secretaria lo envíe al Depto de Documentación Científica junto con las Hojas - Inventario firmadas.

Oficio

3.3.2.2.2

Hojas - Inv.

Envía el acervo bibliográfico existente al Departamento de Documentación Científica junto con las Hojas-Inventario firmado y copia del Acta de Entrega Recepción.

3.3.2.2.1

TERMINA

Recibe el acervo bibliográfico del CIJ, UH o UTUH junto con las Hojas - Inventario firmado y copia del Acta de Entrega Recepción y notifica al Jefe/a del Departamento. Termina Procedimiento.

Hojas - Inv.

Oficio

Elabora oficio dirigido al Departamento de Documentación Científica en el que notifica el material faltante y que se compromete a reponerlo.

Oficio

Que el acervo bibliográfico este incompleto, en este caso, elabora el Acta de Entrega Recepción especificando los faltantes.


3.3.2.2.3

Hojas de Inv.

Recibe el acervo bibliográfico del CIJ, UH o UTUH junto con la copia del Acta de Entrega Recepción y las Hojas -Inventario, notifica al Jefe/a del Departamento.


F




17 de 20

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

RESPONSABLE ACTA DE

ENTREGA-RECEPCIÓN

SRH

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

F

3.3.2.2.4

3.3.2.2.6

4

3.3.2.2.5

Adquiere el material y envía por valija al Departamento de Documentación Científica.

Material

6

4

Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico e ingresa los nuevos títulos, en su caso.

5

TERMINA

Recibe del Director/a del CIJ, UH o UTUH la reposición del material faltante y turna al Profesional Ejecutivo/a para realizar el proceso técnico correspondiente.

Material

Material

Recibe el material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente, actualiza el sistema del inventario y da de baja los títulos extraviados.

Material

Hojas - Inv.

Realiza el proceso técnico del nuevo material para ser ingresado a la BB, imprime las Hojas - Inventario actualizado y envía al nuevo Director/a, así como los libros repuestos Junto con las Fichas Catalográficas

Archiva en el expediente correspondiente la documentación generada en el procedimiento para su control.

Doctos. Generados

7




18 de 20


II. Clave: s/n








Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH.



donados y solamente se agrega al texto que dice Hoja de

Inventario, la leyenda “Donación”.





19 de 20


formato.

2 CIJ, UH o UTPPCH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le

envía el formato.


envío normal o donación según sea el caso.


al libro.








10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director del

CIJ, UH o UTUH.


Biblioteca Básica






20 de 20

BIBLIOTECA BÁSICA

HOJA INVENTARIO

Fecha: ____________________________



________________________

Fecha de recibido

______________________________ _____________________________


Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Biblioteca Básica





1

2 3

4

5

6

7

8

9

10 11


PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH


INDICE

PAG.

OBJETIVO 1

ALCANCE 1



MATERIALES 2

PROCEDIMIENTO 3

DIAGRAMA DE FLUJO 6



Mayo 2019 Mayo 2019 U: BIBLIO 006



PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS

BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH

1 de 9

OBJETIVO

Depurar el Acervo Bibliográfico de las Bibliotecas Básicas que conforman los Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína, descartando documentos obsoletos, con deterioro físico, así como material

desactualizado.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Subdirección de Capacitación, Centros de

Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de

Heroína.



Bibliotecas Básicas: Espacio físico ubicado dentro de los Centros de Integración Juvenil,

Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas

del Consumo de Heroína, asignado para guardar el acervo bibliográfico de la unidad.

Descarte: Es la remoción de una unidad de la colección activa de la biblioteca, con el propósito de

desincorporarla o de enviarla a un depósito.






2 de 9



- Autorizará el listado de libros de los acervos en las Bibliotecas Básicas de cada CIJ, UH y

UTUH para su descarte.


- Revisará y definirá la obsolescencia de los acervos, en cada una de las Bibliotecas Básicas que

conforman los CIJ, UH y UTUH, de acuerdo con las evidencias que proporcione el Director/a o

Responsable correspondiente.

Director/a o Responsable del CIJ, UH o UTUH

- Verificará el material para descartar, de acuerdo con los siguientes criterios:

Libros y revistas con información desactualizada.

Libros de apariencia física muy pobre: rotos, papel muy sucio, falta de páginas,

encuadernación desgarrada.

Ejemplares duplicados de un mismo título, a los cuales no se les dé mucho uso.

Deterioro físico, con posibilidad de digitalizar

Temática inadecuada

- Enviará cada 5 años vía correo electrónico al Jefe del Departamento de Documentación

Científica, la evidencia fotográfica del acervo documental que considere para dar de baja en la

Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.

MATERIALES

Acervo Bibliográfico

Acervo Hemerográfico

Evidencia fotográfica de acervo para el descarte

Listado de material a descartar

Oficio de autorización del descarte

Acta de Eliminación





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

3 de 9

RESPONSABLE DE

LA BIBLIOTECA

BÁSICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

JEFE/A DEL DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

1. Revisa el material bibliográfico que conforma la Biblioteca

Básica del CIJ, UH y UTUH, verificando el estado físico e

intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de

su descarte.

2. Selecciona el material para descartar, elabora el listado de

los libros, imprime y turna al Director/a del CIJ, UH o

UTUH.

3. Recibe el listado de los libros, revisa el material

seleccionado para el descarte, aprueba y toma fotografías

del material.

4. Envía el listado vía correo electrónico junto con las

fotografías del material a dar de baja, al Jefe del

Departamento de Documentación Científica para su

revisión.

5. Recibe por correo electrónico el listado junto con las

fotografías del material para el descarte, revisa y aprueba.

6. Imprime el listado para el descarte y lo presenta a la

Subdirección de Capacitación para su visto bueno.

7. Recibe de la Subdirección de Capacitación el visto bueno

en el listado y turna al Profesional Ejecutivo junto con las

fotografías para su archivo como evidencia.

8. Recibe el listado autorizado junto con las fotografías, y

elabora oficio dirigido al Director/a del CIJ, UH o UTUH

correspondiente, en el que específica que el listado fue

aprobado para su descarte.

9. Recaba la firma del Jefe del Departamento en el oficio,

escanea junto con el listado autorizado y los envía por

correo electrónico al CIJ, UH o UTUH solicitándole realice

el descarte.

MATERIAL

MATERIAL,

LISTADO

LISTADO,

FOTOGRAFÍAS

LISTADO,

FOTOGRAFÍAS

LISTADO,

FOTOGRAFÍAS

LISTADO

LISTADO,

FOTOGRAFÍAS

LISTADO,

FOTOGRAFÍAS,

OFICIO

OFICIO





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

4 de 9

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH O UTUH

JEFE/A DEL DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOCUM.

CIENTÍFICA

10. Recibe el oficio junto con el listado autorizado para el

descarte, elabora el Acta en la que detalla el nombre de los

títulos a descartar, especificando autor(es), editorial y año

de publicación.

11. Recaba la firma del Subdirector/a Regional en el Acta y

solicita al Responsable de la Biblioteca empacar los libros.

12. Escanea el Acta del descarte firmada y envía por correo

electrónico al Jefe del Departamento de Documentación

Científica.

13. Envía por valija el material a descartar junto con el

original del Acta firmada al Departamento de


14. Recibe por correo electrónico el Acta escaneada y

posteriormente por valija el material para descartar junto

con el original del Acta firmada.

15. Turna al Profesional Ejecutivo el original del Acta junto

con el material para ser descartados.

16. Recibe el original del Acta junto con el material a

descartar, y archiva en la carpeta correspondiente el Acta

para su control.

17. Actualiza los registros en el Inventario de la Biblioteca del

CIJ, UH o UTUH correspondiente y envía por correo al

Director/a o responsable.

18. Desempaca el material y revisa, pudiéndose presentar 2

casos:

18.1 Que el material seleccionado este dañado físicamente y

obsoleto, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del

Departamento.

OFICIO,

LISTADO, ACTA

ACTA

ACTA

MATERIAL,

ACTA

ACTA,

MATERIAL

ACTA,

MATERIAL

ACTA

LISTADO

MATERIAL





RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

5 de 9

JEFE/A DEL DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

JEFE/A DEPTO.

DOC. CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJ.

DEPTO. DOC.

CIENTÍFICA

18.1.1 Recibe la notificación, revisa, decide dar de baja y

contacta al Órgano Interno de Control, comentan

las características del material, acuerdan elaborar

el Acta para la eliminación del mismo y fijan la

fecha y la hora.

18.1.2 En la fecha y hora establecidas, se presenta el

representante del Órgano Interno de Control y

elaboran el Acta para la eliminación del material,

especificando las características y firman los

presentes.

18.1.3 Elimina el material mediante el proceso de

trituración, siguiendo los lineamientos

establecidos por la Coordinación de Archivos.

Termina el procedimiento.

18.2 Que el material seleccionado este dañado físicamente,

pero sea posible la digitalización para conservar la

información, en este caso, notifica al Profesional

Ejecutivo.

18.2.1 Recibe notificación, digitaliza el material en

formato pdf, lo coloca para disposición de los

usuarios en el Portal de la Biblioteca Virtual en

Adicciones.

18.2.2 Elimina el material mediante el proceso de

trituración, siguiendo los lineamientos

establecidos por la Coordinación de Archivos.


ACTA DE

ELIMINACIÓN

MATERIAL

MATERIAL





6 de 9

RESPONSABLE DE

BIBLIOTECA BÁSICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH Y UTUH

JEFE/A DEL DEPTO. DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



CIENTÍFICA

INICIA

1

2 3

4

6

Selecciona el material para descartar, elabora el listado de los libros, imprime y turna al Director/a del CIJ, UH o UTUH

Listado

5

8

Revisa el material bibliográfico que conforma la Biblioteca Básica del CIJ, UH y UTUH, verificando el estado físico e intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de su descarte

Fotografias

Listado

Envía el listado vía correo electrónico junto con las fotografías del material a dar de baja, al Jefe del Departamento de Documentación Científica para su revisión.

Recibe el listado autorizado junto con las fotografías, y elabora oficio dirigido al Director/a del CIJ, UH o UTUH correspondiente, en el que específica que el listado fue aprobado para su descarte

Fotografías

Listado

7

Recibe de la Subdirección de Capacitación el visto bueno en el listado y turna al Profesional Ejecutivo junto con las fotografías para su archivo como evidencia

Fotografias

Listado

Listado

Recibe el listado de los libros, revisa el material seleccionado para el descarte, aprueba y toma fotografías del material.

Imprime el listado para el descarte y lo presenta a la Subdirección de Capacitación para su visto bueno

Fotografias

Listado

Recibe por correo electrónico el listado junto con las fotografías del material para el descarte, revisa y aprueba.

Fotografias

Listado

A





7 de 9

RESPONSABLE DE

BIBLIOTECA BÁSICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH Y UTUH


DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



CIENTÍFICA

A

12

10

11

14

9

Recaba la firma del Jefe del Departamento en el oficio, escanea junto con el listado autorizado y los envía por correo electrónico al CIJ, UH o UTUH solicitándole realice el descarte.

Listado

Oficio

13

Envía por valija el material a descartar junto con el original del Acta firmada al Departamento de Documentación Científica.

Acta

Recibe por correo electrónico el Acta escaneada y posteriormente por valija el material para descartar junto con el original del Acta firmada.

Acta

Acta

Recibe el oficio junto con el listado autorizado para el descarte, elabora el Acta en la que detalla el nombre de los títulos a descartar, especificando autor(es), editorial y año de publicación.

Listado

Oficio

B

Acta

Recaba la firma del Subdirector/a Regional en el Acta y solicita al Responsable de la Biblioteca empacar los libros

Escanea el Acta del descarte firmada y envía por correo electrónico al Jefe del Departamento de Documentación Científica

Acta





8 de 9

RESPONSABLE DE

BIBLIOTECA BÁSICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH Y UTUH


DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



CIENTÍFICA

B

18

17

15 16

18.1

Que el material seleccionado este dañado físicamente y obsoleto, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del Departamento

Acta

Turna al Profesional Ejecutivo el original del Acta junto con el material para ser descartados

Acta

Actualiza los registros en el Inventario de la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH correspondiente y envía por correo al Director/a o responsable

Material

Recibe el original del Acta junto con el material a descartar, y archiva en la carpeta correspondiente el Acta para su control

Material

Acta

Desempaca el material y revisa, pudiéndose presentar 2 casos:

Material

1

DAÑADO Y

OBSOLETO

DAÑADO

FISICAMENTE

C





9 de 9

RESPONSABLE DE

BIBLIOTECA BÁSICA

DIRECTOR/A DEL

CIJ, UH Y UTUH


DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



CIENTÍFICA

C

18.1.3

18.1.1

18.1.2

Recibe la notificación, revisa, decide dar de baja y contacta al Órgano Interno de Control, comentan las características del material, acuerdan elaborar el Acta para la eliminación del mismo y fijan la fecha y la hora

Acta

En la fecha y hora establecidas, se presenta el representante del Órgano Interno de Control y elaboran el Acta para la eliminación del material, especificando las características y firman los presentes

Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos por la Coordinación de Archivos. Termina el procedimiento

Que el material seleccionado este dañado físicamente, pero sea posible la digitalización para conservar la información, en este caso, notifica al Profesional Ejecutivo.

Material

Acta

1

TERMINA

18.2

Recibe notificación, digitaliza el material en formato pdf, lo coloca para disposición de los usuarios en el Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones

18.2.1

Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos por la Coordinación de Archivos.

18.2.2

TERMINA

manual especial para bibliotecas bÁsicas · 2019-07-15 · centros de integración juvenil, a.c....

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