manual easy bill emisión de comprobantes descripción: con...
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MANUAL EASY BILL
Emisión de comprobantes
Descripción:Con este sencillo manual podrás emitir boletas y facturas desde nuestro sistema EASYBILL
ContenidoDescripción:.....................................................................................................................................1
INGRESO AL SISTEMA................................................................................................................3
PARTES DEL SISTEMA................................................................................................................4
1.- Menú principal.......................................................................................................................5
2.- DashBoard. (Sección beta)...................................................................................................5
3.- Datos.....................................................................................................................................5
EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS......................................................................6
Factura.......................................................................................................................................7
Sección cliente.........................................................................................................................9
Sección de producto o servicio....................................................................................................9
COMPRAS......................................................................................................................................9
NOTAS ELECTRÓNICAS..............................................................................................................10
EXTRAS....................................................................................................................................... 12
CUENTAS....................................................................................................................................13
CONTACTOS...............................................................................................................................14
INVENTARIO................................................................................................................................16
REPORTES..................................................................................................................................17
MANUAL DE EASY BILL (SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRONICA)
INGRESO AL SISTEMA.
- Paso 1: Para acceder al sistema primero debes de dirigirte al siguiente enlace.
http://desarrollo.makeasy.io/login o has Click en Aquí para re direccionarte automáticamente.
- Paso 2: Una vez que hayas accedido al enlace indicado tendrás una pantalla con unformulario como el que se puede observar en la Ilustración 1, donde deberás introducir el RUC de tu
empresa.Ilustración 1 Inicio del sistema
- Paso 3: En el caso de que este ruc este correcto recibirás un formulario de confirmación con elque se muestras a continuación en la ilustración 2 con una cabecera donde se indica el nombre deempresa. En esta parte debes de ingresar tu contraseña para confirmar la validación de sucuenta. En caso de que es un trabajador o administrador debe dar click en USUARIOSECUNDARIA, en el cual debe ingresar su DNI y contraseña.
Ilustración 2 Confirmación de inicio de sesión
PARTES DEL SISTEMA
Ilustración 3 Vista general
1.- Menú principal.En esta sección tendrás todos los accesos del sistema tales como ventas, compras,reportes, etc.
2.- DashBoard. (Sección beta)En esta sección podrás ver un consolidado de todos los productos que posee su empresa,cantidad de ventas diarias en cada una de sus sucursales, operaciones realizadas porcada uno de los usuarios, etc. Todo perfectamente detalla e identificado con el usuarioque ha realizado el proceso o la acción.
3.- Datos.En esta sección tenemos dos pestañas que son usuario y empresa.
En la pestaña de usuario, podrás ver toda la información del usuario con el que haya iniciadosesión actualmente el usuario.
En la pestaña empresa por su parte está la información de la empresa, peroadicionalmente vera el tipo de plan con el que cuenta su empresa, días restantes paraque termine su mes, y cuales en la fecha inicial y final por el cual ha realizado el pago. Encaso de que su empresa tiene más de un lugar o punto de venta en esta sección comose muestra en la siguiente imagen tiene la opción de sucursales en el cual podrávisualizar y registrarlos, además la opción usuarios le permitirá crear la cuenta de sususuarios que usaran el sistema desde los puntos de venta.
Ilustracion 4 Usuario/ Empresa
EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.Los comprobantes electrónicos son documentos emitidos utilizando un medioinformático en este caso el sistema EASYBILL desarrollado por la empresa MAKEASY.Es necesario tener conexión de internet para el envió de los comprobantes, además sepuede realizar los comprobantes desde cualquier computador.
Ilustración 5 Menú de generador de boletas y facturas
En la sección ventas podrás generar tus dos comprobantes más usado como lo son lasfacturas y boletas de venta.
En la parte izquierda encontrarás en el menú “ventas” y al hacer click sobre él, se desplazaráun menú sobre el cual elegirás el tipo de comprobante que deseas emitir “Boleta ofactura”.
FacturaUna vez hayas accedido a facturas o boletas podrás ver la lista de facturas o boletas emitidas con los datos más relevantes de las mismas,
además tendrás la posibilidad de descargar tus comprobantes electrónicos en todas sus presentaciones y añadido a esta funcionalidad podrás enviardirectamente por correo electrónico a tu cliente.
En el caso de la creación de un nuevo comprobante solo tendrás que dar click en el botón que dice Crear Factura.
Ilustración 6 Vista de facturas
La creación de los comprobantes es muy intuitivo y sencillo solo debes de rellenar los campos según la descripción de los mismos.
Ilustración 7 Vista de creación de facturas
Esta visualización de llenado de datos de creación de comprobantes tiene dossecciones una que es la parte de información del cliente y la otra información delproducto o servicio en venta o facturación.
Sección clienteEn esta sección solo tienes que seleccionar la serie, tipo de moneda y rellenar el rucde la empresa a la que está realizando la factura, todos los demás datos serásrellenados automáticamente desde los datos de la SUNAT.
Ilustración 7 vista datos del clientes
Sección de producto o servicio.Desde esta sección podrás ingresar la descripción del producto o servicio, así comoseleccionar el tipo de afectación del IGV (entre ellas GRAVADO, EXONERADO,INAFECTO), precio y cantidad. Además si la factura fue pagada o no por el cliente puede
seleccionarlo en .
Si tiene más productos que registrar en una solo factura o boleta solo es necesario que en
el símbolo seleccione y se agregara un campo más para ingresar un nuevo productoo servicio.
Ilustración 8 vista detalle de venta
Una vez hayas terminado de rellenar los ítems solicitados puedes registrarlo es decir enviarloa la SUNAT, Pre visualizarlo o solo seleccionar Pre orden que te permitirá guardarlopara poder editarlo más tarde.
COMPRASEn esta sección Ud. puede registrar sus facturas y boletas que le entrego su proveedor.Para ello debe dirigirse y dar click en Crear Factura.
Ilustración 9 vista Factura de compra
Una vez realizada esa acción se mostrará la siguiente imagen en el cual debe ingresarlos datos del proveedor, el número de serie de la factura, el producto o servicio adquiridoy seleccionar si la factura ya ha sido pagada o aún no. Terminado el llenado de datospuede Previsualizar y registrar la factura.
Ilustración 10 vista creación de factura de compra
NOTAS ELECTRÓNICAS
Son documentos electrónicos emitidos que se utilizan para acreditar anulaciones,descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros, relacionados con una factura o boletade venta entregada con anterioridad al mismo cliente.Características:
Será emitida respecto de “una” Factura Electrónica que cuente con CDR“aceptada” que envía la SUNAT al sistema EASYBILL.
Excepcionalmente se puede emitir hasta el décimo quinto día hábil de emitido elcomprobante de pago electrónico para anular factura electrónica y/o boleta deventa electrónica en los que se consignó un sujeto distinto al adquiriente o paracorregir en los referidos comprobantes de pago electrónicos una descripción queno corresponde al bien vendido o cedido en uso o al tipo de servicio prestado.Fuente http://cpe.sunat.gob.pe/nota-de-credito-desde-los-sistemas-del-contribuyente
Las notas electrónicas con las que se cuentan y disponen en el sistema son NOTAS DECRÉDITO Y NOTAS DE DEBITO. Puede modificar una o más facturas electrónicas oboletas de ventas electrónicas.
Ilustración 11 vista Notas Electrónicas
Al seleccionar notas de crédito nos mostrará la siguiente imagen, en el que se puedeseleccionar el tipo de nota de crédito, además que puede seleccionar la factura o boletaal que desea realizar la nota de crédito.
Ilustración 12 vista Tipo de nota de crédito
Ilustración 13 vista Crear Nota de Crédito
Luego de seleccionar la boleta o factura al que va a realizar una nota de crédito lemostrara la siguiente imagen, que le pedirá rellenar la descripción de la nota de crédito,una vez terminado puede Pre visualizar la nota de crédito y emitirla.
Ilustración 14 vista Detalle de la nota de crédito por Devolución Total
Una nota de débito electrónica puede modificar una o más facturas electrónicas oboletas de venta electrónica. Las notas de débito pueden crearlos al hacer click enCREAR NOTA DE DÉBITO.
Ilustración 15 vista Nota de Débito
Al crear la nota de débito tiene que elegir el tipo de nota de débito y seleccionar la
factura o boleta al que realizara la nota de débito.
Ilustración 16 vista Tipo de Nota de Débito
Luego se mostrará la siguiente imagen en el que debe rellenar la descripción por la notade débito y el aumento nuevo, terminado de realizarlo puede visualizarlo y emitir la notade débito.
Ilustración 17 Detalle de la Nota de Débito por Aumento en el Valor
EXTRASEn la sección EXTRAS te muestra dos opciones COMUNICACIÓN DE BAJA yRESUMEN DIARIO.En COMUNICACIÓN DE BAJA le mostrara todas las comunicaciones de baja querealizo a sus documentos electrónicos.
Ilustración 18 Cuando se crea una comunicación de baja se mostrara la lista de comprobantes y laopción acción, como se muestra en la siguiente imagen el cual se puede seleccionar
para dar de baja al comprobante.
Una vez que se da de baja el comprobante nos muestra la siguiente ventana en el cualse debe describir el motivo de baja y agregar. Se debe recordar que la comunicación debaja se puede hacer máximo después de tres días emitido el comprobante y no se debehaber entregado el comprobante.
En la sección EXTRAS la opción RESUMEN DIARIO, el resumen diario es una forma deenviar boletas.
CUENTASEn la sección cuentas se mostrarán sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar lascuales se generaran en el momento de realizar una factura o boleta de compra o deventa, ya que como se mencionó Ud. Puede seleccionar si la factura o boleta estapagado o no, en caso de no estar pagado todas estas facturas o boletas se guardaran
en esta sección, en la opción ACCIONES le mostrara el símbolo en el que debe darclick para cambiar el estado de no pagado a pagado.
CONTACTOS
En la sección de contactos se puede visualizar a sus clientes y proveedores. En cuanto
a clientes puede ingresar a un nuevo cliente mediante el botón , además en
cada cliente registrado tiene las acciones cuentas, editar y eliminar .
La acción cuentas , te permite visualizar todas las deudas que tiene el cliente para con tu empresa.
La acción editar , te mostrará una ventana donde puedes agregar datos de tus clientes como Gmail, teléfonos.
En cuanto a proveedores para registrar a uno nuevo se realiza mediante el botón
, además en cada cliente registrado tiene las acciones cuentas, editar y
eliminar .
La acción cuentas , te permite visualizar todas las deudas que tiene su empresa para con el cliente.
La acción editar , te mostrará una ventana donde puedes agregar datos de tus clientes como Gmail, teléfonos.
INVENTARIOEn la sección inventario Ud. Puede registrar los productos o servicios con los que cuentasu empresa mediante el botón NUEVO.
Se mostrará la siguiente ventana, en el cual al registrar te permite seleccionar elproducto o servicio que tiene su empresa, nombre, descripción, precio, precio decompra, código (si desea registrar una factura o boleta con más facilidad tiene la opciónde poner un código a su producto), unidad de medida, marca y la imagen de su productoo servicio.
En la sección inventario también se encuentra MARCAS en la cual puede registrar todaslas marcas de los productos con los que cuenta su empresa.
REPORTESEn la sección reportes se encuentra DOCUMENTOS donde Ud. Puede realizar su repotebuscando por serie, número, Nro de documento, Razon social del cliente, así como los quese puede visualizar en la siguiente imagen.
El reporte puede realizarlo en el periodo de tiempo deseado y se generará dando click en+VENTAS. Luego de dar click se mostrara una ventana como la siguiente imagen en elcual en ESTADO SUNAT tiene las opciones ACEPTADO, DE BAJA, RECHAZADOS; enTIPO DE MONEDA se tiene las opciones SOLES, DÓLARES; en TIPO REPORTE con lasopciones EXCEL, PDF. Una vez seleccionado lo necesario puede dar click en REPORTE yse generará su reporte con las características especificadas anteriormente.
En cuanto a KARDEX, se inicia poniendo el NOMBRE DEL PRODUCTO o medianteESCOGER PRODUCTO el cual rellenara por defecto el campo NOMBRE DELPRODUCTO.
Al seleccionar el símbolo + de ESCOGER PRODUCTO que en la imagen anterior sevisualiza, se mostrara la siguiente ventana con los producto que cuenta su empresa. Al darclick sobre el + de ACCIONES es que se rellenará por defecto el nombre del producto.
Ahora continuando se selecciona la fecha de inicio y fin necesario para generar su kardex.Luego de dar click en K.NORMAL se mostrara los detalles del producto que describió comofecha, comprobante, entrada, salida y el saldo.
En cuanto a K.VALORIZADO le permitirá visualizar todas las operaciones del producto consu respetivos detalles como entrada, P/C precio de compra, costo total, salida, P/V preciode venta, saldo, P/U precio unitario y el total neto de dinero en producto con el que cuentala empresa.