manual docs google

www.aulaclass.com Duver Acosta Ana Obando

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Herramientas web 2.0 Bogotá-Colombia


MANUAL GOOGLE DOCS

QUÉ ES?

Google Docs es una potente suite ofimática en línea totalmente gratuita. La

cual nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o

compartirlos en la red. Existen muchas ventajas de esta herramienta en las que

encontramos:

Nuestros documentos se almacenan en línea lo que nos permite acceder a

ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con

quienes nosotros necesitemos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos

para que todo el mundo pueda verlos.

La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto

podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de

texto entre otros. y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo

mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.

Google Docs también tiene una versión para teléfonos móviles, por lo que si

accedes a través de uno, el interfaz será distinto.

Compatibilidad de archivos.

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro

disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas en docs de

google.

Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en

cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas

disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes

formatos:


Documentos de texto:

Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Microsft Word o un programa

compatible para abrirlo.

OpenOffice (.odt) - Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.

PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se

puede proteger para que no se modifique.

RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la

mayoría de los editores.

Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto,

pero no soporta el texto con formato.

HTML comprimido (.zip) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier

navegador, pero en un formato comprimido para ocupar menos

espacio.Presentaciones:

PDF (.pdf) - La presentación se descargará en un archivo PDF.

PowerPoint (.ppt) - Se descargará como un archivo de presentación, que

podríamos abrir con PowerPoint.

Texto (.txt) - Se descargará sólo el texto contenido en las diapositivas, en un

archivo de texto sin formato.

Hojas de cálculo.

Excel (.xls) - Se guardará como una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

OpenOffice (.ods) - Se guardará como una hoja de cálculo, editable con

OpenOffice

PDF (.pdf) - Se guardará como un archivo PDF.


CSV (.csv) - Es un formato de archivo de texto, en el que cada fila forma

una línea y los valores se separan por comas. Se puede utilizar con muchos

programas.

Texto (.txt) - Se guarda como un archivo de texto sin formato.

Html (.html)* - Se guarda como una página web, que contiene una tabla

con el contenido de la hoja.

Dibujos:

PNG - Es el tipo de archivo más adecuado para exportar textos, gráficos y

dibujos, y además soporta transparencias.

JPEG - Es el formato más adecuado para fotografías, aunque se pierde

calidad en textos y no soporta transparencias.

SVG - Es un formato de archivo vectorial, en el que conservamos los trazos

originales, e incluso podremos editarlo si tenemos el programa adecuado.

PDF - Se guardará como un archivo PDF.

Documentos

PDF (.pdf) - Sólo podemos descargarlo como PDF, sin convertirlo a otros

formatos

Ingreso al programa: Lo primero que debemos hacer es abrir explorador y en

la barra de dirección http://docs.google.com o en www.google.com ir a la

opción más como la imagen.

http://docs.google.com/

http://www.google.com/


Después de dar clic nos muestra la siguiente ventana.

Inicio:

Al iniciar Google Docs nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver

todos nuestros documentos


Nuevo documento:

Para crear un nuevo documento, Para ello haremos clic en el desplegable

Crear nuevo.

Google Docs nos permite la creación de seis elementos:

Documento, un documento de texto.

Presentación, basada en diapositivas.

Hoja de cálculo, hoja electrónica (como Excel).

Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios.

Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas.


Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Como queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en

Documento.

Se abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador, en la que nos aparece

una pantalla como ésta (en el caso de documentos de texto).

Guardar un documento

Google Docs va guardando automáticamente el documento. Si ahora

cerramos el navegador accidentalmente o apagamos el ordenador, nuestro

documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva

sesión.

Subir archivos


Otra opción que nos permite Google Docs, es la de subir un archivo desde

fuera de Google Docs para trabajar con él en línea, o simplemente para

compartirlos.

Al pulsar el Botón Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla

subir un archivo.

A la derecha de esta pantalla podemos ver los archivos soportados por

Google Docs.

Archivos almacenados

Realmente a Google Docs podemos subir muchos otros tipos de archivo:

PDFs, imágenes, archivos comprimidos, vídeos, etc...

Estos archivos no los podremos editar, pero los tenemos guardados en

Google Docs. Por lo tanto, podemos utilizar Google Docs para almacenar

nuestros archivos.

En esta categoría entra los archivos que sí podríamos editar en Google Docs,

pero que no hemos convertido al formato de la aplicación.


Algunos formatos como el PDF, lo podemos ver cómodamente, sin

necesidad de programas adicionales. Otros, como las imágenes, nos

permitirán ver una vista previa. Y en otros sólo podremos ver descargarlos.

Por tanto, la principal ventaja de este sistema es que podemos guardar

nuestros archivos en la nube, y tenerlos disponibles haya donde haya un

ordenador con Internet. Y podemos compartirlos. Podemos comprimir

varios archivos en un zip, o subir un vídeo, y permitir que un amigo se lo

descargue.

Según la ayuda de Google, podemos tener archivos de hasta 1GB. Esto es

mucho, si lo comparamos por ejemplo con los 10MB por archivo que nos

permite adjuntar GMail.

Por supuesto, estos archivos ocupan espacio de almacenamiento. Nuestra

cuenta comienza con 1GB de espacio gratuito, al que se le va restando lo

que ocupemos con archivos almacenados. Los archivos que convirtamos,

no consumen este espacio. Podemos liberar espacio borrando archivos.

Pero si fuese necesario, podríamos contratar más espacio, a 0,25 USD el

Gigabyte

De momento, los archivos que podemos subir para editar con Google

Docs son los principales tipos de documento de texto, hojas de cálculo y


presentaciones. Puedes ver concretamente qué formatos son los aceptados

pulsando en el enlace Tipos de archivo y limitaciones de tamaño. A parte

de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no para editarlos. Lo

veremos al final del apartado.

Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para

subir. Se abrirá el diálogo del sistema operativo para seleccionar archivos.

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la

lista que se nos muestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.

Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo

Nombre del y hacer clic en el botón Abrir.

Para seleccionar varios archivos, basta con hacer clic mientras mantenemos

la tecla Ctrl pulsada.

Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente.

Carpetas

En Google Docs, podemos crear carpetas para clasificar nuestros

documentos.


Tenemos que entender que estas carpetas son sólo para ayudarnos en la

organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un

documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las carpetas,

no se borrarán los documentos que contienen.

Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de

elementos:

Primero, crearemos una carpeta nueva.

Para ello, pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Carpeta.

Al pulsarlo, se abre una carpeta llamada Nueva carpeta, lista para la edición.

Esta carpeta, se modifica igual que otra carpeta ya existente, como veremos

a continuación.


Si al crear una carpeta ya teníamos una seleccionada, la nueva carpeta se

creará como una subcarpeta.

Personalizar una carpeta:

Las carpetas aparecen listadas en el árbol de la izquierda, en el grupo Mis

carpetas.

Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre su nombre. Al hacerlo,

llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se

muestran todos los elementos que contiene.

Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus características.

Debajo del nombre, encontramos la Descripción, que podemos dejar en

blanco o añadir un texto que nos sirva de información.

A la derecha del nombre, podemos seleccionar el color de la carpeta, para

diferenciarla del resto.


Una vez que la hayamos personalizado, pulsamos Guardar.

Si por ejemplo, queremos cambiar el color a varias carpetas a la vez,

listamos desde el árbol la carpeta en la que estén contenidas o Mis carpetas,

y seleccionamos Cambiar color del menú Más acciones.

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite realizar cálculos con

números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples

sumas hasta cálculos más complejos como préstamos hipotecarios.

Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google

Docs, seleccionamos Hoja de cálculo en el menú Crear Nuevo.

Aparece la siguiente ventana.


El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos

cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y os

botones Compartir y Guardar.

Sobre fondo azul, encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús

propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya

conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).

En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso

más frecuente.

Debajo, encontramos la barra de Fórmula, donde podemos acceder a la

fórmula usada en la célula seleccionada.

El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con

encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).

En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas

que podemos tener.

Iremos viendo cada uno de estos elementos a medida que los vayamos

necesitando.

Guardar la hoja de cálculo


En Google Docs, las hojas de cálculo se guardan automáticamente. Pero

para que esto suceda, debemos de guardarlas una vez. Para guardar,

pulsamos el botón Guardar ahora que encontramos en la parte derecha de la

pantalla.

Si no le hemos dado un título al documento, al pulsar en Guardar nos

aparecerá un diálogo para introducir el título de la hoja.

Una vez guardado, el botón Guardar cambiará y ya no estará disponible.

Únicamente mostrará cuándo fue la última vez que se guardo la hoja.

A partir de ahora, la hoja se guardará automáticamente cada vez que

realicemos cambios.

En el menú Archivo también encontraremos la opción Guardar y cerrar, que

guarda los últimos cambios y cierra la página, volviendo a la pantalla de

inicio.

Como veremos más adelante, podemos recuperar una versión de la hoja de

cálculo más antigua, antes de que se guardase automáticamente, utilizando

las Revisiones.

Múltiples hojas


Una hoja de cálculo puede estar dividida en varias hojas de datos, formando

lo que en otras aplicaciones se conoce como libro.

A crear una hoja de cálculo, ésta está formada por una hoja, de 100 filas +

20 columnas. Pero igual que podemos añadir filas y columnas, podemos

añadir hojas, pulsando en el botón en la esquina inferior izquierda de la

pantalla.

Cada hoja se muestra como si fuese un documento distinto, todo en blanco.

Esto resulta muy útil cuando tenemos datos relacionados, pero que no se

calculan entre ellos. Por ejemplo, imagina una hoja de cálculo para el censo

de un país, en la que queremos mostrar el número de nacimientos por ciudad

y mes, para cada año de mujeres y hombres. Sería muy complicado tener

todos los datos en una hoja de gran tamaño. Por eso crearíamos una hoja por

cada año y género, por ejemplo Varones - 1998, Mujeres - 1998, Varones -

1999, etc... y en cada hoja una fila para la población y una columna para el

mes.

Otra opción podría ser crear varios documentos independientes, pero nos

resultará mucho más cómodo gestionar un sólo documento que varios que

hemos de tratar como uno.

Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o

pestaña por cada hoja, donde se distingue que hoja está activa.

Podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre el enlace con su

nombre.


Si pulsamos sobre la hoja que está activa, se desplegará un menú con

opciones sobre la hoja:

Suprimir borra la hoja seleccionada.

Duplicar crea una copia de la hoja, con los mismos datos.

Copiar en... nos exportar la hoja a cualquier otro documento.

Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, con un

diálogo como al cambiar el título.

Proteger hoja. Esta opción nos permite establecer quién tendrá permiso

para modificar la hoja.

Mover a la izquierda desplaza la posición de la hoja hacia la izquierda.

Mover a la derecha desplaza la posición de la hoja hacia la derecha.

Presentaciones

Las presentaciones, nos permiten comunicar información de una forma más

visual y amena que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su


función: transmitir información a los demás, de forma agradable y que capte

su atención, ya sea en enseñanza para explicar un tema, exponer los resultados

de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunión.

Crear una presentación en Google Docs resulta muy sencillo, y aunque es

menos potente que otras aplicaciones de escritorio como PowerPoint u

OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes. Y además, el

hecho de poder crear presentaciones en línea, organizar exposiciones, o

publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web le añaden

mucha funcionalidad a esta herramienta.

Al crear una nueva presentación accedemos a la pantalla de edición de

presentaciones, con una diapositiva en blanco.

Aparece la siguiente ventana

Espacio de trabajo se divide en tres secciones:


En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar

presentación, Compartir o Guardar y cerrar. A la izquierda se muestra el

título del documento, que podemos cambiar haciendo clic.

En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las

diapositivas. Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación.

En este caso, al tratarse de un nuevo documento, sólo encontramos una

diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos

permiten añadir o eliminar diapositivas.

La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que

podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato

que no esté en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic

para añadir un título"). Este texto realmente no está, y no se imprime o

visualiza. Sólo es una ayuda visual para indicarnos dónde escribir. Si

hacemos clic ahí, podemos escribir texto.

En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de

herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documento de texto,

que nos permite darle formato.

Los botones de esta barra, o que estén activos, dependen del elemento de la

diapositiva que hayamos seleccionado.

Crear diapositivas

Para poder crear una presentación debemos de ir añadiendo diapositivas a

medida que nos haga falta.


Para ello, podemos añadir diapositivas en blanco:

Pulsando el icono de la barra de herramientas de la columna de

diapositivas.

Utilizando el menú Diapositiva → Nueva diapositiva.

Con el teclado, pulsando Ctrl + M.

Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y seleccionando Nueva

diapositiva del menú contextual.

De cualquier modo, accedemos a la ventana Seleccionar diseño de

diapositiva:


Estos diseños sólo son áreas de texto predefinidas, en las que el texto tiene

un tamaño preestablecido. Por ejemplo, Título nos permite insertar

fácilmente un título grande y un subtítulo más pequeño. Otras como Texto o

Dos columnas esta están pensadas para contener texto con un encabezado,

mientras que Subtítulo se puede utilizar cuando sólo queremos introducir

una pequeña leyenda debajo de una imagen.

Entre todas elegiremos la que más se ajuste a nuestras necesidades, y que

podamos utilizar con los mínimos cambios. Porque una vez insertada

podemos modificarla, añadiendo o quitando áreas de texto, cambiando su

tamaño... como queramos. Cuando nos hayamos decidido, hacemos clic

sobre ella y aparecerá en la columna de diapositivas.

En cambio, si tenemos una diapositiva con un diseño creado por nosotros, y

queremos crear otra igual, nos resultará más cómodo duplicar la diapositiva

y modificar el texto que crear una nueva y volver a cambiar el diseño. Para

hacerlo, podemos:

Pulsar el icono de la barra de diapositivas.

Pulsar en el menú Diapositivas → Duplicar diapositiva.

Seleccionando Duplicar diapositiva en el menú contextual.

Otra opción podría ser con los comandos Copiar y Pegar que encontramos

en el menú contextual.

Seleccionar diapositivas


La diapositiva que aparece a la derecha de la pantalla para su edición, es la

que tenemos seleccionada.

La diapositiva seleccionada, aparece en la columna de diapositivas

resaltadas en amarillo. Para seleccionar una distinta, basta con hacer clic

sobre ella.

Podemos seleccionar varias diapositivas, por ejemplo para borrarlas, igual

que seleccionamos archivos en una carpeta. Si mantenemos pulsada la tecla

Ctrl mientras hacemos clic, se irán sumando diapositivas a la selección, o

restándose si hacemos clic sobre una ya seleccionada. Si en vez de eso,

combinamos con la tecla Shift (Mayúsculas), al hacer clic se seleccionarán

todas las diapositivas entre ésa y la que ya estaba seleccionada.

Si queremos ver la reproducción de nuestra presentación, debemos hacer

clic en el menú y ver y opción iniciar presentación o CTRL + f5.


Insertar vídeos

Google Docs nos permite insertar vídeos en nuestras presentaciones

directamente de YouTube, por lo que si quieres insertar un vídeo propio,

primero tendrás que subirlo allí.

Encontramos esta opción en el menú Insertar → Vídeo.

Accedemos al buscador de vídeos:


Lo que aquí nos aparece, es un listado de vídeos de YouTube relacionados con

lo que busquemos.

Cuando encontremos el vídeo deseado, lo seleccionamos y pulsamos en

Seleccionar vídeo para que se añadan a la diapositiva.

Dibujos


Otro de los archivos que podemos crear con Google Docs son los Dibujos.

Lo que podemos hacer es dibujos y gráficos simples, dibujando trazados,

usando formas predefinidas, texto, etc... pero no retocando imágenes.

Como con el resto de documentos, para crear un nuevo dibujo, basta con

seleccionar Dibujo en el botón Crear nuevo.

La pantalla de edición es la siguiente:

Salvo por las herramientas específicas de dibujo, el entorno es el que ya

conocemos:

La caja para el título, y los botones para Guardar y Compartir.


La barra de menús, con los distintos menús desplegables.

La barra de herramientas, con los iconos de herramientas y acciones más

comunes.

Donde sí vemos diferencia es en el área de trabajo, el lienzo para dibujar. Se

trata del área que muestra cuadrados claros y oscuros, como un tablero de

ajedrez. Estos cuadrados no forman parte del dibujo, ni se verán al exportarlo

o imprimirlo. De hecho, el lienzo realmente es transparente, y los cuadrados

son sólo una ayuda visual.

Para poder reproducirlo, hacemos clic sobre él para seleccionarlo, y después

nuevamente clic, para que aparezcan los controles de reproducción.

Compatibilidad de archivos.

Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro

disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas.

Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en

cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas

disponemos para leerlo o modificarlo.


Formularios

Un formulario es una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser

rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una encuesta, solicitud de

empleo ente otros en la que el usuario deberá de rellenar los espacios libres

con la información personal requerida.

Google Docs nos da la posibilidad de crear formularios, personalizarlos y

dependiendo la tarea nos arroja resultados como graficas estadísticos para

realizarlo primero hacemos clic en crear nuevo:

Aparece la siguiente ventana con diferentes opciones para el desarrollo de

nuestros formularios

Según el formulario podemos escoger a nuestr gusta y necesidad plantilla y

tipos de preguntas


Las preguntas contestadas serán llevadas a la hoja electrónica de Docs

mostradas de la siguiente manera


Resultado de las respuestas que nos suministra Docs en base al formulario

Personas que la respondieron:

Gráficos estadísticos


Para cada pregunta existe respuesta y grafica estadística


WEBGRAFIA:

www.aulaclic.com

manual docs google

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