V 1.6

MANUAL DEL

USUARIO / CLIENTE

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Índice

Introducción Pág. 3

Ingresando al Sistema Pág. 3 Principales Funciones Pág. 5

1. Inscripción de Curso Pág. 6

1.1. Inicio Pág. 6 1.1.1. Tipo de Inscripción Pág. 6 1.1.2. Cliente que Franquicia Pág. 7 1.1.3. Cliente Receptor Pág. 8 1.1.4. Cuenta de Financiamiento Pág. 8 1.1.5. Tipo de Curso Pág. 9

1.2. Curso Pág. 10 1.2.1. Ingreso Código Actividad (Código SENCE Curso) Pág. 11

1.3. Horario Pág. 17

1.4. Ingreso de Participant es Pág. 20 1.4.1. Ingreso Manual Pág. 21 1.4.2. Cargar Planilla con RUT Pág. 25 1.4.3. Cargar Planilla Completa Pág. 28

1.5. Financiamient o Pág. 32

1.6. Adicional Curso y Adicional P articipantes Pág. 33

1.7. Resumen Final Pág. 35 2. Inscripciones Anteriores Pág. 37 3. Reportes Pág. 38 4. Nómina de Empleados Pág. 41

4.1. Formato de Columnas para N ómina de Empleados Pág. 41 4.2. Subiendo la Nómina de Empleados al Sistema VISTA CLIENTE Pág. 43 4.3. Descargando la Lista de Trabajadores ingresado s en VISTA CLIENTE Pág. 44

5. Cuenta Pág. 45

5.1. Cambio de Contraseña Pág. 45 5.2. Cambio de Correo Electrónico Pág. 45

6. Cotizaciones Pág. 46

6.1. Cotizando un Curso Abierto Pág. 47 6.2. Cotizando un Curso Cerrado Pág. 50 6.3. Cotizaciones Anteriores Pág. 52 6.3. Calendario de Cursos Pág. 53

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INTRODUCCION

El sistema VISTA CLIENTE es una herramienta de control de gestión de capacitación que permite la comunicación entre las empresas clientes y la Corporación SOFOFA. Éste brinda a sus usuarios una verdadera herramienta de control para la toma de decisiones de forma autónoma y con libertad de gestión, es un medio seguro y confidencial en el manejo de sus datos, información financiera on-line rápida y liviana. Mediante este software, es posible la inscripción de cursos, seguimiento de saldos, consultas de reportes, y en general, resolver y agilizar el manejo operativo de la relación Cliente – Corporación SOFOFA Ingresando al Sistema Para ingresar al sistema VISTA CLIENTE deberás ingresar a la página Web www.vistacliente.cl , o a través de nuestra página corporativa www.corporacionsofofa.cl donde encontrarás el link de acceso directo. Presiona sobre el icono VISTA CLIENTE para ingresar en él.

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La pantalla de inicio del sistema solicitará tu clave de usuario y contraseña, la cual te será entregada luego de la recepción firmada del Contrato de Prestación de Servicios del Sistema VISTA CLIENTE. En caso de que olvides tu contraseña, podrás solicitar una nueva a nuestra mesa de ayuda a través del Call Center, o solicitándola a través de la dirección de correo electrónico vista@corporacionsofofa.cl. Digita tu Nombre de Usuario y Contraseña Luego presiona el botón “Ingresar” para acceder a la pantalla principal del Sistema.

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Principales Funciones Las principales funcionalidades del Sistema VISTA CLIENTE abarcan:

Función Home La cual permitirá volver al menú principal cada vez que desees.

Función Inscripción de Cursos La cual te permitirá inscribir cursos y enviarlos a CORPORACIÓN SOFOFA.

Función Inscripciones Anteriores Puedes revisar las inscripciones ingresadas al sistema con anterioridad, tanto aquellas incompletas como aquellas enviadas.

Función Reportes Esta función te permitirá acceder a información de relevancia acerca de la gestión general de la Capacitación, distribuida en varios reportes sencillos y completos.

Función Nómina de Empleados La cual te permitirá cargar en el Sistema VISTA CLIENTE la Nómina de Trabajadores de tu Empresa, y así éstos puedan estar disponibles para un ingreso rápido al momento de inscribir un Curso.

Función Cuenta Te permitirá mantener un alto nivel de seguridad en el acceso al Sistema VISTA CLIENTE, al darte la posibilidad de modificar los datos del usuario o su clave de acceso periódicamente.

Función Ayuda Te permite descargar este Manual de Usuario.

Función Cerrar Sesión Presiona este link para terminar tu sesión en el Sistema y salir con seguridad.

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1. INSCRIPCION DE CURSO

Permite realizar inscripciones de curso y enviarlas a la CORPORACIÓN SOFOFA. Para ingresar, debes hacer clic sobre la opción Inscripción de Curso Veamos las opciones de registro y su significado: 1.1. Inicio 1.1.1. Tipo de Inscripción: Muestra los distintos tipos de inscripción que se pueden realizar en el sistema. Da la opción de inscribir cursos de los siguientes tipos:

Con Franquicia: Es la inscripción de cursos que se acogen al beneficio de la Franquicia Tributaria, y que por ende deben ser comunicados y liquidados ante SENCE.

Sin Franquicia: Corresponde a la inscripción de cursos que no se acogerán al beneficio de la franquicia tributaria, sino que su costo será asumido en su totalidad por el cliente. Esta modalidad es sólo para aquellos clientes que tienen activo el servicio de cuenta 2 con la CORPORACIÓN SOFOFA.

Estadísticos: Los cursos estadísticos son cursos contratados por el cliente, en los cuales no hará uso de la franquicia tributaria, siendo el costo total de éstos pagado por la empresa. VISTA CLIENTE apunta a ser una herramienta general de control de

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cursos, y no sólo de inscripción de cursos con franquicia. Este es el único tipo de curso que puede ser inscrito con una fecha de inicio anterior a la de ingreso al sistema, pues no generará ningún correo ni cobro; sólo quedará almacenado de manera estadística y estará con detalle disponible en el consolidado de cursos para que el cliente pueda ver los cursos estadísticos realizados. Sin embargo, aunque el tipo de inscripción sea estadístico, debes obligatoriamente solicitar un código de material para inscribir un curso. Estos cursos sólo se verán reflejados en el consolidado de curso y en la Función “Inscripciones Anteriores” , ya que éste entrega un historial de las solicitudes realizadas.

1.1.2. Cliente que Franquicia: Despliega la o las empresas en que el usuario está autorizado para inscribir cursos, y corresponde al cliente que hará uso de la franquicia para financiarlos.

Saldo Normal: Es el saldo disponible para inscripción de cursos, respecto de los aportes enterados a la CORPORACIÓN SOFOFA. Si el monto es negativo, significa que la Cuenta de Capacitación Normal del año se encuentra sobregirada (la inversión en cursos es mayor que los aportes realizados). Saldo Excedentes Capacitación: Corresponde al saldo disponible en la cuenta de Excedentes de Capacitación.

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1.1.3. Cliente Receptor: Corresponde al cliente que recibe el curso ó al cliente al que pertenecen los participantes del curso. Sólo es posible seleccionar una opción distinta del Cliente que Franquicia en los casos en que éste cuente con Sucursales registradas en la CORPORACIÓN SOFOFA, y en esos casos, deberá indicar cuál es la sucursal que recibirá el curso. 1.1.4. Cuenta de Financiamiento: Las opciones de financiamiento para un curso son:

• Cuenta Normal: Cuenta de Capacitación del año (esta opción sólo se activa para cursos con franquicia).

• Cuenta Excedente: Cuenta de Excedentes del año anterior (esta opción sólo se activa para cursos con franquicia).

• Contado: Única opción para inscripciones de Cursos sin Franquicia y Cursos Estadísticos.

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1) VERIFICAR DATOS 2) CONTINUAR

1.1.5. Tipo de Curso: Normal: Opción predeterminada para Empresas. Una vez hayas completado la información de la página, debes presionar primero el botón “Verificar” , el cual verificará que no existen errores, y luego el botón “Continuar” , el cual te permitirá pasar a la siguiente pantalla, “Información del Curso”.

1) APLICAR CAMBIOS 2) CONTINUAR

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1.2. Curso En la parte superior de la pantalla verás en qué etapa del proceso de inscripción del curso te encuentras (Inicio – Curso – Horario – Participantes – Financiamiento – Adic. Curso – Adic. Participantes – Resumen). En esta pantalla debes seleccionar los datos del curso que deseas inscribir. Para ello, encontrarás los bloques “Información del Curso”, y bajo éste, los bloques de información “Detalle del Curso”, “Lugar de Ejecución” y el bloque “Otros” para escribir datos adicionales. Si el “Tipo de Inscripción” seleccionado en la pantalla anterior corresponde a un curso “Con Franquicia”, te permitirá ingresar el código SENCE del curso correspondiente. Si el “Tipo de Inscripción” corresponde a un curso “Estadístico” o “Sin Franquicia”, deberás seleccionar primero si el tipo del curso que deseas ingresar es un curso con código SENCE o un curso NO FRANQUICIABLE.

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1.2.1. Ingreso Código Actividad (Código SENCE Curso ) El primer paso es seleccionar el curso que se desea inscribir, para lo cual dispones de las siguientes opciones:

1) Buscar el curso y su código SENCE, que ya están creados en la base de datos de la CORPORACIÓN SOFOFA.

2) Si el curso no estuviese registrado, o si se tratase de un curso Estadístico o Sin Franquicia, es necesario notificar al OTIC para la creación del código material.

3) Si ya tienes el código, simplemente anotarlo en el recuadro “Código”.

1) Si deseas buscar un código de curso ya registrad o en la CORPORACIÓN SOFOFA, debes hacer clic sobre la lupa, y en la nueva pantalla que se despliega, ingresar el nombre o alguna palabra incluida en éste, en la casilla “Nombre”, y presionar la lupa nuevamente. El sistema buscará entre los cursos registrados en la CORPORACIÓN SOFOFA, aquellos que cumplan con la condición.

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En el siguiente ejemplo veremos que al realizar una búsqueda con un Nombre de Curso incompleto, VISTA CLIENTE nos muestra todas las incidencias encontradas.

Seamos más específicos y anotemos el nombre completo del curso. Luego presiona la lupa para comenzar la nueva búsqueda, y cuando encuentres el curso, confirma el código presionando sobre su número.

Veamos ahora qué debes hacer si el curso no se encuentra registrado.

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2) Si el código SENCE buscado no existe, o si se tr ata de un Curso Estadístico o Sin Franquicia:

a. Si se trata de un curso Con Franquicia y el códi go buscado no existe,

deberás presionar sobre la figura del sobre, en el centro de la pantalla para solicitar un nuevo código de curso.

Al continuar te dará un mensaje final, indicando que tu solicitud fue cursada, la que será recepcionada por el departamento de operaciones.

b. Si se trata de un curso Sin Franquicia o Estadís tico, deberás crear un Código de Material. Para ello se ha habilitado un formulario con los datos requeridos específicamente para estos tipos de cursos, el cual será enviado de manera automática al Departamento de Creación de Materiales.

Para ello debes presionar sobre el icono a la derecha:

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Se abrirá una pantalla de creación de curso. Si el curso es Estadístico, te permitirá elegir si el curso se desarrolló dentro de las dependencias de la Empresa.

A continuación se muestra un ejemplo de un ingreso de Curso Estadístico:

Si se selecciona “Curso en Empresa”, los campos Nombre OTEC y RUT OTEC desaparecen:

Sin embargo, el Curso Sin Franquicia requiere del ingreso de todos los datos:

También puedes enviarnos a creacionmateriales@corporacionsofofa.cl los datos solicitados para su creación.

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3) Si ya conoces el código del Curso, puedes digitarlo directamente en el casillero “Código SENCE” y hacer clic sobre la lupa. Si el código se encuentra registrado en la CORPORACIÓN SOFOFA, aparecerán los datos del curso correspondiente en una ventana emergente. Debes confirmar el ingreso del curso presionando sobre el número del código.

En este ejemplo, el código 101206713 corresponde a un curso de “Herramientas Prácticas de Negociación”, de 16 horas de duración.

Una vez confirmado el código, volverás a la pantalla principal. El código SENCE estará escrito.

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De manera automática, cuando recorras la página se completará el resto de la información del curso. Si el lugar de ejecución corresponde a la sede de la OTEC, debes marcar el cuadro. De lo contrario, debes ingresar los datos correspondientes a Región, Comuna y Dirección. Presiona el botón “Continuar” para avanzar hacia la etapa de Inscripción “Horario”.

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1.3. Horario El horario se refiere al período de tiempo en el cual se va a llevar a cabo la actividad de capacitación.

• La cantidad de horas comprendidas en el horario debe ser igual o mayor al número total de horas autorizadas por SENCE para la duración de la actividad. En ningún caso podrá ingresarse para un curso una cantidad menor de horas que las autorizadas por SENCE. En el caso de este ejemplo, deben ingresarse 16 horas o más.

• Si existiera algún error o faltara algún dato, el sistema no permitirá avanzar y mostrará

un mensaje que permitirá detectar el origen de éste. Comenzamos ingresando el día de inicio y fin del curso. Estos datos son de carácter obligatorio. Posteriormente debemos consignar el horario del curso. Las horas deben ingresarse en formato de 24 horas, es decir: 09:00, 14:00, 23:00, etc.

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Comencemos con la fecha de inicio del curso. Al presionar sobre el icono de la derecha del campo, se mostrará un calendario para ingresar el dato solicitado. Luego ingresamos la fecha de término de éste, presionando sobre el icono correspondiente. Las fechas ingresadas quedarán escritas en pantalla. Una vez hayas ingresado las fechas de inicio y término, debes llenas las horas de capacitación del Curso. Los días tendrán como tope las 8 horas diarias de capacitación.

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VISTA CLIENTE validará el horario ingresado e indicará si existen errores. En caso de que el tipo de error no permita una correcta inscripción del curso, presentará un mensaje de error antecedido por un icono en rojo. Si en cambio, se trata sólo de una advertencia que permite continuar con el ingreso del curso, se presentará con un icono en amarillo. Algunas de las validaciones que realiza VISTA CLIENTE son: Advertencias (iconos en amarillo):

• Las horas ingresadas son mayores que las horas autorizadas del curso. Si esta advertencia ocurre, se recomienda anotar en el campo “Observaciones” la razón de las horas adicionales del curso.

• Uno o varios días del horario tienen más de 8 horas de capacitación en el mismo día. Errores (iconos en rojo):

• El horario ingresado tiene menos horas de las autorizadas para el curso. El curso debe tener una cantidad de horas igual o mayor de las autorizadas por SENCE.

• El día de inicio del curso no tiene horario ingresado. El Sistema detecta que el primer día del curso no tiene horas de capacitación. Puede que las horas del curso hayan sido ingresadas en días erróneos, o simplemente haya faltado el ingreso del día.

• El día de término del curso no tiene horario ingresado. Al igual que con el error del día de inicio sin horario, el Sistema detecta también cuando el día de fin del curso no tiene horas ingresadas.

• Se ha ingresado horario en un día que no está contenido entre las fechas de inicio y término del curso. Este error ocurre cuando el curso tiene una duración de menos de una semana, y se ingresan horas en un día que no se encuentra dentro de las fechas indicadas para el curso. Si este error ocurre, se eliminarán las horas que se hayan anotado en aquellos días fuera de las fechas del curso. Debes verificar que el horario ingresado esté correcto.

Finalmente, más abajo pueden ingresarse algunas observaciones relativas al horario, particularidades del curso o duración del curso en la comunicación a SENCE.

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Al presionar sobre el botón “Aplicar Cambios”, el Sistema verificará que no existan errores. Para avanzar hacia la siguiente etapa de Inscripción, “Participantes”, haz clic sobre el botón “Continuar”. 1.4. Ingreso de Participantes

1) APLICAR CAMBIOS 2) CONTINUAR

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Existen 3 maneras de ingresar participantes al curso:

• De manera manual , escribiendo cada RUT de participante y, de ser necesario, sus datos.

• Cargando una planilla Excel con una lista de todos los RUT de los participantes del curso .

• Cargando una planilla Excel completa con todos los datos de los participantes del curso .

Las formas de ingreso pueden mezclarse de ser necesario. 1.4.1 Ingreso Manual

Presiona sobre el botón “Ingreso Manual”

En los recuadros de la columna “Rut” podrás ingresar manualmente los RUT de cada participante. A modo de ejemplo sólo ingresaremos 2 de los 30 participantes considerados para este curso.

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Ingresamos manualmente los RUT de los participantes y presionamos sobre el botón “Confirmar”. Si los participantes se encuentran dentro de la Base de Datos del Sistema, VISTA CLIENTE completará de manera automática la información. Esto ocurre cuando un participante es ingresado previamente al Sistema, ya sea mediante la opción “Nómina de Empleados ”, o por medio de un curso anterior.

Cuando se haya ingresado al menos un participante de manera exitosa, VISTA CLIENTE permitirá continuar con la siguiente etapa. El icono de la etapa “4. Participantes” (en la parte superior de la página) aparecerá con un signo verde, y el de la etapa “5. Financiamiento” estará accesible.

En caso de existir datos incompletos o algún error en los datos de los participantes, el sistema indicará en la columna “Estado” un icono de color rojo.

EDITAR PARA

COMPLETAR DATOS

DATOS INCOMPLETOS

1) CONFIRMAR 2) CONTINUAR

OK

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Los datos de los participantes podrán ser corregidos presionando el icono de la columna “Editar” en la fila del participante que desees modificar. En el caso de querer eliminar a un participante, deberás presionar sobre el icono azul de la columna “Eliminar”, en la fila correspondiente al participante que desees eliminar.

Según lo detectado en el ejemplo, al editar los datos del participante, éste tenía incompleta la información “Región” para su Empresa. Una vez completada la información (XIII – R.M.), presiona sobre el icono “Continuar”.

Se completa la información faltante:

FALTA DATO OBLIGATORIO

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Se presiona el botón “Continuar”:

Ahora el estado aparece con un icono en verde, señalando que los datos están correctos:

Cuando todos los iconos se encuentran en verde, el Sistema permite continuar a la siguiente etapa. Sin embargo, antes de continuar, revisaremos los otros tipos de ingreso.

OK

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1.4.2. Cargar Planilla con RUT

Este método permite ahorrar tiempo de manera considerable al permitir ingresar la lista de todos los Participantes por medio de una planilla en formato Excel. Para ingresar a esta opción, presiona sobre el botón “Cargar Planilla con RUT”

Se desplegará la siguiente pantalla:

Para descargar la plantilla Excel donde podrás cargar los RUT de los participantes, presiona sobre el icono de “Excel”.

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Aparecerá una ventana de descarga de una planilla Excel llamada “ParticipantesRut”

Esta planilla te mostrará dos ejemplos de cómo debes escribir los RUT para cargarlos. Los Rut deben escribirse en la primera columna hacia abajo, con un guión separando el dígito verificador. Cuando termines de escribirlos, debes guardar la planilla en algún lugar del PC. Volviendo al sistema VISTA CLIENTE, para cargar la plantilla recién guardada, la rescataremos de nuestro PC presionando el botón “Examinar” y luego, una vez ubicada, “Abrir”.

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Luego presionamos el botón “Confirmar” y “Continuar”:

Con esto, se cargarán de manera masiva los participantes del curso, sólo con haber ingresado el RUT.

Si no se desea cargar más participantes, presionando sobre los botones “Verificar” y luego “Continuar”, pasaríamos a la siguiente etapa de “Financiamiento”. Antes de ello, revisaremos la tercera forma de ingresar participantes, que es Cargar Plantilla Completa .

1) CONFIRMAR 2) CONTINUAR

1) EXAMINAR

2) ABRIR

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1.4.3. Cargar Planilla Completa

Al presionar esta opción, de igual forma, aparecerá una plantilla para descargar e ingresar la información de los participantes del curso de manera masiva.

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Al presionar en el icono Excel, aparecerá una ventana de descarga de una planilla Excel llamada “Participantes”.

La planilla tiene distintas filas, las que deberás completar con los datos reales de los participantes de tu empresa.

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En esta planilla ingresamos los datos de los participantes, y luego grabamos la planilla en algún lugar del PC. Para cargar la plantilla al sistema, la rescataremos de nuestro PC presionando el botón “Examinar” y luego, una vez ubicada, “Abrir”.

Luego presionamos el botón “Confirmar” y “Continuar”.

1) EXAMINAR

2) ABRIR

1) CONFIRMAR 2) CONTINUAR

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Aparecen los participantes ya cargados. Si a estos participantes correspondiera alguna asignación por concepto de Viáticos y Traslados, podríamos agregarlos en los recuadros de la columna correspondiente. En este ejemplo, como nos referirnos a una capacitación en la misma Región Metropolitana, no corresponderá Viático ni Traslado.

Presiona “Verificar” y “Continuar” para pasar a la siguiente etapa de la Inscripción, llamada etapa de “Financiamiento”.

1) VERIFICAR 2) CONTINUAR

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1.5. Financiamiento Al momento de inscribir el curso e ingresar los datos solicitados, seleccionamos la Cuenta de Financiamiento Normal o de Excedentes, por lo que el costo de este curso se verá reflejado como movimiento en la propia cuenta, mostrando un resumen del cliente que financia, los tipos de cuentas de financiamiento disponibles, el saldo de dicha cuenta, la inversión que ha realizado en ellas y su saldo final, además de los datos de participantes inscritos.

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Puedes cambiar de manera masiva las cuentas de financiamiento presionando “Cambiar Todas las Cuentas a Normal” o “Cambiar Todas las Cuentas a Excedentes”. 1.6. Adicional Cursos y Adicional Participantes Ahora llegaremos a la opción “Adicional Cursos” y “Adicional Participantes”. Estos ítem están presentes para todas las empresas, pero es opcional su utilización.

1) APLICAR CAMBIOS 2) CONTINUAR

BOTONES PARA CAMBIO DE CUENTA

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En la imagen de abajo se observa un ejemplo de ingreso de un “Adicional Curso”: Estos ítems obedecen a que VISTA CLIENTE apunta a ser una herramienta de capacitación y no sólo de inscripción de cursos. VISTA CLIENTE permite, a través de estos ítems, que ingreses y clasifiques los cursos con información propia de tu empresa, es decir, te permite crear columnas adicionales para cursos y participantes. Si decidieras crear una columna adicional para “Participantes”, por ejemplo, una columna adicional de “Gerencia”, tu empresa podrá filtrar la información por Gerencia. Si crearas una columna adicional de “Cursos”, y como adicional de cursos agregaras “Área Temática”, podrías filtrar y recabar información de tus propias áreas temáticas de interés. Luego presionamos el botón “Aplicar Cambios” y luego “Continuar”, para pasar a la próxima etapa del proceso de inscripción, llamado “Resumen”.

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Resumen Final

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En el Resumen Final, podrás revisar todos los antecedentes del curso que has registrado, para finalmente inscribir y enviar la solicitud a la CORPORACIÓN SOFOFA. Una vez enviada la solicitud, obtendrás un número de solicitud de la CORPORACIÓN SOFOFA. Esta solicitud la podrás imprimir a través del icono “Imprimir”. Hemos terminado de revisar la función “Inscripción de Cursos” . Ahora veremos el segundo módulo: “Inscripciones Anteriores”

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2. INSCRIPCIONES ANTERIORES

En la función “Inscripciones Anteriores” de VISTA CLIENTE, podrás ver todas las inscripciones realizadas a la fecha, ya sea enviados o no enviados, estado que podrás ver presionando sobre el icono. Hay que destacar que en este ítem puedes modificar o eliminar las solicitudes no enviadas que se muestran en forma de historial. Las solicitudes, al ser enviadas, no pueden ser eliminadas o modificadas. Para modificar una solicitud no enviada, haz clic sobre el icono en forma de cuaderno y lápiz. VISTA abrirá la solicitud para su modificación. Para eliminar una solicitud no enviada, haz clic sobre el icono en forma de cruz. Las solicitudes eliminadas no pueden ser recuperadas. Para visualizar un resumen de una solicitud enviada, haz clic sobre el icono en forma de lupa.

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3. REPORTES

Este ítem contiene un conjunto de reportes, incluyendo cartola de cuenta corriente, aportes y detalles de la inversión; indicadores y topes legales; etc. Resumen Cartola: Permite visualizar la información consolidada del gasto realizado por la empresa, comparado con el presupuesto general planificado, lo que permite un panorama general de la inversión en capacitación para cada una de las empresas que el usuario está habilitado para administrar. Detalle Cursos Normal: Permite visualizar el detalle de los cursos inscritos hasta el minuto de la emisión del reporte financiados con aportes del año, teniendo la ventaja de exportar todo su contenido a un archivo de formato Excel. Detalle Cursos Excedentes: Permite visualizar el detalle de los cursos inscritos hasta el minuto de la emisión del reporte financiados con remanentes del año anterior, teniendo la ventaja de exportar todo su contenido a un archivo de formato Excel. Aportes: Permite visualizar los aportes realizados por la empresa para un período. De este modo podrá ver en detalle los movimientos de dinero realizados desde la empresa hacia la corporación.

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Inversiones: Permite visualizar la información consolidada del gasto realizado por la empresa, detallada por Mes. Límites Legales: Estarán dados por los montos efectivamente aportados por cada empresa y disponibles para cuenta o concepto:

O TOPE REMUNERACIONES 1% IMPONIBLES ANUALES (RIA): La base de cálculo a considerar estará integrada solamente por las remuneraciones imponibles efectivamente pagadas al personal, incluido el pago efectivo de las cotizaciones previsionales: salud y jubilación.

O TOPE USO VIÁTICOS Y TRASLADOS: Capacitación Normal : hasta un 10% del total de aportes anuales enterados al Organismo Técnico Intermedio para Capacitación. (CORPORACIÓN SOFOFA), con tope del 1% de las remuneraciones imponibles anuales; Capacitación con Excedentes : hasta el saldo del 10% del total de aportes anuales enterados al Organismo Técnico Intermedio para Capacitación durante el año anterior.

O TOPE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC) : Registra la información de cursos contenidos en el proceso de DNC, y que consiste en que las empresas podrán cargar a la franquicia tributaria, por concepto de Detección de Necesidades de Capacitación, hasta un 10% de los costos directos visados por SENCE, siempre y cuando se hayan efectuado a lo menos el 50% de los cursos y capacitado a lo menos a un 50% de los participantes inicialmente informados.

O TOPE ANUAL NÚMERO DE PRECONTRATOS: Registra la información de las actividades de capacitación incluidas en este programa, acordado por el comité bipartito, podrá descontar hasta un 20% adicional al monto imputable a franquicia, considerándose el valor hora autorizado por SENCE y los tramos de remuneraciones de cada participante. Con todo, el monto total autorizado a descontar no puede exceder el costo unitario por participante en que incurra la empresa para realizar la actividad.

Indicadores Generales: Permite visualizar información y ratios más relevantes en términos de inversión, participantes y cursos realizados por la empresa. Indicadores x Área: Permite visualizar, por área de conocimiento curso, la información y ratios más relevantes en términos de inversión, participantes y cursos realizados por la empresa. Indicadores x Mes: Permite visualizar información y ratios más relevantes en términos de inversión, participantes y cursos realizados por la empresa por mes. Histórico Participantes: Permite visualizar información y ratios más relevantes en términos de inversión, participantes y cursos realizados por la empresa.

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Consolidado de Cursos : Permite seleccionar la información de las actividades que han realizado en un periodo de tiempo (Año indicado por el usuario) y seleccionando la opción de cursos o participantes, entregando el detalle respectivo. Planilla: Permite descargar a un archivo el detalle de las actividades contratadas por cursos o participantes. Impresión : Una vez seleccionado el reporte requerido, éste puede imprimirse directamente Exportar a Excel : Una vez seleccionado el reporte requerido, se puede exportar a formato Excel.

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4. NÓMINA DE EMPLEADOS

A través de este módulo, podrás cargar la Nómina de Empleados de la Empresa. Con ello, puedes actualizar la información de la Empresa en VISTA CLIENTE que requerirás para inscribir nuevos Cursos. Primero, debes presionar sobre el icono Excel para descargar la plantilla con el formato requerido, la cual puedes utilizar para escribir los trabajadores de la Empresa. Una vez que esté terminada, debes guardarla en algún lugar del PC. 4.1. Formato de Columnas para Nómina de Empleados A continuación te indicamos, de una manera más gráfica, el formato que debe tener la Nómina de Empleados en VISTA CLIENTE. “Número” indica el número de columna dentro de la plantilla donde se ubica el Campo. “Campo” te indica el valor que debe ser escrito en cada columna. “Tipo” te indica si sólo puedes ingresar números o texto. “Largo” indica el largo máximo del valor ingresado. “Descripción” te entrega una breve descripción del Campo. Todos los campos marcados como “Obligatorios” deben ser llenados dentro de la plantilla.

Nº Campo Tipo Largo Descripción ¿Obligatorio?

1 Rut Empresa sin DV Numérico 8 Rut de la Empresa sin Dígito Verificador SI 2 Rut Participante Numérico 8 Rut del Trabajador sin Dígito Verificador SI 3 DV Texto 1 Dígito Verificador del Rut Participante SI

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4 Ape. Pat Texto 20 Apellido Paterno del Trabajador SI 5 Ape. Mat Texto 20 Apellido Materno del Trabajador SI 6 Nombres Texto 20 Nombre del Trabajador SI 7 F. Nac Fecha 15 Fecha de Nacimiento Formato DD-MM-AAAA SI 8 Sexo Texto 1 M - F SI 9 Reg. Procedencia Numérico 2 Región de Procedencia. Regiones [1..13] SI 1: Ejecutivo 2: Profesionales 3: Mandos Medios

10 Nivel SENCE Numérico 1 4: Administrativos SI 5: Calificados 6: Semi-Calificados 7: No Calificados

11 Franquicia Numérico 3 15, 50 ó 100 SI 1: Sin Escolaridad 2: Básica Incompleta 3: Básica Completa 4: Media Incompleta

12 Niv. Escolaridad Numérico 1 5: Media Completa SI 6: Superior Técnica Profesional Incompleta 7: Superior Técnica Profesional Completa 8: Universitaria Incompleta 9: Universitaria Completa 1: Trabajador Menor Calificación 2: Cesante 3: Buscan Trabajo Por Primera Vez

13 Población Numérico 1 4: Trabajador Menor Calif. Discapacitado SI 5: Trabajador Menor Calif. Mapuche 6: Persona Privada de Libertad 7: Activo

14 Centro Costo Texto 15 Código Centro de Costo (Adicional por defecto) NO 15 Descripción C. Costo Texto 50 Descripción Centro de Costo (Adicional por defecto) NO 16 Valor Ad. 2 Texto 15 Campo Adicional 2 [Código] NO 17 Nombre Ad. 2 Texto 50 Campo Adicional 2 [Descripción] NO 18 Valor Ad. 3 Texto 15 Campo Adicional 3 [Código] NO 19 Nombre Ad. 3 Texto 50 Campo Adicional 3 [Descripción] NO 20 Valor Ad. 4 Texto 15 Campo Adicional 4 [Código] NO 21 Nombre Ad. 4 Texto 50 Campo Adicional 4 [Descripción] NO 22 Valor Ad. 5 Texto 15 Campo Adicional 5 [Código] NO 23 Nombre Ad. 5 Texto 50 Campo Adicional 5 [Descripción] NO 24 Valor Ad. 6 Texto 15 Campo Adicional 6 [Código] NO 25 Nombre Ad. 6 Texto 50 Campo Adicional 6 [Descripción] NO 26 Valor Ad. 7 Texto 15 Campo Adicional 7 [Código] NO 27 Nombre Ad. 7 Texto 50 Campo Adicional 7 [Descripción] NO 28 Valor Ad. 8 Texto 15 Campo Adicional 8 [Código] NO 29 Nombre Ad. 8 Texto 50 Campo Adicional 8 [Descripción] NO 30 Valor Ad. 9 Texto 15 Campo Adicional 9 [Código] NO 31 Nombre Ad. 9 Texto 50 Campo Adicional 9 [Descripción] NO 32 Valor Ad. 10 Texto 15 Campo Adicional 10 [Código] NO 33 Nombre Ad. 10 Texto 50 Campo Adicional 10 [Descripción] NO

Es importante recordar que el Centro de Costo viene creado por defecto como campo adicional para todas las compañías, pero es decisión de estas últimas hacer uso de ellas.

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4.2. Subiendo la Nómina de Empleados al Sistema VIS TA CLIENTE Una vez que la Nómina esté preparada, presiona sobre “Subir Nómina” para ingresar a la pantalla que te permitirá subir la planilla al Sistema. Para cargar la plantilla de trabajadores, debe presionarse el botón “Examinar”, buscar el archivo correspondiente a la nómina, y por último, presionar el botón “Abrir”. La nómina estará lista para ser cargada al Sistema. Al presionar “Aceptar”, se grabarán los datos de la planilla. Si ocurre algún error, éste se mostrará en pantalla.

Nota: Puedes realizar este proceso tantas veces como estimes necesario, ya que el Sistema va actualizando la información de los trabajadores de la Empresa, y no hay riesgo de tener dos veces el mismo trabajador.

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4.3. Descargando la Lista de Trabajadores ingresado s en el Sistema VISTA CLIENTE También puedes revisar los trabajadores de la Empresa ingresados en el Sistema, mediante la opción “Descargar Total de Trabajadores” que se encuentra en la pantalla inicial de “Nómina de Empleados” . Con esta función es posible descargar la totalidad de los Si tu cuenta pertenece a un Holding de Empresas, tendrás la posibilidad de descargar una nómina por cada Empresa asociada a tu cuenta.

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5. CUENTA

Tú y tu Empresa podrán editar los datos de usuario con que tienen acceso al Sistema VISTA CLIENTE, privilegiando con ello la seguridad y reserva de la información de cada Usuario. 5.1. Cambio de Contraseña

En tu primer ingreso, el Sistema automáticamente solicita el cambio de la contraseña del usuario, con el fin de mejorar la seguridad de los datos de cada Usuario.

Adicionalmente, puedes cambiar tu contraseña cada vez que lo requieras, accediendo a la opción “Cuenta” . Para ello, en el cuadro de texto “Contraseña” deberás escribir la nueva clave sin puntos ni guión , y luego repítela en el cuadro de texto “Repetir Contraseña”. Es importante recordar que la nueva contraseña no estará guardada hasta que hayas presionado el botón “Aceptar”.

Mantén tu nueva contraseña en un lugar seguro. Si olvidas tu nueva contraseña, o tienes problemas para ingresar al Sistema, contacta a tu Ejecutivo de la CORPORACIÓN SOFOFA.

5.2. Cambio de Correo Electrónico

Además, podrás cambiar el correo electrónico donde llegará una confirmación de las solicitudes. Para ello simplemente modifica el campo “Mail” con la nueva dirección de Correo Electrónico, y presiona el botón “Aceptar”. Si deseas deshacer los cambios ingresados, presiona el botón “Cancelar”.

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6. COTIZACIONES

El Módulo COTIZACIONES es una reciente adición al sistema VISTA CLIENTE, el cual agrega al sistema la capacidad de realizar cotizaciones en línea, de cursos Abiertos y Cerrados.

Para ingresar al módulo COTIZACIONES, debes presionar sobre el botón

“Cotizaciones” en el menú superior del sistema. Principales Funciones del Módulo COTIZACIONES Las principales funcionalidades del Módulo COTIZACIONES abarcan:

Función Home La cual permitirá, de ser el caso, seleccionar una empresa distinta dentro del Holding.

Función Cotizar Curso Abierto Permite la cotización de cursos Abiertos que se encuentren dentro de nuestra base de

datos.

Función Cotizar Curso Cerrado En esta opción, puedes enviar formularios a la Corporación SOFOFA para realizar una

cotización de un curso cerrado acorde a las necesidades específicas de tu Empresa.

Función Cotizaciones Anteriores Esta función te permitirá visualizar cotizaciones realizadas previamente.

Función Calendario de Cursos Con esta opción, es posible visualizar un calendario mensual, con los cursos Abiertos que tengan su fecha de inicio dentro del mes seleccionado.

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6.1. Cotizando un Curso Abierto

Esta opción permite realizar cotizaciones de cursos Abiertos y enviarlas a la CORPORACIÓN SOFOFA. Para ingresar, debes hacer clic sobre la opción Cotizar Curso Abierto , como señala la siguiente imagen.

Como campos obligatorios, se deberán llenar los datos de Fecha Inicio Curso y Fecha Fin Curso. El sistema entregará todos los cursos que comiencen entre ambas fechas señaladas, con ambos días incluidos. Adicionalmente, el sistema permite filtrar los resultados por Región, Área Temática, Modalidad de Instrucción, e incluso es posible escribir parte del nombre del curso.

Una vez se ingresen los datos correspondientes, presionamos el botón “Procesar Cotización” para que el sistema entregue los cursos que coincidan con los datos entregados.

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En este ejemplo, se ingresaron los datos de fecha de inicio, fecha de fin, y para acotar los resultados, y señalamos que el nombre de curso contenga la frase “Administración de Bodega”. Estos parámetros arrojaron un único resultado, que es el observado en la imagen.

Una vez que se haya encontrado un curso que se ajuste a lo requerido, es posible ver los detalles del curso, o bien solicitar la cotización inmediatamente, en dos opciones que se encuentran en cada resultado obtenido.

Para visualizar los detalles de un curso encontrado, se debe presionar sobre la lupa en la sección derecha del resultado. El sistema abrirá una ventana con los detalles del curso, donde es posible revisar datos como Código SENCE, Tipo de Horario, Fechas de Inicio y Término, Precio por Participante, N° de Participant es, Horas, y datos de la OTEC que realiza el curso.

Dentro de esta ventana, también es posible enviar la cotización de este curso a tu ejecutivo SOFOFA.

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Si no necesitas visualizar detalles del curso y deseas realizar la cotización directamente, sólo se requiere presionar sobre el texto “Enviar Cotización” a la derecha del resultado. Aparecerá una ventana de confirmación, en la que se deberá presionar el botón “Aceptar” para realizar el envío de la cotización.

Con esto, se enviará un correo a tu ejecutivo SOFOFA, quien procesará la cotización entregada a la brevedad.

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6.2. Cotizando un Curso Cerrado

Un Curso Cerrado es aquel en donde el curso es creado en base a las necesidades específicas de la Empresa solicitante. Para cotizar un Curso Cerrado, se requiere llenar el siguiente formulario, en el cual se definirán los requerimientos de la Empresa solicitante, a fin de cumplir íntegramente con sus necesidades.

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El Formulario para la Cotización de un Curso Cerrado contiene los siguientes puntos que deben ser llenados:

- Datos del Usuario: En la franja superior, se pueden visualizar los datos del Usuario que realizará la Cotización, como el Nombre, RUT, Dirección y Teléfono de la Empresa, junto con la fecha de la cotización a realizar.

- Información del Curso: Más abajo, se deberá llenar la información correspondiente al curso buscado.

o Curso Solicitado: Se ingresa el nombre del curso que se desea cotizar, detallando en él los requerimientos técnicos esperados (por ejemplo, “Técnicas Avanzadas de Excel 2007”, o “Principios básicos de Marketing”).

o Región y Ciudad o Comuna: Especifica el lugar geográfico donde se desea realizar el curso.

o Lugar de Ejecución: Se especifica el tipo de lugar donde se desea realizar el curso. Este punto cobra especial importancia si el curso requiere de equipamiento especial que la Empresa no posee en sus dependencias. Si este punto es indiferente, es posible seleccionar todas las opciones.

o Tipo de OTEC: Este punto permite acotar qué tipo de OTEC se desea revisar. Si es indiferente, es posible seleccionar todas las opciones.

o Valor Estimado a Invertir ($): Permite ingresar el monto estimado a utilizar en el curso, en un valor considerando el curso completo, o por cada participante.

o Rubro: Cada Rubro posee distintas Especialidades, que permiten definir el área de conocimiento del curso requerido. Es posible seleccionar varias especialidades, dentro de varios rubros a la vez.

- Información del Participante: Se necesita conocer, además, algunos detalles adicionales de los participantes que realizarán el curso.

o Cantidad de Participantes: Especifica el número de participantes que realizará el curso.

o Horario Requerido: Determina el horario en el que el curso deberá llevarse a cabo.

o Tipo de Participantes: Permite señalar si al curso asistirá personal Ejecutivo, Administrativo, Profesional, entre otros.

- Información Complementaria: Cualquier elemento adicional de consideración para la solicitud del curso deberá ingresarse en este cuadro de texto. Es necesario ingresar este detalle en cada Cotización Cerrada.

Una vez ingresada toda la información, se debe presionar el botón “Enviar Cotización”

para el envío por correo de ésta al ejecutivo SOFOFA.

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6.3. Cotizaciones Anteriores

En la función “Cotizaciones Anteriores”, podrás ver todas las cotizaciones realizadas a la fecha, tanto de cursos Abiertos como Cerrados.

El sistema permite filtrar resultados por Nombre de Curso, Fechas de Inicio o Fin, o por Cursos Abiertos o Cerrados. Es posible mostrar resultados únicamente señalando la opción “Curso Abierto/Curso Cerrado”.

Para visualizar los cursos cotizados, debes presionar el botón “Procesar Cotización”. El sistema mostrará todas las cotizaciones realizadas que se ajusten a los parámetros señalados.

Al presionar sobre el nombre del curso, es posible visualizar un mayor detalle del curso cotizado.

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6.4. Calendario de Cursos

Esta función permite la cotización de cursos de acuerdo a un calendario mensual, permitiendo la revisión de todos los cursos que inician en un mes determinado.

A diferencia de la función “Cotizar Curso Abierto”, que apunta a realizar búsquedas de cursos específicos en base a Región, Área Temática o Modalidad de Instrucción, esta función permite visualizar de forma directa todos los cursos en base a su Fecha de Inicio.

Al presionar sobre el Nombre de un curso, se mostrará el detalle de éste, donde se incluye la información de Código SENCE, Nombre del Curso, Fecha de Inicio y Término, Tipo de Horario, Modalidad del Curso, Precio por Participante, N° de Participantes autorizados, N° de Horas Teóricas, Prácticas y de E-Learning, así como los datos de la OTEC que imparte este curso.

Además, dentro del detalle del curso, se encuentra la opción para el envío de la cotización de éste al ejecutivo SOFOFA.

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Ante cualquier duda, puedes realizar tus consultas con tu ejecutivo de la CORPORACIÓN SOFOFA.