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U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í

M ó d u l o d e V i á t i c o s , C a j a C h i c a y O t r o s G a s t o s .

1

Universidad Autónoma de San Luis Potosí

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Manual del Usuario para el Módulo de Viáticos, Caja Chica y

Otros Gastos

San Luis Potosí, S.L.P., Junio 2017



2

Directorio:

Arq. Manuel Fermín Villar Rubio

Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí

M.A. Isaías Ricardo Martínez Guerra

Secretario de Finanzas

MA. Ma. Magdalena Miranda Herrera

Secretaria Administrativa

Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema:

C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León

Jefe del Departamento de Contabilidad

C.P. José Juan Huerta Díaz

Jefe del Departamento de Presupuestos

Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez

Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos

Ing. Raúl García Delgado Ing. Armando Patiño Ávila Ing. Leticia Camarillo Bernal Analistas del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos



3

Contenido MANUAL DEL USUARIO PARA EL MÓDULO DE VIÁTICOS, CAJA CHICA Y OTROS GASTOS .1

DIRECTORIO: ...........................................................................................................................2

COLABORARON EN LA FORMULACIÓN DE ESTE MANUAL Y DEL SISTEMA: ............................2

Contenido .............................................................................................................................................................3

P R E S E N T A C I Ó N ........................................................................................................4

M A N U A L D E U S U A R I O ......................................................................................5

ABRIR EL SISTEMA ................................................................................................................................................5

INICIO DE SESIÓN ..................................................................................................................................................5

INFORMACIÓN DEL USUARIO Y DEL SISTEMA ......................................................................................................5

CAMBIO DE CONTRASEÑA ....................................................................................................................................6

UBICACIÓN DEL MENÚ .........................................................................................................................................6

DESPLAZAMIENTO EN PROGRAMAS ....................................................................................................................7

PERMISOS .............................................................................................................................................................7

CATÁLOGOS ..........................................................................................................................................................7

VIÁTICOS Y OTROS GASTOS POR COMPROBAR ....................................................................................................7

PROGRAMA: ELABORAR SOLICITUD .....................................................................................................................7

COMPROBACION. .............................................................................................................................................. 22

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS. ..................................................... 22

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS DE SOLICITUDES DE OTROS GASTOS. ........................................... 39

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE VIÁTICOS. ................................................. 57

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE OTROS GASTOS. ....................................... 80

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE CAJA CHICA. ............................................. 86

S O P O R T E........................................................................................................................96

SECRETARIA ADMINISTRATIVA. ......................................................................................................................... 96

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ............................................................................................................... 96

DE INSTALACIÓN ................................................................................................................................................ 96



4

P R E S E N T A C I Ó N

El Manual del Usuario del Módulo de viáticos, caja chica y otros gastos es un documento orientador para los

administradores de cada entidad Universitaria responsables de la administración del presupuesto asignado a

viáticos y otros gastos, con la finalidad de facilitar el seguimiento de cada una de las solicitudes y sus

comprobaciones e integrar toda la información referente a este gasto.

Su principal propósito es mostrar la funcionalidad operativa del módulo informático desarrollado para registrar

la información relacionada con la Solicitud y Comprobación de Viáticos y Otros Gastos. Aquí se muestran las

pantallas de captura de los programas así como una orientación acerca de la información y la secuencia en que

debe registrarse. También se indican los mensajes informativos y catálogos de ayuda que pueden presentarse

durante el proceso de operación.



5

M A N U A L D E U S U A R I O

ABRIR EL SISTEMA

El sistema se encuentra con el nombre de SIIA (Sistema Integral de Información Administrativa),

desde el icono Iniciar Todos los programas, se encuentra la carpeta UASLP - Sistemas, ó en el escritorio se encuentra el icono del SIIA. Al abrirlo aparece una ventana indicando que se está iniciando la aplicación.

Una vez iniciada la aplicación se abre la ventana de Inicio de Sesión.

INICIO DE SESIÓN Para comenzar a trabajar con el sistema, se requiere que el usuario se autentifique con su nombre de usuario y

contraseña que le fueron proporcionados por el Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos para

ingreso al sistema. Por política institucional el usuario no debe compartir las claves asignadas.

La pantalla de inicio de sesión que se muestra es la siguiente:

INFORMACIÓN DEL USUARIO Y DEL SISTEMA

Una vez que ha iniciado sesión, se accede a una siguiente pantalla y al dar click en el icono muestra:

Los módulos a los que el usuario registrado tiene acceso, en la parte inferior de la ventana (barra de estado) se

proporciona información del usuario (nombre, dirección IP) y del sistema.



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CAMBIO DE CONTRASEÑA

La contraseña proporcionada inicialmente por el Depto. de Sistemas es temporal y el usuario debe cambiarla,

para esto con doble click en el nombre del usuario y aparece la siguiente ventana:

En donde solicita la nueva contraseña y su confirmación, la captura de la contraseña no es legible, si la captura

de ambas contraseñas no coincide emitirá el mensaje:

Le permitirá nuevamente capturar la contraseña y su confirmación.

Si coinciden las contraseñas el mensaje será:

UBICACIÓN DEL MENÚ

Se selecciona el modulo de Viáticos y otros Gastos por comprobar, a continuación se muestra el menú

Viáticos y otros gastos por comprobar, el cual, muestra una lista desplegable con los programas a los que tiene

acceso el usuario y que le permiten la elaboración y seguimiento de solicitudes.



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DESPLAZAMIENTO EN PROGRAMAS

Es recomendable utilizar la tecla de tabulador en los programas, ya que nos permite desplazarnos

en los campos con una secuencia ordenada de manera que nos lleva siempre al siguiente campo a capturar y

evita que saltemos algún campo.

PERMISOS Cada usuario tiene permisos asignados a las Unidades Organizacionales, Sub Unidades Organizacionales y

Fondos que le corresponden dependiendo de la entidad donde laboren.

CATÁLOGOS Durante la secuencia de los programas puede encontrar ayuda de catálogos dependiendo del campo que

esté capturando.

Estos catálogos se pueden visualizar dando doble click en el campo, se abrirán en una ventana nueva. Al

abrirse muestran un listado y además un área para búsqueda. La búsqueda de un registro específico puede

realizarse ingresando la clave o la descripción. Tambien tienen la funcionalidad de realizar la búsqueda solo

ingresando una parte de la clave o una parte de la descripción de tal manera que el catálogo traerá como

resultados todos aquellos registros que hayan tenido alguna coincidencia con el texto capturado.

Para elegir un registro del listado se selecciona la línea y se da doble click.

VIÁTICOS Y OTROS GASTOS POR COMPROBAR

PROGRAMA: ELABORAR SOLICITUD Al ingresar a este programa, se muestra una pantalla inicial con los detalles de las solicitudes de viáticos y

otros gastos que el usuario ha capturado, sólo se muestran las solicitudes de las S.U.O s a las que tiene acceso el

usuario que se autentifico. Además permite las siguientes opciones con respecto a las solicitudes: Agregar,

Consultar, Reponer, Cancelar y Cerrar.



8

Los datos que se muestran en esta pantalla son solo algunos de cada solicitud de pago como:

FOLIO. No. De Folio de la Solicitud.

S.U.O. Sub. Unidad organizacional del origen del recurso.

CONCEPTO. Concepto de la Solicitud.

EVENTO. En caso de viáticos, el evento en el que participan los asistentes.

MONTO. Monto Solicitado.

FECHA SOLICITA. Fecha de elaboración de la solicitud.

FECHA RECIBE S.A. Fecha en que Secretaria Administrativa recibe la solicitud.

FECHA PAGO. Fecha de pago o programada de pago por parte de Contabilidad.

ESTADO. La solicitud pasa por 7 estados:

1) CAPTURADA. Una vez capturada por el Administrador.

2) EN REVISION. Una vez recibida por Secretaría Administrativa.

3) ACEPTADA. Secretaría Administrativa la ha aceptado.

4) RECHAZADA. Secretaría Administrativa la rechazo.

5) TRAMITE PAGO. Cuando el Depto. De Contabilidad recibe la solicitud para tramitar el cheque.

6) PROGRAMADA. Cuando el Depto. De Contabilidad programa la impresión del cheque.

7) COBRADA. Cuando fue entregado el cheque al beneficiario.

AGREGAR SOLICITUD DE VIATICOS.

Al seleccionar la opción de agregar solicitud de Viáticos, podemos visualizar la pantalla de

captura:

La información a registrar es la siguiente:



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Origen del Recurso. Corresponde al presupuesto del cual se descontará el gasto. Todos los datos del origen

del recurso se deben registrar. Los datos del origen del recurso se registran en el siguiente orden:

SUO : Se registra la clave de la Sub Unidad de la que se toma el recurso. Esta clave debe ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Sub Unidades existentes.

En caso de no ser válida, se muestra el siguiente error:

Si desea consultar el listado de Sub Unidades a las que tiene acceso, puede dar doble click en

este campo y se muestra el siguiente catálogo.

Para seleccionar un valor del catálogo, se selecciona la fila del catálogo y se da doble click.

SSFondo : Se registra el Sub Sub Fondo del que se toma el recurso. Esta clave debe ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Sub Sub Fondos.


Si desea consultar el listado de Sub Sub Fondos a los que tiene acceso, puede dar doble click en



Func: Se registra la clave de la Función. Esta clave debe de ser numérica y debe de ser válida en

el catálogo de Función existentes.



10

Si desea consultar el Catálogo de Función a las que tiene acceso, puede dar doble click en este

campo y se muestra el siguiente catálogo.


Activ: Se registra la clave de la Actividad de la función. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en el catálogo de Actividades para la función capturada.


Si desea consultar el Catálogo de Actividades de la función dada, puede dar doble click en este


En este catálogo se puede buscar una Actividad ingresando la clave ó descripción de la Actividad

(o bien sólo parte de la descripción de la Actividad).

(Para la búsqueda puede registrar solo una parte de la descripción de la Actividad, de tal manera

que el catálogo mostrará los resultados que tengan alguna coincidencia con el texto capturado.)


Cuenta: Se registra la Cuenta Contable a la que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Cuentas Contables para la función y SSFondo

capturados.




11

Si desea consultar los proyectos de la Sub. Unidad, puede dar doble click en este campo y se

muestra el siguiente catálogo.


Proy: Se registra el proyecto al que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en los Proyectos de la Sub Unidad.


Si desea consultar los proyectos de la Sub. Unidad, puede dar doble click en este campo y se





12

Obj: Se registra el Objetivo al que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en el proyecto seleccionado por la Sub Unidad.


Si desea consultar los objetivos del proyecto seleccionado, puede dar doble click en este campo

y se muestra el siguiente catálogo.

Para seleccionar un objetivo del proyecto seleccionado, se coloca el cursor en la fila del catálogo

y se da doble click.

Meta: Se registra la Meta a la que se aplicará el gasto. Esta clave debe ser numérica y debe de

ser válida en el proyecto al que corresponde la erogación de la Sub Unidad.


Si desea consultar las metas incluidas en el proyecto seleccionado, puede dar doble click en este


Para seleccionar un valor del catálogo, se coloca el cursor en la fila del catálogo y se da doble

click.



13

Rubro: Se despliega automáticamente y no puede ser modificado. Se despliega en base a los

datos capturados: SUO, SSfondo, Func, Activ, Cuenta, Proy, Obj y Meta.

Monto: Se registra la cantidad que se requiere aplicar al origen el recurso capturado.

En caso que el monto capturado sea mayor al Saldo Disponible para el origen del recurso dado,

se muestra un mensaje como el siguiente:

El Monto será válido si es menor o igual al Saldo Disponible en el origen del recurso dado.

Zona de Pago. Se registra la Zona de pago a la que envía el cheque. Esta clave debe ser numérica y debe de

ser válida en el catálogo de Zonas de pago disponibles.


Si desea consultar el Catálogo de Cajas de Pago, puede dar doble click en este campo y se muestra el siguiente

catálogo.

Por concepto de: Se captura la descripción del concepto por el que se está capturando esta solicitud de

cheque. Esta descripción del concepto se debe capturar.

La solicitud no se puede imprimir si no se captura este dato.

En caso de Viáticos. Si se desea registrar una solicitud para gastos de viaje o Viáticos se selecciona este dato.



14

Los datos para una solicitud de viáticos se registran en el siguiente orden:

Evento en el que participa: Se registra la descripción del evento en el que participa. Este dato se

debe registrar, NO se puede quedar en blanco.

A la(s) ciudad(es) de: Se registra el nombre de la(s) ciudad(es) en la(s) que se realizará el evento.

Es un dato que se debe registrar, NO se puede quedar en blanco.

Fecha de Salida: Se registra la Fecha de salida del(los) participante(s) en el evento. La fecha de

salida debe ser mayor o igual a la de hoy.

Fecha de Regreso: Se registra la Fecha de regreso del(los) participante(s) en el evento. La fecha

de regreso debe ser mayor o igual a la Fecha de Salida.

Involucrados: Se puede registrar uno o varios involucrados en el gasto o viaje. Los involucrados pueden ser

Alumnos o Empleados. Se debe registrar al menos un involucrado tanto en la solicitud de viáticos como en la

de otros gastos.

Auxiliar. Se selecciona el catalogo auxiliar a utilizar, el de EMPLEADOS ó ALUMNOS. Esto

es, si el involucrado es Empleado o es Alumno.

Clave. Se registra la Clave del Empleado o Alumno dependiendo del catálogo auxiliar que

se selecciono.

Esta clave debe ser numérica y debe de ser válida en el catálogo de Alumnos o en el de

Empleados.



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Si desea consultar el Catálogo de Empleados o Alumnos, puede dar doble click en este

campo y se muestra uno de los siguientes catálogos según sea el caso.

En estos catálogos se puede buscar un Alumno o Empleado ingresando la clave ó nombre

del Alumno o Empleado (o bien sólo parte del nombre).

(Para la búsqueda puede registrar solo una parte del nombre, de tal manera que el

catálogo mostrará los resultados que tengan alguna coincidencia con el texto capturado.)

Para seleccionar un valor del catálogo, se selecciona la fila del catálogo y se da doble

click.

Nombre. Se muestra el nombre del Empleado o Alumno involucrado en el gasto. No se

registran datos.

Beneficiario. Se registra si uno de los involucrados es beneficiario ó la persona a nombre

de quien se genera el cheque. Siempre se debe seleccionar uno de los involucrados

como beneficiario. De todos los involucrados, solo uno puede ser beneficiario.

En caso de no seleccionar un beneficiario se despliega un mensaje indicando que se debe

señalar un beneficiario:



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Responsable de comprobar. Se despliega el RPE y nombre del beneficiario automáticamente. Él será

responsable de entregar los comprobantes de los gastos solicitados.

Si el beneficiario del cheque es alumno, se debe teclear el RPE del responsable de comprobar, debe ser

empleado.

El RPE debe ser numérico y debe de ser válido en el catálogo de Empleados disponibles.

En caso de no ser válido, se muestra el siguiente error:

Si desea consultar el Catálogo de Empleados, puede dar doble click en este campo y se muestra el siguiente

catálogo.

S.U.O. Se registra la SUO a la que pertenece el Responsable de comprobar.

La Clave de la S.U.O. debe ser numérica y válida en el catálogo de S.U.O. disponibles.




17

Si desea consultar el Catálogo de S.U.O, dar doble click en este campo y se muestra el siguiente catálogo.

Responsable U.O. Se despliega automáticamente el RPE y Nombre responsable de la U.O., en base a la S.U.O

del responsable.

Administrador. Se registra el RPE del administrador de la S.U.O. capturada.



Si desea consultar el Catálogo de Empleados, puede dar doble click en este campo y se muestra el mismo

catalogo que se mostró en la captura del Responsable de comprobar.

Observaciones. Se registran las observaciones que se desean registrar para esta solicitud de gasto. Es un

texto de 250 caracteres.

Una vez capturada y revisada la información de la solicitud de viáticos y otros gastos, si se desea registrar la

información de la solicitud se presiona el botón de imprimir:

Cuando se imprime la solicitud el presupuesto de la solicitud se congela, el botón de imprimir tiene también la función

de “Aceptar”.

Se muestra la siguiente pantalla:



18

Si se desea imprimir la solicitud directo a la impresora se selecciona la impresora y se presiona la opción de imprimir. El

documento es impreso en la impresora seleccionada.

Si se desea ver la solicitud por pantalla o generar un archivo con la impresión de la solicitud se deben seguir los

siguientes pasos:

A) Seleccionar la Impresora “Microsoft XPS Document Writer”.

B) Presionar el botón de Preferencias. Se muestra la siguiente pantalla:

C) Se selecciona “Abrir los documentos XPS automáticamente en el visor XPS”.

D) Se presiona el botón “Aceptar”.

E) Automáticamente regresa a la pantalla “imprimir”.



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F) Se presiona el botón “Aplicar”.

G) Se presiona “Imprimir” y aparece la siguiente pantalla:

Se selecciona un directorio y se captura el nombre del archivo en el que se desea guardar la

solicitud de viáticos y se presiona el botón “Guardar”. En ese momento se muestra la impresión de la solicitud

en pantalla:



20

Este es el formato de impresión de la solicitud de viáticos y otros gastos, es el mismo cuando se imprime directo a

la impresora que cuando se imprime a una archivo o pantalla.

CONSULTAR SOLICITUD DE VIATICOS Y OTROS GASTOS.

Para consultar una Solicitud primero debemos seleccionar el registro a consultar del listado

de Solicitudes que aparecen. A continuación presionar el botón de Consultar y se visualizará la pantalla de

consulta, ahí no se permite modificar ningún dato.



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Se permite imprimir la solicitud seleccionando el botón de Imprimir: .

La impresión de la solicitud se realiza igual que como se explicó en la opción:

REPONER SOLICITUD DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS.

Para reponer una solicitud de viáticos primero debemos seleccionar el registro a reponer del

listado de solicitudes que aparecen en la pantalla principal de Elaborar Solicitud. A continuación presionar el

botón de Reponer.

Solo se pueden reponer la solicitudes de viáticos con estado: CAPTURADA Ó RECHAZADA

Esta opción permite modificar todos los datos de la solicitud a reponer y genera una nueva solicitud con los

datos modificados. La solicitud que se repone se cancela.

CANCELAR SOLICITUD DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS.

Para cancelar una solicitud de viáticos primero debemos seleccionar el registro a cancelar del listado de

solicitudes que aparecen en la pantalla principal de Elaborar Solicitud. A continuación presionar el botón de

Cancelar.

Solo se pueden cancelar las solicitudes de viáticos con estado: CAPTURADA Ó RECHAZADA

A continuación, podemos visualizar la pantalla en la que se pide la confirmación de la cancelación de la solicitud:

Si se acepta la cancelación de la solicitud, esta es cancelada y se despliega la pantalla que muestra la

solicitud cancelada con una marca de color rojo antes de la columna “FOLIO”.



22

Esta opción libera los recursos requeridos en dicha solicitud, y pone un estado de CANCELADA a la solicitud

seleccionada.

CERRAR VENTANA

Este botón permite cerrar la pantalla inicial de Elaborar Solicitud.

COMPROBACION.

Los programas que integran el sub-módulo de comprobación son los siguientes:

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS.

Al ingresar a este programa, se muestra una pantalla inicial con los detalles de las solicitudes de viáticos

y otros gastos que el usuario ha cobrado (Estado Solicitud = Cobrada), sólo se muestran las solicitudes de las

S.U.O s a las que tiene acceso el usuario que se autentifico. Además permite las siguientes opciones con respecto

a las solicitudes cobradas: Comprobar Gasto, Consultar Comprobación y cerrar.

Cuando una solicitud ya tiene algún gasto comprobado se Activan las opciones: Comprobar Gasto, Consultar

Comprobación, Reponer Comprobación, Cancelar Comprobación y Cerrar.

Los estados de comprobación de Gasto de Solicitudes de Viáticos son los siguientes:



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Cuando lo que comprueban es menor o igual al Monto recibido por medio de la Solicitud de viáticos, solo

tendrán los siguientes estados.


2) EN REVISION. Una vez recibida por S.A.



Cuando lo que comprueban es mayor al Monto recibido por medio de la Solicitud de Viáticos, además

de los 4 estados anteriores tendrán los siguientes:




COMPROBAR GASTO DE SOLICITUD DE VIÁTICOS.

Para comprobar el gasto de una solicitud de viáticos primero debemos seleccionar el

registro a comprobar del listado de solicitudes de viáticos que aparecen en la pantalla principal de Comprobación

de gastos de Solicitudes de Viáticos. A continuación presionar el botón de Comprobar Gasto.

Se puede capturar comprobantes de gasto o depósitos para una solicitud de viáticos con estados: COBRADA. Se puede capturar comprobantes de gasto o depósitos para una solicitud con Estado de comprobación: ACEPTADA. Mientras una comprobación NO está terminada se puede seguir registrando Comprobantes de pago, por medio de la opción de “Reponer” y que tenga estado de Reposición CAPTURADA. NO se puede comprobar gasto para una solicitud con estado de comprobación: CAPTURADA, EN REVISION Ó RECHAZADA. Se muestra la siguiente pantalla de Comprobación de gasto:



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En esta pantalla se muestran los datos de la solicitud de viáticos a comprobar.

En el renglón de detalle de origen del recurso hay 4 columnas que no existían en el registro de la solicitud

de viáticos: Comprobado, Comprobar, Presup..ado, Presup..ar, Depositado, Depositar.

Comprobado. Es el monto registrado en Comprobantes de Pago y aceptado por Secretaria

Administrativa en otras comprobaciones pasadas para esta solicitud.

Comprobar. Es el monto registrado en Comprobantes de Pago, pendiente de aceptar de la comprobación

por Secretaria Administrativa.

Presup…ado. Es el monto a presupuestar de los comprobantes de pago y aceptados por Secretaria

Administrativa.

Presup…ar. Se muestra la sumatoria del monto a presupuestar de los comprobantes de pago,

registrados y pendientes de aceptar de la comprobación por Secretaria Administrativa. No se captura.

Depositado. Es el monto de depósitos aceptados por S.A. en comprobaciones anteriores. La suma de

este dato Depositado más Depositar no puede ser mayor a la suma de los Depósitos registrados en la(s)

comprobación(es) para esta solicitud de viáticos.

Depositar. Es el monto a depositar del detalle de Depósitos capturados. Este valor no puede ser mayor

al Monto de los Depósitos registrados en esta comprobación.

La captura de los comprobantes de gasto se realiza en los detalles del origen del recurso.

Para Registrar un comprobante de pago, se teclea <ENTER> en el renglón del detalle de origen del recurso

que se desea comprobar.

Se muestra la siguiente pantalla para la captura de comprobantes de pago y además se muestran los

comprobantes anteriormente registrados para la solicitud:



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AGREGAR COMPROBANTE DE PAGO.

Para agregar comprobante de pago, se debe presionar la opción de Agregar. Se despliega

la siguiente pantalla:

Los datos que contiene la pantalla son los siguientes:

Monto solicitado. Se muestra el monto del origen del recurso que se autorizó y cobro en la solicitud y se

debe comprobar. No se permite capturar.

Monto Total a Comprobar. Se muestra la sumatoria del monto a comprobar de los comprobantes de

pago, registrados hasta este momento para ese origen del recurso. No se permite capturar.

Monto Total a presupuestar. Se muestra la sumatoria del monto a presupuestar de los comprobantes de

pago, registrados hasta el momento para ese origen del recurso. NO se permite capturar.



26

S.U.O. Se muestra la S.U.O. del origen del recurso.

SSFondo. Se muestra el SSFondo del origen del recurso.

Función. Se muestra la Función del origen del recurso.

Actividad. Se muestra la Actividad del origen del recurso.

Cuenta. Se muestra la cuenta del origen del recurso.

Proyecto. Se muestra el proyecto del origen del recurso.

Objetivo. Se muestra el proyecto del origen del recurso.

Meta. Se muestra la meta del origen del recurso.

Rubro. Se muestra el rubro del origen del recurso.

Folio Interno. Se registra el No. De Factura con la que comprueba el gasto. Puede ir vacío si no se tiene el

No. De Factura, Nota o recibo.

Fecha de Factura, Nota o recibo. (dd/mm/aaaa). Se registra la fecha del documento que comprueba el

gasto o bien la fecha del gasto. Es un dato requerido, NO puede ir vacío.

Proveedor. Se registra la descripción del proveedor. Se debe registrar, No puede tener valores Nulos.

R.F.C. Se registra el RFC del Proveedor, puede ir vacío si no se tiene este dato.

Es Factura Se registra si es factura fiscal.

Visualizar. Si desea visualizar la factura fiscal.

Folio Fiscal. Se registra el UUID de la factura, al ingresar se mostraran por default todos las facturas

descargadas del SAT del RFC y fecha de factura capturados, para seleccionar el que corresponda, si no

existe deberá capturar el UUID de la factura.

Ligado a. Se visualizar el número de la factura con el cual está ligado el UUID a las facturas descargadas

del SAT, sino existe todavía aparecerá vacío. Si aparece un número indica que ya se descargó del SAT.

Concepto. Se registra el concepto del gasto. Se debe registrar, No puede tener Valor Nulo.

Cant. Artículos. Este dato se debe registrar cuando la cuenta del origen del recurso es de Activo Fijo. Es

un dato numérico es la cantidad de objetos o artículos que se compraron.

Total. Se registra el monto del gasto a comprobar. No puede ser 0.00 o tener un valor Nulo.



27

Moneda. Se despliega por default , y el tipo de cambio que se muestra es de 1.00 y el

monto Nacional será igual al Monto. Se permite cambiar a , dando click a la flecha en este

dato .

Tipo de Cambio. Si Moneda es , el tipo de cambio que se muestra es 1.00 y No se permite

registrar. Si Moneda fue cambiada a , se permite registrar el Tipo de Cambio, debe ser una

cantidad, según el tipo de moneda (dólar, Euro, etc.).

Monto Nacional. Se muestra el Monto Nacional, es el resultado de multiplicar Monto x Tipo de cambio.

No se registra.

Monto Aceptado. Se despliega el Monto nacional. Se puede capturar, y debe ser una cantidad menor o

igual al Monto Nacional, esto es porque, el monto Aceptado podría ser solo una parte de la factura.

Si se registra una cantidad mayor al Monto Nacional, se muestra el siguiente mensaje:

Acredita IVA. Este dato se activa automáticamente si el origen del recurso indica que se

debe acreditar IVA en los comprobantes de pago.

Subtotal sin IVA. Se registra el subtotal sin IVA del comprobante de Pago.

% IVA. Se registra el porcentaje de IVA cobrado en el comprobante de Pago.

Monto IVA. Es el resultado de (%IVA * Subtotal )/100.

Subtotal Con IVA. Se despliega la suma de Subtotal más Monto IVA.

Tipo Retención. Se debe seleccionar el tipo de Retención para este comprobante de pago. Los tipos de

retención son los existentes en el catalogo. Por ejemplo: SIN RETENCION, HONORARIOS, ARREND

INMUEBLES, ARREND MUEBLES Y FLETES.

Retención IVA. Se calcula en base al tipo de Retención seleccionada por el usuario, en base al porcentaje

de Retención de IVA en la tabla de Tipos de Retención.



28

Retención ISR. Se calcula en base al tipo de Retención, en base al porcentaje de Retención de ISR en la

tabla de Tipos de Retención.

Monto Presupuestar. Si el Origen del recurso Acredita IVA es igual al Subtotal sin IVA, si el origen del

recurso NO Acredita IVA es igual al Subtotal Con IVA.

Monto Comprobar o Monto de la Factura. Es el monto menos la suma (Retención IVA + Retención ISR).

Una vez registrados todos los datos del comprobante, se deberá presionar alguno de los siguientes

botones:

Aceptar. Si el monto aceptado es diferente al total se envía el siguiente mensaje:

Si el monto aceptado es igual al total, se registra el comprobante y lo muestra en la pantalla de Modificar-

Comprobantes de pago.

Permite la captura de un nuevo comprobante de pago.

Deshacer. Limpia los siguientes datos de la pantalla Agregar-Comprobante: Factura, Fecha de Factura,

Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto Aceptado, Subtotal, %IVA,

Monto IVA, Total, Tipo Retención, Retención IVA, Retención ISR, Monto Presupuestar, Monto Comprobar,

y permite la captura nuevamente de estos datos siguiendo las validaciones en la alta del comprobante de

pago.

Cerrar. Termina la captura de comprobantes de gasto. Cierra la pantalla de captura Agregar-comprobante.

EDITAR COMPROBANTE DE PAGO.

Para Editar un comprobante de pago, se debe seleccionar el comprobante de la Pantalla

Modificar- Comprobantes de Pago y presionar la opción de Editar.



29

Los datos que contiene la pantalla son los mismos datos del alta Comprobante y permite modificar los

datos: Factura, Fecha de Factura, Nota o Recibo (dd/mm/aaaa), Proveedor, RFC, Concepto, Cantidad (Si la

Cuenta es de Activo Fijo), Monto, Moneda, Tipo de Cambio, Monto Aceptado, Subtotal, %IVA y Tipo

Retención; con las mismas validaciones de la alta.

Una vez modificados los datos, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar. Se registra el comprobante y lo muestra en la pantalla de Modificar-Comprobantes de pago.

Deshacer. Conserva los valores originales de los siguientes datos de la pantalla Editar-Comprobante:

Factura, Fecha de Factura, Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto

Aceptado, Subtotal, %IVA, Monto IVA, Total, Tipo Retención, Retención IVA, Retención ISR, Monto

Presupuestar y Monto Comprobar, permite la captura nuevamente de estos datos.

Cerrar. Termina la edición del comprobante de gasto. Cierra la pantalla de Editar-comprobante.

CONSULTAR COMPROBANTE DE PAGO.

Para Consultar un comprobante de pago, se debe seleccionar el comprobante de la

Pantalla Modificar- Comprobantes de Pago y dar click a la opción de Consultar. Una vez consultados los

datos, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar ó Cerrar. Cierran la pantalla de consulta y muestra la pantalla de Modificar-Comprobantes de

Pago.

ELIMINAR COMPROBANTE DE PAGO.

Para Eliminar un comprobante de pago, se debe seleccionar el comprobante de la

Pantalla Modificar- Comprobantes de Pago y presionar la opción de Eliminar.



30

Se despliega la siguiente pantalla de confirmación para eliminar el registro:

Si se desea Continuar con la Baja del registro se presiona Aceptar.

Si se desea cancelar la baja del registro se presiona Cancelar.

DEPOSITOS $ COMPROBACION DE SOLICITUDES DE VIÁTICOS.

Se puede también hacer depósitos de dinero sobrante en cada uno de los detalles del origen del recurso,

esto se realiza mediante el dato:

$depositar. Se debe colocar el cursor en el detalle del origen de recurso en este dato, aquí se puede

teclear la cantidad a depositar.

Antes de capturar la cantidad a depositar se debe realizar el registro de los depósitos realizados al

banco.

La cantidad a depositar debe ser menor o igual a la suma de los montos de los depósitos registrados.

Los depósitos se pueden registrar dando click en el siguiente dato en la pantalla de “Comprobar -

Comprobación de Gastos de Solicitud de viáticos”:

Depósitos nn.nn. Una vez que se da click en este dato Se muestra la siguiente pantalla para el registro

de comprobantes de Depósito:

AGREGAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.

Al dar click en el botón de agregar, se despliega la siguiente pantalla que permite el registro

comprobantes de depósitos:



31

Los datos que se muestran y registran en esta pantalla son:

Monto Depositado: . Es el Monto total de todos los Depósitos registrados

para esta solicitud de Viáticos. Solo se despliega.

Referencia. Se registra El No. De referencia Bancaria con el que se realizó el depósito. Acepta 15

caracteres Alfanuméricos.

Fecha de Deposito. Se registra la Fecha en la que se hizo el depósito en el banco.

Banco. Se registra el Banco en el que se realiza el depósito.

El Banco debe ser numérico y debe de ser válido en el catálogo de Bancos Disponibles.

En caso de no ser válido o nulo, se muestra el siguiente error:

Si desea consultar el Catálogo de Bancos, puede dar doble click en este campo y se muestra el siguiente

catálogo.

Cuenta. Se registra la cuenta a la que se hizo el depósito, se despliega un No. De cuenta si el

banco existe en el catalogo de bancos, se puede modificar el No. De Cuenta.

Concepto. Se registra el concepto del depósito, es una descripción de 100 caracteres.

Monto. Se registra el Monto del depósito.

Moneda. Se despliega por default , y el tipo de cambio que se muestra es de 1.00

y el monto Nacional será igual al Monto. Se permite cambiar a , dando click a la flecha en

este dato .



32

Tipo de Cambio. Si Moneda es , el tipo de cambio que se muestra es 1.00 y No se

permite registrar. Si Moneda fue cambiada a , se permite registrar el Tipo de Cambio,

debe ser una cantidad, según el tipo de moneda (dólar, Euro, etc.).

Monto nacional. Se despliega. Es el resultado de multiplicar el Monto x Tipo de cambio.

Una vez terminada la captura de Comprobantes de Depósito, se muestran en la siguiente pantalla, se

deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar. Se registra el comprobante de depósito y lo muestra en la pantalla de Modificar-Comprobantes

de Depósito.

Se permite la captura de un nuevo comprobante de pago.

Una vez terminado el registro de Comprobantes de Depósito, se despliegan en la siguiente pantalla:

Deshacer. Se limpian todos los datos capturados en la pantalla de Agregar-Deposito y permite nuevamente

la captura de todos los datos del Comprobante del Depósito.

Cerrar. Termina la captura de comprobantes de Depósito. Cierra la pantalla de captura Agregar-Depósito,

regresa a la pantalla de Modificar-Depósitos.

EDITAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.

Al dar click en el botón de Editar, se permite editar ó modificar los datos de un Comprobante

de Depósito.

CONSULTAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.



33

Para Consultar un comprobante de Depósito, se debe seleccionar el comprobante de

la Pantalla Modificar- Depósitos y presionar la opción de Consultar.

Se despliega la siguiente pantalla con los datos del comprobante de Depósito a consultar:

Una vez consultados los datos, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar ó Cerrar. Cierran la pantalla de consulta y muestra la pantalla de Modificar-Depósito.

ELIMINAR COMPROBANTE DE DEPÓSITO.

Para Eliminar un comprobante de Depósito, se debe seleccionar el comprobante de la

Pantalla Modificar- Depósito y presionar la opción de Eliminar.

Se despliega la siguiente pantalla de confirmación para eliminar el registro :



34

Si se desea Continuar con la Baja del registro se presiona Aceptar.

Si se desea cancelar la baja del registro se presiona Cancelar.

COMPROBAR GASTOS DE SOLICITUD DE VIATICOS.

Una vez capturados los Comprobantes de pago, depósitos y monto a depositar, si se

desea que se comprueben, se DEBE presionar el botón comprobar de la pantalla: Comprobar -

Comprobación de Gastos de Solicitud de Viáticos.

Se envía un mensaje que indica el No. De comprobación que se genera:

Esta opción además de grabar los comprobantes de pago y Monto a depositar registrados para la

solicitud de viáticos, permite imprimir la comprobación de la solicitud de viáticos, mostrando la siguiente

pantalla de impresión:



35

La comprobación de la solicitud se puede imprimir directo a impresora o a un archivo, siguiendo los

mismos pasos, que se usan en la impresión de una solicitud de viáticos y otros gastos. (Hoja. 23).

El formato del reporte de la Comprobación de la solicitud de viáticos es el siguiente:



36



37

CONSULTAR COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE VIÁTICOS.

Para consultar la comprobación de gastos de una solicitud de viáticos primero debemos

seleccionar el registro a consultar del listado de solicitudes que aparecen en la pantalla principal de

Comprobación de gastos de Solicitudes de Viáticos. A continuación presionar el botón de Consultar y se muestra

la pantalla de consulta.



38

REPONER COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE VIÁTICOS.

Para reponer la comprobación de gastos de una solicitud de viáticos primero debemos

seleccionar el registro que se desea reponer del listado de solicitudes de viáticos que aparecen en la pantalla

principal de Comprobación de gastos de Solicitudes de Viáticos. A continuación presionar el botón de Reponer.

Solo se puede reponer comprobación de gasto para una solicitud con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Al reponer la comprobación de gastos de una solicitud de viáticos, se realizan los siguientes pasos:

1. Se cancela la comprobación de gasto que se repone. 2. Se genera una nueva comprobación que incluye los cambios hechos a la comprobación que se cancela.

Una vez terminada la Modificación de Comprobantes de Pago y de Depósitos, si se desea aplicar

la “Reposición” de la Comprobación se deberá dar Click al botón: de la pantalla “Reponer –

Comprobación de Gastos de Solicitud de viáticos”. Se muestra la siguiente pantalla de confirmación de

“reposición” de comprobación:

Al dar click en el botón “Aceptar” en la pantalla de confirmación de reposición:

Se puede imprimir la nueva comprobación de viáticos ya sea a un archivo o directo a la impresora.

Al dar click a este botón se Deshacen los cambios realizados a los comprobantes de Pago y a los

Depósitos y deja la comprobación con los datos que originalmente tenía antes de entrar a esta opción de

reposición de comprobación de Gastos. Y puede comenzar nuevamente con los cambios a dicha comprobación.

Al dar click a este botón se cierra la pantalla de “Reponer – Comprobación de Gastos de solicitud

de viáticos”.



39

CANCELAR COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE VIÁTICOS.

Para cancelar la comprobación de gastos de una solicitud de viáticos primero debemos

seleccionar el registro que se desea cancelar del listado de comprobaciones que aparecen en la pantalla principal

de “Comprobación de gastos de Solicitudes de Viáticos”. A continuación presionar el botón de cancelar.

Solo se puede cancelar comprobación de gasto para una solicitud de viáticos con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Para confirmar la cancelación de una Comprobación de pago de una solicitud de viáticos se da click en el botón

Cancelar:

Se muestra el siguiente mensaje de confirmación de cancelación:

El Programa regresa a la pantalla principal de “Comprobación de Gastos de Solicitudes de Viáticos”, y muestra

el estado de las comprobaciones de gasto registradas:

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS DE SOLICITUDES DE OTROS GASTOS. Otro de los programas que integran el sub-módulo de comprobación es el de Comprobación de

Solicitudes de otros Gastos:

Al ingresar a este programa, se muestra una pantalla inicial con los detalles de las solicitudes de otros

gastos que el usuario ha cobrado, sólo se muestran las solicitudes de las S.U.O s a las que tiene acceso el usuario



40

que se autentifico. Además permite las siguientes opciones con respecto a las solicitudes cobradas: Comprobar

Gasto, Consultar Comprobación y cerrar.

Cuando una solicitud ya tiene algún gasto comprobado se Activan las opciones: Comprobar Gasto, Consultar

Comprobación, Reponer Comprobación, Cancelar Comprobación y Cerrar.

Los estados de comprobación de Gasto de Solicitudes de Otros Gastos son los siguientes:

Cuando el Monto de lo comprobado es menor o igual al Monto recibido por medio de la Solicitud de

Otros Gastos.





Cuando el Monto de lo comprobado es mayor al Monto recibido por medio de la Solicitud de Otros

Gastos, además de los estados 1 al 4 tiene los siguientes:




COMPROBAR GASTO DE SOLICITUD DE OTROS GASTOS.

Para comprobar el gasto de una solicitud de Otros Gastos primero debemos

seleccionar el registro a comprobar del listado de solicitudes de Otros Gastos que aparecen en la pantalla

principal de Comprobación de gastos de Solicitudes de Otros Gastos. A continuación dar click el botón de

Comprobar Gasto.

Se puede capturar comprobantes de gasto o depósitos para una solicitud de Otros Gastos con estados: COBRADA. Se puede capturar comprobantes de gasto o depósitos para una solicitud con Estado de comprobación: ACEPTADA. Mientras una comprobación NO está terminada se puede seguir registrando Comprobantes de pago, por medio de la opción de “Reponer” y que tenga estado CAPTURADA.



41

NO se puede comprobar gasto para una solicitud con estado de comprobación: CAPTURADA, EN REVISION Ó RECHAZADA. Se muestra la siguiente pantalla de Comprobación de Gastos:

En esta pantalla se muestran los datos de la solicitud de Otros Gastos a comprobar.

En el renglón de detalle de origen del recurso hay 4 columnas que no existían en el registro de la solicitud

de viáticos y Otros Gastos: Comprobado, Comprobar, Presup..ado, Presup..ar, Depositado, Depositar.

Comprobado. Es el monto registrado en Comprobantes de Pago y aceptado de la comprobación por

Secretaria Administrativa.

Comprobar. Es el monto registrado en Comprobantes de Pago, pendiente de aceptar de la comprobación

por Secretaria Administrativa.

Presup…ado. Es el monto a presupuestar de los comprobantes de pago y aceptados por Secretaria

Administrativa.

Presup…ar. Se muestra la sumatoria del monto a presupuestar de los comprobantes de pago,

registrados y pendientes de aceptar de la comprobación por Secretaria Administrativa. No se captura

Depositado. Es el monto de depósitos aceptados de la comprobación por S.A. Este monto no puede ser

mayor a la suma de los Depósitos registrados en esta comprobación.

Depositar. Es el monto a depositar del detalle de Depósitos capturados y pendientes de aceptar de la

comprobación por S.A. Este valor no puede ser mayor al Monto de los Depósitos registrados en esta

comprobación.

La captura de los comprobantes de Pago se realiza en los detalles del origen del recurso.

Para Registrar un comprobante de pago, se teclea <ENTER> en el renglón del detalle de origen del recurso

que se desea comprobar.

Se muestra la siguiente pantalla para la captura de comprobantes de pago y además se muestran los

comprobantes anteriormente registrados para la solicitud:



42





Sólo se muestran No se registran:

Monto Solicitado: Es el monto del origen del recurso que se autorizó en la solicitud y se debe comprobar.

No se permite capturar.

Monto Total a comprobar. Se muestra el Monto Total a comprobar una vez aplicado el Tipo de Retención

en los comprobantes de pago capturados para la solicitud.



43

Monto Total a Presupuestar. Se muestra el Monto total a Presupuestar una vez aplicada la acreditación

del Iva a los comprobantes de pago capturados para la solicitud.

























un dato numérico es la cantidad de objetos ó artículos que se compraron.

Total. Se registra el monto del gasto a comprobar. No puede ser 0.00 ó tener un valor Nulo.


monto Nacional será igual al Monto. Se permite cambiar a , dando click a la flecha en este

dato .



44





No se registra.


igual al Monto Nacional, esto es porque, el monto a comprobar podría ser solo una parte de la factura.




Subtotal Sin IVA. Se registra el subtotal sin IVA del comprobante de Pago.





retención son los existentes en el catalogo. Por ejemplo: SIN RETENCION, HONORARIOS, ARREND






Monto Presupuestar. Si el Origen del recurso Acredita IVA es igual al Subtotal, si el origen del recurso NO

Acredita IVA es igual al Total.

Monto a Comprobar o Monto de la Factura. Es el Monto menos la suma (Retención IVA + Retención ISR).


botones:



45


Permite la captura de un nuevo comprobante de pago o bien Editar, Consultar o Eliminar los comprobantes

de pago ya registrados y muestra una pantalla como la que sigue:


Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto Comprobar, y permite la

captura nuevamente de estos datos.






datos: Factura, Fecha de Factura, Nota o Recibo (dd/mm/aaaa), Proveedor, RFC, Concepto, Cantidad (Si la

cuenta es de Activo Fijo), Monto, Tipo de Cambio, Monto Aceptado, Subtotal Sin IVA, %IVA y Tipo

Retención; con las mismas validaciones de la alta.


Aceptar. Se registran los datos del comprobante de pago y lo muestra en la pantalla de Modificar-

Comprobantes de pago, en este caso se modificó la homo clave del RFC.



46

Deshacer. Si alguno de los siguientes datos de la pantalla Editar-Comprobante: Factura, Fecha de Factura,

Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto Aceptado, Subtotal sin IVA,

%IVA y Tipo Retención, fue modificado y se da click en deshacer, los datos vuelven a dejarse con los valores

que ya tenían al entrar a esta opción de editar y permite la captura nuevamente de estos datos.




Pantalla Modificar- Comprobantes de Pago y presionar la opción de Consultar.

Se despliega la siguiente pantalla con los datos del comprobante de pago a consultar.

Para cerrar esta pantalla, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar ó Cerrar. Cierran la pantalla de consulta y muestra la pantalla de Modificar-Comprobantes de

Pago.





Si se desea Continuar con la Baja del registro se da click en el botón Aceptar.



47

Si se desea cancelar la baja del registro se da click en el botón Cancelar.

DEPOSITOS $ COMPROBACION DE SOLICITUDES DE OTROS GASTOS.

Se puede también hacer depósitos de dinero sobrante en cada uno de los detalles del origen del recurso,

esto se realiza mediante el dato:

$depositar. Se debe dar click en este dato, en el detalle del origen de recurso, aquí se puede teclear la

cantidad a depositar.

Antes de capturar la cantidad a depositar se debe realizar el registro de los depósitos realizados al

banco.

La cantidad a depositar debe ser menor o igual a la suma de los montos de los depósitos registrados.

Los depósitos se pueden registrar dando click en el siguiente dato en la pantalla de “Comprobar -

Comprobación de Gastos de Solicitud de Otros Gastos”:

Depósitos nn.nn. Una vez que se da click en este dato Se muestra la siguiente pantalla para el registro

de comprobantes de Depósito:



48

AGREGAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.

Al dar click en el botón de agregar, se despliega la siguiente pantalla que permite el registro

comprobantes de depósitos:

Los datos que se muestran, registran y validan en esta pantalla son los mismos que en el registro de

comprobantes de depósito en la “Comprobación de Gastos de Solicitudes de Viáticos”.

Una vez terminada la captura de Comprobantes de Depósito, se muestran en la siguiente pantalla, se

deberá presionar alguno de los siguientes botones:


de Depósito.


Una vez terminado el registro de Comprobantes de Depósito, se despliegan en la siguiente pantalla:

Deshacer. Se limpian todos los datos capturados en la pantalla de Agregar-Deposito y permite nuevamente

la captura de todos los datos del Comprobante del Depósito.

Cerrar. Termina la captura de comprobantes de Depósito. Cierra la pantalla de captura Agregar-Depósito,

regresa a la pantalla de Modificar-Depósitos.



49

EDITAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.

Al dar click en el botón de Editar, se despliega la pantalla que permite editar ó modificar los

datos de un Comprobante de Depósito.

Los datos que se muestran y se permiten modificar en esta pantalla son: Referencia, Fecha de depósito,

Banco, Cuenta, Concepto, Monto, Moneda, Tipo de Cambio.

Con las mismas validaciones aplicadas en el registro de Comprobante de Depósito.



de Depósito con los cambios aplicados a dicho comprobante.


Deshacer. Si se realizo algún cambio a los datos del Comprobante de Depósito: #Depos, Referencia, Fecha,

Banco, Cuenta, Concepto ó Monto Nacional deshace estos cambios y vuelve a mostrar todos estos datos

con los valores que tenían antes de entrar a la opción de Editar-Depósitos. Y permite nuevamente la

modificación de estos datos.

Cerrar. Termina la edición de comprobantes de Depósito. Cierra la pantalla de captura Editar-Depósito.

CONSULTAR COMPROBANTES DE DEPÓSITO.

Para Consultar un comprobante de Depósito, se debe seleccionar el comprobante de

la Pantalla Modificar- Depósitos y presionar la opción de Consultar.



50

Se despliega la siguiente pantalla con los datos del comprobante de Depósito a consultar:

Una vez consultados los datos, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar ó Cerrar. Cierran la pantalla de consulta y muestra la pantalla de Modificar-Depósito.

ELIMINAR COMPROBANTE DE DEPÓSITO.

Para Eliminar un comprobante de Depósito, se debe seleccionar el comprobante de la

Pantalla Modificar- Depósito y presionar la opción de Eliminar.

Se despliega la siguiente pantalla de confirmación para eliminar el registro :

Si se desea Continuar con la Baja del registro se da click en el botón Aceptar.



51

Si se desea cancelar la baja del registro se da click en el botón Cancelar.

COMPROBAR GASTOS DE SOLICITUD DE OTROS GASTOS.

Una vez capturados los Comprobantes de pago, depósitos y monto a depositar, si se

desea que se comprueben, se DEBE presionar el botón comprobar de la pantalla: “Comprobar -

Comprobación de Gastos de Solicitud de Otros Gastos”.

Cuando la suma de Monto a Comprobar y el Monto Depositar es igual al Monto de la Solicitud de otros

Gastos, automáticamente se Activa el dato “Terminar Comprobación”.

Y se despliega en la pantalla el siguiente mensaje de Terminación de Comprobación:

Se registra la comprobación y se despliega el siguiente mensaje de comprobación:



52

Esta opción además de grabar los comprobantes de pago y Monto a depositar registrados para la

solicitud de viáticos, permite imprimir la comprobación de la solicitud de Otros Gastos, mostrando la

siguiente pantalla de impresión:

La comprobación de la solicitud se puede imprimir directo a impresora o a un archivo, siguiendo los

mismos pasos, que se usan en la impresión de una solicitud de viáticos y otros gastos. (Hoja. 23).

El formato del reporte de la Comprobación de la solicitud de Otros gastos es el siguiente:



53

Se regresa a la pantalla principal de “Comprobar -Comprobación de Gastos de Solicitud

de Otros Gastos”.

CONSULTAR COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE OTROS GASTOS.



54

Para consultar la comprobación de gastos de una solicitud de Otros Gastos primero debemos

seleccionar el registro a consultar del listado de solicitudes que aparecen en la pantalla principal de

Comprobación de gastos de Solicitudes de Otros Gastos. A continuación presionar el botón de Consultar.

Si se da click al botón de Imprimir, se puede Imprimir la comprobación de la solicitud.

Los pasos a seguir en la impresión de un documento están en la Hoja 23 de este manual.

REPONER COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE OTROS GASTOS.

Para reponer la comprobación de gastos de una solicitud de Otros Gastos primero debemos

seleccionar el registro que se desea reponer del listado de solicitudes de Otros Gastos que aparecen en la

pantalla principal de Comprobación de gastos de Solicitudes de Otros Gastos. A continuación presionar el botón

de Reponer.

Solo se puede reponer comprobación de gasto para una solicitud con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Al reponer la comprobación de gastos de una solicitud de viáticos, se realizan los siguientes pasos:


Se muestra la pantalla para reponer la Comprobación de gasto de solicitud de Otros Gastos.

Si se presiona la tecla <ENTER> en cualquier dato del detalle del origen del recurso de la solicitud de Otros Gastos

al que se desea hacer algún cambio, se muestra la pantalla con el desglose de comprobantes de pago registrados

hasta el momento.

Por medio de esta pantalla se permite Agregar, Editar, Consultar y Eliminar Comprobantes de Pago de la

comprobación que se desea reponer. Con las mismas validaciones que se describen en “Comprobación de

Solicitud de viáticos”.



55

Si se desea Agregar, Modificar, Consultar o Eliminar Comprobantes de Depósitos y un monto a depositar se da

doble click al dato , de la pantalla “Reponer- Comprobación de Gastos de

Solicitud de Otros Gastos” y se muestra la siguiente pantalla:

Las validaciones para la Modificación de Depósitos se describen en “Comprobar Gasto” (A partir de la Hoja. 65).

Una vez terminada la Modificación de Comprobantes de Pago y de Depósitos, si se desea aplicar

la “Reposición” de la Comprobación se deberá dar Click al botón: de la pantalla “Reponer –

Comprobación de Gastos de Solicitud de Otros Gastos”.

Cuando la suma de los montos de Comprobado y Depositado es igual a el monto de la solicitud de Otros Gastos,

automáticamente se da por terminada la comprobación, y se despliega el siguiente mensaje:

Si se da click a Aceptar, se da por terminada la comprobación y se cancela la comprobación 1032, generándose

un nuevo número de comprobación para la solicitud de otros gastos 1016.

Se muestra la siguiente pantalla de confirmación de “reposición” de comprobación:


Se puede imprimir la nueva comprobación de la solicitud de Otros Gastos, ya sea a un archivo o directo

a la impresora.



56

Se muestra la pantalla con el detalle de solicitudes de Otros Gastos y su nuevo número de comprobación:

En esta pantalla se puede ver como la solicitud 1044 asociada a la comprobación 1071, una vez realizada la

reposición, queda con un estado de comprobación “CANCELADA POR REPOSICIÓN”, y se genera un nuevo

registro con la solicitud de viáticos 1044 asociada a una nueva comprobación 1072 con estado de “CAPTURADA”.

Al dar click a este botón se Deshacen los cambios realizados a los comprobantes de Pago y a los

Depósitos y deja la comprobación con los datos que originalmente tenía antes de entrar a esta opción de

reposición de comprobación de Gastos. Y puede comenzar nuevamente con los cambios a dicha comprobación.

Al dar click a este botón se cierra la pantalla de “Reponer – Comprobación de Gastos de solicitud

de viáticos”.

CANCELAR COMPROBACION DE GASTOS DE SOLICITUD DE OTROS GASTOS.

Para cancelar la comprobación de gastos de una solicitud de Otros Gastos, primero debemos


de “Comprobación de gastos de Solicitudes de Otros Gastos”. A continuación presionar el botón de cancelar.

Solo se puede cancelar comprobación de gasto para una solicitud de Otros Gastos, con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Se pueden consultar los comprobantes de pago dando <ENTER> en cualquier dato, del detalle del origen de

recurso de una solicitud de Otros Gastos.

Se pueden consultar los comprobantes de depósito capturados para la comprobación de solicitud de Otros

Gastos, dando <click> en el dato: en la pantalla de “Cancelar-Comprobación



57

de Gastos de Solicitud de Otros Gastos”, se muestra una pantalla donde se despliegan los comprobantes de

depósito registrados.

Para confirmar la cancelación de una Comprobación de pago de una solicitud de viáticos se da click en el botón

Cancelar:


El Programa regresa a la pantalla principal de “Comprobación de Gastos de Solicitudes de Otros Gastos”, y

muestra el estado de las comprobaciones de gasto registradas.

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE VIÁTICOS.

Otro de los programas que integran el sub-módulo de comprobación es de Comprobación de Gastos Para

Reembolso de Viáticos:

Al ingresar a este programa, se muestra una pantalla inicial con los detalles de las comprobaciones de

Reembolso de Viáticos que el usuario ha registrado, sólo se muestran las comprobaciones de las S.U.O s a las

que tiene acceso el usuario que se autentifico.

Los Estados de una comprobación de Gastos Para Reembolso de Viáticos son:



58








Además permite las siguientes opciones con respecto a las comprobaciones: Comprobar Gasto (Alta de

Comprobación), Consultar Comprobación, Reponer Comprobación, Cancelar Comprobación y Cerrar.

COMPROBAR GASTO PARA REEMBOLSO DE VIÁTICOS.

Para dar de alta una comprobación para Reembolso de viáticos, dar click en el botón

de Comprobar Gasto.

Se pueden realizar una o más comprobaciones para un mismo Reembolso de Viáticos.

La pantalla que permite el registro de la comprobación para reembolso de viáticos es la siguiente:



59

La información a registrar es la siguiente:

Origen del Recurso. Del cual se descontará el gasto. Todos los datos del origen del recurso se deben registrar.

Los datos del origen del recurso se registran en el siguiente orden:

SUO: Se registra la clave de la Sub Unidad de la que se toma el recurso. Esta clave debe ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Sub Unidades existentes.


Si desea consultar el listado de Sub Unidades a las que tiene acceso, puede dar doble click en

este campo y se muestra el catálogo.


SSFondo : Se registra el Sub Sub Fondo del que se toma el recurso. Esta clave debe ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Sub Sub Fondos.



60


Si desea consultar el listado de Sub Sub Fondos a los que tiene acceso, puede dar doble click en



Func: Se registra la clave de la Función. Esta clave debe de ser numérica y debe de ser válida en

el catálogo de Función existentes.

Si desea consultar el Catálogo de Función a las que tiene acceso, puede dar doble click en este



Activ: Se registra la clave de la Actividad de la función. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en el catálogo de Actividades para la función capturada.




61

Si desea consultar el Catálogo de Actividades de la función dada, puede dar doble click en este


En este catálogo se puede buscar una Actividad ingresando la clave ó descripción de la Actividad

(o bien sólo parte de la descripción de la Actividad).

(Para la búsqueda puede registrar solo una parte de la descripción de la Actividad, de tal manera

que el catálogo mostrará los resultados que tengan alguna coincidencia con el texto capturado.)


Cuenta: Se registra la Cuenta Contable a la que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser

numérica y debe de ser válida en el catálogo de Cuentas Contables para la función y SSFondo

capturados.


Si desea consultar el Catálogo de Cuentas Contables, puede dar doble click en este campo y se




62


Proy: Se registra el proyecto al que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en los Proyectos de la Sub Unidad.


Si desea consultar los proyectos de la Sub. Unidad, dar doble click en este campo y se muestra

el siguiente catálogo.


Obj: Se registra el Objetivo al que se aplicará el gasto. Esta clave debe de ser numérica y debe

de ser válida en el proyecto seleccionado por la Sub Unidad.




63

Si desea consultar el los objetivos del proyecto seleccionado, dar doble click en este campo y se


Para seleccionar un objetivo del proyecto seleccionado, se coloca el cursor en la fila del catálogo

y se da doble click.

Meta: Se registra la Meta a la que se aplicará el gasto. Esta clave debe ser numérica y debe de

ser válida en el proyecto al que corresponde la erogación de la Sub Unidad.


Si desea consultar las metas incluidas en el proyecto seleccionado, dar doble click en este campo

y se muestra el siguiente catálogo.

Para seleccionar un valor del catálogo, se coloca el cursor en la fila del catálogo y se da doble

click.

Rubro: Se despliega automáticamente y no puede ser modificado. Se despliega en base a los

datos capturados: SUO, SSfondo, Func, Activ, Cuenta, Proy, Obj y Meta.

Comprobantes de Pago. Para registrar los comprobantes de pago de la comprobación para Reembolso de

Viáticos, se debe presionar <ENTER> en cualquier dato del detalle del origen del recurso.

Se muestra la siguiente pantalla para el registro de Comprobantes de pago:



64

Se puede Agregar, Editar, Consultar y Eliminar comprobantes de Pago.





Sólo se muestran No se registran:

Monto a comprobar. Se muestra el monto del origen del recurso que se autorizó en la solicitud y se debe

comprobar. No se permite capturar.



65

Monto Comprobantes. Se muestra el monto de los comprobantes registrados hasta este momento, para

ese origen del recurso. No se permite capturar.

























un dato numérico es la cantidad de objetos o artículos que se compraron.

Total. Se registra el monto del gasto a comprobar. No puede ser 0.00 o tener un valor Nulo.


monto Nacional será igual al Monto. Se permite cambiar a , dando clic a la flecha en este

dato .



66





No se registra.


igual al Monto Nacional, esto es porque, el monto Aceptado podría ser solo una parte de la factura.




Subtotal Sin IVA. Se registra el subtotal sin IVA del comprobante de Pago.





retención son los existentes en el catálogo. Por ejemplo: SIN RETENCION, HONORARIOS, ARREND






Monto Presupuestar. Si el Origen del recurso Acredita IVA es igual al Subtotal, si el origen del recurso NO

Acredita IVA es igual al Total.



67

Monto Comprobar o Monto de la Factura. Es el Monto menos la suma (Retención IVA + Retención ISR).


botones:


Permite la captura de un nuevo comprobante de pago o bien Editar, Consultar o Eliminar los comprobantes

de pago ya registrados y muestra una pantalla como la que sigue:


Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto Comprobar, y permite la

captura nuevamente de estos datos.


Si la suma de lo Comprobado de todos los Comprobantes de pago es mayor al saldo disponible en el

origen del recurso se envía el siguiente mensaje: y se pone en rojo el dato $Comprobar.

Al dar clic en Aceptar, se muestra la siguiente pantalla, y se pone en rojo el dato Comprobar.

Para poder Comprobar estos Comprobantes de Pago, se deberán corregir los montos de los comprobantes,

la suma de los Montos de los comprobantes no podrá ser mayor al saldo disponible en el origen del

recurso.




68



Se despliega la pantalla con los datos del comprobante a editar.


datos: Factura, Fecha de Factura, Nota o Recibo (dd/mm/aaaa), Proveedor, RFC, Concepto, Cantidad,

Monto, Moneda, Tipo de Cambio, Monto Aceptado, Subtotal, %IVA y Tipo Retención; con las mismas

validaciones de la alta.


Aceptar. Se registran los datos del comprobante de pago y lo muestra en la pantalla de Modificar-

Comprobantes de pago, en este caso se modificó el No. De Factura.

Deshacer. Si alguno de los siguientes datos de la pantalla Editar-Comprobante: Factura, Fecha de Factura,

Proveedor, RFC, Concepto, Monto, Tipo de Cambio, Monto Nacional, Monto Comprobar, fue modificado

y se da clic en deshacer, los datos vuelven a dejarse con los valores que ya tenían al entrar a esta opción

de editar y permite la captura nuevamente de estos datos.





69


Pantalla Modificar- Comprobantes de Pago y presionar la opción de Consultar.

Para cerrar esta pantalla, se deberá presionar alguno de los siguientes botones:

Aceptar o Cerrar. Cierran la pantalla de consulta y muestra la pantalla de Modificar-Comprobantes de

Pago.





Si se desea Continuar con la Baja del registro se da clic en el botón Aceptar.

Si se desea cancelar la baja del registro se da clic en el botón Cancelar.

Una vez terminado el registro de los comprobantes de Gasto para Reembolso de Viáticos, se continúa con el

registro de los datos en la pantalla:



70

Zona de Pago. Se registra la Zona de pago a la que se debe enviar el cheque. Esta clave debe ser numérica

y debe de ser válida en el catálogo de Zonas de pago disponibles.


Si desea consultar el Catálogo de Cajas de Pago, puede dar doble clic en este campo y se muestra el siguiente

catálogo.

Por concepto de: Se captura la descripción del concepto por el que se está capturando esta solicitud de

cheque. Esta descripción del concepto se debe capturar.

La solicitud no se puede imprimir si no se captura este dato.

En caso de Viáticos. Automáticamente se activa y se deben capturar los siguientes datos:



71

Evento en el que participa: Se registra la descripción del evento en el que participa. Este dato se

debe registrar, NO se puede quedar en blanco.

A la(s) ciudad(es) de: Se registra el nombre de la(s) ciudad(es) en la(s) que se realizará el evento.

Es un dato que se debe registrar, NO se puede quedar en blanco.

Fecha de Salida: Se registra la Fecha de salida del(los) participante(s) en el evento. La fecha de

salida debe ser mayor o igual a la de hoy.

Fecha de Regreso: Se registra la Fecha de regreso del(los) participante(s) en el evento. La fecha

de regreso debe ser mayor o igual a la Fecha de Salida.

Involucrados: Se puede registrar uno o varios involucrados en el gasto. Los asistentes pueden ser Alumnos o

Empleados. Se debe registrar al menos un involucrado.

Auxiliar. Se selecciona el catalogo auxiliar a utilizar, el de EMPLEADOS o ALUMNOS. Esto

es, si el involucrado es Empleado o es Alumno.

Clave. Se registra la Clave del Empleado o Alumno dependiendo del catálogo auxiliar que

se seleccionó.

Esta clave debe ser numérica y debe de ser válida en el catálogo de Alumnos o en el de

Empleados.


Si desea consultar el Catálogo de Empleados o Alumnos, puede dar doble clic en este

campo y se muestra uno de los siguientes catálogos según sea el caso.



72

En estos catálogos se puede buscar un Alumno o Empleado ingresando la clave o nombre

del Alumno o Empleado (o bien sólo parte del nombre).

(Para la búsqueda puede registrar solo una parte del nombre, de tal manera que el

catálogo mostrará los resultados que tengan alguna coincidencia con el texto capturado.)

Para seleccionar un valor del catálogo, se selecciona la fila del catálogo y se da doble clic.

Nombre. Se muestra el nombre del Empleado o Alumno Asistente al evento. No se

registran datos.

Beneficiario. Se registra si uno de los asistentes es beneficiario o la persona a nombre

de quien se genera el cheque. Siempre se debe seleccionar uno de los asistentes como

beneficiario. De todos los asistentes registrados, solo uno puede ser beneficiario.

Responsable de comprobar. Se despliega el RPE y nombre del beneficiario automáticamente. Él será

responsable de entregar los comprobantes de los gastos solicitados.

Si el beneficiario del cheque es alumno, se debe teclear el RPE del responsable de comprobar, debe ser

empleado.



Si desea consultar el Catálogo de Empleados, puede dar doble clic en este campo y se muestra el siguiente

catálogo.



73

S.U.O. Se registra la SUO a la que pertenece el Responsable de comprobar.

La Clave de la S.U.O. debe ser numérica y válida en el catálogo de S.U.O. disponibles.


Si desea consultar el Catálogo de S.U.O, dar doble clic en este campo y se muestra el siguiente catálogo.

Responsable U.O. Se despliega automáticamente el RPE y Nombre responsable de la U.O., en base a la S.U.O

del responsable.

Administrador. Se registra el RPE del administrador de la S.U.O. capturada.



Si desea consultar el Catálogo de Empleados, puede dar doble clic en este campo y se muestra el mismo

catalogo que se mostró en la captura del Responsable de comprobar.



74

Observaciones. Se registran las observaciones que se desean registrar para esta solicitud de gasto. Es un

texto de 250 caracteres.

Una vez capturada y revisada la información de la comprobación de reembolso de Viáticos, si se desea registrar la

información de la comprobación se presiona el botón de Comprobar:

Se envia el siguiente mensaje de confirmación:

Al dar Click al botón de Aceptar, se muestra la siguiente pantalla:

Si se desea imprimir la comprobación directo a la impresora se selecciona la impresora y se presiona la opción de

imprimir. El documento es impreso en la impresora seleccionada.

Si se desea ver la comprobación por pantalla o generar un archivo con la impresión de la comprobación se deben seguir

los siguientes pasos:

A) Seleccionar la Impresora “Microsoft XPS Document Writer”.

B) Presionar el botón de Preferencias. Se muestra la siguiente pantalla:



75

C) Se selecciona “Abrir los documentos XPS automáticamente en el visor XPS”.

D) Se presiona el botón “Aceptar”.

E) Automáticamente regresa a la pantalla “imprimir”.

F) Se presiona el botón “Aplicar”.

G) Se presiona “Imprimir” y aparece la siguiente pantalla:


comprobación de reembolso de viáticos y se presiona el botón “Guardar”. En ese momento se muestra la

impresión de la comprobación en pantalla:



76

Este es el formato de impresión de la comprobación de Reembolso de viáticos, es el mismo cuando se imprime

directo a la impresora que cuando se imprime a un archivo o pantalla.

CONSULTAR COMPROBACION DE REEMBOLSO DE VIÁTICOS.

Para consultar la comprobación de Gastos para Reembolso de Viáticos, primero debemos

seleccionar el registro a consultar del listado de comprobaciones que aparecen en la pantalla principal de

Comprobación de Gastos Para Reembolso de Viáticos. A continuación presionar el botón de Consultar.



77

Si se da clic al botón de Imprimir, se puede Imprimir la comprobación de Gastos para

Reembolso de Viáticos. Los pasos a seguir en la impresión de un documento están en la Hoja 23 de este

manual.

REPONER COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE VIÁTICOS.

Para reponer la comprobación de gastos para reembolso de Viáticos, primero debemos

seleccionar el registro que se desea reponer del listado de Comprobación de Gastos que aparece en la pantalla

principal de Comprobación de gastos para reembolso de viáticos. A continuación presionar el botón de Reponer.

Solo se puede reponer la comprobación de gastos para reembolso de viáticos Estado: CAPTURADA ó RECHAZADA. Al reponer la comprobación de gastos para reembolso de viáticos, se realizan los siguientes pasos:


Se permite modificar los siguientes datos del origen del recurso con las validaciones que se detallan en la opción

“Comprobar Gasto” :

Origen del Recurso: SUO, SSfondo, Func, Activ, Cuenta, Proy, Obj. Y Meta.

Para modificar ó agregar algún Comprobante de pago, se presiona la tecla <ENTER> en cualquier dato del detalle

del origen del recurso de la comprobación de Gastos, se muestra la siguiente pantalla con el desglose de

comprobantes de pago registrados hasta el momento:



78


comprobación que se desea reponer. Con las mismas validaciones que se describen en “Comprobación de

Solicitudes de Viáticos”.

Una vez terminada la Modificación de Comprobantes de Pago, si se desea aplicar la “Reposición”

de la Comprobación se deberá dar Click al botón: de la pantalla “Reponer – Comprobación de

Gastos de Solicitud de Otros Gastos”.

Si el presupuesto del origen del recurso no cubre el monto de la comprobación se mostrará un mensaje como

el siguiente:

NO se podrá hacer la reposición de la comprobación de Gastos Para Reembolso de Viáticos. Será necesario dar

de baja Comprobantes de pago o bien modificar las cantidades o bien Deshacer los cambios realizados.

Si por el contrario el presupuesto del origen del recurso SI cubre el monto de la comprobación ó bien los cambios

realizados a la comprobación no afectaron el Monto de la comprobación, se muestra la siguiente pantalla de

confirmación de “reposición” de comprobación:


Se puede imprimir la nueva comprobación de Gastos para reembolso de viáticos, ya sea a un archivo o

directo a la impresora.

Se muestra la pantalla con el detalle de Comprobaciones de Gastos para Reembolso de viáticos y su

nuevo número de comprobación:



79

En esta pantalla se puede ver como la comprobación 1073, una vez realizada la reposición, queda con un

estado de comprobación “CANCELADA POR REPOSICIÓN”, y se genera un nuevo registro con una nueva

comprobación 1074 con estado de “CAPTURADA”.

Al dar click a este botón se Deshacen los cambios realizados a los comprobantes de Pago y a la

comprobación, y deja la comprobación con los datos que originalmente tenía antes de entrar a esta opción de

reposición de comprobación de Gastos para reembolso de viáticos. Y puede comenzar nuevamente con los

cambios a dicha comprobación.

Al dar click a este botón se cierra la pantalla de “Reponer – Comprobación de Gastos para

reembolso de viáticos”.

CANCELAR COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE VIÁTICOS.



de “Comprobación de gastos Para Reembolso de Viáticos”. A continuación presionar el botón de cancelar.

Solo se puede cancelar comprobación de gasto para reembolso de viáticos, con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Se pueden consultar los comprobantes de pago dando <ENTER> en cualquier dato, del detalle del origen de

recurso de comprobación de Gastos para Reembolso de viáticos

Para confirmar la cancelación de una Comprobación de Pagos para Reembolso de viáticos se da click en el

botón Cancelar:



80


El Programa regresa a la pantalla principal de “Comprobación de Gastos para Reembolso de viáticos”, y

muestra el estado de las comprobaciones de Gastos registradas.

PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE OTROS

GASTOS.

El proceso de Comprobación de Gastos Para Reembolso de Otros Gastos es una de las opciones del Sub-

Módulo de Comprobación:


Reembolso de Otros Gastos que el usuario ha registrado, sólo se muestran las comprobaciones de las S.U.O s a

las que tiene acceso el usuario que se autentifico.

Los Estados de una comprobación de Gastos Para Reembolso de Otros Gastos son:








81





COMPROBAR GASTO PARA REEMBOLSO DE OTROS GASTOS.

Para dar de alta una comprobación de Gastos para Reembolso de Otros Gastos, dar

click en el botón de Comprobar Gasto.

Se pueden realizar una o más comprobaciones para un mismo Reembolso de Otros Gastos.

La pantalla que permite el registro de la comprobación para reembolso de Otros Gastos es la siguiente:

La información a registrar del origen del recurso, es la misma que en la Comprobación de Gastos de Reembolso

de Viáticos, las validaciones para cada dato es la misma.

Los datos que NO se registran en esta comprobación de gastos de reembolso de Otros gastos son: En caso de

viáticos, Evento en que se participa, A la(s) ciudad(es) de, Fecha de Salida y Fecha de regreso.



82

Comprobantes de Pago. Para registrar los comprobantes de pago de la comprobación para Reembolso de Otros

Gastos, se debe presionar <ENTER> en cualquier dato de los siguientes del detalle del origen del recurso: Monto,

Comprobado, Comprobar, Presup…ado, Presup…ar, Depositado, Depositar.


Se puede Agregar, Editar, Consultar y Eliminar comprobantes de Pago. Con las mismos datos y validaciones

que en la “Comprobación de gastos de reembolso de viáticos”.

CONSULTAR COMPROBACION DE REEMBOLSO DE OTROS GASTOS.

Para consultar la comprobación de Gastos para Reembolso de Otros Gastos , primero

debemos seleccionar el registro a consultar del listado de comprobaciones que aparecen en la pantalla principal

de Comprobación de Gastos Para Reembolso de Otros Gastos. A continuación presionar el botón de Consultar.

Si se da click al botón de Imprimir, se puede Imprimir la comprobación de Gastos para

Reembolso de Otros Gastos. Los pasos a seguir en la impresión de un documento están en la Hoja 25 de

este manual.

REPONER COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE OTROS GASTOS.

Para reponer la comprobación de gastos para reembolso de Otros Gastos, primero debemos

seleccionar el registro que se desea reponer del listado de Comprobación de Gastos que aparecen en la pantalla

principal de Comprobación de gastos para reembolso de Otros Gastos. A continuación presionar el botón de

Reponer.



83

Solo se puede reponer la comprobación de gastos para reembolso de Otros Gastos con Estado: CAPTURADA ó RECHAZADA. Al reponer la comprobación de gastos para reembolso de Otros Gastos, se realizan los siguientes pasos:







comprobantes de pago registrados hasta el momento:


comprobación que se desea reponer. Con las mismas validaciones que se describen en “Comprobación de gastos

para reembolso de viáticos”.



Gastos de Solicitud de Otros Gastos”.


el siguiente:



84

NO se podrá hacer la reposición de la comprobación de Gastos Para Reembolso de Otros Gastos. Será necesario

dar de baja Comprobantes de pago o bien modificar las cantidades o bien Deshacer los cambios realizados.





Se puede imprimir la nueva comprobación de Gastos para reembolso de Otros Gastos, ya sea a un archivo

o directo a la impresora.

Se muestra la pantalla con el detalle de Comprobaciones de Gastos para Reembolso de Otros Gastos y

su nuevo número de comprobación:








85

reposición de comprobación de Gastos para reembolso de Otros Gastos. Y puede comenzar nuevamente con los



reembolso de Otros Gastos”.

CANCELAR COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE OTROS GASTOS.



de “Comprobación de gastos Para Reembolso de Otros Gastos”. A continuación presionar el botón de cancelar.

Solo se puede cancelar comprobación de gasto para reembolso de Otros gastos, con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Se pueden consultar los comprobantes de pago dando <ENTER> en cualquier dato, del detalle del origen de

recurso de comprobación de Gastos para Reembolso de Otros Gastos.

Para confirmar la cancelación de una Comprobación de Pagos para Reembolso de viáticos se da click en el

botón Cancelar:




86

El Programa regresa a la pantalla principal de “Comprobación de Gastos para Reembolso de Otros Gastos”, y


PROGRAMA: COMPROBACIÓN DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE CAJA CHICA.

El proceso de Comprobación de Gastos Para Reembolso de Caja Chica es una de las opciones del Sub-

Módulo de Comprobación:


Reembolso de Caja Chica que el usuario ha registrado, sólo se muestran las comprobaciones de las S.U.O s a las

que tiene acceso el usuario que se autentifico.

Los Estados de una comprobación de Gastos Para Reembolso de Caja Chica son:


2) EN REVISION. Una vez recibida por Secretaria Administrativa.








COMPROBAR GASTO PARA REEMBOLSO DE CAJA CHICA.



87

Para dar de alta una comprobación de Gastos para Reembolso de Caja Chica, dar click

en el botón de Comprobar Gasto.

Se pueden realizar una o más comprobaciones para un mismo Reembolso de Caja Chica.

La pantalla que permite el registro de la comprobación para reembolso de Caja Chica es la siguiente:

La información a registrar es:

Origen del Recurso. Del cual se descontará el gasto. Todos los datos del origen del recurso se deben registrar.

Los datos del origen del recurso se registran en el mismo orden y con las mismas validaciones que en

“Comprobación de Gastos para reembolso de viáticos”.

Comprobantes de Pago. Para registrar los comprobantes de pago de la comprobación para Reembolso de

Caja Chica, se debe presionar <ENTER> en cualquier dato de los siguientes del detalle del origen del recurso:

Monto, Comprobado, Comprobar, Presup…ado, Presup..ar, Depositado y Depositar.




88

Se puede Agregar, Editar, Consultar y Eliminar comprobantes de Pago, con los mismos datos y validaciones

especificadas en la “Comprobación de Gastos para Reembolso de Viáticos”.

Una vez terminado el registro de los comprobantes de Gasto para Reembolso de Otros Gastos, se continúa

con el registro de los datos en la pantalla:

Zona de Pago, Por concepto de, Responsable de comprobar, S.U.O, Responsable U.O, Administrador y

Observaciones, con las mismas validaciones que en la “Comprobación de Gastos para Reembolso de Viáticos”.

Una vez capturada y revisada la información de la comprobación de reembolso de Caja Chica, si se desea registrar la

información de la comprobación se presiona el botón de Comprobar:

Se envia el siguiente mensaje de confirmación:

Al dar Click al botón de Aceptar, se muestra la siguiente pantalla:



89

Si se desea imprimir la comprobación directo a la impresora se selecciona la impresora y se presiona la opción de

imprimir. El documento es impreso en la impresora seleccionada.

Si se desea ver la comprobación por pantalla o generar un archivo con la impresión de la comprobación se deben seguir

los siguientes pasos:

A. Seleccionar la Impresora “Microsoft XPS Document Writer”.

B. Presionar el botón de Preferencias. Se muestra la siguiente pantalla:

C. Se selecciona “Abrir los documentos XPS automáticamente en el visor XPS”.

D. Se presiona el botón “Aceptar”.

E. Automáticamente regresa a la pantalla “imprimir”.

F. Se presiona el botón “Aplicar”.

G. Se presiona “Imprimir” y aparece la siguiente pantalla:



90


comprobación de reembolso de Caja Chica y se presiona el botón “Guardar”. En ese momento se muestra la

impresión de la comprobación en pantalla:



91

Este es el formato de impresión de la comprobación de Reembolso de Caja Chica, es el mismo cuando se imprime

directo a la impresora que cuando se imprime a un archivo o pantalla.



92

CONSULTAR COMPROBACION DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA.

Para consultar la comprobación de Gastos para Reembolso de Caja Chica, primero debemos

seleccionar el registro a consultar del listado de comprobaciones que aparecen en la pantalla principal de

Comprobación de Gastos Para Reembolso de Caja Chica. A continuación presionar el botón de Consultar.

Si se da click al botón de Imprimir, se puede Imprimir la comprobación de Gastos para

Reembolso de Caja Chica. Los pasos a seguir en la impresión de un documento están en la Hoja 23 de este

manual.

REPONER COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE CAJA CHICA.

Para reponer la comprobación de gastos para reembolso de Caja Chica, primero debemos

seleccionar el registro que se desea reponer del listado de Comprobación de Gastos que aparecen en la pantalla

principal de Comprobación de gastos para reembolso de Caja Chica. A continuación presionar el botón de

Reponer.

Solo se puede reponer la comprobación de gastos para reembolso de Caja Chica con Estado: CAPTURADA ó RECHAZADA. Al reponer la comprobación de gastos para reembolso de Caja Chica, se realizan los siguientes pasos:


Se muestra la siguiente pantalla para reponer o hacer los cambios necesarios a la Comprobación de gastos para

Reembolso de Caja Chica:



93






comprobantes de pago registrados hasta el momento.


comprobación que se desea reponer. Con las mismas validaciones que se describen en la “Comprobación de

Gastos para Reembolso de Viáticos”.



Gastos de Solicitud de Caja Chica”.


el siguiente:



94

NO se podrá hacer la reposición de la comprobación de Gastos Para Reembolso de Caja Chica. Será necesario dar

de baja Comprobantes de pago o bien modificar las cantidades o bien Deshacer los cambios realizados.





Se puede imprimir la nueva comprobación de Gastos para reembolso de Caja Chica, ya sea a un archivo

o directo a la impresora.

Se muestra la pantalla con el detalle de Comprobaciones de Gastos para Reembolso de Caja Chica y su

nuevo número de comprobación:






reposición de comprobación de Gastos para reembolso de Caja Chica. Y puede comenzar nuevamente con los



reembolso de Caja Chica”.

CANCELAR COMPROBACION DE GASTOS PARA REEMBOLSO DE CAJA CHICA.



95

Para cancelar la comprobación de gastos para reembolso de Caja Chica, primero debemos


de “Comprobación de gastos Para Reembolso de Caja Chica”. A continuación presionar el botón de cancelar.

Solo se puede cancelar comprobación de gasto para reembolso de Caja Chica, con Estado de comprobación: CAPTURADA ó RECHAZADA. Se pueden consultar los comprobantes de pago dando <ENTER> en cualquier dato, del detalle del origen de

recurso de comprobación de Gastos para Reembolso de Caja Chica

Para confirmar la cancelación de una Comprobación de Pagos para Reembolso de Caja Chica se da click en el

botón Cancelar:


El Programa regresa a la pantalla principal de “Comprobación de Gastos para Reembolso de Caja Chica”, y




96

S O P O R T E

SECRETARIA ADMINISTRATIVA. Para alguna duda o comentario relacionados con la captura de solicitudes de viáticos, caja chica y otros Gastos por Comprobar y la comprobación de las mismas, favor de comunicarse con: Juan Carlos Rodríguez Rocha Asistente Administrativo Depto. de Adquisiciones Tel 1027314 ext. 7403 e-mail: [email protected]

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Para alguna duda relacionada con la recepción de comprobaciones favor de comunicarse con:

Blanca Olivia Márquez Montiel

Depto. de Contabilidad

Tel 1027419

e-mail: [email protected]

DE INSTALACIÓN

Para alguna duda relacionada con los requisitos e instalación del sistema, favor de comunicarse con:

Ing. Gabriel Ángel Torres Pérez

Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos:

Ext. 7757

e-mail: [email protected]

mailto:[email protected]



manual del usuario para el módulo de viáticos, caja chica ... de usuario mo… · el manual del...

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