manual del usuario médico - solución para sus...
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TurnosMedicos.com.ar
Manual del Usuario
Médico Cómo utilizar el sistema (versión 4.1)
Contenido Bienvenida............................................................................................................... 3
¿Cómo acceder? ..................................................................................................... 3
Registrarse .............................................................................................................. 4
Ingresar ................................................................................................................... 6
Mi Perfil ................................................................................................................... 6
Ingreso por primera vez ....................................................................................... 6
Calendario de trabajo .......................................................................................... 9
Secretarias ............................................................................................................ 10
Asignar Secretaria ............................................................................................. 10
Registro de Secretarias ..................................................................................... 11
Trabajo diario ........................................................................................................ 14
Sobreturnos ....................................................................................................... 17
Anular un turno .................................................................................................. 17
Recomendar ...................................................................................................... 17
Atender un Paciente .......................................................................................... 18
Historia Clínica ................................................................................................... 19
¿Cómo cargar toda la historia clínica de un paciente antiguo? ......................... 23
Mis Pacientes .................................................................................................... 24
Cargar pacientes ............................................................................................... 24
Tablero de Control ................................................................................................. 25
Informes ............................................................................................................. 28
Hospitales.............................................................................................................. 30
Seguridad .............................................................................................................. 30
Olvidó su contraseña ......................................................................................... 30
Cambio de Clave ............................................................................................... 33
Costos ................................................................................................................... 35
Periodo de prueba gratuito ................................................................................ 35
Costo Mensual ................................................................................................... 35
Pagos ................................................................................................................ 35
Sugerencias .......................................................................................................... 36
Baja ....................................................................................................................... 37
Correos Electrónicos ............................................................................................. 38
Bienvenida Queremos agradecerle haber elegido registrarse y utilizar nuestro sistema.
Estamos seguros que será una grata experiencia para usted y lo ayudará a
administrar correctamente su consultorio.
Olivieri y Asociados, Hernán Olivieri, Socio Fundador
¿Cómo acceder? Usted podrá acceder a nuestro sistema desde cualquier navegador web como ser
Opera, Internet Explorer, Mozilla o Google Chrome. Recomendamos este último
pero puede utilizar el que usted prefiera.
Para acceder a la aplicación, simplemente vaya a:
http://www.turnosmedicos.com.ar y presione el botón “Ir a la aplicación” en el
margen derecho de la pantalla.
Otra opción, es acceder directamente a la dirección:
http://www.app.turnosmedicos.com.ar
Registrarse Puede registrarse completando todos los campos requeridos, estos son:
- Nombre de usuario
- Contraseña
- Confirmar contraseña
- Apellido
- Nombres
- Nro. de Documento: DNI
- Fecha de nacimiento
- ¿Cómo nos conoció?: seleccione una opción
- ¿Es Médico?: Debe seleccionar esta opción
- Matricula: el número de matrícula es a modo informativo. No se utiliza ni
muestra en ningún lugar del sistema. Tampoco verificamos que la misma
este vigente.
Nota: “¿Cómo nos conoció?” Si es médico y selecciona “Visitador Médico”
además de permitir ingresar su matrícula se permite adicionar el nombre y apellido
del visitador médico. Estos datos nos ayudan para poder darle una atención más
personalizada.
Por ultimo acepte el contrato de licencia y presione “Registrarse”
Otra forma de registrarse es descargar y completar el formulario y enviar el mismo
por email a [email protected]
Para descargar el formulario haga click en la siguiente imagen:
El formulario es un archivo Excel con varias hojas. Por favor complete todas y
envíe el formulario completo a [email protected] y nosotros nos
ocuparemos de realizar el alta por usted.
Ingresar Una vez registrado, simplemente ingrese la dirección de correo electrónico que
utilizo para registrarse y la contraseña elegida.
Mi Perfil
Ingreso por primera vez
La primera vez que ingresa a la aplicación debe completar su perfil. Esto nos
permitirá conocer más sobre usted.
Para eso vaya a la opción “Mis Datos” dentro del menú “Mi Perfil” como se
muestra en la siguiente imagen.
Complete sus datos, seleccione todas las obras sociales con las que trabaja. Si no
encuentra alguna, simplemente envíenos un email a [email protected] y
la agregaremos.
Luego marque todas las especialidades que atiende
Y por último pero muy importante, complete la dirección de su consultorio y
presione “Guardar”.
Al guardar se habilitan dos botones adicionales sobre la derecha, “Cargar mis
turnos” y “Asignar Secretaria”
Si presiona “Cargar mis turnos” el sistema lo dirige hacia el calendario de trabajo
como se explica más adelante.
Calendario de trabajo
Una vez cargado su perfil, debería indicar al sistema que días y horarios atiende a
sus pacientes. De esta manera, el sistema generará en forma automática los
turnos.
Para realizar esto vaya al menú “CALENDARIO DE TRABAJO” también dentro
del menú “Mi Perfil” y complete los datos necesarios
Sobre la izquierda fije la duración estimada en minutos de cada turno. En este
ejemplo, se optó por 20 minutos por turno.
El sistema estima que usted cargara el calendario para los próximos 30 días, eso
se modifica en la Fecha Desde y Fecha Hasta en el margen izquierdo.
Si usted desea cargar su calendario para los próximos 6 meses, simplemente
modifique la fecha hasta.
Puede establecer los horarios para cada día. Si un día no atiende pacientes
simplemente deje ese día en blanco.
El sistema utiliza los días hábiles de la República Argentina. Si usted trabaja los
días feriados, simplemente tilde la opción “¿Atiende días feriados?”
Si usted utiliza el sistema en otro país, por favor avísenos y adaptaremos los días
feriados a su país.
Al finalizar presione el botón “Crear Calendario” y aguarde que el sistema termine
de crear los turnos. Esto puede demorar algunos minutos dependiendo de la
cantidad de meses que este cargando, es decir, si elige completar todos los turnos
para todo el año, es probable que el sistema demore hasta 5 minutos o más en
crearlo. Sea paciente y por favor no cierre su navegador hasta que finalice.
Secretarias
Asignar Secretaria
Dentro de la opción Mi Perfil/Mis Datos debe presionar el botón guardar y luego se
habilitan dos opciones más. Para agregar una secretaria simplemente presione el
botón “Asignar Secretaria” el cual desplegará un formulario que debe completar.
Complete en el formulario los datos de su secretaria. Estos son: Apellido, Nombre,
E-mail, consultorio (acá debe elegir en cuál de sus consultorios trabaja) y por
ultimo un código de seguridad.
Código de seguridad: este código es un numero o palabra clave que usted elige,
de esta forma su secretaria recibe un correo electrónico con los datos del registro
y debe utilizar dicho código. Este código es para su seguridad, de esta manera
evitamos registros equivocados. Dicho código es utilizado solo una vez por su
secretaria.
Nota: el código de seguridad puede ser cualquier número o palabra hasta 20
caracteres. Por favor, no use como código su clave de acceso.
Una vez que presiona asignar, una invitación es enviada a su secretaria para que
se registre en el sistema.
Registro de Secretarias
Si usted es una secretaria/o y el médico para quien trabaja le envía la solicitud de
acceso, entonces recibirá un correo electrónico con un “código de seguridad” y
una dirección de acceso. Recuerde el código y haga click en la dirección de la
página web que figura en el correo recibido.
Complete todos los datos faltantes incluyendo el código de seguridad que recibió
en el correo electrónico y presione registrarse. Si completo correctamente todos
los datos ya se encuentra registrada en el sistema.
La próxima vez que desee acceder al sistema simplemente vaya a
www.turnosmedicos.com.ar e ingrese su email y contraseña elegida.
La pantalla de inicio para secretarias muestra un listado de médicos para los
cuales trabaja, debe seleccionar uno para poder asignar turnos en su nombre.
Una vez que seleccione un médico podrá ir a las diferentes opciones para realizar
cualquiera de las siguientes tareas:
- Ver la agenda de un médico
- Asignar un turno
- Cancelar uno o varios turnos
- Crear el calendario de trabajo para el médico
- Ver las estadísticas e informes
Nota: Solo el médico puede ver la historia clínica de los pacientes
Trabajo diario
Al iniciar la aplicación vera los turnos para el día actual como se muestra en la
siguiente imagen.
El sistema cuenta con la opción de administrar varios consultorios para el mismo
médico. Por ejemplo, en algunos casos hay médicos que trabajan en dos
consultorios diferentes a veces por la mañana y otras veces por la tarde o
diferentes días. Para no complicar la carga al médico, optamos por cargar
nosotros mismos los diferentes consultorios. En ese caso, solo envíenos un Email
con los horarios de cada consultorio.
El sistema le mostrara en un botón celeste el nombre de los consultorios que
usted tiene cargados. Para cambiar a otro consultorio solo presione el botón.
Botón para el consultorio “Clínica Olivieri”.
Inmediatamente debajo de los consultorios encontrara la agenda, la misma se
puede visualizar para las opciones: Hoy, Mañana, Toda la semana actual,
Próxima semana o ver todos los turnos. Simplemente haga click en la opción
deseada.
Un recuadro a la derecha le mostrara los turnos asignados para el periodo
seleccionado.
A continuación verá la lista de turnos disponibles, tomados o cancelados
Si el turno está disponible usted tendrá la opción de “Agregar Paciente”. Esta
opción es útil para asignar un turno a un paciente que llega sin turno a su
consultorio o, asignarle usted un turno en el futuro a un paciente antes de
retirarse.
Simplemente presione:
Y complete el número de documento del paciente. El paciente
debe estar registrado en el sistema para poder asignarle un turno.
Si desea cancelar la opción, simplemente cierre el formulario desde “x”
Cuando el turno esta tomado, aparecerá el nombre y apellido del paciente. Si
presiona en dicho botón, aparecerá un mensaje con el número telefónico.
Esta opción es útil si usted debe contactar en forma urgente al paciente y desea
llamarlo en forma telefónica.
Junto al nombre del paciente se informa su Ranking. Esto es una calificación que
determina si el paciente suele asistir a los turnos o no. Esto es solo a modo
informativo y le permite conocer si un paciente que va a atender suele faltar a las
citas médicas. Este ranking se visualiza según flechas de colores, siendo roja una
mala calificación y celeste una muy buena. Si pasa el mouse sobre la imagen el
sistema le mostrará el porcentaje de asistencia del paciente.
Sobreturnos
Para asignar sobreturnos debe presionar el botón que se muestra en la parte
superior junto a la leyenda “Turnos para hoy” como se muestra en la siguiente
imagen
Luego ingrese el número de documento del paciente y el turno se asignará.
Nota: solo puede asignar sobreturnos para el día actual.
Anular un turno
En algunos casos, usted deberá atender urgencias imprevistas y para eso existe la
opción “Anular el turno y ponerlo No disponible”.
Está opción funciona para turnos tomados o disponibles y los mismos son
quitados de su agenda. En el caso de que exista un paciente, el sistema informará
mediante un correo electrónico al paciente la cancelación del turno.
Presione este icono para Anular el turno y ponerlo No disponible
Recomendar
Puede recomendar a sus pacientes y colegas que se registren y utilicen el
sistema. Recuerde que para manejar la historia clínica de un paciente este debe
estar registrado en el sistema.
Para enviar una recomendación, presione el botón rojo “Recomendar” junto a la
agenda.
Si la persona es médico, por favor marque el Checkbox “¿Es Médico?” para
darnos más información.
Al presionar el botón “Enviar” el sistema enviará un correo electrónico a la persona
recomendada para que se registre en el sistema.
También puede recomendar la utilización del sistema en sus redes sociales
presionando el logo correspondiente.
Atender un Paciente
Cuando llega la hora del turno de un paciente usted cuenta con las siguientes
opciones:
Paciente Ausente. Si el paciente no concurre a la cita, por favor márquelo
como ausente. De esta forma el sistema actualiza el Ranking del paciente.
Esta opción está disponible solo en los casos donde el módulo de “Historia
clínica” no esté disponible. Esta función permite marcar al paciente como
presente.
Historia Clínica: cuando atiende a un paciente presione este botón para
cargar los datos de la consulta.
Historia Clínica
Seleccione su especialidad, detalle el motivo de la consulta, el diagnóstico y el
tratamiento recomendado. Si receta algún medicamento, por favor agréguelo.
El Motivo de la consulta es obligatorio, por ejemplo: dolor abdominal, control de
rutina, etc.
Agregar Medicamentos: Puede escribir el nombre del medicamento y se mostrará
en forma automática un listado de sugerencias, si el medicamento figura en la lista
selecciónelo y presione el botón “Agregar” como se muestra en la siguiente
imagen
Una vez que presiona el botón “AGREGAR”, los medicamentos se agregan al
listado. Puede hacerlo para todos los medicamentos que recete.
En el caso que el medicamento deseado no aparezca en el listado no es
problema, solo escriba su nombre y presione agregar.
Para cumplir con la reglamentación, puede recetar por droga. Por ejemplo, puede
ingresar “Paracetamol” y presione siempre el botón Agregar.
Si desea quitar un medicamento recién agregado solo bórrelo de la lista
“Medicación”.
Una vez eliminado, la lista debería quedar así:
Nota: Puede dejar o quitar el carácter “|” al final sin problema.
Presione el botón Guardar para cerrar la historia clínica.
Al cerrar la historia clínica se marca en el sistema la asistencia del paciente.
Importante: La historia clínica es un conjunto de turnos y el detalle de cada uno.
Es por esto que solo podrá cargar la historia clínica de los pacientes que tengan
un turno con usted.
¿Cómo cargar toda la historia clínica de un paciente antiguo?
Si desea cargar la historia clínica de sus antiguos pacientes debe realizar lo
siguiente:
- Exija a su paciente que se registre en el sistema, puede usar la opción
“Recomendar” explicada anteriormente en este manual.
- Asigne un turno a su paciente, debe conocer su DNI para esto o, pídale al
paciente que reserve un turno.
- Abra la historia clínica del turno que su paciente acaba de reservar y
complete toda la historia clínica que tiene sobre el paciente. Para ello puede
escribir hasta 1.000 caracteres en los apartados Motivo, Diagnóstico y
Tratamiento.
Puede consultar la historia clínica de sus pacientes en cualquier momento desde
la opción “Mis Pacientes” como se explica a continuación.
Mis Pacientes
Usted podrá consultar información sobre sus pacientes. El sistema considera “Mis
Pacientes” a los pacientes que alguna vez se atendieron con usted, lo que quiere
decir que alguna vez sacaron un turno en el sistema.
Presione la opción “Mis Pacientes” en el menú.
En esta pantalla visualizara el listado completo de sus pacientes. Cuanta con la
opción de buscar por apellido para simplificar el listado.
Cargar pacientes
Para cargar un paciente al sistema el mismo tiene que registrarse y obtener un
turno con usted. Esto es obligatorio ya que solo puede ver información de los
pacientes que se atendieron alguna vez con usted.
Tip: Si cuenta con las direcciones de Email de sus pacientes solicíteles que se
registren en el sistema. Puede recomendarlo con la opción “Recomendar” o a
través de las redes sociales como se explica en el apartado “Recomendar”
Tablero de Control Nos encanta las estadísticas y sabemos que a usted también. El Tablero de
Control le brindará información sobre su trabajo. Verá información relevante para
su consultorio, como ser:
- Cantidad de turnos atendidos por día de semana
- Turnos distribuidos durante el día
Con esta información usted sabrá que días y en que horarios tiene mayor
carga de trabajo, permitiéndole organizarse mejor.
Turnos por mes muestra el porcentaje del total de turnos distribuidos por mes, al
pasar el mouse sobre el grafico de tortas se muestra la cantidad de turnos.
El grafico anterior muestra la cantidad de pacientes por obra social y plan. Al pasar
el mouse sobre una barra muestra el número exacto de pacientes atendidos.
En esta opción podrá realizar el pago por el uso del sistema. Vea la opción
“Costos” más adelante en este manual.
Durante el periodo de prueba el costo se visualizará así
Puede ver el detalle de los turnos cobrados haciendo click en “DETALLE DE
FACTURACIÓN”
Informes
También cuenta con algunos informes que puede descargar en formato Ms Excel
a su PC.
Turnos: muestra el listado de turnos atendidos con el detalle de fecha, hora,
paciente y plan médico utilizado.
Turnos por Prepaga: muestra un resumen de la cantidad de turnos atendidos por
Obra Social/Prepaga o en forma privada agrupados por mes para el año actual. El
informe se muestra en un archivo Excel como se muestra en la siguiente imagen
Hospitales La opción Hospitales muestra un mapa con la ubicación de los hospitales.
Inicialmente se cuenta con los hospitales públicos de la Ciudad Autónoma de
Buenos Aires, pero se irán agregando paulatinamente las demás zonas.
Seguridad
Olvidó su contraseña
Si olvidó su contraseña de acceso, simplemente haga click en “¿Ha olvidado su
contraseña?” como muestra la siguiente imagen
A continuación complete la dirección de correo electrónico que utiliza para iniciar
sesión normalmente y presione “Recuperar Contraseña”
Si la dirección de correo es correcta, recibirá un e-mail en su casilla con las
indicaciones para reestablecer su contraseña.
Para crear una nueva contraseña, haga click en donde se indica y el sistema le
solicitará que cree una nueva contraseña.
Ingrese su dirección de correo electrónico, luego en el campo “Contraseña” su
nueva clave. Repita la clave elegida en “Repita Contraseña” y presione el botón
“Restablecer”.
Su nueva contraseña ha sido creada correctamente.
Cambio de Clave
Para modificar su contraseña haga click en “Cambiar contraseña” dentro del menú
“Ayuda” como se muestra en la siguiente imagen.
A continuación siga el mismo procedimiento explicado en el apartado anterior
“Olvidó su contraseña”
Costos
Periodo de prueba gratuito:
Usted contara con un periodo de 60 días de prueba sin costo alguno. Al finalizar
ese periodo usted podrá realizar la baja como se explica en el apartado “Baja”.
Costo Mensual
En el caso de desear continuar utilizando el sistema el mismo tiene un costo de
AR$ 1,25 (1,25 pesos argentinos) (aproximadamente USD 0,10) por cada turno.
Con esta modalidad usted paga solo cuando tiene trabajo, si no tiene turnos
asignados no paga nada.
Para una estimación rápida y solo a modo ilustrativo, puede calcular el siguiente
costo:
Con los parámetros detallados el costo mensual seria de AR$ 180. Recuerde que
este valor es un estimado. Puede utilizar esta herramienta para estimar el costo en
nuestra página web www.turnosmedicos.com.ar y en la opción “Estimar el costo”.
Pagos
El pago podrá realizarlo con tarjeta de crédito o imprimiendo la factura y
abonándola por PagoFacil. Para realizar el pago debe ingresar al panel de control
y vera el cuadro con el total a abonar y un botón “Pagar”.
Puede ver el detalle de los turnos cobrados presionando en “Detalle de
Facturación”.
Sugerencias
Puede enviar sugerencias para que mejoremos el sistema. Una sugerencia puede
ser un error detectado que debe ser corregido o una mejora que le gustaría que
agreguemos.
Este tipo de sugerencias son solamente sobre el funcionamiento del sistema y
todas son bienvenidas.
Para enviarnos una sugerencia haga click en la opción “Sugerencias” del menú
“Ayuda”
Especifique lo mejor posible su sugerencia en la opción “Detalle” y presione
“Enviar”.
Puede consultar el manual de usuario Pacientes para conocer la utilidad del
sistema para sus pacientes.
Puede enviar las sugerencias sobre mejoras o consultas de cualquier tipo a
Baja Esperamos que este muy conforme con el sistema y nunca quiera darse de baja
pero nuestro lema es “reglas claras”. Si no está conforme con el sistema puede
darse de baja sin inconveniente.
Para realizar la baja por favor ingrese a www.turnosmedicos.com.ar y vaya a la
opción “Darme de Baja”.
A continuación complete sus datos, Apellido, nombre, teléfono, usuario y
contraseña. Presione el botón “Realizar baja”.
En el momento que se da de baja, todos los turnos que tiene asignado a futuro
serán cancelados por lo que es importante que contacte previamente a sus
pacientes y agende sus turnos.
El costo de servicio debe ser abonado del 01 al 05 de cada mes. En el caso de no
realizar el pago hasta el último día hábil del mes, el sistema gestionara su baja
automáticamente al mes siguiente. Es decir, la baja automática se realiza con 30
días de mora en el pago.
Cualquier duda puede comunicarse a nuestro email.
Correos Electrónicos El sistema envía notificaciones por correo electrónico a médicos y pacientes.
Estas notificaciones se dan cuando un paciente reserva un turno, cuando lo
cancela el mismo día del turno o cuando un médico cancela un turno.
Es importante que tanto usted como sus pacientes agreguen la dirección de correo
como “correo de confianza” o “No Spam”. De esta manera evitara que los correos
enviados vayan a la carpeta de “elementos no deseados” y no pueda recibirlos.