manual del usuario cliente: mercanza proyecto: espacyo · mercanza avda. de los rosales, 42 280 21...

Mercanza

Avda. de los Rosales, 42

28021 - Madrid Teléfono: 91 360 31 00

Fax: 91 360 31 70

Manual del usuario

Cliente: Mercanza Proyecto: Espacyo MAN-DVA-MERC-ESPA-001-01 DVA – División de Desarrollo y Valor Añadido Plantilla MAN v1

MAN-DVA-MERC-ESPA-001-01. Manual de usuario � 2 / 199

Datos del documento Nombre completo del documento MAN-DVA-MERC-ESPA-001

Manual de usuario

Confidencialidad del documento Difusión restringida

Tipo de documento Manual de usuario

Fecha de aprobación

Autor/a

Mª Jesús Parrilla Jefe del proyecto

Revisor/a

Rafael Velasco QA

Resumen del contenido: Este documento es el manual de usuario del proyecto/sistema indicado en la portada del mismo, en que se describen los tipos de usuario contemplados, los menús del sistema y las funcionalidades que integra, todo ello de acuerdo a la oferta aceptada.

Dependencia superior documental: - ET-QA-POL-SPI-004, Documento de definición de los procesos.

Control de difusión: Documento interno de Ecua y para la empresa solicitante, según lo indicado en la oferta.

Comentarios:

Historia del documento Versión Fecha Motivo de la modificación Responsable

01 26/04/2010 Mª Jesús Parrilla

Aprobación Aprobado por: Mª Jesús Parrilla, Jefe del proyecto Fecha: Firma:


Índice

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 7

1.1 Objeto ........................................................................................................................... 7 1.2 Alcance .......................................................................................................................... 7 1.3 Siglas y abreviaturas ...................................................................................................... 7 1.4 Definiciones ................................................................................................................... 7 1.5 Descripción del proyecto/sistema ................................................................................ 7

2 PERFILES DE USUARIO .......................................................................................... 9

2.1 Tipos de perfiles ............................................................................................................ 9 2.2 Descripción de los perfiles ............................................................................................ 9

3 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA .......................................................................... 10

4 ACCESO AL SISTEMA .......................................................................................... 11

5 NORMAS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO ..................................................... 14

5.1 Manejo de listas .......................................................................................................... 14 5.1.1 Ordenación de elementos .................................................................................................... 14 5.1.2 Intercambio de columnas .................................................................................................... 15 5.1.3 Agrupación de elementos .................................................................................................... 15 5.1.4 Filtrado de elementos .......................................................................................................... 17 5.1.5 Paginación ............................................................................................................................ 18

5.2 Impresión de documentos desde lista ........................................................................ 19 5.3 Generación de fichero Excel desde las listas .............................................................. 23

6 MÓDULO DE ARTÍCULOS .................................................................................... 24

6.1 Alta de Artículos .......................................................................................................... 24 6.1.1 Lista de Artículos .................................................................................................................. 24 6.1.2 Ficha de Artículo .................................................................................................................. 27 6.1.2.1 Pestaña General ................................................................................................................... 28 6.1.2.2 Pestaña Precios .................................................................................................................... 30 6.1.2.3 Pestaña Stock ....................................................................................................................... 31 6.1.2.4 Pestaña Proveedores ........................................................................................................... 32 6.1.2.5 Pestaña Histórico ................................................................................................................. 33 6.1.2.6 Pestaña Varios ...................................................................................................................... 33 6.1.2.7 Pestaña Áreas de Compra .................................................................................................... 36 6.1.2.8 Pestaña Materiales .............................................................................................................. 36 6.1.2.9 Pestaña Calidad .................................................................................................................... 37

6.2 Modificación de Artículos ........................................................................................... 38 6.3 Baja de Artículos ......................................................................................................... 39 6.4 Alta de Familias ........................................................................................................... 40

6.4.1 Lista de Familias ................................................................................................................... 40 6.4.2 Ficha de Familias .................................................................................................................. 41 6.4.2.1 Pestaña General ................................................................................................................... 42 6.4.2.2 Pestaña Áreas de Compra .................................................................................................... 43

6.5 Modificación de Familias ............................................................................................ 44 6.6 Baja de Familias........................................................................................................... 45


6.7 Informes ...................................................................................................................... 46 6.8 Etiquetas ..................................................................................................................... 48

7 MÓDULO DE ALMACÉN ...................................................................................... 49

7.1 Alta de Almacén .......................................................................................................... 49 7.1.1 Lista de Almacenes ............................................................................................................... 49 7.1.2 Ficha de Almacén ................................................................................................................. 51 7.1.2.1 Creación automática de Ubicaciones ................................................................................... 53 7.1.2.2 Creación manual de Ubicaciones ......................................................................................... 54 7.1.2.3 Borrar Ubicaciones ............................................................................................................... 54

7.2 Modificación de Almacén ........................................................................................... 55 7.3 Baja de Almacén .......................................................................................................... 56 7.4 Alta de Entradas de Almacén ...................................................................................... 57

7.4.1 Lista de Entradas .................................................................................................................. 58 7.4.2 Ficha de Entrada................................................................................................................... 59 7.4.2.1 Etiquetas .............................................................................................................................. 61 7.4.2.2 Alta de Lotes ........................................................................................................................ 62

7.5 Modificación de Entradas ........................................................................................... 64 7.6 Baja de Entradas ......................................................................................................... 65 7.7 Alta de Salidas ............................................................................................................. 66

7.7.1 Lista de Salidas ..................................................................................................................... 67 7.7.2 Ficha de Salidas .................................................................................................................... 68 7.7.2.1 Etiquetas .............................................................................................................................. 71 7.7.2.2 Selección de Lotes ................................................................................................................ 71

7.8 Modificación de Salidas .............................................................................................. 72 7.9 Baja de Salidas............................................................................................................. 73 7.10 Alta de Inventario ....................................................................................................... 74

7.10.1 Lista de Inventarios .............................................................................................................. 74 7.10.2 Ficha de Inventarios ............................................................................................................. 76

7.11 Modificación de Inventarios ....................................................................................... 80 7.12 Baja de Inventario ....................................................................................................... 81 7.13 Trasvase entre almacenes ........................................................................................... 82

7.13.1 Ficha de Trasvase ................................................................................................................. 83 7.14 Informes de almacén .................................................................................................. 86

8 MÓDULO DE COMPRAS ..................................................................................... 88

8.1 Alta de Proveedores .................................................................................................... 88 8.1.1 Lista de Proveedores ............................................................................................................ 89 8.1.2 Ficha de Proveedor .............................................................................................................. 91 8.1.2.1 Pestaña General ................................................................................................................... 91 8.1.2.2 Pestaña Datos Económicos .................................................................................................. 93 8.1.2.3 Pestaña Histórico ................................................................................................................. 94 8.1.2.4 Pestaña Pendiente de pago ................................................................................................. 94 8.1.2.5 Pestaña Sedes/Contactos ..................................................................................................... 95 8.1.2.6 Pestaña Áreas de Compra .................................................................................................... 96

8.2 Modificación de Proveedores ..................................................................................... 97 8.3 Baja de Proveedores ................................................................................................... 98 8.4 Alta de Solicitudes de Oferta ...................................................................................... 99

8.4.1 Lista de Solicitudes de Oferta ............................................................................................... 99 8.4.2 Ficha de Solicitud de Oferta ............................................................................................... 101

8.5 Modificación de Solicitud de Oferta ......................................................................... 107 8.6 Baja de Solicitud de Oferta ....................................................................................... 108


8.7 Alta de Pedidos de Compra ....................................................................................... 109 8.7.1 Lista de Pedidos de Compra ............................................................................................... 109 8.7.2 Ficha de Pedido a proveedor ............................................................................................. 111

8.8 Modificación de Pedidos de Compra ........................................................................ 117 8.9 Baja de Pedidos de Compra ...................................................................................... 118 8.10 Alta de Albaranes de Compra ................................................................................... 119

8.10.1 Lista de Albaranes de Compra ........................................................................................... 119 8.10.2 Ficha de Albarán de Compra .............................................................................................. 121

8.11 Modificación del Albarán de Compra ....................................................................... 129 8.12 Baja del Albarán de Compra ..................................................................................... 130 8.13 Alta de Facturas de Compra ...................................................................................... 131

8.13.1 Lista de Facturas de Compra .............................................................................................. 131 8.13.2 Ficha de Factura de Compra .............................................................................................. 133

8.14 Modificación de la Factura de Compra ..................................................................... 141 8.15 Baja de Facturas de Compra ..................................................................................... 142 8.16 Gestión de pagos ....................................................................................................... 143 8.17 Propuesta de Pedidos (de compra) ........................................................................... 144 8.18 Estadísticas ................................................................................................................ 145 8.19 Informes .................................................................................................................... 146

9 MÓDULO DE VENTAS ....................................................................................... 147

9.1 Alta de Clientes ......................................................................................................... 147 9.1.1 Lista de Clientes ................................................................................................................. 148 9.1.2 Ficha de Cliente .................................................................................................................. 150

9.2 Modificación de Clientes ........................................................................................... 155 9.3 Baja de Clientes ......................................................................................................... 156 9.4 Alta de Presupuestos de Venta ................................................................................. 157

9.4.1 Lista de Presupuestos de Venta ......................................................................................... 158 9.4.2 Ficha de Presupuesto de Venta .......................................................................................... 159

9.5 Modificación de Presupuestos de Venta .................................................................. 163 9.6 Baja de Presupuestos de Venta ................................................................................ 164 9.7 Alta de Pedidos de Venta .......................................................................................... 165

9.7.1 Lista de Pedidos de Venta .................................................................................................. 166 9.7.2 Ficha de Pedidos de Venta ................................................................................................. 168

9.8 Modificación de Pedidos de Venta ........................................................................... 174 9.9 Baja de Pedidos de Venta ......................................................................................... 175 9.10 Alta de Albaranes de Venta....................................................................................... 176

9.10.1 Lista de Albaranes de Venta ............................................................................................... 176 9.10.2 Ficha de Albarán de Venta ................................................................................................. 177

9.11 Modificación de Albaranes de Venta ........................................................................ 185 9.12 Baja de Albaranes de Venta ...................................................................................... 186 9.13 Alta de Facturas de Venta ......................................................................................... 187

9.13.1 Lista de Facturas de Venta ................................................................................................. 187 9.13.2 Ficha de Factura de Venta .................................................................................................. 188

9.14 Modificación de Facturas de Venta .......................................................................... 195 9.15 Baja de Facturas de Venta ........................................................................................ 196 9.16 Gestión de Cobros ..................................................................................................... 197 9.17 Agentes Comerciales ................................................................................................. 198 9.18 Informes .................................................................................................................... 199


Índice de figuras

Figura Título Página


1 Introducción

1.1 Objeto

Este documento es el manual de usuario del proyecto/sistema indicado en la portada del mismo, en que se describen los tipos de usuario contemplados, los menús del sistema y las funcionalidades que integra.

1.2 Alcance

El alcance de este manual se ajusta a describir el funcionamiento necesario del proyecto/sistema, que debe tener el usuario del mismo para su correcto manejo y entendimiento, respecto de los requisitos y funcionalidades indicadas en la oferta aceptada.

1.3 Siglas y abreviaturas

Las siglas y abreviaturas utilizadas en este manual son las siguientes:

• …

• …

1.4 Definiciones

Las definiciones de términos utilizadas en este manual son las siguientes:

• …

• …

1.5 Descripción del proyecto/sistema

Mercanza Espacyo es el sistema de gestión empresarial que ofrece la facilidad de mantener la información comercial eficientemente organizada tanto de las actividades de ventas como de las de compras, así como los artículos debidamente referenciados, el registro y valoración de existencias, y también los contratos tipificados. Espacyo está organizado por módulos, partiendo de un módulo central común en el que se incluyen las utilidades y funcionalidades comunes al sistema, y a través del cual se comunican los demás módulos entre sí. Espacyo es una sistema multiempresa (puede manejar independientemente los datos de distintas empresas) y multiusuario (dentro de cada empresa puede haber usuarios con funcionalidades y perfiles distintos)

MAN-DVA-MERC

MERC-ESPA-001001-01. Manual de usuario

01. Manual de usuario � 8 / 199


2 Perfiles de usuario

2.1 Tipos de perfiles

Lista de los perfiles

2.2 Descripción de los perfiles

Descripción de las funcionalidades, responsabilidades y permisos de cada perfil dentro del sistema.


3 Configuración del sistema

La configuración del sistema Espacyo se desarrolla en dos fases: 1.- Configuración del entorno. El personal de Mercanza que realiza la implantación del sistema en cada uno de los clientes crea las empresas con las que se vaya a trabajar, habilita los módulos a los que cada cliente desea acceder, crea los usuarios que el cliente necesita, habilitando o deshabilitando las funciones dependiendo de cada uno (la creación de usuarios también la puede hacer el Administrador del sistema) e implanta las personalizaciones de documentos, imagen corporativa, etc. que el cliente haya demandado. 2.- Configuración de la empresa. Tanto el personal de Mercanza que realiza la implantación como el administrador del sistema pueden hacer cambios en la configuración de la empresa, que determinarán el funcionamiento final del sistema.


4 Acceso al sistema

El acceso a Espacyo se realiza a través de un navegador web y seleccionando la ruta que se haya creado para ello. La pantalla de acceso es: En esta pantalla se introducen los datos de Usuario, Contraseña y se selecciona la empresa con la que vamos a trabajar. En las instalaciones en las que sólo hay una empresa, ésta aparece por defecto una vez cargados el usuario y contraseña. Una vez verificados el usuario y contraseña, accedemos a la pantalla del menú del sistema, que como ya hemos comentado anteriormente, mostrará módulos y opciones dependiendo del tipo de instalación que se haya hecho y el usuario que haya accedido. En el caso de que el usuario, al acceder al sistema, seleccione la opción ‘Recordar contraseña’, el sistema automáticamente la próxima vez que quiera acceder a la aplicación le escribirá la contraseña. Un modelo de pantalla será:


La barra de menú de la pantalla del sistema muestra la siguiente información:

La barra superior de la pantalla muestra el logo del cliente que ha accedido a Espacyo y el del propio sistema.

Nombre del usuario activo

Nombre del área de compra (si se gestionan)

Nombre de la empresa activa

Botón Inicio

Mapa del sistema

Botón Cerrar

Logo del cliente

Logo del Sistema


El cuadro de menú principal lista los módulos configurados para la instalación realizada. Un ejemplo de ese menú es: Dependiendo de la opción del menú que se seleccione, se abrirá debajo de este menú principal, el menú del módulo. Si se selecciona el módulo Artículos abre debajo el menú del módulo artículos


5 Normas generales de funcionamiento

Como ya hemos visto, Espacyo se organiza por módulos. Cada uno de los módulos tiene opciones y acciones. Cada una de las opciones abre una lista y desde esa lista accedemos a la ficha correspondiente, haciendo doble clic en el elemento de la lista que queremos abrir.

5.1 Manejo de listas

La lista de elementos muestra de forma tabulada todos ellos, permitiendo su ordenación, filtrado, y agrupación, lo que facilita la consulta y localización de los elementos deseados.

Cuando la cantidad de elementos de la lista no se puede mostrar en una solo ventana del navegador web, se recurre a un control de paginación situado en la parte inferior de la misma.

Habitualmente los datos mostrados para cada elemento serán solo un resumen del mismo, pudiendo ver el resto en detalle mediante la ficha de ese elemento. Para acceder a la misma el sistema normalizado será mediante un doble clic sobre la fila del elemento deseado.

5.1.1 Ordenación de elementos

La punta de flecha blanca en la cabecera de cada columna indicará si se está realizando la ordenación por esa columna, así como el sentido de la misma. Sólo se puede ordenar por una columna al mismo tiempo.


5.1.2 Intercambio de columnas

Las columnas se pueden intercambiar de lugar, de modo que la tercera columna podría ponerse la primera. Para ello, solo hay que arrastrar el titulo de la columna y situarla sobre el titulo de la otra columna deseada. En este proceso unas flechas nos indicarán el futuro lugar de la columna que se desea desplazar.

Seguidamente se muestra el efecto del intercambio entre la columna Familia y Articulo.

5.1.3 Agrupación de elementos

También es posible agrupar el contenido de la lista por una columna, para lo que habrá que arrastrar el título de la columna por la que se quiere agrupar a la zona superior “Arrastre una columna aquí para agrupar la lista”.


La siguiente figura muestra el efecto de agrupación.

Una vez creada la agrupación se puede desplegar el contenido de cada una con los botones + del lateral izquierdo. Las ordenaciones y filtros seguirán funcionando del mismo modo a cómo lo hacían antes de la agrupación.


Para deshacer la agrupación tan solo hay que desplazar el titulo de la columna que se desplazó a la zona “Arrastre una columna aquí para agrupar la lista” hasta su posición anterior.

También es posible realizar agrupaciones sucesivas arrastrando una segunda columna a la zona de agrupación.

5.1.4 Filtrado de elementos

Cuando se desee filtrar el contenido de la lista por alguno de los valores de las filas mostradas se pueden emplear los filtros superiores en cada columna, debiendo introducir todo o parte del texto buscando. Este filtrado es acumulativo para las columnas en las que se indique algún criterio. En el siguiente ejemplo se ha filtrado primeramente para la Familia “apósitos” tecleando solamente “após” y luego se ha creado un filtro consecutivo buscando “tiritas” tecleando solo “tiri”. Para que estos filtros funcionen solo es preciso teclear un texto en la zona de filtros y esperar un breve espacio de tiempo para que automáticamente se active.

Además de la posibilidad de filtrar mediante la inserción de texto, cabe la posibilidad de usar otro tipo de controles, cuando existan, para filtrar los datos de una columna. Estos tipos de controles pueden ser desplegables de tipo combo, calendarios desplegables para los campos de fecha, y controles de selección tipo check. En referencia al filtrado de fechas, este control no permite el filtrado por un rango de fechas para un mismo campo, sino solamente la indicación de un día concreto. Este control permite una navegación de fechas próximas, y otro de avance rápido en el calendario para desplazarnos a fechas más lejanas.


Esta zona de avance rápido se muestra pulsando sobre el mes del calendario mostrado en primer lugar. Permanencia de los criterios de filtrado y paginación: La aplicación mantiene los últimos filtros activados para cada lista, de modo que permanecerán activos hasta que los quitemos manualmente.

5.1.5 Paginación

Este control además de permitir avanzar y retroceder en la sucesión de páginas de los elementos de la lista, nos muestra la posición de la página actual, el número total de elementos que componen la lista, pero teniendo en cuenta que si se filtra la lista el total mostrado será de esos elementos solamente. También se indica el número de elementos por cada página.


5.2 Impresión de documentos desde lista

Desde cualquiera de las listas de documentos que genera el sistema en los módulos de Compras y Ventas se puede, a través de la pantalla de Impresión de documentos, imprimir, generar ficharos PDF, e incluso enviar por e-mail estos ficheros. Estos documentos son:

• Compras o Solicitud de Oferta o Pedidos

• Ventas o Presupuesto o Pedido o Albarán o Factura

(El albarán y factura de compra no se imprimen ya que son documentos que genera el proveedor, y el sistema sólo debe registrarlos) Para acceder a esta pantalla debemos tener abierta la lista de los documentos a imprimir, que aparece con un check a la izquierda de la lista. (Se muestra la lista de Solicitud de Oferta a Proveedor, ya que el funcionamiento es el mismo en las demás) Podemos marcar alguno de los documentos listados y elegimos la opción Imprimir del menú Opciones


Y aparece la pantalla de impresión de documentos.

El significado de los campos de esta pantalla es:

• Respetar filtro de la lista anterior: La lista de documentos se puede filtrar igual que el resto de listas del sistema (ver punto 5.1 de este manual), al marcar este check los documentos filtrados en la lista son los seleccionados para imprimir.

• Marcados en la Lista: al marcar este check, los documentos a imprimir son los que hayamos marcado en la lista manualmente

• Por el siguiente rango (No implementado). Seleccionará los documentos a imprimir por rango de documento inicial y final

• Modelo: permite elegir en el desplegable el modelo del documento a imprimir, si es que hay varios. Si solo hay un modelo, lo muestra por defecto.

• Vista previa e impresión, más botón Imprimir, saca la vista previa de los documentos y con el icono de la impresora se envía a imprimir.


• Crear PDF y enviar por correo electrónico: crea los ficheros PDF de los documentos seleccionados y los envía por e-mail con los siguientes condicionantes:

o Documentos de Compras: los envía a la dirección de correo electrónico del contacto del proveedor elegido al crear el documento.

o Documentos de Venta: los envía a la dirección de correo electrónico del contacto del cliente elegido al crear el documento

En ambos casos se genera también copia oculta al usuario que está haciendo el envío.

• Anexar ficheros adjuntos: Envía como anexos los ficheros adjuntos a las líneas de detalle del documento si está marcado como SI (por defecto)


Al elegir enviar por correo electrónico sale la pantalla de Enviar Mail, en la que podemos poner:

• Asunto: El asunto del correo.

• Archivos Adjuntos: podemos adjuntar uno o más archivos a los documentos seleccionados. Hay que tener cuidado con esta opción ya que si se envían por ejemplo solicitudes de oferta a varios proveedores, estos adjuntos se remiten a todos los proveedores seleccionados.

En esta pantalla, el botón Añadir añade líneas en blanco en las que poder adjuntar ficheros. El botón Examinar abre el explorador de Windows para buscar el archivo que queremos adjuntar, y con

el botón se elimina la línea y el archivo que hubiéramos adjuntado en ella. Por último, con Aceptar terminamos el proceso y se envía el correo con los ficheros que hayamos seleccionado, y Cancelar, cancela el envío.


5.3 Generación de fichero Excel desde las listas

Existe la posibilidad de obtener un fichero Excel con los datos mostrados por cualquiera de las listas del sistema. Para ello hemos habilitado un botón Más Acciones en la parte inferior izquierda de todas las pantallas que muestran listas (artículos, familias, proveedores, clientes, albaranes, facturas…). Este botón ofrece la opción ‘Exportar a Excel’, que genera un fichero Excel con los datos que muestra la lista: columnas, ordenación de campos y filtros aplicados. Este fichero Excel se puede guardar en cualquiera de las carpetas de nuestro equipo, con el nombre que le indiquemos.


6 Módulo de Artículos

En este apartado vamos a detallar cómo gestionar los artículos y familias que manejamos en nuestro negocio.

6.1 Alta de Artículos

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos artículos en el fichero maestro de artículos, se elige la opción Artículos del menú principal. (La lista de opciones de este menú dependerá de los módulos que la empresa tenga activados en el sistema)

6.1.1 Lista de Artículos

A continuación aparece la lista de artículos que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar con los checks superiores los artículos Activos, Obsoletos o ver Todos.


Si la empresa que estamos manejando gestiona Áreas de Compra, aparece un icono de información al lado del título de la columna Área que abre la ayuda del significado de cada Sigla que identifica a las Áreas de Compra. Las columnas que muestra la lista son:

• Áreas: indica el o las áreas de compra a las que está asignado el artículo (Si la empresa gestiona Áreas de Compra)

• Código: código del artículo.

• Artículo: Descripción del artículo.

• Familia: Descripción de la familia a la que pertenece el artículo.

• Coste Real: valor de compra del último albarán de proveedor registrado.


• Stock: valor del stock actual del artículo

• Pendiente de recibir: unidades de las que se ha hecho pedido a proveedor y que no hemos recibido, es decir, no hemos dado de alta el albarán.

• Pendiente de servir: unidades de las que nos han hecho pedido los clientes y que no hemos registrado el albarán de venta.

• P.V.P. : Precio de venta al público del artículo. Para crear un Nuevo Artículo, se elige la opción Nuevo del menú Y aparece la ficha de artículo para completar sus datos.


6.1.2 Ficha de Artículo

La ficha de Artículo aparece dividida en diferentes pestañas, en este caso 7, que están habilitadas o no dependiendo de la acción que estemos ejecutando y de la configuración del sistema con el que estemos trabajando. En este ejemplo, vemos la pestaña de Áreas de Compra, porque la empresa tiene activada la opción Gestiona Áreas de Compra. Vamos a explicar los valores y funcionamiento de estas pestañas de la ficha de artículo, y después explicaremos otras pestañas que aparecen con otros valores de configuración. Como veremos en todas las pantallas descritas a continuación, en la parte de debajo de cada una de ellas aparecen tres botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:

• Botón Aplicar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, pero mantiene la ficha abierta.

• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de artículos.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de artículos.

Además en esta ficha aparece el botón Etiquetas, que muestra una pantalla para generar etiquetas con código de barras con los datos del artículo que estamos viendo en la ficha.


Aquí elegimos el nº de etiquetas que se imprimen, y el formato. El formato obtenido puede ser: Vamos a detallar los datos y acciones de cada pestaña de la ficha de artículo:

6.1.2.1 Pestaña General

En la pestaña General se graban los datos generales que definen el artículo. Para el alta del artículo en primer lugar se rellena el código de artículo, bien con un código libre o

eligiendo una serie de codificación con el botón ( ). El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. En la primera pestaña de la ficha de artículo (General) los valores principales a completar son:

• Obsoleto: Indica si el artículo es Obsoleto o no. En caso de estar marcado, no estará disponible para utilizarlo en el sistema


• Equipo: Se marca cuando el artículo que estamos dando de alta puede pasar a formar parte de nuestro inventario de equipos. Este proceso se realiza al dar entrada de unidades de este artículo a través del albarán de venta (se explicará detalladamente en ese punto del manual)

• Descripción: Contiene la descripción del artículo. Campo obligatorio.

• Marca: se elige la marca de la lista de Fabricantes que tengamos dada de alta en el sistema (esta lista también la actualiza el administrador del sistema).

• Familia: se elige la Familia a la que pertenece el artículo. La lista de familias se actualiza desde la opción Familias del sistema. Campo obligatorio.

• Subfamilia: se elige la subfamilia que corresponda dentro de las definidas en la familia cargada previamente.

• Tipo de Artículo: se elige dentro de la lista dada de alta por el administrador del sistema. Campo obligatorio.

Para grabar una imagen en la ficha de artículo basta con hacer doble clik sobre la caja y seleccionar la imagen que queremos asignar. El resto de campos de esta pestaña son informativos y no obligatorios. En la Ficha Técnica aparecerán las cajas para cargar las Características y los valores definidos en la Familia / Subfamilia seleccionada. También mostrará en Control el usuario que ha dado de alta el registro, la fecha y hora.


6.1.2.2 Pestaña Precios

En la pestaña Precios de la ficha de Artículo, los campos principales a completar son (apartado Tarifas)

• Divisa: por defecto ofrece el Euro. Se pueden definir otras divisas a través de las tablas de configuración del sistema.

• Tipo de IVA: por defecto muestra el seleccionado en la pantalla de configuración de la Empresa. Se puede elegir otro valor de los cargados en la tabla Tipos de IVA de la configuración.

• Coste Real: Se actualiza con el valor de compra del último albarán de proveedor registrado.

• P.V.P. sin IVA: Precio de venta sin IVA.

• Tarifas: en la caja de P.V.P. se indica el precio al que se facturará el artículo a los clientes que se les haya asignado la Tarifa 2 o siguientes. En la caja ‘%’ se indica el descuento o el incremento del P.V.P. original que se aplica a los clientes que se les haya asignado la Tarifa 2 o siguientes. El uso de estos valores es excluyente, es decir, o indicamos la Tarifa 2 dando un P.V.P. o poniendo un descuento.

En la pestaña Precios de la ficha de Artículo, los campos principales a completar son (apartado Costes):

• Coste Real: Se actualiza con el valor de compra del último albarán de proveedor registrado.

• Coste Medio: Media de los costes de entrada por compra del artículo. (coste entrada 1 + coste entrada 2 + .. coste entrada n) / n entradas


• Coste Estándar: Coste Estándar: Media ponderada de los costes de compra (coste entrada 1 * cantidad) + (coste entrada 2 * cantidad) + …. / suma de las cantidades

• Cargo: indica si el artículo cuando se venda a un cliente se cargará al mismo o no.

• Porcentaje de aumento: es el valor en que se incrementa el precio de coste para calcular en automático el PVP en aquellos sistemas configurados para ello.

6.1.2.3 Pestaña Stock

En la pestaña Stock de la ficha de Artículo, los campos principales a completar son:

• Tratar Stock: Por defecto, sale marcado (tratar stock Si). Permite identificar si un artículo se gestiona bajo pedido (No tratar stock) o tiene reaprovisionamiento automático según política de gestión de stock que definen los campos siguientes.

• Punto de Pedido: Cantidad de aviso de reposición.

• Cantidad Mínima: es la cantidad mínima que se admite al hacer un pedido a proveedor.

• Stock Mínimo: es la cantidad mínima que podemos tener en stock. Hay procesos en el sistema que se basan en esta cantidad para generar acciones.

• Stock Máximo: es la cantidad máxima del artículo que podemos tener en stock. Hay procesos en el sistema que se basan en esta cantidad para generar acciones.

El resto de campos de esta pestaña son informativos, siendo alimentados por los procesos del sistema. Los más importantes son:


• Total Stock: Existencias del artículo. Este valor se calcula en tiempo real.

• Pendiente de recibir: Número de unidades del artículo que hemos pedido a proveedores.

• Pendiente de servir: Número de unidades que nos han pedido y no hemos servido a nuestros clientes.

• Lista de Almacén: en esta lista podemos ver en modo consulta los almacenes con sus ubicaciones en los que hay unidades del artículo.

6.1.2.4 Pestaña Proveedores

En la pestaña Proveedores, los campos principales a completar son:

• Proveedor Habitual: Permite seleccionar el proveedor habitual que nos sirve el artículo. En procesos automatizados de pedidos a proveedores es el que se utiliza por defecto.

• Referencia: es la referencia que utiliza el proveedor para designar el artículo. Puede no ser la misma que la nuestra.

• Otros proveedores: podemos registrar otros proveedores a los que compramos el artículo. Tanto estos valores como el resto de campos de la pestaña son meramente informativos.


6.1.2.5 Pestaña Histórico

La pestaña Histórico no está disponible hasta que el artículo está grabado. Esta pestaña nos muestra en modo consulta los movimientos de Entrada y Salida del almacén del artículo. Los movimientos de entrada se generan cada vez que damos de alta un albarán de compra, haciendo entradas directas a través del almacén, por un inventario o trasvase entre almacenes. Los movimientos de salida se generan por albarán de venta, por salida directa desde almacén, por inventario o trasvase. En todos los casos el tipo de movimiento se graba indica la acción que ha generado la entrada y la salida. Con los checks de la parte de debajo de la ficha podemos filtrar para ver Todos los Movimientos, sólo los movimientos de entrada o solo los de salida.

6.1.2.6 Pestaña Varios

Los campos más significativos de la pestaña Varios, apartado Unidades, son:


• Almacén Predeterminado: Permite asignar al artículo el almacén al que por defecto entrará la mercancía cuando hagamos una compra. Esto agiliza los procesos a la hora de registrar las entradas de mercancía, aunque no es obligatorio registrarlo y también se puede cambiar a la hora de registrar la entrada.

• Unidad de Medida Compra / Venta: Estos campos son obligatorios. Debemos grabar los valores seleccionándolos de la tabla auxiliar Unidades de Medida, que gestiona el administrador del sistema. El valor de la unidad de medida de compra indica en qué unidad de medida vamos a realizar las compras o entradas de mercancía al almacén. La unidad de medida de venta indica en qué unidad vamos a hacer las ventas o salidas de mercancía del almacén, para este artículo que estamos dando de alta. En el caso de que estas unidades sean iguales, el sistema carga automáticamente el valor 1 en el campo Equivalencia. Si no son iguales, debemos grabar la equivalencia. Ej. 1 Kg equivale a 1.000 grs.

• Unidad Básica/Lote Compra (Venta): es el número de unidades que componen el lote de compra o venta del artículo. Si se indica, en los procesos de compra o venta se verificará que las unidades que se manejen sea múltiplo de estas cantidades.

En el apartado Varios, los datos son:

• Fecha de Alta: Informa de la fecha en que se dio el artículo de alta.

• Fecha de Baja: Indica la fecha en que se ha dado de baja el artículo.

• Última modificación: Indica la fecha en que se ha hecho la última modificación al artículo.

• Artículo personalizable: marcando este campo, podemos dar valores para personalizar el artículo. Estos valores definirán en detalle el artículo que lo necesite. La pantalla para meter estos valores es:


• Repuesto: si marcamos el artículo se tratará como repuesto en el módulo de mantenimiento.

• Documento: Guarda la ruta de un documento asociado al artículo.

• Observaciones: Espacio para notas o comentarios del artículo.

• Gestión de entradas: indica qué tipo de gestión se hace para la entrada de los artículos en almacén:

• Asignado: el artículo entra en almacén en una ubicación predeterminada (asignada)

• Caótico: el artículo entra en almacén en la primera ubicación disponible

• Gestión de salidas:

• F.I.F.O.: la mercancía se ‘ofrece’ para salir del almacén en orden inverso a la entrada (el primero que entra es el primero que sale)

• Ubicación más vacía: la mercancía se ‘ofrece’ para salir del almacén mirando en qué ubicaciones hay menos unidades, con la intención de vaciar las ubicaciones.

• F.E.F.O.: esta gestión se utiliza en los sistemas que manejan artículos con fecha de caducidad. ‘Ofrecen’ la mercancía para la salida en orden a la fecha de caducidad (el que caduca antes debe salir primero)


6.1.2.7 Pestaña Áreas de Compra

La pestaña Áreas de Compra sólo está disponible en los sistemas que gestionan este concepto. En esta pestaña nos aparece una lista con las Áreas de Compra definidas por el administrador del sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible este artículo. Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro área, pero lógicamente como predeterminada sólo una. Este concepto afectará a los filtros de artículos en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario sólo podrá ver y seleccionar aquellos artículos asignados a su área de compra. Es obligatorio asignar al menos un área de compra a un artículo.

6.1.2.8 Pestaña Materiales

La pestaña Materiales de la ficha de artículo está visible en aquellas instalaciones que tienen configurado el módulo de Producción y Calidad, y además el tipo de artículo que hemos indicado al dar


de alta éste artículo no está marcado como Materia Prima. Los tipos de artículo se definen en la configuración del sistema por el administrador del mismo. En esta pestaña se indican los componentes o escandallo del artículo que estamos dando de alta. Para ello o bien podemos agregar los componentes desde otro artículo ya definido, o los indicamos añadiéndolos en la lista.

6.1.2.9 Pestaña Calidad

La pestaña Calidad de la ficha de artículo está visible en aquellas instalaciones que tienen configurado el módulo de Producción y Calidad. En esta pestaña se definen los valores de calidad del artículo, que nos servirán de referencia para los controles de calidad del mismo: Datos Organolépticos Parámetros Físicos Parámetros Físico-Químicos Recuentos Patógenos


6.2 Modificación de Artículos

Una vez localizado en la Lista de Artículos el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el código de artículo que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


6.3 Baja de Artículos

Una vez localizado en la Lista de Artículos el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Teniendo la ficha del artículo abierta elegimos la opción Borrar del menú Opciones. El sistema pide confirmación del borrado del artículo. Si pulsamos Aceptar, se elimina el artículo, siempre que no se esté utilizando en alguna parte del sistema.


6.4 Alta de Familias

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas familias en el fichero maestro de familias, se elige la opción Artículos del menú principal.

Y dentro del módulo de Artículos, se elige la opción Familias.

6.4.1 Lista de Familias

A continuación aparece la lista de familias que se maneja igual que el resto de listas del sistema.


Si la empresa que estamos manejando gestiona Áreas de Compra, aparece un icono de información al lado del título de la columna Área que abre la ayuda del significado de cada Sigla que identifica a las Áreas de Compra. Las columnas que muestra la lista son:

• Áreas: indica el o las áreas de compra a las que está asignada la Familia.

• Familia: código de la familia.

• Descripción: Descripción de la familia.

• Definible 1 a 6: Valores de los campos definidos en la familia

Para crear una Nueva Familia, se elige la opción Nuevo del menú Y aparece la ficha de familia para completar sus datos.

6.4.2 Ficha de Familias


La ficha de Familia en este ejemplo aparece dividida en 2 pestañas, que están habilitadas o no dependiendo de la acción que estemos ejecutando y de la configuración del sistema con el que estemos trabajando.


En la pestaña General se graban los datos generales que definen la familia. Para el alta de la familia en primer lugar se rellena el código de familia con un código libre. El sistema verificará que el código no existe.

• Familia: Se graba la descripción de la familia.

• Definible 1: Se graba el primer valor que queramos que defina a la familia.

• Definible 2 a 6: Se graban los valores 2 a 6 que queramos que definan a la familia. Campos no obligatorios.

Estos valores aparecerán en la ficha del artículo que asociemos a la familia, en la parte de Ficha Técnica. Podemos también definir subfamilias dentro de la familia. Primero se debe grabar al menos el código y descripción de la familia con Aplicar o Aceptar y luego seleccionaremos la opción Nuevo en la lista de subfamilias. Los datos a completar para definir la subfamilia son los mismos que definen la familia:

MAN-DVA-MERC

Una vez grabados los datos, para confirmar la grabación se pincha en el icono (

carga de datos se pincha en (


La pestaña Áreas de Compra En esta pestaña nos aparece una lista con las Áreas de sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible esta Familia. Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro Este concepto afectará a los filtros de familias en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario sólo podrá ver y seleccionar aquellas familias asignadas a su área de compra. Es obligatorio asi

MERC-ESPA-001


carga de datos se pincha en (

Pestaña Áreas de Compra

pestaña Áreas de Compra

En esta pestaña nos aparece una lista con las Áreas de sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible esta Familia.

Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro

Este concepto afectará a los filtros de familias en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario sólo podrá ver y seleccionar aquellas familias asignadas a su área de compra.

Es obligatorio asignar al menos un área de compra a una familia.

001-01. Manual de usuario


carga de datos se pincha en ( ).


pestaña Áreas de Compra sólo está


Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro


gnar al menos un área de compra a una familia.

01. Manual de usuario



sólo está disponible en los sistemas que gestionan este concepto.


Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro área, pero lógicamente como predeterminada sólo una.




disponible en los sistemas que gestionan este concepto.


Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al área, pero lógicamente como predeterminada sólo una.





En esta pestaña nos aparece una lista con las Áreas de Compra definidas por el administrador del sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible esta Familia.






Compra definidas por el administrador del sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible esta Familia.



Una vez grabados los datos, para confirmar la grabación se pincha en el icono ( ). Para cancelar la


Compra definidas por el administrador del


Este concepto afectará a los filtros de familias en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario

� 43 / 199

). Para cancelar la


Compra definidas por el administrador del

Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al

Este concepto afectará a los filtros de familias en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario


6.5 Modificación de Familias

Una vez localizado en la Lista de Familias la que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre ella en el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el código de familia que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


6.6 Baja de Familias

Una vez localizado en la Lista de Familias la que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre ella en el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Teniendo la ficha del familia abierta elegimos la opción Borrar del menú Opciones. El sistema pide confirmación del borrado de la familia. Si pulsamos Aceptar, se elimina la familia, siempre que no se esté utilizando en alguna parte del sistema.


6.7 Informes

Para generar los informes del módulo de Artículos hay que seleccionar la opción Informes del módulo. La pantalla de informes que nos aparece es: En esta pantalla se puede seleccionar cualquiera de los listados de la lista, y si se desea, se puede filtrar por los valores que aparecen en la pantalla de filtros: Familia, Subfamilia o Marca. Si seleccionamos el check de incluir artículos obsoletos, nos listará también los artículos que estén marcados como tal. Una vez hecha la selección, con el botón Vista Preliminar, generamos la vista previa del informe. Desde aquí podremos enviarlo a impresora pinchando en el icono Impresora.


6.8 Etiquetas

Para generar las etiquetas del módulo de Artículos hay que seleccionar la opción Etiquetas del módulo. La pantalla para generar las etiquetas que nos aparece es: Esta pantalla nos muestra la lista de artículos completa. Si deseamos sacara etiquetas de los artículos de una familia, una subfamilia, o de sólo un artículo, la seleccionaremos en los filtros y se generará otra lista con el botón Buscar. Para obtener las etiquetas, utilizaremos la opción Vista Preliminar, y desde allí, se podrán enviar a impresora.


7 Módulo de Almacén

Mediante el módulo de Almacén podemos gestionar el o los almacenes de nuestra empresa (sistema multialmacén), conociendo en todo momento las existencias y el valor de las mercancías de cada uno de los almacenes de la organización, sus ubicaciones actuales, los movimientos de entrada y salida de cada artículo, en definitiva, proporciona la información imprescindible para la correcta y eficaz gestión de cualquier almacén. El sistema permite configurar y gestionar los almacenes con la distribución de ubicaciones que necesitemos. Espacyo gestiona hasta 5 niveles de ubicación (definición de almacén + 4 niveles de ubicación), con lo que se puede detallar al máximo la configuración de cualquier almacén. Para iniciar la gestión de almacén, debemos darlo de alta

7.1 Alta de Almacén

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta un almacén en el sistema, se elige la opción Almacén del menú principal.

7.1.1 Lista de Almacenes

A continuación aparece la lista de almacenes que se maneja igual que el resto de listas del sistema.


Las columnas que muestra la lista son:

• Almacén: Nombre del almacén.

• Encargado: Nombre del encargado del almacén.

• Teléfono: teléfono del almacén.

• Fax: fax del almacén.

• E-mail: Dirección de e-mail del almacén.

Para crear un Nuevo Almacén, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha del almacén para completar sus datos.


7.1.2 Ficha de Almacén

En la parte de debajo de la ficha aparecen tres botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:


• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de almacenes.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de almacenes.

Los valores principales a completar en la ficha de almacén, pestaña General son:

• Almacén: Se graba la descripción del almacén.

• Dirección: Dirección del almacén.

• Población.

• Provincia.

• Código Postal.


• País.

• E mail.

• Encargado: nombre del encargado del almacén.

• Teléfono.

• Fax.

• Clasificación: Se marca si el almacén es Central, o si está Obsoleto.

A continuación, una vez grabados los datos de la pestaña General, bien con Aceptar o con Aplicar, creamos las Ubicaciones del almacén que estamos dando de alta. Espacyo permite crear y manejar almacenes con hasta 5 niveles de Ubicación:

1. Almacén: Se pueden crear varios almacenes para la misma empresa.

2. Pasillo: Se pueden definir varios pasillos para un mismo almacén.

3. Estantería: Se pueden definir varias estanterías en un mismo pasillo.

4. Balda: Se pueden definir varias baldas en una misma estantería.

5. Compartimento: Se pueden definir varios compartimentos en una misma balda.


Las Ubicaciones se pueden crear bien de forma manual o automática.

7.1.2.1 Creación automática de Ubicaciones

Se utiliza para almacenes con una estructura muy clara de ubicaciones: x pasillos en el almacén, x estanterías en cada pasillo, x baldas en cada estantería y x compartimentos en cada balda. No es obligatorio definir los 4 niveles de ubicación de un almacén, sino que debemos definirlo ajustándonos a la estructura real del almacén. Para la creación automática de ubicaciones, en la pestaña Ubicaciones pincharemos el botón ‘Automática’. Este acción abrirá una pantalla en la que definiremos las ubicaciones de cada nivel: Nº de ubicaciones, nombre con el que las vamos a identificar y si queremos darles el nombre con letra o número.

Por ejemplo, podemos crear 2 pasillos (ubicación de primer nivel), poniendo 2 en nº de ubicaciones. Si las vamos a nombrar con ‘PA-1‘ y ‘PA-2‘, pondremos PA- en el nombre. Y 1 en Número/Letra. Para generar 3 estanterías en cada pasillo, pondremos 3 en nº de ubicaciones de segundo nivel. Si las vamos a nombrar con ‘EST-A’ , ‘EST-B’ y ‘EST-C’, pondremos EST- en el nombre. Y A en Número/Letra.

Así para cada uno de los niveles que necesitemos definir. Al dar aceptar se crearán automáticamente las ubicaciones en el árbol de la izquierda de la ficha. Una vez creadas las ubicaciones, se pueden modificar o borrar si fuese necesario.


7.1.2.2 Creación manual de Ubicaciones

Para dar de alta ubicaciones de forma manual, deberemos situarnos en la rama del árbol del que queremos que dependa la nueva ubicación. Por ej. para dar de alta un pasillo, nos situamos en el nombre del almacén. Seleccionamos Nueva ubicación a nivel inferior. Pinchamos el botón Nueva, y el cursor se sitúa en el campo 1ª Ubicación (Pasillo). Ponemos el nombre y damos al botón Grabar. La nueva ubicación se situará en la rama del árbol que corresponda. Por ej. para dar de alta un pasillo, nos situamos en el nombre del almacén. Seleccionamos Nueva ubicación a nivel inferior. Pinchamos el botón Nueva, y el cursor se sitúa en el campo 1ª Ubicación (Pasillo). Ponemos el nombre y damos al botón Grabar. La nueva ubicación se situará en la rama del árbol que corresponda. También podemos dar de alta una ubicación situándonos en otra del mismo nivel. La única diferencia es que tendremos que seleccionar Nueva ubicación a Mismo Nivel. Esto es muy útil para crear ubicaciones en el último nivel. Procederemos así para cada una de las ubicaciones que necesitemos definir.

7.1.2.3 Borrar Ubicaciones

Para dar de baja ubicaciones, se selecciona la ubicación que queremos eliminar en el árbol, y pinchamos el botón Borrar. Cuando ya esté el árbol de las ubicaciones del almacén creado, daremos Aceptar y se grabará el almacén con la información y la definición de ubicaciones que hemos hecho.


7.2 Modificación de Almacén

Una vez localizado en la Lista de almacenes el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, son las mismas que durante el proceso de alta.


7.3 Baja de Almacén

Una vez localizado en la Lista de almacenes el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del almacén. Si pulsamos Aceptar, se elimina el almacén, siempre que no tenga movimientos de Entrada y/o Salida registrados.


7.4 Alta de Entradas de Almacén

Las entradas al almacén pueden ser de varios tipos, según lo definido en la tabla auxiliar Tipo Movimiento, dentro de las tablas generales del sistema. Los tipos de Entradas básicas que maneja el sistema, y que se ofrecen ya grabadas en la tabla sin poder modificarse son:

• Entrada por Compra: las genera el sistema al grabar un albarán de compra, de los artículos que tratan stock.

• Entrada por Fabricación: las genera el sistema al cerrar un parte de producción, en aquellas empresas que hacen producción y la gestionan a través de Mercanza Espacyo.

• Entrada por Inventario: las genera el sistema al hacer los movimientos de regularización de un inventario de almacén.

• Entrada por Trasvase: las genera el sistema al hacer los movimientos de trasvase de almacén.

El resto de entradas que podemos hacer manualmente en el almacén serán de cualquiera de los tipos de entrada que gestionamos. Estas entradas manuales son las que explicamos a continuación: Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta una entrada en el almacén en el sistema, se elige la opción Almacén del menú principal.

Y a continuación, la opción Entradas del módulo de Almacén


7.4.1 Lista de Entradas

A continuación aparece la lista de entradas que se maneja igual que el resto de listas del sistema. En esta lista aparecen registradas todas las entradas a todos los almacenes del sistema, tanto las generadas manualmente como las generadas por procesos de compra, inventarios, trasvases o fabricación.


• Almacén: Nombre del almacén al que se ha hecho la Entrada.

• Fecha: Fecha en la que se ha generado la entrada.

• Entrada: código de la entrada.

• Artículo: código del artículo del que se ha generado la entrada.

• Descripción: descripción del artículo del que se ha generado la entrada.

• Cantidad: cantidad del artículo del que se ha generado la entrada.

• Unidad de medida: unidad de medida en la que se refleja la cantidad.

• Movimiento: tipo de movimiento de la entrada. Para crear una Nueva Entrada, se elige la opción Nuevo del menú.


Y aparece la ficha de la entrada para completar sus datos.

7.4.2 Ficha de Entrada



• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de entradas.


• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de entradas.

Los valores principales a completar en la ficha de entrada son:

• Nº Entrada: Código de la entrada que se genera automáticamente, incrementando el número del código. No es modificable.

• Fecha de Entrada: Fecha en la que se registra la entrada. Se puede cambiar.

• Artículo: Código del artículo. Se puede escribir el código y si el artículo existe, el sistema muestra la descripción, la unidad de medida y el precio de compra. Si el artículo no gestiona stock, no permite grabar la entrada, mostrando un mensaje de error. También se puede buscar con el botón .

• Cantidad: Cantidad del artículo que estamos registrando la entrada.

• Origen: Se elige el origen de la entrada (almacén, cliente, proveedor…). A continuación elegimos de la lista de almacenes, clientes, o proveedores, etc. el que corresponda.

• Almacén: Almacén de destino de la mercancía de la que estamos grabando la entrada. Si el artículo que estamos registrando tiene grabado almacén predeterminado en su ficha, por defecto el sistema nos ofrece esta ubicación para dar la entrada. La ubicación puede cambiarse si es necesario, es decir, se puede dar entrada de mercancía a una ubicación distinta a la predeterminada.

Para elegir otra ubicación, pinchamos en el botón y aparece el árbol de los almacenes y sus ubicaciones para que seleccionemos la deseada, simplemente eligiendo la rama del árbol de ubicaciones que necesitemos.


• Tipo de Movimiento. Por defecto aparece ‘Entrada por Compra’

• Observaciones. Ya está grabada la entrada. Si pinchamos en el botón Aplicar, aparecen los botones ‘Etiquetas’ y `Lotes/Caducidades’ (en las empresas que tengan habilitada la gestión de Lotes). Si damos Aceptar, el sistema vuelve a la lista de entradas, mostrándola arriba de la lista ya que aparece ordenada por nº de entrada. Para los artículos que gestionen stock (Tratar Stock Si, en la ficha de artículo), al grabar la entrada, el stock se incrementará en las unidades que hayamos indicado en la entrada. Todos los movimientos de entrada que se registran en el sistema se pueden visualizar también en la pestaña Histórico de la ficha de artículo, para cada uno de los artículos que se manejan.

7.4.2.1 Etiquetas

El botón Etiquetas, muestra una pantalla para generar etiquetas según diseño, puede incluir código de barras, con los datos de la entrada de artículo que estamos haciendo.


Aquí elegimos el nº de etiquetas que se imprimen, y el formato. El formato obtenido puede ser:

7.4.2.2 Alta de Lotes

En las empresas que tengan configurada la gestión de lotes, es obligatorio que aquellos artículos que gestionan lote, la entrada se grabe indicando el Lote y Fecha de Caducidad del artículo. La gestión de Lotes se configura primero en la Empresa – Configuración. Con esta configuración, por defecto todos los artículos que se incluyen en el maestro de artículos y que tienen marcado


que tratan stock, tratan también Lote. Si alguno de nuestros artículos tratan stock, pero no gestionan Lote, debemos desmarcarlo manualmente, bien al darlo de alta, o modificándolo a través de la ficha de artículo. Para asignar Lote a la entrada del artículo, añadimos un registro a la lista de lotes, con el botón Nuevo, indicando el Lote, la cantidad y fecha de caducidad. Por defecto, al hacer entradas, todos los lotes se registran como Bloqueados. Para que estén disponibles y se puedan utilizar en el sistema hay que desbloquearlos en Calidad – Consulta de lotes. Otra comprobación que realiza el sistema es que no permite dar de alta más de una vez el mismo lote con fechas de caducidad distintas. También se puede hacer la entrada de la cantidad indicada asignando varios lotes. Es este caso el sistema lo que comprueba es que la cantidad total coincida con la suma de las cantidades asignadas a cada lote.


7.5 Modificación de Entradas

Una vez localizado en la Lista de entradas la que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, son las mismas que durante el proceso de alta, exceptuando aquellas entradas que ha generado el sistema a través de Albarán de compra, producción, inventario o trasvase, que sólo se muestran en modo consulta, apareciendo un mensaje que lo avisa.


7.6 Baja de Entradas

Una vez localizado en la Lista de entradas la que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado de la entrada.

Si pulsamos Aceptar, se elimina la entrada. Las entradas que ha generado el sistema a través de Albarán de compra, producción, inventario o trasvase, que sólo se muestran en modo consulta, no se pueden borrar.


7.7 Alta de Salidas

Las salidas al almacén pueden ser de varios tipos, según lo definido en la tabla auxiliar Tipo Movimiento, dentro de las tablas generales del sistema. Los tipos de Salidas básicas que maneja el sistema, y que se ofrecen ya grabadas en la tabla sin poder modificarse son:

• Salida por Venta: las genera el sistema al grabar un albarán de venta, de los artículos que tratan stock.

• Salida por Fabricación: las genera el sistema al cerrar un parte de producción, en aquellas empresas que hacen producción y la gestionan a través de Mercanza Espacyo.

• Salida por Inventario: las genera el sistema al hacer los movimientos de regularización de un inventario de almacén.

• Salida por Trasvase: las genera el sistema al hacer los movimientos de trasvase de almacén. El resto de salidas que podemos hacer manualmente en el almacén serán de cualquiera de los tipos de salida que gestionamos. Estas salidas manuales son las que explicamos a continuación: Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta una salida en el almacén en el sistema, se elige la opción Almacén del menú principal.

Y a continuación, la opción Salidas del módulo de Almacén


7.7.1 Lista de Salidas

A continuación aparece la lista de salidas que se maneja igual que el resto de listas del sistema. En esta lista aparecen registradas todas las salidas a todos los almacenes del sistema, tanto las generadas manualmente como las generadas por procesos de compra, inventarios, trasvases o fabricación.


• Almacén: Nombre del almacén del que se ha hecho la Salida.

• Fecha: Fecha en la que se ha generado la salida.

• Salida: código de la salida.

• Artículo: código del artículo del que se ha generado la salida.

• Descripción: descripción del artículo del que se ha generado la salida.

• Cantidad: cantidad del artículo del que se ha generado la salida.

• Unidad de medida: unidad de medida en la que se refleja la cantidad.

• Movimiento: tipo de movimiento de la salida.


Para crear una Nueva Salida, se elige la opción Nuevo del menú.

Y aparece la ficha de la salida para completar sus datos.

7.7.2 Ficha de Salidas



• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de salidas.


• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de salidas.

Los valores principales a completar en la ficha de salida son:

• Nº Salida: Código de la salida que se genera automáticamente, incrementando el número del código. No es modificable.

• Fecha de Salida: Fecha en la que se registra la salida. Se puede cambiar.

• Artículo: Código del artículo. Se puede escribir el código y si el artículo existe, el sistema muestra la descripción, la unidad de medida y el precio de compra. Si el artículo no gestiona stock, no permite grabar la salida, mostrando un mensaje de error. También se puede buscar con el botón . Si el artículo elegido no tiene stock, el sistema saca un mensaje de error y no se puede seguir grabando la salida.

• Cantidad: Cantidad del artículo que estamos registrando la salida.

• Destino: Se elige el destino de la salida (almacén, cliente, proveedor…). A continuación elegimos de la lista de almacenes, clientes, o proveedores, etc. el que corresponda.

• Almacén origen: Almacén de origen de la mercancía de la que estamos grabando la salida. La ubicación se elige con el botón , apareciendo la lista con todas las ubicaciones en las que está almacenado el artículo.


En esta ficha debemos indicar la cantidad a sacar pinchando en el botón y escribiendo la cantidad. Si hubiera cantidad en varias ubicaciones, se pueden elegir las unidades de distintas ubicaciones, el sistema controlará que la suma de las cantidades elegidas es la misma que la indicada en la ficha.

• Tipo de Movimiento. Por defecto aparece ‘Salida por Compra’

• Observaciones. Ya está grabada la salida. Si pinchamos en el botón Aplicar, vemos los botones ‘Etiquetas’ y ‘Lotes/Caducidades’ en las empresas que tengan habilitada la gestión de Lotes. Si damos Aceptar, el sistema vuelve a la lista de salidas, mostrándola arriba de la lista ya que aparece ordenada por nº de salida. Para los artículos que gestionen stock (Tratar Stock Si, en la ficha de artículo), al grabar la salida, el stock se decrementará en las unidades que hayamos indicado en la salida. Todos los movimientos de salida que se registran en el sistema se pueden visualizar también en la pestaña Histórico de la ficha de artículo, para cada uno de los artículos que se manejan.


7.7.2.1 Etiquetas

El botón Etiquetas, muestra una pantalla para generar etiquetas según diseño, puede incluir código de barras, con los datos de la entrada de artículo que estamos haciendo.

Aquí elegimos el nº de etiquetas que se imprimen, y el formato. El formato obtenido puede ser:

7.7.2.2 Selección de Lotes

En las empresas que tengan configurada la gestión de lotes, es obligatorio que aquellos artículos que gestionan lote, la salida se grabe seleccionando el Lote del artículo.


7.8 Modificación de Salidas

Una vez localizado en la Lista de salidas la que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, son las mismas que durante el proceso de alta, exceptuando aquellas salidas que ha generado el sistema a través de Albarán de venta, producción, inventario o trasvase, que sólo se muestran en modo consulta, apareciendo un mensaje que lo avisa.


7.9 Baja de Salidas

Una vez localizado en la Lista de salidas la que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene.

Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado de la salida.

Si pulsamos Aceptar, se elimina la salida. Las salidas que ha generado el sistema a través de Albarán de compra, producción, inventario o trasvase, que sólo se muestran en modo consulta, no se pueden borrar.


7.10 Alta de Inventario

A través del módulo de Inventarios podemos gestionar los inventarios que necesitemos realizar de nuestros almacenes.

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para acceder al módulo de inventario, se elige la opción Almacén del menú principal.

Y a continuación, la opción Inventarios del módulo de Almacén

7.10.1 Lista de Inventarios

A continuación aparece la lista de inventarios que se maneja igual que el resto de listas del sistema. En esta lista aparecen registradas todos los inventarios ya hechos.



• Inventario: Nombre descriptivo del inventario

• Almacén: Nombre del almacén del que se ha hecho el Inventario.

• Responsable: persona responsable del inventario.

• Fecha: Fecha en la que se ha generado la inventario.

• Estado: Estado del inventario

Para crear un Nuevo Inventario, se elige la opción Nuevo del menú.

Y aparece la ficha del inventario para completar sus datos.


7.10.2 Ficha de Inventarios

En la parte de debajo de la ficha aparecen dos botones:

• Botón Generar: Genera la lista de artículos a inventariar según la selección hecha.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha, cierra la ficha y vuelve a la lista de inventarios.

Los valores principales a completar en la ficha de inventario son:

• Inventario: Nombre del inventario.

• Fecha de Inventario: Fecha en la que se realiza el inventario. Muestra la fecha del día y no se puede cambiar, ya que el stock de cada uno de los artículos que aparece en la lista es a la fecha del día en que se realiza.

• Almacén: Nombre del almacén del que vamos a hacer el inventario. Se debe seleccionar de la lista de almacenes del sistema o se puede buscar con el botón .

• Responsable: Nombre del responsable del inventario.

• Mostrar sólo artículos con movimiento: Listará para inventariar sólo los artículos que tienen al menos una entrada y/o salida en el almacén seleccionado, y que tienen stock.


• Al elegir un almacén y la opción 'Mostrar todos los artículos', se listarán todos los artículos que tienen al menos una entrada y/o salida en el almacén seleccionado, y además aquellos artículos que sin tener movimientos (stock 0) tienen el almacén seleccionado como predeterminado en la ficha de artículo.

• Al elegir un almacén, la opción 'Mostrar sólo artículos con movimiento' y la opción 'Desglosar Lotes' (si se realiza gestión de Lotes en el sistema), se listarán todos los artículos que tienen al menos una entrada y/o salida en el almacén seleccionado, y que tienen stock, indicando los lotes asignados.

• Al elegir un almacén, la opción 'Mostrar todos los artículos' y la opción 'Desglosar Lotes', se listarán todos los artículos que tienen al menos una entrada y/o salida en el almacén seleccionado, y además aquellos que sin tener movimientos (stock 0) tienen el almacén seleccionado como predeterminado en la ficha de artículo, indicando los Lotes asignados. Lógicamente, en los artículos que no han tenido movimientos, no aparecerá el lote.

• Obsoletos: Si marcamos Si, nos listará los artículos obsoletos que además cumplan las

condiciones que indiquemos previamente. Si marcamos No, no listará los artículos. Si marcamos Todos, sacará tanto los obsoletos como no obsoletos.

Una vez hecha la selección de los datos que queremos mostrar en el inventario, pinchando el botón Generar, se genera la lista de artículos y la muestra:

El siguiente paso sería guardar la lista de artículos que hemos generado, pinchando en Aplicar, y a continuación sacar la plantilla del inventario para ir al almacén a contar las existencias y


registrarlas. Para sacar la plantilla, pinchando el botón Más Acciones, elegimos la opción Imprimir Plantilla Recuento

Y obtenemos el listado para el recuento.

Cuando tenemos las cantidades a registrar, lo hacemos en la columna Recuento. Sin hay diferencia, se calculará la diferencia, en positivo o negativo.

Una vez terminadas de grabar todas las cantidades, podemos cerrar el recuento (botón Más Acciones, Cerrar Recuento). Con esta acción ya no podremos modificar las cantidades ni introducir cantidades nuevas. También podemos generar el Informe de recuento (botón Más Acciones, Imprimir Informe Recuento).


Para completar el inventario, el último paso es Regularizar (botón Más Acciones, Regularizar). Esta acción genera las Entradas y / o Salidas necesarias para regularizar las cantidades inventariadas con las reales. El tipo de los movimientos generados será ‘Entradas por Inventario’ y ‘Salidas por Inventario’. El estado del inventario en este momento pasa a ‘Cerrado’, por lo que podremos consultarlo pero no hacer modificaciones.


7.11 Modificación de Inventarios

Una vez localizado en la Lista de inventarios el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Mientras un Inventario esté abierto y sin cerrar el recuento podremos modificar cantidades, volver a sacar listados, etc.


7.12 Baja de Inventario

Una vez localizado en la Lista de inventarios el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del inventario.

Si pulsamos Aceptar, se elimina el inventario. Sólo se pueden borrar los inventarios con estado Abierto.


7.13 Trasvase entre almacenes

A través de la opción Trasvase entre Almacenes podemos realizar movimientos masivos de mercancía de uno a otro almacén. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para acceder a la opción Trasvase entre almacenes, se elige la opción Almacén del menú principal.

Y a continuación, la opción Trasvase entre almacenes del módulo de Almacén.


7.13.1 Ficha de Trasvase



• Botón Aceptar: Genera los movimientos de Entrada y Salida del almacén que necesarios para hacer el trasvase. Cierra la ficha y termina el proceso de trasvase, volviendo a la lista de almacenes.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de almacenes, sin hacer ningún movimiento en los almacenes.

Los valores principales a completar en la ficha de trasvase son:

• Fecha del trasvase: Fecha en la que se realiza el trasvase. Muestra la fecha del día y no se puede cambiar, ya que el stock que nos va a mostrar de los artículos a trasvasar es a la fecha del día en que se realiza el trasvase.

• Responsable: Nombre del responsable del trasvase.


Para empezar el proceso de trasvase, debemos añadir los artículos que vamos a cambiar de almacén. Como en todas las listas en las que se añaden elementos, hay que pinchar en el

botón (nuevo). Esta lista nos muestra todos los artículos de nuestro fichero maestro de artículos, que tienen stock <> 0, y, en el caso que la empresa gestione Lotes, listados tantas veces como lotes diferentes haya. Una vez localizado el artículo a trasvasar, seleccionamos el origen (ubicación actual) y el destino, eligiéndolo a través del árbol de ubicaciones, e indicaremos la cantidad a trasvasar.


Una vez creada la lista de artículos a trasvasar, al da Aceptar se generarán los movimientos de Entradas y Salidas necesarios para realizar el Trasvase. Un trasvase no se puede modificar ni borrar. Una vez dado el Aceptar y generados los movimientos de almacén, éstos no se pueden deshacer.


7.14 Informes de almacén

Para generar los informes del módulo de Almacén hay que seleccionar la opción Informes del módulo. La pantalla de informes que nos aparece es: En esta pantalla se puede seleccionar cualquiera de los informes de la lista, y si se desea, se puede filtrar por los valores que aparecen en la pantalla de filtros: Almacén, Familia, Subfamilia o Artículo. Una vez hecha la selección, con el botón Vista Preliminar, generamos la vista previa del informe. Desde aquí podremos enviarlo a impresora pinchando en el icono Impresora.


8 Módulo de Compras

En este apartado vamos a detallar cómo gestionar el proceso de Compras a través del sistema. Un proceso de compras comienza registrando los Proveedores con los que trabajamos.

8.1 Alta de Proveedores

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos Proveedores en el fichero maestro de Proveedores, se elige la opción Compras del menú principal.

Esta opción abre directamente la lista de proveedores. Si se viene de alguna otra opción del módulo de Compras y se desea abrir la lista, se hace eligiendo la opción Proveedores del menú de compras.


8.1.1 Lista de Proveedores

A continuación aparece la lista de Proveedores que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar con los checks superiores los Proveedores Activos, Obsoletos, Potenciales o Todos. Si la empresa que estamos manejando gestiona Áreas de Compra, aparece un icono de información al lado del título de la columna Área que abre la ayuda del significado de cada Sigla que identifica a las Áreas de Compra. Las columnas que muestra la lista de proveedores son:

• Áreas: indica el o las áreas de compra a las que está asignado el proveedor.

• Código: código del proveedor.

• Proveedor: Nombre del proveedor.

• Razón Social: razón social del proveedor.

• Teléfono

• Fax

• C.I.F.


Para crear un Nuevo Proveedor, se elige la opción Nuevo del menú Y aparece la ficha de proveedor para completar sus datos.


8.1.2 Ficha de Proveedor

La ficha de Proveedor aparece dividida en diferentes pestañas, en este caso 6, que están habilitadas o no dependiendo de la acción que estemos ejecutando y de la configuración del sistema con el que estemos trabajando. Como veremos en todas las pantallas descritas a continuación, en la parte de debajo de cada una de ellas aparecen tres botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:


• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de Proveedores.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de Proveedores.


En la pestaña General, apartado Datos Generales, se graban los datos generales que definen el proveedor. Los valores principales a completar son:

• C.I.F.: Identificación Fiscal del proveedor. Campo obligatorio, excepto en el caso de Proveedor Potencial. El sistema comprueba si el CIF cargado es correcto.


• Código del Proveedor: Código numérico, correlativo, que se asigna en automático al hacer el alta del proveedor.

• Nombre: Contiene el nombre del proveedor. Campo obligatorio.

• Razón Social: razón social del proveedor.

• Provincia: se elige de la lista de provincias que se puede actualizar por parte del administrador del sistema en la opción Tablas Auxiliares del módulo de Configuración

• País: se elige de la lista de países que se puede actualizar por parte del administrador del sistema en la opción Tablas Auxiliares del módulo de Configuración

• Tipo de Proveedor: Se elige de la lista de tipos de proveedor que mantiene el administrador del sistema en la configuración. Campo obligatorio.

• Obsoleto: Se marca cuando se quiere dar por obsoleto a un proveedor.

• Potencial: Se puede marcar cuando es un proveedor al que todavía no se le han hecho pedidos. Se puede grabar sin C.I.F.

• Instalador: se marca este campo cuando el proveedor es además el instalador del o los productos que vende y éstos son factibles de ser tratados como equipos en el sistema de mantenimiento.

• Mantenedor: se marca este campo cuando el proveedor es además el mantenedor del o los productos que vende y éstos son factibles de ser tratados como equipos en el sistema de mantenimiento.

El resto de campos de esta pestaña son informativos y no obligatorios. En la pestaña general, apartado observaciones, se dispone de una caja de texto para poner las observaciones que se necesiten.


8.1.2.2 Pestaña Datos Económicos

En la pestaña Datos Económicos, los campos principales a completar son:

• Datos Bancarios: se graba el nº de cuenta bancaria del proveedor.

• Exento de I.V.A.: se marca en el caso de que el proveedor esté exento de IVA.

• Cuenta Contable: se graba el código de la cuenta contable asociada al proveedor.

• Forma de Pago: Se elige de la lista de formas de pago que mantiene el administrador del sistema en la configuración. Este valor se utilizará en el módulo de Compras del sistema para calcular los vencimientos de las facturas del proveedor.

• Descuentos 1º y 2º: son campos informativos de valores de descuento

• Descuento P.P.: descuento por pronto pago. Si tiene valor, cuando se utiliza una forma de pago marcada como que aplica este descuento, lo calcula para el documento de compra que estemos asociando al proveedor.

• Divisa: se elige la divisa con la que se trabaja con ese proveedor. Aparece por defecto con el valor Euro. La lista de divisas se mantiene por parte del administrador del sistema en la parte de Configuración.

• Portes: Se indica si los portes son Debidos o Pagados.

• Máximo: valor máximo de crédito (Informativo)

• Pedido mínimo: valor mínimo de pedido que tramita (informativo)

• I.R.P.F.: Indica el valor en % del I.R.P.F. si es que aplica al proveedor que estamos dando de alta.

• Retención: Indica el valor en % de la retención si es que aplica al proveedor que estamos dando de alta.

El resto de campos de la pestaña son informativos.


8.1.2.3 Pestaña Histórico

La pestaña Histórico de Compras se actualizará con las facturas del proveedor, por lo que al hacer el alta, la pestaña está desactivada. Esta pestaña muestra en modo consulta los movimientos generados por las facturas del proveedor desglosados por artículo.

8.1.2.4 Pestaña Pendiente de pago

La pestaña Pendiente de Pago nos muestra en modo consulta la lista de las Facturas pendientes de pago al proveedor, por lo que al hacer el alta, la pestaña está desactivada.


8.1.2.5 Pestaña Sedes/Contactos

En esta pestaña, gestionaremos las distintas sedes y personas de contacto del proveedor. Para poder acceder a ella debemos tener grabado el proveedor (sirve con Aplicar). Es muy importante tener esta información actualizada ya que el sistema se basa en estos valores para la asignación de los envíos de los pedidos de compra a la sede y contacto correctos. En la parte izquierda de la pantalla se va creando el árbol con las sedes y personas de contacto de cada sede. Por defecto, al dar de alta el proveedor, la razón social del proveedor se crea como primera sede del mismo, con los datos que se han grabado en la ficha. Para dar de alta los contactos de esta sede, o más sedes, se utiliza el botón Acciones que está en la parte de debajo de la ficha de Sedes / Contactos. Las opciones disponibles en este menú son: Nueva Sede: permite dar de alta otra Sede del proveedor. La ficha de Sede aparecerá con los campos vacíos y una vez completados se pulsa el botón Acciones y se graban con la opción Aplicar de su menú. Nuevo contacto: Con la sede seleccionada en el árbol, se le asigna un contacto. Una vez completados sus datos se pulsa de nuevo el botón Acciones y se graban con la opción Aplicar de su menú. Si se marca un contacto en el árbol, se pulsa el botón Acciones y se elige Borrar, previa confirmación, se elimina el contacto de la sede.


Si se marca una Sede en el árbol, se pulsa el botón Acciones y se elige Borrar, previa confirmación, se elimina la sede, siempre y cuando no tenga contactos asociados. Es decir, para eliminar una sede, hay que dar de baja primero sus contactos.


La pestaña Áreas de Compra sólo está disponible en los sistemas que gestionan este concepto. En esta pestaña nos aparece una lista con las Áreas de Compra definidas por el administrador del sistema y permite definir en qué área o áreas está disponible este proveedor. Por defecto, sale marcada como predeterminada y seleccionada el área del usuario que ha accedido al sistema. Se puede seleccionar otro área, pero lógicamente como predeterminada sólo una. Este concepto afectará a los filtros de Proveedores en todas las opciones del sistema. Es decir, un usuario sólo podrá ver y seleccionar aquellos Proveedores asignados a su área de compra. Es obligatorio asignar al menos un área de compra a un proveedor.


8.2 Modificación de Proveedores

Una vez localizado en la Lista de Proveedores el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el código de proveedor que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


8.3 Baja de Proveedores

Una vez localizado en la Lista de Proveedores el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Teniendo la ficha del proveedor abierta elegimos la opción Borrar del menú Opciones. El sistema pide confirmación del borrado del proveedor. Si pulsamos Aceptar, se elimina el proveedor, siempre que no se esté utilizando en alguna parte del sistema. Si se está utilizando, sale un mensaje de aviso advirtiendo que no se elimina porque tiene documentos asociados.


8.4 Alta de Solicitudes de Oferta

Las solicitudes de oferta pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el documento solicitud de oferta, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otras solicitudes de oferta del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas solicitudes de oferta, se elige la opción Compras del menú principal.

Y a continuación la opción Solicitud de Oferta del menú del módulo de Compras. En este momento el sistema muestra la lista de solicitudes de oferta dados ya de alta en el sistema.

8.4.1 Lista de Solicitudes de Oferta

Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar por fecha de inicio y fin las solicitudes que se listan, además de los filtros propios de la lista.



• Caja Check: permite marcar uno o más documentos para imprimirlos, enviarlos por e-mail, etc. (opción Imprimir: Esta funcionalidad se explica en RMU-ESP-010-v1.docx)

• Áreas: Si la empresa está configurada para gestionar áreas de compra, se muestra la sigla del área

de compra que ha hecho la solicitud. El Icono abre una ventana de ayuda con el significado de cada sigla de área de compra

• Nº Solicitud: número de la solicitud.


• Fecha: fecha de la solicitud.

• Proveedor: Nombre del proveedor al que se ha hecho la solicitud de oferta.

• Resumen: texto resumen del albarán.

• Total: importe total del albarán.

• Situación: estado de la solicitud.

Para crear una Nueva Solicitud de Oferta, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha de la solicitud de oferta para completar sus datos.

8.4.2 Ficha de Solicitud de Oferta






Para el alta de la solicitud de oferta en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o

eligiendo una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de albarán será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series de codificación que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:

• Proveedor: Se elige el proveedor bien desde el desplegable (Flecha) o desde la opción buscar (

)

• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Solicitudes de oferta a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable

(Flecha) o desde la opción buscar ( )

• Fecha: por defecto muestra la fecha del día. Se puede cambiar.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del proveedor. Si el proveedor tiene asignado un contacto de una sede al área de compra predeterminada del usuario, mostrará este contacto por defecto.

• Situación: los estados que puede tener una Solicitud de oferta son: Abierta, Aceptada, Denegada y Cerrada.

o Abierta: al dar de alta una nueva solicitud tiene este estado, que se puede cambiar manualmente.

o Cerrada: la solicitud se pasa a estado Cerrado manualmente, no existen controles del sistema para el cambio de estado.

o Aceptada: este estado lo actualiza manualmente el usuario cuando acepta el presupuesto que ha recibido del proveedor.


A partir de este momento, en las opciones de ‘Agregar desde’ en los demás documentos del módulo de Compras: Pedido, Albarán y Factura, sólo muestra las Solicitudes de Oferta de estado ‘Aceptada’.

o Denegada: este estado lo actualiza manualmente el usuario cuando Deniega o

Rechaza el presupuesto que ha recibido del proveedor.

• Resumen: Texto informativo resumen del documento.

• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle de una solicitud de oferta desde otra solicitud de oferta. En este caso, se muestran todas las solicitudes de oferta hechas anteriormente a ese proveedor, independiente del estado en que estén. Pinchando en el botón

buscar ( ) aparece la lista de las solicitudes del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre la deseada, carga todo el detalle en la nueva solicitud.

• Área: en el caso de las empresas que gestiones áreas de compra, se indica el área de compra para la que se está haciendo la solicitud de oferta. Por defecto aparecerá el área predeterminada del usuario que haya accedido al sistema, y si el usuario tiene permisos para algún área más, lo tendrá disponible en el desplegable para hacer el cambio si lo desea. Es decir, un usuario con más de un área de compra asignada puede hacer solicitudes de oferta para las distintas áreas, ofreciéndole siempre por defecto la predeterminada.

• Detalle de la solicitud: en esta ventana se añaden los artículos que componen la solicitud. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de ‘Agregar desde’.


Para añadir artículos manualmente al detalle de la solicitud, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.

En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o modificar el del artículo seleccionado.

Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad a pedir, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (precio de coste y unidad de medida de compra).

El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera. También podremos anexar un fichero descriptivo del artículo o servicio servido cuando lo consideremos preciso. Los formatos permitidos para estos anexos son los habituales en ofimática: Word, Excel, Access, PDF, HTML, ZIP, RAR, BMP, JPG, etc.. El usuario deberá tener en cuenta el tamaño del fichero anexado, tanto para el tiempo de subida hacia el servidor web, como por las posibles restricciones que se puedan fijar para este tamaño.


El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del albarán. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual apartado 6.1.

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana de la solicitud de oferta, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo en la solicitud de oferta no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección de la solicitud, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo

por ejemplo el borrado el articulo añadido por error ( ), o bien su modificación ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados a la solicitud, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha de la solicitud y se mostrará la lista de las solicitudes ya realizadas.

Con la solicitud de oferta grabada, podemos ver el botón Enviar a varios Proveedores. Este botón permite que una solicitud de oferta dirigida a un proveedor se pueda replicar para tantos proveedores como seleccionemos en la lista que nos aparece:


Al dar Aceptar con uno o más proveedores seleccionados, el sistema genera tantas solicitudes de oferta como proveedores hayamos marcado, y vuelve a la lista de solicitudes de oferta, donde podemos ver las solicitudes generadas.


8.5 Modificación de Solicitud de Oferta

Una vez localizada en la Lista de Solicitudes la que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de solicitud que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


8.6 Baja de Solicitud de Oferta

Una vez localizada en la Lista de solicitudes la que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado de la solicitud. Si pulsamos Aceptar, se elimina la solicitud.


8.7 Alta de Pedidos de Compra

Los pedidos de compra pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el documento solicitud de oferta, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas pedidos de compra, se elige la opción Compras del menú principal.

Y a continuación la opción Pedidos del menú del módulo de Compras. En este momento el sistema muestra la lista de pedidos de compra dados ya de alta en el sistema.

8.7.1 Lista de Pedidos de Compra

A continuación aparece la lista de pedidos de compra (pedidos a proveedor) que se maneja igual que el resto de listas del sistema.

Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar por fecha de inicio y fin los pedidos que se listan, además de los filtros propios de la lista.




• Nº Pedido: número del pedido.

• Fecha: fecha del pedido.

• Proveedor: Nombre del proveedor al que se ha hecho el pedido.

• Resumen: texto resumen del pedido.

• Total: importe total del pedido.

• Situación: estado del pedido.

Para crear un Nuevo Pedido, se elige la opción Nuevo del menú


Y aparece la ficha del pedido para completar sus datos.

8.7.2 Ficha de Pedido a proveedor

En la parte de debajo de esta ficha aparecen cuatro botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:

• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha del pedido (se detalla más adelante)




Para el alta del pedido a proveedor en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o

eligiendo una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de pedido será numérico y correlativo.


El usuario Administrador puede dar de alta las series de codificación que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:

• Proveedor: Se elige el proveedor bien desde el desplegable (Flecha) o desde la opción buscar ( )

• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Pedidos de compra a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable (Flecha) o

desde la opción buscar ( )



• Situación: los estados que puede tener un Pedido son: Abierto, Cerrado y Facturado.

o Abierto: al dar de alta una nuevo pedido tiene este estado o Cerrado: el pedido pasa a estado Cerrado cuando se recibe toda la mercancía pedida

(al crear albarán de compra agregando desde el pedido) o Facturado: el pedido pasa a facturado cuando se crea la factura agregando desde el

pedido, o desde el albarán creado previamente, con todas las unidades de los distintos artículos del pedido.


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle de un pedido desde otros documentos del sistema: Solicitud de Oferta, Pedidos a proveedor o Pedidos de cliente.

• Agregar desde Solicitud de Oferta: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de las solicitudes de oferta del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle de la solicitud en el pedido.


• Agregar desde Pedido: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los pedidos del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del pedido en el nuevo pedido.

• Agregar desde Pedido de Cliente: Permite cargar el detalle del Pedido a proveedor desde la lista de artículos creada con los detalles de los pedidos de cliente que están pendientes de tramitar.

Con el check Marcar/desmarcar página se marcan/desmarcan todos los artículos listados en la página.


Con el check Marcar/desmarcar todos se marcan/desmarcan todos los artículos listados. Marcando el o los checks de las líneas de artículo seleccionamos estos para incluirlos en el pedido. Con el botón Aceptar, se vuelca la selección hecha en el detalle del pedido. Con el botón Cancelar se cancela la carga del pedido a proveedor desde los pedidos de cliente. Si se eligen líneas de detalle con proveedores distintos, nos saca un mensaje advirtiendo que no se puede hacer, y vuelve a la lista para que hagamos de nuevo la selección.

• Área: Si el sistema está configurado para gestionar áreas de compra, indica el área de compra para la que se está haciendo el pedido. Por defecto aparecerá el área predeterminada del usuario que haya accedido al sistema, y si el usuario tiene permisos para algún área más, lo tendrá disponible en el desplegable para hacer el cambio si lo desea. Es decir, un usuario con más de un área de compra asignada puede hacer pedidos de compra para las distintas áreas, ofreciéndole siempre por defecto la predeterminada.

• Detalle del pedido: en esta ventana se añaden a mano los artículos que componen el pedido. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de ‘Agregar desde’. Para añadir artículos manualmente al detalle del pedido, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.


El campo cliente muestra por defecto el cliente que hemos puesto como cliente almacén en la configuración de la empresa. Si el artículo viene de pedido de cliente mostrará el cliente que hizo el pedido. En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o modificar el del artículo seleccionado.

Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad a pedir, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (precio de coste y unidad de medida de compra). El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera. El campo Observaciones Proveedor son las observaciones que el proveedor, desde el Escaparate, puede grabar a los pedidos de compra que le remitamos. Estas observaciones aparecen en modo consulta. También podremos anexar un fichero descriptivo del artículo o servicio servido cuando lo consideremos preciso. Los formatos permitidos para estos anexos son los habituales en ofimática: Word, Excel, Access, PDF, HTML, ZIP, RAR, BMP, JPG, etc.. El usuario deberá tener en cuenta el tamaño del fichero anexado, tanto para el tiempo de subida hacia el servidor web, como por las posibles restricciones que se puedan fijar para este tamaño.

El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del albarán. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual (RMU-ESP-012.v1)

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del pedido, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo en el pedido no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección del pedido, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo el borrado el articulo

añadido por error ( ), o bien su modificación ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados al pedido, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha del pedido y se mostrará la lista de los pedidos ya realizados. Con el pedido grabado, podemos ver el botón Acciones.


Transporte: aparece una pantalla para grabar los datos del transporte: Agencia, Nº de matrícula, nº de remolque y conductor. Estos datos se utilizan para imprimirlos en las etiquetas de envío (opcionales).

Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle del pedido. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido.

Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.

Botón Acciones de la Ficha de Trazabilidad: La lista de trazabilidad tiene a su vez un botón Acciones que permite ver las fichas del artículo, cliente y proveedor del documento seleccionado en modo consulta.


8.8 Modificación de Pedidos de Compra

Una vez localizado en la Lista de Pedidos el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de pedido que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


8.9 Baja de Pedidos de Compra

Una vez localizada en la Lista de pedidos el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del pedido. Si pulsamos Aceptar, se elimina el pedido.

Ojo. Hay que explicar qué pasa con los documentos desde los que se agregó el pedido y las cantidades


8.10 Alta de Albaranes de Compra

Los albaranes de compra pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el documento albarán de compra, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas albaranes de compra, se elige la opción Compras del menú principal. Y a continuación la opción Albaranes del menú del módulo de Compras. En este momento el sistema muestra la lista de albaranes de compra dados ya de alta en el sistema.

8.10.1 Lista de Albaranes de Compra

A continuación aparece la lista de albaranes de compra que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar por fecha de inicio y fin los albaranes que se listan, además de los filtros propios de la lista.



• Nº Albarán: número del albarán.

• Documento: muestra el link del documento asociado al albarán

• Fecha: fecha del albarán.

• Proveedor: Nombre del proveedor que ha hecho el albarán.



• Situación: estado del albarán.

Para crear un Nuevo Albarán, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha del albarán para completar sus datos.


8.10.2 Ficha de Albarán de Compra

En la parte de debajo de la ficha aparecen cuatro botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:

• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha del albarán (se detalla más adelante)




Es importante tener en cuenta que en los sistemas que gestionen el almacén es el documento Albarán

de Compra el que genera los movimientos de entrada de la mercancía en el almacén, para aquellos artículos que gestionen stock


Para el alta del albarán a proveedor en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o

eligiendo una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de albarán será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:


• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Albaranes de compra a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable (Flecha) o




• Situación: los estados que puede tener un Albarán son: Abierto, Cerrado y Facturado.

o Abierto: al dar de alta una nuevo albarán tiene este estado o Cerrado: el albarán pasa a estado Cerrado cuando se recibe toda la mercancía

pedida o Facturado: el albarán pasa a facturado cuando se crea la factura agregando desde el

albarán con todas las unidades de los distintos artículos del detalle


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle de un albarán desde otros documentos del sistema: Solicitud de oferta o Pedidos.

• Agregar desde Solicitud de Oferta: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de las solicitudes de oferta del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle de la solicitud en el albarán.


• Agregar desde Pedido a proveedor: Permite cargar el detalle del Albarán de proveedor desde la lista de artículos creada con los detalles de los pedidos a proveedor que están pendientes de tramitar.

Con el check Marcar/desmarcar página se marcan/desmarcan todos los artículos listados en la página.


Con el check Marcar/desmarcar todos se marcan/desmarcan todos los artículos listados. Marcando el o los checks de las líneas de artículo seleccionamos estos para incluirlos en el albarán. Con el botón Aceptar, se vuelca la selección hecha en el detalle del albarán. Con el botón Cancelar se cancela la carga del albarán de proveedor desde los pedidos. Si se eligen líneas de detalle con proveedores distintos, nos saca un mensaje advirtiendo que no se puede hacer, y vuelve a la lista para que hagamos de nuevo la selección.

• Área: Si la configuración de la empresa indica que se gestionan áreas de compra, este campo indica el área de compra para la que se está registrando el albarán. Por defecto aparecerá el área predeterminada del usuario que haya accedido al sistema, y si el usuario tiene permisos para algún área más, lo tendrá disponible en el desplegable para hacer el cambio si lo desea. Es decir, un usuario con más de un área de compra asignada puede hacer albaranes de compra para las distintas áreas, ofreciéndole siempre por defecto la predeterminada.

• Detalle del albarán: en esta ventana se añaden a mano los artículos que componen el albarán. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de ‘Agregar desde’.

Para añadir artículos manualmente al detalle del albarán, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.


El campo cliente muestra por defecto el cliente que hemos puesto como cliente almacén en la configuración de la empresa. Si el artículo viene de un pedido a proveedor que a su vez se originó desde un pedido de cliente, mostrará el cliente que hizo el pedido. En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o modificar el del artículo seleccionado.

Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar las cantidades, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (precio de coste y unidad de medida de compra). El campo Redondeo Decimal permite ajustar los importes que, por redondeos de las distintas cantidades que calculan el Total, no es posible registrar con el redondeo preciso. El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad Recibida y el descuento si lo hubiera. A este valor se suma o resta (se puede introducir un valor negativo) el redondeo decimal. El check de Cerrado se marca automáticamente cuando la cantidad Pedida y la Recibida son iguales. Se puede marcar manualmente cuando la cantidad recibida es menor, pero el proveedor nos indica que ya no va a servir más unidades y queremos dejar esa línea del albarán cerrada. El check de Facturable aparece como marcado por defecto, pero se puede desmarcar para indicar que esta línea de detalle del albarán no se va a facturar al cliente final. En los campos Almacén / Ubicaciones aparecerán los valores del almacén predeterminado que tiene el artículo en su ficha. Indica en qué almacén / ubicación vamos a ubicar la mercancía cuya

entrada estamos registrando. Con el botón buscar ( ) podemos seleccionar otra ubicación donde situar la mercancía. Este botón despliega el árbol de los almacenes con sus ubicaciones. El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del albarán. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en este manual.

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del albarán, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

Antes de grabar el albarán, si los artículos que estamos recepcionando están marcados como equipos en la ficha de equipo, pestaña general, debemos dar de alta los números de serie de los artículos para que pasen a formar parte de nuestro inventario de equipos.


Para iniciar la carga de los números de serie pinchamos en el botón Serie y aparece la pantalla de Números de Serie: En esta pantalla nos aparece el código, descripción y ubicación del artículo que estamos grabando, así como la cantidad recepcionada. En la parte de abajo nos muestra tantas líneas en blanco como unidades hayamos puesto (hay que grabar tantos números de serie como unidades del artículo hemos recibido). Marcamos el check de la columna equipo y escribimos el número de serie. También podemos marcar/desmarcar todas las líneas de la página, o marcar / desmarcar todas las líneas generadas. Si no se marca el check, podemos grabar el número de serie para que quede registrado, pero sin generar un equipo en esta acción. Una vez grabados los números de serie, al grabar completamente el albarán se generará un equipo con un número de identificación correlativo. Estos equipos se gestionan desde el módulo de GMAO - Activos Fijos.


Los datos que se actualizan en la ficha de equipo con los datos del artículo son:

Equipo Artículo Descripción Descripción Familia Genérica Marca Marca Modelo Modelo Fecha instalación Fecha Albarán Fecha entrada en servicio Fecha Albarán Proveedor Proveedor Fabricante Marca Instalador Proveedor (si este es instalador) Mantenedor Proveedor (si este es mantendor) Número de serie Número de serie Artículo Código de artículo + descripción Área de compra Área de compra Precio de compra Precio de compra del artículo Razón social (Organización) Razón social del cliente que ha hecho la compra Cliente Nombre del cliente que ha hecho la compra

La inclusión real de este artículo en el albarán no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección del albarán, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo

el borrado el articulo añadido por error ( ), o bien su modificación ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados al albarán, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha del albarán y se mostrará la lista de los albaranes ya realizados. Con el albarán grabado, podemos ver el botón Acciones.

Transporte: aparece una pantalla para grabar los datos del transporte: Agencia, Nº de matrícula, nº de remolque y conductor. Estos datos se utilizan para imprimirlos en las etiquetas de recepción de mercancía (opcionales).


Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle del albarán. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido. Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.



8.11 Modificación del Albarán de Compra

Una vez localizado en la Lista de Albaranes el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de albarán que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


8.12 Baja del Albarán de Compra

Una vez localizada en la Lista de albaranes el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del albarán.

Si pulsamos Aceptar, se elimina el albarán.


8.13 Alta de Facturas de Compra

Las facturas de compra pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el documento factura de compra, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas facturas de compra, se elige la opción Compras del menú principal.

Y a continuación la opción Facturas del menú del módulo de Compras. En este momento el sistema muestra la lista de facturas de compra dadas ya de alta en el sistema.

8.13.1 Lista de Facturas de Compra

A continuación aparece la lista de facturas de compra que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar por fecha de inicio y fin las facturas de proveedor que se listan, además de los filtros propios de la lista.



• Nº Factura: número de factura del proveedor.

• Documento: muestra el link del documento asociado a la factura.

• Fecha: fecha de factura.

• Proveedor: Nombre del proveedor que ha emitido la factura.

• Resumen: texto resumen de la factura.

• Total: importe total de la factura.

• Situación: estado de la factura.

Para crear una Nueva Factura, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha de la factura para completar sus datos.


8.13.2 Ficha de Factura de Compra


• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha de factura (se detalla más adelante)




Para el alta de la factura de proveedor en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o

eligiendo una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de factura será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema.


Normalmente en este campo se registra el nº de la factura que el proveedor ha emitido. El sistema comprueba que para ese proveedor y año no se repite el nº de factura para evitar duplicar su registro en el sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:


• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Facturas de compra a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable (Flecha) o


• Fecha Factura: registra la fecha de emisión de la factura por el proveedor. Por defecto sale en blanco. Campo obligatorio.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del proveedor.

• Fecha Vencimiento: si el proveedor tiene grabada forma de pago, el sistema calcula esta fecha en base a la fecha de factura y la forma de pago. Si no hay forma de pago ofrece la fecha del día. Se puede cambiar.

• Forma de pago: Si el proveedor tiene asignada forma de pago, la muestra. Si no tiene, se puede elegir manualmente.

• Divisa: se selecciona de la tabla de divisas la que se vaya a aplicar en esta factura. El usuario Administrador puede dar de alta las divisas que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema.

• Situación: los estados que puede tener una Factura son: Abierto, Comprometido y Cerrado.

o Abierto: al dar de alta una nuevo factura tiene este estado o Comprometido: se pone este estado para indicar que el pago de la factura al

proveedor está comprometido en una fecha o Cerrado: la factura pasa a estado cerrado cuando se ha dado por pagada a través del

proceso de Gestión de Pagos

• Empresa: Se selecciona la razón social del cliente del que se está registrando la factura de compra.


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle de una factura desde otros documentos del sistema: Solicitud de oferta, Pedido, Albarán y Factura.

• Agregar desde Solicitud de Oferta: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de las solicitudes de oferta del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle de la solicitud en la factura.


• Agregar desde Pedido a proveedor: Permite cargar el detalle de la Factura de proveedor desde la lista de artículos creada con los detalles de los pedidos a proveedor que están pendientes de tramitar.


Con el check Marcar/desmarcar página se marcan/desmarcan todos los artículos listados en la página. Con el check Marcar/desmarcar todos se marcan/desmarcan todos los artículos listados. Marcando el o los checks de las líneas de artículo seleccionamos estos para incluirlos en el factura. Con el botón Aceptar, se vuelca la selección hecha en el detalle del factura. Con el botón Cancelar se cancela la carga del factura de proveedor desde los pedidos. Si se eligen líneas de detalle con proveedores distintos, nos saca un mensaje advirtiendo que no se puede hacer, y vuelve a la lista para que hagamos de nuevo la selección.

• Agregar desde Albarán de proveedor: Permite cargar el detalle de la Factura de proveedor desde la lista de artículos creada con los detalles de los albaranes de proveedor que están pendientes de facturar.

El funcionamiento de esta lista es igual al de la anterior.

• Agregar desde Factura: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de las facturas del proveedor seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle en la factura agregada en la nueva.


• Área: Si el sistema está configurado para gestionar áreas de compra, indica el área de compra para la que se está registrando la factura. Por defecto aparecerá el área predeterminada del usuario que haya accedido al sistema, y si el usuario tiene permisos para algún área más, lo tendrá disponible en el desplegable para hacer el cambio si lo desea. Es decir, un usuario con más de un área de compra asignada puede registrar facturas de compra para las distintas áreas, ofreciéndole siempre por defecto la predeterminada.

• Detalle de la factura: en esta ventana se añaden a mano los artículos que componen la factura. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de ‘Agregar desde’.

Para añadir artículos manualmente al detalle de la factura, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.


El campo cliente muestra los clientes cuya razón social coincida con la de la empresa que hemos seleccionado en la cabecera de la factura. Si no se ha seleccionado Empresa, mostrará por defecto el cliente que hemos puesto como cliente almacén en la configuración de la empresa. En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o modificar el del artículo seleccionado.

Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar el descuento y la cantidad, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (precio de coste y unidad de medida de compra), pudiéndose modificar si es necesario. El campo Redondeo Decimal permite ajustar los importes que, por redondeos de las distintas cantidades que calculan el Total, no es posible registrar con el valor preciso. El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera. A este valor se suma o resta (se puede introducir un valor negativo) el redondeo decimal. El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación de la factura. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual (RMU-ESP-012.v1)


Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana de la factura, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo en la factura no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección de la factura, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo

el borrado el articulo añadido por error ( ), o bien su modificación ( ). Para añadir una

nueva línea de detalle a la factura, se usa el icono de Nuevo ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados a la factura, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha de factura y se mostrará la lista de las facturas ya realizadas. Una vez grabada la factura, si se ha hecho ‘agregando desde’ un albarán de compra que ha generado equipos, ver apartado de manual de Albarán de Compra, se actualizarán los siguientes datos en la ficha de equipo:

Equipo Factura Nº de Factura Nº de Factura Fecha de factura Fecha de factura Precio de compra Precio

También podemos ver el botón Acciones, con la opción Trazabilidad.

Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle del factura. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido. Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.


8.14 Modificación de la Factura de Compra

Una vez localizado en la Lista de Facturas el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de factura que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


8.15 Baja de Facturas de Compra

Una vez localizada en la Lista de facturas el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado de la factura.

Si pulsamos Aceptar, se elimina la factura.


8.16 Gestión de pagos

HACIENDO CAMBIOS DE DISEÑO


8.17 Propuesta de Pedidos (de compra)

A través de esta opción podemos obtener, partiendo de la lista de artículos que nos han pedido nuestros clientes, generar pedidos a proveedor para poder servir los pedidos de los clientes. Esta opción se selecciona dentro del módulo de compras: Y nos aparece la lista de artículos que nos han pedido los clientes. Marcando el o los checks de la lista, seleccionamos los artículos de los que queremos generar pedido de compra. El sistema avisará si elegimos artículos de proveedores distintos para generar un pedido de compra.


8.18 Estadísticas

Para obtener las estadísticas del módulo de Compras, seleccionaremos la opción Estadísticas dentro del módulo: El sistema nos muestra unos gráficos estadísticos dinámicos, que permiten obtener datos seleccionando los distintos valores y opciones ofrecidos.


8.19 Informes

Para obtener los informes del módulo de Compras, seleccionaremos la opción Informes dentro del módulo: Y aparece la pantalla de generación de informes: En esta pantalla se listan una serie de informes estándar, que se pueden obtener con los filtros y condiciones que apliquemos según los datos indicados en la parte inferior de la ficha. Una vez elegido el modelo de informe y puestos los filtros que deseemos, dando `Vista Preliminar` se obtiene la vista previa del informe, desde donde podemos enviarlo a impresora.


9 Módulo de Ventas

En este capítulo vamos a detallar cómo gestionar el proceso de Ventas a través del sistema. Un proceso de Venta empieza registrando los Clientes con los que trabajamos.

9.1 Alta de Clientes

Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos Clientes en el fichero maestro de Clientes, se elige la opción Ventas del menú principal.

Esta opción abre directamente la lista de clientes. Si se viene de alguna otra opción del módulo de Ventas y se desea abrir la lista, se hace eligiendo la opción Clientes del menú de Ventas.


9.1.1 Lista de Clientes

A continuación aparece la lista de Clientes que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar con los checks superiores los Clientes Activos, Obsoletos o Todos. Las columnas que muestra la lista de clientes son:

• Código: código del cliente.

• Cliente: Nombre del cliente.

• Razón Social: razón social del cliente.

• C.I.F.

• Teléfono

• Fax

• E-mail


Para crear un Nuevo Cliente, se elige la opción Nuevo del menú Opciones. Y aparece la ficha de cliente para completar sus datos.


9.1.2 Ficha de Cliente

La ficha de Cliente aparece dividida en 4 pestañas, que están habilitadas o no dependiendo de la acción que estemos ejecutando. En la parte de debajo de la ficha aparecen tres botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:


• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de Clientes.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de Clientes.

En la pestaña General, datos generales, se graban los datos generales que definen el cliente. Los valores principales a completar son:

• C.I.F.: Identificación Fiscal del cliente. Campo obligatorio.

• Código del Cliente: Código alfanumérico, libre. El sistema comprueba que no existe en el maestro de clientes

• Nombre: Contiene el nombre del cliente. Campo obligatorio.


• Razón Social: razón social del cliente.

• Provincia: se elige de la lista de provincias que se puede actualizar por parte del administrador del sistema en la opción Tablas Auxiliares del módulo de Configuración

• País: se elige de la lista de países que se puede actualizar por parte del administrador del sistema en la opción Tablas Auxiliares del módulo de Configuración

• Clasificación: (Tipo de Cliente) Se elige de la lista de tipos de cliente que mantiene el administrador del sistema en la configuración. Campo obligatorio.

El resto de campos de esta pestaña son informativos y no obligatorios. En la pestaña General, apartado Agente/Observaciones, podemos indicar el Agente comercial, que se seleccionará de la lista de Agentes que el administrador haya dado de alta en el sistema, y unas observaciones.


En la pestaña Datos Económicos, los campos principales a completar son:

• Datos Bancarios: se graba el nº de cuenta bancaria del cliente.

• Forma de Pago: Se elige de la lista de formas de pago que mantiene el administrador del sistema en la configuración. Este valor se utilizará en el módulo de Ventas del sistema para calcular los vencimientos de las facturas del cliente.

• Facturación: se elige el tipo de facturación con el que se trabaja con ese cliente. La lista de tipos de facturación se mantiene por parte del administrador del sistema en la parte de Configuración.

• Divisa: se elige la divisa con la que se trabaja con ese cliente. Aparece por defecto con el valor Euro. La lista de divisas se mantiene por parte del administrador del sistema en la parte de Configuración.

• Tipo de Tarifa: Indica con qué tarifa se van a generar los procesos de venta a este cliente. Por defecto aparece seleccionada la Tarifa 1, o sea el PVP que hemos grabado en cada uno de los artículos. Al elegir una tarifa distinta (de la 2 a la 10) se manejarán los precios que cada tarifa indique para cada uno de los artículos.

• Portes: Se indica si los portes son Debidos o Pagados.

• Agencia de Transporte: se elige de la lista de agencias de transporte dadas de alta por el administrador del sistema.

• Descuento P.P.: Indica el descuento a aplicar por pronto pago a ese cliente. Campo informativo.

• Cuenta Contable: nº de la cuenta contable del cliente.

• 1er día de pago

• 2º día de pago

• IRPF: porcentaje de IRPF a calcular en la facturación del cliente (si aplica)

• Retención: porcentaje de retención a calcular en la facturación del cliente (si aplica)

• Factura/Albarán: Si se marca, en los procesos automáticos de generación de facturas, genera una factura por cada albarán

• Recargo E.: indica si a este cliente aplica recargo de equivalencia

• I.V.A. Incluido: indica si los precios que se manejan para este cliente tienen el IVA includo.

• Exento de I.V.A.: indica si este cliente está exento de IVA.

• Cliente Moroso: se marca cuando el cliente es considerado como moroso

• Cliente Obsoleto: se marca cuando el cliente es considerado como obsoleto


El resto de campos de la pestaña son informativos.

En la pestaña Sedes/Contactos, gestionaremos las distintas sedes y personas de contacto del cliente. Para poder acceder a ella debemos tener grabado el cliente (sirve con Aplicar). Es muy importante tener esta información actualizada ya que el sistema se basa en estos valores para la gestión de los pedidos de venta a la sede y contacto correctos. En la parte izquierda de la pantalla se va creando el árbol con las sedes y personas de contacto de cada sede. Por defecto, al dar de alta el cliente, la razón social del cliente se crea como primera sede del mismo, con los datos que se han grabado en la ficha. Para dar de alta los contactos de esta sede, o más sedes, se utiliza el botón Acciones que está en la parte de debajo de la ficha de Sedes / Contactos. Las opciones disponibles en este menú son:


Nueva Sede: permite dar de alta otra Sede del cliente. La ficha de Sede aparecerá con los campos vacíos y una vez completados se pulsa el botón Acciones y se graban con la opción Aplicar de su menú. Nuevo contacto: Con la sede seleccionada en el árbol, se le asigna un contacto. Una vez completados sus datos se pulsa de nuevo el botón Acciones y se graban con la opción Aplicar de su menú. Si se marca un contacto en el árbol, se pulsa el botón Acciones y se elige Borrar, previa confirmación, se elimina el contacto de la sede. Si se marca una Sede en el árbol, se pulsa el botón Acciones y se elige Borrar, previa confirmación, se elimina la sede, siempre y cuando no tenga contactos asociados. Es decir, para eliminar una sede, hay que dar de baja primero sus contactos.

La pestaña Histórico Ventas nos muestra en modo consulta los movimientos generados por las facturas del cliente desglosados por artículo. Lógicamente durante el alta del cliente no está activada.


9.2 Modificación de Clientes

Una vez localizado en la Lista de Clientes el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el código de cliente que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta.


9.3 Baja de Clientes

Una vez localizado en la Lista de Clientes el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Teniendo la ficha del cliente abierta elegimos la opción Borrar del menú Opciones. El sistema pide confirmación del borrado del cliente. Si pulsamos Aceptar, se elimina el cliente, siempre que no se esté utilizando en alguna parte del sistema. Si se está utilizando, sale un mensaje de avisa advirtiendo que no se elimina porque tiene documentos asociados.


9.4 Alta de Presupuestos de Venta

Los presupuestos de venta pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el documento, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros presupuestos del sistema. Este proceso se explica más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos presupuestos de venta, se elige la opción Ventas del menú principal.

Y a continuación la opción Presupuestos del menú del módulo de Ventas. En este momento el sistema muestra la lista de presupuestos de venta dados ya de alta en el sistema.


9.4.1 Lista de Presupuestos de Venta

A continuación aparece la lista de presupuestos que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los presupuestos que se listan, además de los filtros propios de la lista.


• Caja Check: permite marcar uno o más documentos para imprimirlos, enviarlos por e-mail, etc.

• Nº Presupuesto: número del presupuesto.

• Fecha: fecha del presupuesto.

• Cliente: nombre del cliente al que se ha hecho el presupuesto.

• Resumen: texto resumen del presupuesto.

• Total: importe total del presupuesto.

• Situación: estado del presupuesto. Para crear un Nuevo Presupuesto, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha del presupuesto para completar sus datos.


9.4.2 Ficha de Presupuesto de Venta



• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de presupuestos.

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de presupuestos.

Para el alta del presupuesto en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o eligiendo

una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de presupuesto será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:

• Cliente: Se elige el cliente bien desde el desplegable (Flecha) o desde la opción buscar ( )

• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Presupuestos de venta a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable



• Fecha: por defecto graba la fecha del día. Se puede cambiar.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del cliente

• Situación: los estados que puede tener un Presupuesto de Venta son : Abierto y Cerrado.

• Abierto: al dar de alta una nueva solicitud tiene este estado, que se puede cambiar manualmente

• Cerrado: la solicitud se pasa a estado Cerrado manualmente, no existen controles del sistema para el cambio de estado


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle del presupuesto desde otro Presupuesto.

• Agregar desde Presupuesto: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los presupuestos del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle en el presupuesto.

Detalle del presupuesto: en esta ventana se añaden los artículos que componen el presupuesto. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de Agregar desde.


Para añadir artículos manualmente, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos. En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o corregir el sugerido por el sistema. Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad que queremos que nos presupuesten, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (PVP y unidad de medida de venta). El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera. También podremos anexar un fichero descriptivo del artículo o servicio servido cuando lo consideremos preciso. Los formatos permitidos para estos anexos son los habituales en ofimática: Word, Excel, Access, PDF, HTML, ZIP, RAR, BMP, JPG, etc.. El usuario deberá tener en cuenta el tamaño del fichero anexado, tanto para el tiempo de subida hacia el servidor web, como por las posibles restricciones que se puedan fijar para este tamaño. El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del presupuesto. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual (RMU-ESP-012.v1)


Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del presupuesto, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido. La inclusión real de este artículo al presupuesto no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección del presupuesto, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo el borrado el articulo añadido por

error ( ), o bien su modificación ( ). Después de añadir todos los artículos deseados para el presupuesto, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana del la ficha del presupuesto y se mostrará la lista de los presupuestos ya realizados.


9.5 Modificación de Presupuestos de Venta

Una vez localizado en la Lista de Presupuestos el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de presupuesto que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta, con la salvedad de que los presupuestos con estado Cerrado no son modificables. Para poder hacer algún cambio hay que cambiarle el estado a Abierto.


9.6 Baja de Presupuestos de Venta

Una vez localizado en la Lista de Presupuestos el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del presupuesto.

Si pulsamos Aceptar, se elimina el presupuesto.


9.7 Alta de Pedidos de Venta

Los pedidos de venta pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el pedido del cliente, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos pedidos de venta, se elige la opción Ventas del menú principal.

Y a continuación la opción Pedidos del menú del módulo de Ventas. En este momento el sistema muestra la lista de pedidos de venta dados ya de alta en el sistema.

MAN-DVA-MERC

9.7.1 Lista de Pedidos de Venta

A continuación aparece la lista de pedidos que se maneja igual que el resto de listas del sistema.

Esta lista además de los filtros propios de la lista.


• Caja Check: permite marcar uno o más documentos utilizando la opción Imprimir del módulo de Opciones

• Estado: Mediante unos iconos en formato semáforo, se informa del estado de cada pedido de la lista. Los iconos y su significado son:

MERC-ESPA-001

Lista de Pedidos de Venta


Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los pedidos que se listan, además de los filtros propios de la lista.


Caja Check: permite marcar uno o más documentos utilizando la opción Imprimir del módulo de Opciones

Estado: Mediante unos iconos en formato semáforo, se informa del estado de cada pedido de la lista. Los iconos y su significado son:

P en color verde:

A en color verde: Albarán de compra realizado completo para servir el pedido de cliente

F en color verde: Factura de compra realizada completa para servir el pedido de cliente

P en color amarillo: Pedido de compra realizado parcial para servir el pedido de cliente

F en color amarillo: Factura de compra realizada parcial para servir el pedido de cliente




tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los pedidos que se listan, además de los filtros propios de la lista.




P en color verde: Pedido de compra realizado completo para servir el pedido de cliente



en color amarillo: Pedido de compra realizado parcial para servir el pedido de cliente





tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los pedidos que se listan, además de los filtros propios de la lista.




Pedido de compra realizado completo para servir el pedido de cliente






tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los pedidos que se listan,

Caja Check: permite marcar uno o más documentos para imprimirlos, enviarlos por eutilizando la opción Imprimir del módulo de Opciones

Estado: Mediante unos iconos en formato semáforo, se informa del estado de cada pedido de la








para imprimirlos, enviarlos por e









para imprimirlos, enviarlos por e









para imprimirlos, enviarlos por e-mail, etc







� 166 / 199



mail, etc.







MAN-DVA-MERC

A en colorla configuración de la empresa F en coloren la configuración de la empresademorado)

otro valor en la configuración de la empresademorado) Los valores de las bolitas se mostrarán en el siguiente orden de prioridad:

1.2.3.

Es decir, si un pedido se los valores se superponen en el mismo orden.

•

•

•

•

•

•

Para crear un

Y aparece la ficha del pedido para completar sus datos

MERC-ESPA-001

A en color amarillo: Albarán de compra realizado parcial para servir el

A en color rojo: Por demora entre la fecha de Pedido dela configuración de la empresa

F en color rojo: Por demora entren la configuración de la empresademorado)

F en color rojo:otro valor en la configuración de la empresademorado)

Los valores de las bolitas se mostrarán en el siguiente orden de prioridad:

1. Factura 2. Albarán 3. Pedido

Es decir, si un pedido se los valores se superponen en el mismo orden.

Nº Pedido: número del pedido.

Fecha: fecha del pedido.

Cliente: Nombre del cliente que ha hecho el pedido.

Resumen: texto resumen d

Total: importe total del pedido.

Situación: estado del pedido.

Para crear un




Por demora entre la fecha de Pedido dela configuración de la empresa

Por demora entren la configuración de la empresa

rojo: Por demora entre la fecha de Pedido deotro valor en la configuración de la empresa


Es decir, si un pedido se completa en orden, éste será Pedido, Albarán, Factura. Si no está completo, los valores se superponen en el mismo orden.




Resumen: texto resumen d



Para crear un Nuevo Pedido




Por demora entre la fecha de Pedido dela configuración de la empresa que indica el nº de días a partir de los que se

Por demora entre la fecha de Pedido deen la configuración de la empresa que indica el nº de días a partir de los que se

Por demora entre la fecha de Pedido deotro valor en la configuración de la empresa


completa en orden, éste será Pedido, Albarán, Factura. Si no está completo, los valores se superponen en el mismo orden.




Resumen: texto resumen del pedido.



Nuevo Pedido, se elige la opción Nuevo del menú



Por demora entre la fecha de Pedido deque indica el nº de días a partir de los que se

e la fecha de Pedido deque indica el nº de días a partir de los que se

Por demora entre la fecha de Pedido deotro valor en la configuración de la empresa que indica el nº de días a partir de los que se


completa en orden, éste será Pedido, Albarán, Factura. Si no está completo, los valores se superponen en el mismo orden.


el pedido.

, se elige la opción Nuevo del menú



Por demora entre la fecha de Pedido de venta y el albarán de venta (hay que indica el nº de días a partir de los que se

e la fecha de Pedido de venta y la factura deque indica el nº de días a partir de los que se

Por demora entre la fecha de Pedido deque indica el nº de días a partir de los que se


completa en orden, éste será Pedido, Albarán, Factura. Si no está completo,



Y aparece la ficha del pedido para completar sus datos.

A en color amarillo: Albarán de compra realizado parcial para servir el pedido de cliente

venta y el albarán de venta (hay que indica el nº de días a partir de los que se considera demorado)

venta y la factura deque indica el nº de días a partir de los que se

Por demora entre la fecha de Pedido de venta y la factura deque indica el nº de días a partir de los que se




pedido de cliente

venta y el albarán de venta (hay unconsidera demorado)

venta y la factura de venta (hay otro valor que indica el nº de días a partir de los que se

venta y la factura de que indica el nº de días a partir de los que se


� 167 / 199

pedido de cliente

un valor en considera demorado)

venta (hay otro valor que indica el nº de días a partir de los que se considera

venta (hay que indica el nº de días a partir de los que se considera



9.7.2 Ficha de Pedidos de Venta


• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha de pedido (se detalla más adelante)


• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de pedidos

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de pedidos

Para el alta del pedido en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o eligiendo

una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de pedido será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:



• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Pedidos de venta a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable


• Fecha Pedido: por defecto graba la fecha del día. Se puede cambiar.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del cliente.

• Documento: muestra el link del documento asociado al albarán

• Situación: los estados que puede tener un Pedido de Venta son: Abierto, Cerrado y Facturado.

o Abierto: al dar de alta un nuevo pedido tiene este estado. o Cerrado: el pedido pasa a estado cerrado cuando se graba el albarán de entrega

al cliente agregándolo desde el pedido y recibiendo todas las unidades del mismo, o si se especifica en el detalle de cada una de las líneas del albarán que está Cerrada, independientemente de la cantidad.

o Facturado: el pedido pasa a estado facturado cuando se graba la factura de venta agregándola desde el pedido o desde el albarán y facturando todas las unidades del mismo que sean facturables.

Un pedido Cerrado no se puede modificar, hay que abrirlo primero.


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle del pedido desde otros documentos: Presupuesto y Pedido de venta.

o Agregar desde Presupuesto: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los presupuestos abiertos del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del presupuesto en el pedido.


o Agregar desde Pedido: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los pedidos del cliente seleccionado desglosada por artículo. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del pedido en el pedido.

• Detalle del pedido: en esta ventana se añaden los artículos que componen el pedido. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de Agregar desde.

Para añadir artículos manualmente, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.


En el campo Descripción del artículo podremos añadir el texto deseado, o corregir el sugerido por el sistema.

Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (PVP y unidad de medida de venta), pudiéndose modificar si fuese necesario. El campo Existencias muestra el stock actualizado del artículo en modo consulta. El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera.


El campo Fichero permite visualizar (si los hubiera) o añadir ficheros anexos a la línea de detalle del pedido. El botón Añadir permite incluir líneas para poder ‘poner’ en ellas los ficheros. El botón Examinar abre el explorador de Windows y permite elegir los ficheros que deseamos anexar. Una vez elegidos estos ficheros, y dando a Aceptar, se pueden ver los anexos desde el Incluir Artículo, pulsando sobre el nombre del fichero que aparecerá subrayado indicando que es un enlace, o bien, desde la línea de detalle del pedido, con el icono del clip. Desde la ventana que se abre con el icono del clip se pueden también borrar los ficheros anexados.

El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del pedido. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en este manual.

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del pedido, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo al pedido no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección del pedido, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo


nueva línea de detalle a la pedido, se usa el icono de Nuevo ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados al pedido, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha y se mostrará la lista de los pedidos ya realizados. Con el pedido de venta grabado, podemos ver la opción del botón Acciones de la ficha de Pedido: Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle del pedido. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido. Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.


9.8 Modificación de Pedidos de Venta

Una vez localizado en la Lista de Pedidos el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de pedido que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta, con la salvedad de que los pedidos con estado Cerrado no son modificables. Para poder hacer algún cambio hay que cambiarle el estado a Abierto.


9.9 Baja de Pedidos de Venta

Una vez localizado en la Lista de Pedidos el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del pedido.

Si pulsamos Aceptar, se elimina el pedido.


9.10 Alta de Albaranes de Venta

Los albaranes de venta pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán el albarán de venta, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevos albaranes de venta, se elige la opción Ventas del menú principal. Y a continuación la opción Albaranes del menú del módulo de Ventas. En este momento el sistema muestra la lista de albaranes de venta dados ya de alta en el sistema.

9.10.1 Lista de Albaranes de Venta

A continuación aparece la lista de albaranes que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los albaranes que se listan, además de los filtros propios de la lista.




• Nº Albarán: número del albarán.

• Fecha: fecha del albarán.

• Cliente: Nombre del cliente al que se ha hecho el albarán.



• Situación: estado del albarán.

Para crear un Nuevo Albarán, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha del albarán para completar sus datos.

9.10.2 Ficha de Albarán de Venta


• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha del albarán (se detalla más adelante)



• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de albaranes

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de albaranes

Es importante tener en cuenta que en los sistemas que gestionen el almacén es el documento Albarán de Venta el que genera los movimientos de salida de la mercancía en el almacén, para

aquellos artículos que gestionen stock

Para el alta del albarán en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o eligiendo

una serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de albarán será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:


• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Albaranes de venta a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable


• Fecha: por defecto graba la fecha del día. Se puede cambiar.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del cliente

• Situación: los estados que puede tener un Albarán de Venta son : Abierto, Cerrado y Facturado.

o Abierto: al dar de alta un nuevo albarán tiene este estado, que se mantiene hasta que se completan las unidades entregadas (todas las líneas de artículo cantidad y servido, iguales)

o Cerrado: el albarán pasa a Cerrado cuando se completan las unidades entregadas (todas las líneas de artículo cantidad y servido, iguales)

o Facturado: el albarán pasa a Facturado cuando se genera la factura de compra agregando todas las líneas del albarán

Un albarán Cerrado o Facturado no se puede modificar, hay que abrirlo primero.



• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle del albarán desde otros documentos: Presupuesto, Pedido de venta y Albarán de compra

o Agregar desde Presupuesto: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los presupuestos del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle en el albarán.

o Agregar desde Pedido: Permite cargar el detalle del Albarán desde la lista de artículos creada con los detalles de los pedidos de cliente que están pendientes de tramitar


Con el check Marcar/desmarcar página se marcan/desmarcan todos los artículos listados en la página. Con el check Marcar/desmarcar todos se marcan/desmarcan todos los artículos listados. Marcando el o los checks de las líneas de artículo seleccionamos estos para incluirlos en el albarán. Con el botón Aceptar, se vuelca la selección hecha en el detalle del albarán. Con el botón Cancelar se cancela la carga del albarán desde los pedidos de cliente. Si se eligen líneas de detalle con clientes distintos, nos saca un mensaje advirtiendo que no se puede hacer, y vuelve a la lista para que hagamos de nuevo la selección.

o Agregar desde Albarán de Compra: Permite cargar el detalle del Albarán desde la lista de artículos de los detalles de los albaranes de compra que hemos recibido

El funcionamiento de esta lista es igual al de la anterior.


• Área: Indica el área de compra para la que se está haciendo el albarán. Por defecto aparecerá el área predeterminada del usuario que haya accedido al sistema, y si el usuario tiene permisos para algún área más, lo tendrá disponible en el desplegable para hacer el cambio si lo desea. Es decir, un usuario con más de un área de compra asignada puede hacer albaranes para las distintas áreas, ofreciéndole siempre por defecto la predeterminada.

• Detalle del albarán: en esta ventana se añaden los artículos que componen el albarán. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de Agregar desde.

Para añadir artículos manualmente, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos. Por configuración del sistema, está especificado que no se pueden incluir artículos sin código en los Albaranes de Venta.



Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad a servir, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (PVP y unidad de medida de venta). El campo existencias muestra el stock del artículo. El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad servida y el descuento si lo hubiera. El check de Cerrado se marca automáticamente cuando la cantidad Pedida y la Servida son iguales. Se puede marcar manualmente cuando la cantidad servida es menor, pero sabemos que ya no van a servir más unidades y queremos dejar esa línea del albarán cerrada. El check de Facturable aparece como marcado por defecto, pero se puede desmarcar para indicar que esta línea de detalle del albarán no se va a facturar al cliente final. En los campos Almacén / Ubicaciones aparecerán los valores del almacén predeterminado que tiene el artículo en su ficha. Indica de qué almacén / ubicación vamos a sacar la mercancía cuya

salida estamos registrando. Con el botón buscar ( ) podemos seleccionar otra ubicación desde la que sacar la mercancía. Este botón despliega el árbol de los almacenes con sus ubicaciones. También podremos anexar un fichero descriptivo del artículo o servicio servido cuando lo consideremos preciso. Los formatos permitidos para estos anexos son los habituales en ofimática: Word, Excel, Access, PDF, HTML, ZIP, RAR, BMP, JPG, etc.. El usuario deberá tener en cuenta el tamaño del fichero anexado, tanto para el tiempo de subida hacia el servidor web, como por las posibles restricciones que se puedan fijar para este tamaño.

El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del albarán. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual (RMU-ESP-012.v1)

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del albarán, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo al albarán no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección del albarán, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo

el borrado el articulo añadido por error ( ), o bien su modificación ( ).


Después de añadir todos los artículos deseados para el albarán, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana del la ficha del albarán y se mostrará la lista de los albaranes ya realizados. Con el albarán de venta grabado, podemos ver las opciones del botón Acciones de la ficha de Albarán:

Transporte: aparece una pantalla para grabar los datos del transporte: Agencia, Nº de matrícula, nº de remolque y conductor. Estos datos se utilizan para imprimirlos en las etiquetas de envío (opcionales). Etiquetas: esta opción nos permite imprimir las etiquetas eligiendo el modelo del desplegable, nº de bultos y el tipo de portes (debidos, pagados)

Datos de Entrega: esta opción nos permite verificar o modificar los datos de entrega del albarán que hemos hecho. Estos datos aplicarán sólo a este albarán, y se imprimirán en los formatos de albarán en que se hayan incluido datos de entrega.


Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle del albarán. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido. Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.



9.11 Modificación de Albaranes de Venta

Una vez localizado en la Lista de Albaranes el que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de albarán que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta, con la salvedad de que los albaranes con estados Cerrado o Facturado no son modificables. Para poder hacer algún cambio hay que cambiarle el estado a Abierto. Los cambios en las líneas de detalle que afecten a las cantidades de los artículos que tratan stock generaran los movimientos de almacén correspondientes.


9.12 Baja de Albaranes de Venta

Una vez localizado en la Lista de Albaranes el que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre él en el elemento de la lista, y se abre la ficha del mismo con la información que contiene. Para darlo de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado del albarán.

Si pulsamos Aceptar, se elimina el albarán, y todos los movimientos de salida de mercancía del almacén asociados al mismo.


9.13 Alta de Facturas de Venta

Las facturas de venta pueden realizarse de forma totalmente manual seleccionando cada uno de los artículos que compondrán la factura para el cliente, o bien se pueden realizar agregando los artículos desde otros documentos del sistema. Estos procesos se explican más adelante. Una vez completado el acceso a Mercanza Espacyo, para dar de alta nuevas facturas de venta, se elige la opción Ventas del menú principal. Y a continuación la opción Facturas del menú del módulo de Ventas. En este momento el sistema muestra la lista de facturas de venta dadas ya de alta en el sistema.

9.13.1 Lista de Facturas de Venta

A continuación aparece la lista de facturas que se maneja igual que el resto de listas del sistema. Esta lista tiene la particularidad de poder filtrar la fecha de inicio y fin de los facturas que se listan, además de los filtros propios de la lista.




• Nº Factura: número de la factura.

• Fecha: fecha de la factura.

• Cliente: Nombre del cliente al que se ha hecho la factura.

• Resumen: texto resumen de la factura.

• Total: importe total de la factura.

• Situación: estado de la factura.

Para crear una Nueva Factura, se elige la opción Nuevo del menú

Y aparece la ficha de la factura para completar sus datos.

9.13.2 Ficha de Factura de Venta


Pestaña Datos Generales En la parte de debajo de la ficha aparecen cuatro botones, cuyo funcionamiento es idéntico en todas las fichas del sistema:

• Botón Acciones: Abre el menú de acciones que se pueden hacer desde la ficha de factura (se detalla más adelante)


• Botón Aceptar: Graba los cambios hechos en la ficha, hace las verificaciones correspondientes a los cambios, cierra la ficha y vuelve a la lista de facturas

• Botón Cancelar: Cancela los cambios hechos en la ficha desde la última vez que hicimos Aplicar o Aceptar, cierra la ficha y vuelve a la lista de facturas

Para el alta de la factura en primer lugar se rellena su número, bien con un código libre o eligiendo una

serie de codificación con el botón ( ). Si se ha creado una serie de codificación sólo numérica y se pone como predeterminada, el nº de factura será numérico y correlativo. El usuario Administrador puede dar de alta las series que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema. Los valores principales a completar en la ficha son:


• Proyecto: Si se maneja el módulo de proyectos, se pueden asignar los Facturas de venta a los proyectos que haya creados en el sistema. Se elige el proyecto bien desde el desplegable


• Fecha Factura: por defecto graba la fecha del día. Se puede cambiar.

• Atención: Se selecciona uno de los contactos del cliente.

• Fecha Vencimiento: si el cliente tiene grabada forma de pago, el sistema calcula esta fecha en base a la fecha de factura y la forma de pago. Si no hay forma de pago ofrece la fecha del día. Se puede cambiar.

• Divisa: se selecciona de la tabla de divisas la que se vaya a aplicar en esta factura. El usuario Administrador puede dar de alta las divisas que necesiten los usuarios a través de la Configuración del sistema.

• Situación: los estados que puede tener una Factura de Venta son: Abierto, Comprometido y Cerrado.


o Abierto: al dar de alta una nueva factura tiene este estado. o Comprometido: se pone este estado para indicar que el pago de la factura está

comprometido en una fecha por parte del cliente o Cerrado: la factura pasa a estado cerrado cuando se ha dado por cobrada a través

del proceso de Gestión de Cobros

Una factura Cerrada no se puede modificar, hay que abrirla primero.

• Medio: recoge el medio de cobro de la factura (desde gestión de cobros)

• Fecha de cobro: recoge la fecha de cobro de la factura (desde gestión de cobros)


• Agregar desde: permite cargar las líneas de detalle de la factura desde otros documentos: Presupuesto, Pedido de venta, Albarán de venta y Factura de venta

• Agregar desde Presupuesto: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los presupuestos del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del presupuesto en la factura.


• Agregar desde Pedido: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los pedidos del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del pedido en la factura.

• Agregar desde Albarán de Venta: pinchando en el botón buscar ( ) aparece la lista de los albaranes del cliente seleccionado. Haciendo doble clic sobre el deseado, carga todo el detalle del albarán en la factura.


• Detalle de la factura: en esta ventana se añaden los artículos que componen la factura. O bien se muestran los seleccionados con las opciones de Agregar desde.

Para añadir artículos manualmente, se elige el botón de nuevo, apareciendo la ficha de Incluir Artículo para que podamos elegir uno, bien introduciendo su código o usando el buscador de artículos.


Para completar esta ventana de Detalle del artículo deberemos indicar la cantidad, pudiendo utilizar una precisión de tantos decimales como se haya definido en la configuración de la empresa. Los campos precio y unidad de medida se traen de la ficha del artículo (PVP y unidad de medida de venta), pudiéndose modificar si fuese necesario. El valor del campo Total se calcula con el precio, la cantidad y el descuento si lo hubiera.


El botón Acciones de la pantalla Incluir Artículo está disponible actualmente para si se desea, dar de alta un nuevo artículo en el fichero maestro de artículos (opción ‘Crear nuevo artículo’) sin salir de la creación del factura. Esta opción abre la ficha de alta de artículo y su funcionalidad es la ya explicada en el manual (RMU-ESP-012.v1)

Una vez completada esta ventana habrá que pulsar el botón Aceptar para regresar a la ventana del factura, en donde ya aparecerá un resumen del artículo añadido.

La inclusión real de este artículo al factura no se realizará hasta que pulsemos Aceptar, si es que deseamos terminar la confección de la factura, o en Aplicar si es que lo que queremos es continuar trabajando sin salir de esta ventana pero realizando una grabación de los datos en el servidor web. Hasta que una de las dos acciones antes descritas no se realice, los iconos de la parte derecha de la línea del artículo no se mostrarán en su totalidad, permitiendo por ejemplo


nueva línea de detalle a la factura, se usa el icono de Nuevo ( ).

Después de añadir todos los artículos deseados a la factura, deberemos pulsar sobre Aceptar, momento en que se cerrará esta ventana de la ficha y se mostrará la lista de las facturas ya realizados. Con la factura de venta grabada, podemos ver la opción del botón Acciones de la ficha de Factura: Trazabilidad: esta opción nos muestra la Ficha de trazabilidad de Compra / Venta del artículo cuya línea está marcada en el detalle de la factura. La trazabilidad consiste en visualizar una lista con todos los documentos relacionados con el artículo elegido. Esta lista permite acceder a cada uno de los documentos en modo consulta haciendo doble clic.



Pestaña Vencimientos Dependiendo de la forma de pago de la factura, y partiendo de la fecha factura, el sistema calcula los vencimientos de la factura, repartiendo el importe total entre el número de vencimientos definidos en la forma de pago. Además de esto, el sistema permite añadir manualmente vencimientos a la factura, repartiendo el importe pendiente de cobrar entre los vencimientos resultantes.


9.14 Modificación de Facturas de Venta

Una vez localizado en la Lista de Facturas la que deseamos modificar, se selecciona haciendo doble click sobre ella en el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Las acciones y campos disponibles, excepto el número de factura que no es modificable, son las mismas que durante el proceso de alta, con la salvedad de que las facturas con estado Cerrado no son modificables. Para poder hacer algún cambio hay que cambiarle el estado a Abierto.


9.15 Baja de Facturas de Venta

Una vez localizado en la Lista de Facturas la que deseamos borrar, se selecciona haciendo doble click sobre ella en el elemento de la lista, y se abre la ficha de la misma con la información que contiene. Para darla de baja, se elige la opción Borrar del menú

El sistema pide confirmación del borrado de la factura.

Si pulsamos Aceptar, se elimina la factura.


9.16 Gestión de Cobros

Mediante esta opción podemos gestionar los cobros del las facturas de venta registrados en el sistema. HACIENDO CAMBIOS DE DISEÑO


9.17 Agentes Comerciales

Mediante esta opción gestionaremos los Agentes comerciales .. HACIENDO CAMBIOS DE DISEÑO


9.18 Informes

Para obtener los informes del módulo de Ventas, seleccionaremos la opción Informes dentro del módulo: Y aparece la pantalla de generación de informes: En esta pantalla se listan una serie de informes estándar, que se pueden obtener con los filtros y condiciones que apliquemos según los datos indicados en la parte inferior de la ficha. Una vez elegido el modelo de informe y puestos los filtros que deseemos, dando `Vista Preliminar` se obtiene la vista previa del informe, desde donde podemos enviarlo a impresora.

manual del usuario cliente: mercanza proyecto: espacyo · mercanza avda. de los rosales, 42 280 21...

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