manual del secretario

8/11/2019 Manual Del Secretario

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Manual del secretario del clubIncluye la seccin para el tesorero del club


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Manual del secretario del clubEsta edicin delManual del secretario del club(229-SP) corresponde a 2003. Suobjetivo es brindar apoyo a los secretarios de club de 2004-2005, 2005-2006 y2006-2007. La informacin contenida en esta publicacin se basa en los Estatu-tos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento que se recomienda a los clubes rota-rios, los Estatutos de Rotary International, el Reglamento de Rotary International, yel Cdigo de normas de Rotary.Cualquier cambio efectuado a estos documentospor el Consejo de Legislacin de 2004 o la Directiva de RI anula la normativasegn aparece en esta publicacin.


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ndice

Introduccin 1

1 Funciones y responsabilidades 2Funcin del secretario del club 2Responsabilidades del secretario del club 3

2 Calendario para el secretario del club 5

3 Preparacin para el ao en el cargo 7Recursos de Rotary 7

Clasicaciones 9Su club 10

4 Inicio del ao en el cargo 11Actividades preliminares 11Registros y procedimientos del club 11Archivos y biblioteca del club 12Directorio Ocial 12

Manual de identidad visual 13Revisin de la auditora del club 13Contribuciones a La Fundacin Rotaria 13

5 Informes que debe presentar el secretario del club 15

Informe semestral para Rotary International 16Informe de asistencia mensual remitido al gobernador de distrito 16Informe de cambios en la nmina de socios 18Rotarios que se mudan a otras localidades 19Cambios de informacin sobre el club 19Informacin para el Directorio Ocial 19Informe anual 20

6 Colaboracin con el presidente del club 21Divisin de funciones 21Reuniones preparatorias de la junta directiva 21Primera reunin de la junta directiva 22Primera asamblea del club 22

Visita ocial del gobernador de distrito 22Publicaciones de Rotary 23Propuesta de candidatos para cargos del club 23Historial del club 23

7 Deberes del secretario del club 24Reuniones semanales 24Cuotas del club 24


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Anuncios especiales 25Reuniones de la junta directiva 25Boletn del club 25Propuesta de socios nuevos 26Participacin y formacin de los nuevos socios 27

Informes para el gobernador de distrito y RI 28Colaboracin con los comits 28Administracin de la correspondencia 28Foros interclubes 28Publicacin de propuestas 29

8 Las reuniones distritales y la Convencin de RI 30Asamblea de Distrito 30Conferencia de Distrito 30Convencin de RI 32

9 Conclusin del ao en el cargo 34Inventario 34

Reunin con su sucesor 3410 Documentos importantes 35

Estructura de los comits y los subcomits del club 36Preguntas para discutir en la Asamblea de Distrito 37Formulario de datos de socios 40Estatutos prescritos a los clubes rotarios 41Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios 47

Seccin para el tesorero del club 53Coordinacin con el secretario del club 54Cobro de las cuotas del club 54Preparacin del presupuesto 54

Contabilidad de los fondos para proyectos de servicio 55Modelo de presupuesto 56


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Manual del secretario del club 1

Introduccin

Rotary International es la asociacin de los clubes rotarios que funciona ecaz-mente cuando la labor de los clubes es ecaz. En calidad de secretario del club,su responsabilidad primordial consistir en lograr que el club funcione con lamxima ecacia. El Manual del secretario del clubcontiene informacin funda-mental para ayudarlo a comprender sus responsabilidades para aumentar laecacia del club. Adems de las directrices relacionadas con las funciones delsecretario del club, esta publicacin incluye los Estatutos prescritos a los clubesrotarios, el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, un calendario de pla-nicacin y la seccin para el tesorero que usted deber entregarle.

ElManual del secretario del club lo ayudar a prepararse para su ao en el cargo.Lea detenidamente todo el manual antes de la Asamblea de Distrito a n de

entender cabalmente sus responsabilidades y prepararse para las operacionesdel club. Con dicho propsito, se han incluido las preguntas que se abordarnen la Asamblea de Distrito durante la sesin destinada a los secretarios de club.Toda preparacin previa le reportar benecios al participar en las discusionesmoderadas de la Asamblea de Distrito.

Una vez que haya completado los preparativos y la capacitacin previa a suao en el cargo, el presente manual continuar siendo una til gua de consultaque podr aprovechar para el cumplimiento de sus responsabilidades. Puestoque los procedimientos, los problemas y las soluciones varan de un club aotro, el secretario deber adaptar las sugerencias aqu contenidas a la situacindel club.

Observaciones

Remita toda consulta o comentario con respecto al presente manual a la si-guiente direccin:Formacin de Lderes y CapacitacinRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698, EE.UU.Correo electrnico: [email protected]: 1 847 866 3000Fax: 1 847 866 0974


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2 Rotary International

1 Funciones y responsabilidades

La funcin del secretario del clubSu funcin principal como secretario es mantener al club informado de maneraque funcione con ecacia. La Junta Directiva de RI ha determinado que un clubecaz es aquel capaz de:

Mantener y aumentar el nmero de socios. Realizar con buenos resultados proyectos que satisfagan carencias exis-

tentes en su propia comunidad as como en comunidades de otros pases.

Apoyar a La Fundacin Rotaria mediante la participacin en los progra-mas y las contribuciones econmicas. Capacitar a los dirigentes para que presten servicio a Rotary ms all del

nivel del club.

Mantener y

aumentar

el nmero

de socios

Implementar

proyectos

de servicio

con buenos

resultados

Apoyar a

La Fundacin

Rotaria

Capacitar a

los dirigentes

para servir

ms all del

nivel del club

Los clubes rotarios eficaces

son aquellos capaces de

Administrar los clubes con eficacia

Las Cuatro Avenidas de Servicio

Mantener y

aumentar

el nmero

de socios

Implementar

proyectos

de servicio

con buenos

resultados

Apoyar a

La Fundacin

Rotaria

Capacitar a

los dirigentes

para servir

ms all del

nivel del club

Los clubes rotarios eficaces

son aquellos capaces de

Administrar los clubes con eficacia

Las Cuatro Avenidas de Servicio


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Como fuente primordial de informacin, su tarea es mantenerse al tanto detodas las actividades del club, de modo de reconocer los aspectos positivos ynegativos, y reportarlos a los lderes para que se tomen medidas al respecto. Yaque recibir gran cantidad de informacin, se recomienda que la sopese a nde utilizarla en benecio del club.

Por ejemplo: Qu indican los informes de asistencia respecto de la satisfaccinde los socios? Se ha constatado un aumento en el nmero de socios que faltana las reuniones? A quin debe informar sobre estos problemas y las tenden-cias?

En calidad de secretario, recibir ejemplares de la revista The Rotarian(o dela revista regional) y de El mundo de Rotary, e informacin del gobernador o delasistente del gobernador y de Rotary International. Considere la forma en quepuede utilizarla para:

Mejorar las reuniones del club y los programas semanales. Mejorar o expandir las oportunidades de servicio del club. Informar a los socios sobre la labor de Rotary ms all del club.

Incrementar la participacin de los socios en las actividades de La Funda-cin Rotaria.

Si usted tiene la responsabilidad de remitir las contribuciones nancieras a LaFundacin Rotaria, compare las que el club realiza este ao con las de aosanteriores. Alcanzar el club su meta de contribuciones anuales? Con quindebe discutir las tendencias notadas y los problemas?

A n de que el club funcione con ecacia, el secretario deber asumir no slotareas administrativas sino tambin cumplimentar formularios y archivar da-tos. El secretario del club se encuentra en posicin de analizar las tendenciasque guran en los informes y compartir dicha informacin con los correspon-dientes socios del club a n de mejorar la ecacia del club.

Responsabilidades del secretario del club

Las responsabilidades bsicas del secretario del club, tal como se estipulan enel Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios,son las siguientes:

Llevar al da el registro de socios. Mantener el registro de asistencia a las reuniones. Preparar los informes mensuales de asistencia a las reuniones del club

que se remitirn al gobernador de distrito inmediatamente despus de laltima reunin del mes.

Enviar convocatorias a las reuniones del club, de la directiva y de loscomits.

Levantar y conservar las actas de las reuniones del club, de la directiva yde los comits.

Remitir a Rotary International los informes necesarios, entre los cuales secuentan los siguientes:

Los informes semestrales de socios * (requeridos el 1 de julio y el 1de enero) pueden presentarse tambin a travs de la Pgina de ingre-so para los rotarios. **

* Al remitir el pago a RI, asegrese de escribir el nmero del club, el nmero de factura y el prop-sito del pago en el cheque o giro.

** Previamente conocida como Portal de Rotary.


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Las cuotas per cpita de los socios activos * (requeridas el 1 de julioy el 1 de enero) pueden presentarse tambin a travs de la Pgina deingreso para los rotarios.

Las cuotas para el Consejo de Legislacin (plazo: 1 de julio)

Pago de seguros * (slo en EE.UU. y sus territorios).

Informe del pago de las cuotas prorrateadas de los socios activos quese han aliado al club en fechas entre los perodos de presentacinde los informes semestrales (1 de octubre y 1 de abril), cuya presenta-cin puede efectuarse a travs de la Pgina de ingreso para los rota-rios.

La relacin de los cambios en el cuadro social, que debe presentarseal secretario general de RI, la cual puede remitirse en cualquier mo-mento a travs de la Pgina de ingreso para los rotarios.

Cobrar y remitir a Rotary International las subscripciones a TheRotarian* (excepto en Canad, Centroamrica, Repblica Dominicana,Ecuador, Paraguay, los EE.UU., Uruguay y Venezuela, donde dicho im-porte se incluye en el pago de las cuotas).

Desempear las dems obligaciones inherentes a su cargo.

Se puede acceder a la Pgi-

na de ingreso para los ro-tarios a travs del sitio webde RI: www.rotary.org. Lossecretarios y presidentes declub tienen acceso a los re-gistros de socios las 24 ho-ras, siete das a la semana.

* Al remitir el pago a RI, asegrese de escribir el nmero del club, el nmero de factura y elpropsito del pago en el cheque o giro.


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2 Calendario para el secretario de club

El siguiente modelo de calendario contiene las actividades en las que tradicio-nalmente participa el secretario de club. Los eventos pueden variar debido alas diferencias regionales entre los clubes.

Envo regular de recordatorios durante el ao

Semanal:Ayudar al presidente a preparar la reunin semanal; colaborar en laorganizacin de reuniones especiales, como reuniones de la directiva y asam-bleas del club; contestar la correspondencia.

Mensual: Enviar el informe de asistencia de los socios del club al gobernadordel distrito durante los 15 das posteriores a la ltima reunin del mes.

Trimestral: Ayudar al club con los preparativos para las visitas del asistente delgobernador, o la labor subsiguiente.

Anual:Ayudar al club con los preparativos para la visita ocial del gobernadorde distrito.

Marzo-abril-mayo-junio (Perodo previo a la asuncin del cargo)

Comenzar la lectura de publicaciones bsicas de Rotary. Reunirse con el presidente electo. Reunirse con el secretario saliente. Asistir a la Asamblea de Distrito. Asistir a las reuniones de la junta directiva entrante. Ayudar al presidente entrante del club, segn corresponda, a jar las me-

tas del club utilizando la Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces. Asistir a la asamblea de club celebrada por el presidente electo despus

de la Asamblea de Distrito a n de discutir los planes para el siguienteao rotario.

Asistir a las reuniones de la directiva, si fuera invitado.

De acuerdo con el Cdigode normas de Rotary, serequiere que el club cuentecon la participacin del se-cretario en la Asamblea deDistrito. Se recomienda queel club o el distrito cubralos gastos de dicha partici-pacin.


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Julio Mes de la Alfabetizacin

Asuncin del cargo y las obligaciones ociales. Inscribirse en la Pgina de ingreso para los rotarios que se encuentra en el

sitio web de RI: www.rotary.org. Recibir del secretario saliente todos los registros del club y asumir la cus-

todia de todos los efectos del club, incluido el ejemplar ms reciente delManual de Procedimiento(035-SP).

Enviar las cuentas de cuotas a todos los socios y anotar los pagos. Preparar tanto el informe semestral como el de pago de cuotas, cuyo

plazo vence el 1 de julio*.

Diciembre Mes de la Familia

Prepararse y ayudar con los preparativos de la reunin anual destinada aelegir funcionarios, la cual debe celebrarse a ms tardar el 31 de diciembre.

Inmediatamente despus de la reunin anual, enviar la Ficha de datos defuncionarios del club rotario para el Directorio Ocial, que deber haber re-cibido a nales de octubre de las ocinas de RI*.

Enero Mes de la Concienciacin sobre Rotary

Enviar las cuentas de cuotas a todos los socios y anotar los pagos. Preparar tanto el informe semestral como el de pago de cuotas y enviarlos

a RI a ms tardar el 1 de enero*. Cooperar con el presidente y la junta directiva en el anlisis del programa

de actividades del club y en la preparacin del informe de mediados deao sobre la situacin del club.

Cerciorarse de cumplimentar y presentar la Ficha de datos de funcionariosdel club rotario*, la cual deber recibirse en las ocinas de Rotary no ms

tarde del 31 de enero, a n de garantizar su inclusin en la siguiente edi-cin del Directorio Ocial (007-EN). De lo contrario, gurarn nuevamentelos funcionarios del ao en curso.

Abril Mes de la Revista

Comenzar a instruir a su sucesor acerca de los distintos aspectos de su la-bor.

Mayo

Preparar las credenciales para los delegados a la Convencin anual de RI.

Junio Mes de las Agrupaciones

Preparar el informe anual que presentar al club. Reunirse con su sucesor; traspasar todos los registros y relacin de propie-

dades del club.

* Pueden presentarse tambin a travs de la Pgina de ingreso para los rotarios.


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3 Preparacin para el ao en el cargo

Antes de asumir el cargo, es esencial que el secretario del club se haya fami-liarizado con los diversos aspectos de Rotary y entienda claramente sus prin-cipios y normas, incluido el sistema de clasicaciones. Tambin es importanteque comprenda las costumbres del club.

Recursos de RotaryAdems del presente manual, todas las publicaciones siguientes se relacionandirectamente con la labor del secretario del club; por ello, deber leerlas dete-nidamente a n de prepararse para desempear del cargo. Muchas de las pu-

blicaciones pueden descargarse del sitio web de Rotary sin costo alguno.Los estatutos y el reglamento del club

Como secretario, es necesario que se familiarice tanto con el contenido de losEstatutosy el Reglamento de Rotary International, as como con el del club. Confrecuencia, se le pide al secretario que proporcione informacin tcnica rela-cionada con los principios y normas que rigen el funcionamiento de los clubesrotarios. Encontrar dicha informacin en los Estatutos prescritos a los clubesrotarios(incluidos en este manual), en el reglamento del club y en los Estatutosy Reglamento de Rotary International.

Debe aprovechar la primera oportunidad que se le presente para examinar elreglamento del club a n de vericar que se encuentre actualizado. Este regla-

mento deber satisfacer las condiciones del club, pero sin entrar en conictocon los Estatutos prescritosal mismo ni con los Estatutoso el Reglamento deRotary International, documentos que se incluyen en elManual de Procedimiento(035-SP).


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Cuando el Consejo de Legislacin adopta enmiendas que modican los Estatu-tos prescritos a los clubes rotarios, los cambios automticamente pasan a formarparte de los estatutos del club. Frecuentemente, tales cambios exigen la modi-cacin del reglamento del club. El secretario deber noticar al presidente delclub de esos cambios, a n de que ste pueda vericar que el reglamento del

club est de acuerdo con los Estatutos prescritos a los clubes rotariosen vigencia.Tambin es necesario mantener un archivo por separado con los estatutos y re-glamento del club, as como la descripcin de los lmites territoriales de ste, an de simplicar la actualizacin de los documentos estatutarios del club.

LosEstatutos prescritos a los clubes rotariosy el Reglamento que se recomienda alos clubes rotariosestn incluidos en este manual y elManual de Procedimiento(035-SP).

Manual de Procedimiento

ElManual de Procedimiento(035-SP) es una compilacin de la normativa yprocedimientos establecidos en la que se interpretan o complementan lasdisposiciones fundamentales de Rotary estipuladas en los documentos esta-

tutarios. El conocimiento general del contenido delManual de Procedimientoser de gran utilidad para contestar las preguntas que surjan en el desempeode sus funciones. A todos los secretarios se les enva un ejemplar gratuito dela nueva edicin de dicho manual. Las ediciones actualizadas se publicantrienalmente, despus de la celebracin del Consejo de Legislacin (que serealiza cada tres aos en abril, mayo o junio). Cercirese de que el club cuentecon la edicin ms reciente. El club puede solicitar ejemplares adicionales (quepagar de sus propios fondos) a RI o bien puede bajarlos del sitio web de RI(www.rotary.org), donde tambin encontrar el Cdigo de normas de Rotary,quecompila la normativa estipulada por la Directiva de RI.

Catlogo deRI

Como secretario, es posible que asuma la tarea de proporcionar publicaciones,

suministros o recursos audiovisuales de Rotary a los socios del club. El Ca-tlogo(019-SP), que se actualiza anualmente, ofrece una lista completa de losmateriales algunos gratuitos que usted podr solicitar al Departamento dePedidos del centro de servicio de RI de su zona. Tambin se puede obtener elCatlogo en lnea a travs del sitio web de RI: www.rotary.org (el precio de laspublicaciones puede variar sin previo aviso).

RI no se encarga de la venta de insignias de solapa, distintivos para las reunio-nes de club, mazos, banderas y otros artculos con el emblema de Rotary; stospueden obtenerse a travs de los concesionarios autorizados. Al nal delDirectorio Ocial (007-EN), en las pginas verdes, se incluye una lista de losdistribuidores ociales de artculos con el emblema de Rotary, de Rotaract eInteract; dicha lista tambin puede obtenerse del sitio web de RI.

Servicio de Prensa Mundial de Rotary

The Rotariany las 31 revistas regionales en 24 idiomas, conocidas de maneracolectiva como Servicio Mundial de Prensa de Rotary, constituyen un materialsumamente til para planicar los programas del club y ayudar a los socios aobtener una clara visin de Rotary.

Los clubes a menudo obsequian subscripciones a los oradores y otras perso-nas no aliadas a Rotary. Como secretario, usted deber determinar si el clubofrecer como obsequio subscripciones a la revista y si la junta directiva desea


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continuar las subscripciones que caducan durante el ao de su ejercicio en elcargo. Puede solicitar subscripciones adicionales cuando presente el informesemestral del club.

Pgina de ingreso para los rotarios

La Pgina de ingreso para los rotarios, accesible a travs del sitio web de RI(www.rotary.org), es una herramienta en lnea a disposicin de todos los rota-rios, que los presidentes y secretarios de club pueden utilizar para cumplir conciertos requisitos administrativos del club. Las gestiones que los funcionariosdel club pueden efectuar incluyen:

Actualizar los datos del cuadro social del club Pagar las cuotas semestrales del club Buscar datos en el Directorio Ocial Actualizar la informacin del club Ver los resmenes de las contribuciones del club a La Fundacin Rotaria

ClasicacionesEs importante que usted comprenda claramente el principio de clasicacionesutilizado en Rotary, en especial en el caso de los nuevos socios. Mediante lautilizacin constante de este sistema se lograr que los socios tambin lo com-prendan y se simplicar su uso cuando se proponga la aliacin de nuevossocios.

La clasicacin describe la principal actividad profesional o negocio de unapersona o una empresa; por ejemplo, arquitectura o banca. No es la pro-fesin o el cargo que desempea la persona (como por ejemplo arquitecto opresidente de banco).

No existe, ni tampoco es posible establecer, una lista denitiva de clasicacio-nes debido a la enorme diversidad profesional, empresarial y terminolgicaque existe en el mundo rotario.

Las clasicaciones debern ser tan sencillas como sea posible y, asimismo, indi-car de manera clara la actividad principal de la ocupacin del socio.

La Junta Directiva de RI recomienda muy especialmente que el cuadro socialde los clubes sea representativo de la vida profesional y empresarial de todala comunidad, con no ms del 10% de las clasicaciones en la misma esfera deactividad. Los clubes no debern seleccionar socios activos de una clasicacindeterminada si sta ya est representada en el club por cinco o ms socios, ex-cepto si el club cuenta con ms de 50 socios. Los socios jubilados no debernser incluidos en el nmero total de socios de una determinada clasicacin. Si

un socio cambia de clasicacin, el club podr mantener su aliacin bajo lanueva clasicacin independientemente de las restricciones aqu mencionadas.

Estudio de clasicaciones

A n de mantener un cuadro social diverso que reeje las actividades de lacomunidad, se recomienda que los clubes rotarios lleven a cabo un estudiode clasicaciones. Este estudio consiste en una lista de todas las empresas y


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establecimientos profesionales de la comunidad y se utiliza para determinarlas clasicaciones que an no han sido ocupadas. El estudio debe incluir las ac-tividades comerciales y profesionales de los ejecutivos cualicados que se en-cuentren dentro de la localidad del club (como tambin de un club adyacente)o dentro de los lmites municipales. Tambin debe incluir las clasicaciones de

las personas que residan en la localidad y cuyas empresas estn situadas fuerade los lmites territoriales del club. Una vez que haya realizado el estudio, elComit de Clasicaciones puede preparar un registro de las clasicacionescubiertas y vacantes. En dicho registro debern gurar los nombres y apellidosde los socios actuales del club y sus respectivas clasicaciones y puede utilizar-se para captar nuevos miembros que ocuparn las clasicaciones que an noestn representadas en el club.

Tres comits de Clasicaciones, de Socios y de Aumento del Nmero deSocios utilizan el registro de clasicaciones para proponer la aliacin denuevos socios. El Comit de Aumento del Nmero de Socios deber encargar-se de proponer candidatos cualicados, mientras que el Comit de Clasica-ciones (o la directiva del club) determina si el socio activo propuesto cumplecon los requisitos para ocupar la clasicacin para la cual ha sido postulado. ElComit de Clasicaciones prepara, adems, una lista de las clasicaciones ocu-padas y vacantes, basada en el estudio anual de las clasicaciones disponiblesen la localidad. El Comit de Socios (o la directiva) determina si las cualidadespersonales del socio propuesto son satisfactorias para que ste sea admitido enel club. Los acuerdos a que lleguen los Comits de Clasicaciones y de Sociosnunca son considerados como decisin nal sino como recomendaciones a lajunta directiva del club.

Las clasicaciones son slo uno de los criterios para la aliacin a los clubesrotarios; para obtener una lista completa de las cualicaciones necesarias paraser socio, consulte los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.

Su clubLa estructura de cada club es independiente, con sus propias costumbres yprocedimientos. Colabore con su antecesor y el presidente electo a n de darcontinuidad a los procedimientos del club e incluir la celebracin de las tradi-ciones ms importantes del club en el calendario de su ao de servicio comosecretario.


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4 lnicio del ao en el cargo

El secretario del club rotario, junto con los dems funcionarios y miembros dela junta directiva del club, toma posesin del cargo el 1 de julio de cada ao.

Actividades preliminares

Antes de tomar posesin del cargo, debe reunirse con el presidente entrantepara lograr un acuerdo recproco sobre las actividades del club, especialmenterespecto a la divisin de funciones entre el presidente y el secretario. El presi-dente electo podr convocar reuniones de la nueva junta directiva, o de los co-mits, antes del primero de julio, a n de establecer las metas y objetivos para

el siguiente ao. Mediante la participacin en estas reuniones lograr enterarsede los planes y metas del club, lo cual le permitir tener una visin global ycomprender su funcin en el mantenimiento de la ecacia del club.

Usted y el presidente electo debern reunirse con los funcionarios salientes an de evaluar el estado del club y de los proyectos y actividades en curso. Alasistir a las reuniones de la directiva actual, si corresponde, lograr profundi-zar su conocimiento de la estructura administrativa del club y ayudar a lograrla continuidad de las actividades.

Registros y procedimientos del club

Realice los arreglos pertinentes con su predecesor para recibir los registros delclub y, asimismo, los archivos, los artculos y objetos en existencia, como loscancioneros, la campana, el mazo, los distintivos y el bandern del club. Losregistros del club debern constar de la carta constitutiva, los estatutos y elreglamento del club, la historia del club, el archivo completo de las actas decada reunin del club y de la junta directiva, los informes anuales de los fun-cionarios y de los comits, la nmina de socios y todos los dems asuntos quepertenecen a los registros del club. Si estos registros no estn completos, trate


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de localizar la mayor parte posible del material que falta, pues toda esta infor-macin ser de gran utilidad al club. Si el club no cuenta con un sistema per-manente de registro de la asistencia de los socios y del pago de cuotas, incielousted.

Analice las prcticas administrativas actuales del club, tales como la asistencia,

el pago de cuotas y las propuestas de candidatos a socios.

Archivos y biblioteca del club

Normalmente, el secretario del club es el custodio de los archivos y de labiblioteca (de existir una); ambos contienen material de consulta sobre lasnormas, procedimientos, programas e historia de Rotary y del club. Dichosarchivos son tiles para los comits del club y sirven de referencia a los funcio-narios y socios. Adems, los archivos, que datan desde la fundacin del club,deben mantenerse al da; los materiales que comnmente se encuentran enstos son:

El mundo de Rotary Las cartas mensuales del gobernador Una coleccin completa de Convention Proceedings(032-EN), la memoria

ocial de las convenciones anuales de RI publicada en ingls solamente Avisos de reuniones Una coleccin o lbum de recortes de peridicos, fotografas, diapositivas

y casetes relativos al club y sus actividades Los programas de las Conferencias de Distrito

La biblioteca del club es til para informar a los nuevos socios y continuar laformacin de los rotarios. Debe contar con publicaciones y material audiovi-sual de Rotary (se pueden pedir a travs del Catlogo), como tambin el archivo

con los ejemplares del boletn del club, The Rotariano la correspondienterevista regional ocial de Rotary.

Directorio Ofcial

Todo club recibe gratis un ejemplar del Directorio Ocial(007-EN), publicacinsumamente til, en la cual guran los nombres de todos los clubes, presidentesy secretarios, las fechas y lugares de reunin, as como informacin pertinentey actualizada sobre Rotary. ste se enva en julio por correo a todos los secreta-rios de club que constan en los registros de RI.

El Directorio Ocial sirve para ponerse en contacto con otros clubes y locali-

zar aquellos en los que se puede compensar ausencia cuando se est de viaje.Puede solicitar ejemplares adicionales o una versin electrnica en CD-ROMmediante el Catlogode RI (019-SP). Adems, en la Pgina de ingreso para losrotarios gura una versin electrnica del Directorio Ocialque los presidentesy los secretarios pueden consultar.

Srvase tener en cuenta que, segn lo estipulado en el Cdigo de normas deRotary, no se autorizar a los rotarios, clubes rotarios ni a los distritos que utili-cen el Directorio Ocial de RI a efectos de distribucin de circulares.


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Mantener una relacin de todas las contribuciones, con la fecha en quefueron recibidas y remitidas, ya sea a la Sede Mundial de RI, al agente denanzas, al centro de servicio de RI correspondiente a su zona o al presi-dente del Subcomit Distrital de Contribuciones Anuales.

Preparar peridicamente los informes sobre las contribuciones para el

club, el distrito o ambos.Las contribuciones debern librarse a nombre de La Fundacin Rotaria (node Rotary International) y podrn remitirse en cualquier momento. Puedenefectuarse mediante cheque, giro bancario o cheque de viajero. Entre otras for-mas de donaciones se incluyen las acciones burstiles, las plizas de seguro devida, las propiedades y los legados testamentarios. Comunquese con la Sec-cin de Recepcin y Administracin de Donaciones de La FundacinRotaria en la Sede Mundial de RI si desea informacin para tramitar este tipode contribuciones.

Como secretario, se le entregar un recibo por cada contribucin efectuada porel club para la declaracin de impuestos (en algunos lugares las contribucionesson deducibles). Los recibos de las contribuciones efectuadas a ttulo indivi-

dual se enviarn a la persona directamente. Las preguntas que usted no puedaresponder deben dirigirse al presidente del Comit Distrital de La FundacinRotaria o al del Subcomit Distrital de Contribuciones Anuales. En la Pginade ingreso para los rotarios podr consultar los registros de las contribucionesdel club a La Fundacin Rotaria, as como el resumen de los reconocimientos alas contribuciones, disponibles para los presidentes y secretarios de club. Lossocios pueden utilizar la Pgina de ingreso para los rotarios para efectuar con-tribuciones a la Fundacin y ver su historial individual de donaciones.


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5 Informes que debe presentar el

secretario del club

Una parte esencial de la labor del secretario consiste en preparar y presentarlos correspondientes informes a Rotary International y el distrito. A continua-cin gura un cuadro con la lista de los informes, la ocina a la que stos de-ben remitirse y los plazos para presentarlos.

Informes Remitir a Plazo

Informe semestral de socios* RI, con una copia de la corres-pondiente hoja de trabajo que se

envi al gobernador

1 de julio y 1 de enero de cadaao

Informe mensual de asistencia alas reuniones del club

Gobernador de distrito Dentro de los 15 das posterioresa la ltima reunin del mes

Informe sobre cambios en el cua-dro social*

RI Continuo

Rotarios que se mudan a otraslocalidades

Club rotario de la nueva locali-dad

Continuo

Cambios de informacin sobreel club

RI Continuo

Ficha de datos para el DirectorioOcial

RI 31 de diciembre

Informe anual del secretario Socios del club En la reunin nal del aorotario

* Puede presentarse a travs de la Pgina de ingreso para los rotarios.


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Informe semestral para Rotary InternationalUno de sus primeros deberes consiste en preparar el informe semestral en elque notica a la Junta Directiva de RI el nombre y nmero de socios con quecuenta el club. RI enva los formularios de informe pertinentes al secretario en-trante. Si no recibe el juego de formularios al 1 de julio, solictelo a RI. Prepareeste informe detenidamente. El formulario deber ser rmado tanto por ustedcomo por el presidente del club y remitido, sin demora, al secretario generalde Rotary International. El informe semestral se debe entregar el 1 de julio y seconsidera atrasado a partir del 1 de agosto. Deber presentar el segundo infor-me semestral el 1 de enero y se considerar atrasado a partir del 1 de febrero.

El informe (junto con los formularios para informar sobre nuevos socios o cam-bios, o bajas de socios) deber acompaarse de un cheque o giro por la sumade las cuotas per cpita y el pago de las suscripciones individuales, as comola del club a The Rotariano la correspondiente revista regional. Los clubesmorosos podran enfrentar la suspensin de los servicios que les presta RI yla consecuente prdida de la calidad de miembro de la organizacin. RI recibems de 30.000 informes semestrales; el envo oportuno ayudar a RI a mante-

ner la exactitud de los datos de sus registros.

Informe de asistencia mensual remitido al gobernador dedistritoUno de los deberes del secretario es registrar la asistencia de los socios a lareunin semanal del club y calcular posteriormente el porcentaje mensual deasistencia. Aun cuando el comit de asistencia est a cargo de llevar este re-gistro, se le debern suministrar los resultados a usted, para sus registros y elenvo del informe mensual al gobernador.

Es importante que usted comprenda los requisitos de asistencia estipulados en

los Estatutos prescritos a los clubes rotarios.La expresin reunin ordinariase reere a la reunin ocial semanal del club.No se reere a una reunin especial del club, a una asamblea del club, o unareunin de la junta directiva del club, ni tampoco a una reunin de mesa re-donda o a cualquier otra reunin informal de rotarios.

Al terminar cada reunin del club, debe entregar al comit de asistencia unalista de los socios ausentes, a n de que se comuniquen con ellos para sugerir-les que compensen la ausencia en un club vecino.

El Reglamento de RIexige que cada club eleve un informe mensual de asistenciaal gobernador de distrito dentro de los 15 das posteriores a la ltima reunindel mes, para su publicacin en la carta mensual del gobernador.

Clculo de porcentajes de asistencia de los socios activos

Calcule semanalmente el porcentaje de asistencia de la siguiente forma: dividael nmero de socios activos a quienes se acredit asistencia en dicha semanaentre el nmero de socios activos. Dicho nmero no debe incluir a los socioscuya edad y nmero de aos como rotario sea 85 aos o ms, y que hayan noti-cado por escrito al secretario del club su deseo de que se excuse su inasisten-cia. La directiva debe aprobar dicha solicitud antes de excluir a dicho socio delos registros de asistencia. Todos los dems socios cuya ausencia a una reunin


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ordinaria del club haya sido excusada por la directiva deben ser incluidos enel clculo.

A un socio que faltase a una reunin ordinaria del club se le acreditar asisten-cia, de conformidad con lo dispuesto en los Estatutos prescritos a los clubes rota-rios, si dentro de los 14 das anteriores o posteriores a dicha reunin:

Asistiera a una reunin ordinaria de cualquier otro club rotario o clubrotario provisional, permaneciendo en sta al menos el 60% del tiempodedicado a la reunin ordinaria propiamente dicha.

Se presentara a la hora y en el lugar en que se celebra la reunin ordinariade cualquier otro club con el objeto de asistir a sta, y el club no se reunie-se a esa hora y en ese lugar.

Estuviera ausente por asuntos de Rotary, en el desempeo de su cargode funcionario o miembro de un comit de Rotary International, deico-misario de La Fundacin Rotaria, empleado por Rotary International ocomo representante especial del gobernador de distrito para la formacinde un nuevo club.

Asistiera a las siguientes funciones rotarias o viajara siguiendo unaruta razonablemente directa para asistir a: Una Convencin de RotaryInternational; una reunin del Consejo de Legislacin; una Asamblea In-ternacional; un Instituto Rotario para funcionarios, ex funcionarios y fun-cionarios entrantes de RI; una conferencia regional de Rotary; la reuninde un comit de Rotary International; cualquier reunin celebrada pordisposicin de la Junta Directiva de RI o aprobada por dicho organismo;una Conferencia de Distrito; una Asamblea de Distrito; cualquier reuninde un comit distrital celebrada por disposicin del gobernador de distri-to o un foro interclubes debidamente anunciado.

Participara activa y directamente en un proyecto de servicio patrocinadopor RI, La Fundacin Rotaria o el distrito, que se lleva a cabo en una zonaremota donde es absolutamente imposible compensar las ausencias.

Asistiera a una reunin ordinaria de un club Rotaract, Interact, o deGrupos de Rotary para Fomento de la Comunidad, o sus equivalentesprovisionales.

Asistiera y participara en la implementacin de un proyecto de serviciodel club o evento de la comunidad o reunin autorizada por la directiva.

Asistiera a una reunin de la directiva, si sta lo autorizara, o una re-unin de un comit de servicio al que el socio hubiera sido asignado.

No se tomarn en cuenta al calcular la asistencia del club las reuniones ordina-rias canceladas por una de las razones siguientes:

Da feriado Muerte de un socio del club Epidemia o desastre que afecte a toda la comunidad Conicto armado en la comunidad que ponga en riesgo la vida de los so-

cios del club

Adems, la directiva puede cancelar hasta cuatro reuniones por ao rotario porotras causas no especicadas, siempre y cuando el club no cancele tres reunio-nes de manera consecutiva. Estas reuniones canceladas tampoco se tomarn encuenta al efectuar el clculo de la asistencia.


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El siguiente diagrama ilustra el mtodo para calcular el promedio del porcen-taje de asistencia cada mes:

Columna A Columna B Columna C

Fecha dereunin

N totalde socios(exceptohonorarios)

N de sociosusado paracalcular laasistencia*

N de sociospresentesy que hancompen-sado*

Porcentajesemanal(BA)x100=C

2 de octubre 52 50 48 96.00 %

9 de octubre 52 50 48 96.00 %

16 de octubre 54 Feriado Feriado Feriado

23 de octubre 54 50 48 96.00 %

30 de octubre 55 51 47 92.16 %

Porcentaje promedio 95.04%

* De conformidad con lo dispuesto en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, no deber incluirseen este nmero a los socios eximidos de la obligacin de asistencia.

Asistencia de los rotarios visitantes

No incluya a los rotarios visitantes en los registros de asistencia del club. Estosregistros tienen por objeto reejar la asistencia de los propios socios del clubnicamente.

Informe de cambios en la nmina de sociosEs probable que en el transcurso del ao ocurra un cierto nmero de cambiosen el cuadro social, se incluyan nuevos socios, cambien los datos o haya ba-jas. Deber informarse sobre todos los cambios tan pronto como stos entrenen vigor, para ello se podr utilizar la Pgina de ingreso para los rotarios o elformulario para informar sobre cambios en el cuadro social (pg. 40), el cualtambin se encuentra disponible en el sitio web de RI. Enve una copia al go-bernador de distrito y guarde una copia en los archivos del club.

Informe sobre nuevos socios

Despus de que RI recibe la informacin sobre los nuevos socios, se anota elnombre de stos en el registro del cuadro social del club y los nuevos socios

empezarn a recibir la revista The Rotarian, o la revista regional aprobada.Si el nuevo socio es ex rotario, deber obtener el antiguo nmero de identi-cacin e incluirlo en el formulario de datos de socios. Al proceder de estamanera se evitar que el socio reciba un segundo nmero de identicacin, elcual se asigna automticamente a menos que dicho nmero gure en todos losdocumentos del nuevo socio. Este es un trmite importante ya que diversa in-formacin de RI, como el historial de contribuciones, se registra con el nmerode identicacin de los socios.


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Informe sobre cambios en el cuadro social

Todo cambio en la clase de socio o direccin postal de los rotarios deber noti-carse a RI a n de mantener al da los registros ociales.

Informe sobre cambios a travs de la Pgina de ingreso para los rotarios

Todos los cambios reportados a travs de la Pgina de ingreso para los rotariosse tramitan inmediatamente; no es necesario cumplimentar otros formularios.Srvase tener presente que si se agrega o da de baja a un socio a travs de estaPgina, el cambio entra en vigor inmediatamente porque ste se efecta direc-tamente en la base de datos de RI y no consiste slo en un informe.

Rotarios que se mudan a otras localidades

Los rotarios que se dan de baja porque se mudan, frecuentemente cumplencon los requisitos para su aliacin al club rotario de la nueva comunidad. Lapropuesta de aliacin de un rotario al club de una nueva comunidad puedeefectuarse de dos maneras:

El club rotario del socio o uno de los rotarios del club puede patrocinar alrotario en su nueva localidad.

El club de la nueva localidad o uno de sus socios puede patrocinar al ro-tario recin llegado.

Cambios de informacin sobre el club

Cualquier cambio de presidente o secretario o de la direccin de stos, deberinformarse de inmediato a la ocina de RI que presta servicio en la regin y algobernador de distrito. El club continuar recibiendo informacin importantede RI slo si RI recibe los datos necesarios para mantener los registros al da.Si el club cambia el lugar, hora o da de la reunin, se deber noticar cuantoantes a la ocina RI que presta servicio en el rea, al gobernador de distrito ya los clubes vecinos. Todo cambio puede noticarse a RI a travs de la Pginade ingreso para los rotarios o contactando con el representante del personal deAdministracin de Clubes y Distritos que corresponda.

Informacin para el Directorio Ofcial

En octubre, la Secretara le remitir la Ficha de datos de funcionarios del club rota-riopara incluirlos en la publicacin del Directorio Ocial. Para ello, es necesarioque, al terminar la ltima reunin del ao, se sigan las instrucciones para

llenar el formulario y ste se remita a RI a ms tardar el 31 de enero. Enve elduplicado al gobernador de distrito entrante, que necesitar estos datos paraponerse en contacto con los presidentes entrantes de los clubes, y el triplicadoal gobernador de distrito en ejercicio. Conserve una copia en los archivos. Estainformacin tambin puede presentarse a travs de la Pgina de ingreso paralos rotarios.


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Informe anual

Hacia nes de su ao como secretario, deber preparar el informe anual parapresentarlo en la ltima reunin del ao rotario. Antes de redactarlo, consultecon el presidente del club a n de no repetir aspectos que este funcionario pla-

nee mencionar en su reporte.Deber incluirse, como parte del informe anual, una breve relacin de lasdecisiones de la junta directiva, datos sobre el aumento o prdida de sociosdurante el ao, porcentajes mensuales de asistencia y comentarios sobre las ac-tividades o los proyectos en marcha que no se hubieran cubierto en el informedel presidente.


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6 Colaboracin con el presidente del club

El secretario y el presidente del club trabajan en equipo para lograr la ecaciadel club. Esta colaboracin comienza en el momento de ser elegido para el car-go y contina durante todo el ao.

Divisin de funciones

Las tareas del secretario estn estrechamente relacionadas con las del presi-dente. Para beneciar al club, el presidente y el secretario debern lograr unacuerdo recproco sobre las actividades y operaciones del club, especialmenterespecto a la divisin de funciones entre los dos cargos. Una vez realizadas las

elecciones, usted y el presidente electo debern reunirse tan pronto como seaposible a n de lograr que cada uno comprenda claramente las responsabilida-des del otro y los mtodos que se seguirn para la administracin del club.

Reuniones preparatorias de la junta directiva

El presidente electo puede convocar una o ms reuniones de la junta directivaentrante antes del 1 de julio. Estas sesiones preparatorias no solamente ser-virn para que los miembros de la directiva estn debidamente informadossobre la mecnica de la administracin del club rotario, sino que les darn laoportunidad de planicar las metas que deseen alcanzar durante el nuevo ao

rotario y de iniciar las actividades del club sin demora.Usted deber convenir con el presidente electo la manera en que puede ayudaren la preparacin de las sesiones. El presidente electo puede solicitarle que en-ve avisos a todos los miembros de la nueva directiva para cerciorarse de queasistirn. Deber consultar con el presidente electo a n de determinar si seinvitar al asistente del gobernador a una de las reuniones de la directiva.


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Primera reunin de la junta directiva

Usted deber tener lista toda la informacin y los materiales necesarios parala primera reunin ocial de la junta directiva del club. Es conveniente que serena con el presidente para conocer qu se proyecta lograr en dicha reunin.

Junto con el presidente, tal vez pueda preparar una lista de los asuntos que seconsiderarn en la reunin. Deber enviar una nota de aviso a los miembros dela directiva y cerciorarse de que estarn presentes.

Primera asamblea del club

Como seguimiento a la Asamblea de Distrito, el presidente electo convocaruna asamblea del club, reunin a la que asistirn todos los socios del club, in-cluidos los funcionarios, directores y presidentes de los comits (se recomiendacelebrarla inmediatamente despus de la Asamblea de Distrito). El propsitode esta reunin es describir, analizar y discutir los planes elaborados por losdirigentes del club durante la Asamblea de Distrito que recibieron el apoyo dela directiva entrante.Si bien la asamblea del club no tiene funciones administrativas, brinda al clubla oportunidad de:

Elaborar planes estratgicos de largo plazo. Coordinar las actividades de los comits. Conocer con mayor profundidad la manera en que se llevan a la

prctica los planes del club. Brindar capacitacin continua sobre Rotary y sus programas. Analizar los puntos fuertes y dbiles del club. Proporcionar un foro para discutir las actividades del club.

El secretario expide las convocatorias a las asambleas del club, levanta las actasy ayuda al presidente.

Visita ocial del gobernador de distrito

Una de las actividades ms importantes durante el ao ser la visita ocial delgobernador de distrito. Antes del 1 de julio, el gobernador electo o el asistentedel gobernador asignado al club deber noticar la fecha en que realizar lavisita ocial y los detalles de la misma.

Al prepararse el club para la visita del gobernador conviene que el presidenteconvoque una asamblea especial del club, en la cual pida informes escritosa los comits y se discutan los progresos hacia el logro de las metas del club,establecidas en la deber Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces. Elasistente del gobernador deber asistir a la asamblea de club relacionada con lavisita ocial del gobernador y estar a disposicin para responder preguntas oabordar asuntos que el club desee discutir. Se recomienda que el secretario co-labore con el presidente del club para determinar de qu manera se prepararpara esta reunin.

La Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces es una herramienta prcticapara el establecimiento de metas que facilita la colaboracin entre el presidentey los funcionarios del club a la hora de establecer metas relacionadas con las


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cuatro reas clave para la ecacia del club (aumento de socios, actividades deservicio, La Fundacin Rotaria, capacitacin de futuros dirigentes) y la admi-nistracin del mismo. La gua tambin ofrece sugerencias para que los clubestrabajen en pos de sus metas. El formulario de la Gua para la planicacin declubes rotarios ecacesgura en elManual del presidente del club(222-SP) y se exa-

mina durante el Seminario de Capacitacin para Presidentes Electos de Club yla Asamblea de Distrito. Durante la Asamblea de Distrito, usted podr trabajaren la gua para la planicacin con el presidente electo y otros funcionarios delclub entrantes.

La Gua para la planicacin de clubes rotarios ecacespodr utilizarse a lo largodel ao para evaluar el progreso hacia las metas establecidas. El presidente delclub y el asistente del gobernador o el gobernador de distrito la revisarn, pe-ridicamente, durante las visitas que estos ltimos efecten al club.

Publicaciones de Rotary

El presidente recibe tres ejemplares de cada nmero de El mundo de Rotaryy un

ejemplar de la carta mensual del gobernador de distrito y debe compartir estaspublicaciones con usted (tambin se deber entregar al director del boletndel club un ejemplar de El mundo de Rotary).Usted podr sugerir al presidentecmo utilizar los numerosos artculos que aparecen en estas publicaciones.Por ejemplo, en el caso de la carta mensual, usted deber avisar al director delboletn del club de los artculos que resulten importantes para todos los socios.Usted y el presidente debern planicar la manera en que se utilizarn y distri-buirn los materiales.

Es muy probable que reciba publicaciones y boletines relacionados con las ac-tividades de otros clubes rotarios. Comprtalos con el redactor del boletn delclub y con otros socios que pudieran estar interesados en dichos materiales.

Propuesta de candidatos para cargos del club

El secretario debe ayudar al presidente a cumplir con las disposiciones delreglamento del club relacionadas con la propuesta de candidatos para loscargos. Por tanto, su tarea se simplicar si tiene conocimiento de estas dispo-siciones, incluida la fecha jada por el club para las elecciones. Colabore conel presidente para determinar qu debe hacerse y quines asumirn la respon-sabilidad de realizar dichas tareas. Por ejemplo, con la debida aprobacin delpresidente, tratar de dar a conocer los requisitos esenciales de los candidatosa presidente y secretario. Los Estatutos prescritos a los clubes rotariosdisponenque la reunin anual para elegir a los funcionarios del club deber celebrarse, ams tardar, el 31 de diciembre.

Historial del club

Al nalizar el ao rotario, deber ayudar al presidente o a un comit especial(si se hubiera nombrado uno) a preparar la resea anual del club. Este docu-mento incluye un resumen de las actividades del ao, fotografas de los fun-cionarios o eventos especiales, los nombres de los nuevos socios, principaleslogros, reuniones, etc.


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7 Deberes del secretario del club

Reuniones semanales

El secretario podr asistir al presidente en la preparacin del programa de lasreuniones semanales. Los pedidos para que el club adopte decisiones no debendarse a conocer a los socios en una reunin ordinaria sin que previamente loshaya estudiado la junta directiva del club. Tambin es conveniente reducir almnimo el nmero de anuncios durante las reuniones.

Sobre la base de las costumbres del club, las responsabilidades del secretarioen relacin con la reunin semanal incluirn:

Asistir al presidente en la preparacin de la reunin semanal. Supervisar la distribucin y recoleccin de los distintivos con los nom-

bres de los socios. Proveer de distintivos o tarjetas especiales a los rotarios visitantes y

dems invitados. Llevar el registro de asistencia de los socios. Pagar la cuenta del hotel o restaurante de las correspondientes comidas

del club. Ayudar con los arreglos de los oradores visitantes (viaje, gastos, cartas de

agradecimiento).

Cuotas del club

Inmediatamente despus de que tome posesin de su cargo el 1 de julio, de-ber enviar a todos los socios del club la cuenta correspondiente a sus cuotas.Prepare estas cuentas de acuerdo con la costumbre establecida por el club:semestral, trimestral o mensualmente. La cuenta deber incluir cualquier otracantidad adeudada, por ejemplo, el importe de las comidas.


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Asiente todos los pagos recibidos y expida las tarjetas de socio, si corresponde.Enve el dinero recolectado al tesorero del club tan pronto como sea posible.Cercirese de que ste siempre le entregue un recibo. Peridicamente, deberinformar a la junta directiva del club sobre el impago de cuotas.

LosEstatutos prescritos a los clubes rotariosdisponen que cuando un socio no pa-

gue su cuota dentro de los treinta das siguientes a la fecha sealada para ha-cerlo, ser noticado por el secretario, en carta dirigida a su ltimo domicilioconocido. De no pagar las cuotas pendientes dentro de los diez das siguientesa la fecha de la noticacin, su calidad de socio cesar, a discrecin de la juntadirectiva.

Las tarjetas de identicacinde socios se pueden adquirira travs de los concesiona-rios autorizados. En el sitioweb de RI encontrar infor-

macin disponible.

Anuncios especiales

Por lo general, es responsabilidad del secretario enviar avisos de todas las re-uniones de la junta directiva. Ocasionalmente, una reunin importante de uncomit requerir un aviso especial.

Los Estatutos prescritos a los clubes rotariosestablecen las condiciones en que se

dar de baja a un socio por falta de asistencia. Es posible que reciba instruccio-nes de la junta directiva para enviar avisos a quienes corren el riesgo de perderla calidad de socios por inasistencia a las reuniones semanales. Es su respon-sabilidad informar a la junta directiva sobre el ndice de asistencia a cada re-unin.

Reuniones de la junta directiva del club

En la mayora de los clubes, es costumbre que el secretario tambin se desem-pee como tal en las reuniones de la junta directiva. Llevar las actas y prepa-rar un resumen informativo para los socios del club. Podr presentar dichoresumen personalmente durante una reunin o por conducto del boletn delclub. Con posterioridad a la reunin de la junta directiva, tomar las medi-das necesarias para ejecutar las decisiones tomadas. La informacin sobre losacuerdos relacionados con la labor de un comit deber transmitirse inmedia-tamente al presidente del comit en cuestin. En los archivos del club se depo-sitar un ejemplar de las actas de estas reuniones.

Boletn del club

La funcin principal del boletn del club es anunciar el programa de la reuninsemanal y difundir entre los socios datos interesantes e informativos relativosal club, sus actividades y sus socios.

Se encargarn de redactar el boletn un socio nombrado con ese n, un comito el secretario del club. Colabore con el socio o el comit encargado de la edi-cin, proporcionando la informacin que deba incluirse en el boletn. En dichainformacin se incluyen las recomendaciones de los comits, los acuerdos dela junta directiva o los artculos publicados en El mundo de Rotary, la carta men-sual del gobernador, The Rotarian, la revista regional o los boletines distrita-les.


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Deber remitir ejemplares de cada boletn al gobernador del distrito, al asisten-te del gobernador y a todos los clubes con los que intercambie boletines. Pues-to que esta publicacin del club se enva frecuentemente fuera del distrito, esconveniente incluir en el membrete el nombre del club, estado o provincia, pasy nmero de distrito rotario.

Propuesta de socios nuevos

El secretario participa en tres de los seis pasos para la propuesta y eleccin denuevos socios (pasos 1, 3 y 6). Deber atender con esmero y prontitud cadapaso a n de evitar que decaiga el inters del posible socio.

Hay secretarios que utilizan una grca para registrar los pasos dados en laadmisin de nuevos socios y para evitar demoras en la aprobacin de las soli-citudes.

Procedimiento que se recomienda para la propuesta y eleccin de nuevossocios

1. Un socio activo del club o el Comit de Aumento del Nmero de Sociospresentar por escrito el nombre del socio propuesto ante la directiva porintermedio del secretario del club. Se podr proponer como socio activoa un ex rotario o socio que se mude a la regin; la propuesta deber rea-lizarla el club al que perteneci dicho rotario o un socio de dicho club.Entre tanto, dicha propuesta deber mantenerse condencial, exceptocuando se disponga de otra manera en este procedimiento.

2. La directiva vericar que la citada propuesta cumpla con todos los re-quisitos establecidos en los estatutos del club en cuanto a clasicacionesy socios pudiendo, si lo considerara conveniente, efectuar las consultasnecesarias al Comit de Clasicaciones y al de Socios.

3. La directiva aprobar o desaprobar la propuesta dentro de los 30 dasposteriores a su recepcin y noticar su decisin al proponente, por in-termedio del secretario del club.

4. Si la decisin de la directiva es favorable, el socio en perspectiva ser in-formado acerca de los propsitos de Rotary y de los privilegios y respon-sabilidades que conlleva la aliacin. El socio propuesto deber rmarla tarjeta de propuesta de socio y dar su consentimiento para anunciar alclub su nombre y la clasicacin para la que fue propuesto (de no tratarsede un socio honorario).

5. Si ningn socio activo del club plantea objecin a la propuesta ante la di-rectiva dentro de los siete das siguientes a la difusin de la informacinsobre el posible socio, ste se considerar elegido como socio inmediata-mente despus de pagar la cuota de ingreso (excepto los socios transferi-dos de otro club o ex socios o socios honorarios), tal como se dispone enel reglamento.

Si se ha hecho alguna objecin ante la directiva, sta deber someter avotacin el asunto en su prxima reunin. Si a pesar de dicha objecin seaprueba el ingreso del socio propuesto, ste, inmediatamente despus depagar la cuota de ingreso establecida (excepto los socios transferidos deotro club o ex socios o socios honorarios), se considerar elegido comosocio.


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6. Despus de dicha eleccin, los funcionarios correspondientes adoptarnlas disposiciones pertinentes para su instalacin y orientacin. El secre-tario del club le entregar la correspondiente tarjeta de identicacin einformar a RI sobre la aliacin del nuevo socio. El Comit de Informa-cin sobre Rotary deber proporcionar materiales informativos adecua-

dos para entregar al nuevo socio en la ceremonia de instalacin y asignara uno de los socios para que asista al nuevo socio en su integracin en lasactividades del club.

Participacin y formacin de los nuevos socios

La participacin inmediata de los nuevos socios en los programas de orienta-cin y de las reuniones semanales, as como en las actividades de los proyectosy los comits constituye un aspecto crucial para la retencin. Un socio activoy participativo valorar su colaboracin y sentir la existencia de una verda-dera conexin con el club. Asimismo, es importante capacitar a los socios enlos asuntos del club, el distrito y Rotary International. Las estrategias para la

capacitacin de socios pueden bajarse del sitio web de RI (www.rotary.org) ytambin guran descritas en elManual para los comits del club(226-SP).

Materiales para los nuevos socios

Como parte del proceso de orientacin, los clubes a menudo entregan a losnuevos socios una seleccin de materiales relacionados con Rotary. Los clubesdeben tener preparados los juegos de materiales que entregarn. El tipo dematerial vara de club a club. Sin embargo, como regla general deber propor-cionarse a los socios copia de los estatutos del club, la nmina de socios y, deencontrarse disponible, la resea histrica del club.

Las siguientes publicaciones son slo algunas de las muchas disponibles a tra-vs de RI, que el club podr entregar a los nuevos socios (consulte el Catlogo

de RIpara obtener las descripciones):

Directorio Ocial(007-EN) El ABC de Rotary (363-SP) Estatutos prescritos a los clubes rotarios(slo en la web) Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios (slo en la web) Informacin bsica sobre Rotary (595-SP) Esto es Rotary (001-SP) Qu es Rotary? (419-SP). Usted y su Fundacin Rotaria (171-SP) La Fundacin Rotaria de RI Tarjeta informativa (159-SP)

Orientacin para los socios nuevos (414-SP) Bienvenido a Rotary (265-MU)

Los concesionarios autorizados, cuyos nombres guran en las pginas verdesdel Directorio Ocial y en el sitio web de RI, disponen de insignias de solapa,tarjetas de identicacin de socios, certicados de aliacin, distintivos y otrosartculos.


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Informes para el gobernador de distrito y RI

Con regularidad, deber suministrar informacin al gobernador de distrito ya RI sobre las actividades o planes del club ms relevantes. El gobernador deldistrito informar de estas actividades a otros clubes de su jurisdiccin por me-

dio de la carta mensual, y RI las difundir en el mundo de Rotary a travs deuna variedad de medios.

RI utiliza la informacin proporcionada por los clubes para contestar a las nu-merosas preguntas de los clubes de todo el mundo sobre diversas actividades.Adems, todo club emprendedor puede recibir el merecido reconocimientopor su servicio a la comunidad a travs de los artculos que aparecen en lasdiversas publicaciones de Rotary.

Colaboracin con los comits

A n de ayudarlos a lograr sus metas, es importante mantener informados a

los miembros de los comits sobre los acontecimientos en Rotary. Entrguelestoda informacin importante que usted reciba del asistente del gobernador, elgobernador de distrito, RI, o a travs de los boletines del club y otros medios.

Adems, sus conocimientos administrativos pueden resultar un til recursopara los comits del club. Si bien es mejor evitar intervenir en demasiadastareas de los comits, usted podr asesorarlos y tomar a su cargo ciertas fun-ciones administrativas, tales como noticar a los socios sobre las reuniones delos comits o ayudar en la preparacin del informe de una reunin, segn hayasido acordado entre usted y el presidente del comit.

Administracin de la correspondencia

Como secretario del club, usted recibir gran cantidad de correspondencia dediversas fuentes. A n de que las operaciones del club sean ecaces es necesa-rio que conteste de manera oportuna.

Normalmente, corresponde al secretario del club efectuar los pedidos de pa-pel y sobres para cartas. La mayora de los clubes usan el emblema ocial deRotary con el nombre del club y nmero de distrito impreso arriba o abajo delemblema. Las hojas de muestra del emblema de Rotary y los disquetes de com-putadora con el emblema pueden solicitarse a travs del Catlogo; asimismo,las hojas de muestra pueden descargarse del sitio web de RI: www.rotary.org.

Foros interclubesSi el club patrocina una reunin interclubes, el secretario ayuda normalmenteal comit encargado de los planes y arreglos. Si es otro el club que patrocina di-cha reunin y su club participar en ella, deber informar al secretario de dichoclub cuntos socios piensan asistir y avisar de toda cancelacin o adicin quese efecte a ltimo momento. Dado que el club antrin debe, por lo general,garantizar un nmero determinado de personas para las comidas, es crucialque reciba la informacin sobre el nmero de personas que asistirn al evento,ya que de lo contrario podra incurrir en prdidas econmicas considerables.


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Publicacin de propuestas

Una vez propuestos los funcionarios del club para el prximo ao rotario,usted debe publicar los nombres de los candidatos para conocimiento de lossocios del club.

Comunique a los socios del club los nombres de aquellos rotarios que hayansido propuestos para gobernador de distrito, director o presidente de RotaryInternational.

Segn lo dispuesto en el Reglamento de Rotary International, se prohbe efectuarcampaas electorales para cargos en RI. En caso de producirse actividades in-debidas, un funcionario de RI o del club deber presentar la correspondientequeja ante el secretario general dentro de los 45 das siguientes a la eleccin.


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8 Las reuniones distritales y la

Convencin de RI

El secretario del club asume funciones y responsabilidades claramente deni-das en relacin con las reuniones distritales y la Convencin de RI. Su coopera-cin es vital para que los socios del club participen en estas reuniones, que losmantendrn informados del programa mundial de Rotary.

Asamblea de Distrito

Se espera que cada presidente y secretario entrante del club asista a la Asam-

blea de Distrito que se realiza anualmente. En dicha reunin se renen lospresidentes y secretarios entrantes, as como otros funcionarios del club, con elpropsito de recibir capacitacin y discutir tanto los deberes y responsabilida-des que asumirn el siguiente ao, como las metas.

La Asamblea de Distrito ofrece a los funcionarios entrantes del distrito la pri-mera oportunidad de conocerse, discutir problemas comunes y posibles solu-ciones, compartir los xitos e intercambiar ideas sobre la administracin de losclubes. Esto, en ltima instancia, brindar a los lderes la oportunidad de ad-quirir los conocimientos para hacer ms ecaces los programas y actividadesdel club.

Conferencia de DistritoEl propsito de la Conferencia anual de Distrito es promover el programa deRotary mediante el compaerismo, los discursos motivadores y el anlisis delos asuntos del distrito y de Rotary International en general. La conferenciapuede hacer las veces de cuerpo legislativo del distrito y estudiar los asuntosque sean sometidos a su consideracin por la Junta Directiva de RI. En la Con-ferencia de Distrito se elige al representante ante el Consejo de Legislacin, quese rene cada tres aos, y en algunas ocasiones se propone legislacin para laconsideracin del Consejo.


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El secretario deber asistir a la Conferencia de Distrito y colaborar con el pre-sidente en calidad de jefe de la delegacin del club. Asimismo, colaborar conel Comit de la Conferencia de Distrito a n de mantener a los socios bien in-formados sobre los planes para la celebracin de la conferencia y promover laasistencia.

Designacin de electores

Junto con el presidente, el secretario deber efectuar los arreglos para que elclub designe el nmero de electores requerido para asistir a la Conferencia deDistrito. El Reglamento de Rotary Internationaldispone que podrn nombrarseapoderados de cualquier elector ausente slo en el caso de que el club rotarioest situado en un pas que no sea la sede de la conferencia. Slo podrn votaren la Conferencia de Distrito los clubes al corriente en sus obligaciones. Todoclub que haya sido suspendido deber, primeramente, cumplir con sus obliga-ciones nancieras, ante el distrito o RI, a efectos de poder votar.

Adems, los votantes debern ser socios activos del club. Cada club tendrderecho a un elector por cada 25 socios o fraccin mayor de la mitad (excluidos

los socios honorarios), sobre la base del nmero de socios del club a la fechadel pago semestral ms reciente, antes del ltimo da del mes previo a la con-ferencia. Cada club, por pequeo que sea, tendr derecho por lo menos a unelector.

Deberes del secretario del club

1. Preparar las credenciales de los delegados votantes.

El gobernador de distrito proporcionar los formularios para dichascredenciales (si el club no los recibe, preprelos usted mismo). Conserveuna copia en sus archivos.

Preparar la lista con los nombres de los electores.

Anotar el total de socios del club y el nmero de electores que le

corresponde (consulte el procedimiento explicado ms arriba). Firmar el certicado de credencial y hacerlo rmar por el presidente

del club.

2. Entregar los certicados de credenciales.

Entregue el original de dicho certicado a los electores para que lopresenten al Comit de Credenciales, en la maana del primer da de laconferencia.

3. Guardar un duplicado en los archivos del club.

Alojamiento

El Comit de Alojamiento de la Conferencia o el gobernador de distrito le en-viar un formulario para que usted informe el nmero de socios que desean

reservar habitaciones para el perodo de la Conferencia de Distrito; deberenviar dicho formulario tan pronto como sea posible. Si no se recibe ningnformulario y los socios del club desean reservar habitaciones, deber tomar lainiciativa enviando esta informacin al secretario del club antrin.


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Convencin de RI

La Convencin anual de Rotary International ofrece muchas oportunidadespara que los secretarios de los clubes amplen sus conocimientos con respecto ala administracin del club y obtengan una visin ms amplia del programa de

Rotary, tal como lo llevan a cabo los clubes rotarios del mundo.Designacin de los delegados

El Reglamento de Rotary Internationaldispone que la autoridad de los delegadosy delegados suplentes ante la Convencin de RI debe constatarse mediante uncerticado rmado por el presidente y el secretario del club. Para ms informa-cin sobre los requisitos para los delegados, suplentes y apoderados consulteelManual de Procedimiento(035-SP).

1. Eleccin de delegados

Todo club deber elegir a sus delegados a la Convencin (por lo menosuno) sin exceder el nmero al que tenga derecho, bien sea que alguno delos socios planee o no asistir a la convencin. Adems, los delegados vo-

tantes debern ser socios activos del club. Cada club tiene derecho a estarrepresentado por un delegado por cada 50 socios o fraccin mayor de lamitad (sin contar los socios honorarios), de acuerdo con el nmero desocios que tenga el club al 31 de diciembre anterior a la fecha en la que secelebre la Convencin. Cada club, por pequeo que sea, tendr derechopor lo menos a un delegado.

Si un club tiene derecho a dos o ms delegados, podr autorizar a undelegado a emitir los dos o ms votos a que tiene derecho. El club debeexpresar su autorizacin proporcionando al delegado una credencial ytarjeta de delegado votante por cada voto que est autorizado a emitir.De esta forma, un delegado autorizado a emitir dos votos deber ser pro-visto de dos certicados y de dos credenciales de delegado votante; un

delegado autorizado a emitir tres votos deber recibir tres certicados ytres credenciales de delegado votante, y as consecutivamente. (Consultarlos Deberes del secretario de club que guran en la pg. 33.)

2. Seleccin de suplentes

Se pueden elegir suplentes para sustituir a los delegados ante la Conven-cin que no puedan asistir. Slo deben ser designados suplentes aquellosrotarios dispuestos a asistir a la Convencin.

Todo club podr, en el momento de elegir a su delegado o delegados, es-coger un suplente para cada delegado, y un segundo suplente en el casode que el primer suplente no pudiera presentarse al ser convocado. Losdelegados suplentes y segundos suplentes tendrn derecho a voto sloen caso de que los delegados a quienes suplen estuvieran ausentes. Todo

delegado suplente portador de las credenciales correspondientes podrsustituir a cualquier delegado de su club cuyo suplente se encuentre au-sente.

3. Designacin de apoderados

Si un club no est representado en la Convencin por un delegado o su-plente, podr designar un apoderado para emitir el voto o votos a que elclub tenga derecho. El apoderado podr ser socio activo del propio club ode cualquier otro club del mismo distrito. Los clubes no encuadrados enningn distrito podrn designar a los socios de cualquier club como apo-derados.

Es importante recordar ladesignacin de un apodera-do dentro de su distrito encaso de que su club no enve

delegados a la Convencin,para que se pueda alcanzarla mayora requerida de elec-tores en el procedimiento devotacin.


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Deberes del secretario de club

1. Preparar las credenciales de los delegados votantes.

El secretario del club deber preparar para cada delegado un certicado,que le ser enviado desde la Sede Mundial de RI.

Incluir la siguiente informacin: Nmero de socios del club al 31 de diciembre anterior a la Conven-

cin (sin incluir socios honorarios).

Nmero de delegados a que tiene derecho el club.

Fecha de eleccin del delegado (y su suplente o apoderado).

Nombre del delegado.

Nombre del suplente, si ha sido designado.

Nombre del apoderado, si se ha designado, y nombre del club rotariodel apoderado y nmero de distrito.

Firmar el certicado de credencial y hacerlo rmar por el presidente delclub.

2. Entregar el (los) certicado(s) de credencial(es) completo(s) y la(s)tarjeta(s) de delegado(s) votante(s).

El certicado de credenciales completo y la tarjeta de delegado votan-te adjunta deben ser entregados al rotario que asistir a la Convencincomo delegado del club o como apoderado, con instrucciones para quelos lleve a la Convencin y los presente al Comit de Credenciales. Noenve los certicados de credenciales a las ocinas de RI.

Los delegados autorizados a emitir ms de un voto, debern contar conun certicado y una tarjeta de delegado votante por cada voto que estnautorizados a emitir.

El Comit de Credenciales, designado por el presidente de RI, tieneun mostrador cerca del rea de inscripciones de la Convencin, dondese conrmarn las credenciales y se expedirn los distintivos para lavotacin.

3. Guardar una copia de los certicados en los archivos del club.

En caso de no tener elformulario de solicitud decredenciales de RI, el Comi-t de Credenciales aceptar

la presentacin de una carta(preferentemente en papelcon membrete del club) enla que conste el nombre delrotario o rotarios elegidoscomo delegados y el nme-ro de socios del club (sinincluir socios honorarios) al31 de diciembre anterior a laConvencin. La carta deberremitirse con la rma de dosfuncionarios, de preferenciael presidente y el secretariodel club.

Materiales para los delegados ante la Convencin

Deber entregar a los delegados a la Convencin de RI la informacin concer-niente a los candidatos para los cargos de RI, y la referente a toda legislacinespecial.


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9 Conclusin del ao en el cargo

Durante las ltimas semanas en el cargo, ocpese de que los registros y mate-riales estn actualizados y en orden, de manera que su sucesor reciba stos y elequipo de forma utilizable.

Inventario

Al hacer el inventario de sus responsabilidades considere las siguientes cues-tiones:

Estn todos los registros de asistencia, socios, pago de cuotas y contri-buciones a La Fundacin Rotaria en debido orden? Tenga una copia delestado de cuentas de los fondos del club lista para entregar a su sucesor.

Est completo y en orden el archivo con los documentos bsicos delclub? Haga notar a su sucesor la importancia de conservar estos docu-mentos (los estatutos y el reglamento del club, la carta constitutiva y unadescripcin de los lmites territoriales del club) en un lugar seguro.

Ha depositado copias de todos los informes necesarios en los archivosdel club? Los archivos del club debern contener los informes de los co-mits, las actas de las reuniones de la junta directiva, los informes de asis-tencia y la lista de socios.

Se ha cerciorado de que el equipo de enseres del club est en buen esta-do? El equipo de enseres del club incluye los cancioneros, la campana, elmazo, los distintivos y el bandern del club. Reemplace sin demora todolo daado.

Reunin con su sucesor

Resultar til reunirse con su sucesor de modo que ste est preparado paraasumir el cargo el 1 de julio. Al nalizar el ao, despus de la ltima reunindel club en el mes de junio, usted entregar a su sucesor todos los archivos,registros, biblioteca y efectos del club.


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10 Documentos importantes


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Estructura de los comits y los subcomits del club

Sobre la base del Reglamento que se recomienda a los clubes rotariosy el Cdigo de normas de Rotary

Junta directiva

Servicio en el Club

Asistencia

Boletn del club

Compaerismo

Revista

Socios

Aumento del Nmerode Socios

Programa

Relaciones PblicasClasicaciones

Informacin Rotaria

Servicio en la Comunidad

Desarrollo Humano

Desarrollo de laComunidad

Proteccin del MedioAmbiente

Colaboracin para elServicio

Servicio a travs de laOcupacin

Voluntarios de Rotary

Juventud*

Servicio Internacional

Servicio en la Comuni-dad Mundial

La Fundacin RotariaPolioPlus

* El Comit de Actividades en pro de la Juventud puede tambin incluirse bajo la

Avenida de Servicio en la Comunidad o de Servicio Internacional

Junta directiva

Cuadro social

Clasicaciones

Socios

Aumento del Nme-ro de Socios

Informacin Rotaria

Proyectos de servicio

Desarrollo de laComunidad

Servicio en la Comu-nidad

Proteccin del MedioAmbiente

Desarrollo Humano

Servicio Internacional

Colaboracin para elServicio

Voluntarios de Rotary

Servicio a travs de laOcupacin

Servicio en la Comu-nidad Mundial

Juventud

Relaciones Pblicas

Relaciones Pblicas

Administracindel club

Asistencia

Boletn del Club

Servicio en el Club

Actividades de Compaerismo

RevistaPrograma

* Se deber modicar el Reglamento del cluba n de que reeje esta estructura de

los comits. Los clubes debern adaptar los subcomits de grupos funcionales

segn el tamao del club y sus metas.

Estructura opcional de los comits y los subcomits del club(agrupados por funciones*)

La FundacinRotaria

Ex becarios

ContribucionesAnuales

Subvenciones

Intercambio deGrupos de Estudio

(IGE)

Fondo Permanente

PolioPlus

Becas


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Preguntas para discutir en la Asamblea de Distrito

Srvase completar las siguientes preguntas utilizando este manual a n de pre-pararse oportunamente para las sesiones de discusin en las que participardurante la Asamblea de Distrito. La lectura anticipada delManual del secretario

del club(229-SP) y la cuidadosa consideracin de los aspectos que se indican acontinuacin lo ayudarn a prepararse para la capacitacin.

Funciones y responsabilidades

1. Si usted prest servicio anteriormente como secretario de club, culesconsidera los desafos ms signicativos que tuvo que enfrentar? Quaprendi de la experiencia?

2. Cules son las responsabilidades del secretario de club?

3. Qu asuntos del club puede tramitar el secretario en la Pgina de in-greso para los rotarios?

4. Qu puede hacer usted para apoyar a los comits?

5. Cules tareas administrativas para el aumento del nmero de sociosestn relacionadas con la funcin del secretario del club? Proyectos deservicio? La Fundacin Rotaria? Formacin de lderes de Rotary?

6. Cmo debe prepararse para el cargo de secretario de club?


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7. Qu tareas deber emprender inmediatamente despus de asumir elcargo?

8. Cmo colaborar con el presidente del club?

9. Cules informes son responsabilidad del secretario del club?

10. En qu consiste el informe anual del secretario?

11. Qu materiales constituirn recursos esenciales durante el ao en quese desempee como secretario del club?

12. Al aproximarse el n del ao, qu pasos debe tomar para transferir elcargo sin contratiempos al secretario de club entrante?

La labor con su equipo

1. Cmo puede comunicarse ecazmente con los miembros de su equipo?Con los otros socios del club? Con el presidente y la directiva?


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2. En el mbito de los clubes, a quin pueden recurrir los dirigentes delclub para conseguir ayuda?

3. En el mbito distrital, quin puede apoyar los planes del club?

Metas

1. Qu metas establecer el club?

2. Qu estrategias elegir el club para lograrlas?


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*Estatutos del Club Rotario de

Artculo I Definiciones

En losEstatutos del Club Rotario, a menos que el contexto cla-ramente requiera otra interpretacin, los trminos utiliza-dos en este artculo tendrn los siguientes significados:

1) Directiva: La junta directiva del club.

2) Reglamento: El reglamento del club.

3) Director: Integrante de la junta directiva del club.

4) Socio: Socio del club (no honorario).

5) RI: Rotary International.

6) Ao: El perodo de 12 meses que comienza el 1 de julio.

Artculo II Nombre

Esta organizacin se denominar Club Rotario de

(Miembro de Rotary International)

Artculo III Localidad del club

La localidad de este club es la siguiente:

Artculo IV Objetivo

El Objetivo de Rotary es estimular y fomentar el idealde servicio como base de toda empresa digna y, enparticular, estimular y fomentar:

Primero.El conocimiento mutuo y la amistad como ocasinde servir.

Segundo. La observancia de elevadas normas de tica en lasactividades profesionales y empresariales; el reconocimien-to del valor de toda ocupacin til y la dignificacin de lapropia en beneficio de la sociedad.

Tercero. La puesta en prctica del ideal de servicio por todoslos rotarios en su vida privada, profesional y pblica.

Cuarto.La comprensin, la buena voluntad y la paz entre lasnaciones, a travs del compaerismo de las personas que enellas ejercen actividades profesionales y empresariales, uni-das en torno al ideal de servicio.

Artculo V ReunionesSeccin 1 Reuniones ordinarias.

(a)Da y hora. Este club celebrar reuniones ordinariasuna vez por semana el da y hora que establece el re-glamento.

(b)Cambio de da. Por causa justificada, la directiva podrcambiar de da la reunin ordinaria a cualquier dacomprendido en el perodo que comienza el da si-guiente a la reunin ordinaria precedente y termina elda anterior a la reunin ordinaria siguiente, o a unahora diferente del mismo da o a un lugar diferente.

(c) Cancelacin. Si una reunin ordinaria cayera en dafestivo, o en caso del fallecimiento de un socio delclub, o en caso de una epidemia o un desastre queafecte a toda la comunidad, o un conflicto armado enla comunidad que ponga en peligro la vida de los so-cios del club, la directiva podr cancelar la reunin.La directiva a su criterio tambin podr cancelarhasta cuatro reuniones ordinarias durante el aorotario por causas no especificadas. No obstante, el

club no podr cancelar ms de tres reuniones conse-cutivas.

Seccin 2 Reunin anual.Anualmente se celebrar unareunin para elegir a los funcionarios, a ms tardar el 31 dediciembre, de acuerdo con lo que dispone el reglamento.

Artculo VI Socios

Seccin 1Requisitos generales.Este club estar compuestopor personas adultas que observen buena conducta y go-cen de buena reputacin en los negocios y en sus profe-siones.

Seccin 2Clases de socios.Este club rotario tendr dos cla-ses de socios, a saber: activo y honorario.

**Disposicin provisional respecto a la seccin 2. Sin perjuicio de las dis-posiciones del artculo VI, seccin 2, ninguna persona que al 1

de julio de 2001 fuera socia de un club rotario perder su calidadde tal debido a la enmienda 01-148 aprobada por el Consejo deLegislacin de 2001.

Seccin 3Socios activos.Toda persona que rena los re-quisitos estipulados en la seccin 2 del artculo V de los

Estatutos de Rotary Internationalpodr ser elegida socia ac-tiva de este club rotario.

Seccin 4Ex rotario o rotario que transf iere su condicin desocio a otro club. Un socio podr proponer en carcter desocio activo a un ex socio de otro club o un socio quetransfiere su condicin de socio de otro club, siempre queel socio propuesto haya puesto fin a su afiliacin al otroclub o est por terminar esa afiliacin por no estar ya de-dicado a la clasificacin que anteriormente le fuera asig-nada dentro de la localidad del club anterior o las reascircundantes. El ex socio o socio que transfiere su calidad

de socio de otro club al que se proponga para ingresarcomo socio activo de conformidad con lo dispuesto en lapresente seccin podr tambin ser propuesto por el clubanterior.

* El Reglamento de Rotary Internationalestablece que cada club rotario admitido como miembro de RI adoptar estos Estatutos prescritos a los clubesrotarios.

** El Consejo de Legislacin de 2001 aprob una enmienda mediante la cual se eliminaron varias clases de socio (veterano activo, de servicio anterior y activoadicional) y modific el principio de clasificaciones. Sin embargo, ninguna persona que al 1 de julio de 2001 fuera socia de un club rotario perder su calidadde tal debido a las nuevas disposiciones. Estas personas se considerarn socias activas.


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dada, siempre que los socios con dicha clasificacin nosumen ms del 10% del nmero total de socios activos delclub. Los socios que estuvieran jubilados no se incluirnen la cifra total de socios con determinada clasificacin. Siel socio cambia de clasificacin, el club podr disponerque contine la afiliacin de dicho socio bajo la nueva cla-

sificacin, sin perj

manual del secretario

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