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MANUAL DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL ZS-CZ1-OBI-P01 Versión 1.0 11/11/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL ............................... 8
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 14
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL
Código del Proceso ZS-CZ1-OBI-P01
Descripción
PROPÓSITO Dirigir la ejecución de obras con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son de propiedad del Estado Ecuatoriano. DISPARADOR
Leyes
Decretos Ejecutivos
Requerimientos por parte de Instituciones Públicas.
ENTRADAS
Disposición de la Máxima Autoridad
Proyecto Final del Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Elaborar o revisar presupuestos
Elaborar TDR´s
Solicitar Aval y Certificación Presupuestaria
Administrar y Fiscalizar Obras de Bienes Inmuebles
PROCESO RELACIONADO
Diseño de Bienes Inmuebles Zonal
Emisión de Aval Presupuestario
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y Compras Públicas
Gestión de Pagos
Productos/Servicios del Proceso
Obras de Bienes Inmuebles terminadas
Derrocamientos
Dictamen Técnico
Tipo de Proceso Zonal Sustantivo
Responsables del Proceso
Coordinador Zonal
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Tipo del cliente Cliente externo
Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006
Norma Ecuatoriana de la Construcción
Ordenanzas Municipales correspondientes a la Ciudad donde se efectuará la Obra.
Acuerdo 039 CG5 -Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Obras de Bienes Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes lineamientos en
los procesos:
Toda Obra de Bienes Inmuebles será ejecutada previa la obtención del Producto Final del
Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal.
Si una Institución Pública envía requerimientos directamente a la Coordinación Zonal, estos
deberán ser remitidos inmediatamente a la Subdirección Técnica de Diseño y Obras de Bienes
Inmuebles para su gestión y disposición.
La Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles, participará en el análisis y revisión de los
Anteproyectos, garantizando que la ejecución de la Obra requerida, cuente con los
lineamientos y requerimientos técnicos necesarios para la ejecución de la misma.
Toda contratación de obras y fiscalización, será solicitada desde Planta Central, para lo cual la
Coordinación Zonal deberá gestionar lo siguiente:
o Solicitud de Aval Presupuestario.
o Solicitud de Certificación Presupuestaria.
El Coordinador Zonal o su delegado ejercerá las funciones de Administrador de Contrato.
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3. ROLES
Administrador de Contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera
expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas
y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias
para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.
Analista Zonal de Obras de BI.- Ejecuta las tareas para la elaboración del presupuesto y además
ejerce las funciones de Administrador de Contrato para los procesos a su cargo.
Comisión Técnica.- Conformada por profesionales de INMOBILIAR designados por el Coordinador
Zonal, encargada de la inspeccionar las obras ejecutadas por un contratista ya adjudicado, para la
firma de las actas entrega provisionales y finales.
Contratista.- Experto encargado de la ejecución de la obra.
Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.- Planifica, coordina, controla y da
seguimiento a los procesos y proyectos, bajo una visión sistémica que considere modelos y
herramientas de gestión, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas
institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos.
Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director de Comunicación Social.- Dirige la difusión, permanente y estratégica, de la gestión
y logros institucionales, a través de los diferentes medios y canales de comunicación
internos y externos, generando procesos de identidad institucional.
Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director General INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión
Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas
institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las
disposiciones legales que rigen a la entidad.
Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.- Dirige la ejecución de obras de infraestructura
civil con la finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de
bienes inmuebles que son propiedad del Estado Ecuatoriano.
Especialista Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Lidera y controla las actividades de su equipo
de trabajo, para la ejecución de los requerimientos remitidos a la Coordinación Zonal.
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Experto Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles.- Asigna, coordina y revisa las actividades del
Especialista Zonal de Diseño de Bienes Inmuebles, para atender a los requerimientos recibidos.
Experto Zonal de Obras de Bienes Inmuebles.- Asigna y coordina a los funcionarios encargados de
la gestión técnica para la ejecución de la contratación de obras y fiscalización.
Fiscalizador de Obra.- Experto responsable de la fiscalización de las obras en ejecución.
Subdirector Técnico de Diseño y Obras de Bienes Inmuebles.- Formula, ejecuta y emite la política
pública de diseño y obras de bienes con la finalidad de realizar diseños, reconstrucciones,
adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de bienes inmuebles que son o serán propiedad del
Estado Ecuatoriano, a través de sus unidades administrativas agregadoras de valor,
responsabilizándose del adecuado, oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos de la
entidad, contemplando los lineamientos técnicos, legales y operativos.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acta entrega.- Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes
muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.
Aval Presupuestario.- Documento emitido por la Coordinación General de Planificación y Gestión
Estratégica, con el cual se garantiza la alineación a las políticas y la disponibilidad de fondos de
inversión.
BI.- Bien Inmueble
Certificación Presupuestaria.- Documento emitido por la Dirección Financiera que garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CGPGE.- Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica.
Contrato Complementario.-
CUR de Pago.- Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.
Informe de Inspección.- Documento que respalda la constatación del estado físico y
administrativo del inmueble, así como también la constatación de las necesidades integrales del
mismo.
Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.- El Sistema sintetiza el proceso de emisión de
avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser
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completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la
demás documentación requerida.
TDR´s.- Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y
estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,
conferencia, negociación, etc.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE OBRAS DE BIENES INMUEBLES ZONAL
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan la correcta ejecución de obras en zona con la
finalidad de realizar reconstrucciones, adecuaciones, demoliciones y/o rehabilitación de
bienes inmuebles que son de propiedad del Estado Ecuatoriano.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción requerimiento, hasta la entrega de la obra final a la
Institución Pública Solicitante en coordinación con la Dirección de Comunicación Social.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer Gestión
Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de Bienes Inmuebles
Una vez recibida la disposición de la Máxima Autoridad, el Subdirector dispone la gestión a la Dirección Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.
Memorando
Disponer la elaboración o revisión del
presupuesto a su equipo de trabajo
Director Nacional de
Obras de Bienes Inmuebles
El Director dispone a su equipo de trabajo la elaboración o revisión del presupuesto de la obra.
Presupuesto
Disponer la elaboración de
TDR´s a su equipo de trabajo
Director Nacional de
Obras de Bienes Inmuebles
Con el Presupuesto y el Producto Final el equipo de trabajo de la Dirección Nacional de Obras, elabora los TDR´s y consolida la documentación, para elaborar el Proyecto. Para la obtención de los permisos de construcción estos deben estar incluidos en los TDR´s para que sean gestionados también por el Contratista.
TDR´s Proyecto
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Enviar Proyecto para aprobación
Director Nacional de
Obras de Bienes Inmuebles
El Director remite al Subdirector Técnico el Proyecto para su revisión y aprobación.
Proyecto
Autorizar contratación de
obras y fiscalización
Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de Bienes Inmuebles
El Subdirector Técnico revisa el Proyecto, que incluye TDR´s y especificaciones técnicas, y autoriza la contratación de la obra y fiscalización. Posteriormente dispone al Coordinador Zonal la obtención del Aval y Certificación Presupuestaria.
Memorando
Solicitar Aval y Certificación
Presupuestaria
Analista Zonal de Obras
Con la autorización del Subdirector, tomando en cuenta que el gasto es de inversión, solicita el aval presupuestario a la CGPGE a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Con el aval presupuestario solicita la certificación presupuestaría a la Dirección Financiera a través del sistema. (Ver Manual del Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias). Una vez que cuente con el aval y certificación presupuestaria, remite el trámite a Planta Central para solicitar al Director Administrativo la contratación (Ver Manual de Contratación y Compras Públicas.)
Sistema de Emisión de
Avales y Certificaciones
Contratación y Compras Públicas
Director Administrativo
Una vez que finaliza el proceso de Contratación y Compras Públicas, con el contrato adjudicado y notariado, el Director solicita a la Dirección Financiera el Pago del Anticipo para el inicio de la Obra.
Contrato Notariado
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Gestión de Pagos Director
Financiero
La Dirección Financiera emite el pago del anticipo para dar inicio a la obra, envía el Cur de Pago al Administrador del Contrato, cargo ejecutado por el Coordinador Zonal, para que este notifique al Contratista y de inicio a la Obra. Cabe recalcar que de no contar con el fiscalizador de obra contratado para la fecha de inicio de la misma, el Coordinador Zonal gestionará la designación inmediata de un fiscalizador de obra provisional quien será el responsable de esta tarea hasta la posesión de fiscalización externa.
Cur de Pago
Recibir Anticipo o Pago de Planilla
Contratista El Contratista recibe el pago del Anticipo o planilla y da inicio a la Obra o de la nueva etapa y emite la planilla siguiente.
Cur de Pago Planilla
Aprobar planillas Fiscalizador
Una vez recibida la planilla de pago el Fiscalizador emite el Informe de Fiscalización, aprueba el pago de las mismas y lo remite al Administrador de Contrato.
Informe de Fiscalización
Planilla
Autorizar Pago Administrador
de Contrato
Con la información recibida el Administrador de Contrato elabora el Informe de Pago de Planillas y solicita el pago de las mismas a la Dirección Financiera. (PROCESO GESTIÓN DE PAGOS).
Informe para Pago de Planillas
Elaborar el Informe
Fiscalizador
Existe la necesidad de incrementos en el presupuesto? Si en un caso fortuito o de fuerza mayor durante la ejecución de la obra, se determina que es necesario el incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Contratista comunica al Fiscalizador y este a su vez al Administrador de Contrato para su gestión, mediante un informe.
Informe
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Enviar Informe para autorización
Administrador de Contrato
Con el Informe para el incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Administrador de Contrato gestiona los TDR´s y envía el trámite al Especialista Zonal para su gestión.
Informe
Revisar Informe y remitir
Especialista Zonal de Obras
de BI
El Especialista revisa el informe y remite al Experto.
Informe
Revisar Informe y solicitar
autorización
Experto Zonal de Obras de BI
El Experto revisa el informe y remite al Director Nacional de Obras de Bienes Inmuebles.
Informe
Revisar Informe y remitir
Director Nacional de Obras de BI
El Director revisa el Informe y lo remite al Subdirector Técnico de Diseño y Obras de BI para solicitar la autorización de la Máxima Autoridad o su delegado.
Informe
Validar y solicitar autorización
Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de BI
El Subdirector revisa el informe y de no encontrar inconsistencias lo valida y solicita la autorización de la Máxima Autoridad o su delegado para proceder con la contratación posterior a la solicitud del Aval y Certificación Presupuestaria por parte del Analista Zonal de Obras.
Autorizar incremento de presupuesto
Director General
INMOBILIAR
La Máxima Autoridad o su delegado autoriza la contratación del incremento de presupuesto.
Informe
Enviar Informe y Planillas al
Administrador de Contrato
Fiscalizador de Obra
Si no se ha determinado la necesidad de incremento de rubros y/o contratos complementarios, el Fiscalizador remite el Informe de Fiscalización y las Planillas por cada etapa de la Obra al Administrador de Contrato.
Informe de Fiscalización
Planilla
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Autorizar Pago Administrador
de Contrato
Con el Informe de Fiscalización y las Planillas por cada etapa el Administrador de Contrato autorizará el pago de las mismas mediante la elaboración del Informe para pago de planillas y solicitará a la Dirección Financiera la ejecución del pago. Una vez recibido el CUR de pago se notificará al Contratista para que continúe con la siguiente etapa de la Obra.
Informe para pago de planillas
Solicitar entrega provisional de
obra Contratista
Es el fin del plazo contractual? Cuando la obra ha sido terminada, el Contratista solicita a la máxima autoridad con copia al Fiscalizador la entrega provisional de la obra.
Memorando
Comunicar solicitud de
entrega provisional
Fiscalizador El Fiscalizador remite la solicitud al Administrador de Contrato.
Memorando
Solicitar delegación de
Comisión Técnica
Administrador de Contrato
Con la solicitud de entrega provisional de obra, el Administrador de Contrato solicita al Especialista la gestión para la designación del Comité Técnico que proceda con la inspección y suscripción del acta de entrega provisional.
Memorando
Delegar a la Comisión Técnica
Coordinador Zonal
El Coordinador Zonal designa a los funcionarios encargados de conformar el Comité Técnico para la inspección de la obra y suscripción del acta de entrega provisional.
Memorando
Conformar Comisión Técnica
Experto Zonal de Obras de BI
El Experto de acuerdo a lo designado por el Coordinador Zonal, conforma la comisión y procede.
Memorando
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Inspeccionar la Obra
Comité Técnico
El Comité Técnico designado procede con la inspección de la obra y elabora el informe de inspección, documento que debe evidenciar el cumplimiento de los términos de referencia y las observaciones o modificaciones necesarias de ser el caso.
Informe de Inspección
Elaborar acta de recepción
provisional Fiscalizador
El Fiscalizador elabora el acta de entrega provisional, misma que deberá incluir los datos económicos de la obra incluyendo la planilla final o de liquidación, y gestiona la firma: del Contratista, el delegado por la Comisión Técnica y el Administrador de Contrato. El Administrador de Contrato deberá enviar el acta y la planilla final o de liquidación a la Dirección Financiera para que efectúe la devolución de la garantía correspondiente al Buen Uso de Anticipo, al Contratista.
Acta de Recepción Provisional
Solicitar entrega definitiva de obra
Contratista
Una vez que han transcurrido 180 días desde la entrega provisional, el Contratista solicita a la máxima autoridad con copia al Fiscalizador la entrega definitiva de la obra.
Memorando
Comunicar solicitud de
entrega definitiva Fiscalizador
El Fiscalizador remite la solicitud al Administrador de Contrato, elabora y adjunta el Informe de Fin de Obra.
Memorando Informe de Fin de
Obra
Solicitar inspección
Administrador de Contrato
Con la solicitud de entrega definitiva de obra, el Administrador de Contrato convoca nuevamente al Comité Técnico para que proceda con la inspección y suscripción del acta de entrega definitiva. En el caso de que los miembros del Comité Técnico designados por el Coordinador Zonal ya no se encuentren laborando en la Institución, el Analista deberá solicitar nuevamente la designación de un nuevo Comité.
Memorando
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Inspeccionar la Obra
Comité Técnico
El Comité Técnico designado procede con la inspección de la obra y elabora el informe de inspección, documento que debe evidenciar el cumplimiento de los términos de referencia y el cumplimiento de las observaciones o modificaciones solicitadas en la primera inspección de ser el caso.
Informe de Inspección
Elaborar acta de recepción definitiva
Fiscalizador
El Fiscalizador elabora el acta de entrega definitiva y gestiona la firma de: el Contratista, el delegado por la Comisión Técnica y el Administrador de Contrato. El Administrador de Contrato deberá enviar el acta y el pago de la planilla final a la Dirección Financiera para que efectúe la devolución de las garantías restantes al Contratista.
Acta de Recepción Definitiva
Comunicar entrega de Obra
Administrador de Contrato
El Administrador de Contrato comunica el fin de obra al Subdirector Técnico para su gestión, adjuntando el informe de fin de obra.
Memorando Informe de fin de
obra
Solicitar Gestión
Subdirector Técnico de
Diseño y Obras de BI
El Subdirector Técnico remite el Informe de Fin de Obra a la Dirección de Comunicación Social para gestionar los procesos de Comunicación Interna o Externa dependiendo del caso.
Memorando Informe de Fin de
Obra
7. ANEXOS
o Manual del Proceso de Diseño de Bienes Inmuebles Zonal
o Manual de Proceso de Emisión de Aval Presupuestario
o Manual de Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
o Manual de Proceso de Contratación y Compras Públicas
o Manual de Proceso de Gestión de Pagos
o Manual de Sistema de Emisión de Vales y Certificaciones
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Ivón Jiménez Coordinador Zonal 1
Validado por:
Arq. Mabel Almiña Subdirector Técnico de
Obras de Bienes Inmuebles
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 21-11-2014