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MANUAL DEL PARTICIPANTE

HANDBOOK FOR PARTICIPANTS

MANUAL DO PARTICIPANTE

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MANUAL DEL PARTICIPANTE

XXV ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA OLACEFS

ÍNDICEI. Bienvenida

II. Programa General

III. Sede, Eventos y Salones de Trabajo A. Querétaro Centro de Congresos B. LXII Reunión de Consejo Directivo C. XXV Asamblea General Ordinaria D. Cuarta Feria de la OLACEFS E. Paquetes y Equipos de Trabajo F. Idiomas G. Salones

1. Plano Maestro 2. Primera Reunión IDI – OLACEFS y LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS 3. Sesiones Plenarias de la XXV Asamblea General Ordinaria de la OLACEFS 4. Cuarta Edición de la Feria de la OLACEFS 5. Mesas de Discusión

H. Centro de Negocios (Business Center) I. Mesas de Discusión

IV. Eventos A. Eventos Protocolarios

1. Ceremonia de Inauguración de la XXV Asamblea General Ordinaria 2. Cena de Clausura B. Recorridos Culturales 1. Peña de Bernal y Cavas de Freixenet 2. Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta 3. Centro Histórico de Querétaro 4. San Miguel de Allende

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V. Consideraciones Relevantes A. Recepción en Aeropuerto y Servicios de Transportación 1. Recepción en el Aeropuerto y Traslados del Aeropuerto a Hoteles Oficiales 2. Traslados de los Hoteles Oficiales a la Sede de la XXV Asamblea General y Eventos Protocolarios y Culturales B. Hoteles Oficiales 1. Hotel Fiesta Americana 2. Hotel Crowne Plaza Querétaro 3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante C. Gafetes D. Alimentos E. Código de Vestimenta F. Servicios Médicos G. Comunicación Telefónica H. Moneda en México y Pagos I. Información Fitosanitaria J. Pronóstico de Clima K. Electricidad L. Medidas de Seguridad M. Teléfono de Emergencia

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7XXV ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA OLACEFSQUERÉTARO, MÉXICO | 23 - 27 DE NOVIEMBRE DE 2015

I. Bienvenida

Me complace, en nombre de la Auditoría Superior de la Federación (ASF) de México, saludar y dar la más cordial bienvenida a los titulares y delegados de las Entidades de Fiscalización Superior (EFS), así como a los representantes de los miembros asociados, partes interesadas e invitados especiales de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS), en ocasión de la LXII Reunión del Consejo Directivo y XXV Asamblea General Ordinaria de esta Organización. Este Manual está disponible en los tres idiomas oficiales de la OLACEFS (español, inglés y portugués).

En este documento encontrará información relevante sobre nuestro encuentro anual, incluido el programa general, así como información logística y aspectos a considerar para su viaje y estancia en México. Para mayor información, el Comité Organizador ha desarrollado un sitio Web dedicado a la XXV Asamblea: http://www.asambleaolacefs2015.org.mx/; para acceder, es indispensable que la comunidad OLACEFS use los datos genéricos siguientes: mexico2015 [usuario] y queretaro [contraseña]. En caso de tener alguna duda o comentario, envíe un correo electrónico a la dirección [email protected]

La celebración de la XXV Asamblea General de nuestra Organización, en la Ciudad de Querétaro, representa una distinción para la ASF de México. Espero sinceramente que las actividades y responsabilidades encomendadas al Comité Organizador, que hoy se traducen en las facilidades y servicios que en este Manual se describen y que ponemos a su disposición, contribuyan significativamente al desarrollo exitoso de nuestra Asamblea, así como a una grata estadía y memorable experiencia en nuestro país.

Sean ustedes bienvenidos.

C.P.C. Juan Manuel PortalAuditor Superior de la Federación de MéxicoMéxico, 2015

XXV ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA OLACEFS


II. Programa General1

Lunes 23 de noviembre de 2015

LXII REUNIÓN DE CONSEJO DIRECTIVOQuerétaro Centro de Congresos (3er Piso, Pasillo N3B)

ACTO DE INAUGURACIÓN DE LA XXV ASAMBLEA Teatro de la República

HORARIO ACTIVIDAD

09:00 -13:00 LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS (Miembros CD y presidencias de órganos)

13:00-14:30 Almuerzo

14:30-16:30 LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS (Miembros CD y presidencias de órganos)

19:00-20:00 Ceremonia de Inauguración XXV Asamblea General Ordinaria - OLACEFS (Teatro de la República)

• Apertura

• Intervenciones de representantes del Gobierno Federal y Estatal

• Discurso de apertura de la Asamblea General OrdinariaMin. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente del Tribunal de Cuentas de la Unión de Brasil y Presidente de la OLACEFS

• Palabras de bienvenidaCPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior de la Federación de México

20:30 Cóctel de Bienvenida (Hotel Boutique La Casona de la República)

1 Sujeto a cambio, en cuyo caso la versión final será distribuida oportunamente por el Comité Oganizador.

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TE II. Programa General

Martes 24 de noviembre de 2015

SESIÓN PLENARIA TÉCNICAQuerétaro Centro de Congresos, Tercer Piso, Salón La Corregidora

HORARIO ACTIVIDAD

09:00 - 09:10 Apertura de los trabajos – Min. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente del Tribunal de Cuentas de la Unión de Brasil y Presidente de OLACEFS

09:10 - 09:30 Introducción al Tema Técnico 1 “Participación Ciudadana y Entidades Fiscalizadoras Superiores: impactos en el control y generación del valor público”

09:30 -10:30 Panel de Discusión sobre Participación Ciudadana

10:30 -11:10 Inauguración de la IV Feria de la OLACEFS

11:10-12:50 Mesas de Debates sobre Participación Ciudadana

12:50-14:30 Almuerzo

14:30-15:15 Plenaria sobre Participación Ciudadana

15:15-16:15 Panel de Expertos sobre los Objetivos del Desarrollo Sostenible (ODS)

16:15-16:30 Receso

16:30 - 17:00 Presentación sobre el Resultado de Auditorías Coordinadas

17:00-17:45 Panel de Discusión sobre los avances regionales y globales del Marco de Medición del Desempeño de las EFS - SAI PMF

17:45-18:30 Informe Preliminar de la OCDE sobre la Revisión de Gobernanza Pública del Sistema Nacional de Fiscalización de México

09:00-17:00 Recorrido Cultural exclusivo para Personas AcompañantesVisita a Peña de Bernal y Cavas de Freixenet



Miércoles 25 de noviembre de 2015

SESIÓN PLENARIA TÉCNICAQuerétaro Centro de Congresos, Tercer Piso, Salón La Corregidora

HORARIO ACTIVIDAD

09:00 - 09:10 Apertura de los trabajos – Dra. Patricia Arriagada Villouta, Contralora General (S) de la República de Chile y Secretaria Ejecutiva (S) de la OLACEFS

09:10 - 09:30 Introducción al Tema Técnico 2 “La importancia del uso de bases de datos y de la seguridad de la información para el fortalecimiento de las TIC y para el ejercicio eficiente del control”

09:30 -10:30 Panel de Discusión sobre TICs y EFS

10:30 -11:00 Receso

11:00 -12:45 Mesas de Debates sobre TICs y EFS

12:45 -14:15 Almuerzo

14:15 -15:00 Plenaria sobre TICs y EFS

15:00 -15:45 Panel de Discusión sobre avances regionales de la Iniciativa para Imple-mentación de las ISSAI (Programa 3i)

15:45 -16:30 Panel sobre desarrollos globales con miras a la Certificación Profesional en el área de fiscalización y control

16:30 -17:00 Receso

17:00 -17:45 Panel de Discusión sobre los desarrollos del Instrumento de Autoevaluación – Integridad de las EFS (IntoSAINT)

17:45 - 19:15 Ceremonias de premiación:• XV Certamen Nacional de Ensayo sobre Fiscalización Superior y Rendición

de Cuentas• Programa Nacional de Residencias para la Capacitación en Auditoría de

Desempeño• Ceremonia de Premiación del Concurso Internacional por la Recuperación

de Valores• Ceremonia de Clausura del Programa de Pasantía Profesional sobre

la Práctica de Auditorías de Desempeño en la Auditoría Superior de la Federación de México

• Alocuciones de autoridades de la OLACEFS• Entrega de Certificados a Pasantes Profesionales

09:00 -17:00 Recorrido Cultural exclusivo para Personas AcompañantesVisita a Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta

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Jueves 26 de noviembre de 2015

SESIÓN ADMINISTRATIVAACTO DE CLAUSURA DE LA XXV ASAMBLEAQuerétaro Centro de Congresos, Tercer Piso, Salón La Corregidora


Viernes 27 de noviembre de 2015

PROGRAMA CULTURAL

HORARIO ACTIVIDAD

09:00 -11:30 Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Primera Jornada

11:30 -13:00 Sesión con el Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, Lic. Enrique Peña Nieto

13:30 -14:30 Almuerzo

14:30 -15:30 Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Segunda Jornada

15:30 - 17:00 Sesión Administrativa de la XXV Asamblea General Ordinaria – Tercera Jornada

17:00 -17:30 Ceremonia de Clausura de la XXV Asamblea General Ordinaria - OLACEFSPalabras de despedida, CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior de la Federación de MéxicoDiscurso de clausura de la Asamblea General OrdinariaMin. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente del Tribunal de Cuentas de la Unión de Brasil y Presidente de la OLACEFS

19:00 -23:00 Cena de ClausuraHacienda Viborillas

09:00 -17:00 Recorrido Cultural exclusivo para Personas AcompañantesCentro Histórico de Querétaro

HORARIO ACTIVIDAD

09:00-18:00 Recorrido a San Miguel de Allende


III. Sede, Eventos y Salones de Trabajo

A. Querétaro Centro de Congresos

Las reuniones de trabajo se llevarán a cabo en el Querétaro Centro de Congresos (QCC), un recinto con un concepto innovador y vanguardista de 32,000m2, que es sede de congresos, convenciones, ferias, exposiciones, banquetes y otros eventos. Se ubica a tan sólo 5 km del Centro Histórico de la ciudad de Querétaro.

Calle Paseo de las Artes 1531-B, Josefa Vergara, 76090, Santiago de Querétaro, Querétaro, México Teléfono +52 (442) 238 6400,

http://www.qcc.mx/

B. LXII Reunión de Consejo Directivo

Las EFS que lo conforman son Argentina, Brasil, Chile, México, Paraguay y Perú. Su LXII Reunión se llevará a cabo el lunes 23 de noviembre, en el Pasillo N3B del Querétaro Centro de Congresos (QCC), en la ciudad de Querétaro. A este encuentro están convocadas, como relatoras, aquellas EFS responsables de la Presidencia de los Comités, Comisiones Técnicas y Grupos de Trabajo de la OLACEFS.

C. XXV Asamblea General Ordinaria

La XXV Edición de la Asamblea será inaugurada el lunes 23 de noviembre, y se desarrollará del martes 24 al jueves 26 de noviembre, en el Salón La Corregidora, del QCC. La Asamblea General abordará dos temas técnicos centrales, a saber:

• Tema Técnico 1 “Participación Ciudadana y Entidades Fiscalizadoras Superiores: Impactos en el Control y Generación del Valor Público”; • Tema Técnico 2 “La Importancia del Uso de Bases de Datos y de la Seguridad de la Información para el Fortalecimiento de las TIC y para el Ejercicio Eficiente del Control”.

Además, se realizarán paneles de discusión y presentaciones sobre otros temas de interés de la membresía y partes interesadas.

El jueves 26 de noviembre se realizará la sesión administrativa de la Organización.

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TED. Cuarta Feria de la OLACEFS

La Cuarta Edición de la Feria de Comités, Comisiones y Grupos de Trabajo de la OLACEFS se llevará a cabo el 24 y 25 de noviembre, en el Pasillo N3B, del QCC, donde se ubicarán los stands asignados a las instancias de trabajo de la OLACEFS.

Adicionalmente, se ha previsto un espacio dedicado a la presentación voluntaria de Buenas Prácticas de las EFS (Miembros Plenos) de esta Organización regional. Para ello, el Comité Organizador ha adecuado un espacio del Salón Corregidor (contiguo al Pasillo N3B), que fungirá como Sala de Proyección de los videos que compartan las EFS interesadas durante las horas de trabajo y recesos de las sesiones plenarias.

E. Paquetes de Trabajo

En la habitación de los delegados, en los tres hoteles oficiales, se encontrará un paquete de trabajo con el gafete, Manual del Participante, invitaciones a los eventos protocolarios y culturales, así como información general y turística.

Asimismo, se colocarán documentos informativos (incluido el orden del día correspondiente) en los lugares asignados a los delegados dentro del salón de sesiones.Con el fin de reducir el impacto ecológico, se privilegiará el aprovechamiento de las tecnologías de la información y comunicación (TIC). Los Jefes de Delegación de miembros plenos y asociados dispondrán de una tableta para consulta de las presentaciones, informes y documentos a abordarse durante las sesiones de Consejo Directivo y pleno de la Asamblea. El resto de los delegados podrá utilizar su equipo de cómputo personal ya que se contará con conexiones eléctricas en los salones de trabajo.

En cuanto al uso de Internet, se podrá tener acceso inalámbrico a través de una clave proporcionada por el Comité Organizador. No obstante, los invitamos amablemente a que sólo se conecte un dispositivo por delegado para evitar la saturación de la red.

Adicionalmente, se podrán consultar los materiales de trabajo mediante una aplicación móvil compatible con los sistemas iOS y Android.

F. Idiomas

Los idiomas oficiales de trabajo de la OLACEFS son el español, inglés y portugués. Por esta razón, se ofrecerá el servicio de interpretación simultánea durante la Ceremonia de Inauguración y sesiones plenarias (técnica y administrativa) de la Asamblea.


La LXII Reunión del Comité Directivo de la OLACEFS se realizará en español. Las mesas de discusión de los dos temas técnicos se desarrollarán en español, inglés y portugués, sin servicio de interpretación simultánea, por lo que las delegaciones serán asignadas por idioma.

G. Salones

1. Plano Maestro

SalónLa Corregidora

SalónEl Corregidor

Pasillo N3BPlenaria(sesiones técnicas y administrativa)

Business Centery Sala de Proyección

Comité Directivo de la OLACEFS y Feria

(303) (302) (301)

(306)

N30

Lobby

N3P

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1,2,3 Salones de Discusión en español4 Salón de Discusión en inglés y portugués

2. Primera Reunión IDI – OLACEFS y LXII Reunión de Consejo Directivo de la OLACEFS

FECHA Lunes 23 de noviembre de 2015HORARIO 08:00 a 16:30 horas

SEDE Y SALÓN Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er PisoPasillo N3B

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TE3. Sesiones Plenarias de la XXV Asamblea General Ordinaria de la OLACEFS

4. Cuarta Edición de la Feria de la OLACEFS

5. Mesas de Discusión

FECHA Martes 24, miércoles 25 y jueves 26 de noviembre de 2015HORARIO Martes 24 de noviembre: 09:00 a 18:30 horas

Miércoles 25 de noviembre: 09:00 a 19:15 horasJueves 26 de noviembre: 09:00 a 17:30 horas

SEDE Y SALÓN Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er PisoSalón La Corregidora

FECHA Martes 24 y miércoles 25 de noviembre de 2015HORARIO Martes 24 de noviembre: 10:30 a 18:30 horas

Miércoles 25 de noviembre: 09:00 a 15:00 horasSEDE Y SALONES Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er Piso

Pasillo N3B y sección de Salón Corregidor

FECHA Tema 1: Martes 24 de noviembre de 2015Tema 2: Miércoles 25 de noviembre de 2015

HORARIO Martes 24 de noviembre: 11:10 a 12:50 horasMiércoles 25 de noviembre: 11:00 a 12:45 horas

SEDE Y SALONES Querétaro Centro de Congresos (QCC), 3er PisoSalones 301, 302, 303 y 306


H. Centro de Negocios (Business Center)

Se ofrecerá un Centro de Negocios exclusivo para los participantes de la Asamblea General que contará con equipos de cómputo con conexión a Internet, así como dispositivos para impresión y fotocopiado.

En caso de necesitar asistencia o aclarar alguna duda, favor de dirigirse a cualquier integrante del Comité Organizador.

LOCALIZACIÓN Querétaro Centro de Congresos (QCC), tercer piso, Salón Corregidor

HORARIO DE ATENCIÓN

Lunes 23 de noviembre: 08:00–16:30 horasMartes 24 de noviembre: 08:30–18:30 horasMiércoles 25 de noviembre: 08:30–19:15 horasJueves 26 de noviembre: 08:30–17:30 horas

I. Mesas de Discusión

Las sesiones de debate técnico, posterior a su presentación en pleno y tras celebración del panel de expertos correspondiente, se llevarán a cabo en cuatro salones (301, 302, 303 y 306), ubicados en el Tercer Piso del QCC. Mayor información sobre la asignación de delegaciones por mesa de discusión será informada oportunamente por la Presidencia de la OLACEFS y/o por el Comité Organizador.

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TE IV. Eventos

A. Eventos Protocolarios

1. Ceremonia de Inauguración de la XXV Asamblea General Ordinaria

Este evento se realizará en el Teatro de la República, recinto de especial significancia para México, puesto que en él se llevaron a cabo, en 1917, las discusiones y firma de la Constitución que actualmente rige la vida política del país.

FECHA Lunes 23 de noviembre de 2015

PUNTO Y HORA DE ENCUENTRO

Lobby de Hotel Fiesta Americana y de Hotel Crowne Plaza (contiguo a Hotel Holiday Inn Zona Diamante)17:15 horas

HORARIO 19:00 a 20:00 horasSEDE Teatro de la República

PARTICIPANTESTodos los delegados, invitados especiales y personas acompañantes.

VESTIMENTA Formal (incluya una prenda de abrigo)

Al finalizar la Ceremonia de Inauguración, se ofrecerá un cóctel de bienvenida (20:30 a 22:00 horas) para todos los participantes en el Hotel Boutique La Casona de la República.

Sólo se permitirá el acceso al recinto sede de la Ceremonia de Inauguración a aquellos delegados, invitados especiales y personas acompañantes que porten su gafete.


2. Cena de Clausura

FECHA Jueves 26 de noviembre de 2015

PUNTO Y HORA DE ENCUENTRO


HORARIO 20:00 a 22:00 horasSEDE Hacienda Viborillas

PARTICIPANTES Todos los delegados, invitados especiales y personas acompañantes

VESTIMENTA Formal (incluya una prenda de abrigo)

B. Recorridos Culturales

1. Peña de Bernal y Cavas de Freixenet

FECHA Martes 24 de noviembre de 2015

PUNTO Y HORARIO DE ENCUENTRO


HORARIO 09:00 a 17:00 horasPARTICIPANTES Exclusivamente personas acompañantes

VESTIMENTACómoda informal y zapatos bajos o deportivos. Se sugiere portar bloqueador solar, gorra o sombrero, lentes oscuros y prenda de abrigo

2. Tequisquiapan y Jardín Botánico de Cadereyta

FECHA Miércoles 25 de noviembre de 2015



HORARIO 09:00 a 17:00 horasPARTICIPANTES Exclusivamente personas acompañantes


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TE3. Centro Histórico de Querétaro

FECHA Jueves 26 de noviembre de 2015



HORARIO 09:00 a 17:00 horas

PARTICIPANTES Exclusivamente personas acompañantes


4. San Miguel de Allende

FECHA Viernes 27 de noviembre de 2015



HORARIO 09:00 a 18:00 horas

PARTICIPANTES Todos los delegados, invitados especiales y personas acompañantes


V. Consideraciones Relevantes

A. Recepción en Aeropuerto y Servicios de Transportación

1. Recepción en el Aeropuerto y Traslados del Aeropuerto a Hoteles Oficiales

El día de su llegada (desde el miércoles 18 de noviembre), personal integrante del Comité Organizador recibirá a los delegados y personas acompañantes, tanto en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México (MEX, Terminales 1 y 2, www.aicm.com.mx/home.php), como en el Aeropuerto Intercontinental de Querétaro (QRO, http://www.aiq.com.


mx/), habiendo cumplido los trámites de migración, en el caso de vuelos internacionales, o bien en el área de reclamo de equipajes, en el caso de vuelos nacionales. Para facilitar su identificación, portará una pancarta con el logotipo de la OLACEFS.

El Comité Organizador proporcionará el servicio de transportación terrestre desde ambos aeropuertos exclusivamente a los hoteles oficiales en Querétaro, y viceversa.

Si su destino final es el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, se le encaminará a la puerta asignada del aeropuerto, en donde abordará el transporte proporcionado por el Comité Organizador, para su traslado a la ciudad de Querétaro. El servicio de ida y regreso del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México a la ciudad de Querétaro (trayecto con duración estimada de tres horas), estará disponible desde el miércoles 18 de noviembre hasta el domingo 29 de noviembre, con salidas desde las 06:00 a las 20:00 horas.

Si su destino final es la ciudad de Querétaro, el Comité Organizador lo recibirá en la sala de última espera, igualmente, con una pancarta con el logotipo de la OLACEFS. Posteriormente, guiará a los delegados a los módulos de migración y aduana exclusivos de la Asamblea, para que personal del aeropuerto le asista en sus trámites de ingreso al país. Y se proporcionará el transporte al hotel oficial seleccionado.

Para los participantes que arriben al Aeropuerto Intercontinental de Querétaro (QRO), previa escala en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México (MEX, Terminal 1 y 2), el Comité Organizador ofrecerá, igualmente, asistencia en dicha escala (encuentro y acompañamiento a la terminal de salida para tomar el vuelo a la ciudad de Querétaro).

Por lo anterior, le exhortamos a tomar en cuenta que, dependiendo de su itinerario de llegada o partida de la Ciudad de México, podría ser necesario considerar su

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TEalojamiento en el hotel de su preferencia próximo al aeropuerto internacional de la Ciudad de México. En estos casos, el Comité Organizador podría orientar a los delegados respecto a la identificación de hotel(es) posible(s), más no tiene facultades para gestionar su reserva de alojamiento.

Adicionalmente, en caso de cambios de itinerario de vuelo, le solicitamos que esta información sea notificada al Comité Organizador a más tardar 24 horas antes del vuelo de llegada o partida correspondiente, a efecto de realizar los ajustes correspondientes.

Cabe señalar que los traslados consideran la normativa de los aeropuertos antes señalados, por la cual los pasajeros de vuelos internacionales deben presentarse tres horas antes de su vuelo de salida en los mostradores de la línea aérea correspondiente.

2. Traslados de los Hoteles Oficiales a la Sede de la XXV Asamblea General y Eventos Protocolarios y Culturales

El Comité Organizador pondrá a disposición la transportación de los delegados, invitados y, en su caso, personas acompañantes, desde los tres hoteles oficiales al QCC, así como a las sedes de los eventos protocolarios y culturales, y viceversa.

B. Hoteles oficiales

Se contemplan tres opciones oficiales para el alojamiento en la ciudad de Querétaro:

• Hotel Fiesta Americana Querétaro • Hotel Crowne Plaza Querétaro • Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante

Cabe destacar que el Comité Organizador gestionó tarifas preferenciales para el alojamiento de los delegados y personas acompañantes.

La reservación del alojamiento en alguno de los tres hoteles oficiales, fue un proceso bajo responsabilidad exclusiva de cada delegado y/o persona acompañante; el Comité Organizador no es responsable de la reserva de alojamiento. Cada participante es responsable de cubrir los costos por concepto de alojamiento en Querétaro, así como en la Ciudad de México u otro punto de arribo o estadía temporal en México.


1. Hotel Fiesta Americana

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 12:00 horas• Internet Wi-Fi• Mayor información está disponible en el sitio Web: http://www.fiestamericana.com/es/queretaro/queretaro-hotel

2. Hotel Crowne Plaza Querétaro

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 13:00 horas• Internet Wi-Fi• Mayor información está disponible en el sitio Web: http://www.ihg.com/crowneplaza/hotels/us/es/queretaro/mqecc/hoteldetail

3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 12:00 horas• Internet Wi-Fi• Mayor información está disponible en el sitio Web: http://www.ihg.c o m / h o l i d a y i n n / h o t e l s / u s / e s /queretaro/mqeap/hoteldetail?cm_mmc=GoogleMaps-_-hi-_-MXEN-_-mqeap#

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TE C. Gafetes

En los paquetes de trabajo, que le serán entregados en su habitación, recibirá su gafete que indicará su nombre, país y/o entidad representada y tipo de participante. En la parte posterior del gafete encontrará el teléfono al que podrá marcar en caso de requerir asistencia del Comité Organizador.

Los gafetes son requisito para poder tener acceso tanto a las sesiones de trabajo como a los eventos protocolarios y culturales.

Para su referencia, a continuación se presenta el gafete que portarán los integrantes del Comité Organizador, a quienes podrá dirigirse en caso de requerir algún servicio.

D. Alimentos

El Comité Organizador ofrecerá la comida principal a los participantes de la LXII Reunión de Consejo Directivo el lunes 23 de noviembre, y de la XXV Asamblea General Ordinaria del martes 24 al jueves 26 de noviembre.

Las comidas durante los recorridos culturales ofrecidos a las personas acompañantes, del martes 24 al jueves 26 de noviembre, así como a todos los delegados, invitados especiales y personas acompañantes durante el recorrido cultural a San Miguel de Allende, el viernes 27 de noviembre, serán ofrecidos también por el Comité Organizador.

La cena de clausura será ofrecida igualmente por el Comité Organizador, el jueves 26 de noviembre.


A continuación consideraciones generales para su referencia:

• Se recomienda beber agua embotellada.• Si no está acostumbrado al picante, se sugiere mesurar o evitar su consumo.• No se recomienda ingerir alimentos de vendedores ambulantes.

E. Código de Vestimenta

El código de vestimenta para las sesiones de trabajo y eventos protocolarios, es de carácter formal. Para los recorridos culturales, se recomienda llevar ropa cómoda, zapatos bajos o deportivos, así como protector solar, gorra o sombrero, lentes oscuros y prenda de abrigo.

F. Servicios Médicos

El Comité Organizador contará con servicio de ambulancia, las 24 horas, para proporcionar asistencia en casos de emergencia a la persona que así lo requiera, del día lunes 23 al viernes 27 de noviembre de 2015.

En los eventos protocolarios y culturales también se contará con el servicio médico para atender cualquier contingencia.

En caso de necesitar asistencia, marque de inmediato al número indicado al reverso del gafete, o bien avise a cualquier miembro del Comité Organizador para que éste, a su vez, contacte a los paramédicos quienes brindarán el auxilio médico requerido.El servicio médico que dará apoyo durante la Asamblea será única y exclusivamente para situaciones de emergencia.

En caso de que Usted llegue a necesitar atención médica hospitalaria, deberá ofrecer garantía suficiente del pago de su eventual tratamiento, mediante una tarjeta de crédito.

G. Comunicación Telefónica

Para realizar llamadas de México al extranjero, marque 00 + Código de País + Código de Ciudad + Número de teléfono.

Para realizar llamadas del extranjero a México, marque 00 + 52 + Código de Ciudad + Número de teléfono. La clave de la Ciudad de México es 55, la de Querétaro es 422.

Para realizar llamadas del extranjero a teléfono móvil en México, marque 00 (o solamente “+” en su móvil) + 52 + 1 +Código de Ciudad + Número telefónico.

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TEH. Moneda en México y Pagos

Moneda: La moneda autorizada para cualquier transacción es el Peso mexicano. Su tipo de cambio varía diariamente respecto a la cotización del dólar. Hay billetes de $1000, $500, $200, $100, $50 y $20 pesos. Las monedas están en denominaciones de $10, $5, $2 y $1 peso y de 50¢, 10¢ y 5¢.

Billetes

Monedas

Cambio de divisas:

Se recomienda hacer operaciones de cambio en bancos o casa de cambio autorizadas, preferentemente en la Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México.

Tarjetas de crédito: Las tarjetas más aceptadas son Visa, MasterCard y American Express. Verifique con su compañía la posibilidad de utilizar la tarjeta en comercios y otros servicios. Hay bastantes cajeros automáticos por todo el país.

Horario de los bancos: De 09:00 a 16:00 horas de lunes a viernes. Algunas sucursales operan los sábados hasta las 16:00 horas.


I. Información Fitosanitaria

Antes de viajar a México es muy importante que conozca los requisitos que establece el gobierno para el ingreso de animales vivos, productos y/o subproductos de origen animal, vegetal, acuícola y pesquero, mismos que podrá revisar en la siguiente página: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.

J. Pronóstico de Clima

El clima de Santiago de Querétaro es semiseco, presentando estaciones muy marcadas: un invierno con heladas frecuentes por las noches y pocas precipitaciones pluviales, una primavera seca con temperaturas estables, un verano cálido y húmedo y un otoño ventoso que a menudo es extremoso. La temperatura de lluvias (período de estiaje) va de abril a septiembre. Se sugiere consultar el sitio Web http://espanol.weather.com/ para conocer los pronósticos más recientes.

K. Electricidad

La corriente eléctrica es de 110 voltios. Los enchufes son del Tipo A, planos y de dos clavijas, tipo americano. Asegúrese traer los adaptadores y convertidores requeridos, según sus dispositivos electrónicos.

L. Medidas de Seguridad

• No descuidar sus maletas en el aeropuerto ni recibir paquetes o encargos de personas extrañas.

• Evitar las joyas llamativas y los relojes vistosos en sus recorridos urbanos. También ser cuidadoso y discreto con sus equipos fotográficos y de video.

• No llevar demasiado dinero y portar sólo una tarjeta de crédito. Evite bolsos ostentosos o que pueden ser arrebatados con facilidad.

• Deje su pasaporte y demás documentos migratorios originales bajo resguardo en la caja de seguridad del hotel. Únicamente lleve consigo una identificación y copias de los papeles que acreditan su estancia en México.

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TE• Trate de salir acompañado y si viaja solo no se aleje de las zonas seguras.

En las noches, evite las calles mal iluminadas y poco transitadas. En la medida de lo posible, consulte en la recepción del hotel si el lugar al que se dirige no es peligroso.

• Si necesita retirar efectivo de un cajero automático, hágalo en compañía de alguien de su confianza y evite realizarlo por la noche.

• Mientras tome fotografías, no descuide otros objetos personales como bolsas o mochilas.

M. Teléfono de Emergencia

En caso de requerir asistencia, en casos de emergencia, contacte al Comité Organizador al teléfono +52 1 55 4848 0398.

MANUAL DO PARTICIPANTE

XXV ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA

CONTENIDOI. Boas Vindas

II. Programa Geral

III. Sede, Eventos e Salões de Trabalho A. Querétaro Centro de Congressos B. LXII Reunião do Conselho Diretivo C. XXV Assembleia Geral Ordinária D. IV Feira da OLACEFS E. Pacotes e Equipes de Trabalho F. Idiomas G. Salões 1. Planta 2. Primeira Reunião IDI – OLACEFS e LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS 3. Sessões Plenárias da XXV Assembleia Geral Ordinária da OLACEFS 4. IV Edição da Feira da OLACEFS 5. Mesas de Discussão H. Centro de Negócios (Business Center) I. Mesas de Discussão

IV. Eventos A. Eventos Protocolares 1. Cerimônia de Inauguração da XXV Assembleia Geral Ordinária 2. Jantar de Encerramento B. Roteiros Culturais 1. Visita à Penha de Bernal e Adegas de Freixenet 2. Visita a Tequisquiapan e Jardim Botânico de Cadereyta 3. Passeio pelo Centro Histórico de Querétaro 4. Tour a San Miguel de Allende

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V. Considerações Relevantes A. Recepção no Aeroporto e Serviço de Transporte 1. Recepção no Aeroporto e Traslados do Aeroporto aos Hotéis Oficiais 2. Traslados dos Hotéis Oficiais à Sede da XXV Assembleia Geral e eventos Protocolares e Culturais B. Hotéis oficiais 1. Hotel Fiesta Americana 2. Hotel Crowne Plaza Querétaro 3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante C. Crachás D. Alimentos E. Código de Vestimenta F. Serviços Médicos G. Comunicação Telefônica H. Moeda no México e Pagamentos I. Informação Fitossanitária J. Previsão do Tempo K. Eletricidade L. Medidas de Segurança M. Telefone de Emergência

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33XXV ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIAQUERÉTARO, MÉXICO | 23 A 27 DE NOVEMBRO DE 2015

I. Boas Vindas

Regozija-me, em nome da Auditoria Superior da Federação do México (ASF), saudar e dar as mais cordiais boas-vindas aos titulares e delegados das Entidades de Fiscalização Superior, bem como aos representantes dos membros associados, partes interessadas e convidados especiais da Organização Latino-Americana e do Caribe das Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS), com motivo da LXII Reunião do Conselho Diretivo e XXV Assembleia Geral Ordinária desta Organização. Neste Manual estão incluídas as três línguas oficiais da OLACEFS (espanhol, inglês e português).

Aqui encontrarão informação relevante sobre nosso encontro anual, bem como o programa geral, materiais de trabalho, além de informação logística e aspectos a serem considerados para sua viagem e estadia no México. Para maior informação, o Comitê Organizador desenvolveu um sítio Web dedicado à XXV Assembleia:http://www.asambleaolacefs2015.org.mx/; para acessar, é indispensável que a comunidade Olacefs use os seguintes dados genéricos: mexico2015 [usuário] y queretaro [senha]. Em caso de dúvidas ou comentários, envie um correio eletrônico ao endereço [email protected]

A comemoração da XXV Assembleia Geral da nossa Organização, na Cidade de Querétaro, representa uma distinção para a ASF do México.

Espero sinceramente que as atividades e responsabilidades encomendadas ao Comitê Organizador, que hoje resultam em facilidades e os serviços descritos neste Manual, e que colocamos a sua disposição, contribuam significativamente ao desenvolvimento bem sucedido de nossa Assembleia, assim como em uma grata estadia e memorável experiência no nosso país.

Sejam vocês bem-vindas e bem-vindos.

C.P.C. Juan Manuel PortalAuditor Superior da Federação do MéxicoMéxico, 2015

XXV ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA


II. Programa Geral1

Segunda-feira 23 de novembro de 2015

LXII REUNIÃO DO CONSELHO DIRECTIVOQuerétaro, Centro de Congressos (3º andar, corredor N3B)

ATO INAUGURAL DA XXV ASSEMBLEIA Teatro da República

HORÁRIO ATIVIDADE09:00-13:00 LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS (Membros CD e

presidências de órgãos)13:00-14:30 Almoço14:30-16:30 LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS (Membros CD e

presidências de órgãos)19:00-20:00 Cerimônia de Inauguração XXV Assembleia Geral Ordinária -

OLACEFS

Abertura

Discurso de representantes do Governo mexicano

Palavras de boas-vindasCPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior da Federação do México

Discurso de abertura da Assembleia Geral OrdináriaMin. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente do Tribunal de Contas da União do Brasil e Presidente da OLACEFS

20:30 Coquetel de Boas-vindas (Hotel Boutique La Casona de la República)

1 Sujeitos a alterações, caso em que a versão final será distribuído prontamente pela Comissão Organizadora

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II. Programa Geral

Terça-feira, 24 de novembro de 2015

SESSÃO PLENÁRIA TÉCNICAQuerétaro, Centro de Congressos, 3º andar, Salão La Corregidora

HORÁRIO ATIVIDADE

09:00-09:10Abertura dos trabalhos – Ministro Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente do Tribunal de Contas da União do Brasil e Presidente da OLACEFS

09:10-09:30Introdução ao Tema Técnico 1 “Participação Cidadã e Entidades Fiscalizadoras Superiores: impactos no controle e geração de valor público.”

09:30-10:30 Painel de Discussão sobre Participação Cidadã10:30-11:10 Inauguração da IV Feira da OLACEFS

11:10-12:50 Mesas de Debates sobre Participação Cidadã

12:50-14:30 Almoço14:30-15:15 Plenária sobre Participação Cidadã15:15-16:15 Painel sobre os Objetivos do Desenvolvimento Sustentável (ODS) 16:15 -16:30 Coffee Break16:30-17:00 Resultados das Auditorias Coordenadas

17:00-17:45 Painel de Discussão sobre os avanços regionais e globais do Quadro de Medição de Desempenho das EFS - SAI PMF

17:45-18:30 Relatório Preliminar da OCDE sobre a Revisão de Governança Pública do Sistema Nacional de Fiscalização do México

09:00-17:00 Passeios Culturais exclusivos para pessoas acompanhantesVisite Peña de Bernal e Cava Freixenet


II. Programa Geral

Quarta-feira 25 de novembro de 2015

SESSÃO PLENÁRIA TÉCNICAQuerétaro, Centro de Congressos, 3º andar, Salão La Corregidora

HORÁRIO ATIVIDADE

09:00-09:10Abertura dos trabalhos – Dra. Patricia Arriagada Villouta, Controladora Geral (S) da República do Chile e Secretária Executiva (S) da OLACEFS.

09:10-09:30Introdução ao Tema Técnico 2 “A importância do uso de bases de dados e da segurança da informação para o fortalecimento das TIC e para o exercício eficiente do controle”.

09:30-10:30 Painel de Discussão obre TICs e EFS10:30-11:00 Coffee Break11:00-12:45 Mesas de Debates sobre TICs e EFS12:45-14:15 Almoço14:15-15:00 Plenária sobre TICs e EFS

15:00-15:45 Painel de Discussão sobre avanços regionais da Iniciativa para Implementação das ISSAI (Programa 3i)

15:45-16:30 Painel sobre desenvolvimentos globais com vistas à Certificação Profissional na área de fiscalização e controle

16:30-17:00 Coffee Break

17:00-17:45 Painel de Discussão sobre os desenvolvimentos do Instrumento de Autoavaliação – Integridade das EFS (IntoSAINT)

17:45-19:15

Cerimônias de premiação:• XV Concurso Nacional de Ensaio sobre Fiscalização Superior e Prestação de Contas• Programa de Estágio Profissional sobre a Prática de Auditorias de Desempenho na ASF do México• Programa Nacional de Residências para a Capacitação em Auditoria de Desempenho.

09:00-17:00 Passeios Culturais exclusivos para pessoas acompanhantesVisita Tequisquiapan e Cadereyta Jardim Botânico

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II. Programa Geral

Quinta-feira, 26 de novembro de 2015

SESSÃO ADMINISTRATIVAATO DE ENCERRAMENTO DA XXV ASSEMBLEIAQuerétaro, Centro de Congressos, 3º andar, Salão La Corregidora

HORÁRIO ATIVIDADE

09:00-11:30 Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Primeira Jornada

11:30-13:00SessãoExmo. Presidente dos Estados Unidos Mexicanos Sr. Enrique Peña Nieto

13:00-14:30 Almoço

14:30-15:30 Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Segunda Jornada

15:30-17:00 Sessão Administrativa da XXV Assembleia Geral Ordinária – Terceira Jornada

17:00-17:30

Cerimônia de Encerramento da XXV Assembleia Geral Ordinária - OLACEFSPalavras de despedida, CPC Juan Manuel Portal, Auditor Superior da Federação do MéxicoDiscurso de encerramento da Assembleia Geral OrdináriaMin. Aroldo Cedraz de Oliveira, Presidente do Tribunal de Contas da União do Brasil e Presidente da OLACEFS

19:00-23:00 Jantar de EncerramentoHacienda Viborilllas

09:00-17:00 Passeios Culturais exclusivos para pessoas acompanhantesCentro Histórico de Queretaro

II. Programa Geral

Sexta-feira 27 de novembro de 2015

PROGRAMA CULTURAL

HORARIO ACTIVIDAD

09:00-18:00 Passeio San Miguel de Allende


III. Sede, Eventos e Salões de Trabalho

A. Querétaro Centro de Congressos

As reuniões de trabalho serão realizadas no Querétaro Centro de Congressos (QCC), um recinto de 32.000m2 com um conceito inovador e vanguardista, que tem sido sede de congressos, convenções, feiras, exposições, banquetes, entre outros eventos. O QCC está localizado a somente 5 km do Centro Histórico da cidade de Querétaro. Rua Paseo de las Artes 1531-B, Col. Josefa Vergara, 76090, Santiago de Querétaro, Querétaro, México

Telefone +52 (442) 238 6400http://www.qcc.mx/

B. LXII Reunião do Conselho Diretivo

As EFS que o conformam são: Argentina, Brasil, Chile, México, Paraguai e Peru. Sua LXII Reunião será realizada na segunda-feira, 23 de novembro, no Corredor N3B do Querétaro Centro de Congressos (QCC), na cidade de Querétaro. A este encontro estão convocadas, como relatoras, aquelas EFS responsáveis pela Presidência dos Comitês, Comissões Técnicas e Grupos de Trabalho da OLACEFS.

C. XXV Assembleia Geral Ordinária

A XXV Edição da Assembleia será inaugurada na segunda-feira, 23 de novembro, e se desenvolverá de terça-feira, 24, à quinta-feira, 26 de novembro, no Salão La Corregidora, do QCC. A Assembleia Geral abordará dois temas técnicos centrais, a saber:

• Tema Técnico I “Participação Cidadã e Entidades Fiscalizadoras Superiores: Impactos no Controle e Geração do Valor Público”; • Tema Técnico II “A Importância do Uso de Bases de Dados e da Segurança da Informação para o Fortalecimento das TIC e para o Exercício Eficiente do Controle”.

Além disso, serão realizados paneis de discussão e apresentações sobre outros temas de interesse dos afiliados e partes interessadas.

Na quinta-feira, 26 de novembro, será realizada a sessão administrativa da Organização.

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D. IV Feira da OLACEFS

A quarta Edição da Feira de Comitês, Comissões e Grupos de Trabalho da OLACEFS ocorrerá nos dias 24 e 25 de novembro, no Corredor N3B, do QCC, onde estarão localizados os stands designados às instâncias de trabalho da OLACEFS.

Além disso, está previsto um espaço dedicado à apresentação voluntária de Boas Práticas das EFS (Membros Plenos) desta Organização regional. Para isso, o Comitê Organizador adequou um espaço do Salão Corregidor (contiguo ao Corredor N3B), que funcionará como Sala de Projeção dos vídeos compartilhados pelas EFS interessadas durante as horas de trabalho e recessos das sessões plenárias.

E. Pacotes e Equipes de Trabalho

No quarto dos delegados, nos três hotéis oficiais, haverá um pacote de trabalho contendo crachá, Manual do Participante, convites aos eventos protocolares e culturais, assim como informação geral e turística.

Além disso, serão colocados documentos informativos (incluindo a ordem do dia correspondente) nos lugares destinados aos delegados na sala de sessões.

A fim de reduzir o impacto ecológico, será privilegiado o aproveitamento das tecnologias da informação e comunicação (TICs). Os Chefes de Delegações de membros plenos e associados terão à sua disposição um tablet para consultar as apresentações, relatórios e documentos que serão abordados durante as sessões do Conselho Diretivo e do pleno da Assembleia. Os demais delegados poderão utilizar seus equipamentos pessoais de computação, uma vez que estarão disponíveis conexões elétricas nos salões de trabalho.

Quanto ao uso da Internet, estará disponível acesso wireless através de uma senha proporcionada pelo Comitê Organizador. Não obstante, pedimos que, por gentileza, seja acessado somente um dispositivo por delegado para evitar a saturação da rede.Além do mais, você poderá consultar os materiais de trabalho mediante um aplicativo móvel compatível com os sistemas iOS e Android.

F. Idiomas

Os idiomas oficiais de trabalho da OLACEFS são: espanhol, inglês e português. Por esta razão, será oferecido o serviço de interpretação simultânea durante a Cerimônia de Inauguração e sessões plenárias (técnica e administrativa) da Assembleia.


A LXII Reunião do Comitê Diretivo da OLACEFS será realizada em espanhol. As mesas de discussão dos temas técnicos serão desenvolvidas em espanhol, inglês e português, sem serviço de interpretação simultânea, por este motivo as delegações serão designadas por idioma.

G. Salões

1. Planta

Salão La Corregidora: sessões técnicas e administrativas

Salão El Corregidor: Business center e sala de projeção

3º andar, corredor N3B, Conselho Directivo da OLACEFS e IV Feira da OLACEFS

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2. Primeira Reunião IDI – OLACEFS e LXII Reunião do Conselho Diretivo da OLACEFS

Data Segunda-feira, 23 de novembro de 2015.Horário 08:00 às 16:30 horas

Sede e SalõesQuerétaro Centro de Congresso (QCC), 3º andarCorredor N3B

Salas de discussão

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3. Sessões Plenárias da XXV Assembleia Geral Ordinária da OLACEFS

4. IV Edição da Feira da OLACEFS

5. Mesas de Discussão

DataTerça-feira, 24, quarta-feira, 25 e quinta-feira, 26 de novembro de 2015

HorárioTerça, 24 de novembro: 09:00 às 18:30 horasQuarta, 25 de novembro: 09:00 às 19:15 horasQuinta, 26 de novembro: 09:00 às 17:30 horas

Sede e SalõesQuerétaro Centro de Congresso (QCC), 3º AndarSalão La Corregidora

Data Terça, 24 e quarta, 25 de novembro de 2015

HorárioTerça, 24 de novembro: 10:30 às 18:30 horasQuarta, 25 de novembro: 09:00 às 15:00 horas

Sede e SalõesQuerétaro Centro de Congresso (QCC), 3º andarCorredor N3B e seção do Salão Corregidor

DataTema I: Terça, 24 de novembro de 2015Tema II: Quarta, 25 de novembro de 2015

HorárioTerça 24 de novembro: 11:10 às 12:50 horasQuarta 25 de novembro: 11:00 às 12:45 horas

Sede e SalõesQuerétaro Centro de Congresso (QCC), 3º andarSalões 301, 302, 303 e 306


H. Centro de Negócios (Business Center)

Estará a disposição um Centro de Negócios exclusivo para os participantes da Assembleia Geral, equipado com computadores conectados a Internet, assim como dispositivos para impressão e fotocópias.

Caso requeira assistência ou necessite esclarecer alguma dúvida, dirija-se a qualquer integrante do Comitê Organizador.

LocalizaçãoQuerétaro Centro de Congressos (QCC), 3º andar, Salão Corregidor

Horário de atendimento

Segunda, 23 de novembro: 08:00–16:30 horasTerça, 24 de novembro: 08:30–18:30 horasQuarta, 25 de novembro: 08:30–19:15 horasQuinta, 26 de novembro: 08:30–17:30 horas

I. Mesas de Discussão

As sessões de debate técnico, após sua apresentação no pleno e após a celebração do painel de especialistas correspondente, serão realizadas em quatro salões (301, 302, 303 e 306), todos localizados no 3º andar do Querétaro Centro de Congressos (QCC). Mais informações sobre a distribuição de delegações por mesa de discussão serão dadas oportunamente pela Presidência da OLACEFS e/ou pelo Comitê Organizador.

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IV. Eventos

A. Eventos Protocolares

1. Cerimônia de Inauguração da XXV Assembleia Geral Ordinária

Data Segunda, 23 de novembro de 2015

Ponto e hora de encontroLobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)17:15 horas

Horário 19:00 a 20:00 horasSede Teatro de la República

ParticipantesTodos os delegados, convidados especiais e pessoas acompanhantes.

Vestimenta Social (inclua uma peça de abrigo)

Este evento será realizado no Teatro de la República, recinto de especial significância para o México, posto que neste local concretizaram-se, em 1917, as discussões e a assinatura da Constituição que atualmente rege a vida política do país.

Ao finalizar a Cerimônia de Inauguração, será oferecido um coquetel de boas-vindas (20:30 a 22:00 horas) para todos os participantes no Hotel Boutique La Casona de la República.

Só será permitido o acesso ao recinto sede da Cerimônia de Inauguração aos delegados, convidados especiais e pessoas acompanhantes que estiverem portando o seu respectivo crachá.


2. Jantar de Encerramento

B. Roteiros Culturais

1. Visita à Penha de Bernal e Adegas de Freixenet

2. Visita a Tequisquiapan e Jardim Botânico de Cadereyta

Data Segunda, 23 de novembro de 2015

Ponto e hora de encontroLobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)17:15 horas

Horário 19:00 a 20:00 horasSede Teatro de la República

ParticipantesTodos os delegados, convidados especiais e pessoas acompanhantes.

Vestimenta Social (inclua uma peça de abrigo)

Data Terça, 24 de novembro de 2015

Ponto e horário de encontro

Lobby do Hotel Fiesta Americana e do Hotel Crowne Plaza (contiguo ao Hotel Holiday Inn Zona Diamante)08:45 horas

Horário 09:00 a 17:00 horasParticipantes Exclusivamente para pessoas acompanhantes

VestimentaEsporte. Cómoda e informal, sapatos baixos ou esportivos. Sugere-se levar bloqueador solar, boné ou chapéu, óculos escuros e um abrigo leve.

Data Miércoles 25 de noviembre de 2015





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3. Passeio pelo Centro Histórico de Querétaro

4. Tour a San Miguel de Allende

Data Quinta, 26 de novembro de 2015





Data Sexta, 27 de novembro de 2015



Horário 09:00 a 18:00 horas

Participantes Todos os delegados, convidados especiais e pessoas acompanhantes.


V. Considerações Relevantes

A. Recepção no Aeroporto e Serviço de Transporte

1. Recepção no Aeroporto e Traslados do Aeroporto aos Hotéis Oficiais

No dia de sua chegada (a partir da quarta-feira, 18 de novembro), pessoas integrantes do Comitê Organizador receberão os delegados e seus acompanhantes, tanto no Aeroporto Internacional da Cidade do México (MEX, Terminais 1 e 2, www.aicm.com.mx/home.php), quanto no Aeroporto Intercontinental de Querétaro (QRO, http://www.aiq.com.mx/), após a


realização dos trâmites de migração, seja na área de chegadas nacionais ou internacionais, segundo corresponda. Para facilitar sua identificação, o pessoal da Assembleia portará um cartaz com o logotipo da OLACEFS.

O Comitê Organizador proporcionará o serviço de transporte terrestre saindo dos dois aeroportos exclusivamente aos hotéis oficiais em Querétaro, e vice-versa.

Caso o seu destino final seja o Aeroporto Internacional da Cidade do México, você será encaminhado ao portão do aeroporto destinado ao embarque do transporte proporcionado pelo Comitê Organizador, para ser trasladado à cidade de Querétaro. O serviço de ida e volta do Aeroporto Internacional da Cidade de México à cidade de Querétaro (trajeto com duração estimada de três horas), estará disponível a partir da quarta-feira, 18 de novembro até domingo, 29 de novembro, com saídas das 06:00 às 20:00 horas.

Caso o seu último voo chegue à cidade de Querétaro, o Comitê Organizador vai recebê-lo na sala de última espera, igualmente com um cartaz com logotipo da OLACEFS. Posteriormente, guiará os delegados aos módulos de imigração e alfândega exclusivos para a Assembleia, para que o pessoal do aeroporto auxilie nos seus trâmites de entrada ao país. A seguir, será proporcionado o transporte do hotel oficial selecionado, independente de sua hora de chegada.

Para os participantes que desembarcarem no Aeroporto Intercontinental de Querétaro (QRO), com prévia escala no Aeroporto Internacional da Cidade do México (MEX, Terminal 1 e 2), o Comitê Organizador oferecerá, igualmente, assistência em dita escala (encontro e acompanhamento à terminal de saída para embarcar no voo com destino a cidade de Querétaro).

Pelo anterior, exortamos aos participantes que levem em consideração que, dependendo do seu itinerário de chegada ou partida do México, poderia ser necessário considerar sua hospedagem em um hotel próximo ao aeroporto internacional de sua preferência ou em outra cidade no México. Nesses casos, o Comitê Organizador poderia orientar os delegados sobre a identificação de hotéis possíveis, mas este não tem as faculdades para realizar sua reserva de alojamento.

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TEE ainda, em caso de mudanças de itinerário de voo, solicitamos a todos que esta informação seja notificada ao Comitê Organizador no máximo 24 horas antes do respectivo voo de chegada ou de partida, a fim de realizar os ajustes correspondentes.

Cabe destacar que os traslados consideram a normativa dos aeroportos antes mencionados, segundo a qual os passageiros de voos internacionais devem se apresentar três horas antes da saída de seu voo nos balcões da empresa aérea correspondente.

2. Traslados dos Hotéis Oficiais à Sede da XXV Assembleia Geral e eventos Protocolares e Culturais

O Comitê Organizador colocará à disposição o transporte dos delegados, convidados e, se for o caso, das pessoas acompanhantes, saindo dos três hotéis oficiais para o Querétaro Centro de Congressos (QCC), assim como para as sedes dos eventos protocolares e culturais, e vice-versa.

B. Hotéis oficiais

Foram contempladas três (3) opções oficiais para o alojamento na cidade de Querétaro:

• Hotel Fiesta Americana Querétaro, • Hotel Crowne Plaza Querétaro e • Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante.

Cabe destacar que o Comitê Organizador fez gestões para conseguir tarifas preferenciais para o alojamento dos delegados e pessoas acompanhantes.

A reserva do alojamento em algum dos três hotéis oficiais é um processo de responsabilidade exclusiva de cada delegado e/ou pessoa acompanhante; o Comitê Organizador não se responsabiliza pela reserva de alojamento. Cada participante é responsável pela cobertura dos gastos referentes à hospedagem em Querétaro, assim como na Cidade do México ou qualquer outro ponto de chegada ou estadia temporária no México.

Cabe destacar que, dependendo de seu itinerário de chegada ou partida do México, poderia ser necessário considerar sua hospedagem em um hotel próximo ao aeroporto internacional de sua preferência ou em outra cidade no México. Nesses casos, o Comitê Organizador poderia orientar os delegados sobre a identificação dos hotéis possíveis, mas este não tem faculdades para realizar sua reserva de alojamento.


1. Hotel Fiesta Americana

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 12:00 horas• Internet Wi-Fi• Para mais informações consulte o Website: http://www.fiestamericana.com/es/queretaro/queretaro-hotel

2. Hotel Crowne Plaza Querétaro

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 13:00 horas• Internet Wi-Fi• Para mais informações consulte o Website: http://www.ihg.com/crowneplaza/hotels/us/es/queretaro/mqecc/hoteldetail

3. Hotel Holiday Inn Querétaro Zona Diamante

• Check-in: 15:00 horas• Check-out: 12:00 horas• Internet Wi-Fi• Para mais informações consulte o Website: http://www.ihg.com/holidayinn/h o t e l s / u s / e s / q u e r e t a r o / m q e a p /hoteldetail?cm_mmc=GoogleMaps-_-hi-_-MXEN-_-mqeap#

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C. Crachás

Nos pacotes de trabalho, que serão colocados no quarto de cada participante, você encontrará seu crachá, o qual indicará seu nome, país e/ou entidade representada e tipo de participante.

Na parte posterior do crachá encontrará o telefone ao qual poderá ligar caso requeira assistência do Comitê Organizador.

Os crachás são um requisito para poder ter acesso tanto às sessões de trabalho quanto aos eventos protocolares e culturais.

Para sua referência, a seguir apresenta-se o crachá que portarão os integrantes do Comitê Organizador, aos quais poderá se dirigir caso requeira algum serviço.

D. Alimentos

O Comitê Organizador oferecerá a refeição principal aos participantes da LXII Reunião do Conselho Diretivo na segunda-feira, 23 de novembro, e da XXV Assembleia Geral Ordinária da terça-feira, 24, à quinta-feira, 26 de novembro.

As refeições durante os tours culturais oferecidos aos acompanhantes, de terça-feira, 24, à quinta-feira, 26 de novembro, assim como a todos os delegados, convidados


especiais e acompanhantes, durante o tour cultural a San Miguel de Allende, na sexta-feira, 27 de novembro, também serão oferecidos pelo Comitê Organizador.

O jantar de encerramento será igualmente oferecido pelo Comitê Organizador, na quinta-feira, 26 de novembro.

A seguir, considerações gerais para sua referência: • Recomenda-se beber água engarrafada. • Caso não esteja acostumado a comer pratos e molhos apimentados, sugerimos mesura ou que evite o consumo dos mesmos. • Não é recomendável ingerir alimentos de vendedores ambulantes.

E. Código de Vestimenta

O código de vestimenta para as sessões de trabalho e eventos protocolares é de carácter formal, roupa social. Para os tours e passeios culturais, recomendamos usar roupa tipo esporte, cômoda, sapatos baixos ou esportivos, assim como protetor solar, boné ou chapéu, óculos escuros e abrigo leve.

F. Serviços Médicos

O Comitê Organizador contará com serviço de ambulância 24 horas, para proporcionar assistência em casos de emergência a qualquer pessoa que a requeira, de segunda-feira, 23, à sexta-feira, 27 de novembro de 2015.Nos eventos protocolares e culturais também haverá serviço médico para atender qualquer contingência.Caso necessite assistência, ligue imediatamente para o número indicado no verso do seu crachá ou avise qualquer membro do Comitê Organizador para que este, por sua vez, entre em contato com os paramédicos que darão o auxílio médico requerido.O serviço médico que dará apoio durante a Assembleia será única e exclusivamente para situações de emergência. Caso você necessite atendimento médico-hospitalar, deverá oferecer garantia suficiente de pagamento de seu eventual tratamento mediante um cartão de crédito.

G. Comunicação Telefônica

Para fazer ligações do México para o estrangeiro, disque 00 + DDI (código de país) + DDD (código de cidade) + número de telefone.Para fazer ligações do estrangeiro para o México, disque 00 + 52 + DDD da cidade + número de telefone. O DDD da Cidade do México é 55 e o de Querétaro é 422.Para fazer ligações do estrangeiro a um telefone celular do México, disque 00 (ou somente “+” em seu celular) + 52 +1+ DDD + número telefônico.

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H. Moeda no México e Pagamentos

Moeda: A moeda autorizada para qualquer transação é o peso mexicano. Seu tipo de câmbio varia diariamente em relação à cotação do dólar. Há notas de $1000, $500, $200, $100, $50 e $20 pesos. As moedas estão divididas em cunhagens de $10, $5, $2 e $1 peso e de 50¢, 10¢ y 5¢ (centavos).

Notas

Moedas

Câmbio de divisas: É recomendável fazer operações cambiárias em bancos ou casas de câmbio autorizadas, preferentemente no Aeroporto Internacional da Cidade do México.

Cartões de crédito: Os cartões mais aceitos são Visa, MasterCard e American Express. Verifique com sua companhia a possibilidade de utilizar o cartão em comércios e outros serviços. Há bastantes caixas eletrônicos em todo o país.

Horário dos bancos: Das 09:00 às 16:00 horas de segunda à sexta. Algumas agências abrem aos sábados até às 16:00 horas.


I. Informação Fitossanitária

Antes de viajar ao México é muito importante que conheça os requisitos que estabelece o governo para a entrada de animais vivos, produtos e/ou subprodutos de origem animal, vegetal, aquícola e pesqueiro, mesmos que poderá revisar na seguinte página: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.

J. Previsão do Tempo

O clima de Santiago de Querétaro é semisseco, apresentando estações muito marcadas: um inverno com geadas frequentes à noite e poucas precipitações pluviais, uma primavera seca com temperaturas estáveis, verão quente e úmido e outono ventoso, a miúde, extremo. A temperatura de chuvas (período de estiagem) vai de abril a setembro. Sugere-se consultar o Website http://espanol.weather.com/ para conhecer as previsões mais recentes.

K. Eletricidade

A corrente elétrica é de 110 volts. As tomadas são do tipo A, planas e dois pinos, tipo americano. Assegure-se de trazer os adaptadores e conversores requeridos, segundo seus dispositivos eletrônicos.

L. Medidas de Segurança

• Não descuide de suas malas no aeroporto, nem receba pacotes ou encomendas de pessoas estranhas.

• Evite usar joias chamativas e relógios vistosos em seus trajetos urbanos. Seja cuidadoso e discreto também com seus equipamentos fotográficos e de vídeo.

• Não leve demasiado dinheiro e porte somente um cartão de crédito. Evite bolsas ostentosas ou que podem ser arrebatadas com facilidade.

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TE • Deixe seus passaporte e demais documentos migratórios originais resguardados no cofre do hotel. Leve consigo unicamente uma identificação e cópias dos papéis que certificam sua estadia no México.

• Tente sair acompanhado e se viajar sozinho não se afaste das zonas seguras. À noite, evite ruas mal iluminadas e pouco transitadas. Na medida do possível, consulte na recepção do hotel se o lugar ao que se dirige não é perigoso.

• Caso necessite sacar dinheiro de um caixa eletrônico, vá acompanhado por alguém de sua confiança e evite fazê-lo à noite.

• Enquanto tira fotografias, não descuide outros objetos pessoais como bolsas ou mochilas.

M. Telefone de Emergência

Caso necessite assistência, em situações de emergência, entre em contato com o Comitê Organizador pelo telefone +52 1 55 4848 0398.

HANDBOOK FOR PARTICIPANTS

LXII MEETING OF THE OLACEFS GOVERNING BOARD

CONTENTSI. Welcome

II. General Program

III. Venue, Events, and Working Rooms A. Queretaro Congress Center (QCC) B. LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board C. XXV Ordinary General Assembly D. IV OLACEFS Fair E. Work Package and Equipment F. Work Languages G. Meeting rooms

1. General Layout 2. First IDI – OLACEFS Meeting, and LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board 3. Plenary Sessions of the XXV OLACEFS Ordinary General Assembly 4. IV OLACEFS Fair 5. Technical Themes Discussion Sessions H. Business Center I. Technical Themes Discussion Tables

IV. Events A. Protocol Events 1. Opening Ceremony of the XXV OLACEFS General Assembly 2. Closing Dinner B. Cultural Programs 1. Visit to Peña de Bernal and Freixenet Wine Cellars 2. Visit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden 3. Visit to Queretaro Downtown (Historic sightseeing) 4. Visit to San Miguel de Allende

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V. Relevant Information A. Reception at the Airport and Transportation Services 1. Reception at the airport and transportation from the airport to official hotels 2.Transportation from the official hotels to the venue of the XXV General Assembly, and venue of Protocol and Cultural events B. Official hotels 1. Fiesta Americana Hotel 2. Crowne Plaza Queretaro Hotel 3. Holiday Inn Queretaro Diamond Area (Zona Diamante) Hotel C. Badges D. Meals E. Dress Code F. Medical Assistance G. Telephonic Communication H. Mexican Currency and Payments I. Phytosanitary Policy J. Weather Forecast K. Electricity L. Security M. Contact in case of any contingency / emergency

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59LXII MEETING OF THE OLACEFS GOVERNING BOARDQUERETARO, MEXICO | NOVEMBER 23-27, 2015

I. Welcome

I am pleased, on behalf of the Supreme Audit Institution of Mexico (ASF, for its acronym in Spanish), to greet and welcome the Supreme Audit Institutions’ Heads and Delegates, as well as the Associate Members, stakeholders and special invitees of the Organization of Latin American and Caribbean Supreme Audit Institutions (OLACEFS) on the occasion of the LXII Meeting of its Governing Board and the XXV General Ordinary Assembly. This Handbook is available in the OLACEFS three official languages (English, Portuguese and Spanish).

In this document you will find relevant information on our annual encounter, including the general program, as well as logistics information and aspects to be considered to prepare your trip to and stay in Mexico. For further information, the Organizing Committee has developed a Website dedicated to the XXV General Assembly: http://www.asambleaolacefs2015.org.mx/; to log in, the OLACEFS community must enter the following data: mexico2015 [username] and queretaro [password]. Should you have any doubt or comment, send an e-mail to [email protected]

The XXV OLACEFS General Assembly, to be held in Queretaro, Mexico, represents a great honor for the SAI of Mexico (ASF). I sincerely hope that the Organizing Committee’s activities and responsibilities, which are reflected in the assistance and services offered to the participants, as described in this Handbook, significantly contribute to both the successful celebration of our Assembly, and to your glad stay and experience in our country.

A warm welcome to all of you.

Mr. Juan Manuel Portal, CPA Auditor General of Mexico Mexico, 2015

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LXII MEETING OF THE OLACEFS GOVERNING BOARD


II. General Program1

Monday, November 23, 2015

LXII MEETING OF THE OLACEFS GOVERNING BOARDQueretaro Congress Center (3rd Floor, Hallway N3B)

XXV GENERAL ASSEMBLY OPENNING CEREMONY Theatre of the Republic (Teatro de la República)

TIME ACTIVITY

09:00-13:00 LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board (Members of the GB and OLACEFS bodies Chairs)

13:00-14:30 Lunch

14:30-16:30 LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board (Members of the GB and OLACEFS bodies Chairs)

19:00-20:00

Opening Ceremony of the XXV OLACEFS Ordinary General As-sembly

• Opening

• Remarks by Mexican Federal and Local Government representatives

• Welcoming RemarksMr. Juan Manuel Portal, CPA., Auditor General of Mexico

• Opening remarks of the Ordinary General AssemblyMinister Aroldo Cedraz de Oliveira, President of the Court of Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS Chaiman

20:30 Welcoming Cocktail (Hotel Boutique La Casona de la República)

1 Subject to modification. In such a case, the final version will be timely distributed by the Organizing Committee.

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II. General Program

Tuesday, November 24, 2015

TECHNICAL PLENARY SESSIONQueretaro Congress Center, 3rd Floor, La Corregidora Room

TIME ACTIVITY

09:00-09:10Work Opening – Minister Aroldo Cedraz de Oliveira, President of the Court of Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS Chairman

09:10-09:30Introduction to Technical Theme 1 “Citizen Participation and the Supreme Audit Institutions: impacts on supreme auditing / control and public value generation”

09:30-10:30 Discussion Panel on Citizen Participation

10:30-11:10 Opening of the IV OLACEFS Fair

11:10-12:50 Discussion tables on Citizen Participation

12:50-14:30 Lunch14:30-15:15 Plenary on Citizen Participation15:15-16:15 Panel on the Sustainable Development Goals (SDG) 16:15-16:30 Coffee Break16:30-17:00 Results of Coordinated Audits

17:00-17:45 Panel on the global and regional progress of the SAI Performance Measurement Framework - SAI PMF

17:45-18:30 OCDE Draft Report on the Public Governance Review of the National Auditing System in Mexico

09:00-17:00 Cultural program exclusive to the Accompanying PersonsVisit to Peña de Bernal and Freixenet wine cellars


II. General Program

Wednesday, November 25, 2015

TECHNICAL PLENARY SESSIONQueretaro Congress Center, 3rd Floor, La Corregidora Room

TIME ACTIVITY09:00-09:10 Work Opening – Mrs. Patricia Arriagada Villouta, PhD., General

Comptroller (S) of the Republic of Chile and Executive Secretary of OLACEFS

09:10-09:30 Introduction to Technical Theme 2 “Importance of the database and information security usage for strengthening Information and Communications Technology (ICT) and for the efficient performance of supreme auditing control”

09:30-10:30 Discussion Panel on ICT and SAIs10:30-11:00 Coffee Break11:00-12:45 Discussion Tables on ICT and SAIs12:45-14:15 Lunch14:15-15:00 Plenary on ICT and SAIs15:00-15:45 Discussion Panel on the regional progress of the ISSAIs

Implementation Initiative (3i Program)15:45-16:30 Panel on the global developments towards the Professional

Certification on supreme auditing and control 16:30-17:00 Coffee Break17:00-17:45 Panel on the developments of the SAIs Self-assessment Integrity

Tool (IntoSAINT)

17:45-19:15 Awards Ceremony:• XV National Contest of Supreme Auditing and Accountability Essay• National Internship for the Training on Performance Audit• International Contest on Public Service Values Promotion• Professional Internship Program on the Performance Audits Practice in the SAI of Mexico

• Speeches by OLACEFS authorities•Certificates delivery to the Professional Internship participants

09:00-17:00 Cultural program exclusive to the Accompanying PersonsVisit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden

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II. General Program

Thursday, November 26, 2015

ADMINISTRATIVE SESSIONCLOSING CEREMONY OF THE XXV GENERAL ASSEMBLYQueretaro Congress Center, Third Floor, La Corregidora Room

TIME ACTIVITY

09:00-11:30 Administrative Session of the XXV Ordinary General Assembly – First Working Session

11:30-13:30 Session with the President of the Mexican United States

13:30-14:30 Lunch

14:30-15:30 Administrative Session of the XXV Ordinary General Assembly – Second Working Session

15:30-17:00 Administrative Session of the XXV Ordinary General Assembly – Third Working Session

17:00-17:30

Closing Ceremony of the XXV OLACEFS Ordinary General AssemblyClosing Remarks, Mr. Juan Manuel Portal, CPA., Auditor General of MexicoClosing of the Ordinary General AssemblyMinister Aroldo Cedraz de Oliveira, President of the Court of Accounts of the Union of Brazil and OLACEFS Chairman

19:00-23:00 Closing Dinner Hacienda Viborillas

09:00-17:00 Cultural program exclusive to the Accompanying PersonsQueretaro Downtown (Historic sightseeing)

II. General Program

Friday, November 27, 2015

CULTURAL PROGRAM

TIME ACTIVITY

09:00-18:00 Visit to San Miguel de Allende


III. Venue, Events, and Working Rooms

A. Queretaro Congress Center (QCC)

The working meetings will take place at the Queretaro Congress Center (QCC), a 32,000m2 venue with an innovative and modern concept, which hosts congresses, conventions, fairs, expositions, banquets, and other events. It is placed just 5 km far from Queretaro Downtown. Calle Paseo de las Artes 1531-B, Col. Josefa Vergara, 76090, Santiago de Querétaro, Querétaro, MéxicoPhone +52 (442) 238 6400, http://www.qcc.mx/

B. LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board

The member SAIs are Argentina, Brazil, Chile, Mexico, Paraguay, and Peru. The OLACEFS Governing Board’s LXII Meeting will take place on Monday, November 23, 2015, in the QCC (3rd Floor, Hallway N3B). The SAIs chairing OLACEFS Committees and Working Groups, are also invited to inform on their work activities.

C. XXV Ordinary General Assembly

The XXV General Assembly will be inaugurated on Monday, November 23 in the Teatro de la República, and will take place from Tuesday, November 24 to Thursday, November 26, in the QCC (3rd Floor, La Corregidora Room). The General Assembly will address two technical themes, as follows:

• Technical Theme 1: “Citizen Participation and the Supreme Audit Institutions: impacts on supreme auditing / control and public value generation” • Technical Theme 2: “Importance of the database and information security usage for strengthening Information and Communications Technology (ICT) and for the efficient performance of supreme auditing and control”

In addition, discussion panels and presentations on other topics of OLACEFS members’ and stakeholders’ interest will take place.

The Organization’s administrative plenary session will be held on Thursday, November 26.

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D. IV OLACEFS Fair

The fourth edition of the OLACEFS Fair will take place on November 24 and 25, in the QCC (3rd Floor, Hallway N3B), where the OLACEFS Committees’ and Working Groups’ stands will be placed.

Additionally, a special room has been allocated for the voluntary presentation of OLACEFS member SAIs’ good practices. To this end, the Organizing Committee has made arrangements for a section of the QCC Corregidor Room (next to Hallway N3B) to be a Video Projection Room. In this room, the videos submitted by the member SAIs will be displayed during work sessions and coffee breaks of plenary meetings.

E. Work Package and Equipment

In their rooms, at the three official hotels, the General Assembly participants will find a work package and the corresponding badges, Handbook for Participants, invitations to the protocol and cultural events, as well as general and touristic information.

At the QCC meeting rooms, the delegates will find their work and informative documents (including the corresponding agenda).

In order to reduce the ecologic footprint, the usage of Information and Communication Technologies (ICT) will be privileged. The Heads of SAIs and Heads of Delegation of OLACEFS full and associate members, will have a tablet available to follow / read the presentations, reports and documents to be addressed during the Governing Board and General Assembly sessions. The rest of delegates will be able to use their laptops, since electronic connections will be available in the working rooms.

The participants will have access to Wireless Internet (WiFi). The Organizing Committee will provide the Internet access code; nevertheless, the participants are kindly invited to connect only one equipment per delegate in order to avoid any network failure.

Additionally, the work documents shall be available using a mobile application, which is compatible to iOS and Android systems.

F. Work Languages

OLACEFS work languages are English, Portuguese, and Spanish. Therefore, the simultaneous interpretation service will be provided during the Opening Ceremony, and the General Assembly (technical and administrative) plenary sessions.


The OLACEFS Governing Board’s LXII Meeting will be conducted in Spanish. The technical themes discussion tables will be held in Spanish, English and Portuguese, without interpretation service, so the delegations will be assigned to different discussion tables according to a language criterion.

G. Meeting Rooms

1. General Layout

La Corregidora Room

El Corregidor Room

Hallway N3BPlenary sessions

Business Center & Video Projection Room

OLACEFS Governing Board & Fair

(303) (302) (301)

(306)

N30

Lobby

N3P

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1,2,3 y 4 Rooms for Technical Themes Discussion

2. First IDI – OLACEFS Meeting, and LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board

Date Monday, November 23, 2015Time 08:00 to 16:30 hours

Venue & RoomQueretaro Congress Center (QCC), Third FloorHallway N3B

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3. Plenary Sessions of the XXV OLACEFS Ordinary General Assembly

Date Tuesday-Thursday, November 24-26, 2015

TimeTuesday, November 24 09:00 – 18:30 hoursWednesday, November 25 09:00 – 19:15 hoursThursday, November 26 09:00 – 17:30 hours

Venue & RoomQueretaro Congress Center 3rd FloorLa Corregidora Room

4. IV OLACEFS Fair

Date Tuesday and Wednesday, November 24-25, 2015

TimeTuesday, November 24 10:30 – 18:30 hoursWednesday, November 25 09:00 – 15:00 hours

Venue & RoomQueretaro Congress Center 3rd FloorHallway N3B and section of Corregidor Room

5. Technical Themes Discussion Sessions

DateTheme 1: Tuesday, November 24, 2015Theme 2: Wednesday, November 25, 2015

TimeTuesday, November 24 11:10 – 12:50 hoursWednesday, November 25 11:00 – 12:45 hours

Venue & RoomQueretaro Congress Center 3rd FloorRooms 301, 302, 303 and 306


H. Business Center

The participants will have a exclusive access to a Business Center, with computers logged in onto the Internet, as well as printers and photocopiers.

In case you might require assistance or need to clarify any doubt, contact any member of the Organizing Committee.

Venue & Room Queretaro Congress Center 3rd Floor, Corregidor Room

Service Hours

Monday, November 23 08:00 – 16:30 hoursTuesday, November 24 08:30 – 18:30 hoursWednesday, November 25 08:30 – 19:15 hoursThursday, November 26 08:30 – 17:30 hours

I. Technical Themes Discussion Tables

With regard to the technical themes, after their introductory presentation by the corresponding Theme Chair and analysis by a Panel of Experts during the plenary session, the participants will be invited to four rooms also located at the QCC 3rd Floor (301, 302, 303, and 306), for the discussion tables to take place.

Further information on the specific room where a delegation should go to participate in the discussions, will be timely informed by the OLACEFS Chair and/or by the Organizing Committee.

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IV. Events

A. Protocol Events

1. Opening Ceremony of the XXV OLACEFS General Assembly

This event will be held at the Teatro de la República (Republic’s Theatre), a meaningful venue for the Mexican history, since it was where, in 1917, the current Political Constitution was discussed, defined and signed.

Date Monday, November 23, 2015

Meeting PointLobbies of Fiesta Americana Hotel and Crowne Plaza Hotel (next to the Holiday Inn Zona Diamante Hotel)17:15 hours

Time 19:00 – 20:00 hoursVenue Teatro de la República

Participants All delegates, special invitees, and accompanying persons.

Dress Code Formal (include warm clothing recommended)

After the Opening Ceremony, a welcoming cocktail (20:30 – 22:00 hours), at the Hotel Boutique La Casona de la República, will be offered to all the participants.

The access to the Opening Ceremony venue will only be allowed to those delegates, special invitees, and accompanying persons bringing their badges.


2. Closing Dinner

B. Cultural Programs

1. Visit to Peña de Bernal and Freixenet Wine Cellars

Date Thursday, November 26, 2015Meeting Point Lobbies of Fiesta Americana Hotel and Crowne Plaza Hotel

(next to the Holiday Inn Zona Diamante Hotel)18:45 hours

Time 20:00 – 22:00 hours

Venue Hacienda ViborillasParticipants All delegates, special invitees, and accompanying persons.Dress Code Formal (warm clothing recommended)

Date Tuesday, November 24, 2015


Time 09:00 – 17:00 hoursParticipants Exclusively accompanying persons

Dress CodeCasual and comfortable shoes The use of sunscreen, cap or hat, sun glasses, and warm clothing is recommended

2. Visit to Tequisquiapan and Cadereyta Botanic Garden

Date Wednesday, November 25, 2015



Dress CodeCasual and comfortable shoes The use of sunscreen, cap or hat, sun glasses, and warm clothing is recommended.

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3. Visit to Queretaro Downtown (Historic sightseeing)

4. Visit to San Miguel de Allende

Date Thursday, November 26, 2015



Dress CodeCasual and comfortable shoesThe use of sunscreen, cap or hat, sun glasses, and warm clothing is recommended

Date Friday, November 27, 2015

Meeting pointLobbies of Fiesta Americana Hotel and Crowne Plaza Hotel (next to the Holiday Inn Zona Diamante Hotel)08:30 hours

Time 09:00 –18:00 hoursParticipants All delegates, special invitees, and accompanying persons.

Dress CodeCasual and comfortable shoes The use of sunscreen, cap or hat, sun glasses, and warm clothing is recommended

V. Relevant Information A. Reception at the Airport and Transportation Services

1. Reception at the airport and transportation from the airport to official hotels

Upon their arrival (from Wednesday, November 18 on), members of the Organizing Committee will receive the delegates and accompanying persons both at the Mexico City International Airport (MEX, Terminals 1 and 2, www.aicm.com.mx/home.php), and the Queretaro Intercontinental Airport (QRO, http://www.aiq.com.mx/). The


Organizing Committee members shall be met, once that the immigration procedures are concluded, in the case of international flights, or at the baggage claim area in the case of domestic flights. To facilitate their identification, they will hold a banner with the OLACEFS logo.The Organizing Committee will provide the participants with ground transportation service from both airports exclusively to and from the official hotels in Queretaro.

If the participants’ final destination is the Mexico City International Airport (MEX), the Organizing Committee members will guide them, to the bus or van, which will take them to the city of Queretaro (estimated time: three hours). The service from the Mexico City International Airport to the city of Queretaro, and back from Queretaro to this airport, will be available from Wednesday, November 18, 2015, to Sunday, November 29, 2015 daily from 06:00 to 20:00 hours. If the participants’ final destination is the Intercontinental Airport of Queretaro (QRO), the Organizing Committee members will receive them at the arrival gates, also holding a banner with the OLACEFS logo. Afterwards, in the case of international flights, the delegates and accompanying persons will be guided to the immigration counters and through the customs clearance procedures, to ease your entrance to Mexico. Thereafter, ground transportation service will be provided to the official hotel chosen by the delegate(s).

For those participants arriving in the Intercontinental Airport of Queretaro (QRO), after a flight connection in the Mexico City International Airport (MEX, Terminal 1 or 2), the Organizing Committee members will also provide assistance: they will meet the delegates and accompanying persons, and take them to the domestic terminal to take their flight to the city of Queretaro.

Based on the aforementioned, the participants might need, depending on their flight itineraries (arrival in and departure from Mexico), to consider booking at a hotel close to the corresponding international airport or any other city in Mexico. In these

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cases, the Organizing Committee could suggest alternatives for the participants’ accommodation, but its members are not authorized to arrange any booking on their behalf.

Additionally, in case that the delegates and accompanying persons change their flights, they are kindly invited to timely inform the Organizing Committee at least 24 hours prior to the arrival or departure flight, in order to make the logistics arrangements and to ensure their transportation service.

Be aware that the transportation service takes into account the referred airports regulation, stating that passengers of international flights must be at the corresponding airline counter three hours before their flight departure.

2. Transportation from the official Hotels to the venue of the XXV General Assembly, and venue of Protocol and Cultural events

The Organizing Committee will also provide the General Assembly participants and accompanying persons, with the transportation service, from the three official hotels to the Queretaro Congress Center (QCC), as well as to and from the venue of protocol and cultural events.

B. Official Hotels

The XXV OLACEFS General Assembly three official hotels in the city of Queretaro are:

• Fiesta Americana Queretaro Hotel• Crowne Plaza Queretaro Hotel• Holiday Inn Queretaro Zona Diamante Hotel

The Organizing Committee negotiated special rates for the accommodation on all participants.

The participants are responsible for booking at one of the three official hotels in Queretaro, as well as for covering the payment of their accommodation in Queretaro, as well as in Mexico City, or any other point of arrival/departure or temporary stay in Mexico. The Organizing Committee is neither responsible for the accommodation of participants, nor for any No-Shows in the event of any contingency.


1. Fiesta Americana Hotel

• Check-in: 15:00 hours• Check-out: 12:00 hours• Internet Wi-Fi• Further information is available at: h t tp : / /www. f i e s tamer i cana .com/es/queretaro/queretaro-hotel

2. Crowne Plaza Queretaro Hotel

• Check-in: 15:00 hours• Check-out: 13:00 hours• Internet Wi-Fi• Further information is available at: http://www.ihg.com/crowneplaza/hotels/us/es/queretaro/mqecc/hoteldetail

3. Holiday Inn Querétaro Diamond Area (Zona Diamante) Hotel

• Check-in: 15:00 hours• Check-out: 12:00 hours• Internet Wi-Fi• Further information is available at: http://www.ihg.com/holidayinn/hotels/us/es/queretaro/mqeap/hoteldetail?cm_mmc=GoogleMaps -_-h i -_-MXEN-_-mqeap#

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C. Badges

In the work packages, which will be delivered to the participants in their rooms at the official hotels, they will receive a badge with their name, country and/or institution. It will also indicate the type of participant.

On the back of the badge, the participants will find a phone number to be dialed in case they need any assistance from the Organizing Committee. Wearing the badges is required to have access to both the working sessions, and the protocol and cultural events.For the participants’ reference, an example of the badge to be used by the Organizing Committee members, who are to be contacted if needed, is shown below:

D. Meals

The Organizing Committee will offer the main meal to the participants of the LXII Meeting of the OLACEFS Governing Board, on Monday, November 23, and of the XXV Ordinary General Assembly, from Tuesday to Thursday, November 24 to 26.

The lunch during the cultural programs offered exclusively to the accompanying persons from Tuesday to Thursday, November 24 to 26, as well as to the delegates, special invitees, and accompanying persons during the plenary cultural program


to San Miguel de Allende, on Friday, November 27, will also be provided by the Organizing Committee.

The closing dinner will be offered by the Organizing Committee, on Thursday, November 26, 2015.

Some additional recommendations: • Drink bottled water • If the participants are not used to spicy food, they should prevent it or restrict its intake • Do not eat any food offered by street vendors

E. Dress Code

The dress code for working sessions and protocol events is formal. For cultural programs, the participants are recommended to wear comfortable clothes and shoes, as well as sunscreen, sun glasses, and warm clothing.

F. Medical Assistance

The Organizing Committee will have an ambulance service, available 24 hours from November 23 to 27, to provide the participants with immediate assistance in case of any emergency.

During protocol events, cultural programs, medical service will also be available.

In case you might need any medical assistance, dial the phone number indicated on the back of your badge (+52 1 55 4848 0398), or inform any member of the Organizing Committee, who will immediately contact the paramedical staff.

The medical service providing support during the XXV General Assembly will only be for emergency situations.

In case the participants need hospital medical care, they will be required to guarantee, using a credit card, the payment of the medical treatment.

G. Telephonic Communication

To make phone calls from Mexico to other country, dial 00 + Country Code + City Code + Phone Number.

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To make phone calls from overseas to Mexico, dial 00 + 52 + City Code + Phone Number. The code of Mexico City is 55, while the code of to Queretaro is 422.

To make phone calls from overseas to a mobile in Mexico, dial 00 (or only “+” in your mobile) + 52 + 1 + City Code + Phone Number.

H. Mexican Currency and Payments

Currency: The authorized currency for any business transaction is the Mexican Peso. Its Exchange rate varies depending on the US Dollar or any other foreign currency. There are notes of $1,000, $500, $200, $100, $50 and $20 Mexican Pesos. The available coins correspond to $20, $10, $5, $2 and $1 Mexican Peso, as well as to 50¢, 10¢, 20¢ y 5¢.

Notes

Coins


Currency Exchange: It is recommended to exchange money either in banks or in any authorized exchange bureau, preferably at the Mexico City International Airport.

Credit Cards: The most accepted cards are Visa, MasterCard, and American Express. Contact your company to verify the possibility to use your card in business and to pay services in Mexico. There is a broad network of ATM sthroughout the country.

Banks business hours: Monday through Friday, from 09:00 to 16:00 hours. Some branches open on Saturdays until 16:00 hours.

I. Phytosanitary Policy

Before traveling to Mexico, it is important to get to know the requirements established by the Mexican Government regarding to the entrance of live animals, as well as on the procedure to enter animal and plant products/sub-products. Visit the following Website: http://www.senasica.gob.mx/?id=602.

J. Weather Forecast

The weather in the city of Queretaro is semidry, with clearly defined seasons with a chilly winter during the nights and sporadic rains, a dry spring with stable temperatures, a warm and humid summer, and a windy autumn. Before traveling to Queretaro, visit the Website http://www.weather.com/ to know the weather forecast.

K. Electricity

Electric current throughout Mexico is conformed to 110 volts, 60 cycles. Same type used in the United States and Canada. The electrical cord plug used are Type A, flat, American type; some hotels are still of the two prong type. Make sure to bring the adapters and converters required to your electronic devices.

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NTS

L. Security

• Do not leave your suitcase unattended, and do not receive any packages from strangers.

• Avoid wearing jewelry, including expensive watches, during the cultural programs.

• Be careful and discrete when using your photographic and video equipment.

• Do not carry too much money, and bring only one credit card. Avoid using expensive handbags.

• Leave your passport and other immigration documents in the safe box at the hotel. Bring only an ID (i.e. copy of your passport) and copy of papers justifying your stay in Mexico.

• Try to be accompanied if possible; if you travel alone, keep yourself within the safe areas. During the nights, avoid walking through dark streets.

• If possible, ask the hotel concierge for guidance and recommendations.

• If you need to withdraw money from an ATM, be accompanied by a reliable person, and avoid doing that during the night. • While taking pictures, do not leave your personal belongings unattended.

M. Contact in case of any contingency / emergency

In case you require any assistance, or in the event of emergency, contact the Organizing Committee at the mobile number: +52 1 55 4848 0398.

manual del participante - olacefs · 20:30 cóctel de bienvenida (hotel boutique la casona de la...

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