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GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Código: MIE.01 Versión: 01

MANUAL DEL INVESTIGADOR Página 1 de 55

Revisó Profesional CPP

Aprobó Vicerrector Investigación y Extensión

Fecha de aprobación

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MANUAL DEL INVESTIGADOR UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

PRESENTACIÓN El Manual del Investigador es un texto guía que permite de una manera sencilla y práctica, conocer cada uno de los procedimientos en los cuales debe participar un investigador para la consecución, administración y ejecución de un proyecto de investigación. Para este fin se han resumido los procedimientos en pasos sencillos, conservando la secuencia estipulada en la normatividad que regula los procesos de la Universidad. De igual forma, se anexan algunos comentarios aclaratorios que facilitan la comprensión. La información contenida en el Manual del Investigador es una recopilación del Reglamento de Contratación (Acuerdo Superior 019 de 2005), del Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación (Resolución 809 de 2005), y la normatividad donde se enmarcan los procesos administrativos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la División Financiera, las Unidades Asesoras y el PUC. El Manual está conformado por: una guía sobre la presentación y legalización de propuestas de investigación, la descripción de los trámites financieros, una sección de preguntas frecuentes, la descripción de los rubros más utilizados y un glosario. Se espera que esta primera versión del Manual cumpla con el objetivo de ofrecer información y facilitar la administración de los proyectos de los investigadores de la Universidad Industrial de Santander, así como apoyar la consolidación de la actividad de nuestros grupos de investigación. EL MANUAL DEL INVESTIGADOR ES UNA GUÍA DE AYUDA AL PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRADOS POR LA VIE. SE ENCUENTRA EN REVISIÓN PERMANENTE Y EN NINGÚN MOMENTO SUSTITUYE LAS NORMAS DE LA UNIVERSIDAD.



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TABLA DE CONTENIDO

1 PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN............................................................................................................... 5

1.1 CONVOCATORIAS INTERNAS: ............................................................................................................... 5 1.2 CONVOCATORIAS EXTERNAS: .............................................................................................................. 5 1.3 ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN A UNA ENTIDAD EXTERNA ...................................................................................................................................... 6

1.3.1 Generalidades .......................................................................................................................................... 6 1.3.2 Tiempo de dedicación:.............................................................................................................................. 6 1.3.3 Sobre las alianzas:.................................................................................................................................... 6 1.3.4 Compromisos: .......................................................................................................................................... 7 1.3.5 Sobre el presupuesto: ............................................................................................................................... 7

1.4 TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS................................................................ 9 1.4.1 Proyectos Financiados Por Entidades Externas: ......................................................................................... 9 1.4.2 Proyectos Con Financiación Interna: ......................................................................................................... 9

2 TRAMITES FINANCIEROS............................................................................................................................ 10

2.1 ¿QUÉ DEBO TENER EN CUENTA ANTES DE EFECTUAR UNA CONTRATACIÓN? ............................................... 10 2.2 TRASLADOS DE RUBROS........................................................................................................................ 10

2.2.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de rubros?............................................................................... 10 2.2.2 ¿Qué debo hacer para solicitar un traslado de rubros? ............................................................................. 11 2.2.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de rubros? ................................................. 11 2.2.4 Ejemplo de traslado de rubros: ............................................................................................................... 11

2.3 TRASLADOS DE FONDOS ...................................................................................................................... 12 2.3.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de fondos? .............................................................................. 12 2.3.2 ¿Qué debo hacer para solicitar un traslado de fondos? ............................................................................. 12 2.3.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de fondos?................................................. 12 2.3.4 Ejemplo de traslado de fondos: ............................................................................................................... 12

2.4 CONTRATACIÓN ................................................................................................................................... 12 2.4.1 Aspectos generales de la Contratación: ................................................................................................... 12 2.4.2 Conflicto de Interés ................................................................................................................................ 13 2.4.3 Concepto técnico: .................................................................................................................................. 15 2.4.4 Cotizaciones: ......................................................................................................................................... 15 2.4.5 Pólizas: .................................................................................................................................................. 16 2.4.6 Esquema de Contratación de la Universidad ........................................................................................... 18

2.5 ORDEN DE COMPRA .............................................................................................................................. 23 2.5.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Compra? ............................................................................................. 23 2.5.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una orden de compra? ................................. 23 2.5.3 ¿Cómo solicito la anulación de una orden de compra?............................................................................. 23 2.5.4 ¿Cómo solicito el pago de una orden de compra? .................................................................................... 23 2.5.5 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de compra? ................................................ 23 2.5.6 Ejemplo de Orden de Compra:................................................................................................................ 23 2.5.7 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de compra? .............................................................................. 24

2.6 ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.............................................................................................. 24 2.6.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Prestación de Servicios? ....................................................................... 24 2.6.2 ¿Cómo investigador, qué debo tener en cuenta para realizar contrataciones a través de OPS? .................. 24



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2.6.3 ¿Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? 25 2.6.4 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Prestación de Servicios?.......... 26 2.6.5 ¿Cómo solicito el pago de una Orden de Prestación de Servicios? ............................................................ 26 2.6.6 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Orden de Prestación de Servicios? ........................ 26 2.6.7 Ejemplo de Orden de Prestación de servicios: .......................................................................................... 26 2.6.8 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de Prestación de Servicios? ....................................................... 26

2.7 ORDEN DE TRABAJO .............................................................................................................................. 27 2.7.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Trabajo? ............................................................................................. 27 2.7.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Trabajo? ................................ 27 2.7.3 ¿Cómo solicito el pago de una Orden de Trabajo? ................................................................................... 27 2.7.4 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de Trabajo?................................................ 27 2.7.5 Ejemplo de Orden de Trabajo: ................................................................................................................ 27 2.7.6 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de Trabajo?.............................................................................. 28

2.8 CONTRATACIÓN CON EXTRANJEROS ............................................................................................... 28 2.8.1 ¿Qué se requiere para contratar a un extranjero? .................................................................................... 28 2.8.2 ¿Cómo se tramita el pago a un extranjero? ............................................................................................. 29 2.8.3 ¿El contrato del extranjero tiene algún descuento? .................................................................................. 29 2.8.4 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la Contratación del Extranjero? .................................. 29 2.8.5 Ejemplo de Contratación del Extranjero: ................................................................................................. 30

2.9 IMPORTACIÓN........................................................................................................................................ 30 2.9.1 ¿Cuándo se realiza una importación? ...................................................................................................... 30 2.9.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Importación?......................................... 30 2.9.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Importación? ....................................................... 30 2.9.4 Ejemplo de Importación:......................................................................................................................... 31 2.9.5 ¿Si quiero conocer más sobre las Importaciones? ..................................................................................... 31

2.10 SERVICIOS ESPECIALIZADOS................................................................................................................. 31 2.10.1 ¿Cuándo se realiza una contratación de Servicios Especializados? ....................................................... 31 2.10.2 ¿Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae?.......................................... 31 2.10.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato de Servicios Especializados? ................ 31 2.10.4 Ejemplo de Servicios Especializados: .................................................................................................. 32 2.10.5 ¿Si quiero conocer más sobre un contrato de Servicios Especializados? ................................................ 32

2.11 INTUITO PERSONAE .............................................................................................................................. 32 2.11.1 ¿Cuándo se realiza una contratación intuito personae? ....................................................................... 32 2.11.2 ¿Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae?.......................................... 33 2.11.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato Intuito Personae? ................................ 33 2.11.4 Ejemplo de Intuito Personae: ............................................................................................................. 33 2.11.5 ¿Si quiero conocer más sobre un contrato intuito personae?................................................................ 34

2.12 LICITACIÓN PÚBLICA ............................................................................................................................ 34 2.12.1 ¿Cuándo se realiza una Licitación? ..................................................................................................... 34 2.12.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Licitación?........................................ 34 2.12.3 ¿Si quiero conocer más sobre la Licitación? ......................................................................................... 34

2.13 SOLICITUDES PARA VIAJES..................................................................................................................... 35 2.13.1 Viáticos ............................................................................................................................................. 35 2.13.2 Gastos de Viaje ................................................................................................................................. 36 2.13.3 Salidas de Campo .............................................................................................................................. 38 2.13.4 Compra de Pasajes Aéreos ................................................................................................................. 40

2.14 AUXILIATURA ESTUDIANTIL................................................................................................................. 42 2.14.1 ¿Qué son las auxiliaturas estudiantiles? .............................................................................................. 42 2.14.2 ¿Qué requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliaturas estudiantiles? ......................... 42 2.14.3 ¿Cómo se calcula el valor de la auxiliaturas estudiantiles?.................................................................. 42



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2.14.4 Qué debo hacer para solicitar una Auxiliatura estudiantil? .................................................................. 43 2.14.5 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar las Auxiliaturas? .................................................... 43 2.14.6 Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil: .................................................................................. 43 2.14.7 ¿Si quiero conocer más sobre Auxiliaturas? ......................................................................................... 43

2.15 BECAS DE SOSTENIMIENTO DE POSGRADO ...................................................................................... 43 2.15.1 ¿Cómo solicito una beca de sostenimiento? ........................................................................................ 43 2.15.2 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la beca de sostenimiento?...................................... 43 2.15.3 Ejemplo de solicitud de una beca de sostenimiento: ........................................................................... 44

2.16 FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS........................................................ 44 2.16.1 ¿Cuándo y Cómo solicito la realización de una Factura? ...................................................................... 44 2.16.2 ¿Cómo se envía la Factura al cliente? ................................................................................................. 44 2.16.3 ¿Qué debo hacer como investigador, cuando el cliente cancela la factura? .......................................... 44

3 PREGUNTAS FRECUENTES......................................................................................................................... 45

3.1 DE LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN......................................................... 45 3.2 DEL CONTRATO CON LA ENTIDAD FINANCIADORA ...................................................................... 45 3.3 DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ....................................................................... 46 3.4 DE LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO................................................................................................ 47

4 DESCRIPCIÓN DE LOS RUBROS MÁS UTILIZADOS ............................................................................ 48

5 GLOSARIO: ...................................................................................................................................................... 52

6 BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................................................... 55



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1 PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN

Para obtener financiación para sus propuestas de investigación, los investigadores participan en convocatorias que pueden ser internas o externas:

1.1 CONVOCATORIAS INTERNAS:

Las convocatorias internas son organizadas por la Universidad, reciben el nombre de “CONVOCATORIA DE CONSOLIDACIÓN DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN”, y han sido creadas con el objetivo de fomentar la consolidación de grupos y centros mediante el apoyo a proyectos enmarcados dentro de las políticas de investigación de la Universidad e incentivar la participación de estudiantes de pregrado y posgrado en procesos de investigación. Con periodicidad anual, la VIE publica en la sección de Investigaciones del portal Web de la Universidad, los términos de referencia de la convocatoria, en los cuales establece las modalidades, los requisitos, los tiempos de ejecución de los proyectos, el apoyo financiero que se otorga, los rubros financiables, los formatos de presentación de las propuestas, los compromisos del investigador, el proceso de evaluación y selección de las propuestas, el cronograma de la convocatoria y algunos aspectos a tener en cuenta para la ejecución de los proyectos.

1.2 CONVOCATORIAS EXTERNAS:

Las Entidades Financiadoras de Proyectos de Investigación, como Colciencias, abren convocatorias periódicamente y en ellas se presentan todas las condiciones para el desarrollo de los contratos de financiación. En el caso de las convocatorias de COLCIENCIAS, los investigadores que deseen participar deberán presentar un anteproyecto de acuerdo con las especificaciones planteadas en los formatos establecidos y con los términos de referencia y fechas de cierre de la convocatoria. La VIE, a través de las DIEF informa a la comunidad universitaria las fechas de cierre para la presentación de los anteproyectos de las convocatorias. Una vez el anteproyecto es aprobado por el ente financiador, el Investigador deberá prepara la propuesta oficial y gestionar la documentación requerida por el ente financiador, como por ejemplo: cartas compromiso de las demás instituciones vinculada a la propuesta, certificados ambientales, aval del Comité de Ética (En el caso de proyectos de Salud), etc. La propuesta de investigación se debe presentar a la DIEF, mínimo 15 días antes al cierre de la convocatoria. Las propuestas son revisadas por el Comité Operativo de Investigación y Extensión y éste comunica al investigador las sugerencias y recomendaciones de modificación de la propuesta cuando sea pertinente. Las propuestas de investigación de la Facultad de Salud, deberán ser aprobadas por el Comité de Ética de la Facultad, antes de presentarse al Comité Operativo de Investigación y Extensión.



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Una vez la propuesta cumpla con los criterios establecidos en la convocatoria respectiva, se entrega un ejemplar de la misma a la VIE, para tramitar la revisión Jurídica del documento y la carta de aval institucional de la propuesta. Finalmente, la VIE puede hacer el envío respectivo por correo certificado siempre y cuando el investigador haga llegar oportunamente la propuesta de investigación con la documentación solicitada. La Entidad Financiadora, recibe y evalúa las propuestas de investigación y publica los resultados de las convocatorias. En el caso de COLCIENCIAS, el proceso de evaluación de las propuestas demora de 5 a 6 meses aproximadamente.

1.3 ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN A UNA ENTIDAD EXTERNA

Como lineamiento general para la preparación de la propuesta de investigación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1.3.1 Generalidades

Verificar que la propuesta cumpla con los requisitos establecidos en los términos de referencia de la convocatoria.

Enfocar la propuesta hacia los temas de investigación planteados en los términos de referencia de la convocatoria.

Cuando realice el cronograma de la propuesta, además del tiempo necesario para realizar la parte técnica, tenga en cuenta el tiempo requerido para realizar los trámites administrativos y financieros.

1.3.2 Tiempo de dedicación:

De acuerdo con la reglamentación vigente, se deben comprometer hasta 10 horas semanales como dedicación del investigador principal y 5 horas para el coinvestigador.

1.3.3 Sobre las alianzas:

Procurar que la financiación solicitada para la UIS no sea inferior a la solicitada para los demás miembros de la alianza.

Definir que la contrapartida de la UIS sea proporcional a la contrapartida de las otras entidades. Determinar que la financiación solicitada para la UIS a la entidad financiadora no sea inferior al monto de la contrapartida aportada.

Presentar la propuesta a nombre de la UIS en el caso de alianzas con grupos de una categoría inferior al grupo de la UIS. En caso contrario, aclararlo o justificarlo.



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1.3.4 Compromisos:

Algunas convocatorias establecen compromisos específicos, pero en términos generales se espera obtener

Publicación de al menos un artículo en Revista Indexada, un capítulo de libro o un libro. Se recomienda, que en la propuesta de investigación el alcance del compromiso sea de sometimiento del artículo.

Presentación de al menos una ponencia Nacional o Internacional. Realización una Conferencia a la comunidad universitaria sobre los resultados de la investigación. Los compromisos en Formación de Recurso Humano recomendados como lineamiento institucional pueden ser los siguientes:

o Al menos dos trabajos de grado en modalidad pregrado por cada investigador participante1.

o Cuando en la Escuela exista programa de Maestría, deberá incluirse la aprobación de la propuesta de tesis de al menos un estudiante.

o Cuando en la Escuela exista programa de Doctorado, deberá incluirse la aprobación de la propuesta de tesis de al menos un estudiante.

Especificar claramente en la propuesta, las actividades que desarrollarán los estudiantes participantes.

1.3.5 Sobre el presupuesto:

Recuerde que la realización del presupuesto del proyecto, requiere de una clara planeación y de un costeo detallado, con el fin de evitar contratiempos en la ejecución. Tenga en cuenta que con recursos externos sólo podrá ejecutar los ítems que esté autorizados por el ente financiador.

Presupueste pago de pólizas, seguros de viaje, publicaciones, impuestos de timbre, etc Presupueste gastos de administración, como fotocopias, papelería, portes y fletes, servicios de teléfono, auxiliar administrativo, etc.

El presupuesto establecido para la propuesta de investigación (tanto en rubros financiables, montos máximos por rubro, porcentaje de contrapartida respecto al monto total del proyecto) debe estar acorde con los términos de la convocatoria.

El presupuesto sólo deberá incluir rubros financiables (estos varían de acuerdo a los términos de cada convocatoria). Los rubros financiables más utilizados son: personal, equipos, viajes, salidas de campo, materiales e insumos y servicios técnicos, publicaciones y patentes, material de difusión de resultados, software, capacitación, material bibliográfico y gastos de administración.

Los recursos no desembolsables de la UIS, pueden ser utilizados en los siguientes rubros: personal (sólo personal de planta), uso de software licenciado, uso de biblioteca2, uso de equipos (10% del valor del equipo). En el rubro personal debe contemplarse solamente personal con vinculación de planta a la universidad.

Cuando se incluya en la contrapartida UIS el rubro viajes, se debe aclarar en la propuesta que el aporte de la Universidad consistente en pasajes está sujeto a la participación en el Programa de

1Esta propuesta busca una mayor vinculación de los programas de pregrado a la investigación. Naturalmente se deben buscar otros mecanismos en aquellos programas que no tienen como requisito el trabajo de grado. Una posibilidad es la vinculación de los estudiantes en la modalidad de auxiliares de investigación. 2 Las suscripciones a bases de datos institucionales constituyen una contrapartida significativa para los proyectos.



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Movilidad que adelanta la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. No se recomienda comprometer más de un desplazamiento internacional.

Para el cálculo del valor de la contrapartida de personal, tenga en cuenta el valor de las prestaciones sociales, y tiempo de dedicación al proyecto.

Contrapartida personal (mensual)=Salario mensual UIS * 1,73 * Número de horas de dedicación al mes. 30 días * 8 horas / día

Cuando en la propuesta sea necesaria la vinculación de una persona de la cual se tiene el perfil pero no se ha seleccionado, se menciona en la propuesta como N.N y se hace mención del perfil de forma amplia. Recuerde que cuando llegue el momento de contratarla deberá tramitar la aprobación de la hoja de vida de la persona seleccionada ante el ente financiador.

Si en la propuesta se van a presupuestar recursos para asistir a un evento, debe presentar la inscripción del evento como capacitación y los gastos de sostenimiento como viáticos o gastos de viaje, según corresponda. Depende de quien vaya a viajar.

En caso que la propuesta de investigación incluya el uso de productos químicos, deberá contemplarse en el rubro servicios técnicos los costos de disposición de los residuos generados.

Cuando el proyecto contemple el análisis de muestras, se debe presupuestar en el rubro Servicios Técnicos, el costo de transporte de las muestra al laboratorio.

En el rubro servicios técnicos, es necesario detallar el tipo de servicio o prueba de laboratorio que se requiere para el desarrollo del proyecto.

En caso de presupuestar equipos es aconsejable referirse a ellos con el nombre del equipo y agregar “y accesorios” o “y partes”, con el fin de tener la posibilidad de adquirir por este rubro algunos accesorios o partes del equipo que se requieran.

En el rubro equipos deben incluirse equipos robustos y pequeños. Al presupuestar el rubro materiales e insumos, es recomendable separarlos en los siguientes ítems: materiales, reactivos, papelería y fotocopias, seguridad Industrial y vidriería de laboratorio.

En aquellos proyectos en los cuales se construirá un equipo, se deberán presupuestar los costos de fabricación en los rubros requeridos para la construcción, por ejemplo, materiales, servicios técnicos, personal, compra y alquiler de equipos, etc.

En caso de incluir el rubro Patentes, se deben estimar los gastos de iniciación de trámites para obtención de Patentes (tasas, abogados, traducciones, etc). Es recomendable que el compromiso relacionado con Patentes sea de iniciar los trámites para la obtención de Patentes y no con la obtención de la misma.

Tenga en cuenta que lo que se compromete esté presupuestado. Por ejemplo, si entre sus compromisos está realizar pruebas de laboratorio, viajes, capacitaciones, iniciación del trámite de solicitud de patente, etc, es necesario que destine recursos para realizarlas.



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1.4 TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS

1.4.1 Proyectos Financiados Por Entidades Externas:

La entidad financiadora externa informa el listado de las propuestas aprobadas y preparan el contrato, el cual se envía a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, para su firma y legalización. El investigador debe gestionar la adquisición de pólizas, publicación en la gaceta, pago de estampillas, impuesto de timbre, etc, según lo estipulado en el contrato o convenio. Una vez el contrato es legalizado, el investigador prepara la tabla de presupuesto de acuerdo con la propuesta aprobada, la cual entrega en la VIE. Con la tabla de presupuesto la VIE solicita la asignación del código y la distribución presupuestal del proyecto a la sección de Presupuesto. En caso que el convenio o contrato contemple reintegros de rendimientos financieros generados, este documento debe remitirse a la oficina de tesorería, para dar cumplimiento a la cláusula. Después que el ente financiador realiza el desembolso, es posible ejecutar los recursos. Una vez legalizado el contrato aunque no se haya recibido el desembolso, el investigador podrá dar inicio al proceso de selección de personal, en el caso de compras de equipos, gestionar cotizaciones y conceptos técnicos, en el caso de adquisiciones que requiera convocatoria pública se podrán adelantar los términos y las especificaciones técnicas. De esta forma se avanza en el cronograma de ejecución del proyecto.

1.4.2 Proyectos Con Financiación Interna:

Una vez la VIE informa la lista de las propuestas aprobadas, el investigador deberá acercarse a la DIEF correspondiente con el fin de diligenciar la tabla del presupuesto del proyecto y suscribir el Acta de Inicio del mismo. Con esta información la DIEF solicita la asignación de código al proyecto. Los recursos podrán ser ejecutados una vez, se realice el traslado de recursos del fondo de la VIE a cada proyecto. Cuando los recursos que financian los proyectos provengan del Fondo Común se deberá esperar a la aprobación del Consejo Superior.



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2 TRAMITES FINANCIEROS

2.1 ¿Qué debo tener en cuenta ANTES de efectuar una contratación?

Antes de efectuar contratación alguna (adquisición de bienes y/o servicios), se debe verificar lo siguiente: a. El proyecto debe estar en periodo de ejecución (Los gastos3 se deben solicitar máximo

hasta un mes antes del vencimiento del proyecto y las inversiones4 hasta 6 meses antes del vencimiento)

b. El bien a adquirir o servicio a contratar debe estar autorizado en la propuesta aprobada por el ente financiador o en las modificaciones realizadas al presupuesto.

c. Existencia de la apropiación presupuestal en el rubro correspondiente (Saldo disponible en el rubro).

d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. C.D.P. e. Existencia de disponibilidad de efectivo.

Si no tiene CDP o éste no es suficiente, la VIE solicita en el momento de radicar la solicitud de contratación, un nuevo CDP siempre y cuando disponga de apropiación presupuestal. De lo contrario, se debe solicitar primero un traslado de rubros. Es recomendable que el investigador realice una programación de los gastos del proyecto, con el fin de tramitar la solicitud de CDP con suficiente tiempo. En el caso de los trámites requeridos por los proyectos y convenios con el ICP, es necesario que los formularios de solicitud de trámites financieros sean firmados por el investigador y por el interventor del ICP.

2.2 TRASLADOS DE RUBROS

2.2.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de rubros?

Cuando parte de los recursos originalmente aprobados para un rubro específico, merecen, según el responsable del proyecto, destinarse a otro u otros rubros, es necesario realizar un traslado de rubros. El Director del Proyecto debe solicitar por escrito un traslado presupuestal ante el ente financiador (En el caso de Colciencias, se debe tramitar en el respectivo Programa) sólo en el caso en que el traslado equivalga a más del 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino. Una vez el investigador reciba la autorización deberá remitirla a la VIE.

3 Gastos: (Consumo) personal, papelería, reactivos, viajes. 4 Inversión: Compras de equipo, libros, software, entre otros.



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Tenga en cuenta ….. que a partir del momento en que solicita la autorización de traslado al ente financiador, y hasta la fecha en que reciba la respuesta, no deberá comprometer los recursos que desea trasladar. El investigador es autónomo en el caso de traslados presupuestales cuyos valores sean menores al 10% del presupuesto aprobado en el rubro destino.

2.2.2 ¿Qué debo hacer para solicitar un traslado de rubros?

Para solicitar ante la VIE un traslado de rubros existen dos situaciones:

a. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por Colciencias. En caso que el traslado sea superior al 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino, se requiere adjuntar autorización por escrito del ente financiador (La solicitud de autorización del traslado enviada a Colciencias debe llevar V.B. del Vicerrector de Investigación y Extensión). Se utiliza el formulario FIE – 07.

b. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por entidades diferentes a Colciencias. Se utiliza el formulario FIE – 08. En caso de requerirse, se debe adjuntar la aprobación por parte de la entidad financiadora.

Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de rubros ante la División Financiera. Luego, es posible solicitar el CDP para realizar el trámite requerido por el investigador. Tenga en cuenta que…. Solicitar un traslado de rubros, no indica que automáticamente se genere el CDP. Este se solicitará una vez el investigador radique la solicitud de contratación que lo requiere.

2.2.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de rubros?

La solicitud de traslado de rubros debe tramitarse mínimo con 15 días de anticipación a la solicitud de contratación.

2.2.4 Ejemplo de traslado de rubros:

PRESUPUESTO APROBADO; EQUIPOS: $10.000.000 y MATERIALES: $15.000.000 En el caso que un investigador de un proyecto Colciencias, requiera trasladar recursos del rubro materiales al rubro equipos, con el fin de solicitar posteriormente la compra de un equipo, deberá tener en cuenta que podrá trasladar máximo $1.000.000 del rubro materiales al rubro equipos (Sin autorización de Colciencias).



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2.3 TRASLADOS DE FONDOS

2.3.1 ¿Cuándo es necesario realizar un traslado de fondos?

Un traslado de fondos se realiza cuando se transfieren recursos a una Unidad Académica o Administrativa por concepto de servicios o bienes internos adquiridos. Cuando los recursos del proyecto son manejados a través de un Fondo Común (por ejemplo; los proyectos financiados en las convocatorias internas, con recursos del Fondo Común) no es posible realizar traslados internos de fondos por venta de servicios de la UIS, por ejemplo: no es posible que de un fondo común se pueda realizar un traslado para pagar un servicio de fotocopiado a la División de Publicaciones o el análisis de unas muestras realizado por otra dependencia. (Parece que cambió, los del fondo 1 y 3 no pueden hacer traslados de fondos al fondo 6, nos se pueden hacer traslados entre fondos diferentes)

2.3.2 ¿Qué debo hacer para solicitar un traslado de fondos?

Para solicitar ante la VIE un traslado de fondos deberá diligenciar el formulario FIE – 10. Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de fondos ante la División Financiera.

2.3.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de fondos?

La solicitud de traslado de fondos debe tramitarse mínimo con 3 días hábiles de anticipación.

2.3.4 Ejemplo de traslado de fondos:

Un investigador con un proyecto de financiación externa, requiere pagar a la división de publicaciones $100.000 por concepto de fotocopias, entonces diligencia el formulario FIE – 10 indicando el monto, el concepto y el fondo al cual va a transferir el dinero. (Debe anexar cuenta de cobro)

2.4 CONTRATACIÓN

2.4.1 Aspectos generales de la Contratación:

Las solicitudes de gasto de los proyectos de financiación externa podrán gestionarse hasta con un (1) mes de antelación a la fecha de terminación pactada con la entidad financiadora (incluyendo prórrogas). Las solicitudes de Inversión (compra de equipos, libros, software, etc) de los proyectos de financiación externa podrán gestionarse hasta con (6) meses de antelación a la fecha de terminación pactada con la entidad financiadora. Los formularios de solicitud de trámites ante la VIE se encuentran en: https://www.uis.edu.co/portal/investigacion/tramites_financieros/formularios_vie.html



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De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratación. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html

CLASIFICACIÓN DE LAS CONTRATACIONES

REQUISITO RANGO (smlmv)

TIPO DE CONTRATO

1. CONTRATACION DIRECTA 0 a < 10 CONTRATO MINIMA CUANTIA 2. PLURALIDAD DE OFERTA 10 a < 50 3. CONVOCATORIA PUBLICA 50 a < 300

CONTRATO SIMPLIFICADO

4. CONVOCATORIA PUBLICA 300 a < 500 5. LICITACION PUBLICA > 500

CONTRATO FORMALIDADES PLENAS

2.4.2 Conflicto de Interés

Cuando se deba contratar servicios, comprar bienes o suscribir cualquier otro contrato es necesario que el investigador revise si tienen inhabilidades para suscribir el contrato, deberá analizar si tienen alguna relación de parentesco o afinidad con las personas a contratar (la inhabilidad aplica hasta el cuarto grado). El investigador debe revisar este aspecto, así no sea el Ordenador del Gasto, ni la persona que suscriba el contrato. En caso de tener alguna duda al respecto consulte su inquietud, pues quien considere que está o puede estar incurso en Conflicto de Intereses deberá advertirlo por escrito. Este aspecto es bastante importante ya que su incumplimiento tiene graves implicaciones. Tenga en cuenta que ….La violación del régimen de conflicto de intereses será sancionado disciplinariamente. Se entenderá que los actores de los procesos se benefician o afectan, en todos los casos en que los efectos de la actuación apliquen a:



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2.4.3 Concepto técnico:

¿Qué debo hacer para solicitar un concepto técnico? Si el bien a adquirir requiere Concepto Técnico es necesario que lo tramite ante la unidad asesora correspondiente

¿A quién le solicito el concepto?

- Adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de informática: División de Servicios de Información.

- Adquisición de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánico: División de Mantenimiento Tecnológico.

- Obras de carpintería de madera y metálica, pintura en madera y metálica, soldadura, obras eléctricas, albañilería y plomería: División de Planta Física.

- Acerca de los procedimientos de contratación: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. - Actuaciones contractuales y en la valoración del componente jurídico de los procesos de negociación y en la configuración de los convenios de cooperación: Asesoría Jurídica.

2.4.4 Cotizaciones:

¿Cuáles contrataciones requieren varias cotizaciones? Las contrataciones por valores superiores a 10 smmlv y menores o iguales a 50 SMMLV, requiere pluralidad de ofertas, es decir, se requieren varias cotizaciones del bien o servicio a adquirir, con el fin de escoger la oferta más beneficiosa económicamente. Qué información debe contener una Cotización? Por ello tenga en cuenta que la cotización incluya lo siguiente:

1. plazo de entrega del bien o servicio 2. Garantía ofrecida 3. Forma de pago 4. IVA discriminado 5. Razón social conforme aparecerá en la factura 6. NIT 7. Especificar si el proveedor pertenece al Régimen Común o al Simplificado

Las cotizaciones deben ser comparables, a precio de mercado y estar vigentes. Todos los artículos que se van a comprar deben cumplir con este requisito. Es importante que el investigador verifique que el futuro proveedor cumple con el pago de parafiscales.



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2.4.5 Pólizas5:

Es importante que en cada contratación el investigador evalúe el riesgo de incumplimiento, mala calidad, pérdida del equipo a transportar, insuficiencia en el suministro de repuestos, y demás aspectos a considerar de acuerdo con el objeto del contrato, con el fin de constituir las pólizas necesarias que garanticen el adecuado desarrollo del proyecto. El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo las garantías indicadas en la Orden, expedidas por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán reponerse en caso de que su valor se vea afectado por siniestros, por parte de la compañía de seguros, o en su defecto por parte del proponente, en aquellas garantías en las cuales la compañía de seguros no otorgara este amparo de reposición. De igual manera, en cualquier evento en que aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. ¿Cuáles son los tipos de pólizas exigidos por la Universidad? Los siguientes amparos contienen el mínimo básico de garantías sugeridas a contemplar en los diferentes procesos de contratación, pudiendo estos variar acorde a las exigencias especiales contempladas en los términos de referencia o pliegos de condiciones que se requieran en cada caso en particular o por las mayores coberturas de los servicios ofrecidos por el proponente:

CONCEPTO: Para el caso de la contratación de bienes, obras o servicios mayores de 50 SMMLV, se exigirá la garantía de seriedad, debiendo permanecer válida durante el periodo especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones, el cual debe ser suficiente para cubrir a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones por parte del proponente y, especialmente, la de suscribir el contrato objeto del proceso contractual en los términos que dieron base a la adjudicación. Esta garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos, una vez que se determine que no se les adjudicará el contrato, excepto al segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato.

AMPARO DE SERIEDAD DE LA OFERTA

CUANTIA Y VIGENCIA: El monto de de esta garantía especificado en los pliegos de contratación debe tener como mínimo el 10% del valor estimado del contrato. La garantía puede ser, garantía bancaria o póliza de compañía de seguros y tendrá una vigencia no inferior de 30 días adicionales al período de validez de las propuestas.

5 Anexo 02. Garantías. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN



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CONCEPTO: Se solicitará para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes entregados para financiar el cumplimiento de sus obligaciones.

AMPARO DE ANTICIPO

CUANTIA Y VIGENCIA: por un valor equivalente al 100% del mismo y con una vigencia igual a la del contrato u orden.

CONCEPTO: Se asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas. AMPARO DE

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o

contrato, por un periodo que incluya la vigencia del contrato y 4 meses más. CONCEPTO: Cubre a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales por uso, objeto contractual presenta deterioro debido a incumplimiento de los requisitos mínimos fijados en los términos o pliegos de condiciones y el contrato del bien o servicio contratado, por los perjuicios originados por el incorrecto funcionamiento de los equipos que suministre o instale el contratista.

AMPARO DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO

CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 1 año más, a partir de la entrega y recibo a satisfacción.

CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los términos o pliegos de condiciones y el contrato. AMPARO DE

PROVISIÓN DE REPUESTOS CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato,

por la vigencia del contrato y 3 años más, a partir de la entrega y recibo a satisfacción. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecución del contrato.

AMPARO PARA EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES

CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 10% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso, la obra sufra deterioros imputables al contratista. AMPARO DE

ESTABILIDAD DE LA OBRA CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato,

por la vigencia del contrato y 5 años más a partir de la entrega y recibo a satisfacción.

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2.4.6 Esquema de Contratación de la Universidad

CUADRO DE CONTRATACIÓN RANGO SMMLV

REQUISITO BIENES Y SERVICIOS PERSONAL

CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? � Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su

solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) � Formato para contratar Servicios: FIE-01 � Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div.

Financiera FSI-01 � Adjuntar cotización � Adjuntar concepto técnico (si se requiere) � Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de

Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación) � Copia del RUT (Aplica sólo para proveedores nuevos)

CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato: FIE-01 Por monto mayor o igual a 1 SMMLV. Adjuntar evaluación de la Hoja de Vida con visto bueno de la División de Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda el valor indicado por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.B. del Vicerrector Administrativo). Copia del RUT. “Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones?” Ver la respuesta a esta pregunta en el ítem Orden de Prestación de Servicios.

0 a <10 CONTRATACION

DIRECTA

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE: Orden de compra o pedido de suministros: Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y firmada por el ordenador del gasto, se envía la orden al proveedor, y este procede a realizar el servicio o a enviar el producto a la Universidad. SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura y los anexos a que haga referencia la orden deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes. En caso de la adquisición de bienes que deben ser inventariados por la Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita telefónicamente o por correo electrónico que el investigador se acerque a firmar el ingreso del bien al inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con prontitud el llamado de la VIE. Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales del pedido, es posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello deberá enviar a la VIE el formato de entrega de facturas, la factura y demás soportes solicitados en la Orden.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE: En la VIE la Orden de Prestación de Servicio o la Orden de trabajo es procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador del Gasto; luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se acerque a la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: Orden de prestación de servicios o de consultoría: El investigador recibe del proveedor el producto o entregable, si se hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Orden de trabajo: El investigador debe verificar el avance de obra con visto bueno de la unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reliquidación, según el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Para solicitar el pago de la factura, se envía a la VIE el Formato FIE – 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

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CUADRO DE CONTRATACIÓN RANGO

SMMLV REQUISITO

BIENES Y SERVICIOS PERSONAL CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? � Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar

de entrega del bien o servicio) � Formato para contratar Servicios: FIE-01 � Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 � Adjuntar 3 cotizaciones Cuando una marca tiene un distribuidor exclusivo en el país, se puede omitir este requisito, siempre y cuando el investigador justifique consistentemente la necesidad de adquirir dicha marca. En tal caso, el distribuidor debe anexar certificado de exclusividad expedido por la Casa Matriz. � Adjuntar concepto técnico (si se requiere) � Definir garantías a exigir al proveedor, en caso de no requerirse concepto

técnico. � Adjuntar liquidación de importación expedida por la Oficina de Importaciones

(Aplica sólo para solicitudes de Importación)

CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato: FIE-01 Adjuntar evaluación de la Hoja de Vida con visto bueno de la División de Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda el valor indicado por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.Bo. del Vicerrector Administrativo). Copia del RUT (Aplica sólo para proveedores nuevos) “Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones?” Ver la respuesta a esta pregunta en el ítem Orden de Prestación de Servicios.

10 a < 50

PLURALIDAD DE

OFERTA

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: Orden de compra o pedido de suministros: Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y firmada por el ordenador del gasto, se envía la orden al proveedor, y este procede a realizar el servicio o a enviar el producto a la Universidad. SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura y los anexos a que haga referencia la orden de deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes. En caso de la adquisición de bienes que deben ser inventariados por la Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita telefónicamente o por correo electrónico que el investigador se acerque a firmar el ingreso del bien al inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con prontitud el llamado de la VIE. Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales del pedido, es posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello deberá enviar a la VIE el formato de entrega de facturas, la factura y demás soportes solicitados en la Orden.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: En la VIE la Orden de Prestación de Servicio o la Orden de trabajo es procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador del Gasto, luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se acerque a la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: Orden de trabajo: Verificar avance de obra con visto bueno de unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reliquidación, según el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción Orden de prestación de servicios o de consultoría: Recibe del proveedor informe de avance o informe final de actividades, si se hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Para solicitar el pago de la factura, se envía a la VIE el Formato FIE – 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

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RANGO SMMLV

REQUISITO CUADRO DE CONTRATACIÓN

CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones técnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación)

50 a < 300

CONVOCATORIA PÚBLICA EN LA WEB (SUGERIDO: PREPLIEGOS 2 DÍAS HÁBILES Y PLIEGOS 3 DÍAS

HÁBILES)

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: La VIE envía las especificaciones técnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, quien es la encargada de elaborar los términos de referencia preliminares si considera necesario de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual. Para el caso de contratación de personal mediante OPS, solita a la División de Recursos Humanos visto bueno del valor estimado a pagar de acuerdo con la escala salarial de la UIS. Se elaboran los términos de referencia preliminares y la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión autoriza su publicación en la página Web a la División de Servicios de Información (Debe ser publicado por lo menos dos días hábiles antes de iniciar el proceso de selección). Luego, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comité evaluador realizan la evaluación de las propuestas y elabora el acta de adjudicación. Una vez se realiza el acta de adjudicación, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, procesa en el sistema financiero la orden y el ordenador del gasto la autoriza y la firma, luego, se envía la orden al proveedor. SOLICITUD DE PAGO: Orden de compra y pedido de suministro: Cuando el investigador reciba el bien o servicio, deberá verificar que se cumplen las especificaciones según la factura de venta y la orden respectiva, luego, firmará la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. Orden de prestación de servicios o de consultoría: se recibe del contratista informe de avance o informe final de actividades, si se requiere, con visto bueno del Interventor si se hubiere designado o contratado, verifica el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, en caso de requerirse como constancia de recibo a satisfacción. Orden de Trabajo: verifica avance de obra o constata el cumplimiento del objeto contratado y suscribe actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista de suspensión, de reiniciación, de entrega y recibo final de obra y liquidación, según el caso, con visto bueno de la unidad asesora y del Interventor, si se hubiere designado o contratado. Firma factura de venta, si se requiere, como constancia de recibo a satisfacción. La factura y los anexos que mencione la orden de compra deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. Estos documentos se envían a la División Financiera, para que tramite el pago de la factura.

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RANGO SMMLV


CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones técnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación)

300 a < 500

CONVOCATORIA PÚBLICA EN LA

WEB (PREPLIEGOS 2 DÍAS HÁBILES Y PLIEGOS 3 DÍAS

HÁBILES)

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: La VIE envía las especificaciones técnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, quien es la encargada de elaborar términos de referencia preliminares y autorizar su publicación en la página Web. Los términos de referencia que precedan la celebración de contratos deben ser publicados en la página Web de la Universidad por lo menos dos días hábiles antes de iniciar el proceso de selección. Luego la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comité evaluador realizan la evaluación de las propuestas y elabora la minuta de contrato, la cual es firmada por el Vicerrector. SOLICITUD DE PAGO: En caso de adquisición de bienes, la Unidad Académico-Administrativa verifica que la mercancía cumpla las especificaciones pactadas en el contrato y en la factura de venta, y tramita el visto bueno de la unidad asesora correspondiente, en caso de requerirse. Como constancia de recibo a satisfacción, la UAA firma la factura de venta, si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, se devuelve el producto al proveedor para su cambio o reposición, según el caso. En el caso de la adquisición de servicios o de consultoría es la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, la encargada de recibir los informes de avance del contratista. Para obras civiles, elabora actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reiniciación, de entrega y recibo final de obra, según el caso, y se firman por el Director de contratación, el contratista y el interventor. El Director de contratación firma la factura de venta como constancia de recibo a satisfacción.

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RANGO SMMLV


CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato: FIE-16 para compra de bienes y servicios Adjuntar especificaciones técnicas y requerimientos de bienes y servicios

500 en adelante

LICITACIÓN PÚBLICA

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: La VIE envia las especificaciones técnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados y el presupuesto oficial estimado (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Para el caso de contratación de personal externo mediante mecanismos de tercerización, la Div de Rec Humanos elabora la proyección y determina el valor estimado del contrato de acuerdo a las escalas salariales de la UIS, y a las apropiaciones presupuestales aprobadas en el presupuesto. La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, elabora los pliegos de condiciones preliminares, analizar las observaciones y elabora el proyecto de resolución de apertura de la licitación pública. Los términos de referencia que precedan la celebración de contratos deben ser publicados en la página Web de la Universidad por un término no menor a diez días calendario antes de iniciar el proceso de selección. Para el caso de obras civiles, se debe tramitar ante las entidades estatales correspondientes la aprobación de licencias, estudios y diseños técnicos que requiera el proyecto, tales como: diseño arquitectónico, hidráulico, sanitario, eléctrico, estructural, geotécnico, licencia de construcción, licencia ambiental u otros. La Resolución es firmada por el Secretario General y el Rector, luego, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comité evaluador realizan la evaluación de las propuestas y elabora el acta de adjudicación. SOLICITUD DE PAGO: En caso de adquisición de bienes, la Unidad Académico-Administrativa verifica que la mercancía cumpla las especificaciones pactadas en el contrato y en la factura de venta, y tramita el visto bueno de la unidad asesora correspondiente, en caso de requerirse. Como constancia de recibo a satisfacción, la UAA firma la factura de venta, si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, se devuelve el producto al proveedor para su cambio o reposición, según el caso. En el caso de la adquisición de servicios o de consultoría es la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, la encargada de recibir los informes de avance del contratista, verifica el cumplimiento del objeto contratado. El interventor aprueba el avance y cumplimiento de las actividades pactadas. Para obras civiles, elabora actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reiniciación, de entrega y recibo final de obra, según el caso, y se firman por el Director de contratación, el contratista y el interventor. El Director de contratación firma la factura de venta como constancia de recibo a satisfacción.



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2.5 ORDEN DE COMPRA

2.5.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Compra?

Una orden de compra se realiza cuando se requiere adquirir bienes para el desarrollo del proyecto. Para solicitar Órdenes de Compra, es necesario tener claro el rubro que se afecta con la adquisición, por ello es recomendable consultar la sección “Descripción de los rubros más utilizados”

2.5.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una orden de compra?

Remítase al cuadro de contratación.

2.5.3 ¿Cómo solicito la anulación de una orden de compra?

Cuando se requiera anular una orden por incumplimiento del proveedor, el investigador debe enviar a la VIE una carta solicitando la anulación de la orden y adjuntando una carta del proveedor en la cual justifique el incumplimiento.

2.5.4 ¿Cómo solicito el pago de una orden de compra?


2.5.5 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de compra?

La solicitud de orden de compra debe tramitarse mínimo con 2 días hábiles de anticipación.

2.5.6 Ejemplo de Orden de Compra:

Un investigador requiere comprar $5.000.000 de Etanol, amonio, calcio y potasio para su proyecto, para ello deberá adjuntar las cotizaciones realizadas con varios proveedores. Con los datos del proveedor que ofrece menor precio y utilizando el rubro reactivos químicos (porque todos los productos a adquirir son reactivos. Si quisiera compra una pipeta deberá comprarla utilizando el rubro material de laboratorio), el investigador diligencia el formulario FIE – 03, adjunta tres cotizaciones que sean comparables, estén vigentes y discriminen el IVA y la copia del RUT del proveedor. Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura, el certificado de pago de aportes parafiscales vigentes, pólizas y demás anexos a que haga referencia la orden deberá enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la



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documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes.

2.5.7 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de compra?


2.6 ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

2.6.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Prestación de Servicios?

La orden de prestación de servicios se utiliza para solicitar a personas naturales o jurídicas el desarrollo de trabajos relacionados con la administración o funcionamiento de la entidad: Asesorías, conferencias, representación judicial, rendición de conceptos, servicios de salud distintos de los que se celebren en entidades de previsión social, edición, publicidad, sistemas de información, servicios de procesamientos de datos, agenciamiento de aduanas, vigilancia, aseo, transporte (diferente a tiquetes), portes, relaciones públicas, hoteles, suscripciones, inscripciones a eventos, afiliaciones, fotocopiado (se acepta sólo fotocopiado que no realice la División de Publicaciones), filmaciones, alquileres, mantenimiento, reparaciones y similares, cuando el valor del servicio no exceda los 300 SMLMV. Se puede solicitar la prestación de servicios profesionales, en la cual el objeto del contrato supone actividad intelectual, sin obligación de entregar productos específicos, por ejemplo, contratación de asesoría jurídica. La prestación de servicios también supone actividades operativas, sin componente intelectual prevalente, como por ejemplo: aseo, vigilancia, jardinería, servicios generales, etc. En el caso de proyectos de investigación, se requiere que la hoja de vida de la persona a contratar esté aprobada por la entidad financiadora.

2.6.2 ¿Cómo investigador, qué debo tener en cuenta para realizar contrataciones a través de OPS?

Para la realización de contrataciones a través de OPS a personas naturales por prestación de servicios, tenga en cuenta lo siguiente:

Durante la vigencia del proyecto, es posible realizar máximo 3 OPS a una misma persona. Las OPS se realizan por actividades específicas. De acuerdo al principio de anualidad6, es necesario que la duración de las OPS se extienda máximo hasta el 31 de diciembre del año en curso. Cuando la fecha de terminación de la OPS es posterior a la primera semana de diciembre, el último pago sale en el año siguiente.

6 Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003.



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El número de pagos parciales, que se realizan a una OPS, debe ser inferior al número de meses de duración de la OPS.

El valor promedio por mes a pagar, debe ser máximo el valor establecido en la evaluación de la Hoja de Vida realizada por la UIS. En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea menor al valor establecido en la evaluación realizada por la UIS, se deberá tomar como valor promedio por mes, el valor establecido por el ente financiador. En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea mayor al valor establecido en al evaluación de la hoja de vida realizada por la UIS, se deberá tramitar la autorización del Vicerrector Administrativo, adjuntando la correspondiente justificación.

El investigador debe informar a la VIE, si se requiere de la afiliación a una Aseguradora de Riesgos Profesionales A.R.P. o póliza contra accidentes (Ver cuadro de Pólizas)

El investigador debe indicar si requiere póliza de cumplimiento y calidad.

2.6.3 ¿Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones?

El lineamiento vigente establece que en caso que el promedio mensual de la OPS sea inferior a 2,5 SMMLV, la persona puede ser cotizante dependiente o beneficiaria de una E.P.S. (Empresa Promotora de Salud) o ARS (Administrado de Régimen Subsidiado, SISBEN, en este caso el proveedor debe presentar fotocopia del carnet con fecha de vencimiento limitada y en el caso de los beneficiarios, hay dos opciones; presentar el certificado de afiliación con fecha de expedición no mayor a 30 días, o presentar fotocopia del carnet donde se evidencia la relación del cotizante y beneficiario, el número de cédula del cotizante y fotocopia de la planilla de pago), en caso contrario debe cotizar a una E.P.S como independiente. Cuando la duración de la OPS sea inferior a 1 mes, el valor total de la Orden se entiende como el valor promedio mensual, para efectos de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensión. Además, si el promedio mensual de la OPS es igual o mayor de 2,5 SMLMV la persona debe cotizar como independiente al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones (Este pago se debe realizar anticipadamente). El ingreso base de cotización de Seguridad Social es el 40% del valor promedio mensual de la OPS7. En caso de ser pensionado se deberá certificar el estado de pensionado, y de igual manera se deberá cancelar el servicio de seguridad social en salud, conforme a los rangos mencionados anteriormente. Tenga en cuenta …. Para tramitar la solicitud de pago parcial de una OPS de una persona natural, se requiere que el contratista cuente con el RUT y realice los pagos de seguridad social exigidos de acuerdo al valor promedio mensual de la OPS, todos los comprobantes de pago de estos aportes (durante la vigencia del contrato) son exigidos para tramitar el pago de la OPS. En el caso de los pagos parciales, el cotizante deberá adjuntar los comprobantes de pago de Seguridad Social hasta la fecha en la cual tramita la solicitud de pago.

7 Concepto Jurídico del Dr. Néstor Trujillo enviado el 4 de Diciembre de 2003 a la Dra. Emérita Oliveros.



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2.6.4 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Prestación de Servicios?


2.6.5 ¿Cómo solicito el pago de una Orden de Prestación de Servicios?


2.6.6 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Orden de Prestación de Servicios?

La solicitud de OPS debe tramitarse mínimo 3 días hábiles antes del inicio del contrato.

2.6.7 Ejemplo de Orden de Prestación de servicios:

Un investigador requiere contratar a una persona natural por tres meses, para ello cuenta con la autorización del ente financiador, y obtuvo de la División de Recursos Humanos la evaluación de la Hoja de Vida de la persona a contratar, según la cual los honorarios mensuales son de $1.200.000 (Esta contratación afectará el rubro de honorarios profesionales). El investigador tiene planeado realizar dos pagos; un primer pago del 30% al cabo de 1 mes y un segundo pago del 70% al final de los tres meses. Como el promedio mensual ($1.200.000) supera los 2.5 SMMLV (smmlv vigente año 2007), la persona contratada deberá cotizar como independiente al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensión), durante la vigencia del contrato, utilizando un ingreso base de cotización de $480.000 (40% del promedio mensual ($1.200.000). Luego, el investigador recibe del proveedor el informe de avance o informe final de actividades, si se hubiere pactado y verifica el cumplimiento del objeto contratado. Firma la factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Para solicitar el pago, se envía a la VIE el Formulario FIE – 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

2.6.8 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de Prestación de Servicios?




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2.7 ORDEN DE TRABAJO

2.7.1 ¿Cuándo se solicita una Orden de Trabajo?

La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras, adiciones, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV. Para obras civiles, el Rector mediante acto administrativo puede nombrar un Gerente del Proyecto. Esta persona, será responsable total de la obra en relación a las siguientes actividades: Programación de la obra, avances, cronograma, condiciones, garantías, legalización y cumplimiento del contrato, obligaciones y deberes de ambas partes, etc. De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver manual de normas y procedimientos de contratación. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html

2.7.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Trabajo?


2.7.3 ¿Cómo solicito el pago de una Orden de Trabajo?


2.7.4 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de Trabajo?

La solicitud de orden de trabajo debe tramitarse mínimo 3 días hábiles antes del inicio del contrato.

2.7.5 Ejemplo de Orden de Trabajo:

Un investigador requiere realizar adecuaciones a su laboratorio por $4.500.000, las cuales ya fueron autorizadas por el ente financiador, para ello deberá adjuntar las cotizaciones realizadas con varios proveedores, tramitar el concepto técnico ante la División de Planta Física y determinar las pólizas requeridas para la contratación (póliza para el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, póliza de cumplimiento del contrato, póliza extracontractual). El investigador diligencia el Formulario FIE – 01 adjuntando las cotizaciones, copia del RUT y el concepto técnico de la División de Planta Física. El investigador debe verificar el avance de obra con visto bueno de unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reliquidación, según el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción.



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Para solicitar el pago de la factura, se envía a la VIE el Formato FIE – 02 diligenciado, adjuntando los recibos de pago de Seguridad Social (o certificado de pago de aportes parafiscales vigentes) durante la vigencia de la Orden y las pólizas. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

2.7.6 ¿Si quiero conocer más sobre las ordenes de Trabajo?


2.8 CONTRATACIÓN CON EXTRANJEROS

2.8.1 ¿Qué se requiere para contratar a un extranjero?

Es necesario entregar los siguientes documentos en la VIE:

REQUISITO Si el extranjero viaja a Colombia a prestar el

servicio

Si el extranjero presta el servicio desde el exterior sin viajar a

Colombia Copia del pasaporte al extranjero X No Aplica Tarjeta de asistencia médica del extranjero X No Aplica Visa de trabajo en Colombia vigente X No Aplica

Número de cuenta bancaria del extranjero Si el extranjero prefiere

el pago por transferencia al exterior

X

Una comunicación en la cual se indique los costos de la visita del investigador que la Universidad cubrirán (Honorarios, alojamiento, alimentación, tarjeta de asistencia médica, tiquetes, transporte local, etc),

X No Aplica

Justificación de la contratación del extranjero X X

Diligenciar el Formulario FIE -01 * X X *Es necesario que se negocie el valor del contrato del extranjero en pesos colombianos. El formulario de solicitud deberá diligenciase en moneda nacional.



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Con esta información la VIE, solicita la revisión de la contratación por parte de la División de Recursos Humanos y la carta de ofrecimiento del señor Rector, la cual se envía al investigador extranjero. Con la carta de ofrecimiento y junto con una certificación de la INTERPOL (este trámite tiene una duración aproximada de 6 semanas), el extranjero solicita en el consulado Colombiano una visa de trabajo, la cual es requerida para que el investigador realice el cobro del servicio brindado a la UIS. Tenga en cuenta que… El extranjero deberá tramitar el seguro médico en el momento de hacer la compra del pasaje o máximo 24 horas después de aterrizar en Colombia. Las Aseguradoras Colombianas no expiden seguros médicos después de este tiempo. Se requiere que el extranjero adquiera una tarjeta de asistencia médica que incluya los costos de repatriación del cuerpo en caso de fallecimiento en Colombia. En la VIE se procesa la Orden de Prestación de Servicios en el sistema financiero y se autoriza por el Ordenador del Gasto.

2.8.2 ¿Cómo se tramita el pago a un extranjero?

Una vez el contratista realiza el servicio conforme a las condiciones especificadas en la OPS, se recibe el entregable (informe de avance, prototipo o informe final) con visto bueno del Investigador solicitante de la OPS y de acuerdo con los plazos de pago establecidos en la misma, es posible solicitar el Pago Parcial o total de la OPS. Para ello, se envía a la VIE el Formulario FIE – 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable). La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago.

2.8.3 ¿El contrato del extranjero tiene algún descuento?

Si, de acuerdo con la tabla de Retención en la Fuente de la DIAN para el año 2006, se cobrará Retención en la Fuente del 10% sobre el total del pago, por concepto de “Impuesto a título de renta y de remesas en la prestación de servicios de consultoría, servicios técnicos y de asistencia técnica por personas no residentes o no domiciliadas en Colombia, prestados en el país o en el exterior”. De igual manera deberá el valor del giro al exterior.

2.8.4 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la Contratación del Extranjero?

La solicitud de contratación del extranjero debe tramitarse mínimo 8 semanas antes del inicio del contrato.



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2.8.5 Ejemplo de Contratación del Extranjero:

Un investigador requiere contratar la asesoría de un experto internacional, la cual negoció en $20.000.000 por un mes de asesoría en Colombia (es muy importante que la negociación se haga en la moneda nacional). El investigador diligencia el Formulario FIE-01 y adjunta copia del pasaporte, la comunicación en la cual se indique los costos de la visita del investigador que la Universidad cubrirán (Honorarios, alojamiento, alimentación, tarjeta de asistencia médica, tiquetes, transporte local, etc) y la Justificación de la contratación del extranjero. Con esta información la VIE tramita ante la División de Recursos Humanos la carta de ofrecimiento, la cual es firmada por el Señor Rector, radicada en administración de documentos y enviada por correo físico al experto para que solicite el certificado de la INTERPOL, documento requerido para tramitar la visa de trabajo en Colombia. El extranjero deberá tramitar la tarjeta de asistencia médica que cubra la vigencia del contrato. Una vez el contratista realiza el servicio conforme a las condiciones especificadas en la OPS, se recibe el entregable (informe de avance, prototipo o informe final) con visto bueno del Investigador solicitante de la OPS y de acuerdo con los plazos de pago establecidos en la misma, es posible solicitar el Pago Parcial o total de la OPS. Para ello, se envía a la VIE el Formulario FIE – 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable), copia de la visa de trabajo vigente y copia de la tarjeta de asistencia médica por el tiempo de la duración del contrato. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago. Recuerde que el extranjero deberá asumir el Impuesto a título de renta y de remesas y la Estampilla Pro-UIS.

2.9 IMPORTACIÓN

2.9.1 ¿Cuándo se realiza una importación?

Una importación se realiza cuando se requiere adquirir bienes o equipos especiales a través de proveedores localizados en el exterior. Para mayor información consulte el Procedimiento F02.09 Importaciones de Montos Superiores a 500 SMLMV. http://perdiz.uis.edu.co/procedimientos/procedimientos/financieros/f0209.html

2.9.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Importación?

Remítase al cuadro contratación.

2.9.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Importación?

La solicitud de importación debe tramitarse mínimo 15 días antes del vencimiento de la cotización.



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2.9.4 Ejemplo de Importación:

Un investigador requiere importar un microscopio especializado por valor de US$5000, para ello requiere de mínimo 2 cotizaciones, las cuales deberá presentar en la Oficina de Importaciones para solicitar la liquidación estimada en pesos colombianos de la importación (incluye giro al exterior, impuestos, gastos de nacionalización, fletes, bodegaje e imprevistos). Luego, deberá diligenciar el formulario FIE – 15 y la Solicitud de Importación de la Div. Financiera RSI – 01.

2.9.5 ¿Si quiero conocer más sobre las Importaciones?


2.10 SERVICIOS ESPECIALIZADOS

2.10.1 ¿Cuándo se realiza una contratación de Servicios Especializados? No se requerirá convocatoria pública ni pluralidad de ofertas para la contratación de consultorías y de servicios profesionales especializados, artísticos o técnicos de alta complejidad; y en el proceso de selección del futuro contratista se detecta que el contrato únicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o jurídica, por su acreditada experiencia específica, en condiciones favorables para la Universidad y según los lineamientos definidos en el art. 23 del Acuerdo 019 de 2005, no se requerirá convocatoria pública ni pluralidad de ofertas, y se podrá realizar una contratación de Servicios especializados.

2.10.2 ¿Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Para realizar un contrato de Servicios especializados se deben constatar las siguientes condiciones:

a) Que en el lugar de cumplimiento del contrato solo pueda ejecutarlo una persona, natural o jurídica, en condiciones favorables para la Universidad;

b) Que sobre el proponente recaiga una especial confianza del ordenador del gasto, que debe estar fundada en su calificación, su acreditada experiencia específica y las consideraciones de conveniencia institucional que se constaten en el informe de oportunidad y conveniencia que deberán suscribir el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto.

En todo caso, los honorarios que se pacten deberán guardar correspondencia con los precios de mercado para servicios similares.

2.10.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato de Servicios Especializados?

La solicitud debe tramitarse mínimo 5 días hábiles antes del inicio de la orden.



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2.10.4 Ejemplo de Servicios Especializados:

Dentro de un proyecto Colciencias se tiene establecido contratar la asesoría de María Saravia, experta en Protección Catódica. Para dar cumplimiento a los compromisos con Colciencias, sólo es posible contratar a la Ph.D. Saravia, quien cuenta con acredita experiencia específica y realizará una asesoría durante 8 meses por $24.000.000, por lo cual se suscribe un informe de oportunidad y conveniencia entre el Investigador y el Ordenador del Gasto. Con este documento, la evaluación de la hoja de vida, (En el caso que el valor promedio mensual establecido en la evaluación de la Hoja de Vida sea menor a $3.000.000 que es el promedio mensual a pagar establecido en el contrato, se deberá tramitar el V.B. del Vicerrector Administrativo), el RUT, y el formulario FIE – 01, se procede a generar en la VIE la Orden de Prestación de Servicios, en la cual se solicita póliza de cumplimiento y se estipula un anticipo del 30% del valor total de contrato, y el saldo en 3 pagos. Una vez se recibe en la VIE, el original de la Póliza de Buen manejo de Anticipo (debidamente firmada), el respectivo certificado de pago y la OPS firmada por las partes, se procede a generar el anticipo. Para realizar cada uno de los pagos, el investigador verifica que se cumplan las especificaciones establecidas en la Orden y con el formulario FIE – 02, el original de la póliza de cumplimiento (debidamente firmada), respectivo certificado de pago, recibos de pago de Seguridad Social en Salud y Pensión como cotizante independiente y copia del informe, se procede a solicitar en la VIE el pago parcial de la OPS. La VIE realiza el trámite y envía a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago.

2.10.5 ¿Si quiero conocer más sobre un contrato de Servicios Especializados? De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratación. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html

2.11 INTUITO PERSONAE

2.11.1 ¿Cuándo se realiza una contratación intuito personae? No se requerirá convocatoria pública ni pluralidad de ofertas cuando de acuerdo con la ley sea posible celebrar contrato intuito personae; y en el proceso de selección del futuro contratista se detecta que el contrato únicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o jurídica, por su acreditada experiencia específica, en condiciones favorables para la Universidad y según los lineamientos definidos en el art. 23 del Acuerdo 019 de 2005, no se requerirá convocatoria pública ni pluralidad de ofertas, y se podrá realizar un contratación Intuito personae.



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2.11.2 ¿Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Para realizar un contrato Intuito Personae se deben constatar las siguientes condiciones:

• Que en el lugar de cumplimiento del contrato solo pueda ejecutarlo una persona, natural o

jurídica, en condiciones favorables para la Universidad;

• Que sobre el proponente recaiga una especial confianza del ordenador del gasto, que debe estar fundada en su calificación, su acreditada experiencia específica y las consideraciones de conveniencia institucional que se constaten en el informe de oportunidad y conveniencia que deberán suscribir el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto.

• En todo caso, los honorarios que se pacten deberán guardar correspondencia con los precios de

mercado para servicios similares.

• Se requerirá concepto jurídico previo y dictamen favorable del Director de Contratación y Proyectos de Inversión en todos los casos en los que los ordenadores de gasto delegados del Rector pretendan celebrar contratos intuito personae.

Por tal razón, el investigador deberá enviar a las VIE una justificación escrita de la necesidad del contrato intuito personae, la conveniencia de celebrarlo institucionalmente, la correspondencia con los precios del mercado, la experiencia del proveedor y las especificaciones técnicas o requerimientos de los servicios solicitados.

2.11.3 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato Intuito Personae? La solicitud debe tramitarse mínimo 5 días hábiles antes del inicio de la orden.

2.11.4 Ejemplo de Intuito Personae:

Un investigador requiere comprar un equipo especializado que cuesta $30.000.000, para ello deberá gestión el certificado de exclusividad de fabricante, el RUT, concepto técnico de la Div. De Mantenimiento Tecnológico y la justificación por parte del investigador que incluya el análisis técnico-económico y las características del equipo. Con esta documentación y el formulario FIE – 03, la VIE solicita VoB. A la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Con este aval se procede a generar la orden de Compra. Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura, el certificado de pago de aportes parafiscales vigentes y demás anexos a que haga referencia la orden deberá enviarse a la VIE, junto con el formulario FIE - 17. La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los



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comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes.

2.11.5 ¿Si quiero conocer más sobre un contrato intuito personae? De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratación. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html

2.12 LICITACIÓN PÚBLICA

2.12.1 ¿Cuándo se realiza una Licitación? Una licitación se realiza cuando el proyecto requiere adquirir bienes, ejecutar obras o tramitar la prestación de servicios, por un monto superior a los 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Las condiciones a tener en cuenta son: Para obras civiles, el Rector mediante acto administrativo puede nombrar un Gerente del Proyecto. Esta persona, será responsable total de la obra en relación a las siguientes actividades: Programación de la obra, avances, cronograma, condiciones, garantías, legalización y cumplimiento del contrato, obligaciones y deberes de ambas partes, etc. Para las licitaciones de seguros, la Universidad debe solicitar la colaboración y asesoría técnica del asesor de seguros quien estará presente durante el proceso prestando asesoría técnica. Se exceptúa de este procedimiento el contrato de empréstito, el cual deberá someterse a lo previsto en el estatuto contractual que rija para la Nación.

2.12.2 ¿Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Licitación? Remítase al cuadro contratación.

2.12.3 ¿Si quiero conocer más sobre la Licitación? De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratación. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html



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2.13 SOLICITUDES PARA VIAJES

2.13.1 Viáticos ¿Qué se consideran viáticos? Se consideran viáticos8 los gastos de alojamiento y alimentación aprobados a los empleados de la Universidad cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. ¿Qué características tienen los viáticos? Los viáticos tienen dos características:

o Se solicitan cuando se realizan viajes nacionales o No requieren que se realice legalización de los gastos.

¿Cómo se determina el valor de los viáticos? Para liquidar el valor a cancelar por el concepto de viáticos, la VIE utiliza la tabla de viáticos que establece la Universidad para tal fin.

TABLA DE VIATICOS

DESCRIPCIÓN DEL

NIVEL Pernocta/No pernocta

CATEGORIA A * CATEGORIA B **

Valor día si pernocta

18 s.m.m.l.v / 30 10 s.m.m.l.v / 30 NIVEL 1

Rector, Vicerrectores, Decanos, Director de

Regionalización

Valor día si no pernocta

(18 s.m.m.l.v/30) * 60%

(10 s.m.m.l.v / 30) * 60%

Valor día si pernocta

16 s.m.m.l.v / 30 9 s.m.m.l.v / 30 NIVEL 2

Los que no están en el Nivel 1 ni en el Nivel 3 Valor día si no

pernocta (16 s.m.m.l.v / 30) *

60% (9 s.m.m.l.v / 30) *

60% Valor día si pernocta

9.5 s.m.m.l.v / 30 7 s.m.m.l.v) / 30 NIVEL 3

Empleados No Profesionales Valor día si no

pernocta (9.5 s.m.m.l.v / 30) *

60% (7 s.m.m.l.v / 30) *

60% * Categoría A: Se incluye capitales de departamentos: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, B/bermeja, Palmira y Rionegro (Ant). ** Categoría B: Se incluyen todas las que no están en Categoría A. Valor día si no pernocta: Quiere decir que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le

8 De acuerdo con la definición de “viáticos” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS”



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corresponda. Los viáticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino y si regresa en el mismo día se le reconoce el 60%. Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado. Cuando el investigador realice viajes al exterior es posible solicitar viáticos siempre y cuando el monto solicitado corresponda a las tarifas establecidas para viajes a nivel nacional. ¿Cómo se solicitan los Viáticos? Con el formulario FIE – 06 diligenciado, la VIE tramita la Orden de Pago Manual – Viáticos. Tenga en cuenta que el valor solicitado sea exactamente el establecido en la tabla de viáticos. En caso que se trate de la asistencia a un evento, adjunte la copia de la programación. ¿Qué debo hacer si la fecha del viaje ha cambiado? En caso que después de solicitados los viáticos, el investigador modifique la fecha del viaje, se deberá realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha. ¿Qué debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variación del monto de los viáticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deberá solicitar la anulación de la orden de pago manual y solicitar nuevamente los viáticos. ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar los viáticos? La solicitud de viáticos debe tramitarse 10 días antes del viaje y mínimo 2 días antes (Si es así el pago de los viáticos será posterior al viaje).

Ejemplo de Viáticos: Un investigador requiere viajar a Bogotá a un evento el 17 de Octubre a las 6 a.m. y regresará el mismo día en el vuelo de las 8:40 p.m. De acuerdo a la tabla de viáticos, el profesor pertenece al nivel 2 y como regresará el mismo día el valor de los viáticos es: (16 *433.700) / 30) * 60% = $138.784. Luego, el investigador diligencia el formulario FIE – 06 y adjunta la invitación o el programa del evento. Nota: el valor $433.700, corresponde al s.m.m.l.v del año 2007.

¿Si quiero conocer más sobre viáticos? Consultar el Acuerdo Superior 072 de 1992, Acuerdo Superior 033 de 1998 y Acuerdo Superior 045 de 2002.

2.13.2 Gastos de Viaje

¿Cuáles son los rubros de gastos de viaje que se pueden solicitar? Los gastos de viaje pueden ser de dos clases, para personal de planta o para personal no de planta.



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Gastos de viaje Personal de Planta9: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el cabal cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo. Gastos de viaje Personal no de Planta10: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, que se reconoce al personal invitado por la institución para la realización de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestación de servicios, cuando deba desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo. Es necesario que el Investigador verifique que el viajero se encuentre al día en el pago de seguridad social y de riesgos profesionales. ¿Cómo se solicitan los Gastos de Viaje? El investigador entrega en la VIE el formulario FIE – 04 correctamente diligenciado y la VIE tramita la Orden de Pago Manual – Gastos de viaje. ¿Qué se debe tener en cuenta para legalizar los gastos de viaje? En el caso de los Gastos de Viaje para personal de planta, no se requiere realizar la legalización de gastos de viaje. En el caso de los Gastos de Viaje para personal no de planta, se entiende por legalización de gastos de viaje, la entrega del “Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad” a la VIE, luego la VIE entrega a la sección de Tesorería el Certificado de Cumplimiento de Comisión para realizar el registro correspondiente en el Sistema Financiero. En caso que la comisión o actividad sea realizada en Bucaramanga o su área metropolitana por personal invitado por la Universidad, la autorización del pago de los gastos de viaje reemplazará el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad. Los recursos entregados al personal no de planta, deberán legalizarse dentro de los cinco días siguientes a la terminación de la comisión, y en todo caso, la legalización deberá realizarse antes de la fecha límite establecida para esta actividad, de acuerdo con la programación de cierre de vigencia fijada por la División Financiera de la Universidad. El “Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad”, se encuentra en la segunda página del Formulario FIE- 04 Orden de Pago Manual – Gastos de viaje. ¿Qué debo hacer si el investigador modifica la fecha del viaje? En caso que después de solicitados los gastos de viaje, el investigador modifique la fecha del viaje, se deberá realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha.

9 De acuerdo con la definición de “gastos de viaje personal de planta” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS” 10 De acuerdo con la definición de “gastos de viaje personal no de planta” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS”



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¿Qué debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variación del monto de los viáticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deberá solicitar la anulación de la orden de pago manual y solicitar nuevamente los gastos de viaje. ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar los Gastos de Viaje? La solicitud de gastos de viaje debe tramitarse 10 días antes del viaje y mínimo 2 días antes (Si es así el pago de los viáticos será posterior al viaje).

Ejemplo de Gastos de viaje: Un investigador requiere enviar a un profesional contratado por OPS a Manizales para que asista a un evento y estima los gastos en $500.000, distribuidos de la siguiente forma: ($150.000 de transporte, $250.000 de alojamiento y $100.000 de alimentación). Con esta información el investigador solicita los gastos de viaje utilizando el formulario FIE – 04, adjuntando la programación del evento. Al regreso del viaje el profesional de investigación deberá presentar en la VIE, el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad

¿Si quiero conocer más sobre Gastos de Viaje? Para mayor información sobre los Gastos de Viaje consulte la resolución 1720 del 2006, por la cual se aprueban los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta, y se modifica la definición de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales.

2.13.3 Salidas de Campo ¿Qué son las salidas de campo? PRÁCTICAS DOCENTES, SALIDAS DE CAMPO Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL: Comprende los gastos causados por las salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fábricas y prácticas de campo, en cumplimiento de actividades académicas, de investigación, de extensión y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutención, alojamiento, pasajes y demás gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye además, la ayuda económica complementaria por inscripción y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, póster y demás eventos académicos fuera de la Universidad. ¿Cómo se solicita una salida de campo? Con el formulario FIE – 05 correctamente diligenciado, la VIE tramita la Orden de Pago Manual – Salidas de Campo. ¿Qué debo hacer si el investigador modifica la fecha del viaje? En caso que después de solicitada la Salida de Campo, el investigador modifique la fecha del viaje, se deberá realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha.



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¿Qué debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variación del monto de los viáticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deberá solicitar la anulación de la orden de pago manual y solicitar nuevamente la salida de campo. ¿Qué se debe tener en cuenta para legalizar las salidas de campo? Los recursos entregados deberán legalizarse en la VIE dentro de los cinco días siguientes a la terminación del viaje, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

-Diligencie el formulario de Legalización de Salidas de Campo FIE – 13 (Se diligencia en pesos colombianos), adjuntando los recibos en original y copia. -Las facturas y demás documentos soporte de los gastos deben ser expedidos a nombre de la UIS con NIT. 890.201.213-4, de acuerdo con el decreto 535 de 1987; a los pagos, realizados por la Universidad, se les debe efectuar las retenciones en la fuente y la estampilla Pro-UIS, Retención de IVA, según la naturaleza de autorretenedor a tarifas vigentes; dichas retenciones son obligatorias, independiente de quien esté respondiendo por el dinero, so pena de que las mismas tengan que asumirse por éste.

-Los documentos soportes de los gastos de viaje deben especificar nombre, identificación (cédula o NIT), dirección, teléfono, valor, consecutivo, fecha, concepto, IVA discriminado (si es el caso) y deben estar firmadas por el proveedor. Si el servicio es prestado en un lugar aislado o por una persona natural que no factura, es necesario elaborarle un documento manual que especifique los datos antes mencionados. Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito.

-El dinero que no se haya utilizado se deberá consignar en Caja de la UIS y adjuntar copia de la consignación.

En caso que el viaje se realice al exterior y los pagos se realicen en moneda extranjera, se deberá anexar una relación de los gastos en moneda extranjera y en pesos, indicando la tasa de cambio utilizada para realizar la conversión. Ejemplo:

CONCEPTO DOLARES PESOS Alimentación USA 37 87.876 Alojamiento 100 237.503

Total 137 325.379

T.R.M. del 29 de Abril de 2006 = $2375,03 Para mayor información sobre la legalización consulte la Circular sobre Legalización de Gastos de Viajes de la Vicerrectoría Administrativa.



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¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar las salidas de campo? La solicitud de salidas de campo debe tramitarse 10 días antes del viaje y mínimo 2 días antes (Si es así el pago de los viáticos será posterior al viaje). Ejemplo de Salida de campo:

Un investigador requiere enviar a un auxiliar de investigación (estudiante pregrado) a la zona rural de Arauca, para tomar unas muestra y estima los gastos en $1.000.000, distribuidos de la siguiente forma: ($400.000 de transporte, $300.000 de alojamiento y $300.000 de alimentación). Con esta información el investigador solicita la salida de campo utilizando el formulario FIE – 05. Es importante constatar que el estudiante haya pago el seguro estudiantil al matricularse en el semestre académico actual o en su defecto cuente con una póliza que cubra accidentes de trabajo. Al regreso del viaje el auxiliar de investigación deberá legalizar los gastos, adjuntando los recibos en original y copia, teniendo en cuenta que las facturas estén a nombre de la UIS (Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito) y los demás criterios explicados en el ítem “Qué se debe tener en cuenta para legalizar los gastos de viaje y salidas de campo?” y definidos en la circular sobre Legalización de Gastos de Viajes de la Vicerrectoría Administrativa.

2.13.4 Compra de Pasajes Aéreos Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes aéreos, necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad a otros sitios fuera de su sede de trabajo y pasajes de personal invitado para desarrollar actividades dentro de la Universidad11. La compra de pasajes se realiza cuando dentro del presupuesto del proyecto de investigación se tiene estipulado algún viaje o traslado a otra ciudad. Tenga en cuenta que ….. El sistema financiero permite solicitar ordenes de suministros para pasajes siempre y cuando no existan legalizaciones pendientes y si se cuenta con disponibilidad de efectivo. ¿Qué debo hacer para solicitar la compra de pasajes aéreos? Para solicitar un pasaje en la VIE, primero deberá realizar la reserva en los lugares establecidos por la oficina de pasajes, por ello antes de realizar su reserva consulte en la oficina de pasajes los lugares en que puede realizar su reserva.

a. Trayectos Nacionales: Se debe realizar la reserva en el lugar indicado por la oficina de pasajes. b. Trayecto Internacional: Se deben realizar tres cotizaciones (comparables en términos de itinerario

y fechas) en diferentes agencias. las cotizaciones se deben enviar a la oficina de pasajes para su revisión y obtener el Vo.Bo a la cotización seleccionada, estas cotizaciones se deberán adjunta a la solicitud del pasaje. Con la solicitud de pasajes internacionales se deberá anexar copia de la VISA

11 De acuerdo con la definición de “Pasajes” del “PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS”



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o carta del viajero en la cual asume la penalidad por la no compra del pasaje, en caso de no obtener la VISA.

Luego deberá diligenciar el formulario FIE – 14, con esta información la VIE procesa en el sistema financiero la solicitud del tiquete. Tenga en cuenta que…. las reservas de tiquetes nacionales y las cotizaciones de tiquetes internacionales tienen una fecha de vencimiento de la reserva o de la cotización, generalmente las cotizaciones internacionales tienen un plazo de compra de 72 horas, es decir, que antes de ese tiempo la solicitud de pasaje debe ser procesada en el sistema financiero, por ello es necesario que con suficiente tiempo el viajero solicite la revisión de la oficina de pasajes y entregue la documentación completa en la VIE. ¡Dónde puedo recoger los pasajes aéreos? Los tiquetes son entregados en la oficina de pasajes al beneficiario o a quien él autorice. ¡En que consiste la legalización de pasajes? Una vez el viajero haya regresado, el ordenador de gasto debe remitir inmediatamente a la oficina de pasajes las carátulas o cumplidos. Si el viaje tiene como destino final Bucaramanga, deberá entregar en la Oficina de pasajes las carátulas de los tiquetes, si el destino final es otra ciudad diferente a Bucaramanga, el responsable del Fondo con V.Bo. del Ordenador del Gasto envía una comunicación expresando el cumplido y utilización de los tiquetes a la Oficina de pasajes. ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la compra de los pasajes aéreos? La solicitud de pasajes aéreos debe tramitarse mínimo un día hábil antes del vencimiento de la reserva.

Ejemplo de Compra de Pasajes aéreos: Un investigador requiere viajar a Sao Paulo, para ello realiza la cotización del vuelo de ida y regreso con tres agencias. Con las tres cotizaciones solicita a la oficina de pasajes ubicada en la División Financiera el Vo.B. Con los datos de la cotización seleccionada por la Oficina de pasajes diligencia el Formulario FIE – 14, adjuntando la copia de la visa y solicita el trámite en la VIE.

¿Si quiero conocer más sobre Tiquetes Aéreos? Consulte la siguiente dirección del portal web de la Universidad http://perdiz.uis.edu.co/procedimientos/procedimientos/financieros/f0213.html.



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2.14 AUXILIATURA ESTUDIANTIL

2.14.1 ¿Qué son las auxiliaturas estudiantiles? Las auxiliaturas docentes, de investigación, de extensión y administrativas se definen como labores de apoyo que pueden realizar los estudiantes en las unidades académicas y administrativas y se podrán realizar ad honorem o con reconocimiento económico. Las auxiliaturas no establecen vínculo laboral entre el estudiante y la Universidad; constituyen un reconocimiento a su desempeño académico. Es importante que el investigador verifique que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos en el Acuerdo Superior 066 de 2003.

2.14.2 ¿Qué requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliaturas estudiantiles? Según el Acuerdo Superior 066 de 2003, para aspirar al estimulo de auxiliar docente, de investigación o de extensión con reconocimiento económico o ad honorem, el estudiante deberá cumplir con los siguientes requisitos: � Haber cursado y aprobado quinto nivel de la carrera en la cual esté matriculado. � Tener un promedio ponderado igual o superior a 3,50 (tres, cinco, cero) � Haber obtenido calificación igual o superior a 3,50 (tres, cinco, cero) en la asignatura en la cual aspira

a ser Auxiliar Docente. � No tener más de un beneficio de Residencias, Comedores o Becas para descuentos de matricula, con

excepción de las auxiliaturas ad honorem. Para aspirar al estimulo de auxiliar administrativo el estudiante deberá cumplir con los siguientes requisitos:

� Haber cursado y aprobado el segundo nivel de la carrera en la cual esté matriculado. � Tener un promedio ponderado igual o superior a tres, dos, cero (320). � Tener no más de un beneficio de los otorgados por la Universidad (residencias, comedores, o

becas para descuento de matriculas). � Presentar certificado del valor de la matrícula donde conste que ésta no excede dos salados

mínimos mensuales legales vigentes.

2.14.3 ¿Cómo se calcula el valor de la auxiliaturas estudiantiles? Cuando la Auxiliatura sea pagada con recursos del Fondo Común (Fondo 1), el estudiante puede recibir hasta 1 smmlv por semestre con una dedicación no menor de 120 horas. Cuando el estimulo económico se realice a través de un fondo especial o ajeno (Fondos 6 y 3) tanto la dedicación en tiempo como el valor de la beca pueden ser diferentes a lo estipulado para los fondos 1, dependiendo de las características de la labor académica, de investigación, de extensión o administrativa que se decida realizar y del respaldo presupuestal del fondo. El valor mensual del estímulo se establecerá en proporción al número de horas asignadas al estudiante y al valor de la hora establecida en el Acuerdo Superior 066 de 2003 (un salario mínimo mensual legal vigente/120 horas), sin que en ningún caso exceda tres salarios mínimo mensual legal vigente.



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2.14.4 Qué debo hacer para solicitar una Auxiliatura estudiantil? Para solicitar una Auxiliatura Estudiantil, se debe diligenciar el formulario FIE – 12, adjuntando los documentos que se indican en el mismo y entregarlos en la VIE.

2.14.5 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar las Auxiliaturas? La solicitud de auxiliaturas debe tramitarse mínimo 3 días hábiles antes del inicio de la auxiliatura.

2.14.6 Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil:

Un investigador requiere solicitar una auxiliatura de investigación por 50 horas mensuales durante tres meses, para su proyecto de financiación externa y cuenta con la autorización del ente financiador, para ello verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos y calcula el valor a pagar según el Acuerdo Superior 066 de 2003 (valor de la hora = $408.000/120 horas = $3.400) es decir, que el valor total de la Auxiliatura es de $510.000. El investigador diligencia el Formulario FIE – 12, adjuntando copia del carné estudiantil, recibo de liquidación de matrícula, copia del polígrafo y carta de autorización de Colciencias (Si no incluyo en la propuesta inicial).

2.14.7 ¿Si quiero conocer más sobre Auxiliaturas? Para mayor información sobre las auxiliaturas consulte el Acuerdo Superior 066 de 2003.

2.15 BECAS DE SOSTENIMIENTO DE POSGRADO

2.15.1 ¿Cómo solicito una beca de sostenimiento? El estudiante beneficiado con una beca de sostenimiento, debe estar autorizado con nombre propio por el ente financiador. Para solicitar una beca de sostenimiento, deberá diligenciar el formulario FIE – 11, adjuntando los documentos que se indican en el mismo y entregarlos en la VIE. La VIE tramita la solicitud ante la Vicerrectoría Académica que es la dependencia encargada de designar los beneficios mediante resolución.

2.15.2 ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la beca de sostenimiento? La solicitud de beca de sostenimiento debe tramitarse mínimo 3 días hábiles antes del inicio de la beca.



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2.15.3 Ejemplo de solicitud de una beca de sostenimiento:

Un investigador cuenta con la aprobación de Colciencias para ofrecer una beca de sostenimiento a un estudiante de postgrado identificado como N.N. en la propuesta. El investigador debe solicitar a Colciencias la autorización de otorgamiento de beca al estudiante, para ello debe enviar la carta de solicitud e incluir la hoja de vida del estudiante en la plataforma CVLac de Colciencias o adjunta la Hoja de Vida a la carta de solicitud. Luego, el investigador diligencia el formulario FIE – 11, adjuntando la autorización de Colciencias y la evaluación de la Hoja de Vida. En el caso que el valor a pagar corresponda al monto establecido por Colciencias y este supere el valor máximo de la evaluación de la hoja de vida emitido por la UIS, se requiere adjuntar VoB. Del Vicerrector Administrativo.

2.16 FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS

2.16.1 ¿Cuándo y Cómo solicito la realización de una Factura? Cuando la Universidad, realice prestación de servicios a otras entidades o cobro de aportes a proyectos de investigación financiados por entidades externas (excepto Colciencias) se realizaran facturas para cobrar estos servicios, para ello se deberá diligenciar el Formulario FIE – 10 “FORMULARIO ENTREGA DE FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS REALIZADOS POR LA UIS” y entregarlo en la VIE, en donde se tramitará la realización de la Factura y la firma por parte del Ordenador del Gasto.

2.16.2 ¿Cómo se envía la Factura al cliente? Cuando el cliente se encuentra en la ciudad, la factura firmada por el ordenador del gasto, se entrega al investigador quien es el encargado de hacer firmar las 2 facturas por el cliente y entregarlas en la VIE. En caso que el cliente se encuentre fuera de la ciudad, la VIE envía la comunicación al cliente y se espera a vuelta de correo las 2 copias firmadas. En este caso el investigador debe velar porque el cliente firme y envíe las copias firmadas a la VIE. Una vez la facturas son entregadas en la VIE, se envía una copia a la División Financiera y la otra copia se archiva en la carpeta del proyecto.

2.16.3 ¿Qué debo hacer como investigador, cuando el cliente cancela la factura? El investigador debe enviar la copia de la consignación realizada por el cliente a la VIE, la cual es enviada a la División Financiera para solicitar la inclusión del efectivo en el proyecto. Recuerde que…. Es responsabilidad del Investigador gestionar y hacer seguimiento al pago de las facturas.



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3 PREGUNTAS FRECUENTES

En esta sección usted encuentra las preguntas que con mayor frecuencia los investigadores formulan al personal administrativo de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión en cuanto a la presentación de las propuestas de investigación y a la administración financiera de los proyectos de investigación. Si actualmente usted tiene alguna duda respecto a un procedimiento que debe realizar, esta reseña le puede indicar una posible respuesta para la dificultad que desea resolver.

3.1 DE LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN

¿ Qué debo hacer, si tengo una propuesta de investigación? Al tener la propuesta del proyecto de investigación con todos los requisitos exigidos por la Entidad Financiadora, debe dirigirse a la DIEF de su Facultad, de esta forma, su propuesta es evaluada por el Comité Operativo de Investigación y Extensión. Este Comité realiza algunas observaciones sobre la propuesta y una vez el investigador realiza las modificaciones al documento, la VIE tramita la carta de presentación de la propuesta ante la Entidad Financiadora. En el caso de Colciencias, el investigador envía el anteproyecto a Colciencias, luego, la Universidad avala los anteproyectos, y una vez Conciencias informa que el anteproyecto ha sido seleccionado, el investigador prepara la propuesta de investigación y la presenta a través del DIEF de su Facultad al Comité Operativo de Investigación y Extensión para que sea evaluada. Este Comité realiza algunas observaciones sobre la propuesta y una vez el investigador realiza las modificaciones al documento, la VIE tramita la carta de presentación de la propuesta ante la Entidad Financiadora

3.2 DEL CONTRATO CON LA ENTIDAD FINANCIADORA

¿Quién se encarga de la elaboración del contrato? La Entidad Financiadora se encarga de informar al beneficiario la decisión de financiar el proyecto de investigación, de igual forma se encarga de elaborar el contrato basándose en la propuesta presentada. El investigador beneficiario debe revisar el contrato y asesorarse con la Vicerrectoría de Investigación y Extensión y el Asesor Jurídico de la Universidad sobre los términos del contrato. Una vez el contrato es revisado, el Rector firmar el contrato y se procede a legalizarlo (adquirir la pólizas, generar factura para el respectivo pago, etc). Una vez el contrato esté legalizado, el investigador debe solicitar a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión la asignación de un código para la identificación del proyecto y la adición presupuestal para iniciar la ejecución del proyecto. Es importante que el responsable del proyecto, estudie cada una de las cláusulas del contrato, resalte las fechas de aprobación y legalización del proyecto, tiempos previstos para los desembolsos, entrega de informes técnicos y financieros, entrega de resultados y los incluya en el cronograma del proyecto.



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¿Cuál es la fecha de terminación del proyecto? Generalmente, en el contrato están estipuladas las fechas para la entrega de informes o resultados del proyecto. Sin embargo, la fecha de terminación del proyecto y la vigencia del contrato varía de acuerdo con la Entidad Financiadora; para Colciencias el proyecto inicia el día en que la Entidad Financiadora realiza el giro del primer desembolso, para otras entidades el contrato inicia a partir de la legalización del contrato o del acta de inicio. A partir de esta fecha se calcula la fecha de terminación del proyecto. El vencimiento de la ejecución se entiende como la fecha hasta la cual se realizaron pagos. ¿Cómo solicito una prórroga para el contrato? Si la Entidad Financiadora es COLCIENCIAS, para realizar una prórroga al contrato se debe hacer la solicitud al respectivo programa por lo menos con 3 meses de anterioridad a la fecha de finalización de la ejecución del proyecto de investigación. Las solicitudes de prórroga requieren de V. B. del Vicerrector de Investigación y Extensión. ¿Cómo solicito el cambio del investigador principal o de otros miembros del equipo de investigadores? En el caso de Colciencias se deberá solicitar al Programa la autorización para el cambio, mediante comunicación escrita y adjuntando la hoja u hojas de vida del personal de reemplazo. ¿Qué sucede si se incumple con el contrato? Si COLCIENCIAS considera que el investigador incumplió con una de sus obligaciones, exige el reintegro del capital dado en financiamiento más los posibles intereses generados durante el desarrollo del proyecto. Resulta muy importante atender todos los requerimientos en materia de informes técnicos y financieros. Cuando no se atienden debidamente en informes finales, transcurrido cierto tiempo, Colciencias liquida unilateralmente el contrato y declara incumplimiento.

3.3 DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

¿Cuáles son las fechas claves en la ejecución de proyectos de Colciencias?

1. Fecha de aprobación del proyecto por parte del Consejo del respectivo Programa: Solamente a partir de esta fecha COLCIENCIAS reconoce gastos con cargo a la CONTRAPARTIDA.

2. Fecha de Firma (perfeccionamiento) del Contrato: A partir de esta fecha, se reconocen gastos con cargo a la FINANCIACIÓN APROBADA CON RECURSOS DE COLCIENCIAS.

3. Fecha del primer desembolso: A partir de esta fecha o la establecida en el contrato (fecha de giro del cheque al beneficiario) se cuenta el tiempo de EJECUCIÓN DL PROYECTO Y DE VIGENCIA DEL CONTRATO.

Sólo se reconocen gastos con cargo a los recursos Colciencias y la Contrapartida, hasta el vencimiento del período de ejecución. ¿Cómo contrato servicios personales? Para contratar a una persona, es necesario que este gasto aparezca en el presupuesto presentado y aprobado por la Entidad Financiadora. El personal debe ser contratado única y exclusivamente para



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aportar a la realización del proyecto de investigación. Generalmente, si es un estudiante de pregrado se contrata bajo la figura de auxiliar de investigación; si es un estudiante de posgrado se realiza bajo una beca y a un profesional se le contrata por medio de una orden de prestación de servicios o por el operador de outsourcing. Cuando el personal aparece como N.N. en la propuesta, debe enviarse la hoja de vida de la persona sugerida a la entidad financiadora para su aprobación, incluyendo estudiantes de pregrado y posgrado. ¿Todo equipo es financiable? La financiación de los equipos depende de la Entidad Financiadora y del presupuesto aprobado por la misma. ¿Cómo realizo un informe financiero? Para la realización del informe financiero, se requiere que el Director de Proyecto presente la documentación que respalde la ejecución de la contrapartida y solicite el informe a través de una carta con 15 días de anticipación a la VIE. ¿Cómo presento un informe técnico? El informe técnico es un documento donde deben aparecer los resultados encontrados, objetivos alcanzados, productos elaborados y demás factores técnicos propios del proyecto de investigación y su alcance. Este informe debe ser presentado en las fechas estipuladas en el contrato y es de total responsabilidad del investigador, en cuanto a su contenido y fecha de entrega. Sin embargo, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión se encarga de anexar este informe, al informe financiero para su envío a la respectiva Entidad Financiadora. ¿Cómo hago un reembolso? Si se encuentra en una situación fortuita y va a realizar una actividad que implica un gasto contemplado en el proyecto y debe tramitar después un reembolso, tenga en cuenta que: COLCIENCIAS debe haber aprobado el respectivo gasto en el presupuesto y antes de comprometerse en el gasto usted debe tener un Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal aprobado para el mismo. Después de esto, debe traer los originales de los documentos que sustentan el gasto a nombre de la Universidad y tramitar en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión el respectivo reembolso. Nota: No es posible solicitar reembolsos utilizando un CDP de un año anterior. ¿Quién es el responsable de gestionar los recursos de contrapartida? Los Directores de los proyectos de investigación son los responsables de gestionar las contrapartidas.

3.4 DE LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

¿Cuándo Colciencias aprueba el cumplimiento de los compromisos? COLCIENCIAS da por terminado un proyecto cuando el informe técnico final demuestra el cumplimiento de los objetivos y metas de tipo científico y el informe financiero final muestra una ejecución de los recursos adecuada. Para esto, se deben tener en cuenta, las observaciones hechas por la Entidad



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Financiadora en los informes parciales anteriores. Una vez la entidad financiadora, acepta los informes entregados, envía una carta de liquidación del contrato a la Universidad. ¿Qué sucede si quedaron recursos financieros sin ejecutar? Se debe recordar que es responsabilidad del investigador la ejecución de los recursos, es por ello que debe consultar el saldo presupuestal por rubros para asegurar la ejecución total de los recursos. En caso de haberse cumplido el 100% de los compromisos y que existan unos remanentes por ejecutar, es posible solicitar a Colciencias la ejecución de los recursos restantes, asumiendo nuevos compromisos que reflejen un valor agregado al proyecto. Sin embargo, si existen recursos sin ejecutar, estos se deben reintegrar a la Entidad Financiadora. ¿Cómo se realiza la liquidación de un proyecto? Tres meses después del último movimiento financiero que se haya realizado y una vez el acta de liquidación esté legalizada y no existan compromisos pendientes se solicita la liquidación del proyecto. En el caso de los proyectos de Financiación Externa: Cuando termina la ejecución del proyecto, la VIE debe enviar un memorando informando la novedad para que la sección de presupuesto realice la cancelación respectiva. En el caso de los proyectos de Financiación Interna: Cuando termina la ejecución del proyecto, la DIEF envía un memorando informando la novedad para que la sección de presupuesto realice la cancelación respectiva. ¿Qué es el informe anual de mantenimiento de equipos, solicitado por Colciencias? Antes del 30 de marzo de cada año, se deberá enviar a Colciencias la información relacionada con el mantenimiento de los equipos comprados para el proyecto, cuyo valor de adquisición individual sea superior a 246 SMMLV.

4 DESCRIPCIÓN DE LOS RUBROS MÁS UTILIZADOS

Para solicitar trámites financieros, es necesario tener claro el rubro que se afecta con la adquisición por ello a continuación se relaciona una descripción de los principales rubros: - Equipo de Laboratorio: Valor de los equipos adquiridos para dotación y uso de los laboratorios de

docencia, investigación, extensión, asesoría y servicios de salud de la Universidad. Los gastos adicionales que genere la adquisición de estos equipos, se cargarán como mayor valor del equipo.

- Equipo de oficina: Incluye las partidas invertidas en la adquisición de equipos propios del

funcionamiento de las oficinas, tales como: Máquinas de escribir, calculadoras, teléfonos, conmutadores, ventiladores, elementos para dibujo técnico, etc.



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- Equipo de cómputo: Recursos aplicados en la adquisición de equipo computo y hardware de la Universidad tales como: Computadores, impresoras, scanner, computadores portátiles, servidores, teclados, disco duro, USB y otros elementos necesarios para el procesamiento de datos y manejo de información.

- Libros y material bibliográfico: Hace referencia a los recursos aplicados en la adquisición de

libros, revistas, videos, material didáctico, consultas, material bibliográfico con destino a la dotación de la biblioteca de la Universidad y a las unidades académicas y administrativas. Igualmente, incluye el costo de suscripción periódica de revistas y periódicos con el objeto de dotar y/o actualizar las colecciones de la universidad.

NOTA: Además del valor del libro o de la suscripción incluye gastos como seguros de transporte, portes y acarreos, diferencias por tasas de cambio, bodegajes y otros gastos ocasionados por la adquisición o suscripción.

- Reactivos químicos: Son los gastos ocasionados por la compra de productos y sustancias

químicas necesarias para prácticas de laboratorio, aplicaciones operativas de servicios o de investigación, tales como sales, bases industriales, desinfectantes, detergentes, formol, alcohol etílico, thinner, reveladores, ácidos, hidróxidos y similares.

- Materiales de laboratorio: Comprende los gastos causados por la compra de materiales de

consumo necesarios para las prácticas de laboratorio, servicios de salud, odontológicos y audiovisuales, y que se consumen o transforman al ser utilizados, tales como películas, papel fotográfico, diapositivas, amalgama, agujas hipodérmicas, carretas de seda, varillas de hierro, láminas de cobre, válvulas, guantes, láminas y laminillas de vidrio, fusibles, resistencias, cassettes, etc. Además, materiales y elementos para labores operativas como brocas, brochas, soldadura, seguetas, revelado de fotos, candados, y similares.

- Elementos de laboratorio: Se refiere a recursos aplicados a la adquisición de elementos

devolutivos (no fungibles) destinados a la dotación de los laboratorios de docencia, investigación y servicios de salud de la Universidad, tales como: complementos de equipo, vidriería de laboratorios, elementos auxiliares de medición y/o toma de muestras, instrumentos de laboratorio y de consultorio y similares.

- Licencia de software: Corresponde a la autorización legal para hacer uso de un programa, para

el manejo de una aplicación en computador o similares. - Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentación y

transporte, que se reconoce al personal invitado por la institución para la realización de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestación de servicios, ando deba desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

- Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados

de la Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el



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cabal cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo.

- Viáticos: Son los gastos de alojamiento y alimentación aprobados a los empleados de la

Universidad cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. No requiere legalización.

- Servicios técnicos fondos Colciencias: Pago por servicios calificados, a personas naturales o

jurídicas, que se prestan en forma continua para asuntos propios de la Universidad, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que requieren conocimientos especializados . Este rubro sólo puede ser utilizado por proyectos financiados por Colciencias.

- Seguridad industrial y salud ocupacional: Son gastos causados por la adquisición de materiales y

elementos de seguridad industrial y vigilancia, tales como: extinguidores, alarmas, armas y municiones, tendiente al mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de los trabajadores.

- Honorarios: Corresponde la retribución por servicios prestados a la Universidad en forma

transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar labores en las actividades de la Universidad cuando las mismas no puedan cumplirse con personal de planta, tales como: Servicios profesionales, servicios de asesoría y consultoría, trabajos de digitación en computador, trascripción de textos, recepción, servicio de aseo, servicios de animación y sonido, servicios médicos profesionales de hospitalización, cirugía y laboratorio, edición de videos, y similares.

- Papelería y útiles de escritorio: Comprende los gastos ocasionados por la adquisición de

elementos de consumo, necesarios para el funcionamiento de las oficinas, tales como papelería, formularios, libros de control, cintas para maquinas, papel carbón, estampillas, lápices, borradores, tinta, pegantes, reglas, fólderes, perforadoras, sacaganchos, ceniceros, taja-lápiz, alcohol, minas, tiza, sobres, clips, papeleras, almohadillas, sellos, formas continuas, escarapelas, fechadores, disketes, papeleras, tinta para impresoras, acetatos, chuspas, cassetes de videos, compra de información metereológica y similares.

- Publicaciones y avisos: Es el valor de los gastos por concepto de publicaciones de formatos

conferencias, pancartas, periódicos, publicaciones de convenios, publicaciones de contratos en el Diario Oficial o gaceta de Santander, folletos y revistas de carácter informativo y científico alusivos a la Institución para uso propio del funcionamiento de sus dependencias y estamentos; además de los gastos causados por la edición de formas, impresión de libros, folletos, conferencias, manuales, diagramación, y levantamiento de textos, trabajos tipográficos y similares, cuya destinación sea el fomento científico, técnico o cultural mediante la venta.

- Arrendamientos: Son gastos causados por el pago de alquiler de bienes muebles e inmuebles tales

como: Terrenos, edificios, oficinas, parqueaderos, locales, fotocopiadoras, apartados aéreos, garajes, cilindros, grúas, equipo técnico para enseñanza e investigación, clasificadoras,



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computadores, vehículos, verificadores y bodegajes de equipo o mercancías, autorizados por la Universidad de conformidad con las normas vigentes para su adecuado funcionamiento.

- Prácticas docentes, salidas de campo y movilidad estudiantil: Comprende los gastos causados por

las salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fábricas y prácticas de campo, en cumplimiento de actividades académicas, de investigación, de extensión y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutención, alojamiento, pasajes y demás gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye además, la ayuda económica complementaria por inscripción y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, póster y demás eventos académicos fuera de la Universidad.12

PROYECTOS COLCIENCIAS: La “Guía par la presentación de las ejecución financiera de los proyectos financiados con recursos de Conciencias”, define así el rubro Salidas de Campo: “Se aplica a gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo y ejecución de las labores de campo propias de la investigación. Se refiere principalmente a costos de combustible, aceite o alquiler de medios de transporte cuando se requiere”.

- Reparación y mantenimiento de Bienes muebles: Corresponde a los gastos tendientes a la

conservación y reparación de bienes muebles de propiedad de la Universidad. Comprenden: Reparación y mantenimiento de equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, muebles y enseres, libros, computadores.

- Auxiliatura Estudiantil: Corresponde al pago en dinero a los estudiantes de pregrado por

realización de labores propias de docencia, investigación y extensión de las unidades académicas y administrativas de la institución, según la reglamentación existente.

- Beca postgrado: Comprende a las becas de sostenimiento económico para estudiantes de

posgrado como reconocimiento al trabajo personal realizado en las unidades académicas de la institución.

- Pasajes: Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes aéreos y terrestres,

necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad a otros sitios fuera de su sede de trabajo, y pasajes de personal invitado para desarrollar actividades dentro de la Universidad, cuando estas son cubiertas por la institución.

- Administración: Está definido para gastos administrativos que incurre la Universidad en la

realización del proyecto, en este rubro se pueden incluir entre otros gastos: Servicios de mensajería, digitación, vigilancia, servicios públicos (de manera proporcional al presupuesto y a la ejecución reportada), personal de apoyo (distinto al que participa en el proyecto), material de oficina, etc, en general son gastos que no están considerados dentro de los rubros objeto del financiamiento.

12 Resolución Rectoral 1030 de 2007



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5 GLOSARIO:

ADICIÓN PRESUPUESTAL: Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. Quien autoriza las adiciones presupuestales? - El Rector está facultado para autorizar mediante resolución las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos 3 (ajenos) y 6 (rentas especiales), en los casos en los que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. Acuerdo 09 de 2004. - En los demás casos, las adiciones al Presupuesto deben ser aprobadas por el Consejo Superior. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento, en medio físico o electrónico, que permite constatar la apropiación de recursos para el eventual contrato, conforme a la regulación presupuestal de la Universidad13. Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinando. Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales, deberán contar previamente con los certificados de disponibilidad presupuestal que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. El certificado de disponibilidad presupuestal afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal; deberá ser expedido con base en las apropiaciones globales, para cada evento compromiso, contrato o convenio. Quién solicita un CDP? La Unidad Académica y/o Administrativa (UAA), en este caso la VIE, solicita a través del Sistema de Información Financiero el respectivo CDP por el valor requerido, previa verificación de apropiación presupuestal suficiente. La VIE solicita el CDP una vez se realiza la solicitud de contratación. DIEF: Dirección de Investigación y Extensión de la Facultad. FONDO: Para efectos presupuestales se entiende por “fondo”, la organización de los recursos de la Universidad según su origen y destinación, en forma balanceada, con estructura presupuestal desconcentrada y distribuida por unidades académicas y administrativas, sub-cuentas o proyectos, con el objeto de dar claridad, eficiencia y control a la administración financiera y presupuestal de los bienes de la Institución14.

13 Acuerdo Superior 019 de 2005 14 Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003.



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NOMBRE DEL FONDO

DESCRIPCIÓN

FONDO 1 FONDO COMÚN:

Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nación, del Departamento de Santander y las Rentas Propias.

FONDO 3 FONDOS AJENOS:

Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigación y proyectos especiales, con destinación específica.

FONDO 5 FONDO PATRIMONIAL:

Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que presentan una difícil situación económica.

FONDO 6 FONDO ESPECIAL:

Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general, tales como Consultorías, Asesorías, Convenios, Programas de Extensión, Educación a Distancia y Matrículas de Posgrado, entre otros.

FONDO 8 FONDO ESTAMPILLA PRO-UIS:

Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinación específica es financiar proyectos de inversión.

PRESUPUESTO: El presupuesto puede modificarse a través de adiciones, reducciones y traslados. PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después de ésta fecha no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción15. REGISTRO PRESUPUESTAL: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar con registro presupuestal en virtud del cual los recursos no podrán ser desviados a ningún otro fin16. El registro presupuestal es requisito indispensable para el perfeccionamiento de los actos administrativos, contratos y convenios que generen obligaciones económicas para la Universidad. Para los contratos de suministro y los demás de cuantía indeterminada que sean de ejecución y causación periódica de las obligaciones económicas, el registro presupuestal se hará por cada compromiso efectivamente adquirido. Es importante saber: No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, no con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente; tampoco podrán contraerse con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados.

15 Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003. 16 Estatuto Presupuestal. Art 38.



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Cómo se genera el registro presupuestal? El registro presupuestal se genera automáticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el sistema de Información Financiero los compromisos previamente legalizados (Orden de Compra, Orden de Prestación de Servicios, Orden de Trabajo, Orden de Consultoría, Contratos Generales, Orden de Pago Manual, Contrato de Suministros y Pedidos de suministros) RESERVA PRESUPUESTAL: Son compromisos legalmente contraídos (con registro presupuestal) que al cierre de la vigencia fiscal, no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el año. Deberán constituirse mediante resolución motivada expedida por el Rector por solicitud de la División Financiera. Las reservas presupuestales solo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarán sin excepción, sin que se requiera acto administrativo que así lo declare. Los ordenadores de gasto de las unidades académicas o administrativas responderán con su propio pecunio de acuerdo con la ley por los perjuicios que causen a la Universidad o a terceros por omitir el diligenciamiento oportuno de dichas reservas. RUT: Es el Registro Único Tributario, se solicita en la DIAN VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.



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6 BIBLIOGRAFÍA.

Trabajo de grado: Análisis, rediseño y documentación de los procedimientos financieros Trabajo de grado: Diagnóstico, documentación y propuesta de mejora de los procesos administrativos de la dirección general de investigaciones Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003. Plan de cuentas presupuestales de egresos Reglamento de Contratación (Acuerdo Superior 019 de 2005) Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación (Resolución 809 de 2005) Acuerdo Superior 066 de 2003 Resolución 1720 de 2006 Aspectos Básicos de la Actividad Financiera de la Universidad Industrial de Santander. Nota: Los formularios de solicitud de trámites ante la VIE se encuentran en la sección investigaciones del portal Web: https://www.uis.edu.co/portal/investigacion/tramites_financieros/formularios_vie.html

ELABORADO POR: Diana Milena González Gélvez Lina Magnolia Rangel Carreño VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

manual del investigador sgc webgestiÓn de investigaciÓn y extensiÓn código: mie.01 versión: 01...

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