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SIMEF III – Manual de Usuario/a P á g i n a 1 | 96

MANUAL DE USUARIO/A

“SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF III”

Versión 01 Ministerio de Justicia – Unidad de Mediación

Enero 2016


INDICE MANUAL DE USUARIO/A ........................................................................................................ 1

“SISTEMA INFORMÁTICO DE MEDIACIÓN FAMILIAR: SIMEF III” ........................................... 1

1. INTRODUCCION ............................................................................................................... 3

2. OBJETIVOS ....................................................................................................................... 3

2.1. Objetivo General ........................................................................................ 3 2.2. Objetivos Específicos ................................................................................. 3

3. INGRESO AL SISTEMA ...................................................................................................... 4

3.1. Pantalla de Ingreso al Sistema ................................................................... 5

3.2. Pantalla de Inicio ........................................................................................ 6

4. MÓDULO AGENDA .......................................................................................................... 7

4.1. Ingreso al Módulo Agenda ......................................................................... 7 4.2. Carga de la Agenda por Mediador/a .......................................................... 9

5. MÓDULO TRATAMIENTO DE CAUSAS ........................................................................... 14

5.1. Consultar Causas ..................................................................................... 14

5.2. Nueva Causa ........................................................................................... 17 5.2.1. Nueva Causa – Según Vía de Ingreso .................................................. 18 5.2.2. Nueva Causa – Registro Datos de las Partes ....................................... 27

5.2.3. Ingreso de Materias .............................................................................. 31 5.2.4. CIM (Código Identificador de Causa) .................................................... 34

5.2.5. VIF (Violencia Intrafamiliar) ................................................................... 35

5.2.6. Agendamiento ....................................................................................... 36

5.2.7. Notificaciones ........................................................................................ 44 5.2.8. Documentos Adjuntos ........................................................................... 48

5.2.9. Evaluaciones ......................................................................................... 51 5.2.10. Asistencia .......................................................................................... 56

6. MODULO CAUSAS (Rol Mediador/a) ............................................................................. 59

6.1. Consultar Causas ..................................................................................... 59 6.2. Comentarios ............................................................................................. 61 6.3. Agregar materia de sesión ....................................................................... 63

6.4. Terminar proceso de mediación ............................................................... 64 6.4.1. Terminar proceso de mediación con “Acuerdo Total” ........................... 66 6.4.2. Terminar proceso de mediación con “Acuerdo Parcial” ........................ 74 6.4.3. Terminar proceso de mediación “Frustrar Causa” ................................ 78

6.5. Seguimiento de los Acuerdos ................................................................... 80

7. CONFORMAR ESTADO DE PAGO EP (Rol Administrador/a o contraparte técnica) ...... 82

8. MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL .................................................................. 94

9. PAPELERÍA ..................................................................................................................... 94

10. REPORTES (Rol Administrador/a de Centro) ............................................................. 95

10.1. Detalle de causas ingresadas ............................................................... 95

11. VERSIONES ................................................................................................................. 96


1. INTRODUCCION

El presente manual tiene por finalidad, dar a conocer los pasos necesarios que se deben seguir para el ingreso, registro y administración de causas en SIMEF III (Primera versión de SIMEF). Este Manual considera las acciones que deben desarrollar los siguientes perfiles: Administrador/a del Centro, Mediador/aes/as/as y los Asistentes Administrativos/as de los Centros de Mediación Familiar. Para lograr una mejor comprensión de las funcionalidades de SIMEF III, el documento considera explicaciones respecto del uso de los módulos de “Agenda”, “Tramitación de Causas” y “Pagos” apoyadas por ilustraciones, pantalla por pantalla, haciendo las descripciones de cada campo y de cada opción de la misma usuario/a.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo General

Proporcionar una guía para los Usuario/as/as del SIMEF III, para que a través de descripciones e ilustraciones adquiera un conocimiento más acabado respecto del funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar.

2.2. Objetivos Específicos

Describir cada uno de los módulos del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF III. Complementar la descripción de los módulos con ilustraciones explicativas de cada una de las opciones de cada pantalla. Plantear un método de trabajo para llevar a cabo un correcto funcionamiento del Sistema Informático de Mediación Familiar SIMEF III.


3. INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema SIMEF III, se recomienda utilizar como navegadores de internet: Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Explorer en versiones anteriores a Explorer 10. El acceso se puede efectuar a través de dos medios, en forma directa digitando la dirección de internet URL www.mediaciónchile.cl/MJSIMEF o haciendo clic en el banner disponible a través del Sitio Web de mediación: www.mediacionchile.cl

http://www.mediaciónchile.cl/MJSIMEF

http://www.mediacionchile.cl/


3.1. Pantalla de Ingreso al Sistema

Al hacer click en el banner anterior, o bien ingresando directamente en el link: www.mediacionchile.cl/MJSIMEF se mostrará la pantalla, para inicio de sesión Donde cada usuario/a deberá señalar su nombre de usuario/a, el cual corresponde a su RUN (con Dígito Verificador incluido) y su clave de usuario/a, la cual es proporcionada por el Administrador/a del sistema SIMEF. La clave inicial entregada a cada usuario/a/as corresponderá al Run del usuario/a sin puntos ni guiones, la cual podrá ser posteriormente cambiada por una clave personal y secreta utilizando a opción “Cambio de clave”, la cual solicitará ingresar su actual, una nueva clave y la confirmación de esta, al guardar, quedará grabada su nueva clave.

Por cada Centro de Mediación, existirán los siguientes Perfiles susceptibles de ser creados en el Sistema:

Perfil Administrador/a de Centro Contraparte técnica: corresponde a la persona

encargada de supervisar el ingreso de las causas y realizar la gestión para el pago de los

servicios prestados mediante el envío de las obligaciones laborales del contratado, la

aceptación de los indicadores para el pago y la conformación del estado de pago, junto con

esto, debe cargar las disponibilidad horaria en las agendas de cada uno de sus

Mediadores/as.

Perfil Asistente Administrativo/a / Notificador/Digitalizador: corresponde a la persona

encargada de ingresar las causas al sistema, puede agendar causas, registrar asistentes a las

sesiones, y emitir actas y/o documentos.

http://www.mediacionchile.cl/MJSIMEF


Perfil Mediador/a: corresponde a la persona encargada de registrar lo acontecido en cada

una de las sesiones de mediación previamente agendadas, puede agendar nuevas sesiones,

emitir actas y/o documentos, terminar los procesos de mediación y terminar una causa.

3.2. Pantalla de Inicio

Dependiendo del perfil con que cuenta o ingrese cada usuario/a, en la parte superior izquierda aparecerá reflejado el o los números de contratos a los cuales está asociado el usuario/a en el sistema. El Administrador/a o contraparte técnica del centro podrá solicitar a la Unidad de Mediación modificar cualquier dato relativo a su contrato ya que los módulos disponibles no consideran la opción de modificar los datos referidos a los Contratos.

Permite al usuario/a realizar cambio de

clave

Permite salir del sistema en forma segura

Identifica a quien está ingresando al sistema al u/a

Fecha

Módulos del sistema


4. MÓDULO AGENDA

A través de esta opción el Administrador/a o contraparte técnica del centro podrá visualizar y cargar en el SIMEF los horarios y bloques de cada uno de los Mediador/a de que dispone para gestionar las Causas que ingresen al Centro independiente de donde provengan y realizar las sesiones correspondientes. Es importante señalar, que es responsabilidad de cada Administrador/a o contraparte técnica del centro, cargar los horarios de cada uno de sus Mediadores/as, si sus horarios de atención se ven alterados o bien si existe algún movimiento de personal en el período.

4.1. Ingreso al Módulo Agenda

Para efectuar la carga o modificación de la agenda se debe ingresar al Botón “Agenda” ubicado al costado izquierdo de la pantalla.

Al entrar a esta opción se puede apreciar la siguiente pantalla: Si el Administrador/a o contraparte técnica cuenta con más de un contrato, deberá primeramente seleccionar del listado el contrato que corresponda. De contar con sólo un contrato, sólo aparecerá este número identificatorio por defecto. Luego debe seleccionar la oficina a la que se le cargará el horario y posteriormente el Mediador/a al que corresponda la agenda, debiendo considerar que se debe cargar una agenda por cada oficina y por cada Mediador/a que el centro tenga.


Al seleccionar el Mediador/a, se cargará un calendario en blanco o el calendario con el horario actual del Mediador/a (si es que ya se había realizado una carga de horarios anteriormente).

Selección del Contrato

Selección de Oficina

Selección del Mediador/a


4.2. Carga de la Agenda por Mediador/a

En la parte inferior derecha de la pantalla, se debe hacer clic en el botón “Generar Nueva Agenda” cómo se muestra en la imagen:

Para cargar la disponibilidad horaria, se debe hacer clic en el día y hora en el cual comenzará a prestar sus servicios el Mediador/a, y luego este bloque se puede “ampliar” lo que sea necesario para que complete las horas de mediación según la jornada que éste tenga. Los colores con los que se crean los bloques dependen directamente del tipo de Mediador/a al que se le está cargando su disponibilidad de horario. Los bloques de color “amarillo” corresponden a Mediador/a “titular”, y los bloques “verdes” a Mediador/a de “reemplazo”.


De acuerdo a lo anterior, para efectuar la carga de disponibilidad de horario de un Mediador/a se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Hacer clic en el día y hora en donde el Mediador/a se encontrará disponible en el centro. Por ejemplo: lunes a partir de las 09:00 AM.

Horas cargadas del Mediador/a titular

Tipos de horarios disponibles del

Mediador/a

Fechas de carga de horas Mediador/a

Horas cargadas del Mediador/a de

reemplazo


Paso 2: Ampliar o acortar un bloque de disponibilidad. Por defecto en el Sistema se crea un bloque de 1 hora y 30 minutos, el cual puede ser modificado utilizando el mouse arrastrando hacia arriba o hacia abajo el botón. Por ejemplo, en el caso que un Mediador/a trabaja en el centro el día lunes desde las 09:00 AM hasta las 13:00 horas, se debe arrastrar el bloque hacia abajo hasta las 13:00 horas, como se muestra en la siguiente imagen. En este caso, al ampliar el horario, el campo “horas cargadas” aumenta automáticamente a 04:00 horas, ya que el Mediador/a tiene efectivamente 4 horas cargadas y faltan por cargar el horario

que está disponible de 13:00 a 18:30 horas.


Paso 3: A continuación se debe cargar el resto de horas que pide el sistema, de acuerdo al horario definido para el Mediador. Por ejemplo, se cargará el siguiente horario:

Lunes a Jueves: de las 09:00 a las 13:00 horas, con una hora de colación y en la tarde de

14:00 a 15:00 horas.

Viernes: de las 09:00 a las 11:30 horas.

Para guardar la agenda, se debe hacer clic en el botón “Guardar”. Este procedimiento se debe repetir para cada Mediador/a por cada oficina en donde éste trabaje, ya que si no se cargan las horas de manera correcta, no se le podrán asignar causas al Mediador/a. Este procedimiento se debe realizar cada vez que sea modificada la disponibilidad horaria de un mediador.

4 horas cargadas


Es importante señalar que en la parte inferior de la pantalla aparecen las opciones de las fechas de carga de la agenda, donde por defecto la fecha de inicio, es el día siguiente a la fecha de carga de la agenda, lo cual es posible modificar señalando fechas anteriores y/o posteriores a la misma. En el caso de la fecha de término, esta corresponderá a la fecha de término del respectivo contrato.

Fecha final o de término del contrato

Fecha de inicio


5. MÓDULO TRATAMIENTO DE CAUSAS

A través de este módulo, el/la Asistente Administrativo/a, podrá realizar el ingreso de una causa al sistema, a la que posteriormente podrá acceder el equipo de Mediadores/as y consultada por el Administrador/a o Contraparte técnica del centro. Para acceder al módulo se debe seleccionar en el menú principal la opción Causas, donde se desplegarán las siguientes cuatro opciones:

Consultar Causas

Nueva Causa

o Ingreso Espontaneo

o Ingreso Manual Juzgado

o Ingreso Manual CAJ

Nueva Causa Juzgado (Ingreso Automático)

Nueva causa CAJ (Ingreso Automático)

5.1. Consultar Causas

Para acceder a “Consultar Causas” debe seleccionar en el menú principal la opción Causas – Consultar Causas. A través de esta opción el usuario/a podrá consultar las causas que ha ingresado anteriormente y además podrá editar el estado de alguna de éstas causas.

A continuación se muestran los distintos tipos de filtros mediante los cuales se puede realizar la búsqueda de una causa ingresada:


Al ingresar a esta opción, el usuario/a puede hacer clic en el ícono con forma de lupa (columna VER) para consultar los datos de las causas que ha ingresado anteriormente, sin embargo dependiendo de cada rol, será el detalle de la información a la que pueda acceder. Por ejemplo, el rol de Administrador/a, sólo puede consultar datos pero no puede editar ninguno, a diferencia de los demás roles. Dentro de ésta opción encontrará también información sobre: Vía de ingreso, Partes, Materias, VIF, Agendamiento, Notificaciones, Documentos y Evaluaciones.

A objeto de clarificar cuál es la información que se muestra en pantalla, se indican a continuación cual es el concepto o información de cada columna:

Despliega los contratos a los que tiene acceso

el usuario/a

Permite realizar una búsqueda

Juzgado, CAJ, Ingreso

Espontaneo, FALF

Despliega los Mediador/es del contrato

seleccionado

Campos para ingresar datos

Permite consultar datos del ingreso de la causa

Permite consultar la

documentación de la causa

Causas rechazada, ingresada, en

trámite, frustrada, etc.

Juzgado según vía de ingreso

Numero interno de ingreso de causas


- N° Ingreso Correlativo: Indica el número de ingreso que corresponde la causa, siendo el

primero el más reciente.

- CIM: Muestra código del contrato (año de inicio, región, zona y número), más número de

acta ejecutiva.

- Vía de Ingreso: Muestra las vías por las cuales una causa fue derivada o ingresada al centro.

- Fecha de ingreso: muestra la fecha en la cual fue ingresada la causa al sistema (fecha de

digitación de la causa al sistema)

- Estado Causa: Muestra el estado actual de la causa

- Mediadores/as: Muestra a que Mediador/a le fue asignada la causa

- N° sesiones realizadas: Muestra la cantidad de sesiones que se han realizado en la causa

- N° Acta ejecutiva: Muestra el número correlativo que se asigna a la causa (forma parte del

CIM)

- Ver: Permite consultar los datos ingresados al momento de grabar la causa al sistema,

además según el perfil, permite: consultar datos, editar datos, grabar datos nuevos o

eliminar datos.

- Documentos: Muestra la ficha “documentos” de la causa, en donde se podrán ver los

documentos adjuntos de la causa, o bien los documentos que se pueden emitir a través del

sistema.


5.2. Nueva Causa

A través de esta opción se podrá realizar el ingreso de los datos correspondientes a una causa. Para acceder a “Nueva Causa” debe seleccionar en el menú principal la opción Causas –Nueva Causa.


5.2.1. Nueva Causa – Según Vía de Ingreso

A continuación, se detallan cada uno de los campos a los que tiene acceso el usuario/a: Luego se debe ingresar la OFICINA en donde se ingresará la causa:

Una vez ingresada la oficina, se debe identificar la vía de ingreso, en donde dependiendo de la vía de ingreso seleccionada, se deberán ingresar datos adicionales (en los casos de JUZGADO, se debe ingresar el RIT y RUC, en el caso de CAJ, se debe marcar la CAJ correspondiente, consultorio Jurídico de procedencia o ingreso espontaneo según corresponda):

En la parte superior aparece en todo

momento el resumen de la causa

Selecciona la oficina a la cual se va a ingresar la causa

En los paneles inferiores se despliega la información de los

datos que se deben ingresar


Vía de Ingreso: JUZGADO

Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: JUZGADO:

En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación desde el Juzgado correspondiente.

Selecciona la vía de procedencia o

ingreso

Selecciona la vía de procedencia o ingreso


Luego se debe elegir el Juzgado que derivó la causa. Dicho listado carga los juzgados de acuerdo al contrato seleccionado en la primera sección. Luego se debe ingresar el RUC y RIT de la causa derivada y finalmente hacer clic en el botón. “Siguiente”.

Selección del Juzgado

correspondiente

Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en

el día deseado.


Vía de Ingreso: CAJ

Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: CAJ

En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha de recepción de la derivación desde la CAJ correspondiente (recordar colocar un timbre con la fecha en el mismo centro)

Selección de la vía de Ingreso de la

Causa: CAJ

Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe

hacer clic en el día deseado.


Luego se debe seleccionar la CAJ correspondiente a objeto de que se cargue el listado de centros jurídicos correspondientes a la CAJ seleccionada, y se debe marcar el centro jurídico desde el cual proviene la derivación:

Finalmente se debe hacer clic en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos.

Selección de la CAJ correspondiente


Vía de Ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO

Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: INGRESO ESPONTÁNEO:

En el campo Fecha Ingreso, se debe seleccionar la fecha en que se realizó el ingreso de la causa al Centro de Mediación.

Selección de la vía de Ingreso de la Causa:

Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe

hacer clic en el día deseado.


Además al seleccionar esta vía, el sistema solicitará que se indique la vía de derivación del ingreso espontáneo, con una lista desplegable que contiene las siguientes opciones:

Lo cual permite conocer de qué forma se informó a los usuario/as sobre el servicio de mediación familiar. Finalmente se debe hacer clic en el botón siguiente para continuar ingresando los demás datos.

Opciones de derivación del ingreso espontaneo.


Vía de Ingreso: FALF

Primero se debe seleccionar la vía de ingreso: FALF (Esta vía de ingreso sólo rige para la REGIÓN METROPOLITANA).

En el campo Fecha Notificación, se debe seleccionar la fecha en que se realizó la derivación de la causa desde la FALF al Centro de Mediación.

Selección de la vía de Ingreso de la Causa: FALF

Al pinchar aparecerá un calendario para el ingreso de la fecha, se debe hacer clic en el día

deseado.


El sistema solicitará que se indique a que comuna corresponde la FALF de la cual fue derivada la causa, utilizando una lista desplegable que contiene las siguientes opciones:

Una vez ingresada la comuna de la FALF, se debe presionar el botón “Siguiente”, de manera de avanzar a la siguiente pantalla: datos de las PARTES.

Listado de consultorios separados por comunas.


5.2.2. Nueva Causa – Registro Datos de las Partes

Esta pantalla tiene varias funcionalidades, como por ejemplo, al ingresar el RUT de una de las partes, si ésta ya se encuentra ingresada en alguna causa dentro del sistema (independiente del centro de mediación que la haya ingresado) sus datos se cargarán de manera automática, de manera que el usuario/a que está digitando datos, no pierda tiempo en llenar todos los campos sino que sólo en confirmarlos con la parte ingresada.

- En el caso de personas extranjeras, en el campo “Tipo de Identificación” se debe seleccionar

la opción “Pasaporte” (en caso que tenga) y en el campo “Identificación”, se debe ingresar

el número de pasaporte de la parte.

- En caso de no conocer el RUT de la parte, en el campo “Tipo de Identificación” se debe

seleccionar la opción “Rut”, en el campo “Identificación”, se debe dejar el campo en blanco

y se debe hacer un clic en la casilla “Sin identificación”.

Dentro de las nuevas validaciones que se han agregado al sistema, ahora es posible el ingreso de otro tipo de participantes en el proceso de mediación, como los beneficiarios o los abogados de las partes. Para esto al momento de seleccionar el “Tipo de parte” aparecerá el siguiente listado con opciones a seleccionar:


El sistema entrega la opción de verificar si una parte Solicitante o Solicitado es beneficiario/a, esto es posible determinarse de acuerdo a la edad que sea ingresada, de manera que si una parte es menor de edad y no se selecciona como tipo de parte: “Beneficiario” aparecerá el siguiente mensaje:


Una vez ingresados estos datos se debe hacer clic en el botón “Guardar Parte” para pasar a la ventana siguiente. Luego se puede continuar ingresando los datos de la parte como por ejemplo su dirección y sus datos de contacto (Teléfono, Mail, etc.) o bien se pueden ingresar los datos de un nuevo usuario/a pinchando el botón “Nueva Parte”. Al pinchar el botón “Guardar Parte”, se desplegarán dos paneles en la parte inferior como se muestra a continuación:

Panel de direcciones y antecedentes de

contactos


Al ingresar los datos de la primera parte, al final de la página aparecerá el link: “Listado de las partes”, el cual es un panel con el resumen de la información de la siguiente manera:

Finalmente, se debe ingresar la siguiente parte para continuar ingresando las materias de la causa.

Permite editar los datos del

solicitante ingresado

Permite eliminar al solicitante ingresado

Permite ingresar una

nueva parte a la causa


5.2.3. Ingreso de Materias

Se deberá seleccionar la materia que la parte solicitante está pidiendo. Si la parte solicitada desea pedir otra materia, se debe agregar en SIMEF en la sesión de mediación usando el perfil de Mediador/a:

Selección de la materia que contiene la causa


Una vez seleccionada la materia deseada, se debe hacer clic en el botón “Agregar”, de manera que irá apareciendo un cuadro resumen con todas las materias ingresadas de la siguiente forma:

Si ya no hay más materias por ingresar, se debe pasar a la ventana “Resumen” y hacer clic en el botón “Guardar”, donde se mostrara el resumen de la causa de la siguiente manera:

Permite eliminar materias de la

causa

Guarda la causa en el sistema y

genera CIM


Hasta este punto, la causa todavía no ha sido grabada en el sistema y aun no es parte de las causas del centro. Una vez que se presione el botón “Guardar” la causa quedará grabada en el listado de causas del centro con el estado de “Pre – Ingresada”, mostrando la ventana de la siguiente manera:

El CIM de la causa, junto a la Fecha de Ingreso, Contrato y estado de la causa, están visibles en todo momento en el panel superior de la causa.

Materia Divorcio

En caso que la derivación efectuada por el Tribunal o por la CAJ sea por la materia de Divorcio, se debe seleccionar en el listado de materias la materia “Divorcio”. Cabe notar que la materia de Divorcio por sí sola no es mediable, sin embargo sí son mediables los aspectos previos al divorcio establecidos en el art. 21 de la ley de matrimonio civil, los cuales son: alimentos, cuidado personal, relación directa y regular y régimen de bienes del matrimonio. Para que el Tribunal apruebe el acuerdo, este debe ser completo y suficiente en relación al art.55 de la misma ley, el cual señala que se debe llegar a acuerdo en todas las materias contempladas en el art. 21. Cabe distinguir que si no hay hijos, solo se debe regular el régimen de bienes del matrimonio. Por lo tanto el Centro de Mediación al recibir la notificación del Tribunal o CAJ, deberá verificar la existencia de hijos en el matrimonio. De existir hijos debe ingresar las siguientes materias en SIMEF:

a) Divorcio

b) Alimentos

Numero CIM de la causa conformado por el sistema


c) Cuidado Personal

d) Relación directa y regular con el niño

e) Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes)

f) Si no existen hijos debe ingresar las siguientes materias:

g) Divorcio

h) Otros asuntos de tramitación ordinaria (que equivale a régimen de bienes)

5.2.4. CIM (Código Identificador de Causa)

Una vez ingresados los datos de la causa, se procede a grabar los datos, dando clic en el botón: GRABAR. Además, automáticamente el sistema generará el N° de Acta Ejecutiva y CIM de la causa. El CIM está conformado de la siguiente manera: Ejemplo: CIM: LP-2015-RM-A-024-44619 En donde:

- LP-2015-RM-A-024: Corresponde al Nº de contrato del Centro de Mediación.

o LP: Tipo de licitación (LP = Licitación Pública, TD = Trato Directo, BE= Bases

Especiales)

o 2015: Año de inicio de vigencia del contrato

o RM: Región donde el contrato prestara el servicio

o A: Zona del contrato

o 024: Correlativo de contrato asignado automáticamente por el sistema al momento

de grabar el contrato

- 44619: Corresponde al Nº de Acta Ejecutiva de la causa. Es un número correlativo asignado

por el sistema.


5.2.5. VIF (Violencia Intrafamiliar)

En este panel se debe registrar si existen antecedentes de VIF entre las partes y quien o quienes fue/ron o es/son la víctima.

Entrega por defecto la opción “NO” Graba los datos


5.2.6. Agendamiento

Existe la posibilidad de frustrar una causa sin asignarle una sesión de mediación la cual se hace cada vez que las partes indican que no asistirán a ninguna sesión de mediación antes de ser citados, o bien cuando existen casos de VIF. En estos casos, basta con ir a la pestaña de agendamiento de la causa, seleccionar la oficina y el Mediador/a que deberá frustrar la causa haciendo clic en el enlace que se muestra a continuación:

Este enlace sólo se mostrará si la causa no tiene ninguna sesión agendada. Al hacer click en el enlace anterior, se mostrará el siguiente mensaje:

Seleccionar el Mediador/a

designado para la causa


Al aceptar el mensaje de la ventana anterior, se podrá apreciar la siguiente pantalla en la pestaña de Agendamiento, en donde se puede apreciar que la causa queda sin sesión asignada, y con el estado de “Evaluar frustración de la causa” ya que el Mediador/a que fue designado debe frustrar la causa.


En el caso de las causas que son derivadas del Juzgado, al momento de digitar el RIT y/o RUC de la causa en la vía de ingreso, el sistema guarda la sesión de la causa para el día y hora enviados en la notificación y designa un Mediador/a de forma aleatoria (siempre y cuando tenga disponible ese bloque para la atención de causas SITFA).

Para cualquier otra vía de ingreso, se debe elegir la oficina (por defecto viene marcada la oficina en la que se ingresó la causa) y luego el Mediador/a. Posteriormente, se debe ingresar la semana en la cual se desea agendar la primera sesión, de esta forma aparecerá un calendario con la disponibilidad del Mediador/a seleccionado (esta agenda debe cargarla el Administrador/a del centro de mediación previamente). Se puede agendar una sesión en cualquier bloque dentro del horario disponible del Mediador/a (bloques amarillos en este caso). Cualquier otro bloque de color gris no estará disponible para cargar horas de ningún tipo.


Una vez que se visualice la agenda se debe marcar cualquier bloque “libre” de manera que la sesión quedará agendada en la fecha y hora seleccionada. Al seleccionar un día y hora específico, se creará por defecto un bloque de 1 hora y 30 minutos, y además aparecerá un cuadro de diálogo en donde se debe completar si se trata de una sesión de mediación o de una sesión de firma de acuerdo. La diferencia entre ambos tipos es que la sesión de mediación puede ser igual o mayor a 1 hora, en cambio la sesión de firma de acuerdo puede ser menor a 1 hora, según lo estime el centro de mediación. Luego de elegir el bloque deseado (en el ejemplo marcamos el día viernes a las 10:00 AM), aparecerá un cuadro de la siguiente forma:

Tipo de sesión


Una vez seleccionado el tipo de sesión, debemos presionar el botón “Agendar Sesión” para que la sesión se guarde efectivamente, en caso contrario se puede Cancelar. Al agendar esta causa correctamente en la parte superior de la agenda aparecerá un recuadro resumen. Al pinchar el botón anterior, la sesión quedará guardada de la siguiente forma:

Si por ejemplo queremos agregar una sesión de firma de acuerdo basta con elegir el otro tipo de sesión y guardarla en donde la causa lo requiera. En nuestro ejemplo generaremos una sesión de firma de acuerdo inmediatamente después de la sesión de mediación como se muestra a continuación:

Agendar o Cancelar Sesión


De esta manera al visualizar la pestaña “Agendamiento” tendremos una vista del siguiente tipo, en donde se podrá apreciar el Tipo de sesión, Mediador/a designado, fechas y horas de la sesión y el tipo de asistencia de cada una de ellas. Dichas sesiones se pueden reagendar o eliminar siempre y cuando la asistencia sea “Pendiente” y se le informe a las partes cuando corresponda:

Además se disponibiliza el botón “Registrar CoMediador/a” el cual permite agregar un CoMediador/a a la causa sólo en la primera sesión de la causa, y siempre y cuando el Mediador/a


figure en el listado de Mediador/aes/as disponibles del centro. En este listado aparecen además los demás Mediadores/as titulares del contrato. Al hacer click en el botón de CoMediadores/as aparecerá una imagen similar a esta:

Al hacer click en el ícono de “lupa” (columna “Asistencia”), se puede apreciar la siguiente pantalla:


Si una o ambas partes asisten a la sesión, se debe marcar la opción “Asistió” y luego presionar el botón “Guardar”. Una vez guardada la asistencia, en el panel de documento quedará disponible el “Consentimiento Informado” en caso que todas las partes hayan asistido a la sesión. Además si las partes no tienen hecha su evaluación socioeconómica, el sistema mostrará un mensaje en rojo con el texto “Recuerde hacer la evaluación socio-económica a todas las partes involucradas”. En caso que ambas partes hayan asistido a la sesión de mediación la causa pasará al estado “En trámite”, sólo si antes ha pasado por el estado “Ingresada”, es decir, sólo cuando se le ha hecho la Declaración Jurada a al menos una de las partes y ésta calificó para mediación gratuita.


5.2.7. Notificaciones

En este panel se deben registrar las citaciones a sesiones de mediación, de manera de dejar un historial de las citaciones realizadas en el sistema. La ventaja de usar esta opción, es que el mismo sistema da la opción de generar la carta tipo de citación a sesión de mediación para ser despachada vía correo. La importancia del uso de esta sección es que al registrar las citaciones a sesiones de mediación de las partes, en caso de que la causa se frustre, aparecerán dichas citaciones en el acta de mediación frustrada. Si no se ingresan las citaciones en este panel, dicho documento saldrá incompleto y por lo tanto tendrá una posibilidad mayor de ser rechazada por el tribunal que corresponda. Sólo se podrá usar este panel una vez que se hayan registrado los datos de las partes en el panel correspondiente a Datos de las Partes visto anteriormente. El panel de Notificaciones, se ve de la siguiente forma:

Para guardar las notificaciones realizadas, se debe hacer clic en “Crear nueva notificación a sesión” y aparecerá la siguiente pantalla:

Registro de citación a sesión de

mediación


Lo primero que se debe hacer, es seleccionar la parte que se desea notificar (aparecerán los nombres de cada una de las partes ingresadas en el panel de datos de las partes), luego el Tipo de Citación (en el ejemplo sólo hay una sesión agendada, por lo tanto se entiende que se notifica a la primera sesión). En caso de haber más de una sesión, se debe seleccionar la sesión correspondiente, luego la fecha de la sesión, luego la fecha de generación de la citación (por defecto es el mismo día en el que se guarda la citación en el sistema), y finalmente el medio utilizado para notificar el cual puede ser:

Carta

Email

Teléfono

Radio

Carabineros

Presencial

Otro

Si se selecciona como medio de notificación: Carta, Email o Teléfono, el sistema mostrará una lista con las direcciones, correos o teléfonos que tenga registrada la parte. En caso de no tener registrado el medio seleccionado, el sistema mostrará un mensaje indicando que se debe grabar antes. Para el ejemplo, utilizaremos la opción de “Carta”, como se muestra a continuación:

Selección de la parte a notificar

Fecha de la sesión

previamente agendada

Indica motivo de la citación

Fecha y hora que se

genera la citación

Medio a utilizar para notificar

Se registra cualquier observaciones que pueda ser relevante (opcional)


Luego se pueden ver todas las notificaciones realizadas mediante la siguiente pantalla. Aquí, se debe hacer clic en el botón “Guardar” y el sistema emitirá la Carta de Notificación en formato “PDF” para lo cual debe pinchar “PDF Carta” como se muestra a continuación:

GUARDAR Notificación

Certificado notificaciones formato carta

PDF

Certificado notificaciones formato certificado PDF


El documento en “PDF” se emitirá en los casos que los medios elegidos para notificar sean “Carta” o “Email”, en caso que el centro quisiera enviarle el documento por correo electrónico a la parte. Además en la parte inferior de la pantalla aparecerá el link de “Descargar Certificado de Notificaciones”, el cual se generará como se muestra a continuación:


5.2.8. Documentos Adjuntos

Esta sección permite tanto adjuntar la documentación de respaldo de la causa como además revisar la documentación generada por el sistema. La pantalla de documentos se ve de la siguiente manera:

En la parte superior de esta pantalla, SIMEF mostrará los documentos que se deben agregar según el estado y vía de ingreso que tenga la causa. Si no se encuentra adjunto el documento se mostrará una imagen roja con forma de “X” indicando que aún no se ha subido el documento, y en caso que se haya adjuntado el documento aparecerá una imagen verde con el OK correspondiente. En la parte central aparece el botón “Agregar un nuevo documento” el cual permite subir documentos al sistema. Todos los documentos que se adjunten deben subirse en formato “PDF”, de lo contrario el sistema mostrará un error. En el caso que el sistema tenga documentos disponibles para mostrar (por ejemplo la vía de ingreso espontáneo), éstos irán apareciendo al final de esta pantalla como se muestra en la imagen anterior. Al subir un Nuevo documento, aparece la siguiente pantalla:

Documentos adjuntados por

el centro

Documentos emitidos por

SIMEF

Agrega documentos a la

causa


Los tipos de documentos que se pueden subir al sistema son los siguientes:

En este listado sólo se mostrarán los documentos que tengan relación con la causa según su estado y vía de ingreso. Si en “Tipo Documento”, se elige la opción “Acta de Mediación realizada por el Mediador/a” o “Resolución Judicial”, el sistema pedirá que se ingrese la siguiente información:

Permite grabar documento ingresado

Búsqueda del documento a incorporar en

la causa

Ingreso descripción de documento

(opcional)


Fecha de envío a Tribunales (sólo para el Acta de Mediación)

Fecha de resolución Judicial (sólo para la resolución judicial)

En el caso que se desee adjuntar un documento que no se encuentre en la lista, puede agregarse como “Otro tipo de documento” y se debe completar la descripción correspondiente para saber de qué tipo de documento se trata. Una vez adjuntado el archivo el sistema mostrará el listado de documentos a modo de resumen como se muestra a continuación:

- Formulario de Ingreso Espontaneo

Para las causas de ingreso espontaneo, una vez ingresados los datos de las partes y las materias, aparecerá el documento: “Formulario Ingreso Espontáneo”, en la pestaña de Documentos, y dentro de éste, en el panel “Documentos emitido por SIMEF”. En la parte superior el documento cambia por un ticket verde, ya que el documento se encuentra adjunto.


5.2.9. Evaluaciones

Para realizar la evaluación socioeconómica es necesario ingresar antes a las partes y al menos una materia. Al hacer click en el menú “Evaluaciones” se podrá apreciar la siguiente pantalla:

Para realizar la evaluación socioeconómica de cada una de las partes, se debe hacer clic en el texto “Evaluar” de la columna “Mediación Gratuita”, y luego debe completar los siguientes datos:

Rut del usuario/a

Nombre del usuario/a

Genera la evaluación a la parte

Modifica los datos de las

partes


Evaluación Socioeconómica

Para completar la declaración jurada, se deben completar los datos obligatorios que se muestran en la imagen anterior (el campo Remuneración Líquida puede quedar en 0 en caso de que la persona no perciba ingresos). Al presionar el botón “Consulta Mideplan”, el sistema realiza el cálculo automático de la Capacidad de Pago del usuario/a, por lo que este campo no se debe ser completado. Todos los montos que se ingresan en esta sección son mensuales, y no deudas totales. Al momento de presionar el botón “Consulta Mideplan”, pueden ocurrir 3 posibilidades:

i. No existe conexión disponible a MIDEPLAN.

En este caso no existe conectividad entre ambos sistemas y por ende no se puede obtener información del usuario/a desde las bases de datos de MIDEPLAN. Si se da este caso, aparecerá un mensaje, indicando que no existe conexión con MIDEPLAN, y que la declaración jurada debe completarse manualmente como se indica:

ii. El usuario/a consultado no tiene registros en MIDEPLAN

En este caso, al presionar el botón “Consulta Mideplan”, aparecerá un mensaje indicando que la parte no pertenece a ningún programa social ni presenta una ficha de protección social y por lo tanto se debe marcar uno de los indicadores de gratuidad de forma manual.

iii. El usuario/a consultado califica según MIDEPLAN.

En este caso, al presionar el botón “Consulta Mideplan”, no aparecerá ningún mensaje en la parte superior, si no que automáticamente aparecerá la palabra “Si” en el panel de Evaluación (no aparecerá el panel para completar los datos de la declaración jurada) y al momento de generar la declaración jurada, el sistema automáticamente marcará la opción de acuerdo a la información obtenida desde MIDEPLAN.


Declaración Jurada Simple

A continuación se muestra el listado de indicadores que determinan si al usuario/a le corresponde la mediación gratuita. Se debe seleccionar uno o más indicadores, según corresponda. Con solo 1 indicador seleccionado el usuario/a califica para mediación gratuita.

El usuario/a debe registrar si la parte califica o no a mediación gratuita. La opción SI indica que la parte califica para mediación gratuita. En caso que el usuario/a no califique se debe seleccionar la opción NO. Una vez contestado lo anterior, se debe presionar el botón Guardar. De esta forma, el sistema generará la Declaración Jurada de la parte en formato “PDF” como se muestra a continuación:

Selección de una o más opciones

Indicar si la parte califica o no


En la pantalla de “Evaluaciones” o “Partes” se podrá apreciar el documento recién emitido según la siguiente tabla de resumen:

En la columna “Mediación Gratuita” del panel anterior, se generará un archivo en formato PDF con la declaración jurada. Esta se debe imprimir para solicitar que el usuario/a la complete con su nombre, Rut y firma. Una vez firmada la Declaración Jurada por las partes, dicho documento debe escanearse y adjuntarse a la causa en la sección “Documentos Adjuntos”. Además, los documentos que respalden las opciones seleccionadas en el formulario anterior también deben adjuntarse a la causa (por ejemplo: el certificado de afiliación a Fonasa). Finalmente la causa cambia de estado a “Ingresada” cuando se le hace la Declaración Jurada a las partes y al menos una de éstas califica para la mediación gratuita.


5.2.10. Asistencia

Una vez que se realizan las Evaluaciones Socioeconómicas de ambas partes, el/la asistente administrativo/a, debe registrar la asistencia de las partes en la siguiente ventana:

Al hacer clic en la “lupa”, se puede apreciar lo siguiente:

Marcar asistió o no

asistió según

corresponda

Clic en la lupa para registrar

asistentes

Guarda la asistencia


Una vez marcada la asistencia de cada una de las partes, se debe hacer click en el botón “Guardar Asistencia”. Si se marca que asistieron ambas partes, SIMEF generará el “Certificado de Consentimiento Informado” como se muestra a continuación:


Si la causa presenta más de una Sesión Conjunta el sistema desplegará automáticamente el “Acta de Asistencia a Sesión de Mediación”, el cual tiene un folio y fecha de emisión únicos los que se generan al guardar la asistencia de las partes.


6. MODULO CAUSAS (Rol Mediador/a)

A través de esta opción, el Mediador/a podrá consultar las causas que tiene asignadas. Para acceder debe seleccionar el botón “Consultar Causas” en el menú principal de la opción Causas.

6.1. Consultar Causas

El Mediador/a puede apreciar la misma pantalla de consulta que el/la Asistente Administrativo/a, pero con la diferencia que sólo puede buscar las causas en las cuales ha sido asignada o ha participado. Al hacer click en el botón “Buscar” se puede apreciar la siguiente información:

Sólo puede ver sus causas asignadas


La única diferencia con la pantalla que ve la Asistente Administrativo/a, es que al pinchar la “lupa”, el Mediador/a puede visualizar directamente la pantalla de sesiones:

Lo lleva directo a la pantalla de

agendamiento

Lo lleva directo a la pantalla de

sesiones

Permite Terminar el proceso de

mediación


6.2. Comentarios

Al hacer clic en el link “Ver”, el Mediador/a visualizará la siguiente información:

Como se puede apreciar en la imagen anterior, el Mediador/a es el único rol en el sistema que puede agregar comentarios en las sesiones una vez que se registre la asistencia de las partes. El botón “Asistencia” está en la misma pantalla que ve el/la Asistente Administrativo/a, lo que debe quedar claro es que sólo el Mediador/a puede hacer firmar a las partes el documento de “Consentimiento Informado” y en caso que el asistente administrativo no haya generado el documento anterior, eventualmente lo podría emitir el Mediador/a. En la pantalla anterior, existe un cuadro que permite efectuar “Comentarios sobre la sesión”, donde se despliega un cuadro de diálogo en la parte inferior y que permite ingresar cualquier tipo de comentario asociado a la sesión seleccionada. Este cuadro sólo será visible por el Mediador/a y puede ser editado varias veces. La idea es que en este cuadro se guarden todas las observaciones y comentarios importantes de la sesión de manera que al retomar la causa el Mediador/a pueda recordar la conversación de la sesión anterior. Un ejemplo del uso de esta pantalla sería la siguiente:

Comentarios de la sesión

Permite visualizar los comentarios anteriores


El texto guardado dice: “Las partes deciden hacer una segunda sesión ya que por motivos personales se retiran del centro de mediación” y luego de escribir este texto se debe hacer click en el botón “Guardar Sesión” para guardar el comentario. Aparecerá el siguiente mensaje:

En este punto el Mediador/a tiene varias opciones:

- Agendar una nueva sesión: desde el menú de Agendamiento (de la misma manera que lo

hace la Asistente Administrativo/a, es decir, haciendo clic en el link: “Agregar nueva sesión”.

- Grabar una nueva materia tratada en la sesión: la materia queda asociada a la causa

completa, no a la vía de ingreso que pueda tener en particular la causa, ya que una causa

puede tener asociada más de una vía de ingreso

- Terminar el proceso de mediación: entendiendo que ya no se van a ingresar más causas.


6.3. Agregar materia de sesión

Para agregar una nueva materia a la sesión, el Mediador/a debe hacer clic en el menú “Materias”, de manera que se mostrará la siguiente pantalla:

Luego debe hacer clic en el link “Agregar una nueva materia”, y se desplegará la siguiente pantalla:

Menú Materias desde el rol del Mediador/a

Agregar nueva materia

Vía de ingreso de la materia, al ser

incluida por el Mediador/a siempre será

materia de sesión

Materia a ingresar, despliega un listado de materias

Selección de solicitante(s) de la materia agregada

Selección de solicitado(s) de la materia agregada


En la pantalla anterior, el Mediador/a debe elegir:

- Vía de ingreso, la que puede ser “Materia de sesión” o bien una de las vías de ingreso que

posee la causa (en este caso sólo posee una vía de ingreso).

- Materia, del listado de materias disponibles para mediar.

- Seleccionar al Solicitante de la materia agregada, ya que no necesariamente la parte

solicitante es quien va a solicitar la nueva materia de sesión (ya que puede ser que el

solicitado de la causa pida una materia y pase a ser el solicitado de ésta)

- Finalmente, se debe Guardar la materia agregada y tratarla en una nueva sesión o en la

sesión existente.

6.4. Terminar proceso de mediación

Finalmente el Mediador/a puede terminar el proceso de mediación con las partes, tratando todas las materias que posea la causa, independiente de su procedencia y vía de ingreso. Es decir, el término del proceso de mediación, se entiende como que ya se abordaron todas las materias posibles de mediar entre las partes y no habrá más sesiones por realizar. Para terminar el proceso de mediación, se debe haber realizado todas las mediaciones de la causa, y luego se debe hacer click en el botón “Terminar Proceso” como se muestra en la siguiente imagen:

Termina el proceso de mediación


Al hacer clic en este botón se puede apreciar la siguiente pantalla:

Si se contesta de manera afirmativa el Mediador/a podrá apreciar lo siguiente:

Al marcar todas las materias “Con Acuerdo”, la causa pasará al estado “Proceso Finalizado” a la espera de la resolución judicial. Al marcar todas las materias “Sin Acuerdo”, la causa pasará al estado “Frustrada” y se le pedirá al Mediador/a que ingrese el motivo de frustración que corresponda. Si se marca que una SI tiene acuerdo y las otras que NO tienen acuerdo, el sistema cambiará el estado de la causa como un “Acuerdo Parcial” y estará a la espera de la resolución judicial por la materia que alcanzó acuerdo, y por las materias que no llegaron a acuerdo se emitirá el acta de mediación frustrada que corresponda. Los distintos tipos de término que se le puede dar a un proceso de mediación se detallan a continuación.

Nuevo botón: Acuerdos

Registrar el acuerdo obtenido

Termina el proceso de mediación


6.4.1. Terminar proceso de mediación con “Acuerdo Total”

Este caso se da cuando el Mediador/a marca “Con Acuerdo” todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma:

Una vez que se hace clic en el botón “Terminar proceso” el sistema generará de forma automática el “borrador del acta de mediación” en formato Word para que lo complete el Mediador/a que corresponda (este documento NO REEMPLAZA EL ACUERDO, ya que lo debe agregar el Mediador/a).


Este documento debe ser impreso para que se lo puedan llevar las partes a su domicilio en caso de querer revisarlo, por lo mismo este documento al final tiene la leyenda: “Este documento es solo un borrador del acuerdo suscrito entre las partes y no tiene ninguna validez legal”. Finalmente el acta de mediación propuesta por SIMEF se muestra a continuación:


El estado de la causa cambia a: “Revisión de acuerdo(s)” como se muestra a continuación:

En este punto, el sistema permite dos opciones:

- Retomar el proceso de mediación: En este caso las partes revisan el acuerdo de mediación

en sus domicilios por ejemplo, y deciden no llevar a cabo el acuerdo o bien no firmarlo. Y

para ello en el sistema aparecerá el botón “Retomar Proceso”, el cual al hacerle clic aparece

lo siguiente:

Lo que quiere decir que el acuerdo anterior se perderá (se deberá grabar de nuevo) y la causa volverá al estado “En trámite”.

Retomar proceso Firmar Acuerdo


- Firmar acuerdo: El sistema emitirá el formato del acta de mediación definitiva el cual deberá

completar el Mediador/a con el acuerdo redactado anteriormente y se lo deberá pasar a las

partes para que lo firmen y se adjunte digitalizado al sistema posteriormente. Al pinchar el

botón de “Terminar Proceso” aparecerá el siguiente mensaje:

Adicionalmente si en la causa existen Beneficiarios o terceros asociados y fueron agregados a la causa, el sistema mostrará el siguiente mensaje permitiendo incorporarlos como pie de firma en el documento que se emite como acta de acuerdo.


Al aceptar el mensaje de la ventana anterior, el sistema permite agregar a estos terceros como pie de firma del acta de mediación:

En este caso, el sistema esperará que se adjunte el documento “Acta de mediación redactada por el Mediador/a” para poder continuar con el término del proceso de mediación en el sistema. Y la causa quedará con el estado “En tramitación de envío a tribunal” como se muestra a continuación:

Envío Acta a tribunales

Agregar terceros en la firma del acuerdo


Cabe destacar que en este punto se puede hacer uso de la opción de “retracto” el cual se da en caso que las partes se arrepientan del acuerdo firmado, siempre que ocurra antes de haber sido enviado dicho acuerdo a Tribunales. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el sistema habilita una nueva pestaña: “Envío Acta a Tribunales”, en donde se debe adjuntar el acta de mediación redactada por el Mediador/a y debidamente firmada por las partes, como se muestra a continuación:

Al grabar este documento, el sistema mostrará el mensaje:

Inmediatamente el sistema mostrará la pantalla de documentos adjuntos, en donde se podrá apreciar el documento recién adjuntado. El mensaje anterior además, indica que se debe adjuntar la resolución judicial para continuar con el término del proceso de la causa y la causa queda con el estado: “En espera de resolución judicial”.


La pestaña anterior “Envío Acta a Tribunales”, se modifica por “Resolución”, la cual permite guardar como documento adjunto en el sistema la resolución judicial enviada por el tribunal, además del resultado de ésta de la siguiente forma:

Al grabar este documento, aparecerá el siguiente mensaje:

Resolución


Por lo tanto se mostrará la pantalla de ingreso de acuerdos definidos en la resolución judicial como se muestra a continuación:

En esta pantalla se debe indicar si se aprobaron todas las materias tratadas o no. En caso de tener acuerdo en todas, la causa pasará al estado “Acuerdo Total”, además si la causa posee acuerdos en materias ingresadas en la sesión del Mediador/a, puede pasar a estado “Acuerdo Adicional” dependiendo del caso. Si la resolución no aprueba una o más materias y si aprueba una o más materias, la causa pasará al estado “Acuerdo Parcial” y se emitirá el certificado de mediación frustrada por la materia que no fue aprobada por el tribunal. Finalmente si la resolución no aprueba ninguna de las materias anteriores, la causa quedará con el estado “Frustrada” y se emitirá el certificado de mediación frustrada que corresponda. En este caso colocaremos que la resolución aprueba el acuerdo, haciendo click en las opciones “Con acuerdo” como se muestra en la imagen anterior y al presionar el botón “Terminar Causa”.

Terminar causa


6.4.2. Terminar proceso de mediación con “Acuerdo Parcial”

Este caso se da cuando el Mediador/a marca “Con Acuerdo” en una o más materias asociadas a la causa, y además marca “Sin Acuerdo” en una o más materias, de la siguiente forma:

Una vez que se hace clic en el botón “Terminar proceso” se generará el Acta de mediación en formato Word (el borrador mencionado en el punto anterior) por la materia que llegó a acuerdo y además se desplegarán las opciones de frustración de la materia que no llegó a acuerdo. Además se disponen los botones de “Retomar Proceso” en caso que las partes no firmen o no estén de acuerdo con el acta de mediación emitida por el Mediador/a y el botón “Firmar Acuerdo” como se explicó en el punto anterior.


Las opciones de frustración mostradas son las siguientes:

En caso de seleccionar la opción “Que este Mediador/a ha adquirido la convicción de que no se alcanzarán acuerdos en el proceso de mediación, debido:” se desplegarán además las siguientes opciones (Opciones: Nivel 2):


Adicionalmente, si se selecciona la opción: “al no cumplimiento de alguno de los principios de la mediación establecidos en el Art. 105 de la Ley Nº 19.968, específicamente:”, aparecerán las opciones de nivel 3:

En este nivel, se pueden elegir más de una opción. En la parte inferior, aparece el cuadro: “Indique las partes que firmarán el acta (opcional)” cuya función es que si se marca una casilla (partes) ésta aparecerá en el acta de mediación frustrada. Para el ejemplo, marcaremos ambas partes y presionamos el botón “Guardar Opciones” para frustrar las materias a las cuales no llegaron a acuerdo.


Al pinchar el botón “Guardar Opciones”, se genera el siguiente documento:

Luego se debe hacer clic en el botón de “Firmar Acuerdo”, en caso que las partes acepten el acuerdo y aparecerá la siguiente pantalla:

Frustrar materias


Al hacer clic en este botón aparecerá el mensaje:

Al aceptar este mensaje, el sistema pedirá que se ingrese el Acta de mediación emitida por el Mediador/a en el panel de documentos adjuntos. Al igual que en el punto anterior, el sistema esperará que se adjunte el acta de mediación y posteriormente la resolución judicial por la materia que llegó a acuerdo y el resto del proceso es el mismo que el caso anterior mostrado. Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa junto al acta de mediación y la resolución judicial.

6.4.3. Terminar proceso de mediación “Frustrar Causa”

Este caso se da cuando el Mediador/a marca “Sin Acuerdo” todas las materias asociadas a la causa, de la siguiente forma:

Firmar Acuerdo


Una vez que se hace click en el botón “Terminar proceso” aparecerá el siguiente mensaje:

Las opciones de frustración mostradas son las mismas que en el caso anterior. Se generará el acta de mediación frustrada mostrada en la sección anterior. Si la causa posee sesiones conjuntas el estado de la causa pasará a: “Frustrada con sesión conjunta” y en caso de no poseer sesiones pasará a “Frustrada con cero sesiones”. Finalmente se debe adjuntar el certificado de mediación frustrada en la sección de documentos de la causa.


6.5. Seguimiento de los Acuerdos

Otra de las funciones que tiene el Mediador/a que termina una causa, es la de realizar el seguimiento a los acuerdos alcanzados entre los 3 a 6 meses de terminado el proceso de mediación. Para esto SIMEF, permite dejar un registro de este seguimiento utilizando la pestaña “Seguimiento” que se muestra a continuación; al pinchar esta opción, aparecerá un link que dice: “Ingresar nuevo seguimiento”, en el cual al hacer clic aparecerá lo siguiente:

Los pasos a seguir para completar el seguimiento son los siguientes:

- Parte: Seleccionar una parte con la cual se realizó el seguimiento

- Fecha de Comunicación: La fecha en la cual se intentó la comunicación con la parte

seleccionada anteriormente

- Modo de Comunicación: Seleccionar el medio de la lista desplegable (Carta, E-Mail,

Teléfono, Presencial, Otro)

- Resultado Comunicación: Seleccionar el resultado de la lista desplegable (Logra

comunicarse, no logra comunicarse, No desea entregar información)

- Resultado Seguimiento: Seleccionar el resultado de la lista desplegable (Sin seguimiento,

Cumplimiento Total, Cumplimiento Parcial, Incumplimiento)

- Observaciones: Cualquier comentario que desee dejar el Mediador/a, aunque es de tipo

opcional.


Finalmente se debe pinchar el botón “Guardar”, de manera que al volver a pinchar la pestaña de “Seguimiento” se podrán apreciar los registros de los seguimientos realizados a la causa como se muestra a continuación:

De esta forma, cada seguimiento que se grabe en la causa, irá apareciendo en el listado de seguimientos.


7. CONFORMAR ESTADO DE PAGO EP (Rol Administrador/a o contraparte técnica)

Ingrese sus credenciales y haga clic en ‘INGRESAR’.

Antes de generar un Estado de pago, debe conocer las condiciones previas para su generación.

MES CONDICION GENERA EP

1er Mes Revisar y aceptar Indicadores del MES de generación del EP (inicio del contrato al 100%)

OK

2do mes y siguientes

Revisar y aceptar Indicadores del MES de generación del EP. hasta el día 4. Obligaciones Laborales del mes anterior de generación del EP, deben estar aprobadas por la Unidad de Mediación. SI el día de generación del EP es posterior al día 20: Obligaciones Laborales del mes del EP deben estar por lo menos adjuntadas en SIMEF.

OK

A continuación se describe el proceso para ingresar las Obligaciones laborales, revisar y aceptar los Indicadores para el periodo correspondiente.


Para esto debe ir al menú y seleccionar la opción: PagosObligaciones Laborales Centro

Posteriormente, deberá seleccionar el mes al que le adjunta las Obligaciones laborales y hacer clic en ‘Buscar’, si el resultado entrega información haga clic en ‘Ver’. En caso contrario, deberá agregar la nueva documentación mensual, seleccionando la opción “+ Agregar Nueva Documentación mensual”.


En caso contrario, deberá agregar nueva documentación mensual, seleccionando la opción “+ Agregar Nueva Documentación mensual”.

Posteriormente, mostrará la página de carga de Documentos Laborales correspondiente al mes seleccionado.

Seleccione el tipo de documento a cargar, haga clic en tipo y seleccione el valor correspondiente de la lista desplegable.


Haga clic en ‘Elegir archivos’ para cargar el documento desde una ubicación en disco.

Posteriormente seleccione el archivo a adjuntar y haga clic en “Abrir”.

Ingrese un comentario breve del documento ingresado y haga clic en el botón “Adjuntar”.


El sistema emitirá un mensaje de información indicando la carga correcta del documento.

Repita el proceso de carga para todos los documentos solicitados por el sistema SIMEF.

Una vez cargados todos los documentos, haga clic en “Enviar a revisión”.

El sistema emitirá un mensaje, indicando la correcta ejecución del envió de documentos.


Una vez enviada la documentación adjunta en el sistema, el estado de las obligaciones laborales pasara a ser “ENVIAR_A_REVISION”.

Deberá esperar el proceso de aprobación de las obligaciones laborales por parte de UMED. Cuando UMED apruebe las obligaciones laborales, el estado de estas cambiara a “ACEPTADO”.

En este momento UD. Podrá objetar o aceptar los Indicadores del pago para el mes correspondiente. Para esta acción, debe ir al menú y seleccionar la opción: PagosIndicadores para el Pago


Seleccionamos el mes al cual objetará o aprobará los Indicadores y haga clic en “Buscar”. El sistema mostrará los indicadores, con sus respectivos: resultados, porcentajes y montos.

Si estamos de acuerdo con los valores registrados, damos clic en “Aceptar”. El sistema nos mostrara un mensaje de información indicando que los indicadores fueron aceptados correctamente.


Ahora UD. Está en condiciones de generar el estado de pago para el mes correspondiente. Del menú principal seleccione la opción: Pagos Estado de Pago.

Posteriormente escoja el mes y haga clic en “Buscar”.

Haga clic en la opción “+ Generar nuevo estado de pago”.


El sistema nos mostrará los datos de los Indicadores (Resultado, porcentaje y monto), descuentos y pagos.

Puede navegar por estas pestañas haciendo clic en la pestaña correspondiente, seleccione la pestaña ‘Descuentos’ para revisar si existen montos asociados a este ítem.


En la pestaña de ‘Pago’ se mostrarán los montos relacionados con: Retención, Bruto, Descuento Inasistencias y Líquido. Junto con el Total a pagar.

Si los montos son correctos, debe seleccionar e ingresar la información referente al tipo de documentos (Tipo documento, N° Documento y el Archivo) y Recepción del Pago (Forma de Pago, Tipo de cuenta, N° Cuenta e Institución Financiera).


Una vez ingresa la información correspondiente, haga clic en ‘Guardar’.

El sistema mostrará un mensaje indicando la correcta generación del Estado de Pago ‘EP’.

EL EP se encontrará disponible en el sistema SIMEF, para su descarga haciendo clic en el icono “PDF EP” correspondiente.


Al descargar el archivo PDF asociado al estado de Pago, podrá observar que este incluye la información correspondiente a los indicadores y montos aceptados anteriormente.


8. MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Respecto del Módulo de Administración de Personal y su funcionamiento, debe remitirse al Manual Especifico elaborado al efecto que se encuentre vigente. Este Módulo permitirá a los centros de mediación efectuar en forma autónoma el reemplazo y sustitución de su personal administrativo y el reemplazo de los mediadores/as hasta por un período máximo de 3 meses. En el caso de las sustituciones de mediadores/es, este proceso seguirá radicado en el Área de Administración de contratos de la Unidad de Mediación.

9. PAPELERÍA

En este módulo, se encuentran disponibles todos los formatos gráficos disponibles para la confección de carpetas, sobres y papelería en general. Este menú es visible para todos los roles del centro de mediación. Se debe tener en consideración que estos formatos deben descargarse en los PC idealmente del Asistente Administrativo/a por cuanto en caso de existir una indisponibilidad del Sistema Informático es posible procesar de forma manual el proceso de mediación utilizando estos formatos.

Basta con hacer clic en el icono de lupa (columna ver) para descargar el formato de la papelería deseada.


10. REPORTES (Rol Administrador/a de Centro)

En este nuevo módulo, se encuentran disponibles todos los reportes a los que tiene acceso un centro de mediación. Hasta el momento los reportes disponibles que hay son los siguientes:

10.1. Detalle de causas ingresadas

En este reporte se detalla por cada contrato que tenga el Administrador/a, el detalle completo de causas con cada ingreso que ésta posea con toda la información relevante de las causas que tenga un contrato. Al igual que el reporte anterior, este reporte sólo se genera en Excel debido a la gran cantidad de datos que se deben desplegar.


11. VERSIONES

Finalmente en la parte superior derecha, siempre se encuentra disponible la Versión actual de SIMEF III, como se destaca a continuación:

En el ejemplo, la versión actual del sistema es la: 1.46, esta versión va aumentando cada vez que se pasa un corrección o nueva funcionalidad al sistema, de manera que cualquier usuario/a que ingrese al sistema y haga clic en la versión podrá revisar la fecha y hora en la que se han implementado los cambios y además podrá revisar el detalle del cambio realizado. Por lo tanto al pinchar este enlace aparecerá una ventana como se muestra a continuación:

En donde podrán revisar la totalidad de cambios que se le han hecho al sistema desde su puesta en marcha.

manual de usuario/a...informático de mediación familiar. 2.2. objetivos específicos describir...

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