manual de usuario v 1 -...
TRANSCRIPT
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 1 F08(PR-002-DRET)00
Código PRY-021
Sistema o Aplicativo Sistema Integral de Rendición de Cuentas – Sede Central
Elaborado por Eduardo Arango
Fecha 24/04/2017
1. OBJETIVO DEL SISTEMA
El objetivo es llevar un adecuado registro y control del personal asignado a una o más
comisiones de servicio, en la rendición de los gastos efectuados durante el plazo de dicha
comisión.
2. ALCANCE DEL SISTEMA
El alcance llega a todo el personal que por comisión de servicios, represente al JNE.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
Autorización: permite registrar y consultar la autorización y comisión de servicios y viáticos; así como consultar las comisiones pendientes.
Comisión: permite validar y aprobar las comisiones de servicios, también la entrega de fondos a los comisionados.
Rendición: permite consultar, revisar las rendiciones actuales y pendientes.
Consultas: permite efectuar las consultas de las comisiones, rendiciones y observaciones de las comisiones.
Mantenimiento: permite efectuar el ingreso, modificación o eliminación de los usuarios que tendrán acceso al sistema.
Reportes: permite emitir los reportes del resumen y detalles de los gastos, devoluciones, y cumplimientos de rendición.
4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
4.1. Acceso al Modulo
Para acceder tiene que ingresar el usuario y clave asignado a cada usuario
Figura 1 Acceso al sistema
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 2 F08(PR-002-DRET)00
4.2. Menú de opciones.
En la pantalla de bienvenida, se muestra las funciones principales del sistema y la sección
de Descarga de documentos, donde están los enlaces para descargar la información
disponible para el proceso de rendición
Figura 2 Página Principal
Directiva.- Permite visualizar la última versión de Directiva de Comisión de Servicios y
Autorizaciones de viajes.
Secuencia de comisión.- Indica mediante un flujograma la Secuencia para la asignación
y rendición de comisión de servicios en el Sistema.
Anexos.- Para la descarga de plantillas, se muestra el cuadro de anexos indicando el
número de anexo y la descripción del documento.
4.3. Rendición de Comisión de servicios.
Para efectuar la entrega de fondos al comisionado deberá dar clic a la opción Comisión
/Entrega de Fondos al Comisionado.
Nota: El responsable principal de Entregar los fondos al comisionado es el personal con Perfil Tesorería.
Figura 3 Entrega de Fondo al Comisionado
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 3 F08(PR-002-DRET)00
A continuación deberá dar clic en el botón “Buscar” y se muestra la relación de
comisiones. Los datos a mostrarse serán: Comisionado, Destino (Ubigeo ó Ciudad), Motivo
de la Comisión, Fecha de Salida, Fecha de Retorno, Estado Comisión, Detalle, Entrega
Fondos, Acta Compromiso (Anexo 9) y Estado Entrega de Fondos.
Figura 4 Listado de Comisionados
4.3.1. Entrega de Fondos por modalidad Pago en Efectivo
Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Pago en Efectivo deberá dar clic en el icono
y se muestra una pantalla donde deberá registrar los siguientes datos: Fecha de Entrega, Nro.
Recibo Provisional y Monto de Entrega
Figura 5 Entrega de Fondos
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 4 F08(PR-002-DRET)00
Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” y se muestra un mensaje de confirmación indicando
que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente.
Figura 6 Mensaje de Confirmación
4.3.2. Entrega de Fondos por modalidad Banco
Para efectuar la entrega de fondos por modalidad Banco deberá dar clic en el icono y se
muestra la siguiente pantalla donde deberá registrar: Fecha de Entrega, Nombre del Banco, Nº
de cheque, 068- Carta Orden, 084- Carta Orden Electrónica, Nº SIAF, Nº C/P Tesorería y monto
entregado.
Figura 7 Acta de Compromiso
Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” y se muestra un mensaje de confirmación indicando
que la entrega o actualización de fondos se registró correctamente
Figura 8 Mensaje de Confirmación
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 5 F08(PR-002-DRET)00
Para visualizar el acta de compromiso deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente
información.
Figura 9 Imprimir Acta de Compromiso de Entrega de Fondo
Figura 10 Acta de Compromiso
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 6 F08(PR-002-DRET)00
4.4. Revisión Rendición de Comisión de servicios.
Para visualizar el detalle de la rendición deberá dar clic a la opción Rendición /Revisión de
rendición
Figura 11 Consulta de Comisiones
4.4.1. Rendición con estado Registrado y Enviado
Para visualizar el detalle de rendición deberá dar clic en el icono y se muestra la siguiente pantalla
que está dividida en 3 secciones.
Datos Comisionado: Los datos a mostrarse serán: Nº Documento, Datos del comisionado
(nombres, apellidos paterno y materno, área, cargo), Lugar de comisión / días (ubigeo,
fecha y hora de salida y retorno, duración)
Gasto con Documento: Gasto con Comprobante de pago
Gasto con DD.JJ.: Gasto con Declaración Jurada
Para revisar los comprobantes de pago, se debe dar clic en el botón Seleccionado y se mostrara
una ventana emergente con los datos antes mencionados.
Figura 12 Consulta de Comisiones
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 7 F08(PR-002-DRET)00
Para dar conformidad a un gasto debe dar clic en el icono y se cambiara el estado del registro
a “Conforme”.
Figura 13 Revisar rendiciones de Gasto
Gasto Observado: En caso no este conforme con el gasto deberá dar clic en el icono y se
muestra la siguiente pantalla donde deberá seleccionar el tipo de observación y registrar la
observación. Luego deberá dar clic en el botón “Aceptar” El estado del registro cambiara a
“Observado“.
Para quitar la Observación debe dar clic en el botón “Quitar Observación”.
Figura 14 Gasto Observado
MANUAL DE USUARIO V 1.2
pág. 8 F08(PR-002-DRET)00
Figura 15 Dar conformidad a los Registro por declaración Jurada
4.4.2. Finalizar Rendición
Para dar finalizado la rendición debe asegurarse que las rendiciones estén en estado “Conforme” y
no tener saldo por devolver, seguidamente dar clic en el botón “Finalizar Rendición”.
Nota: Cuando se da Finalizar Rendición se habilitara al comisionado la opciones de Imprimir el
Formato de Rendición y el formato de Declaración jurada que adjuntara a su documentación de
presentación de rendición por comisión de viatico.
Figura 16 Finalizar Rendición