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Manual de Usuario TME Facturas

Referencia: TMEFACUSU_V11

Albarracín, 25 28037 Madrid

1 Control de documentación

Histórico de versiones Versión Fecha Documentos sustituidos/descripción/detalles

1 17/07/2006

2 18/09/2006

3 23/10/2007

4 11/02/2008 Centros costes e Integración Radiant

5 06/10/2008 Modificación de centros de Coste

6 28/10/2008 Actualización C. coste y descuentos entorno abanderado

7 23/04/2010 Albaranes en contingencia en entorno integrado

8 01/07/2010 Se suprime la opción Facturas Manuales

9 01/07/2010 Centros de Costes con ubicación.

10 01/07/2010 Nuevo Formato de Facturas

11 01/03/2011 Facturas Multilenguaje

12 18/02/2012 Facturas intradia

13 06-05-2013 Integración de ventas y descuentos en facturas.

2 Contenido

Capítulo/Sección Página

1 Control de documentación 3 2 Contenido 4 3 Facturas Estación de Servicio SEF 5

3.1 Introducción 5

3.2 Factura 7

3.3 Datos de Cliente 7

3.4 Alta de Centros de Coste 10

3.5 Datos de Suministros 12 3.5.1 Factura sin Descuentos 18 3.5.2 Facturas Con Descuento Monolito 19 3.5.3 Facturas Con descuento Individual 20

3.6 Facturación de ventas TME 21 3.6.1 Facturas con Dto. Previo 23 3.6.2 Facturas con Dto. Previo y con Dto. Monolito o Individual 24

3.7 Albaranes 25

3.8 Anulación de Factura 26

3.9 Duplicado de Factura 28

3.10 Modificación de Clientes. 31 3.10.1 Protección de Datos del Cliente 32 3.10.2 Alta de Centros de Coste 33 3.10.3 Modificación de Centro de Coste 35

3.11 Facturas Multilenguaje. 36 4 Facturas ES integradas Radiant 37

4.1 Introducción 37

4.2 Factura 37

4.3 Datos de Cliente 39

4.4 Centros de Coste 40

4.5 Albaranes en contingencia 41

3 Facturas Estación de Servicio SEF

3.1 Introducción Los dispositivos de trabajo son los denominados TME (Terminal de Medios Electrónicos) y

la impresora láser conectada al servidor de la estación. Esta aplicación tiene como objetivo facilitar la confección de facturas a clientes; para ello, Repsol a través de sus estaciones de servicio, irá registrando a los clientes que solicitan facturas, Con esta información, una estación de servicio construirá una base de datos de clientes que permitirá la pos-terior refacturación a los mismos sin tener que volver a capturar los datos de cliente. Cuando un cliente se registre en una estación, se centralizarán sus datos para que otra estación de servicio Repsol pueda acceder a ellos para facturar. Una factura tendrá un único suministro que puede haberse realizado en una fecha distinta a la de la realización de la factura. Los precios de los carburantes se guardarán por un periodo de tres meses para que aparezcan los litros exactos en cada suministro. El sistema, a las 24h, cambia a los precios del día automáticamente en caso de que exista una pla-nificación de cambio de precio. Con las facturas emitidas se construirá una base de datos en la estación y en central para su explo-tación fiscal.

Las facturas son de tres tipos: normal, de anulación y manuales. Las facturas tienen un número de secuencia y una numeración según el siguiente esquema:

EEEEEE/S/AA/NNNNNN Donde: EEEEEE es el Número de la Estación (número de concesión) S es una letra (se usará una letra para las facturas normales, otra para las de anulación y otra para las facturas manuales) AA es el año NNNNNN es la secuencia de la factura en el año según el tipo (letra) de factura. Será en el momento de la impresión de la factura cuando ésta adquiere el número de factura. Cuando sea preciso anular una factura, lo primero será localizarla electrónicamente en la estación o en central dicha factura para posteriormente proceder a la anulación de la misma. Cuando el sistema de facturación no esté operativo y la estación tenga que facturar manualmente a los clientes, el Supervisor de la estación deberá llevar un contador manual de facturas en el año (con el cambio de año se deberá inicializar a 1) para la expedición de la factura manual. Con poste-rioridad y cuando el sistema de facturas esté operativo, se deberá introducir la factura incorporando el número asignado manualmente. El aplicativo de facturación tiene el sistema de menús y opciones en el recuadro que se destaca en la pantalla siguiente (esta es la de reposo del terminal):

3.2 Factura Para la confección de una factura normal se presiona la siguiente sucesión de teclas:

3.3 Datos de Cliente Aparecerá la pantalla de datos de cliente:

En esta pantalla aparecen las siguientes áreas:

I Zona superior izquierda arriba en amarillo: se visualizará los datos de la estación de servicio.

II Zona superior izquierda abajo en amarillo: se visualizará los datos del cliente.

III Zona superior derecha DATOS DE CLIENTE: permitirá la búsqueda e introducción de los

datos de clientes.

IV Teclado inferior para el tecleo de datos.

V Barra de botones para la realización de funciones varias.

Con el botón de lupa se podrán hacer búsquedas locales a clientes por nif y por nombre. Cuando el nif introducido no sea completo se buscará en local las coincidencias de clientes que empiecen por dicho nif parcial o nombre, mostrándose entonces la siguiente pantalla. Una vez se-leccionado el cliente de la lista, se realiza un actualización de sus datos con central.

Si se conoce el nif exacto se podrá presionar la tecla procediéndose entonces a la verifica-ción del NIF, tras esta verificación se realiza una búsqueda en central del cliente. Si no se ha localizado el cliente o no ha sido posible contactar con Central de Facturas, se introdu-cirán todos sus datos. Es obligatoria la introducción de un nif con la letra correcta.

Cuando se introduce un código postal, en caso de existir diferentes poblaciones se mostrará la si-guiente pantalla para que se seleccione la adecuada.

Un cliente localizado con la tecla se podrá modificar cualquiera de sus datos.

Para continuar se presionará la tecla para grabar datos.

3.4 Alta de Centros de Coste Una vez registrado y determinado el cliente se progresa con los datos de la factura. En este momento se habilita en la pantalla un botón para que el usuario pueda asociar la factura un centro de coste. Esta acción permite al usuario asociar la factura a centros de coste que ese cliente tenga dado de alta en la Base de datos local con anterioridad (Este proceso se explica más adelante).

Si no se pulsa este botón se continua con el proceso de la factura; Inserción del suministro. En otro caso pueden darse las siguientes situaciones:

1. El cliente no tiene centro de coste al cuál asociar la factura, en este caso la aplicación mos-trara el siguiente mensaje.

2. En caso de que el cliente si tenga centros de coste se mostrara un listado con todos ellos para seleccionar.

3. Si se selecciona un centro de coste con todos sus campos rellenos, se continua con la intro-

ducción del suministro, en otro caso. 4. Si se selecciona un centro de coste sin datos en los campos dirección, código postal y loca-

lidad, pasamos a la pantalla de actualizacion de centros de coste.

Una vez se han introducido todos los datos, se continua con el proceso. Para finalizar con el proceso se selecciona un centro de coste y se continua con la inserción del suministro.

3.5 Datos de Suministros Una vez registrado y determinado el cliente se progresa con los datos de suministros. Hay que observar arriba a la derecha que aparece la fecha del día y la hora en curso (en caso de que la operación a facturar sea de ese mismo momento). En otro caso se podrá teclear el botón

y se desplegará un calendario donde poder seleccionar la fecha y hora adecuadas.

No se permitirá la elección de una fecha futura, ni una fecha de un mes anterior en caso de que el día actual sea superior al 15 del mes en curso o, en caso de que el día actual sea anterior al 15 del mes en curso, se podrá seleccionar un día de la 2 quincena del mes anterior. Una vez establecida la fecha y hora deberá seleccionarse el producto y el importe, quedando ano-tado en la ventana de la izquierda inferior blanca el suministro registrado para la factura.

Para concluir la introducción de un suministro se presionará la tecla Una vez introducido el suministro se deshabilita la posibilidad de introducir otros suministros para esa factura, si el cliente necesita facturar algún otro suministro deberá realizar otra factura.

Si se desea eliminar el suministro registrado usaremos la Zona inferior izquierda abajo en blanco

para seleccionar el suministro (se usarán las teclas y en caso necesario)

Al presionar la tecla se pedirá una confirmación:

Con la tecla borrar se eliminará el suministro y con la de cancelar se volverá a la pantalla de entrada de suministros. A la vez que se deshabilitan los botones de los productos se habilita el botón descuento. Este botón permite al usuario realizar descuentos individuales a sus clientes.

Esta es la pantalla que nos aparece en caso de que se desee realizar un descuento individual.

Como se puede ver se pueden seleccionar varios descuentos por defecto, o cualquier cantidad que decida el expendedor, en caso de elegir una cantidad superior a 5 ctm/L aparecerá un mensaje de aviso.

Una vez elegido el descuento individual a aplicar la aplicación vuelve a la pantalla de suministros, si se quiere modificar dicho descuento es necesario volver a presionar el botón descuentos y modifi-car la cantidad anteriormente introducida, para borrar el descuento se deberá seleccionar el botón borrar.

Para concluir se presionará la tecla o mostrándose la pantalla

En caso de que la factura tenga descuentos, estos se mostrarán junto con los totales.

Si se opta por imprimir se procederá a la selección de impresora y al registro y comunicación de la factura a Central.

3.5.1 Factura sin Descuentos

3.5.2 Facturas Con Descuento Monolito

3.5.3 Facturas Con descuento Individual

3.6 Facturación de ventas TME Recién finalizada una operación de venta, y si ésta es facturable, se ofrecerá automáticamente la posibilidad de facturarla mostrando la siguiente pantalla. En caso contrario no se mostrará.

Sólo se podrá facturar la última venta, y sólo recién terminada. Si se pulsa , se regresará al menú principal del terminal y se perderá la opción de facturar la venta.

Para facturar la venta recién terminada, pulsar . Se accederá a la pantalla de “Datos del Cliente”, donde se muestra el producto incluido en la venta, y su descuento previo asociado (si lo hubiera).

Introducir los datos del Cliente (ver en página 7), y de su Centro de Coste (ver en página 10).

Al pulsar se ofrece la opción de imprimirla.

Al imprimirla, se registra y comunica la factura a Central, y se ofrece seleccionar impresora.

3.6.1 Facturas con Dto. Previo

3.6.2 Facturas con Dto. Previo y con Dto. Monolito o Individual

3.7 Albaranes

Tecleando la tecla , del menú principal y después la tecla se accede a la pantalla de datos de cliente para determinar el cliente, en este punto, se puede asociar un centro de coste a ese albaran. Una vez determinado el cliente se pasa a la pantalla de suministro para dar de alta el único suminis-tro permitido, No se permiten descuentos individuales en un ALBARAN, al finalizar la operación el albaran se podrá imprimir o ser guardado, además es enviado a SCF y ya no será accesible desde la aplicación.

3.8 Anulación de Factura Para la anulación de una factura se presiona la siguiente sucesión de teclas:

. Se preguntará al usuario por la forma de localizar la factura:

Si se opta por número de factura se solicitará el número de la misma:

Habrá que seleccionar qué tipo de factura se pretende anular mediante la elección de la tecla

para factura normal o las teclas si la factura se confeccionó manual-mente (y se registró en el sistema).

y si se opta por cliente se accederá a la pantalla de Datos de Cliente para su localiza-ción.

La factura de anulación tiene el siguiente aspecto:

3.9 Duplicado de Factura

Para volver a imprimir una factura se deberá entrar por y

. Para localizar la factura se pide que se opte por buscarla por número de factura o por cliente

El duplicado de factura tiene el siguiente aspecto:

3.10 Modificación de Clientes. Existe una opción para poder realizar una gestión de los clientes de la Estación de servicio, en este menú se pueden dar de alta clientes y modificar cualquier dato relativo a ese cliente, a partir de la versión 68 de MPE no se podrán modificar datos de cliente a través del TME, incluyendo alta y mo-dificación de sus centros de coste.

Para entrar en la opción es necesario pulsar la tecla , y después la tecla

. El funcionamiento es el mismo que el explicado a la Hora de dar de alta una factura se busca el cliente por NIF o por nombre, y una vez que se obtienen los datos estos pueden ser modificados y guardados de forma local. Estas modificaciones no se realizan de forma centralizada hasta que no se haga una factura con dicho cliente.

3.10.1 Protección de Datos del Cliente Como se ha comentado anteriormente, a partir de la versión 68 de MPE no se va a permitir modifi-car datos de cliente en el Terminal, para ello, una vez mostrados los datos de los clientes en el Terminal, ya sea por su bajada desde SCF o por su recuperación desde la base de datos local de la EESS, va a aparecer un mensaje informativo con las instrucciones para modificar los datos a través de Repsol. Este mensaje aparecerá un máximo de 10 segundos y podrá ser cancelado por el usua-rio pulsando un botón.

3.10.2 Alta de Centros de Coste Una de las funcionalidades que se pueden realizar desde esta opción es dar de alta un centro de

coste. Una vez que tenemos seleccionado un cliente pulsamos el botón En caso de que el cliente tenga centros de coste asociados con anterioridad aparece una pantalla con todos sus centros de coste y la posibilidad de dar de alta alguno nuevo.

Si se quiere dar de alta algún centro de coste aparece una pantalla de edición y una vez introducido el nuevo centro de coste el MPE lo envía a la base de datos central para que quede registrado.

Si esta comunicación no es posible el centro de coste no se habrá dado de alta.

3.10.3 Modificación de Centro de Coste En caso de que lo que se quiera es modificar un centro de coste ya existente la operativa es la misma salvo que a la hora de mostrar la pantalla de edición ésta no está vacía sino que aparece el Centro de coste a modificar.

Una vez modificado se debe registrar el cambio en Central, si esta comunicación no es posible no se realiza el cambio.

3.11 Facturas Multilenguaje. Por imperativo legal es necesario imprimir las facturas realizadas en las estaciones de servicio si-tuadas en el País vasco en ambos idiomas español y euskera, las interfaces de la aplicación no va-rían en cuanto a idioma. Para poder cumplir este requisito se deben acometer las siguientes modificaciones en el sistema.

Parametrización. El STRATUS va a enviar al MPE el idioma en el que se deben imprimir las facturas, dependiendo del código postal de la estación de servicio.

El MPE deberá comprobar este idioma para imprimir sus facturas, además debe mantener la compatibilidad con las facturas impresas en versiones anteriores.

4 Facturas ES integradas Radiant

4.1 Introducción Las estaciones que estén integradas con el TPV Radiant tienen que compartir la pantalla táctil, para lo cual se han hecho una serie de modificaciones de interfase que pasamos a detallar.

La aplicación de facturas no es visible hasta que desde el TPV nos soliciten realizar una fac-tura.

En el TME (Pantalla Táctil), solo se podrán realizar facturas automáticas, dejando para el BackOffice el resto de las funcionalidades.

o Albaranes o Facturas Manuales o Copia Facturas o Anulación de Facturas

La petición de Factura contiene el cajón del medio de pago con el que se realizó la transac-ción, si ese medio de pago no es facturable, el MPE denegará esa petición.

Así mismo si el TPV nos envía una petición de factura de una operación ya facturada, el MPE rechazara esa petición.

La petición de factura llegará desde el TPV con la información de los suministros incorpora-da, por lo desde nuestra aplicación se realizarán únicamente los pasos que detallamos en lo siguientes epígrafes.

4.2 Factura Una vez que el TPV envía los suministros a facturar, aparece en la pantalla la aplicación de facturas con esta información.

En la zona Izquierda superior, aparece la información de la estación.

En la zona inferior izquierda tenemos los datos de los suministros enviados por el TPV, y del descuento previo asociado a la operación de venta (si hubiera y si fuera facturable).

En la zona derecha está la parte de introducción de datos de cliente, en primera instancia esta activada la pestaña de cliente nacional, si se desea facturar a un cliente extranjero se deberá pulsar el botón “Extranjero” situado en la parte superior.

A la derecha del botón “Extranjero” se observan otros dos botones “Descuento” y “C. coste”, El primero es únicamente para la versión abanderadas con lo que permanecerá deshabilita do continuamente. El segundo, botón “C. Coste” se habilitará una vez introducido los datos de cliente, como explicaremos más adelante.

A diferencia de los entornos sin TPV en esta pantalla no existe el teclado, para introducir los datos el usuario debe pulsar sobre los botones situados al lado de los campos de edición, una vez hecho esto aparecerá la siguiente pantalla.

4.3 Datos de Cliente En lugar de introducir el NIF del cliente para buscarlo en las bases de datos central y local, también se puede realizar una única búsqueda en local pulsando la lupa que aparece en la pantalla inicial. La pantalla que en ese caso aparecería es la siguiente:

Una vez se han introducido, o recuperado los datos del cliente, pasamos a realizar la factura, para ello pulsamos sobre el botón “Aceptar“ y continua el proceso.

4.4 Centros de Coste Como podemos observar en el ejemplo anterior, cuando introducimos los datos de cliente se hablita el botón C. Coste. Al pulsar sobre el, aparecerá un listado con los posibles centros de coste que puede asociar. En caso de querer asociar la factura a un centro de coste y que ese cliente disponga ya de centros de coste aparecerá la siguiente pantalla. Para dar de alta nuevos centros de coste, así, como modificarlos, se deberá utilizar la aplicación de Backoffice.

Por último se muestra la pantalla con el preview de los totales de la factura y se da la opción de im-primir dicha factura.

4.5 Albaranes en contingencia Para iniciar un Albaran en contingencia el primer paso es acceder a la pantalla principal de Medios de Pago desde TPV, en dicha pantalla se muestra el botón de Albaranes

A continuación de pultar el botón de Albaranes se mostrara la pantalla de cliente

En esta pantalla se podrán seleccionar tanto un cliente español como uno extranjero, pulsando a continuación el botón CIF/NIF (Nº Identif en el caso de cliente extranjero) accederemos a la pantalla donde podremos introducir el CIF / NIF del cliente:

Una vez en esta pantalla podremos introducir el CIF/NIF del cliente dando posteriormente al botón intro o en el caso de ser un cliente introducido anteriormente buscarlo dando al botón Lupa que nos llevara a una pantalla donde podremos elegir el cliente deseado y pulsar aceptar:

A continuación se buscara el cliente en central (durante unos segundos se nos mostrara en esta pantalla):

En el caso de no encontrar los datos del cliente podremos rellenar los distintos campos de la panta-lla, también podremos asociar un Centro de Coste al cliente mediante el botón C.Coste:

Una vez seleccionado pulsaremos el botón Aceptar.

Cuando se hayan introducido los datos del cliente, pulsaremos el botón aceptar y se nos mostrara la siguiente pantalla en la que aparecen los distintos productos:

En ella podremos seleccionar la fecha y hora del albarán mediante el botón del calendario:

Una vez seleccionado el producto deberemos introducir el importe en la siguiente pantalla:

Después de seleccionar el importe y dar a intro se nos muestra la siguiente pantalla:

En ella, si estamos conformes, pulsaremos el botón Terminar y se nos mostraran las siguientes op-ciones:

Dando a la opción Guardar el Albaran se grabara tanto en local como en Central quedando para facturar mediante la web Videotex, el caso de pulsar Imprimir se obtendrán dos tickets (uno para la estación y otro para el cliente:

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