manual de usuario sistema de informacion oficina juridica rol: jefes de … · 2016. 5. 3. ·...
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MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE INFORMACION
OFICINA JURIDICA
ROL: JEFES DE UNIDADES ACADEMICO
ADMINISTRATIVAS
NOTA: Para un mejor funcionamiento del sistema de información se recomienda usar los
navegadores Google Chrome o Mozilla Firefox.
Para registrar los Derechos de Petición, radicados en su Unidad, siga las instrucciones que se
muestran a continuación:
1. Ingrese a la página de la universidad: www.uis.edu.co
2. Diríjase a la parte superior derecha de la pantalla y de clic en Sistemas Información.
3. En la nueva página diríjase a la parte superior izquierda de la pantalla y de clic en Nuevas
Versiones.
4. De clic en el botón Acceder.
5. Ingrese su usuario y contraseña para ingresar a nuevas versiones.
6. De clic en la opción Sistema Oficina Jurídica. En caso de no tener está opción en el listado
envíe un correo electrónico a: [email protected] / [email protected] indicando su
nombre completo, su número de documento y la Unidad académico administrativa de la cual es
jefe para asignarle los permisos correspondientes.
7. De clic en Jefes Unidades
8. A continuación encontrará la siguiente pantalla, de clic en Registrar Derechos Petición,
escanee los documentos enviados a su Unidad, referentes al Derecho de Petición, los cuales
deberán ser cargados como archivos soportes. Tenga en cuenta que los archivos adjuntos
estos no deben pesar más de 1MB cada uno.
9. Proceda a registrar los datos de la persona que envía el derecho de Petición con la opción
peticionario, para esto seleccione el tipo de vinculación que la persona tiene con la
universidad.
10. En esta opción podrá realizar la búsqueda de la persona por nombre o por tipo de documento
y número de documento, después de ingresar alguno de estos datos de clic en el botón
consultar.
11. Si la persona no se encuentra registrada en nuestras bases de datos, deberá completar el
siguiente formulario:
Si la persona consultada, se encuentra registrada en la base de datos, aparecerá en una tabla como
la que se muestra a continuación. Para seleccionar la persona, deberá dar clic en el botón verde de
la casilla seleccionar que se encuentra a la parte derecha de su pantalla.
12. Después de haber consultado a la persona o registrado sus datos en el formulario de
consulta, aparecerá un cuadro con los datos de la persona consultada o registrada, como el
que se muestra a continuación.
13. Proceda a registrar la información del derecho de Petición, adjuntando los archivos que
previamente ha escaneado.
14. Después de registrado el derecho de Petición, vaya de nuevo al menú: “Derechos de
Petición” -> “ Jefes de Unidad” y de clic en la opción “Manejo Derechos Petición”
Después de lo cual, encontrará la siguiente pantalla:
En cada una de las pestañas podrán encontrar lo siguiente:
RECIBIDOS: Hace referencia a los Derechos de Petición que han sido registrados por su
Unidad o enviados por otras Unidades, para dar respuesta a los mismos, por ser de su
competencia.
ENVIADOS JURÍDICA: Corresponden a los Derechos de Petición enviados por su Unidad a la
Oficina Jurídica, solicitando el respectivo apoyo jurídico.
CONTESTADOS POR JURIDICA: Son los proyectos de Derechos de Petición devueltos por la
Oficina Jurídica, con los aportes, asesoría y/o revisiones pertinentes, con base en la solicitud
hecha por la Unidad.
SOLICITUDES REALIZADAS POR JURIDICA: Son las solicitudes realizadas por la Oficina
Jurídica, en virtud de un Derecho de Petición que ha sido radicado en la Universidad, en la
que se requiere información o soportes que reposan en la Unidad, para dar respuesta al
mismo.
CONTESTADOS: Hace referencia a los Derechos de Petición registrados por su Unidad y
respecto de los cuales, ya se envió la respuesta al peticionario.
15. Si a su Unidad llega un Derecho de Petición, respecto del cual considera no ser el competente
para dar respuesta, deberá remitirlo inmediatamente a la Unidad competente, a través de
este menú, en el cual registrará el Derecho de Petición y posteriormente procederá a
enviarlo al competente, dejando constancia por escrito al peticionario, en la que le informará
que se dará traslado de su petición a la Unidad competente.
Para esto proceda a dar clic en la opción menú Derechos de Petición -> Jefes de Unidad ->
Manejo Derechos de Petición No Competencia
16. Si en algún momento del proceso, la persona que presentó el Derecho de Petición, informa
cambios en los datos de contacto, se podrá actualizar dicha información, accediendo a la
opción “Actualizar Datos Peticionario”.
17. En el siguiente menú, una vez impreso y firmado el escrito mediante el cual se da respuesta
al Derecho de Petición, podrá adjuntar o subir el documento al sistema así:
Proceda a identificar, en el listado de Derechos de Petición que aparecen en la tabla, el que
corresponda a la respuesta que va a adjuntar.
18. En la opción “Alarmas” podrá visualizar los Derechos de Petición, registrados por su Unidad,
cuyo plazo de respuesta, esté próximo a vencer. Podrá identificar la fecha de vencimiento y
los días que falten para el señalado vencimiento, los cuales están identificados con un ícono
triangular amarillo.
Así mismo, podrá visualizar, los Derechos de Petición a los cuales se les venció el plazo límite
de respuesta y los días de vencimiento.
NOTA: Para recibir apoyo o resolver cualquier inquietud, podrá comunicarse a las siguientes
extensiones y con gusto le colaborarán para un registro exitoso de la información:
Ing. Silvia Bermúdez ext. 1072
Ing. Jacksson González ext. 2264