manual de usuario sirel 2019 - uiaf

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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE REPORTE EN LINEA ‐ SIREL

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO

2019


Tabla de Contenido

1. Introducción ............................................................................................................... 3 2. Sistema De Reporte en Línea – Sirel .......................................................................... 3 3. Solicitud Código de Entidad ....................................................................................... 4 4. Solicitud de Acceso al SIREL ....................................................................................... 6 5. Matriz de Autenticación ............................................................................................ 8 6. Ingreso al Sistema de Reporte en Línea..................................................................... 9 7. Menú en el Sistema de Reporte en Línea ................................................................ 12 7.1 Opción Inicio ......................................................................................................... 12 7.2 Opción ROS ........................................................................................................... 13 7.2.1 Ausencia de ROS o ROS Negativo ..................................................................... 14 7.2.2 Existencia de ROS o ROS Positivo ..................................................................... 15 7.3 Opción Reportes Objetivos .................................................................................. 16 7.3.1 Cargue archivo plano ........................................................................................ 17 7.3.2 Formulario en Línea .......................................................................................... 20 7.4 Opción Informes ................................................................................................... 22 7.5 Opción Usuarios Activos y Actualización de datos entidad ................................. 23 7.6 Opción Descarga de tutoriales ............................................................................. 25 8. Formatos y Tablas Generales ................................................................................... 26 9. Soporte y Canales de Comunicación........................................................................ 27


1. Introducción

La Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, comprometida con nuestros reportantes, pone a disposición de los usuarios externos e internos la aplicación WEB, Sistema de Reporte en Línea SIREL, la cual permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normatividad de cada sector, de forma eficiente, oportuna y segura. Adicionalmente permite consultar los certificados de cargue, de los reportes cargados en cualquier momento. En todo momento, el usuario es el responsable único y final de mantener en secreto su usuario, contraseña y matriz de autenticación personal con los cuales tenga acceso a los servicios y contenidos de la aplicación. El objetivo de este manual es facilitar el uso de la herramienta al momento de realizar los reportes, facilitando el uso y apropiación de cada uno de sus módulos. Por lo tanto, detalla la manera como el usuario interactúa con el Sistema, desde el ingreso, presentación de reportes, consulta de certificados cargue, funcionalidad y prerrequisitos.

2. Sistema De Reporte en Línea – Sirel

SIREL Sistema de Reporte en Línea es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normatividad de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas al día, siete días a la semana y 365 días al año. Disponible para los navegadores de internet

Chrome, FireFox, Internet Explorer Safari Edge .


3. Solicitud Código de Entidad

Este servicio aplica únicamente a entidades que tienen la obligación de reportar a la UIAF y que aún no están inscritas en la base de datos de la UIAF. La solicitud de código se realiza accediendo a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el menú SIREL ‐ Solicitud de código

Aparecerá el formulario de inscripción, debe seleccionar el sector al que pertenece su entidad, el tipo de entidad y digitar el NIT, luego pulsar continuar y diligenciar los datos del responsable del envío de los reportes a la UIAF llámese (Oficial de cumplimiento, Representante legal, Empleado de cumplimiento, etc).


Le llegará a la dirección de correo registrada el código de entidad, estos mensajes provienen del buzón de correo [email protected] favor verifique en su bandeja de entrada o en la bandeja de SPAM o correo electrónico no deseado. Una vez obtenga el código de entidad, debe realizar la solicitud usuario o Acceso al Sistema de Reporte en Línea SIREL. NOTA: Los datos registrados podrán ser verificados y la UIAF rechazará la creación de cualquier entidad que ingrese información incorrecta o inexacta.

4. Solicitud de Acceso al SIREL

La solicitud de usuario o acceso al Sistema de Reporte en Línea se realiza a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el menú SIREL ‐ Solicitud de Usuario

Aparecerá el formulario de inscripción del usuario encargado del envío de los reportes o autorizado por el responsable del envío de los reportes a la UIAF llámese (Oficial de cumplimiento, Representante legal, Empleado de cumplimiento, etc).


Una vez diligenciado el formulario deberá dar clic en el botón “Enviar”. Al correo registrado en el formulario le llegarán dos mensajes: uno con la notificación de creación de su usuario, contraseña y otro con la matriz de autenticación que es un segundo factor de autenticación. Estos mensajes provienen del buzón de correo


[email protected] favor verifique en su bandeja de entrada o en la bandeja de SPAM o correo electrónico no deseado. NOTA: Los datos registrados podrán ser verificados y la UIAF rechazará la creación de cualquier usuario que ingrese información incorrecta o inexacta.

5. Matriz de Autenticación

El Sistema de Reporte en Línea –SIREL‐ es un sistema seguro y fue diseñado con un mecanismo de autenticación de doble factor, el cual además de un usuario y contraseña requiere una clave aleatoria determinada por una matriz de autenticación única para cada usuario. Una vez su usuario sea activado además del correo con la notificación de creación de usuario, recibirá en un correo adicional con una matriz de autenticación adjunta, como se indica en la imagen a continuación.

Con esta matriz usted podrá autenticarse en el sistema digitando el dato que aleatoriamente le solicite el Sistema al ingresar. Ejemplo: Utilizando los datos de la matriz de ejemplo, si el sistema pregunta por el valor G5, usted deberá digitar en la casilla correspondiente: O. Si el sistema pregunta por el valor J2, usted deberá digitar en la casilla correspondiente: G, etc.


6. Ingreso al Sistema de Reporte en Línea

Para ingresar al Sistema de Reporte en Línea se puede realizar a través de:

a. En la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el menú SIREL – Acceso Directo a SIREL

b. En la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el menú SERVICIOS Acceso Directo SIREL


c. También puede ingresar directamente a través del siguiente enlace https://reportes.uiaf.gov.co/ReportesFSMCif64/ Al ingresar por alguna de las opciones le aparecerá la siguiente página.

Al ingresar la primera vez, con la clave enviada a su correo electrónico, el Sistema por seguridad pedirá cambio de contraseña. Contraseña anterior, la cual se refiere a la clave que llego al momento de la solicitud de usuario. Nueva contraseña, corresponde a la clave que el usuario desee colocar de fácil recordación teniendo en cuenta las consideraciones relacionadas.


Una vez cambiada la contraseña, podrá acceder al Sistema de Reporte en Línea, con su usuario y clave.

Inmediatamente el sistema solicitará 3 valores aleatorios de su matriz de autenticación. Usted debe colocar en cada casilla el valor correspondiente en la matriz.

Si los datos son correctos, el sistema desplegará la pantalla de bienvenida, como lo muestra la siguiente imagen.


Nota: Las opciones del menú pueden variar dependiendo del rol asignado al usuario.

7. Menú en el Sistema de Reporte en Línea

El Sistema de Reporte en Línea consta de seis opciones de menú para los Reportantes, descritos a continuación.

7.1 Opción Inicio

Ofrece una breve descripción de cada una de las opciones del SIREL.


7.2 Opción ROS

Esta opción fue diseñada para reportar las operaciones sospechosas por parte de las entidades obligadas, mediante esta opción un sujeto obligado, puede reportar aquellas operaciones determinadas como sospechosas, las intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, así como los reportes de ausencia de operaciones. Es decir, cuando en el periodo de reporte establecido en la normatividad no se presentaron operaciones sospechosas.


7.2.1 Ausencia de ROS o ROS Negativo

Para realizar el reporte de ausencia de ROS debe ir a la opción

Luego dar clic sobre Reporte de Ausencia de ROS y seleccionar el año y periodo de reporte., luego dar clic en enviar y el sistema le otorgará un certificado de cargue exitoso. En el campo periodo solo le aparecerán los reportes pendientes por reportar.


7.2.2 Existencia de ROS o ROS Positivo

Para realizar el reporte de existencia de ROS debe ir a la opción

Luego dar clic sobre Reporte Positivo, el sistema le mostrará el formulario para envío de ROS.

Para ayuda sobre su diligenciamiento puede ingresar en SIREL a la opción Descarga Tutoriales y ver el video explicativo o tutorial ROS.


7.3 Opción Reportes Objetivos

A través de esta opción las entidades pueden cargar los reportes o realizar la ausencia de los mismos


7.3.1 Cargue archivo plano

Opción para cargar el archivo en formato TXT o comprimido en .ZIP, .gz, para ello debe dar clic en cargue archivo plano. En pantalla aparecerá una ventana que le permitirá seleccionar, la plantilla del reporte que va a cargar y luego la periodicidad a la que corresponde el archivo que va a cargar, como se observa en las siguientes imágenes. Nota: Solamente aparecen en pantalla las plantillas habilitadas para su Sector reportante

Luego debe dar clic en cargar archivo


Luego de clic en Cargar archivo plano

El Sistema despliega una nueva ventana para que seleccione el archivo a cargar debe dar clic en Select File, Seleccione el archivo y de clic en Abrir.


Le aparecerá el nombre del archivo en una barra de color verde, favor de clic en Cargar y una vez aparezca el mensaje que el archivo fue copiado correctamente de clic en cerrar.

En la pantalla principal de clic en iniciar validación, como se observa en la imagen.

El Sistema verificará que la información del archivo copiado corresponde al reporte a cargar y cumple con las especificaciones técnicas descritas en el anexo técnico y le expedirá un certificado de cargue. Los anexos técnicos para cada tipo de sector y reporte pueden ser consultados en la página web de la UIAF en el link de Reportantes o a través del siguiente enlace https://www.uiaf.gov.co/caracterizacion_usuarios/perfiles/reportantes, dando clic sobre Anexos técnicos y utilidades.


7.3.2 Formulario en Línea

Esta opción le permitirá presentar la ausencia de los reportes objetivos. Seleccione la plantilla correspondiente a su entidad y al reporte que va a realizar

Posteriormente seleccione Reporte de Ausencia de Operaciones, el periodo (año) y (mes o meses) a reportar y pulse enviar.

Estados certificados de cargue Fallido: Cuando el reporte cargado presenta errores en su contenido de acuerdo a las especificaciones técnicas. Genera un certificado como se observa en la imagen y los errores deberán ser corregidos por la entidad reportante e iniciar el proceso de cargue de reporte objetivo.


Pendiente: Cuando el reporte cargado supera el tamaño de 10 MB o tiene extensión .ZIP o .GZ como se observa en la imagen. EL proceso de validación para los reportes con estado pendiente está programado para ejecutarse en la noche. Terminado el proceso de validación genera certificado fallido o exitoso según cada caso, debe verificar el estado ingresando al día siguiente a través de la opción Informes – Certificado de Cargue. Exitoso: Cuando el archivo cargado cumple con todas las especificaciones técnicas y finaliza la validación exitosamente, como se observa en la imagen.

Pendiente

Pendiente


7.4 Opción Informes

Mediante esta opción la entidad reportante puede obtener los certificados fallidos y exitosos de todos los reportes cargados en el Sistema., puede utilizar cualquiera de los filtros consulta o dejar en blanco y dar clic en consultar como se muestra en la imagen.

Exitoso

Exitoso


A continuación el sistema mostrará en pantalla una relación de los reportes cargados exitosos y fallidos, dando clic en ver podrá imprimir o guardar el certificado (PDF).

7.5 Opción Usuarios Activos y Actualización de datos entidad

Esta opción está habilitada solamente para el usuario con perfil de responsable del envío de los reportes a la UIAF que haya solicitado usuario para acceder al SIREL llámese (Oficial de cumplimiento, Representante legal, Empleado de cumplimiento, etc).


En ella puede consultar los usuarios que están activos para reportar a nombre de su entidad y si lo requiere puede realizar la inactivación de los mismos.

A este usuario tambien le aparecerá “Actualización datos entidad”, en la parte superior derecha de la página web, allí puede crear, modificar oficinas, realizar la actualización de los datos de su empresa, si su usuario no tiene este menu posiblemente es porque no se encuentra registrado como cabeza responsable del envío de los reportes o porque sus datos se encuentran desactualizados, debe por favor informarlo a la UIAF a través del Módulo de PQRS.


7.6 Opción Descarga de tutoriales

Como se indicó en el punto 7.2.2 del presente manual, mediante esta opción los usuarios podrán descargar los tutoriales de uso de las nuevas funcionalidades de la plataforma


8. Formatos y Tablas Generales

En la página web de la UIAF en el vínculo de SIREL, Formatos y Tablas generales encontrará tablas y cuadros que le servirán de apoyo para incluir la codificación especial requerida en los anexos técnicos, como Codificación DANE, Codificación Países, Códigos CIIU, etc.

Códigos Municipios: Contiene un listado en Excel con los código de los departamentos/municipios. Diligenciamiento: Campo Dirección: Contiene un archivo con la estructura para los campos dirección


Tabla Países: Contiene archivo en Excel con la codificación para los países. Formato Solicitud de Anulación de Reporte: Este formato es indispensable para anular un reporte cargado incorrectamente para lo cual siga los siguientes pasos

1. Diligencie el formato de anulación 2. Cree una PQRS seleccionando en tipo de solicitud: Petición – Soporte – Solicitud

de anulación en el módulo PQRS 3. Adjunte a la PQRS el formato diligenciado XLS 4. Espere la respuesta por parte de la UIAF de 1 a 10 días hábiles 5. Cargue el reporte corregido 6. NO se anulan reportes de operaciones sospechosas.

9. Soporte y Canales de Comunicación

Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados: Línea Telefónica en Bogotá: PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000‐11 11 83. Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:00 p.m. Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias ‐ (PQRS) Documento elaborado por la Subdirección de Informática.

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