manual de usuario simi3.5

7/22/2019 Manual de Usuario SIMI3.5

1/95

SBN / SIMI Manual de Usuario

1

SSUUPPEERRIINNTTEENNDDEENNCCIIAA NNAACCIIOONNAALLDDEEBBIIEENNEESS

EESSTTAATTAALLEESS

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO

(JEFATURA DE SISTEMAS)

SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL

(SIMI v3.5)

- MANUAL DE USUARIO -


2/95


2

INDICEPg.

I. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 4

II. ENTIDAD...............................................................................................................................5

1.1. Datos de la Entidad.............................................................................................................51.2. Locales de la Entidad..........................................................................................................71.3. reas y Oficinas de la Entidad ...........................................................................................12

1.3.1. reas........................................................................................................................121.3.2. Oficinas ...................................................................................................................14

1.4. Personal de la Entidad....................................................................................................... 16

II. BIENES................................................................................................................................ 22

2.1. Ingreso de Bienes............................................................................................................. 222.2. Modificacin de Bienes...................................................................................................... 272.3. Traslado de Bienes............................................................................................................ 312.4. Acto de Administracin........................................................................................................34

III. BAJA DE BIENES............................................................................................................... 43

3.1. Baja de Bienes.................................................................................................................. 433.2 Modificacin Baja de Bienes 483.3 Acto de Disposicin........................................................................................................... 523.4 Modificacin de Acto Disposicin..57

IV. REPORTES........................................................................................................................ 59

4.1. Formato de Asignacin de Bienes.......................................................................................594.2. Formato de Datos de Bienes.............................................................................................. 594.3 Bienes Activos60

4.2.1. General................................................................................................................... 604.2.2. Detallado................................................................................................................. 614.2.3. Otros Reportes........................................................................................................ 61

4.4. Bienes por Local................................................................................................................ 624.5. Bienes con Acto de Administracin.....................................................................................62

4.5.1. Afectacin en Uso................................................................................................... 634.5.1.1. General...................................................................................................... 63

4.5.1.2. Detallado.................................................................................................... 634.5.1.3. Otros Reportes........................................................................................... 634.5.2. Arrendamiento......................................................................................................... 64

4.5.2.1. General...................................................................................................... 654.5.2.2. Detallado.................................................................................................... 654.5.2.3. Otros Reportes.......................................................................................... 65

4.5.3. Cesin de Uso......................................................................................................... 664.5.3.1. General...................................................................................................... 664.5.3.2. Detallado.................................................................................................... 664.5.3.3. Otros Reportes.......................................................................................... 66

4.6. Bienes Dados de Baja....................................................................................................... 674.6.1. General................................................................................................................... 674.6.2. Detallado................................................................................................................. 68

4.6.3 Consolidado.. 684.6.4. Otros Reportes........................................................................................................ 68


3/95


3

4.7. Bienes con Acto de Disposicin........................................................................................ 694.7.1. General................................................................................................................... 694.7.2. Detallado................................................................................................................. 704.7.3 Consolidado.. 704.7.4. Otros Reportes......................................................................................................... 70

4.8. Bienes Eliminados71

4.8.1.1 General714.8.1.2 Detallado.724.9. Locales de la Entidad.......................................................................................................... 724.10. reas por Local................................................................................................................ 724.11. Personal de la Entidad.................................................................................................... 73

4.11.1 En General..734.11.2 Por Local. 744.11.3 Por rea.. 75

4.12. Estadsticas....................................................................................................................... 764.12.1. Generales............................................................................................................... 774.12.2. Por Personal........................................................................................................... 784.12.3. Por Tipo de Bien Mueble........................................................................................ 78

4.12.3.1. Por Denominacin.................................................................................. 78

4.12.3.2. Por Valor................................................................................................ 794.12.4. Por Local................................................................................................................ 794.12.5. Por rea................................................................................................................. 794.12.6. Por Grupo Genrico................................................................................................804.12.7. Por Clases.............................................................................................................. 804.12.8. Por Cuenta Contable.............................................................................................. 814.12.9 Exportar Reporte 81

V. CATALOGO......................................................................................................................... 83

5.1. Consulta de Catlogo..........................................................................................................835.2. Listado de Bienes.............................................................................................................. 84

5.2.1. Ordenados Por Denominacin................................................................................. 84

5.2.2. Ordenados Por Cdigo............................................................................................ 855.3. Actualizacin de Catlogo................................................................................................. 85

VI. SERVICIOS.......................................................................................................................... 87

6.1. Generacin de Copia para la SBN..............................................................................................876.2. Generacin de Copia de Bajas para la SBN..................................................................... 896.3. Generacin de Copia de Seguridad.................................................................................. 89

6.3.1 Base de datos en General... 906.3.2 Bienes por Periodo... 906.3.3 Bienes por Rango de Fechas.. 90

6.4. Restauracin de Copia de Seguridad................................................................................ 916.5. Desbloqueo de Registros.................................................................................................. 92

6.6 Reindexacin de Base de Datos. 936.7 Regenerar Correlativo en Catalogo. 93

VII. AYUDA................................................................................................................................ 94

7.1. Ver Barra de Herramientas................................................................................................ 947.2. Configurar Impresora......................................................................................................... 947.3. Manual de Usuario............................................................................................................. 957.4. Acerca del SIMI.................................................................................................................. 957.5. Salir.................................................................................................................................... 95


4/95


4

I. INTRODUCCION

Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, elcual es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se dise el programa InventarioMobiliario Institucional - SIMI desarrollado en FoxPro para DOS. Tras su primera presentacinen Agosto del ao 1997 en la versin 1.0, est ha ido evolucionando de acuerdo a los nuevosplanteamientos presentados para la toma de inventarios as como por requerimientos de lasInstituciones que laboran con ella; por lo que actualmente se ha desarrollado la versin 3.5 enMicrosoft Visual FoxPro que lleva el nombre de Software Inventario Mobiliario Institucional- SIMIen donde se brindan nuevas funcionalidades y se trata de cubrir las exigencias de unmanejo mas eficiente en la administracin de Bienes.

Este software a diferencia de sus versiones iniciales trabaja sobre plataformas de entornogrfico sin ningn tipo de limitaciones a su vez siendo ste mas amigable al usuario; contando

adems con nuevas funcionalidades tales como restituir alta de bienes, restituir bienes de baja,formato de asignacin de bienes, formato de traslado de bienes, incorporacin de actos deadministracin, reportes nuevos, copias de seguridad, estadsticas, etc.

Se debe resaltar que este software permite el manejo de los datos registrados en la versinanterior (SIMI 3.0), realizando previamente el proceso de actualizacin que se realiza a travsde un aplicativo adicional a este. En caso tuviera el SIMI en alguna versin a la antesmencionada, deber inicialmente trasladar todo su informacin a la versin 3.0 si no, serimposible el uso de esta nueva versin.

Al ingresar al SIMI observaremos la ventana principal del sistema, en la que se podr realizartodos los accesos a las opciones que posee este software.


5/95


5

I. ENTIDAD

En este mdulo del SIMI, se podr registrar toda aquella informacin correspondiente a laidentificacin de una Entidad; as como tambin de las Unidades Orgnicas constituidas quepueda tener en cada uno de sus locales y del Personal que viene laborando en cada una deellas.

Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:

Datos de la Entidad Locales de la Entidad reas y Oficinas de la Entidad Personal de la Entidad

1.1. DATOS DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite realizar el registro del nombre de una Entidad y su Dependencia. Alingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 1)denominada Entidad, en la cual seseleccionar la Entidad e ingresar su correspondiente Dependencia.

Figura 1

Esta informacin debe ser ingresada solamente cuando no se va a realizar alguna migracin deinformacin; en caso se halla migrado informacin esta ventana presentar informacin de laEntidad a la que corresponde dicha migracin.

Asimismo, la ventana Entidad cuenta con un campo denominado Cambiar Entidad(Figura 2),el cual permite la modificacin de los datos registrados de la Entidad. Al aceptar larealizacin de los cambios en los datos de la Entidad, stos se reflejarn en todas las tablas delsistema.

Bsqueda dela Entidad

Seleccin dela Entidad

Ingreso de unanueva Entidaden caso noexista en ellistado deEntidades


6/95


6

Figura 2

Mensajes al grabar los datos de la Entidad

Mensaje de validacin de datos queaparece al intentar grabar una entidadsin haber seleccionado previamente sunombre.

Mensaje de validacin de datos que sepresenta luego de seleccionar la casillaNueva Entidad y se intenta grabar sinhaber ingresado el nombre de una

Entidad.

Mensaje de validacin de datossolicitando que debe ingresar el nombrede la dependencia correspondiente a laEntidad antes de grabar dichainformacin.

Mensaje de consulta del sistema en laque luego de haber hecho click en laopcin cambio de entidad y luego haberregistrado otro nombre de entidad, seconsulta si desea que los cambios sereflejen en todas las tablas del sistema


7/95


7

Mensaje del sistema que informa que lagrabacin de los datos de la Entidad seha realizado con xito.

Mensajes al acceder a otras opciones del men

Mensaje del sistema que informa queantes de acceder a otras opciones deedicin del men (Locales, reas,Oficinas, Personal y bienes) deberegistrar en primera instancia la Entidadcorrespondiente

1.2. LOCALES DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite realizar el registro (datos generales y datos complementarios) de lainformacin correspondiente a los Locales pertenecientes a la Entidad registrada.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 3) denominada Locales de laEntidad, en la cual se ingresar el nombre del local, rea, direccin y ubicacin geogrfica.Los datos complementarios sern ingresados nicamente si la propiedad de la Entidad es detipo Estatal pero sin carcter de obligatoriedad.


8/95


9/95


9

Mensajes al Grabar un Local

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a registrar elnombre del local, antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a seleccionar eltipo de propiedad del local, antes degrabarlo.

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a registrar ladireccin del local al cual pertenece ellocal, antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a seleccionar eldepartamento al cual pertenece el local,

antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a seleccionar laprovincia al cual pertenece el local,antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos en laque debe de proceder a seleccionar eldistrito al cual pertenece el local, antesde grabarlo.


10/95


10

Mensaje de validacin de datos solopara el caso de tipo de propiedadestatal en la que debe de proceder aseleccionar el tipo de cuenta contabledel local, antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos solopara el caso de tipo de propiedadestatal en la que debe de proceder aseleccionar el tipo de moneda decotizacin del local, antes de grabarlo.

Mensaje de validacin de datos solopara el caso de tipo de propiedadestatal en la que debe de proceder aindicar el valor contable de cotizacindel local, antes de grabarlo.

NuevoPermite el ingreso de los datos de un nuevo local.

ActualizarModifica los datos de un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientespasos:

1. Hacer click en el Local que se desea actualizar.2. Actualizar los datos del local, registrando o modificando los datos concernientes al local3. Hacer click en el botn [Actualizar]para guardar los nuevos datos del Local.

Mensajes al Actualizar un Local

Mensaje del sistema que informa quelos datos ingresados del local han sidoregistrados correctamente.

EliminarElimina un local previamente registrado. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en el local que se desee eliminar.2. Hacer click en el botn [Eliminar].


11/95


11

Mensajes al Eliminar un Local

Mensaje de alerta, indica que no sepuede eliminar el local por tener bienesasociados.

Mensaje de alerta, indica que no sepuede eliminar el local por tener reasasociadas.

Mensaje de pregunta para confirmar sise desea eliminar o no el Localseleccionado.

SalirCierra la ventana Locales de la Entidad.

Filtrar por localCuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de locales puede

realizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por local(Figura 5),el nombre del local aubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del local (Figura 6)ir apareciendo enel listado el nombre del local requerido.

Figura 5

Figura 6

Filtrodonde seingresa elnombre dellocal aubicar

Listado deLocales

Nombre dellocal aubicar

Listado resultadoproducto delfiltrado

Botonesde accin


12/95


12

1.3. AREAS Y OFICINAS DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite el registro de reas y Oficinas para cada uno de los correspondientesLocales pertenecientes a la Entidad registrada. Al ingresar a esta opcin se presenta unaventana (Figura 7)denominada reas y Oficinas por Local, en la cual se ingresar los datosde cada Local y los correspondientes nombres de Oficinas en caso existieran.

Figura 71.3.1. reas

Para el registro de una o ms reas, primero deber de seleccionar un Local, luego hacer clicken el botn [Nuevo]e ingresar los datos correspondientes al rea.

Seleccin de localPermite seleccionar el Local en el cual se desea registrar una o ms reas. Si existieranreas registradas en el Local seleccionado estas se visualizarn automticamente en el

listado de reas por Local.

CancelarCancela la accin que se esta realizando en ese momento.

NuevoPermite el ingreso de un rea nueva para un Local previamente seleccionado.

GrabarGraba o registra los datos del rea. Cabe resaltar que el nombre del rea y las siglas debenser nicos por Local.

Seleccinde Local

Listado dereas porLocal

Listado deOficinas porreas

Botonesde accin


13/95


13

Mensajes al Grabar un rea

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe registrar elnombre del rea, antes de grabar.

Mensaje de alerta que informa que elusuario debe registrar las siglas delrea, antes de grabar.

Mensaje de duplicacin de datos queinforma que existe un rea registradacon ese mismo nombre.

Mensaje de duplicacin de datos queinforma que existe un rea registradacon esas mismas siglas para un mismoLocal.

Mensaje del sistema que informa que seha registrado correctamente un rea.

ActualizarActualiza o modifica los datos de un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir lossiguientes pasos:

1. Deber hacer click sobre el elemento de la lista de reas que se desea actualizar.2. Modificar los datos del rea.3. Hacer click en el botn [Actualizar] para guardar los nuevos datos del rea.


14/95


14

Mensajes al Actualizar un rea

Mensaje de alerta, indica que no sepuede eliminar el rea por tener bienesasociados.

EliminarElimina un rea previamente registrada. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en el rea que se desea eliminar.2. Hacer click en el botn [Eliminar].

Mensajes al Eliminar un rea

Mensaje de alerta, indica que no sepuede eliminar el rea por tener bienesasociados.

Mensaje del sistema, indica que no sepuede eliminar el rea por tener oficinasasociadas.

Mensaje de consulta del sistema paraconfirmar si se desea eliminar o no elrea.

Salir

Cierra la ventana reas y Oficinas por Local.1.3.2. Oficinas

Para el registro de una o ms oficinas, primero deber de seleccionar el Local y el reaasociado, luego deber hacer click en el botn [Nuevo]e ingresar los datos correspondientes ala oficina.

CancelarCancela la accin que se est realizando en ese momento.

NuevoPermite el ingreso de una nueva oficina en un rea previamente seleccionada.


15/95


15

GrabarGraba o registra los datos de la oficina, siendo para ello necesario que el nombre de dichaoficina sea nica en el rea seleccionada.

Mensajes al Grabar una Oficina

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe registrar elnombre de la Oficina.

Mensaje de duplicacin de datos queinforma que se ha registradocorrectamente la Oficina.

Mensaje del sistema que informa que seha registrado correctamente la Oficina.

Actualizar

Actualiza o modifica el nombre de la oficina, para lo cual deber de seleccionar la oficina dela lista, luego deber modificar el nombre y finalmente hacer click en el botn [Actualizar].

Mensajes al Actualizar una Oficina

Mensaje del sistema que informa que seha actualizado correctamente la Oficina.

EliminarElimina el nombre de una oficina previamente registrada. Para esto, debe seguir lossiguientes pasos:

1. Hacer click en el Oficina que se desea eliminar.2. Hacer click en el botn [Eliminar].


16/95


17/95


17

CancelarCancela cualquier accin que se est realizando en ese momento.

NuevoPermite el ingreso del nuevo Personal a travs de una ventana (Figura 9) denominadaPersonal - Edicin. Para esto, debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar el (los) nombre(s) del Personal.2. Ingresar los apellidos del Personal.

(Tipo de documento de identidad, N de documento y, Modalidad)3. Seleccionar el local y rea donde labora el Personal.4. Hacer click en el botn [Grabar].

Figura 9

Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguiringresando nuevo Personal. Posteriormente al salir de la ventana Personal - Edicin, el o

los registros realizados se vern reflejados en el listado de la ventana principal de Personaldenominada Personal por Local y rea.

Mensajes al Grabar un Personal

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elnombre del Personal.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elapellido del Personal.

Datos delPersonal

Seleccin deLocal y Area

Botones

de accin

Seleccinde Doc.

Identidad yModalidad


18/95


18

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elDocumento de identidad del Personal.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe seleccionarel local al cual pertenece el Personal.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe seleccionarel vinculo laboral del Personal

Mensaje de validacin que informa que

el usuario debe seleccionar el rea alcual pertenece el Personal.

Mensaje del sistema que informa quelos datos de un Personal han sidograbados correctamente.

Actualizar

Modifica o actualiza los datos de un Personal previamente registrado a travs de la mismaventana denominada Personal . Para esto, debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en el Personal a actualizar.2. Hacer click en el botn [Actualizar]para que aparezca la ventana de edicin (Figura 10).3. Hacer click en el botn [Grabar] de la ventana de edicin, para guardar los datos del

Personal con los respectivos cambios.


19/95


19

Figura 10

Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguirmodificando los datos del Personal seleccionado. Posteriormente al salir de la ventanaPersonal , las modificaciones se vern reflejados en el listado de la ventana principal dePersonal denominada Personal por Local y rea.

Mensajes al Actualizar un Personal

Mensaje que informa que seactualizaron correctamente los datos delPersonal.

AgregarPermite agregar locales y reas de la Entidad donde adicionalmente labora el Personal.

Para esto, debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en el Personal a Agregar Locales.2. Hacer click en el botn [Agregar] para que aparezca la ventana (Figura 11)denominada

Personal - Agregar.3. Hacer Click en el botn [Grabar] de la ventana, para guardar los datos del Personal

con el local y rea aadida.

Figura 11

Luego de hacer click sobre el botn [Grabar] est ventana queda habilitada para seguiragregando locales y reas para el Personal seleccionado. Posteriormente al salir de laventana Personal - Agregar, los datos agregados se vern reflejados al seleccionar elPersonal en el listado de la ventana principal de estos.

Datos del

Personal aactualizar

Nombre delPersonalseleccionado

Seleccin deLocal y Areaa agregar


20/95


20

Mensajes al Agregar un local y rea a un Personal

Mensaje del sistema que informa que ellocal y el rea que se desea agregar aun Personal especfico ya estnasignados a ste.

Mensaje del sistema que informa que seactualizaron correctamente los datos dedel Personal. Vale decir que el registrodel nuevo local y el rea para elPersonal han sido grabadoscorrectamente.

EliminarElimina los datos seleccionados de un Personal previamente registrado. Para esto, debeseguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar los datos del Personal a eliminar.2. Hacer click en el botn eliminar.

Mensajes al Eliminar un Personal

Mensaje de consulta para confirmar sise desea eliminar o no el Personal,teniendo en cuenta el local y reaasignada.

SalirCierra la ventana principal de Personal.

Filtrar por PersonalCuando se haya registrado en el sistema una cantidad considerable de Personal puederealizar la bsqueda de stos colocando en Filtrar por Personal (Figura 12),el nombre delPersonal a ubicar. En la medida que se va escribiendo el nombre del Personal (Figura 13)ir apareciendo en el listado el nombre del Personal requerido.


21/95


21

Figura 12

Figura 13

Filtro dondese ingresa elnombre delPersonal aubicar

Listado dePersonal

Botonesde accin

Nombre delPersonal aubicar

Listadoresultadoproductodel filtrado


22/95


22

II. BIENES

En este mdulo del SIMI, se podr registrar, controlar y administrar todos aquellos tipos deBienes Activos que posee una Entidad; teniendo como herramienta complementaria de apoyoel Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado,emitido y actualizado anualmente por laSuperintendencia Nacional de Bienes Estatales(SBN).

Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:

Ingreso de Bienes Modificacin de Bienes Traslado de Bienes Acto de Administracin.

2.1. INGRESO DE BIENES

Esta opcin permite realizar el registro de los Bienes Activos con los que cuenta la Entidadregistrada. Los tipos de bienes a registrar estn basados en el Catlogo Nacional de BienesMuebles que emite la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 14)denominada Ingreso de Bienes,en la cual primero se seleccionar el tipo de bien a registrar y posteriormente se ingresarn suscorrespondientes datos.

Figura 14

Filtrar por Tipo de bien

Ingreso delnombre delbien para serlocalizado enla Catlogode Bienes

Lista de

Bienes

Botonesde accin

Tipo deingresodel bien

Datosde losBienes


23/95


23

Esta opcin permite ubicar el bien que se est buscando inmediatamente colocando en elcuadro de localizacin del bien el nombre del tipo de bien a ubicar.En la medida que se va escribiendo el nombre del tipo de bien, ir apareciendo en la listade bienes el nombre del bien requerido.

Tipo de Ingreso

Para el registro de los bienes de la Entidad se tiene 2 opciones (Figura 15),una de ingresode Bien por Unidad y otra de ingreso de Bien por Grupo.

Figura 15

Se debe tener en cuenta que por defecto, se encontrar activo el botn [Ingreso x Unidad].La diferencia entre estas dos opciones, es que al grabar en grupo se mantienen los datosdel anterior bien grabado, con la finalidad de seguir grabando tantos tems del mismo tipo debien, mientras que la opcin de ingreso por unidad nos permite registrar una unidad por tipode bien.

CancelarCancela toda accin que se viene realizando en el momento.

GrabarGraba o registra los datos para el Tipo de Bien seleccionado. Para esto, deber seguir lossiguientes pasos:

1. Se debe ingresar el texto que se desea filtrar para ubicar el bien que se desea ingresarde la lista o bien simplemente seleccionar desde la misma lista.

2. Ingresar los datos obligatorios del bien como son: Tipo de cuenta, cuenta contable, valoren libros, estado del bien, forma de adquisicin, fecha de adquisicin, documentorelacionado a la adquisicin, usuario, local y rea. En el caso de detalle tcnico no ser

necesario llenar todos los campos en la mayora de los tipos de bien, los datos de cdigointerno y de asegurado no son obligatorios. Si se elige el tipo de cuenta contable deorden o activo se mostrara una lista de las cuentas contables que pertenecen a cadagrupo, en esta lista de cuentas slo se podrn seleccionar las cuentas especficas, encaso de elegir una cuenta no especfica se mostrar un mensaje de alerta.

3. Se indica si el ingreso se realizar por unidad o por grupo4. Finalmente hacer click en el botn [Grabar], se mostrar el mensaje que indica que los

datos han sido grabados correctamente.

Mensajes al Grabar un Bien

Mensaje que informa el correlativo deltipo de bien que ha sido grabado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha digitado uncdigo interno ya existente (el cdigointerno es nico).


24/95


24

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe ingresar informacin sobrela cuenta contable a la que pertenece elbien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe seleccionar la forma deadquisicin del bien

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datos

del bien debe ingresar la fecha deadquisicin del bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que la fecha de adquisicin delbien no puede ser posterior a la fechaactual.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el ao ingresado para lafecha de adquisicin no es vlido.

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe ingresar el documento

relacionado a la adquisicin del bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe ingresar el valor deAdquisicin del bien.


25/95


25

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe seleccionar el estado enel que se encuentra el bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe seleccionar el Localdonde estar ubicado el bien.

Mensaje de validacin de datos que

informa que antes de grabar los datosdel bien debe seleccionar el rea dondeestar ubicado el bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que antes de grabar los datosdel bien debe seleccionar la Oficinadonde estar ubicado el bien.

Mensaje que informa el registro delnuevo bien ha sido de manera correcta.

Restriccin: En el caso especfico de la Clase 82: Vehculos perteneciente al Grupo 67:

Maquinaria, Vehculos y Otroses obligatorio registrar los datos tcnicos con respecto al bien,para que la grabacin se haya llevado a cabo de forma correcta. Debe tenerse en cuenta quelos datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bien seleccionado.

Mensajes de validacin de datos al registrar datos tcnicos al bien (Vehculos)

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresaruna marca para el Bien.


26/95


26

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar unmodelo para el Bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elao correspondiente al Bien.


informa que el usuario debe ingresar elaocorrespondiente al Bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar untipo correspondiente al Bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elnmero de placa correspondiente alBien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elnmero de motor correspondiente al

Bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario debe ingresar elnmero de chasis al Bien.


27/95


27

SalirCierra la ventana Registro de Bienes.

2.2. MODIFICACION DE BIENES

Esta opcin permite realizar la modificacin de los datos correspondientes al correlativo de un

Tipo de Bien previamente registrado por la Entidad.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 16) denominada Modificacin deBienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien amodificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmente se procede a larecuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].

Figura 16

Tipo de bsqueda de BienesPermite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Activos que tiene registrado unaEntidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo Segn Catalogoy Bsqueda por Cdigo Interno.

BuscarRealiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsquedano permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo internodel bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de un bien con acto de

disposicin. Segn sea tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:

Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo

1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer unaventana (Figura 17)denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la listade Tipo de Bienes Activos existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombre para unabsqueda ms rpida.

2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el

bien puede ser modificado o si existe.

Seleccin del

Tipo de Biena modificar

Bsquedade Bienes

Botonesde accin

Visualizacinde datostcnicos yficha dedatos

Datos delBien


28/95


28

Figura 17

Bsqueda por Cdigo Interno

1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar.2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el


Mensajes al Buscar un Bien

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario an noselecciona el tipo de bsqueda quedesea realizar.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha entrado allistado de bienes y ha dado click en el

botn buscarsin haber seleccionado unbien para las modificacionesrespectivas.

Mensaje del Sistema que informa que elusuario ha entrado al listado de bienespero no ha seleccionado un bien paralas modificaciones respectivas.

Listado deBienesActivosregistrados

Filtrado delTipo de Bien

Botonesde accin


29/95


29

Mensaje de Validacin de datos queindica que no ha ingresado el correlativodel bien y debe ingresarlo.

Mensaje de Validacin de datos queindica que en el criterio de bsqueda debienes por Cdigo Interno no haingresado el cdigo interno del bien pararealizar las modificacionescorrespondientes.

Mensaje del sistema que informa que letipo de bien y correlativo no seencuentran registrados en el sistema.

GrabarGraba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamenteseleccionado.


Mensaje del Sistema que informa que

los datos del bien han sido actualizadoscorrectamente.

EliminarElimina el correlativo de un correspondiente Tipo de Bien activo, que ha sido previamenteseleccionado. Al eliminar el Bien (Figura 18) deber indicar el motivo o causal de dichaeliminacin.

Se debe tener en cuenta que el correspondiente correlativo del Tipo de Bien eliminado nopodr volver a ser utilizado.


30/95


30

Figura 18

Mensajes al Eliminar un Bien


Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha entrado allistado de bienes y ha dado click en elbotn buscarsin haber seleccionado unbien para las modificacionesrespectivas.

SalirCierra la ventana Modificacin de Bienes.

Detalle TcnicoPermite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura19) denominada Detalle Tcnico.

Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan de acuerdo al Tipo de Bienseleccionado.

Motivo deeliminacindel Tipo deBien

Datosrecuperadosdel Bien


31/95


31

Figura 19

Imprimir Ficha

Permite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 20)por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprendetoda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son:

Ubicacin Responsable Datos generales Datos tcnicos

Figura 20

2.3. TRASLADO DE BIENES

Esta opcin permite realizar el traslado de los Bienes Activos y Bienes con Actos deAdministracin registrados por la Entidad, desde una ubicacin origen (usuario o local) haciauna ubicacin destino (usuario y local).

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 21) denominada Traslado deBienes, en la cual primero se selecciona una ubicacin origen (ya sea esta por local oPersonal), seguidamente la ubicacin destino (que debe comprender necesariamente Personal,local y rea), posteriormente se seleccionan los bienes a trasladar y finalmente se procede altraslado de los mismos a travs del botn [Trasladar].


32/95


32

Figura 21

Pasar uno a uno

Traslada registro por registro los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se encuentraa la derecha.

Retornar uno a uno

Retorna registro por registro los bienes de la lista Destino a la lista Origen que se encuentraa la izquierda.

Pasar Todos

Traslada todos los registros de los bienes de la lista Origen a la lista Destino que se

encuentra a la derecha.

Retornar Todos

Retorna todos los registros de los bienes de la lista Destino a la lista Origen que seencuentra a la izquierda.

Ubicacindestino delos Bienes

Ubicacinorigen delos Bienes

Listado deBienes a sertrasladados

Listado de

Bienes de laubicacinorigen

Botones deaccin


33/95


33

Trasladar

Traslada todos los registros de los bienes que se encuentran en la lista Destino, basndoseen los datos destinos (Personal, local, rea y oficina) previamente seleccionados.

Nuevo

Reinicia y/o limpia todos los datos de la ventana Traslado de Bienes para permitir realizarla seleccin y posterior traslado de nuevos bienes.

Mensajes al Trasladar un Bien

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn detraslado sin que haya bienes en la listade origen de bienes

Mensaje de validacin de datos en la

que se ha hecho click al botn detraslado sin haber seleccionado un bienpara el traslado

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn deretorno sin haber seleccionado un bienpara esta accin.

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn detraslado sin haber seleccionado unUsuario en la lista destino.


34/95


34

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn detraslado sin haber seleccionado un localen la lista destino.

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn detraslado sin haber seleccionado un reaen la lista destino.

Mensaje de validacin de datos en laque se ha hecho click al botn trasladary en la que los datos del Personal, localy rea origen son los mismos que losdatos del Personal, local y rea destino.Deben ser diferentes.

Mensaje de consulta del sistema, que seda al momento de hacer click en elbotn trasladar y pregunta si se tiene lacerteza de hacer la accin del traslado.

Mensaje del sistema, que informa que eltraslado de bienes se ha efectuadocorrectamente.

2.4. ACTO DE ADMINISTRACIN

Esta opcin permite registrar un Acto de Administracin para los Bienes Activos que unaEntidad posee. El Acto de Administracin puede tratarse de una Afectacin en Uso,Arrendamiento,o de Cesin de Uso.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 22) denominada Acto deAdministracin de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda,posteriormente el Tipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativocorrespondientes y finalmente se procede a la recuperacin de los datos a travs del botn[Buscar].

Una vez recuperado los datos del Bien, se habilita el botn [Generar Acto de Administracin]a fin de ingresar los datos correspondientes a la Afectacin o Arrendamiento, segn sea el

caso.


35/95


35

Figura 22

BuscarRealiza la bsqueda del Bien sobre el cual se desea registrar un Acto de Administracin. Labsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o elcdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien dado de baja, y si se trata de unbien con acto de disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientespasos:


1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer unaventana denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la lista de Tipo deBienes Activos y con Acto de Administracin existentes, lo cual nos permitir filtrar pornombre para una bsqueda ms rpida.

2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere recuperar.3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el

bien puede ser recuperado o si existe.




Seleccin delTipo de Biena modificar

Bsquedade Bienes

Botn deaccin

Visualizacinde datostcnicos y ficha

Datos del Actode

Administracin

Datos delBien


36/95


36



Mensaje del Sistema que informa que elusuario ha entrado al listado de bienespero no ha seleccionado un bien para elActo de Administracin respectivo.

Mensaje de Validacin de datos queindica que no ha ingresado el correlativodel bien y debe ingresarlo para elrespectivo acto de administracin.

Mensaje de Validacin de datos queindica que en el criterio de bsqueda debienes por Cdigo Interno no haingresado el cdigo interno del bien pararealizar el acto de Administracincorrespondiente.


Generar Acto de Administracin

Habilita una serie de campos de la ventana Acto de Administracin de Bienes para elingreso de la informacin correspondiente a la Afectacin o Arrendamiento segn sea elcaso.

Afectar en usoGuarda o registra la informacin ingresada para la Afectacin en Uso de un Bien. El nombrede esta opcin que se visualizar en el botn ser [Afectar en Uso]si y solo si se estarealizando dicho Acto de Administracin.


37/95


37

Mensajes al registrar una Afectacin en Uso

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresado lacuenta contable para el Bienseleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresado elNmero de Resolucin del Acto deAdministracin relacionada a laAfectacin, para el Bien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario an no haingresado la Fecha de inicio de laResolucin del Acto Administracinrelacionada a la Afectacin, para el Bienseleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que se ha ingresado una Fechade inicio del Acto de Administracinposterior a la fecha actual.

Mensaje de validacin de datos queinforma que se ha ingresado una fecha deinicio no vlida o incoherente para elmencionado Acto de Administracinrelacionado con la Afectacin.

Mensaje de validacin de datos queinforma que se ha ingresado una fecha deinicio del Acto de Administracin posteriora la fecha de adquisicin del bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresado laFecha de vencimiento de la Resolucindel Acto de Administracin relacionadacon la Afectacin, para el Bienseleccionado.


38/95


38

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha ingresadoprimero la Fecha de vencimiento de laResolucin del Acto de Administracinrelacionada a la Afectacin, para el Bienseleccionado. Debe ingresar primero la

fecha de inicio y luego la fecha devencimiento.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha ingresado unaFecha de vencimiento de la Resolucindel Acto de Administracin relacionada ala Afectacinmenor a la fecha de inicio ymayor de un ao, para el Bienseleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresado laEntidad relacionada al Acto deAdministracin (Afectacin)para el Bienseleccionado.

Mensaje de consulta del sistema quebusca confirmar si est seguro en Afectaren Uso el bien seleccionado.

Mensaje del sistema que informa que losdatos sobre el acto de Administracinrelacionado a la Afectacin, han sidograbados correctamente.

ArrendarGuarda o registra la informacin ingresada para el Arrendamiento de un Bien. El nombre deesta opcin que se visualizar en el botn ser [Arrendar]si y solo si se esta realizandodicho Acto de Administracin.

Mensajes al registrar un Arrendamiento

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no haingresado la cuenta contablepara elBien seleccionado.


39/95


39

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no haingresado el Nmero de Resolucindel Acto de Administracinrelacionada al Arrendamiento, para elBien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no haingresado la Fecha de vencimientode la Resolucin del Acto deAdministracin relacionada alArrendamiento, para el Bienseleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que se ha ingresado unafecha de vencimiento no vlida oincoherente para el mencionado Actode Administracin relacionado con elArrendamiento.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha ingresadouna Fecha de vencimiento de laResolucin del Acto deAdministracin relacionada alArrendamiento menor a la fecha deinicio, para el Bien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no haingresado la Entidad relacionada alActo de Administracin(Arrendamiento)para el Bienseleccionado.

Mensaje de consulta del sistema quebusca confirmar si est seguro en

Arrendar en Uso el bien seleccionado.

Mensaje del sistema que informa quelos datos sobre el acto deadministracin relacionado alArrendamiento, han sido grabadoscorrectamente.


40/95


40

Cesin de UsoGuarda o registra la informacin ingresada para la Cesin de Uso de un Bien. El nombre deesta opcin que se visualizar en el botn ser [Cesin de Uso] si y solo si se estarealizando dicho Acto de Administracin.

Mensajes al registrar una Cesin de Uso

Mensaje de validacin de datos que informaque el usuario no ha ingresado la resolucinrelacionada a la Cesin de Uso para el Bienseleccionado.

Mensaje de validacin de datos que informaque el usuario an no ha ingresado la Fechade inicio de la Resolucin del Acto deAdministracin relacionada a Cesin de Uso,para el Bien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos que informaque el usuario no ha ingresado la Fecha devencimiento de la Resolucin del Acto deAdministracin relacionada con la Cesin deUso, para el Bien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos que informaque el usuario no ha ingresado la Entidadrelacionada al Acto de Administracin(Cesin de Uso) para el Bien seleccionado.

Mensaje de validacin de datos que informaque el usuario ha ingresado una Fecha devencimiento de la Resolucin del Acto de

Administracin relacionada a la Cesin deUso menor a la fecha de inicio, para el Bienseleccionado.

Mensaje de consulta del sistema que buscaconfirmar si est seguro en la Cesin de Usodel bien seleccionado.


41/95


41

Mensaje del sistema que informa que los datossobre el Acto de Administracin relacionado ala Cesin de Uso, han sido grabadoscorrectamente

Dejar sin efecto la Afectacin en uso, Arrendamiento y Cesin de Uso.

Elimina el Acto de Administracin registrado para el correlativo correspondiente a un Tipo deBien previamente seleccionado.

El nombre de este botn ser [Desafectar en Uso]si el Bien seleccionado tiene registradouna Afectacin en Uso, [Desarrendar] si el Bien seleccionado tiene registrado unArrendamiento,o[Cesin de Uso]si el Bien seleccionado tiene registrado una Cesin de

Uso.

Mensajes al eliminar un Acto de Administracin: Afectacin en uso, Arrendamiento yCesin de Uso.

Mensaje que informa que se eliminarnlos datos correspondientes al acto deadministracin del bien seleccionado

Mensaje que informa que se haneliminado los datos correspondientes aun Acto de Administracin

SalirCierra la ventana Acto de Administracin de Bienes.

Detalle TcnicoPermite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura23) denominada Detalle Tcnico.



42/95


42

Figura 23

Imprimir FichaPermite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 24) por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprendetoda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datosgenerales y datos tcnicos) incluyendo los datos del Acto de Administracin del mismo.

Figura 24


43/95


43

III. BAJA DE BIENES

En este mdulo del SIMI, se podr registrar y controlar la Baja de Bienes y Disposicin Final

que puede realizar una Entidad con respecto a sus Bienes Activos inventariados.Las opciones que componen este mdulo son las siguientes:

Baja de Bienes Acto de Disposicin

3.1. BAJA DE BIENES

Esta opcin permite efectuar la Baja de Bienes Activos previamente registrados por la Entidady, de ser el caso, realizar seguidamente un Acto de Disposicin para el mismo Bien.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 25)denominada Baja de Bienes,

en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo de Bien a dar deBaja, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente se procede a larecuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].

Figura 25

BuscarRealiza la bsqueda del Bien al cual se desea dar de Baja. La bsqueda no permitirrecuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo interno del bien noexisten, si se trata de un bien con acto de administracin y si se trata de un bien con actode disposicin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:


1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer una

ventana (Figura 26)denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la listade Tipo de Bienes Activos y de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombrepara una bsqueda ms rpida.

Seleccin delTipo de Bien

Bsquedade Bienes

Botn deaccin

Visualizacin dedatos tcnicos yficha de datos

Datos dela Bajadel Bien

Datos delBien


44/95


44



Figura 26

Bsqueda por Cdigo Interno1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar.2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el




Mensaje de validacin de datos queinforma que no se ha seleccionado untipo de bien para la baja respectiva.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadoel nmero del correlativo del Bien parala baja respectiva.

Listado deBienesActivos yde Bajaregistrados


Botonesde accin


45/95


45

Mensaje de validacin de datos queinforma que el Cdigo Interno que seingres no existe.

Mensaje del sistema que informa que elTipo de bien y el nmero del correlativocorrespondiente no se encuentranregistrados.

Mensaje del sistema que informa que elbien seleccionado no puede ser dado de

baja en vista que tiene un Acto deDisposicin registrado.

GrabarGraba o registra los datos de Baja del Bien. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien a dar de Baja.2. Ingresar el Nmero de Resolucin de Baja, la fecha de Resolucin de Baja y seleccionar

la causal de Baja del Bien.

3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].

Mensajes al grabar la Baja de un Bien

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadola Cuenta Contablea la que perteneceel bien.

Mensaje de validacin de datos informa

que el usuario no ha ingresado elNmero de Resolucin de Baja.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadola Fecha de Resolucin relacionada ala baja del bien.


46/95


46

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha ingresado unao para la fecha de baja no vlido oincoherente.

Mensaje de validacin de datos, queinforma que el usuario ha ingresado unafecha de baja posterior a la fecha actual.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario ha ingresado una

fecha de baja anterior a la fecha deadquisicin del bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no a seleccionadoel motivo o causal de baja del bien.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadoel Documento Sustentatorio de lacausal de Baja del Bien

Mensaje de consulta del sistema queinforma que los datos de Baja del Bienseleccionado sern grabados.

Mensaje del sistema que informa que losdatos de baja del bien seleccionado hansido grabados correctamente.


47/95


47

Acto de DisposicinEsta botn (Figura 27) aparece solamente despus que el usuario haya dado de Baja unBien. Para el caso de que el Bien haya sido dado de Baja mediante la causal de PERDIDAROBO O SUSTRACCION y REEMBOLSO Y REPOSICION no estar disponible estebotn.

Figura 27

Al hacer Click en el botn [Acto de Disposicin]el sistema mostrar automticamente laventana Acto de Disposicin (punto a tocar en el siguiente tem) para el bien seleccionado yautomticamente cerrar la ventana Baja de Bienes.

SalirCierra la ventana Baja de Bienes.

Detalle TcnicoPermite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventanadenominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan deacuerdo al Tipo de Bien seleccionado.

Imprimir FichaPermite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprendetoda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, Usuario, datosgenerales, detalle tcnico y datos de la baja). (Figura 28).

Despus del registro de los datos correspondientes a la Baja del Bien, esta ficha incluir

dichos datos.

Figura 28


48/95


48

3.2. MODIFICACIN BAJA DE BIENES

Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes dados de bajapreviamente registrado por la Entidad.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 29) denominada Modificacin

Baja de Bienes, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente elTipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmentese procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].

Figura 29

Tipo de bsqueda de BienesPermite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes Dados de Baja que tiene registradouna Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por Cdigo SegnCatalogo y Bsqueda por Cdigo Interno.

BuscarRealiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsquedano permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo internodel bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto dedisposicin y si se trata de un bien con acto de Administracin. Segn sea tipo de

bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:Bsqueda por Cdigo Segn Catlogo

1. Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer unaventana (Figura 30) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la listade Tipo de Bienes Dados de Baja existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombrepara una bsqueda ms rpida.

2. Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.3. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el



a modificar

Bsquedade Bienes

Botonesde accin

Visualizacinde datostcnicos yficha dedatos

Datos del BienDado de Baja


49/95


49

Figura 30






Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha entrado allistado de bienes y ha dado click en elbotn buscarsin haber seleccionado un

bien para las modificacionesrespectivas.

Mensaje del Sistema que informa que elusuario ha entrado al listado de bienespero no ha seleccionado un bien paralas modificaciones respectivas.



Botonesde accin


50/95


50

Mensaje de Validacin de datos queindica que no ha ingresado el correlativodel bien y debe ingresarlo.

Mensaje de Validacin de datos queindica que en el criterio de bsqueda debienes por Cdigo Interno no haingresado el cdigo interno del bien pararealizar las modificacionescorrespondientes.


GrabarGraba los datos que se han modificado para el correlativo del Tipo de Bien previamenteseleccionado.


Mensaje del Sistema que informa que

los datos del bien han sido actualizadoscorrectamente.

Detalle TcnicoPermite modificar los datos tcnicos registrados para cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventana (Figura31) denominada Detalle Tcnico.


Figura 31


51/95


51

Restituir Alta

Permite modificar el Acto de Baja al seleccionar el botn restituir Alta, previamente serregistrado en Bienes Activos. (Figura 32)

Figura 32

Imprimir FichaPermite visualizar e imprimir la ficha de datos (Figura 33)por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprendetoda la informacin correspondiente al Bien seleccionado como son: Ubicacin Responsable Datos generales Datos tcnicos

Figura 33

Restituir Alta


52/95


52

3.3. ACTO DE DISPOSICION

Esta opcin permite efectuar la Disposicin Final que puede tener un Bien dado de Bajapreviamente registrado por la Entidad.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 34) denominada Acto de

Disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente el Tipo deBien de Baja a disponer, seguidamente ingresar el correlativo correspondiente y finalmente seprocede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].

Figura 34

BuscarRealiza la bsqueda del Bien dado de Baja al cual se desea dar una Disposicin Final. Labsqueda no permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o elcdigo interno del bien no existen, si se trata de un bien activo y si se trata de un bien conacto de administracin. Segn sea el tipo de bsqueda, deber seguir los siguientes pasos:


1. Se debe elegir el tipo de bien dado de Baja, haciendo click en el botn de seleccin,aparecer una ventana (Figura 35) denominada Seleccin del tipo de Bien donde semuestra la lista de Tipo de Bienes de Baja y de Bienes con Disposicin Final existentes,lo cual nos permitir filtrar por nombre para una bsqueda ms rpida.




Bsquedade Bienes

Botn deaccin

Visualizacin dedatos tcnicos yficha de datos

Datos dela Bajadel Bien

Datos delBien Datos de la

Disposicindel Bien


53/95


53

Figura 35






informa que el usuario no haseleccionado el tipo de bsqueda quedesea realizar.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario a procedido arealizar la bsqueda de un Bien sinhaber seleccionado previamente algunodel listado correspondiente.

Mensaje del Sistema que informa que elusuario ha entrado al listado de bienesdados de baja pero no ha seleccionadoun bien para el acto de disposicinrespectivo.


Botonesde accin



54/95


54

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadoel nmero del correlativo del bien pararealizar el Acto de Disposicin.

Mensaje de validacin de datos queinforma que el usuario no ha ingresadoel Cdigo Interno del bien para larespectiva de disposicin.

Mensaje del sistema que informa que eltipo de bien y su nmero de correlativono se encuentran registrados.

Mensaje del sistema que informa que elusuario ha seleccionado un bien activopara el acto de disposicin.

GrabarGraba o registra la informacin sobre el Acto de Disposicin de un Bien que previamente hasido dado de Baja. Para esto, deber seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el correlativo correspondiente al Tipo de Bien dado de Baja.2. Ingresar el Nmero de Resolucin de la Disposicin, la fecha de la Resolucin de

Disposicin y seleccionar el acto o destino final del Bien.3. Finalmente haga un click en el botn [Grabar].

Mensajes al grabar el Acto de Disposicin del Bien

Mensaje de alerta, informa que elusuario no ha digitado el Nmero deResolucin del Acto de Disposicin.

Mensaje de alerta, informa que elusuario no ha digitado la Fecha de laResolucin de Acto de Disposicin.


55/95


55

Mensaje de alerta, informa que elusuario no ha seleccionado el Acto deDisposicin Final.

Mensaje de confirmacin para que losdatos del Acto de Disposicin seangrabados

Mensaje que informa que el Bienseleccionado fue dado en Acto de

Disposicin satisfactoriamente.

Mensaje de confirmacin para que losdatos del Acto de Disposicin seangrabados

Mensaje que informa que el Bienseleccionado fue dado en Acto deDisposicin satisfactoriamente.

Mensaje que informa que el Bienseleccionado fue dado en Acto deDisposicin satisfactoriamente.

SalirCierra la ventana Acto de Disposicin.

Detalle TcnicoPermite visualizar los datos tcnicos registrados por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado, a travs de la ventanadenominada Detalle Tcnico. Debe tenerse en cuenta que los datos tcnicos varan deacuerdo al Tipo de Bien seleccionado.


56/95


56

Restituir Baja

Permite modificar la Disposicin de Bienes al seleccionar el botn Restituir Baja, previamenteser registrado en Baja de Bienes. (Figura 36)

Figura 36.

Imprimir FichaPermite visualizar e imprimir la ficha de datos por cada uno de los correlativoscorrespondientes al Tipo de Bien previamente seleccionado. La ficha de datos comprendetoda la informacin correspondiente al Bien seleccionado (ubicacin, responsable, datos

generales y datos tcnicos). (Figura 37).Despus del registro de los datos correspondientes a la Disposicin del Bien, esta fichaincluir dichos datos.

Figura 37.

Restituir Ba a


57/95


57

3.4. MODIFICACION DE ACTO DISPOSICIN

Esta opcin permite realizar la modificacin de datos de los bienes de Acto disposicinpreviamente registrado por la Entidad.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 38)denominada Modificacin de

Acto disposicin, en la cual primero se selecciona el tipo de bsqueda, posteriormente elTipo de Bien a modificar, seguidamente ingresar el correlativo correspondientes y finalmentese procede a la recuperacin de los datos a travs del botn [Buscar].

Figura 38

Tipo de bsqueda de BienesPermite seleccionar el tipo de bsqueda de los Bienes de Acto de disposicin que se tieneregistrado una Entidad en su inventario. Los tipos de bsqueda son: Bsqueda por CdigoSegn Catalogo y Bsqueda por Cdigo Interno.

BuscarRealiza la bsqueda del Bien cuyos datos desean visualizarse y modificarse. La bsquedano permitir recuperar los datos en los siguientes casos: si el correlativo o el cdigo internodel bien no existen, si se trata de un bien activo, si se trata de un bien con acto de

disposicin y si se trata de un bien con acto de administracin. Segn sea tipo de bsqueda,deber seguir los siguientes pasos:


1 Se debe elegir el tipo de bien, haciendo click en el botn de seleccin, aparecer unaventana (Figura 39) denominada Seleccin del tipo de Bien donde se muestra la listade Tipo de Bienes de Acto disposicin existentes, lo cual nos permitir filtrar por nombrepara una bsqueda ms rpida.

2 Se ingresa el correlativo que corresponde al bien que se quiere modificar.3 Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que el


Bsquedade Bienes

Seleccin delTipo de Biena modificar


58/95


58


1. Se debe ingresar el Cdigo Interno relacionado al bien que se desea buscar.2. Finalmente se hace un click en el botn [Buscar]para recuperar los datos si es que elbien puede ser modificado o si existe.

Figura 39



Botonesde accin


59/95


59

IV. REPORTES

En este mdulo del SIMI, se encuentran una serie de reportes y/o listados agrupados deacuerdo a la naturaleza de su informacin, los cuales muestran los datos registrados por laInstitucin con respecto a su inventario.

Los tipos de reportes agrupados con los que cuenta este aplicativo son los siguientes:

Formato de Asignacin de Bienes. Formato de Datos de Bienes Bienes Activos Bienes por Local Bienes con Actos de Administracin. Bienes Dados de Baja Bienes con Actos de Disposicin Bienes Eliminados.

Locales de la Entidad reas por Local Personal de Entidad. Estadsticas

4.1 FORMATO DE ASIGNACION DE BIENES

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 40) denominada . En ella seleccionaras primero el Personal, seguidamente seleccionarel Local, y despus el rea respectiva del mismo, finalmente hacer clic en el botn [Ver Ficha]

Figura 40

4.2. FORMATO DE DATOS DE BIENES

Esta opcin permite obtener una Ficha de Datos por cada uno de los Bienes que la Institucintiene registrado.

Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana (Figura 41)denominada Ficha de Datos deBienes. En ella se debe seleccionar primero el tipo de bsqueda de bienes, seguidamenteseleccionar el Tipo de Bien, a continuacin ingresar el correlativo respectivo del mismo yfinalmente hacer un click al botn [Ver Ficha].

Seleccin delResponsable,Local y rea.

Botones deaccin


60/95


60

Figura 41

La Ficha de Datos (Figura42) muestra la informacin registrada por cada correlativocorrespondiente a un Tipo de Bien, complementndose adems con informacin del Acto deadministracin, la Baja de Bien o Acto de Disposicin segn la situacin en que se encuentre elBien.

Figura 42

4.3. BIENES ACTIVOS

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa seencuentran las siguientes:

General Detallado Otros Reportes

4.3.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 43)de todos los Bienes Activos registradospor la Institucin a travs del SIMI.

Figura 43

Seleccin

del Tipo deBien

Botonesde accin


61/95


61

4.3.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 44)de todos los Bienes Activos registradospor la Institucin a travs del SIMI.

Figura 44

4.3.3. Otros Reportes

Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos registrados por laInstitucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 45)denominada BienesActivos - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

Por Tipo de Bien. Por Grupo Genrico Clase Por Cuenta Contable. Por Personal. Por Estado. Por Forma de Adquisicin. Por Fecha de Adquisicin.

Figura 45

Parmetrosadicionales

Seleccinde tipo dereporte

Listadoresultadode laconsulta


62/95


62

4.4. BIENES POR LOCAL

Esta opcin agrupa una serie de listados que contienen informacin correspondiente a todoslos Bienes Activos registrados en cada uno de los locales de la Institucin.

Al hacer click sobre est opcin se presenta una ventana (Figura 46)denominada Bienes por

Local - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

General Por Tipo de Bien Por Grupo Genrico - Clase Por rea Por Oficina

Figura 46

4.5. BIENES CON ACTO DE ADMINISTRACION

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondiente

a los Bienes Activos y con Actos de Administracin que registra la Institucin. Entre estos tiposde Actos tenemos:

Afectacin en Uso Arrendamiento Cesin de Uso


Seleccinde tipo dere orte



63/95


63

4.5.1. Afectacin en Uso

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes Activos con Afectaciones en Uso que registra la Institucin. Entre los reportes queesta opcin agrupa se encuentran las siguientes:


4.5.1.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 47) de todos los Bienes Activos conAfectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 47

4.5.1.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 48) de todos los Bienes Activos con

Afectaciones en Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 48

4.5.1.3. Otros Reportes

Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Afectacionesen Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 49) denominadaAfectacin en Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos dereportes:

Por Nmero de Resolucin Por Beneficiado


64/95


64

Figura 49

4.5.2. Arrendamiento

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes Activos con Arrendamiento que registra la Institucin. Entre los reportes que esta

opcin agrupa se encuentran las siguientes:


4.5.2.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 50) de todos los Bienes Activos conArrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 50





65/95


65

4.5.2.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 51) de todos los Bienes Activos conArrendamiento registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 51

4.5.2.3. Otros Reportes

Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Arrendamientoregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 52) denominadaArrendamiento - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

Por Documento Autoritativo Por Arrendatario

Figura 52





66/95


66

4.5.3. Cesin de Uso

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes Activos con Cesin de Uso que registra la Institucin. Entre los reportes que estaopcin agrupa se encuentran las siguientes:

General Detallado

4.5.3.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 53)de todos los Bienes Activos con Cesinde Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 53

4.5.3.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 54)de todos los Bienes Activos con Cesinde Uso registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 54

4.5.3.3. Otros reportes

Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes Activos con Cesin de Usoregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 55)denominada Cesinde Uso - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:


67/95


67

Por Nmero de Resolucin Por Beneficiado

Figura 55

4.6. BIENES DADOS DE BAJA

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes dados de Baja que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcinagrupa se encuentran las siguientes:


4.6.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 56) de todos los Bienes dados de Bajaregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 56


68/95


68

4.6.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 57) de todos los Bienes dados de Bajaregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 57

4.6.3. Consolidado

Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 58) de todos los Bienes dados deBaja registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 58


Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja registradospor la Institucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 59)denominada Bienesde Baja - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

Por Tipo de Bien Por Fecha de Baja Por Local Por Nmero de Resolucin


69/95


69

Figura 59

4.7. BIENES CON ACTO DE DISPOSICION

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes dados de Baja y con Actos de Disposicin final que registra la Institucin. Entre losreportes que esta opcin agrupa se encuentran las siguientes:


4.7.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 60)de todos los Bienes dados de Baja conActos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 60


Seleccin

de tipo dere orte

Listado

resultadode laconsulta


70/95


70

4.7.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 61) de todos los Bienes dados de Baja conActos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 61

4.7.3. Consolidado

Esta subopcin muestra un listado de consolidado (Figura 62) de todos los Bienes dados deBaja con Actos de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 62


Esta subopcin agrupa una serie de listados referentes a los Bienes dados de Baja con Actos

de Disposicin registrados por la Institucin a travs del SIMI.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 63)denominada Actos deDisposicin - Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

Por Nmero de Resolucin Por Acto de Disposicin


71/95


71

Figura 63

4.8 BIENES ELIMINADOS

Esta opcin permite obtener una serie de reportes que contienen informacin correspondientea los Bienes Activos que registra la Institucin. Entre los reportes que esta opcin agrupa seencuentran las siguientes:

General Detallado

4.8.1.1. General

Esta subopcin muestra un listado general (Figura 64) de todos los Bienes Activos conregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 64



Listadoresultado

de laconsulta


72/95


72

4.8.1.2. Detallado

Esta subopcin muestra un listado detallado (Figura 65) de todos los Bienes Activos conregistrados por la Institucin a travs del SIMI.

Figura 65

4.9. LOCALES DE LA ENTIDAD

Esta opcin permite obtener un listado (Figura 66) con informacin correspondiente a losLocales registrados por la Institucin y su ubicacin geogrfica.

Figura 66

4.10. AREAS POR LOCAL

Esta opcin permite obtener un listado (Figura 67) con informacin de todas las reas y suscorrespondientes Oficinas registradas por la Institucin.


73/95


73

Figura 67

4.11. PERSONAL DE LA ENTIDAD

Esta opcin agrupa una serie de listados generales del Personal registrados que laboran en laInstitucin.

Al hacer click sobre est subopcin se presenta una ventana (Figura 68)denominada Personal- Reportes Varios en la cual se encuentran los siguientes tipos de reportes:

General Por Local Por rea

Figura 68

4.11.1. GeneralEsta subopcin muestra un listado general (Figura 69) de toda la entidad del Personal,registrados por la Institucin a travs del SIMI.


Seleccin

de tipo dere orte



74/95


74

Figura 69

Al seleccionar el botn Ver reporte se muestra la siguiente pantalla. (Figura 70)

Figura 70

4.11.2. Por Local

Esta opcin permite obtener un listado (Figura 71) con informacin correspondiente a losLocales regist

manual de usuario simi3.5

Documents