manual de usuario sila

MANUALMANUAL DE USUARIO SILA

Fecha 09-04-2021

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Índice

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. DEFINICIONES

5. NORMATIVIDAD

6. DESARROLLO

6.1. ACCESO AL SISTEMA

6.1.1. Dirección URL

6.1.2. Página Web ANLA

6.1.3. Intranet

6.1.4. Página de inicio

6.2. MÓDULOS SILA

6.2.1. Módulo Seguridad

6.2.2. Módulo Parametrización

6.2.3. Módulo Cites

6.2.4. Módulo Expedientes

6.2.5. Módulo Reportes

6.2.6. Módulo Financiero

6.2.7. Otros Procesos

6.2.8. Íconos Adicionales

6.3. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

6.3.1. Plantillas de SILA

6.3.2. Ejecución de Actividades

6.3.3. Revisión de Actividades

6.3.4. Finalización de Actividades

6.3.5. Anulación de Actividades

6.4. CONTRASEÑAS

6.4.1. Restauración o Cambio de Contraseña

6.4.2. Como Obtener la Segunda Clave

6.4.3. Políticas De Contraseña

6.5. RECOMENDACIONES DE USO

7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Introducción

SILA es el Sistema de información de Licencias Ambientales en el cual se cargan todas las actividades misionales que se desarrollan enANLA, este también permite la parametrización de nuevos procesos y actividades y realizar el seguimiento a las actividades eindicadores y sus tiempos de respuesta. Este documento contiene el procedimiento a seguir para acceder al sistema de Información deLicencias Ambientales, muestra la descripción general de los módulos que componen al aplicativo, da las recomendaciones generalespara el uso de las plantillas y la administración de las actividades dentro del sistema. Adicionalmente indica el proceso para laanulación de actividades y la recuperación de contraseñas, finalizar exponiendo unas recomendaciones generales para la correcta


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operación de las actividades.

2. Objetivo

Dar los lineamientos de uso del Sistema de Información de Licencias Ambientales SILA, indicando sus funcionalidades principales y laforma correcta de operación, con el fin de que el usuario ingrese al aplicativo, cree y haga seguimiento de sus Casos.

3. Alcance

El manual inicia indicando las funcionalidades principales de la herramienta e indicando la correcta administración de las actividadesdentro de esta, finaliza dando las pautas para la restauración de las contraseñas y la correcta operación de las actividades. Aplica atodos los funcionarios y contratistas incorporados que tienen relación con la misionalidad de la entidad.

4. Definiciones

Bitácora: Registro digital en el que se guardan todas las acciones realizadas en el sistema de información.

CITES: La Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres por sus siglas en inglés.

Clasificación Taxonómica: En biología, ordenación jerarquizada y sistemática, con sus nombres, de los grupos de animales y devegetales.

Cobro Coactivo: Es un procedimiento que busca, mediante diferentes actuaciones, el recaudo de una obligación dineraria a favor de laadministración, contenida en un documento que presta mérito ejecutivo, sin que surja la necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria.

Cuotas de Exportación o Importación: Restricción al comercio que establece un límite físico sobre la cantidad de un bien que sepuede importar a un país en un período de tiempo determinado.

DOCX: Formato de los archivos de edición de texto de Microsoft Word.

Formulario: En el contexto del sistema de información se refiere a toda funcionalidad que permite el diligenciamiento de datos através de un conjunto de campos de captura.

HTML: Lenguaje de marcas de hipertexto por sus siglas en inglés, es un lenguaje de programación para la elaboración de páginas web.Es un estándar que sirve de referencia del software que conecta con la elaboración de páginas web en sus diferentes versiones, defineuna estructura básica y un código para la definición de contenido de una página web, como texto, imágenes, videos, juegos, entreotros.

Intranet: Espacio virtual y dispuesto únicamente para colaboradores de ANLA con su usuaio institucional activo en donde se encuentrala información de interés para uso interno en la entidad.

JPG: Formato de compresión de imágenes, tanto en color como en escala de grises, con alta calidad.

NUR: Número único de radicado.

Organigrama: Organización jerárquica de roles que se ajusta a la estructura organizacional de la entidad.

Parametrización: Proceso a través del cual se configura una funcionalidad del sistema para que se ajuste a los requerimientosespecíficos del usuario.

Rol: Cargo o función que alguien o algo desempeña en el marco del sistema de información.

Segunda Clave: Contraseña secundaria usada para los procesos de aprobación de las actividades en SILA.

SIGPRO: Sistema de Gestión Documental y Procesos.

SILA: Sistema de Información de Licencias Ambientales.

SILPA: Sistema de Información de Licencias y Permisos Ambientales.

VITAL: Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea.

5. Normativa


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Tipo Número Fecha Epígrafe Articulos

Ley 1273 05-01-2009Por medio del cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídicotutelado – denominado “De la Protección de la información y de los datos”- y sepreservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información ylas comunicaciones, entre otras disposiciones.

Todos losartículos.

Ley 1437 18-01-2011 (Nuevo Código Disciplinario Único), en lo relacionado con la incorporación de lasTecnologías de la Información y las Comunicaciones en la administración pública.


Ley 1581 17-10-2012Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar yrectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos oarchivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública oprivada.


Decreto 2573 12-12-2014 Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia deGobierno en Línea.


Decreto 1078 26-05-2015 Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones.


Decreto 415 07-03-2016Por medio del cual se establecen los lineamientos para la implementación de lafigura de Director de Tecnologías y Sistemas de Información en las entidadespúblicas.


Decreto 1499 11-09-2017

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto ÚnicoReglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema deGestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, Que se requierereglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema deControl Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos,métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos yentidades del Estado.


Decreto 1008 14-03-2018Por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digitaly se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones.


6. Desarrollo

6.1. ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema SILA, se puede hacer uso del link directo, la página web o la intranet ANLA.

6.1.1. Dirección URL

Ingresar directamente a la aplicación a través de la siguiente dirección URL: http://sila.anla.gov.co:81/login.aspx.

6.2. Página Web ANLA

Dar click en el siguiente link: http://www.anla.gov.co/1.Poner el cursor sobre el menú Entidad.2.Ir a la opción Servicios Internos.3.Seleccionar la opción: SILA - Sistema de Información de Licencias Ambientales.4.


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6.1.3. Intranet

El ingreso a SILA también se puede dar desde la Intranet:

Ingresar a la intranet desde la página web diligenciando las credenciales institucionales.1.Ingresar al menú Tecnologías.2.Se despliega el botón Sistemas de Información, dar click.3.En la nueva ventana seleccionar SILA.4.

6.1.4. Página de inicio

Se presenta la siguiente pantalla, ingrese su nombre de usuario y Clave.


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6.2. MÓDULOS SILA

Al ingresar a SILA se visualiza los siguientes módulos:

SeguridadParametrizaciónCITESExpedientes ReportesFinancieroOtros procesosÍconos adicionales

6.2.1. Módulo Seguridad

El usuario administrador ó un usuario que tenga permisos asignados podrá crear y listar los diferentes roles del sistema, administrar losresponsables, organigrama, grupos de trabajo y consultar la bitácora.

6.2.1.1. Roles

En esta ventana se puede administrar los roles existentes en el sistema.


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Mediante el botón Crear rol se puede diligenciar el formulario para la creación de un nuevo rol.

6.2.1.2. Organigrama

En este menú se puede administrar el organigrama del sistema creando, modificando o eliminando los cargos y sus jerarquías.

6.2.1.3. Responsables


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En la ventana Responsables se puede administrar las responsabilidades de los colaboradores, para esto se debe buscar a la persona encuestión usando el formulario de búsqueda.

En la lista de resultados se debe dar click en el nombre para acceder al formulario de administración.

Para la creación de responsables se debe dar click en el botón Crear Responsable y diligenciar el formulario emergente (es el mismo dela Figura anterior).

6.2.1.4. Bitácora

En la ventana de bitácora se puede consultar, de forma cronológica, las acciones ejecutadas en el contexto de un expediente,Administrador, Módulo y/o Acciones o en un intervalo de tiempo definido.


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En el listado resultante se muestra las acciones que concuerden con los criterios de búsqueda.

6.2.1.5. Grupos de Trabajo

En esta pestaña se permite la creación o administración de Grupos de Trabajo, para esto se puede acceder al formulario de un grupo detrabajo buscando por el nombre o la identificación de un integrante.

En el listado resultante se debe dar click en el nombre del grupo para acceder al formulario de administración.

Para la creación de un nuevo grupo se debe dar click en el botón Crear Grupo Trabajo y diligenciar el formulario emergente(corresponde al formulario indicado en la Figura anterior).

6.2.2. Módulo Parametrización

En este módulo los administradores podrán manejar los parámetros del sistema. Estos parámetros definen aquellas listas de datos queson susceptibles de cambio, como un listado de dependencias o de ocupaciones.

6.2.2.1. Tablas Básicas

La pestaña Tablas Básicas lista todos los campos disponibles en las tablas que permiten el correcto funcionamiento de SILA.


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Al hacer click en el nombre del campo, se permite realizar la administración de los datos según se muestra en la siguiente imagen.

Para la adición de un valor al campo se debe ingresar el nombre en la casilla Valor y dar click en Salvar valor. Por otra parte, pararealizar la edición de un dato ya existente se debe presionar el botón Editar en la parte izquierda de la pantalla y modificar lo deseado.

Nota: Los valores solicitados para la creación o edición de los datos depende de la estructura del campo sobre el que se estéparametrizando, por ejemplo, en la siguiente imagen se expone el campo “Autoliquidación Tablas”.


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6.2.2.2. Trámites

De manera similar, la pestaña de trámites permite realizar la parametrización de todo lo relacionado con los trámites gestionados porSILA. Se puede parametrizar:

TrámitesEstadosEtapasActividadesAlertasConceptosAutosResolucionesOficiosActasCertificados

El proceso de parametrización para los ítems listados anteriormente es similar, las diferencias residen en los datos o valores que sedeben considerar. Tomando como muestra una parametrización de trámites, inicialmente en pantalla se muestra un buscador que através de un campo de texto habilita la búsqueda de un registro existente para su parametrización o un botón Crear Trámite para lacreación de uno nuevo.

Para la creación de un nuevo trámite se debe dar click en el botón Crear Trámite, con lo cual se desplegará el formulario para laparametrización de trámites, en el cual se debe configurar este según lo requerido.

En caso de requerir modificar un registro existente, se debe realizar la búsqueda en el buscador general e identificar el registro encuestión en el listado resultante.


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Se debe dar click en el nombre del trámite que se desee modificar y con esto se desplegará el formulario de parametrización, igual alexpuesto en el caso de la parametrización de un nuevo trámite.

El mismo proceso de creación o modificación se aplica para los demás casos con la diferencia en los datos y valores que se requierenpara cada particularidad.

6.2.2.3. Plantillas

La pestaña de Plantillas permite realizar la parametrización de las plantillas de los documentos usadas en la gestión de actividades enSILA. Es importante que toda plantilla parametrizada en SILA se encuentre disponible y funcional en SIGPRO con el fin de garantizar unacorrecta operación del sistema.

Para realizar la parametrización de una nueva plantilla se debe ingresar los datos solicitados en el formulario de creación (ver lasiguiente imagen) y adjuntar el documento correspondiente. Posteriormente dar click en Crear plantilla.

Para modificar la parametrización de una plantilla existente. Se debe dar click sobre el nombre de la seleccionada, con lo que el sistemaincluirá y enlazará los datos y valores al formulario de búsqueda.

Con lo que se podrá cargar el nuevo documento y modificar lo requerido.

6.2.2.4. Usuarios


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La pestaña Usuarios permite realizar la administración de los usuarios solicitantes de los trámites gestionados por SILA. Para esto sepueden realizar tres acciones: Crear, Aprobar y Modificar.

Para Crear un usuario se debe dar click en el botón Crear usuario en la parte superior izquierda del buscador.

Se desplegará el formulario de creación de usuarios, el cual debe ser diligenciado y dar click en el botón Salvar Usuario.

Para la modificación de un usuario existente, en el buscador de la ventana principal de la pestaña Usuarios se debe incluir un término ypresionar en Buscar Usuario.


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Del listado resultante se debe dar click en el Nombre del usuario para acceder al formulario de modificación para efectuar los cambios.

Por otra parte, los solicitantes de trámites pueden solicitar la creación de una cuenta de usuario en SILA, estas solicitudes se listarán enla ventana que emerge después de dar click en el botón Aprobar usuarios en la parte superior derecha del buscador.

En esta ventana se podrá aprobar o rechazar dando click sobre las respectivas palabras, dependiendo de la revisión del detalle de lasolicitud realizada.

6.2.2.5. VITAL – Homologación de Datos

La pestaña de Homologación de datos permite configurar la comunicación entre VITAL y SILA para la transferencia de datos desde laventanilla hacia el sistema. Para esto se dispone de un buscador de tablas en el cual se debe ingresar un término de búsqueda y darclick en Buscar.


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En el listado emergente se debe dar click en el botón Editar para ingresar el nuevo valor de homologación de esa tabla.

6.2.3. Módulo Cites

NO SE ENCUENTRA EN FUNCIONAMIENTO.

6.2.4. Módulo Expedientes

El módulo de expedientes permite a los usuarios la búsqueda y operación de los expedientes y dar continuidad al flujo de etapas yactividades que han sido instanciadas. Es en donde se gestionan y consolidan todas las actividades y documentos (Autos, oficios,resoluciones, conceptos técnicos, etc.) que intervienen en la evaluación y seguimiento de licencias, permisos y trámites ambientales.

6.2.4.1. Crear expedientes

En esta opción el usuario del sistema puede crear un nuevo expediente anexando datos como el número de referencia, el tipo detramite según clasificación previamente establecida en base de datos (Parametrización de Trámites), el nombre del expediente,seleccionar el usuario solicitante al cual previamente se le han asociado los permisos respectivos para la creación de expedientes en elmódulo Parametrización - Usuarios - Crear Usuario, y por último el sector al cual pertenece, el cual también ha sido preestablecido en elmódulo Parametrización - Tablas básicas - Financiero - Sector. Una vez haya ingresado toda la información, presione el botón Crearexpediente.


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Campos:

Fecha de apertura: Fecha apertura del expediente.Número VITAL: Numero VitalNúmero de referencia: Numero de referencia del expediente.Tipo de trámite: Es el tipo de tramite sobre el cual se va a realizar la solicitud.Prefijo de expediente: Identificador de cada trámite.Número de expediente: Numero del expediente asignado.Identificador tipo expedienteAño: Año de creación del expediente.Etapa del trámite: Etapa en la cual inicia el expediente (Cuando un expediente es creado, la etapa por defecto es creada. En laconfiguración del trámite se especifica la etapa por defecto)Nombre del expediente: Nombre del expediente.Sector: Sector al cual pertenece el expediente.Usuario: Usuario que genera el expediente

Una vez el usuario haya diligenciado los campos debe dar clic en el botón Crear expediente.

6.2.4.2. Buscar expediente

Por medio de esta ventana el usuario puede buscar uno o varios expedientes a través de las siguientes opciones:

Número de expediente (texto): Si conoce el número del expediente a buscar, digítelo en este campo y presione el botónEntrar, inmediatamente, el sistema abrirá el expediente solicitado.Nombre del expediente (texto)Número VITAL (Numérico)Tipo de trámite (Lista)Estado (Lista)Departamento (Lista)Usuario (Texto)Sector (Lista)Fecha de desde (Selector de fechas)Fecha hasta (Selector de fechas)Número de acto (Texto)Año acto (Lista)

Para hacer búsquedas, se utiliza los filtros nombre del expediente, el tipo de trámite al que está asociado, la fecha desde, el usuario y/opor el sector al cual pertenece el expediente. Puede hacer las combinatorias diligenciando los campos necesarios y presione el botón“Buscar expediente”, automáticamente el sistema filtrará su búsqueda para listar los resultados. Esta misma lista de resultados de labúsqueda puede ser exportada a un archivo de Excel.


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A continuación, se muestra un listado de expedientes, a los cuales podrá acceder presionando el link bajo la columna No. delexpediente que desea editar o consultar:

Una vez seleccionado el expediente a consultar, entrará en la siguiente pantalla, donde encontrará diferentes pestañas para la ediciónde la información los cuales se explicarán posteriormente; adicionalmente podrá ver un cabezote en la parte superior con lainformación del expediente, el número que le corresponde y el nombre del trámite.

6.2.4.2.1. Pestaña información general


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En esta opción, se encuentra la información general del expediente como:

Número de VITALNombre del proyectoNombre del solicitanteDescripción del proyectoExpedientes relacionados (Como derechos de petición, quejas y reclamos y correspondencia, etc.)Estado ProyectoSubestado ProyectoCostos Proyecto Periodo Actual Municipios Sector PadreSector HijoFecha de inicioInformación de seguimientoEtapa del ProyectoRegión SeguimientoValor Proyecto Periodo Actual

Adicionalmente, en esta ventana el usuario podrá encontrar los solicitantes y terceros intervinientes del proyecto y las opciones de:Calidad de Notificado, Localizaciones, comunidades y Autoridades Ambientales.

Calidad de Notificado: Son todos los usuarios a los cuales se van a notificar las diferentes actividades que se realicen en el expediente,son usuarios que de alguna forma se ven afectados por el desarrollo del proyecto y tienen algún rol dentro del avance operativo delexpediente.

Para ingresar el Usuario a notificar se debe ingresar en el campo nombre, algún nombre clave o simplemente dar clic en el botónVerificar Usuario, en la ventana emergente se presentan todos los registros que coinciden con la búsqueda.


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Se identifica el usuario a notificar, primero se le debe asignar el Tipo de Usuario, luego se selecciona el check y da clic en el botónAdicionar Usuario. Los tipos de Usuarios son los siguientes: Tercero Interviniente, solicitante, Representante legal y Apoderado. Sepresenta una grilla con los datos del usuario seleccionado.

6.2.4.2.2. Pestaña etapas

A través de esta opción el usuario podrá crear diferentes y varias Etapas según lo necesite, establezca el tipo de etapa y presione elbotón Salvar Etapa. En esta pestaña el usuario podrá ver las etapas por las que ha pasado el trámite.

6.2.4.2.3. Pestaña actividades

Buscar activades (Tareas)En estos formularios, el usuario podra buscar las actividades asignadas a desarollar de su sector ya sea como cordinador, revisor otecnico.Los buscadores de actividades deben regirse por políticas importantes de consulta de actividades:

Actividades que han sido asignadas al responsable en sesión.Actividades que han sido creadas por el responsable en sesión Actividades que pueden ser finalizadas por el cargo del responsable en sesión.Tareas que cumplan todos los requisitos mencionados, y que, además, no hayan sido finalizadas.


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El buscador de actividades cambia dependiendo del momento en que se acceda a él. Existen dos posibilidades:

Dentro del Expediente: cuando el responsable se encuentra consultando cualquier ítem creado a partir de la ejecución de unexpediente dentro de la jerarquía del mismo. Gráficamente se puede identificar cuando en la parte inferior al menú principalaparece un apartado de información del expediente Pestaña Actividades del Expediente.

Fuera del expediente: cuando el responsable se encuentra consultando cualquier ítem que no ha sido creado a partir de laejecución de un expediente dentro de la jerarquía del mismo. Bajo esta condición se habilitan dos filtros que no se debenpresentar en caso de contexto de expediente: Tipo Trámite, Número de Expediente Icono de tareas.

Cuando el usuario quiera consultar o dar flujo a una tarea en particular, debe seleccionar el nombre que aparece en la columnaActividad.

Seguimiento de actividades

En esta ventana el usuario puede hacer seguimiento de las actividades en fase de operación, editar la de fecha de inicio y la lista deresponsables asignados (siempre y cuando el usuario en sesión tenga los permisos asociados).


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De la misma forma, los responsables encargados de ejecución y finalización de la tarea (actividad instanciada) pueden efectuar lospasos lógicos para el desarrollo de esta, además de cargar datos referentes a los documentos que serán generados en la finalización dela tarea. Solamente los responsables que pueden finalizar tarea podrán ver ciertos ítems ubicados en el formulario.

Si el responsable en sesión está habilitado para finalizar la actividad, se muestra el combo de cambio de Estado de la actividad y seactiva el botón de Salvar comentario.


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Si el responsable en sesión es ejecutor de actividad, se muestra el botón de Salvar comentario, pero se oculta el combo de Estado de laactividad. Si ninguna de las dos condiciones se cumple, se ocultan el combo de Estado de la actividad y el botón Salvar comentario. Siel responsable en sesión es quien asignó la tarea, se habilitan los botones de Salvar actividad, el selector de responsables de la tarea yel campo modificable de edición de fecha de inicio de actividad.

Desarrollo de una actividad

En esta ventana el usuario el usuario podrá desarrollar la actividad asignada, es importante diligenciar el campo comentario sobre laactividad y descripción del documento.

6.2.4.2.4. Pestaña Autos y Resoluciones

En este formulario se puede consultar la información detallada correspondiente a un acto administrativo generado para un expediente.Igualmente, aquí se tiene acceso a descarga del archivo siempre y cuando el documento este notificado o ejecutoriado y pertenezca alsector al cual el usuario está asignado.

Cuando la tarea es finalizada y genera un acto administrativo, se realiza una redirección al formulario de búsqueda de actos


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administrativos del tipo correspondiente. Para realizar una búsqueda detallada, se puede realizar realizando el filtro a través de laEtapa (Presenta las etapas que tiene el expediente):

6.2.4.2.5. Pestaña Conceptos

En este formulario se puede consultar la información detallada correspondiente a conceptos técnicos generados para el expediente.

6.2.4.2.6. Pestaña Oficios

En esta ventana se pueden listar todos los documentos existentes en el SILA para el expediente. Los documentos magnéticos estáncargados a partir del diciembre de 2006 hasta la fecha. Los documentos anteriores a esta fecha se encuentran dentro de losexpedientes en medio físicos.


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6.2.4.3. Listar documentos

En este formulario de búsqueda, el usuario puede listar los actos administrativos directamente sin necesidad de navegar dentro de unexpediente, para facilitar el acceso a los documentos.

Una vez ingresados los filtros de búsqueda, el usuario debe hacer clic en el botón Buscar documentos para ver la lista de resultados.

Dentro de la tabla que muestra los resultados de búsqueda aparecerán dos links dentro de las columnas Número de acto administrativoy Número de expediente que le permitirán al usuario acceder de forma directa a la información detallada del acto administrativo o alexpediente.

6.2.4.4. Programación de Visitas

Este módulo es utilizado para la creación de las visitas de seguimiento que se realizan a los diferentes proyectos. Dentro de esteformulario el usuario del sistema podrá ASIGNAR actividades de visita y que se encuentran asociadas a expedientes dentro de la etapade seguimiento.

En la parte superior del formulario el usuario encontrará un segmento en el que puede hacer uso de filtros de búsqueda para listar lasactividades que han sido programadas o que pueden ser programadas dentro de un expediente que tenga etapas cuyas actividadeshayan sido parametrizadas como actividades de Visita de seguimiento, Seguimiento documental o Visita de Evaluación. Recuerde queel filtro correspondiente a Número de expediente puede recibir varios números de expedientes separados por comas (,) para realizaruna búsqueda delimitada para varios expedientes.

Una vez el usuario haga clic en el botón Buscar programación en la parte inferior del formulario aparecerá una tabla que contiene losresultados de búsqueda, permitiéndole a su vez configurar la asignación de tareas que necesite. Cuando los resultados aparezcan enpantalla, el usuario puede guardar la información de las tareas que desea programar haciendo clic en el botón Salvar Actividades.

Si la tarea por alguna razón no aparece dentro de los resultados de la búsqueda, el usuario puede programarla, a través del formularioel cual muestra un apartado especial para la asignación manual de tareas.


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Una vez diligenciados los datos el usuario debe dar clic en el botón Salvar Programación.

6.2.4.5. Archivar, Reaperturar y Acumular Expedientes

Las siguientes tres funcionalidades cumplen con un flujo de operación similar, a continuación, se detalla el proceso para ArchivarExpedientes que aplica de la misma manera para reaperturar y acumular expedientes.

En la pestaña de Archivar Expedientes se listan todas las actividades de archivar expedientes que el usuario tenga pendientes.

Para hacer efectivo el archivo del expediente se debe dar seleccionar la casilla de verificación al lado izquierdo del Numero Expedientey posteriormente dar click en el botón de Iniciar Proceso Archivo. Se generará una ventana de confirmación que debe ser aceptada.

Al acepar el proceso, emerge un mensaje de confirmación del archivo del expediente.

En caso de requerir cancelar la solicitud de archivo se debe dar click en el botón Cancelar Solicitud, diligenciar el motivo decancelación y presionar el botón Cancelar Solicitud de Archivo.


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6.2.5. Módulo Reportes

En este módulo, el usuario puede encontrar reportes parametrizados de acuerdo con los diferentes requerimientos y necesidades.

6.2.5.1. Solicitud de reportes

Para realizar una solicitud de creación, modificación o eliminación de un reporte, esta debe ser realizada teniendo en cuenta lassiguientes reglas de negocio:

La solicitud de crear, modificar o eliminar un reporte en SILA se debe realizarse a través de la matriz Solicitud de reportes SILA,1.la cual debe estar diligenciada en su totalidad y enviada desde la mesa de ayuda del responsable del reporte.El responsable de un reporte en SILA es:2.

Director1.Subdirector2.Jefe de Oficina Asesora3.Coordinador4.

Todo reporte de SILA debe tener un responsable, quien será el custodio del reporte y única persona encargada de realizar la3.solicitud de creación, modificación o eliminación de un reporte a través de la mesa de ayuda.El nombre del reporte debe estar redactado en lenguaje común y relacionado al reporte.4.En la solicitud se debe describir la justificación, objetivo y que se va a medir con este reporte. 5.Los tiempos establecidos para realizar los ajustes respectivos en los reportes de SILA son:6.

6.2.5.2. Listado de reportes

Presenta el listado de los reportes parametrizados de acuerdo con las solicitudes realizadas:


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Seleccionar el reporte requerido y diligenciar los campos establecidos. Para exportar el reporte, debe seleccionar el formato y luego darclic en Export.

Los formatos para exportar reportes son:

Archivo XML con datos de informeCSV (delimitado por comas)Archivo TIFFArchivo PDF de AcrobatArchivo WebExcel

6.2.5.3. Reporte Oportunidad

Es una herramienta que tiene por objetivo realizar el seguimiento de la ejecución, revisión y finalización de cada una de las tareasasignadas a los usuarios internos en SILA; medir el cumplimiento en el área de calidad según los defectos e inconsistencias encontradasal momento de realizar un cambio de estado (ejecución y revisión) y por ultimo brinda la información del comportamientoadministrativo de la entidad esto hace referencia a comisiones, legalización de comisiones y radicación de cuenta de cobro.

Este reporte puede ser generado por cualquier usuario interno de SILA. Para su generación debe aplicarse los filtros predeterminados(el filtro obligatorio para este reporte es el rango de Fechas):

Incluir informe por RANGO DE FECHAS (desde - hasta) Incluir informe por SECTORESIncluir informe por GRUPOS DE TRABAJOIncluir informe por TRAMITEIncluir informe por EXPEDIENTEFiltro para RESPONSABLESIncluir informe por RESPONSABLE QUE RECIBEIncluir informe por RESPONSABLE QUE ORIGINA


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6.2.6. Módulo Financiero

Este módulo agrupa funcionalidades referentes a la consulta de cobros generados dentro de SILA, cobros coactivos generados en SILA,costos (registrados manualmente dentro de la aplicación) y balance.

6.2.6.1. Cobros Evaluación, Seguimiento y Coactivos

La administración de los cobros relacionados con los trámites de Evaluación, Seguimiento y procesos Coactivos se maneja de formasimilar, a continuación, se describe la funcionalidad para Cobros Evaluación que aplica de la misma manera para Seguimiento yCoactivos.

La ventana presenta en primer lugar un buscador de cobros, que permite buscar un cobro generado en el marco de un expediente enespecífico usando cualquiera de los campos indicados en el formulario.

En el listado resultante se puede dar click en cualquier lugar de la fila del registro para expandir los detalles de este.

En la parte izquierda de la tabla se habilitan los botones Ver Detalle y Asignar Pago, al hacer click en Ver Detalle se despliega laventana con todo el detalle del cobro.


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En caso de que al momento de la consulta no se haya registrado un pago para el cobro, también se tiene disponible el botón AsignarPago, que permite asociar un pago al registro a través del diligenciamiento del formulario de Conciliación de Pago.

6.2.6.2. Costos

En el Centro de Costos se permite el registro de los costos en los que la entidad ha incurrido en su operación misional, para esto sedebe hacer uso del formulario de registro de costos.


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Adicionalmente se puede listar los gastos registrados a partir de un intervalo de fechas.

6.2.6.3. Balance

El módulo de balance permite extraer los balances financieros de cobros, recaudos y costos registrados en un intervalo de tiempopredeterminado por el campo dispuesto en la parte superior de la ventana.

6.2.6.4. Pagos ConciliaciónLa funcionalidad de Conciliación de Pagos permite realizar el cargue de los pagos realizados usando el botón de Cargar Archivo Pagos,en el que se puede adjuntar el documento correspondiente. Adicionalmente se dispone de un buscador de pagos cargados


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previamente.

6.2.7. Otros Procesos

En este módulo se da acceso a funcionalidades extra relacionadas con Anulación de tareas (detallado en la sección Anulación deActividades), programación de tareas en días no hábiles, información técnica de inversiones del 1%, Sistema de Recolección Selectiva yNotificaciones de Actos Administrativos.

6.2.7.1. Tareas Programadas Día No Hábil

En esta pestaña se permite la búsqueda de actividades asignadas para ejecución durante días no hábiles. La búsqueda se realizamediante la selección de un intervalo de tiempo, en el listado resultante se puede dar click en el campo de Actividad para acceder alformulario de administración de la actividad (para detalles remitirse a la sección 6.3).

6.2.7.2. Información Técnica 1% y Sistema de Recolección Selectiva

Los módulos de Información Técnica 1% y Sistema de Recolección Selectiva permiten buscar, editar, eliminar y/o crear registrosrelacionados con dichas temáticas. A continuación, se detalla el caso de Información Técnica 1%, para la pestaña de Sistema deRecolección Selectiva aplica de igual manera.

En este módulo se encuentran los registros de la información técnica relacionada con el concepto técnico de compensación y 1%. Laventana inicial presenta el buscador de información, para esto se debe diligenciar uno o varios de los campos del formulario debúsqueda.

Como resultado se muestra el listado de registros disponibles, en donde se puede Editar o Eliminar el registro dando click en losbotones dispuestos en la parte derecha de la pantalla.


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Para Editar un registro se debe modificar el formulario emergente y dar click en Guardar.

En el caso de la eliminación, al accionar el botón de Eliminar surgirá un mensaje de validación y al aceptarlo uno de confirmación.

Para agregar un nuevo registro se debe dar click en el botón Agregar Información Técnica Uno Por Ciento en la parte superior derechade la pantalla y diligenciar el formulario emergente que corresponde al mismo usado para la edición de los registros existentes.

6.2.7.3. Notificación de Actos Administrativos

El Sistema de Notificaciones permite gestionar la forma de comunicación de los actos administrativos expedidos por la autoridad, paraacceder a este se debe dar click en el botón Notificación de Actos Administrativos. Dependiendo de si el rol del usuario cuenta con lospermisos correspondientes, en la nueva ventana, se mostrará el módulo completo que se compone de las siguientes funcionalidades:


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6.2.7.3.1. Estados, Flujos y Formatos Plantilla de Notificación

En estas pestañas se permite la creación o edición de la definición de los Estados, Flujos y Formatos Plantilla para el proceso deNotificación de los actos administrativos. A continuación, se detalla el funcionamiento para los Estados, esto aplica de la misma manerapara Estados, Flujos y Formatos Plantilla.

La ventana presenta un buscador en la parte superior, en este se puede buscar los estados existentes mediante su nombre odescripción.

En el listado resultante se muestran las coincidencias de la búsqueda, en la parte derecha se tiene habilitado el botón Editar, quepermite modificar el Nombre, la Descripción o el Estado del registro.

En caso de requerir Agregar un registro se debe dar click en el botón Adicionar Estado y diligenciar el formato emergente.

6.2.7.3.2. Firmas Plantilla Notificación

En esta pestaña se administra las firmas de las personas autorizadas para la expedición de las notificaciones de los actosadministrativos. De la misma manera, en la parte superior se presenta el formulario de búsqueda por Nombre del Autorizado.


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En el listado resultante se muestran las coincidencias de la búsqueda y en la parte derecha de la tabla se tiene habilitado el botón deEditar.

Al accionar el botón Editar, se presenta el formulario de modificación de la firma del autorizado, que permite agregar la firmadigitalizada de este para ser aplicada en los documentos expedidos.

En caso de requerir adicionar a una nueva persona autorizada se debe hacer click en el botón Adicionar Firma y diligenciar el formularioemergente (similar al de modificación mostrado en la Figura anterior).

6.2.7.3.3. Plantilla Notificación

En esta pestaña se puede administrar las plantillas disponibles para generar las notificaciones de los actos administrativos. De lamisma manera, en la parte superior se presenta el formulario de búsqueda por Nombre de Plantilla.


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En el listado resultante se muestran las coincidencias de la búsqueda y en la parte derecha de la tabla se tiene habilitado el botón deEditar.

Al accionar el botón Editar, se presenta el formulario de modificación de la plantilla, en donde se muestra, en código HTML, el formatode la misma y sus secciones adicionalmente permite agregar a las personas autorizadas para firmar el documento.

En caso de requerir adicionar una nueva plantilla, se debe hacer click en el botón Adicionar Plantilla y diligenciar el formularioemergente (similar al de modificación mostrado en la Figura anterior).

6.2.7.3.4. Estados por Flujos de Notificación

Esta funcionalidad permite administrar los Flujos de Notificación disponibles. En la parte superior se presenta un seleccionador deflujos, en el que se listan los disponibles.

Al seleccionar uno de estos, en el listado resultante se muestran los estados correspondientes a ese flujo y en la parte derecha de latabla se tiene habilitado el botón de Editar.


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Al accionar el botón Editar, se presenta el formulario de modificación del estado, que debe ser diligenciado en su totalidad y dar click enel botón Modificar.

En caso de requerir adicionar un nuevo estado al flujo, se debe hacer click en el botón Adicionar Estado al Flujo y diligenciar elformulario emergente (similar al de modificación mostrado en la Figura anterior).

6.2.7.3.5. Revisión, Notificación y Consulta de Actos Administrativos

Estas tres pestañas permiten revisar o consultar los procesos de comunicación de actos administrativos o ejecutar la notificación deestos. A continuación, se detalla la funcionalidad de la pestaña de Revisión cuya explicación aplica de la misma manera para la deNotificación y Consulta.En la parte superior se presenta un buscador de actos administrativos por la información relacionada a su respectivo trámite, como semuestra en el formulario. Se debe diligenciar uno o varios de los campos y dar click en Buscar.

En el listado resultante se muestran las coincidencias de la búsqueda, se listan los actos administrativos en cuestión y al dar click encualquier parte de la fila de un registro se expande el menú de acciones, que permite descargar el documento, modificar laconfiguración, editar a los involucrados o cambiar el estado.


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Al hacer click en el ícono de Editar Configuración, se despliega el formulario de edición, que permite seleccionar las acciones querequiera este acto administrativo (notificar, comunicar, cumplir, etc.).

Para cada acción seleccionada en el formulario de edición, se habilita el botón verde, al hacer click en este se despliega el formulario deconfiguración de la comunicación dependiendo de las personas involucradas.


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En caso de requerir adicionar una nueva persona, se debe hacer click en el botón Adicionar Persona y diligenciar el formularioemergente (similar al de modificación mostrado en la Figura anterior).

6.2.8. Íconos Adicionales

En la parte superior derecha SILA presenta los siguientes iconos:

6.2.8.1. Planeador

Permite verificar la carga laborar de cada profesional en SILA.

6.2.8.2. Correspondencia

Permite un acceso directo al módulo de Correspondencia de SIGMA, SIGPRO y VITAL.


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6.2.8.3. Tareas

Permite el acceso a las actividades de cada profesional realizando un filtro por el usuario autenticado en SILA

6.2.8.4. Plantillas

Permite un acceso directo al módulo de Plantillas.


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6.3. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

6.3.1. Plantillas de SILA

6.3.1.1. ¿Qué es una plantilla en SILA?

Una plantilla en SILA es una herramienta que le permite elaborar documentos a partir de un documento prediseñado haciendo uso deun editor de texto como lo es Word.

Es importante tener en cuenta que SILA y SIGPRO son dos sistemas que se encuentran integrados y que los documentos que subimos aSILA como plantilla (Tiene una funcionalidad que se llama marcadores los cuales permiten la interoperabilidad entre los sistemas y lageneración de los documentos en PDF debidamente numerados, radicados y firmados).

6.3.1.2. ¿Como usar las plantillas en SILA?

Ingresa a la actividad que le ha sido asignada en SILA.1.Descargue la plantilla.2.Elabore su documento, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:3.

No utilizar referencias cruzadas.No utilizar control de cambios.Cada imagen debe estar en formato .jpgLos nombres de los documentos deben ser cortos, no utilizar caracteres especiales, tildes (´), no utilice el signo punto(.) para separar las palabras y no utilice la ñ. Antes de subir el documento verifique que:El documento tenga extensión .doc o .docxEl documento no tenga marcadores diferentes a los establecidos para cada plantilla, en caso de tenerlos eliminarlosuno a uno. En el campo “Adjuntar documento” anexe solo un (1) documento (extensión .doc o .docx) los demás documentosdeben ir en el campo “Adjuntar documentos anexos”.

6.3.2. Ejecución de Actividades

Cuando se ingresa a SILA, por defecto muestra las actividades que el usuario tiene asignadas.

Número de expediente: número del expedienteTramite / Etapa: nombre del trámite Actividad Actividad: nombre de la actividad asignada NUR de entrada: número de radicado Tipo de Documento SIGPROResponsables: personas encargadas de participar en la actividad Estados: Cada estado tiene establecido una fecha límite y se manejan los siguientes:

Ejecución: el documento de la actividad se encuentra en proyecciónRevisión: el documento de la actividad se encuentra en revisiónFinalización: la actividad se encuentra para ser finalizada


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Finalizada: la actividad ha sido finalizada Para cada estado, el sistema presenta el siguiente semáforo

Rojo: actividad vencidaAmarillo: actividad próxima a vencerVerde: la actividad se encuentra en los plazos de ejecución Negro: actividad marcada para anular

Revisor(es) y/o Finalizador(es): personas encargadas de revisar y/o finalizar la actividad AprobadorVistos buenos pendientes: muestra el nombre de los responsables que están pendientes por registrar el visto Fecha de inicio: registra la fecha de inicio de la actividadFecha estimada de finalización: registra la fecha estimada de finalización de la actividadFecha ultimo comentario: registra la fecha del ultimo comentario realizado por los responsables.Documento: documento que se genera en la actividad. En Sila se maneja actividades que generan documentos y otras que no,sin embargo, se asignan actividades para manejo de trazabilidad.Número: número del documento de la actividad ArchivoIteraciones por Estado: cada vez que se realiza una acción en la actividad, el sistema guarda una iteración con movimientoasociado al estado.

6.3.2.1. Estado de ejecución

Para ingresar a la actividad, se da clic en el nombre de la actividad, ubicado en la columna actividad.

Al ingresar a la actividad, el responsable deberá descargar la plantilla de la actividad, proyectar en ella y adjuntarla. En el campoAdjuntar documento, el responsable deberá subir el documento y en caso de que se requiera adjuntar anexos, en el campo Adjuntardocumentos anexos podrá subirlos y luego dar clic en salvar comentario.


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Campos del formulario de la actividad:Comentario sobre la actividad: campo que permite realizar la comunicación con los responsables de generar el documentofinal. Error asociado: campo que le permite a los revisores hacer la devolución de los documentos con el fin de realizar los ajustespor parte del ejecutor. A d j u n t a r d o c u m e n t o / A d j u n t a r d o c u m e n t o s a n e x o s : c a m p o d o n d e s e a d j u n t alos asociados a la actividad. Este campo maneja un identificador de documento, para los anexos se identifican con la letra a deinicial.Descripción del documento: se describe de manera resumida el contenido del documento.

6.3.2.2. Registro del visto bueno

El visto bueno se debe registrar siempre que se haga el cargue del documento en el formulario de la actividad, de esta manera segarantiza el manejo de las versiones que se cargan en el sistema sea el primer documento o las diferentes versiones efecto de lasrevisiones de este. Para registrar el visto bueno, se debe dar clic en el campo Registrar su visto bueno.


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El sistema pregunta que si se está seguro de registrar la información del visto bueno de la actividad y se da clic en SI.

Posterior se debe ingresar la segunda clave y luego validar.

De esta manera queda registrado su visto bueno.

6.3.3. Revisión de Actividades


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El revisor debe descargar el documento desde la opción Documento actual o desde la Bitácora opción Documento, se debe tener encuenta descargar la última versión del documento ya que en esta se muestran todas las versiones adjuntadas. El revisor puededevolver a ejecución la actividad para que se realicen ajustes al documento, en caso de que este ya este para finalización, deberárealizar comentario sobre la actividad y salvar comentario.

6.3.4. Finalización de Actividades

Para la finalización de las actividades en SILA es de importante que la actividad cuente con la totalidad de los vistos buenos, en caso deque falte algún visto bueno la actividad no podrá ser finalizada. Una vez la actividad haya finalizado, verificar que el documento segenere y se guarde en la pestaña correspondiente. (Conceptos, Autos, Resoluciones, Oficios).

6.3.5. Anulación de Actividades

Esta nueva funcionalidad del sistema permite la anulación controlada de actividades registradas en el Sistema de Información deLicencias Ambientales – SILA de la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA.

6.3.5.1. Solicitud de anulación

El usuario debe solicitar a través de correo electrónico institucional a la persona que tenga asignado el rol Marcador anulación, laanulación de la actividad registrada en el Sistema de Información de Licencias Ambientales – SILA, esta solicitud de anulación de laactividad debe contener la siguiente información:

DependenciaEstado de la actividadNúmero expedienteActividad SILAFecha y Hora de inicio de ActividadLink/URL ActividadCausal de anulaciónMotivo anulación

A continuación, se describen cada uno de estos ítems:


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El siguiente, es un ejemplo de solicitud de anulación de actividad, enviada por el Usuario a través de correo electrónico al usuario conrol Marcador anulación:

6.3.1.1. Marcación de actividades a anular

El usuario con el rol Marcador anulación recibe el correo electrónico y procede a iniciar la marcación de la actividad o actividades aanular en el Sistema de Información de Licencias Ambientales – SILA. Una vez marcadas las actividades estas quedan bloqueadas.

El proceso a seguir es:

Otros procesosSolicitud anulación tareas

En la pestaña Otros Procesos, ingresar a Solicitud anulación tareas y luego clic en Buscar actividades para anular.

En la ventana emergente, se debe dar click en la opción Solicitar de la actividad correspondiente.


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Nota: El usuario que anulara la actividad, es la persona que tiene asignado el rol Anulador, previamente parametrizado en el sistema.

Una vez diligenciado la totalidad de los campos se procede a dar clic en Solicitar Anulación. El sistema presenta un mensaje de carácterinformativo donde dice que la solicitud ha sido grabada con éxito y se da clic en Aceptar.

6.3.5.3. Anulación de las actividades

Cuando las actividades han sido marcadas y enviadas, llegan a la bandeja de tareas de anulación de la persona que tenga asignado elrol Anulador. Cuando el usuario ingresa a SILA, aparece un mensaje informativo en la parte inferior derecha indicándole que tienesolicitudes de anulación pendiente.


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El usuario puede ingresar (i) a través del mensaje que se muestra en la parte inferior derecha o (ii) desde el Módulo Otros procesos yluego ir a la pestaña Anulación Tareas.

El usuario con rol Anulador debe revisar y verificar cada una de las actividades que le han sido enviadas para anular.

En la columna Anular presenta las siguientes opciones:

Anular: Aprueba la anulación de la actividad.Rechazar: Rechaza la anulación de la actividad.Sin acción: No se realiza acción alguna sobre la actividad, esta queda activa dentro de las actividades pendientes por anular.

Para anular las solicitudes realizadas, se selecciona la opción Anular, y se da click sobre Iniciar Proceso Anulación. El sistema muestraun mensaje de verificación que pregunta si desea continuar con la anulación, y se da clic en Aceptar.

Una vez se procede a dar clic en Aceptar, el sistema presenta un nuevo mensaje informativo donde indica que el proceso ha sidograbado con éxito.


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6.3.5.4. Excepciones de anulación de actividades

Las actividades creadas en el SILA no serán anuladas en los siguientes casos:

Si el documento resultante de la actividad solicitada a anular es un acto administrativo que ha sido notificado.Si el documento resultante de la actividad solicitada a anular es un acto administrativo que está en proceso de notificación.Si el documento resultante de la actividad solicitada a anular es un concepto técnico y ya ha sido acogido por un actoadministrativo.Si el documento resultante de la actividad solicitada a anular es un oficio que ha sido enviado y/o entregado al usuario.

6.4. CONTRASEÑAS

En esta sección se expondrán los mecanismos para realizar el cambio de contraseña, la generación de segunda calve y se indicarán laspolíticas de contraseña que se deben seguir.

6.4.1. Restauración o Cambio de Contraseña

A continuación, se presentan las dos opciones que tiene el Sistema de Información Ambientales relacionadas con el cambio de la clavede acceso al sistema:

6.4.1.1. Olvidé mi Clave

Para los casos en que no recuerde su clave, al seleccionar esta opción al correo electrónico le será enviada una nueva clave.

Paso 1: Ingrese a SILA y de clic en la opción “Olvide mi clave”.

Paso 2: Digite su usuario y luego de clic en la opción “Recordar clave”


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Al correo electrónico institucional le será enviada su nueva clave.

Posteriormente debe ingresar a SILA digitando la clave asignada, una vez dentro puede optar por cambiar a una clave personalizadasiguiendo los pasos de la sección posterior.

6.3.1.1. Cambiar mi Clave

Para los casos en que se requiera cambiar la clave, el proceso de cambio es inmediato. Es fundamental recordar la clave actual.

Paso 1: Ingrese a SILA y de clic en la opción “Cambiar mi clave”


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Paso 2: Se presenta un formulario con los siguientes campos, los cuales deben ser diligenciados en su totalidad:

Usuario: Digite su usuario Clave: Digite su clave actualNueva clave: Digite su nueva claveConfirma nueva clave: Confirme su nueva clave

Una vez diligenciados de clic en “Cambiar clave”.

6.4.2. Obtener la Segunda Clave

La segunda clave es para registrar el visto bueno en las actividades. Para generar la segunda clave debe dirigirse a la opción Segundaclave SILA ubicada en la parte superior derecha y dar clic.


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Y presenta el siguiente mensaje donde deberá dar clic en Generar.

6.4.3. Políticas De Contraseña

Dentro del funcionamiento del Aplicativo SILA, se cuenta con las siguientes políticas de manejo de contraseñas:

Longitud de la Contraseña: SILA valida la longitud de la contraseña que ingresa el usuario la cual no puede ser inferior a 8caracteres la contraseña debe tener letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales.Cambio Inicial de Contraseña: SILA requiere el cambio de contraseña al usuario en el momento que ingresa al aplicativo porprimera vez.Cambio de clave: SILA permite al usuario cambiar su contraseña en cualquier momento a través de la opción Cambiar mi clavedel acceso principal del sistema.Restaurar clave: Para los casos en que la contraseña haya sido olvidada, SILA permite al usuario restaurar su contraseña encualquier momento a través de la opción Olvide mi clave del acceso principal del sistema.

6.5. RECOMENDACIONES DE USO

Las siguientes recomendaciones deben tenerse en cuenta para la correcta operación de las actividades:

El visto bueno debe ser registrado por todos los usuarios participantes en la actividad para poder finalizar dicha actividad. Cada actividad tiene predeterminada una plantilla, esta debe ser descargada de la actividad y trabajar en ella. Es muyimportante trabajar sobre la plantilla de cada actividad, de esta manera no generara ningún error. Elabore el documento de cada actividad (en la plantilla correspondientes), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

No utilizar referencias cruzadas.No utilizar control de cambios.Cada imagen debe estar en formato .jpgY para el nombre delo documentos:

La longitud del nombre del documento no debe ser mayor a 100 caracteres.Se debe utilizar de la letra a hasta la z minúscula o mayúscula.Puede utilizar el carácter guion medio (-) y el carácter guion bajo (_) para separar las palabras del nombre deldocumento.No utilizar tildes (´), signo punto (.) para separar las palabras, la letra ñ, ni espacios.

Las personas participantes en la actividad deben tener registrada la firma en SIGPRO. (Para la creación de usuario y registro defirma se debe diligenciar el formato Control Firmas Digitalizadas).Evitar la reasignación de actividades, para el caso de que se hiciera se debe verificar que la plantilla corresponda a la nuevaactividad. Verificar que la actividad este creada en la etapa correspondiente. Diligenciar todos los campos del formulario de cada actividad.

7. Referencias bibliográficasNo Aplica, (0)


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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Nombre Nombre

Leonardo Bayona Rodríguez Luz Dary Pardo SantibañezEdith Jazmin Torres Rodriguez

Juan Miguel Morales FernandezErika Johanna Cortes Ospina

Cargo Cargo Cargo

Contratista Profesional EspecializadoProfesional Especializado Jefe de Oficina Asesora de Planeación

Fecha Fecha Fecha

03-03-2021 03-03-202103-03-2021

03-03-202103-03-2021

manual de usuario sila

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