GOBIERNO REGIONAL LAMBAYEQUEGerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

Sub Gerencia de Racionalización e Informática

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA

SIGA

MANUAL DE USUARIO

** MODULO CONVENIO - PLANILLAS **

INTRODUCCIÓN

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa esta desarrollado con el propósito de brindar servicios informáticos y ofrecer transparencia en la Gestión y Administración del Gobierno Regional Lambayeque. Uno de los módulos que lo conforma es el que corresponde a “Convenios de PLanillas”.

El modulo Convenio de Planillas esta orientado a dinamizar los procesos que demanda la carga de descuentos de terceros para el procesamiento de planillas obteniendo beneficios tanto la institución informante del descuento como la responsable de ejecutar dicho descuento. Para ello es necesario que ambas instituciones suscriban un convenio.

La operatividad de dicho módulo esta desarrollado en el presente documento denominado “Manual de Usuario del SIGA - Módulo Convenios de Planillas”. En este documento se encuentra los requerimientos mínimos de Hardware y Software para una mejor funcionalidad de la Aplicación, luego nos ofrece la dirección WEB donde se encuentra alojado el sistema y finalmente se explica detalladamente su utilización, para lo cual se ha estructurado en tres (3) partes para un mejor entendimiento.

Parte I: Opciones Generales

Parte II : Generar Nueva Hoja De Descuento

Parte III: Explorar una Hoja de Descuento Procesada

La parte I, nos explica donde encontrar el SIGA y como acceder a él.

La Parte II, nos detalla los pasos que ustede debe ejecutar para generar un

nuevo Código de Descuento. En cada paso a realizar se muestran las pantallas

con notas explicativas.

La Parte III, nos detalla todos los pasos a seguir para Explorar una Hoja de

Descuento Procesada; teniendo presente que solo se puede exportar dicho

archivo si la Hoja de Descuento esta en estado “Publicado”. Para esta parte

también se muestran pantallas con notas explicativas, siguiendo la misma

metodología de la parte I y II desde una fase inicial hasta su proceso final que es

con la Exportación del archivo y guardado en unidad de su PC.

INDICE

Pág

Requerimientos de Hardware................................................................. 4

Requerimientos de Software................................................................... 5

Ruta de acceso.................................................................................... 6

Tipos de usuarios y restricciones............................................................ 7

Control de acceso al sistema................................................................. 8

Definicion de opciones principales.......................................................... 9

Descripcion grafica y textual de las opcione............................................. 10

Parte I: Opciones Generales.................................................................. 11

Parte II: Generar nuevo Codigo de Descuento.......................................... 14

Parte III: Explorar una hoja Descuento Generada.................................... 26

Glosario de términos............................................................................ 29

Estructura de Tablas Predeterminada...................................................... 30

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Para un buen funcionamiento y desempeño en el SIGA, el usuario deberá de

cumplir con los siguientes requerimientos de Hardware que a continuación se

especifican :

• Requerimiento de Microprocesador

Optimo: Procesador Intel PentiumIV

Mínimo: Procesador Intel Pentium I

• Requerimiento de Memoria RAM

Optimo:256 Mb

Mínimo:128 Mb

Si usted no cuenta con estos requerimientos es posible que el sistema opere,

pero se le advierte que puede tener resultados no deseados.

REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Para un buen funcionamiento y desempeño en el SIGA, el usuario debe contar

con algunos requerimientos mínimos de software:

• Sistema Operativo

Microsoft Windows 9X / Me / 2000 / XP+ , o

Linux (Todas las versiones)

• Navegador Web

Internet Explorer 6,0+ , o

Mozilla Firefox

• Visualizador de Archivos PDF

Adobe Reader 6.0+

Si usted no cuenta con estos requerimientos es posible que el sistema opere,

pero se le advierte que puede tener resultados no deseados.

RUTA DE ACCESO

Ruta Principal de acceso al SIGA:

http://siga.regionlambayeque.gob.pe/mysiga/

TIPOS DE USUARIOS Y RESTRICCIONES

El SIGA define un nivel de seguridad que determina niveles de acceso al sistema, en función al tipo de usuario y su respectiva contraseña, para ello se ha clasificado a los usuarios de la siguiente manera:

•ADMINISTRADOR DEL APLICATIVO WEB (WEBAdmin): Es el usuario que tiene los máximos atributos para el control total de la aplicación. Se encarga de otorgar los permisos de cuentas y accesos. Está a cargo de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, a través de la Sub Gerencia de Racionalización e Informática del Gobierno Regional Lambayeque.

•SUPERVISOR: Es el usuario que tiene la facultad de validar los ingresos de información almacenado en el sistema.

•OPERADOR: Es el usuario que se incorpora a la aplicación WEB por necesidad del servicio; las condiciones de uso son asignadas por el WEBAdmin.

•ANÓNIMO: Es el usuario que no necesita de un acceso para ingresar a la Apliación, tiene el carácter de visitante derecho o condición para acceder al sistema. Es toda persona que por libre voluntad “navega” por las opciones del sistema. El módulo de Transparencia Pública es exclusivo para este tipo de usuarios.

CONTROL DE ACCESO AL SISTEMA

Para tener Acceso al SIGA, es requisito indispensable tener un Convenio Suscrito

con cualquiera de las Direcciones Regionales Sectoriales que comprenden el

Gobierno Regional Lambayeque. La entidad con quien se realiza el convenio es la

responsable de entregar un usuario y un password para el acceso a este modulo

web, con el cual usted podrá crear sus hojas de descuento , realizar consultas

para verificar el estado de dicha hoja; así como exportar un archivo dbf desde el

sistema SIGA.

Ante la entrega del Usuario y la clave de Acceso a este Modulo, se recomienda

cambiar la clave de ingreso al Modulo Convenio de Planillas para mayor

seguridad.

DEFINICION DE LAS OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL

1. Inicio: Nos muestra una Bienvenida al Sistema Integrado de Gestión

Administrativa SIGA 1.0.0

"Transparencia Regional con Innovación Tecnológica"

La finalidad de esta aplicación Web es brindar soporte automatizado en la

gestión administrativa y ofrecer transparencia en la Administración Pública

del Gobierno Regional Lambayeque. Como beneficio principal, debe brindar

un ágil desempeño administrativo, optimizando las tareas y ofreciendo

información a la ciudadanía en general.

Donde también podrá seleccionar dos opciones:

a) Convenio de Planillas

b)Transparencia Publica

2.-Operaciones: Es aquella que te permitira generar tus hojas de

descuentos que se hayan suscritos con las diferentes Instituciones participes

con el Ssitema SIGA.

3.-Consultas: Nos permite consultar el estado de una hoja de descuento , exportar el

archivo en dbf e imprimirlo.

DESCRIPCION GRAFICA Y TEXTUAL DE LAS OPCIONES DEL SISTEMA

PARTE IOPCIONES GENERALES

Para la explicación del presente manual, se utilizará el Navegador Internet Explorer;

1.- Ingrese a su navegador preferido y direccione la ruta descrita en el item “Ruta de Acceso” del presente manual tal como se muestra en la siguiente pantalla:

2.- Te enlaza a la siguiente pantalla .

3.- Resulta la siguiente pantalla, para que ingreses tu usuario y clave.

Dar clic Aquí

Dar Clic aquí

Para explicar esta parte , vamos a ingresar con el proveedor CAJA TRUJILLO, cuyo usuario es CMTRUJILLO; tal como se muestra en la siguiente pantalla.

4.- El cual resulta la siguiente pantalla .

Al hacer clic en Convenio de Planilla, se activa el menu de opciones en la parte Izquierda, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Aquí escribes tu usuario

Aquí escribes tu clave

Clic Aquí

Clic Aquí

PARTE IIGENERAR NUEVO CODIGO DE DESCUENTO

Haga Clic en Operaciones se despliega un sub menú de opción con el link “Código de Descuentos”, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Haga clic en el link indicado en el paso anterior, para ver la siguiente pantalla:

Haga Click en el Botón Nuevo, tal como se observa en esta pantalla.

Clic Aquí

Clic Aquí

Clic Aquí

El sistema solicita los siguientes datos:

-Convenio: usted debe seleccionar el número de convenio con el cual desea generar su código de descuento. Haga clic en el icono de “lupa”, el cual se observa a la derecha del campo. Este vinculo lo envía a una Ventana donde aparecen todos los convenios que Uds. han suscrito ; tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Para hacer una mejor explicación, usaremos el convenio realizado con la Ugel Ferreñafe, que es: 190-2006; tal como se muestra en la imegenr. El cual al hacer click en el Convenio indicado resulta la siguiente pantalla:

Clic Aquí

-Tipo de Empleado: Aquí me da la opción a elegir con el tipo de Personal: Pensionistas o Nombrado. En nuestro ejemplo elegiremos personal nombrado tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Resulta:

-Periodo: Se refiere al año que queremos trabajar nuestro código de descuento.-Mes: Se Refiere al mes que queremos trabajar; en este caso vamos a seleccionar Febrero.

Luego Resulta la siguiente pantalla con todos los datos que hemos seleccionado, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Observa que muestra lo que hemos elegido

Observa que muestra lo que hemos elegido

Clic Aquí

Al hacer click en el Botón Guardar, resulta la siguiente pantalla; donde se muestra la lista de código de Descuento Generados. El número que ested observa es generado por el SIGA de manera automática y representa el código con el cual usted identificará a su hoja de descuento.

Hasta este momento se ha generado sólo el código de descuento, el paso siguiente consiste en registrar la carga de empleados con sus respectivos importes, inmersos en dicho descuento. Para realizar dicho registro o “carga de Trabajadores” , El SIGA ofrece dos (2) forma fácil de usar:

• Registro uno a uno• Utilizando una Estructura de Datos Predeterminada por el SIGA

(recomendable para población extensa)

Al hacer click en Código de Descuentos, que en este caso es el “000065” ; resulta la Siguiente pantalla:

Clic Aquí

Clic Aquí

(*) Cuando se utiliza una estructura de datos predeterminada por el sistema

FORMA 1 : Registro uno a uno :

Haga Click en el icono “lupa” mostrado al lado derecho del campo “empleado”. Resulta la siguiente Ventana. Para este caso vamos a suponer que el usuario hacer el descuento es a: Raico Aguilar Edinson. Así Tenemos:

Clic Aquí (*)

Dar clic Aquí, para Registro uno a uno

Al escribir el Apellido del Trabajador “RAICO” , resulta la siguiente pantalla:

Al hacer Clic en el Trabajador indicado, resulta la siguiente pantalla con el trabajador elegido.

1 Aquí Escribimos por ejemplo: RAICO

Clic Aquí

2 Clic Aquí

Podrás observar en la pantalla anterior que aparece:

-El Nombre del Empleado: RAICO AGUILAR EDINSON EDGARDO

-Importe : Se Refiere a la Cantidad de Descuento, en nuestro ejmplo ingresaremos S/. 100.00.

-Nº. de Cuota/ Nº. Máximo de Cuotas: El Numero de Cuota se Refiere a la Cuota a Pagar, en nuestro ejemplo es 3; y el Nº.Maximo de Cuota se refiere al total de Cuotas a pagar, en nuestro ejemplo es 11.

Luego hacemos Clic en el Botón Agregar, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Al hacer Click en el Botón Agregar, tal como se indico en el paso anterior, resulta la siguiente pantalla.

De esta manera se realiza la carga de los siguientes empleados correspondiente a su hoja de Descuento. A continuación se muestra el ejemplo de una pantalla de como queda después de haber culminado de ingresar uno a uno los trabajadores.

Clic Aquí

Una vez que ha terminado de realizar su hoja de descuento, Ud. tiene que Imprimir dicha hoja de descuento, para remitirlo a la institución responsable de ejecutar dichos descuentos.

¿Como Imprimir la hoja de descuento?En la pantalla anterior puedes observar el Botón “Imprimir”, con la cual puede enviar a impresora la hoja actual de descuento.

FORMA 2 : Utilizando una Estructura De Datos Predeterminada

Esta forma de cargar los trabajadores es recomendable para instituciones con poblaciones extensas (vea la estructuras de las tablas al final de este manual). Esta acción se realiza utilizando el botón “Importar”, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Al hacer Click en el Botón Importar, resulta la siguiente ventana:

Nota:- Al hacer clic en Botón Examinar, te lleva a una ventana para buscar el archivo a Importar.-Al hacer Clic en Proceder, el Sistema comienza a importar todos los trabajadores con sus respectivos descuentos tal y cual como si lo hubiéramos hecho de manera manual, se visualizara de la siguiente manera:

Clic Aquí

1.- Clic Aquí

2.- Clic Aquí

Nota : Si queremos Eliminar algún trabajador que no corresponde el descuento, basta con colocarle el check, y luego clic en el botón Eliminar

PARTE IIEXPLORAR UNA HOJA DE DESCUENTO PROCESADA

Al hacer click en “Estado de Cod. Descuento”, te mostrará las opciones para consultar el Estado de los Códigos de Descuentos y los Montos Procesados; tal como se muestra en la Siguiente pantalla.

Nota:Por ejemplo si tenemos dos códigos de descuento: 20 para Ferreñafe y 22 para Lambayeque. Utilizaremos el Código de descuento 20. Así Tenemos; que resulta la siguiente pantalla:

Clic Aquí

Aquí tienes que escribir el código de descuento

Al hacer Click en el Botón Exportar, resulta el siguiente pantalla.

Independientemente del Navegador (Internet Explorer, Mozilla Firefox) que estés trabajando te permite opción de “guardar” el archivo en cualquier Unidad de tu PC.

Clic Aquí

Clic Aquí

GLOSARIO DE TERMINOS

• Registro No Habilitado: Significa que no esta agregado en el convenio,

pero si esta en la data y se soluciona agregándolo. Esto implica que tiene

que ponerse en contacto con la Institución que ha realizado el Convenio

para que lo agregue como parte de su Convenio.

• Registro No Hallado: Significa que no esta en la Data del SIGA. Esto

implica que no pertenece a ninguna Institución del pliego Gobierno

Regional Lambayeque.

• Exportar Archivo DBF: Se Exporta un archivo DBF, cuando el “estado”

de Código de Descuento se muestra: “Publicado”.

• Importar Archivo: Solo se puede Importar un Archivo, si tiene la

estructura establecida .

Estructuras de Tablas Predeterminadas Para Importación de

Descuentos de Terceros en el Sistema Integrado de Gestión

Administrativa (SIGA)

depe_id N(4)

mes N(2)

anno N(4)

dni C(8)

sitlaboral N(2)

apellidos C(35)

nombres C(35)

monto N(10,2)

ncuota N(2,0)

maxcuota N(2,0)

Donde:• ncuota: representa el numero de cuota a pagar• maxcuota: representa el número máximo de cuotas a pagar

VALORES DE: depe_id15 UGEL CHICLAYO16 UGEL LAMBAYEQUE18 UGEL FERREÑAFE

1072 SEDE DRE4 DIRECCION REGIONAL DE SALUD

566 DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA1057 PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES

2 SED REGIONAL1303 DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES1304 DIRECCION REGIONAL DE TURISMO1305 ALDEA INFANTIL VIRGEN DE LA PAZ1306 ARCHIVO REGIONAL LAMBAYEQUE1307 DIRECCION REGIONA DE TRABAJO1308 DIRECCION REGIONAL DE PRODUCCION1309 COLEGIO MILITAR ELIAS AGUIRRE1310 HOSPITAL REGIONAL DOCENTE LAS MERCEDES1311 HOSPITAL BELEN1325 DIRECCION DE ENERGIA Y MINAS

1334DIRECCION REGIONAL DE VIVIENDA Y SANEAMIENTO

VALORES DE: sitlaboral1 ACTIVOS9 PENSIONISTAS19 BENEFICIARIOS20 JUDICIALES