manual de usuario siagie
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ayuda para los docentesTRANSCRIPT
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha Versión Descripción Autor
28/06/2011 2.3.1 Ingreso al sistema: Inicialización de instituciones
educativas.
Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de
boletas.
Nómina de matrícula y sello de agua
LA
14/07/2011 2.3.4 Control de Ejecución del procesamiento de notas. Se creó
Estado En procesamiento.
Mejoras en la impresión de boletas de notas.
LA
18/08/2011 2.3.8 Opción de Rectificación de formatos oficiales.
Solicitud de creación de talleres
LA
23/08/2011 2.3.8 Configuración y previsualización de boletas de notas
desde el mantenimiento de los datos de la IE.
LA
26/08/2011 2.3.8 Inclusión de acceso al sistema mediante el portal.
Indicación de la ayuda de soporte de usuario en el menú
principal del sistema
LA
01/09/2011 2.3.9 Solicitudes de traslado de matrícula LA
23/09/2011 2.4.1 Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja
de cálculo.
Registro de matrícula de estudiantes. Actualización de
mecanismos de búsqueda.
HZ
26/09/2011 2.4.1 Actualización estudiantes por programa.
Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la
carga de Excel de las apreciaciones
Acta consolidada de evaluación. Se incluyen las actas de
recuperación y subsanación.
Asistencia mensual de estudiantes a la IE.
HZ
23/01/2012 2.5.9 Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.
Matrícula de estudiantes. Registro de áreas a cargo.
Registro de notas finales.
Registro de asistencia.
Emisión de Actas de Evaluación para EBA.
HZ
27/04/2012 3.0 Actualización del Módulo de Estudiantes y Matrícula y
nueva interfaz del menú de inicio de la nueva versión.
JC
16/05/2012 3.0 Actualización de imágenes de las opciones del menú de
acuerdo a la nueva versión del SIAGIE. 3.
Revisión y actualización de todo el contenido del manual
de usuario.
NG
Autor(es):
LA : Liz Álvarez
HZ : Hugo Zumaeta
JC : José Castillón
NG : Natalia García
Índice
1. Introducción ............................................................................................................................ 6
2. Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9
3. Datos de la Institución Educativa ......................................................................................... 18
4. Año Escolar – periodo promocional ..................................................................................... 26
5. Fases .................................................................................................................................... 30
6. Períodos de Evaluación ........................................................................................................ 38
7. Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34
8. Registro de Periféricos. ........................................................................................................ 36
9. Grados y Secciones ............................................................................................................. 48
10. Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49
11. Padrón Nacional del Personal .............................................................................................. 57
12. Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59
13. Administrar Roles ................................................................................................................. 69
14. Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76
15. Asignación Accesos a Familiar............................................................................................. 78
16. Envío de mensajes ............................................................................................................... 77
17. Solicitud de creación de talleres ........................................................................................... 81
18. Programación de talleres ...................................................................................................... 87
19. Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91
20. Matrícula de estudiantes .................................................................................................... 104
21. Nómina de Matrícula .......................................................................................................... 119
22. Registro de Nómina Adicional ............................................................................................ 125
23. Postergación de Evaluación ............................................................................................... 129
24. Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131
25. Estudiantes por sección ..................................................................................................... 134
26. Padrón de Apoderados ....................................................................................................... 137
27. Cambio de Sección del Estudiante .................................................................................... 139
28. Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143
29. Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144
30. Gestión de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146
31. Gestión de Traslados Salida .............................................................................................. 150
32. Proceso de generación de prematrícula ............................................................................ 152
33. Actualización de estudiantes por programa ....................................................................... 155
34. Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158
35. Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161
36. Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167
37. Registro de Notas Genérico ............................................................................................... 175
38. Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183
39. Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188
40. Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190
41. Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192
42. Procesar Notas ................................................................................................................... 197
43. Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197
44. Impresión de Boletas de Información ................................................................................. 207
45. Acta consolidada de evaluación ......................................................................................... 211
46. Recuperación Subsanación ................................................................................................ 217
47. Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo ..................................................... 218
48. Reporte Recuperación y Subsanación ............................................................................... 224
49. Emisión del ROD ................................................................................................................ 225
50. Rectificación de formatos oficiales ..................................................................................... 228
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1. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA
El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE
versión 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del
Ministerio de Educación para ser utilizado por las Instituciones Educativas del ámbito
nacional y en las instancias de gestión educativa local a nivel nacional.
El SIAGIE, versión 3 es un software de apoyo para la gestión de la administración en
las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. Este sistema apoya
los procesos administrativos, generando información base única de estudiantes a partir
de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes,
Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas, Actas de
Evaluación Finales y de Recuperación.
De similar manera, se podrá tener un registro del personal docente que labora en la
Institución Educativa y que tendrá la responsabilidad de registrar las asignaturas a su
cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución
Educativa a través de la formación de Redes Educativas.
b) ALCANCE DEL SISTEMA
El sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las
instituciones educativas. También es usado en las instancias educativas regionales en
modos de consulta y de gestión.
El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrán
consultar el avance en la evaluación y la asistencia del estudiante y demás datos de
importancia para el familiar.
Las instancias de gestión educativa local podrán realizar funciones de consulta de la
información contenida en las instituciones educativas así como también participar en
procedimientos que requieran su aprobación o supervisión.
c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA
El sistema irá evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano
con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes
módulos:
Administración IE
Este módulo permite registrar la información general y configuraciones de la Institución
Educativa para cada año escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de
personal de la IE.
Estudiantes
Este módulo permite la administración de información de los estudiantes dentro de una
Institución Educativa en un año escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye
el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre
otros.
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Matrícula
Este módulo comprende todo el proceso de matrícula de los estudiantes en la
Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el
registro de la matrícula de estudiantes hasta la impresión y envío de Nóminas de
Matrícula a la UGEL mediante el sistema para su aprobación.
Asistencia
Este módulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institución Educativa de los
estudiantes matriculados.
Evaluación
Este módulo comprende todo el proceso de evaluación de los estudiantes en la
Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el
registro de las calificaciones por periodo de evaluación en la Fase Regular, hasta la
impresión y envío de Actas consolidadas de Evaluación a la UGEL mediante el
sistema para su aprobación. También incluye todo el proceso de evaluación de la Fase
de Recuperación.
El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede
tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el
sistema. Sin embargo el agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista
más genérico.
Por otro, desde el punto de vista de la institución educativa se tiene un agrupamiento
en procesos de la siguiente manera:
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Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:
Ayuda
Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las
funcionalidades del sistema, la cual podrán identificar por el símbolo (interrogación
en color blanco y fondo azul) o (botón verde con texto blanco Ayuda) en
estas ventanas también encontrarán videos interactivos que les guiará paso a paso
como realizar las operaciones en el sistema.
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta
opción abrirá la siguiente ventana.
Tipo de Ayuda A
Tipo de Ayuda B
Para ver el contenido
pulse sobre la opción
que desea consultar.
Para ver el contenido pulse
sobre la opción que desea
consultar.
9
2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.
.
Después le mostrará la siguiente ventana:
Ingrese al SIAGIE.
Ingrese a este link.
El usuario debe estar en permanente revisión del
contenido de este portal.
Desde la comunidad SIAGIE MINEDU podrá acceder a soporte técnico las 24 horas del día.
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Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:
Al ingresar por primera vez, el usuario tendrá que registrar algunos datos como teléfono y correo
electrónico. También tendrá que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:
NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo
varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar
para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:
El sistema valida que exista al menos un teléfono y que ambos
password coincidan.
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El asistente de configuración de Instituciones educativas.
Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, y solo por única vez, la primera ventana que
mostrará el Sistema será la ventana del asistente de configuración inicial de Instituciones
Educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se
podrá configurar rápidamente la Institución Educativa e iniciar el uso del sistema.
Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializadas,
entonces esta ventana no se visualizará y aparecerá la institución educativa por defecto.
Los datos ingresados en esta ventana son:
Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones educativas
asociadas al usuario que son susceptibles de ser
inicializadas.
Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa. Al indicar
un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.
Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sitúa por la
Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario está
asociado.
Seleccione los turnos en el que
funciona la IE.
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tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la
tarde y termina entrada la noche.
Año Académico (o
periodo promocional)
El año Académico que se desea inicializar.
Se trata de los años académicos vigentes para todas las
instituciones educativas a nivel nacional.
Número de ambientes Seleccione el número de aulas con los que cuenta la
Institución Educativa. El sistema creará las aulas 01, 02, 03,
…., n, donde n es el número indicado en este campo.
En esta pantalla, se tiene un máximo de veinte ambientes. Si
posteriormente se desea agregar más ambientes, se podrá
realizar a partir de la opción de Registro de ambientes.
Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación
Dependiendo de lo indicado en este campo, se creará:
Anual: 01 periodo anual.
Bimestral: 04 periodos bimestrales.
Trimestral: 03 periodos trimestrales
Grados y cantidades Seleccione los grados que funcionarán en la IE y se debe
indicar el número de secciones por grado en la IE.
El sistema creará las secciones con código 01, 02, etc, para
cada grado de la IE.
En esta pantalla, se tiene un máximo de veintiséis secciones
por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar
más secciones, se podrá realizar mediante de la opción de
Grados y secciones.
NOTA: Cuando se trate de configurar a una institución educativa que pertenezca a la Educación
Básica Alternativa, la ventana de configuración puede quedar con un aspecto similar a esta
ventana:
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Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es
optativo pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del
proceso.
Después de pulsar el botón refrescar el estado cambiará a “Conforme”
En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.
Finalmente pulse el botón “Finalizar”.
La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes
veces que ingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución. La pantalla principal
luce de la siguiente manera:
Note que aparece el
periodo promocional.
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Opción de Cambiar Institución:
Esta opción se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,
desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar
a la siguiente:
Cabe señalar que solo aparecerán en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga
permisos de acceso.
Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o código modular a la institución
educativa de nuestro interés.
Datos de la institución educativa a la que está
asociado el usuario.
Menú principal del sistema. Este menú se configura de acuerdo a los roles de cada
usuario.
Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha
ingresado al sistema.
Este check indica que se trata de la institución educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institución educativa
aparezca por defecto.
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3. Datos de la Institución Educativa
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institución.
Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además
permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo
electrónico y dirección de página web, entre otros. También permite realizar la
configuración del funcionamiento de la institución educativa.
Esta opción constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opción no tiene
un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa
que está previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando así la
Datos de la IE extraídos
del padrón de ESCALE.
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seguridad de que solo las IE que están registradas en el Padrón, tengan acceso al
sistema.
Ya que los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botón Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la información quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrará la
siguiente ventana, la cual tendrá que Aceptar.
En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Configuración por Año.
A continuación se muestra el detalle de cada una de las opciones:
a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-
Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo
cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección
web de la IE, entre otros.
Para modificar los datos del director:
Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el SUP” o “Buscar en el
Personal”
Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:
Buscar personal en Sistema Único de Planillas
Búsqueda de personal en
la base del sistema.
Coloque acá la imagen representativa de la
institución educativa.
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Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)
Código Modular Identificador de la Institución Educativa
Anexo Anexo
Nivel Nivel Educativo
Nombre Nombre de la institución educativa
Gestión Gestión de la Institución Educativa
Departamento Departamento de institución educativa
Provincia Provincia de institución educativa
Distrito Distrito de institución educativa
Dirección Dirección de institución educativa
Centro Poblado Nombre del Centro Poblado
Tipo IE Tipo de Institución Educativa
Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)
Cod. Local Código numeral asignado al local
DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa
UGEL UGEL a la cual pertenece la Institución Educativa
Resolución
AUTORIZACION DE
FUNCIONAMIENTO
Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de
la institución educativa
Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización
Turno Turno de enseñanza
Días de la Semana
Laborales
Seleccione los días laborables de la I.E
Horas pedagógicas por
día
Distribución de las horas pedagógicas por día
Genero Genero de la I.E
Característica Modo de enseñanza establecido
Datos de Registro
Director Nombre del director de la IE
Teléfono Número telefónico de la IE
Email Cuenta de correo electronic
Página Web Dirección de página web
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1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la información en el SUP (Sistema
Único de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema
devuelve los datos personales que corresponden:
2. Buscar en el Personal. Cuando se busca la información en el personal de la
Institución Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal
que previamente se ha registrado en la opción Registro de Personal.
También es posible buscar directamente un código modular del personal de la
Institución Educativa, por ejemplo:
3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botón de Turno se mostrará la
siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duración de las
horas académicas como la duración de la hora libre.
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La hora académica será importante posteriormente para obtener la cantidad de horas
laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan
definido la duración (en minutos) de las horas académicas y la hora libre no podrán
obtener listados correctos de carga horaria.
4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas
puede configurar las horas pedagógicas de funcionamiento de la institución educativa
(por turno). Se realiza a través de una ventana similar a la siguiente:
Después de pulsar el botón Agregar se mostrará una ventana donde se tiene que
seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académica o libre. Después tiene
que ingresar desde y hasta qué hora será la duración la correspondiente hora. Si el
usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá
mostrando las mismas automáticamente sin la intervención del usuario, de lo
contrario, el ingreso de las horas se hará libremente.
Ingrese el horario del
turno.
Ingrese la duración de la hora académica y de
la hora libre (recreo).
Seleccione uno o más turnos. Una Institución Educativa puede organizar sus actividades
en uno o más turnos.
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Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la
siguiente ventana:
Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros
con número de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan
órdenes de horas vacías.
5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos
días de la semana. Esta información condiciona el registro de asistencia entre otras
funcionalidades.
6. Carga de la Imagen de la Institución Educativa.- Esta opción permite cargar la
insignia, escudo o logotipo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar
el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.
Carga la imagen al sistema, después de haber seleccionado el archivo
correspondiente.
Muestra la ventana de
dialogo.
Ruta de la imagen.
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b) Modificar Parámetros.
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la
pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.
Los valores de los parámetros son los siguientes:
Límite Criterio de Evaluación
Boleta de información.
Indica el valor máximo de criterios de evaluación
en las libretas de notas del estudiante a partir del
cual el sistema empezará a reducir el tamaño de
letra. Por defecto, el valor es 40.
Si una IE emplea un total de criterios de
evaluación mayor, se recomienda disminuir esta
cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo
de letra en la libreta y de esta forma permitir que la
libreta se emita en una cara de un papel tamaño
A4. Por ejemplo: Así se visualiza con un valor de
40:
Elija una imagen del
ordenador o PC.
Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen.
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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de
45 en este parámetro:
NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el
usuario debe volver a generar las boletas de
información para que se vean los resultados.
Registrar/Imprimir
apreciaciones del tutor
Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check
indica que si se va a imprimir las apreciaciones del
tutor en la libreta de notas.
Líneas en blanco para registro
manual
Si es que el check anterior fue desmarcado,
automáticamente se activará el número de líneas
que se reservará para las apreciaciones escritas
del tutor.
Visualización de datos de
libretas de notas
Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o
no el Orden de Mérito y el Promedio final en la
libreta de notas (también llamada boleta de
información).
Fondo libreta
Indica si en el formato impreso de la libreta se usa
el tramado en escala de grises para los sectores
correspondientes a los nombre de Áreas. Esto con
el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia
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de las libretas en lo referente al ahorro de tóner.
c) Configuración por años.
En esta pestaña, es posible configurar tanto los programas en los que está
comprometida la institución educativa en un año lectivo determinado, así como
también una configuración de las boletas de información (o también conocida como
libreta de notas).
Fecha de cierre de nómina de
matrícula
Es la fecha en la que debe culminar el registro y
emisión de la nómina de matrícula para el año
académico (año escolar o periodo curricular)
seleccionado.
Tipo de registro de
evaluaciones
El usuario debe seleccionar una de dos opciones:
- Registro de notas por periodo: La IE debe
ingresar las notas de los estudiantes durante
todos los periodos del año escolar. Use esta
opción siempre que desee y esté en
capacidad de registrar permanente las notas
del estudiante en el sistema.
- Registro de notas finales: El usuario solo
registrará en el sistema las notas finales de
sus estudiantes en el sistema.
Característica Dependiendo del nivel educativo se podrá
precisar la caraterística de la IE en el año escolar
en cuestión.
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Taller seleccionable Indica que la IE funciona de tal manera que los
estudiantes de cualquier grado pueden
seleccionar los talleres disponibles.
Entre otras funcionalidades de registro, tenemos:
Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la
pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar los programas en la IE.
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al
menos un año académico en la IE.
Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más
programas en los que participa la IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de
Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar uno o varios programas.
Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, después de haber
seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botón Grabar, se muestra una
pantalla parecida a la siguiente:
El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes
cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante
a un programa en particular.
Boleta.- El sistema permite modificar parámetros posicionales para la impresión de la
libreta de notas. La información contenida en la boleta de información es estándar y
tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la
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cantidad de periodos, áreas y criterios de evaluación, con lo que el formato una vez
impreso será diferente.
También es posible visualizar un modelo de cómo quedaría la boleta con los
parámetros seleccionados.
Para una mejor explicación se muestra gráficamente el modelo de boleta que se
obtiene luego de generarla (botón Generar) y pulsar el botón Visualizar.
El Escudo Nacional puede cambiar de
posición.
La insignia del colegio, también puede cambiar de
posición.
Separador 1
Separador 2
Separador 3
Este botón permite generar una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos,
podrá ser visualizada.
Pulse este botón para visualizar la boleta generada con el botón anterior.
26
4. Año Escolar – periodo promocional
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Config. Año escolar -> Año escolar - periodo.
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su
estado y el período de inicio y fin de vigencia.
a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
Registrar Año
Académico.
Eliminar el
registro.
Enlace modificar
Año Académico.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Año Detalle descriptivo del año académico
Fecha Inicio Fecha de inicio de año académico
Fecha Fin Fecha de fin de año académico
Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
sección posterior en esta opción cómo se activa un
año académico.
Si se trata de una Institución Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostraría
de la siguiente forma:
b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades
para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por
ejemplo Educación para el Trabajo.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar
a la que se muestra a continuación:
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Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones
disponibles de combinación entre especialidades y módulos:
El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente
presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de
especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE.
e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es
de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona
toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son:
Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el
proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año
académico anterior.
Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar
información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado
inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje:
Hacer clic en año
inactivo.
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Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea
activar el año académico:
Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año
académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las
secciones, las áreas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información
copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la
columna Informe. El resultado sería parecido al siguiente.
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario
refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que
corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se
debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá
al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.
Nota: El cierre de un año académico es irreversible.
Hacer clic en el
año escolar
activo abierto.
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5. Fases
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Config. Año escolar -> Fases.
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de
recuperación).
El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año
académico.
Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:
Registrar Fase.
Enlace Modificar
Fase.
Elimina el registro. Permite cambiar el
estado de la fase.
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a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Fase Identificador y descripción de la fase.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde
Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben
estar dentro de las fechas de año académico.
Estado Estado de registro
Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).
d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase,
desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para
todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la
fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos, una vez cerrada la fase
no permitirá realizar procesos.
Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación
Listado de fases.
Al marcar la casilla se
establece la asistencia a la
fase.
ESTADO
Activo
Inactivo
Enlace de modificar
deshabilitado.
32
6. Períodos de Evaluación
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Config. Año escolar -> Periodos de evaluación.
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre)
para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se
desarrollará las actividades del Año Académico.
a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:
33
Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación
Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación
Estado Estado de la etapa de evaluación
Sin evaluar: Es el estado por defecto del período
En evaluación: Implica que los usuarios del
sistema pueden registrar las notas del periodo en
cuestión.
En procesamiento: Significa que ningún usuario
puede registrar notas de evaluaciones.
Evaluado: Significa que el procesamiento de
notas del periodo ha concluido.
Finalmente, queda la siguiente ventana.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se
registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego
elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
Enlace Modifica Período
Evaluación.
34
7. Registro de Ambientes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Config. Año escolar -> Registro de ambientes.
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de
clases de la institución educativa.
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Luego pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Código Identificador del ambiente
Tipo de Ambiente Tipo de área física
Descripción Descripción del ambiente
35
Ubicación Descripción detallada de la local físico
Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente.
Área Medida del local en metros cuadrados.
Estado Condición del local físico del ambiente
Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.
Bueno Número de bienes en óptimo estado
Regular Número de bienes en regular estado
Malo Número de bienes en mal estado
Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).
d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.
Descripción del reporte:
Aula Es la descripción del aula.
Ubicación Ubicación física del aula.
Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Cap Capacidad de estudiantes
Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Enlace Modifica
Ambiente.
Eliminar el registro.
36
8. Grados y Secciones
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Config. Año escolar -> Ciclos – Grados y secciones.
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institución Educativa para un año académico o periodo promocional en particular.
Inicialmente se mostrará lo siguiente:
El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un
grado va a llevar en un año académico determinado.
a. Agregar Grado por Año.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y
luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados
que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:
Lista de Grados
disponibles.
Marcar la casilla de
selección de registro.
37
1) Agregar áreas por grado. Una institución educativa puede haber definido áreas
de tipo taller que son consideradas como específicas para todos los estudiantes de un
grado de la institución educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
“Número de Áreas”, entonces abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la lista
de las áreas potenciales de un determinado grado.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón Agregar y
luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botón Agregar de la
última ventana.
Elimina el
registro.
Seleccione los talleres que
va agregar.
Finalmente pulse Agregar.
Dado que los talleres que aparecen
son áreas, debe haber un catálogo
único de áreas que pueden ser
talleres.
El sistema reconoce que para el nivel
educativo al que pertenece la IE y según
el diseño curricular se van a asociar estas
áreas curriculares obligatorias a cada
grado.
Configuración de
Especialidad a un área de
grado de la IE.
38
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una
ventana donde le pregunta si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Si el área o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, serán eliminados. El
sistema muestra el siguiente mensaje:
Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si fuera necesario,
se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita
creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado
especificado.
Pulse sobre el aspa
para eliminar el taller.
Tener en cuenta que
solo es posible eliminar
los talleres.
Al presionar el botón
Agregar, se muestra esta
ventana.
Seleccione el módulo de
especialidad y pulse el
botón Grabar.
39
2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe
información de secciones asociadas a un grado de la IE.
3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el
grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el
contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de
Areas”.
4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área
genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el
mantenimiento Número de Áreas por Año.
Números de
criterios de
evaluación.
40
5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe
pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos
pulse el botón Grabar.
6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se
accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas
por Año.
7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el
botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los
datos pulse el botón Grabar.
Elimina el
registro.
Agrega Criterio
de Evaluación.
41
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Código Año Identificador del año académico
Código Diseño Identificador del diseño curricular
Código Nivel Identificador del nivel educativo
Código Grado Identificador del grado
Código Área Identificador de área generica
Código Identificador del contenido silábico
Descripción Descripción del contenido silábico
Fecha Programada Fecha de exposición programada.
8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de
un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el
listado de las secciones.
b. Agregar Secciones.
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase
regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación
descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar
Link para modificar
los datos de la
sección.
Cantidad de
estudiantes por
sección.
42
Al elegir el tutor mostrará la siguiente ventana en donde está la lista de personal
de la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Al elegir la sección mostrará la siguiente ventana donde está la lista de aulas,
pulse doble clic en el registro del aula.
Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son:
Id Sección Identificador de sección
Descripción Descripción de la sección
Tutor Es el personal encargado o responsable de la
sección. Previamente debe estar registrado
como personal de la IE, pero si no se conoce el
tutor al momento de crear la sección el registro
puede continuar.
Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la
sección.
Num. Vacantes Número de vacantes disponibles en la sección.
Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la
sección. En una fase de recuperación es
posible crear secciones que agrupen a los
estudiantes de diferentes secciones para que
se recuperen en un área determinada.
Cuando una sección ya cuenta con estudiantes
matriculados no es posible modificar este dato.
Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En
Listado de Personal.
Listado de Aulas.
43
la fase de recuperación de la IE, se forman
secciones que van a agrupar a los diferentes
estudiantes que están recuperándose en un
área en particular.
Turno Es el turno en el que funcionará la sección.
Sección posterior Cuando los estudiantes de una sección son
promovidos al siguiente grado, este dato
permite conocer a cuál área serán asignados
por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del
4to G una vez promovidos estarán en 5to F.
Esta última viene a ser la sección posterior.
Cuando se trata de una institución educativa perteneciente a la
modalidad de EBA:
Periférico Es el local periférico asociado a una sección.
2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la
fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de
la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de
aulas, pulse doble clic en el registro del aula.
Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista
de áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble
clic en el registro del aula.
44
Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente
ventana
Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana
en donde muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los
estudiantes que recuperaran una determinada área
3) Mostrar Horarios asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num.
Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la
Sección.
Elimina el
registro.
Opción para modificar los
horarios.
45
4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe
pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para
grabar los datos pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Áreas Área genérica impartida
Docentes Docente responsable del dictado
Día Día de la semana en que se dicta el área en
la sección.
Desde Hora de inicio del dictado
Hasta Hora de fin del dictado
Esta asignación del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser
utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando
sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y
las secciones que tienen una asignación de este tipo.
Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes”
de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Para una sección regular:
Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la
siguiente manera:
Listado de Áreas
Genéricas.
Listado de
Docentes.
Pulse aquí para ver la última
boleta de notas como muestra la
siguiente ventana.
46
Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma
como nos muestra la siguiente ventana
Para una sección de recuperación:
Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el
sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:
Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es
posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este
botón se muestra la siguiente ventana:
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia
del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de
Por defecto se muestran
todos los registros marcados
para ser agregados.
47
recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son
incorporados a la sección.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado
de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del
candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo
que se desea controlar.
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono
del candado y viceversa.
Pulse la opción y le mostrara
la siguiente ventana.
Elige el periodo de
evaluación.
Si el candado se encuentra
abierto podrá realizar
modificaciones de notas en
el área.
Si el candado se encuentra
cerrado no podrá realizar
modificaciones de notas en
el área.
48
9. Registro de Periféricos.
Esta opción permite registrar los locales periféricos de una institución educativa del nivel
EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicación exacta de las secciones.
a. Agregar Periférico.- Para agregar un nuevo periférico debe pulsar el botón Agregar
y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Código Identificador del periférico en la Institución educativa
Nombre Es el nombre del periférico.
Dirección Es la dirección en la que se encuentra el periférico.
Ubicación Es el distrito al que pertenece el periférico.
Luego del registro de un periférico se tiene la siguiente información.
b. Modificar Periférico.- Para modificar un periférico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Periférico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo ).
d. Reporte de Datos del Periférico.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.
Registro de
Periféricos.
Enlace
Modifica
Periférico.
Eliminar el
registro.
49
10. Fechas Especiales IE
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Fechas especiales.
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o
no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden
identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar
asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como
puede ser un sábado o un domingo.
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos
pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Código Identificador de la fecha especial, este número es
autogenerado por el sistema.
Descripción Descripción de la fecha especial
Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial
Agregar fecha
especial.
50
Fecha no laborable significa que no se registrará
asistencia a los estudiantes ni al personal docente.
Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas
especiales.
Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas
especiales.
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la
asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de
fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.
Al poner el botón Grabar, queda así el registro.
Eliminar el
registro.
Enlace Modificar
fecha especial.
Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.
51
11. Padrón Nacional del Personal
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Registro de personal.
Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa
(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en
el sistema.
Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por
apellidos, nombre y código modular.
Registrar nuevo
personal.
Modificar datos
del personal.
Búsqueda
por filtros.
Eliminar
registro.
52
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo
cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego
ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Número Personal Identificador asignado por el sistema.
Tipo documento Tipo y número de documento de identidad. Si después de haber registrado el tipo y número de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Listado de Ubigeo. Calendario para
elegir la fecha.
Seleccione el año escolar en
curso.
Seleccione el
criterio de
búsqueda.
53
Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados.
Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados.
Sexo Género masculino o femenino
Apellido Paterno Apellido paterno del personal
Apellido Materno Apellido Materno del personal
Nombres Nombre completo del personal
País Nacimiento País de origen de la persona
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)
Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional)
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)
Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la persona
Asociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.
El registro del lugar de nacimiento
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se
extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,
provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar
directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana
similar a la siguiente:
Listado Ubicación Geográfica
Buscar texto
ingresado.
Selección el
registro.
Permite hacer
búsquedas
exactas al texto de
detalle ingresado.
54
¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el
usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le
mostrará Huancavelica e Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una
búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado:
Como puede observar solo se
muestran cinco páginas para que
el usuario pueda ubicar el distrito
con mayor rápidez.
Asociar año académico.
Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en
un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará
el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n):
Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón
Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de
búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros.
a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al
suministrarle algún dato específico como el código de personal, código
modular ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar,
Seleccione los años
académicos y luego
pulse el botón
agregar.
55
muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de
personal para su mantenimiento.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Código Personal Identificador asignado por el sistema
Código Modular Identificador de personal
Tipo de Documento Documento de identidad
Número de Documento Número de documento de identidad
b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar
un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego
de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”,
tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de
registro de personal para su mantenimiento.
Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:
Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde
muestra los datos del personal que hemos estado buscando
El botón Buscar nos
mostrara la siguiente
pantalla.
1. Ingrese todo el apellido o
nombre (parte de cualquiera de
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrará, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido paterno
o materno.
2. El botón Buscar nos
mostrara todos los registros
que coinciden con la palabra
que ha ingresado.
3. Clic sobre el registro el cual abrirá
la siguiente imagen.
56
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda
Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea
cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.
Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación
(impidiendo la modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser
modificado por la IE en la que inicialmente se registró al personal.
Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el
registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los
documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Registro de documentos de identidad.
El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad
al modificar el registro.
Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de
documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
Agrega un nuevo
documento. Editar.
Agrega documento.
Eliminar.
Muestra todos los datos de la
persona que estaba buscando.
57
Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.
También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de
su domicilio.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica
Dirección Dirección de la persona
Teléfono Número telefónico de la persona
Tipo de servidor Tipo de servidor público
Condición Condición laboral
Cargo Cargo del personal dentro de la institución
educativa:
Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.
Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.
Listado de Ubigeo.
58
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por
Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un
mensaje de confirmación de la acción.
Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que
pueden existir registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El
mensaje es similar al siguiente:
59
12. Registro del Personal de la IE
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Asig. de personal.
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución
Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos permite realizar
búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que
labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Note que es
importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele
ser diferente de un año para otro.
Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Estado Activo o
No Activo.
Código modular del
personal de la IE.
60
a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar
fácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede
hacerse por apellidos y nombres así como por código modular.
Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.
b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el
botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
selección de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente
se muestra la siguiente ventana:
Filtros y criterios de Búsqueda:
Es posible elegir algún criterio de filtro, como por ejemplo:
Existen diferentes filtros
por los cuales es
posible obtener los
datos del personal de la
IE.
61
Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de búsqueda:
Apellidos y nombres
Código modular
Tipo y número de
documento
Ámbito de Búsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o
a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda
correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”,
respectivamente.
Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón
grabar nos mostrará la siguiente ventana.
Esta opción muestra solo el
personal que labora en la I.E.
Esta opción muestra
todo el personal en
general.
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar.
62
El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el
ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar
Aceptar.
Después de pulsa Aceptar el estado cambiará a Activo como se muestra en la
siguiente ventana:
c) Identificar a personal como responsable de matrícula.- Un personal de IE en un
año determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrícula de la
institución educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable
matrícula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los íconos de esta columna
es posible cambiar el estado. Los estados son:
Es responsable de matrícula
No es responsable de matrícula
Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institución educativa y
permite que solo se visualicen los responsables de matrícula.
Cambio a estado
Activo.
63
NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrícula no se afectan los registros
de responsables de matrículas de la sección anteriormente atribuidos en el
sistema.
d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos
asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic
sobre el código modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a
la siguiente:
Los datos que se pueden modificar son los siguientes:
Cargo: El cargo de un personal de la institución educativa puede variar año a año. El sistema considera únicamente un solo cargo para el año. El cargo del personal de la institución educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de matrícula. Por ejemplo:
En este punto se indica
quién es el
responsable de
matrícula de la
sección.
Hacer clic en este link
y se podrá modificar
los datos del personal
de la IE.
64
Responsable de matrícula
Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables de matrícula. Es lo mismo que la identificación del personal como responsable de matrícula
Estado Corresponde al estado del personal de la IE en el año en curso.
e) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el
registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). NOTA: Esta eliminación
no borra el personal de la IE, únicamente hace constar que en el referido año
académico el personal seleccionado no estará participando.
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, el
sistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá que se
elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.
f) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un
personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien
posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.
Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de
áreas asociadas al personal.
Botón para eliminar la
asociación del docente a
la IE en el año
académico en curso.
65
Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el personal
de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)
Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.
El sistema solicita los siguientes datos:
Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse.
Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.
Area Es el área que será asociada al personal
Estado Es el estado de la asociación
El registro puede quedar de la siguiente manera:
Para asignar áreas al personal se
ingresa a este enlace. El cero indica
que no tiene áreas asignadas.
66
Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal tiene
para un área en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones.
Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el
docente.
g) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la
opción de Grados y Secciones.
Esta asignación permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un
docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del
sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda,
principalmente con respecto al proceso de evaluación.
Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:
Para asignar secciones al
personal se ingresa a este enlace.
El cero indica que no tiene
secciones asignadas para el grado
y área.
67
En esta ventana se registran los siguientes datos:
Sección Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área.
Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones de clase.
Hora El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas
definidas a nivel de toda la institución educativa
Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30)
Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases.
h) Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir,
es posible obtener los siguientes listados del personal:
Ejemplos de estos listados se muestran a continuación:
Listado de personal de la institución educativa:
68
Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:
69
13. Administrar Roles
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Seguridad -> Administrar roles.
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada
Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.
Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el
botón grabar.
Al pulsar la opción de usuarios abrirá
la ventana donde se encuentra la lista
de usuarios de un determinado Rol.
Al hacer clic en el enlace de actualizar
Privilegios abrirá la ventana donde mostrara
la lista de privilegios las cuales se podrá
modificar de cuerdo al requerimiento.
70
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Id Rol El código el cual va identificar al Rol
Descripción La descripción del Rol
Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación de
usuarios de un determinado rol
Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los
privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios
pulse guardar.
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de
mantenimiento.
El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento
Seleccione el privilegio que tendrá el
usuario de la IE.
Leyenda.
71
14. Mantenimiento de usuarios
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.
Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un
personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo
se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios
Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar alguna
modificación pulse sobre el usuario.
72
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.
Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al
sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera.
Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.
Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña ingresada en el campo anterior.
Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido.
Cambiar password 1era vez
SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.
73
15. Asignación Accesos a Familiar
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Seguridad -> Asignación de accesos a familiar.
Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante
para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia
del estudiante a su cargo.
Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:
Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:
74
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son
Código de familiar El código que identifica al familiar
Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.
Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar
Domicilio Se muestran el domicilio
Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.
Teléfono Se muestra el teléfono del familiar
Email Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,
Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema
Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema
Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del
familiar y después pulse el botón “Buscar”
Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede
observar los datos del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes
asociados al familiar en la IE correspondiente.
Doble clic para
seleccionar al familiar.
Ingrese la información requerida y
pulse buscar.
75
Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:
Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se
grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave
serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.
Después de pulsar modificar se va
habilitar para que pueda seleccionar.
Pulse el botón modificar para que
pueda realizar las modificaciones
correspondientes.
76
Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.
Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el
enlace correspondiente.
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara
directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra
en la siguiente ventana.
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la
cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.
Seleccionar al estudiante y
pulse grabar.
77
16. Envío de mensajes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Envío de mensajes.
Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias
de Gestión educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opción de
Envío de Mensajes tras lo cual se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
a. Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
78
Los datos que se registran en los mensajes creados son:
ID Mensaje Identificador del mensaje.
Asunto Es un breve resumen del contenido del mensaje.
Mensaje Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto
formateado
Adjunto Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto
que previamente existe almacenado.
Ubicación Permite al usuario configurar la ubicación del
mensaje en la ventana del destinatario.
Las opciones disponibles son:
Área de trabajo: El mensaje será visualizado en el
área de trabajo del destinatario.
Splash: El mensaje será visualizado cada vez que
el usuario destinatario ingrese al sistema.
Persistencia Es posible configurar también el tiempo que el
usuario desea que el mensaje sea visto por los
usuarios destinatarios. Este valor depende del
contenido y de la importancia del mensaje. Los
valores posibles son:
Una sola vez: El mensaje se mostrará una sola
vez.
Hasta desactivar: El mensaje se mostrará hasta
que el destinatario indique la desactivación.
Destinatarios Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos
que se remita el mensaje que estamos creando.
Para ello es posible seleccionar a un conjunto de
contactos dentro del sistema.
Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el
botón Buscar Destinatarios
Búsqueda de destinatarios.
Al pulsar el botón de búsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrará la ventana que
permite la inclusión de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje
que viene siendo creado. En ese momento se mostrará una ventana similar a la
siguiente:
Aquí se muestra el aviso
de la presencia del
mensaje.
79
Los campos de esta ventana son los siguientes:
Alcance Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a
enviar el mensaje. Puede ser:
Individual: Significa que el mensaje será enviado a
un destinatario (usuario del sistema específico).
Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM,
OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el
mensaje será enviado a todos los usuarios de una
de estas dependencias.
Criterio Es un criterio de búsqueda que permite filtrar ya
sea por código o nombre.
Dato Es una cadena de caracteres que permite filtrar
Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:
Cuando la elaboración de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a
grabarlo y posteriormente a enviarlo.
Cuando se pulsa el botón de Sólo grabar es posible modificar el mensaje
posteriormente. En cambio, si se pulsa el botón de Grabar y enviar, entonces el
Note que es posible
definir un alcance
diferente para cada
mensaje.
Use este ícono para
enviar el mensaje.
Note que es posible
modificar el formato del
mensaje a través de este
grupo de herramientas.
80
mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones,
se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.
Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el ícono se
realiza el envío del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b. Visualizar mensajes:
Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del área de
trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el
mensaje se haya configurado con la Ubicación para áreas de trabajo.
Un mensaje pendiente significa que no ha sido leído. El mensaje completo es similar
al siguiente:
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrará de la siguiente manera:
Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Haciendo clic acá se va
a poder descargar el
archivo adjunto.
81
17. Solicitud de creación de talleres
Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año
académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el
proceso de enseñanza impartido.
Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema
SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres
y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia
educativa correspondiente a la IE.
Para definir un taller se requiere la siguiente información:
- El nombre del taller.
- Los criterios de evaluación del taller.
- Los grados a los que está dirigido el taller.
Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para
creación de nuevos talleres.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller.
Solicitud de creación del taller
Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna. Si ya existieran
datos, el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por
la institución educativa en el año académico en curso.
a. Registrar la solicitud de creación de talleres.
Al hacer clic al botón Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:
Inicialmente no se
visualizan solicitudes
registradas.
82
Los datos que se solicitan son:
N° de Solicitud de Rectificación
Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico.
Fecha de solicitud Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente.
Doc. referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creación del taller en la institución educativa. Es recomendable que ante los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar.
Diseño curricular Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso.
Detalle Es un sustento para la creación del taller.
Taller base Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se está manifestando que el taller que se está solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre.
Nuevo taller Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base.
Grados Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrán determinar los grados que corresponda.
Al hacer clic en el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de
gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
83
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botón Modificar.
b. Registro de criterios de evaluación
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en
una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados.
Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:
Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe hacer clic en el botón Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
Es posible eliminar una
solicitud generada
antes de ser remitida.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Use este botón para
mostrar (+) u ocultar (-)
el detalle de la solicitud.
84
Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en
la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
c. Registro de solicitud de creación de talleres con taller base.
Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se
registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el
siguiente formulario tiene un taller base.
85
Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas:
Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la
siguiente ventana:
Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se
mostrará la ventana principal de esta forma:
Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.
d. Remitir solicitud de creación de talleres.
Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente
ventana:
Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluación (de
acuerdo al grado).
El dato de la procedencia se
refiere al código de criterio de
evaluación original en el taller
base.
86
Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa
local, para su revisión y correspondiente aprobación.
e. Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas.
Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las áreas impartidas:
Si se consulta las áreas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado
Note que ya aparece el taller
solicitado. Puede ser eliminado
87
18. Programación de talleres
Esta opción permite registrar los talleres de la institución educativa en un año escolar.
Estos talleres tienen la característica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un
estudiante puede seleccionar uno o más de los talleres ofertados por la institución
educativa.
Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres
convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean
asistir.
La programación de talleres tiene las siguientes características:
a. Están asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la
institución educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden
llevar un mismo taller.
b. La institución educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opción de Datos generales de la Institución Educativa:
Regresando a la opción de Programación de Talleres, al ingresar a esta opción el sistema
muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institución educativa para el año
escolar en curso. Por ejemplo:
Esta I.E. se maneja con
talleres seleccionables.
88
Agregar una nueva programación de taller.
Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:
El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuación.
ID Es el identificador de la programación de taller.
Es un número correlativo en todo el año escolar.
Diseño curricular Indica el diseño curricular activo para la I.E.
Nivel educativo Indica el nivel educativo de la I.E.
Grado Se debe ingresar el grado a donde está dirigido el
taller.
Taller Viene a ser un área definida como selectiva y que
se ha configurado para el grado previamente
registrado.
Aula Es el aula de la institución educativa donde se
dictará el taller.
Texto Es el texto de detalle del contenido del taller. Es
Solo es posible
eliminar una
programación de taller
siempre que no
existan estudiantes
asociados.
89
un dato referencial.
Periodos Aquí se indican los periodos en los que son
dictados los talleres en el año académico. Los
periodo pueden no ser consecutivos y el
estudiante debe asistir y ser calificado por
periodos (siempre y cuando la institución
educativa ingrese calificaciones por periodos).
El sistema validará que al menos un periodo
quede marcado, de esta manera el sistema se
asegura que los estudiantes que llevan el taller
tengan sus notas para el periodo.
También al desmarcar un periodo, el sistema
verifica que no existan notas registradas, de lo
contrario se muestra un mensaje:
Modificar una programación de taller
Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la
programación del taller.
El botón Grabar graba todos
la información del formulario,
incluyendo los periodos que
programados por taller
electivo.
Siempre debe existir
al menos un taller.
Marcando este check se
marca y desmarca los
periodos del año en la IE.
Estos son los periodos de la
IE en el año escolar.
90
Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programación de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que están llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Listar las programaciones de taller
Pulsando el botón Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.
91
19. Registro de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Registro de estudiantes.
Esta opción permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe
completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden
actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes características:
Datos de la institución
educativa.
Permite regresar siempre
a la opción de identificar
al estudiante.
Indicadores de
secuencia.
Botón que permite
avanzar a la siguiente
actividad.
Se indica el año escolar
con el que se está
trabajando.
92
Los semáforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color Significado
Rojo No es posible ingresar al formulario.
Verde El ingreso de datos está completo. Es posible ingresar al formulario.
Amarillo El ingreso de datos no está completo. Es posible ingresar al formulario.
a. Estudiante > Identificar
Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opción y permite identificar y
ubicar un estudiante ya sea por el código de estudiante, documento de identidad o
apellidos y nombres.
Al ingresar el Código del Estudiante y hacer clic al botón Siguiente, el sistema validará si el
estudiante está registrado en el SIAGIE, si es así mostrará el siguiente mensaje:
De lo contrario, presentará el siguiente mensaje:
También es posible buscar a un estudiante en particular a partir de sus apellidos y
nombres o documento de identidad. Para ello se debe hacer check en el formulario de
búsqueda que aparece como segunda opción:
Accede a la sección
de búsqueda de
estudiantes.
Este es el grupo de
información de la
matrícula que es
solicitada.
Formularios de
registro de información
asociada al
estudiante.
93
Al pulsar el botón Buscar, se muestra una lista de los estudiantes cuyos datos coinciden
con los criterios de búsqueda.
Una vez ubicado al estudiante, se debe hacer clic el ícono “Check” de la derecha.
b. Estudiante > Principal
Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Los datos que se registran en este formulario son los siguientes:
Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional.
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno
94
y/o materno.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto
de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el apellido materno.
Apellido Materno Apellido materno del estudiante.
Nombres Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre: La primera letra con mayúscula y las siguientes con minúsculas. Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la presentación de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por ejemplo: María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los Ángeles, etc.
Sexo Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer)
Estado Civil Condición del estudiante:
Cargar imagen (del estudiante)
Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp.
Hacer clic en el botón Cargar Foto y aparecerá una solicitud de ingreso de la ubicación del archivo donde se encuentra la fotografía del estudiante (ruta imagen):
Pulsando el botón Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en alguna carpeta de su estación de trabajo, luego al pulsar el botón Grabar, se muestra la foto del estudiante.
Datos de nacimiento
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
País Nacimiento País de origen del estudiante
Ubigeo INEI Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento es Perú.
Reniec Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil.
Mediante esta opción es posible buscar una ubicación geográfica por departamento, provincia o distrito. El usuario tendrá que ingresar el nombre del lugar donde nació el estudiante y presionar el botón “Buscar Ubigeo”, luego seleccionar un registro indicando
95
clic en el icono “Check”. Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC respectivamente, así como también se muestra el nombre del departamento, provincia y distrito.
Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botón
Grabar, se mostrará un mensaje de confirmación al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarán grabados en el sistema.
Luego deberá indicar el botón Siguiente para pasar al formulario “Domicilio”.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botón Modificar para
que el sistema le permita la actualización de los datos. Luego hacer clic en botón Grabar
para guardar los cambios.
c. Estudiante > Domicilio
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son:
Año Año desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es registrada.
Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante. Es un dato obligatorio
96
Lugar Lugar de domicilio (o referencia)
Teléfono Teléfono de domicilio
Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante. Utilizar el mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en el formulario principal
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:
d. Estudiante > Laboral
Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son:
Año Año de inicio de labores.
Edad Edad correspondiente al año de labores. El sistema valida que la edad corresponda al año registrado antes y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Tipo Actividad Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que
realiza el estudiante.
Descripción del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas
Horas Semanales de trabajo
Número de horas semanales que labora el estudiante.
Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:
Esta es la lista que se va
actualizando. Es posible
modificar o eliminar el
registro, usando los íconos
respectivamente.
97
e. Estudiante > Datos Complementarios
Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como
documentos de identidad y otros datos de interés principalmente para la ficha de
matrícula. Este formulario está divido en dos secciones: “Documento” y “Otros Datos”.
Sección “Documentos”:
En esta sección se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjería, etc.
Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento deberá
seleccionar el botón Grabar. En seguida el sistema actualizará la lista de documentos.
Esta lista nos permitirá realizar acciones de mantenimiento (edición y eliminación ) a
los registros.
Sección “Otros Datos”:
Esta es la lista que se va
actualizando. Es posible
visualizar, editar o eliminar el
registro, usando los íconos
respectivamente.
98
En esta sección se registran otros datos del estudiante que serán mostrados en la ficha de
la matrícula, tales como: lengua materna, segunda lengua, número de hermanos, lugar
que ocupa, religión, etc. Para esto deberá hacer clic al botón Modificar.
Los datos que se registran en este formulario son:
Otros datos (del estudiante)
Lengua Materna Lengua por parte de madre
Segunda Lengua Segunda lengua que domina
Religión Religión que profesa.
Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante
Parto Modo de nacimiento del estudiante
Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento.
Nro. Hermanos Número de hermanos del estudiante.
Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos.
Luego de ingresar los otros datos deberá hacer clic en el botón Grabar.
f. Salud > Controles
Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la información de la
salud del estudiante que puede ser útil para su proceso educativo.
99
Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son:
Fecha Fecha de la toma de información realizada.
Control Tipo de control realizado.
Resultado Resultado de la consulta realizada.
Observaciones Detalle u observaciones adicionales.
g. Salud > Estado
Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la información del estado de salud del.
Este formulario está divido en dos secciones: “Datos del Estado de Salud” y “Alergias,
Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”.
Sección “Datos del Estado de Salud”:
En esta sección se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante
durante su vida.
100
Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Sección “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”:
En esta sección se ingresan las alergias, experiencias traumáticas y el tipo de sangre del
estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula. Para esto deberá indicar el
botón Modificar, luego el sistema habilitará los atributos para su respectivo registro.
Los datos que se registran en este formulario son:
Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre
Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia traumática Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botón Grabar.
h. Salud > Actividad
Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la evolución de la actividad psicomotriz y
lenguaje del estudiante:
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar.
101
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son:
Edad Es la edad del estudiante (expresada en años y meses) en la que se dio la actividad.
Actividad Es un evento de importancia en la actividad psicomotriz o de lenguaje del estudiante.
Aspecto Dependiendo de la actividad registrada en el campo
anterior, se determina cuál es el aspecto asociado automáticamente.
i. Familia > Información
Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El
procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar,
se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior.
Para asociar el apoderado al momento de la matrícula, es necesario haber registrado al
familiar en este formulario.
Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son:
102
Datos principales
Parentesco Relación del familiar con el estudiante
Documento Tipo y número de documento
Si el documento ingresado ya existe registrado en el sistema, entonces se muestra un mensaje similar al siguiente:
En caso que el usuario confirme y continúe, entonces los datos de la persona serán automáticamente cargados.
Posee apellidos Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los familiares de los estudiantes.
Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
Vive? Estado de existencia del familiar
Vive con estudiante Indicador si el familiar vive con el estudiante
Sexo Género masculino o femenino
Estado Civil Estado civil del familiar
Datos del nacimiento del familiar
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
País Nacimiento País de nacimiento del familiar. Note que si elige Perú se va a activar la búsqueda del Ubigeo.
Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en el código de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre y cuando se elija el país de nacimiento a Perú.
Otros datos del familiar
Domicilio Dirección de vivienda del familiar
Teléfono Número telefónico del familiar
Celular Número de teléfono móvil del familiar
Grado Instrucción Grado alcanzado.
Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar
Centro de trabajo Centro de labores del familiar
103
Email Correo electrónico del familiar.
Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la información contenida en el sistema, por ejemplo:
- El estudiante no puede tener más de un padre o madre.
- Un familiar no debe estar asociado más de una vez a un mismo estudiante.
- Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona
existe en la base de datos, el sistema solicitará la confirmación si se está intentando
asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.
104
20. Matrícula de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Matrícula -> Matrícula -> Matrícula individual.
Esta opción permite realizar el registro y también la matrícula de un estudiante. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestañas adicionales:
Datos de la institución
educativa.
Permite regresar
siempre a la opción
de identificar al
estudiante.
Indicadores de
secuencia.
Botón que permite
avanzar a la siguiente
actividad
Año escolar con el que se
está trabajando.
105
a. Matrícula > Matricular
Este formulario permite registrar la matrícula del estudiante, para el año académico y la IE
que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la
ventana.
En este formulario todos son datos obligatorios a excepción del registro de observaciones.
Para esto deberá hacer clic el botón Modificar, luego el sistema le permitirá actualizar los
registros.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:
Datos de matrícula
Situación matrícula
Ingresante El estudiante ingresa a
estudiar en la IE al primer
grado del nivel.
Promovido El estudiante ha sido
promovido desde el grado
anterior.
Repite El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha
repetido el grado.
Reentrante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
diferente año escolar (para
EBR)
Reingresante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
diferente año escolar (para
106
EBA)
Estado Muestra el estado de la matrícula del estudiante para el año
escolar o periodo promocional.
Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la
matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el
registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se
permitirá el primer grado del nivel.
Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha
se usa también al momento de asociar resoluciones a las
matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema.
El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un
registro de matrícula.
Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el
sistema.
Condición de Matricula
Datos del apoderado
Apoderado De los familiares de estudiante que se han registrado se
podrá elegir un apoderado para el año escolar seleccionado.
Parentesco Se muestra el tipo de relación familiar del apoderado con el
estudiante.
Vive? Estado de existencia del apoderado.
Vive con el estudiante Indicador si el apoderado vive con el estudiante
Datos laborales del estudiante
Trabaja Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas
semanales en la cual se tiene que poner las horas
correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la
cual se tiene que elegir una de las dos opciones
Condición Laboral
Horas semanales Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad
de horas semanales.
Datos de procedencia del estudiante
Tipo Procedencia
Misma IE El estudiante procede de la
misma IE para esta matrícula.
Otra IE El estudiante procede de una
IE diferente a la de la
matrícula.
Su casa El estudiante no proviene de
ninguna IE.
I.E Procedencia Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la
IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”.
Para buscar una institución educativa en particular por
nombre, se puede hacer clic en el ícono Buscar tras lo cual
se muestra una ventana similar a la siguiente:
107
Ingresando los criterios de búsqueda de interés se muestra
la información de esta manera:
También podrá digitar directamente el código modular de la
IE con el anexo en lugar hacer clic en el ícono Buscar.
Observación Se ingresa un texto asociado a la matrícula.
Al pulsar el botón Grabar, se mostrará al usuario un mensaje de confirmación para que se
proceda a la grabación de los datos registrados.
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo año académico
(aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código
de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.
Anular Matrícula
La anulación de la matrícula solo será posible si es que el registro de matrícula está en el
estado de “Pre-Matricula” o “En proceso” y además no exista ninguna información
relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón “Anular Matrícula”, tras
lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.
Una vez anulada la matrícula no podrá modificarla. Para eliminar físicamente la matrícula
deberá realizarse a través de la opción “Estudiantes por Sección”.
Tratamiento de los controles de edad en la matrícula.
108
En el tema de la matrícula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la
matrícula de estudiantes en algunos grados en función a las directivas emitidas por el
Ministerio de Educación.
Este mecanismo de validación funciona a través de tres parámetros:
Fecha límite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la
edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podrá se
matriculado en dicho grado.
Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la
posibilidad de matrícula de los estudiantes, esta fecha permite la matrícula del estudiante
que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la
información que sustente la matrícula.
Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones.
En función de estos parámetros, el sistema realiza las siguientes validaciones
Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite
entonces se acepta la matrícula del estudiante.
Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite pero
antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrícula siempre y
cuando se presente la información que sustente.
Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha límite y antes
de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrícula.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
- La opción de matrícula de estudiantes.
- La opción de prematrícula de estudiantes.
- La opción de nómina básica de estudiantes.
Opción de matrícula de estudiantes.
Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompañada de
un check de validación en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del
estudiante presenta el código de estudiante y la constancia de estudios.
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrícula según la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
109
b. Matrícula > Exonerar
Este es el formulario en donde se actualiza la información de las exoneraciones del
estudiante, las áreas a cargo y programas sociales del estudiante para el año escolar
seleccionado.
Para tener acceso a esta opción previamente debe haber registrado la matrícula para el
año académico actual.
Este formulario cuenta con tres secciones: “Áreas Exoneradas”, “Áreas a Cargo” y
“Programas Sociales”.
Sección “Áreas Exoneradas”
En esta sección podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año
académico.
Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son:
Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudios
Área
Área genérica. No todas las áreas pueden ser
exonerables. Solo se despliegan las áreas que
pueden ser exonerables, como por ejemplo
Religión.
Resolución Documento que autoriza la exoneración del
estudiante.
Fecha Calendario de fecha de exoneración
Observaciones Comentario u observación referidas a la
exoneración.
Sección “Áreas a Cargo”
Esta sección permite registrar las áreas a cargo, siempre y cuando se trate de una
matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién
inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo).
También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo para un
estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a
EBA, que tiene más de uno).
110
En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a
cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.
Para registrar un área a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un área a cargo de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se ingresan en esta ventana son:
Año Año al que corresponde al área a cargo.
Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante
ha cursado el área que lleva como cargo.
Diseño curricular Es la estructura curricular
Grado Es el grado al que corresponde el área a cargo.
Debe ingresarse un área precedente del grado
de matrícula.
Área Es el área del diseño curricular que el estudiante
lleva como cargo.
Sección “Programas Sociales”
Esta sección permite registrar los programas sociales en los que está participando o
inscrito el estudiante para el año académico actual.
El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE.
Para asignar uno o más de los programas sociales mostrados, deberá marcar el check,
luego indicar el botón Grabar.
Para quitar la asignación de un programa social, simplemente deberá desarmar el check y
a continuación indicar el botón Grabar.
c. Matrícula > Imprimir
Este es el formulario final del proceso de matrícula de un estudiante, permite imprimir la
constancia de matrícula y la ficha única de matrícula.
111
Si escoge la primera opción “Constancia de Matrícula Estudiante” y luego indica el botón
Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la
constancia de matrícula.
Si selecciona la opción “Ficha Única de matrícula” y luego indica el botón Imprimir, el
sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha Única de
Matrícula del estudiante.
En el caso que seleccione la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrará la
siguiente ventana.
112
21. Nómina de Matrícula
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Matrícula -> Nómina -> Generación y envío.
Esta opción permite generar los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE a la que está
adscrita la IE.
Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula.
Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Debe seleccionar el grado, sección y el formato a generar. Automáticamente, en la parte
derecha de la ventana, se mostrarán los datos de Responsable de la matrícula, R.D
institucional, fecha de aprobación, según sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente
pantalla
Primero tiene que
seleccionar el
grado. Seleccione la sección.
Elección del formato: Nomina de Matricula.
Nomina Adicional.
113
Para el caso de Nominas de matrícula, pulse el botón “Generar Nómina” para que
muestre la imagen en PDF de la Nómina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrícula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolución asociada al
grado y sección.
Luego de pulsar el botón de “Generar Nomina”, la imagen de la cara anterior es como
sigue:
Pulse el botón
Generar Nómina.
Estos datos se pueden actualizar en el
registro de la sección, para el caso de
nominas de matricula o en el registro de
la resolución IE, para caso de Nominas
Adicionales.
Debe indicar la resolución
asociada al grado y sección
114
La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un
mensaje similar al siguiente:
Remisión del formato de la nómina de matrícula.
Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en
el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:
Sello de agua que indica que la
nómina no es aún definitiva.
115
Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información
registrada en el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar
nómina oficial final.
Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y
confirmación similar a la siguiente:
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la
nómina de matrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.
116
No es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja
de check Generar nómina oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado la nómina oficial
correspondiente, Por ejemplo:
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para
remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botón Envío de nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
sección.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
rechazado.
Note que cuando la
nómina de matrícula es
la oficial final, ya no se
muestra el sello de
agua.
117
Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones
seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío.
Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el
Censo Escolar del año correspondiente.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envío.
Impresión del formato de envío.
Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un
listado rápido de las nóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado
como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión
se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:
Note que es posible
armar un envío con
formatos de nóminas
de secciones de
diferentes grados.
Es posible también
ingresar un documento de
referencia que puede ser
el número de oficio de la
IE con la que se envían
los formatos.
Este es el número de
envío.
118
22. Registro de Nómina Adicional
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Matrícula -> Nómina -> Nómina adicional.
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando
para sus matrículas adicionales.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones
registradas.
Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolución.
119
Los datos que se registran en esta ventana son:
Id resolución No está disponible para ingreso por el usuario.
Tipo resolución Dependiendo del tipo de resolución se activará la
finalidad. El tipo de resolución identifica el
alcance que tiene las resoluciones siendo
registradas.
Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se
activan estas finalidades.
N° resolución Indique el número de resolución
Fecha de aprobación Es la fecha en la que se aprobó la resolución
Responsable Es el personal de la IE que se hace responsable
de la resolución.
Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar los
registros de interés de la resolución, según la
finalidad de la resolución. Por ejemplo, si se trata
de una resolución con la finalidad de matrícula
adicional, entonces esta fecha corresponderá al
inicio del rango para agrupar las matrículas.
Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al
rango final de agrupación.
Descripción Es una descripción breve o resumida de la
resolución.
Texto resolución Es el texto de la resolución
Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.
Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al
usuario a trabajar con la información contenida en el sistema.
Mientras la resolución esté como
registrada, podrá ser eliminada.
120
En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el
rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación
en especial, podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar
ya sea, grados secciones o estudiantes.
Si selecciona el filtro por grados
Si selecciona el filtro por secciones
121
Si selecciona el filtro por estudiantes. Se
puede buscar por apellidos y nombres o
por código de estudiante:
Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a
la resolución, apareciendo de la siguiente manera:
Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en
el estado de registrado.
Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas
asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una
resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá
confirmar la acción.
Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso
La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que
desaparece el ícono de eliminación.
122
23. Postergación de Evaluación
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Postergación -> Postergación de evaluación.
Esta opción permite registrar la información de los estudiantes que no podrán rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrán rendir
posteriormente los exámenes
Después de pulsar la opción de Agregar abrirá la siguiente ventana donde podrá ingresar
la información solicitada por el sistema.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
123
Código de Postergación Código generado por el sistema
Grado Grado que cursa el Estudiante
Sección Sección que cursa el Estudiante
Nombre de Estudiante Apellidos y Nombres del Estudiante
Motivo Motivo por el cual el Estudiante no podrá dar el
examen
Observaciones Observaciones
Resolución Postergación Resolución de la Postergación
Fecha de Postergación Fecha que se realiza la postergación
Pulse el siguiente icono para que pueda realizar la búsqueda del estudiante, abrirá la
siguiente ventana:
Después de ingresar toda la información solicitada por el sistema pulse grabar y le
mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante
Ingrese información del
estudiante y pulse buscar.
Después de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.
124
24. Carga de DNI desde Excel
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.
Esta opción permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un año
académico en forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
a) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a
descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos
correctamente.
125
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 9 Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI
CargaDNI_
Del 10 al 18 Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador
03254640_
Del 19 al 24 Es un separador y un número de control
_34378
Del 25 al 28 Es la extensión del archivo
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.
b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección
así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los
estudiantes.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
126
La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los
estudiantes de la Institución Educativa.
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar
la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
d) Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las operaciones de carga de
DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
e) También es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.
Columna donde se muestra los
DNI actuales de los estudiantes.
Columna donde se deben
registrar los DNI
actualizados de los
estudiantes.
Si existieran
problemas, el
sistema muestra el
mensaje de error.
127
25. Estudiantes por sección
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Est. por sección.
Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.
Esta opción tiene las siguientes funcionalidades:
a. Orden Automático
Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenará
automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.
Secciones del grado.
128
b. Orden Manual
Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están
cambiados
Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón
“Grabar”, obteniéndose el siguiente resultado.
Pulse Orden Automático.
Se podrá cambiar el orden
de la lista, cambiando el
orden de los números.
El usuario puede cambiar la
numeración.
129
En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de
grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.
En la opción “Orden Manual” si usted ingresa un número de orden que excede al
total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldrá la siguiente
ventana de advertencia.
c. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes.
Los cambios de estado de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta
pantalla. Los estados posibles son:
Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior.
En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior.
Definitiva La matricula no puede ser modificada
Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación
Los cambios de estado posibles son los siguientes:
Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada
Pre matrícula No No Si Si
En proceso No No Si Si
Definitiva No Si No Si
Anulada Si Si Si No
130
26. Padrón de Apoderados
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administración IE -> Padrón de apod. x sec.
Esta opción permite ver la relación de los apoderados de los estudiantes de una sección
pudiendo tener filtros por grado, diseño curricular, sección o grupo.
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados
Sección La sección del cual quiere saber la lista de apoderados
Después de seleccionar todos los campos se mostrará la relación de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.
131
27. Cambio de Sección del Estudiante
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Cambio de sección.
Esta opción permite cambiar de sección a un estudiante dentro de un mismo grado en el
transcurso del año académico o periodo promocional y dentro de una misma institución
educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del
estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas,
principalmente.
Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del
cual se va realizar el cambio de sección.
a. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección hacer clic en el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
hacer clic en el botón Grabar.
132
Los datos que se muestran / registran son:
Código de matricula Identificador único de matrícula del educando
Grado Grado del estudiante.
Sección Sección del estudiante
Nombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante
Fecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso.
Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.
Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.
El registro, puede quedar de esta forma:
Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la
opción.
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
Al pulsar este ícono se
podrá proceder al cambio
de sección.
133
Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aún. Para
lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Puede refrescar la página para poder ver el estado del proceso.
Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del
registro.
b. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
134
Descripción del reporte:
Código de estudiante Código de identificación del estudiante.
Estudiante Apellidos y nombres del estudiante
Estado Procesado, Registrado.
Fecha Fecha de registro del cambio de sección
Observación Motivo del cambio de sección.
Resolución Numero de resolución del cambio de sección.
Sección Destino Sección Destino del cambio.
Sección Origen Sección Origen
135
28. Traslado de Estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Traslado estudiantes.
Esta opción lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del año
académico actual.
El usuario deberá seleccionar un tipo de traslado y a continuación hacer clic al botón
“Listar Estudiante”.
Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrará la siguiente ventana:
136
29. Retiro de Estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Retiro estudiantes.
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa
durante un año académico.
Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa hacer clic
en el botón Agregar
Con lo cual se mostrará la siguiente ventana
Al pulsar abrirá la ventana
de búsqueda por el
estudiante.
137
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante
Código de retiro Identificador asignado por el sistema
Resolución de retiro Número de la resolución de traslado.
Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.
Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante.
Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del
estudiante.
Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la
Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días
que le corresponden, tal como se muestra a continuación:
Pulse el enlace para
modificar la
información.
Note que el sistema reconoce
al estudiante como retirado
(ver el color rojo de la
leyenda).
138
30. Gestión de Traslados Ingreso
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Gestión de traslados -> Ingreso.
Esta opción permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarán a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:
Al hacer clic al botón Agregar, aparece la siguiente ventana:
139
Los datos que se solicitan son:
Tipo Traslado 1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe haber culminado un grado promoción. 2 Por cambio de año: En este caso el estudiante ha finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar el grado siguiente correspondiente al mismo nivel. 3 En el mismo año: En este caso el estudiante cuenta con matrícula en un año escolar y desea cambiarse de IE en el mismo año.
IE Origen Institución educativa de donde proviene el estudiante.
Año Origen Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo.
Nombre de estudiante Apellidos y nombres del estudiante
Año Destino Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo.
Grado Se carga el grado según el tipo traslado y la última matrícula del estudiante.
Texto IE Texto referencial u observación.
El registro quedaría de esta manera:
El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de
ayuda siguiente:
Al pulsar abrirá la ventana de
búsqueda de la I.E a la cual se le
va trasladar al estudiante.
Al pulsar abrirá la ventana de
búsqueda del estudiante.
140
Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobación o liberación de la matrícula la
cual deberá realizarse por la IE Origen.
Así mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrícula del estudiante el estado se
mostrará como sigue:
Las IIEE posibles de traslado a
buscar dependerá del tipo de
traslado. Se puede filtrar para que se
muestren las IIEE que
pertenecen a un departamento
en especial.
En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Código Modular.
141
Luego que haya sido aprobada la IE podrá matricular al estudiante haciendo clic en el
botón . Aparecerá una ventana modal que le permitirá elegir la Sección y el Apoderado,
luego clic en matricular.
Luego de ello nos muestra una ventana de confirmación:
142
31. Gestión de Traslados Salida
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Gestión de traslados -> Salida.
Esta opción permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobación/liberación de la matricula.
Al dar clic en el botón nos mostrará la siguiente ventana:
143
En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o
rechazar el registro de traslado.
144
32. Proceso de generación de prematrícula
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Matrícula -> Matrícula -> Matrícula automática (prematrícula).
Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente año académico. Se tienen dos procesos de prematrícula:
Fase Regular y Fase de Recuperación.
Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.
Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir.
Asegúrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente
y no podrá realizar este proceso:
Los estados deben
estar en el estado
Evaluado.
Cuando el estado se encuentra en evaluado
recién se activan el botón
145
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el año previo
como Sección Posterior.
Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario
el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:
Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente
mensaje:
Luego de ejecutado el proceso se mostrará un mensaje con estado: Errores / Conforme
146
El informe dependiendo de la fase se mostrará:
FASE REGULAR FASE DE RECUPERACION:
147
33. Actualización de estudiantes por programa
Esta opción permite realizar la actualización de estudiantes por programa que la Institución
Educativa tenga asociada. Esta opción es útil cuando se desea realizar una rápida
identificación en el sistema de los estudiantes asociados
La actualización de los estudiantes matriculados en un año académico en particular es de
forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
a) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a
descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos
correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 22 Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI
EstudiantesPorPrograma_
Del 23 al 31 Es el código modular, el anexo de la institución educativa.
03254640
Del 32 al 35 Es el código del 001_
148
programa social y un separador
Del 36 al 40 Es un numero aleatorio 16091
Del 41 al 45 Es la extensión del archivo
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta
b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general así como
también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de
todos los estudiantes de la Institución Educativa.
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
Columna donde se debe
indicar si el estudiante
pertenece al programa.
149
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar
la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
d) Concluida la operación el sistema mostrará una ventana de confirmación:
Para comprobar la actualización puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes,
pestaña de “Otros datos”.
150
34. Talleres seleccionados por estudiante
Mediante esta opción las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos
podrán registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el
año escolar. Previamente, en el proceso de matrícula propio de la IE o durante el año
escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia.
Nota: Si la institución educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces
se le mostrará un mensaje que le impide el ingreso a esta opción. Para configurar la
funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opción de datos de
la institución educativa.
Al ingresar a esta opción, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a
continuación:
Luego de la selección del grado y la sección:
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la intersección estudiante – taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, éste mostrará el mensaje de
advertencia correspondiente.
En las columnas se
muestran las
programaciones de
talleres. En las filas se puede
apreciar los
estudiantes de la
sección.
151
152
35. Asistencia Mensual a la IE
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Asistencia -> Asist. mensual IE.
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los
estudiantes a la institución educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de
las fases del año de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA).
Al ingresar a esta opción aparece una ventana similar a la siguiente:
Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
- Registro directo de la asistencia. Se usará la opción de Registrar asistencia
directamente en el sistema.
- Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la
asistencia a través de una hoja de cálculo.
Enlace Registro
directo de
Asistencia.
Permite consolidar o
resumir el total de
asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Seleccione
alguna sección
del grado.
Este es un año
cronológico. Note que a
un año académico (o
año de estudios o
periodo promocional)
puede sobrepasar un
año cronológico.
Botón de registro
de asistencia por
intermedio de
plantilla Excel.
153
Registro directo de asistencia
El usuario debe seleccionar la sección en la parte superior de la columna que corresponde
a los enlaces de Registrar Asistencia.
Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las
consideraciones indicadas a continuación:
a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación
aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario
marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institución.
c. El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de
leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier
ubicación del registro.
La ventana que aparecerá es similar a la siguiente:
Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección
modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe
el botón Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Pulsar con el mouse
en la casilla para
cambiar el estado.
Fechas especiales
marcadas.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecerá el
significado de cada letra.
Con este botón se realiza la
carga de la asistencia desde
una plantilla Excel
previamente descargada.
154
Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza
Justificada U
Asistió .
No se registró
Espacio en
blanco
Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones:
a. Imprimir asistencia
Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente:
b. Eliminar asistencia
En ocasiones deseará realizar la “limpieza” total del registro realizado. La manera de
hacerlo es a través del botón Limpiar Asistencia.
Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse
Aceptar.
Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la
asistencia de todos los estudiantes.
155
En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le
mostrará la siguiente ventana de confirmación y pulse Aceptar.
Registro por intermedio de una plantilla Excel
Se recomienda el uso de esta opción cuando se desee realizar un registro rápido de la
asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexión permanente de internet.
Consiste en descargar una plantilla en Excel con la información de los estudiantes de las
secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se
realiza la carga de la información registrada en el archivo Excel.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botón Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Pulse el icono para borrar la
asistencia del estudiante.
156
Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a
considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones
seleccionadas. Pulse luego el botón Confirmar. En unos segundos se mostrará la
información de que se está generando un archivo Excel.
Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
debe actualizar la asistencia aquí mismo. El nombre del archivo1 tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información:
Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institución educativa de alguna de las
secciones:
1 Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución
educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.
Dependiendo del tipo de
navegador, la forma de esta
ventana de aviso puede ser
diferente, sin embargo siempre
va a mostrarse el nombre del
archivo: El nombre del archivo no
debe variarse.
La primera hoja es de
Generalidades y muestra
información de la institución
educativa y las secciones
seleccionadas. No debe
modificar nada en esta hoja.
Note que la plantilla descargada
contiene una hoja del libro para
cada sección del grado
seleccionado.
Seleccione las secciones que
requiera incluir en la hoja de
cálculo.
157
Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuación:
Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botón de Cargar Excel.
En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la información
de la asistencia de estudiantes previamente registrada. Así:
Al ingresar la ruta y luego presionar el botón cargar registros, el sistema va a actualizar la
información de la sección que corresponda. Si por alguna razón el usuario ha modificado
alguna información de la hoja de cálculo que no debería, como por ejemplo el nombre de
la hoja, se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Note que la hoja de cálculo
descargada contiene el registro
de asistencia realizado hasta ese
momento.
Importante: Si se muestra este
mensaje que sugiere que el
usuario debe habilitar el
contenido de macros, deberá
pulsar el botón.
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Con este botón se
activa la carga de
archivos Excel.
158
Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar información resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.
Use este botón
para consolidar
la información.
159
36. Registro de Notas Finales
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Finales desde excel.
En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales
por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones.
Los pasos para completar este procedimiento son:
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir
las actas finales de notas.
d. Para los casos en que se requiera reprocesar la situación final de los estudiantes de la
sección, es posible reprocesar las notas finales.
Como prerrequisito para usar esta opción se requiere:
a. Haber creado las secciones de la institución educativa para el año académico o
periodo promocional en curso.
b. Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas
finales. Esto se verifica en la opción de Datos de la Institución Educativa. Ver la
imagen.
160
Si la institución educativa no está configurada para trabajar con notas finales,
entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:
Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está
dividida en tres áreas de trabajo o paneles:
Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A
continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario:
Pulse el botón Modificar y luego
marcar la opción de Registro de
Notas Finales. Finalmente
presione el botón Grabar.
Este es el sector para
la descarga de los
archivos Excel con la
información de los
estudiantes para que el
docente ingrese las
notas finales.
Este es el sector para la
carga de los archivos
Excel con la información
de los las notas finales.
Este es el sector donde se muestra
la información que va a ser
actualizada, previa verificación del
usuario. Note que también se
muestran las inconsistencias en la
información que será procesada.
161
a. Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.
El usuario debe seleccionar el diseño curricular, el grado y la sección y presionar el botón
Generar archivo Excel.
Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana
puede tener diversas formas).
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la información ahí contenida actualizará los datos correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 16 Identifica que se trata de un archivo de notas finales, incluye el separador.
RegNotasFinales_
Del 17 al 25 Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador
12584820_
Del 26 al 28 El código del diseño curricular 15_
Del 29 al 30 Es el nivel académico A2 (códigos del Escale)
Del 31 al 34 Es el año académico 2011
Del 35 al 36 Es el código de grado 02
Del 37 al 38 Es el código de la sección 01
Del 39 al 43 Es un separador y un número de control _84327
Del 44 al 47 Es la extensión del archivo precedido por un punto.
.xls1
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta
1 Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor
cantidad de usuarios.
Pulse este botón
para generar el
archivo en Excel.
162
b. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así
como también las listas correspondientes que controlarán el registro de las notas de los
estudiantes.
Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un
mensaje similar al siguiente:
La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
Si desea, puede pulsar este botón,
que le permitirá formatear la hoja de
cálculo (NF) en un formato más
amigable.
Estas son las
abreviaturas de las
áreas o talleres que
lleva la sección.
En la hoja NF (Notas finales),
se van a ingresar las notas
finales del estudiante.
163
Nota: En el caso de una IE del nivel Educación Básica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
c. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá
cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botón Examinar.
Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botón Cargar
Notas. Note que el panel muestra la información contenida en el nombre archivo Excel, de
esta manera:
El usuario solo debe ingresar la
información de las notas. Tenga en
cuenta que las notas cambian del
formato vigesimal o literal según sea el
caso. Si el usuario aplica un mal
registro, el sistema tomará ello como
una inconsistencia.
Este panel es independiente del panel de
descarga de Excel. Esto quiere decir que no
interesa qué sección está indicándose en
dicho panel.
No modifique estos datos de los
estudiantes, de lo contrario sus notas
no serán consideradas.
164
Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualización de la base de
datos de manera definitiva, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es
presentada al usuario.
Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales.
Entre ellas destacan:
- Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas
finales no son cargadas.
- Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institución educativa. El reporte
de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se
mostrará una ventana similar a la siguiente:
El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel
Si un estudiante aparece
como bloqueado, es
posible que se trate de un
traslado, retiro o
postergación.
En este caso se informa que existen
inconsistencias.
165
que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema
mostrará la siguiente ventana:
El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga.
El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta
consolidada de evaluación mediante la opción correspondiente. Por ejemplo:
d. Sobre la situación final del estudiante.
Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situación final de
cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar
las reglas de promoción y repitencia correspondientes al nivel y grado de la sección que
viene siendo procesada. El usuario no podrá modificar la situación de un estudiante
directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y
global a todos los grados.
e. Sobre el reproceso de notas finales
Se debe usar el botón de reproceso de notas finales si el usuario desea generar
nuevamente la situación final del estudiante de la sección seleccionada. El usuario deberá
pulsar el botón luego de haber seleccionado la sección que desea reprocesar se emitirá un
mensaje de confirmación.
Luego de pulsar Aceptar, se ejecutará el reproceso de notas finales actualizándose la
situación final de los estudiantes.
f. Registro de notas finales de talleres selectivos
En algunas circunstancias la institución educativa está configurada para funcionar con
talleres selectivos. En esos casos, el registro de notas finales va a considerar que se
registren las notas sólo en los casilleros que corresponden a talleres que el estudiante ha
seleccionado.
166
Como se puede notar, las celdas que están pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:
Cuando eso pase, el usuario no podrá guardar la información de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botón Grabar
no aparecerá.
Cuando la información es consistente, aparece el botón Grabar.
Las columnas pintadas
corresponden a talleres
selectivos por estudiantes.
En este caso, se muestra una
inconsistencia porque la nota de un
taller selectivo no corresponde al
estudiante:
Si los datos son
inconsistentes, entonces
corrija la información de
las notas finales con ayuda
de los colores y luego
presione el botón Nueva
carga para volver a cargar
la información desde el
Excel.
167
Finalmente, ya en la impresión del Acta final de Evaluación, la información se aprecia de la
siguiente manera:
Las notas de los talleres
selectivos se muestran de la
siguiente forma.
168
37. Registro de Notas Genérico
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección (Genérico).
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, sección y área.
Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se
carguen al sistema.
Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Allí se pide ubicar la siguiente información:
Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al
nivel al que pertenece la institución educativa.
Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que
van a ser registradas y responden a la configuración
realiza por la institución educativa para el año académico.
El usuario debe asegurarse que los periodos que va a
utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo
169
contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán
ser seleccionados, como por ejemplo:
Grado
Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va
a ingresar notas.
Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán
ingresadas:
Note que cuando se ha seleccionado una sección se
activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que
este archivo se va a generar para la sección que se ha
elegido hasta este momento.
Más adelante en este acápite abordaremos la generación
de este archivo:
Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas
existentes.
Luego de seleccionar se activa el botón de registro
resúmen:
a. Registro de notas por periodo
Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la
siguiente ventana.
170
En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea
correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.
Para registrar notas se procede de la siguiente manera:
Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el
botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Datos generales.
Esta leyenda corresponde a los
criterios de calificación.
171
Algunas consideraciones para el ingreso de notas:
- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9”
y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas
automáticamente se guardara como “09”.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y
B, C serán de color rojo.
- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación
determinado.
Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la
aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por
ejemplo:
Finalmente, se realiza la grabación:
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
Note que la nota final por área no
es editable. Esta nota se calcula
al final, cuando se guarda el
ingreso para esta sección.
172
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución
educativa ha configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. En estos casos,
al mostrarse la ventana de registro de notas, se presentan los recuadros de celdas
pintados de color rosado.
Luego del registro de notas en el taller selectivo, el registro queda de la siguiente
manera:
Note que al grabar, se
calculan las notas finales.
Cuando se tratan de notas
literales, la nota final se
corresponde con la nota
del último criterio de
evaluación.
Note que las notas que
corresponden a talleres
selectivos que lleva el
estudiante y que
corresponden al periodo que
se viene registrando, se pintan
con fondo de color contrario.
Por el contrario, el color de
fondo rosado indica que el
estudiante no está registrado
en el taller.
173
b. Cierre del registro de notas
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente
advertencia:
Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.
c. Generación de archivo Excel para carga de notas
Note que ambos botones se
bloquean. El usuario no podrá
modificar las notas a menos que
sea liberado por un usuario de
tipo administrador que tenga los
suficientes privilegios.
174
Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato
Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.
Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana,
donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el
archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza
de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”
Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:
Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.
Pulse la opción “Generar
Archivo Excel”.
En cada hoja del libro
(archivo Excel) se encuentra
cada área.
175
En este sector el usuario
debe ingresar las
calificaciones de los
estudiantes al finalizar el
periodo.
176
38. Registro de Notas por Docente
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por área (Docentes).
El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opción “Num Áreas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las
áreas correspondientes a un determinado grado.
Numero de áreas
asignadas al docente.
Elegir el diseño
curricular.
Elegir el grado.
Generar archivos Excel
para el registro de notas.
Lista de áreas que el
docente tiene a su cargo
en la sección
seleccionada.
Lista de secciones que el
personal tiene a cargo en
el grado seleccionado.
177
Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluación.
Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrará la siguiente ventana donde se podrá
registrar las notas de una determinada área por periodo.
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Opción para eliminar las notas de
un criterio.
Opción para que no
se pueda realizar
modificaciones.
Descripción de los criterios.
178
Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.
En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción
“Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluación podrá
apreciar el ícono con el que se podrá eliminar todas las calificaciones de la columna.
Tratamiento de los talleres selectivos por estudiante.
Un caso especial de este registro es el que se presenta cuando la institución educativa ha
configurado el uso de talleres selectivos por estudiante. Para mayor información remítase
a la opción de Registro de Notas Genérico.
Pulse grabar para que guarde
las notas ingresadas.
Notas Finales.
179
Generar el archivo Excel
Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono
Cuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventana en la
cual se tiene que elegir el periodo
Después de elegir el periodo pulse “Generar”
Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara el archivo
Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.
Generar archivo Excel.
180
Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá
ingresar las notas por asignatura.
Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del
estudiante así como los criterios de evaluación.
Después de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.
Cada pestaña es un área.
Criterios de evaluación.
Recomendaciones para el
correcto registro de notas.
181
39. Subir Notas desde Excel
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por docente desde excel.
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una
hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de
examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo
pulsamos el botón abrir.
Después de pulsar “abrir” se mostrará la siguiente ventana donde muestra el informe de
carga
Busque el archivo de excel.
Pulse “Abrir”.
Informe de Carga.
Pulse “Cargar
Notas”.
Pi
182
Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
la información de las notas que se han registrado.
En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña
“Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.
Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:
Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.
Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.
Que el criterio de evaluación haya sido modificado
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de
“Nueva Carga”.
También puede ingresar
las notas directamente.
Informe de
Inconsistencias.
Mostrara este mensaje si hay
inconsistencias en el ingreso de notas.
Opción para realizar
nueva carga.
Relación de inconsistencias.
183
40. Subir Notas desde Excel por Docente
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por sección desde excel.
Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
Después de ingresar a la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la
siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.
Carga del archivo Excel con las notas
Presionando el botón Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botón Cargar notas, aparecerá una ventana similar a la
siguiente:
184
El sistema muestra las notas registradas en el Excel y si existen algunas inconsistencias,
se ocultará el botón Grabar, de tal manera que solo se guarde información con
inconsistencias. La siguiente es la pantalla que muestra un ejemplo de las inconsistencias
encontradas en el registro de la información.
NOTA: Si la institución educativa ha configurado el uso de talleres selectivos, entonces
estos se tienen en cuenta en el momento de la carga de información.
185
41. Registro de Apreciaciones de Docentes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. apreciac. tutor.
Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección
y periodo.
Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones:
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo.
Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades
Éste es el ícono que
permite la descarga
de archivo Excel para
poder realizar un
registro rápido de las
apreciaciones del
tutor.
Éste es el ícono que
permite el registro
directo de las
apreciaciones.
186
a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema
Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Después de pulsar en este ícono de “Registrar apreciaciones” nos mostrará la siguiente
ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente
ventana
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitará el campo para que pueda ingresar la información.
Ingrese las apreciaciones
del estudiante.
187
Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se
muestran en la siguiente ventana.
b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo
En la parte superior encontrará un botón “Generar plantilla Excel”, el cual le permitirá
descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.
Aparecerá una ventana emergente como la siguiente:
Apreciaciones del
Docente.
188
El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura:
RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Posiciones Descripción Ejemplo
Del 1 al 17 Identifica que se trata de
un archivo de carga de
apreciaciones
RegApreciaciones_
Del 18 al 27 Es el código modular, el
anexo de la institución
educativa y un separador.
03254640_
Del 28 al 39 Nivel educativo, año
académico, periodo de
evaluación, código de
grado y código de
sección.
F02011T1123A
Del 40 al 44 Numero aleatorio
generado
57520
Del 45 al 48 Es la extensión del
archivo
.xls
Al abrir el archivo Excel se mostrará como sigue:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
Dependiendo del tipo de
explorador que esté
usando, la forma de esta
ventana puede variar.
Usted debe pulsar
Guardar.
No debe cambiar el
nombre del archivo.
189
La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los
estudiantes de la Institución Educativa. Por ejemplo:
Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de
. Al pulsar este botón se va a mostrar la siguiente ventana:
Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las apreciaciones
previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
En estas columnas se muestran los apellidos y
nombres, código de estudiante.
Columna donde se deben
registrar las apreciaciones
del tutor.
Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realizó
la actualización.
190
42. Procesar Notas
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Cierre reg. operac. -> Regular (procesar notas).
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año
académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.
Este proceso tiene las siguientes características:
Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la
orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la
actualización de los datos.
Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones
mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente.
Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario
puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar
el cálculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:
191
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año
académico
a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo
del año académico.
b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los
estados posibles son:
Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.
En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el
periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado
del periodo está En evaluación.
Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.
c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener
la nota final por área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este
proceso calcula estadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la
boleta de notas.
Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es
similar que se muestra en la ventana siguiente
d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben
realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último
periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este
proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la
Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de Notas.
Datos de la fecha, hora
y usuario que ejecuto el
proceso.
Datos de la secuencia de proceso seguida
(grados, secciones, número de estudiantes).
192
fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido
definidas previamente.
El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante.
Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.
Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:
Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada
como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando
todos los procesos estén en el estado de Conforme.
Así mismo se puede consultar el informe del proceso:
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia.
Con este botón es
posible consultar el
estado de cada
proceso.
193
e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este
proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la
información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo
PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el
familiar del estudiante o el docente.
Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso
de generación de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario
confirma el proceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del
procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el
botón de Generar boletas.
Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o
amarilla según sea el caso:
Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutando
Amarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que
culminen otros que ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior
aparece una leyenda
También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al
siguiente:
194
f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas
correspondiente a un periodo determinado.
Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde
puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado
de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por
Número de Orden o por mérito.
Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en
donde muestra el consolidado de evaluaciones.
Seleccione el grado. Seleccione la sección.
Pulse mostrar reporte y le
mostrara la siguiente
ventana.
Pulse el icono de impresora y
abrirá la siguiente ventana.
195
Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de
esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
Fase de Recuperación
Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de áreas a cargo.
Áreas y criterios de
evaluación.
196
Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del
proceso.
197
43. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un
proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones.
La pantalla de registro es como sigue:
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Diseño Curricular Escoger el diseño curricular
Fase
Periodo Escoger un periodo
Criterio de Selección
Escoger una opción para procesar las notas
Primer Criterio de Selección: Grados
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por
grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del
año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Lista de los procesos que
fueron ejecutados
anteriormente.
Muestra el estado en que
se encuentra el registro.
Sector de selección de
estudiantes para procesar. Sector de
selección.
Sector de procesamiento.
198
Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.
Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas
Segundo Criterio de Selección: Secciones.
Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede
observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar
las notas.
% de Avance. Pulse esta opción para
actualizar el % de avance.
Selección los grados.
199
Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.
Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes
determinado.
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este
mensaje
Seleccione las secciones.
Sector de búsqueda de
estudiantes.
Presione la tecla DEL
para eliminar el
estudiante de la lista.
200
Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan
ejecutado.
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.
201
44. Impresión de Boletas de Información
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reportes -> Impresión de boletas.
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:
En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas
Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede
tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en
la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de
generación de boletas de información o que el período se
encuentre EVALUADO.
Este proceso debe ser
completado para que se
pueda tener acceso a
seleccionar el periodo.
202
En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la
siguiente ventana:
También existe la opción de selección “Por secciones”
La última opción de selección es “Por estudiante”
Seleccione uno de los 3 criterios y pulse
“Generar archivo de impresión”.
Puede seleccionar un grado o varios y
luego pulse la opción “Generar archivo de
impresión”.
Puede seleccionar la sección de un grado o
varias secciones de diferentes grados y
luego pulse “Generar archivo de impresión”.
203
Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Ingresar los datos del
estudiante y pulse buscar.
Pulse sobre el registro y este se
pasara a la parte izquierda como se
muestra en la siguiente ventana.
Puede pasar uno o varios registros
y finalmente pulse “Generar archivo
de impresión”.
204
Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones,
presionando el botón de Generar archivo de impresión.
205
45. Acta consolidada de evaluación
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Generación y envío de acta.
Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones
pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
está adscrita la IE.
Emisión del formato impreso del acta consolidada de evaluación.
Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que
seleccionar el grado y la
sección cuyas actas
desee generar.
Se debe marcar este check siempre que se esté seguro que el acta está bien hecha.
Selecciona el formato: Acta Final, Subsanación, Recuperación o Postergación.
206
Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del
formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación.
Note que existe un sello de agua que indica que el acta es un Borrador, por lo tanto no sirve para ser gestionado.
El formato de actas varía de un año a otro.
207
La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente1:
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institución educativa debe remitirlo.
NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la información de las notas de los
estudiantes, se le mostrará una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales
deberá resolver antes de generar el acta de evaluación.
1 El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.
208
Remisión del formato de acta de evaluación.
Luego de pulsar el botón de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el
sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.
Esta imagen del acta consolidada de evaluación es capturada y almacenada en la base
de datos del sistema y también se impide posteriores remisiones del acta con la
desactivación inmediata del botón Generar Acta. Note también que no es posible volver a
generar el formato de acta consolidada de evaluación de la sección en curso ya que la
caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF
correspondiente, Por ejemplo:
Todos los formatos de actas consolidadas de evaluación generados pueden ser
agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión
que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de Actas a
DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
sección.
Es posible eliminar el
registro siempre y
cuando no se haya
enviado a la
DRE/UGEL.
Note que cuando el
acta consolidada de
evaluación es la oficial
final, ya no se muestra
el sello de agua.
209
Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de
evaluación de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está
preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un
nuevo envío.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envíos todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envío.
Impresión del formato de envío.
Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un
listado rápido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como
cargo en la entrega de los formatos oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresión
se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono de la impresión, es posible obtener el
listado mencionado:
En este momento, en la DRE/UGEL, se procederá a la aprobación (o rechazo) del acta
consolidada de evaluación, luego de ello se podrá visualizar la situación en la que se
encuentra dicho documento. Por ejemplo:
Note que es posible
armar un envío con
formatos de actas de
secciones de diferentes
grados.
Es posible también ingresar
un documento de referencia
que puede ser el número de
oficio de la IE con la que se
envían los formatos.
Este es el número de
envío.
210
Al hacer clic en el botón de observaciones, se muestra la siguiente ventana.
Esta es la situación del
acta luego de la
revisión.
211
211. Recuperación Subsanación
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reportes -> Reporte recup. sub. anual.
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y
subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya
tienen su nota de subsanación
212
47. Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reg. calificaciones -> Por áreas a cargo.
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo
(subsanaciones).
Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la
matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y
Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún
estudiante durante un año académico anterior.
En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del
estudiante:
Note que la matrícula el registro
de las áreas a cargo
corresponde a un año
académico previo.
213
Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta sección:
Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y
corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es
por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de
recuperación.
Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la
fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la
fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen.
Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha
podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación.
Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación.
Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:
Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como
también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.
a. Procedimiento de registro de notas de recuperación.
La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año
académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico
siguiente al año académico en curso.
Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección
de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede
revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones.
En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus
secciones de recuperación:
214
Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:
Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a
permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.
Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:
Este es el periodo de tiempo
que corresponde a la fase de
recuperación. El registro de
notas de recuperación y de
examen de recuperación debe
hacerse dentro de este plazo.
Secciones de
recuperación.
Secciones de
recuperación.
215
NOTA: Si la fase regular no ha sido cerrada, entonces se mostrará un mensaje
similar al siguiente:
Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.
b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperación.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la
opción Grados y Secciones:
El registro de notas se realiza de forma similar.
Registre aquí la
fecha en la que el
estudiante rindió el
examen de
recuperación.
Registre aquí la nota
obtenida por el
estudiante.
216
c. Procedimiento de registro de notas de subsanación
Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el
mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la
opción de matrícula de estudiantes.
El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos
mencionados.
d. Listado de registro de notas de recuperación y subsanación.
Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los
estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este
capítulo.
Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:
El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente
a un grado y una sección.
217
El reporte es similar al siguiente:
218
48. Reporte Recuperación y Subsanación
Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación.
Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:
Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le
mostrara la siguiente ventana:
Seleccione año
académico y haga clic en
Mostrar reporte.
En este ejemplo hay un estudiante
que tiene nota de recuperación.
Nota y fecha de recuperación.
219
49. Emisión del ROD
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Evaluación -> Reportes -> Emisión de ROD.
Esta opción permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada sección de la institución educativa. Solo está
disponible para el nivel Secundaria.
Al seleccionar la opción de Emisión de ROD, aparece la ventana siguiente:
Aquí debe seleccionar el grado, sección y área de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botón Generar Reporte.
El ROD se visualiza de la siguiente manera:
220
221
50. Rectificación de formatos oficiales
La rectificación de formatos oficiales puede realizarla tanto para Nóminas de Matrícula o
para Actas de Evaluación. La secuencia de ingreso para rectificar cada formato es la
siguiente:
Matrícula -> Nómina -> Rectificación de nóminas.
Evaluación -> Acta consolid. eval. -> Rectificación de acta.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir
nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificación.
Este procedimiento se lleva en dos etapas:
La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a
corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia
de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan
ser modificados.
222
La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la
información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la
IGEL.
Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente.
a. Primera Etapa: Solicitar la rectificación
Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos
oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.
Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial
Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son:
N° de Solicitud de Rectificación
Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico.
Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser Nómina de matrícula o Acta de Notas
Asunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia. Mediante este dato se ubicará fácilmente la solicitud.
Fecha aprobación Es la fecha interna del sistema.
Motivo Es un sustento a la rectificación.
Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de
gestión de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:
223
Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende
corregir (y que previamente ya han sido aprobados o rechazados) hacia la Instancia de
Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa.
Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que
permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la
Institución Educativa que se desean declarar para modificación.
Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:
Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la
eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
(Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia1.
b. Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios
1 La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.
224
Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la
información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato
que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Por Rectificar. Por ejemplo:
Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada
por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez se muestra con un check , lo
que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la
información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue:
Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de
rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que
indica que se van a generar2 los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
2 Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.
Note que el estado del
formato tiene el valor de Por
rectificar.
En este punto la
solicitud ha sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.
225
Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se
van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema).
El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de
estado (ícono correspondiente al estado Generado).
Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la
siguiente manera:
Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podrá hacerlo desde la opción de
“Rectificación de formatos oficiales”.
Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
Note que el sistema no
sobrescribe el formato
original.
226
En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a
generar el formato.
Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:
Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:
En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizará de la siguiente forma.
Use la opción de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.