manual de usuario s i a g i e 2.0

1

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la

Gestión de la Institución Educativa

SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

2

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO

06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC

12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC



27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA







19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución

Educativa: parámetros, Año Académico (activación),

Módulos y especialidades, Procesamiento de notas:

prematrículas

YC



Autor(es):

YC : Yajaira Canal

LA : Liz Alvarez

Revisores:

HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido 1. Introducción.......................................................................................................................... 4

2. Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6

3. Datos de la Institución Educativa ..................................................................................... 11

4. Año Académico .................................................................................................................. 21

5. Fases .................................................................................................................................. 24

6. Períodos de Evaluación .................................................................................................... 26

7. Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28

8. Grados y Secciones .......................................................................................................... 29

9. Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41

10. Padrón Nacional del Personal ........................................................................................... 43

11. Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51

12. Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59

13. Administrar Roles .......................................................................................................... 61

a) ............................................................................................................................................. 62

14. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63

15. Asignación Accesos a Familiar ........................................................................................... 64

16. Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69

17. Matrícula de Estudiantes............................................................................................... 83

18. Nómina de Matrícula ................................................................................................... 101

19. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 106

20. Resoluciones IE ........................................................................................................... 118

21. Estudiantes por sección .............................................................................................. 123

22. Padrón de Apoderados ............................................................................................... 127

23. Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................ 128

24. Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131

25. Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133

26. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136

27. Registro de Notas Genérico ....................................................................................... 139

28. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146

29. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148

30. Procesar Notas ............................................................................................................ 151

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31. Proceso Disgregado de Notas .................................................................................... 159

32. Impresión de Boletas de Información ........................................................................ 163

33. Acta Consolidada de Evaluación................................................................................ 167

34. Recuperación Subsanación ........................................................................................ 168

35. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................... 168

36. Reporte Recuperación y Subsanación ...................................................................... 169

1. Introducción a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0

(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para

ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.

El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las

Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos

administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar

Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de

Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.

De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y

que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los

recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas

(DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).

b) ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea

ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera

independiente y centralizada.

c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

d) Administración del Sistema

Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para

su acceso al sistema.

e) Configuración

Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de

todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del

equipo de administración central del MINEDU.

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f) Administrar Personal

Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución

educativa.

g) Administrar IE

Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su

proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a

las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.

h) Administrar Red

Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el

registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.

i) Seguridad

Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la

asignación de roles y la administración de privilegios.

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:

j) Ayuda

Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del

Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas

ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las

operaciones del sistema.

La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la

siguiente ventana.

Para ver los videos

pulse sobre la opción

que quiere ver

6

2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:

http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,

después ingresar a la opción de “Intranet”

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos

con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

Ingrese a la

opción Intranet

Ingrese al

SIAGIE 2.0

http://www.minedu.gob.pe/

7

En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte

del usuario, mediante la siguiente ventana.

EL asistente de configuración de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será la

el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos

básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.

Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada,

entonces esta ventana no se visualizará.

8

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones

educativas asociadas al usuario que son

susceptibles de ser inicializadas.

Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa.

Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario

dentro del turno.

Año Académico El año Académico que se desea inicializar.

Se trata de los años académicos vigentes para

Por defecto

aparecen las

instituciones

educativas a las

que el usuario

está asociado

Seleccione los

turnos de la IE

9

todas las instituciones educativas a nivel nacional.

Número de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta

la Institución Educativa. El sistema creará las aulas

01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en

este campo.

Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación

Dependiendo de lo indicado en este campo, se

creará:

Anual: 01 periodo anual.

Bimestral: 04 periodos bimestrales.

Trimestral: 03 periodos trimestrales

Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema

Básico: El usuario tiene las opciones básicas

Completo: El usuario tiene todas las opciones

disponibles para la gestión de la IE.

Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráfico

de la aplicación de estos dos roles de usuario.

Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de

secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo

pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

10

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de

IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.

En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario

del sistema:

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CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL

3. Datos de la Institución Educativa Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite

complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página

web, entre otros.

Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se

realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un

botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está

previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las

IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene

que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la

información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar

Datos de la IE

extraídos del

padrón de

ESCALE.

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En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.

A continuación realice los siguientes pasos:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.- Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan

los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director:

Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en

Sistema Único de

Planillas

Búsqueda de personal

en la base del sistema

Tamaño

del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Código Modular Identificador del personal

Anexo Anexo

Nivel Nivel Educativo

Nombre Nombre de la institución educativa

Gestión Encargado de la gestión

Departamento Departamento de institución educativa

Provincia Provincia de institución educative

Distrito Distrito de institución educative

Dirección Dirección de institución educative

Centro Poblado Nombre del centro poblado

Tipo I.E. Tipo de institución educative

Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local Código numeral asignado al local

DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución

AUTORIZACION DE

FUNCIONAMIENTO

Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la

institución educativa

Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización

Turno Turno de enseñanza

Días de la Semana

Laborales

Seleccione los días laborables de la I.E

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Horas pedagógicas por

día

Distribución de las horas pedagógicas por día

Genero Genero de la I.E

Característica Modo de enseñanza establecido

Datos de Registro

Director Nombre del director de la IE

Teléfono Número telefónico de la IE

Email Cuenta de correo electronic

Página Web Dirección de página web

1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana

que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra

una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la

opción Registro de Personal.

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3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente

ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas

como la duración de la hora libre

4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede

agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.

Ingrese el horario

del turno

Ingrese la duración

de la hora

académica y de la

hora libre

Seleccione el turno

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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de

hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué

hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el

sistema irá mostrando las mismas.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente

ventana:

Si el usuario ha establecido la

duración de las horas, tanto

académica como libre, entonces el

sistema colocará la hora que

corresponde.

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Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden

superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la

semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al

sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5

cm.

Carga imagen

al sistema

Muestra la ventana

de dialogo

Ruta de la

imagen

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b) MODIFICAR PARÁMETROS.-

Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros

y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un

comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación

Boleta de información.

Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las

libretas de notas del estudiante a partir del cual el

sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por

defecto, el valor es 40.

Si una IE emplea un total de criterios de evaluación

mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el

sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y

de esta forma permitir que la libreta se emita en una

cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se

visualiza con un valor de 40:

Elija una imagen del

ordenador o PC

Pulse el botón

Abrir para copiar la

ruta de la imagen

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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en

este parámetro:

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario

debe volver a generar las boletas de información para

que se vean los resultados.

Registrar/Imprimir apreciaciones

del tutor

Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se

imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que

si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la

libreta de notas.

Líneas en blanco para registro

manual

Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces

mediante esta opción se indica cuántas líneas se

reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Visualización de datos de libretas

de notas

Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el

Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de

notas.

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1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña

correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten

configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año

académico en la IE.

Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en

los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el

usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber

seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

21

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período

de inicio y fin de vigencia.

a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego

ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Registrar Año

Académico

Eliminar el

registro

Enlace

modificar Año

Académico

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Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Año Detalle descriptivo del año académico

Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico

Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico

Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,

el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una

sección posterior en esta opción cómo se activa un

año académico.

b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el

botón Eliminar (símbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean

ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se

muestra a continuación:

Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de

combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el

botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado

académico dentro de la IE.

23

e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma

importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del

mismo. Los estados posibles de un año académico son:

Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de

activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.

Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El

proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará

el siguiente mensaje:

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año

académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico

indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por

grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al

cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al

siguiente.

Hacer clic en

año inactivo

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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la

página desde el explorador presionando la tecla F5.

Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un

año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono

de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año

académico.

Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse

dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).

El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Hacer clic en

año abierto

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a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a

continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Fase Identificador y descripción de la fase.

Fecha Desde Calendario fecha de fase desde

Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar

dentro de las fechas de año académico.

Estado Estado de registro

Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la

columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo

del aspa).

d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo

a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se

realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá

realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

Registrar Fase

Enlace

Modificar

Fase Elimina el

registro

Listado de fases

Al marcar la casilla se

establece la

asistencia a la fase

ESTADO

Activo

Inactivo

Permite cambiar

el estado de la

fase.

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Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación

6. Períodos de Evaluación Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período

Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año

Académico.

a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego

ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

Enlace de modificar

deshabilitado.

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Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación

Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación

Estado Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda

mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente,

al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior

culminación se deberá cambiar este estado,

respectivamente a En evaluación y Evaluado.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa

inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace

debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón

Eliminar (símbolo del aspa).

Enlace Modifica

Período

Evaluación

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7. Registro de Ambientes Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la

institución educativa.

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los

datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Identificador del ambiente

Tipo de Ambiente Tipo de área física

Descripción Descripción del ambiente

Ubicación Descripción detallada de la local físico

Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente.

Área Medida del local en metros cuadrados.

Estado Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.

Bueno Número de bienes en óptimo estado

Regular Número de bienes en regular estado

Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

Registro de

Ambiente

29

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo

de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar

(símbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del Reporte:

Aula Es la descripción del aula.

Ubicación Ubicación física del aula.

Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.

Cap Capacidad de estudiantes

Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución

Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

Enlace

Modifica

Ambiente Eliminar

el registro

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El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a

llevar en un año académico determinado.

a. AGREGAR GRADO POR AÑO.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar

las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para

agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas

como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace

“Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a

un determinado grado.

Elimina el

registro

Lista de

Grados

disponibles

Marcar la casilla de

selección de registro.

El sistema reconoce que para el

nivel educativo al que pertenece la

IE y según el diseño curricular se

van a asociar estas áreas

curriculares a cada grado.

31

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego

seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde

sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Seleccione los talleres

que va agregar

Finalmente pulse

Agregar

Pulse sobre el aspa

Finalmente pulse aceptar

Dado que los talleres que

aparecen son áreas, debe haber

un catálogo único de áreas que

pueden ser talleres.

Configuración de

Especialidad a un área

de grado de la IE.

32

Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se

deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de

una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón

Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones

asociadas a un grado de la IE.

3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado

seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área

genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Al presionar el botón

Agregar, se muestra

esta ventana.

Seleccione el módulo

de especialidad y

pulse el botón Grabar.

33

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se

accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por

Año.

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón

Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al

elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

Elimina el

registro

Agrega

Criterio de

Evaluación

Contenido

Silábico

Números de

criterios de

evaluación

34

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar

y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Año Identificador del año académico

Código Diseño Identificador del diseño curricular

Código Nivel Identificador del nivel educativo

Código Grado Identificador del grado

Código Área Identificador de área generic

Código Identificador del contenido silábico

Descripción Descripción del contenido silábico

Fecha Programada Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de

grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

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b. AGREGAR SECCIONES.

1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe

pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los

datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la

Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble

click en el registro del aula.

Opción para

modificar la sección

Estudiantes

de Sección

Horarios de

Sección

Listado de

Personal

Listado de

Aulas

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Id Sección Identificador de sección

Descripción Descripción de la sección

Tutor Es el personal encargado o responsable de la

sección. Previamente debe estar registrado como

personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al

momento de crear la sección el registro puede

continuar.

Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la

sección.

Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.

Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En

una fase de recuperación es posible crear secciones

que agrupen a los estudiantes de diferentes

secciones para que se recuperen en un área

determinada.

Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la

fase de recuperación de la IE, se forman secciones

que van a agrupar a los diferentes estudiantes que

están recuperándose en un área en particular.

Turno Es el turno en el que funcionará la sección.

2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase

recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.

Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución

Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

37

Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse

doble clic en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas,

seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del

aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

38

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde

muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que

recuperaran una determinada área

3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un

registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón

Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el

botón Grabar.


Áreas Área genérica impartida

Docentes Docente responsable del dictado

Día Día de la semana en que se dicta el área en la

sección.

Desde Hora de inicio del dictado

Hasta Hora de fín del dictado

Listado de Áreas

Genéricas

Listado de

Docentes

Elimina el

registro

Opción para modificar

los horarios

39

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada

posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del

sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una

asignación de este tipo.

Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro

de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.

Para una sección regular:

Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos

muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación:

Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema

mostrará una ventana similar a la siguiente:

Pulse aquí para ver la

última boleta de notas

como muestra la siguiente

ventana

40

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir

agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la

siguiente ventana:

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año

académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar

el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.

5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar

las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o

desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le

mostrara la siguiente

ventana

Por defecto se muestran

todos los registros

marcados para ser

agregados.

41

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se

desea controlar.

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y

viceversa.

9. Fechas Especiales IE Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables

dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de

recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en

fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego

ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Elige el periodo de

evaluación

Si el candado se

encuentra abierto podrá

realizar modificaciones

de notas en el área

Si el candado se

encuentra cerrado no

podrá realizar

modificaciones de notas

en el área

Agregar fecha

especial

42


Código Identificador de la fecha especial, este número es

autogenerado por el sistema.

Descripción Descripción de la fecha especial

Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el

personal docente se les registrará la asistencia.

Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.

Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la

Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón

Eliminar (símbolo del aspa).

d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas

especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Eliminar

el registro

Enlace

Modificar

fecha

especial

43

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

10. Padrón Nacional del Personal Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes,

administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.

Por defecto aparecen

marcadas todas las

fechas especiales

generales.

44

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos,

nombre y código modular.

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Registrar

nuevo

personal

Modificar

datos del

personal

Búsqueda

por filtros

Eliminar

registro

Seleccione el

criterio de

búsqueda

45


Número Personal Identificador asignado por el sistema

Tipo documento Tipo y número de documento de identidad

Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados.

Sexo Género masculino o femenino

Apellido Paterno Apellido paterno del personal

Apellido Materno Apellido Materno del personal

Nombres Nombre completo del personal

País Nacimiento País de origen de la persona

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)

Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional)

Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la persona

Asociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para

cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el

usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la

ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Listado de Ubigeo

Calendario para

elegir la fecha

Seleccione el año escolar en

curso

Buscar texto

ingresado

Permite hacer

búsquedas

exactas al texto

de detalle

ingresado.

46

Listado Ubicación Geográfica

¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no

indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e

Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se

tiene el siguiente resultado:

Como puede observar sólo se

muestran cinco páginas para que el

usuario pueda ubicar el distrito con

mayor rapidez.

Asociar año académico. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año

académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s)

académico(s) que corresponda(n):

Seleccione los

años académicos

y luego pulse el

botón agregar

Selección el

registro

47

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se

mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda:

búsqueda específica y búsqueda por filtros.

a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún

dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de

documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultado

en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.


Código Personal Identificador asignado por el sistema

Código Modular Identificador de personal

Tipo de Documento Documento de identidad

Número de Documento Número de documento de identidad

b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un

personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al

personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los

datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

Pulse busca

personal

Pulsar el botón

Buscar el cual nos

mostrara la siguiente

pantalla

48

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos

del personal que hemos estado buscando

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda

Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y

luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.

Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la

modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que

pertenezca a la IE que creó el personal.

Muestra todos los datos

de la persona que estaba

buscando

1. Ingrese todo el apellido o

nombre (parte de cualquiera de

ellos) que el usuario requiere

ubicar. Por ejemplo, el sistema

mostrará, todos los registros que

contengan la palabra rojas como

parte del nombre, apellido patero o

materno.

2. El botón Buscar nos

mostrara todos los registros

que coinciden con la palabra

que ha ingresado

3. Pulse sobre el registro el cual abrirá

la siguiente imagen

49

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de

nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad

que puede tener el personal de la IE.

Registro de documentos de identidad.

El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el

registro.

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se

muestran al posicionarse sobre el registro.

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.

También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

Agrega un nuevo

documento Editar

Agrega documento

Eliminar

50


Lugar Nacimiento Ubicación geográfica

Dirección Dirección de la persona

Teléfono Número telefónico de la persona

Tipo de servidor Tipo de servidor público

Condición Condición laboral

Cargo Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros

para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de

confirmación de la acción.

Listado de Ubigeo

51

Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir

registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al

siguiente:

11. Registro Personal de la IE

En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la

Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos

permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el

registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico

determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora

en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

52

Esta opción también permite la signación de áreas curriculares que están bajo la

responsabiliad de un personal de la IE.

a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar

fácilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede

hacerse por Apellidos y Nombres así como por código modular.

Si no selecciona un filtro de búsqueda nos aparecerá el siguiente mensaje:

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

Indica si el personal

registrado tiene una

cuenta de usuario.

Estado Activo o

No Activo

Código interno del

sistema.

53

b) Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el

botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de

agregación de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Criterios de Búsqueda:

El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la

IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de

búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En

general”, respectivamente.

Marcar la casilla

para agregar a la

IE. y luego pulse

grabar

Esta opción muestra solo el

personal que labora en la

I.E.

Esta opción muestra todo el

personal en general.

54

Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda

especializada como sigue:

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón

grabar nos mostrara la siguiente ventana.

El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente

pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado

el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que

pulsar Aceptar.

Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la

siguiente ventana:

Puede Ingresar el

código modular.

También puede ingresar los

apellidos y nombres (en

minúsculas o mayúsculas y

pueden estar en cualquier orden)

Finalmente si lo que

sabe es el DNI

ingréselo y pulse

buscar.

55

c) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el

registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le

mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se

elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una

persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.

d) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un

personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien

posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de

áreas asociadas al personal.

Botón para eliminar

la asociación del

docente a la IE en el

año académico en

curso.

Para asignar áreas al personal

se ingresa a este enlace. El

cero indica que no tiene áreas

asignadas.

Cambio a estado

Activo

56

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un

personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área):

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos:

Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse.

Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.

Area Es el área que será asociada al personal

Estado Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

57

Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal

tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.

Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por

el docente.

e) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se

podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este

registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción

de Grados y Secciones.

Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un

docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del

sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda,

principalmente con respecto al proceso de evaluación.

Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se registran los siguientes datos:

Sección Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área.

Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones

Para asignar secciones al

personal se ingresa a este

enlace. El cero indica que no

tiene secciones asignadas para

el grado y área.

58

de clase.

Hora El botón permite obtener el listado de las horas

pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativa

Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30)

Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases.

f) Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es

posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación:

Listado de personal de la institución educativa:

59

Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:

12. Registro Asistencia Personal IE

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institución

educativa por los meses correspondientes al año académico establecido para la


Pulse seleccionar

para ingresar la

asistencia

Listado de

registro de

asistencia

por mes

60

El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre

cada una de las celdas.

Al presionar el botón Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:

Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativa

se ha indicado que se laboran un conjunto de días en particular, esos días serán

susceptibles de registro de asistencia.

Pulsar con el

mouse en la

casilla para

cambiar el

estado

Leyenda:

Descripción de los

estados

61

Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.

Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana:

13. Administrar Roles Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una

determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su

rol.

Por ejemplo: Se

incluye sábado como

día laborable.

62

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y

pulse el botón grabar.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Id Rol El código el cual va identificar al Rol

Descripción La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la

relación de usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger

los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los

privilegios pulse guardar.

Al pulsar la opción de usuarios

abrirá la ventana donde se

encuentra la lista de usuarios de

un determinado Rol

Al hacer click en el enlace de

actualizar Privilegios abrirá la

ventana donde mostrara la lista de

privilegios las cuales se podrá

modificar de cuerdo al requerimiento

63

El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de

mantenimiento.

El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

14. Mantenimiento de usuarios Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un

usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el

cual tendrá privilegios

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

Seleccione el privilegio que

tendrá el usuario de la I.E

En el caso que quiera realizar

alguna modificación pulse sobre el

usuario.

64


Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.

Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El

sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera.

Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.

Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña ingresada en el campo anterior.

Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido.

Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente

Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.

15. Asignación Accesos a Familiar Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este

pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo.

Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

65

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son

Código de familiar El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.

Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar

Domicilio Se muestran el domicilio

Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.

Teléfono Se muestra el teléfono del familiar

Email Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,

Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema

Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después

pulse el botón “Buscar”

66

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos

del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE

correspondiente.

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

Doble clic para

seleccionar al

familiar

Ingrese la información

requerida y pulse buscar

Pulse el botón modificar para que

pueda realizar las modificaciones

correspondientes

67

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó

correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del

familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace

correspondiente.

Después de pulsar modificar se va

habilitar para que pueda

seleccionar

68

En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al

estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la

información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.

Seleccionar al estudiante

y pulse grabar

69

CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS

16. Registro de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la

información necesaria para llevar un control de su progreso.

a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se

habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación

descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y

nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se

bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara

Búsqueda

por filtros

Listado de Ubigeo:

Calendario para

selección de fecha

Búsqueda

específica

Impresión de

la Ficha de

Matricula.

70


Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema

Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional.


Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno.

Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante

Apellido Materno Apellido Materno del estudiante

Nombres Nombre completo del estudiante

Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp.

País Nacimiento País de origen del estudiante

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento

Estado Civil Condición del estudiante

Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

El control de la homonimia en el sistema.

En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un

estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la

existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema

muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

Si ingresa el nombre con

doble espacio el sistema le

mostrara este mensaje

Para acceder a la información

pulse doble clik en el registro

71

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que

el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de

homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado

como”.

Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con

los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la

información como nueva.

Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la

información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le

saldrá la siguiente ventana.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se

pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.

b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros

para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón

Modificar para realizar los cambios.

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón

correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Nuevas pestañas

72

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante.

Enseguida pulse “Abrir”.

Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de

progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS

FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código de

Estudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, país de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil,

lugar de nacimiento y foto del estudiante.

73

A continuación se va a detallar las demás fichas:

FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar

los campos para que podamos ingresar la información correspondiente


Año Año de nacimiento

Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante

Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante

Lugar Lugar de domicilio

Teléfono Teléfono de domicilio

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información

solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el

cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

74


Año Año de labores

Edad Edad correspondiente al año de labores

Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas

Horas Sem. Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información

solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar

el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de

Situación

Laboral

75

En esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el

registro.

Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al

estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada

Los otros datos que se registran en este mantenimiento son:

Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua Segunda lengua que domina

Religión Religión que profesa.

Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

Seleccione el tipo

de documento

Ingrese el número

de documento

76

Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento

Número Hermanos Número de hermanos del estudiante

Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD

FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del

peso y talla del estudiante.


Fecha Fecha del chequeo médico realizado

Control Tipo de control realizado.

Resultado Resultado de la consulta realizada

Observaciones Detalle u observaciones adicionales

FICHA ESTADO DE SALUD:

Calendario

77


Edad aprox. Edad aproximada del estudiante

Tipo Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna

Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.

FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):


78

Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir

Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido

Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES


Apellido Paterno Apellido paterno del familiar

Apellido Materno Apellido materno del familiar

Nombres Nombres del familiar

País Nacimiento País de nacimiento del familiar


Estado Civil Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar

Parentesco Relación del familiar con el estudiante


Grado Instrucción Grado alcanzado.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar

79

Centro de Trabajo Centro de labores del familiar

Teléfono Número telefónico del familiar

Celular Número de teléfono móvil del familiar

Email Correo electrónico del familiar.

Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar

Vive Estado de existencia del familiar

c. Generar Ficha de Matrícula.- Se pulsa el botón “Imprimir Ficha de Matrícula”, ubicado en la parte

superior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha

Única de Matrícula.

Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

Generación de la ficha

única de matrícula

80

d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para

ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de

confirmación de la acción.

e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato

específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento.

Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro

de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son:

Código Estudiante Identificador asignado por el sistema

Código del Educando Identificador de único de estudiante

Tipo de Documento Documento de identidad

Número de Documento Número de documento de identidad

f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el

sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace

ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la

ficha de registro de personal para su mantenimiento.

g. Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el botón Matricular. Permite registrar una nueva

matricula o ratificar una matrícula del estudiante consultado.

Campo para ingreso

de texto Filtros (apellidos

nombres y código

modular)

Botón para

matricular al

estudiante.

81

En caso el estudiante no tenga algún familiar registrado, el sistema le mostrará este mensaje.

Si el estudiante tiene al menos un familiar registrado, el sistema mostrará el siguiente formulario:

83

17. Matrícula de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente

año académico.

Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde

se podrá registrar la matricula de los estudiantes

84

a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan

los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos

pulse el botón Grabar.

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es

asignado por el sistema para cada año académico en

Búsqueda por

datos

específicos

Enlace Registrar

el apoderado

85

cada IE.

Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea

posteriormente en este acápite la búsqueda y creación

de estudiantes para ser matriculados.

Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta

fecha se usa también al momento de asociar

resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser

diferente a la del sistema. El sistema internamente

guarda la fecha en la que se crea un registro de

matrícula.

Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.

Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Condición de Matricula

Situación matrícula

Ingresante El estudiante ingresa a estudiar

en la IE al primer grado del nivel.

Promovido El estudiante ha sido promovido

desde el grado anterior.

Repite El estudiante no ha sido

promovido, es decir ha repetido el

grado.

Reentrante El estudiante ha regresado a

estudiar el mismo grado

Reingresante El estudiante ha reingresado a

estudiar

Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si

la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá

el registro del primer grado. Si es promovido, entonces

no se permitirá el primer grado del nivel.

Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado

en el sistema.

Trabaja

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas

semanales en la cual se tiene que poner las horas

correspondientes al trabajo y la condición de trabajo

en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones

I.E Procedencia

Misma IE El estudiante procede de la

misma IE para esta matrícula.

Otra IE El estudiante procede de una IE

86

diferente a la de la matrícula.

Su casa El estudiante no proviene de

ninguna IE.

Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre

que la IE de procedencia del estudiante matriculado

sea “Otra IE”.

Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo

año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el

código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Búsqueda y creación de nuevos estudiantes

Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el

estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo.

Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes

pulse clic en el botón de ayuda.

Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar

una de las dos opciones

“En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume

que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.

“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será

más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.

87

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el

registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente

ventana

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la

opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

Registrar

Estudiante

Búsqueda

dentro de la IE Búsqueda en el

archivo general

de estudiantes

Pulse sobre el

registro

88

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar

Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda

se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.

Código Educando Identificador único del estudiante dentro

del sistema educativo nacional.


Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante

Apellido Materno Apellido Materno del estudiante

Nombres Nombre completo del estudiante

País Nacimiento País de origen del estudiante


Estado Civil Condición del estudiante

Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento,

provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está

matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente

mensaje:

89

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del

apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos:

Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el

apoderado.

Tipo y número de

documento

Es el tipo y número de documento de identidad

del familiar.





Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.

Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa

siempre y cuando el país de nacimiento sea

Perú.


Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el

parentesco Madre, entonces se marcará Mujer.

De igual manera, con el parentesco Padre, se

marcará Hombre en sexo.

Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.

90








Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la

información.

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello

la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro

de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.

b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar,

ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”

Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al

suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y número

Seleccione la opción de apoderado

Búsquedas específicas

91

de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de

estudiante.

Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios

necesarios y abrirá la siguiente ventana.

En la ventana encontrará los siguientes complementos:

Requisitos de Matricula

Registrar Apoderado

Las cuales pasamos a describir a continuación:

REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y

realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del

apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el

botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del

estudiante.


Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.

Tipo y número de

documento

Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.

Permite ver la

fotografía del

estudiante.

92





Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.

Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando

el país de nacimiento sea Perú.


Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco

Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el

parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.

Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.








Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que

aparece en la parte inferior de la ventana.

93

En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”

En dicha opción encontrara

Áreas exoneraradas

Áreas a Cargo

Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la

información

Pulse el

enlace para

modificar el

familiar

Ingrese a la

opción de “Otros

Datos”

94

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas

áreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas.

Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se

puede exonerar.


Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudios

Areas Área genérica. No todas las áreas pueden ser

exonerables. Solo se despliegan las áreas que

pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión.

Resolución Documento que autoriza la exoneración del

estudiante.

Fecha Calendario de fecha de exoneración

Observaciones Comentario u observación referidas a la

exoneración.

Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

Pulse Modificar

Pulse grabar para guardar la información

ingresada, caso contrario pulse salir

95

Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de

“ID”

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una

matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia

dentro del nivel académico, no existe un grado previo).

En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el

estudiante tiene de matrículas anteriores.

Pulse el

enlace para

modificar

Dado que la situación de

esta matrícula es Promovido,

se tiene la posibilidad de

Registrar áreas a cargo.

96

Los datos que se ingresan en esta ventana son:

Año Año al que corresponde al área a cargo.

Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha

cursado el área que lleva como cargo.

Diseño curricular Es la estructura curricular

Grado Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe

ingresarse un área precedente del grado de

matrícula.

Área Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva

como cargo.

Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La

eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y

no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón

Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

97

Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula

ha sido eliminada:

d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante

son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba

“En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de

modificación como se muestra en la siguientes ventanas.

Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los

datos.

Pulse la opción cuando

este seguro que todos

los datos están

correctos

Estado

98

Para lo cual saldrá la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado

“DEFINITIVA”.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Estado paso a

definitiva

Si quiere ver el reverso de

la ficha de matricula

seleccione esta opción

99

Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte

En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente

ventana.

Puede visualizar la ficha de

la matricula pulsando en el

icono

100

e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa

esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventana

en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

101

Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente

imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.

18. Nómina de Matrícula Esta opción permite emitir los formatos oficiales de Nómina de matrícula de las secciones de la

institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación

en la UGEL a la que está adscrita la IE.

Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos que

elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula, R.D

institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla

Primero tiene que

seleccionar el grado.

Seleccione

la sección

102

Después, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de

Matricula. La imagen de la cara anterior es como sigue:

La imagen de la cara posterior:

Pulse el botón

Generar Nómina

Estos datos se pueden actualizar

en el registro de la sección

103

Remisión del formato de la nómina de matrícula.

Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02,

tal como lo muestra este diagrama:

104

Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en

el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Remitir nómina formato PDF.

Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación

similar a la siguiente:

Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de

matrícula y dicho archivo es capturado y almacenado en la base de datos del sistema. Note también que

no es posible volver a generar el formato de la sección en curso ya que queda bloqueada la caja de

check.

105

Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por

ejemplo:

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en paquetes de envío para remitirlos a la UGEL u

otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos en paquetes de envío se debe pulsar el

botón Establecer paquetes de envío, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

Aunque no es lo recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la

IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un

paquete de envío.

Impresión del formato de paquete.

Finalmente, es posible también imprimir el formato de paquete, con el fin de obtener un listado rápido de

los formatos que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los

Note que es posible

armar un paquete con

formatos de

secciones de

diferentes grados.

Es posible también

ingresar un

documento de

referencia que puede

ser el número de

oficio de la IE con la

que se envían los

formatos.

En este sector

aparecen los

formatos oficiales

correspondientes a la

sección.

Este es el número de

paquete

106

formatos oficiales a la UGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de

esta manera:

Luego de seleccionar el paquete y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:

Actualizado al 19/04/2011 (por ehzr)

19. Registro de Nómina Básica En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, para

ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una


Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados en

el siguiente esquema:

107

El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente:

1. El usuario, al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de

realizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo.

2. Se realiza el registro de los estudiantes.

3. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes.

4. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre la

aplicación, ya no sobre el archivo Excel.

5. En ambos casos, el sistema debe validar la información ingresada.

6. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas.

7. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuario

desea realizar una nueva carga completa, deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar los

datos por Excel (o directamente, ver actividad 4)

8. Si no existen inconsistencias, se transfiere la información y se elimina automáticamente los datos

cargados.

9. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección.

Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año

académico en curso y posteriormente ingresar a esta opción, tras lo cual se muestra la siguiente

pantalla:

108

a) Se selecciona el grado y la sección

Se activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los

estudiantes de la sección.

b) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un

archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que

no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la

información allí contenida actualizará los datos correctamente.

El nombre del archivo tiene esta estructura:

En este sector puede

consultar los

estudiantes siendo

matriculados en la

sección.

109

Posiciones Descripción Ejemplo

Del 1 al 7 Identifica que se trata de un archivo de nómina

Nomina_

Del 8 al 16 Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador

06352840_

Del 17 al 18 Es el nivel educativo de la IE B0

Del 19 al 22 Es el año académico 2011

Del 23 al 24 Es el código de grado 10 (es primer grado de secundaria)

Del 25 al 26 Es el código de la sección 04 (que le corresponde a la sección 4° D de esta IE)

Del 27 al 35 Es un separador y un número de control

_84327

Del 36 al 39 Es la extensión del archivo .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de

la ruta

c) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como

también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.

Se puede indicar

cualquier otra ruta y el

usuario puede optar

por crear subdirectorios

por grados, por

ejemplo.

110

Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un

mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados, es donde se deben ingresar los datos de

los estudiantes que pertenecen a la sección

111

Aquí, algunos alcances sobre esta hoja de cálculo:

La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo, de tal manera

que , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendrá la letra M (Mujeres). Si la IE

es mixta, se mostrará por defecto H (hombres)

Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de la

segunda lengua:

Estos valores se corresponden con los valores encontrados en la primera página:

d) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la

IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase,

solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página..

Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente

generado.

Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante

tiene DNI, en las nóminas de matrícula imprimirá el DNI con el prefijo de DNI.

La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir más

estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas:

51, 52, 53, etc.

e) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información

al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

112

f) Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

g) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo

Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha

leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

h) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el

usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

113

i) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para

modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente

para modificar los datos que se requiere para la nómina.

Para eliminar

registros

Para modificar

registros

Para agregar

registros

114

NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como código de estudiante debe quedar en

blanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. Si el estudiante tiene

código de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir.

j) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga

nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es

necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cual

se muestra el mensaje siguiente:

Luego de aceptar se muestra lo

siguiente:

k) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la

información registrada por el usuario.

Las validaciones del sistema son:

Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres,

apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Si todo

hace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmación por parte del

Para grabar los

datos registrados.

115

usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se

muestra a continuación:

En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es

un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el

registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. El

sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la

hoja de cálculo es el válido.

Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que

ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma

validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la información

antes de transmitir.

116

Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para

ello se puede

Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante:

En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una

columna correspondiente en la hoja de cálculo.

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el

nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha

convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

l)

m) Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:

El archivo Excel de

carga contenía DNI

para estos estudiantes

El nuevo código del

estudiante es el DNI

El antiguo código del

estudiante se queda

registrado como un

nuevo documento.

117

n) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información,

tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

o) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra

transferencia.

p) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la

opción de Nómina de matrícula.

118

20. Resoluciones IE Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en

proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo

en el sistema.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.

Inicialmente la lista está vacía.

Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.

119

Los datos que se registran en esta ventana son:

Id resolución No está disponible para ingreso por el usuario.

Tipo resolución Dependiendo del tipo de resolución se activará la

finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que

tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se activan

estas finalidades.

N° resolución Indique el número de resolución

Fecha de aprobación Es la fecha en la que se aprobó la resolución

Responsable Es el personal de la IE que se hace responsable de la

resolución.

Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar los

registros de interés de la resolución, según la finalidad

de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una

resolución con la finalidad de matrícula adicional,

entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango

para agrupar las matrículas.

Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al rango

final de agrupación.

Descripción Es una descripción breve o resumida de la resolución.

Texto resolución Es el texto de la resolución

120

Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar

con la información contenida en el sistema.

En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas

asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de

fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

Mientras la resolución esté como

registrada, podrá ser eliminada.

121

En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial,

podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o

estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

122

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede

buscar por apellidos y nombres o por código de

estudiante:

Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución,

apareciendo de la siguiente manera:

Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de

registrado.

123

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son

confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic

sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de

eliminación.

21. Estudiantes por sección

Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección,

también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras

a. Orden Automático

Diseño Curricular

Nacional vigente

Secciones del grado Enlace que

permite

modificar los

datos del

estudiante

matriculado

124

Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara

automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente

ventana.

b. Orden Manual

Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que

vea por conveniente el docente.

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están

cambiados

Pulse Orden Automático

Se podrá cambiar el

orden de la lista,

cambiando el orden de

los números

El usuario puede cambiar

la numeración

125

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón

“Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado,

como se muestra en la siguiente ventana.

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento

de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de

estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la

siguiente ventana de advertencia.

c. Modificación de una matrícula de estudiante

En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante

presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del

estudiante matriculado

126

Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene

que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda

realizar las modificaciones.

Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la

cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando

los datos requeridos

d. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes.

Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla.

Los estados posibles son:

Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior.

En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior.

Definitiva La matricula no puede ser modificada

Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario

Pulse este enlace para modificar

los datos del estudiante

matriculado

127

podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre

matrícula En proceso Definitiva Anulada

Pre matrícula

No No Si Si

En proceso No No Si Si

Definitiva No Si No Si

Anulada Si Si Si No

22. Padrón de Apoderados Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver

la lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular

Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados

Sección La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de

todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección

128

23. Cambio de Sección por Estudiante Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del

año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante

desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente.

Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va

realizar el cambio de sección.

e. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresar

los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Al pulsar abrirá la

ventana de búsqueda

por el estudiante.

129

Los datos que se muestran / registran son:

Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educando

Grado Grado del estudiante.

Sección Sección del estudiante

Nombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante

Fecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso.

Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.

Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe

pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Al pulsar este ícono se

podrá proceder al

cambio de sección.

130

Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

f. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Al presionar refrescar se

puede apreciar el estado

del proceso.

131

Descripción del Reporte:

Código de estudiante Código de identificación del estudiante.

Estudiante Apellidos y nombres del estudiante

Estado Procesado, Registrado.

Fecha Fecha de registro del cambio de sección

Observación Motivo del cambio de sección.

Resolución Numero de resolución del cambio de sección.

Sección Destino Sección Destino del cambio.

Sección Origen Sección Origen

24. Traslado de Estudiantes Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa.

Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:

Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

132

Los datos que se solicitan son:

Código traslado Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico.

Código matrícula Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.

Grado Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado

Sección Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado

Observaciones: El usuario registra alguna observación

Resolución traslado Es la resolución que se ha emitido por el traslado

Fecha traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado

IE a trasladar Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.

El registro quedaría de esta manera:

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

Al pulsar abrirá la ventana

de búsqueda de la I.E a la

cual se le va trasladar al

estudiante

Las IIEE posibles de traslado

deben ser del mismo nivel al

que pertenece la IE de

origen.

Se puede filtrar para que se

muestren las IIEE que

pertenecen a un

departamento en especial.

En este campo se

ingresa el nombre de

la IE.

133

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la

Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le

corresponden, tal como se muestra a continuación:

25. Retiro de Estudiantes

Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año

académido.

Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana

Note que el sistema

reconoce al estudiante como

trasladado (ver el color

naranja de la leyenda).

Pulse Agregar para

insertar un nuevo retiro

en la IE.

134


Código de retiro Identificador asignado por el sistema

Código de matrícula Identificador único de matrícula del educando

Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante

Resolución de retiro Número de la resolución de traslado.

Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.

Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del

estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que

desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia

impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal

como se muestra a continuación:

Pulse el enlace

para modificar

la información

Al pulsar abrirá la

ventana de búsqueda

por el estudiante.

135

Note que el sistema

reconoce al estudiante

como retirado (ver el color

rojo de la leyenda).

136

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN

26. Asistencia Mensual a la IE

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por

meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.

Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:

Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la

asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación:

a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límite

hasta la fecha actual.

b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como

Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes

que no asistieron a clases.

c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa,

así como una descripción por cada uno de los estados.

d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al

posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

Enlace

Registro de

Asistencia

Permite consolidar o

resumir el total de

asistencias por mes,

para su posterior

consulta.

137

Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron

grabados con éxito

Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al

estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.

Descripción Símbolo

Falta F

Tardanza T

Falta Justificada J

Tardanza Justificada U

Asistió símbolo de punto

No se registro

espacio en

blanco

Pulsar con el

mouse en la

casilla para

cambiar el

estado Fechas

especiales

marcadas

Si pone el cursor

aparecerá el

significado de

cada letra

Leyenda que describe cada uno de los

estados de la asistencia

138

a. Imprimir asistencia

Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará la

siguiente ventana:

b. Eliminar asistencia

La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les

estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”

En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente

ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la

asistencia de todos los estudiantes

139

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana

de confirmación y pulse “Aceptar”

27. Registro de Notas Genérico Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado,

sección y área.

Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado

de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Allí se pide ubicar la siguiente información:

Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al

que pertenece la institución educativa.

Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a

ser registradas y responden a la configuración realiza por la

institución educativa para el año académico.

Pulse el icono para borrar la asistencia

del estudiante

140

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se

encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se

mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados,

como por ejemplo:

Grado

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a

ingresar notas.

Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el

botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo

se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este

momento.

Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este

archivo:

Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas

existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.

141

En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y

en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color

anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro

de las notas.

Para registrar notas se procede de la siguiente manera:

Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y

Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Datos generales

Esta leyenda corresponde a

los criterios de calificación

142

Algunas consideraciones para el ingreso de notas:

- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es

decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara

como “09”.

- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán

de color rojo.

- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar

antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

Cualquier ingreso

incongruente, se marca

inmediatamente con un

asterisco. En este caso, se ha

definido que para tipos de

notas vigesimales, esta nota

no esta permitida.

Note que la nota final por área

no es editable. Esta nota se

calcula al final, cuando se

guarda el ingreso para esta

sección.

143

a. Cierre del registro de notas

Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e

indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar

registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

Note que al grabar, se

calculan las notas finales.

Cuando se tratan de notas

literales, la nota final se

corresponde con la nota del

último criterio de evaluación.

144

b. Generación de archivo Excel para carga de notas

Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se

generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero

tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar

las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16

Registro de Notas por Docente”

Pulse la opción “Generar

Archivo Excel”

Note que ambos botones se

bloquean. El usuario no podrá

modificar las notas a menos

que sea liberado por un

usuario de tipo administrador

que tenga los suficientes

privilegios.

145

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

En cada hoja del libro

(archivo Excel) se

encuentra cada área.

146

28. Subir Notas desde Excel Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo

previamente descargada desde el sistema.

En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá

la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.

Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

En este sector el usuario

debe ingresar las

calificaciones de los

estudiantes al finalizar el

periodo.

Busque el archivo de

excel

Pulse “Abrir”

147

Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información

de las notas que se han registrado.

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo

acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le

mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:

Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.

Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.

Que el criterio de evaluación haya sido modificado

Informe de

Carga

Pulse

“Cargar

Notas”

Pi

Ingrese las

notas

directamente

Informe de

Inconsistencias

Mostrara este mensaje si

hay inconsistencias en el

ingreso de notas

Relación de inconsistencias

148

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar

o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso

mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

29. Registro de Apreciaciones de Docentes Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado

y sección.

Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está

la lista de estudiantes.

Opción para realizar

nueva carga

149

Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente

ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la

siguiente ventana

Opción para

registrar las

apreciaciones

150

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera

seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de

ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se

muestran en la siguiente ventana.

Ingrese las

apreciaciones del

estudiante

151

30. Procesar Notas Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en

curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.

Este proceso tiene las siguientes características:

Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de

ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.

Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el

servidor va realizando el cálculo correspondiente.

Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede

actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de

procesamiento de notas.

El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de

notas.

FASE REGULAR

Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la

siguiente pantalla:

Apreciaciones del

Docente

152

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico

a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año

académico.

b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles

son:

Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.

En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales

y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación

Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final

de cada estudiante en el periodo seleccionado.

Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se

muestra en la ventana siguiente

d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar

antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa

para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la

Enlace Informe

de Proceso

Cálculo de

Notas.

Informe de

Proceso de

Cálculo de Notas

Datos de la fecha,

hora y usuario que

ejecuto el proceso

Datos de la secuencia de proceso seguida

(grados, secciones, número de estudiantes)

Porcentaje de avance

153

situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de

promoción y repitencia que han sido definidas previamente.

El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de

promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra

en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el

estado de Conforme.

Así mismo se puede consultar el informe del proceso:

Procesos

previos. Aplica

las reglas de

promoción y

repitencia

Con este

botón es

posible

consultar el

estado de

cada proceso.

154

e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso

consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la

libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier

momento por el familiar o docente.

Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

155

f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente

a un periodo determinado.

Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes

seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones,

seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde

muestra el consolidado de evaluaciones.

Seleccione el grado Seleccione la sección

Pulse mostrar

reporte y le mostrara

la siguiente ventana

Pulse el icono de

impresora y abrirá la

siguiente ventana

156

Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no se

podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

Áreas y criterios de

evaluación.

157

Proceso de generación de pre-matrícula.

Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados

y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año

académico.

Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:

Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de

lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

Los estados se

encuentran

como Evaluados.

Cuando el estado se

encuentra en evaluado

Recién se activan el botón

158

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los

estudiantes.

Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no

será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

FASE DE RECUPERACION

Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso

de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.

Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.

159

31. Proceso Disgregado de Notas En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un

estudiante en particular.

Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se

esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje

correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.

Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la

sección y generar las libretas de calificaciones.

La pantalla de registro es como sigue:

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Lista de los

procesos que

fueron ejecutados

anteriormente Muestra el estado

en que se

encuentra el

registro

Sector de selección de

estudiantes para

procesar

Sector de

selección.

Sector de

procesamiento

160

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular

Fase

Período Escoger un periodo

Criterio de Selección

Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados

El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio

solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar

Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico

en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como

se muestra en la siguiente ventana.

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de

procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar

tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

161

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Selección: Secciones.

Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la

siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de

realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.

Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.

Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

% de

Avance

Pulse esta opción

para actualizar el %

de avance

Selección los

grados

Seleccione las

secciones

162

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Sector de búsqueda

de estudiantes

Presione la

tecla DEL

para eliminar

el estudiante

de la lista.

163

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

32. Impresión de Boletas de Información Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual

tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.

Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas

Cuando el periodo se muestra en letra

cursiva, no se puede tener accesos.

Consulte con el administrador del sistema

en la IE. Es probable que no se haya

realizado el proceso de generación de

boletas de información o que el período se

encuentre EVALUADO.

164

Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente

ventana:

También existe la opción de selección “Por secciones”

Seleccione uno de los 3 criterios y

pulse “Generar archivo de impresión”

Puede seleccionar un grado o varios y

luego pulse la opción “Generar archivo

de impresión”

Este proceso debe ser

completado para que

se pueda tener

acceso a seleccionar

el periodo.

165

La última opción de selección es “Por estudiante”

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual

aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Puede seleccionar la sección de un

grado o varias secciones de diferentes

grados y luego pulse “Generar archivo

de impresión”

Ingresar los datos

del estudiante y

pulse buscar

166

Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando el

botón de Generar archivo de impresión.

Pulse sobre el registro y

este se pasara a la parte

izquierda como se

muestra en la siguiente

ventana

Puede pasar uno o varios

registros y finalmente

pulse “Generar archivo de

impresión”

167

33. Acta Consolidada de Evaluación Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.

Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se

muestra el acta correspondiente.

168

34. Recuperación Subsanación Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación

para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su

nota de subsanación

35. Registro de Notas de Área a Cargo Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que

estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante.

En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

169

En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.

Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota

Después de ingresar la Información pulse el botón grabar.

36. Reporte Recuperación y Subsanación Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año

académico como se muestra en la siguiente ventana:

170

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la

siguiente ventana:

Seleccione año

académico y haga click

en Mostrar reporte

En este ejemplo hay un

estudiante que tiene nota de

recuperación

Nota y fecha de recuperación

manual de usuario s i a g i e 2.0

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