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  • Manual de Usuario

    Pago de Boleta de Honorario Electrónica

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

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    Acerca del Sistema1 El Sistema de Integrado de Información Financiera (SIIF) es una plataforma web que permite ejecutar consultas y solicitudes a través de internet para operaciones en beneficio del correcto y adecuado funcionamiento de la Universidad Técnica Federico Santa María.

    En lo particular, el siguiente manual presenta el procedimiento que deberá realizar el usuario de la plataforma para efectuar instrucciones de pagos por concepto boletas de honorarios. Estas boletas deberán ser extendidas por el prestador de servicio a nombre de la Universidad por trabajos efectuados para la institución.

    Esta plataforma, se encuentra vinculado con el sistema de Banner Finanzas para el registro de los registros contables, presupuestarios y pagos, estos últimos, a través de la tesorería.

    El procedimiento de pago considera las siguientes etapas:

    1. Ingreso. 2. Autorización responsable de la organización. 3. Autorización Director de Administración y Finanzas del Campus o Sede. 4. Generación de nómina de pago.

    Consideraciones y alcances para el uso del sistema El sistema está diseñado efectuar pagos a prestadores de servicios con las siguientes consideraciones:

    1. El prestador no debe contar con contrato de trabajo vigente al momento de solicitar el pago de la boleta.

    2. La boleta debe ser extendida a nombre de la Universidad Técnica Federico Santa María, RUT: 81.668.700-4.

    3. La boleta debe incluir el 10% de retención de impuesto que hará la Universidad al momento del pago, para su posterior declaración.

    4. La organización no debe solicitar el pago a un prestador de servicio con boletas de honorarios por montos brutos superiores al sueldo mínimo vigente y emitidas de forma consecutiva durante 3 meses de corrido o más.

    5. El prestador de servicio debe cumplir con las características propias de su atributo, las cuales no deben generar vínculo laboral. En el caso que se requiera esto último, debe canalizar su requerimiento a través de un contrato de honorarios o laboral a través de la Unidad de Remuneraciones.

    El sistema, no está diseñado para procesar el siguiente tipo de documento tributario:

    1. Boleta de honorario.

    1 Nota: La última versión de este formulario se encuentra disponible en la página web de la Dirección de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la última versión disponible.

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

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    Contenido

    Acerca del Sistema .............................................................................................................................. 2

    Consideraciones y alcances para el uso del sistema ........................................................................... 2

    Carga de Boleta de Honorario Electrónica .......................................................................................... 4

    Identificación e Ingreso a Menú de Usuario ....................................................................................... 5

    Ingreso de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica.................................................. 6

    Autorización Boleta de Honorario Electrónica .................................................................................... 8

    Recepción de administración y finanzas de campus y sedes. ........................................................... 11

    Condiciones de Pago ......................................................................................................................... 11

    Otras Funciones ................................................................................................................................. 13

    Incorporar Ingresador. .................................................................................................................. 13

    Eliminar Ingresador ....................................................................................................................... 15

    Consultas ....................................................................................................................................... 16

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

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    Carga de boleta de honorario electrónica

    La emisión de una boleta de honorario electrónica, corresponde a la emisión de un documento tributario realizado por la prestación de un servicio civil, para la cual se debe considerar, al menos, las siguientes características: existir una propuesta del trabajo a realiza, definir la forma de pago, establecer la entrega y avances del servicio solicitado y debe ser a suma alzada.

    Este documento tributario no debe ser utilizado para el pago mensual que realice un prestador de servicio, para tales efectos debe utilizar el contrato de honorarios a través del área de contratos y remuneraciones de la Universidad.

    Una vez que la emisión del documento tributario electrónico cumpla con las características mencionadas anteriormente, se debe proceder con el envío del documento emitido por el Servicio de Impuestos Internos2 a la dirección de correo electrónico bhesii@usm.cl.

    El envío de la BHE puede ser efectuado de dos maneras:

    1. El prestador del servicio envía el documento al correo electrónico indicado (Recomendable)3.

    2. La propia organización se encarga de enviar este documento a la dirección de correo.

    2 Se aconseja que el prestador del servicio envíe directamente este documento al momento de emitir la BHE. 3 El proceso de carga desde que es enviada al correo electrónico hasta que se encuentra disponible en el SIIF es de aproximadamente de 10 minutos, por lo que se aconseja que el mismo prestador de servicios la envíe previamente al correo bhesii@usm.cl.

    NOTA IMPORTANTE: Este archivo es un documento pdf que pesa 8KB aproximadamente. Cualquier otro formato no será válido, y no

    permitirá el reconocimiento en el sistema.

    RECOMENDACIÓN: Las glosas de las Boletas Electrónicas que son entregadas por el prestador del servicio deben evitar glosas genéricas,

    y deben considerar toda la información disponible para identificar claramente el servicio prestado y el avance.

    mailto:bhesii@usm.cl mailto:bhesii@usm.cl

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    Identificación e ingreso a menú de usuario

    Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario para ingresar o autorizar una BHE. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros.

    La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos:

    1. Dirigirse a la página: http://siif.utfsm.cl/ 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM:

    3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Boletas de Honorarios:

    Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario:

    http://siif.utfsm.cl/

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    Ingreso de instrucción de pago de boleta de honorario electrónica

    Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede ser realizado por el “Ingresador”, así como también por el responsable de organización.

    Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción “Ingreso”. Se solicitará que ingrese Número de la Boleta y el RUT a Pago:

    El sistema desplegará automáticamente la información de la Boleta de Honorarios Electrónica que se encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente la carga.

    Posteriormente, deberá seleccionar el tipo de gasto:

    NOTA IMPORTANTE: Para ingresar una Instrucción de Pago, se requiere cargar previamente BHE en el sistema.

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    Finalmente, efectuar la distribución del gasto y registrar el ingreso de la operación:

    Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación, el cual será el número de BHE y el RUT del prestador4:

    Simultáneamente, se envía aviso por correo electrónico al responsable de organización indicando que existe una Boleta de Honorario Electrónica para su autorización.

    4 Se sugiere mantener un registro del número de operación para consultas posteriores.

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    Autorización boleta de honorario electrónica

    Proceso que autoriza el cargo en la organización de una Boleta de Honorario Electrónica, que ha sido previamente ingresada en el sistema.

    La autorización debe ser efectuada por el responsable de la organización en la sección: Autorización – Responsable de la Cuenta.

    Se desplegará un listado de las Boletas de Honorarios Electrónicas que están pendientes de autorización:

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    Posicionándose sobre el ícono de aumento, ubicad