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Manual de Usuario Pago de Boleta de Honorario Electrónica

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  • Manual de Usuario

    Pago de Boleta de Honorario Electrónica

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

    2

    Acerca del Sistema1 El Sistema de Integrado de Información Financiera (SIIF) es una plataforma web que permite ejecutar consultas y solicitudes a través de internet para operaciones en beneficio del correcto y adecuado funcionamiento de la Universidad Técnica Federico Santa María.

    En lo particular, el siguiente manual presenta el procedimiento que deberá realizar el usuario de la plataforma para efectuar instrucciones de pagos por concepto boletas de honorarios. Estas boletas deberán ser extendidas por el prestador de servicio a nombre de la Universidad por trabajos efectuados para la institución.

    Esta plataforma, se encuentra vinculado con el sistema de Banner Finanzas para el registro de los registros contables, presupuestarios y pagos, estos últimos, a través de la tesorería.

    El procedimiento de pago considera las siguientes etapas:

    1. Ingreso. 2. Autorización responsable de la organización. 3. Autorización Director de Administración y Finanzas del Campus o Sede. 4. Generación de nómina de pago.

    Consideraciones y alcances para el uso del sistema El sistema está diseñado efectuar pagos a prestadores de servicios con las siguientes consideraciones:

    1. El prestador no debe contar con contrato de trabajo vigente al momento de solicitar el pago de la boleta.

    2. La boleta debe ser extendida a nombre de la Universidad Técnica Federico Santa María, RUT: 81.668.700-4.

    3. La boleta debe incluir el 10% de retención de impuesto que hará la Universidad al momento del pago, para su posterior declaración.

    4. La organización no debe solicitar el pago a un prestador de servicio con boletas de honorarios por montos brutos superiores al sueldo mínimo vigente y emitidas de forma consecutiva durante 3 meses de corrido o más.

    5. El prestador de servicio debe cumplir con las características propias de su atributo, las cuales no deben generar vínculo laboral. En el caso que se requiera esto último, debe canalizar su requerimiento a través de un contrato de honorarios o laboral a través de la Unidad de Remuneraciones.

    El sistema, no está diseñado para procesar el siguiente tipo de documento tributario:

    1. Boleta de honorario.

    1 Nota: La última versión de este formulario se encuentra disponible en la página web de la Dirección de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la última versión disponible.

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

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    Contenido

    Acerca del Sistema .............................................................................................................................. 2

    Consideraciones y alcances para el uso del sistema ........................................................................... 2

    Carga de Boleta de Honorario Electrónica .......................................................................................... 4

    Identificación e Ingreso a Menú de Usuario ....................................................................................... 5

    Ingreso de Instrucción de Pago de Boleta de Honorario Electrónica.................................................. 6

    Autorización Boleta de Honorario Electrónica .................................................................................... 8

    Recepción de administración y finanzas de campus y sedes. ........................................................... 11

    Condiciones de Pago ......................................................................................................................... 11

    Otras Funciones ................................................................................................................................. 13

    Incorporar Ingresador. .................................................................................................................. 13

    Eliminar Ingresador ....................................................................................................................... 15

    Consultas ....................................................................................................................................... 16

  • Manual de Usuario Boleta de Honorario

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    Carga de boleta de honorario electrónica

    La emisión de una boleta de honorario electrónica, corresponde a la emisión de un documento tributario realizado por la prestación de un servicio civil, para la cual se debe considerar, al menos, las siguientes características: existir una propuesta del trabajo a realiza, definir la forma de pago, establecer la entrega y avances del servicio solicitado y debe ser a suma alzada.

    Este documento tributario no debe ser utilizado para el pago mensual que realice un prestador de servicio, para tales efectos debe utilizar el contrato de honorarios a través del área de contratos y remuneraciones de la Universidad.

    Una vez que la emisión del documento tributario electrónico cumpla con las características mencionadas anteriormente, se debe proceder con el envío del documento emitido por el Servicio de Impuestos Internos2 a la dirección de correo electrónico [email protected]

    El envío de la BHE puede ser efectuado de dos maneras:

    1. El prestador del servicio envía el documento al correo electrónico indicado (Recomendable)3.

    2. La propia organización se encarga de enviar este documento a la dirección de correo.

    2 Se aconseja que el prestador del servicio envíe directamente este documento al momento de emitir la BHE. 3 El proceso de carga desde que es enviada al correo electrónico hasta que se encuentra disponible en el SIIF es de aproximadamente de 10 minutos, por lo que se aconseja que el mismo prestador de servicios la envíe previamente al correo [email protected]

    NOTA IMPORTANTE: Este archivo es un documento pdf que pesa 8KB aproximadamente. Cualquier otro formato no será válido, y no

    permitirá el reconocimiento en el sistema.

    RECOMENDACIÓN: Las glosas de las Boletas Electrónicas que son entregadas por el prestador del servicio deben evitar glosas genéricas,

    y deben considerar toda la información disponible para identificar claramente el servicio prestado y el avance.

    mailto:[email protected]:[email protected]

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    Identificación e ingreso a menú de usuario

    Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario para ingresar o autorizar una BHE. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros.

    La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos:

    1. Dirigirse a la página: http://siif.utfsm.cl/ 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM:

    3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Boletas de Honorarios:

    Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario:

    http://siif.utfsm.cl/

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    Ingreso de instrucción de pago de boleta de honorario electrónica

    Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede ser realizado por el “Ingresador”, así como también por el responsable de organización.

    Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción “Ingreso”. Se solicitará que ingrese Número de la Boleta y el RUT a Pago:

    El sistema desplegará automáticamente la información de la Boleta de Honorarios Electrónica que se encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente la carga.

    Posteriormente, deberá seleccionar el tipo de gasto:

    NOTA IMPORTANTE: Para ingresar una Instrucción de Pago, se requiere cargar previamente BHE en el sistema.

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    Finalmente, efectuar la distribución del gasto y registrar el ingreso de la operación:

    Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación, el cual será el número de BHE y el RUT del prestador4:

    Simultáneamente, se envía aviso por correo electrónico al responsable de organización indicando que existe una Boleta de Honorario Electrónica para su autorización.

    4 Se sugiere mantener un registro del número de operación para consultas posteriores.

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    Autorización boleta de honorario electrónica

    Proceso que autoriza el cargo en la organización de una Boleta de Honorario Electrónica, que ha sido previamente ingresada en el sistema.

    La autorización debe ser efectuada por el responsable de la organización en la sección: Autorización – Responsable de la Cuenta.

    Se desplegará un listado de las Boletas de Honorarios Electrónicas que están pendientes de autorización:

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    Posicionándose sobre el ícono de aumento, ubicado a la derecha de la pantalla, se desplegará un submenú que permitirá: Ir a Boleta, Autorizar o Rechazar.

    Al seleccionar “Ir a Boleta” se desplegará la siguiente información:

    Información de BHE

    Organización

    Historial

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    Al seleccionar en el submenú “Autorizar”, se procederá a su envío a la Dirección de Finanzas para su pago.

    Apareceré un mensaje indicando que la autorización se efectuó de manera exitosa:

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    Recepción de administración y finanzas de campus y sedes.

    El proceso de recepción, es realizado directamente por la dirección de adminsitración y finanzas del respectivo campus o sede y gestiona la recepción de la instrucción para su registro presupuestario, contabilización y pago.

    Una vez que indique la recepción de prestación de servicio se desplegará un mensaje indicando la conformidad de la operación.

    El responsable de la Dirección de Administración y Finanzas velará para que la descripción de la instrucción de pago esté asociada con operaciones afines a la Universidad y que corresponde a beneficio de esta, las que adicionalmente, deben estar dentro de la reglamentación interna como externa de la Universidad.

    Condiciones de Pago

    El pago de las Boletas de Honorarios Electrónicas se efectuará por nómina bancaria. Esto produce dos modalidades de pago:

    1. Depósito en cuenta corriente del prestador del servicio. 2. Vale vista disponible en cualquier sucursal del Banco Santander, presentando identificación

    del prestador.

    El pago de las boletas de honorarios se realizará el día viernes con depósito o emisión de vale vista, este último debe ser retirado en cualquier sucursal del Banco Santander. Esta fecha de pago, considera la recepción en Dirección de Finanzas del día miércoles a las 12:00 horas y que no existen días festivos. En el caso de existir días feriados se postergará a los días hábiles siguientes.

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    Quien requiera que el pago se realice en su cuenta corriente, debe enviar un correo a [email protected] y recibir un correo de confirmación. Desde la fecha de emisión del correo sus pagos serán abonados directamente en la cuenta de correo indicada5.

    5 Se exceptúan aquellos documentos que se encuentran en proceso de pago.

    DEPÓSITO EN CUENTA CORRIENTE

    Se debe enviar a [email protected] la siguiente información:

    1. RUT del Prestador de Servicio. 2. Banco de Depósito. 3. Número de Cuenta (sin punto ni guion). 4. Correo electrónico.

    mailto:[email protected]:[email protected]

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    Otras Funciones

    Incorporar Ingresador. Ingresador es un perfil de usuario que, no siendo el responsable de la organización, tendrá las atribuciones para ingresar una instrucción de pago de Boleta de Honorarios Electrónica, pero no autorizar su cargo en una organización.

    La incorporación de este “ingresador” debe ser realizado sólo por única vez por el responsable de organización. Este queda habilitado permanentemente para operar, salvo que el responsable de cuenta revoque esta decisión.

    Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la organziación, deberá ingresar a su sesión de usuario y dirigirse a: Ingresadores:

    Posteriormente, deberá seleccionar alguna de la organización de su responsabilidad e ingresar el RUT del ingresador.

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    Finalmente, deba hacer click en “Registrar”:

    Para incorporar a un Ingresador en una nueva organización debe repetir el proceso.

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    Eliminar Ingresador Para eliminar un Ingresador debe posicionarse en la sección ingresadores, y posteriormente, seleccionar la organización que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir “Eliminar”:

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    Consultas El sistema de consulta entrega información de las boletas de honorario que han sido solicitadas en las organización asociadas al responsable de organización, donde podrá filtrar por:

    1. Estado de Boleta de Honorario. 2. Organización. 3. Rango de Fechas. 4. Número de Boleta.

    Si selecciona “Ir a Boleta” (derecha), se desplegará el detalle de la gestión de este documento:

    El sistema permite obtener una visualización del documento PDF para consultas en “Ver Boleta Electrónica”.

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