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Consejo de Educación Inicial y Primaria – CEIP
Programación - Dpto. Computación
Manual de Usuario
ENTSYS
Manual de usuario ENTSYS
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Contenido
1. Introducción .......................................................................................................................... 4
2. Participantes .......................................................................................................................... 4
3. Consideraciones generales .................................................................................................... 5
3.1 Funcionalidad ................................................................................................................ 5
3.2 Requerimientos ............................................................................................................. 5
3.3 Sugerencias ................................................................................................................... 5
4. Usuarios ................................................................................................................................. 6
4.1 Administrador de sistema ............................................................................................. 6
4.2 Administrador de documentos ..................................................................................... 6
5. Inicio de sesión al sistema ..................................................................................................... 7
6. Pantalla inicial ....................................................................................................................... 8
6.1 Barra lateral - Administrador de documentos .............................................................. 9
7. Documentos ........................................................................................................................ 10
7.1 Bandeja de entrada ..................................................................................................... 10
7.1.1 Acciones a los documentos ................................................................................. 12
7.2 Crear documento ........................................................................................................ 23
7.2.1 Crear documento para oficina actual .................................................................. 23
7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina .................................................... 28
7.3 Ver documentos en oficinas inactivas. ........................................................................ 29
8. Remisión .............................................................................................................................. 31
8.1 Remitir documento ..................................................................................................... 31
8.2 Reimprimir remito ....................................................................................................... 32
9. Reportes .............................................................................................................................. 32
9.1 Por N° Gestión/Documento/Expediente ..................................................................... 32
9.1.1 Por N° Gestión ..................................................................................................... 34
9.1.2 Por N° Documento .............................................................................................. 34
9.1.3 Por N° Expediente ............................................................................................... 34
9.2 Por tipo y fecha del movimiento ................................................................................. 35
9.3 Por asunto ................................................................................................................... 36
9.4 Por carácter del documento ........................................................................................ 37
9.5 Por año ........................................................................................................................ 37
9.6 Por cédula .................................................................................................................... 38
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9.7 Por palabra clave ......................................................................................................... 39
10. Búsqueda ......................................................................................................................... 40
10.1 Búsquedas generales en el sistema ............................................................................ 40
11. Recuperar Documentos ................................................................................................... 40
12. Cambio de contraseña .................................................................................................... 41
Manual de usuario ENTSYS
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1. Introducción
El presente documento contiene información específica y necesaria para el correcto uso del
software ENTSYS. En el documento se detalla el alcance, las funcionalidades, requerimientos y
las distintas opciones de acciones dentro de ENTSYS.
La capacitación del sistema también cuenta con videos no-presenciales que se complementan
con el presente documento.
2. Participantes
El desarrollo de ENTSYS fue realizado en su totalidad por la Sección Programación del
Departamento de Computación y contó con la colaboración del Departamento Organización y
Métodos ambos dependientes de la División Planeamiento Administrativo del Consejo de
Educación y Primaria (CEIP).
Desarrolladores
MarcosBrumberg – Departamento de Computación
Santiago Figueredo– Departamento de Computación
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3. Consideraciones generales
3.1 Funcionalidad
ENTSYS es un sistema de administración y seguimiento de documentos de diferentes tipos
(expedientes, memo, nota, etc.) pertenecientes al Consejo de Educación Inicial y Primaria.
El sistema permite:
a) Ingreso y salida de un documento a una oficina
b) Estado y seguimiento de un documento específico
c) Autentificación
d) Remitos
ENTSYS está dirigido a las personas con conocimientos básicos en informática y que serán
Administradores de documentos. NO ADMINISTRADORES DE SISTEMA.
3.2 Requerimientos
Para el correcto uso del sistema ENTSYS se requiere:
a) PC con RED
b) Navegador web (IE 7. o posterior / Firefox)
3.3 Sugerencias a) A veces puede suceder que se realice algún cambio (nueva consulta o nuevo filtro de
búsqueda) y no actualice la pantalla. En este caso se debe presionar la tecla F5
recargar la pantalla.
b) Para mayor rendimiento se sugiere utilizar la tecla (TAB)
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4. Usuarios
4.1 Administrador de sistema
La administración será responsabilidad de Organización y Métodos en la División Planeamiento
Administrativo del CEIP. Dicha oficina será encargada de la creación y del mantenimiento de
los siguientes puntos:
Usuarios
Asuntos
Tipo documentos
Prioridades
Altas y bajas de novedades
Habilitar oficinas
Privilegios de Administrador de documentos (punto 4.2)
4.2 Administrador de documentos
Consiste fundamentalmente en la creación de un documento, movimiento,ingreso de
observaciones, remisión, seguimiento y consulta de los mismos. Las responsabilidades del
administrador de documentos son las siguientes:
Creación de documentos de su oficina o de otra
Ver documentos en su oficina
Mover documentos a otra oficina
Ver los movimientos
Agregar observaciones
Crear remitos
Realizar consultas
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5. Inicio de sesión al sistema Para acceder al sistema ENTSYS (link Internet Explorer) se debe tener un usuario y contraseña.
Dicho usuario debe ser previamente creado por el administrador del sistema. Una vez que se
tiene el usuario y contraseña se deben ingresar en los correspondientes campos y luego
confirmar el ingreso.
Imagen 5.1 Login. Ingreso al Sistema
Inicialmente el usuario y contraseña para el ingreso al sistema serán la misma . Siendo esta el
apellido y primera letra del nombre ( Ej.: Carlos Martinez será el usuario MARTINEZC). Una vez
confirmada la acción , por primera y única vez se pedirá el cambio de contraseña ( ventana
emergente , imagen 5.2) a la que el usuario desee ( admite mayúsculas , minúsculas y
números) la cual deberá ingresar dos veces , guardándose esa contraseña como válida .
Imagen 5.2 Cambio inicial de contraseña
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6. Pantalla inicial Una vez que se ingresa al sistema nos aparecerá la siguiente pantalla de inicio:
Imagen 6.1 Pantalla inicial
En esta pantalla se puede visualizar, en la parte superior una barra de información con los
siguientes componentes:
NOMBRE: nombre y apellido asociado al usuario que ingreso al sistema.
PERFIL: tipo de usuarioasociado al usuario que ingreso al sistema.
OFICINA:oficinaasociada al usuario que ingreso al sistema.
CAMBIAR CONTRASEÑA:permite cambiar la contraseña al usuario actual.
CERRAR SESIÓN: éste iconocierra la sesión del usuario en el sistema.
También se puede observar, a la izquierda de la imagen (imagen 6.1), unaBARRA LATERAL la
cual contiene las diferentes acciones que puede realizar el usuario dependiendo del tipo de
perfil del mismo.
Todos los componentes anteriormente mencionados son comunes a todas las pantallas del
sistema.
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6.1 Barra lateral - Administrador de documentos La barra lateral para el perfil de usuario Administrador de documentos contiene las funciones
categorizadas de siguiente forma:
DOCUMENTOS
o Bandeja de entrada
o Crear nuevo documento para oficina actual
o Agregar documento generado en otra oficina
o Ver documentos en oficinas inactivas
REMISION
o Remitir documentos
o Reimprimir remitos
REPORTES
o Por N° de Gestión /Documento / Expediente
o Por tipo y fecha del documento
o Por asunto
o Por carácter del documento
o Por año
o Por cédula de identidad
o Por palabra clave
BUSQUEDAS
o Búsquedas generales en el sistema
Para utilizar dicha barra, hacer clic sobre la Categoría (Documentos, Remisión, Reportes,
Búsquedas) y se desplegará un menú con las funciones mencionadas anteriormente.
ANTES DEL CLIC DESPUES CLIC
Imagen 6.2Barra lateral
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7. Documentos Contiene las funciones necesarias para poder crear, mover, seguir, observar, archivar y
consultar un documento.
Las opciones para trabajar con documentos se distribuyen de la siguiente manera:
Bandeja de entrada
Crear nuevo documento para oficina actual
Agregar documento generado en otra oficina
Ver documentos en oficinas inactivas
7.1 Bandeja de entrada En la bandeja de entrada se encuentran los documentos que están en nuestra oficina.
Imagen 7.1.1Bandeja de entrada
La anterior imagen muestra la pantalla inicial de la bandeja de entrada de una oficina. En la
parte superior se disponen los diferentes filtros de búsqueda de documento y en la parte
inferior muestra el resultado.
A cada documento se le puede realizar las siguientes acciones(ver más en detalle 7.1.1
Acciones a los documentos):
Confirmar: confirmar que se recibió el documento.
Ver: permite visualizar el contenido del documento.
Imprimir: imprimir documento.
Ver caratula: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento.
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Ver movimientos: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento.
Agregar Observaciones (Agregar Obs.): permite agregar observaciones al documento.
Ver observaciones (Ver Obs.): permite ver las observaciones del documento.
Archivar documento (Archivar Doc.): archiva el documento
Agrupar documento (Agrupar Doc.): permite agrupar el documento a otros
documentos
También existen 3 botones que cumple las siguientes funciones:
Limpiar: limpia todos los campos y los deja con los valores predeterminados. Se utiliza
para realizar una búsqueda o filtrado nuevo.
Filtrar: realiza la búsqueda o filtrado de documentos con los datos que especificamos.
Información Extendida: amplía la información de los documentos que se encuentran
en la grilla.
La siguiente imagen muestra el resultado de una búsqueda sin presionar el botón “Información
Extendida”.
Imagen 7.1.1.1 crear documento
Luego de presionar el boton “Información Extendida” (Hay mas datos adicionales. La imagen es
solo en forma ilustrativa).
Imagen 7.1.1.1 crear documento
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7.1.1 Acciones a los documentos
Como se menciono en el ítem anterior (7.1 Bandeja de entrada) a cada documentos se le
puede realizar distintas acciones. En esta sección se detalla cada una de las funciones.
Imagen 7.1.1.1 Acciones a documentos 1
Al presionar ( ) se despliega las acciones como ilustra la siguiente imagen.
Imagen 7.1.1.2Acciones a documentos 2
7.1.1.1 Confirmar documento
Los documentos enviados de otras oficinas aparecerán en rojo como muestra la imagen 7.3.5
hasta que no se confirme el movimiento. Se realiza la confirmación del movimiento cuando el
documento está físicamente en la oficina receptora.
Para confirmar un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Confirmar”. En las siguientes
imágenes vemos un ejemplo de confirmación de documento.
Imagen 7.1.1.1.1Confirmar documento
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Imagen 7.1.1.1.2Confirmar documento
Observar que una vez confirmado, el documento quedará en negro y aparecerá en la oficina
emisora con estado CONFIRMADO.
7.1.1.2 Ver documento
Esta opción solo permite visualizar el contenido del documento. Oficina, asunto, sub-asunto,
descripción, palabra clave, tipo de documentos, interés, etc. No se pueden ver archivos
anexados ni observaciones ni movimientos del documento.
Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Ver”.
Imagen 7.1.1.1.2Ver documento
7.1.1.3 Imprimir
Esta opción permite imprimir o guardar el documento en formato PDF. El documento en PDF
contiene la gestión, asunto, centro de interés, movimientos y las observaciones
correspondientes al documento. Se puede imprimir o guardar en la PC como archivo PDF
Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Imprimir”.
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Imagen 7.1.1.1.3Ver documento
7.1.1.4 Ver carátula
Es el resumen del documento. Permite tener los datos de cómo fue ingresado al sistema. Para
ver carátula hacer clic en( ) y seleccionar “Ver carátula”.
Imagen 7.1.1.1.3Ver documento
La siguiente imagen muestra un ejemplo de la caratula de un documento. La misma se puede
Imprimir o Guardar en formato PDF haciendo clic en los correspondientes iconos.
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Imagen 7.1.1.1.3Ver documento
7.1.1.5 Ver movimientos
Para ver los movimientos de un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Ver
movimientos”.
Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento
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7.1.1.6 Agregar observaciones
Un documento permite tener observaciones. Las observaciones no se pueden modificar ni
eliminar y permanecen junto al documento. Para agregar una observación hacer clic ( ) y
seleccionar “Agregar Obs.”.
Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento
Imagen 7.1.1.1.6Agregar observacion
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La primera parte de la imagen anterior muestra los campos más relevantes del documento
como usuario de creación, tipo de documento, etc. La segunda parte permite agregar las
observaciones que creamos pertinentes. Para confirmar la observacion hacer clic en el botón
“Confirmar”. En nuestro ejemplo se agrego la observación “Observación 1”.
Imagen 7.1.1.1.6 Agregar observacion
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7.1.1.7 Ver observaciones
Se pueden ver las observaciones que tiene un documento. Para ver una observación hacer clic
( ) y seleccionar “VerObs.”.
La siguiente imagen muestra las observaciones de un nota.Observar que se puede filtrar las
observaciones por la ofician observadora. Para eso hacer clic en ( ) y elegir la oficina. Debe
mostrar las observaciones realizadas por la oficina elegida.
Al hacer clic en ( ) se puede ver el detalle de la observación seleccionada.
7.1.1.8 Archivar documento
Permite archivar un documento, es decir el mismo no tendrá más movimientos.
Para archivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar “Archivar Doc.”.
Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones
Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones
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Luego de hacer clic en “Archivar Doc.”, nos sale una ventana permitiendo agregar
observaciones al documento (para agregar observacion ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).
NO ES OBLIGATORIO el ingreso de observaciones para archivar un documento.
7.1.1.9 Desarchivar documento
Para desarchivar un documento, se debe buscar los documentos que esten es estado
“ARCHIVO”. Para esto, debemos hacer clic en “DOCUMENTOS” de la barra lateral y luego clic
en “Bandeja de entrada”. Luego,se debe cambiar la opción de ESTADO, que por defecto esta
en PENDIENTE a ARCHIVO como muestra la siguiente imagen (imagen 7.1.1.1.9). Luego hacer
clic en el botón “Filtrar”.
Imagen 7.1.1.1.8 Archivar documento
Imagen 7.1.1.1.9Buscar documento con estado ARCHIVO
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Para desarchivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar “Desarchivar Doc.”.
Luego de hacer clic en “Desarchivar Doc.”, nos sale una ventana permitiendo agregar
observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).
7.1.1.10 Agrupar documento
Se puede agrupar otros documentos al documento seleccionado. Para agrupar documentos
hacer clic ( ) y seleccionar “Agrupar Doc.”.
Se abrirá una nueva ventana que despliega una lista de documentos que se encuentran en mi
oficina, de las que podre seleccionar los documentos a agrupar como ilustra la siguiente
imagen. Luego de seleccionar, presionar el botón “Agrupar”.
Imagen 7.1.1.1.9Desarchivar documento
Imagen 7.1.1.1.10Agrupar documento
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Luego de hacer clic en el botón “Agrupar” nos sale una ventana permitiendo agregar
observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).
Una vez que se agrupa algún documento, nos aparece dos nuevas opciones más “Ver
agrupaciones” y “Desagrupar documentos”.
7.1.1.11 Ver agrupaciones
Se pueden ver los documentos agrupados al documento. Para ver la agrupación hacer clic
( ) y seleccionar “Ver agrupación”. Como se aprecia en la imagen , en el campo Agr.a N°
Gest. Se muestra en rojo el código de gestión correspondiente al documento principal (
documento al cual se le agruparon otros)
La siguiente imagen muestra un ejemplo.
Imagen 7.1.1.10 selección de documentos a agrupar
Imagen 7.1.1.11 Ver agrupación
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7.1.1.12 Desagrupar documentos
Se puede desagrupar o quitar documentos agrupados a otro documento. Para desagrupar
documentos hacer clic ( ) y seleccionar “Desagrupar Doc.”.
Aparecerá una nueva ventana con los documentos agrupados al documento como muestra la
siguiente imagen. Se selecciona el o los documento(s) que se desean quitar y se oprime el
botón“Desagrupar”.
Imagen 7.1.1.11 Documentos agrupados
Imagen 7.1.1.12 Desagrupar Doc.
Imagen 7.1.1.12 Seleccionar documento a desagrupar.
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7.2 Crear documento
7.2.1 Crear documento para oficina actual
Esta opción nos permitirá crear un documento a la oficina que tenga asociado el usuario que
ingresó al sistema. Para crear un documento de la oficina, se debe hacer clic en Crear un
documento de la oficina actual.
Para acceder a dicha opción hacer clic en “Documentos” y luego hacer clic en “Crear nuevo
documento para oficina actual”.
Imagen 7.1.1.1 crear documento
Significado de los campos de la imagen 7.1.1.1 Crear documento:
RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)
Tipo de Documento: código del tipo de documento que se desea crear. Al hacer clic en
( ) se desplegaran los distintos tipos de documentos existentes en el sistema a ser
seleccionados . Depende del tipo de documento los campos extra que se deben
completar. Por ejemplo en la imagen (imagen 7.1.1.1) se eligió Tipo de Doc. 4 que es
un Acta y me pide que complete los campos de N° de Acta, Resolución y
Fecha.También , en caso de contar con esos datos , podemos ingresar información
respecto al antecedente del documento , pudiendo ingresar Nro. de carpeta , año y
nro. de legajo.
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N°/Año – Documento: este campo es automático y la numeración depende del tipo de
doc.
Oficina: oficina creadora del documento. Este campo es automático porque estamos
creando un documento para la oficina a la cual pertenecemos (oficina asociada al
usuario).
Carácter: código del carácter. Alhacer clic en ( ) se desplegaran para seleccionar los
distintos caracteres existentes en el sistema.
Estado: el estado del documento. Estos pueden ser PENDIENTE, CUMPLIDO,
ANULADO. Por defecto esta en PENDIENTE.
Interés: tema del documento. Estos pueden ser PERSONAL, INSTITUCIONAL-ESCUELA,
INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN y GENERAL. Por defecto esta en GENERAL. Depende del
tema que se elija se deben llenar campos adicionales.
PERSONAL: se debe escribir la(s) cédula(s), nombre(s) y apellido(s) de las
persona (s). Al ingresar la cédula, si la persona está relacionada con el CEIP, el
nombre y apellido serán automáticos.
Imagen 7.1.1.2Tema interés PERSONAL
* Con la ( ) se puede eliminar una cédula.
* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra cédula.
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INSTITUCIONAL-ESCUELA: se debe seleccionar las escuelas con interés en el
documento.
Imagen 7.1.1.3Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA
* Con la ( ) se puede eliminar una escuela.
* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra escuela.
Al hacer clic en ( ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la
siguiente imagen:
Imagen 7.1.1.4 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA – Selección escuela
Para seleccionar la escuela, presionar ( ). Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta
ventana el filtro de departamento (Dpto) como por el nombre y/o número de la escuela .
Luego de seleccionar la escuela, la misma se ingresa a la tabla de escuela.(RECORDAR: Para la
actualización de la tabla es necesario presionar (TAB))
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Imagen 7.1.1.5Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado
INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN
Imagen 7.1.1.4Tema interés – INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN
* Con la ( ) se puede eliminar una inspección.
* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra inspección.
Al hacer clic en ( ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la
siguiente imagen:
Imagen 7.1.1.4 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA – Selección escuela
Para seleccionar la inspección, presionar ( ).Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta
ventana el filtro de nro de la inspeccion , departamento o y/o nombre de la misma.
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Luego de seleccionar la inspección, la misma se ingresa a la tabla de Inspección. (RECORDAR:
Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB))
Imagen 7.1.1.5 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado
GENERAL: este tema no requiere campos adicionales.
Imagen 7.1.1.5 Crear documento - 2
Significado de los campos de la imagen 7.1.1.5 Crear documento-2:
Tema. Al hacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintos asuntos
existentes en el sistema. Como lo muestra la siguiente figura , pudiendo elegirse ,
clickeando sobre el resaltado , el subtema que mejor describa al documento .Para
acotar mejor los temas puede utilizar el filtro de Buscar por Texto ingresando parte o
toda la palabra a buscar , o bien puede desplegar los subtemas en la opción Filtrar por
Tema
Imagen 7.1.1.6Temas y subtemas
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Sub Tema: Nombre del asunto. Depende de la elección del Tema, es campo
automático.
Extracto:información adicional del documento. Brinda información descriptiva y
adicional del documento, Si bien no es obligatorio su llenado es importante a la hora
de buscar un documento.
Palabra clave (OPCIONAL)::palabra que puede identificar al documento. Puede ser
muy útil para la búsqueda.
Luego de ingresar los datos del documento se debe confirmar la realización del documento.
Hacer clic en el botón CONFIRMAR (Enter).Esto presentara inmediatamente una pantalla
donde se muestra la caratula del documento , la cual debe anexarse físicamente al mismo .
NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de
gestión como numero único del mismo , independientemente del número del tipo de
documento que correspondiese ( para memos , notas , etc )
7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina
Consiste en crear un documento que no fue creado físicamente por la oficina asociada al
usuario que ingresó al sistema. Posee los mismo campos y funciona de igual manera que como
se detalló en el punto 7.1.1 Crear documento para oficina actualcon la salvedad que se debe
elegir la oficina que creó el documento físicamente.
Para acceder a dicha opción hacer clic en “Documentos” y luego hacer clic en “Agregar
documento generado en otra oficina”.
Imagen 7.1.2.1 Seleccionar oficinageneradora
Alhacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintas oficinas existentes en el
sistema como muestra la siguiente imagen.
Manual de usuario ENTSYS
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Imagen 7.1.1.5 Búsqueda y selección de oficina
Se puede buscar las oficinas por niveles (ADMINISTRACION PUBLICA, ANEP, DIVISION,
DEPARTAMENTO, etc.) o se puede buscar por nombre.
Imagen 7.1.1.5 Resultado búsqueda de oficina
Para seleccionar la oficina, presionar o el código o el nombre ( los dos están resaltados).
Una vez seleccionada la oficina presionar TAB para actualizar la oficina , se mostrara el
nombre y dependencia jerárquica de la misma como lo indica la siguiente figura .
Imagen 7.1.1.6 Resultado oficina seleccionada
7.3 Ver documentos en oficinas inactivas.
Dado que la implementación del sistema se hará gradualmente , sumando oficinas, nos
encontraremos con la situación de que al dar salida a un documento (físico) a otra oficina ésta
no lo pueda recibir por el sistema porque aún no lo tiene . Entonces en el caso de que dicho
documento (físico) vuelva a la oficina que lo envió, la única forma de entrarlo a nuestra oficina
es optando por esta opción . El mecanismo es idéntico a la Bandeja de Entrada ( explicada
anteriormente) , solo que dentro de las opciones por documento que tenemos solo nos
permite Confirmar ( para entrarlo a nuestra oficina) y Ver , como lo muestra la siguiente
imagen:
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Imagen 7.3Confirmando un documentopara entrarlo a nuestra oficina
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NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de
gestión como numero único del mismo , independientemente del número del tipo de
documento que correspondiese ( para memos , notas , etc )
8. Remisión
8.1 Remitir documento Para acceder a dicha opción hacer clic en “Remitos” y luego hacer clic en “Remitir documento”.
Imagen 8.1.1 Remisión de remitos
El remito es obligatorio para dar salida al documento en el sistema. El usuario debe elegir de la grilla que se muestra , todos los documentos a ser remitidos a la misma oficina. Primero debe elegir la oficina destinataria (clickeando en la lupa aparecerá una lista de las oficinas a usar), luego se deberá ingresar el Número de Gestión perteneciente al documento a remitir y presionar Tabulador, posteriormente seleccionar el documento a remitir, lo cual lo moverá de la grilla al carrito, luego de seleccionado todos los documentos a remitir hacer click en “Imprimir remito”; o si tenemos algún documento erróneo en el carrito seleccionar “limpiar carrito” y comenzar el proceso nuevamente. Una vez que se elige los documentos a remitir y la oficina destino, hacer clic en Imprimir
remito. Se crea un documento PDF el cual se puede imprimir o guardar.
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8.2 Reimprimir remito En caso de necesitarse reimprimir determinado remito hacer clic en “Remitos” y luego hacer
clic en “Reimprimir remito”.
Imagen 8.2.1Reimpresion de remitos
Se muestra una página donde aparecen todos los remitos emitidos hasta la fecha, de ser
necesario podemos acotar los remitos utilizando los filtros de búsqueda (Nro. Remito, Fecha,
Oficina destino) .Una vez seleccionado el remito a reimprimir darle clic a “Reimprimir”.
9. Reportes Se pueden realizar distintos tipos de consulta de acuerdo a las necesidades. Para ver las
consultas disponibles, ir a la Barra principal ->Consultas.
Para realizar las consultas se ingresan los datos correspondientes. El resultado de una consulta
será en formato PDF lo cual permite imprimir y/o guardado.
9.1 Por N° Gestión/Documento/Expediente Para realizar una consulta por N° Gestión/Documento/Expediente ir a Barra Lateral->Reportes
-> N° Gestión/Documento/Expediente. Luego se debe seleccionar el tipo de filtrado por el cual
se desea hacer la consulta como ilustra la siguiente imagen (imagen 8.1.1). Según la opción
seleccionada se pedirá los datos correspondientes a dicha selección.
El resultado de alguna de estas consultas será la información detallada del documento, esto es:
Datos generales
Asuntos
Interés
Movimientos
Observaciones
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Imagen 8.1.1 Opciones de listado
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9.1.1 Por N° Gestión
Para seleccionar Por N° Gestión se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°
Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Gestión.
En N° Gestión ingresar el dato correspondiente y luego presionar el botón Listar Documentos.
9.1.2 Por N° Documento
Para seleccionar Por N° Documento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°
Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Documento.
Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de
Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego
presionar el botón Listar Documentos.
9.1.3 Por N° Expediente
Para seleccionar Por N° Expediente se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°
Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Expediente.
Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de
Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego
presionar el botón Listar Documentos.
Imagen 8.1.1.1 Listado por N° gestión
Imagen 8.1.2.1 Listado por N° gestión
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9.2 Por tipo y fecha del movimiento Para seleccionar Por tipo y fecha de movimiento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por
tipo y fecha de movimiento.
Los movimientos corresponden a la oficina asociada al usuario que ingreso al sistema.
Luego, el sistema pide el Tipo de movimiento (ENTRADA o SALIDA) y el rango de fechas del
movimiento. Se debe seleccionar el Tipo de movimiento e ingresar el rango de fechas en los
campos Fecha inicial y Fecha final (al hacer clic en se despliega el calendario) y luego
presionar el botón Listar Documentos.
Imagen 8.1.3.1 Listado por N° gestión
Imagen 8.3.1 Listado por Tipo Movimiento
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9.3 Por asunto Para seleccionar Por asunto se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por asunto.
Luego, el sistema pide que se seleccione el Asunto y el Tema. Una vez seleccionados, presionar
el botón Listar Documentos.
Importante: Si no se selecciona el Tema, el sistema igual realizara la consulta. Seleccionará
todos los documentos con el Asunto elegido.
Imagen 8.3.2 Resultado listado por tipo de movimiento
Imagen 8.3.2 Listado por asunto
Imagen 8.3.2 Resultado por asunto
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9.4 Por carácter del documento La búsqueda que permite es asociada a la oficina del usuario.Para seleccionar Por carácter se
debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por carácter.
Luego, el sistema pide que se seleccione carácter del documento (COMUN o URGENTE). Una
vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos.
9.5 Por año Para seleccionar Por año se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por año.
Luego, el sistema pide que se ingrese el año del documento o el año del expediente. Se
ingresan en los campos Año documento y Año x Expediente respectivamente. Una vez
ingresados, presionar el botón Listar Documentos.
Imagen 8.4.1 Listado por carácter
Imagen 8.4.2 Resultado por carácter
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9.6 Por cédula Para seleccionar Por cédula se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por cédula.
Luego, el sistema pide que se ingrese la cédula en el campo Cédula. Una vez ingresada,
presionar el botón Listar Documentos.
Para realizar la consulta, cuando se realiza la creación del documento se debe haber ingresado
como tema de interés PERSONAL e ingresado la C.I.
Imagen 8.5.1 Listado por año
Imagen 8.5.2 Resultado por año
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9.7 Por palabra clave Para seleccionar Por palabra clave se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por palabra clave.
Luego, el sistema pide que se ingrese la palabra clave en el campo Palabra clave. Una vez
ingresada, presionar el botón Listar Documentos.
Imagen 8.6.1 Listado por cédula
Imagen 8.6.2Resultado listado cédula
Imagen 8.8.1 Listado por palabra clave
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10. Búsqueda
10.1 Búsquedas generales en el sistema
Esta opción permite buscar todos los documentos que hay en el sistema, es decir, todos los
documentos que tiene cada oficina. Las acciones a los documentos esta restringida, solo se
permite:
Ver documento (ver 7.1.1.2 Ver documento)
Imprimir (ver 7.1.1.3 Imprimir)
Ver movimientos (ver 7.1.1.5 Ver movimientos)
Ver observaciones (ver 7.1.1.7 Ver observaciones)
11. Recuperar Documentos Esta opción nos permitirá recuperar documentos remitidos a oficinas destinos incorrectos.
Para poder recuperar el/los documentos se deberá ingresar el numero de gestión y luego
presionar en “Filtrar”. Aparecerá el documento a recuperar correspondiente a dicho número
Imagen 8.8.2 Resultado listado por palabra clave
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de gestión, hacer click en y elegir la opción “Recuperar doc.”. El
documento reaparecerá en la bandeja de entrada como documento en estado confirmado.
12. Cambio de contraseña En la barra principal hacer clic en Mis datos y luego en Cambiar mi contraseña.
Muestra los datos del usuario. Hacer clic en Cambio de contraseña. Mostrar la siguiente
pantalla.
Ingresamos la nueva contraseña en el campo Nueva contraseña? y luego la escribimos
nuevamente en el campo Confirme nueva contraseña. Hacer clic en Confirmar.
Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña
Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña