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RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2016 MANUAL DE USUARIO SISTEMA RENDICIÓN DE CUENTAS

CAPÍTULO IV: ACREDITACIÓN DE SALDOS

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RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2016 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA




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Índice

1. INTRODUCCIÓN ..........................................................................................................................3

2. REGLAS GENERALES DEL PROCESO ............................................................................................4

3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE ACREDITACIÓN DE SALDOS .....................................................5

4. ACCESO A LA ACREDITACIÓN DE SALDOS ..................................................................................6

5. DESARROLLO DE ACREDITACIÓN DE SALDOS ASPECTOS GENERALES .....................................10

5.1 PERÍODO A ACREDITAR ......................................................................................................10

5.2 SUBVENCIONES ..................................................................................................................10

5.3 RESUMEN DE ACREDITACIÓN DE SALDOS .........................................................................10

6. ACREDITACIÓN DE SALDO SUBVENCIONES ..............................................................................12

6.1 AGREGAR INSTRUMENTOS BANCARIOS ............................................................................14

6.1.1 AGREGAR INSTRUMENTO DE RENTA FIJA ..................................................................14

6.1.2 AGREGAR INSTRUMENTO DE CUENTA BANCARIA .....................................................16

6.2 RECOMENDACIONES GENERALES ......................................................................................19

6.2.1 DOCUMENTOS ADJUNTOS .........................................................................................19

6.3 ASOCIACIÓN DE SALDO SUBVENCIONES ...........................................................................20

6.3.1 ASOCIAR INSTRUMENTO DE RENTA FIJA ........................................................................21

6.3.2 ASOCIAR INSTRUMENTO CUENTA BANCARIA .................................................................22

7. CIERRE DE LA ACREDITACIÓN DE SALDOS ................................................................................25



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1. INTRODUCCIÓN

En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2016, se expone a continuación el Capítulo IV: Acreditación de Saldos en el Sistema de Rendición de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de los saldos disponibles. El proceso de Rendición de Cuentas Recursos 2016, considera para cada establecimiento educacional (RBD) o Administración Central (AC), según corresponda, la declaración de los recursos recibidos de las siguientes subvenciones:

Subvención General. Subvención Escolar Preferencial (SEP). Incremento de Subvención por Proyectos de Integración Escolar (PIE). Subvención Pro retención. Subvención de Internado. Subvención de Refuerzo Educativo. Subvención Anual de Apoyo al Mantenimiento Fondo de Apoyo a la Educación Pública (FAEP) en sus convenios 2014, 2015 y 2016 en lo relativo a

la ejecución de gastos 2016. En este contexto, la “Acreditación de Saldos” es un proceso realizado por el sostenedor del establecimiento, que muestra la disponibilidad de saldos de las distintas subvenciones del período en rendición, producto de la diferencia entre los recursos entregados y aquellos que fueron efectivamente gastados. Este proceso tiene por finalidad asegurar el correcto uso de los recursos, buscando reflejar la realidad de cada institución educativa, comprobando la concordancia de las etapas previas de rendición con el proceso de Acreditación de Saldos. El presente manual describe paso a paso las acciones que se deben ejecutar para poder realizar la etapa de Acreditación de Saldos. De acuerdo a la Ley N° 20.845, de Inclusión Escolar, que modifica la Ley N°20.529, sobre el sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad, señala que la Superintendencia debe mantener un registro de todas las cuentas bancarias en las que los sostenedores perciban o administren recursos destinados al cumplimiento de los fines educativos del o los establecimientos de su dependencia. En este contexto, se integra a la Acreditación de Saldo las cuentas registradas en el nuevo proceso de Registro de Cuentas Bancarias (RCB), informado por la SIE a través del ORD. Circular N° 1665 del 16 de diciembre de 2016. Se recomienda leer detenidamente y utilizar el presente Manual de Usuario antes y durante el proceso de acreditación de saldo. Esto facilitará al usuario una correcta, eficiente y oportuna declaración.



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2. REGLAS GENERALES DEL PROCESO

a) Los sostenedores que acreditan saldos son aquellos que deben realizar alguna rendición durante el período regular 2016 y que, a su vez, presenten un margen positivo en alguna de las subvenciones que reciben. En aquellos casos en que el saldo presentado sea igual a cero o negativo, no es necesario el ingreso de datos en esta etapa. No obstante, sí es preciso finalizar el proceso cerrando la subvención respectiva.

b) Es posible iniciar la Acreditación de Saldos en cualquier momento de la Rendición de Cuentas, desde cuando se informa su habilitación. Sin embargo, para cerrarla, es necesario haber finalizado todas las etapas que anteceden, es decir: Remuneraciones, Libro de Ingresos Ficom y las rendiciones de cuentas de los Establecimientos Educacionales, y Administración(es) Central(es).

c) Respecto a la acreditación de saldos de los Fondos de Apoyo a la Educación Pública (FAEP), se debe acreditar el saldo correspondiente a los convenios 2014, 2015 y 2016, en Acreditación de Saldos Recursos 2016, en la medida que estos convenios presenten saldos.



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3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE ACREDITACIÓN DE SALDOS

Para desarrollar esta rendición se deberá proceder de la siguiente manera:

1. Acceder a través del Portal de Transparencia Financiera (PTF) http://ptf.supereduc.cl

2. Acceder al módulo de Rendición de Cuentas.

3. Ingresar a la sección de Acreditación de Saldos

4. Seleccionar año a acreditar.

5. Agregar/asociar instrumento renta fija o cuenta bancaria.

6. Asociar saldos por cuenta bancaria e instrumento de renta fija.

7. Cierre por subvención.



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4. ACCESO A LA ACREDITACIÓN DE SALDOS

Ingrese al sitio de Portal de Transparencia Financiera http://ptf.supereduc.cl y acceda a la sección Rendición Cuentas, en donde podrá acceder a noticias, manuales, tutoriales y todo el material disponible respecto al proceso de rendición de cuentas.

Para acceder al sitio privado del sostenedor y realizar las etapas de la rendición de cuentas, diríjase a la sección de identificación, donde deberá ingresar el RUT, sin puntos y con guion (Ejemplo: 11111111-1) y la clave que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes sólo deben ser manejados por el sostenedor o a quién él designe.

http://ptf.supereduc.cl/



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Seleccione la etapa de la rendición de cuentas que desea realizar en la siguiente pantalla, en este caso, “Rendición de Cuentas”:

Accederá a la siguiente plataforma, donde debe realizar, por motivos de seguridad, una segunda identificación:



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Al ingresar RUT y clave se desplegará el siguiente formulario, que el sostenedor debe actualizar periódicamente.

DATOS DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR Con el objeto de mantener actualizados los antecedentes de contacto, este formulario aparecerá con una frecuencia de 15 días. Cuando éste se despliegue, podrá actualizar los antecedentes que correspondan. Una vez realizadas las modificaciones, presione el botón “Actualizar Datos”. En el caso que no requiera efectuar modificaciones solo presione el botón “Actualizar Datos”.

Cuando seleccione el botón “Actualizar Datos”, el sistema mostrará este mensaje:

Seleccione “Cerrar” para continuar con la etapa siguiente y se presentará la siguiente pantalla.



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Para iniciar la acreditación de saldos, presione el botón “Acreditación de Saldos”.



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5. DESARROLLO DE ACREDITACIÓN DE SALDOS ASPECTOS GENERALES

Debe especificar el año al que corresponden los recursos a acreditar, para el establecimiento y Administración Central en el que se utilizaron los recursos y la subvención de la que provienen los recursos a rendir.

5.1 PERÍODO A ACREDITAR

Seleccione el año a acreditar, en esta rendición de cuentas recursos será el año 2016.

5.2 SUBVENCIONES

El sistema desplegará las subvenciones activas en el período para acreditar:

5.3 RESUMEN DE ACREDITACIÓN DE SALDOS

El siguiente resumen indica los saldos de las distintas subvenciones, su saldo final 2016, saldo por acreditar, saldo acreditado y saldo no acreditado. Antes de ser habilitados los cierres de la plataforma para cada uno de los módulos, no aparecerán los botones que determinen dicha acción.



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Tal como se visualiza en la tabla anterior, en la sección que precede al resumen, se presenta el Registro de Cuentas Bancarias y Renta Fija, donde se muestran las cuentas e instrumentos bancarios utilizados para la acreditación de saldo con el Saldo Utilizado en Acreditación y Saldo Disponible para Acreditar. En el ejemplo aún no se han selecionado instrumentos por lo que aparece el mensaje “Sostenedor sin saldos acreditados”. La tabla Resumen de Acreditación muestra en la primera columna, el listado de las subvenciones rendidas; en la segunda, el saldo que se debe acreditar en el proceso de rendición actual, y en la tercera y cuarta, respectivamente, los saldos acreditados y aquellos que no lo están, los cuales variarán a medida que se ingresen los montos acreditados, tal como se mostrará en los siguientes pasos de este manual. Para dar comienzo a la acreditación, presione en el botón “Agregar/Asociar Instrumento Renta Fija o Cuenta Bancaria” y revise detenidamente la sección de Acreditación de Saldo que se describe a continuación.



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6. ACREDITACIÓN DE SALDO SUBVENCIONES

De acuerdo al marco normativo descrito en el documento de Regulación del Registro de Cuentas Bancarias, a partir del año 2016 entra en vigencia el Registro de Cuentas Bancarias (RCB), donde los sostenedores de establecimientos educacionales deberán ingresar la información relevante de aquellas cuentas en que operen todos los recursos destinados a financiar el cumplimiento de los fines educativos del establecimiento y un registro complementario donde los sostenedores deberán informar, en un formato similar a RCB, aquellas cuentas bancarias donde gestionen recursos destinados a otros fines educativos, distintos a los fines educativos, sujetos a rendición de cuentas. En este contexto, los sostenedores deberán acreditar la disponibilidad de los saldos, una vez finalizado el proceso de marcha blanca y adecuación, únicamente a través de la o las cuentas bancarias, ya sea cuenta corriente o cuenta vista, que se encuentren clasificadas en la categoría Activo1 en el RCB. Sin embargo, en este proceso de rendición 2016, se aceptarán todas las cuentas que disponga el sostenedor al 31-12-2016, debido al proceso de marcha blanca y adecuación establecido en las instrucciones de carácter general asociadas a Regulación de Cuentas Bancarias. Es importante destacar que para poder acreditar saldo se requiere que la cuenta ingresada y debidamente activada en el RCB disponga también, de la correspondiente asociación a alguna de las subvenciones disponibles en este proceso, ya que, de lo contrario la cuenta no estará disponible en acreditación de saldos de la plataforma de rendición de cuentas. Para respaldar documentalmente la acreditación de saldos en las mencionadas cuentas, se requiere el Certificado de Saldos Bancarios (original emitido por la institución bancaria). En caso de mantener fondos en caja chica o similar, se debe obtener el arqueo de fondos al 31 de diciembre del 2016, todo debidamente firmado por el responsable del fondo y supervisor o encargado directo y adjuntar el documento al Certificado Bancario de la cuenta. No se podrá acreditar saldo de recursos destinados a fines educativos con cuentas bancarias que no se encuentren clasificadas en categoría Activo en el RCB. Tampoco se podrá acreditar saldos con cuentas bancarias cuya fecha de apertura sea posterior al 31 de diciembre del año en rendición. En adición a lo anterior, se añade la opción de agregar y asociar instrumentos de renta fija que posean los establecimientos. Para comenzar con la acreditación de saldo, se debe seleccionar la opción “Agregar/Asociar Instrumento de Renta Fija o Cuenta Bancaria” para añadir aquellos instrumentos de renta fija que posea el sostenedor y seleccionar las cuentas bancarias, activadas y registradas en el RCB, con las cuales desea acreditar saldo.

1 De acuerdo a la Regulación del Registro de Cuentas Bancarias, son clasificadas en esta categoría todas aquellas cuentas informadas en el RCB como vigentes y respecto de las cuales el sostenedor haya ingresado toda la información solicitada e identificada como obligatoria, tanto de la cuenta, como del titular y apoderados, si corresponde.



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Al seleccionar la opción se despliega la siguiente pantalla, identificando las secciones de “Instrumentos Bancarios” y “Acreditación de Saldo de Subvenciones”, los cuales serán descritos de manera independiente.



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6.1 AGREGAR INSTRUMENTOS BANCARIOS

6.1.1 AGREGAR INSTRUMENTO DE RENTA FIJA

Como se describió anteriormente, en esta oportunidad de rendición se podrán registrar Instrumentos de Renta Fija para acreditar saldo, específicamente Depósitos a Plazo que el sostenedor posea con su banco, con recursos únicamente derivados de la Subvención General. Para el caso de las Subvenciones Especiales sólo se puede acreditar saldo con las cuentas bancarias registradas en el RCB. Para añadir este tipo de documentos se debe seleccionar la opción “Agregar Instrumento de Renta Fija”.

Al seleccionar dicha opción, se despliega el cuadro con toda la información requerida para agregar dicho instrumento:

Banco Tipo de Documento (para esta rendición sólo serán aceptados Depósitos a plazo en Subvención

General) Número de Documento Saldo al 31/12/2016 Certificado Bancario que acredite el saldo (sólo en formato *.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.png)

Luego de haber completado los datos, dar clic en “Agregar” para guardar los datos del instrumento registrado.

El número de documento no acepta el ingreso de signos, letras; solo registra números. Por otro lado, el saldo al 31/12/2016 debe ser mayor a cero.



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Una vez guardados los datos, el sistema arroja un mensaje señalando que estos fueron agregados exitosamente. Al hacer clic en “Cerrar” volvemos a la pantalla para agregar más instrumentos y asociar.

Al volver a la pantalla de Acreditación de Saldo, en la sección Detalle de Instrumentos Bancarios se puede observar el instrumento recientemente agregado. Adicionalmente, se despliegan las opciones de “Ver Archivo” para visualizar el documento que respalda el saldo declarado en el instrumento, “Editar” la información ingresada o “Eliminar” el instrumento agregado.



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6.1.2 AGREGAR INSTRUMENTO DE CUENTA BANCARIA

Como se describió anteriormente en esta oportunidad de rendición, las cuentas bancarias a utilizar para acreditar saldo deben estar previamente registradas y activadas en el portal de RCB. Para seleccionar las cuentas con las que se desea acreditar saldo, se debe seleccionar el botón “Agregar instrumento cuenta bancaria”.

Al seleccionar dicha opción, se despliega el cuadro con toda la información requerida para seleccionar dicho instrumento:

Instrumento cuenta bancaria Saldo al 31/12/2016 Certificado Bancario al 31 de diciembre 2016, que acredite el saldo (sólo en formato *.pdf, *.jpg,

*.jpeg, *.png) Cuenta Exclusiva1

Dentro de los instrumentos desplegados, se muestran todas las cuentas bancarias activadas2 en la plataforma de RCB para todas las subvenciones.

1 Sólo aplica en el caso de Subvención SEP o FAEP Convenio 2016. 2 Para mayor información acerca de la correcta activación de las cuentas, acceda al Ord. N° 1665 de 16 de diciembre de 2016

El saldo al 31/12/2016 debe ser mayor a cero, para acreditar saldos positivos en las subvenciones a asociar.



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Al agregar una cuenta y activarla en el RCB, se recomienda recargar o volver a acceder al módulo de Acreditación de Saldos, con la finalidad que las cuentas registradas en el RCB sean visualizadas en Acreditación, ya que el proceso de carga podría demorar más de lo esperado según la velocidad del internet del usuario. Luego de completados los datos, dar clic en “Agregar” para guardar los datos del instrumento.

Una vez registrados los datos, el sistema arroja un mensaje señalando que estos fueron agregados exitosamente. Al hacer clic en cerrar volvemos a la pantalla para agregar más instrumentos y asociar.

Al volver a la pantalla de Acreditación de Saldo, en la sección “Detalle de Instrumentos Bancarios” se puede observar el instrumento recientemente agregado. Adicionalmente, se despliegan las opciones de “Ver Archivo” para visualizar el documento que respalda el saldo declarado en el instrumento, “Editar” la información ingresada o “Eliminar” el instrumento agregado.



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6.2 RECOMENDACIONES GENERALES

6.2.1 DOCUMENTOS ADJUNTOS

El sostenedor o responsable de la rendición, deberá asegurarse que los archivos cargados en la plataforma se ajusten a lo requerido y cumplan a cabalidad con los requerimientos mencionados en este manual. En este sentido, será de gran importancia considerar:



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6.3 ASOCIACIÓN DE SALDO SUBVENCIONES

Luego de ingresar los instrumentos bancarios destinados a acreditar los saldos de las subvenciones, se deben asociar las cuentas a las subvenciones a rendir en el periodo, para lo cual se debe cumplir con las siguientes reglas:

En la medida que Ud. vaya asociando saldos de las diversas subvenciones, estos montos serán rebajados de su cuenta bancaria informada, de tal manera que la suma de las acreditaciones realizadas, no podrán superar el saldo de la cuenta.



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A continuación, se describe el proceso de asociación para cada uno de los instrumentos financieros.

6.3.1 ASOCIAR INSTRUMENTO DE RENTA FIJA

En el caso de haber registrado un depósito a plazo, para asociar este instrumento para acreditar saldo de la Subvención General, se debe seleccionar la opción “Asociar Instrumento Renta Fija”.

Una vez seleccionada la opción, se despliega una pantalla donde se pueden seleccionar todos los instrumentos de renta fija registrados para asociar un monto.

Luego de elegir el depósito a plazo se debe seleccionar la subvención a la cual se asociará. Como se señaló anteriormente, estos instrumentos sólo pueden ser asociados a la subvención general. En este paso, deberá esperar hasta que el sistema le entregue la opción de seleccionar la subvención a asociar, ya que, dependiendo de la velocidad de internet del computador utilizado para realizar el proceso, esta selección podría tardar más del tiempo esperado.



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Finalmente, se debe seleccionar el botón “Agregar Asociación” para guardar los datos registrados y que quede identificado en el formulario Asociación de Instrumentos Bancarios – Subvención.

6.3.2 ASOCIAR INSTRUMENTO CUENTA BANCARIA

Como se señaló anteriormente, para poder acreditar saldo se requiere que la cuenta ingresada y activada en el RCB disponga también de la correspondiente asociación a subvención, ya que, de lo contrario la cuenta no estará disponible en acreditación de saldos de la plataforma de rendición de cuentas. Para realizar la asociación de montos a cada una de las subvenciones que posee el sostenedor, deberá corroborar que las cuentas bancarias seleccionadas previamente en el paso “Agregar Instrumentos Bancarios” se encuentren asociadas a una o varias subvenciones en el Registro de Cuentas Bancarias previamente. De esta forma, en la plataforma de rendición de cuentas, módulo acreditación de saldos, aparecerá la cuenta asignada a una subvención en particular con monto asignado en $0, tal como se muestra a continuación:

No olvidar que SÓLO para la Subvención General se permite acreditar saldo con instrumentos financieros distintos a una cuenta bancaria.



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Para asociar un monto a dicha subvención se debe hacer clic en el botón “editar”.

Una vez seleccionada la opción se despliega una ventana, donde solamente se puede editar el monto asignado, ya que la cuenta – subvención no puede sufrir modificaciones con respecto a lo registrado en el RCB.

Para finalizar la asociación, una vez que ha ingresado el monto asignado, presione “Editar Asociación”. Al completar este paso, seleccione el botón “Ver Resumen Saldo Acreditado” al final de la página, para visualizar el resumen de los saldos acreditados y dar confirmación a la acreditación realizada. Nota: En el caso que ya se ha acreditado saldo y se desean hacer cambios en el RCB, específicamente en las subvenciones asociadas a una cuenta, para que la actualización sea válida en la acreditación de saldo, se debe eliminar la cuenta en la sección de “Detalle de Instrumentos Bancarios” y volver a asociar montos para cada subvención de la cuenta modificada.



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7. CIERRE DE LA ACREDITACIÓN DE SALDOS

La funcionalidad de cierre será habilitada con posterioridad y contará con un nuevo capítulo del Manual

de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas.

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