Manual de Usuario Sistema Control de Documentos

JUNIO 2014, CONCEPCIÓN CHILE

ASEM 1

INFORMACIÓN IMPORTANTE

Estimados Empresarios:

La empresa principal Forestal Arauco ha decidido implementar una modernización del sistema de

control de documentos que hasta ahora lleva la empresa ASEM.

Esto implica que a partir del día 29 DE AGOSTO DEL 2014, ya no se deberá entregar la información

en forma física en oficinas de ASEM, sino que la documentación deberá ser cargada en formato

digital en nuestro sistema informático para su posterior revisión.

Cabe destacar que la documentación física entregada previamente a la fecha antes mencionada

(29/08/2014), será digitalizada y cargada por la empresa ASEM, a excepción de la documentación

entregada en la escuela de capacitación “SOCIEDAD AGRÍCOLA Y FORESTAL SANTA EMA

LIMITADA”, ya que ellos serán capacitados para dicho propósito.

A.- La documentación a controlar es la siguiente:

Documentación Empresa Contratista:

Formulario Pago de IVA (Form. 29) Mensual

Acta de reunión del Comité Paritario o de Seguridad Mensual

Lista de Autocontrol Mensual

Reporte SSO emsefor Mensual

Póliza de Seguro por Responsabilidad Civil Mensual

Documentación Trabajadores:

Contratos de trabajo Evento

Constancia de capacitación en Derecho a Saber Evento

Constancia de entrega de RIOHS Evento

credencial CORMA Evento

Licencia de conducir Evento

Constancia de capacitación en materia de procedimiento de trabajo seguro Evento

Constancia de entrega de elementos de protección personal Evento

Examen aversión al riesgo Evento

Contrato y pago mensual prevencionistas vinculados por contrato honorario Mensual

Formulario de designación de beneficiario de seguro de vida. Evento

ASEM 2

B.- Procedimiento para cambiar de sistema:

Teniendo en cuenta que hay documentación que ya ha sido entregada por los empresarios, ASEM

digitalizará y cargará al sistema la documentación de la empresa desde el mes de enero 2014 a la

fecha, y la documentación de todos los trabajadores que estuvieron vigentes al mes de marzo de

2014.

Posteriormente el empresario podrá completar la documentación faltante.

C.- Consideraciones:

Se debe tener en cuenta por parte del empresario los siguientes aspectos:

El objetivo del sistema es asegurar que el trabajador cuente con toda su documentación

antes de entrar a trabajar a faenas de la empresa principal.

Por lo anterior, el empresario deberá actualizar su dotación inmediatamente después de

contratar a un trabajador.

El cumplimiento de las exigencias de este sistema es requisito para que los trabajadores

puedan asistir a charla de inducción.

El sistema de control de documentos de ASEM es independiente de la certificación laboral

que los empresarios deben realizar en OVAL.

La única vinculación entre ambos sistemas es que cuando el empresario contrate un nuevo

trabajador deberá inmediatamente actualizar su dotación en el sistema de OVAL.

Asem tiene hasta 48 horas hábiles para revisar (aceptar o rechazar) la documentación

cargada en el sistema.

ASEM 3

IMPORTANTE: En caso de que la nómina de trabajadores esté incompleta, se debe

actualizar la dotación de la empresa contratista en el sistema OVAL, previo a la carga de

documentos, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

1

2

3

1

2

3

Paso N° 1: en la página www. oval.cl, debe digitar su RUT DE CONTRATISTA

Paso N° 2: a continuación debe digitar su NOMBRE DE USUARIO

Paso N° 3: finalmente debe digitar su CONTRASEÑA y debe dar click al botón ingresar

OBSERVACIÓN: Señor contratista una vez que se haya autenticado en el sistema oval

deberá dirigirse al menú para ingresar más trabajadores, como se detalla a continuación.

ASEM 4

Para agregar trabajadores usted deberá dirigirse a l menú Empresas Contratistas, en

Trabajadores y finalmente en Informar Dotación

Una vez efectuados los pasos anteriores, deberá ingresar el periodo, para ello deberá

seleccionar el mes y el año, luego deberá hacer click en el botón “CONTINUAR”

1

1

2

2

ASEM 5

3

Una vez efectuados el paso anterior, usted deberá hacer click sobre el icono Registrar

Trabajador 3

Una vez efectuados el paso anterior, el sistema le solicitará el RUT del trabajador que desea

agregar una vez digitado deberá hacer click sobre el botón “Buscar Trabajador “ 4

4

ASEM 6

Por el contrario, si el sistema lanza un mensaje de error es debido a que el trabajador ya existe

y se encuentra activo dentro de la dotación

El sistema generará un mensaje indicando que el RUT es correcto y puede registrar al

trabajador haciendo click sobre el botón “Continuar”

ASEM 7

Si su mensaje fue el correcto, usted podrá ingresar la información del trabajador, una vez

completado todos los campos deberá hacer click sobre el botón “Guardar Trabajador”

5

5

ASEM 8

1

2

3

1

2

3

Paso N° 1: Ingresar a www.asemchile.cl

Paso N° 2: a continuación debe digitar su RUT y NOMBRE DE USUARIO

Paso N° 3: finalmente debe digitar su CONTRASEÑA y debe hacer click al botón ingresar

Una vez ingresada la información en el sistema de OVAL, se debe proceder a la carga de la

documentación laboral en el sistema de ASEM Chile. El proceso de carga de

documentación se define a continuación:

ASEM 9

Una vez autenticado usted se encontrará en el menú de inicio del sistema o home del sistema, desde

esta interfaz usted podrá navegar por el sistema ASEM

1

1 Paso N° 1: Para acceder a su perfil, deberá pinchar o hacer click sobre la pestaña contratista.

ASEM 10

1

Una vez dentro de su menú se desplegará su nómina de trabajadores activos de acuerdo a

su última dotación cargada en el sistema OVAL.

1 Paso N° 1: Para cargar documentos de los trabajadores deberá pinchar o hacer click sobre

el nombre de trabajador

!

!

ASEM 11

1.1.Cargar Contrato de Trabajo

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONTRATO DE TRABAJO, deberá pinchar o hacer

click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la

cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 12

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONTRATO DE TRABAJO, deberá

seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

ASEM 13

1.2.Cargar Constancia de Capacitación en Derecho a Saber

de Trabajo

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN EN DERECHO A

SABER, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se

abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 14

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN

EN DERECHO A SABER, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o

dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 15

1.3.Cargar Constancia de Entrega de RIOHS

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONSTANCIA DE ENTREGA DE REGLAMENTO

INTERNO OH, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho

esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 16

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE ENTREGA DE

REGLAMENTO INTERNO OHS, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar

pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 17

1.4.Credencial CORMA

1

Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CREDENCIAL CORMA, deberá pinchar sobre el

icono del calendario (flecha azul) y seleccionar la fecha de vencimiento de este documento,

posterior a esto deberá hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se

abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

1

ASEM 18

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CREDENCIAL CORMA, deberá

seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

OBSERVACIÓN: la credencial CORMA solo se aplica a ciertos cargos, por ende solo

aparecerá para aquellos trabajadores que requieran de este documento.

ASEM 19

1.5.Licencia de Conducir

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la LICENCIA DE CONDUCIR, deberá pinchar o hacer

click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la

cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

1

ASEM 20

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo LICENCIA DE CONDUCIR, deberá

seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

OBSERVACIÓN: La LICENCIA DE CONDUCIR solo se aplica a ciertos cargos, por ende solo

aparecerá para aquellos trabajadores que requieran de este documento.

ASEM 21

1.6.Licencia de Conducir

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la CONSTANCIA DE CAPACITACION EN MATERIA DE

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO, deberá pinchar o hacer click sobre el botón

“Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su

directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 22

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN

EN MATERIA DE PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO, deberá seleccionar el archivo,

para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 23

1.7.Constancia de Entrega de Elementos de Protección Personal

1

2

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la CONSTANCIA DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE

PROTECCIÓN PERSONAL, deberá primero seleccionar el o los elementos entregados al

trabajador en la lista de EPP

2 Paso N° 2: una vez realizado el paso 1, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar

Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver

imagen a continuación)

ASEM 24

Paso N° 3: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE ENTREGA DE

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, deberá seleccionar el archivo, para eso solo

deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.

3

Paso N° 4: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 4

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

OBSERVACIÓN: El listado de EPP solo aplica para FORESTAL ARAUCO, por ende no

aparecerá para el resto de las empresas principales, por lo cual estas deberán seguir las

instrucciones del paso 2 en adelante.

ASEM 25

1.8.Examen de Aversión al Riesgo

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el EXAMEN DE AVERSIÓN AL RIESGO, deberá

pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una

nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 26

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo EXAMEN DE AVERSIÓN AL RIESGO,

deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 27

1.9.Examen de Aversión al Riesgo

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el FORMULARIO DESIGNACIÓN DE BENEFICIARIO

DE SEGURO DE VIDA, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez

hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a

continuación)

ASEM 28

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo FORMULARIO DESIGNACIÓN DE

BENEFICIARIO DE SEGURO DE VIDA, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá

dar pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 29

2

!

El menú o pestaña correspondiente a Documentación Contratista le permitirá cargar los

documentos solicitados por la empresa principal en el caso de los DOCUMENTOS

INICIALES, usted deberá

!

ASEM 30

2.1. Cargar Formulario Pago de IVA

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el FORMULARIO DE PAGO DEL IVA, deberá

seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a esto

deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá

una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 31

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo FORMULARIO DE PAGO DE IVA,

deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 32

2.2. Cargar Acta Reunión Comité Paritario o de Seguridad

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el ACTA REUNIÓN COMITÉ PARITARIO O DE

SEGURIDAD, deberá seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo

correspondiente, posterior a esto deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar

Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver

imagen a continuación)

ASEM 33

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo ACTA REUNIÓN COMITÉ

PARITARIO O DE SEGURIDAD, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar

pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

OBSERVACIÓN: El ACTA REUNIÓN COMITÉ PARITARIO O DE SEGURIDAD solo aparecerá

cuando existan más de 25 trabajadores como dotación, por ende no aparecerá para

aquellas empresas con dotaciones menores a 25

ASEM 34

2.3. Cargar Listas Auto Control

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el LISTA DE AUTO CONTROL , deberá

seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a

esto deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto

se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 35

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo LISTA DE AUTO CONTROL, deberá

seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 36

2.4. Reporte SSO emsefor

1

1 Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el REPORTE SSO EMSEFOR , deberá seleccionar

desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a esto deberá

pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una

nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 37

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo REPORTE SSO EMSEFOR, deberá

seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el

documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 38

2.5. Contrato y Pago Mensual de Prevencionista de Riesgos Vinculados por Honorarios

1

1

Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONTRATO DE PREVENCIONISTA DE RIESGOS

VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar

Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver

imagen a continuación)

ASEM 39

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONTRATO DE PREVENCIONISTA

DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar el archivo, para eso

solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 40

2.5. Contrato y Pago Mensual de Prevencionista de Riesgos Vinculados por Honorarios

1

1

Paso N° 2: Estimado contratista para cargar el COMPROBANTE DE PAGO PREVENCIONISTA

DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar desde la lista desplegable

(Flecha Azul) el periodo correspondiente, deberá pinchar o hacer click sobre el botón

“Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su

directorio (ver imagen a continuación)

ASEM 41

Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo COMPROBANTE DE PAGO

PREVENCIONISTA DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar el

archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.

2

Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente

luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema. 3

IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,

cualquier otra extensión de archivo será rechazada.

ASEM 42

!

El menú o pestaña correspondiente a Alertas le permitirá tener un control visual de la

documentación por vencer tanto como de la empresa y los trabajadores la interfaz muestra

como resultado tres tablas

!

Tabla N° 1: La tabla uno listará la DOCUMENTACIÓN POR VENCER DE LA EMPRESA, dentro

del detalle de la tabla aparecerá el N° de documento, el nombre de documento, la fecha de

vencimiento y finalmente los días restantes que le quedan al documento para vencer

1

1

2

3

Tabla N° 2: La tabla dos listará la DOCUMENTACIÓN POR VENCER DE LOS TRABAJADORES,

dentro del detalle de la tabla aparecerá el N° de documento, el RUT del trabajador, el

nombre de documento, la fecha de vencimiento y finalmente los días restantes que le

quedan al documento para vencer

2

ASEM 43

El menú o pestaña correspondiente a Histórico Documentos le permitirá tener un control

visual de la documentación histórica de cada trabajador de la empresa, la interfaz muestra

como resultado una tabla con el resultado según los filtros

!

!

Filtro N° 1: Para acceder a la documentación histórica, deber seleccionar el año al que

desea consultar esto lo podrá hacer desde la lista desplegable AÑO 1

1 2

Filtro N° 2: Una vez seleccionado el filtro número uno, deber seleccionar el mes

correspondiente al año que desea consultar esto lo podrá hacer desde la lista desplegable

MES

2

ASEM 44

ANEXOS

ASEM 45

Tabla Estados Documentos

Icono Estado

Documento cargado en Estado Pendiente

Documento cargado en Estado Aprobado

Documento cargado en Estado Rechazado

Documento No Cargado

Icono Solicitado Cargado Estado Observación

X No Cargado Cuando un documento NO ha sido cargado

R Rechazado

Cuando el documento se ha cargado y ha sido rechazado por la principal según el marco legal

Aprobado Cuando el documento se ha cargado, es correcto y ha sido aprobado

P Pendiente Cuando el documento se ha subido pero está en espera de ser revisado

n/a No Aplica No Aplica para un cargo distinto a CORMA