manual de uso módulo grandes compras para tienda

MANUAL MODULO GRANDES COMPRAS PARA

TIENDA ELECTRONICA CHILECOMPRALIBROS

COMPRADORES

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Manual de uso

Módulo Grandes Compras para

Tienda ChileCompraLibros

Compradores

Septiembre 2010



COMPRADORES

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN 3

2. INGRESO AL MÓDULO 4

3. CREAR UNA SOLICITUD DE COMPRA MAYOR 6

4. GESTIONAR SOLICITUDES DESPUÉS DE ENVIADAS 14

5. ACTA DE APERTURA 16

6. PROCESO ADJUDICACIÓN 19



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INTRODUCCIÓN

El módulo de Grandes Compras está disponible en el catálogo electrónico

ChileCompra Libros en MercadoPublico.cl. Es una aplicación que permite a los

compradores realizar un llamado a todos los proveedores adjudicados de la

Tienda Chilecompra Libros en un ambiente transparente y directo.

Los proveedores podrán responder al llamado con el ingreso de sus ofertas en

un ambiente cerrado a través de su BackOffice.

Este módulo es una herramienta que permite al sistema poder acceder a

realizar una compra mayor a 1000 UTM. Cuando se hace este tipo de compra,

se indican todas las características necesarias a través de un formulario y éste

se envía al sistema. Se activa en el sistema enviando un mensaje a los

escritorios privados del proveedor (1BackOffice) de todos los proveedores del

convenio que pueden participar y un mensaje por email a cada uno de ellos.

Además, se despliega en cada BackOffice los llamados existentes.

Para acceder a este módulo el comprador debe ingresar a la Tienda Chilecompra Libros.

1 BackOffice: Se encuentran todos los accesos directos a las aplicaciones del usuario, en

donde se podrá acceder de forma rápida a las administraciones que determine su rol.



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1. INGRESO AL MÓDULO

Para ingresar al módulo debe ir a la opción Catálogos Electrónicos y hacer clic

sobre la opción ChileCompra Libros.



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Posteriormente debe ingresar directamente en el ícono de “Grandes Compras”



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Una vez dentro se visualiza el buscador de solicitudes ya realizadas y la opción

para crear una nueva solicitud. Al presionar BUSCAR se despliegan todas las

solicitudes de la Unidad Compradora.

2. CREAR UNA SOLICITUD DE COMPRA MAYOR

Al presionar “Crear Nueva Solicitud Compra Mayor” se despliega el formulario

Cotizador de compras mayores. Para hacer una solicitud de compras mayores,

se debe indicar el requerimiento específico de la siguiente forma:



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Una vez completado el formulario tendrá la opción de ingresar archivos anexos.

Recuerde que debe colocar una fecha de cierre de 10 días después de la

fecha de envío.

Tendrá la opción de elegir el tipo de producto para su requerimiento y así sólo

convocar a los proveedores pertenecientes a dicho tipo de producto.



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Para seleccionar un producto deberá hacer clic en ícono de la lupa y buscar el

tipo de producto que requiere. El producto se desplegará y luego deberá

presionar “AGREGAR”.



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Luego de ser ingresados los tipos de productos, el comprador debe llenar los

datos de contacto y agregar los archivos adjuntos.



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Podrá ingresar la cantidad de archivos que estime necesario, pero debe

necesariamente ingresar un Excel que contenga los títulos solicitados.

Los archivos permitidos para ser ingresados son: Excel (.xls) Word (.doc)

PowerPoint (.ppt) y PDF (.pdf). Siempre se debe llenar el campo descripción.

Cuando se han agregado los archivos quedarán disponibles para el formulario,

podrán ser eliminados durante el proceso de confección y antes del envío.



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Para terminar con la solicitud debe presionar el botón “GUARDAR”.

Al “Guardar” se creará la solicitud con un código interno y permitirá que ésta

sea enviada.



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Cuando se genera el código de la solicitud, puede publicar la solicitud a través

del botón que se destaca en la imagen.



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Al presionar el botón “Publicar Solicitud” el sistema desplegará un mensaje que

indica que “la solicitud ha sido publicada exitosamente”.



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3. GESTIONAR SOLICITUDES DESPUÉS DE ENVIADAS

En la opción “Ver Solicitud” siempre estará disponible el formulario de

solicitud y sus archivos para poder visualizarlos. También tendrá un resumen de

los atributos de la solicitud como: Código, Nombre, Tipo, Fecha de Cierre,

Fecha de Entrega, estado y las acciones. Estas acciones contemplan: Ver

solicitud, Ver Ofertas, Ver Acta de Apertura, Ver Acta de Adjudicación.

El comprador sólo tendrá disponible la opción “Ver Solicitud” antes del cierre

de la solicitud.



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Después de cumplida la fecha de cierre de la solicitud, el sistema

automáticamente generará un Acta de Apertura y se activará la funcionalidad

Ver Ofertas. De este modo podrá descargar las ofertas que hubiesen llegado

de parte de los proveedores para luego hacer su evaluación.



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4. ACTA DE APERTURA

Al presionar el ícono “Ver Ofertas”, el comprador accederá directamente a las

ofertas de la solicitud, donde aparecerá la información de cada uno de los

proveedores que hayan ofertado.



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Cada una de las ofertas, los

proveedores tendrán un

código (GC3-P2) ASOCIADA A

LA SOLICITIUD CG3.

Cada una de las ofertas,

tendrá la opción de rechazar

o adjudicar.



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Cada una de las ofertas de los proveedores tiene la siguiente información:

- Descripción de compra.

- Número de títulos de mi oferta.

- Número de ejemplares de mi oferta.

- Despacho de mi oferta (en días).

- Valor de mi oferta total (en $).

- Lugar de despacho.

- Contacto.

- Condiciones generales de la entrega.

- Observaciones del Proveedor.

Después de realizar la descarga y evaluación de ofertas, deberá confeccionar

una Acta de Adjudicación que será incluida en el formulario de adjudicación.



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5. PROCESO DE ADJUDICACION

Para realizar el proceso de adjudicación debe completar el formulario, marcar

a cada uno de los proveedores seleccionando la alternativa “Adjudicar” o

“Rechazar” y adjuntar el Acta de adjudicación. Éste debe indicar en detalle

aspectos de la adjudicación como: títulos elegidos, puntajes, valores,

participantes de la comisión y resolución final del organismo público al cual

pertenece el comprador.

5.1 Complete el formulario.

5.2 Marque “adjudicar” o “rechazar” en cada una de las ofertas.



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5.3 Debe anexar archivos como el acta u otro asociado a la compra mayor

Y luego debe presionar “Guardar” y “Publicar”. Una vez que publica, los proveedores podrán

acceder a la información de adjudicación y deberán incluir los títulos seleccionados con los

precios correspondientes.

Al publicar, se despliega el ícono “Ver Acta de Adjudicación”, el cual estará disponible para

todos los participantes.



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5.4 Acta de Adjudicación El acta queda publicada para todos los participantes de la oferta.

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