manual de selecciÓn de proveedores y evaluaciÓn tecnica y clÍnica de … · 2016-05-11 · 1...

MANUAL

DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y

EVALUACIÓN TECNICA Y CLÍNICA DE

TECNOLOGÍA BIOMEDICA

COMPROMISO DE VIDA

MANUAL

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Y EVALUACIÓN TECNICA Y

CLÍNICA DE TECNOLOGÍA

BIOMEDICA

Código: AL IB-05.02

Versión: 3

Fecha Actualización:

Marzo de 2016

Elaboró: Equipo de Calidad

INTRODUCCIÓN

La adquisición de tecnología en el ambiente hospitalario es uno de los procesos

críticos de la gestión tecnológica, que tiene como objetivo el mejoramiento y de la

calidad en la prestación de servicios de salud1. La gestión es un proceso

administrativo que trata de dar el mejor uso a los recursos de acuerdo a las

necesidades propias del servicio o la omisión de la institución, por ende cada

actividad requiere programación, personal, disponibilidad, presupuesto y

seguimiento, de acuerdo a ello, la gestión de los recursos técnicos hospitalarios deja

de ser una serie de actividades para convertirse en un proceso organizado,

documentado, controlado, verificable y auditable.

Anteriormente la adquisición tecnológica, se hacía solo teniendo en cuenta un

enfoque administrativo y jurídico; excluyéndose la parte clínica y técnica, los cuales

tienen la misma importancia dentro del ambiente hospitalario. La exclusión de los

dos componentes anteriormente mencionados, refleja en inversiones de alta o

media cuantía que producen adquisiciones que al poco tiempo no responden a las

necesidades clínicas y epidemiológicas (morbilidad y mortalidad) de la comunidad a

atender y, en el peor de los casos, generan incompatibilidad con la infraestructura

hospitalaria, altos gastos de mantenimiento, incidentes tecnológicos por mal uso

debido a la falta de entrenamiento y al poco impacto funcional entre los usuarios.2

En la actualidad, la misma normatividad tiene exigencias para toda la adquisición e

inversión de equipos biomédicos, ejemplo de ello es la ley 100 de 2003, donde se

expresa en el artículo 189 que los hospitales públicos y privados que realicen

contratos con la nación o las entidades territoriales que superen el 30% de sus

ingresos totales deberán destinar como mínimo el 5% del total de su presupuesto a

las actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria,

además del artículo 191 de la misma ley, argumenta que los municipios deberán dar

1 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de

tecnologías de salud. CARVAJAL T.Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 1 . Recibido 9 de septiembre de 2008.

Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.


tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag 2 . Recibido 9 de septiembre de 2008.


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prioridad en su asignación de recursos de inversión al fortalecimiento de la dotación

básica de equipo y de personal.

Las IPS públicas deben ajustarse a las disposiciones de la Ley 1150 de 2007, por

medio de la cual se introducen medidas de eficacia y transparencia de la Ley 80 de

1993; la cual regula los diferentes procedimientos contractuales y sus

características. Así mismo, deben aplicarse la normatividad adicional que hasta el

momento han sido expedidos, tales como:

Decreto 1510 de 2013: Reglamenta el sistema de compras y contratación

pública.

Decreto 1985 de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y

la efectividad del control de la gestión pública

Artículo 209 de la Constitución Política: “la función administrativa debe estar

al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los

principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad

y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de

funciones”.

Ley 489 de 1998: Ley regula el ejercicio de la función administrativa,

determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la

organización y funcionamiento de la Administración Pública.

En las normas anteriores se establece como regla general que los contratos que

realicen IPS públicas deben hacerse por LICITACIÓN.

Las leyes, decretos o resoluciones adicionales que reglamenten, complementen o

modifiquen la normatividad vigente en la materia, serán aplicables en el momento

de realizar la contratación y la selección de proveedores a nivel institucional.

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PERSONAL ENCARGADO

Dentro del proceso de adquisición es importante asegurar una adecuada interacción

entre las necesidades, criterios de evaluación, los modelos financieros de

adquisición, la implementación, el control y soporte tecnológico con el fin de obtener

beneficio y eficiencia. Para ello es de gran importancia la correlación de diferentes

profesionales del ambiente hospitalario entre los que se destacan enfermeras,

médicos, especialistas, administradores, financieros, abogados, ingenieros y

técnicos, que integren un comité asesor para la adquisición de tecnología o

suministros que conduzca el proceso, y brinde información y conocimiento

apropiado para la toma de decisiones, y priorización de la adquisición.

La solicitud la realiza por lo general el jefe del servicio o unidad, quien identifica y

valora la necesidad de nuevos equipos o suministros, por renovación o adquisición

de tecnología, infraestructura o dotación en general. En la gran mayoría de los

casos se hace necesario justificar y soportar el porqué de una adquisición. Si este es

el caso, existen diferentes ítems a tener en cuenta:

Justificación técnica: el estado, tipo o tecnología de los equipos actuales no

es el adecuado para el servicio ofrecido.

Calidad del servicio: los tratamientos ofrecidos no son los adecuados con

los equipos actuales.

Demanda: La demanda de ciertos procedimientos no puede cubrirse con los

equipos actuales o por la falta de estos.

Oferta: generalmente en este tipo de servicios la demanda es mayor que la

oferta, pero en algunos casos es posible que la tecnología existente no pueda

utilizarse porque sobrepasa la exigencia y se requiera de una tecnología

diferente.

Existen otros factores a tener en cuenta por parte del comité para la adquisición de

tecnología:

La capacidad de producción en términos de calidad y cantidad.

La reducción de costos.

La necesidad de salir de un equipo obsoleto y desgastado a tal punto que su

baja y reposición se haga evidente.

La insuficiencia del equipo frente a su demanda permanente y creciente.

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La seguridad, la oportunidad en el servicio y la necesidad de ser competitivo.

CARACTERISTICAS DE ESTANDARIZACIÓN

Para estandarizar los criterios que se necesitan en el momento de la adquisición

tecnológica, se deben establecer delineamientos técnicos y clínicos (según el

equipo), que sujeten la adquisición según los requerimientos planteados por el

comité multidisciplinario, donde se cubran las necesidades que se hayan

manifestado en este mismo. Se elaborarán formatos donde se ingresen los

requerimientos según el/los equipos biomédicos en solicitud. En el primer formato

se ingresarán los requerimientos técnicos, en el segundo los valores agregados,

insumos y componentes del dispositivo biomédico o reactivo, y en el último formato,

los documentos que se deben adjuntar para dicha adquisición (ver anexo 1). Los

formatos donde se van a evaluar los requisitos anteriormente mencionados, serán

discriminados por medicamentos, equipos biomédicos y reactivos, según el caso.

Características técnicas: Es el proceso en el cual se revisa de las

especificaciones técnicas del dispositivo biomédico, medicamento o reactivo,

entre las que se destaca el funcionamiento, desempeño, seguridad,

requerimientos eléctricos, características farmacéuticas y compatibilidad,

cumpliendo con la especificaciones del fabricante y con los requisitos de

seguridad del hospital y de los organismos reguladores3. Si la adquisición es

de alta cuantía se realiza una verificación de las características ya

mencionadas por medio de tecnología en demostración, a través una

evaluación clínica, donde intervienen miembros del personal clínico, con el fin

de obtener referente al cumplimiento de sus características, calidad

tecnológica, relevancia clínica, experiencia y satisfacción. Ésta evaluación

asegura la idoneidad del equipo

Accesorios, insumos y/o valores agregados: Son los diferentes

dispositivos anexos que ayudan para el idóneo desempeño del equipo.


tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 3 . Recibido 9 de septiembre de 2008.


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Documentos: Es la información necesaria para que los equipos entren a la

institución con la documentación requerida por la entidades reguladoras, la

normatividad y teniendo en cuenta la seguridad del paciente.

COTIZACIÓN

El proceso de adquisición que se publique por la plataforma BIONEXO (ver

www.bionexo.com.co ) o en www.colombiacompra.gov.co, donde los interesados

en participar en la licitación deben inscribirse con anterioridad, y luego presentarse

con cada uno de los términos y la oferta comercial. Si la oferta se lo requiere se

debe diligenciar las tablas de caracterización.


Este manual aplica a todos los proveedores actuales y potenciales, de

medicamentos, dispositivos médicos, reactivos y suministros del Hospital y está

diseñado para obtener información sobre las características generales y específicas

de la entidad, tales como calidad de productos y servicios, cumplimiento de

normatividad legal y certificaciones.

Para proceder con la selección del proveedor, se debe solicitar como mínimo los

siguientes datos: información general del proveedor (razón social, NIT, dirección,

representante legal, etc.); datos referentes a la calidad y características técnicas de

los productos que comercializa y al sistema de calidad implementado por la

empresa; datos referentes al servicio proporcionado, políticas de devolución ó

garantía.

Como lo el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 determina las modalidades de

selección al definir que “la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las

modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de

méritos y contratación directa con base en las siguientes reglas:

1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general

a través de licitación pública, con la excepción de selección abreviada, concurso de

méritos o contratación directa conservando las características que se enunciarán a

continuación.

http://www.bionexo.com.co/

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Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación

pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante

subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de

selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del

objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación

del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar

la eficiencia de la gestión contractual.

3. Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección

de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso

abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de

precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer

listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de

experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea

el caso.

De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de

estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser

presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.

4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa,

solamente procederá en los siguientes casos:

a) Urgencia manifiesta;

b) Contratación de empréstitos;

c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los

mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la

ley o en sus reglamentos.

Después de seleccionar el proveedor y realizar la compra se debe elaborar un

documento que específica claramente el o los proveedores para cada uno de los

medicamentos, dispositivos médicos, equipos biomédicos y demás insumos

necesarios para la prestación de la atención en salud dentro de las instalaciones del

Hospital.

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La compra, por fuerza mayor y urgente, a un proveedor que no esté en este listado

debe ser previamente autorizada por el director técnico del Servicio Farmacéutico, si

es un medicamento o dispositivo medico; o por el Ingeniero biomédico, si es un

equipo biomédico. Luego se procede a realizar procedimiento institucional de

selección.

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Un buen método para la evaluación de proveedores es establecer ciertos

parámetros de calificación que se van tomando durante el año, tales como:

Puntualidad en los mantenimientos.

Tiempos de respuesta ante solicitudes de servicio.

Costo de los servicios

Efectividad en las soluciones

Cumplimiento de las garantías

No estar reportado en ninguna entidad reguladora.

Criterios similares se puede aplicar a los equipos y suministros, teniendo así un

buen soporte al momento de un proceso de adquisición.

EVALUACIÓN DE PROPUESTA

Para la evaluación de proveedores se tienen dos herramientas cuantitativas (ver

anexo 2), donde se puede medir a partir de porcentajes la idoneidad del proveedor

con respecto al cumplimiento de las exigencias formulas por el hospital; además se

tienen que tener en cuenta las tablas de caracterización de los dispositivos

biomédicos, farmacéuticos y reactivos.

INFORME DE ADQUISCIÓN

El resultado que genere la evaluación de la propuesta se pasará a gerencia, para

hacer el análisis de viabilidad, toma de decisiones y generar entonces la

contratación.

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ANEXOS

1. Tabla I (ejemplo)

Nota: La tabla I se elabora para cada equipo.

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Tabla II

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Tabla III Documentos que se deben adjuntar para la adquisición del

dispositivo biomédico

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2. Instrumento de evaluación de proveedores

a) Instrumento 1

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b. Instrumento 2

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REVISION Y APROBACIÓN

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre:

Giovanna Díaz

Nombre: María Eugenia Correa

Luisa Fernanda Jiménez

Nombre:

José David Álvarez R

Cargo: Ingeniera

Biomédica

Cargo: Asesora Calidad

Ingeniera de procesos

Cargo:

Gerente

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO RESPONSABLE

1 Diciembre

de 2012

Creación del

Manual

2 Marzo de

2015

Actualización

del manual

Ingeniera

Biomédica

3 Abril de

2016

Actualización

del manual

Ingeniera

Biomédica

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