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MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SST PARA CONTRATISTAS

BOGOTÁ D.C ABRIL DE 2020

MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SST

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 2

1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................................... 2

4. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES: ................................................................................ 4

5. INDUCCIÓN A CONTRATISTAS EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. .............. 6

6. IDENTIFICACIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN

INSTITUCIONAL ............................................................................................................................. 7

7. VACUNAS...................................................................................................................................... 7

8. INGRESO A ÁREAS CON PELIGROS DE SEGURIDAD PÚBLICA ......................................................... 8

9. SOCIALIZACION DE PELIGROS Y RIESGOS IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD .................................... 8

10. PAGOS DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

INTEGRAL Y PARAFISCALES ........................................................................................................... 8

11. REPORTE DE ACCIDENTES E INCIDENTES ...................................................................................... 9

12. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SST. ....................................................................... 9

13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOS CONTRATISTAS (cuando aplique). ............................ 10

14. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO DE LAS COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................. 10

15. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL SG-SST ........................................................................... 10

16. COMUNICACIÓN RELACIONADA CON EL MANUAL ..................................................................... 10

17. ACEPTACIÓN DEL MANUAL......................................................................................................... 10

18. MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 11

19. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................................ 11

20. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 11


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INTRODUCCIÓN Considerando que el Artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015 tiene por objeto “definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG – SST, que deben ser aplicadas por todos los empleados públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión”. Por lo anterior para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE) sus contratistas, subcontratistas y proveedores son partes interesadas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el presente manual se establecen los parámetros que todos los contratistas deben cumplir, con la finalidad de reducir y controlar los peligros existentes dentro de los ambientes de trabajo; así como reducir, mitigar y controlar los impactos generados al entorno y a la comunidad circundante en las áreas de influencia directa e indirecta asegurando la calidad de las actividades que se desarrollan en la Entidad,

1. OBJETIVO Establecer las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo mínimas que deben ser observadas por parte de los contratistas y subcontratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, durante la vigencia del contrato. C

2. ALCANCE Este Manual aplica a todos los contratistas y subcontratistas, así como a cualquier persona natural o jurídica que, en virtud de un vínculo contractual con el DAPRE, realice su actividad dentro o fuera de las instalaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. NCE

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.


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Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. (Ley 1562 de 2012 Art. 3°). Enfermedad laboral. Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. (Ley 1562 de 2012 Art. 4°). Contratista: Persona natural o jurídica contratada por el DAPRE para realizar una actividad puntual, ya sea por prestación de servicios, contratos de obra, suministro de elementos, insumos o servicios, al interior de las instalaciones de la Entidad o en representación de la misma. Subcontratista: persona natural o jurídica contratada por un contratista del DAPRE o por empresas que están prestando un servicio al DAPRE dentro de las instalaciones de la Entidad. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. (Artículo 2.2.4.6.2, numeral 34, Decreto 1072 de 2015).


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4. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES: En virtud de lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, la Entidad deberá establecer las medidas para que los contratistas sean incluidos en su Sistema de Vigilancia Epidemiológica, para lo cual podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos. Evaluación Médica Pre ocupacional: Todo contratista, previo a la suscripción de un contrato de prestación de servicios con el DAPRE, deberá practicarse un examen pre ocupacional y allegar el certificado al Área de Contratos. El costo de los exámenes pre ocupacionales será asumido por el contratista. (Decreto 1072 de 2015). El Examen Pre-Ocupacional tendrá una vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen. (Decreto 1072 de 2015). Nota: El Área de Contratos enviará escaneado el concepto médico al correo [email protected], con el fin de incluirlos en los diferentes programas de vigilancia epidemiológica según sea el caso. Evaluación Médica Periódica: Deben ser realizadas de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de exposición a cada factor de riesgo, así como el estado de salud del trabajador. Los criterios, métodos, procedimientos de las evaluaciones médicas y la correspondiente interpretación de resultados, deberán estar previamente definidos y técnicamente justificados en los sistemas de vigilancia epidemiológica, programas de salud ocupacional o sistema de gestión, según sea el caso. (Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007). De acuerdo con las obligaciones del contratista, las evaluaciones médicas pre ocupacionales pueden ser las siguientes: Personal contratista que realiza actividades en oficina, deberán realizarse los siguientes exámenes:

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular.

mailto:[email protected]


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Examen de optometría.

Personal contratista que realiza actividades en campo y/o que realicen desplazamientos fuera de Bogotá deberán realizarse los siguientes exámenes:

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular. Examen de optometría. Audiometría.

Nota: Estos exámenes aplican para el personal que deberá realizar con frecuencia viajes fuera de Bogotá, o por su tipo de actividad deberán comisionar permanentemente. Personal que desarrolla su actividad en (Sala de Radios) deberá realizarse:

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular. Examen de optometría. Audiometría.

Los conductores deberán realizarse:

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular. Examen de optometría. Audiometría. Exámenes de laboratorio (Glicemia, hemograma y perfil lipídico). Evaluación psicosensométrica.

Personal que realiza manipulación de alimentos (salones de estado, personal de cafeterías):

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular y dermatológica. Examen de optometría. KOH de uñas. Frotis de garganta. Coprológico. Certificación de manipulación de alimentos vigente.

Personal que realiza trabajo en alturas:

Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular. Examen de optometría. Audiometría. Exámenes de laboratorio (Glicemia pre, hemograma y perfil lipídico).


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Test de alturas (Prueba psicológica para trabajo en alturas (test de fobias). Electrocardiograma. Prueba de embarazo (BHCG Cualitativa).

Cabe anotar que la persona que realiza actividades de trabajo seguro en alturas deberá contar con la certificación de competencia, para llevar a cabo el trabajo seguro en alturas, vigente, la cual deberá ser aportada previo al inicio de la ejecución del contrato. Estos exámenes pueden ser realizados en cualquier centro médico debidamente acreditado por la Secretaría Distrital de Salud, y cumplir con las normas en Seguridad y Salud en el Trabajo-SST. Para la realización de los exámenes, los contratistas deben tener en cuenta el tipo de actividad para el cual serán contratados por el DAPRE.

5. INDUCCIÓN A CONTRATISTAS EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo del Área de Talento Humano, enviará al nuevo contratista el día hábil siguiente a la contratación la información referente a la inducción, la cual tendrá como mínimo los siguientes ítems:

Generalidades del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Política y Objetivos del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Política de no Alcohol, Drogas y Tabaquismo. Manejo de Emergencias SST. Reporte de accidentes e incidentes. Riesgos a los que está expuesto. Socialización tarjeta FACI, Formato de Actos y Condiciones Inseguras Impactos ambientales que pueden ser generados en el desarrollo de sus funciones. Cuando sea aplicable según el tipo de contrato: Hojas de seguridad de sustancias. Identificación de Elementos de Protección Personal. Seguridad pública, en caso de que el contratista tenga funciones fuera de Bogotá. Copasst – Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo. Brigada de emergencias.

Lo anterior dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.11 parágrafo 2.


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El contratista con base a lo suministrado deberá dar respuesta a la evaluación de la inducción y dejar registro de esto en el formato de asistencia suministrado. El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá realizar revisión de esta evaluación, con el fin de evaluar el conocimiento adquirido por parte del contratista. Nota: El contratista deberá entregar al supervisor del contrato copia del listado de asistencia como evidencia que se realizó la actividad. De manera adicional, el contratista deberá participar de la jornada presencial de inducción en seguridad y salud en el trabajo cuando sea convocado, con el fin de reforzar los conocimientos antes adquiridos. Las fechas a estas inducciones serán comunicadas previamente a través del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6. IDENTIFICACIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN INSTITUCIONAL

De acuerdo con los riesgos identificados en la matriz de identificación de peligros y riesgos o con los requisitos propios de la actividad a ejecutar, se deben establecer los elementos de protección personal -EPP necesarios para que el contratista desempeñe su labor. En todo caso y cuando sea requerido, el contratista deberá utilizar los elementos de protección personal establecidos conforme a la actividad para la cual fue contratado. Suministrar al personal a su cargo los elementos de protección personal para el buen desarrollo de las diferentes actividades. Lo anterior en cumplimiento del Artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 “Obligaciones de los empleadores. 6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones”.

7. VACUNAS Cuando el contratista requiera ingresar a zonas donde pueda estar expuesto a vectores causantes de fiebre amarilla, antes de su desplazamiento, deberá aportar al supervisor del contrato el certificado de vacunas contra esta enfermedad.


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Cuando en desarrollo de su objeto contractual requiera utilizar equipos que puedan causarle cortaduras debe aportar certificado de vacunas contra el tétano. El contratante podrá exigir copia de los carnés o certificados de vacunación previa al desarrollo de la actividad contratada. Lo anterior en cumplimiento del Artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 “Obligaciones de los empleadores. 6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.

8. INGRESO A ÁREAS CON PELIGROS DE SEGURIDAD PÚBLICA Cuando se dé la orden por parte del contratante de no ingresar a sitios con peligro de orden público por violencia, manifestaciones, enfrentamientos de la fuerza pública con grupos al margen de la ley, es obligación el no ingreso a esta zona bajo ninguna circunstancia. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE), en coordinación con las autoridades de las zonas afectadas, indicará al contratista el momento en el cual las circunstancias de alteración del orden público han cambiado y permiten el desarrollo de la actividad contratada.

9. SOCIALIZACION DE PELIGROS Y RIESGOS IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD Los peligros y riesgos identificados se socializan en la inducción, adicionalmente se da a conocer la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles para cada una de las sedes. Estas matrices estarán disponibles para consulta en la Intranet de la Entidad. Sobre los riesgos contemplados y con el fin que no se traduzcan en accidente de trabajo o enfermedad laboral, la entidad ejercerá su control en la fuente, en el medio transmisor o en el funcionario o contratista, de conformidad con lo estipulado en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad, cabe anotar que es responsabilidad de los contratistas mitigar, controlar y eliminar los riesgos generados en sus actividades.

10. PAGOS DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES


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Todo contratista jurídico o que tenga personal a cargo, que suscriba o vaya a suscribir un contrato debe presentar los comprobantes de pagos a Salud, Pensión y ARL (Administradora de Riesgos Laborales), al inicio del contrato y al momento de presentar la cuenta de cobro o documento equivalente, los contratistas como persona natural deberán, presentar los pagos a seguridad social incluida la ARL al radicar la cuenta de cobro.

11. REPORTE DE ACCIDENTES E INCIDENTES En el evento que un contratista sufra un accidente en el desarrollo de sus actividades, deberá comunicarlo dentro de las 48 horas siguientes a su ocurrencia al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cuando se trate de personal a cargo de una persona jurídica contratada por el DAPRE, esta deberá reportar el accidente a la persona encargada de la Seguridad y Salud en el Trabajo de su empresa, quien deberá realizar su correspondiente informe a la ARL en los términos establecidos en la Ley 1562 de 2012 y de igual manera deberá reportarlo al DAPRE. Esta comunicación debe hacerse por medio de correo electrónico a ([email protected]) o directamente a la persona asignada al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Así mismo, se deberá entregar al final del contrato el informe de accidentalidad durante el periodo de la ejecución del contrato emitido por la ARL en la cual se encuentre afiliada la empresa contratista al supervisor del contrato quien a su vez lo enviará al Grupo de SST del DAPRE. En caso de que se identifiquen condiciones inseguras, actos inseguros o incidentes ambientales tales como: Identificación de fugas, derrames, goteos y demás incidentes que afecten de forma negativa el medio ambiente, así como cualquier solicitud, necesidad o petición en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe reportar mediante la Tarjeta FACI (F-TH-64 Formato de Reporte de Actos y Condiciones Inseguras).

12. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SST. Todo contratista que suministre personal para la ejecución del contrato debe cumplir en su totalidad los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo de conformidad con el Decreto 1072 de 2015 para trabajadores independientes. Por consiguiente, las consecuencias derivadas de la inobservancia de esta directriz serán asumidas directamente por el Contratista. En este sentido, y para facilitar el control de los peligros generados durante la ejecución de contratos y/o convenios entre personas jurídica y el DAPRE, cuando aplique, será necesario

mailto:[email protected]


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la identificación de los peligros y evaluación de riesgos, así como también la determinación de los controles para su mitigación.

13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOS CONTRATISTAS (cuando aplique). Toda empresa contratista, en aplicación de las disposiciones legales, debe demostrar el seguimiento y medición periódica de la efectividad de las medidas de control de riesgos e impactos de su actividad, de acuerdo con la identificación de peligros, valoración y control de riesgos.

14. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LAS COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

El contratista deberá garantizar que todos los productos, obras, bienes y servicios suministrados a la Entidad, cumplirán con los estándares, normatividad legal y parámetros en seguridad y salud en el trabajo, con el fin de prevenir accidentes de trabajo, enfermedades laborales, daños a la propiedad o emergencias de cualquier índole.

15. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL SG-SST En caso que un contratista incumpla las disposiciones frente a la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se verá abocado a lo descrito en el Decreto 472 de 2015 y demás normatividad legal vigente.

16. COMUNICACIÓN RELACIONADA CON EL MANUAL

Toda contradicción o solicitud relacionada con los términos y directrices establecidas en este manual deben ser manifestadas por escrito al Área de Talento Humano, o al responsable del Sistema de Gestión de SST, para su posterior revisión, aprobación o no aceptación.

17. ACEPTACIÓN DEL MANUAL

El presente manual forma parte integral de los contratos de prestación de servicios suscritos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). De igual forma, cuando el contratista suscribe el contrato acepta cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual.


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18. MARCO LEGAL Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y demás normas que lo modifiquen.

19. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

20. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área de Talento Humano.

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