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Manual de reservas de aulas de informática

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INDICE

1. Cuestiones previas y precauciones.2. Realización de una reserva sencilla.3. Realización de una reserva periódica.4. Modificación y borrado de reservas.

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Cuestiones previas y precauciones.

1. Este manual está realizado con la versión 10.2.2 de Geres,2. Si no está dado de alta en Geres, para darse de alta como usuario

de laaplicació n se debe enviar un mensaje a "apoyo.aulas@unavarra.es", desde su cuenta de correo de la universidad.

3. Al conectarse a la página web puede que le aparezca un error y se le pida aceptar un certificado,es el certificado de la UPNA simplemente debe aceptarlo una vez y no volverá a aparecer elerror. También debe su navegador permitir las ventanas emergentes y tener elJava habilitado.

4. Para saber si un software determinado se encuentra instalado en un aula concreta puedeconsultarse con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta"apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión 8465.

5. No olvide especificar el software que vaya a utilizar, incluso en el caso de tener la certeza de queya está instalado en el aula que vaya a reservar.

6. Solo pueden realizarse reservas de aulas gestionadas directamente por la sección de apoyo alusuario (Aulas) del Servicio Informático, es decir aquellas ubicadas en el edificio Aulario, aulade Arquitectura (A-ARQ), aula Inteligencia Artificial (A-IA), Ingeniería del Software yMultimedia (A-ISM) y aula Sario. En el caso del aula 304, póngase en contacto con el Grupo deApoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta "apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión 8465.

7. No pueden realizarse reservas para fines de semana, festivos, Navidad, Semana Santa,verano, en fechas de exámenes, ni para cursos posteriores al actual. En estos casos póngaseen contacto con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje ala cuenta"apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión 8465.

8. Las reservas no se publican inmediatamente en la página web, una vez registradas en laaplicación. El calendario se publica semanalmente los viernes a última hora, enla pagina web habitual (http://www.unavarra.es/servicio-informatico).

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9. El Servicio Informático revisará las reservas enviadas a fin de asegurar el cumplimiento delos apartados anteriores.

10. El material informático: portátiles, auriculares, altavoces u otros, se solicita a través de losauxiliares de servicio del edificio Aulario.

11. Es obligatorio anular todas aquellas reservas de las que se no vaya a hacer uso para dejarlasdisponibles para otros profesores.

Realización de una reserva sencilla

Como ejemplo, vamos a realizar una reserva para el 13 de febrero de 2020, de 8:00h a

10:00h, siguiendo los siguientes pasos

1. Abrir el navegador e introducir la siguiente dirección: https://cds.unavarra.es

Aparecerá la siguiente pantalla:

2. Hacer “click” en el enlace “Para comenzar a utilizar CDS o GERES pulse aquí”. Aparecerá lasiguiente pantalla:

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3. Introducir nuestro usuario y contraseña. El usuario es el mismo que la dirección de correoelectrónico de la Universidad sin la parte final de @unavarra.es. Por ejemplo: si su correo es“nombre.apellido@unavarra.es” su usuario es “nombre.apellido”, la contraseña que es lamisma que la del correo electrónico.

4. Con los datos introducidos, pulsar “Entrar”. Aparecerá la siguiente pantalla:

5. En la opción “Gestión de recursos y espacios”. Se desplegará un submenú, según se veen la siguiente pantalla.

6. Seleccionar la opción “Entrada de reservas”. Aparecerá la siguiente pantalla:

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7. Introducir los datos generales de la reserva.

Motivo: Código de la asignatura y nombre del profesor. Responsable, Solicitante y Orador: Esta autocompletado con el nombre/DNI del profesor que hace la solicitud de reserva. Observaciones: Incluir el software necesario, sin omisión alguna(programas, versiones y plugins).

Actividad relacionada con el Plan Docente: No

Correo electrónico: Introducir el correo electrónico donde queremos que se mande la confirmación de la reserva.

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8. Introducir la hora inicial y la hora final utilizando los menús desplegables.

El calendario de ocupación de las aulas de informático está publicado en la pagina web http://www.unavarra.es/servicio-informatico. El calendario se publica semanalmente los viernes a última hora. No pueden realizarse reservas para fines de semana, festivos, Navidad, Semana Santa, verano, en fechas de exámenes, ni para cursos posteriores al actual.

Con el menú desplegable podemos seleccionar los horarios

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9. Introducir los días.

Pulsar en el botón junto a la casilla de fecha. Aparecer una ventana pequeña con un calendario en el que seleccionamos el día en el que queremos reservar.

Al pulsar "Aceptar" se cierra la ventana del calendario y aparece el día reservado.

Repetir esta operatoria cuantas veces queramos añadiendo más fechas y horas.

Con las flechas se puede modificar el mes y el año.

Seleccionamos el día pulsando con el ratón encima del día deseado.

Por último pulsamos aceptar para confirmar la selección.

Aquí aparece la fecha y hora de la reserva que hemos realizado

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10. Elegir un aula para nuestra reserva.Movemos la barra de desplazamiento hacia abajo para ver el resto de la página.

11. Seleccionar el Edificio; con la opción de Aul - Aulario Arrosadía, nos buscará aulas en eledificio Aulario, si no seleccionamos ninguno edificio, realizará la búsqueda en todas las aulasgestionadas directamente por la sección de apoyo al usuario.

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12. Introducir el "Numero de equipos en el aula" y el "Piso en que se encuentra". Si noespecificamos nada buscará en todas las aulas (aulas grandes y aulas pequeñas) y en todos lospisos.

Para finalizar pulsamos el botón Buscar

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13. Pulsar “Buscar”, según se ve en la imagen anterior. Se cargar la pantalla y aparecen las aulasdisponibles para reservar.

14. Pulsar “Aceptar”, según la imagen anterior se recargará la página y nos aparecerá el aulareservada junto a la fecha y la hora que habíamos introducido anteriormente.

Aula no disponible

Aula disponible

Aquí hemos seleccionado el aula 309

Para confirmar pulsamos el botón aceptar.

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15. Grabar la reserva. Muy importante: todo lo realizado hasta ahora no se graba hasta quepulsamos el botón grabar, en caso de no hacerlo se perderá.

Tras ello aparecerá de nuevo la pantalla para hacer una nueva reserva. La reserva que ya hemos realizado la podremos modificar posteriormente con la operatoria descrita en otro apartado de este manual.

Para guardar la reserva pulsamos el botón grabar.

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Realización de una reserva periódica

1. Realizar los pasos 1 a 8, según se explica en el apartado anterior del manual “Realización de una reserva sencilla”.Incluir el software necesario sin omisión alguna (programas, versiones y plugins) además de cualquier otra necesidad.

2. Introducir la fecha inicial y la fecha final del mismo modo que en el ejemplo anterior en las casillas marcadas como fecha inicial y fecha final, en lugar de la de “Fecha”, que se usó en el punto 9 del apartado del manual “Realización de una reserva sencilla”.

3. Introducir el día o días de la semana en los que queremos hacer la reserva marcando las casillas de los días correspondientes, en este ejemplo, miércoles y viernes del semestre de primavera.

4. Seleccionar la cadencia, que puede ser cada semana, cada dos o más semanas.

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5. Pulsar “Aceptar”. La pantalla se volverá a cargar añadiendo un listado con fechas y horas quecorresponden a los tramos horarios de las reservas que hemos realizado, sin asignarles aula por elmomento.

Moviendo la barra de desplazamiento vertical de la derecha podemos ver la lista completa de dichos tramos horarios.

6. Hacer “click” en el recuadro indicado en la siguiente imagen.

Aquí aparecen las fechas y horas de las reservas que hemos realizado al igual que en el caso de reservas sencillas.

Seleccionando esta casilla nos selecciona todas las reservas.

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7. Especificar el tipo de aula deseado (campus, edificio, numero de equipos, PC o Mac), siguiendo los pasos indicados en los puntos 10 a 12 del apartado anterior “Realización de una reserva sencilla”.

8. Pulsar el botón “Buscar”. Se mostrarán las aulas disponibles, paso indicado en el punto 13 del apartado anterior.

9. Hacer "click" en la casilla de una de las aulas libres. Luego hacer "clic" en “aceptar”. Se nos asignará esa aula a todas las reservas. Por ejemplo, elegir la 015 y pulsar “Aceptar”.Se mostrará la siguiente rejilla indicando, en este caso, que se ha reservado el aula 015 para todos los horarios.

10. Pulsar “Grabar” para guardar la reserva. Si olvidamos este paso todos los pasos anteriores se perderán.

Con ello se seleccionan todos los tramos horarios para asignarles aula (todas las casillas correspondientes aparecerán marcadas).

En caso de que se desee asignar a algún tramo o tramos horarios aulas distintas de las del resto de tramos (p.ej aulas con mas ordenadores) deberá repetir dos veces esta operatoria (incluido este paso y los que siguen en los puntos siguientes), una por cada uno de los dos tipos de aula, seleccionando primero el conjunto de tramos a los que asignará un tipo de aulas (p.ej las mas pequeñas), y luego el otro (p.ej las mas grandes). En tal caso no deberá usar la casilla superior de la lista, sino la(s) correspondiente(s) al/los tramo(s) horario(s) en cuestión.

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Importante. Hay que pulsar grabar para guardar la reserva.

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Modificación y borrado de reservas

1. Seleccionar “Gestión de reservas” y después “Localización de solicitudes y reservas”.

Aparecerá la siguiente pantalla.

2. Pulsar el botón “Limpiar”, para borrar las fechas que salen por defecto. Pulsar “Mis Reservas”para ver todas las reservas que hemos realizado. En este caso sólo hay una.

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En la lista de las reservas hay una línea por cada reserva y por cada aula reservada, así si en una reserva reservamos dos aulas diferentes aparecerán dos líneas aunque siga siendo la misma reserva. Para identificar una reserva se usa un número que es el primero que aparece dentro del cuadro reserva y en el segundo aparece el aula reservada.

En esa misma línea tenemos cuatro botones:

Consulta: Nos permite ver la reserva sin modificarla Gráfico: Podemos ver un gráfico de una semana de la reserva Modificar: Nos permite modificar la reserva. Eliminar: Elimina la reserva.

4. Pulsar “Consulta”. Aparece la siguiente pantalla que muestra un listado con todas las fechas y lasaulas reservadas. El número que aparece como localizador es el identificador de la reserva.

5. Pulsar “Volver” para volver a la pantalla anterior.

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7. Pulsar “Volver”.

6. Pulsar “Gráfico”. Aparece la siguiente pantalla, que muestra un gráfico de la primera semana dela reserva con el que podemos seguir viendo más semanas de reservas usando las flechas de la partesuperior.

8. Pulsar “Modificar”. Aparece la siguiente pantalla, que nos muestra una ventana igual a la deentrada de reservas donde se puede modificar la reserva. Funciona exactamente igual que la entradade reservas, así podemos añadir más fechas de reservas o, seleccionando las fechas que ya tenemos,asignar más aulas o eliminar fechas de la reserva.Aquí vemos como se elimina un solo día de la reserva, solamente eliminaremos el día 30/04/2020de la reserva.

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Las fechas y las horas no se pueden modificar, sólo borrar. Si queremos modificar la reserva de una fecha hay que borrarla y después volverla a crear con los cambios deseados. Además tiene que ser en este orden: si intentamos crear una nueva fecha de reserva en una fecha y horario que coincida con uno que ya esta en la reserva nos dará un error y no nos dejará añadirlo. Para cambiar de aula sólo hay que seleccionar la casilla de la fecha o fechas que queremos cambiar el aula y asignarles la nueva aula. Esto no borrará las reservas anteriores sino que ahora tendremos dos aulas reservadas en la misma fecha y horario. Entonces no tenemos más que borrar la reserva del aula anterior.

Cuidado, si pulsamos el botón eliminar se borrará la reserva completa.

Con estos botones se puede borrar la fecha correspondiente de la reserva.

9. Pulsar el icono de “borrar” (una carpeta tachada por un aspa roja). Aparece una ventana para queconfirmemos el borrado. Esto borrará solamente el día 30/04/2020

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10. Para eliminar varios días de una reserva, los seleccionamos los días que queremos eliminar de lareserva, por ejemplo, en este caso el 06/02/2020, 12/03/2020 y 30/04/2020 Pulsar el icono de“borrar” (una carpeta tachada por un aspa roja que está al lado de "Fecha"). Aparece una ventana paraque confirmemos el borrado. Esto borrará solamente los tres días seleccionados

11. Pulsar "Volver"

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12.- Pulsar "Eliminar" para borrar una reserva completa.

Nos aparece una ventana similar a la de las consultas con un botón adicional eliminar que como su propio nombre indica sirve para eliminar la reserva.

Si pulsamos el botón de eliminar nos aparece un mensaje para que confirmemos la eliminación. Si pulsamos aceptar borrara todos los días de la reserva.