manual de registro, custodia y manejo de activos
TRANSCRIPT
i
Alcaldía Municipal de Ciudad Arce
Departamento de La Libertad
Manual de Registro,
Custodia y Manejo de Activos
Circulantes y Fijos
Documento Elaborado con la asistencia técnica de la Firma José Leonidas Rivera Chévez
Con el apoyo financiero del Fondo de Inversión Social para el Desarrollo Local, FISDL
Aprobado por el Concejo Municipal a través de Acuerdo No. 08 del
Acta No. 16, de fecha 24 de enero de 2006
ii
INDICE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………. 1
1. OBJETIVOS…………………………………………………………………….. 2
2. DISPOSICIONES LEGALES…………………………………………………. 2
2.1. LEY DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DE EL
SALVADOR……………………………………………………………...
2
2.2. CODIGO MUNICIPAL……………………………………………………… 2
2.3. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS DE LA MUNICIPALIDAD
DE CIUDAD ARCE…………………………………..
5
2.4. NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL…………………... 5
2.5 REGLAMENTO LEY AFI 5
2.6 NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS DE CIUDAD ARCE.
5
2.7 EROGACIONES CAPITALIZABLES
2.8 CONTROL DE LOS BIENES LARGA DURACION
6
3. NORMAS GENERALES………………………………………………………… 6
3.1. ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ACTIVOS CIRCULANTES…….. 6
3.2. CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES……………………………….. 7
3.3. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES PATRIMONIALES DEL
MUNICIPIO…………………………………………………………………..
7
3.3.1. BIENES INMUEBLES………………………………………………… 7
3.3.2. BIENES MUEBLES…………………………………………………… 8
3.4. ENTREGA Y RECEPCION DE INVENTARIO……………………………. 8
3.5 VERIFICACIÓN FÍSICA 9
3.6 PROCESO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES. 9
4. ACTIVOS CIRCULANTES……………………………………………………. 10
4.1. CAJA GENERAL…………………………………………………………… 10
iii
4.2. FONDO CIRCULANTE 10
4.2.1. MANEJO DEL FONDO CIRCULANTE 10
4.2.2. ENCARGADO DEL FONDO CIRCULANTE DE LA CAJA CHICA 11
4.2.3. ARQUEOS DE FONDOS……………………………………………… 11
4.3. BANCOS ……………………………………………………………………. 11
4.3.1. SEPARACION DE LABORES………………………………………... 11
4.3.2. APERTURA Y DENOMINACIÓN DE CUENTAS BANCARIA……….. 11
4.3.3. FIRMAS MANCOMUNADAS………………………………………....... 12
4.3.4. FIRMAS AUTORIZADAS……………………………………………….. 12
4.3.5 EMISIÓN DE CHEQUES………………………………………………….. 12
4.3.6 FIRMA DE CHEQUES EN BLANCO……………………………………. 12
4.3.7. DOCUMENTACIÓN PAGADA…………………………………………. 12
4.3.8 LIBROS DE BANCOS…………………………………………………….. 12
4.3.9 CONCILIACIÓN BANCARIA…………………………………………….. 12
4.4 ESPECIES MUNICIPALES………………………………………………….. 12
5. CODIFICACION DE BIENES………………………………………………………. 13
5.1 BIENES MUEBLES…………………………………………………….. 13
5.2. VEHICULOS MUNICIPALES………………………………………………. 16
5.3 BAJA O DESCARGA DE BIENES MUEBLES…………………………….. 17
5.4 DESCARGA POR TRASLADOS…………………………………………… 17
5.5 BIENES ROBADOS………………………………………………………… 18
5.6 PERMUTA O VENTA DE BIENES………………………………………… 18
6. BIENES INMUEBLES……………………………………………………………….. 18
6.1. ESCRITURAS PUBLICAS…………………………………………………… 18
iv
6.2. REVALUO……………………………………………………………………. 18
6.3. DEPRECIACION……………………………………………………………. 19
6.4. PROTECCION Y SEGURIDAD DE LOS BIENES………………………… 20
7 . RESPONSABILIDADES…………………………………………………………… 20
7.1 DEL CONSEJO, ALCALDE Y JEFES DE UNIDADES……………………. 20
7.2 DEL JEFE DE LA UACI……………………………………………………… 21
7.3 DEL SINDICO………………………………………………………………… 21
7.4 DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD……………………………………… 21
8. FORMULARIOS…………………………………………………………………….. 22
INTRODUCCIÓN
La elaboración del presente Manual de Registro, Custodia y Manejo de Activos Circulantes y
Fijos, fue elaborado contando con la valiosa colaboración del personal de esta Municipalidad, el
cual pretende dotar a la Municipalidad de una herramienta técnica que contribuya al
mejoramiento y funcionamiento de la misma; así mismo de Política del Concejo Municipal con
el objetivo de lograr un mejor control de sus activos.
Por lo que el presente manual tiene como finalidad establecer políticas y procedimientos para el
registro, manejo, custodia y control de los activos circulantes y fijos, dentro del marco legal
establecido por las Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la Municipalidad de
Ciudad Arce, Código Municipal y Normas de Contabilidad Gubernamental que lo establecen.
1. OBJETIVOS
La Municipalidad de Ciudad Arce, Departamento de La Libertad, con el objeto de normar el
Registro, Manejo, Custodia y Control de sus Activos Circulantes y Fijos, en cumplimiento con
los principios básicos de control interno de toda institución gubernamental, emite el siguiente
manual, con el fin de definir los diferentes procesos a seguir para el cumplimiento efectivo que
en materia de administración de fondos y bienes muebles e inmuebles exige la normativa legal.
2. DISPOSICIONES LEGALES.
2.1 LEY DE LA CORTE DE CUENTAS.
El art. 25 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República, establece que cada entidad pública
que lo considere necesario dictará las normas para el establecimiento y operación, de su propio
sistema de control interno.
2.2 CODIGO MUNICIPAL
Art. 86.- El municipio tendrá un tesorero, a cuyo cargo estará la recaudación y custodia de los
fondos municipales y la ejecución de los pagos respectivos.
Para que sean de legítimo abono los pagos hechos por los Tesoreros o por los que hagan sus
veces, deberán estar los recibos firmados por los recipientes u otras personas a su ruego si no
supieren o no pudieren firmar, y contendrán "EL VISTO BUENO" del Síndico Municipal y el
"DESE" del Alcalde, con el sello correspondiente, en su caso.
Cuando el Síndico, tuviere observaciones o se negare autorizar con su firma “EL VISTO
BUENO”, deberá razonarlo y fundamentarlo por escrito dentro de un plazo de tres días hábiles,
a fin de que el Concejo subsane, corrija o lo ratifique; en caso de ser ratificado deberá firmarlo
el Síndico, caso contrario se estará sujeto a lo dispuesto en el Art. 28 de este Código, quedando
en consecuencia de legítimo abono los pagos hechos por los Tesoreros, según acuerdo de
ratificación del Concejo y como anexo las observaciones del Síndico y el acuerdo de
ratificación del Concejo.
Corresponde la refrenda de cheques a dos miembros del Concejo electos por acuerdo del
mismo.
Art. 87.- Los ingresos municipales de toda naturaleza se centralizarán en el fondo general del
municipio.
Art. 88.- De todo ingreso que perciba el municipio se extenderá comprobante en los
formularios que para tal objeto tenga autorizados por la Corte de Cuentas de la República.
Art. 89.- Los municipios podrán contratar o convenir la recaudación de sus ingresos con otros
municipios, con el Órgano Ejecutivo del Estado, instituciones autónomas, bancos, instituciones
oficiales de ahorro y préstamo y empresas nacionales, mixtas y privadas de reconocida
solvencia, siempre y cuando ello asegure la recaudación más eficaz y a menor costo. En estos
acuerdos se señalarán los sistemas de recaudación, porcentajes de comisión, forma y
oportunidad en que los municipios reciban el monto de lo recaudado y todo lo demás que fuere
necesario.
Art. 90.- Los ingresos municipales se depositarán a más tardar el día siguiente hábil en
cualquier banco del sistema, salvo que no hubiere banco, sucursal o agencia en la localidad,
quedando en estos casos, a opción del Concejo la decisión de depositar sus fondos en cualquier
banco, sucursal o agencia inmediata.
Art. 91.- Las erogaciones de fondos deberán ser acordadas previamente por el Concejo, las que
serán comunicadas al tesorero para efectos de pago, salvo los gastos fijos debidamente
consignados en el presupuesto municipal aprobado, que no necesitarán la autorización del
Concejo.
Art. 92.- En los casos en que los municipios tengan sus fondos depositados en instituciones
financieras, están obligados a efectuar sus pagos por medio de cheques.
Art. 93.- Para atender gastos de menor cuantía o de carácter urgente se podrán crear fondos
circulantes cuyo monto y procedimientos se establecerán en el presupuesto municipal.
La liquidación del fondo circulante se hará al final de cada ejercicio y los reintegros al fondo
por pagos y gastos efectuados se harán cuando menos cada mes.
El encargado del fondo circulante responderá solidariamente con el ordenador de pagos que
designare el Concejo.
Art. 94.- Las erogaciones para ejecución de obras, prestación de servicios por medio de terceros
y adquisición de suministros superiores a quinientos mil colones se deberán realizar previa
licitación pública.
Las erogaciones para iguales objetos mayores de cien mil colones y menores de quinientos mil
colones se harán previa licitación privada.
Los gastos menores de cien mil colones, no necesitarán licitación alguna.
No obstante lo dispuesto en los incisos anteriores, cualquier Corporación Municipal podrá
encargar la realización de las obras, trabajos o la prestación de servicios municipales, a que se
refiere el presente artículo, a cualquiera de los Organismos del Estado, ya sea del Gobierno
Central o de Instituciones Oficiales Autónomas, a los cuales proporcionará los planos,
presupuestos y especificaciones correspondientes. Si los expresados Organismos aceptaren la
ejecución de la obra o prestación del servicio de que se trate, queda facultada la Municipalidad
interesada para celebrar sin más trámite y por medio del Alcalde o el funcionario que ésta
autorice, el respectivo contrato con el representante autorizado del correspondiente Organismo.
En este caso no será necesaria la rendición de fianzas, ni de ninguna otra clase de garantías.
También podrá el Concejo, si lo juzga conveniente, autorizar para que se realicen las obras y
trabajos o se presten los servicios por el sistema de administración a cargo del mismo Concejo,
pero sólo en el caso de que no se presentaren ofertas en la tercera licitación o cuando, los
estudios de factibilidad, planos y presupuestos hayan sido elaborados por la Dirección General
de Urbanismo y Arquitectura, y la ejecución de tales obras o trabajos, o prestación de servicios,
sea dirigida y supervisada por esa Dirección General, con la vigilancia del Ministerio del
Interior.
Art. 95.- Los sueldos de los funcionarios y empleados del municipio podrán pagarse hasta con
diez días hábiles de anticipación a su vencimiento.
Art. 96.-Se podrá dar anticipo hasta por el 30% del valor total de la obra, bien o servicio a
contratar y en respaldo de aquellos, deberá exigirse una garantía de buena inversión de anticipo
que respalde el pago anticipado.
Art. 97.- El Tesorero, funcionarios y empleados que tengan a su cargo la recaudación o
custodia de fondos, deberán rendir fianza a satisfacción del Concejo.
Art. 98.- Las empresas municipales, las instituciones municipales autónomas, fundaciones y
demás entidades dependientes del municipio que guarden autonomía administrativa, patrimonial
o presupuestaria se arreglarán en lo referente a la recaudación, custodia y erogación de fondos a
lo dispuesto en este capítulo y a las normas que dictare el Concejo.
Art. 99.- Los sistemas y normas que regulen la recaudación, custodia y erogación de fondos
serán acordados por el Concejo.
Bienes Muebles e Inmuebles
El Art. 31 numeral 1 y 2, establece como una obligación del Concejo llevar al día, mediante
registros adecuados el inventario de bienes del municipio.
El Art. 61 Numeral 1 y 2 establece que son bienes del municipio los de uso público (plazas,
zonas verdes y análogos) y los bienes muebles o inmuebles.
El Art. 62 establece que los bienes de uso público son inalienables e imprescriptibles, salvo que
el Concejo con el voto de las ¾ partes de sus miembros acordare desafectarlos.
El Art. 63 numeral 13 establece que es ingreso del municipio el precio de venta de los bienes
muebles e inmuebles que efectuare.
2.3. NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS DE LA
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD ARCE
La NTCI 3-13 establece que el sistema diseñado para el registro de activo fijo, deberá facilitar
la codificación e identificación de su naturaleza, ubicación, fecha, costos de adquisición y
depreciación o revalúo cuando aplique, con el propósito de contar con información que facilite
la toma de decisiones para su reposición, utilización, reparación, mantenimiento y descargo.
Los registros de activos fijos constituyen una parte muy importante del sistema de control
interno, permiten su correcta clasificación la identificación como bienes de uso, de capital, su
vida útil estimada, la depreciación y reevaluación cuando sea posible.
2.4 NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
De acuerdo a las Normas sobre Inversiones en bienes de larga duración de la Dirección de
Contabilidad Gubernamental, se consideran como bienes duraderos aquellos que el costo
unitario es mayor a $ 600.00 deberá registrarse como inversiones en bienes de uso, el valor de
la compra más todos los gastos inherentes a la adquisición, hasta que el bien entre en
funcionamiento. A estos bienes deberán aplicárseles un porcentaje de depreciación de la forma
que establece la Norma de la D.G.C.G. (Dirección General de Contabilidad Gubernamental).
2.5 REGLAMENTO LEY AFI
Art. 94.- Los contratos de la deuda pública interna y externa, sea cual fuere su monto, plazo o
modalidad, serán inscritos en la Dirección General de Inversión y Crédito Público, de acuerdo
con las normas que para el efecto dicte el Ministro de Hacienda.
2.6 NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS DE CIUDAD
ARCE.
Art. 40. Respecto al establecimiento de políticas y procedimientos de control de activos, deben
manejarse por separado los considerados fijos y circulantes. La regulación de actividades de
incorporación, traslados, descargos y de procesos a seguir en caso de robo o extravío de activos
fijos deberá reflejarse en el Manual del mismo nombre. Todo activo fijo deberá identificarse
mediante un código.
Los motivos de baja ó descargo pueden deberse a cualquiera de las siguientes circunstancias:
robo comprobable, obsolescencia, desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o
reparación de costos elevados. En el último caso debe evaluarse la conveniencia entre reparar o
adquirir un nuevo equipo. De igual forma cualquiera que sea la causa de la baja debe quedar
debidamente documentada.
Las políticas sobre activos fijos deben permitir la identificación de los siguientes datos: vida útil
estimada, depreciación o reevaluación cuando sea posible, los planes de mantenimiento y
reparaciones, ubicación de los bienes, responsables de su uso y custodia, adquisición de seguro
de bienes, codificación.
2.7 EROGACIONES CAPITALIZABLES
Las erogaciones en adiciones, mejoras y reposiciones vitales que aumenten el valor o
prolonguen la vida útil económica de los bienes muebles e inmuebles, registrados como
recursos institucionales o formando parte de las inversiones en proyectos , deberán
contabilizarse como un incremento en el valor de estos, previa deducción del costo asignado a
las partes o piezas que se sustituyan y la proporción n correspondiente a la depreciación del
bien, en los casos que corresponda
Las erogaciones en reparación que aumentan de forma significa el valor de los bienes muebles e
inmuebles, deberán contabilizarse como un incremento en el valor de estos, en caso contrario se
registraran como Gastos de Gestión.
2.8 CONTROL DE LOS BIENES DE LARGA DURACION
Las instituciones obligadas a llevar que aumenten de forma significativa el valor de los bienes
muebles, deberán mantener un control administrativo que incluya un registro físico de cada uno
de los bienes, identificado sus características principales y el lugar de ubicación donde se
encuentran en uso, todo ello en armonía con las normas de control interno respectivas
3. NORMAS GENERALES.
3.1 ACTUALIZACION DEL MANUAL DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS.
La revisión y/o actualización del Manual de Activos Circulantes y Fijos estará a cargo del
Gerente General, utilizando la metodología siguiente:
a. Evaluar. Las Jefaturas responsables de los procesos deberán evaluar por lo menos una
vez al año el estado actual de los documentos normativos, realizar un análisis de los
resultados obtenidos, justificar y comunicar al Gerente General y este a su vez notificar
a la Alcalde(sa) y Concejo Municipal sobre la necesidad de modificar el manual.
b. Diseñar. Basado en los resultados obtenidos en la etapa de evaluación, las Jefaturas
deberán desarrollar el diseño o modificación del instrumento normativo con
recomendaciones específicas para mejorar los resultados en la municipalidad y facilitar
la mejora continua.
c. Divulgar e Implantar. El Secretario Municipal deberá divulgar las políticas y
procedimientos a los responsables de aplicarlas y llevar a la práctica los procesos que
permitan administrar la mejora o creación del documento normativo de forma efectiva.
d. Administrar y dar mantenimiento. Los Jefaturas deberán administrar el instrumento
normativo mejorado o creado para asegurar que se cumplan las normas, reglas, políticas
y procedimientos. Asimismo, deberán monitorear continuamente el buen
funcionamiento de los cambios para mejorar el instrumento y mantenerlo actualizado.
e. Educar. El Secretario Municipal coordinará con la Jefatura responsable del proceso, a
efecto de proveer educación técnica y no técnica acerca de los instrumentos normativos
para todos los niveles de la Municipalidad involucrados.
La documentación en general deberá estar disponible y ser accesible para que el personal
municipal y el auditor interno o externo la verifiquen cuando corresponda
3.2 CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES
Para una mejor custodia y administración de los bienes de la Municipalidad se llevará un
registro y control de inventario de bienes, a nivel del municipio, el cual estará a cargo de la
unidad de contabilidad y revisado por la auditoria interna
El registro de los bienes muebles se aplicará en las cuentas de inversiones o gastos dependiendo
del valor unitario de adquisición, así como la aplicación del gasto en concepto de depreciación.
3.3 CLASIFICACION DE LOS BIENES PATRIMONIALES DEL MUNICIPIO
Los bienes del municipio se clasifican en dos grandes grupos:
• Bienes Inmuebles • Bienes Muebles
3.3.1 BIENES INMUEBLES
Los bienes inmuebles se reconocen por sus características: forma, tamaño, peso, etc. Se
encuentran fijos al suelo y no pueden ser movidos o desplazados fácilmente, siendo los
edificios, terrenos, bardas, plazas públicas, parques y algún otro que reúna estas características.
Además se pueden considerar en este grupo, todas aquellas cosas que se encuentran bajo la
superficie, tales como los cimientos, tubería; las que forman parte de las instalaciones de un
edificio: puertas, ventanas, rejas, sótanos.
3.3.1.1. COMODATO
Los interesados en hacer uso de los bienes inmuebles municipales en calidad de comodato
deberán hacer solicitud por escrito justificando la necesidad social y valorando el beneficio a la
comunidad.
El Concejo Municipal deberá deliberar previo análisis del caso; si aprueba o deniega la petición.
En caso de aprobarse se emitirá el Acuerdo Municipal respectivo, remitiéndolo al interesado
quien deberá elaborar la escritura pública pertinente, e inscribirla en el Centro Nacional de
Registros. De dicho instrumento legal, el interesado proporcionará una copia a la
municipalidad
3.3.2 BIENES MUEBLES
Por bienes muebles se aceptan, todos aquellos que forman el equipo de oficina: mesas, sillas,
libreros, anaqueles, máquinas de escribir, computadoras, Fotocopiadoras y que por sus
características físicas pueden ser movidos o desplazados fácilmente.
Los bienes muebles en condiciones normales de uso tienen bastante duración.
Existen otros dos tipos de bienes que por su naturaleza deben inventariarse, son el material y el
equipo.
Material. Son los objetos de materia prima para la realización de una obra o trabajo, como son:
varillas, tabique, pinturas, papelería, etc.
Equipo. Compuesto por todas las máquinas e instrumentos que sirven para realizar un trabajo,
una obra o que intervienen en el funcionamiento de una instalación y son: los vehículos de
transporte, los instrumentos de medición topográfica, las herramientas, los útiles de limpieza,
etc.
Existen diversos métodos para el levantamiento de inventarios y su aplicación depende de la
complejidad de la organización y del número de bienes que sean propiedad de los municipios.
3.4. ENTREGA Y RECEPCIÓN POR INVENTARIO.
Toda entrega y recepción de una Unidad se hará constar en acta en la que deberá especificar si
se encontró diferencia entre el último inventario actualizado de los bienes y la existencia real.
Esta Acta deberá elaborarse en dos originales para cada uno de los involucrados.
La entrega y recepción de una Unidad, con sus respectivos bienes, deberá hacerse por medio de
inventario y en presencia del Auditor Interno y un representante de Contabilidad.
El Alcalde (sa) que entrega y él que recibe procederán conjuntamente a comprobar o revisar el
último inventario existente, o a elaborar dicho inventario, si este no existiere. Cada uno de ellos
podrá designar y autorizar por escrito a un representante o Comisión para que en su nombre
realice dicha diligencia.
Cuando por cualquier circunstancia no fuere posible llevar a cabo la entrega y recepción
simultanea, tal como se indica en el inciso anterior, se deberá proceder en la forma siguiente:
El Alcalde que entrega, salvo casos imprevistos, deberá efectuar la revisión del inventario o la
elaboración del mismo, antes de la fecha en que deba ser la entrega o deba retirarse del cargo.
El que recibe deberá efectuar a su vez tal diligencia, dentro de los quince días después de haber
tomado posesión del cargo. Para efectuar la revisión o la elaboración del inventario respectivo.
Y en su caso el que recibe el cargo, comunica a la Corte de Cuentas, el inventario para su
verificación en
3.5 VERIFICACIÓN FÍSICA
La constatación física se hará por lo menos una vez al año, a fin de poder confirmar la veracidad
de los controles, el listado de los artículos y la ubicación de los mismos.
La verificación física deberá realizarse por parte de servidores independientes de su custodia y
registro, en el caso de variaciones, deberán efectuarse las investigaciones y ajustes, y en su caso
determinar la responsabilidad.
3.6 PROCESO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
1. Una vez se tenga físicamente en la UACI el bien adquirido para los muebles, o la escritura
pública para los inmuebles, deberá notificar a la unidad responsable de la existencia de este.
2. Si la adquisición es por una donación la persona que recibe el bien, deberá notificar a la
unidad responsable de dicho ingreso.
3. La unidad responsable deberá completar la tarjeta de control de activo fijo (Formato ‘A’)
con toda la información que se requiere además deberá anexar a esta, fotocopia de la
factura o del envío, deberá asignar y colocar el código que le corresponde.
4. Una vez identificado el artículo se procederá a la entrega del bien, para lo cual se deberá
hacer constar con una firma de la persona bajo la cual estará la responsabilidad directa. No
deberá entregarse ningún bien si no cuenta con tarjeta y la identificación física necesaria.
5. Notificar a contabilidad cuando la compra es mayor de $600 para control de la depreciación;
debiendo llevar el control en el cuadro respectivo (Formato B).
6. La unidad encargado deberá llevar un control, por medio de un listado sobre los códigos
asignados (Formato ‘B’) a fin de evitar la duplicidad de códigos.
7. La unidad encargada del control de bienes deberá tener archivado en orden de acuerdo al
código, todas las tarjetas que respalden cada uno de los bienes con copia de la factura
respectiva.
8. Para la verificación física se emitirán listados que deberán contener por lo menos la
información que se proporcione (Formato ‘C’)
9. Una vez efectuada la verificación y justificados los cambios se procederá a que las personas
que tienen cada articulo firme la hoja de traslado. Y Para poder efectuarlo, deberá llenarse el
formato de traslado de bienes (Formato “D”).
Una vez se reciba la notificación de traslado la unidad responsable del control de bienes, tendrá
la responsabilidad de actualizar la tarjeta con la firma y nombre de la nueva persona responsable
y en contabilidad deberán hacerse los cambios necesarios a fin de aplicar correctamente al
centro de responsabilidad el gasto de la depreciación.
4. ACTIVOS CIRCULANTES.
Los aspectos de control interno a tener en cuenta para los activos circulantes serán los
siguientes:
4.1 CAJA GENERAL
La colectora remesara a más tardar en el siguiente día hábil lo recaudado en concepto de
tributos Municipales y todos los ingresos del municipio.
Los cheques recibidos deben estar a nombre de la Tesorería Municipal de Ciudad Arce y
deberá estar certificado.
La colectora deberá rendir fianza a satisfacción del Concejo Municipal, de conformidad al
artículo 53 de NTCIE.
4.2 FONDO CIRCULANTE
Se autoriza realizar pagos en efectivo únicamente por medio del Fondo Circulante de Caja
Chica. Las políticas y procedimientos para su manejo y control serán las siguientes:
4.2.1 MANEJO DEL FONDO CIRCULANTE
La Municipalidad podrá crear fondos circulantes para atender obligaciones de la municipalidad .
El Fondo Circulante de Caja Chica se manejará en efectivo.
El fondo será reintegrado una o dos veces de conformidad con los comprobantes que se
presenten en una liquidación que refleje la aplicación presupuestaria del gasto, ésta debe ser
elaborada y firmada por el encargado del fondo. En ningún momento cada reintegro excederá el
límite autorizado.
El fondo circulante de caja chica servirá para cubrir las necesidades urgentes y no planificadas
de valores reducidos. La mecánica de este fondo, ahorra tiempo y permite agilizar la
satisfacción de diversas necesidades de la entidad.
Para fijar el límite del fondo circulante de caja chica, se tendrá en cuenta el flujo mensual de
gastos. Los reintegros a fondos manejados se efectuarán a nombre del encargado. Cuando el
custodio del fondo solicita que se le reponga, el Tesorero debe revisar los documentos que
comprueban cada desembolso.
El encargado del fondo Circulante deberá consultar a Contabilidad la disponibilidad
presupuestaria, previo al desembolso y será el responsable de la exactitud, legalidad y
pertinencia del gasto.
4.2.2 ENCARGADO DEL FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA.
El encargado del fondo circulante de caja chica, no podrá ser personal del área de tesorería o de
contabilidad.
El responsable o encargado del fondo Circulante deberá ser seleccionado por su honradez,
integridad y conocimiento de las normas aplicables a la administración financiera y control de
los recursos municipales; además deberá rendir fianza por el 100% de los fondos manejados y el
tipo de fianza será a satisfacción del Concejo Municipal.
El encargado del fondo debe ser una persona distinta a los responsables del registro contable y
presupuestario; y distinto de quienes manejen otros fondos. Esta separación de funciones entre
servidores evita confusiones, errores o actos irregulares.
4.2.3 ARQUEOS DE FONDOS.
La Unidad de Auditoria Interna, podrá practicar arqueos sin previo aviso y frecuentes sobre la
totalidad de fondos y valores que maneje el encargado del fondo. Se dejará constancia escrita y
firmada por las personas que participan en los arqueos.
En el arqueo, los fondos y valores deben contarse a la vez y en presencia del encargado del
fondo, debiendo obtener su firma como prueba de su presencia, conformidad con el resultado y
los comentarios pertinentes.
4.3 BANCOS.
Los aspectos de control interno a aplicar para los fondos depositados en bancos del sistema
financiero, serán los siguientes:
4.3.1 SEPARACIÓN DE LABORES.
Deberán ser personas diferentes las que manejen efectivos, expiden cheques, lleven registros
auxiliares y realicen las conciliaciones bancarias.
4.3.2 APERTURA Y DENOMINACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS.
La apertura de las cuentas bancarias de la Municipalidad, requerirá de autorización de Concejo
Municipal y todas las cuentas bancarias deberán estar a nombre de la Municipalidad; los fondos
provenientes del Fondo de Desarrollo Económico y Social (FODES) se administraran
conforme la Ley y Reglamento del FODES.
4.3.3 FIRMAS MANCOMUNADAS.
En el caso de cuentas bancarias los cheques deberán expedirse con dos firmas y siempre
nominativos. Una firma debe corresponder a la del Tesorero y la otra la de un miembro del
Concejo. Este debe designar a dos miembros para efectos de refrenda de cheques.
4.3.4 FIRMAS AUTORIZADAS.
Las firmas autorizadas para expedir cheques deberán ser designadas por el Concejo Municipal.
4.3.5 EMISIÓN DE CHEQUES.
El giro de cheques deberá ser en orden correlativo y cronológico.
4.3.6 FIRMA DE CHEQUES EN BLANCO.
Se evitará reservar cheques en blanco o firmar cheques en blanco para operaciones futuras. Los
cheques anulados deberán inutilizarse estampándose el sello de nulidad y recortando la esquina
que corresponde al numero de cheque.
4.3.7. DOCUMENTACIÓN PAGADA.
Los comprobantes y documentos pagados, deben consignar el número de cheque girado,
numero de cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha de pago.
4.3.8 LIBROS DE BANCOS.
Este registro, contendrá el movimiento de ingresos y gastos de los fondos depositados en las
distintas instituciones del sistema Financiero, ya sea por las remesas, intereses devengados,
cheques emitidos y cualquier otro movimiento. Este control tiene como propósito conocer el
saldo a fin de evitar sobregiros bancarios.
4.3.9 CONCILIACIÓN BANCARIA.
Es un control mensual de la disponibilidad real del efectivo existente en cada cuenta bancaria;
es una forma apropiada de comparar los movimientos de ingresos y gastos de los fondos,
partiendo del saldo que refleja el Libro de Bancos, para llegar al saldo del estado de cuenta
reportado por el banco.
4.4 ESPECIES MUNICIPALES.
Para el registro de las especies municipales valoradas y no valoradas, se utilizará el “Libro de
Especies” cuyas compras y descargo será a través de la red informática. La custodia de las
existencias en bodega estará a cargo del Tesorero Municipal y la custodia de las que maneja la
Colectaría, REF, recepcionista, encargado de mercado, encargado de rastro, y otros que se
designen posteriormente serán los que custodien y respondan por cualquier extravío o faltante
de las mismas y también informarán al tesorero diariamente a través de la red y mensualmente a
través de memorando.
El tesorero enviara al Contador fotocopia de los movimientos mensuales de las Especies.
Las compras de especies municipales deberán contar con el respectivo Acuerdo Municipal
único para todo el año excepto cuando sea año Electoral que se hará un acuerdo de Enero \ abril
y otro de Mayo \ diciembre donde se autorice el pago por medio de cheque.
Para el control de las Especies Municipales, es necesario considerar lo siguiente:
a. Efectuar oportunamente los registros de compra y venta de las Especies Municipales.
b. Utilizar los talonarios ordenadamente de acuerdo a su numeración correlativa.
c. Anular las Especies inutilizadas, archivarlas y descargarlas del Libro de Especies.
d. Cargar las compras y descargar las ventas en el libro respectivo.
e. El empleado municipal que extravíe Especies deberá responder, en el caso de que sean
valoradas o no valoradas, por el importe correspondiente al precio de venta.
f. Mensualmente, el Tesorero deberá realizar un inventario físico comparándolo con los
registros contables y el libro de especies, efectuando los ajustes respectivos en caso de
faltantes, sobrantes y especies obsoletas o dañadas.
5. CODIFICACION DE BIENES
5.1 BIENES MUEBLES
El código de los bienes muebles estará compuesto por 12 dígitos distribuidos de la
siguiente manera:
AABBCC – DEFF – HH
Primer Grupo - AABBCC
Identificará mediante 6 dígitos el departamento, municipio y unidad en donde se
encontrará asignado el bien; el código del municipio y departamento se tomará según el Manual
de Clasificación Contable emitido por el Ministerio de Hacienda. Dicho código se elaborará
bajo la siguiente lógica:
AA - BB
- CC
Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3
Departamento Municipio Departamento o
Unidad
Ej.: El Concejo Municipal del Municipio de Ciudad Arce se establecerá mediante el siguiente
código:
85-
02-01
Donde:
85
Es el código del Departamento de la Libertad
02 Es el
código del Municipio de Cuidad Arce
01 Es el código del Concejo Municipal tomado del Organigrama
Institucional.
Segundo Grupo - DE
Muestra la clase de bien, la fuente de procedencia o adquisición, el grupo de muebles a
que pertenece y la subdivisión del bien al que se refiere.
D - E
- FF
Ejemplo: El bien a codificar es un Escritorio color negro
1 2 01
Donde: 1 Es el código que identifica a los bienes muebles
01 Es el código que representa a la maquinaria y equipo de oficina.
El color del bien estará representado en la ficha que se elaborará para cada mueble.
Tercer Grupo - F
Representa el correlativo del mismo tipo de bien para efectos de diferenciación.
Bienes Muebles
01- Mobiliario y equipo de
oficina
02- Equipo de informática
03- Aparatos eléctricos de
servicios
04- Equipo de reproducción
05- Equipo Telefónico
06- Equipo de sonido
07- Transporte
.
.99 – Otros No Clasificados
Clase de Bien
1 – Mueble
2 - Inmueble
Fuente
1 – FODES
2 – Propios
3 – Donaciones
Es decir que el código final del ejemplo anterior estará estructurado de la siguiente manera:
Escritorio Presidencial del Concejo, en el Municipio :
8502-1-1-01-01
Bienes Inmuebles
El código de los bienes inmuebles estará compuesto por 12 dígitos distribuidos de la
siguiente manera:
AABBCC – DEFG – HH
Primer Grupo - AABBCC
Identificará mediante 6 dígitos el departamento, municipio y unidad en donde se
encontrara asignado el bien; el código del municipio y departamento se tomará según el Manual
de Clasificación de Cuentas Contables emitido por el Ministerio de Hacienda. Dicho código se
elaborará con la misma lógica que el código de bienes muebles.
Segundo Grupo - DEFG
Muestra la clase de bien, la fuente de procedencia o adquisición, la ubicación del bien y
el tipo de bien al que se refiere:
D - E - F
Ej.: El Municipio Cuidad Arce tiene un terreno urbano
2 1 1 2
Donde: 2 Es el
código de Bien Inmueble
1 La localización, para el ejemplo: el casco urbano.
2 Representa el tipo del bien, en nuestro caso representa un
Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3
Terreno con construcción.
Tercer Grupo - GG
Representa el correlativo del mismo tipo de bien para efectos de diferenciación.
Para estructurar el código final del inmueble anterior, estará de la siguiente manera:
85-02-01-2-1-1-2-01
Estructura de referencia.
De acuerdo con la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental, el bien mueble debe
indicar el lugar donde ha sido asignado, para lo cual se creará la estructuración de la ubicación
del bien dentro de los inmuebles que posea la municipalidad, con la siguiente lógica:
a) En el caso que el bien mueble al que se refiera el código se encuentre dentro del
inmueble que ocupa la alcaldía, se dejará en blanco el espacio para la referencia.
b) Cuando el mueble al que se refiera, se encuentre en un inmueble diferente al de la
alcaldía, se colocará la referencia del lugar colocando una diagonal (/) entre el código
del mueble y el inmueble.
Como los inmuebles son de responsabilidad del Concejo Municipal, se colocará
únicamente el grupo 2 y el Número correlativo del inmueble.
Ejemplo:
El Municipio de Cuidad Arce codificará un Equipo de Sonido que fue adquirido al Despacho
del Alcalde (sa) y que se encuentra en la Casa de La Cultura
850201-1-2-06-01/2-08
En Donde:
850201 Es el
código del Concejo Municipal de Ciudad Arce
120601
Indica que es un bien mueble adquirido con fondos Propios, clasificado dentro de los bienes:
“Equipo de Sonido” y que dentro del tipo de bien es un Aparato Parlante.
La Diagonal separa el Código del Mueble de inmueble donde se encuentra.
2-08 Indica que es un bien Inmueble y el Número correlativo del Inmueble.
5.2 VEHICULOS MUNICIPALES. La Municipalidad de Ciudad Arce deberá aplicar
principios de control relacionados al uso de los vehículos propiedad municipal siguientes:
a. Los
camiones y vehículos propiedad municipal, se utilizarán para el servicio exclusivo en las
actividades propias para lo cual se llevará una bitácora de control de kilometraje, destino
y consumo de combustible, así también se llevará control de los mantenimientos y
reparaciones. y llevaran en un lugar visible el escudo municipal del municipio. Deberán
ser guardados al final de cada jornada en el lugar de estacionamiento dispuesto por la
Municipalidad.
b. La municipalidad cumplirá con la Ley de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
y su Reglamento, para contribuir al buen uso de los vehículos municipales.
c. El control de distribución de combustible a los vehículos propiedad municipal, deberá
incluir lo siguiente:
Número de placa del vehículo en el que se usará el combustible.
Nombre y firma de la persona que usará el combustible o los vales respectivos.
Cantidad de combustible que recibe.
Misión para la que utilizará el combustible.
Si la entrega es por medio de vales, se deberá indicar la numeración correlativa de los vales que se reciben.
Fecha en que se recibe el combustible.
d. Deberá llevar esta bitácora el Jefe de Servicios Municipales de control de kilometraje,
origen, destino y consumo de combustible, así como control de los mantenimientos y
reparaciones de cada automotor.
5.3 BAJA O DESCARGA DE BIENES MUEBLES
Cuando el Alcalde o Jefe de una unidad considere que un bien ya no es utilizable y no es
posible su reparación, deberá informar al departamento de contabilidad, solicitando el descargo
en el formulario correspondiente, y en caso de determinarse la inservibilidad y desuso de un
bien, tramitara la autorización de la baja o descarga ante el Concejo Municipal, comunicando
oportunamente el resultado de dicha gestión a la unidad o departamento interesado, para que
esta retire todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad
debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia, desgaste, deterioro, perdida, destrucción,
mantenimiento, reparaciones onerosas y reposición.
5.4 DESCARGA POR TRASLADOS
Para tramitar los descargos por traslado entre Unidades deberá justificar la necesidad del
traslado y utilizarse un formulario, que especifique las características del bien, su código y las
Unidades involucradas en el traslado; y se enviará a Contabilidad para su cambio de código de
Inventario.
5.5 BIENES ROBADOS.
Cuando los bienes fueren robados, los Jefes de las Unidades deberán notificarlo
inmediatamente al Alcalde, para que este comunique a las Autoridades Judiciales o Agentes
Policiales, para que practiquen la inspección correspondiente. Además deberán informar de
inmediato al Concejo Municipal y en especial al Síndico Municipal.
En caso de no ser posible la intervención de las Autoridades, el Alcalde y el Jefe de la Unidad
levantarán un acta de lo ocurrido, la cual para acreditar la veracidad del hecho, deberá ser
firmada por todo el personal que hubiere sido testigo o se hubiese enterado del caso, debiendo
llevar el visto bueno del Jefe de Unidad. Posteriormente se anexara la certificación de dicha acta
a la solicitud de descargo que se enviará a la oficina de Contabilidad en su formulario
respectivo.
5.6 PERMUTA O VENTA DE BIENES.
Cuando a juicio del Concejo y el Alcalde, se considere que por no prestar utilidad un bien,
puede o debe ser entregado como prima, venderse o subastarse, para adquirir otro de mejor
calidad; previo a cualquier trámite deberá solicitarse informe de la unidad de Auditoria Interna
o Sindicatura, quien emitirá resolución para ejecutar la acción.
6. BIENES INMUEBLES
6.1 ESCRITURAS PÚBLICAS.
Los bienes inmuebles propiedad de la Municipalidad, deberán estar documentados en escrituras
públicas, que amparen la propiedad y/o posesión y estar debidamente inscritos en el Centro
Nacional de Registros cuya responsabilidad del trámite legal estará a cargo del síndico con el
apoyo de la unidad Jurídica quien remitirá. Las escrituras para ser custodiadas en caja fuerte por
el Tesorero Municipal.
Cuando se compra un bien inmueble deberá ser contabilizado con base a la fecha de la escritura
pública aunque este haya sido adquirido por medio de crédito e inmediatamente dentro del
mismo mes deberá ser registrado.
La donación o aceptación de zonas verdes, deberá tramitarse dentro del mes de su aceptación
(tomando como base el documento de origen). Y escriturarse y registrarse inmediatamente
después de trámite respectivo.
6.2 REVALUO.
Los bienes inmuebles propiedad de la Municipalidad deberán revaluarse oportunamente, a fin
de presentar su valor real en los estados financieros, de conformidad a la plusvalía, adiciones o
mejoras realizadas a los bienes inmuebles.
6.3 DEPRECIACIÓN
“La depreciación corresponde a la perdida del valor que experimentan los bienes de larga
duración, como consecuencia del uso y desgaste, accidentes, agentes atmosféricos u otros de
carácter económico cuyo efecto se reflejara en contabilidad como una amortización periódica o
acelerada destinada a prorratear un monto contable del bien en el tiempo estimado de vida útil”
Los bienes muebles e inmuebles destinadas a las actividades institucionales y productivas
deberán depreciarse anualmente aplicando el método de amortización de la línea recta.
La vida útil de los bienes se determinara de acuerdo a la siguiente tabla:
BIENES FACTOR ANUAL PLAZO
Edificaciones y obras de
infraestructura
0.025 40 años
Maquinaria de producción y
equipo de transarte
0.10 10 años
Otros bienes muebles 0.20 5 años
Fuente: Norma de Contabilidad Gubernamental referente a la depreciación de bienes de larga
duración.
Los bienes muebles provenientes de años anteriores deberán amortizarse en el número de meses
o años de vida útil que le restan. Las adquisiciones efectuadas en el curso del ejercicio contable
se amortizarán en la proporción mensual de permanencia en las actividades institucionales o
productivas.
En la determinación del monto de amortización en concepto de depreciación deberá calcularse
un porcentaje del 10% al costo de adquisición de los bienes, el que se considerará como valor
residual o de desecho, lo anterior sin perjuicio de mantener un control físico de los bienes al
terminar su vida útil, en tanto continúen prestando servicio en las actividades institucionales y
productiva.
Aquellas adquisiciones de bienes muebles cuyo costo unitario es menor de $600.00 se
consideraran bienes no duraderos y deberán aplicarse directamente al gasto de acuerdo al
clasificador presupuestario sin que esto limite el control administrativo necesario, tal como lo
indica la norma”: las instituciones obligadas a llevar Contabilidad Gubernamental,
independiente mente del valor de adquisición de los bienes muebles deberá mantener un control
administrativo que incluya un registro físico indicando cada uno de los bienes, identificando sus
características principales y el lugar de ubicación donde se encuentran en uso, todo ello en
armonía con las Normas de Control Interno respectiva.
6.4 PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES
La municipalidad establecerá sistemas de seguridad que protejan los bienes almacenados contra
eventuales riesgos y siniestros y dictarán Las normas y procedimientos para contratar seguros
sobre los activos fijos, considerando el costo-beneficio. Además deberá adoptar las medidas
necesarias que garanticen su conservación física.
La conservación física de los bienes de la municipalidad debe contribuir sustancialmente al
control sobre los activos físicos susceptibles de perdida por descuido, robo, daño, o uso
inadecuado. Los titulares de la entidad serán responsables de emitir por escrito las disposiciones
necesarias para nombrar a los encargados de las custodias de los activos fijos, asignados a cada
unidad. Además deben proteger mediante controles administrativos, los bienes de poco valor
que no son considerados como activo fijo de acuerdo a la Norma de Contabilidad
Gubernamental, NORMAS SOBRE BIENES DE LARGA DURACIÓN, No.1- VALUACION
DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN, pues contribuyen a la realización de las
actividades propias de las entidades públicas.
La contratación de seguro es una medida de Control Interno, tendiente a proteger los bienes
contra riesgos y siniestros que puedan ocurrir, debe practicarse toda vez que los beneficios que
puedan derivarse del cobro de una póliza no superen los costos incurridos en su contratación.
7 . RESPONSABILIDADES.
Siempre que en este documento se haga referencia a “Jefe de Unidades”, deberá entenderse que
lo que al respecto se indique tendrá responsabilidad únicamente con lo que concierne a su
“Unidad”.
7.1 DEL CONCEJO, ALCALDE Y JEFES DE UNIDADES.
Todo miembro del Concejo y Alcalde desde el momento en que toman posesión del cargo, son
responsables del mobiliario y equipo.
El Concejo y el Alcalde responderán pecuniariamente por la pérdida o deterioro del mobiliario
y equipo que se encuentre al servicio de su área respectiva, cuando este se deba a negligencia en
el uso, manejo o cuidado de dichos bienes.
Ningún bien que se encuentre cargado en inventario podrá ser retirado de la unidad aunque se
encuentre inservible y ya haya solicitado el descargo correspondiente, se podrá efectuar el retiro
hasta que haya sido descargado del inventario por la unidad de contabilidad y recibido la
autorización de retiro del mueble.
Es responsabilidad del Alcalde, velar porque se conserve el número de inventario marcado en
cada bien.
Delegar al Gerente o Jefe de Servicios Generales la responsabilidad de custodia de bienes en los
Jefes de Unidades, o cualquier otro empleado de la unidad, si así lo considere necesario y
delegarle el control de inventario de bienes.
En las unidades en donde no se haya levantado inventario o tenga bienes que no hayan sido
inventariados se solicitará a la unidad de contabilidad para que codifique dichos bienes.
El alcalde exigirá a los Jefes de unidades al finalizar el año un informe de todas las
adquisiciones de mobiliario y equipo que el departamento o unidad haya adquirido durante ese
período. El Alcalde enviará a la unidad de contabilidad la información correspondiente para su
chequeo con su inventario.
La unidad de contabilidad enviará al Concejo Municipal, la nomina de unidades que no
cumplan con la disposición anterior a fin de que adopte las providencias del caso.
7.2 DEL JEFE DE LA UACI
El jefe de la UACI informará a la unidad de contabilidad; cuando ejecuten obras de
edificaciones, ampliaciones o remodelaciones el valor de las construcciones hechas con el fin de
complementar los valores reales a dichos bienes; así como de remitir copia de orden de
suministro cuando tramite la adquisición de mobiliario y equipo; a efectos de registrar en el
inventario correspondiente.
7.3 DEL SÍNDICO
El síndico, con apoyo de la unidad Jurídica, remitirá a la unidad de Tesorería escrituras de las
de adquisición que tramite a favor de la alcaldía, de bienes inmuebles dentro de los 5 días
posteriores a la escrituración. Y una fotocopia a Contabilidad para la actualización del
inventario de bienes inmuebles.
7.4 DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD
La Unidad de Contabilidad, inmediatamente que tenga conocimiento de que una persona ha
tomado posesión de un cargo en el que le corresponda custodiar o administrar bienes de la
alcaldía, deberá proveer a ésta de un ejemplar del presente instructivo, a fin de que pueda
informarse oportunamente de las responsabilidades que al respecto le correspondan.
8. FORMULARIOS
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD ARCE, LA LIBERTAD
FICHA DE CATIVO FIJO TIPO A1
FICHA DE INMUEBLE
CODIGO:_________________________________________________________________
DESCRIPCION_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
CTA. CONTABLE ACTIVO FIJO:____________________ CTA. CONTABLE DE REVALUO:____________________
UBICACIÓN DE L INMUEBLE TIPO DE BIEN INMUEBLE
URBANO RUSTICO
RUTAL CON CONSTRUCCION
RESPONSABLE DEL INMUEBLE:_______________________________________________
FECHA DE ADQUISICION:_____________________________________________________
MONTO DE ADQUISICION:____________________________________________________
TIPO DOCUMENTO DE PROPIEDAD: ___________________________________________
ESTADO DE LEGALIDAD: INSTRICA EN REGISTO__________ NO INSCRITA_______
No. REGISTRO DE PROPIEDAD RAIZ E HIPOTECA:_______________________________
N° Mapa : ___________ N° Parcela:___________
N° Manzana: _________
FORMATO A
ALCALDIA MUNICIPAL DE CIUDAD ARCE, LA LIBERTAD
FICHA DE CATIVO FIJO TIPO A2
FICHA DE MUEBLE
CODIGO:_________________________________________________________________
DESCRIPCION_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
CTA. CONTABLE ACTIVO FIJO:__________________ CTA. CONTABLE DE DEPRECIACION:______________
TIPO DEL BIEN
MARCA:__________________________________________
MODELO:__________________________________________
COLOR:__________________________________________
NUMERO DE FACTURA:____________________________
ESPECIFICACIONES_______________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
RESPONSABLE DEL MUEBLE:_________________________________________________
FECHA DE ADQUISICION:_____________________________________________________
MONTO DE ADQUISICION:____________________________________________________
AUMENTO VALOR PO PROLONGACION DE VIDA UTIL: $____________________
OBSERVACIONES:____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
FORMATO B
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD ARCE
CUADRO PARA ANALISIS DE DEPRECIACIONES
ACTIVO A DEPRECIAR:______________________________________________________
CODIGO DEL BIEN:___________________________________________________________
CUENTA CONTABLE DE DEPRECIACIÓN:______________________________________
COSTO DEL ACTIVO:_________________________________________________________
AÑO DE COMPRA____________________________________________________________
PROVEEDOR:________________________________________________________________
VALOR RESIDUAL:
PROCENTAJE DEL VALOR COSTO DEL BIEN
__________________ x __________________________ = _________________________
VALOR A DEPRECIAR:
COSTO DEL BIEN - VALOR RESIDUAL
__________________ - __________________________ = _________________________
COSTO TOTAL DEL ACTIVO: $____________________
VALOR RESIDUAL: $____________________ (MENOS)
VALOR A DEPRECIAR: $____________________
VIDA UTIL ESTIMADA: $____________________ (ENTRE)
GASTOS POR DEPRECIACION: $____________________ (ANUAL)
AÑOS GASTOS POR
DEPRECIACION
DEPRECIACION
ACUMULADA
VALOR EN LIBROS
0
1
2
3
4
5
6
7
8
TOTALES
BIEN A DEPRECIARSE DESDE LA FECHA:______________________________________________________
HASTA LA FECHA___________________________________________________________________________
26
FORMATO C
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD ARCE
TOMA FISICA DEL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA
MUNICIPALIDAD
_________ DE__________ DE 2006
CODIGO ARTICULO MARCA MODELO COLOR ESTADO RESPONSABLE UNIDAD
FORMATO D
MUNICIPALIDAD DE CIUDAD ARCE
CONTROL DE TRASLADO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
UNIDAD DE ORIGEN: ______________________________________________________________________________________________
UNIDAD DE DESTINO: ______________________________________________________________________________________________
MOTIVO DEL TRASLADO: ______________________________________________________________________________________________
FECHA DEL TRASLADO: ______________________________________________________________________________________________
CODIGO DEL
BIEN
DESCRIPCION MARCA MODELO COLOR RESPONSABLE
ACTUAL
NUEVO
RESPONSABLE
ESTADO
___________________________________________________________ ____________________________________________________________
ENTREGO RECIBIO
28
CODIGOS INTERNOS
CIUDAD ARCE, LA LIBERTAD
CODIGO DEPARTAMENTO 85
CODIGO MUNICIPIO
02
CODIGO DE UNIDADES: (ver organigrama)
Concejo Municipal 01
Despacho Alcalde 02
Auditoria Interna 03
Sindicatura
04
Comisiones
05
Secretaría Municipal. 06
U.A.C.I.
07
Contabilidad
08
Tesorería
09
Catastro
10
Cuentas Corrientes 11
Servicios Municipales 12
R.E.F.
13
DIVISION DE BIENES MUEBLES
01 MAQUINARIA Y EQUIPO DE OFICINA
CONTOME
TRO ELECTRICO
CALCULAD
ORA
PROTECTO
RA DE CHEQUES, CAJA DE SEGURIDAD
MAQUINA
DE ESCRIBIR
FAX
DETECTORA DE DOLARES
OTROS NO ESPECIFICADOS
02 EQUIPO INFORMATICO
MONITOR
CPU
IMPRESO: INYECCION, MATRICIAL, LASER, QUEMADOR DVD
EQUIPO DE PROTECCION ELECTRICA (UPS)
MOUSE: CAÑON PROYECTOR, COMPUTADORA PORTATIL
TECLADO: SERVIDOR, CAMARA DIGITAL, DATA SWITCH
SCANNER
OTROS NO ESPECIFICADOS
03 APARATOS ELECTRICOS DE SERVICIO
ENFRIADOR O REFRIGERADORA
RELOJ MARCADOR, OASIS, CAFETERA, MICROONDAS, TOSTADOR
OTROS NO ESPECIFICADOS
04 EQUIPO DE REPRODUCCION E IMPRENTA
FOTOCOPIADORA
GUILLOTINA
OTROS NO ESPECIFICADOS
05 EQUIPO TELEFONICO
APARATO TELEFONICO
CONMUTADOR, TELÉFONOS CELULALES
OTROS NO ESPECIFICADOS
06 EQUIPO DE SONIDO
BOCINAS
RADIO GRABADORA
MICROFONO
AMPLIFICADOR
OTROS NO
ESPECIFICADOS
07 MAQUINA DE CONSTRUCCION
MOTONIVELADORA
CONCRETERA
RODO COMPACTADOR
EQUIPO REFRIGERANTE
08 EQUIPO DE TRANSPORTES
CAMIÓN
PICK UP
OTROS NO ESPECIFICADOS
09 MOBOLIRIARIO
ESCRITORIOS, SILLAS PLASTICAS ARCHIVADORES, SILLAS DE METAL.
SILLAS SECRETARIALES
MODULOS PARA COMPUTADORA
MESAS DE MADERA, ESTANTE
MESAS MAECONOGRAFICAS
10 OTROS
PLANTA ELECTRICA
AIRES ACONDICIONADOS
CORTADORA DE GRAMA
VENTILADORES