manual de proveedor sistema de cotizaciones en … · una vez que su registro haya sido aprobado...

ACTIVIDAD: MANUAL DE USUARIO

PROYECTO/ASUNTO Sistema de Cotizaciones en Línea

Fecha de Actualización: 27/12/2011 Versión : 1.0

Preparado por: Cia. Minera Casapalca S.A. Pagina 1 de 43

MANUAL DE PROVEEDOR

Sistema de Cotizaciones en Línea

Versión 1.0.





Índice

1. OBJETIVO .................................................................................................. 3

2. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................. 3

PERFIL ................................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. PROVEEDOR ...................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

3. FUNCIONALIDAD DEL PERFIL PROVEEDOR .................................... 5

REGISTRO .................................................................................................................................................... 6 DE .................................................................................................................................................................. 6 PROVEEDORES ........................................................................................................................................... 6 3.1 REGISTRO DE PROVEEDORES ..................................................................................................... 7 SOLICITUDES DE...................................................................................................................................... 18 COTIZACION ............................................................................................................................................. 18 POR OFERTAR ........................................................................................................................................... 18 3.2 SOLICITUDES DE COTIZACION POR OFERTAR ..................................................................... 19 4.2.1. CREACIÓN DE UNA OFERTA ................................................................................................................. 23 SEGUIMIENTO .......................................................................................................................................... 28 DE ................................................................................................................................................................ 28 OFERTAS .................................................................................................................................................... 28 3.3 SEGUIMIENTO DE OFERTAS ...................................................................................................... 29 ACTUALIZAR ............................................................................................................................................ 33 PERFIL ........................................................................................................................................................ 33 3.4 ACTUALIZAR PERFIL .................................................................................................................. 34 ENVIAR ...................................................................................................................................................... 37 EMAIL ......................................................................................................................................................... 37 3.5 ENVIAR EMAIL ............................................................................................................................. 38 BANDEJA ................................................................................................................................................... 39 EMAIL ......................................................................................................................................................... 39 3.6 BANDEJA EMAIL .......................................................................................................................... 40 CAMBIAR ................................................................................................................................................... 41 CLAVE ........................................................................................................................................................ 41 3.7 CAMBIAR CLAVE ......................................................................................................................... 42





1. OBJETIVO

El presente documento se elabora con el objetivo de servir de guía en el manejo y operación del

“Sistema de Cotizaciones en Línea” (SCL). En éste se indicará la funcionalidad y la forma de

uso de las funcionalidades del sistema.

2. ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema SCL se deben realizar los siguientes pasos:

a. Abra su explorador (debe usar Internet Explorer 7.0 o superior). b. Ingrese a la dirección www.casapalca.com.pe

c. Haga clic en el enlace EXTRANET que se encuentra ubicado en la parte superior derecha. En una ventana nueva aparecerá la pantalla de ingreso al sistema:

http://www.casapalca.com.pe/





Aquí usted debe ingresar sus credenciales de acceso (usuario y contraseña) y luego hacer clic en INGRESAR. También dispone de las siguientes opciones:

Casilla Recordarme. Márquela si desea que el sistema no le pida nuevamente sus credenciales la próxima vez que ingrese a la página.

Botón Registrarse. Permite iniciar el proceso de registro de un nuevo proveedor.

Botón Solicitar Reactivación. Para proveedores que ya se registraron en alguna oportunidad pero que han dejado de trabajar con Casapalca. Esto puede deberse a que fue inactivado su acceso.





3. FUNCIONALIDAD DEL PERFIL PROVEEDOR

Las funcionalidades que a continuación se detallan son propias del perfil PROVEEDOR. Su menú de opciones es el siguiente:





REGISTRO

DE

PROVEEDORES





3.1 REGISTRO DE PROVEEDORES

Para hacer uso del Sistema de Cotizaciones en Línea (SCL), el usuario deberá registrarse previamente, para lo cual debe ingresar a la siguiente dirección URL: http://190.81.60.2/SCL/ Observará la siguiente pantalla:

Paso 1.- Hacer clic en el botón Registrarse, el sistema mostrará la pantalla Registro de Proveedores:

http://190.81.60.2/SCL/





Nota.-Los campos resaltados en color amarillo son de carácter obligatorio. A continuación se explica cada sección de esta página. Sección 1: Información Principal de Proveedores

Paso 2.- En esta pantalla se debe indicar el Tipo de Persona, siendo las opciones: Natural, Jurídica o Extranjero. Dependiendo de la elección, el sistema habilitará o deshabilitará algunos campos del formulario. En esta primera sección se pueden ingresar los siguientes datos (en negrita aquellos que son obligatorios):

Nro. de Documento. En el caso de que el proveedor sea una persona jurídica, aquí se debe indicar el número de RUC.

Razón Social.

Siglas.

Representa a.

Nombres.

Apellido Paterno.

Apellido Materno.





Fecha de Nacimiento.

Sexo.

Domicilio Fiscal.

País de origen.

Dirección de almacén.

Actividad Económica CIIU. Se debe seleccionar la actividad principal de la lista de actividades económicas de la SUNAT.

Teléfonos (3). Debe ingresar por lo menos uno.

Fax (3).

Página web. Sección 2: Datos de los Contactos

Paso 3.- En esta sección deberá ingresar los datos de los contactos de su empresa. Es obligatorio ingresar un Correo Electrónico válido ya que este será el medio por el cual el sistema le comunicará los siguientes pasos a seguir o las actividades realizadas. Por cada contacto debe ingresar los siguientes datos (datos obligatorios resaltados en negrita):

Tipo de Contacto. Que puede ser Ventas, tesorería, gerencia y otros.

Nombres. Primer y Segundo Nombre

Apellido Paterno.

Apellido Materno.

Cargo.

Teléfono Directo.

Anexo.

Celular.

Correo electrónico.





Línea de venta. Aquí se registran los rubros que este contacto ofrece dentro de la empresa. Por ejemplo: electricidad o combustibles.

Check de Activo. Indica si el contacto esta activo, es decir, si esta vigente o laborando actualmente en la empresa, tal que pueda hacer uso del sistema. Su valor por defecto es verdadero.

Check de Principal. Indica si es el contacto principal, es decir, representa al contacto de ventas de esa empresa que interactúa con Casapalca. Por tanto se creará un usuario para que pueda acceder a las funcionalidades del perfil Proveedor, como por ejemplo: bandeja de solicitudes, seguimiento de ofertas, actualización de perfil, entre otros. Su valor por defecto es verdadero.

Nota: tómese en cuenta que para registrar un proveedor debe tener por lo menos un contacto activo de tipo principal. Se puede ingresar uno o más contactos. El sistema presentará un listado de contactos a medida que estos sean ingresados:

Sección 3: Datos del Representante Legal

Paso 4.- En esta sección deberá ingresar los datos de o de los representantes legales de la empresa. Es obligatorio ingresar un Correo Electrónico válido ya que este será el medio por el cual el sistema le comunicará los siguientes pasos a seguir o las actividades realizadas. Por cada representante legal debe ingresar los siguientes datos (datos obligatorios resaltados en negrita):

Partida registral. Aquí se indica el número de partida con el que la empresa esta inscrita en registros públicos.





Capital Social (US$). Aquí se indica el monto registrado como capital social de la empresa, según lo indicado en registros públicos.

Tipo de documento.

Nro. Documento.

Nombres.

Apellido Paterno.

Apellido Materno.

Cargo.

Fecha Desde. Aquí se indica desde cuando esta inscrito en registros públicos como representante legal de la empresa.

Teléfono Fijo.

Teléfono Celular.

Correo electrónico. Se puede ingresar uno o más representantes legales. El sistema presentará un listado de representantes legales a medida que estos sean ingresados:

Sección 4: Líneas de Ventas

Paso 5.- En esta sección debe indicar las líneas de venta de su empresa. Al hacer clic en el botón Agregar/Actualizar, el sistema le mostrará una ventana para que realice la selección se estas.





En esta ventana usted puede buscar por 2 criterios:

Rubro

Material En cada caso puede ingresar el nombre completo o parcial del rubro / material y hacer clic en el botón BUSCAR que corresponda. Se deben seleccionar uno o más materiales, según corresponda a su caso. Luego debe hacer clic en el botón GUARDAR. Por ejemplo, al realizar una búsqueda por Rubro tendríamos el siguiente resultado:





Y a continuación tenemos un ejemplo de una búsqueda por Material:

Al haber guardado las líneas de ventas seleccionadas, se retornará a la página principal, mostrándose un listado de las líneas de venta a medida que se vayan ingresando:

Nota: Si se desean agregar mas líneas se puede repetir el procedimiento anteriormente descrito. Paso 6.- Finalmente, hacer clic en el botón Guardar para culminar el registro. El sistema mostrará el siguiente mensaje en caso el registro haya sido exitoso:

El sistema enviará un correo electrónico al o a los representantes legales que hayan sido registrados, notificándoles que el registro se encuentra en proceso de aprobación.





En ese sentido, debería recibir un correo con un tenor similar al siguiente:

Registro en Proceso: Sistema de Cotizaciones en Línea

Sr. PROVEEDOR

El registro efectuado se encuentra en proceso de aprobación.

En las próximas horas, estaremos brindando mayor información acerca de su registro.

Atentamente,

El Equipo de Sistema de Cotizaciones en Línea

CIA Minera Casapalca S.A

Donde PROVEEDOR, es la razón social del proveedor registrado. Una vez que su registro haya sido aprobado por Casapalca, el sistema SCL le enviará un correo de bienvenida a cada contacto registrado, en el cual se encontrarán sus datos de acceso al sistema, es decir, usuario y contraseña. El proveedor debería recibir un correo con un tenor similar al siguiente:

Estimado Sr(a): JUAN PEREZ de la Empresa:

PROVEEDOR S.A.C.,

El registro que se inicio en el sistema de Cotizaciones en Línea de la Cía. Minera Casapalca, ha

culminado satisfactoriamente.

A continuación le proporcionamos el usuario y contraseña que utilizará para acceder al sistema:

Usuario: PRV00000099AB

Contraseña: Mt9O13Q

Si tuviera algún inconveniente para acceder, comuníquese de inmediato con nosotros: [email protected]

mailto:[email protected]





Atentamente,

El Equipo del Sistema de Cotizaciones en Línea

CIA Minera Casapalca S.A

Donde: JUAN PEREZ es el nombre del contacto. PROVEEDOR S.A.C. es la razón social del proveedor. PRV00000099AB es el nombre del usuario del contacto. Mt9O13Q es la contraseña del usuario del contacto.

Importante: tomar en cuenta que las credenciales recibidas deben ser ingresadas en el sistema, tal como las ha recibido en su correo electrónico, respetando el uso de mayúsculas y minúsculas. Sería recomendable, para su

mayor comodidad, que cuando se encuentre en la página de acceso al sistema, copie las credenciales desde el correo que ha recibido.

Paso 8.- Con las credenciales recibidas el proveedor podrá ingresar al sistema SCL

Paso 9.- La primera vez se solicita el cambio de contraseña, dado que la utilizada es temporal. Aparecerá la siguiente página:





Se debe ingresar la contraseña actual y luego la nueva 2 veces. Se le solicitará que vuelva a ingresar usando su nueva contraseña.

Nota: tome en cuenta que la longitud mínima para la contraseña es de 6 caracteres. También se le hace presente que el sistema le pedirá renovar su contraseña cada 3 meses, como medida adicional para su seguridad.





SOLICITUDES DE

COTIZACION

POR OFERTAR





3.2 SOLICITUDES DE COTIZACION POR OFERTAR

Esta página mostrará las solicitudes de cotización en sus diferentes estados:

En la parte superior de cada solicitud podemos encontrar los siguientes datos:

Si hace clic en el enlace Mensaje al Comprador aparecerá una ventana popup que permitirá enviar un correo de consulta al comprador, mostrándose la siguiente ventana:

Estado

En cuantas horas

vence Fecha de solicitud

Enlace para enviar un mensaje

al comprador





Sólo se debe indicar el texto de la consulta en el campo Mensaje y luego se hace clic en el botón ENVIAR. Si se desea también se pueden añadir correos adicionales en el campo correspondiente. La grilla de datos de requisición presenta los siguientes botones:

Botón Adjuntos El cual permite visualizar los adjuntos del ítem correspondiente.





Puede usar el enlace DESCARGAR para bajar el archivo adjunto. Para cerrar la ventana flotante puede usar el botón CERRAR.

Botón Ver Detalle

El cual muestra una ventana con los detalles de la requisición con la finalidad de que pueda visualizar mayor información del ítem que se esta solicitando, el cual aparecerá resaltado. Así tenemos por ejemplo:

El botón CERRAR permite cerrar la ventana correspondiente.

Los estados que se pueden mostrar en esta página son los siguientes:

a. Pendiente. Representa una solicitud de cotización enviada al proveedor. En este estado los botones disponibles serán el de OFERTAR y RECHAZAR. Se espera que usted tome una acción, entre ofertar o rechazar la solicitud.

b. Borrador. Representa una oferta que se ha grabado en estado borrador. Aquí lo que se puede hacer es Editar la oferta, para poder terminarla y pasarla a estado final, tal





que pueda ser enviada al comprador. En este estado el único botón disponible es el de EDITAR OFERTA.

c. Modificación. Representa una solicitud de cotización la cual ha sido habilitada para

modificación por el comprador. Esto es designado para que ciertos proveedores específicos puedan introducir cambios en la oferta, generando una nueva versión de la misma. En este estado el único botón disponible es el de EDITAR OFERTA.

d. Ampliada. Representa una solicitud de cotización la cual ha sido ampliada en cuanto a

su fecha de vigencia, tal que cualquier proveedor invitado pueda ofertar o puedan crearse nuevas versiones de la oferta enviada. En este estado el único botón disponible es el de EDITAR OFERTA.

Además, la grilla de datos de requisición presenta los siguientes botones: Botón Ofertar, que permite crear una oferta para la solicitud de cotización recibida. Los pasos para crear una oferta se han indicado en el apartado 4.2.1. Creación de una oferta Botón Rechazar, que permite rechazar la solicitud de cotización Para rechazar un proveedor se debe indicar un Asunto y un Mensaje, el cual será enviado por defecto al comprador correspondiente. Para confirmar el envío debe hacer clic en el botón ENVIAR, de lo contrario en el botón CANCELAR.

Nota: Se pueden añadir además correos adicionales con copia, separándolos con punto y coma (;).





4.2.1. Creación de una oferta

Desde la bandeja de solicitudes de cotización por ofertar, se puede crear ofertas para una determinada solicitud de cotización. Apenas hacemos clic sobre el botón OFERTAR nos aparecerá la siguiente página:

Paso 1.- Debemos ingresar los datos principales de la oferta:

Número de oferta de proveedor. Aquí se indica el número de cotización interna del proveedor que esta realizando la oferta.

Tipo de moneda (seleccionar la moneda de una lista). Si la moneda es otra que no se encuentra en la lista puede escoger la opción OTROS e ingresar directamente en el campo ubicado a la derecha de la lista.

Forma de pago (seleccionar la forma de pago de una lista). Si la forma de pago es otra que no se encuentra en la lista puede escoger la opción OTROS e ingresar directamente en el campo ubicado a la derecha de la lista.

Lugar de entrega (seleccionar el lugar de entrega de una lista). Si el lugar de entrega es otro que no se encuentra en la lista puede escoger la opción OTROS e ingresar directamente en el campo ubicado a la derecha de la lista.

Comentarios.

Vigencia de la oferta (expresada en días).

Motivo de cambio. El uso de este campo es sólo para los compradores de Casapalca.

Asimismo, una grilla para ingresar los detalles de la oferta, uno por cada ítem. Esta grilla presenta las siguientes columnas que son fijas (al lado izquierdo):





Y las siguientes que son móviles:

Paso 2.- Por cada ítem de la oferta se deben ingresar los siguientes datos (datos de detalle):

Cantidad cotizada (C.COT). En caso que no desee cotizar un ítem de la solicitud de cotización debe ingresar el valor cero (0).

Precio Unitario (P.U. Sin IGV). Se debe ingresar sólo si la cantidad cotizada es mayor a cero.

Descuento (DCTO). Aquí se debe indicar el porcentaje del descuento.

Otros costos (Otr.Cost).

Tiempo de entrega (en días).

Presentación (PRESENT).

Marca. Este es un dato obligatorio.

Número de parte.

País de origen (seleccionar una opción de la lista).

Adjuntos (mediante una ventana adicional).

Observaciones.

Nota: para su mayor comodidad se ha habilitado el ingreso rápido usando la tecla TAB. De esta manera se puede desplazar entre las columnas Cantidad, Precio Unitario, Porcentaje de descuento, Otros costos, Tiempo de entrega, Presentación, Marca, Número de Parte y Observaciones.





Botón Adjuntos

Los adjuntos se pueden ingresar a través de una ventana popup: el cual permite subir archivos adjuntos por cada ítem de la oferta. Este botón muestra la siguiente página:





A continuación se indican los pasos a seguir para subir un archivo:

1. Indicar la descripción del archivo.

2. Hacer clic en el botón BROWSE para ubicar el archivo que se desea subir. Los formatos de archivo permitidos son los siguientes:

Texto (.txt).

Texto enriquecido (.rtf).

Acrobat Reader (.rtf).

Página web (.html, .htm).

Imagen (.jpg, .jpeg, .png).

Excel (.xls, .xslx).

PowerPoint (.ppt, .pptx).

Word (.doc, .docx).

Importante: el archivo a subir debería tener un tamaño no mayor a 1.5MBs. Además debe estar cerrado en el momento que se desee subir al sistema.

3. Hacer clic en el botón SUBIR ARCHIVOS. Verificar que el archivo se muestre en la lista inferior, tal como se muestra a continuación:





4. Hacer clic en el botón GUARDAR, lo cual cierra la ventana popup y nos retorna a la

página principal de creación de oferta. Nota: si desiste de subir el archivo puede hacer clic en el botón CANCELAR.

Paso 3.- Finalmente, tenemos 2 botones en la parte inferior de la página:

Botón Guardar como Borrador, que graba la oferta en versión de borrador. Esta oferta podrá ser trabajada desde la bandeja de solicitudes de cotización. Importante: Una oferta guardada como borrador no es enviada al comprador, por lo tanto no será visible al personal de Casapalca. La siguiente vez que ingrese a su bandeja tendrá a disposición esta oferta para que pueda seguir editándola siempre y cuando no haya vencido. Cuando usted considere que la oferta este terminada podrá utilizar el botón GUARDAR Y ENVIAR. Las ofertas guardadas como borrador y que hayan vencido, podrán ser visualizadas a través de la página de seguimiento de ofertas, la cual es explicada en el apartado 4.3. SEGUIMIENTO DE OFERTAS.

Botón Guardar y Enviar, que graba la oferta en versión final, enviándola al proveedor para su consideración y revisión. Debe tomar en cuenta que para poder grabar una oferta:

o Es obligatorio indicar una marca. o Si en un ítem se ha indicado una cantidad también se debe indicar un

precio, y viceversa.





SEGUIMIENTO

DE

OFERTAS





3.3 SEGUIMIENTO DE OFERTAS

Esta página permitirá buscar una oferta utilizando los siguientes criterios:

Número de solicitud de cotización. Aquí sólo se debe ingresar los dígitos numéricos de la invitación. Por ejemplo, si la invitación es TSC-10234 lo que debe ingresar aquí es 10234.

Número de oferta de proveedor.

Fecha de generación (desde y hasta). Estos son datos obligatorios. La fecha Desde debe ser menor o igual a la fecha Hasta.

Estado de la oferta (Borrador o Enviadas). Borrador se refiere a ofertas guardadas como borrador. Enviadas se refiere a ofertas enviadas a un comprador de Casapalca.

Paso 1.- Se deben ingresar los criterios de búsqueda deseados. Paso 2.- Se hace clic en el botón BUSCAR. Se muestran las ofertas que coincidan con los criterios indicados:





Paso 3.- Al seleccionar un ítem en la lista superior, aparecerán en la parte inferior los ítems que esa oferta contiene.





Nota: En la grilla de detalle, el estado Sin respuesta significa que aún no se ha aprobado la orden de compra por ese ítem.

Paso 4.- Se dispone de 2 botones, IMPRIMIR o VER DETALLE.

El botón IMPRIMIR muestra el reporte de la oferta seleccionada:





El botón VER DETALLE permite abrir la oferta para su edición, siempre y cuando la solicitud de cotización se mantenga vigente (de no ser así la oferta se mostrará como sólo lectura).





ACTUALIZAR

PERFIL





3.4 ACTUALIZAR PERFIL

Esta opción permite actualizar los datos del proveedor. Esta página es la misma que usted ha usado para registrarse por primera vez.





En este caso usted podrá editar los datos del proveedor, usando las siguientes secciones:

Información Principal de Proveedores.

Datos de los Contactos. Si usted desea dar de baja a personas que ya no laboran en su empresa y están registradas puede quitar el check de activo. También puede agregar nuevos contactos para su empresa, tomando en cuenta que sólo los contactos marcados como principales tendrán usuario para acceder al sistema.

Datos del Representante Legal.

Líneas de Ventas. Si usted desea retirar líneas de venta que ya no le interesan puede usar la columna Eliminar de la grilla. Asimismo puede adicionar nuevas líneas de venta utilizando el botón AGREGAR LINEAS DE VENTA.

Importante: tome en cuenta que no son editables los campos de Tipo de Persona y Número de Documento (Número de RUC).

En la parte inferior tiene los siguientes botones a su disposición: Botón Guardar, que permite guardar los cambios realizados en los datos del proveedor. Botón Cancelar, que cancela los cambios realizados al proveedor. Botón Imprimir, que permite ver un reporte con los datos del proveedor





ENVIAR

EMAIL





3.5 ENVIAR EMAIL

Esta opción permite enviar un correo de consulta al administrador del sistema SCL. Debe indicar el titulo y el contenido del correo. Finalmente hacer clic en el botón Enviar.

Importante: esta comunicación no es para el comprador sino para el administrador del sistema SCL. Si desea enviar un mensaje al comprador debe usar la página de Solicitud de Cotizaciones por ofertar, empleando el

enlace Mensaje al Comprador.





BANDEJA

EMAIL





3.6 BANDEJA EMAIL

Esta opción permite ver los correos de respuesta, enviados por el administrador del sistema SCL al proveedor. También permite que éste pueda responder al administrador.





CAMBIAR

CLAVE





3.7 CAMBIAR CLAVE

Esta opción permite al proveedor cambiar la clave de acceso al sistema. Se le solicitará ingresar la clave anterior y luego la nueva contraseña 2 veces. Finalmente haga clic en Guardar. Nota: tome en cuenta que la longitud mínima para la contraseña es de 6 caracteres. También se le hace presente que el sistema le pedirá renovar su contraseña cada 3 meses, como medida adicional para su seguridad.

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