manual de protocolo y ceremonial de la universidad de oriente nopw

UNIVERSIDAD DE ORIENTE RECTORADO DIRECCIN DE INFORMACIN Y COMUNICACIN CORPORATIVA

MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE (PROYECTO)

Cuman, julio, 2001

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INDICE GENERAL

Cdigo: R-DICC-03-01-I Pg.: 3 Fecha: Diciembre 2000

CONTENIDO I. INTRODUCCIN 1. Generalidades 2. La Situacin 3. Motivos y Justificaciones 4. Procedimientos 5. Objetivo General 6. Objetivos Especficos 7. El Protocolo y el Ceremonial. 8. Clasificacin del Protocolo 9. Protocolo Universitario 9.1. Propsitos del Protocolo Universitario 9.2. Bases para la Aplicacin del Protocolo Universitario

PGINA I 1 1 2 3 5 5 5 5 7 7 7

10. Lineamientos Generales para la Organizacin de Eventos Protocolares 8 II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE 1. Actos Acadmicos 1.1. Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades Rectorales 1.2. Acto de Toma de Posesin de los Decanos 1.3. Imposicin de Medallas 1.4. Acto de Grado (Pregrado y Postgrado) 1.5. Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa 1.6. Profesor Emeritus o Profesor Honorario 1.7. Acto Aniversario de la Universidad de Oriente 1.8. Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre 1.9. Sesin Solemne del Consejo Universitario 11 16 19 21 26 28 28 28 29 9 9

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INDICE GENERAL


2. Actos Gremiales 3. Otros Actos 3.1 Actos Fnebres 3.2 Condecoraciones de Orden Acadmico 3.3 Graduacin por Secretara III. ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR

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EN LA EJECUCIN DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO 1. Antigedad 2. Precedencia 3. Orden en actos formales 4. Eventos auspiciados por varias Instituciones 5. La Derecha 6. La Representatividad 7. La Puntualidad 8. Ente Responsable del Acto 9. La Jurisdiccionalidad 10 Lista Protocolar 10.1. Autoridades Rectorales 10.2 Autoridades Decanales 11. El Saludo Protocolar 12. Uso de Smbolos Patrios e Institucionales en la Universidad 13. Himno de la Universidad de Oriente 14. Orfen o Coral Universitaria 15. Tratamiento en las Universidades RECOMENDACIONES GLOSARIO BIBLIOGRAFA ANEXOS

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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INTRODUCCIN


1. Generalidades. El presente Proyecto es un esfuerzo que pretende proporcionar a la Universidad de Oriente un instrumento para la aplicacin del Protocolo Universitario, sustentado en sus fuentes: El Derecho, la Historia, el Uso y las Costumbres y la Autonoma Corporativa, que permiten a las Universidades, al igual que a los Consejos Legislativos y al Poder Municipal, fijar su propia normativa. El mismo es producto de una recopilacin de datos basados en la propia experiencia de la Institucin, la adquirida de otras Universidades Nacionales y, en especial, la emanada de criterios tcnicos especializados establecidos en los "Lineamientos Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en Venezuela", del Consejo Nacional de Universidades, Secretariado Permanente, Comisin Permanente de Comunicacin Social (1989), en el cual se trazan y desarrollan los lineamientos y pasos fundamentales del Protocolo y Ceremonial que deben seguirse en la Institucin, con el propsito de orientar a los responsables en su debida aplicacin y ejecucin. 2. La Situacin. Las instituciones, como organizaciones sociales creadas por el hombre para satisfacer sus mltiples necesidades, requieren generalmente normar sus funciones, actividades y tareas a los efectos de la clara interpretacin del proceso a travs del cual logran cumplir a cabalidad sus objetivos. Por estos motivos, es universalmente aceptado que las instituciones, a tales fines, procedan a establecer jerarquas siguiendo un determinado orden de importancia y respondiendo a esta necesidad, adopten procedimientos sistemticos para crear su propio conjunto normativo que defina, regule, normatice o reglamente a las ya mencionadas funciones, actividades y tareas. En este orden de ideas, es como las instituciones se inician y operan; sin embargo, salvo algunas excepciones, debido a la heterogeneidad y/o complejidad de las mismas, en ocasiones se dificulta la referida jerarquizacin y, en consecuencia, su normatividad para la totalidad de las funciones, actividades y tareas; de donde algunas de stas quedan al margen de la requerida reglamentacin. Esta carencia de normatividad conduce a que las funciones, actividades y tareas, en algunos casos se pospongan o difieran para un futuro no preciso, o bien a que se sustituyan por otras similares previamente reglamentadas. Tambin, de manera permisiva, se acepta que se realicen siguiendo algn uso o costumbre, o bajo la discrecionalidad de algn funcionario, siempre que ello "facilite" el cumplimiento de sus objetivos, aunque se corra el riesgo de imprecisiones y confusiones que son inmanentes a esta indebida forma de proceder. El comportamiento anterior no es, verdaderamente el deseable;



pues si bien establece cierta atmsfera para la aceptacin del proceso aparentemente impregnado de legalidad, no llena plenamente la precisin requerida ni satisface la necesaria legalidad con las consecuencias negativas que ello podra acarrear a la institucin. En el caso de la Universidad de Oriente, el que nos ocupa en esta ocasin y en cuanto a Protocolo y Ceremonial se refiere, se observa la carencia de la normativa correspondiente; de all que esta investigacin pretenda dar respuesta satisfactoria a esta situacin, llenando el vaco existente en la actualidad. 3. Motivos y Justificaciones. La Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa del Rectorado de la Universidad de Oriente, aceptando el reto planteado por la Rectora, Dra. Veridiana Gonzlez Contreras, elabor el presente Proyecto "Manual de Protocolo v Ceremonial", en respuesta a la preocupacin resumida en su Programa: "Gestin Universitaria, Lneas Maestras, Plan de Desarrollo y Lineamientos de Accin", donde destaca la Universidad que soamos. Por tales razones, en el caso especfico que nos ocupa en esta oportunidad, y haciendo hincapi en el repetido empeo de la Rectora, de proceder a la revisin y correccin de todos aquellos aspectos que as lo requirieran, se ha procedido a implementar y presentar a la consideracin de las Autoridades Universitarias, un trabajo en el rea de la realizacin de eventos solemnes. Adems de dichos requerimientos, habra que agregar la inquietud sentida por todos los comunicadores sociales, que durante muchos aos han manejado la organizacin de eventos en los actos protocolares de la Universidad, e inspirado en ello, la Direccin ya citada, a cargo de la Licenciada Dhinora Romero, convoc a las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa de los cinco Ncleos que conforman esta Casa de Estudios, para que juntos asumieran ese significativo reto de la responsabilidad compartida en los diferentes escenarios y eventos de la vida intra y extrauniversitaria. De all la importancia de este Manual para la vida institucional de la Universidad, que puede ser vista desde las siguientes perspectivas: Doctrinarias, ya que establece una normativa que da cohesin, comprensin y solemnidad a los actos acadmicos y no acadmicos; Organizacional, pues fija las pautas para un orden que disminuye las dudas y conflictos, en materia de precedencia, de acuerdo a los criterios que aqu se sustentan, y desde la perspectiva de las Relaciones Pblicas, que proyectan una amplia imagen de la Institucin, dando una visin de unidad y solidez basada en el orden, la armona y la tradicin.



El estricto cumplimiento del Protocolo Universitario, utilizando las indicaciones establecidas en este Manual de Procedimientos y la debida coordinacin y supervisin en la realizacin de los actos universitarios, ayudar a colocar y mantener muy en alto la imagen de la Institucin a travs de sus propias actividades, entre ellas: Actos de Graduacin, Juramentacin y Toma de Posesin de sus Autoridades, Reconocimientos Honorficos y otros eventos acadmicos. 4. Procedimientos. Al presentar al Consejo Universitario de la Universidad de Oriente este Proyecto, es de resaltar que es el producto de una minuciosa investigacin realizada por la Licenciada Nancy Jimnez de Trujillo, Asesora de Relaciones y Protocolo, adscrita a la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa del Rectorado, la cual se bas, entre otras, en la propia experiencia de la Institucin, que desde sus primeros aos desarroll su Protocolo y Ceremonial tomando como ejemplo el de la Universidad Central de Venezuela, la ms antigua del pas y la ms allegada a esta Casa de Estudios, pues casi todas sus autoridades provenan, en los primeros tiempos, de sus aulas y/o de su cuerpo profesoral. La UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los procedimientos para sus actos protocolares, permiti que stos fueran utilizados prevaleciendo los criterios personales ante el deber ser que implica el Protocolo. En el ao 1986, el Rector Pedro Augusto Beauperthuy instruy para que fuese elaborado un Instructivo para la Organizacin de Actos Solemnes de la Institucin. Basndose en dicha solicitud, la Licenciada Nancy Jimnez de Trujillo, como Jefe de Relaciones Pblicas de la Oficina de Informacin y Relaciones Pblicas del Rectorado, elabor un Manual para esa oficina, referido a las Relaciones Pblicas y Protocolo, como trabajo de ascenso para optar a la Categora de Profesional Administrativo III, en el ao 1987. Este material desde entonces ha venido utilizndose en la Universidad como gua para la realizacin de los actos acadmicos. Dos aos despus, en 1988, y como complemento a lo anterior, la Licenciada Guadalupe Berrizbeitia, Directora de Servicios Estudiantiles en esa fecha, present un programa destinado a impartir cursos sobre Protocolo y Ceremonial Universitario a los estudiantes que colaboraban en esa rea. Se les denominaba: Edecanes Universitarios, y hoy en da son los ayudantes tcnicos y ordinarios que cumplen con esa actividad protocolar en todos los Ncleos de la Institucin. Surge, ese mismo ao, como consecuencia de las ideas anteriores, el Grupo de Protocolo del Ncleo de Nueva Esparta, el cual en poco tiempo



consigue destacarse y consolidarse, dada la responsabilidad y efectividad manifestada en el rea, logrando motivar a las autoridades para que, en el ao 1998, por Resolucin CU-023-98, se aprobara la creacin de la Coordinacin de Protocolo para el Ncleo de Nueva Esparta, extensiva a los dems Ncleos, teniendo en cuenta las particularidades que, en esta materia, corresponde a cada Ncleo. Es de destacar que, an cuando la Universidad cuenta con un personal profesional idneo, que maneja el rea de Protocolo a travs de la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa del Rectorado y de las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa de los Ncleos, no es menos cierto que la dinmica de gerenciar eventos ha sorprendido a este personal por la carencia de un instrumento legal que le permita aplicar las normativas de Protocolo bajo un criterio uniforme. De all la necesidad de la aprobacin de un proyecto de esta naturaleza, que sera la respuesta al planteamiento de la Rectora Veridiana Gonzlez Contreras, para desarrollar con xito la realizacin de los ceremoniales de la Institucin, y contribuir a la proyeccin de una positiva imagen de la Universidad. No hay que olvidar que la imagen es la representacin mental o idea global, positiva o negativa, que se forman las audiencias con relacin a personas o instituciones. Por otra parte, en atencin a lo anteriormente planteado y como complemento a los procedimientos previamente citados, la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa efectu reuniones en distintas ocasiones con las Autoridades Rectorales, especialmente con la Rectora y el Secretario, Decanos, y los Delegados de Informacin y Comunicacin Corporativa de los Ncleos, para intercambiar experiencia, revisar y agregar nuevos conocimientos al contenido del texto del Proyecto de Manual de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de Oriente. Hoy, al entregar a las mximas instancias de decisin de la Universidad de Oriente el producto final de la investigacin, hay que resaltar que la estructura del mismo fue sugerida por el Licenciado Francisco Zapata Manrique, Profesor Titular jubilado de la Universidad de Oriente, Especialista en Metodologa de Investigacin de las Ciencias Sociales, a quien se agradece su cooperacin. Igualmente hay que destacar que la revisin y correccin de este trabajo recay en la Licenciada Doris Poreda de Snchez, profesora de la Escuela de Humanidades y Educacin del Ncleo de Sucre de la Universidad de Oriente, a quien reconocemos su dedicacin y colaboracin. El Proyecto qued conformado de la siguiente manera: I. Introduccin, que contiene resumidamente: Situacin estudiada, Motivos y Justificaciones del trabajo; Procedimientos utilizados para su estructuracin y Objetivos que con l se persiguen. II. El Manual de Protocolo



propiamente y algunas definiciones conceptuales que se crey conveniente destacar para facilitar la comprensin al lector. III. Aspectos Fundamentales que deben ser considerados en el Protocolo Universitario y IV. Algunas Recomendaciones que se estimaron pertinentes hacer; cerrando el trabajo con informacin complementaria anexa. Planteada la situacin, establecidas las justificaciones pertinentes al caso, e indicados los procedimientos hechos a lo largo de esta Introduccin, se trazaron los objetivos buscados en este trabajo, los cuales se indican a continuacin: 5. Objetivo General. Suministrar a la Universidad de Oriente un instrumento que establezca las normas y procedimientos que permitan regular las ceremonias y eventos en los cuales intervengan las Autoridades Universitarias, tratando de unificar criterios generales en torno a precedencia, equivalencia y tratamiento, mediante la reglamentacin de los Actos Protocolares de la Universidad de Oriente, de acuerdo a la Ley de Universidades, Art. 26, numeral 21, y la normativa universitaria. 6. Objetivos Especficos. Dotar a las Autoridades Universitarias de un manual de procedimientos que permita la realizacin de los actos protocolares y ceremoniales de la Institucin. Proporcionar a las Autoridades Universitarias y a los cuadros medios de la Institucin un material sobre contenido, importancia y trascendencia del acto protocolar y ceremonial en una institucin como la Universidad de Oriente. Tratar de darle majestad a los actos protocolares y ceremoniales que realice la Institucin. 7. El Protocolo y el Ceremonial. El PROTOCOLO: Determina la precedencia, as como el tratamiento y la equivalencia entre Autoridades Universitarias, Gubernamentales, Militares, Legislativas, Judiciales, Diplomticas, Religiosas y del Sector Privado. Es de hacer notar que por Protocolo tambin se debe entender una serie ordenada de documentos que un Notario autoriza o custodia; tambin el acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo diplomtico, por la respectiva autoridad civil, eclesistica, militar y diplomtica (C. A. Gmez, 1996: 11). El CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas que se establecen para



determinar el modus-operandi de actos pblicos y solemnes que hayan sido previamente normados. La finalidad de esta ceremonia lleva siempre una honda significacin en el campo institucional y amerita la aplicacin de reglas fijas, lo que evita confusin y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la eficiencia, ayudando a mantener la imagen de la Institucin ante la sociedad (Gmez y Visla,1989 : 217).

8. Clasificacin del Protocolo Protocolo Pblico Civil

Fuentes que lo Rigen. Ente Responsable. - Ley Orgnica de la Administracin Central. - Reglamento Orgnico del MRI. - Ley de Bandera, Escudo e Himno Nacional. - Ley sobre la Condecoracin de la Orden del Libertador. - Ley sobre la Condecoracin de la Orden Francisco de Miranda, entre otras. - Direccin General Sectorial del Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin MRI. - Congreso de Viena - Convencin de Viena. - Ley de Servicio Exterior. - Direccin de Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE).

Protocolo de Estado o Diplomtico; El cual abarca: -Protocolo Presidencial o Extranjero (Jefes de Estado). - Protocolo Diplomtico o de Embajada, (externo). - Protocolo de Cancillera. - Protocolo Consular.

Protocolo Militar (Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional)

Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar. - Manual de Ceremonial Martimo. - Direccin de Informacin y Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa.



Protocolo Eclesistico - Iglesia Catlica - Cdigo de Derecho Cannico. - Oficina de su Excelencia Reverendsima El Arzobispo de Ca0 racas.

Protocolo Deportivo - Normativas y Reglamentos segn Disciplina

- Ley del Deporte. - Instituto Nacional de Deportes (IND). - Federaciones.

Protocolo de Instituciones Pblicas y Privadas, abarca: Protocolo Acadmico Universitario Protocolo de Alcaldas. Protocolo de los Consejos Legislativo. Protocolo de los Consejos Municipales. Protocolo de Alcaldas. Protocolo de Empresas en General. - Leyes, normas, manuales y Reglamentos basados en el principio de autonoma corporativa.

(Frage, E., 1998, Fedupel: 39 y 40).



Esta clasificacin nos conduce necesariamente hacia una definicin de Protocolo Universitario. 9. Protocolo Universitario. Se entiende por Protocolo Universitario la serie de normas, reglas y procedimientos previamente establecidas de acuerdo a la costumbre, o por resolucin que conlleva a establecer un ceremonial en los actos de carcter acadmico, cultural, cientfico, social, etc., en los cuales la Universidad tenga participacin, con el fin de mantener la solemnidad y majestuosidad de lo acadmico en la sociedad. En este Protocolo se deben distinguir las formas de actuar y organizar el ceremonial cuyo procedimiento est relacionado directamente con el tipo de acto o evento, es decir, se debe organizar la ceremonia dentro del Protocolo que le corresponda segn el propsito. 9.1. Propsitos del Protocolo Universitario. Actos Acadmicos (de Toga y Birrete): Graduaciones de Pregrado y Postgrado; Juramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades Universitarias; Doctorado Honoris Causa; Profesor Honorario; Actos Solemnes: Acto Central Aniversario, Imposicin de Medallas, Condecoraciones, Sesin Pblica del Consejo Universitario. Actos Institucionales (sin Toga y Birrete): Graduacin por Secretara; Apertura de Clases Magistrales; Eventos Acadmicos (Congresos, Seminarios, Conferencias, etc.); Programas de Aniversario; Entrega de Reconocimientos; Juegos Deportivos; Culturales, Servicios Religiosos; Acuerdos y Convenios, Ofrendas Florales; Visitas y Recorridos; Recepciones; Comidas, Develaciones de Busto; Retratos y Placas; Actos Gremiales. 9.2. Bases para la Aplicacin del Protocolo Universitario. Ejercer el Protocolo, dentro y fuera de la Universidad, consiste en la aplicacin de las normas y procedimientos ya definidas y delineadas por ella, debidamente aprobadas por el Consejo Universitario de la Institucin, y por las cuales debern regirse cada uno de sus miembros cuando les toque ser representantes de la institucionalidad universitaria, y ejerzan sus responsabilidades en nombre de la Universidad, ya que deben guardar su jerarqua, su representatividad y precedencia.



10. Lineamientos Generales para la Organizacin de Eventos Protocolares La organizacin de eventos es una funcin gerencial de las Relaciones Pblicas que requiere de: Planificacin lgica y equilibrada; administracin apropiada y un control constante y eficaz. Los factores principales del xito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto de tcnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la Institucin Patrocinadora y el Coordinador General del evento, as como tambin por el equipo de trabajo que los acompaar en la ejecucin del mismo. La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento, Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organizacin propiamente dicha. Pre-evento: Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos y los recursos humanos y econmicos, as como las reas de responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de trabajo que ayuden a la realizacin del acto. Evento: Esta fase tiene que ver con la realizacin del evento propiamente dicho, y abarca: aplicacin del Protocolo y preparacin del local (decoracin, dotacin de personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabacin; dotacin de equipos: micrfonos, presidium, podium, etc.). Post-evento: Consiste en desmontar el escenario donde se realiz el evento y su evaluacin posterior; elaboracin de cartas de agradecimientos a que haya lugar, y un informe final de rendicin de cuentas. Esto nos da una visin general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin embargo, es necesario subrayar que cada institucin tiene su propia modalidad y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.

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MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE Fecha: Diciembre 2000 LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE II. MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE

Actividades (Actos Acadmicos, Actos Gremiales y otros Actos). 1. Actos Acadmicos. Los actos acadmicos de la Universidad se organizan mediante la aplicacin del Protocolo y Ceremonial, que por su propsito les corresponde: graduaciones de pregrado y postgrado; juramentacin y toma de posesin de las Autoridades Rectorales; toma de posesin de los Decanos; ttulos honorarios (Doctorado Honoris Causa, Profesor Honorario y Emeritus); acto central de aniversario, Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre, Condecoracin 12 de Octubre; imposicin de medallas, sesin pblica del Consejo Universitario. La solemnidad de estos actos implica el uso de traje acadmico. La excepcin de esta norma se le concede al Presidente de la Repblica, que tiene potestad de que siendo o no docente universitario, puede ir en el presidium sin togarse. La Universidad exige en sus actos solemnes la utilizacin del traje acadmico (Toga y Birrete), que consiste en el uso de toga y birrete de color negro, de acuerdo a los siguientes criterios: - Las Autoridades Rectorales y Decanos llevan en su toga una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. La medalla de autoridad es dorada, pende de una cinta tricolor y mide 6,6 centmetros de dimetro. En su anverso, la medalla lleva, en el centro, el logotipo que identifica a la Universidad de Oriente, y a su alrededor se distinguen los colores de la Bandera Nacional. Por el reverso, es lisa y lleva grabado el nombre y el cargo de la autoridad, as como las fechas de inicio y culminacin de gestin. - El Cuerpo Profesoral tambin lleva una toga negra con una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenece. - Los graduandos de Postgrado usan toga negra con una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. - Los graduandos de Pregrado llevan solamente la toga negra. La medalla pender de la cinta del color que identifica la carrera (Escuela). - Las mangas de las togas pueden marcarse con barras que identifican los grados de titulacin: pregrado, especializacin, maestra y doctorado. - La Universidad aplica el criterio generalizado en de las universidades venezolanas de identificar las carreras (Escuelas) por colores, segn la tradicin espaola, adoptada desde tiempos coloniales de la Universidad de Salamanca, a saber:




COLOR Azul

CORRESPONDE A LAS CARRERAS Ing. de Produccin Animal Ing. en Petrleo Lic. en Gerencia de Recursos Humanos. Tecnologa Electrnica Ing. Qumica. Ing. de Sistemas. Ing. de Computacin. Ing. Civil. Ing. Elctrica. Ing. Mecnica. Ing. Industrial. Tecnologa de Fabricacin Mecnica. Lic. en Informtica. Lic. en Estadstica. Ing. Geolgica. Geologa. Ing. de Minas. Medicina. Lic. en Bioanlisis. Lic. en Enfermera. Tecnologa en enfermera

Amarillo

Beige

Lic. en Biologa Marina Lic. en Biologa Pesquera. Lic. en Acuicultura. Lic. en Tecnologa de Alimentos. Lic. en Biologa. Lic. en Fsica. Lic. en Qumica. Lic. en Matemtica




Fucsia

Lic. en Hotelera. Lic. en Turismo Tcnico Superior en Empresas Tursticas. Tcnico Superior en Empresas Hoteleras. Lic. en Educacin. Lic. en Educacin Integral. (Todas las menciones). Lic. en Contadura Pblica. Lic. en Administracin Comercial. Tecnologa de Administracin Industrial. Lic. en Administracin Industrial. Ing. Agronmica

Gris

Rojo

Verde Vino Tinto

Lic. en Sociologa. Lic. Trabajo Social 1.1. Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades Rectorales. El Protocolo y Ceremonial de este Acto se realiza en la Universidad de acuerdo a su Reglamento de Elecciones, que se seala en el Captulo VI de la Eleccin del Rector, Vicerrectores y Secretario, en su artculo 72, que las Autoridades electas prestarn juramento ante la Comisin Electoral y tomarn posesin ante sus respectivos cargos en acto pblico v solemne en la oportunidad que fije el Consejo Universitario. Los miembros del Consejo Universitario estn obligados a asistir a dicho acto. Este acto implica una actividad de planificacin y otra de ejecucin, que a nuestros efectos les hemos denominado pre-evento a la primera y evento propiamente a la segunda. Pre-evento: Propiciar reuniones con el Rector y dems Autoridades salientes y entrantes, Comisin Electoral Central, Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa, para planificar el evento.




- Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o disponibles para el evento. - Elaboracin del programa gua reseado en la pgina 14. Distribuirlo entre las Autoridades entrantes y salientes, Comisin Electoral (Presidente y Secretario), Representantes Profesorales, Egresados, Representantes Estudiantiles electos ante el Consejo Universitario, y los funcionarios que trabajarn en el evento. - Recordatorio a la Comisin Electoral Central: a) Invitacin a este acto a la Comunidad Universitaria mediante una circular; b) Enviar las comunicaciones de rigor a todo los representantes electos ante el Consejo Universitario, a fin de que cumplan con el deber de asistir al acto para firmar el Acta de Juramentacin; as mismo, notificar que los Representantes Docentes deben ir togados y los Estudiantiles con traje formal. - Elaboracin conjunta con las Autoridades salientes y entrantes, de una lista selectiva de personalidades nacionales, regionales y locales afines con la institucin, con la finalidad de enviarles tarjeta de invitacin. Esta se puede adelantar mediante el envo de fax o correo electrnico. - Prever todo lo concerniente a la atencin de invitados especiales. - Canalizar con la Secretara que las medallas de cambio de Autoridades y Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase estn disponibles para el acto. - Velar por el cumplimiento de que la interpretacin de los himnos y la pieza musical intermedia que se ejecuten en el acto, sean realizados por el Orfen y/o Coral Universitaria. Pueden actuar acompaados de una orquesta sinfnica. - Coordinar un ensayo general del acto tomando como base el programa-gua de la pgina 14, conjuntamente con los grficos anexos 1 y 1.1. - Supervisar que todo est en orden en el escenario del acto (4 horas antes del evento): Reflectores (luz), sealizaciones (espacio fsico, invitados especiales, claustro, orfen), vigilancia. Presidium: Banderas, manteles, estandartes, podium, mesa para el Secretario de la Comisin Electoral, micrfonos, sonido. Evento: Chequear con un mnimo de 2 horas antes del evento todo el escenario del acto: Instalacin de micrfonos en sus sitios respectivos: Presidium (1), Mesa del Secretario de la C.E.(1), uno (1) de pie para el uso del Presidente de la Comisin Electoral para el momento de juramentar la las nuevas Autoridades. Libro de firma de actas y medallas.




- Mantener una comunicacin constante a travs de intercomunicadores con cada uno de los responsables de la logstica del acto. - Revisar con el Maestro de Ceremonia: Programa, vocativos, carpetas con los discursos del Presidente de la Comisin Electoral, del Rector saliente y del entrante. - Cuando todo est supervisado y en orden se proceder de la siguiente manera: - A medida que el pblico asistente e invitados especiales no togados van llegando al recinto universitario, los funcionarios de Protocolo los ubicarn en el lugar que corresponde. - En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias, claustro e invitados especiales togados, estarn presentes los funcionarios encargados de la formacin del desfile acadmico, basado en las instrucciones grficas N 1 y 1.1. (desfile y presidium). - El desfile acadmico se realizar de la siguiente manera: a) Dos profesores togados entrarn al recinto, guiando el desfile acadmico. b) Autoridades Rectorales entrantes (por precedencia). c) Ex-Autoridades antigedad). Rectorales de la Universidad (precedencia por

d) Rectores invitados de otras Universidades (precedencia por antigedad de Universidad). e) Coordinadores acadmicos y administrativos de los Ncleos (precedencia por antigedad de los Ncleos). f) Directores de Escuelas (por precedencia de los Ncleos). g) Dems cuerpo profesoral, (ver grfico N 1.1). h) Al llegar al recinto universitario los funcionarios de Protocolo los ubicarn en el sitio que les corresponde, en donde permanecern de pie esperando la entrada de las Autoridades Rectorales y Decanales hasta su ascenso al presidium. i) Harn su entrada las Autoridades Rectorales, Decanales y Comisin Electoral (Presidente y Secretario) guiadas por dos profesores togados, lo cual ser anunciado por el Maestro de Ceremonia. (Ver grfico N 1). j) Al llegar al estrado los profesores guas se retirarn a sus puestos y las Autoridades subirn al presidium, donde habr un funcionario de Protocolo




para ubicarlos en sus sitios que ya estarn sealados con sus respectivos cargos. Programa Gua del Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de las Autoridades Rectorales para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a) Apertura del Acto por el Rector. El Rector dice: "Se declara abierto el Acto". b) Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela, interpretado por el Orfen Universitario del Ncleo de ____________ dirigido por el profesor __________________________. c) Palabras del Presidente de la Comisin Electoral Central___________ d) Palabras del Rector saliente______________________________ e) Lectura del Acta de Proclamacin de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad de Oriente por el ciudadano Secretario de la Comisin Electoral Central__________________________. (Una vez concluida la lectura, las nuevas Autoridades subirn al presidium para proceder al Acto de Juramentacin). f) de Juramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad Oriente, por el Presidente de la Comisin Electoral Central

_______________________________________________. (Una vez juramentados, el Rector saliente le impondr las medallas a las nuevas Autoridades y las Autoridades salientes irn a ocupar los asientos dejados por las nuevas Autoridades, quienes ocuparn sus puestos en el presidium). g) Lectura del Acta de Juramentacin por el ciudadano Secretario de la Comisin Electoral Central de la Universidad de Oriente _______________________________________________________. h) Firma del Acta de Juramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales




de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario. El Secretario de la Comisin Electoral llamar para la firma del Acta de la siguiente manera:

Seores Decanos Representantes Profesorales Representantes Egresados Representantes Estudiantiles Representante del Ministerio de Educacin.

i) INTERMEDIO MUSICAL (la pieza musical que aqu se interprete debe ser acorde con el Acto: "Canto de la Alegra", de Beethoven, el Aleluya del Oratorio "El Mesas", de Haendel, etc.). j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase. (Poner nombre del Rector saliente)_____________________________exRector de la UDO, por el Secretario de la Universidad de Oriente. ________________________________________________________. k) Imposicin de la Condecoracin Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre I) Palabras en del su Primera Rector Clase, de la por el ciudadano de Oriente Rector,____________________________________________. ciudadano Universidad _________________________________________________________. m) Himno de la Universidad de Oriente. (Al concluir el Himno, el Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Rectorales"). n) Clausura del Acto. El Rector dice: "Ha concluido el Acto".




La salida de las Autoridades ser de la siguiente manera: Primero: saldrn de derecha a izquierda guiados por dos profesores, el Rector a la derecha, a su izquierda el Vicerrector Acadmico, el Vicerrector Administrativo y el Secretario; los Decanos, Comisin Electoral (Presidente y Secretario). Segundo, se incorporarn al desfile: Autoridades Salientes, Ex-Autoridades Rectorales, Rectores Invitados, Coordinadores Acadmicos, Directores de Escuela y dems Profesores. Programa Bsico del Acto para ser reproducido como Anexo de las Invitaciones de Rigor: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Apertura del Acto. Himno Nacional. Palabras del Presidente de la Comisin Electoral Central. Palabras del Rector Saliente. Lectura del Acta de Proclamacin de las nuevas Autoridades Juramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales. Lectura del Acta de Juramentacin. Firma del Acta de Juramentacin de las nuevas Autoridades Rectorales Interpretacin de___________________________ por __________.. Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al Imposicin de la Condecoracin Orden al Mrito Universitario 21 de Palabras del ciudadano Rector. Himno de la Universidad de Oriente.

Rectorales.

de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario.

Mrito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase. Noviembre en su Primera Clase.




n)

Clausura del Acto.

1.2.

Acto de Toma de Posesin de los Decanos.

El Protocolo y Ceremonial de este acto se realiza de acuerdo al Reglamento de Elecciones de la Universidad de Oriente en su Cap. Vil de la Eleccin de Decanos del Ncleo y de Candidatos al Tribunal Acadmico, en su Artculo 76: "Los Decanos del Ncleo electo sern juramentados por el Rector y tomarn posesin de sus cargos en Acto Pblico y Solemne en la oportunidad que fije la Comisin Electoral. Los integrantes del Consejo del Ncleo respectivo estarn obligados a asistir a dicho acto" (Gaceta de la UDO - Junio 78 - Ao V, Trimestre II, Reg. de Elecciones). Cabe explicar que a pesar del referido mandato, este acto se realiza por separado de la siguiente manera: - Los Decanos electos son juramentados por el Rector, en el saln del Consejo Universitario. La asistencia debe ser en traje formal. - La ceremonia de Toma de Posesin de los Decanos en nuestra Institucin se lleva a cabo en cada Ncleo con su respectivo Decano electo, pues ella tiene una connotacin de valores relacionados con el propio significado de celebrar cada Decano electo con su comunidad universitaria, su ascenso para regir los destinos de su Ncleo. Este acto se realiza con toga y birrete, presidido por el Rector, como norma el artculo 76 arriba reseado. En caso de que el Rector no pueda asistir, delegar su responsabilidad en el Vicerrector Acadmico, y/o en otra Autoridad Rectoral. Este acto implica igualmente dos actividades: una de planificacin y otra de ejecucin, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento propiamente a la segunda. Pre-evento: - Propiciar reuniones con el Decano saliente y el entrante, dems Autoridades Decanales y la Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa de su Ncleo, para planificar el evento. - Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o disponibles para el evento. - Elaborar el programa reseado en la pgina 18. Distribuirlo entre las




Autoridades entrantes y salientes, el Rector y dems Autoridades Universitarias participantes. - Coordinar las comisiones de trabajo y los funcionarios de Protocolo para la realizacin del evento. - Coordinar ensayos generales del evento, tomando como base el programa reseado en la pgina 18. - Supervisar que todo est en orden en el escenario del acto: luz, sonido, sillas, presidium, podium, banderas, manteles, programas, vocativos, sealizaciones y orfen. Evento: - Supervisar con un mnimo de 4 horas antes del evento todo el escenario del acto. - Mantener una comunicacin constante a travs de intercomunicadores con cada uno de los responsables de la logstica del acto. - Revisar con el maestro de ceremonia: programa, vocativos, carpetas con los discursos del Decano saliente y del entrante. Cuando todo est supervisado y en orden, se proceder de la siguiente manera: - Al recinto universitario entrarn los invitados especiales y el pblico asistente, quienes sern ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les corresponde. - En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral e invitados especiales togados, estarn presentes los funcionarios de Protocolo encargados de la formacin del desfile acadmico basado en las instrucciones grficas N 2 y 2.1. - El desfile acadmico se realizar de la siguiente manera: a) b) c) d) e) Dos profesores togados entrarn al recinto guiando el desfile acadmico. Al centro preside el Rector, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante. Le siguen el Coordinador Acadmico a la derecha, y a su izquierda el Coordinador Administrativo. Directores de Escuelas (por precedencia de antigedad). Dems cuerpo profesoral (ver grfico N 2).




f)

Al llegar al estrado, los profesores-guas esperarn que las Autoridades suban al presidium, donde habr un funcionario de Protocolo para ubicarlos en sus sitios. Ellos se sentarn junto al cuerpo profesoral. La ubicacin del presidium ser: el Rector al centro, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante, a la izquierda del Decano saliente el Coordinador Acadmico y a la izquierda del Decano entrante el Coordinador Administrativo, y a los lados se ubicarn los Directores de Escuela por orden de antigedad (ver grfico N 2.1). Despus de la Imposicin de Medalla al Decano entrante, por el Rector, ste se cambiar a su derecha y el Decano saliente se trasladar a la izquierda del Rector. En ese mismo orden se ubicarn para la salida del presidium. De asistir todas las Autoridades Rectorales, debern ir en el presidium en el siguiente orden: a la derecha del Rector el Decano saliente, a su derecha el Vicerrector Acadmico, Vicerrector Administrativo y Secretario. A la izquierda del Rector el Decano entrante, el Coordinador Acadmico y el Coordinador Administrativo. A un lado del presidium se instalar una galena de honor para ubicar a los Directores de escuela por antigedad y, si hay espacio, se ubicarn tambin los profesores que asistan al desfile acadmico. De no poder ser, se les colocar abajo en un sitio especial (ver grfico 2.2).

g)

h)

i)

Programa-Gua Acto de Toma de Posesin de los Decanos para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a. b. c. d. e. f. Himno Nacional - Orfen Universitario. Palabras del Decano saliente Imposicin de medalla al Decano electo, por el ciudadano Rector. Palabras del Decano. Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente. Himno de la Universidad de Oriente interpretado por el Orfen

Universitario. - Al concluir el Himno el Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Rectorales". g. "Ha concluido el Acto"; dice el Maestro de Ceremonia.




Programa Bsico Acto Toma de Posesin de los Decanos. Este programa se reproduce como anexo a las invitaciones de rigor tomando el modelo arriba sealado, pero obviando los detalles internos. 1.3. Imposicin de Medallas

- La realizacin de este acto se inicia a partir de la Resolucin N 0046, emanada del Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolvar los das 31-1 y 1-2-91: "...el acto de Imposicin de Medallas se realizar en cada uno de los Ncleos a los fines de fortalecer el vnculo del egresado con su escuela. En ese mismo acto se firmar el Libro de Actas; posteriormente se efectuar la entrega protocolar de ttulos en la fecha establecida por la Institucin..." (Este acto debe ser de Toga y Birrete). - El graduando debe acudir a la Coordinacin de Control de Estudios de su Ncleo, para chequear si aparece en la lista de graduandos, y luego a la Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa del mismo, en donde se le entregar un material informativo, consistente en los instructivos nmeros 1 y 2, referentes a los Actos de Imposicin de Medallas y Entrega de Ttulos. - La medalla puede ser impuesta por los padres, hijos y cnyuges del graduando, cuando se trate de un docente universitario, previa solicitud escrita ante el Decano de su Ncleo con una semana de anticipacin. Al conceder dicho permiso lo har saber a la Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa, para su inclusin en la programacin del Acto de Imposicin de Medallas. - Este acto implica dos grandes actividades: Una de planificacin y otra de ejecucin, que a nuestros efectos la hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento a la segunda. Pre-evento: - Propiciar una reunin con el Decano, dems autoridades decanales, Delegacin de Informacin Corporativa y Jefe de Servicios Generales del Ncleo, para planificar el evento. - Determinar los recursos humanos, materiales y financieros y/o disponibles para el evento. - Elaborar el programa reseado en la pgina 21, como base para realizar el evento.




- Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas, paros, etc.). - Chequear con Secretara el suministro de medallas y el Libro de Actas. - Prever todo lo concerniente a la atencin de los invitados especiales. Evento: - Chequear con un mnimo de 4 horas antes del evento el escenario del acto: presidium, podium, banderas, manteles, estandartes, sonido, sealizaciones. - Al llegar al recinto universitario con 2 horas de anticipacin, chequear todo el escenario. Supervisar con el Maestro de Ceremonia: vocativos, discurso del Decano y palabras del estudiante designado para hablar en nombre de los graduandos. - Supervisar el sitio de concentracin de las Autoridades Decanales y cuerpo profesoral para el desfile acadmico. - Velar por el orden de precedencia del desfile acadmico. Cuando todo est supervisado y en orden, se proceder de la siguiente manera: - Al recinto universitario entrarn los invitados especiales y el pblico asistente, quienes sern ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les corresponda. - En el sitio de concentracin de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral e invitados especiales togados, estarn presentes los funcionarios de Protocolo encargados de la formacin del desfile acadmico, basado en la instruccin grfica N 3. - El desfile acadmico se realizar de la siguiente manera: a) El Decano har su entrada al recinto universitario; le siguen: el Coordinador Acadmico, el Coordinador Administrativo, los Directores de Escuela y el Cuerpo Profesoral. Al entrar las autoridades al recinto, el Maestro de Ceremonia dir: "Se inicia el desfile acadmico, se agradece a los presentes ponerse de pie". La ubicacin del presidium ser: de derecha a izquierda preside el Decano, a su derecha el Coordinador Acadmico, a su izquierda el Coordinador

b) c)




Administrativo, a los lados se ubicarn los Directores de Escuelas, por orden de antigedad de las mismas (ver grfico N 3.1). Programa-Gua del Acto de Imposicin de Medallas para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a. b. Himno Nacional - Orfen. Lectura de la Resolucin ___________________________por el

Coordinador Acadmico ______________________________ c. Imposicin de Medallas por el Decano ________________ Profesor _______________________(*). d. Palabras del graduando ____________________ (se escoger entre los graduandos que tengan mencin honorfica o el que posea mayor ndice acadmico). e. Palabras por el Profesor __________________Decano del Ncleo ___________________________. f. Himno de la Universidad de Oriente. g. Ha concluido el Acto.

1.4.

Acto de Grado (Pregrado y Postgrado).

La realizacin de los actos de grado est basada en el cumplimiento del Reglamento, Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Ttulos, Diplomas y Certificados de la Universidad de Oriente. As, el Protocolo y Ceremonial de estos actos se llevan a cabo mediante lo establecido por resolucin o acuerdo, que para tal efecto apruebe anualmente el Consejo Universitario, designando el nombre de la promocin y el calendario con las fechas de realizacin de todos los actos de grados que regirn durante el ao. Quedan el 21 de noviembre y el 12 de febrero (decreto de creacin e inicio de actividades), respectivamente, como fechas permanentes para la realizacin de graduaciones, a fin de darle realce a estas celebraciones, segn lo aprobado por el Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolvar, los das 31-01 y 01-02-91, por resolucin CU-0046. (*) Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie al docente permisado para imponer la medalla, deber decir: "Con la anuencia del ciudadano Decano, Profesor _________________, se autoriza al profesor _____________________ imponer la medalla al graduando".




- El Protocolo y Ceremonial de estos actos corresponde a la Secretara, que a travs de la Coordinacin General de Control de Estudios, Control de Registro de Graduandos y Ttulos, conjuntamente con el apoyo de la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa (Relaciones y Protocolo) y la Delegacin de Informacin y Comunicacin Corporativa de cada Ncleo anfitrin, organiza todo lo referente a los mismos. - Las Autoridades Rectorales, Decanales y Cuerpo Profesoral (Claustro), deben asistir togados a estos actos. Asimismo, los graduandos, a quienes se les informar en su debida oportunidad que la Universidad se reserva el derecho a la venta de medallas, cintas, y el alquiler de togas y birretes. - Durante el desfile acadmico, mientras las Autoridades Rectorales se desplazan hacia el presidium (entrada y salida), el Orfen Universitario interpreta como fondo musical el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur". Esta modalidad se inici desde las primeras graduaciones de la Institucin, y el criterio que priva para ello es el de darle mayor solemnidad al ceremonial de graduacin. (*). - Slo el Rector est facultado, segn la Ley, para conferir ttulos, salvo que previamente haya sido encargado el Vicerrector Acadmico, o que, por razones de fuerza insalvable, el Rector no pueda acudir al acto, en cuyo caso tambin lo sustituye el Vicerrector acadmico. En caso de imposibilidad absoluta de ambos y de imprevisin jurdica al respecto, debe suspenderse el acto con las explicaciones de rigor. - La solicitud de ttulos ante el Rector debe estar a cargo del graduando seleccionado por sus mayores mritos acadmicos (menciones honorficas Cum Laude, Magna Cum Laude o Suma Cum Laude). De existir dos o ms con iguales mritos, se sortearn entre ellos para escoger uno. Los restantes lo acompaaran hasta el estrado para la peticin de ttulo. - Los graduandos que van a recibir su ttulo de postgrado sern ubicados en las primeras filas delante de los graduandos de pregrado. Los graduandos con menciones honorficas, deben ser ubicados encabezando su Ncleo en orden de lista; as sern llamados a recibir su ttulo. (*) El Himno del Graduando se puede utilizar como fondo musical, por cuanto no es un smbolo patrio ni institucional; ejemplo: el "Himno de la Alegra" de la Quinta Sinfona de Beethoven se utiliza de una manera similar. - Despus que el graduando con mencin honorfica reciba su ttulo de manos del Rector, debe voltearse hacia el pblico mientras el maestro




de ceremonia da lectura a la nota honorfica que corresponde; una vez leda, el graduando dar un giro para quedar nuevamente frente al Rector, quien le har entrega de dicho reconocimiento. - No debe colocarse en el presidium, a excepcin del Presidente de la Repblica, a ninguna persona externa a la Universidad. Si asiste el Gobernador de Estado del Ncleo anfitrin, an siendo docente de la institucin no debe ir en el presidium (se le colocar en la galera de honor para invitados especiales). - Este acto implica dos grandes actividades: una de planificacin y otra de ejecucin, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento propiamente a la segunda. Pre-evento: - Propiciar una reunin con el Decano del Ncleo anfitrin, Delegado de Informacin y Comunicacin Corporativa (Coordinador de Relaciones y Protocolo), Jefe de Servicios Generales del Ncleo, y la Coordinacin de Relaciones y Protocolo del Rectorado para planificar el evento. - Al conocer el sitio donde se va a realizar el acto, los organizadores deben tomar en cuenta lo reseado en los grficos anexos N 4.1, 4.2 y 4.3, con la finalidad de aplicar en dicha realizacin el modelo que ms se ajuste a los requerimientos del espacio fsico donde se va a llevar a cabo el evento. - Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas, paros, etc.) (ver anexos). - Determinar los recursos disponibles para el evento. humanos materiales y financieros y/o

- Prever la elaboracin del programa gua, pgina 24, para el Maestro de Ceremonia. - Suministrar a los graduandos el instructivo de graduacin N 2 (ver anexo). - Efectuar una reunin el da anterior al evento con todo el equipo de trabajo encargado de la organizacin del acto, para revisar y ultimar detalles sobre el mismo (representantes de la Secretara, Coordinaciones de Protocolo Rectorado y Ncleo anfitrin, Comisiones de Trabajo y Cuerpo de Protocolo).




Evento: El da del evento todo el equipo organizador debe estar presente en el lugar del acto, para realizar las siguientes tareas: - Revisin de sealizaciones. - Revisin de sitio de concentracin de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral. - Fijacin de etiquetas (triedros) en el presidium; invitados especiales; numeracin de las sillas de los graduandos. - Supervisin de: Colocacin de manteles en el mesn del presidium y en el de ubicacin de ttulos, emblema o logo de la Universidad colocado al centro de la mesa del presidium de frente a los graduandos, a la derecha la bandera nacional, a la izquierda la bandera de la Universidad; funcionamiento del sonido, disposicin de un (1) micrfono para el uso del Rector y el Secretario, respectivamente en la mesa del presidium, un (1) micrfono en el podium, un (1) micrfono de pie abajo en el estrado frente al Rector, para la solicitud de ttulos; iluminacin; tarima o gradas para el Orfen Universitario; colocacin de ttulos en el mesn detrs del presidium; disposicin de carpetas en la mesa del presidium con el guin de lo que les corresponde decir al Rector y al Secretario durante el acto, Decreto Rectoral y Acta de Graduacin; carpeta para el Maestro de Ceremonia con el programa gua del acto; carpeta con el discurso Rectoral y vocativos en la gaveta del podium. - Revisar el modus-operandi del evento. Cuando todo est supervisado y listo, una hora antes de comenzar el evento, se instruye a los funcionarios de Protocolo comisionados de atender a los graduandos y sus familiares, para que comiencen a ubicarlos en los lugares correspondientes; as mismo, a los encargados de la ubicacin estratgica en los lugares acordados. El resto se distribuir entre el presidium y el sitio de concentracin de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral para la organizacin del desfile acadmico. All los organizadores del desfile deben -disponer de los grficos instruccionales correspondientes a los nmeros 4 y 4.3, que puede aplicarse en caso de que el cuerpo profesoral sea bastante numeroso. Al recibir el Maestro de Ceremonia la informacin de que todo est en orden para empezar el acto, ste comenzar a desarrollar el Programa Gua del Acto de Graduacin de la siguiente manera: Dir: "Se agradece a los graduandos y pblico en general ponerse de pie,




para dar inicio al desfile acadmico". El orfen entonar el Himno del Graduando como fondo musical. Al ubicarse las Autoridades Rectorales en el presidium (all debe estar un funcionario de Protocolo para conducirlos a sus respectivos asientos, que ya estarn sealados), el orfen cesar, ellos se sentarn y as todos los presentes. - El Maestro de Ceremonia pide permiso al Rector mirando hacia l con una inclinacin de cabeza y el Rector dir: "Se declara abierto el Acto". - Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie: "Lectura del Decreto Rectoral", el Secretario leer el Decreto Rectoral que tiene en la carpeta. - Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie la juramentacin de los graduandos, el Rector preguntar: Graduandos!, Juran ustedes cumplir la Constitucin y las Leyes de la Repblica y los deberes inherentes a los estudios que han realizado? Los graduandos respondern: Lo juro!. El Rector dir: "Si as lo hicieren, que la Universidad y la Patria os lo premien, si no que os lo demanden. En nombre de la Repblica y por la Autoridad de la Ley, les confiero el ttulo correspondiente a los estudios realizados". - Al interpretar el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur", las Autoridades permanecern sentadas y slo los graduandos debern ponerse de pie. - El Maestro de Ceremonia anunciar las palabras del Rector. Al llegar ste al podium, estar a su disposicin una carpeta con su discurso y los vocativos para el saludo protocolar. - Entrega de ttulos: Todas las Autoridades del presidium permanecern de pie. - Al concluir la entrega de ttulos, el Maestro de Ceremonia anunciar: "Lectura y Firma del Acta de Graduacin". El Secretario leer el Acta de Graduacin que tiene en la carpeta: firmarn el Rector v el Secretario, respectivamente. - Al concluir el Himno de la Universidad de Oriente el Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Universitarias". (Esto se dice con la finalidad de que los graduandos y el pblico guarden el debido orden para la salida de las Autoridades del recinto). El Rector dir: "Ha concluido el Acto".




Las Autoridades saldrn por la derecha en el mismo orden de llegada. Programa Bsico Acto de Grado para ser reproducido y entregado a los Graduandos durante el Evento (ver anexos): a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. Apertura del Acto. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Lectura del Decreto Rectoral, por el ciudadano Secretario de la Universidad de Oriente. Solicitud de ttulos. Juramentacin de los graduandos por el ciudadano Rector. Interpretacin del Himno al Graduando. Palabras del ciudadano Rector, Entrega de ttulos por el ciudadano Rector, Lectura y Firma del Acta de Graduacin, Himno de la Universidad de Oriente, Clausura del Acto.

1.5.

Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa.

- Los Actos de Conferimiento de Ttulos Honorarios que otorga la Universidad de Oriente se realizan segn lo establecido en la Resolucin o Acuerdo que para ello apruebe el Consejo Universitario, basado en el Reglamento, Normas y Procedimientos para el otorgamiento de Ttulos Honorarios. La Secretara, a travs del Control de Ttulos y Grado, es la instancia encargada de custodiar para su firma el Libro de Actas de Ttulos Honorarios, que deber llevar al Acto de Conferimiento, conjuntamente con la medalla, el ttulo y el Acuerdo del Consejo Universitario. - El Ceremonial y Protocolo de este acto son similares al de los actos de graduacin, con la salvedad que en ellos no se interpreta el Himno del Graduando ni se toma el juramento de ley. - Las medallas utilizadas para dicho Conferimiento reposan en la Secretara, las cuales se mandan a grabar con los datos de la persona a quien se le va a imponer. - Todos los gastos de vida del homenajeado(a), de la esposa(o), as como




del Orador de Orden y del Presentador, que se eroguen en este Acto son responsabilidad de la Universidad. Programa-Gua Conferimiento Doctorado Honoris Causa para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a. Apertura del Acto por el ciudadano Rector. b. Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela interpretado por el Orfen Universitario. c. Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario de la Universidad de Oriente, otorgando el Ttulo Doctor Honoris Causa en______________ _______________por el Secretario de la Universidad de Oriente, _________________________________________. d. Palabras de presentacin del Orador de Orden por el ______________ __________________________. e. Palabras por el Orador de Orden designado, _____________________ . -El Secretario dir: "Se solicita a los profesores (se designan dos profesores)______________________ y __________________ acompaar al podium al Orador de Orden designado y, luego de terminada su intervencin, regresarlo a su sitio de honor". f. Conferimiento del Ttulo Honoris Causa en, _______________________ al______________ por el ciudadano Rector ____________________. g. El Secretario dir: "Se agradece a los profesores _________________ y _______________________________________ acompaar al estrado al ____________________". (El Rector impondr la medalla). h. Palabras del homenajeado ___________________________________ (Una vez terminada su intervencin y cuando ste se dirija a saludar a las Autoridades Rectorales, stas le invitarn a tomar su sitio de honor en el presidium, donde deber estar previsto su puesto).




i. j.

Lectura del Acta de Conferimiento de Ttulos Honorarios por el Secretario de la Universidad de Oriente. Firma del Acta. (Firman el Rector y el Secretario). _____________________________________________.

k. Palabras de clausura por el ciudadano Rector de la Universidad de Oriente l. Himno de la Universidad de Oriente, interpretado por el Orfen Universitario. (El Maestro de Ceremonia dir: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto, hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Universitarias"). m. "Ha concluido el Acto", dice el Rector. NOTA: El modus operandi del Protocolo de este Acto con respecto a la ubicacin del Presentador y del Orador de Orden en el presidium o en otro sitio de honor, as como la designacin y actuacin de los profesores que les acompaarn en cada solicitud hecha por el Secretario de la Universidad, estar sujeto a las normativas que se fijen con antelacin a la realizacin del referido Acto por las Autoridades Rectorales y la Coordinacin de Protocolo. Este procedimiento se hace debido a que la Universidad de Oriente no cuenta con un espacio especial y adaptado para la realizacin de los Actos Solemnes, como un Aula Magna o Anfiteatro, lo que motiva a flexibilizar y acomodar las reglas protocolares al espacio fsico con el que cuenta para que la movilidad y majestuosidad del acto no desluzcan. 1.6. Profesor Emeritus o Profesor Honorario.

La entrega de cada una de estas distinciones, se pueden hacer dentro del marco de un Acto de Graduacin, o de otro Acto Solemne de la Institucin (ver Glosario de trminos). 1.7. Acto Central Aniversario de la Universidad de Oriente (Decreto de Creacin de Fecha 21 de Noviembre de 1958). El acto central solemne de la fecha aniversaria de la Universidad se vena realizando cada cinco aos, pero a partir de 1998 por decisin de sus




Autoridades Rectorales, sta se celebrar cada diez aos. Para llevar a cabo el Protocolo y Ceremonial de este acto central se invita a una persona de relevancia que sea parte de la comunidad universitaria o muy vinculada a la Universidad, para que sea Orador de Orden durante la ceremonia que se realiza en la ciudad de Cuman, por ser sede primigenia de esta Casa de Estudios. Se tomarn las previsiones administrativas y de Protocolo que este evento amerita a travs de la Secretara y la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa (Relaciones y Protocolo). La programacin para el desarrollo de este acto central incluye la presentacin de un intermedio musical breve, interpretado por el orfen, coro, orquesta sinfnica, estudiantina, etc., entre el discurso del Orador de Orden y las palabras del Rector. 1.8. Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre.

Tradicionalmente la entrega de esta orden se hace en los siguientes Actos Acadmicos: Durante el Acto de Juramentacin y Toma de Posesin de nuevas Autoridades Rectorales, por mandato del Reglamento de la Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre, donde se otorga la Orden en su Primera Clase al Rector saliente (ver Reglamento Orden 21 de Noviembre). En los Actos Solemnes de Graduacin del 21 de Noviembre y 12 de Febrero, en Actos Aniversarios de la Universidad y en los actos gremiales (Ejemplo: Da del Empleado Universitario). 1.9. Sesin Solemne del Consejo Universitario.

La Sesin Solemne del Consejo Universitario se realiza mediante el acuerdo que para tal fin apruebe el Consejo Universitario, cuando sta le sea solicitada por los Consejos de Ncleos a travs de los Decanos. Esta sesin es pblica y la asistencia de sus miembros debe ser en traje acadmico, exceptuando a los representantes estudiantiles, que deben asistir en traje formal. Como antecedente de la realizacin de este acto, existe el Acuerdo CU-N 002-87, donde se aprob una Sesin Pblica y Solemne para la conmemoracin de los veinticinco aos de la Escuela de Medicina y del Ncleo de Bolvar.




El modus operandi del Protocolo y Ceremonial de este acto debe hacerse de la siguiente manera: Los miembros del Consejo Universitario presidido por las Autoridades Rectorales y Decanos entrarn al recinto. Estas se ubicarn en el presidium; detrs de ellos irn los dems integrantes del Consejo. Debe preverse tanto el sitio de honor para la persona escogida para recibir el reconocimiento acordado por el Consejo Universitario, como disponer del sitio donde se ubicar el Orfen Universitario. Programa-Gua para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia. "Se declara abierta la sesin ", dice el Rector. a) b) c) d) e) f) Himno Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela Lectura de la Agenda de la presente Sesin Solemne por el ciudadano Secretario de la Universidad de Oriente, ________________________ Lectura del Acuerdo del Consejo Universitario por el Secretario de la Universidad de Oriente,___________________________________ . Entrega del Acuerdo del Consejo Universitario Nmero ___________ _______ por el Rector. Palabras de agradecimiento por:_____________________________ ______ (persona escogida para tal fin). Lectura de la Resolucin del Consejo Universitario por el Secretario de la Universidad de Oriente, concediendo la Orden al Mrito Universitario 21 Noviembre a: ___________________________________________ ______. Imposicin de Medalla y Firma del Acta (Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre) por el ciudadano Rector. Himno de la Universidad de Oriente. "Ha concluido el Acto", dice el Rector. 2. Actos Gremiales.

g) h) i)

Los Actos Gremiales convocados por los distintos sectores que hacen vida gremial dentro de la Institucin, en cuya programacin se incluyan las Autoridades Rectorales o Decanos, se regirn por el ceremonial propio del Acto, pero bajo la supervisin de la Coordinacin de Relaciones y Protocolo de la Direccin de Informacin y Comunicacin Corporativa o de la Delegacin de Informacin y Protocolo de los Ncleos.




3.

Otros Actos.

Breve explicacin sobre los siguientes Actos: Fnebres, Condecoraciones y Graduacin por Secretara. 3.1. Actos Fnebres. El fallecimiento de una autoridad Rectoral, Decanal en ejercicio, o de una ex-Autoridad, amerita que se le rinda honores fnebres en el recinto universitario. El Claustro Universitario deber estar presente en el Acto y se efectuarn guardias de honor a los lados del cuerpo presente. La primera guardia la harn las Autoridades Rectorales y Decanos. La segunda las dems Autoridades Universitarias y profesores en general, con la presencia de los representantes de los gremios de: empleados, profesores, estudiantes y obreros. 3.2. Condecoraciones de Orden Acadmico. "Orden al Mrito Universitario 21 de Noviembre" (ver Reglamento Resolucin CU-N-025-77) y la Condecoracin: "12 de Octubre" (ver Acuerdo CU-N-001-94). 3.3.Graduacin por Secretara. Como su nombre lo indica, esta graduacin se hace directamente por la Secretara a travs del Control de Registro de Ttulos y Grado, donde el graduando acudir para la firma del Libro de Actas de Graduacin y recibir su ttulo.



MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE Fecha: Diciembre 2000 LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE III.ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIN DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO

1. Antigedad. Este criterio resuelve muchos problemas en situaciones de aparente equivalencia absoluta; as, por ejemplo, el ex-Rector Pedro Cabello Poleo tiene mayor precedencia que el ex-Rector Pedro Augusto Beauperthuy, porque su mandato fue anterior. 2. Precedencia. El Presidente de la Repblica tiene siempre la precedencia en todo el pas, pero existe una excepcin: cuando la Asamblea Nacional y las asambleas regionales, el Poder Municipal y las Universidades en sus propias sedes realizan sesiones solemnes, son sus respectivos Presidentes y Rectores quienes ostentan la precedencia, colocando al Presidente de la Repblica en un lugar especial. En la Universidad se le concede el lugar a la derecha del Rector; esta misma concesin se le aplica al Rector Fundador en la Universidad de Oriente. El orden de precedencia en las Universidades es como sigue: a) Nacionales b) Nacionales Experimentales c) Privadas Por antigedad Por antigedad Por antigedad

Esta forma constituye la manera u orden que deben seguir las autoridades universitarias y dems cargos jerrquicos en todo acto o ceremonia institucional de relevancia. En actos donde asistan invitados de la misma jerarqua de las que presiden (ejemplos: Rectores que acompaan a su homlogo en una ceremonia determinada), rigen tres consideraciones: - Se organizan en orden segn precedencia, e inician su entrada y ubicacin en la lnea protocolar antes del ingreso de las autoridades del lugar. - Dos filas simultneamente: la de los invitados especiales (precedencia segn se establezca) a mano izquierda de las autoridades del lugar. - Utilizando la variante valedera del orden lineal creciente, en donde desfilan en el mismo orden en que se sientan.




3. Orden en actos formales. El orden de precedencia ser de menor a mayor jerarqua, para que la persona que presida el acto sea la ltima en hablar. No obstante, esto puede variar. Por ejemplo, se puede decidir que en acto de instalacin y clausura de un evento, instale la persona de mayor jerarqua en el lugar (Rector) y clausura la de menor jerarqua, coanfitrin o ente responsable del acto. 4. Eventos auspiciados por varias Instituciones. La primera intervencin corresponder al anfitrin, el resto de intervenciones se ordenar segn la jerarqua o investidura de las personalidades asistentes. Sin embargo, esto puede variar segn las condiciones, caractersticas y exigencias del acto en particular. En actos organizados por entes pblicos, el Rector o su representante debe atenerse al orden de precedencia fijado por la Direccin General Sectorial del Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin y del Ministerio de Relaciones Interiores o el sealado por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U), segn sea el caso. 5. La Derecha. La derecha es el lugar de honor y debe ser respetada, incluso cuando se desfila dentro del orden protocolar. 6. La Representatividad. Este criterio es de gran importancia porque evita un presidium tumultuoso que a veces cae en el campo de lo ridculo o de lo anecdtico. Lo recomendable en estos casos es que la persona de mayor jerarqua de la entidad invitada represente a toda la organizacin en el presidium. 7. La Puntualidad. Los eventos deben ocurrir con toda puntualidad. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidium, a menos que el Rector le indique expresamente al Maestro de Ceremonia, para que ste anuncie dicho permiso. Si una autoridad llega retardada y el Acto comenz, debe quedarse en el sitio que le indique el funcionario de Protocolo.




8. Ente Responsable del Acto. Cuando se realiza un acto presidido por el rector u otra autoridad rectoral o decanal, y el motivo principal del mismo est centrado en una escuela, departamento, biblioteca, u otra dependencia de la institucin, debe preverse un puesto en el presidium a su representante. Tal es el caso de una donacin de libros que un ente pblico o privado haga a la Universidad. En el presidium, adems del rector u otra autoridad, debe ubicarse al presidente o gerente general de la institucin donante y al representante (jefe, director, etc) del departamento o ente que recibe la donacin. 9. La Jurisdiccionalidad. Este principio se refiere a que cuando el Acto ocurre en la jurisdiccin de una Institucin, su rector la preside. Ejemplo, en caso de un acto en la Universidad de Oriente al que asiste el Rector de la Universidad Central de Venezuela; pues bien, es el Rector de la Universidad de Oriente el que preside, y el de la UCV ocupa su derecha, an cuando el Protocolo le concede mayor precedencia en el Consejo Nacional de Universidades. 10. Lista Protocolar. Se entiende por "Lista Protocolar" la informacin detallada del directorio de una Institucin. En nuestro caso est diseada de la siguiente manera: 10.1. Autoridades Rectorales.

- Directores, Coordinadores Centrales (Rectorado). 10.2. Autoridades Decanales.

- Coordinadores, Directores de Escuelas, etc. Esta Lista Protocolar se utiliza en forma de vocativos para saludar durante los Actos de la Universidad, esto es: Durante los Actos Acadmicos, se da la particularidad en cuanto el saludo al presidium siempre deber iniciarse, con el de las Autoridades Rectorales, exceptundose cuando est presente el Presidente de la Repblica o el Ministro de Educacin.




Ejemplo: Cuando el Rector lee los vocativos, deber saludar as: Profesor:__________________________ Vicerrector Acadmico, Profesor:__________________________ Vicerrector Administrativo, Profesor:__________________________ Secretario, Profesores: _______________________ Decanos, ciudadano Gobernador (si est presente en su sitio de invitado especial), Directores de Escuelas, seores profesores y dems miembros de la Comunidad Universitaria (estudiantes, empleados y obreros), invitados especiales, seoras y seores (si hubiera un Orador de Orden o un invitado de honor deber saludarse despus del Gobernador): El ttulo que debe usarse para nombrar a las autoridades en el presidium es el de Profesor, pues priva el criterio de que es el ttulo ms honroso para un docente universitario. 11. El Saludo Protocolar. Durante otros actos de la Universidad debe regirse por el Protocolo que determine el evento. 12. Uso de Smbolos Patrios e Institucionales en la Universidad. Es obligatorio el uso de los smbolos patrios e institucionales en todo acto universitario (ver Ley de Bandera e Himno Nacional, Art. 13: 5). La Bandera Nacional debe colocarse a la derecha del presidium. As mismo enarbolarse en fechas que establezca la Ley de Bandera, Escudo e Himnos Nacionales en su Artculo N 1 sobre das declarados de Fiesta Nacional y las dems fechas que por resoluciones especiales dispongan las Autoridades competentes (Artculo 5, numeral 2:4). La Bandera o Estandarte de la Universidad de Oriente debe colocarse en el presidium a la izquierda de la Bandera Nacional. Esta bandera es de color azul cian y lleva en el centro el logotipo, cuyo smbolo es obra del Rector Fundador Dr. Luis Manuel Pealver, quien en el Suplemento XXXV Aniversario de la Universidad de Oriente, encartado en el Oriente Universitario N 151 (1993:1), seal:




Quise representar en l, la circunstancia del Oriente, por donde nacen, no solamente el sol, sino todas las estrellas; y a la estrella que simboliza a la UDO la insert dentro de los crculos que simbolizan el movimiento de los tomos en las molculas y de los componentes del tomo dentro de esta unidad de la materia; es decir, armonizar la idea del nacimiento de la Universidad para la Regin Oriental con el sentido cientfico y tecnolgico. 13. Himno de la Universidad de Oriente (ver anexo N 1). Su uso es obligatorio para cerrar los Actos Acadmicos. El Himno "Acercaos Juventud" cuya letra fue escrita por la poetisa Lucila Velsquez y la msica es creacin del compositor Inocente Carreo. Con respecto a este Himno y a sus autores dijo el Dr. Pealver durante su discurso como Orador de Orden del Cuadragsimo Aniversario del Decreto de Creacin de la Universidad de Oriente, reseado en la publicacin "Subrayando en Nuestra Historia" (1999:18): Si mo fue el esfuerzo de esta obra material e intelectual, ellos le regalaron el Himno, la cancin que enaltece y enaltecer siempre la Universidad..., este hermoso Himno que convoca a la juventud de Oriente a llenar de entusiasmo, de trabajo y de fe a "la Casa Ms Alta con su Orinoco de luz torrencial", ser impulsor de la UDO de todos los tiempos. 14. Orfen o Coral Universitaria. Es el conjunto de voces integrado por estudiantes de la Institucin que representan un valioso smbolo para la Universidad y cuya actuacin es obligatoria para interpretar los himnos en los Actos Acadmicos de la Institucin. 15. Tratamiento en las Universidades. De "ciudadano" y "de usted", para todas las Autoridades Universitarias. Tambin se acostumbra llamarlos: "Seor Rector". Este ltimo tratamiento es preferido en las universidades privadas, en donde el trato del ciudadano Rector parece muy del sector pblico. En los ttulos y cargos para el uso de la correspondencia, el ttulo va primero y el cargo despus. Ej. Dr. _____________ Ministro de Educacin.

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE IV. RECOMENDACIONES


1. Se recomienda a las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa de los Ncleos, elaborar una programacin externa de comn acuerdo con los graduandos, y previamente al Acto de Imposicin de Medallas, que proponga: a) Misa de Accin de Gracias. b) Ofrenda floral. 2. La normativa general de Protocolo nos indica que no deben incluirse muchas actividades dentro del programa en un slo acto, pues el objetivo principal del mismo se dispersa y se corre el riesgo de causar molestias e inquietud, tanto a los participantes como al resto del pblico asistente. 3. Todo acto protocolar debe estar previamente diseado, organizado y ensayado con las partes involucradas en la programacin. Este punto debe estar manejado directamente, tanto por el Rector y el Secretario, como por el Coordinador de Relaciones y Protocolo. 4. El Coordinador del rea de Relaciones y Protocolo debe supervisar todo lo referente al Acto Protocolar, conjuntamente con el equipo de trabajo que lo acompae en esa tarea; debe esforzarse en todo momento para que se cumpla la planificacin diseada para el evento y as obtener un excelente resultado. 5. Las Delegaciones de Informacin y Comunicacin Corporativa, cuando sean anfitrionas de las graduaciones en sus Ncleos, deben solicitar ante el Decano el envo de una circular destinada al cuerpo profesoral, invitndolo a participar en el desfile acadmico durante el Acto de Graduacin. La misma debe contener informacin sobre la fecha, el lugar y la hora de la realizacin, tanto del acto como del retiro de la toga y el birrete. Debe tambin sealar los nmeros telefnicos de los profesores, a fin de confirmar su asistencia al evento. 6. Es importante insistir en la comunicacin que debe haber entre los coordinadores del evento y las Autoridades Rectorales y Decanales. Se debe informar con antelacin al acto, cualquier cambio intempestivo en el programa. Una buena informacin a tiempo nos evita disgustos, permite resolver situaciones imprevistas, y garantiza el xito en la realizacin del evento.

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Auditorium Local acondicionado para escuchar conferencias, discursos, realizacin de actos, etc. Aula Magna Sala donde se ensea colectivamente, sala para realizar actos acadmicos. Birrete Gorro de forma prismtica coronado por una borla de color determinado. Complemento del traje acadmico usado en acto solemne. Cultura Corporativa La filosofa empresarial o institucional: estilo, comportamiento, valores y normas que animan a cada miembro de la organizacin. Cum Laude Distincin que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con promedio de 8 a 8.70 (ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97). Coral Perteneciente al coro, maestro coral. Composicin vocal armonizada a cuatro voces de ritmo lento y solemne, ajustada a un texto de carcter religioso y que se ejecuta principalmente en las iglesias protestantes. Composicin instrumental anloga a este canto. Masa coral. Desfile Acadmico Caminata de entrada y salida de autoridades universitarias (acto solemne). Edecn de Protocolo Ayudante, auxiliar, acompaante. Capacitado para atender en el protocolo. Emeritus Distincin que la Universidad otorga a Profesores Titulares jubilados, que hayan acreditado condiciones sobresalientes en la docencia o en la investigacin.



Escenario Parte del teatro en donde se colocan las decoraciones y se representan las obras. Emblema Smbolo con un lema que declara el concepto que encierra. Estrado Tarima elevada sobre la que se coloca el presidium. Gua El que acompaa a alguien para ensearle el camino. Honoris Causa (Doctorado) Distincin que otorga la Universidad a personas sobresalientes en el mbito de la ciencia, la cultura, etc. Identidad La identidad es una "personalidad" constituida por la institucin o empresa dentro de un proceso dinmico que refleja sus rasgos culturales, sociales y filosficos. Logo Igual a logotipo. Grupo de letras, abreviaturas, terminaciones o figuras que son utilizadas por una institucin como smbolo o distintivo. Maestro de Ceremonia El que dirige el ceremonial. Magna Cum Laude Distincin que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con promedio de 8.71 a 9.30 (ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97). Orfen Agrupacin de personas que cantan en un coro, generalmente sin acompaamiento orquestal. La cantidad de personas o cantores que participan en un orfen no est establecido en una forma exacta, pero



podemos afirmar que oscila entre cuarenta a sesenta personas. Podium Lugar donde se situaban los magistrados y senadores romanos para hablar, y donde se colocan los vencedores deportivos. Precedencia Que se le da preferencia (superioridad o preeminencia por rango jerrquico). Presidium Lugar donde se ubican las personas a las que se otorga preferencia en actos honorficos (superioridad, preeminencia). Precedencia por jerarqua en una sesin acadmica, gubernamental, corporativa, etc. Profesor Honorario Es una distincin que la Universidad otorga a aquellas personas, que por mritos sobresalientes de su labor docente, cientfica, cultural o profesional, sean consideradas, por el Consejo Universitario, acreedoras a la misma. Punta de Lanza El final del asta donde se iza la bandera. Relaciones Pblicas Es la aplicacin de un programa de comunicaciones, sustentado por una organizacin hacia su promocin de valores ticos, culturales, tradicionales e institucionales. Segn Institute of Public Relations, RP. Solemne Acto Solemne. Solemnidad, ceremonioso, formalidades importantes. Suma Cum Laude Distincin que otorga la Universidad a los alumnos sobresalientes con promedio de 9.31 a 10. (Ver Reglamento UDO, Resolucin CU N 007-97). Toga Igual a bata y se usa en ceremonias solemnes. Parte del traje acadmico.

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