manual de procesos y procedimientos del … · un beneficio; con la formación que se imparta en...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE IBAGUÉ Código: MP&P.P
MACROPROCESO P. BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL Versión: 01
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha:
Febrero 2013
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República de Colombia
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE IBAGUÉ-BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL “ALFONSO VIÑA CALDERON”
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MACROPROCESO P.
BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL
P.BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL
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INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO CONTROL DEL DOCUMENTO
Revisado por: Aprobado por:
______________________________ DIEGO FERNANDO GUZMÁN GARCÍA Gerente de Modernización Secretaría de Educación Municipal de Ibagué Fecha: ________________________ LUZ FANNY SAPUY CUERVO Profesional Universitario-Biblioteca Pública Virtual Secretaría de Educación Municipal de Ibagué
Fecha:
________________________ ENRIQUE VAQUIRO CAPERA Secretario de Educación de Ibagué Fecha:
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Elaborado por: Razón de la Actualización
01 Febrero 2013 Profesional Universitario Elaboración del Documento
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La codificación de los niveles de procesos para el presente manual es la siguiente:
Macroproceso
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Proceso Subproceso
P01. Administración de solicitudes y correspondencia
P01.01 Solicitudes préstamo de salas
P02. Desarrollar y mantener relaciones con el cliente
P02.01 Orientación al usuario.
P02.02 Visitas Guiadas
P02.03 Eventos fechas conmemorativas
P03. Comodatos y Convenios Interinstitucionales
P03.01 Legalización
P04. Formación a la Comunidad
P04.01 Formación adulto mayor y ediles
P04.02 Capacitación Tics primera infancia
P04.03 Capacitación Tics Población educativa
P.04.04 Capacitación cinematográfica Ibagué Ve y se Ve
P.04.05 Capacitación tablero inteligente Inst educativas
P.05 Gestión Administrativa P05.01 Elaboración Informes
P05.02 Adquisición de materiales pedagógicos
P.06 Tecnología y mantenimiento P.06.01 Soporte Técnico de equipos
P.06.02 Soporte Lógico
P.07 Programas Educativos
P.07.01 Refuerzo de Lectura y Escritura
P.07.02 Ludotecas y Naves Itinerantes
P.07.03 Folclorito Educativo
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DEL MACROPROCESO
P. BIBLIOTECA PÚBLICA VIRTUAL 1. PROCESO P01. ADMINISTRACION DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA
1.1 PROCEDIMIENTO P01.01 SOLICITUDES PRESTAMO DE SALAS
OBJETIVO Recibir, y dejar registro de la solicitud que llega a la Biblioteca Pública Virtual y dar respuesta oportuna.
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ALCANCE Empieza desde la recepción y radicación de los documentos en la Biblioteca Publica Virtual (BVP) y termina con la consolidación de la información recibida, a través del funcionario Auxiliar Administrativo de la (BVP), el manejo de la correspondencia y el envío de las respuestas usando el medio más apropiado para asegurar la entrega de la comunicación al destinatario.
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Recepción de solicitudes y correspondencia que llega a la BPV:
Recibe al ciudadano que ingresa a la BPV la solicitud o correspondencia.
Funcionario Auxiliar
Administrativo No aplica
2. Radicar solicitud o documento escrito: Orienta al ciudadano de recibo de la correspondencia, radica la correspondencia.
Funcionario Auxiliar
Administrativo No aplica
3. Verificación de disponibilidad de la solicitud: El funcionario de la BVP verifica la disponibilidad en la agenda anual donde se relacionan los prestamos de las salas.
Funcionario Auxiliar
Administrativo No aplica
4. Elaboración de Respuesta: El funcionario de la BVP elabora la respuesta a la entidad o persona solicitante.
Funcionario Auxiliar
Administrativo No aplica
5. Envió de Respuesta: El funcionario de la BVP envía la respuesta usando el medio mas apropiado.
Funcionario Auxiliar
Administrativo No aplica
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2. PROCESO P02. DESARROLLAR Y MANTENER RELACIONES CON EL USUARIO
2.1 PROCEDIMIENTO P02.01 ORIENTACION AL USUARIO
OBJETIVO: Brindar información adecuada y oportuna al usuario, con la debida amabilidad y precisión de la información.
ALCANCE: Desde el momento que ingrese el usuario, dar oportunamente la información clara y precisa para el usuario, quede al gusto con el servicio prestado, a su vez la información recibida.
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Recepción de usuario: El funcionario de la BVP recibe al usuario, preguntando el motivo de la visita.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
2. Atención consulta inmediata: El funcionario de la BVP emite la respuesta verbal y lo direcciona a la sala o reunión programada.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
3. Atención y servicio bibliográfico: El funcionario de la BVP recibe al usuario en la sala de lectura y le da solución a la consulta que necesita con el material bibliográfico para su consulta interna o préstamo externo.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
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2.2 VISITAS GUIADAS
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Recepción de solicitud por escrito o verbal: El funcionario de la BVP recibe la solicitud por escrito o verbal de la Institución Educativa u organización que desea la visita guiada.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
2. Recibir Institución Educativa u organización visitante: El funcionario de la BVP recibe la Institución Educativa u organización recorriendo todas las salas, describiendo los servicios que presta para la comunidad.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
3. Actividad complementaria: El funcionario de la BVP después de la visita lleva al grupo a la sala correspondiente para la actividad complementaria a realizar ya sea promoción de lectura, capacitación del tablero inteligente, taller de cine, sala de sistemas, etc.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
2.3 EVENTOS FECHAS CONMEMORATIVAS
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. CRONOGRAMA: El funcionario de la BVP realiza un cronograma anual de las fechas conmemorativas a celebrar en la Biblioteca con la comunidad.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
2. PLANEACION: El funcionario de la BVP, gestiona patrocinadores de la empresa privada para el respectivo apoyo de la actividad.
Funcionario Profesional
universitario No aplica
3. EJECUCION: El funcionario de la BVP, invita a la comunidad en general por medio de la cartelera, pagina web y otros medios para que se hagan participes en la actividad.gestiona patrocinadores de la empresa privada para el respectivo apoyo de la actividad.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
3. P03. COMODATOS Y CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
3.1 PROCEDIMIENTO P03.01 LEGALIZACIÓN
OBJETIVO: Renovar anualmente comodato y convenios interinstitucionales para establecer compromisos de legalidad funcionamiento de las instalaciones de la Biblioteca Pública Virtual.
ALCANCE: Se adelanta este proceso con el fin de asegurar el bien, para realizar la actividad de
posicionamiento del mismo estableciendo formalidades de cumplimiento y proporcionar apoyos conjuntos, en cada una de las entidades según su competencia, para beneficio de la población.
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DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Realización de solicitud: El funcionario de la BPV formula la solicitud para que sea renovado el comodato anualmente ante la entidad competente.
Profesional universitario.
No aplica
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
2. Seguimiento: El funcionario de la BPV realiza el seguimiento del proceso a la entidad que compete para la actualización del mismo.
Profesional universitario.
No aplica
3. Convenio Sena: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio interinstitucional SENA Regional Tolima, para apoyo a la comunidad en general, con el seguimiento de la elaboración, hasta culminar su fin de la gestión.
Profesional universitario.
No aplica
4. Convenio Universidad del Tolima: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio interinstitucional Universidad del Tolima, se debe de hacer seguimiento en la consecución del personal pasante, para realizar las actividades que se adelantan: refuerzo académico, promoción de lectura, estimulación temprana, población que es beneficiada junto con el personal de la BPV.
Profesional universitario.
No aplica
5. Convenio con Instituciones Educativas: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio con Instituciones Educativas para el Proceso de Servicio Social o pasantia, para el apoyo pedagógico e institucional.
Profesional universitario.
No aplica
6. Convenio Instituciones Educativas oficiales y
privadas: El funcionario de la BPV realiza la solicitud de convenio con Instituciones Educativas para el proceso de préstamo de salas, para el apoyo institucional.
Funcionario responsable profesional
universitario.
No aplica
4. P.04 FORMACION
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4.1 PROCEDIMIENTO P04.01 FORMACION ADULTO MAYOR Y EDILES OBJETIVO: Formar a los usuarios identificando las necesidades y expectativas para medir y obtener un beneficio; con la formación que se imparta en las diferentes especialidades de los grupos atendidos.
ALCANCE: Este procedimiento se inicia con un planeamiento de las actividades a desarrollar en el proceso luego se convoca la comunidad a capacitar a través de oficios, cartelera, por medios web, una vez realizado este proceso se realiza la inscripción continuando con la inducción a los programas a desarrollar, se realiza la capacitación, evaluación logrando la finalidad propuesta.
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza un planeamiento con actividades a desarrollar en la capacitación.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
2. Convocatoria: El funcionario de la BVP realiza la convocatoria a la Secretaria de Bienestar Social para que ella a su vez difunda la información con las personas de adulto mayor y ediles de la comunidad, por medio de la cartelera informativa de la Biblioteca y pagina web.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
3. Inscripciones: El funcionario de la BVP realiza las inscripciones para las fechas y horarios establecidos.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
4. Capacitación: El funcionario de la BVP da inicio a la capacitación desarrollando el cronograma de actividades con las personas inscritas.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
5. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación respectiva para verificar si el objetivo de la actividad se cumplió.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
PROCEDIMIENTO P04.02 CAPACITACIÓN TICS PRIMERA INFANCIA
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza un cronograma de trabajo y planeamiento de la actividad a realizar con los niños de la Institución Educativa visitante.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
2. Invitación: El funcionario de la BVP realizar la invitación al rector de la institución por escrito.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
3. Recibimiento: El funcionario de la BVP realizar una visita guiada por las instalaciones de la Biblioteca con los niños.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
4. Capacitación: El funcionario de la BVP ubica a los niños en la sala infantil de sistemas para desarrollar la actividad planeada.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
PROCEDIMIENTO P04.03 CAPACITACION TICS POBLACIÓN EDUCATIVA
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Planeamiento: El funcionario de la BVP
realiza un cronograma de trabajo y planeamiento de la actividad a realizar con la población Educativa visitante.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
2. Invitación: El funcionario de la BVP elabora oficio dirigido al rector de la Inst. Educativa, solicitando personal a capacitar (rectores, coordinadores y docentes)
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
3. Capacitación: El funcionario de la BVP socializa a los rectores, coordinadores y docentes las actividades a ejecutar.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
4. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación de la actividad
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
PROCEDIMIENTO P04.04 CAPACITACIÓN CINEMATOGRAFICA IBAGUE VE Y SE VE. DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
1. Planeamiento: El funcionario de la BVP realiza planeamiento con actividades a desarrollar en la capacitación.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
2. Invitación: El funcionario de la BVP elabora oficio dirigido al rector de la Inst. Educativa, solicitando personal a capacitar (estudiantes)
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
3. Capacitación: El funcionario de la BVP da una introducción a la cinematografía, sinopsis película, proyección y taller.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
4. Evaluación: El funcionario de la BVP realiza la evaluación de la actividad.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
PROCEDIMIENTO P05.05 CAPACITACIÓN TABLERO INTELIGENTE INST. EDUCATIVAS.
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5. P.05 GESTION ADMINISTRATIVA:
5.1 PROCEDIMIENTO P05.01 ELABORACION INFORMES
OBJETIVO: Realizar informes periódicamente dirigido al Ministerio de cultura o entidad solicitante
ALCANCE: Los procesos de recopilación de la información para llegar a obtener la Información oportuna es brindar la correcta utilización de la actividad u Objetivo que deseamos llegar.
DEFINICIONES
SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Elaboración de Informe: El funcionario de la BVP recopila la información mensual de los usuarios que ingresaron a la BVP por medio de una planilla que se diligencia diariamente, se diligencia el formato discriminando la población según la edad.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
2. Envio Informe: El funcionario de la BVP envia en medio magnético y físicamente al Ministerio de Cultura.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
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5.2 PROCEDIMIENTO P05.02 ADQUISICION DE MATERIALES BIBLIOGRAFICOS
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTR
O
1.: Convocatoria: El funcionario de BVP, busca participar en las diferentes convocatorias que ofrecen a nivel nacional para la adquisición de material bibliográfico o equipos.
Funcionario Profesional
Universitario
No aplica
2. Presentación: el funcionario de BVP, presenta propuesta a nivel nacional para participar en la convocatoria.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
3. Premiación: una vez seleccionadas las entidades ganadoras el funcionario de la BVP recibe el premio.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
4. Ingreso almacén: el funcionario de BVP gestionando el ingreso del mismo al almacén general del municipio y a su vez el ingreso a la base de datos de la BVP.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
5. Disposición al usuario: el funcionario de BVP, rotula y forraje el material para dar a disposición de consulta para los usuarios.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
6. P06.TECNOLOGIA Y MANTENIMIENTO
6.1 PROCEDIMIENTO P06.01 SOPORTE TECNICO DE EQUIPOS
OBJETIVO: Mantener los equipos de audio, video y de computo en optimas condiciones para prestar un excelente servicio a los usuarios.
ALCANCE: Este procedimiento se inicia con el reporte del usuario o instructor que en su debido momento tenga en uso el equipo y reporte la falla al servicio técnico de mantenimiento, una vez recibido el equipo con el respectivo informe de la falla, se analiza la falla y se determina si el equipo tiene arreglo al instante o si por el contrario hay que postergarlo por configuración o por falta de repuestos,
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posteriormente se realiza el informe a la dirección de la Biblioteca dando el dictamen de la falla sucedida y a su vez con la solicitud de los repuestos que se necesitan para el arreglo del equipo.
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DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Verificación: El funcionario de la BVP verifica el estado de los equipos de La Biblioteca Pública Virtual cuenta con equipos de audio y video tales como amplificadores de sonido, VHS, DVD televisores, video vean, con equipos de computo.
Funcionario Técnico
Operativo No aplica
2. Dictamen: el funcionario de la BVP revisa el equipo para dar el dictamen y su respectivo informe
Funcionario Técnico
Operativo No aplica
3. Arreglo: el funcionario de la BVP arregla el equipo si tiene a disposición las herramientas para su arreglo, si no cuenta con el repuesta lo solocita a la dirección de la BVP.
Funcionario Técnico
Operativo No aplica
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6.2 PROCEDIMIENTO P06.02 SOPORTE LOGICO
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DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Copias de Seguridad: el funcionario de la BVP realizar periódicamente la copia de seguridad de cada uno de los equipos del área administrativa de la Biblioteca en la unidad de disco duro portátil, con el fin de salvaguardar la información en caso de alguna pérdida de información.
Funcionario Técnico
Operativo No aplica
2. Actualización de software: el funcionario de la BVP apoya en la actualización de software a los equipos de las salas de sistemas, de acuerdo al grupo de sistemas de la administración central.
Funcionario Técnico
Operativo No aplica
3. Pagina WEB: el funcionario de la BVP, ingresa información y material fotográfico de los eventos realizados en la BVP.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
4. Base de datos Siabuc: el funcionario de la BVP ingresa la información de los libros que llegan a la biblioteca con su listado para así mismo poder ingresarlos a la base de datos que maneja la biblioteca por medio del siabuc, Y confrontarlo con la base de datos dada por el ministerio de cultura, clasificar el material bibliográfico, audiovisual, publicaciones seriadas, hacer su debido proceso físico de limpieza rotulación y forraje.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
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P07 PROGRAMAS EDUCATIVOS OBJETIVO: Motivar la comunidad a participar en los programas que la Biblioteca brinda para mejorar la relación entre padres e hijos bajo los contextos educativo, participativo y ciudadano buscando la culturización y aprendizaje en la formación.
ALCANCE: Son modelos de formación que surge en el aprendizaje para obtener una estimulación temprana posteriormente alcanzar la conducta y posteriormente alcanzar la conducta con responsabilidad.
7.1 PROCEDIMIENTO P07.01 REFUERZO DE LECTURA Y ESCRITURA
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Reconocimiento: el funcionario de la BVP realiza un ejercicio de reconocimiento del personal y reconocimiento de la población con la cual se va a trabajar.
Funcionario Técnico
Operativo No Aplica
2. Metodologia: El funcionario de la BVP divide el material a trabajar por medio de metodología grupal o individual.
Funcionario Técnico
Operativo No Aplica
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
3. Taller: El funcionario de la BVP aplica un taller escrito de lo leído para así dejar evidencia del mejoramiento de los asistentes al taller.
Funcionario Profesional
Universitario No aplica
7.2 PROCEDIMIENTO P07.02 LUDOTECA NAVES INTINERANTES
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1.Encuentro: el funcionario de corporación dia de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP realiza el encuentro una vez por semana la cual se recibe la población con un encuentro lúdico a través de un viaje de los diferentes cuentos infantiles.
Funcionario Técnico
Operativo No Aplica
2..Motricidad: el funcionario de corporación día de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP desarrolla una sesión de motricidad y movimientos corporales y vocales.
Funcionario Técnico
Operativo No Aplica
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
3.Taller de manualidades: el funcionario de corporación dia de la niñez con el apoyo del funcionario de la BVP aplica un taller de manualidades el cual cada mamá ayuda a su hijo a la elaboración de la manualidad. Finalmente a cada niño se le dará su respectivo refrigerio
Funcionario Técnico
Operativo No Aplica
7.3 PROCEDIMIENTO P07.03 FOLCLORITO EDUCATIVO
DEFINICIONES SE: Secretaría de Educación EE: Establecimientos Educativos BPV: Biblioteca Pública Virtual
DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1. Elaboración y diseño del programa: El funcionario de la BVP elabora un cronograma con las fechas para el programa y diseña las bases del concurso.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
2. Socialización: El funcionario de la BVP socializa el programa al Secretario, director y población educativa.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
3. Convocatoria: El funcionario de la BVP entrega convocatoria a los EE por medio de reunión de rectores.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
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MACROPROCESO P. BIBLIOTECA PUBLICA VIRTUAL Versión: 01
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ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
4. Inscripciones: El funcionario de la BVP, recibe las inscripciones de las candidatas con los respectivos soportes.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
5. Preparación candidatas: El funcionario de la BVP en compañía de los docentes de artística de EE, realizan la preparación de las candidatas en glamour, etiqueta, protocolo y conocimientos del folclor y cultura ciudadana.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
6. Desarrollo actividad: El funcionario de la BVP en compañía de los EE, desarrollan la actividad.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
7. Desfile por las principales calles de la ciudad: El funcionario de la BVP tramita los respectivos permisos y logística del desfile.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
8. Elección y coronación: El funcionario de la BVP coordina junto con el comité organización la gestión de premios a las candidatas.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
9. Evaluación: El funcionario de la BVP evalúa junto el comité organizador el programa.
Funcionario Profesional
Universitario No Aplica
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