manual de procesos: responsabilidad social y

MANUAL DE PROCESOS: RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES CON LAS COMUNIDADES

Departamento: GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y ESTRATEGIA CORPORATIVA

Código No.: PAM-EP-ECU-PLN-40-MNP-008-00

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La información del presente documento es propiedad exclusiva de PETROAMAZONAS EP y no deberá ser usada para otros propósitos distintos a los especificados.

Contenido MACROPROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES CON LAS COMUNIDADES ............................ 5

MISIÓN: ................................................................................................................................................................ 5

PORTAFOLIO: ...................................................................................................................................................... 5

RSC-010 DEFINIR Y ADMINISTRAR PLANES DE RCRS ........................................................................................ 6

OBJETIVO: ........................................................................................................................................................... 6

DIAGRAMA DE FLUJO: ........................................................................................................................................ 7

RSC-010-010 Revisar estrategia RCRS ............................................................................................................. 8

RSC-010-020 Elaborar plan anual de RCRS ...................................................................................................... 8

RSC-010-030 Elaborar presupuesto .................................................................................................................. 9

RSC-010-040 Elaborar y planificar los programas de RCRS ............................................................................ 10

RSC-010-050 Realizar el monitoreo y control .................................................................................................. 10

RSC-010-060 Realizar revisión periódica y ajustes .......................................................................................... 11

RSC-020 GESTIONAR NEGOCIACIÓN Y FIRMA DE CONVENIOS....................................................................... 12

OBJETIVO: ......................................................................................................................................................... 12

DIAGRAMA DE FLUJO: ...................................................................................................................................... 13

RSC-020-010 Planificar y Coordinar Liberación Social ..................................................................................... 14

RSC-020-020 Realizar negociación con la comunidad ..................................................................................... 14

RSC-020-040 Documentar suscrito y recopilar documentación ........................................................................ 15

RSC-020-050 Suscribir Guía de Convenio ....................................................................................................... 15

RSC-020-060 Enviar a trámite legal ................................................................................................................. 16

RSC-020-070 Suscribir Convenios .................................................................................................................. 17

RSC-020-080 Protocolizar el convenio de compensación y archivo de original ................................................ 17

RSC-020-090 Realizar registro y ejecución de Compensación ......................................................................... 17

RSC-020-180 Registrar convenios en el sistema de control de proyectos ........................................................ 18

RSC-020-100 Elaborar presupuesto y autorización de fondos .......................................................................... 18

RSC-020-110 Gestionar la certificación presupuestaria ................................................................................... 19

RSC-020-120 Recibir el documento de transferencia ....................................................................................... 19

RSC-020-130 Emitir y enviar oficio a BanEcuador ........................................................................................... 20

RSC-020-140 Verificar el pago ........................................................................................................................ 20

RSC-020-150 Protocolizar indemnización ........................................................................................................ 20

RSC-020-160 Preparar documentación para liquidar fondos ............................................................................ 21

RSC-020-170 Realizar registro de Indemnización ............................................................................................ 21

RSC-020-030 Comunicar a usuario ................................................................................................................. 21

RSC-030 GESTIONAR COMPONENTES DEL PRC ............................................................................................... 23

OBJETIVO: ......................................................................................................................................................... 23

DIAGRAMA DE FLUJO: ...................................................................................................................................... 24




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RSC-030-010 Gestionar Responsabilidad Social ............................................................................................. 25

RSC-030-010-010 Gestionar Componente de Responsabilidad Social ......................................................... 25

RSC-030-010-020 Revisar y Analizar Propuestas ........................................................................................ 26

RSC-030-010-030 Generar Alianza o Convenio ........................................................................................... 26

RSC-030-010-040 Coordinar ejecución ........................................................................................................ 27

RSC-030-010-050 Ejecutar Objeto de la Alianza o Convenio / Solicitud ........................................................ 27

RSC-030-010-060 Realizar Registro de Ejecución ....................................................................................... 28

RSC-030-020 Gestionar Salud ........................................................................................................................ 28

RSC-030-020-010 Preparar requerimientos para ejecución de programas .................................................... 29

RSC-030-020-070 Planificar y coordinar actividades con entes externos ...................................................... 29

RSC-030-020-080 Coordinar logística .......................................................................................................... 30

RSC-030-020-090 Realizar difusión de cronogramas ................................................................................... 30

RSC-030-020-100 Ejecutar atención médica ................................................................................................ 31

RSC-030-020-120 Entregar insumos y medicinas ........................................................................................ 32

RSC-030-020-140 Registrar en RDACAA ..................................................................................................... 32

RSC-030-020-150 Realizar el control de medicamentos e insumos .............................................................. 33

RSC-030-020-190 Elaborar Informe de Gestión de RSRC ........................................................................... 33

RSC-030-020-160 Realizar control y seguimiento del paciente ..................................................................... 33

RSC-030-020-130 Trasladar paciente a centro médico ................................................................................. 34

RSC-030-020-110 Activar procedimiento para transferencia de pacientes de RCRS .................................... 34

RSC-030-020-170 Ejecutar proyectos .......................................................................................................... 35

RSC-030-020-180 Administrar los proyectos ................................................................................................ 35

RSC-030-020-030 Planificar y coordinar logística de capacitación ................................................................ 36

RSC-030-020-040 Realizar difusión de capacitaciones................................................................................. 36

RSC-030-020-050 Impartir capacitación ....................................................................................................... 37

RSC-030-020-060 Realizar registros de capacitación ................................................................................... 37

RSC-030-020-020 Gestionar alianzas o convenios ....................................................................................... 38

RSC-030-030 Gestionar Infraestructura Comunitaria ....................................................................................... 39

RSC-030-030-010 Realizar planificación y justificación del proyecto ............................................................. 39

RSC-030-030-020 Definir beneficiarios y cantidades de recursos ................................................................. 40

RSC-030-030-030 Socializar y formalizar proyecto ....................................................................................... 40

RSC-030-030-040 Coordinar con autoridades de sector ............................................................................... 40

RSC-030-030-050 Ejecutar trabajos de construcción .................................................................................... 41

RSC-030-030-060 Entregar proyecto a la Comunidad .................................................................................. 42

RSC-030-030-070 Elaborar el informe de gestión de RSRC ......................................................................... 42

RSC-030-040 Gestionar Proyectos de Autogestión .......................................................................................... 43

RSC-030-040-010 Analizar la factibilidad de implementación de los proyectos ............................................. 43




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RSC-030-040-020 Realizar socialización y acuerdo del proyecto ................................................................. 44

RSC-030-040-030 Definir beneficiarios y cantidades de recursos ................................................................. 45

RSC-030-040-040 Entregar materiales e insumos a beneficiarios de grupos organizados ............................ 45

RSC-030-040-060 Realizar el monitoreo y control ........................................................................................ 46

RSC-030-040-080 Elaborar el informe de gestión de RCRS ......................................................................... 46

RSC-030-040-070 Fomentar canales de comercialización de productos ....................................................... 47

RSC-030-040-050 Brindar capacitación y asistencia técnica ........................................................................ 47

RSC-030-050 Gestionar Educación ................................................................................................................. 48

RSC-030-050-010 Planificar actividades de educación y revalorización cultural ........................................... 48

RSC-030-050-020 Socializar programa de apoyo educativo ......................................................................... 49

RSC-030-050-030 Recibir y aprobar beneficiarios ........................................................................................ 49

RSC-030-050-040 Realizar y legalizar convenios educativos ....................................................................... 50

RSC-030-050-050 Dar seguimiento al cumplimiento de convenios de apoyo educativo ................................ 50

RSC-030-050-060 Definir y seleccionar temas ............................................................................................. 51

RSC-030-050-070 Definir proveedor/ tipo y participantes de la capacitación ................................................. 51

RSC-030-050-080 Impartir capacitación ....................................................................................................... 52

RSC-030-050-090 Realizar acta de finiquito ................................................................................................. 52

RSC-030-050-100 Realizar registro y ejecución de Convenio ....................................................................... 53

RSC-030-050-110 Elaborar el informe de gestión de RSRC ......................................................................... 53




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MACROPROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES CON LAS COMUNIDADES

MISIÓN:

Definir, diseñar e implementar procesos de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social para facilitar las operaciones de Petroamazonas EP, permitiendo una sana convivencia con las comunidades del área de influencia directa con un enfoque responsable y sostenible. Responsable: Jefe de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social

PORTAFOLIO:

RSC-010- Definir y administrar Planes de RCRS

RSC-020- Gestionar negociación y firma de Convenios

RSC-030- Gestionar Componentes PRC




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RSC-010 DEFINIR Y ADMINISTRAR PLANES DE RCRS

OBJETIVO:

El objetivo de este proceso es desarrollar la estrategia para llevar a cabo la gestión social de Petroamazonas EP, a través de todos los componentes de su Programa de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social que se enfocan en elevar la calidad de vida de las poblaciones asentadas en sus áreas de influencia y/o poblaciones que conviven en su operación, así también como la definición del presupuesto y compromisos. Analizar aquellas actividades que Petroamazonas EP realiza en las poblaciones y/o comunidades consideradas como áreas de influencia indirecta regional, mediante el apoyo de su desarrollo integral, la mitigación de impactos negativos derivados de la operación, así como la potenciación de efectos positivos, producto de la actividad de la Operadora.




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DIAGRAMA DE FLUJO:




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RSC-010-010 Revisar estrategia RCRS

Se revisa la estrategia de relacionamiento con las comunidades sobre la base del PRC (Programa de Relaciones Comunitarias) y el protocolo de RCRS. La estrategia debe tener en cuenta lo dispuesto en:

Constitución Nacional.

Leyes, normativas y decretos. Así mismo debe incluir:

Objetivos de desarrollo social y comunitario sostenido.

Definición de políticas de contribución al mejoramiento social, económico y ambiental.

Definición de políticas que busquen un equilibrio entre las dimensiones productiva, social y ambiental.

Definición de políticas que busquen respetar el medio ambiente evitando en lo posible cualquier tipo de contaminación minimizando la generación de residuos y racionalizando el uso de los recursos naturales y energéticos (gestión de los recursos y los residuos).

Definición de políticas que determinen el correcto uso del agua Definición de estrategias de asociación y colaboración de la empresa con las comunidades (construcción de escuelas, viviendas, difusión de normas ambientales, etc.).

Asumir normativa vigente en el ámbito social

Participantes

Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social

Propietarios de empresa

Coordinador General de Componentes

Coordinador General de Territorio

Expertos

Superintendente RCRS

Notificado

Especialista de Procesos

Entradas

Plan Operativo Anual RCRS (Referencia año anterior)

Avance y ejecución de Convenios

Avance y ejecución de PRC

Salidas

Estrategia de RCRS

Aprobador

Jefe de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social

RSC-010-020 Elaborar plan anual de RCRS

Se elabora el plan de relacionamiento con las comunidades donde se detallan las acciones a llevar a cabo para dar cumplimiento a la estrategia. De igual manera se definen los indicadores: a) Internos Departamentales:

De Componente (Salud, Educación, Infraestructura, Agropecuarios, Responsabilidad Social).

De Gestión Territorial (Convenios, Liberaciones). b) Departamentales para el BSC

Identificar proyectos de RCRS que se van a medir.

c) Metas Corporativas

Identificar proyectos de Responsabilidad Social (metas internas).




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Participantes



Superintendente de RCRS

Expertos



Entradas

Estrategia de RCRS

Avance y ejecución de Proyectos

Plan Operativo Anual de Desarrollo

Salidas

Plan Operativo Anual RCRS

Aprobador


¿Plan Aprobado? SI: RSC-010-030 Elaborar presupuesto NO: RSC-010-020 Elaborar plan anual de RCRS

RSC-010-030 Elaborar presupuesto

Se elabora el presupuesto de acuerdo a lo siguiente: 1. Se realiza el presupuesto de inversión proyectada (CAPEX). Según cronogramas de perforación y

exploración. 2. Se realiza el presupuesto de costos y gastos proyectado (OPEX). Según histórico de tres años anteriores y

compromisos en ejecución.

Participantes




Expertos


Coordinador de Territorio

Coordinador de Componentes

Entradas


Salidas

Presupuesto de inversión proyectada (CAPEX)

Presupuesto de costos y gastos proyectado (OPEX)

Aprobador

Gerente de Planificación y Control de Gestión

Jefe de Relaciones Comunitarias y

Responsabilidad Social



¿Presupuesto Aprobado? SI: Control de Gestión NO: RSC-010-020 Elaborar plan anual de RCRS




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¿Requiere convenios nuevos? SI: Gestionar negociación y firma de convenios NO: RSC-010-040 Elaborar y planificar los programas de RCRS

RSC-010-040 Elaborar y planificar los programas de RCRS

Se verifican los documentos de respaldo, convenios, PRC, cuentas asignadas, etc., para analizar el estado de los programas. Se realizan gestiones necesarias para cumplir con compromisos y otros. Se define el alcance de nuevos proyectos y su programación con respecto a los siguientes componentes:

Salud comunitaria.

Educación.

Infraestructura.

Autogestión y proyectos productivos.

Responsabilidad Social.

Participantes




Expertos


Notificado



Entradas


Avance y ejecución de PRC


Salidas

Planificación de programas de RCRS

Aprobador

Gerente Coordinador de Responsabilidad Social e Integral



RSC-010-050 Realizar el monitoreo y control

Se realiza la valoración de convenios y se verifica el control y cumplimiento de los mismos, se actualiza el sistema de control de proyectos.

Se brinda seguimiento semanalmente del estado y avance de permisos para proyectos.

Se realiza el reporte mensual de costos, gastos e inversiones para control y seguimiento tanto en Campo como en Quito.

De esta manera, se emiten informes y reportes dónde se detalla el cumplimiento de RCRS y el alcance de los objetivos. Realizando así, retroalimentación y notificaciones en todos los campos y áreas.

Participantes


Entradas

Programa de Relaciones Comunitarias




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Supervisor RCRS


Especialista de Responsabilidad Social

Notificado

Gerente General

Coordinador General de Componente




Avance y ejecución de Proyectos

Salidas

Informe de Gestión de Relaciones Comunitarias

Informe de avance de Proyectos

Informe por componente

Aprobador


Gerente Coordinador de Responsabilidad

Social e Integral

¿Requiere ajustes? SI: RSC-010-060 Realizar revisión periódica y ajustes NO: Pan Operativo Anual RCRS

RSC-010-060 Realizar revisión periódica y ajustes

Una vez aprobado el presupuesto y en el transcurso de la ejecución de los diversos proyectos se realizará la revisión periódica y en caso de ser necesario se realizan los ajustes correspondientes.

Participantes




Expertos



Notificado



Entradas



Informe de avance de Proyectos

Salidas

Revisión y ajuste de proyectos

Aprobador


Gerente Coordinador de Responsabilidad

Social e Integral




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RSC-020 GESTIONAR NEGOCIACIÓN Y FIRMA DE CONVENIOS

OBJETIVO:

El objetivo de este proceso es formalizar compromisos sociales frente a implantación de proyectos hidrocarburíferos de PAM EP, mediante el pago de indemnización en valor monetario para la ejecución del proyecto en predios individuales o comunitarios, así como la compensación a las Comunidades del área de influencia de los proyectos de PAM EP por los impactos o posibles impactos causados por la ejecución de los proyectos.




Revisión: 00



DIAGRAMA DE FLUJO:




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RSC-020-010 Planificar y Coordinar Liberación Social

De acuerdo a las solicitudes de las áreas usuarias para liberación social, se establecen lineamientos generales conforme a las fases de la industria. Se requiere levantar información socio-económica del área de influencia directa, con la finalidad de establecer estrategias de intervención que faciliten la implementación o desarrollo de los proyectos de la operación. La identificación social permite concertar reuniones previas a llegar acuerdos de compensación social.

Participantes



Supervisor RCRS

Médico Comunitario

Relacionador Comunitario

Técnico Agropecuario

Constructor Comunitario

Expertos



Entradas

Plan Operativo de Desarrollo


Estudio de Impacto Ambiental

Licencias Ambientales

Salidas

Diagnóstico socio-económico del área de influencia directa del proyecto

Aprobador



.

RSC-020-020 Realizar negociación con la comunidad

El equipo de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social de campo trabaja con la comunidad, las directivas de las comunidades y/o entes gubernamentales hasta lograr un consenso o negociación sobre la base de información del proyecto y necesidades de la comunidad. Se analizan las diferentes alternativas de proyectos para la comunidad.

Participantes




Supervisor de RSRC

Notificado







Revisión: 00




Médico Comunitario


Expertos


Entradas

Diagnóstico socio-económico del área de influencia directa del proyecto

Salidas

Pre-Acuerdo

.

¿Negociación y firma de preacuerdo? SI: Comunicar a Usuario y Documentar suscrito NO: RSC-020-020 Realizar negociación con la comunidad

RSC-020-040 Documentar suscrito y recopilar documentación

Se documenta la firma del pre acuerdo y se definen compromisos, sea de indemnización y/o compensación. Documentación habilitante:

Pre acuerdo

Guía de convenios

Documentos personales

Tenencia de la tierra

Escritura / certificados

Participantes




Expertos


Notificado


Salidas

Guía de convenios

Documentos habilitantes

Aprobador


.

¿Documentación OK? SI: RSC-020-050 Suscribir Guía de Convenio NO: RSC-020-040 Documentar suscrito y recopilar documentación

RSC-020-050 Suscribir Guía de Convenio

Se verifica que la documentación esté completa y correcta, con los datos registrados en la guía de convenios y se solicita al Coordinador de Territorio, la suscripción de la guía de convenios. Se digitaliza y sistematiza toda la información producida.




Revisión: 00



Participantes



Supervisor RCRS

Superintendente RSRC

Expertos


Notificado


Entradas

Guía de convenios


Salidas

Convenio (Borrador)

Aprobador




.

RSC-020-060 Enviar a trámite legal

RCRS genera el ticket en el sistema de trámites legales para la revisión del área Legal El área de Legal elaborará el convenio de indemnización o compensación según sea el caso y procederá a cerrar el ticket una vez emitido el convenio. Se genera la documentación oficial la cual contendrá:

Convenio con sus copias y anexos,

Numeración

Firma de Gerencia Dicha documentación es necesaria para que se realice la suscripción con el beneficiario del convenio.

Participantes




Sistemas

Lotus Workflow - Sistema de Trámites Legales

Entradas

Convenio (Borrador)


Salidas

Convenio aprobado

Aprobador

Coordinador de Asuntos SSA y RSRC

.




Revisión: 00



RSC-020-070 Suscribir Convenios

Se envía el convenio ya sea por Compensación o Indemnización a Campo con toda la información necesaria y la debida firma de Jefatura de RCRS, numeración y copias, para que se realice la suscripción con el beneficiario y la legalización.

Participantes




Notificado


Entradas

Convenio aprobado

Salidas

Convenio suscrito

.

¿Tipo de convenio? COMPENSACIÓN: RSC-020-080 Protocolizar el convenio de compensación y archivo de original INDEMNIZACIÓN: RSC-020-100 Elaborar presupuesto y autorización de fondos

RSC-020-080 Protocolizar el convenio de compensación y archivo de original

Se protocoliza legalmente el Convenio de Compensación, y un original se envía para archivo y custodia.

Participantes





Notificado


Supervisor RCRS

Entradas

Convenio de compensación suscrito

Salidas

Convenio de compensación protocolizado

.

RSC-020-090 Realizar registro y ejecución de Compensación

En el caso de Compensación se procede de la siguiente manera: Se envía el convenio original protocolizado a archivo central. Según las áreas de intervención del PRC se entra a ejecutar los compromisos del convenio por componentes:

Salud

Infraestructura




Revisión: 00



Autogestión / Proyectos productivos

Educación

Otros

Participantes



Supervisor RCRS




Médico Comunitario

Expertos


Notificado


Asistente de Archivo

Entradas

Convenio de compensación protocolizado

Programa de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social

Salidas


.

RSC-020-180 Registrar convenios en el sistema de control de proyectos

Sobre la base de los datos de la valoración de convenios se ingresan datos tanto de convenios como de compromisos a cumplirse, en el sistema se establece porcentajes de avance por compromiso y por convenio que luego se contrastan con la valoración

Participantes




Sistemas

Lotus Notes - Sistema de Control de Proyectos de Comunidades

Notificado



Entradas

Convenio original protocolizado

Salidas

Reporte de Compromisos

.

RSC-020-100 Elaborar presupuesto y autorización de fondos

Se elabora el presupuesto y autorización de fondos para pagos de indemnizaciones.




Revisión: 00



Participantes




Aprobador


Entradas

Convenios de Indemnización Suscritos

Salidas

Presupuesto de Indemnización

Autorización de fondos

RSC-020-110 Gestionar la certificación presupuestaria

Se gestiona la certificación presupuestaria y verificación de fondos, para trámite de autorización de pago.

Participantes




Sistemas

Lotus Notes-Sistema de verificación de fondos

Notificado

Analista de Costo

Entradas

Presupuesto de Indemnización

Autorización de fondos

Salidas

Certificación presupuestaria

Aprobador

Coordinador de Control Presupuestario

.

RSC-020-120 Recibir el documento de transferencia

Toda vez que se ha realizado el pago a BanEcuador, se recibe el documento de transferencia.

Participantes




Expertos

Analista de Control de Pagos

Entradas

Transferencia de Fondos

Salidas

Comprobante de pago

.




Revisión: 00



RSC-020-130 Emitir y enviar oficio a BanEcuador

Una vez realizada la transferencia se envía el oficio a BanEcuador que contiene:

Descripción del proyecto

Beneficiarios

Sucursal de pago y se adjunta

Copia de la transferencia de pago

Participantes




Entradas

Comprobante de pago

Salidas

Oficio a BanEcuador

Aprobador


.

RSC-020-140 Verificar el pago

Se recibe mensualmente de parte de BanEcuador el estado de cuenta, donde se revisan los pagos efectuados a los beneficiarios de indemnizaciones en las Sucursales establecidas (Shushufindi, Coca y Lago Agrio).

Participantes




Entradas

Estado de cuenta

Salidas

Estado de cuenta

.

RSC-020-150 Protocolizar indemnización

Se eleva a documento público el convenio de indemnización y se envía a matriz Quito.

Participantes




Supervisor de RSRC

Expertos


Notificado

Beneficiario

Entradas

Convenio de indemnización suscrito y pagado

Salidas

Convenio de indemnización protocolizado

.




Revisión: 00



RSC-020-160 Preparar documentación para liquidar fondos

El banco emite certificación de pagos con esto se señala beneficiarios se adjunta copia de convenio protocolizado, copia de la autorización de pago y se ingresa a Finanzas para la liquidación de fondos la cual puede ser parcial o total.

Participantes




Notificado

Analista de Control de Pagos

Entradas

Copia de convenio protocolizado

Copia de la autorización de pago

Certificación de pagos

Salidas

Liquidación de anticipo

Aprobador


RSC-020-170 Realizar registro de Indemnización

Se registra y se envía a Archivo Central para custodia de los Convenios de Indemnización.

Participantes




Notificado

Asistente de Archivo

Entradas

Convenio de indemnización protocolizado

Salidas

Convenio de indemnización protocolizado, en custodia

.

RSC-020-030 Comunicar a usuario

Comunicar a usuario que se logró el pre acuerdo o se firmó el convenio con la Comunidad para que se pueda dar inicio a los trabajos.

Participantes




Entradas

Pre-Acuerdo

Salidas

Notificación de Pre-Acuerdo




Revisión: 00





Notificado

Gerentes/ Jefes de áreas usuarias

.




Revisión: 00



RSC-030 GESTIONAR COMPONENTES DEL PRC

OBJETIVO:

El Programa de Relaciones Comunitarias (PRC) propone aplicar una estrategia integral de sus actividades con la “comunidad” con la finalidad de entregar soporte a las Areas de Salud, Educación, Autogestión/Proyectos Productivos, Infraestructura/Equipamiento y Responsabilidad Social para reforzarlas positivamente tomando en cuenta las condiciones socio – culturales de la zona. El desarrollo del PRC, contempla también, estrategias destinadas a la incorporación de la Comunidad a Programas Estatales de beneficio social, especialmente a aquellos destinados a elevar las condiciones de vida de la población en general y por lo tanto dentro de las zonas donde Petroamazonas EP realice sus actividades. El PRC es ejecutado por un equipo multidisciplinario para sus distintos componentes, este equipo conduce la implementación del Programa, y lidera la capacitación hacia el interior de la Empresa, en todos aquellos temas relativos a la relación de Petroamazonas EP y la Comunidad Los componentes del PRC son:

Salud Comunitaria

Educación / Revalorización Cultural

Autogestión / Proyectos Productivos / Apoyo Organizacional

Infraestructura / Equipamiento





Revisión: 00



DIAGRAMA DE FLUJO:




Revisión: 00



RSC-030-010 Gestionar Responsabilidad Social

El objetivo de este subproceso es la interacción con los diferentes grupos de interés local, vinculados a las áreas de influencia directa e indirecta de las actividades y operaciones de PAM EP; que con comunidades comprende: aspectos legales, ambientales y sociales. Manejar de forma adecuada y correcta la Responsabilidad Social mediante la capacitación en temas específicos tanto al personal interno de PAM EP como a Contratistas y Proveedores, con el fin de lograr la implementación de la Norma ISO 26000.

RSC-030-010-010 Gestionar Componente de Responsabilidad Social

Generar propuestas innovadoras con reducción de costo. Priorizar estrategias de intervención. Generar alianzas estratégicas. Atender solicitudes de Comunidades.

Participantes








Expertos


Entradas

Protocolo de RCRS


Compromisos con organismos competentes

Solicitudes de Comunidades

Gestión de Política Pública

Salidas

Planificación del Componente Responsabilidad Social

Aprobador







Revisión: 00



RSC-030-010-020 Revisar y Analizar Propuestas

Se revisan solicitudes internas y/o externas con propuestas con enfoque de Responsabilidad Social para determinar factibilidad cuyo informe favorable deberá ser aprobado por Gerencia General (Interinstitucionales y/o de Cooperación). Estas son priorizadas y se analiza la pertinencia de generar alianzas y/o convenios.

Participantes




Expertos



Coordinador de Asuntos SSA y RCRS

Gerente General

Notificado


Entradas

Planificación del Componente Responsabilidad Social

Propuestas Interinstitucionales

Propuestas de Cooperación

Propuestas Internas

Salidas

Informe Favorable

Aprobador


Gerente General

¿Es aprobada la Propuesta? SI: ¿Requiere Alianza Convenio? NO: RSC-030-010-020 Revisar y Analizar Propuestas ¿Requiere Alianza o Convenio? SI: RSC-030-010-030 Generar Alianza o Convenio NO: RSC-030-010-040 Coordinar ejecución

RSC-030-010-030 Generar Alianza o Convenio

Se gestionan alianzas estratégicas o convenios con entidades públicas y/o instituciones privadas con la finalidad de brindar la cooperación necesaria para el cumplimiento de objetivos. Para lo cual es necesario establecer los términos, condiciones y responsabilidades de cada una de las partes, a ser suscritas en los convenios. Se elabora una propuesta de alianza o convenio con la descripción del alcance y compromisos de las partes, adicionando toda la documentación de respaldo. Dicha propuesta deberá ser aprobada en términos legales por la Gerencia Legal para posterior suscripción de las partes.




Revisión: 00



Participantes





Expertos



Notificado


Entradas

Informe Favorable


Plan Operativo Anual de Desarrollo

Salidas

Alianza o Convenio

Aprobador

Gerente General

RSC-030-010-040 Coordinar ejecución

Luego de acordar el objeto de la Alianza o Convenio, se establece el cronograma valorado de ejecución, integrando las áreas relacionadas al cumplimiento del compromiso.

Participantes




Expertos



Entradas

Alianza o Convenio

Propuestas Internas

Salidas

Cronograma de ejecución

Aprobador


RSC-030-010-050 Ejecutar Objeto de la Alianza o Convenio / Solicitud

Se implementan las actividades previstas en el documento suscrito de acuerdo a las responsabilidades asumidas.

Participantes




Entradas



Protocolo de Relaciones Comunitarias




Revisión: 00



Expertos



Notificado


Salidas

Reporte de avance de cumplimiento de compromisos

Aprobador



RSC-030-010-060 Realizar Registro de Ejecución

Se consolida la información y se sistematiza para evaluación y seguimiento del cumplimiento de los compromisos adquiridos.

Participantes





Notificado



Entradas

Reporte de avance de cumplimiento de compromisos

Salidas


Aprobador




RSC-030-020 Gestionar Salud

Contribuir al mejoramiento de las condiciones de salud en las Comunidades del área de influencia de la operación de la Empresa, a través de la participación social y la coordinación inter institucional e inter sectorial.




Revisión: 00



RSC-030-020-010 Preparar requerimientos para ejecución de programas

Preparar los requerimientos y planificar ejecución de programas, en cuanto a la logística, servicios médicos, medicinas o insumos, materiales para capacitación, y/o recursos en general. Se identifica la cobertura de la atención médica, se realiza la atención médica tanto preventiva, curativa y de emergencias en todas las áreas de influencia de la operación, de acuerdo al procedimiento establecido, en coordinación con el Ministerio de Salud Pública, y/o con instituciones públicas o privadas, de acuerdo a las siguientes fases:

Atención domiciliaria.

Atención centros educativos.

Comunidades.

Establecimientos de salud.

Emergencias. En el caso de proyectos de salud al momento están definidos los siguientes:

Iniciativa escuelas promotoras de salud.

Implementación del parto intercultural.

Rescate de uso medicinal de las plantas.

Reciclaje.

Participantes




Médico Comunitario

Notificado



Entradas


Salidas


Cronogramas de los programas a ejecutarse

Aprobador


¿Requiere Alianza o Convenio? SI: RSC-030-020-020 Gestionar alianzas o convenios NO: ¿Requiere bienes o Servicios? ¿Requiere bienes o Servicios? SI: Realizar Compra o Adquisición NO: Continuar Gestión Componente Salud

RSC-030-020-070 Planificar y coordinar actividades con entes externos

Se planifica, socializa y coordina con el Ministerio de Salud Pública u otros entes externos según sea el caso para definir acciones dentro de la ejecución de las brigadas las cuales tendrán su cronograma anual establecido y tendrán en cuenta las necesidades de la población y/o las Comunidades.




Revisión: 00



Participantes



Médico Comunitario


Notificado


Entradas

Solicitud de brigada

Planificación anual de Brigadas

Nota reversal con MSP

Salidas

Cronograma de Brigadas

Aprobador



RSC-030-020-080 Coordinar logística

Se coordina con los entes externos la logística como es el transporte de médicos o funcionarios, medicamentos, insumos adicionales, material didáctico, alimentación, entre otros.

Participantes



Médico Comunitario

Notificado

Supervisor RCRS

Entradas

Cronograma de atención médica


Salidas



RSC-030-020-090 Realizar difusión de cronogramas

Se realiza la difusión de cronogramas a presidentes de las Comunidades y promotores de salud, entre los programas se encuentran:

Atención domiciliaria y Comunidades: dirigido a la población en general en las Comunidades del área de influencia de la operación

Atención a Centros Educativos: dirigido a población estudiantil Brigadas de:

Atención integral

Vacunación

Salud

Prevención de enfermedades tropicales




Revisión: 00



Vacunación canina

Eliminación de ectoparásitos

Manejo de desechos (mingas)

Participantes



Médico Comunitario


Notificado


Entradas



Salidas



Aprobador

Supervisor RCRS

RSC-030-020-100 Ejecutar atención médica

La atención médica abarca: las consultas médicas, vacunación, primeros auxilios, prevención y control de enfermedades, odontología según sea el caso. Para lo cual, se lo puede ejecutar de a través de:

BRIGADAS: se ejecuta la atención médica de acuerdo al cronograma establecido junto con personal de médico PAM y las instituciones públicas como el Ministerio de Salud Pública.

ATENCION A LA COMUNIDAD: en función del recorrido diario de cada médico en cada zona se brinda la atención médica particularizada.

ATENCION DE EMERGENCIAS: Se brinda los primeros auxilios, se estabiliza al paciente y una vez evaluado el cuadro y definida la complejidad del suceso se comunica al Coordinador de Salud para definir el centro de tratamiento.

Además de realizar el registro de historia clínica y prescripción médica al paciente en cualquiera de los casos anteriores, de ser el caso.

Participantes



Médico Comunitario

Notificado


Entradas



Registro de atención de emergencia y/o transferencia de pacientes.

Salidas

Registro de atención médica

Historia clínica




Revisión: 00



¿Se requieren medicinas? SI: RSC-030-020-120 Entregar insumos y medicinas NO: ¿Requiere traslado?

RSC-030-020-120 Entregar insumos y medicinas

Los insumos y medicinas van ligados a la intervención y atención primaria, medicina familiar, y brigadas (mediante PRC), y va vinculado al procedimiento para "Manejo de medicinas destinadas a comunidades".

Participantes



Médico Comunitario

Notificado


Entradas

Registros de atención médica

Historia clínica

Salidas


Historia clínica

Actas de entrega recepción de medicinas

.

¿Requiere traslado? SI: RSC-030-020-130 Trasladar paciente a centro médico NO: RSC-030-020-140 Registrar en RDACAA

RSC-030-020-140 Registrar en RDACAA

Después de ejecutada la atención médica se procederá a llenar el registro RDACAA (Registro diario automatizado de consulta y atenciones ambulatorias) del Ministerio de Salud Pública.

Participantes



Médico Comunitario

Expertos


Notificado


Entradas


Salidas

Registro RDACAA

¿Requiere seguimiento? SI: RSC-030-020-160 Realizar control y seguimiento del paciente NO: RSC-030-020-150 Realizar el control de medicamentos e insumos




Revisión: 00



RSC-030-020-150 Realizar el control de medicamentos e insumos

Se realiza el control y registro de medicamentos, insumos y materiales utilizados en la atención médica.

Participantes



Médico Comunitario

Notificado


Supervisor RCRS

Entradas

Informe de seguimiento al paciente


Salidas

Inventario de medicamentos

RSC-030-020-190 Elaborar Informe de Gestión de RSRC

Los registros obtenidos en el transcurso del proceso alimentan al Informe de Gestión de RSRC, que se realiza cada tres meses. Así como los demás informes periódicos requeridos para establecer conformidad de servicios, seguimientos de pacientes, control de consumo de medicinas, desembolso y reposición de fondos, informes de conformidad, etc.

Participantes




Notificado


Entradas

Documentos generados en el transcurso del proceso

Registro de capacitación

Inventario de medicamentos


Salidas

Informe de la gestión del componente de salud

Aprobador


RSC-030-020-160 Realizar control y seguimiento del paciente

Se realiza el control y seguimiento del paciente hasta su reincorporación a sus actividades normales.




Revisión: 00



Participantes



Médico Comunitario

Notificado


Supervisor RCRS


Entradas


Historia clínica

Salidas

Informe de seguimiento al paciente

RSC-030-020-130 Trasladar paciente a centro médico

Se traslada al paciente al centro de atención médica según la complejidad del evento.

Participantes



Médico Comunitario

Expertos



Notificado

Supervisor RCRS


Entradas


Salidas


RSC-030-020-110 Activar procedimiento para transferencia de pacientes de RCRS

Se aplicará el procedimiento de "Transferencia de pacientes" procedentes de las Comunidades RCRS vigente en PAM EP.

Participantes



Médico Comunitario

Entradas

Procedimiento Transferencia de pacientes

Salidas

Registro de atención de emergencia y/o transferencia de pacientes.




Revisión: 00



Expertos


Notificado


Aprobador


¿Nuevo Proyecto? SI: RSC-030-020-170 Ejecutar proyectos NO: RSC-030-020-180 Administrar los proyectos

RSC-030-020-170 Ejecutar proyectos

Los proyectos a generarse pueden estar relacionados con:

Salud

Educación

Infraestructura

Autogestión y proyectos productivos

Participantes



Médico Comunitario

Notificado

Coordinador de Proyectos de Construcción Comunitaria

Coordinador de Proyectos de Salud

Coordinador de Proyectos y Autogestión y

Agropecuaria


Superintendente RCRS (Zona)

Supervisor RCRS

RSC-030-020-180 Administrar los proyectos

Administrar los proyectos correspondientes a Salud. Se presentarán los resultados obtenidos en basados en los proyectos administrados, los mismos que servirán para establecer los indicadores de gestión.

Participantes


Notificado

Gerente de RSRC

Superintendente RCRS (Zona)




Revisión: 00




Coordinador de Proyectos de Salud

Médico Comunitario

Supervisor RCRS

Entradas

Informe / Acta de entrega - recepción

RSC-030-020-030 Planificar y coordinar logística de capacitación

Se planifican las capacitaciones y se coordina la logística en donde se proporciona el material didáctico, alimentación y otros de ser el caso.

Participantes



Médico Comunitario

Expertos

Supervisor de Relaciones Comunitarias

Entradas

Solicitud de Logística


Salidas

Cronograma de capacitación

Planificación de Capacitaciones

Aprobador

Supervisor RCRS

RSC-030-020-040 Realizar difusión de capacitaciones

Realizar la difusión de cronograma de capacitaciones.

Participantes



Médico Comunitario


Notificado

Comunidad

Entradas


Planificación de Capacitaciones

Salidas

Difusión de capacitaciones

Aprobador

Supervisor RSRC




Revisión: 00



RSC-030-020-050 Impartir capacitación

Se imparte la capacitación de acuerdo a lo programado. a.- Realizar talleres de atención primaria ambiental APA: Dirigido a niños en edad escolar e impartido en los centros escolares, específicamente brindado por personal PAM. b.- Realizar talleres de educación para la salud: Dirigido a grupos de riesgo: Ancianos Niños y niñas Mujeres embarazadas Discapacitados c.- Realizar talleres para formar colaboradores de salud: Se realizan talleres para formar colaboradores de salud, que son voluntarios que incluye el fortalecimiento de capacidades y destrezas de las personas de la Comunidad en la detección de factores de riesgo y la atención básica en el cuidado de la salud a nivel Comunitario.

Participantes



Médico Comunitario

Notificado

Supervisor RCRS

Entradas

Difusión de capacitaciones


Salidas

Formato E - Capacitación

RSC-030-020-060 Realizar registros de capacitación

Se elabora el informe de registros de horas/hombre de capacitación impartida en cada uno de los ámbitos capacitados.

Participantes



Médico Comunitario

Notificado


Supervisor RSRC


Entradas

Formato E - Capacitación

Salidas

Registro de capacitación




Revisión: 00



RSC-030-020-020 Gestionar alianzas o convenios

Gestionar alianzas estratégicas o convenios con entidades públicas como el Ministerio de Salud Pública, y/o instituciones privadas como Centros de Salud, y demás; con la finalidad de brindar la cooperación necesaria para el cumplimiento de objetivos. Para lo cual es necesario establecer los términos, condiciones y responsabilidades de cada una de las partes, a ser suscritas en los convenios.

Participantes




Expertos



Notificado


Entradas


Cronogramas de los programas a ejecutarse

Salidas

Convenio / alianza de cooperación

Aprobador


Informe de Gestión de RCRS El Informe de Gestión de Relaciones Comunitarias y Responsabilidad Social se elabora de manera trimestral en el cual se reporta los avances de la intervención en la gestión social, ligada a la operación de Petroamazonas EP.



Expertos



Aprobador







Revisión: 00



RSC-030-030 Gestionar Infraestructura Comunitaria

Diseñar y ejecutar infraestructura de calidad necesaria para dar apoyo a las áreas de salud, educación, productivas y equipamiento comunitario, en cumplimiento a lo establecido en Convenios de Compensación Social y en aplicación a lo determinado en el Programa de Relaciones Comunitarias (PRC).

RSC-030-030-010 Realizar planificación y justificación del proyecto

Se planifica y justifica el proyecto de acuerdo a lo establecido:

Planos definitivos

Especificaciones Volúmenes de obra

Presupuesto

Control previo del presupuesto del proyecto Coordinación Quito Se analiza el proceso de contratación y condiciones para el proyecto:

Contratación directa: el alcance del servicio es únicamente por mano de obra, en este caso PAM EP entregará los materiales

Contratación llave en mano: el Contratista provee mano de obra y materiales.

Participantes





Expertos


Supervisor RCRS

Notificado



Entradas

Convenios

Planos tipo

Análisis de precios establecidos

Salidas

Planos definitivos

Presupuesto referencial

Justificativo para inicio de proceso


Portafolio de Proyectos

Aprobador





Revisión: 00



¿Aprueba? SI: RSC-030-030-020 Definir beneficiarios y cantidades de recursos NO: RSC-030-030-010 Realizar planificación y justificación del proyecto

RSC-030-030-020 Definir beneficiarios y cantidades de recursos

Se define el lugar y número de beneficiarios de los proyectos a implementar a través de verificación en campo.

Participantes





Expertos

Supervisor RCRS


Entradas

Cronograma de Ejecución de Proyectos


Salidas

Perfil del proyecto

Aprobador


RSC-030-030-030 Socializar y formalizar proyecto

Una vez definido el proyecto, se informa a la Comunidad los alcances, cronogramas y otros, así como la formalización del mismo con las firmas correspondientes de planos y otros documentos.

Participantes





Supervisor RCRS

Notificado


Entradas

Planos definitivos

Justificativo para inicio de proceso

Perfil del proyecto

Salidas

Plano firmado por representante de la Comunidad Documento área liberada (si aplica)

RSC-030-030-040 Coordinar con autoridades de sector

Coordinar con autoridades de sector informando el alcance del proyecto y plazos de ejecución del proyecto. El Contratista debe cumplir con el Procedimiento de "Contratación de mano de obra y servicios locales".




Revisión: 00



Participantes





Expertos

Supervisor RCRS

Notificado

Contratista


Entradas

Perfil del proyecto

Salidas

Planos definitivos


Formato F 3

Formato F 4

RSC-030-030-050 Ejecutar trabajos de construcción

Se procede con el inicio de los trabajos de acuerdo a la planificación realizada; y coordinando con autoridades del sector, implementado control de proyectos, cantidad, calidad, cronograma, costos, etc.

Participantes




Expertos


Notificado

Contratista

Coordinador Control de Costos


Entradas

Planos definitivos


Formato F 3

Formato F 4

Formato E - HH

Salidas

Libro de Obra




Revisión: 00



Informe de Avance de Obra

Planilla y/o Pre-factura

RSC-030-030-060 Entregar proyecto a la Comunidad

Se entrega el proyecto a la Comunidad mediante:

Actas de entrega recepción y finiquito.

Dejar operativo el proyecto.

Lecciones aprendidas del proyecto.

Participantes




Supervisor RCRS

Expertos


Notificado






Entradas

Acta de entrega recepción provisional y/o definitiva de la Contratista

Convenio y/o compromisos

Salidas

Acta de entrega recepción con la Comunidad

Acta de Finiquito

RSC-030-030-070 Elaborar el informe de gestión de RSRC

Se realiza el monitoreo y control durante todo el proceso y mediante los registros obtenidos en el transcurso del proceso se elabora o alimenta al Informe de Gestión de RSRC que se realiza dentro del periodo establecido.

Participantes


Entradas

Informes parciales de los bloques

Actas de entrega y registros fotográficos




Revisión: 00






Notificado




Supervisor de Responsabilidad Social y Relaciones

Comunitarias

Actas de entrega a la Comunidad

Reporte Formatos F3 y F4

Reporte Formato E - HH

Salidas

Informe consolidado de componente infraestructura

Aprobador

Superintendente de Responsabilidad Social y Relaciones Comunitarias (Zona)

RSC-030-040 Gestionar Proyectos de Autogestión

Fortalecer las destrezas y capacidades en el uso y administración de recursos, con tres enfoques que conllevan a sostenibilidad económica, social y ambiental, presentados por medio de los Convenios de Compensación Social y con el financiamiento de PRC.

RSC-030-040-010 Analizar la factibilidad de implementación de los proyectos

Se ubican los proyectos establecidos en cada uno de los siguientes enfoques: Enfoque de seguridad alimentaria.

Proyecto avicultura familiar

Proyecto piscicultura familiar

Proyecto de maricultura

Proyecto cultivo maíz- arroz ciclo corto

Enfoque de economía familiar

Cultivos cacao – café Enfoque de seguridad alimentaria a nivel escolar

Huertos escolares

Huertos medicinales

Enfoque de seguridad alimentaria a nivel familiar

Huertos familiares Enfoque ambiental o de conservación




Revisión: 00



Plantaciones agroforestales – frutales

Gestión Interinstitucional

Agroindustrias grupos organizados

Participantes




Expertos


Supervisor RCRS

Entradas

Convenios


Salidas

Análisis de actores de posibles beneficiarios del PRC / autogestión


Aprobador



¿Es Factible? SI: RSC-030-040-020 Realizar socialización y acuerdo del proyecto NO: RSC-030-040-010 Analizar la factibilidad de implementación de los proyectos

RSC-030-040-020 Realizar socialización y acuerdo del proyecto

Socialización de contrapartes y condiciones básicas para iniciar un plan de ejecución y convertirlo en un proyecto efectivo con la participación activa y aporte de los beneficiarios interesados y empoderados.

Participantes





Supervisor RCRS

Expertos


Notificado

Comunidad

Entradas


Salidas

Formato E

Registro de Asistencia Técnica

Aprobador






Revisión: 00



¿Se aprueba Acuerdo? SI: RSC-030-040-030 Definir beneficiarios y cantidades de recursos NO: RSC-030-040-020 Realizar socialización y acuerdo del proyecto

RSC-030-040-030 Definir beneficiarios y cantidades de recursos

Se define el lugar y número de beneficiarios en las cuales se van a desarrollar los proyectos, además de determinar la cantidad de recursos a ser entregados mediante el Procedimiento para "Implementación del PRC en autogestión proyectos productivos/apoyo organizacional".

Participantes




Supervisor RCRS

Expertos


Entradas


Formato E

Salidas

Solicitud de grupo organizado con aval de la dirigencia de la Comunidad

Listado de Beneficiarios

Aprobador



¿Se requiere compra de bienes y/o servicios? SI: Compras / Contratos NO: Continuar Gestión de componente proyectos de autogestión

RSC-030-040-040 Entregar materiales e insumos a beneficiarios de grupos organizados

Entregar los materiales e insumos de acuerdo a los proyectos establecidos en los diferentes convenios o solicitudes de acuerdo al "Procedimientos para implementación del PRC en autogestión proyectos productivos/apoyo organizacional".

Participantes




Expertos

Supervisor RCRS


Notificado


Entradas

Solicitud aprobada de grupo organizado con aval de la dirigencia de la Comunidad


Salidas

Actas de entrega - recepción




Revisión: 00



RSC-030-040-060 Realizar el monitoreo y control

Se realiza el monitoreo y control durante todo el proceso de Autogestión y Proyectos Productivos, además de evaluar el uso adecuado de materiales, herramientas y semovientes entregados como contraparte. Verificar que los proyectos se ejecuten bajo el esquema de la "Matriz de actividades por proyecto y fase".

Participantes




Notificado


Entradas

Informe consolidado de asistencia técnica y capacitación

Salidas

Información Gestión Componente Autogestión de Proyectos

RSC-030-040-080 Elaborar el informe de gestión de RCRS

Los registros obtenidos en el transcurso del proceso alimentan al Informe de Gestión de RSRC, que se realiza en el periodo establecido.

Participantes




Expertos


Notificado




Entradas

Informes parciales generados en el transcurso del proceso

Informe semestral de procesamiento de productos compra / venta

Informe de kilos entregados de productos agropecuarios en campamentos

Salidas

Información Gestión Componente de Proyectos de Autogestión




Revisión: 00



RSC-030-040-070 Fomentar canales de comercialización de productos

Si las condiciones del proyecto implementado tiene proyección, se puede fomentar canales de comercialización directos de productos, que satisfagan las necesidades locales y regionales, de forma asociativa a través del IEPS; y otros productos como por ejemplo café, maíz, cacao, balanceados, entre otros. Se debe en primer lugar satisfacer la demanda y el consumo interno (Seguridad y/o Soberanía Alimentaria) para garantizar el enfoque de cada proyecto, en caso de existir excedente se comercializará.

Participantes




Supervisor RCRS


Notificado



Entradas

Análisis de estrategia de comercialización en áreas de influencia directa

Proyecto favorable para comercialización de productos

Salidas

Informe semestral de procesamiento de productos compra / venta

Informe de kilos entregados de productos agropecuarios en campamentos

RSC-030-040-050 Brindar capacitación y asistencia técnica

Brindar capacitación y asistencia técnica sobre el proyecto que se va ejecutar en la Comunidad. De igual manera se realiza el estudio y diagnóstico socioeconómico del proyecto. Fomentar cajas de ahorro y crédito:

Conformar grupos de interés potenciales

Desarrollar procesos de capacitación en el manejo de finanzas rurales.

Coadyuvar en la elaboración de estatutos y reglamentos

Facilitar procesos de crédito con otras instituciones Ej.: IEPS (Instituto de Economía Popular y Solidaria) Asistencia técnica.

Participantes




Notificado


Entradas

Planificación del grupo de beneficiarios


Salidas

Formato E





Revisión: 00



Supervisor RCRS

RSC-030-050 Gestionar Educación

Gestionar el desarrollo educativo y cultural en las comunidades y/o poblaciones de influencia en las operaciones de PETROAMAZONAS EP a través de Convenio de Compensación Social o del Programa de Relaciones Comunitarias en su componente de Educación y Revalorización Cultural, que contempla la implementación del Sistema de Apoyo Educativo de Formación Superior y Técnica y del Sistema de apoyo Educativo Escolar y Secundario.

RSC-030-050-010 Planificar actividades de educación y revalorización cultural

Se planifica las actividades a realizarse en el componente de educación y revalorización cultural en las Comunidades, tomando en cuenta los acuerdos o convenios con las mismas y la planificación del programa de relaciones comunitarias. La revalorización cultural es uno de los enfoques en los cuales está orientada la educación.

Participantes



Supervisor RCRS


Entradas

Convenios

Salidas

Cronograma Componente Educación


Aprobador





Revisión: 00




RSC-030-050-020 Socializar programa de apoyo educativo

Se realiza la sociabilización del programa de apoyo educativo con la Comunidad en la cual se informa los alcances del programa y las limitaciones del mismo.

Participantes




Expertos

Supervisor RCRS

Notificado

Comunidad

Supervisor RCRS


Entradas



Programa de Apoyo Educativo

Salidas

Formato E

RSC-030-050-030 Recibir y aprobar beneficiarios

Recibir las solicitudes de educación por parte de la Comunidad junto con todos los formatos, formularios, documentación y anexos requeridos en el Procedimiento "Apoyo Educativo". Se revisa la documentación para que la misma conste con todos los requisitos para acceder al apoyo de estudios, para proceder a la firma del convenio. En caso de no existir observaciones se aprueba el listado de personas beneficiarias y número de los mismos.

Participantes



Notificado






Revisión: 00




Expertos

Supervisor RCRS


Entradas

Documentación de la Comunidad

Formato E

Salidas

Formulario de aprobación de estudios

.

RSC-030-050-040 Realizar y legalizar convenios educativos

Se realiza el convenio de apoyo educativo entre Petroamazonas EP y el beneficiario en el caso de apoyo a estudios superiores y técnicos, para el caso de apoyo educativo escolar y/o secundario se lo realiza entre Petroamazonas EP y el Presidente de la Comunidad conforme al Procedimiento "Apoyo Educativo", mismo que deberá ser legalizado con el beneficiario.

Participantes





Expertos

Coordinador de Asuntos SSA y RCRS

Notificado


Entradas

Formulario de aprobación de estudios

Salidas

Convenios educativos

Aprobador


RSC-030-050-050 Dar seguimiento al cumplimiento de convenios de apoyo educativo

El convenio firmado debe ser remitido a Quito para gestiones de implementación. El Beneficiario o Presidente de la Comunidad cada semestre o año según sea el caso deberá presentar los documentos, facturas y/o demás documentación establecidas en el Convenio como constancia de cumplimiento del mismo.

Participantes


Entradas

Convenios educativos




Revisión: 00






Notificado


Salidas

Informe de beneficiarios

Facturación

Certificados de pase de año

.

¿Se cumplió o se termina Convenio? SI: RSC-030-050-090 Realizar acta de finiquito NO: RSC-030-050-050 Dar seguimiento al cumplimiento de convenios de apoyo educativo

RSC-030-050-060 Definir y seleccionar temas

Se gestiona la capacitación a las Comunidades mediante los acuerdos y el PRC con las mismas. Se define y selecciona los temas a capacitar en conjunto con las Comunidades.

Participantes




Expertos

Supervisor RCRS

Notificado


Entradas



Salidas

Solicitud de la Comunidad para la capacitación

Aprobador


RSC-030-050-070 Definir proveedor/ tipo y participantes de la capacitación

Se define proveedores de la capacitación de acuerdo a temas seleccionados con la Comunidad. En el caso eventual de que la capacitación sea con recursos de Petroamazonas EP, se realiza la planificación y organización de la logística necesaria para realizar la capacitación como:

Preparación de materiales necesarios para la capacitación.

Seleccionar al facilitador de la capacitación.

Preparar información necesaria.

Participantes



Entradas

Solicitud de la Comunidad para la capacitación

Salidas




Revisión: 00



Supervisor RCRS


Expertos


Términos de Referencia para proveedores de la capacitación.

¿Requiere contratar bienes y/o servicios? SI: Compras / Contratos NO: RSC-030-050-080 Impartir capacitación

RSC-030-050-080 Impartir capacitación

Se imparte la capacitación de acuerdo a lo establecido con la Comunidad. El proveedor deberá presentar toda la documentación necesaria como reportes, facturas, actas de entrega recepción, para que Petroamazonas EP proceda con el pago.

Participantes




Supervisor RCRS

Notificado



Entradas

Solicitud de Capacitación

Contrato Proveedor de servicios de capacitación

Salidas

Formatos E

Informe del Proveedor de servicios de capacitación

Certificado de recepción de servicio

Facturación

Registros de capacitación

Aprobador

Supervisor RCRS

RSC-030-050-090 Realizar acta de finiquito

Se realiza el acta de finiquito y acta de recepción de servicio en caso de capacitación.

Participantes


Entradas

Informe de apoyo educativo




Revisión: 00





Supervisor RCRS

Notificado


Registros de capacitación

Salidas

Acta de finiquito

Acta de recepción de servicio de capacitación

Aprobador


RSC-030-050-100 Realizar registro y ejecución de Convenio

Se realiza el registro y certificación de pago.

Se envía el convenio original a archivo central con acta de finiquito.

En caso de capacitación se cierra en el sistema la Orden de Servicio.

Participantes




Notificado


Entradas

Acta de finiquito

Acta de recepción de servicio de capacitación

Salidas

Registro de Actas

RSC-030-050-110 Elaborar el informe de gestión de RSRC

Los registros obtenidos en el transcurso del proceso alimentan al Informe de Gestión de RSRC que se realiza en el periodo establecido.

Participantes




Expertos

Supervisor RCRS

Notificado


Entradas

Registro de Actas

Salidas

Información Gestión Componente Educación

Aprobador


manual de procesos: responsabilidad social y

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