manual de procesos de...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 67

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL DE PROCESOS

DE CARTERA





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Contenido

1. GENERALIDADES ................................................................................. 4

1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 4

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 4

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 4

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 5

2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 5

3. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................ 6

3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación ............................... 6

3.2. Parametrización de la Lista de precios ........................................................ 9

3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Ordenes- Sistema académico ... 10

3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros .................... 11

3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes ......................... 13

3.6. Parametrización de Causa Nota ................................................................ 15

3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito ................................................ 16

3.8. Parametrización de Solicitud Nota ............................................................. 17

4. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA ................................................. 19

5. CREACIÓN DE ÓRDENES..................................................................... 22

6. CARGUE DE ORDEN DE MATRICULA Y SOLICITUD NOTA ................. 29

7. CARGUE DE ARCHIVOS ORDEN DE MATRICULA ............................... 31

7.2. Procesamiento de registros....................................................................... 32

8. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO .................................. 34

8.2. Visualizar recibos de Pago ........................................................................ 35

9. Creación de Nota crédito Directa ......................................................... 36

10. CARTERA POR CLIENTE ......................................................................38

11. CREACIÓN DE CRÉDITOS .................................................................... 39

11.1. Verificar en solicitud de Nota de aprobación de Crédito ........................... 42

12. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO ....................................... 43

12.1. Crear documentos de soporte para el crédito ............................................ 45

12.2. Definición del Crédito ............................................................................... 47





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13. INGRESOS BANCARIOS ....................................................................... 52

14. INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO ...................................................... 57

15. REVERSION MASIVA DE SALDOS POR DOCUMENTO ....................... 60

16. REGISTRO INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO ............................ 62

17. GIROS BANCARIOS ICETEX ................................................................ 65





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran

Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las

actividades realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:

a. Parametrización, Creación de matrículas, creación de notas crédito, Creación de

Recibo, Registro de ingresos, liquidación de matrículas, descargue de cuentas por

cobrar, recibos por otros conceptos

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización

del programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación

ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas

y genera recibos para pago.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas

de los estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en

el proceso.

1.1. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de

datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado

orden el cual está presentado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1 Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación

3. PARAMETRIZACIÓN

3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación

Se realiza la parametrización del periodo teniendo en cuenta el tipo de periodo y se coloca el

carácter correspondiente para diferenciarlos, se utilizan según la siguiente tabla:

Descripción Signo PREGRADO ( - ) POSGRADO ( / ) LICEO ( L ) MAESTRIA ( + ) CADA CONVENIO ( D ) CONVENIO 034 ( C ) CONVENO PROFESIONAL

( P )





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Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- periodo facturación

Tipo: Se ingresan las siglas que identifica el periodo que se va realizar, los más utilizados se

relacionan en la siguiente tabla:

Descripción Siglas Orden Pago Pregrado OPRE Orden Pago Pos-Grado OPOS Orden Pago Maestría MSTR Orden Pago Liceo OLIC Convenio034 C034

Nombre: Descripción del periodo

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Descripción: Se registra el nombre del periodo académico

Estado: Siempre se deja en vigente

Cierre página: Se coloca la pestaña si no se requiere imprimir

Inicio Diferido y Meses diferidos. Se dejan vacíos.

Luego se guarda con F10





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En el segundo bloque Vencimientos por Grupos se ingresa la siguiente información:

Grupo: Se digita el número del grupo

F.Vencimiento: Se toman del calendario institucional para ingresar estas fechas

Porcentaje: Se digita dependiendo de las Fecha de vencimiento

Descripción del Grupo: Se ingresa el nombre del grupo

Fechas Porcentaje %

Nombre

1 Fecha Calendario Institucional

-2 Pago con Descuento


0 Pago Ordinario


15 Pago con Recargo





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Descripción de Fecha: Se ingresa el nombre del tipo de pago

Para finalizar se guarda con F10

3.2. Parametrización de la Lista de precios

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR – PARAMETROS- Lista de Precios

Según resolución institucional se parametriza los valores de cada concepto de Cobro

Código: Se ingresa el año con un (1) a la derecha

Descripción de la Lista de Precios: Se ingresa nombre con periodo, año y número de

semestre

En el bloque Detalle de la lista de Precios por Producto y /o Servicio se ingresa lo

siguiente:





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Producto: Se ingresa código del producto

Nombre o Descripción del y/o Servicio: Se ingresa código del producto


Nombre Periodo: Ingresa automáticamente al seleccionar el periodo

Fecha Inicial: Se ingresa fecha de inicio del periodo

Fecha Final: Se ingresa fecha de finalización del periodo

Cantidad Inicial: Se deja fija en uno (1)

Cantidad Final: Las veces que pueda contener por cada estudiante

Precio: Se digita según la resolución del “Comité anual”

3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Órdenes- Sistema académico

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Académico Fecha de Inscripción de Órdenes

Centro de Costo: Se ingresa número del centro de costo dependiendo el programa

Org: Se digita 1 (Universidad Gran Colombia)

Nombre centro: se genera automáticamente al digitar el centro de costo


Nombre Periodo: Carga automáticamente dependiendo del valor de Periodo

Grupo: Debe estar creado

Fecha Ini.Diferido: Se digita la fecha de inicio de amortización de ingreso de un periodo

Meses: Cantidad de meses del periodo

Fec.Inscripción: Se deja Vacío.

Condición: Siempre se digita 1

Primíparo: Se selecciona “Si” para primer semestre

Referencia: Número el producto seleccionado de los registrados en la lista de precios





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Para finalizar se guarda con F10

3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros


COBRAR- PARAMETROS- Académico- Equivalencia entre Centros y Programas

Cada estudiante tiene un código de 10 dígitos los 3 primeros indican la facultad los 3

siguientes el periodo de ingreso y los 4 últimos el consecutivo





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500 132 0029

Centro de Costo: Se digita código del centro de costo dependiendo del programa

Org: Se genera Automático

Nombre Centro: Se genera Automático dependiendo del número digitado en el centro de

costo

Documento: Se digita “OCC”- Otros conceptos de cartera, OPRE- Orden matricula o el

documento de cartera correspondiente

Org: Siempre se ingresa el número 1

Nombre Documento: Se genera automáticamente con la información de la celda

Documento

Referencia: Se ingresa el código del concepto de cobro

Nombre Referencia: Se genera Automático al digitar la Referencia

Programa: Se digita el código del programa

Fondo. Siempre va en (1)

Nombre Fondo: Se genera automáticamente al digitar el Fondo

Fuente: Se digita 21 – Ingresos Operacionales

Nombre Fuente: Carga automáticamente con la información de la celda Fuente

Función: Se digita 21 – Ingresos Operacionales

Primíparo: Se selecciona “Si” para clientes de que ingresan a primer semestre

Nombre Función: Se genera automáticamente con la información de la celda Función

Facultad Consecutivo Periodo de Ingreso





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3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Creación de terceros y clientes

Carga automáticamente los datos del cliente admisiones asignan número, con estudiantes

atípicos se realiza el procedimiento manualmente.

Se pulsa F7 y se digita la identificación luego se pulsa F8 para cargar los datos del Tercero

En el bloque Información Detallada de los Clientes:





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Cliente: Este número es generado por Admisiones, también se puede ingresar manual si es

necesario

Organiz: Se digita 1

Nombre de Impresión, Dirección Entrega, Teléfono y Dirección Electrónica: Son

datos cargados automáticamente con la información del cliente que ingresa de admisiones al

sistema Iceberg o mediante la creación de cargues masivos.

Zona: Se deja (1)

Lista: Se deja vacío

Condición: Se deja en uno (1) contado

Nombre Condición: Carga automático dependiendo del valor registrado en Condición

Tipo de Cliente: Se selecciona según tabla

Tipo Cliente

Descripción tipo de Cliente

1 ESTUDIANTES 2 COMERCIAL 3 EMPLEADO 4 ESTUDIANTE LICEO JULIO

CESAR GARCÍA 5 ENTIDADES FINANCIERAS

Canal: Se Ingresa Uno(1) - No aplica

Centro_Costo: Se digita el código correspondiente

Organización. Se digita uno (1)

Ruta: se digita uno (1)

Estado: se digita (1) - Estado Activo

Dirección se guarda con F10





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3.6. Parametrización de Causa Nota

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Causas notas cr/ db

En esta pantalla se ingresa un número para la Causa Nota y un nombre con la descripción

Para seleccionar las causas aplicables a cada concepto de Nota

Se debe asignar código y nombre. Contabilidad define el comportamiento contablemente.

Para terminar se guarda con F10





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3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Conceptos notas debito / crédito

Concepto: Se ingresa número que abarque varios conceptos de causa

Nombre Concepto: Carga automático con el número de concepto

Aplica: Se selecciona si es débito o crédito

Controla Saldo por: Se parametriza dependiendo el comportamiento de la nota





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Obliga Dcto.Ref: Se selecciona dependiendo del concepto

Aplica Mora: se define si o no

Interés Mora: se define en %

Grupo: Vacío

Al terminar se guarda con F10

En la sección Causa aplicables a cada concepto de Notas se ingresa lo siguiente:

Causa: se ingresa el número

Descripción Causa: Carga automáticamente con el valor de Causa

Créditos los meses diferidos y forma de inicio diferido: Se especifica dependiendo de

cada caso

Los demás campos se dejan como están por defecto

3.8. Parametrización de Solicitud Nota

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Tipo

solicitud nota





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Son notas temporales que no afectan al cliente, solo al documento aquí están todos los

documentos de nota crédito.

Se ubica el cursor en Concepto Nota se pulsa F6 para insertar uno nuevo

Concepto Nota: Se selecciona el código correspondiente

Concepto Causa: Se genera automáticamente

Nombre Solicitud: Nombre que se le asigno

Genera Client.?: Se deja vacío

Aut: Se deja vacío

Priori: Se deja en 1

Aplica Total: Se marca

Valor: Se digita el asignado

Tipo Valor: puede ser valor o porcentaje

Incl.Liq Extra?: Si se incluye o no en el cálculo de liquidación extraordinaria

Incl.Pronto Pago?: Si se incluye o no en el cálculo del descuento por pronto pago

Centro de Costo. Si se quiere especificar se coloca





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Meses diferidos: Es opcional

4. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTA POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Solicitud nota

Solicitud#: Este número se genera al guardar

Cliente: se digita el código del cliente

Nombre negocio: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Identificación: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Nombre/Razón Social: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Primer Apellido: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Estado: Se selecciona solicitud y al terminar pulsando el botón Aprobar solicitud Orden,

cambia a aprobado.


Nombre periodo: Se genera automáticamente cuando se ingresa periodo

Docmto: Se digita o se selecciona de la lista de órdenes que están vigentes en ese periodo

para activar





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Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto

Org.: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto

Valor Total Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto

Fecha Solicitud: Se registra fecha de elaboración de la Solicitud Nota

Concepto: Se registra el número del concepto

ENTIDAD CONCEPTO

CAUSA

CASUR 430 439 CAFAM 430 438 COLSUBSIDIO

430 437

NEGRITUDES

430 446

FUERZAS MILITARES

430 440

FONDO NACIONAL DEL AHORRO

430 443

ADUC 430 441 FONTEBO 430 442 FOEMDAS 430 445 COOTRATIEMPO

430 447

Causa: Depende del concepto registrado

Aplica: Se selecciona si es débito o crédito depende del concepto





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Centro de Costo: Al ingresar el cliente se genera automáticamente pero se puede modificar

si se necesita

Nombre Tipo de solicitud: Carga automáticamente con el concepto y la causa

Descripción: Carga automáticamente con el concepto y la causa

Nombre de centro de costo: Carga automáticamente cuando se digita el centro de costo

Fuente función. Se digita o se selecciona de la lista desplegable

Nombre fuente Función: se genera al digitar la fuente función

Fecha diferido: Se digita la fecha a diferir

Mes diferido: Se digita la cantidad de meses

Tipo: Se selecciona si es porcentaje o valor viene de la parametrización de tipo solicitud nota

Aplica Total: se selecciona “Si”

Porcentaje: Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí.

Valor: El programa Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita

allí.

Cliente Cargo: Se digita el código del responsable o se busca en la lista desplegable, para un

traslado de deuda

Nombre negocio: Carga automático con cliente cargo

Identificación: Carga automático con cliente cargo

Nombre r/Razón social: Carga automático con cliente cargo

Apellido: Carga automático con cliente cargo

Comentarios: Se ingresa una descripción de las notas

Se pulsa F10 para guardar y se genera un número de solicitud

Se pulsa en el botón Aprobar Solicitudes Orden y el Estado cambia a aprobado





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Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el botón

Imprimir Orden y posterior en generar nueva orden le damos “si” luego de esto

obtendremos una vista previa de la matrícula para imprimir.

5. CREACIÓN DE ÓRDENES


COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes

Para buscar una orden se pulsa F7 y se digita el número del cliente y se pulsa F8 para traer la

información a la pantalla

Para una nueva orden se realiza lo siguiente.

Cliente: Se digita número del cliente

#identificación: Carga con el valor digitado en el cliente

Nombre Negocio: Carga con el valor digitado en el cliente

Razón social/Nombre Cliente: Carga con el valor digitado en el cliente

Primer Apellido: Carga con el valor digitado en el cliente

Teléfonos: Carga con el valor digitado en el cliente

Ciudad/Municipio/Población: Carga con el valor digitado en el cliente

Org: se digita 1

Docmto: se digita el documento correspondiente o se busca en la lista desplegable

Nombre del documento: Depende del valor digitado en Docmto.





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Doc.Saldo, #Doc.Saldo, Org.Sal y Enviar a: Se dejan vacíos

Liquidación: Carga automáticamente

Tipo Entrega: Seleccionar personal

Estado: se deja en vigente

Condición: Se digita 1


Grupo: El que corresponda a este periodo elegido

Tipo de orden: Se deja en Orden

Fecha Orden: Se registra, está por defecto la actual

F. Liquidación: Se genera automáticamente activar la Orden

1er. Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

2do.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

3er.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

Descuento: Se genera automáticamente

Ciclo: Se selecciona de lista desplegable según la siguiente imagen:





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Promoción, Vendedor, Dirección y Orden de compra: Se dejan vacíos

Org: Se genera automáticamente

C. de Costo: Se genera automáticamente pero se puede modificar si se requiere

Nombre centro: Se genera automáticamente

Fondo: Se selecciona generalmente es 1

Fuente: Se selecciona generalmente es la nro. 21

Mora: Se deja en NO

Tasa: Se deja en Cero (0)

Consec: se deja vacío

Descripción: Se digita una breve descripción de la orden

Mensaje: Se deja Vacío

Valor bruto de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del

detalle

Valor de Descuento: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle

Valor de IVA: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle

Valor Total de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del

detalle

En el Bloque inferior se registra lo siguiente:





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Producto: Se digita el código

Nombre del producto/servicio: Se genera automático al digitar el producto

Descripción: Se digita la descripción

Cantidad: Se digita generalmente uno (1)

Precio: Si no carga automático se ingresa manualmente

%desc: Carga automático al llenar todos los campos restantes

% IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor Bruto: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor descuento: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Subtotal: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Org: Carga automático

C.Costo: carga automático

Fondo: Carga automático

Inicio Diferido: Se digita la fecha a partir de la cual inicia el diferido

Meses: se ingresa cantidad de meses

Estado: se carga automáticamente

Facturado: Vacío

Línea: Vacío

Se pulsa F10 para guardar y se pulsa el botón confirmar, luego se abrirá la siguiente ventana

indicando que pasara la orden a estado vigente se pulsa el botón YES.





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Luego se pulsa en el botón Documento relacionados

Se ingresa la fecha para liquidar una orden y se pulsa OK





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Se genera la siguiente ventana con la información simulada de la orden con los documentos

débito y crédito relacionados

Al pulsar next block





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Si se requiere imprimir la orden de pago, se regresa a la ventana Cuentas por Cobrar anterior

y se pulsa en el botón Imprimir.





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6. CARGUE DE ORDEN DE MATRICULA Y SOLICITUD NOTA

Para crear una entidad, sus requerimientos y subir los archivos creados en Excel se ingresa

por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- GENERAL- CARGUE DE

ARCHIVOS- Archivos de las entidades

Tipo: Se ingresan los valores de FIN para entidades financieras y UNI para Universidad

Virtual

TIPO ENTIDAD NOMBRE

UNI UNI BANCO VIRTUAL GRAN COLOMBIA

FIN 01 BANCO BOGOTÁ

FIN 02 BANCO POPULAR

FIN 07 BANCOLOMBIA

FIN 23 BANCO OCCIDENTE

FIN 32 BANCO BCSC

Para crear los parámetros del Tipo UNI Entidad UNI y Nombre: Banco Virtual Gran

Colombia se realiza lo siguiente:





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En Definición de archivos para La Entidad

Tipo: Se ingresa el código 05 para cargue de solicitud Nota

Columna: Se ingresa el número dela columna

Nombre de Columna: Se ingresa el nombre del encabezado

Tipo de Dato: Se ingresa el nombre dl tipo de dato que será ingresado

Posición Inicial: se deja en cero para todos

Longitud. Se deja en cero para todos

Formato. Se deja vacío, para fecha debe tener el formato DD/MM/YYYY

Incluida: Se deja en la opción “SI” para todas

Se ingresan 16 columnas para el tipo de archivo 05 y 06





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7. CARGUE DE ARCHIVOS ORDEN DE MATRICULA

7.1. Cargue de Archivos

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- GENERAL- CARGUE

DE ARCHIVOS-Cargue de archivos

En esta ventana se ingresan los siguientes datos

Banco: UNI

Tipo de archivo: 06

Fecha: se genera la actual automáticamente

Tabla. Se escribe Orden

Tipo: se genera automáticamente TB

Archivo: se genera automáticamente al seleccionar el archivo con el botón buscar





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Destino: Se pulsa en el botón buscar para seleccionar el archivo en Excel en la ruta donde

este almacenado.

Luego se pulsa en el botón Cargar

Si la información cumple con el formato subirá en la sección Registros del archivo

7.2. Procesamiento de registros

Luego se ingresa a procesamiento de registros por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA- GENERAL-CARGUE DE ARCHIVOS- Procesamiento de Registros

En esta pantalla se pulsa F7 se ingresa Tipo y Secuencia, luego se pulsa F8 se cargan los datos

automáticamente; si se está seguro que cargaron correctamente se pulsa en el botón

procesar





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En la barra de estado saldrá el mensaje de transacción Completa

Describir que pasa al pulsar en resultado

En detalle aparece procesado “NO” al pulsar el botón procesar pasarán a estado “SI”

Para cargar los datos de seguro de accidente se ingresa por

Para solicitud nota se realiza el mismo procedimiento:

Banco: UNI

Tipo de Archivo: 05

Fecha: Se ingresa la actual

Tabla: SOLICITUD_NOTA

Tipo: TB

Archivo y directorio: Se cargan cuando se selecciona el archivo al dar en el botón Buscar,

luego se pulsa en el botón cargar.





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8. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO

8.1. Generar Recibo de Consignación

ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR-

LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Genera recibo de consignación para un periodo





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En esta ventana se ingresa:

Periodo académico: Se digita año signo y periodo

Documento: Se digita OPRE

Centro de Costo: Se ingresa el código del centro de costo y se pulsa Enter

8.2. Visualizar recibos de Pago

Para ver los recibos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes

Se pulsa en el botón Imprimir si se quiere tener en físico o sino están quedan cargadas en la

página web de Universidad





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9. Creación de Nota crédito Directa

Se realizan dos modalidades una es la solicitud Nota esta no afecta la cartera y la Nota Crédito

esta si afecta la cartera se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CUENTAS POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Crédito

Nota Crédito directa:

Organiz: Se digita 1

Concepto Causa: Se digita el código

Cliente: Se digita el código

Fecha: Se ingresa la fecha actual





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Con cargo a: Se ingresa el Número del cliente

Centro Costo: se ingresa el código

Organiz: es uno (1)

Fondo: Se ingresa el Numero 1

Fuente Función: Se ingresa el número 1

Inicio diferido: Fecha a partir del inicio del periodo

Meses: Depende de la duración del periodo

Estado. Se deja en “grabado”

Doc. externo: Se deja Vacío

Descripción: Se ingresa la descripción completa de la nota crédito.

Valor bruto. Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados

en los documentos del detalle

Total Documentos afectados:

Valor Total: Automático

Se pulsa en el botón Confirmar en el mensaje que se presenta se pulsa OK al realizar esto la

nota pasa a Estado “Vigente” y afecta los saldos de cartera.





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10. CARTERA POR CLIENTE


COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente

En esta ventana Cartera por Cliente se pulsa F7 y se digita el código en Cliente y se pulsa

F8 y se muestran los documentos y el movimiento en cartera





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11. CREACIÓN DE CRÉDITOS

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-Captura

de Créditos con cheque

Para este proceso se debe tener en cuenta los documentos solicitados al cliente, como son

Cheques, liquidación, formulario, matrícula, Fotocopia cédula y abonos.

Org: 1

Crédito: se genera automáticamente

Estado: Carga automáticamente en cartera

Líneas: Se selecciona de una de las 3 opciones

Código Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial 3 Credicheque

Cliente: Se digita el número

Org. Se selecciona de la lista desplegable

Doc.: carga automáticamente con el valor anterior de Org

Orden: carga automáticamente con el valor anterior de Org

Fec.Vencmto: Se deja Vacío

Sol: Se selecciona la opción “Si”

Mod.fec: Se selecciona la opción “Si”


Ver.Orden, Vr.Adicional, Vr.Solicitudes y Vr.Creditos

Formaliq: Se deja en cap.fijo.int.Venc.

Plazo: Depende del número de cheques

Int: Se deja Vacío





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Tasa Int: se digita la tasa de interés

Int Mora: Se selecciona la opción “NO”

Periodo: Se selecciona Mensual

Fecha Solicitud: Se registra la que aparece en la documentación “Formulario”

Fecha aprobación: la misma de solicitud

Vr.Financiación: Se ingres el valor de la matrícula

Cobro cuo ini: se deja en la opción Valor

Valor/proc: Se deja en cero

Valor CuoIni: se deja vacío

Cobro gastos: Se deja la opción Porcentaje

Valor/porci: Se deja en Cero

Valor Gastos: se deja en Cero

Org: Su valor es 1

Centro. Carga automático con número y nombre

Fondo. Su valor es 1

Fue/fun: se ingres ala 21

Descripción: Especificar el nombre del crédito y el año y periodo ej.: Crédito con cheque

20131

Tipo: si ingresa FIN

Entidad. Se ingres ale código de la entidad bancaria

De cheques: Se genera el nombre de la entidad al ser ingresado el código anterior

Cuenta. Se digita el número del cheque

Girador: Se digita y se obtiene de la documentación entregada

Tipo: carga automático con la información de autorización

Entidad: Entidad que aprueba el cheque – Cov

De respaldo: Carga automáticamente con la sigla COV- Covinoc

Autorización: se ingresa el número de los documentos presentados





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Se guarda con F10 y se pulsa en el botón Liquidar

En el bloque Cuotas a respaldar se verifican los valores de las cuotas a pagar para finalizar

se guarda con F10

Si se necesitan correcciones se pulsa en el botón Cuot.Normales se realizan modificaciones

y se vuelve a liquidar verificar valor Cheque y el número del Cheque en “Cheque Núm.” y

luego se pulsa en el botón Confirmar





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11.1. Verificar en solicitud de Nota de aprobación de Crédito Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR-CARTERA COMERCIAL-Solicitud Nota

Se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 en observaciones esta

detallado el número del crédito





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12. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR

COBRAR- Liquidación de Facturas- Órdenes

Luego se pulsa en el botón documentos relacionados

En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK





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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra





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12.1. Crear documentos de soporte para el crédito

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-

DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte

Cliente: Se digita el código del cliente

Org: Se Ingresa el 1

Tipo de Documento: se digita Pagaré

Cliente: Se digita el código del Cliente

Estado: cambia al guardar

Los demás campo se dejan vacíos

Se guarda con F10, luego se pulsa en Activar





Página 46

Se genera una ventana de verificación, se pulsa en el botón YES

Se genera un mensaje en la barra de Estado

Identificador: Se crea automáticamente





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12.2. Definición del Crédito Luego en se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITO-

Definición de Crédito

Para realizar el ingreso de datos a esta pantalla se deben tener a mano los siguientes

documentos Formulario, pagaré, Orden de pago, carta de compromiso, pagaré, carta de

instrucciones, cédula de Ciudadanía, certificado laboral y Formulario.

Se ingresan los siguientes datos,

Org: Se ingresa el valor 1

Crédito: Se genera automáticamente al guardar

Línea: Se selecciona una opción dela siguiente tabla

Descripción: Carga con el valor de la línea


Descripción: Carga con el valor digitado en periodo

Forma liquidación: Cap.Fijo.Int: Venc

Fondo: Se ingresa el valor 1

Nombre Fondo: Carga con el valor de Fondo

Fue/Fun: Se ingresa el número 21

Número Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial 3 Credicheque





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Nombre fuente Función: Carga con el valor de Fue/Fun

Estado: Inicia automático en cartera

Financiación: Se ingresa el valor del formulario

Luego se selecciona la pestaña Generales

Plazo: Se ingresa el número para el plazo de pago

Cuotas: Igual al número de plazo

Interés Indexado: se deja vacío

Valor interés: Se digita 3

Genera mora: Se selecciona Si o NO

Int. Mora: Se ingresa 0 o 1,5





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Periodo: se selecciona en la opción “Mensual”

Solicitud: se ingresa fecha actual

En la pestaña Datos del cliente se ingresa lo siguiente





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Cliente: se ingresa el número del cliente y cargan los datos de identificación, Dirección

electrónica, dirección de residencia, teléfono de residencia, razón social, primer apellido,

segundo apellido.

En la pestaña Datos documento Soporte se ingresa lo siguiente

En la celda Doc. Soporte, Se selecciona una opción de la lista al pulsar en la lupa

Los datos de las celdas esta ventana cargan automáticamente cuando se ingresa el valor Doc.

Soporte

En la pestaña Orden Soporte del Crédito





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Orden: Se ingresa el número de la Matricula del periodo

Incluye de Solicitud: Se selecciona “SI”

Solicitud Fecha: Sale del formulario

Observaciones: Crédito personal

Las demás se dejan como están.

Se guarda con F10, se pulsa en Liquidar luego en el botón YES y ACEPTAR se presentan

las cuotas, se pulsar en pre- aprobar y luego se pulsa en confirmar, para liquidar se crea una

nota temporal.

Luego se pulsa en el botón Liquidar





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En la ventana que se presenta se pulsa en el Botón YES y aceptar

Luego se pulsa en Pre-aprobar y luego en confirmar, para liquidar se crea una nota

Temporal.

13. INGRESOS BANCARIOS

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-

INGRESOS-Recibo Ingresos





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Org: Se selecciona el número 1

Caja: se selecciona el número 11

Nombre caja: Se carga automáticamente

Fecha: Se ingresa la fecha de pago

Fecha de pago: Se Ingresa la fecha de pago

Cliente: Se ingresa el código del cliente

Identificación, Razón social, Primer Apellido, Segundo Apellido: Ingresan

automáticamente cuando se digita el código del cliente


Descripción: Se ingresa pago certificado “el número”

Documento: se ingresa el número de la consignación





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En la pestaña documento a cancelar

Valor: Se digita el valor de la consignación

Pestaña conceptos: concepto correspondiente

Valor: Se ingresa el valor en la columna Valor. Y se guarda F10

In Diferido: Se ingresa fecha a partir de la cual se va a diferir

Mes: a partir de la consignación se toma meses a diferir y se guarda con F10

En la venta anterior





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Se pulsa en el botón Confirmar se selecciona “si” y cambia el estado a vigente

13.1. Cargue Automático De Bancos

Se utiliza el Convenio 414 Cuenta 821, todas las cuentas están referenciadas,

Bajar archivo ajustar para realizar cargue en ICEBERG

Ingresar al Irs revisar con la cuenta del Banco y bajar archivo e Excel

13.2. Descargue Cheque

Cuando llega cheque se realiza Recibo de Caja





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Org: se digita 1

Caja: Se ingresa número

Fecha: se ingresa la fecha de consignación

Fecha Cheque: Se ingresa la fecha del Cheque

Código: Se ingresa el código del cliente


Descripción: Se digita descripción pago de cheque con el número de consignación.

En la pestaña documentos





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Se confirma pago, el sistema cancela el valor del cheque

14. INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO

ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS- Ingresos

Automáticos de pago

Organización: Se digita el valor 1

Número: Se genera al guardar

Caja: Se ingresa el valor 11- Caja ingreso de consignaciones

Fecha Consignación: Se ingresa la fecha de consignación

Fecha Pago: Se ingresa la fecha de pago

Cliente: Se ingresa el número del cliente

Identificación: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente

Razón social / nombre: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente

Primer Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente

Segundo Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente





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Referencia, ref. Crédito se dejan vacíos.


Descripción: Se ingresa la descripción del recibo y el número de la OPRE

Se guarda con F10

En la pestaña pagos

Modalidad: Se ingresa el número 3- Consignación cuenta bancaria

Nombre: Se genera al digitar el valor de la modalidad

Moneda: Se utiliza pesos

Valor: Se registra el valor en pesos

Requiere documento: se deja en “No”

Consignación: Se selecciona el banco de la lista pulsando en la lupa

Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación

Nombre Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación





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Oficina: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación

Cuenta: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación

Documento: se ingresa el número de la consignación

En el botón Documentos

Se ingresa el número del recibo se pulsa el botón Confirmar Recibo

En botón contabilidad





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Verificar a que parte se envió y los valores que se están liquidando.

15. REVERSION MASIVA DE SALDOS POR DOCUMENTO

ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR –

CARTERA COMERCIAL- Reversión Masiva de Saldos por Documento

Se utiliza es operación para los valores que quedan sin registrar en saldos superiores a 20000

Se pulsa en el botón Reversión Total





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Se digita la fecha actual y se pulsa en el botón OK

Se genera una ventana con la confirmación de la operación realizada se pulsa OK





Página 62

16. REGISTRO INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO

Todo lo que tiene que ver con matrículas va en automático

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-

INGRESOS- Recibos de Ingreso

Org: Se ingresa el número 1

Caja: Se seleccionan según los datos de la tabla:

Código Descripción 11 Bancarios 13 Activación Orden 14 Cruce Saldos Automáticos

Nombre Caja: Ingresa Automáticamente con el valor de caja

Fecha: Se digita la fecha de pago





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Fecha Pago: Fecha de pago

Cliente: Se digita el código del estudiante


Descripción: Se ingresa una descripción con la fecha y 4 números de tarjeta y el nro. de

recibo de consignación.

Se registra pulsando el botón pagos

Al pulsar el botón pagos se activa la siguiente ventana

Modalidad: Se ingresa el valor teniendo en cuenta la siguiente tabla

Código Descripción 3 Consignación Bancaria 4 Tarjeta Banco de

Bogotá 5 Tarjeta Banco de

Davivienda 6 Tarjeta Banco Caja

Social 7 Tarjeta Colsubsidio

Nombre: Carga automáticamente con el valor digitado en el campo Modalidad





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Moneda: Se ingresa pesos

Valor: Se ingresa Valor

Consignación: Se busca el banco de la lista

Entidad, oficina, y Cuenta: Estos 3 se cargan automáticamente cuando se ingresa el valor

en el campo de consignación

Documento: Se ingresa número de Transacción

Se guarda con F10, al guardar se genera un recibo y una data (Botón Cartera por Cliente),

luego se pulsa en recibo de caja y luego en botón Imprimir

Se genera el recibo de caja, se pulsa en el semáforo

Se genera un recibo para ser impreso





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17. GIROS BANCARIOS ICETEX

Se descarga la resolución del ICETEX se utiliza el fondo coofipopular se busca el código para

ello se ingresa a Iceberg de la siguiente manera.

ICEBERG ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR-CARTERA

COMERCIAL- Cartera Por Cliente

Al ingresar se pulsa F7 se digita Nro. identidad se registra el número del código





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En la pestaña Notas crédito se realiza lo siguiente:

Organiz: Se ingresa el valor 1

Concepto: Se ingresa el concepto 910 para Ice tex

Causa: Se genera dependiendo del concepto

Cliente: Se ingresa código del Cliente





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Fecha: Se ingresa la fecha cuando se realizó el giro

Vencimiento: Se deja la misma


Con cargo a: Se ingresa el Nit del ICETEX

Fuente Función: Se ingresa el número 21

Centro Costo: Se ingresa el código del centro de costo

Estado: Se deja en Vigente

Descripción: Se registra una descripción del estado de la deuda

Valor Bruto: Se ingresa el valor de la deuda

Luego se pulsa en el botón Confirmar

Se revisa que quede el saldo a favor y en la cuenta del ICETEX quede la deuda del estudiante.

Recibo ingresos: recibos de impuesto se ingresan datos para descargue se revisa el Ice tex y

queda en cero

manual de procesos de...

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