manual de proceso registral de la propiedad...

MANUAL DE PROCESO REGISTRAL DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL REGISTRO MUNICIPAL DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN QUEVEDO.

1.- INTRODUCCIÓN. El Registro Municipal de la Propiedad y Mercantil del Cantón Quevedo, para cumplir de manera eficiente y eficaz con las funciones y atribuciones institucionales establecidas en la Ley y la normativa institucional vigente, se plantea el presente instrumento normativo interno que determina, clara y específicamente las particularidades, actividades y cadena de custodia que deben cumplir los requerimientos que ingresan a la institución, desde que el usuario hace el ingreso del trámite, hasta el momento mismo en que éste es devuelto ya completado el proceso. El presente manual incorpora los procesos registrales desarrollados con sustento legal sobre la base del portafolios de servicios que la institución ofrece a los usuarios, describiendo los procedimientos para la gestión de inscripción y certificación, como procesos sustantivos de Registros de la Propiedad y Mercantil. Las disposiciones constitucionales establecidas en el Art. 227 de la carta magna, nos comprometen a desarrollar procesos enfocados a la satisfacción del usuario, con una proyección hacia la mejora continua, sistematización y procesos eficaces y eficientes. Siendo el Registro Municipal del Cantón Quevedo un órgano del sector público, adscrito al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Quevedo, éste ha definido procesos que nos permitirán generar servicios de calidad, que generen una buena imagen del servicio público al cliente, con procesos de calidad, con estándares de eficacia y eficiencia. 2.- OBJETIVO. El presente manual tiene por objeto definir y establecer los procedimientos en el cumplimiento de las atribuciones y competencias institucionales dentro del Registro Municipal de la Propiedad y Mercantil del Cantón Quevedo. 3.- ALCANCE. El presente manual será de aplicación obligatoria para todos los servidores y servidoras de la institución en los procesos de gestión de Registro y Certificación de la Propiedad Mercantil. Será responsabilidad de la Jefatura Técnica de Registro el velar por la correcta aplicación del presente manual. 4.- MARCO JURÍDICO. Artículo 265 de la Constitución de la República, manda que: “El sistema público de registro de la propiedad será administrado de manera concurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades”. Artículo 142 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización –COOTAD-, respecto del ejercicio de la competencia de registro de la propiedad, ordena: “La

administración de los registros de la propiedad de cada cantón corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales. El sistema público nacional de registro de la propiedad corresponde al gobierno central, y su administración se ejercerá de manera concurrente con los gobiernos autónomos descentralizados municipales de acuerdo con lo que disponga la ley que organice este registro…” Art. 10 de la Ordenanza Municipal para la Organización, Administración y Funcionamiento del Registro de la Propiedad Municipal del Cantón Quevedo que establece lo siguiente: “El Registro de la Propiedad Municipal del Cantón Quevedo como órgano adscrito al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Quevedo, goza de autonomía administrativa, financiera, económica y registral, en conformidad con el Art. 265 de la Constitución de República del Ecuador y el Art. 142 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización. Su función primordial es la inscripción y publicidad de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes”. Art. 11 de la Ordenanza Municipal para la Organización, Administración y Funcionamiento del Registro de la Propiedad Municipal del Cantón Quevedo señala: “…el Registro de la Propiedad Municipal del Cantón Quevedo, estará integrado por la o el Registrador de la Propiedad, como máxima autoridad administrativa y representante legal y judicial del mismo; por la unidad de repertorio, unidad de confrontaciones, unidad de certificación, unidad de índices, unidad de archivos; y, las que se crearen en función de sus necesidades. Las competencias y responsabilidades de cada unidad y sus funcionarios se determinarán en el orgánico estructural y funcional que dicte la o el Registrador de la Propiedad..” Artículo 26 de la Ordenanza Municipal para la Organización, Administración y Funcionamiento del Registro de la Propiedad Municipal del Cantón Quevedo dispone que: “corresponde a la o el registrador, elaborar el Reglamento ORGÁNICO FUNCIONAL y como máxima autoridad administrativa del Registro, ejercer todas las facultades legales para el control financiero, administrativo y registral del Registro de la Propiedad. Art. 66 numeral 25 de la Constitución de la República del Ecuador que garantiza el derecho de los ciudadanos y ciudadanas a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características. Art. 226 de la Constitución de la República que señala: “…Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley..” Art. 227 de la Constitución de la República que señala: “…la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación..” Art. 229 de la Constitución de la República que señala: “…Serán servidoras o servidores públicos todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del sector público..”

Art. 233 de la Constitución de la República que señala: “…Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos..” 5.- GLOSARIO DE TERMINOS. REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD.- Funcionario público encargado de calificar, anotar, inscribir, certificar y demás tareas concernientes a los actos y contratos que pueden constar en el Registro de la propiedad con relación a bienes inmuebles y derechos reales, de acuerdo con la demarcación territorial correspondiente, conforme las normas legales que en cada país rijan.

REGISTRAR.- Anotar, inscribir, transcribir literalmente o extractar en las oficinas y libros de un Registro público los actos o contratos de los particulares y las resoluciones de las autoridades administrativas o judiciales.

REGISTRO.- Acción o efecto de registrar. Matrícula. Protocolo. Oficina donde se registran actos y contratos de los particulares o de las autoridades. Libro en que se anotan unos y otros. Cada uno de los asientos, anotaciones o inscripciones del mismo.

PROPIEDAD.- En general, cuanto nos pertenece o es propio, sea su índole material o no, y jurídica o de otra especie. Facultad de gozar y disponer ampliamente de una cosa. Objeto de ese derecho o dominio. Predio o finca. Por abreviación, y contraponiéndolo al usufructo, la nuda propiedad. HORIZONTAL. Denominación difundida para designar el derecho, común en parte y privativo en otra, resultante de corresponder una misma casa a distintos propietarios, dueños exclusivos cada uno de ellos de un piso, departamento u otra vivienda independiente. RURAL o RUSTICA. El conjunto de fincas o heredades cultivables o efectivamente dedicadas a la agricultura, y por extensión a la ganadería o forestales. URBANA. La comprensiva de las edificaciones, singularmente en los centros poblados.

PROPIETARIO.- Titular del derecho de propiedad. Dueño de bienes inmuebles. Casero o dueño de una casa alquilada. Nudo propietario.

CATASTRO.- Censo descriptivo de las fincas rústicas y urbanas.

FOLIO.- Hoja de un libro o cuaderno; y, más especialmente, de un expediente o proceso. Los autos judiciales han de ser foliados, es decir, numerados, para facilidad en las citas y comprobación de que no hay sustracción de documentos.

FOLIO PERSONAL.- Es el sistema de anotación de hechos y actos jurídicos que se lleva de acuerdo a la persona que los causa o sobre quien recae. En este sistema la o el responsable del registro procederá a registrar: nombres, apellidos y datos del titular de la información y en el caso del registro de la propiedad, la descripción del inmueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, las constancias de solicitudes de certificados; y en el caso de registro mercantil y civil, el nacimiento o creación de la persona, todas las modificaciones del estado civil o societarias y su muerte o extinción.

FOLIO REAL.- Es el sistema de anotación de actos jurídicos que se llevan de acuerdo al objeto del que trata el registro. La información consistirá en la descripción del inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados.

FOLIO CRONOLÓGICO.- Es el registro de los títulos, actos y documentos cuya inscripción se solicita, que se efectúa de acuerdo al orden en que esta petición ocurre. Este sistema incluye al menos un libro índice y un repertorio, en ellos se asentarán todos los datos referentes a la persona, inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados; así como en el caso de las personas jurídicas las modificaciones y todo acto societario que se presente.

NOTA MARGINAL.- En los Registros Públicos, especialmente en el civil y en el de la propiedad, cada uno de los asientos secundarios, puestos al lado o al margen de los principales, que contienen indicaciones o circunstancias referidas a la inscripción principal o al instrumento matriz; ya una simple correlación, ya algún cambio en el derecho de la situación, correcciones, y su cancelación incluso.

NEGATIVA.- Negación. Denegación. Repulsa. Rechazamiento. Proposición que niega algo.

PROHIBICIÓN.- Orden negativa. Además de mandato de no hacer, significa vedamiento o impedimento en general.

DOCUMENTO LEGALIZADO.- Documento que tiene un estado de forma legal.

DECLARACIÓN JURAMENTADA.- Manifestación hecha bajo juramento, y generalmente por escrito, acerca de diversos puntos que han de surtir efectos ante las autoridades administrativas o judiciales. Hay declaraciones juradas de bienes, de existencias, de gastos, etc.

CANCELACIÓN.- Anulación de un instrumento público, levantamiento de una inscripción del Registro, de una obligación.

RECONOCIMIENTO DE FIRMAS.- Admisión de la autenticidad de la firma o letra, realizado ante autoridad competente.

MARGINAR.- Anotación al margen de un título de la corrección de errores, reparación de omisiones y cualquier modificación que de oficio o a petición de parte deba hacer el Registrador conforme al título.

SENTAR RAZÓN.- Realizar la anotación en el título con los datos de la inscripción o negativa, de cada acto.

LIBRO DE REPERTORIO.- Libro donde se anotan los títulos o documentos que se presenten para su inscripción. Se cierra diariamente, haciendo constar el número de inscripciones efectuadas en el día.

OBSERVACIONES.- Todo tipo de error o falta que tengan los documentos habilitantes y que deben ser solventadas por el cliente.

INSTRUMENTO PÚBLICO.- También denominado auténtico, es el autorizado con las solemnidades legales por el competente empleado. El otorgado ante notario, e incorporado en un protocolo o registro público, se llama escritura pública.

TÍTULO.- Documento que prueba una relación jurídica/Demostración auténtica del derecho con que se posee. /DE PROPIEDAD. Documento que acredita el dominio sobre alguna cosa. /DECLARATIVO. El instrumento o documento en que consta la declaración de un derecho ya existente, pero controvertido; como una sentencia. /HÁBIL. El que resulta eficaz por reunir los requisitos legales. / INSCRIBIBLE. El susceptible de inscripción en el Registro de la Propiedad, por comprendido en los enumerados de manera concreta en la ley que rija en el Derecho Hipotecario o Inmobiliario/ NO TRASLATIVO DE DOMINIO. El que carece de eficacia jurídica para transmitir la propiedad. /ONEROSO. Causa de adquisición de cosas o derechos a cambio de una equivalencia económico jurídica; como en la compra (precio por cosa), en la permuta (cosa por cosa) y en el cambio de moneda extranjera (dinero por dinero).

TRÁMITE/SOLICITUD.- Gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado.

ACTO.- Manifestación de voluntad o de fuerza. /CONSTITUTIVO. Aquel que origina un derecho o establece una obligación/INDIVIDUAL. El que es obra de una sola persona, y basta para producir efectos jurídicos; como el testamento, o el delito sin cooperación. /JUDICIAL. La decisión, providencia, mandamiento, auto, diligencia o medida adoptada por juez o tribunal dentro de la esfera de sus atribuciones/JURÍDICO. El hecho dependiente de la voluntad humana que ejerce algún influjo en el nacimiento, modificación o extinción de las relaciones jurídicas. /LEGAL. El conforme con la norma positiva, con el Derecho Vigente. /SOLEMNE. Aquel en el cual la observancia de la forma establecida por la Ley resulta esencial para su validez jurídica. Contrato en un acto jurídico porque crea efectos entre las partes).

CONTRATO.- Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos, o más, personas con que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa. 6.- DETERMINACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES.

ROL RESPONSABILIDAD

ASISTNETE DE VENTANILLA

Es el responsable de revisar que el trámite cumpla con los requisitos de documentos habilitantes, si está completo le asignará un número de trámite, lo ingresará y emitirá la proforma respectiva con los valores que se debe cancelar por el trámite, facilitando al usuario el número de cuenta para que deposite los valores. Si no está completo le hará las observaciones y devolverá el trámite al usuario para que lo lleve a completar. También será el responsable de entregar los documentos una vez que se ha cumplido el proceso de registro y/o certificación.

FACTURADOR

Es el responsable de realizar los cobros, receptar los comprobantes de depósito bancario y emitir la correspondiente factura. En caso de reliquidaciones o errores en facturas es el responsable de reemplazar las facturas. En el caso de anulaciones es el responsable de anular las facturas y generar notas de crédito.

DIGITALIZADOR

Es el responsable de digitalizar los documentos que acompañan al trámite. Debiendo confirmar que los documentos que digitaliza correspondan al trámite solicitado y que estén completos.

FOLIADOR

Es el responsable de crear el folio real correspondiente a la inscripción del bien a inscribir en el sistema.

REVISOR LEGAL

Es el responsable de revisar los documentos del trámite de Inscripción, según las leyes y el tipo de documento. Realizar las verificaciones del checklist de Revisión inicial y generar observaciones o negativas. Será su responsabilidad determinar la legalidad del trámite y si éste está apto para ser inscrito o no.

INSCRIPTOR

Es el responsable de realizar la inscripción del acto, revisar y examinar con detenimiento que la información del trámite en el sistema sea la correcta e ingresar los datos complementarios correspondientes al bien a inscribir.

CERTIFICADOR Es el responsable de buscar la información de inscripciones de los trámites solicitados y generar los certificados.

REGISTRADOR

Es el responsable de revisar las Inscripciones o Certificados a ser firmados y firmar todo acto registral que se celebre en el Registro de la Propiedad. El Registrador es el responsable final de la operación del Registro.

ASISTENTE DE ARCHIVO

Es el encargado de archivar y administrar los documentos de los trámites inscritos.

7.- MAPA DE PROCESO.-

En consecuencia de las atribuciones establecidas en la Ley, dentro del proceso Agregador de

valor, se identifican tres momentos de gestión, los mismos que están alineados a la misión

institucional y son:

1.- Gestión de Revisión. 2.- Gestión de Inscripción. 3.- Gestión de certificación.

Cada momento de gestión identificada en el macro proceso agregador de valor, tienen sus

inicios y los fines, los mismos que están íntimamente concatenados y que al complementarse,

hacen posible el cumplimiento de las atribuciones, competencias y misión institucional de

Registro de la Propiedad.

1.- GESTIÓN DE REVISIÓN

Objetivo.- Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos públicos y documentos que deben registrarse.

Descripción.- Como insumo del sistema de registro, tiene la función y la responsabilidad del cumplimiento de una de las competencias, esto es la seguridad jurídica en los procedimientos de registro y en lo que se registra

2.- GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN

Objetivo.- Inscribir los movimientos registrales de la propiedad y mercantil

Descripción.- Es una instancia operativa que se activa luego de cumplir con el primer momento del sistema, el de la revisión, viabilizando así el cumplimiento de otra de las competencias que es la inscripción, es decir, el Medio de tradición del dominio de los bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos.

3.- GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN

Objetivo.- Certificar los movimientos registrales de la propiedad y mercantil

Descripción.- responsable de la competencia relacionada con dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio. La certificación registral, constituye documento público que detalla las inscripciones que constan en el Registro de la Propiedad, que se expedirá a petición de la interesada o interesado, por disposición administrativa u orden judicial.

8.- PROCEDIMIENTOS.-

NO Folio Inicial Creado?

SI

R

E

V

I

S

I

Ó

N

I

N

S

C

R

I

P

C

I

Ó

N

Recepción de

Documentos

Facturación

Digitalización

Creación de

Folio inicial

Ingreso de

Registros

Históricos

Revisión

Legal

Inscripción

Firma

Entrega de

Documentos

PROCESO Recepción de documentos

OBJETO Recibir la documentación del cliente, identificar el tipo de trámite a realizarse así como la documentación habilitante

RECIBE ACTIVIDADES ENTREGA RESPONSABLE

Trámite y documentos habilitantes

Revisar que los documentos habilitantes correspondan al tipo de acto solicitado y que estén completos

Ingresar información del solicitante, instrumento público, tipo de acto y cuantía en el SIRP.

Generar proforma

Número de

trámite/solicitud y proforma

Asistente de ventanilla

PROCESO Facturación

OBJETO Cobrar los valores determinados por la Ordenanza Municipal para cada servicio solicitado


Número de trámite/ solicitud y depósito bancario

Ubicar el depósito bancario correspondiente al

número de trámite en el sistema. Receptar el pago y elaborar factura Registrar el pago en el sistema

Trámite pagado

Factura Número de repertorio

Facturador

PROCESO Digitalización

OBJETO Generar un archivo digital con los trámites y la documentación habilitante que ingresa al Registro


Trámite pagado Número de repertorio Documentos habilitantes

Escanear documentos habilitantes Buscar por número de trámite Cargar documentos escaneados al trámite

Documentos habilitantes escaneados

Digitalizador

PROCESO Creación de folio inicial e ingreso de Registros Históricos

OBJETO Generar en el SIRP un número único que identifique al bien a inscribir y lo relacione a las características del bien; ingresar en el SIRP la información de los actos vigentes y los movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir


Documentos habilitantes escaneados

Verificar en físico y digital si ya se ha asignado al trámite

el número de folio real. Crear folio inicial en el SIRP, si no se ha creado

anteriormente. Registrar en el libro físico en el acta correspondiente el

número de folio generado por el sistema. Seleccionar el número de folio. Ingresar en el SIRP información de los actos vigentes y los

movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir

Folio inicial creado

Registros históricos ingresados en el SIRP

Foliador

PROCESO Revisión Legal

OBJETO Verificar que el trámite cumpla con todas las disposiciones legales para su inscripción, caso contrario se niega o se devuelve la documentación con observaciones


Trámite escaneado Registros históricos ingresados en el SIRP

Revisar la legalidad de la documentación presentada Verificar lista de revisión inicial. Generar observaciones de no cumplir con requerimientos

legales. Sentar razón de aceptación del trámite para inscripción o

recomendar negativa de conformidad con la ley

Trámite revisado legalmente

Revisor legal

PROCESO Inscripción

OBJETO Realizar la revisión completa y registrar la información del trámite en el sistema verificando que cumpla con todas las disposiciones legales para su inscripción.


Trámite revisado legalmente Registros históricos ingresados

Seleccionar el número de trámite/solicitud Seleccionar el o los números de folio real a los que hace

referencia el documento público. Registrar los compareciente, su porcentaje de

participación (si aplica) inscripción anterior Generar marginación (si aplica) Generar acta de inscripción digital e imprimir la razón de

inscripción.

Acta de inscripción digital

Marginación digital

Razón de inscripción física

Inscriptor

PROCESO Firma

OBJETO Revisar el trámite y legalizar el mismo a través de su firma


Acta de inscripción Razón de inscripción Razón de marginación Razón de negativa.

Revisa el trámite inscrito o negado. Firma

Actas firmadas digitalmente

Razones firmadas físicamente

Registrador

PROCESO Entrega de documentos

OBJETO Entrega al cliente el documento inscrito o negado según corresponda, como conclusión de su trámite registral


Razones firmadas físicamente

Organizar documentos físicos para entrega, adjuntar las razones de inscripción en el documento público.

Ubicar los documentos a través del número de tramite/solicitud

Registrar la persona a la que se entrega el trámite.

Concluir trámite en el sistema. Emitir ticket de entrega de trámite y

hacerlo firmar por el cliente.

Ticket de entrega de trámite


PROCESO Recepción de documentos

OBJETO Recibir la solicitud del cliente, identificar el tipo de trámite a realizarse así como la documentación habilitante


Documentos habilitantes

Revisar que los documentos habilitantes correspondan a la certificación solicitada

Ingresar información del solicitante, instrumento público, tipo de acto y cuantía en el SIRP.

Generar proforma

Número de

trámite/solicitud y proforma


PROCESO Facturación

OBJETO Cobrar los valores determinados por la Ordenanza Municipal para cada servicio solicitado


Número de trámite/ solicitud y depósito bancario

Ubicar el depósito bancario correspondiente al

número de trámite en el sistema. Receptar el pago y elaborar factura Registrar el pago en el sistema

Trámite pagado

Factura

Facturador

PROCESO Digitalización

OBJETO Generar un archivo digital con los trámites y la documentación habilitante que ingresa al Registro


Trámite pagado Documentos habilitantes

Escanear la solicitud de certificación Buscar por número de trámite Cargar documentos escaneados al trámite

Solicitud escaneada

Digitalizador

C

E

R

T

I

F

I

C

A

C

I

Ó

N

Recepción de

Documentos

Facturación

Digitalización

Certificación

Firma

Entrega de

Documentos

PROCESO Certificación

OBJETO A solicitud de los usuarios, dar fe de los actos que se encuentran registrados en el Registro de la Propiedad


Solicitud escaneada

Identificar el tipo de certificado solicitado. Ingresar el número de cedula o número de folio

real, dependiendo del tipo de certificado. Visualizar certificado digital. Imprimir certificado

Certificado impreso

Certificador

PROCESO Firma

OBJETO Revisar y legalizar el certificado a través de su firma


Certificado impreso

Revisar certificación Firma física Pasar documento físico para entrega al

cliente

Certificado firmado

Registrador

PROCESO Entrega de documentos

OBJETO Entrega al cliente el certificado firmado, como conclusión de su trámite solicitado


Certificado firmado

Organizar Certificados firmados ubicándolos por

número de trámite/ solicitud Registrar la persona a la que se entrega el Certificado. Concluir trámite en el sistema. Emitir ticket de entrega de trámite y hacerlo firmar

por el cliente.

Ticket de entrega de

trámite

Asistente de

ventanilla

BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador

COOTAD

Ley de Registro

Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

Ley Notarial

Código Civil

Ordenanza Municipal para la organización administración y funcionamiento del Registro de la Propiedad Municipal

del Cantón Quevedo

Abg. Robert Alvarado Onofre

REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD

REGISTRO MUNICIPAL DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN QUEVEDO.

AÑO 2014

manual de proceso registral de la propiedad...

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