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Procurador de los Derechos Humanos Mayo 2015

Manual de

Procedimientos

Diseño: DGPG-2013

Manual de Procedimientos Institución del Procurador de los

Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

1

AUDITORÍA INTERNA

1. PLAN ANUAL DE AUDITORÍA

Contar con un instrumento que presente una visión integral de los procesos que se llevan a cabo en

la Unidad de Auditoría Interna, recapitulando las normas vigentes de ejecución de la auditoría

gubernamental y clarificar las relaciones entre los distintos puestos con que se tiene relación, así como,

servir como elemento de inducción al personal nuevo en la unidad. Examinar y evaluar la estructura

de control interno, para posteriormente recomendar las acciones correspondientes que fortalezcan y

garanticen su continua efectividad.

Procurador de los Derechos Humanos,

Jefe de Auditoría Interna,

Jefe y/o Supervisor de área y

Auditor.

OBJETIVO DEL PROCESO

UNIDADES INVOLUCRADAS

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

2

Procedimiento No. 1 No. De Pasos:3

Nombre del Procedimiento:

Plan Anual de Auditoría

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Descripción de Actividades

Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad Tiempo

(días)

1 Jefe Auditoría Interna

Elabora el Plan Anual de Auditoría –PAA- Interna, lo imprime y lo envía para aprobación al Sr. Procurador de los Derechos Humanos.

2 Procurador de los Derechos Humanos

Aprueba el –PAA- y lo devuelve a la Unidad de Auditoría Interna.

3

Jefe Auditoría Interna

Ingresa al Sistema –SAG-UDAI- el -PAA-, con el oficio de “Aprobado”, el cual se escanea y se ingresa el documento en donde consta la aprobación del Sr. Procurador de los Derechos Humanos. Hace el proceso de envío por medio del -SAG-UDAI- del –PAA- a la Contraloría General de Cuentas –CCG- y se verifica que sea recibido por el “usuario de ingreso” que muestra el sistema. Actualiza el archivo permanente, este es el primer documento del siguiente período. De surgir una situación especial que requiera modificación del –PAA-, procede a elaborar la justificación y solicita la aprobación del Sr. Procurador de los Derechos Humanos, por el mismo medio de aprobación del -PAA- Ingresa la modificación al SAG-UDAI.

Tiempo Total del Procedimiento

PROCEDIMIENTOS

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Versión 1

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3

Diagrama de Flujo:

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s -

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dit

orí

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tern

a

Plan Anual de Auditorías

Jefe Auditoría

Interna

Procurador de los

Derechos Humanos

Inicio

Ingresa al

Sistema –SAG-

UDAI- el -PAA

Aprueba el –

PAA

Elabora el Plan

Anual de

Auditoría – PAA

Archiva el

PAA

Fin

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4

2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE PLAN ANUAL, AUDITORÍA FINANCIERA Y/O DE GESTIÓN

Visualizar los distintos pasos que se dan para la realización de los diferentes tipos de auditorías utilizando el sistema de auditoría gubernamental SAG-UDAI. Auditoría Interna Unidades Administrativas Auditadas



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5


Nombre del Procedimiento: Planificación Específica de

Plan Anual, auditoría financiera y/o de Gestión.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)


Elabora y aprueba el nombramiento para la realización de auditoría financiera, de gestión y otro tipo de auditoría por medio del sistema SAG-UDAI y traslada el nombramiento al Auditor asignado.

2

Auditor

Recibe el nombramiento y realiza el proceso de familiarización: Revisión del archivo permanente, archivo corriente, realiza una visita preliminar y/o entrevista. Procede con la evaluación preliminar del Control Interno. Elabora el Memorándum de planificación, incluyendo objetivos y selección de la muestra y somete a revisión y aprobación. Elabora el Programa de auditoría y el cronograma. Elabora los cuestionarios de Control Interno con sus respectivos formatos para pruebas de cumplimiento y los traslada para revisión y aprobación, en el SAG-UDAI.

3 Jefe de área Revisa e incorpora sus observaciones y aprueba el Memorándum de planificación, programa de auditoría y el cronograma de actividades en el SAG-UDAI.

4 Auditor Registra Memorándum de planificación, programa de auditoría y cronograma de actividades en el -SAG-UDAI-

5 Jefe de área Aprueba Memorándum y Programa en el Sistema SAG-UDAI.

PROCEDIMIENTOS

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6

6 Auditor

Evalúa el Control Interno, verificando procesos, cumplimiento de normativa, de metas y objetivos, así como transparencia, eficacia y eficiencia en las erogaciones. Realiza pruebas de cumplimiento; para determinar si los registros contables, financieros y administrativos generan información confiable y oportuna. Confirma áreas críticas, la existencia de riesgos y alcances definidos en la planificación especifica. Efectúa pruebas sustantivas, determina procedimientos para obtener evidencia directa sobre la valides de las transacciones. Verifica y evalúa el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables. Revisa la auditoría anterior para verificar el estado de las recomendaciones internas o de la CGC. Recopilación de evidencia suficiente, competente y pertinente.

7 Jefe área Supervisa el trabajo de auditoría, verifica avance y aspectos encontrados.

8 Auditor Redacta los hallazgos detectados, si los hubiere, los documenta y traslada.


Revisa que los hallazgos están soportados con evidencia suficiente, competente y pertinente. Traslada a los responsables del Área Auditada para discusión.

10 Área auditada Analiza hallazgos y emite comentarios en forma escrita, para el desvanecimiento y se reúnen para discutir hallazgos.

11 Auditor

Recibe los comentarios y la información adicional del área auditada, procede a su análisis para desvanecer o confirmar los hallazgos en informe definitivo. Elabora el informe final.


Revisa informe final y firman conjuntamente con el auditor.

13 Asistente Secretarial Elabora oficio de entrega con copias del informe final.


Firma los oficios de entrega y envía a las autoridades superiores, responsables de área auditada y CGS. Elabora informe gerencial de la auditoría realizada para ser traslado al Despacho Superior.


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7

Diagrama de Flujo:

Pro

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- A

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Inte

rna

Planificación Específica para la realización de auditorías Financieras, de gestión y

cualquier otro tipo de auditoría.

Asistente SecretarialÁrea auditadaJefe de ÁreaJefe Auditoría

Interna Auditor

Inicio

Lleva a cabo el

Programa de

auditorías

Elabora el

Programa de

auditoría y el

cronograma.

Elabora y

aprueba el

nombramiento

para la

realización de

auditorías

Revisa y

aprueba el

Programa de

auditoría

Registra el

programa de

auditoría en el

-SAG-UDAI-

Aprueba el

programa en el

sistema

Supervisa el

avance al

programa

Redacta los

hallazgos

detectados

Revisa que los

hallazgos estén

soportados con

evidencia

Analiza

hallazgos y

emite

comentarios

Recibe los

comentarios y

elabora el

informe final.

Revisa informe

final y firman

conjuntamente

con el auditor.

Elabora oficio

de entrega

Elabora informe

gerencial para

el Despacho

Superior

Archiva el

PAA

Fin

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8

3. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Elaborar un cuestionario de control interno, el cual deberá cubrir los puntos importantes relativos al

ente o proceso que se va auditar, basando sus cuestionamientos en los principios de control interno

(delimitación de responsabilidad, ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente

una transacción, instrucciones de cada cargo deben estar por escrito, la contabilidad y las operaciones

deben estar separadas, deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible,

etc.), legislación aplicable y otros aspectos que considere pertinentes. Este formulario deberá quedar

firmado al final por el responsable del ente auditado.

Direcciones,

Departamentos,

Unidades pertenecientes a la Institución del Procurador de los Derechos Humanos.



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9


Nombre del Procedimiento: Cuestionario de Control

Interno

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo

(días)

1 Auditor Elabora cuestionario de Control Interno. Traslada el cuestionario al Jefe del Área para firma.

2 Jefe de Área Traslada el cuestionario al Auditor Interno Para visto bueno.

3 Auditor Interno Revisa y da Vo.Bo. al cuestionario

4 Auditor Traslada el cuestionario de control interno a los responsables del área auditada.

5 Responsable del área auditada

Devuelve al auditor el cuestionario de control interno, con las respuestas y firmas respectivas.

6 Auditor Sube al sistema –SAG-UDAI- el cuestionario de control interno.


PROCEDIMIENTOS

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10

Diagrama de Flujo:

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tern

a

Cuestionario de Control Interno

Responsable del

Área AuditadaAuditor InternoAuditor Jefe de Área

Inicio

Sube al sistema

–SAG-UDAI- el

cuestionario de

control interno.

Traslada el

cuestionario al

Auditor Interno

para Vo.Bo.

Elabora

cuestionario de

Control Interno.

Revisa y da

Vo.Bo.

Devuelve el

cuestionario de

control interno

lleno.

Archiva el

PAA

Fin

Traslada el

cuestionario de

control interno

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11

4. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Definir todas aquellas actividades que no se encuentran programadas en el Programa Anual de

Auditoría - PAA -y que se realizan a requerimiento de las autoridades de la Procuraduría de los

Derechos Humanos. La razón de que no estén programadas, es porque las mismas no están

preestablecidas y se generan de acuerdo a las necesidades que requieren la intervención de la

Auditoria Interna, tales como:

Entrega de cargo de un funcionario o empleado a solicitud de la dependencia

Toma de posesión de funcionario o autoridad a solicitud de la dependencia

Intervención por posibles anomalías

Otras actividades que ameriten la presencia y acciones de la UDAI

Direcciones,

Departamentos,

Unidades pertenecientes a la Institución del Procurador de los Derechos Humanos.



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12


Nombre del Procedimiento: Actividades Administrativas

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Autoridad Superior o Dirección de la PDH

Solicita por medio de Oficio dirigido al Auditor Interno, la participación de uno o varios auditores, para llevar a cabo la intervención.

2 Auditor Interno Conoce la solicitud y procede a instruir, razonando el oficio, para que Jefe de Área emita el nombramiento.

3 Jefe de Área

Emite nombramiento de un auditor o auxiliar de auditoría designado, asignando un número de Código Único Auditoría –CUA- como requiere el sistema –SAG-UDAI- y lo ingresa.

4 Auditor o Auxiliar designado

Si es comisión al interior de la república, procede a tramitar viáticos. Revisa en los archivos si hay antecedentes del caso, prepara papeles de trabajo, proyecto de acta, cumple tareas asignadas en el sistema SAG-UDAI. Se presenta el día y lugar requeridos, participa en la actividad y procede a suscribir acta de los hechos. Elabora informe de lo actuado, el cual debe incluir observaciones y recomendaciones a la dependencia, funcionario o empleado que corresponda. Entrega informe al Jefe de área, acompañando acta, papeles de trabajo y otros documentos que fundamenten su participación.

5 Jefe de Área

Aprueba en el sistema el informe. Elabora oficio para acompañar al informe y previa firma del Auditor Interno, remite a la autoridad que solicitó la intervención


PROCEDIMIENTOS

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Diagrama de Flujo:

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tern

a

Actividades Administrativas

Auditor o Auxiliar

designadoAuditor Interno

Autoridad

Superior o

Dirección de la

PDH

Jefe de Área

Inicio

Asigna un

número de

Código Único

Auditoría –CUA-

Mediante Oficio

se solicita la

participación de

los auditores,

para una

intervención.

Conoce la

solicitud y procede

a nombrar a una

auditor

Aprueba el

informe de la

intervención y

remite al

solicitante

Archiva el

informe

Fin

Procede a

hacer la

intervención

designada.

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Derechos Humanos

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14

5. HALLAZGOS

Obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, mediante la

aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los

juicios y conclusiones que formule respecto a la unidad auditada

Unidad de Auditoría Interna y las unidades y dependencias auditadas que conforman la Institución

del Procurador de los Derechos Humanos.



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15


Nombre del Procedimiento: Hallazgo (s)

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Auditor

Revisa y analiza la documentación de la muestra, aplicando las pruebas de cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, contratos y otros aspectos legales aplicables, que permitan evaluar posibles deficiencias e irregulares que pudiesen ocurrir por falta de aplicación de las mismas, determinando el o los hallazgos. Determinados los posibles Hallazgos, ingresa al Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas, lo traslada al Jefe Área/Supervisor (a) para su revisión y aprobación.

2 Jefe Área Revisa, aprueba o devuelve para su corrección

3 Auditor Elabora oficio de comentarios de los hallazgos que se notificarán a la unidad auditada y lo traslada para su revisión y aprobación.

4 Jefe Área Después de revisado y aprobado, traslada al Auditor Interno para discutirlo previo hacerlo del conocimiento del dependencia auditada.

5 Jefe de Auditoría Interna

Aprobado el oficio de comentarios de hallazgos y recomendaciones, solicita una reunión con los responsables de las dependencias auditadas para discutir los hallazgos. (En la reunión se discuten los hallazgos, y las recomendaciones emitidas por Auditoría Interna y se hace formalmente la entrega del oficio de comentarios de los hallazgos, dejando un plazo de 5 días para que se pronuncien al respecto).

PROCEDIMIENTOS

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16

6

Responsables de la dependencia auditada

Elaborar oficio donde dan respuesta a los hallazgos. Solicita prórroga para dar respuesta a los hallazgos.

7 Auditor

Al recibir la respuesta de los hallazgos por parte de los responsables auditados, analiza si procede el desvanecimiento de los mismos o se confirman.

8 Jefe Área Revisa, los comentarios y traslada al auditor para corregir o a prueba para ingresar al Sistema de Auditoría Gubernamental

9 Auditor Corrige e ingresa al SAG-UDAI los comentarios y solicita la aprobación del hallazgo.

10 Jefe Área Aprueba los hallazgos


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Inte

rna

Hallazgos

Responsables de la

dependencia

auditada

Jefe de ÁreaAuditorJefe de Auditoría

Interna

Inicio

Elabora oficio de

comentarios de

los hallazgos

Revisa y analiza

la

documentación

de la auditoría y

determina los

posibles

hallazgos

Revisa, aprueba o

devuelve

Solicita una

reunión con los

responsables de

las dependencias

auditadas

Archiva

Fin

Traslada al Auditor

Interno para su

discusión previo

hacerlo del

conocimiento

Elabora oficio

donde dan

respuesta a los

hallazgos

Al recibir las

respuestas se

analiza si

procede el

desvanecimiento

se confirman los

mismos.

Revisa, los

comentarios y

traslada al auditor

para ingresar al

Sistema

Ingresa al SAG-

UDAI

Aprueba los

hallazgos

Diagrama de Flujo:

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18

6. CÉDULA NARRATIVA

Revisar el archivo permanente, el específico y el corriente de la Unidad de Auditoría Interna, para

recopilar y organizar documentos y extractos de información necesaria para la auditoría a realizar, así

como recopilar y agregar todos los documentos que permitan actualizar el archivo permanente.

Garantizar en la visita preliminar que se obtendrá la información y documentación necesaria para

cumplir con los objetivos del proceso de planificación de la auditoría, solicitando documentación

financiera, legal, técnica, operativa y manuales, que permitan conocer y evaluar los procedimientos de

la entidad.





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19


Nombre del Procedimiento: Cédula Narrativa

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1

Auditor

Ingresa al Sistema SAG-UDAI, la información relacionada a la revisión del archivo permanente general, actualización del archivo permanente especifico, revisión del archivo corriente y la visita preliminar que se efectuó en el área auditada. Traslada la cédula narrativa través del sistema SAG-UDAI para su revisión y aprobación.

2 Jefe Área Devuelve al auditor la cédula narrativa, aprobada.

3 Auditor Imprime cédula narrativa, para que forme parte del informe de auditoría. (Físico).


PROCEDIMIENTOS

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Diagrama de Flujo:

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aCédula Narrativa

Jefe de ÁreaAuditor

Inicio

Imprime cédula

narrativa, para

que forme parte

del informe de

auditoría.

(Físico)

Ingresa al

sistema SAG-

UDAI la

información

relacionada a la

revisión.

Devuelve al

auditor la cédula

narrativa,

aprobada.

Fin

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21

7. ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE LA PLANIFICACIÓN

Obtener documento del trabajo previo, efectuado y durante la familiarización y evaluación preliminar

del control interno a la unidad auditada.

El memorando de planificación resume los criterios a ser utilizados por el auditor, y sirve de base para

definir los objetivos generales y específicos, naturaleza y alcance del trabajo y la estimación de

recursos y tiempo necesario que se reflejará en un cronograma de actividades, basado en las posibles

áreas críticas detectadas, para las cuales se definirán las muestras para los análisis respectivos.

Jefaturas, auditores y auxiliares de la Unidad de Auditoría Interna.



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22


Nombre del Procedimiento: Elaboración del Memorando

de Planificación

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Jefe de Auditoria Interna

De conformidad con el PAA, emite el nombramiento respectivo para la realización de la auditoría dentro del sistema SAG-UDAI de la Contraloría General de Cuentas. Asimismo designa el Supervisor que corresponda. Notifica el Nombramiento respectivo de manera oficial al Auditor con su correlativo numérico y CUA correspondiente, quien firma de recibido.

2 Auditor

Se constituye en la unidad objeto de la auditoría y efectúa una evaluación preliminar del control interno. Una vez efectuado dicha evaluación, Ingresa al sistema SAG-UDAI de la Contraloría General de Cuentas, para que de conformidad con el Código Único de Auditoría –CUA- asignado, consulte las gestiones o tareas por usuario que el sistema le asigna. Una vez concluida la elaboración del Memorando de Planificación correspondiente dentro del sistema SAG-UDAI, procede a enviarlo dentro del sistema al Jefe de Área.

3 Jefe de Área

Ingresa al sistema SAG-UDAI de la Contraloría General de Cuentas, para que de conformidad con el Código Único de Auditoría –CUA-consulte las tareas por usuario qué el sistema le asigna.


PROCEDIMIENTOS

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Diagrama de Flujo:

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ch

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Hu

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no

s -

Au

dit

orí

a In

tern

aElaboración del Memorando de Planificación

Jefe de ÁreaAuditorJefe de Auditoria

Interna

Inicio

Emite el

nombramiento

respectivo para la

realización de la

auditoría dentro

del sistema SAG-

UDAI

Se constituye en

la unidad objeto

de la auditoría,

efectúa la

evaluación y

elabora el

Memorando de

Planificación

Fin

Ingresa al sistema

SAG-UDAI para

consultar las

tareas por usuario

qué el sistema le

asigna.

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Mayo 2015

24

8. INFORME DE AUDITORÍA REALIZADA

Elaborar el informe final de la auditoría practicada en la dependencia, evaluando y describiendo los

siguientes aspectos:

1. Antecedentes

2. Objetivos

Generales

Específicos

3. Alcance

4. Información Examinada

5. Notas a la Información Examinada

6. Hallazgos Monetarios y de Incumplimiento de Aspectos Legales

7. Hallazgos de deficiencias de control interno

8. Comentarios sobre el estado actual de los hallazgos y recomendaciones de auditorías

anteriores

9. Detalle de funcionarios y personal responsable de la entidad auditada

10. Comisión de auditoría

11. Anexos

Dar a conocer los resultados obtenidos en la auditoría practicada a la dependencia, para el

cumplimiento de las recomendaciones, en el tiempo establecido para su implementación.





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25


Nombre del Procedimiento: Informe de Auditoría

realizada

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1

Auditor

Elabora el informe a través del sistema

SAG-UDAI, con los resultados,

conclusiones y recomendaciones de la

auditoría practicada.

Traslada a Jefe Área/Supervisión, el informe de auditoría, para su autorización.

2 Jefe de Área Traslada el informe final al Auditor Interno, para su aprobación en el Sistema SAG-UDAI.

3 Auditor Interno Aprueba y traslada a la secretaria de la UDAI, el informe impreso, para firma Jefe de Área/Supervisor y de auditor.

4 Secretaria UDAI

Elabora las providencias para hacer del conocimiento de los Directores de las áreas auditadas, el informe final, remitiendo copia a la Contraloría General de Cuentas, a través del auditor gubernamental delegado en esta institución, de conformidad con la Ley de la Contraloría General de Cuentas.


PROCEDIMIENTOS

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Diagrama de Flujo:

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a

Informe de Auditoría realizada

Secretaria de Auditoría

InternaAuditor InternoAuditor Jefe de Área

Inicio

Elabora el

informe a través

del sistema SAG-

UDAI

Traslada el

informe final al

Auditor Interno,

para su

aprobación

Aprueba y

traslada el informe

impreso, para

firma respectivas.

Elabora las

providencias para

hacer del

conocimiento de los

Directores de las

áreas auditadas, el

informe final

Fin

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27

9. PROGRAMA DE AUDITORÍA

Representar una relación ordenada de los procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría,

para el análisis de cada área seleccionada y así obtener evidencia suficiente, competente y pertinente

para lograr los objetivos establecidos.

Jefes, Auditores, Auxiliares de la Unidad de Auditoría Interna.



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28

Procedimiento No. 9 No. De Pasos: 4

Nombre del Procedimiento: Programa de Auditoría

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo (días)

1 Auditor Dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental SAG-UDAI. Define el área cuenta a examinar, indicando el período a auditar, los objetivos específicos, el alcance del trabajo a desarrollar según la planificación, selección de la muestra a revisar y se traslada al jefe de área para su revisión y aprobación.

2 Jefe de Área Revisa y traslada al Auditor Interno para su discusión y aprobación

3 Auditor Interno y Jefe Área

Analizan, corrigen o aprueban y trasladan al Auditor para corrección o impresión.

4 Auditor Corrige e imprime el programa.


PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

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29

Diagrama de Flujo:

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tern

a

Programa de Auditoría

Auditor Interno y Jefe de

ÁreaAuditor Jefe de Área

Inicio

Definen el área o

cuenta a

examinar

Revisa y traslada

al Auditor Interno

para su discusión

y aprobación

Analizan, corrigen o

aprueban y

trasladan al Auditor

para corrección o

impresión.

Fin

Corrige e

imprime el

programa

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30

ASESORÍA JURÍDICA

1. EMISIÓN DE DICTÁMENES

Fijar una ruta certera de trabajo, con tiempos establecidos, para cumplir con los diversos

requerimientos que se le formulan a la Asesoría Jurídica, que posteriormente genere documentos para

la toma de decisiones institucionales, basadas en criterios jurídicos certeros.

Asesoría Jurídica.

Unidades Administrativas de la Institución.

Despacho Superior.



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31


Nombre del Procedimiento: Emisión de Dictámenes

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Asistente –AJ- Reciben memorándum u oficio de las unidades administrativas involucradas. Registra y traslada.

2 Coordinador –AJ- Designa al Asesor que emitirá dictamen, traslada

3 Asesor Jurídico –AJ- Emite Dictamen y firma. Traslada.

4 Coordinador –AJ- Otorga el Vo.Bo. Firmando el dictamen.

5 Asistente –AJ- Recibe y traslada a la unidad administrativa solicitante.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

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32

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

durí

a de

los

Der

echo

s H

uman

os -

Ase

sorí

a Ju

rídi

ca

Emisión de Dictámenes

Asesor – Asesoría

Jurídica -

Asistente –

Asesoría Jurídica -

Coordinador - Asesoría

Jurídica -

Inicio

Recibe

memorándum u

oficio de las

unidades

administrativas

Otorga el Vo.Bo.

Emite

Dictamen

Designa al

Asesor que

emitirá dictamen

Recibe y

traslada a la

unidad

administrativa

solicitante.

Fin

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33

2. PROCESOS CONSTITUCIONALES Fijar una ruta certera de trabajo, con tiempos establecidos, para cumplir con los plazos, que resultan ser breves, en materia de justicia constitucional y que los memoriales y audiencias se evacuen con la mayor precisión y certeza jurídica, en cuanto a los criterios que en ellos se exponen Asesoría Jurídica. Unidades Administrativas de la Institución. Despacho Superior.



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34


Nombre del Procedimiento: Procesos Constitucionales

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Coordinador –AJ- Recibe instrucciones del Despacho Superior y solicitudes de los órganos jurisdiccionales competentes.

2 Coordinador –AJ- Designa al Asesor que emitirá el escrito introductorio de la acción legal. Traslada.

3 Asesor Jurídico –AJ- Elabora escrito introductorio de la acción legal y traslada.

4 Coordinador –AJ- Coordinador de la Asesoría jurídica revisa el escrito introductorio de la acción legal, antes de trasladárselo a la asistente para que lo traslade al Despacho.

5 Asistente –AJ- Recibe el escrito y traslada al Despacho Superior para revisión y/o Vo.Bo.

6 Despacho Superior Revisa y devuelve el escrito con revisiones y/o Vo.Bo.

7 Asistente –AJ- Recibe y traslada. 8 Coordinador y Asesor –AJ- Firman y sellan el documento.

9 Auxiliar –AJ- Recibe documento final firmado, saca fotocopias correspondientes y lo presenta ante los tribunales de justicia, ordinarios y extraordinarios.

10 Auxiliar –AJ- Recibe copia de documento recibido por la Entidad correspondiente y archiva.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de Flujo:

Pro

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du

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os

- A

seso

ría

Jurí

dic

a

Procesos Constitucionales

Procurador de los

Derechos Humanos

Auxiliar – Asesoría

Jurídica -

Asistente – Asesoría

Jurídica -


Jurídica -

Asesor Jurídico -

Asesoría Jurídica -

Inicio

Recibe

instrucciones

del Despacho

Superior y

solicitudes de

los órganos

jurisdiccionales

competentes

Recibe y

traslada al

Despacho para

revisión y/o

Vo.Bo.

Revisa el

escrito

introductorio de

la acción legal

Designa al

Asesor que

emitirá el escrito

introductorio

Revisa y

devuelve el

escrito con

revisiones y/o

Vo.Bo.

Fin

Elabora escrito

introductorio de

la acción legal

Recibe y

traslada

Firman y

sellan el

documento

Recibe

documento

final y lo

presenta ante

los tribunales

de justicia.

Recibe

documento

sellado y

archiva.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

36

3. CONVENIO DE PAGOS, CONTRATOS ADMINISTRATIVOS, RESOLUCIONES DISCIPLINARIAS

Fijar una ruta certera de trabajo, con tiempos establecidos, para cumplir con los diversos

requerimientos que se le formulan a la Asesoría Jurídica, en asuntos de orden interno jurídico-

administrativo, que posteriormente genere documentos para la toma de decisiones institucionales,

basadas en criterios jurídicos certeros.

Asesoría Jurídica. Unidades Administrativas de la Institución. Despacho Superior.


Nombre del Procedimiento: Convenios de pago,

contratos administrativos y resoluciones disciplinarias

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad Tiempo (días)

1 Asistente –AJ- Recibe memorándum u oficio para realización de convenios de pago, contratos administrativos y/o resoluciones disciplinarias, de las unidades administrativas, registra y traslada.

2 Coordinador –AJ- Designa al Asesor Jurídico que elaborará el convenio de pago, contrato administrativo y/o resolución disciplinaria según sea la solicitud.

3 Asesor Jurídico –AJ-

Elabora el convenio de pago, contrato administrativo y/o resolución disciplinaria según sea la solicitud. Traslada

4 Coordinador –AJ- Revisa el documento elaborado por el Asesor Jurídico y da Vo.Bo. Para trasladar.

5 Asistente –AJ- Recibe y traslada el documento a la unidad administrativa. 6 Unidad

Administrativa

Recibe el documento que solicitó a la Asesoría Jurídica

PROCEDIMIENTOS



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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As

es

orí

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urí

dic

a

Convenios de pago, contratos administrativos y resoluciones disciplinarias

Dirección o Unidad

Administrativa

Asesor – Asesoría

Jurídica -

Asistente – Asesoría

Jurídica -


Jurídica -

Inicio

Recibe

memorándum

realizar

convenios,

contratos y/o

resoluciones.

Recibe y

traslada el

documento a la

unidad

administrativa.

Revisa el

escrito y da

Vo.Bo.

Designa al

Asesor que

elaborará el

escrito

Recibe el

documento

solicitado.

Elabora escrito

solicitado.

Fin

Diagrama de Flujo:

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

38

SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COMISIÓN DE ACCESO A LA

INFORMACIÓN PÚBLICA –SECAI-

1. PROGRAMACIÓN E IMPARTICIÓN DE CAPACITACIONES

Establecer el procedimiento a seguir en cuanto a las actividades de planificación y ejecución de

capacitaciones en materia de Acceso a la Información Pública y Hábeas Data.

Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

39


Nombre del Procedimiento: Programación e Impartición

de Capacitaciones

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Educador o Coordinador

Recibe solicitud de capacitación de Sujetos Obligados, Sujetos Activos o Autoridades del Estado, vía escrita, correo electrónico o telefónicamente, anota la fecha tentativa y temática electa por el solicitante y traslada a Secretario (a) Ejecutivo (a) para aprobación.

2 Secretario Ejecutivo Aprueba la fecha de capacitación o establece nueva; instruye al personal designado para la capacitación por medio del educador.

3 Educador Establece contacto con solicitante de capacitación para determinar temática a abordar, fecha capacitación, cantidad de personas y si proporcionarán o no equipo para la presentación. Indica a la o las personas designadas lugar, fecha y hora para la capacitación. Con la información obtenida preparan presentación y material necesario (presentación, cañonera, laptop, etc.) para la capacitación y lo presentan a Secretario (a) Ejecutivo (a) para validación.

4 Secretario Ejecutivo Autoriza el material, presentaciones y traslada a los designados el material a utilizar en el desarrollo de la capacitación.

5 Educador o Coordinador

Posterior a la impartición de la capacitación, elaboran informe de la actividad incluyendo los medios de verificación y lo trasladan a Secretario (a) Ejecutivo (a) para su aprobación.

6 Secretario Ejecutivo Aprueba informe de capacitación o realiza cambios, de realizarse cambios lo devuelve a las personas designadas quienes deberán devolverlo con las observaciones realizadas.

7 Asistente Aprobado el informe y presentado el mismo, el asistente solicita éste y demás documentos a fin de formar el expediente respectivo para su archivo.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de Flujo:

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la In

form

ació

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lica

Programación e Impartición de Capacitaciones

EducadorEducador o

CoordinadorAsistente Secretario Ejecutivo

Inicio

Recibe

solicitud de

capacitación

Establece

logística de la

capacitación

en conjunto

con el

solicitante

Aprueba la

fecha de

capacitación

Autoriza el

Material a

utilizar en la

capacitación

Aprueba

informe de

capacitación

Elaboran

informe de la

actividad

Archiva

Fin

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

41

2. SUPERVISIONES

Establecer el procedimiento a seguir para realizar las Supervisiones a los Sujetos Obligados, llevadas a cabo

por la Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública con base en lo establecido en la

Ley de Acceso a la Información Pública.

1. Secretaría General

2. Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública

3. Dependencias Administrativas involucradas



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

42



SUPERVISIONES

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Coordinador o Supervisor

A requerimiento del Secretario (a) Ejecutivo (a), verifica que la base de datos esté debidamente depurada, elabora plan y cronograma de la supervisión indicando los Sujetos Obligados a supervisar, revisa las boletas de supervisión y traslada al Secretario (a) Ejecutivo (a) para la aprobación del plan, cronograma y/o boletas.

2 Secretario Ejecutivo

Realiza las modificaciones necesarias al plan, cronograma y boletas y los aprueba.

3 Asistente Elabora las solicitudes de presupuesto para la ejecución de las supervisiones

4 Supervisores Elaboran ruta y grupos de supervisión por sectores. Organizan reuniones con las unidades y personas involucradas para ultimar detalles, todo previa autorización del Secretario Ejecutivo.


Envía comunicaciones a las unidades y personas involucradas indicando el procedimiento a seguir de acuerdo al plan y cronograma.

6 Supervisores y Personal

Preparan boletas de supervisión y material necesario, para entregar a las personas designadas para la supervisión. Ejecutan la supervisión según las guías de criterios, dependiendo la modalidad de la supervisión -a todos los portales o in situ-.

7 Asistente u Oficial de Seguimiento

Elaborada la supervisión, solicita a las personas que supervisaron, las boletas aplicadas a sujetos obligados, llevando un control ordenado de las mismas, debiendo entregar a los supervisores.

8 Supervisores Revisan las boletas aplicadas, en caso de duda o datos incompletos previa autorización del Secretario (a) Ejecutivo (a) solicitarán por escrito la aclaraciones del caso.

9 Supervisores y Personal

Si procede subsanarán errores o deficiencias en el llenado de boletas, trasladando por escrito las mismas al o los supervisores designados.

10 Supervisores Vacían las boletas para la tabulación de datos y realizar gráficas, así como determinar los hallazgos de la supervisión, al concluir trasladan los datos al Secretario (a) Ejecutivo (a).

11

Secretario Ejecutivo

Se reúne con el o los supervisores para dar instrucciones a fin de elaborar el informe preliminar con base a la información y datos obtenidos.

12 Supervisores Elaboran informe

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

43


Aprueba informe y remite a Secretaría General.

14 Asistente Solicita fondos para el envío de hallazgos, impresión de informes y demás gastos, todo con autorización previa del Secretario (a) Ejecutivo (a).

15 Despacho Superior

Realiza observaciones al informe y/o lo aprueba para remisión a la Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso de Información Pública.

16 Supervisores Aprobado el informe y hallazgos, al ser asignados los fondos trasladan toda la información a o los oficiales de seguimiento.

17 Coordinador, Oficial de Seguimiento y Secretario Ejecutivo.

Con base en el informe y hallazgos encontrados dan seguimiento respectivo a los Sujetos Obligados por vía escrita o presencial.

18 Oficial de Seguimiento

Al finalizar el seguimiento elaboran informe ejecutivo en el que se indique si fue atendido el hallazgo o no y lo remiten al coordinador para que proponga al Secretario (a) Ejecutivo (a) las acciones respectivas.

19

Secretario Ejecutivo

Determina las acciones a aplicar en caso de incumplimiento de hallazgos, debiendo obtener el pronunciamiento del Secretario General.

20 Oficial de Seguimiento

Elaborar los documentos respectivos para la apertura del expediente por parte de la Dirección de Procuración.

21 Asistente Archiva toda la documentación formando el expediente respectivo de la SECAI.

Tiempo Total de Procedimiento

Formularios e Instructivos: i. Guía de Criterios de Supervisión de Portales ii. Guía de Aplicación de Boletas de Supervisión in Situ iii. Boletas de verificación.

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Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de flujo

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Se

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la

Co

mis

ión

de

Ac

ce

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In

form

ac

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Pú

blic

a

Supervisiones

Asistente Oficial de

Seguimiento

Coordinador, Oficial

de Seguimiento y

Secretario

Ejecutivo.

Asistente u Oficial

de SeguimientoSupervisores

Coordinador o

Supervisor

Supervisores y

PersonalSecretario Ejecutivo

Inicio

Elabora las

solicitudes de

presupuesto para

las supervisiones

Realiza y

aprueba las

modificaciones

al plan.

Elaboran ruta y

grupos de

supervisión

Preparan boletas

de supervisión y

material

necesario

Elaborada la

supervisión

Envía

comunicaciones a

las unidades y

personas

involucradas

Revisan las

boletas

aplicadas

Trasladan las

boletas a los

supervisores

Vacían las boletas para la tabulación de

datos

Gira instrucciones

para la

elaboración del

informe.

Elaboran

informe

Elabora plan y

cronograma de

la supervisión

Aprueba

informe

Solicita fondos

para el envío de

hallazgos,

impresión de

informes

Con base en el

informe dan

seguimiento a

los hallazgos.

Trasladan

información a

los oficiales de

seguimiento

Realiza

observaciones

al informe

Elaboran

informe

ejecutivo

Determina

acciones a

aplicar.

Apertura

Expediente

Archiva el

Expediente

Fin

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

45

3. EMISIÓN DE OPINIONES

Establecer el procedimiento a seguir, para emitir opiniones sobre consultas o expedientes presentados

ante la Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública.

1. Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Acceso a la Información Pública

2. Dirección de Procuración



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

46



EMISIÓN DE OPINIONES

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Asistente Recibe la solicitud de opinión y/o

expediente de Sujetos Obligados, Sujetos Activos o dependencias de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos y lo traslada a Secretario (a) Ejecutivo (a)

2 Secretario Ejecutivo Recibe la solicitud de opinión y/o expediente lo margina designando a la persona encargada de elaborar proyecto de opinión. Traslada a Coordinador para su seguimiento o elaborar el proyecto.

3 Coordinador Traslada la solicitud de opinión a la persona designada y se encarga de su seguimiento

4 Asesor Jurídico o Coordinador

Analiza el expediente y/o solicitud de opinión, elabora y remite proyecto de opinión por escrito a Secretario (a) Ejecutivo (a). Si el caso lo amerita solicitará ampliación de plazo para la entrega del proyecto.

5 Secretario Ejecutivo Revisa el proyecto de opinión, si lo considera remite a Coordinador para adecuar, quien devolverá a Secretario (a) Ejecutiva (a) para última revisión y firma, remitiéndola al asistente para que traslade a donde corresponda.

6 Asistente Remite opinión a donde corresponda, forma el expediente respectivo y archiva para el control respectivo.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de Flujo:

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form

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lica

Emisión de Opiniones

Asistente Asesor Jurídico o

CoordinadorCoordinadorSecretario Ejecutivo

Inicio

Recibe la

solicitud de

opinión

Designa a

persona

encargada de

elaborar proyecto

de opinión

Analiza el

expediente y/o

solicitud de

opinión

Envía para

última revisión y

firma

Traslada la

solicitud de

opinión a la

persona

designada

Archiva el

Expediente

Fin

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN EN DERECHOS HUMANOS

1. MONITOREO, ANÁLISIS Y REGISTRO.

Recolectar y procesar información hemerográfica y documental que servirá de insumo para los investigadores en la elaboración de los informes de derechos humanos.

Departamento de Análisis

1.1 Unidad de Investigación Técnica

1.2 Unidad de Sistematización Documental

1.3 Unidad de Estadística



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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Nombre del Procedimiento: Monitoreo, análisis y registro

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Digitador Monitorea, verifica e ingresa en base de

datos, las fuentes de información hemerográfica.

2 Digitador Reporta base a analista estadístico.

3 Analista Estadístico Genera informe estadístico.

4 Jefe de Departamento de Análisis

Revisa informe estadístico y traslada.

5 Director Departamento IDH Recibe informe estadístico.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de Flujo

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Monitoreo, Análisis y Registro

DIRECTOR

DEPARTAMENTO

INVESTIGACION

EN DERECHOS

HUMANOS

ANALISTA

ESTADÍSTICO

JEFE

DEPARTAMENTO

DE ANÁLISIS

DIGITADOR

INICIO

Monitorea, Verifica e

Ingresa en base de

datos, fuentes de

información

hemerográfica

Reporta base de

Datos

Genera Informe

EstadísticoRevisa Informe

estadistico y

traslada

Recibe Informe

Estadístico

FINALIZA

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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2. SISTEMATIZAR BASES ESPECIALIZADAS

Recopilar y procesar información interna y externa necesaria para la actividad investigativa de la institución. Recopilar y actualizar indicadores en derechos humanos.

Dirección DIDH

Departamento de investigación en derechos humanos.

Dirección de Comunicación social







Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

52


Nombre del Procedimiento: Sistematizar bases

especializadas

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Analista Estadístico Recibe y Sistematiza información de

fuentes especializadas PNC-INACIF-MP –SIGSA, INE- otras, fuentes propias de las Auxiliaturas a la base de datos.

2 Analista Estadístico Elabora informe estadístico y traslada.

3 Jefe de departamento Revisa informe estadístico.

4 Investigador Revisa informe estadístico.

5 Director de DIDH Revisa informe estadístico.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de Flujo:

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os

Sistematizar bases especializadas

DIRECTOR

DEPARTAMENTO

DIDH

JEFE DE

DEPARTAMENT

O

INVESTIGADORANALISTA

ESTADÍSTICO

INICIO

Resive y Sistematiza

información de fuentes

especializadas PNC-INACIF-

MP-SIGSA-INE, otras y

Fuentes propias auxiliaturas,

a la Base de Datos

Revisa Informe

estadístico

Recibe Informe

Estadístico

FINALIZA

Elabora informe

estadístico,

trasladaRevisa informe

estadístico

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

54

3. SISTEMATIZAR BASE INDICADORES

Recopilar y actualizar indicadores en derechos humanos.

Dirección DIDH

Departamento de investigación en derechos humanos.





Dirección de Tecnología e Informática



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

55


Nombre del Procedimiento: Sistematizar base

indicadores

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Analista Estadístico Recibe y sistematiza indicadores en

derechos humanos de fuentes especializadas.

2 Analista Estadístico Elabora informe de indicadores y traslada.

3 Jefe de departamento Revisa informe estadístico y traslada.

4 Dirección de Tecnología e Informática

Publica en digital en página web IPDH

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Diagrama de Flujo:

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Sistematizar bases indicadores

JEFE DE

DEPARTAMENTO

DIRECCIÓN DE

TECNOLOGÍA E

INFORMATICA

ANALISTA

ESTADÍSTICO

INICIO

Recibe, sistematiza

indicadores en

Derechos Humanos de

fuentes especializadas

Publica en la

página web de la

IPDH

Elabora informe

de indicadores,

traslada.

Revisa informe

estadístico,

traslada.

FINALIZA

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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4. SISTEMATIZAR BASE INDICADORES

Recopilar y procesar información interna y externa necesaria para la actividad investigativa de la institución.

Dirección DIDH

Departamento de Investigación

UNIDADES

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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Nombre del Procedimiento: Recolectar y procesar

información

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Técnico en investigación Recolecta y sistematiza información a

requerimiento de la Dirección de la DIDH, jefe del departamento y/o investigadores.

2 Técnico en investigación Colabora en la aplicación de los instrumentos metodológicos de investigación.

3 Técnico en investigación Procesa información obtenida en el trabajo de campo.

4 Técnico en investigación Elabora informe preliminar.

5 Investigador Incorpora informe preliminar del trabajo de campo a informe final de investigación

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Diagrama de flujo:

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Recoleta y Procesa Información

INVESTIGADORTÉCNICO EN

INVESTIGACIÓN

INICIO

Recolecta y

sistematiza

información

Colabora en la

aplicación de

Instrumentos

Metodológicos de

Investigación

Procesa

información

obtenida en el

trabajo de campo

Elabora Informe

preliminar

Incorpora informe

preliminar del trabajo

de campo a informe

final de investigación

FINALIZA

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

60

5. INVESTIGACIONES TEMÁTICAS

Realizar investigaciones temáticas de acuerdo a los temas estratégicos definidos por la institución, incluyendo la información cualitativa y cuantitativa en la preparación de borradores e informe final que puede ser insumo para informe de situación Derechos Humanos.

Dirección de Investigación en Derechos Humanos




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

61


Nombre del Procedimiento: Investigaciones temáticas

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Investigador Recopila información del Departamento

de Análisis y otras fuentes

2 Investigador Elabora protocolo de investigación

3 Jefe del departamento de investigación

Revisa protocolo de investigación

¿Procede Protocolo de Investigación?

No (Con Observaciones)

4 Investigador Traslada al o los investigadores para la incorporación de las observaciones.

Regresa a la actividad No. 2

Si (Sin Observaciones)

5 Investigador Aplica instrumentos metodológicos

6 Analista estadístico Elabora gráficas y mapas geo referenciales a solicitud de investigador

7 Investigador Elabora informes temáticos

8 Jefe del departamento de Investigación

Revisa informe

¿Procede Informe Temático?





10 Jefe del departamento Revisa y traslada a director de la DIDH

11 Director de DIDH Revisión final

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Investigaciones Temáticas

DIRECTOR DE

LA DIRECCION

DE IDH

ANALISTA

ESTADISTICO

JEFE DE

DEPARTAMENTO

DE

INVESTIGACIÓN

INVESTIGADOR

INICIO

Recopila Información

del Departamento de

Análisis y otras fuentes

Elabora protocolo

de investigaciónRevisa protocolo

de Investigación

ObservacionesSi

Elabora y aplica

instrumentos

metodológicos

Corrige

observaciones e

incorpora al

protocolo

No

Elabora gráfica y

mapas

georeferenciales

Elabora informes

temáticosRevisa informe

temático

Observaciones

Corrige las

observaciones Si Revisión finalNo

FINALIZA

Diagrama de flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

63

6. NOTAS CONCEPTUALES

Realizar investigaciones temáticas de acuerdo a los temas estratégicos definidos por la institución. Analizar información cualitativa y cuantitativa relacionada con los derechos: civiles, políticos, económicos, sociales y culturales, para acciones específicas de la IPDH.

Director de la Dirección de IDH



Despacho Superior del PDH



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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Nombre del Procedimiento: Notas Conceptuales

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Investigador Identificar tema a partir de análisis de

coyuntura y/o denuncias presentadas en la IPDH.

2 Investigador Recopila información cualitativa y cuantitativa

3 Investigador Elabora nota conceptual

4 Jefe del Departamento de Investigación

Revisa nota conceptual

¿Procede Nota Conceptual?





6 Director de la DIDH Lectura final, traslada.

7 Despacho Superior PDH Recibe Nota Conceptual

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Notas Conceptuales

DESPACHO

SUPERIOR

DIRECTOR DE

LA DIRECCION

DE IDH

JEFE DE

DEPARTAMENTO

DE

INVESTIGACIÓN

INVESTIGADOR

INICIO

Identifica temas a

partir del análisis de

cuyuntura o denuncias

presentadas en la

IPDH

FINALIZA

Recopila

información

cualitativa y

cuantitativa

Elabora Nota

ConceptualRevisa Nota

Conceptual

ObservacionesCorrige las

observacionesSi

Lectura Final y

traslada.No

Recibe Nota

Conceptual

Diagrama de flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

66

7. INFORME DE SITUACIÓN

Realizar Informe anual de situación. Analizar información cualitativa y cuantitativa relacionada con los derechos humanos desde una perspectiva integral.

Despacho IPDH

Asesores Despachos



Departamento de Investigación en Derechos Humanos

Dirección de Auxiliaturas, sub-Dirección de Defensorías

Dirección de mediación, resolución de conflictos e incidencia en políticas públicas.

Dirección Comunicación Social

Unidades Especializadas



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

67


Nombre del Procedimiento: Informe de Situación

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Director de la DIDH Solicita orientación institucional prioritaria

al despacho PDH.

2 Director de la DIDH Convoca a reuniones con investigadores, técnicos y analistas estadísticos para proponer estructura del informe de situación y dar seguimiento a su preparación.

3 Director de la DIDH Elabora guía temática dirigida a Auxiliaturas, Defensorías y Unidades especializadas PDH.

4 Unidades Administrativas de la IPDH

Trasladan información para incorporar y analizar, para el informe anual de situación.

5 Investigador Recopila, verifica y sistematiza información de fuentes internas y externas.

6 Investigador Analizan y redactan informe

7 Analistas estadísticos Elaborar gráficas, mapas y tablas a requerimiento de investigadores

8 Director de la DIDH Revisar los informes de investigadores

¿Procede Informe de Situación?





10 Director de la DIDH Traslada Informe Anual de Situación a los asesores despacho.

11

Asesores del Despacho Revisa Informe Anual de Situación

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

68

¿Procede Informe Anual de Situación?


12 Director de la DIDH Recibe Informe Anual de Situación con observaciones. Traslada.

13 Investigador Incorpora las observaciones.



14 Director de la DIDH Recibe informe anual de situación, Traslada.


Recibe informe anual de situación.


Vo.Bo. al informe anual de situación de los Derechos Humanos.

17 Director de la DIDH Recibe informe aprobado por PDH y traslada a Dirección de Comunicación social

18 Dirección de Comunicación social

Edita e imprime informe anual de situación

19 Director de la DIDH Recibe informe impreso y traslada a despacho PDH

20 Director de la DIDH Recibe Informe Anual de Situación impreso.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

69

Diagrama de flujo:

P

rocu

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erec

hos

Hum

anos

Dire

cció

n de

Inve

stig

ació

n en

Der

echo

s H

uman

os

Informe de Situación

DIRECCION DE

COMUNICACIÓN

DESPACHO

SUPERIOR DEL

PDH

ASESORES DEL

DESPACHO

ANALISTA

ESTADISTICOSINVESTIGADOR

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DE

LA IPDH

DIRECTOR DE LA

DIRECCIÓN DE IDH

INICIO

Solicita orientación

institucional prioritaria

al despacho superior

del PDH

Convoca a reuniones

con investigadores,

técnicos y analistas

estadísticos para

proponer estructura del

informe de situación

Elabora guía temática

diriga a las Unidades

Administrativas de la

IPDH

Trasladan

información para

incorporar y analizar

para el informe anual

de situación

Recopila, verifica y

sistematiza

información de fuentes

internas y externas

Analiza y redacta

informe de

situación

Elabora gráficas,

mapas y tablas

Revisa informe de

situación

¿Procede

Informe de

Situación?

Incorpora

correccionesNo

Traslada informe

para revisión

Si

Revisa Informe

Anual de Situación

¿Procede

Informe Anual

de Situació?

Verifica las

ObservacionesNo

Incorpora

Correcciones

Recibe informe

Anual de Situación

con Vo.Bo. De

Asesores.

Traslada

Si

Recibe y revisa

Informe Anual de

Situación

Vo.Bo. Al Informe

Anual de SituaciónRecibe Informe

Anual de Situación

con Vo.Bo.

Edita e imprime

Informe Anual de

Situación

Recibe Informe

Anual de Situación

Impreso

Recibe documento

impreso del

Informe Anual de

Situación

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

70

8. GESTION DE MEDIDAS CAUTELARES Y SEGUIMIENTO A SU CUMPLIMIENTO.

Dar seguimiento al cumplimiento de la normativa de pactos y convenios ratificados y aceptados por el

Estado, así como de las decisiones de los mecanismos convencionales y no convencionales,

internacionales o regionales, en materia de Derechos Humanos.

Despacho PDH

Dirección de Investigación en derechos humanos.

Dirección de Auxiliaturas

Dirección de Procuración

Unidad de Mecanismos internacionales.



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

71


Nombre del Procedimiento: Gestión de medidas

cautelares y seguimiento a su cumplimiento

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Jefe de Unidad Recepciona la solicitud de Medidas

Cautelares del despacho y/o afectados

2 Jefe de Unidad Analiza para establecer si procede solicitud de medidas cautelares, a partir de requisitos de la CIDH

3 Auxiliar de Mecanismos Entrevista al afectado y apertura de expediente

4 Asistente de mecanismos Recopila y sistematiza información cualitativa

5 Jefe de Unidad Elaborar proyecto de comunicación a CIDH

6 Director de la Dirección de la DIDH

Revisa proyecto de comunicación a CIDH y traslada.

7 Despacho Superior PDH Revisa, aprueba, firma y envía vía fax a CIDH y traslada a UMII documento físico con nota de envío fax a CIDH

8 Director de la Dirección de la DIDH

Recibe con Vo.Bo. proyecto de Comunicación a CIDH

9 Asistente de mecanismos Actualiza matriz de control

10 Jefe de Unidad Si la CIDH no responde o el requerimiento de medidas es negativo se cierra el expediente y se notifica al solicitante

11 Despacho PDH Recepción de solicitud de ampliación de las Medidas Cautelares por la CIDH.

12 Auxiliar de mecanismos Ampliar información según requerimiento CIDH.

13 Jefe de la Unidad Elabora borrador de comunicación a CIDH

14 Director de la DIDH Revisa borrador de comunicación a CIDH y traslada a Despacho PDH

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

72

15 Despacho PDH Revisa, aprueba, firma y envía vía fax a CIDH

16 Despacho PDH Traslada a UMII documento físico con nota de envió fax a CIDH

17 Jefe de Unidad Remite a CIDH documento vía electrónica

18 Despacho PDH Recibe de la CIDH respuesta física o electrónica de solicitud de ampliación de medidas cautelares

19 Jefe de la Unidad Recibe respuesta electrónica de solicitud de ampliación de información e informa a beneficiarios de las medidas o la negativa de estas.

20 Jefe la Unidad La CIDH requiere opinión a UMII sobre las acciones realizadas por el Estado en medidas cautelares ya otorgadas se inicia el procedimiento a partir del numeral 4 hasta el numeral 9

21 Jefe de Unidad Recibe solicitud de ampliación del beneficiario y/o la CIDH se inicia el procedimiento a partir del numeral 3 hasta el 10

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

73

Diagrama de flujo:

Pr

ocur

adur

ía d

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erec

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Hum

anos

Dire

cció

n de

Inve

stig

ació

n en

Der

echo

s H

uman

os

Gestión de Medidas Cautelares y Seguimiento a su Cumplimiento

DESPACHO

SUPERIOR DEL

PDH

DIRECTOR DE LA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACION

EN DERECHOS

HUMANOS

ASISTENTE DE

MECANISMOS

AUXILIAR DE

MECANISMOSJEFE DE UNIDAD

Inicio

Recepcion de Solicitud

de Medida Cautelar

Analisis para establecer

si prodece solicitud de

Medida Cautelar

Entrevista al

afectado y apertura

de expediente

Recopila y

sistematiza

información

cualitativa

Elabora proyecto

de comunicación a

CIDH

Revisa proyecto

de comunicación a

CIDH, traslada.

Revisa, aprueba,

firma y envia vía fax

proyecto de

Comunicación a

CIDH. Traslada.

Recibe con Vo.Bo.

Proyecto de

Comunicación a

CIDH

Actualiza Matriz

de Control

Si la CIDH no responde

o el requerimiento de

medidas es negativo se

cierra el expediente y se

notifica al solicitante

Recibe de la CIDH

solicitud de

ampliación de

Medidas Cautelares

Amplia información

según

requerimiento de la

CIDH

Elabora borrador

de Comunicación

a CIDH

Revisa borrador

de comunicación a

CIDH. Traslada.

Revisa, aprueba,

firma y envia vía fax

proyecto de

comunicación a

CIDH.

Traslada a UMII

documento físico

con nota de envió

fax a CIDH

Remite a CIDH

documento vía

electronica

Recibe de CIDH

respuesta fisica o

electronica de solicitud

de ampliación de

medidas cautelares

Recibe respuesta

electronica de solicitud de

ampliación de información

e informa a beneficiarios

de las medidas o la

negativa de estas

La CIDH requiere opinión a

UMII sobre las acciones

realizadas por el Estado en

medidas cautelares ya

otorgadas se inicia el

procedimineto a partir del

numeral 4 hasta el numeral 9

Recibe solicitud de

ampliación del beneficiario

y/o la CIDH se inicia el

procedimineto a partir del

numeral 3 hasta el 10.

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

74

9. ELABORACIÓN DE INFORMES Y MECANISMOS CONVENCIONALES Y NO CONVENCIONALES

Dar seguimiento al cumplimiento de la normativa de pactos y convenios ratificados y aceptados por

el Estado, así como de las decisiones de los mecanismos convencionales y no convencionales,


Despacho PDH




Unidad de Mecanismos internacionales


Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

75


Nombre del Procedimiento: Elaboración de Informes y

mecanismos convencionales y no convencionales

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Jefe de Unidad A partir del calendario propio del sistema

de Naciones Unidas e interamericano, se establece la programación para entrega de informes especializados e informa a director de la DIDH

2 Director de la DIDH Coordina preparación de informe y designa responsable

3 Auxiliar de mecanismo Recopila información

4 Jefe de Unidad y/o investigadores

Prepara informe temático

5 Director de la DIDH Revisa informe

6 Jefe de Unidad y/o investigadores

Incorpora observaciones a informe

7 Director de la DIDH Revisión final y traslado a jefe de unidad

8 Jefe de Unidad Prepara oficio para firma de PDH

8 PDH Firma y regresa a jefe de Unidad

10

Jefe de Unidad Envía a mecanismo

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

76

Diagrama de flujo:

P

rocu

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e lo

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cho

s H

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an

os

D

ire

cció

n d

e In

vest

iga

ció

n e

n D

ere

cho

s H

um

an

os

Elaboración de Informes y Mecanismos Convencionales y no Convencionales

DESPACHO

SUPERIOR DEL

PDH

INVESTIGADORESAUXILIAR DE

MECANISMO

DIRECTOR DE LA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACION EN

DERECHOS

HUMANOS

JEFE DE UNIDAD

Inicio

Se establece la

programación para

entrega de informes

especializados

Recibe Oficio con

Vo.Bo.

Finaliza

Coordina

preparación de

informe y designa

responsable

Recopila

Información

Prepara Informe

Tematico

Revisa Informe

Observaciones

Incorpora

Observaciones al

Informe

Si

Prepara oficio

para firma de PDH No

Firma oficio,

traslada.

Traslada a

Mecanismo

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

77

10. SEGUIMIENTO DE LOS MECANISMOS INTERNACIONALES

Dar seguimiento al cumplimiento de la normativa de pactos y convenios ratificados y aceptados por el

Estado, así como de las decisiones de los mecanismos convencionales y no convencionales,


Despacho PDH




Unidad de Mecanismos internacionales


Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

78


Nombre del Procedimiento: Seguimiento de los mecanismos nacionales e internacionales

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Jefe de Unidad Monitorea organismos internacionales de DDHH e identifica nueva normativa y actividades de los mecanismos

2 Jefe de Unidad Actualiza la lista de instrumentos internacionales

3 Jefe la Unidad Informa al Director de la DIDH sobre los cambios

4 Director de la Dirección de IDH

Recibe información sobre los cambios de los Mecanismos Internacionales.

5 Despacho Superior Pase a Despacho Superior para aprobación.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

79

Diagrama de flujo:

P

rocu

rad

urí

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D

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ve

stig

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n e

n D

ere

ch

os H

um

an

os

Seguimiento a los Mecanismos Internacionales

DESPACHO

SUPERIOR

DIRECTOR DE LA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACION EN

DERECHOS

HUMANOS

JEFE DE UNIDAD

Inicio

Monitorea organismos

internacionales de

DDHH e identifica

nueva normativa y

actividades de los

mecanismos

Actualiza la lista

de instrumentos

internacionales

Informa sobre los

cambios a los

Mecanismos

Internacionales

Recibe información

sobre los cambios

de los Mecanismos

Internacionales

Finaliza

Aprobación por

parte del

Despacho Superior

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

80

DIRECCIÓN DE AUXILIATURAS

1. Trámite de denuncias sobre violaciones a Derechos Humanos

1. Investigar toda clase de denuncias que le sean planteadas por cualquier persona, sobre

violaciones a los Derechos Humanos.

2. Recibir, analizar e investigar toda denuncia de violación de los Derechos Humanos que

presenten en forma oral o escrita cualquier grupo, persona individual o jurídica.

3. Iniciar de oficio las investigaciones que considere necesarias en los casos que tenga

conocimiento sobre violaciones de los Derechos Humanos.

1. Auxiliaturas

2. Dirección Nacional de Auxiliaturas.



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

81


Nombre del Procedimiento: Trámite de denuncias sobre

violaciones a Derechos Humanos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Oficial Recibe y registra la denuncia en el libro respectivo.

2 Auxiliar Califica la denuncia y ordena la apertura del expediente respectivo

3 Oficial Elabora resolución de trámite, notifica y lleva a cabo el diligenciamiento del expediente.

4 Oficial Realiza investigación de campo, a efecto contar con mayores elemento de juicio.

5 Oficial

Elabora resolución de ampliación de plazo/proyecto de resolución de violación/proyecto de resolución que no existen razones para seguir conocimiento. Realiza diligencias pendientes

6 Oficial Verifica el trámite del expediente, cumplimiento de plazos, etc.

7 Auxiliar Revisa el proyecto de resolución final para verificar que cumpla con requisitos de forma y fondo.

8 Auxiliar

Aprueba con su firma el proyecto de resolución final verificando que el mismo cumpla con requisitos de forma y fondo. Envía el expediente al Supervisor Respectivo para su revisión y aprobación correspondiente.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

82

Diagrama de Flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

83

2. Promoción y Educación en Derechos Humanos

Desarrollar programas, campañas divulgativas y cualquier otra actividad de promoción con el

propósito de hacer conciencia en los diversos sectores de la población sobre la vigencia y defensa

de los Derechos Humanos.

1. Auxiliaturas

2. Dirección Nacional de Auxiliaturas

3. Dirección de Promoción y Educación



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

84


Nombre del Procedimiento: Promoción y educación en

Derechos Humanos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

Directora Nacional de Educación

Envía directrices a Educadores

1 Educador Elabora proyecto de educación permanente en Derechos Humanos.

2 Auxiliar

Conoce el proyecto, verificando que el mismo responda a las políticas y lineamientos de trabajo del señor Procurador.

3 Educador

Ejecuta el proyecto educativo con los grupos meta. Elabora informes mensuales sobre los avances de la ejecución. Elabora informe final de la ejecución del proyecto, con análisis de resultados.

4 Auxiliar Conoce informe o hace observaciones

5 Educador Brinda seguimiento a los resultados obtenidos.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

85

Diagrama de Flujo:

P

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de

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ere

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um

an

os -

Dire

cció

n d

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uxili

atu

ras

Promoción y Educación en Derechos Humanos

Educador Auxiliar

Director(a)

Nacional de

Educación

Inicio

Aprueba el

proyecto

Ejecuta el proyecto y

elabora informes

Aprueba informe

Envía directrices a

educadores.

Da seguimiento a

los resultados

obtenidos

Elabora proyecto de

educación

permanente

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

86

3. Incidencia y Negociación

Participar en procesos de negociación y diálogo, a efecto los conflictos sean resueltos por medio

de métodos alternativos de resolución de conflictos.

1. Auxiliaturas




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

87


Nombre del Procedimiento: Incidencia y Negociación

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Auxiliar Recibe solicitud y gira instrucciones para participar como mediadores en algún conflicto.

2 Oficial

Realiza un primer acercamiento con las partes involucradas en el conflicto, a efecto legitimar su participación. Apertura espacios de diálogo, a través de mesas de diálogo, para tratar algún conflicto. Da seguimiento a los resultados obtenidos. Elabora informe sobre la mediación realizada. Finaliza el Conflicto, Si, se archiva; no, se traslada al director de la dirección de Mediación.

3 Auxiliar Sistematiza la experiencia para futuras intervenciones.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

88

Diagrama de Flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

89

4. TRÁMITE DE DENUNCIAS SOBRE VIOLACIONES DE LOS DERECHOS HUMANOS.

4. Investigar toda clase de denuncias que le sean planteadas por cualquier persona, sobre

violaciones a los Derechos Humanos.

5. Recibir, analizar e investigar toda denuncia de violación de los Derechos Humanos que

presenten en forma oral o escrita cualquier grupo, persona individual o jurídica.

6. Iniciar de oficio las investigaciones que considere necesarias en los casos que tenga

conocimiento sobre violaciones de los Derechos Humanos.

3. Auxiliaturas




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

90


Nombre del Procedimiento: Trámite de denuncias sobre

violaciones a Derechos Humanos.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Oficial Recibe y registra la denuncia en el libro

respectivo.

2 Auxiliar Califica la denuncia y ordena la apertura del expediente respectivo

3 Oficial Elabora resolución de trámite, notifica y lleva a cabo el diligenciamiento del expediente.

4 Oficial Realiza investigación de campo, a efecto contar con mayores elemento de juicio.

5 Oficial Elabora resolución de ampliación de plazo/proyecto de resolución de violación/proyecto de resolución que no existen razones para seguir conocimiento.

6 Oficial Realiza diligencias pendientes

7 Oficial Verifica el trámite del expediente, cumplimiento de plazos, etc.

8 Oficial Elabora proyecto de resolución final

9 Oficial Revisa el proyecto de resolución final para verificar que cumpla con requisitos de forma y fondo.

10 Auxiliar Aprueba con su firma el proyecto de resolución final verificando que el mismo cumpla con requisitos de forma y fondo.

11 Auxiliar Envía el expediente al Supervisor Respectivo para su revisión y aprobación correspondiente.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

91

Diagrama de Flujo:

P

rocu

rado

r de

los

Dere

chos

Hum

anos

- Di

recc

ión

de A

uxilia

tura

s

Trámite de denuncias sobre violaciones a Derechos Humanos

OficialOficialAuxiliarOficial

Inicio

Recibe y registra

la denuncia en el

libro respectivo.

Califica la denuncia y

ordena la apertura

del expediente

respectivo

Elabora resolución de

trámite, notifica y lleva a

cabo el diligenciamiento

del expediente.

Realiza investigación de

campo, a efecto contar

con mayores elemento

de juicio.

Elabora resolución de

ampliación de plazo/

proyecto de resolución de

violación/proyecto de

resolución que no existen

razones para seguir

conocimiento

Realiza diligencias

pendientes

Verifica el trámite

del expediente,

cumplimiento de

plazos, etc.

Elabora proyecto

de resolución final

Revisa el proyecto de

resolución final para

verificar que cumpla con

requisitos de forma y

fondo.

Aprueba con su firma el

proyecto de resolución

final verificando que el

mismo cumpla con

requisitos de forma y

fondo.

Envía el expediente al

Supervisor Respectivo

para su revisión y

aprobación

correspondiente.

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

92

5. PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN

Desarrollar programas, campañas divulgativas y cualquier otra actividad de promoción con el

propósito de hacer conciencia en los diversos sectores de la población sobre la vigencia y defensa

de los Derechos Humanos.

4. Auxiliaturas

5. Dirección Nacional de Auxiliaturas

6. Dirección de Promoción y Educación



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

93


Nombre del Procedimiento: Promoción y educación

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Educador Elabora proyecto de educación

permanente en Derechos Humanos.

2 Auxiliar Aprueba el proyecto, verificando que el mismo responda a las políticas y lineamientos de trabajo del señor Procurador.

3 Educador Ejecuta el proyecto educativo con los grupos meta.

4 Educador Elabora informes mensuales sobre los avances de la ejecución.

5 Educador Elabora informe final de la ejecución del proyecto, con análisis de resultados.

6 Auxiliar Aprueba informe o hace observaciones

7 Educador Brinda seguimiento a los resultados obtenidos.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

94

Diagrama de Flujo:

Pro

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dor d

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- D

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uxili

atur

as

Promoción y Educación

AuxiliarEducador

Inicio

Elabora proyecto de

educación permanente

en Derechos Humanos.

Aprueba el proyecto,

verificando que el mismo

responda a las políticas

y lineamientos de trabajo

del señor Procurador.

Elabora informes

mensuales sobre los

avances de la

ejecución

Brinda

seguimiento a los

resultados

obtenidos.

Finaliza

Ejecuta el

proyecto

educativo con los

grupos meta.

Elabora informe final de

la ejecución del

proyecto, con análisis de

resultados.

Aprueba informe o

hace

observaciones

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

95

SUB-DIRECCIÓN DE DEFENSORÍAS

1. TRASLADO Y SEGUIMIENTO A EXPEDIENTES O DENUNCIAS A DEFENSORÍAS

Delegar a la Defensoría correspondiente para el seguimiento, atención, investigación y/o verificación

de denuncia según el caso. Hacer el seguimiento respectivo para la pronta y oportuna solución del

caso.


2. Sub Dirección de Defensorías

3. Defensorías



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

96


Nombre del Procedimiento: Traslado y Seguimiento de expedientes o denuncias a

las Defensorías

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Subdirección de Defensorías

Recepción de solicitud de investigación de la denuncia por la Dirección de Procuración

2 Auxiliar o técnico Registro en el sistema de gestión para seguimiento de expedientes

3 Subdirectora Revisión de informe y traslada al director de Procuración para su aprobación

4 Auxiliar o técnico Traslada Informe al Despecho Superior del PDH

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

97

Diagrama de Flujo: P

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de

lo

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um

an

os

S

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n d

e D

efe

nso

ria

s Traslado y Seguimiento de expedientes o

denuncias a las Defensorías

Subdirector/a de

DefensoríasDefensor/aAuxiliar o técnico

Subdirección de

Defensorías

Recepción de solicitud

de investigación de la

denuncia por la

Dirección de

Procuración

Inicio

Revisa informe y

traslada a la

Directora de

Procuración

Traslada Informe

al Despecho

Superior del PDH

Verificación y

elaboración de

informe

Traslado a la

Defensoría

correspondiente

Registro en el

sistema de gestión

para seguimiento de

expedientes

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

98

2. PARTICIPACIÓN Y VERIFICACIÓN DE SUPERVISIONES Y MONITOREOS

Monitorear o supervisar la administración pública encargada de velar por la protección de los

derechos de las poblaciones vulnerables.

1. Subdirección de Defensorías

2. Defensorías

3. Unidad de Supervisión Administrativa



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

99


Nombre del Procedimiento: Participación y verificación

de supervisiones y monitoreos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Defensorías Elaboración del plan de supervisión o

monitoreo

2 Supervisión Administrativa

Elaboración del plan de supervisión o monitoreo

3 Sub director/a de Defensorías

Aprobación del plan de supervisión o monitoreo

4 Defensorías Coordinación para la ejecución del plan con la Unidad de supervisión administrativa

5 Supervisión Administrativa

Coordinación para la ejecución del plan con la Unidad de supervisión administrativa

6 Defensoría Ejecución del monitoreo o supervisión

7 Defensorías Elaboración del informe de supervisión o monitoreo


Aprobación del informe de supervisión o monitoreo


Entrega de informe a Dirección de Procuración y Despacho Superior.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

100

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

dor d

e lo

s D

erec

hos

Hum

anos

S

ub-D

irecc

ión

de D

efen

soria

s Participación y verificación de supervisiones y monitoreos

Sub Director/a

de Defensorías

Unidad de

Supervisión

Administrativa

Defensorias

Inicio

Finaliza

Elaboración del plan

de supervisión o

monitoreo

Elaboración del plan

de supervisión o

monitoreo

Aprobación del

plan de

supervisión o

monitoreo

Coordinación para la

ejecución del plan

con la Unidad de

supervisión

administrativa

Coordinación para la

ejecución del plan

con la Unidad de

supervisión

administrativa

Ejecución del

monitoreo o

supervisión

Elaboración del

informe de

supervisión o

monitoreo

Aprobación del

informe de

supervisión o

monitoreo

Entrega de informe a

Despacho Superior y

Dirección de

Procuración

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

101

3. ATENCIÓN A PERSONAS QUE ACUDEN A DEFENSORÍAS

Atender, asesorar o recibir denuncias de las personas que acuden a la Institución del Procurador de

los Derechos Humanos cuando consideran que sus derechos humanos han sido violentados.

1. Defensorías




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

102


Nombre del Procedimiento: Orientación y

Acompañamiento al Denunciante

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Defensorías Atención de la persona vulnerada en sus

derechos

2 Defensorías Documentar la atención brindada

3 Defensorías Remitir informe a Recepción de Denuncias para apertura de expediente en el sistema de gestión de denuncias

4 Dirección de Procuración Remitir informe a Recepción de Denuncias para apertura de expediente en el sistema de gestión de denuncias

5 Defensorías Investigación y verificación de denuncia

6 Dirección de Procuración Investigación y verificación de denuncia

7 Defensorías Elaboración de informe

8 Sub dirección de Defensorías

Revisión de Informe

9 Defensorías Envío de informe a Procuración

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

103

Diagrama de Flujo:

Pr

ocur

ador

de

los

Dere

chos

Hum

anos

Sub

-Dire

cció

n de

Def

enso

rias

Atención de Personas que Acuden a las Defensorías

Sub Director/a

de Defensorías

Dirección de

ProcuraciónDefensorias

Inicio

Finaliza

Remitir informe a

Recepción de Denuncias

para apertura de

expediente en el sistema

de gestión de denuncias

Investigación y

verificación de

denuncia

Revisión de

Informe

Atención de la

persona vulnerada

en sus derechos

Documentar la

atención

brindada

Remitir informe a

Recepción de Denuncias

para apertura de

expediente en el sistema

de gestión de denuncias

Investigación y

verificación de

denuncia

Elaboración de

informe

Envío de informe

a Procuración

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

104

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

1. INFORMACIÓN AL PERSONAL.

Mantener informado al personal de las actividades de la institución vía electrónica e impresa.

Departamento de Comunicación Interna

Unidad de Ediciones y Publicaciones

Unidad de Atención Institucional Departamento de Comunicación Externa

Unidad de Publicidad y Posicionamiento

Unidad de Prensa



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

105

Procedimiento No. 1 No. de pasos: 7

Nombre del procedimiento: Comunicación Masiva al

personal

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Descripción de actividades

Paso No. Responsable Descripción de la actividad Tiempo

(días) 1 Diseño Gráfico Diseño de la plantilla

2 Redactor Recopila la información

3 Corrección y Estilo Corrección

4 Directora de Comunicación

Revisión y aprobación final


Distribución al personal de la institución

6 Asistente Técnico Distribución al personal de la institución

7 Secretaria de Dirección Distribución al personal de la institución

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

106

Diagrama de flujo:

a. Formularios e instructivos:

- Información por correo electrónico - Sabías que… - Actualización intranet - Producción de materiales impresos y audiovisuales de apoyo (compendio de leyes

administrativas, Tutorial para llenado de matriz del POA) - Instructivo para realización de materiales audiovisuales - Instructivo para realización de materiales impresos - Instructivo para actualización de página web

P

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om

un

ica

ció

n

Comunicación Masiva al Personal

Secretaria de

Dirección

Asistente

Tecnico

Director/a de la

Dirección de

Comunicación

Encargado de

Corrección y

Estilo

RedactorDiseñador Gráfico

Inicio

Diseño Gráfico de

la InformaciónRecopila la

información

Corrige la

InformaciónRevisión y

aprobación final

Distribución al

personal de la

institución

Distribución al

personal de la

institución

Distribución al

personal de la

institución

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

107

2. IMAGEN INSTITUCIONAL

Fortalecer la imagen institucional.





Unidad de Prensa

Sección de Relaciones Interinstitucionales



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

108


Nombre del procedimiento: Imagen institucional

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Asesores del Procurador

de los Derechos Humanos

Análisis de la coyuntura nacional


Definición de acciones


Autorización y aprobación final

7 Procuradoras adjuntas I y II

Autorización y aprobación final

5 Dirección de Comunicación Social

Materialización de acciones

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

109

Diagrama de flujo:

Formularios e instructivos: - Monitoreo de medios (diario) - Análisis de monitoreo (trimestral) - Derecho de respuesta (ante publicación errónea de algún medio de comunicación) - Pronunciamientos

- Conferencias de prensa

P

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ció

n

Imagen Institucional

Procuradores/as

Adjuntos I y II

Director/a de la

Dirección de

Comunicación

Asesores del

Procurador de

los Derechos

Humanos

Procurador de

los Derechos

Humanos

Asesores del

Procurador de los

Derechos Humanos

Inicio

Definición de

Acciones

Definición de

Acciones

Materialización

de acciones

Autorización y

aprobación final

Análisis de la

coyuntura

nacional

Definición de

Acciones

Autorización y

aprobación final

Implementación

de Acciones

Finalizar

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

110

3. RELACIÓN CON MEDIOS INFORMATIVOS.

Mejorar la percepción que tiene la población acerca de la institución, a través de los medios

informativos e informar sobre el quehacer institucional.





Unidad de Prensa




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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

111

Procedimiento No. 3 No. de pasos:8

Nombre del procedimiento: Relación con medios

informativos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Directora de

Comunicación Social Visita a editores y directores de medios de comunicación

2 Dirección de Comunicación Social

Conversatorios y desayunos con periodistas ciudad capital y departamentales

3 Asistente de Dirección / Jefe de Comunicación Externa

Actualización de listado de periodistas y medios de comunicación nacionales e internacionales


Envío diario de información del quehacer institucional por medio del correo electrónico


Convocatoria, comunicados y boletines


Atención personal, vía telefónica y correo electrónico, a medios nacionales y departamentales cuando solicitan información


Coordinación de solicitud de entrevistas con PDH y/o Procuradoras Adjuntas

8 Técnicos Cobertura de actividades

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

112

Diagrama de flujo:

P

rocu

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de

los

De

rech

os

Hu

ma

no

s

D

ire

cció

n d

e C

om

un

ica

ció

n

Relación con Medios Informativos

Técnicos

Asistente de

Dirección / Jefe

de

Comunicación

Externa

Dirección de

Comunicación

Social

Director/a de la

Dirección de

Comunicación Social

Inicio

Conversatorios y

desayunos con

periodistas ciudad

capital y

departamentales

Envío diario de

información del

quehacer institucional

por medio del correo

electrónico

Visita a editores

y directores de

medios de

comunicación

Finalizar

Actualización de listado

de periodistas y medios

de comunicación

nacionales e

internacionales

Convocatoria,

comunicados y

boletines

Atención personal, vía

telefónica y correo

electrónico, a medios

nacionales y

departamentales cuando

solicitan información

Coordinación de

solicitud de

entrevistas con PDH

y/o Procuradoras

Adjuntas

Cobertura de

actividades

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

113

4. ACTUALIZACIÓN WEB

Mantener informada a la institución, periodistas y población en general.


Unidad de Atención Institucional Sección de Radio y TV

Departamento de Comunicación Externa


Unidad de Prensa


Protocolo y Eventos



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Derechos Humanos

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Mayo 2015

114

Procedimiento No. 4 No. de pasos:6

Nombre del Procedimiento: Actualización web

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Redactor Acopio y validación de información

2 Asistente Técnico Búsqueda de información (si aplica)

3 Redactor Produce la información (si aplica)

4 Técnico audio y video Produce la información (si aplica)


Autoriza y define donde será publicado el material

6 Asistente técnica Actualiza la información

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

115

Diagrama de flujo:

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

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de C

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icac

ión

Actualización Web

Director/a de la

Dirección de

Comunicación

Tecnico Audio y

Video

Asistente

TecnicoRedactor

Inicio

Búsqueda de

información

Produce la

información

Búsqueda de

información

Produce la

información

Autoriza y

define donde

será publicado

el material

Actualiza la

Información

Finaliza

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

116

5. PUBLICACIÓN DEL INFORME ANUAL CIRCUNSTANCIADO

Elaborar el Informe Anual Circunstanciado (Memoria de labores) y de Situación de los Derechos

Humanos, que el Procurador de los Derechos Humanos debe rendir sobre todas las acciones

efectuadas durante el año anterior a la Comisión de Derechos Humanos y diputados del Congreso de

la República.



Unidad de Atención Institucional

Sección de Radio y TV

Departamento de Comunicación Externa


Unidad de Prensa



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Mayo 2015

117


Nombre del Procedimiento: Publicación del Informe Anual Circunstanciado

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 2 Dirección de

Comunicación Social Recepción de información validada por el despacho superior

3 Editor de Publicaciones Corrección y edición


Primera revisión

5 Diseñadoras graficas Diseño de portada

6 Diseñadoras graficas Diseño de diagramación

7 Diagramador Diagramación de la publicación

8 Corrector Revisión de textos

9 Directora de Comunicación Social

Revisión


Autorización y Vo. Bo.

11 Encargado de reproducciones

Reproducción

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Mayo 2015

118

Diagrama de Flujo:

P

ro

cu

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do

r d

e lo

s D

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ch

os H

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os

D

ire

cció

n d

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om

un

ica

ció

n

Elaboración del Informe Anual Circunstanciado

Encargado de

Reproducciones

Procurador de

los Derechos

Humanos

DiagramadorEncargado de

Correcciones

Diseñador/a

Grafico

Director/a de la

Dirección de

Comunicación

Editor de

Publicaciones

Dirección de

Comunicación

Social

Unidades


IPDH

Inicio

Presentan el

informe anual y la

situación de

DDHH en su área

Primera revisión

del Informe

Recopilación de

la información

Corrección y

edición

Finaliza

Diseño de

portada

Diseño de

Diagramación

Diagramación

de la

publicación

Revisión de

textos

Revisión del

Informe

Autorización y

Vo.Bo. Del

Documento

Reproduce el

Informe Anual

Circunstanciado

Publicación del Informe Anual Circunstanciado

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

119

7. SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna ejecución en la recepción,

trámite y resolución de las solicitudes de acceso a la información pública, que se soliciten a la

institución del Procurador de los Derechos Humanos.

Unidad de Acceso a la Información Pública Direcciones Administrativas Auxiliaturas Defensorías Archivo



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Derechos Humanos

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Mayo 2015

120


Nombre del procedimiento: Solicitud de Información

Pública

Fecha: Julio 2013

Hoja: /



(días)

1 Sujeto activo Presenta solicitud de información en forma electrónica,

verbal o escrita.

2

Asistente de la UIP

Recibe solicitud y determina si la información se encuentra en poder de la UIP o necesita requerirla a algún enlace.

3

Enlace Recibe la solicitud y establece si posee la información, en cuanto tiempo puede responder. Si no la posee en sus archivos informa inmediatamente a la UIP. Si necesita prorroga en el tiempo para responder lo comunica por escrito o vía electrónica a la UIP

4 Asistente de la UIP

Recibe la información y la reproduce o digitaliza.

5 Analista de la UIP

Elabora proyecto de resolución

6 Jefe de la UIP Recibe el proyecto, revisa y resuelve.


Recibe la resolución y procede a notificar al sujeto activo y proporcionar la información.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

121

Diagrama de flujo:

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

Dire

cció

n de

Com

unic

ació

n

Solicitud de Información Pública

Jefe de la UIPAnalista de la

UIPEnlace

Asistente de la

UIPSujeto Activo

Inicio

Recibe el

proyecto, revisa

y resuelve.

Recibe solicitud y

determina si la

información se

encuentra en poder de la

UIP o necesita requerirla

a algún enlace.

Si

Elabora proyecto

de resolución

Recibe la

información y la

reproduce o

digitaliza.

Presenta solicitud de

información en forma

electrónica, verbal o

escrita.

No

Recibe la resolución

y procede a notificar

al sujeto activo y

proporcionar la

información

Finaliza

Recibe la solicitud y

establece si posee la

información.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

122


Nombre del procedimiento: Negativa de Información

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1

Sujeto activo Recibe notificación Si no está de acuerdo podrá interponer Recurso de Revisión (15 días)

2

Analista de la UIP

Al recibir Recurso de Revisión procede a elevarlo al Despacho Superior con el expediente que originó el Recurso para conocimiento y resolución por parte del Sr. Procurador

Asesoría Jurídica

Dictamina viabilidad de entrega de información.

3 Analista Negativa o información confidencial.

4

Analista de la UIP

Recibe resolución de recurso: a) Se confirma la resolución de la UIP b) Se manda a la UIP a emitir nueva resolución y proporcionar la información en un término de cinco días.


Notifica la resolución

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

123

Diagrama de flujo:

P

rocu

rad

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de

lo

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os H

um

an

os

D

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n d

e C

om

un

ica

ció

n

Negativa de Información

AnalistaAsesoría

Jurídica

Analista de la

UIPSujeto Activo

Inicio

Si

Recibe Recurso de

Revisión lo traslada al

Despacho Superior para

conocimiento y

resolución.

Dictamina viabilidad

de entrega de

información

Negativa o

información

confidencial

Recibe resolución de

recurso:

a) Se confirma la resolución

de la UIP

b) Se manda a la UIP a

emitir nueva resolución y

proporcionar la información

en un término de cinco días.

Notifica la

resolución

Finaliza

Recibe notificación, si no

está de acuerdo podrá

interponer Recurso de

Revisión.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

124

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN

1. APOYAR TÉCNICAMENTE EL DISEÑO DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES DE PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS.

Fortalecer el trabajo de promoción y educación de los derechos humanos, mediante el desarrollo de

iniciativas de investigación educativa y el aporte técnico al diseño y elaboración de materiales de apoyo

teórico y metodológico que el equipo de educadoras y educadores utilizan en los procesos formativos,

la capacitación eventual y en actividades de promoción de los derechos humanos.

Dirección de Promoción y Educación

Departamento de Educación

Unidad de investigación y mediación educativa

UNIDADES

INVOLUCRADAS

OBJETIVO DEL

PROCESO

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

125


Nombre del Procedimiento: Apoyar técnicamente el diseño y producción de materiales de promoción y educación de los derechos humanos.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Dirección de Promoción y

Educación Generar la metodología y los contenidos básicos para la actualización de las y los educadores de la sede central de la institución y de las Auxiliaturas del PDH, para que sean aplicadas en los procesos formativos que ellos desarrollan.

2 Coordinador de la Unidad de Investigación Educativa

Apoyar técnicamente el diseño y producción de materiales de promoción y educación de los derechos humanos.


Elaborar documentos e informes de actividades realizadas.

4 Dirección de Promoción y Educación

Revisan documentos y materiales de promoción y educación.


Revisan documentos y materiales de promoción y educación.


Envía a Secretaria de Promoción y Educación Documentos e informes revisados y aprobados

7 Secretaria de Promoción y Educación

Envía documentos e informes a Dirección de Planificación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

126

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos:

Memorándum o Boletas de asignación Formularios de Plan de trabajo Formulario de Informes

P

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Prom

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y Ed

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Apoyar técnicamente el diseño y producción de materiales

de promoción y educación de los derechos humanos

Secretaria de

Promoción y

Educación

Coordinador de la

Unidad de

Investigación

Educativa

Director/a de la

Dirección de

Educación y

Promoción

INICIO

Apoyar técnicamente el

diseño y producción de

materiales de promoción

y educación de los

derechos humanos.

Revisan documentos

y materiales de

promoción y

educación.

FINALIZA

Generar la metodología

y los contenidos básicos

para la actualización de

las y los educadores

Elaborar documentos

e informes de

actividades

realizadas.

Revisan documentos

y materiales de

promoción y

educación.

Envía a Secretaria de

Promoción y Educación

Documentos e informes

revisados y aprobados

Envía documentos

e informes a

Dirección de

Planificación.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

127

2. DISEÑAR, PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR A NIVEL MUNICIPAL Y COMUNITARIO DIVERSAS ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y DE COMUNICACIÓN EDUCATIVA, DESTINADAS A LA PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS, EN COORDINACIÓN CON AUTORIDADES LOCALES Y GRUPOS COMUNITARIOS.

Generar un espacio donde los distintos sectores de la población puedan expresar, a través de

diferentes manifestaciones artísticas, la vivencia de los derechos humanos en los ámbitos familiar,

comunitario y escolar.


Departamento de Promoción

Unidad de Expresiones Artísticas



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

128


Nombre del Procedimiento: Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel municipal y comunitario diversas actividades artísticas y de comunicación educativa, destinadas a la promoción de los Derechos Humanos, en coordinación con autoridades locales y grupos comunitarios.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /




Educación Diseñar y proponer estrategias educativas y promocionales en derechos humanos.

2 Jefe/a del Departamento de Promoción

Diseñar, planificar y evaluar a nivel municipal y comunitario diversas actividades artísticas y de comunicación educativa, destinadas a la promoción de los Derechos Humanos.

3 Educadores en Derechos Humanos

Planificar, y ejecutar a nivel municipal y comunitario diversas actividades artísticas y de comunicación educativa, destinadas a la promoción de los Derechos Humanos.


Informan a Jefatura de Departamento de Promoción de actividades realizadas adjuntando medios de verificación pertinentes.


Remite informes de Actividades realizadas a Dirección de Planificación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

129

Diagrama de Flujo:

P

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n y

Ed

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ció

n

Diseñar, planificar, ejecutar, monitorear y evaluar a nivel nacional,

procesos formativos en Derechos Humanos dirigidos a distintos

sectores de la población dentro de la Educación formal y no formal,

así como organizaciones, redes comunitarias y organizaciones no

gubernamentales.

Educadores en

Derechos

Humanos

Jefe del

Departamento

de Promoción

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseñar y proponer

estrategias educativas y

promocionales en

derechos humanos

Diseñar, planificar y evaluar a

nivel municipal y comunitario

diversas actividades artísticas y

de comunicación educativa,

destinadas a la promoción de los

DDHH.

Informan a Jefatura de


de actividades realizadas

adjuntando medios de

verificación pertinentes

Finalizar

Planificar, y ejecutar a nivel

municipal y comunitario diversas

actividades artísticas y de

comunicación educativa,

destinadas a la promoción de los

DDHH.

Remite informes de

Actividades realizadas a

Dirección de Planificación.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

130

3. PRESTAR SERVICIO DE CONSULTA BIBLIOGRÁFICA Y HEMEROGRÁFICA A USUARIOS INTERNOS DE LA INSTITUCIÓN DEL PROCURADOR DE LOS DERECHOS HUMANOS, ASÍ COMO USUARIOS EXTERNOS.

Promover y difundir la información sobre el conocimiento y la cultura de los derechos humanos, a

través de la Biblioteca y Centro de Documentación especializada en Derechos Humanos, con el

propósito de brindar información actualizada y puntual sobre la especialidad y temas afines a diferentes

sectores de la población guatemalteca.



Sección de Biblioteca y Centro de Documentación



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

131


Nombre del Procedimiento: Prestar servicios de consulta bibliográfica y hemerográfico a usuarios internos de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, así como usuarios externos;

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /





2 Encargado de Biblioteca y Centro de Documentación

Prestar servicios de consulta bibliográfica y hemerográfica a usuarios internos de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, así como usuarios externos.

3 Técnico Bibliotecario Atiende a usuarios internos y externos.

4 Técnico bibliotecario Prepara material bibliográfico.

5 Técnico bibliotecario Cataloga, clasifica y ordena el material bibliográfico.

6 Técnico bibliotecario Informa sobre actividades realizadas.

7 Secretaria de Biblioteca Remite informes a Dirección de Educación y Dirección de Planificación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

132

Diagrama de Flujo:

P

rocu

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a d

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D

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y E

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caci

ón

Servicios de consulta bibliográfica y hemerográfico a usuarios

internos de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos,

así como usuarios externos

Secretaria de

Biblioteca

Técnico

Bibliotecario

Encargado de

Biblioteca y

Centro de

Documentación

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseña y proponer


promocionales en

derechos humanos.

Presta servicios de consulta

bibliográfica y hemerográfica

a usuarios internos de la

Institución del Procurador de

los Derechos Humanos, así

como usuarios externos.

Atiende a usuarios

internos y

externos.

Prepara material

bibliográfico.

Cataloga, clasifica y

ordena el material

bibliográfico.

Informa sobre

actividades

realizadas.

Remite informes a

Dirección de

Educación y

Dirección de

Planificación.

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

133

4. DISEÑAR, PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR A NIVEL NACIONAL, ESTRATEGIAS Y

ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS DESARROLLADAS POR LOS EDUCADORES CON LAS ORGANIZACIONES SOCIALES A NIVEL COMUNITARIO, MUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL.

Promover la cultura de respeto y vigencia de los derechos humanos a través de actividades

académicas y artísticas desarrolladas por educadores, a nivel nacional.



Unidad de Organización Social y Eventos Académicos



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

134



Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional, estrategias y actividades de promoción de los Derechos humanos desarrolladas por los educadores con las organizaciones sociales a nivel comunitario, municipal y departamental.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /






Diseña, planifica, ejecuta y evalúa a nivel nacional, estrategias y actividades de promoción de los Derechos humanos desarrolladas por los educadores con las organizaciones sociales a nivel comunitario, municipal y departamental.


Ejecutan a nivel nacional, estrategias y actividades de promoción de los Derechos humanos con las organizaciones sociales a nivel comunitario, municipal y departamental.





PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

135

Diagrama de Flujo:

Pro

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a de

los

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echo

s H

uman

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n de

Pro

moc

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y E

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Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional,

estrategias y actividades de promoción de los Derechos

humanos desarrolladas por los educadores con

las organizaciones sociales a nivel comunitario,

municipal y departamental.

Educadores en

Derechos

Humanos

Jefe del

Departamento

de Promoción

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseña y propone


promocionales en

derechos humanos.

Ejecutan a nivel nacional, estrategias

y actividades de promoción de los

Derechos humanos con las

organizaciones sociales a nivel

comunitario, municipal y

departamental.

Cataloga, clasifica y

ordena el material

bibliográfico.

Informa sobre

actividades

realizadas.

Diseña, planifica, ejecuta y evalúa a

nivel nacional, estrategias y

actividades de promoción de los

Derechos humanos desarrolladas por

los educadores con las

organizaciones sociales a nivel

comunitario, municipal y

departamental.





verificación pertinentes.

Remite informes de


Dirección de

Planificación

Finalizar

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

136

5. DISEÑAR, PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR A NIVEL NACIONAL, EVENTOS DE TIPO

ACADÉMICO DE AMPLIA COBERTURA, COMO FOROS, MESAS REDONDAS Y CONFERENCIAS, DIRIGIDOS A SECTORES ESPECÍFICOS DE LA POBLACIÓN.

Promover y difundir la cultura en derechos humanos basada en la vigencia plena y respeto de los

mismos, a través de actividades especialmente diseñadas para sensibilizar a la población.



Unidad de Organización Social y Eventos Académicos


UNIDADES

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

137


Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional, eventos de tipo académico de amplia cobertura, como foros, mesas redondas y conferencias, dirigidos a sectores específicos de la población.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /






Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar diversas actividades artísticas y de comunicación educativa destinadas a la promoción de los Derechos Humanos.


Ejecutar y evaluar a nivel nacional, eventos de tipo académico de amplia cobertura, como foros, mesas redondas y conferencias.





PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

138

Diagrama de Flujo

P

rocu

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a d

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os H

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n y

Ed

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ció

n

Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional,

eventos de tipo académico de amplia cobertura, como foros,

mesas redondas y conferencias, dirigidos a sectores

específicos de la población.

Educadores en

Derechos

Humanos

Jefe del

Departamento

de Promoción

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseñar y proponer


promocionales en

derechos humanos

Ejecutar y evaluar a

nivel nacional, eventos

de tipo académico de

amplia cobertura, como

foros, mesas redondas y

conferencias.

Diseña, planifica, ejecuta y

evaluar diversas actividades

artísticas y de comunicación

educativa destinadas a la

promoción de los Derechos

Humanos.


Departamento de

Promoción de

actividades realizadas


verificación pertinentes

Remite informes de


Dirección de

Planificación

Finalizar

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

139

6. DISEÑAR, PLANIFICAR, EJECUTAR Y EVALUAR A NIVEL NACIONAL EL “FESTIVAL EXPRESEMOS

NUESTROS DERECHOS” A REALIZARSE DURANTE EL MES DE JULIO DE CADA AÑO, SEGÚN LO ESTABLECE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN EN EL ACUERDO MINISTERIAL NO. 1371-2008.

Generar un espacio donde los distintos sectores de la población puedan expresar, a través de

diferentes manifestaciones artísticas, la vivencia de los derechos humanos en los ámbitos familiar,

comunitario y escolar.



Unidad de Expresiones Artísticas



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

140



Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional el “Festival Expresemos Nuestros Derechos” a realizarse durante el mes de julio de cada año, según lo establece el Ministerio de educación en el Acuerdo Ministerial No. 1371-2008.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /






Diseñar, planificar y evaluar a nivel nacional el “Festival Expresemos Nuestros Derechos”.


Ejecutar y evaluar a nivel nacional el “Festival Expresemos Nuestros Derechos”.




Remite informes de actividades realizadas a la Dirección de Planificación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

141

Diagrama de Flujo:

P

rocu

rad

urí

a d

e lo

s D

ere

ch

os H

um

an

os

D

ire

cció

n d

e P

rom

oció

n y

Ed

uca

ció

n Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar a nivel nacional el

“Festival Expresemos Nuestros Derechos” a realizarse

durante el mes de julio de cada año, según lo establece

el Ministerio de educación en el Acuerdo Ministerial

No. 1371-2008.

Educadores en

Derechos

Humanos

Jefe del

Departamento

de Promoción

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseñar y proponer


promocionales en

derechos humanos

Ejecutar y evaluar a

nivel nacional el

“Festival Expresemos

Nuestros Derechos”.

Diseñar, planificar y

evaluar a nivel nacional

el “Festival Expresemos

Nuestros Derechos”.






Remite informes de

actividades realizadas a

la Dirección de

Planificación

Finalizar

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

142

7. DISEÑAR, PLANIFICAR, EJECUTAR, MONITOREAR Y EVALUAR A NIVEL NACIONAL, PROCESOS

FORMATIVOS EN DERECHOS HUMANOS DIRIGIDOS A DISTINTOS SECTORES DE LA POBLACIÓN DENTRO DE LA EDUCACIÓN FORMAL Y NO FORMAL, ASÍ COMO ORGANIZACIONES, REDES COMUNITARIAS Y ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES.

Desarrollar procesos educativos en derechos humanos específicamente diseñados para distintos

sectores de la población guatemalteca, los que son ejecutados por educadoras y educadores en

Derechos Humanos.



Unidad de Formación en Derechos Humanos



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

143


Nombre del Procedimiento: Diseñar, planificar, ejecutar, monitorear y evaluar a nivel nacional, procesos formativos en Derechos Humanos dirigidos a distintos sectores de la población dentro de la Educación formal y no formal, así como organizaciones, redes comunitarias y organizaciones no gubernamentales.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /





2 Jefe/a del Departamento de Educación

Diseñar, planificar, monitorear y evaluar a nivel nacional, procesos formativos en Derechos Humanos dirigidos a distintos sectores de la población dentro de la Educación formal y no formal.


Planificar, ejecutar y evaluar procesos formativos en Derechos Humanos dirigidos a distintos sectores de la población dentro de la Educación formal y no formal.


Informan a Jefatura de Departamento de Educación de actividades realizadas adjuntando medios de verificación pertinentes.


Remite informes de Actividades realizadas a secretaria de Promoción y Educación.

6 Secretaria de Promoción y Educación

Compila información de Educadores sobre actividades realizadas y las envía a Dirección de Planificación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

144

Diagrama de Flujo:

P

rocu

rad

urí

a d

e lo

s D

ere

ch

os H

um

an

os

D

ire

cció

n d

e P

rom

oció

n y

Ed

uca

ció

n

Diseñar, planificar, ejecutar, monitorear y evaluar a nivel

nacional, procesos formativos en Derechos Humanos

dirigidos a distintos sectores de la población dentro de la

Educación formal y no formal, así como organizaciones,

redes comunitarias y organizaciones no gubernamentales.

Secretaria de

Promoción y

Educación

Jefe del

Departamento

de Promoción

Educadores en

Derechos

Humanos

Jefe del

Departamento

de Educación

Director/a de la

Dirección de

Promoción y

Educacion

Inicio

Diseñar y proponer


promocionales en

derechos humanos

Diseñar, planificar, monitorear y

evaluar a nivel nacional, procesos

formativos en Derechos Humanos

dirigidos a distintos sectores de la

población dentro de la Educación

formal y no formal.


Departamento de

Educación de

actividades realizadas



Finalizar

Planificar, ejecutar y evaluar

procesos formativos en Derechos

Humanos dirigidos a distintos

sectores de la población dentro de la

Educación formal y no formal.

Remite informes de


secretaria de Promoción

y Educación.

Compila información de

Educadores sobre

actividades realizadas y

las envía a Dirección de

Planificación.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

145

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1. PROCESO PARA ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

Desarrollar una secuencia eficiente para la preparación y elaboración de todos los contratos que se

elaboran en la Dirección Administrativa, en lo referente a alquileres de inmuebles para uso de la IPDH

en un tiempo corto de manera eficaz.

Unidad Administrativa

Asistente Técnico Administrativo

Secretaria de la D. A.

Unidad de Asesoría Jurídica de la IPDH

Personas u organizaciones externas a la Institución



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

146


Nombre del Procedimiento: Proceso para elaboración de contratos de arrendamiento.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Director Administrativo

Gira instrucciones para solicitar documentos a propietarios de inmuebles.

2 Asistente Técnico Administrativo

Tiene comunicación con Dirección de Auxiliaturas y realiza el requerimiento de documentos de soporte del inmueble a través del Auxiliar.

3 Auxiliar Departamental y/o Propietario del inmueble

Traslada documentos requeridos a la Dirección Administrativa

4 Director Administrativo Recibe y traslada documentos del propietario del inmueble.

5


Recibe, verifica y traslada documentos del propietario del inmueble, a través de memorándum a oficina de Asesoría Jurídica, para su revisión y de encontrar todos los documentos en orden se procede a realizar el Contrato Administrativo.

6 Oficina de Asesoría Jurídica

De estar todo en orden elaboran Contrato Administrativo, notifican a la Dirección Administrativa para contactar al propietario y concertar cita para firma.


Informa y contacta al propietario para firma de contrato.

8 Oficina de Asesoría Jurídica

Traslada a Despacho superior para firma del Procurador y emisión de Acuerdo.

9 Secretaría General

Elabora Acuerdo y envía Contrato firmado por el Procurador a la Dirección Administrativa.

10


Recibe original de Contrato Administrativo y copia de Acuerdo, elabora oficio y traslada a la Contraloría General de Cuentas para el aviso correspondiente, así como a Oficina de Asesores, Dirección Financiera, Unidad de Compras brinda copia de Contrato.


Se hace entrega de copia del Contrato al propietario del inmueble (cuando lo requiere), archiva una copia de Contrato y Acuerdo para la Dirección Administrativa.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

147

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

dor

de lo

s D

erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

Adm

inis

trat

iva

Proceso para elaboración de contratos de arrendamiento

Secretaría

General

Oficina de

Asesoría

Jurídica

Auxiliar

Departamental y/

o Propietario del

inmueble

Asistente

Técnico

Administrativo

Director/a de la

Dirección

Administrativa

Inicio

Gira instrucciones

para solicitar

documentos a

propietarios de

inmuebles

Se tiene comunicación con

Dirección de Auxiliaturas y se

realiza el requerimiento de

documentos de soporte del

inmueble a través del Auxiliar

Traslada

documentos

requeridos a la

Dirección

Administrativa

Recibe y traslada

documentos del

propietario del

inmueble

Recibe, verifica y traslada

documentos del propietario del

inmueble, a través de memorándum

a oficina de Asesoría Jurídica, para

su revisión y de encontrar todos los

documentos en orden se procede a

realizar el Contrato Administrativo.

elaboran Contrato

Administrativo, notifican a la

Dirección Administrativa para

contactar al propietario y

concertar cita para firma.

Informa y contacta

al propietario para

firma de contrato.

Traslada a

Secretaría General

para firma del

Procurador y emisión

de Acuerdo.

Elabora Acuerdo y envía

Contrato firmado por el

Procurador a la

Dirección Administrativa

Recibe original de Contrato

Administrativo y copia de Acuerdo,

elabora oficio y traslada a la

Contraloría General de Cuentas para

el aviso correspondiente, así como a

Oficina de Asesores, Dirección

Financiera, Unidad de Compras

brinda copia de Contrato

Se hace entrega de copia del

Contrato al propietario del

inmueble (cuando lo

requiere), archiva una copia

de Contrato y Acuerdo para la


Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

148

2. PROCESO DE COMPRA CON CAJA CHICA.

Desarrollar de manera ágil, con eficiencia y efectividad el proceso de compras a través de caja chica

de acuerdo a los requerimientos de las Unidades Administrativas, para cubrir necesidades y/o

emergencias que puedan surgir en el cumplimiento de sus actividades.

Unidad Administrativa (solicitante)

Direccion Administrativa

Departamento de Compras

Direccion Financiera

Unidad de caja

Unidad de Análisis Presupuestario

Almacén

PROCEDIMIENTOS



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

149


Nombre del Procedimiento: Proceso de compras

por caja chica.

Fecha: Marzo de 2015

Hoja: X/X



(días)

1

Unidades Administrativas de la

PDH

Procede a solicitar de forma escrita (correo

electrónico o memorándum) la compra por gastos

varios.1

1

2

Departamento de Compras de

la PDH

Procede a verificar la disponibilidad presupuestaria

con la Unidad de Análisis Presupuestario. 1

3

Departamento de Compras de la PDH

Solicita el vale a la Unidad de Caja, lo llena y

solicita firma al Director Administrativo y

Financiero.

1

4 Departamento de Compras de la PDH

Entrega vale en la Unidad de Caja y recibe el

dinero en efectivo. 1


Realizan la compra y entrega al Almacén la factura

junto con el producto adquirido. 1

6 Almacén

Le da ingreso al producto adquirido, según los

procedimientos internos establecidos y entrega lo

adquirido.

1

7 Unidades Administrativas de la PDH

Recibe el producto y firma al dorso de la factura de

recibido conforme. 1


Procede a liquidar el vale en la Unidad de Caja. 1

Diagrama de Flujo:

1 Según Acuerdo Número XXX

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

150

Pro

cura

dor

de lo

s D

erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

Adm

inis

trat

iva

Proceso de Compras por Caja Chica

AlmacénDepartamento de

compras

Unidades


IPDH

Inicio

Entrega vale en la Unidad de Caja y recibe el dinero

en efectivo

Recibe el producto y firma al dorso de la factura de

recibido conforme.

Procede a liquidar el vale en la Unidad de Caja.

Finaliza

Procede a solicitar de forma escrita (correo

electrónico o memorándum) la compra

por gastos varios.

Procede a verificar la disponibilidad

presupuestaria con la Unidad de Análisis

Presupuestario

Solicita el vale a la Unidad de Caja, lo llena y solicita firma al Director

Administrativo y Financiero.

Le da ingreso al producto adquirido, según los

procedimientos internos establecidos y entrega lo

adquirido.

Realizan la compra y entrega al Almacén la

factura junto con el producto adquirido.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

151

3. PROCESO DE COMPRA DIRECTA, HASTA NOVENTA MIL QUETZALES (Q 90,000.00)

Desarrollar de manera eficiente y eficaz el proceso de compra directa con montos hasta Q.90,000

quetzales por medio del departamento de compras, para poder satisfacer todas las necesidades y

requerimientos de las distintas Unidades Administrativas de la PDH.

Unidad Administrativa de la PDH


Departamento de compras

Encargado de Almacén

Dirección Financiera

Unidad de análisis presupuestario

Unidad de caja



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

152


Nombre del Procedimiento: Proceso de Compra Directa

con montos hasta Q 90,000.00

Fecha: Marzo 2015

Hoja



(días)


Debe realizar una solicitud por escrito (memorándum u oficio) a la Dirección Administrativa, en la cual incluya la justificación de lo que está solicitando.

1

02 Dirección Administrativa Traslada la solicitud aprobada al Departamento de Compras.

1

03

Departamento de compras Recibe la solicitud aprobada y notifica a la Unidad Administrativa requirente para que recoja el pedido de remesa.

1


Llena pedido de remesa, solicita firma de su Director, adjunta una cotización y solicita a la Unidad de Análisis Presupuestario el resguardo y/o partida presupuestaria y VoBo del Director Financiero. Una vez completa la información arriba descrita, procede a entregarla al Departamento de Compras.

2

05 Departamento de Compras

Recibe el pedido de remesa con documentos adjuntos, verifica en Guatecompras si existe lo solicitado en contrato abierto.

1


Si existe, procede la compra a través de contrato abierto y procede de conformidad con el procedimiento No. 3 del presente manual.

2

07


Si no existe, procede a realizar el proceso de cotización con distintos oferentes, estructura el expediente de compra verificando que se cumplan con los requisitos, firma de conformidad y Presenta el expediente en tránsito al

2

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

153

Director Administrativo para dar el VoBo de la compra. En caso se considere necesario el VoBo de la Unidad Administrativo requirente, se procederá a solicitar su anuencia para adquirir el bien o servicio solicitado.

08 Dirección Administrativa Verifica que esté completo el expediente para sustentar la compra, otorgando el Visto Bueno correspondiente.

1

09 Departamento de compras

Crea orden de compra en el SIGES, la imprime, firma y traslada para su visto bueno.

1


1

11


Notifica al proveedor y coordina la entrega. Traslada una copia de la orden de compra y la cotización a la Unidad de Almacén, a efectos de recepción de lo solicitado.

3

12

Proveedor

Entrega el bien o suministro al Almacén dentro del plazo convenido, conjuntamente con la factura y otros documentos que correspondan.

2-10

13

Encargado de Almacén Recibe según orden de compra y contra factura se da ingreso en el sistema de almacén.

1

14 Encargado de Almacén

Habiendo cumplido con el procedimiento establecido en la Unidad de Almacén, éste traslada al Departamento de Compras los documentos que soportan la recepción de lo solicitado.

2

15


Traslada el expediente a la Dirección Financiera para que proceda con el pago.

1

Nota: En los procesos de compra directa cuyo monto sea mayor a Q 10,000.00, se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 43

de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Decreto 57-92. Asimismo, se podrá realizar la compra directa competitiva

regulada en el sistema GuateCompras.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

154

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

dor d

e lo

s D

erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

Adm

inis

trativ

a

Proceso de Compra Directa con montos hasta Q 90,000.00

Encargado de

AlmacénProveedor

Dirección

Administrativa

Departamento

de compras

Unidades

Administrativas

de la IPDH

NO

Crea orden de compra en el SIGES, la imprime, firma y

traslada para su visto bueno.

Notifica al proveedor y coordina la entrega.

Recibe la solicitud aprobada y notifica a la Unidad Administrativa

requirente para que recoja el pedido de remesa.

Traslada la solicitud aprobada al


Traslada al Departamento de

Compras los documentos que soportan la recepción de lo

solicitado.

Si no existe, procede a realizar el proceso de

cotización con distintos oferentes y Presenta el

expediente en tránsito al Director Administrativo para dar el VoBo de la

compra.

Si existe, procede la compra a través de contrato abierto y

procede de conformidad con el procedimiento No. 3 del presente manual.

Entrega el bien o suministro al Almacén

dentro del plazo convenido

Verifica que esté completo el expediente

para sustentar la compra, otorgando el

Visto Bueno correspondiente.

Llena pedido de remesa, con los

requisitos correspondientes

Inicio



Visto Bueno correspondiente.

Finaliza

Debe realizar una solicitud por escrito

(memorándum u oficio) a la Dirección

Administrativa

SI

Recibe el pedido de remesa, verifica en

Guatecompras si existe lo solicitado en contrato

abierto.

Recibe según orden de compra y contra

factura se da ingreso en el sistema de

almacén.

Traslada el expediente a la

Dirección Financiera para que proceda con

el pago.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

155

4. PROCESO DE COMPRA POR LA MODALIDAD DE CONTRATO ABIERTO (NO APLICAN MONTOS)

Desarrollar de manera eficiente y ágil el proceso de compra con los proveedores adjudicados en la

modalidad de Contrato Abierto, para poder satisfacer todas las necesidades y requerimientos de las

distintas Unidades Administrativas de la PDH.

Unidad Administrativa de la PDH





Unidad de análisis presupuestario

Unidad de caja



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

156


Nombre del Procedimiento: Proceso de Compra por

Contrato Abierto

Fecha: Marzo 2015

Hoja



(días)


Debe realizar una solicitud por escrito (memorándum u oficio) a la Dirección Administrativa, en la cual incluya la justificación de lo que está requiriendo.

1

02 Dirección Administrativa Traslada la solicitud aprobada al Departamento de Compras.

1

03

Departamento de compras Recibe la solicitud aprobada y notifica a la Unidad Administrativa requirente para que recoja el pedido de remesa.

1


Llena pedido de remesa, solicita firma de su Director, adjunta una cotización y solicita a la Unidad de Análisis Presupuestario el resguardo y/o partida presupuestaria y VoBo del Director Financiero.

Una vez completa la información arriba descrita, procede a entregarla al Departamento de Compras.

2


Recibe el pedido de remesa con documentos adjuntos, verifica el listado de proveedores adjudicados en contrato abierto publicados en Guatecompras y selecciona al proveedor.

1

06


Estructura el expediente de compra, verificando que se cumplan con los requisitos para poder firmar de conformidad. En caso se considere necesario el VoBo de la Unidad Administrativo requirente, se procederá a solicitar su anuencia para adquirir el bien o servicio solicitado.

2


Crea orden de compra en el SIGES, la imprime y se firma.

1

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

157

08


Presenta el expediente en tránsito al Director Administrativo para dar el VoBo de la compra.

1


1

10


Notifica al proveedor y se coordinara la entrega. Traslada una copia de la orden de compra a la Unidad de Almacén a efectos de recepción de lo solicitado.

3

11

Proveedor

Entrega el bien o suministro al Almacén dentro del plazo convenido, conjuntamente con la factura y otros documentos que correspondan.

5-20

12

Encargado de Almacén Recibe según orden de compra y contra factura se da ingreso en el sistema de almacén.

1


Habiendo cumplido con el procedimiento establecido en la Unidad de Almacén, éste traslada al Departamento de Compras los documentos que soportan la recepción de lo solicitado.

2

14


Traslada el expediente a la Dirección Financiera para que proceda con el pago.

1

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

158

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

dor d

e lo

s D

erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

Adm

inis

trativ

a

Proceso de Compra por Contrato Abierto

Encargado de

AlmacénProveedor

Dirección

Administrativa

Departamento

de compras

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Crea orden de compra en el SIGES, la

imprime y se firma.

Notifica al proveedor y coordina la entrega.

Recibe la solicitud aprobada y notifica a la Unidad Administrativa

requirente para que recoja el pedido de remesa.

Traslada la solicitud aprobada al


Traslada al Departamento de

Compras los documentos que soportan la recepción de lo

solicitado.

Estructura el expediente de compra, verificando que se cumplan con los requisitos para poder

firmar de conformidad.

Recibe el pedido de remesa con documentos

adjuntos, verifica el listado de proveedores

adjudicados en contrato abierto publicados en

Guatecompras.

Entrega el bien o suministro al Almacén

dentro del plazo convenido

Llena pedido de remesa, con los

requisitos correspondientes y

selecciona al proveedor

Inicio

Presenta el expediente en tránsito al Director

Administrativo para dar el VoBo de la compra.

Finaliza

Debe realizar una solicitud por escrito

(memorándum u oficio) a la Dirección

Administrativa

Recibe según orden de compra y contra

factura se da ingreso en el sistema de

almacén.

Traslada el expediente a la

Dirección Financiera para que proceda con

el pago.



Visto Bueno correspondiente

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

159

5. PROCESO DE COMPRA POR COTIZACIÓN, MONTOS MAYORES DE Q.90,000.00

Desarrollar de manera eficiente y eficaz el proceso de compra por montos mayores a Q.90,000.00

quetzales y menores a Q.900,000.00, por medio de la modalidad de cotización, a través de la Dirección

Administrativa y el Departamento de Compras, para poder satisfacer todas las necesidades y

requerimientos de las distintas dependencias de la PDH.

Unidades Administrativas solicitantes de la PDH

Unidad de Presupuesto




Asesoría Jurídica

Secretaria General

Despacho Superior

Unidad de Almacén

Unidad de Caja



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

160


Nombre del Procedimiento: Proceso de Cotización


Hoja: 18 / 19



(días)

01

Unidades Administrativas PDH

Realiza la solicitud de compra de un bien o servicio, justificando la compra y sustentada por la autoridad de la dirección a su cargo.

1

02

Departamento de compras Entrega pedido y remesa a la Unidad Administrativa requirente para su elaboración.

1

03

Unidades Administrativas PDH

Elabora pedido y remesa, solicita a la Unidad de Presupuesto la disponibilidad presupuestaria y la firma del Director de la Unidad Administrativa solicitante y VoBo del Director Financiero. Traslada el expediente al Departamento de Compras.

3

04


Recibe la solicitud y verifica que esté conforme a los requisitos y solicita dictamen Financiero. Procede a elaborar y estructurar el proyecto de bases de cotización conjuntamente con la Unidad Administrativa requirente.

3

05

Director Financiero Elabora Dictamen Financiero y traslada

2

06

Departamento de compras Procede a solicitar el Visto Bueno del Director Administrativo, para publicar en el portal de Guatecompras el proyecto de bases.

3

07 Departamento de compras Cumplido el plazo establecido en ley, procede a solicitar los dictámenes correspondientes. (Dictamen Técnico y Opinión Jurídica)

1

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

161

08 Unidad Administrativa de la PDH

Elabora Dictamen Técnico, en el cual detalla y aprueba las condiciones y especificaciones técnicas de las bases.

2

09 Asesoría Jurídica Emite opinión jurídica sobre las bases, realizando el proyecto de contrato.

3

10


Con el Visto Bueno del Director Administrativo, traslada a la Secretaria General el expediente para la aprobación del Despacho Superior.

1

11

Secretaria General

Revisa el expediente y elabora el Acuerdo de aprobación, una vez cumplidos con todos los requerimientos conforme a la Ley. Traslada expediente completo al Despacho Superior.

3

12

Despacho Superior Firma el Acuerdo de aprobación de los documentos de cotización.

2

13

Secretaria General Traslada el expediente completo a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

14

Departamento de compras Publica en el sistema Guatecompras el evento de cotización autorizado y fija fecha de recepción de ofertas.

9

15


Con autorización del Director Administrativo, solicita a través de la Secretaría General que el Despacho Superior nombre a los miembros de la Junta de Cotización

1

16 Secretaria General Emite Acuerdo de nombramiento de los miembros de la Junta de Cotización, remitiéndolo al Despacho Superior para firma.

3

17

Despacho Superior Firma el Acuerdo de nombramiento de la Junta de cotización.

2

18

Secretaria General

Traslada copia del Acuerdo del nombramiento de la Junta de Cotización a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

162

19 Departamento de compras Notifica y capacita a los miembros de la Junta de Cotización

3

20

Junta de Cotización Recibe ofertas, emite acta de apertura y solicita su publicación al Departamento de Compras.

1

21

Departamento de Compras Publica el Acta de apertura 1

22 Junta de Cotización

Revisa las ofertas, califica y adjudica o bien rechaza ofertas, si las mismas no llenan los requisitos establecidos en la bases de cotización o no son convenientes para los intereses de la Institución y emite Acta de Adjudicación y resolución de adjudicación y solicita su publicación en Guatecompras.

4

23

Departamento de compras Publica acta de adjudicación y resolución de adjudicación.

1

24 Junta de Cotización

Transcurrido el plazo de inconformidades, procede a elevar el expediente completo a la Secretaria General para su revisión.

7

25

Secretaria General Revisa expediente, emite Acuerdo de aprobación de adjudicación, remitiéndolo al Despacho Superior para firma.

2

26

Despacho Superior Firma el Acuerdo de aprobación de adjudicación.

2

27

Secretaria General Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

28 Departamento de Compras Recibe expediente y solicita a la Asesoría Jurídica elabore el contrato administrativo.

1

29 Asesoría Jurídica Elabora el contrato y lo traslada a la Dirección Administrativa.

2

30 Dirección Administrativa Cita al proveedor para suscribir el contrato 1

31

Proveedor Firma contrato y posteriormente presenta el Seguro de Caución correspondiente

4

32

Dirección Administrativa Suscribe el contrato y traslada el expediente a la Secretaría General para la aprobación del contrato.

1

33

Secretaría General Emite Acuerdo de aprobación del contrato y traslada a Despacho Superior para su firma.

2

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

163

34 Despacho Superior Aprueba el contrato y devuelve expediente. 1

35

Secretaría General Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa.

1

36


Recibe expediente, traslada copia del Contrato a la Contraloría General de Cuentas y traslada copia de recibido al Departamento de Compras.

5

37

Departamento de compras Publica el contrato en el Sistema Guatecompras

1

38

Dirección Administrativa Cuando proceda, solicita al Despacho Superior, a través de la Secretaría General el nombramiento de la Comisión receptora

1

39

Secretaría General Elabora acuerdo de nombramiento y traslada para firma

2

40

Despacho Superior

Autoriza el nombramiento de la Comisión receptora de conformidad con lo establecido en el artículo 55 de la Ley de Contrataciones del Estado y devuelve.

2

41 Secretaría General Traslada expediente a la Dirección Administrativa.

1

42

Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a compras

1

43 Departamento de compras Recibe expediente y notifica a la Comisión receptora y coordina día de entrega.

2

44

Proveedor

Entrega el bien, servicio o suministro dentro del plazo convenido, conjuntamente con la factura y otros documentos que correspondan.

5-20

45

Comisión Receptora Recibe el bien y facciona Acta de recepción y traslada a Almacén. Traslada copia del acta al Departamento de Compras.

1

46

Almacén

Recibe y contra factura y acta de recepción (si se hubiere nombrado comisión receptora) le da ingreso en el sistema de almacén.

2

47


Traslada las partes conducentes del expediente de compra a la Dirección Financiera para que se proceda con el pago. En el caso de Servicios mensuales se procederá a solicitar informe a la Unidad Administrativa requirente en donde manifieste

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

164

su conformidad con los servicios prestados y con la factura correspondiente se trasladara a la Dirección Financiera para su pago

1

48 Dirección Financiera Realiza el pago correspondiente al proveedor.

10

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Diagrama de Flujo:

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PROCESO DE COMPRA POR COTIZACIÓN, MONTOS MAYORES DE Q.90,000.00

AlmacénComisión

ReceptoraProveedor

Despacho

Superior

Junta de

Cotización

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Dirección

Administrativa

Departamento

de compras

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Procede a solicitar el Visto Bueno del Director

Administrativo, para publicar en el portal de

Guatecompras el proyecto de bases.

Emite opinión jurídica sobre las bases,

realizando el proyecto de contrato.

Entrega pedido y remesa a la Unidad

Administrativa requirente para su

elaboración.

Revisa el expediente y elabora el Acuerdo de aprobación, una vez

cumplidos con todos los requerimientos conforme

a la Ley.

Elabora Dictamen Financiero y traslada

Recibe la solicitud y verifica que esté

conforme a los requisitos y solicita dictamen

Financiero.


Elabora pedido y remesa,

con los VoBo necesarios y requeridos.

Inicio

Cumplido el plazo establecido en ley,

procede a solicitar los dictámenes

correspondientes.

Realiza la solicitud de compra de un bien o

servicio, justificando la compra y sustentada por

la autoridad de la dirección a su cargo.

Traslada el expediente completo a la Dirección

Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de

Compras.

Elabora Dictamen Técnico, en el cual

detalla y aprueba las condiciones y

especificaciones técnicas de las bases.

Firma el Acuerdo de aprobación de los documentos de

cotización.

Publica en el sistema Guatecompras el evento de cotización autorizado y fija fecha de recepción

de ofertas.

Con autorización del Director Administrativo, solicita a través de la

Secretaría General que el Despacho Superior

nombre a los miembros de la Junta de Cotización

Emite Acuerdo de nombramiento de los

miembros de la Junta de Cotización, remitiéndolo al Despacho Superior para

firma.

Firma el Acuerdo de nombramiento de la Junta

de cotización.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

166


AlmacénComisión

ReceptoraProveedor

Junta de

Cotización

Despacho

Superior

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Departamento

de compras

Dirección

Administrativa

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Firma el Acuerdo de aprobación de adjudicación.

Notifica y capacita a los miembros de la Junta de Cotización

Traslada copia del Acuerdo del nombramiento de la Junta de Cotización a la Dirección Administrativa,

quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

Recibe ofertas, emite acta de apertura y solicita su

publicación al Departamento de

Compras.

Recibe expediente y solicita a la Asesoría

Jurídica elabore el contrato administrativo.

Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa,

Publica acta de adjudicación y resolución

de adjudicación.

Cita al proveedor para suscribir el contrato

Elabora el contrato y lo traslada a la Dirección

Administrativa.

Transcurrido el plazo de inconformidades, procede

a elevar el expediente completo a la Secretaria General para su revisión.

Firma contrato y posteriormente presenta el

Seguro de Caución correspondiente

Revisa las ofertas, califica y adjudica o bien rechaza ofertas, si las mismas no

llenan los requisitos establecidos en la bases de

cotización

Revisa expediente, emite Acuerdo de aprobación de

adjudicación, remitiéndolo al Despacho Superior para

firma.

Publica el Acta de apertura

Suscribe el contrato y traslada el expediente a la Secretaría General para la aprobación del contrato.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

167


AlmacénComisión

ReceptoraProveedor

Junta de

Cotización

Despacho

Superior

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Departamento

de compras

Dirección

Administrativa

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Emite Acuerdo de aprobación del contrato y

traslada a Despacho Superior para su firma.

Recibe expediente y notifica a la Comisión receptora y coordina

día de entrega.

Traslada las partes conducentes del

expediente de compra a la Dirección Financiera para

que se proceda con el pago.

Autoriza el nombramiento de la Comisión receptora de

conformidad con lo establecido en el artículo 55 de la Ley de Contrataciones

del Estado y devuelve.

Recibe el bien y facciona Acta de recepción y traslada a Almacén.

Traslada copia del acta al Departamento de

Compras.

Recibe expediente, traslada copia del Contrato a la Contraloría General de Cuentas y traslada copia

de recibido al Departamento de

Compras.

Recibe y contra factura y acta de recepción (si se

hubiere nombrado comisión receptora) le da ingreso en el sistema de

almacén.

Traslada expediente a la Dirección

Administrativa.

Aprueba el contrato y devuelve expediente.

Realiza el pago correspondiente al

proveedor.

Recibe expediente y traslada a compras

Elabora acuerdo de nombramiento y

traslada para firma

Traslada copia del Acuerdo a la

Dirección Administrativa.

Entrega el bien, servicio o suministro dentro del plazo convenido, conjuntamente

con la factura y otros documentos que correspondan.

Finaliza

Publica el contrato en el Sistema Guatecompras

Cuando proceda, solicita al Despacho Superior, a través de la Secretaría

General el nombramiento de la Comisión receptora

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

168

6.PROCESO DE COMPRA POR LICITACIÓN, MONTOS MAYORES DE Q.900,000.00

Desarrollar de manera eficiente y eficaz el proceso de compra por montos mayores a Q.900,000.01

quetzales, por medio de la modalidad de licitación, a través de la Dirección Administrativa y el

Departamento de compras, para poder satisfacer todas las necesidades y requerimientos de las

distintas dependencias de la PDH cuando son compras voluminosas.


Despacho Superior

Secretaria General



Unidad de caja





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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

169



Proceso de Licitación


Hoja: 18 / 19



(días)

01 Unidades Administrativas PDH

Realiza la solicitud de compra de un bien o servicio, justificando la compra y sustentada por la autoridad de la dirección a su cargo.

1

02 Departamento de compras Entrega pedido y remesa a la Unidad Administrativa requirente para su elaboración.

1


Elabora pedido y remesa, solicita a la Unidad de Presupuesto la disponibilidad presupuestaria y la firma del Director de la Unidad Administrativa solicitante y VoBo del Director Financiero. Traslada el expediente al Departamento de Compras.

3


Recibe la solicitud y verifica que esté conforme a los requisitos y solicita dictamen Financiero. Procede a elaborar y estructurar el proyecto de bases de licitación conjuntamente con la Unidad Administrativa requirente.

3

05 Director Financiero Elabora Dictamen Financiero y traslada

2

06 Departamento de compras Procede a solicitar el Visto Bueno del Director Administrativo, para publicar en el portal de Guatecompras el proyecto de bases.

3

07 Departamento de compras Cumplido el plazo establecido en ley, procede a solicitar los dictámenes correspondientes. (Dictamen Técnico y Opinión Jurídica)

1

08 Unidad Administrativa de la PDH

Elabora Dictamen Técnico, en el cual detalla y aprueba las condiciones y especificaciones técnicas de las bases.

2

09 Asesoría Jurídica Emite opinión jurídica sobre las bases, realizando el proyecto de contrato.

3

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

170



1

11 Secretaria General

Revisa el expediente y elabora el Acuerdo de aprobación, una vez cumplidos con todos los requerimientos conforme a la Ley. Traslada expediente completo al Despacho Superior.

3

12 Despacho Superior Firma el Acuerdo de aprobación de los documentos de licitación.

2

13 Secretaria General Traslada el expediente completo a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

14 Departamento de compras Publica en el sistema Guatecompras el evento de licitación autorizado y fija fecha de recepción de ofertas.

41


Con autorización del Director Administrativo, solicita a través de la Secretaría General que el Despacho Superior nombre a los miembros de la Junta de Licitación.

1

16 Secretaria General Emite Acuerdo de nombramiento de los miembros de la Junta de Licitación, remitiéndolo al Despacho Superior para firma.

3

17 Despacho Superior Firma el Acuerdo de nombramiento de la Junta de Licitación.

2


Traslada copia del Acuerdo del nombramiento de la Junta de Licitación a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

19 Departamento de compras Notifica y capacita a los miembros de la Junta de Licitación

3

20 Junta de Licitación Recibe ofertas, emite acta de apertura y solicita su publicación al Departamento de Compras.

1

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

171

21 Departamento de Compras Publica el Acta de apertura. 1

22 Junta de Licitación

Revisa las ofertas, califica y adjudica o bien rechaza ofertas, si las mismas no llenan los requisitos establecidos en la bases de Licitación o no son convenientes para los intereses de la Institución y emite Acta de Adjudicación y resolución de adjudicación y solicita su publicación en Guatecompras.

4

23 Departamento de compras Publica acta de adjudicación y resolución de adjudicación.

1

24 Junta de Licitación Transcurrido el plazo de inconformidades, procede a elevar el expediente completo a la Secretaria General para su revisión.

7

25 Secretaria General Revisa expediente, emite Acuerdo de aprobación de adjudicación, remitiéndolo al Despacho Superior para firma.

2

26 Despacho Superior Firma el Acuerdo de aprobación de adjudicación.

2

27 Secretaria General Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

1

28 Departamento de Compras Recibe expediente y solicita a la Asesoría Jurídica elabore el contrato administrativo.

1

29 Asesoría Jurídica Elabora el contrato y lo traslada a la Dirección Administrativa.

2

30 Dirección Administrativa Cita al proveedor para suscribir el contrato 1

31

Proveedor Firma contrato y posteriormente presenta el Seguro de Caución correspondiente

4

32 Dirección Administrativa Suscribe el contrato y traslada el expediente a la Secretaría General para la aprobación del contrato.

1

33 Secretaría General Emite Acuerdo de aprobación del contrato y traslada a Despacho Superior para su firma.

2

34 Despacho Superior Aprueba el contrato y devuelve expediente. 1

35 Secretaría General Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa.

1

36 Dirección Administrativa Recibe expediente, traslada copia del Contrato a la Contraloría General de Cuentas

5

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

172

y traslada copia de recibido al Departamento de Compras.

37 Departamento de compras Publica el contrato en el Sistema Guatecompras

1

38 Dirección Administrativa Cuando proceda, solicita al Despacho Superior, a través de la Secretaría General el nombramiento de la Comisión receptora

1

39 Secretaría General Elabora acuerdo de nombramiento y traslada para firma

2

40 Despacho Superior

Autoriza el nombramiento de la Comisión receptora de conformidad con lo establecido en el artículo 55 de la Ley de Contrataciones del Estado y devuelve.

2

41 Secretaría General Traslada expediente a la Dirección Administrativa.

1

42 Dirección Administrativa Recibe expediente y traslada a compras

1

43 Departamento de compras Recibe expediente y notifica a la Comisión receptora y coordina día de entrega.

2

44 Proveedor

Entrega el bien, servicio o suministro dentro del plazo convenido, conjuntamente con la factura y otros documentos que correspondan.

5-20

45 Comisión Receptora Recibe el bien y facciona Acta de recepción y traslada a Almacén. Traslada copia del acta al Departamento de Compras.

1

46 Almacén

Recibe y contra factura y acta de recepción (si se hubiere nombrado comisión receptora) le da ingreso en el sistema de almacén.

2


Traslada las partes conducentes del expediente de compra a la Dirección Financiera para que se proceda con el pago. En el caso de Servicios mensuales se procederá a solicitar informe a la Unidad Administrativa requirente en donde manifieste su conformidad con los servicios prestados y con la factura correspondiente se trasladara a la Dirección Financiera para su pago

1

48 Dirección Financiera Realiza el pago correspondiente al proveedor.

10

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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173

Diagrama de Flujo:

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PROCESO DE COMPRA POR LICITACIÓN, MONTOS MAYORES DE Q.900,000.00

AlmacénComisión

ReceptoraProveedor

Despacho

SuperiorJunta de Licitación

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Dirección

Administrativa

Departamento

de compras

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Procede a solicitar el Visto Bueno del Director

Administrativo, para publicar en el portal de

Guatecompras el proyecto de bases.

Emite opinión jurídica sobre las bases,

realizando el proyecto de contrato.

Entrega pedido y remesa a la Unidad

Administrativa requirente para su

elaboración.

Revisa el expediente y elabora el Acuerdo de aprobación, una vez

cumplidos con todos los requerimientos conforme

a la Ley.

Elabora Dictamen Financiero y traslada



Financiero.


Elabora pedido y remesa,

con los VoBo necesarios y requeridos.

Inicio

Cumplido el plazo establecido en ley,

procede a solicitar los dictámenes

correspondientes.


servicio, justificando la compra y sustentada por

la autoridad de la dirección a su cargo.

Traslada el expediente completo a la Dirección

Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de

Compras.

Elabora Dictamen Técnico, en el cual

detalla y aprueba las condiciones y

especificaciones técnicas de las bases.

Firma el Acuerdo de aprobación de los

documentos de licitación.

Publica en el sistema Guatecompras el evento de Licitación autorizado y

fija fecha de recepción de ofertas.

Con autorización del Director Administrativo, solicita a través de la

Secretaría General que el Despacho Superior

nombre a los miembros de la Junta de Licitación

Emite Acuerdo de nombramiento de los

miembros de la Junta de Licitación, remitiéndolo al Despacho Superior para

firma.

Firma el Acuerdo de nombramiento de la Junta

de Licitación.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

174


AlmacénComisión

ReceptoraProveedorJunta de Licitación

Despacho

Superior

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Departamento

de compras

Dirección

Administrativa

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Firma el Acuerdo de aprobación de adjudicación.

Notifica y capacita a los miembros de la Junta de Licitación

Traslada copia del Acuerdo del nombramiento de la Junta de Licitación a la

Dirección Administrativa, quien a su vez lo traslada al Departamento de Compras.

Recibe ofertas, emite acta de apertura y solicita su

publicación al Departamento de

Compras.

Recibe expediente y solicita a la Asesoría

Jurídica elabore el contrato administrativo.

Traslada copia del Acuerdo a la Dirección Administrativa.

Publica acta de adjudicación y resolución

de adjudicación.

Cita al proveedor para suscribir el contrato

Elabora el contrato y lo traslada a la Dirección

Administrativa.

Transcurrido el plazo de inconformidades, procede

a elevar el expediente completo a la Secretaria General para su revisión.

Firma contrato y posteriormente presenta el

Seguro de Caución correspondiente

Revisa las ofertas, califica y adjudica o bien rechaza ofertas, si las mismas no

llenan los requisitos establecidos en la bases de

Licitación.

Revisa expediente, emite Acuerdo de aprobación de

adjudicación, remitiéndolo al Despacho Superior para

firma.

Publica el Acta de apertura

Suscribe el contrato y traslada el expediente a la Secretaría General para la aprobación del contrato.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

175


AlmacénComisión

ReceptoraProveedorJunta de Licitación

Despacho

Superior

Secretaría

General

Asesoría

Jurídica

Dirección

Financiera

Departamento

de compras

Dirección

Administrativa

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Emite Acuerdo de aprobación del contrato y

traslada a Despacho Superior para su firma.

Recibe expediente y notifica a la Comisión receptora y coordina

día de entrega.

Traslada las partes conducentes del

expediente de compra a la Dirección Financiera para

que se proceda con el pago.

Autoriza el nombramiento de la Comisión receptora de

conformidad con lo establecido en el artículo 55 de la Ley de Contrataciones

del Estado y devuelve.

Recibe el bien y facciona Acta de recepción y traslada a Almacén.

Traslada copia del acta al Departamento de

Compras.

Recibe expediente, traslada copia del Contrato a la Contraloría General de Cuentas y traslada copia

de recibido al Departamento de

Compras.

Recibe y contra factura y acta de recepción (si se

hubiere nombrado comisión receptora) le da ingreso en el sistema de

almacén.

Traslada expediente a la Dirección

Administrativa.

Aprueba el contrato y devuelve expediente.

Realiza el pago correspondiente al

proveedor.

Recibe expediente y traslada a compras

Elabora acuerdo de nombramiento y

traslada para firma

Traslada copia del Acuerdo a la

Dirección Administrativa.

Entrega el bien, servicio o suministro dentro del plazo convenido, conjuntamente

con la factura y otros documentos que correspondan.

Finaliza

Publica el contrato en el Sistema Guatecompras

Cuando proceda, solicita al Despacho Superior, a través de la Secretaría

General el nombramiento de la Comisión receptora

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

176

7. PROCESO DE COMPRA POR CASOS DE EXCEPCIÓN, ART. 44 LCE

Desarrollar de manera eficiente y eficaz los procesos de compra por caso de excepción regulados en

el artículo 44 de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, como lo son: contratación de

servicios profesionales en general, compra y contratación con proveedores únicos, arrendamiento con

o sin opción de compra de inmuebles, maquinaria y equipo, entre otros, a través de la Dirección

Administrativa y el Departamento de compras, para poder satisfacer todas las necesidades y

requerimientos de las distintas dependencias de la PDH.


Despacho Superior

Secretaria General



Unidad de caja





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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

177

Procedimiento No. 06 No. De Pasos:

Nombre del Procedimiento: Casos de Excepción

Fecha: marzo de 2015

Hoja: 18 / 19



(días)

01

Unidades Administrativas

PDH


servicio, justificando la compra y sustentada

por la autoridad de la dependencia; adjunta

una cotización para presentarla en la

Dirección Financiera para la disponibilidad y

para tener el detalle exacto del bien solicitado;

y llena el formulario de Pedido y Remesa.

1

02




Financiero

1

03


En el caso que la compra a realizar esté

contemplada dentro de los casos de

excepción a los que se refiere el artículo 44 de

la Ley de Contrataciones del Estado, se

procederá conforme a los procedimientos

establecidos en dicha Ley o su Reglamento,

según corresponda.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

178

Diagrama de Flujo:

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PROCESO DE COMPRA POR CASOS DE EXCEPCIÓN

Departamento de

compras


de la IPDH

Inicio

En el caso que la compra a realizar esté contemplada dentro de los casos de excepción a los que se refiere el artículo 44 de la Ley de

Contrataciones del Estado, se procederá conforme a los

procedimientos establecidos en dicha Ley o su Reglamento, según

corresponda.

Realiza la solicitud de compra de un bien o servicio, justificando la

compra y sustentada por la autoridad de la dependencia;

adjunta una cotización

Recibe la solicitud y verifica que esté conforme a los requisitos y

solicita dictamen Financiero

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

179

8. PROCESO DE COMPRA POR NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL ESTADO

Establecer la opción de adquirir bienes o servicios personales y no personales con otras dependencias

u organizaciones públicas, siendo facultad del Procurador de los Derechos Humanos realizar la

negociación con dichas entidades gubernamentales o aplicar los demás procedimientos de compras

contenidos en este Manual.


Despacho Superior

Secretaria General



Unidad de caja





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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

180

Procedimiento No. 7 No. De Pasos:

Nombre del Procedimiento: Negociaciones entre entidades del Estado

Fecha: marzo de 2015

Hoja: 18 / 19



(días)

1


PDH


servicio, justificando la compra y sustentada

por la autoridad de la dependencia; adjunta

una cotización para presentarla en la

Dirección Financiera para la disponibilidad y

para tener el detalle exacto del bien solicitado;

y llena el formulario de Pedido y Remesa.

1

2




Financiero

1

3


En el caso que los bienes o servicios a adquirir

sean proveídos por las entidades del Estado a

las que se refiere el artículo 1 de la Ley de

Contrataciones del Estado, comparará los

precios ofrecidos por dichas instituciones con

el precio de la cotización a la que se refiere el

numeral 1 y si resulta conveniente, someterá

a consideración de la Dirección Administrativa

la propuesta, conformado el expediente

respectivo

4


Analiza la conveniencia de realizar la

contratación y si lo considera factible autoriza

la negociación, en el caso la contratación

fuera por montos mayores a Q90,000.00

requerirá la autorización del procurador de los

Derechos Humanos para realizar la

negociación.

5 Dirección Administrativa

Instruye al Jefe de Compras para que

continué con el trámite.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

181


Crea orden de compra en el SIGES, la

imprime y se firma. Se notifica a la entidad

del Estado la solicitud de compra y se

coordinara la entrega, se establece la

forma de pago y los documentos a emitir

para formalizar la negociación.

2

7 Entidad del Estado

Entrega lo solicitado dentro del tiempo

convenido, conjuntamente con la Factura

y demás documentos que correspondan.

3 a 10


Recibe en el almacén, según pedido y

remesa y contra factura se da ingreso en

los registros respectivos;

1


Traslada el expediente a la Dirección

Financiera para que proceda con el pago.

1

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

182

Diagrama de Flujo:

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PROCESO DE COMPRA POR NEGOCIACIONES ENTRE ENTIDADES DEL ESTADO

Dirección Administrativa Encargado de AlmacénEntidad del EstadoDepartamento de

compras


de la IPDH

Inicio

En el caso que los bienes o servicios a adquirir sean

proveídos por las entidades del Estado a las que se refiere el

artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Realiza la solicitud de compra de un bien o servicio, justificando la compra y sustentada por la

autoridad de la dependencia; adjunta una cotización para presentarla en la Dirección

Financiera

Recibe la solicitud y verifica que esté conforme a los

requisitos y solicita dictamen Financiero

Entrega lo solicitado dentro del tiempo convenido,

conjuntamente con la Factura y demás documentos que

correspondan.

Instruye al Jefe de Compras para que continué con el

trámite.

Crea orden de compra en el SIGES, la imprime y se firma.

Se notifica a la entidad del Estado la solicitud de compra

y se coordinara la entrega,

Recibe en el almacén, según pedido y remesa y contra

factura se da ingreso en los registros respectivos

Analiza la conveniencia de realizar la contratación y si lo considera factible autoriza la

negociación

Traslada el expediente a la Dirección Financiera para que

proceda con el pago.

Finaliza

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

183

6. PROCESO DE ELABORACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD POR TRASLADOS O CONTRATACIONES.

Estructurar de manera eficiente y eficaz el proceso de elaboración de tarjetas de responsabilidad por

traslados o contrataciones, a través del departamento de inventarios, para poder implementar los

controles y procesos de seguridad sobre los bienes, mobiliario y equipo propiedad de la Institución

en las distintas dependencias de la IPDH.


Unidad de Recursos Humanos

Unidad de Inventarios



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Derechos Humanos

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Mayo 2015

184


Nombre del Procedimiento: Proceso de elaboración de tarjetas de responsabilidad

por traslados o contrataciones

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Dirección de Recursos Humanos

Se notifica por medio de la Dirección de Recursos Humanos al Director Administrativo, sobre las nuevas contrataciones o traslados del personal.


El Director Administrativo informa a la Unidad de Inventarios de dichos movimientos, y se les instruye para darle seguimiento a estos procesos.

3 Encargado de Inventarios

Hace acto de presencia a la unidad o dependencia a la cual fue contratada o trasladada la persona nueva (solo en la sede Central) para verificar y detallar el equipo y mobiliario que le fue asignado al trabajador.


Procede a elaborar la correspondiente tarjeta de responsabilidad donde aparecerán descritos con detalle todos los bienes que le fueron entregados o asignados por el jefe inmediato o la autoridad superior.


Posteriormente se lleva la tarjeta original para que sea firmada por el trabajador; en donde queda formalmente responsable de los bienes, mobiliario y equipo de conformidad con lo que se le entrego


Por último se archiva la tarjeta de responsabilidad electrónica y queda bajo resguardo de la unidad de inventarios. Se imprime la tarjeta para ser firmada por el trabajador. Se escanea el documento firmado y se sube al sistema.


Se reporta los movimientos realizados al Director Administrativo para su conocimiento y para cerrar el proceso.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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185

Diagrama de Flujo:

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Proceso de elaboración de tarjetas de

responsabilidad por traslados

o contrataciones

Dirección

Administrativa

Encargado de

Inventarios

Dirección de

Recursos

Humanos

Inicio

Verifica y detalla el

equipo y mobiliario

que le fue asignado

al trabajador.

Informa sobre las

nuevas contrataciones o

traslado de personal e

instruye para darle

seguimiento a estos

procesos.

Procede a elaborar

la correspondiente

tarjeta de

responsabilidad

Finaliza

Notifica sobre las

nuevas

contrataciones o

traslados del

personal

Posteriormente se lleva

la tarjeta original para

que sea firmada por el

trabajador;

Archiva la

tarjeta

Se reporta los

movimientos realizados

al Director Administrativo

para su conocimiento y

para cerrar el proceso

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

186

7. DEVOLUCIÓN DE EQUIPO PARA DAR DE BAJA O SOLICITUD DE EQUIPO EN OFICINAS PARA PERSONAL NUEVO.

Desarrollar de manera eficiente y eficaz el proceso de devolución de equipo para dar de baja o solicitud

de equipo en oficinas para personal nuevo, a través del departamento de inventarios, para poder

implementar los controles y procesos de seguridad sobre los bienes, mobiliario y equipo propiedad de

la Institución en las distintas dependencias de la IPDH.


Unidad o dependencia de la IPDH




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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

187


Nombre del Procedimiento: Devolución de equipo para

dar de baja.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1

Unidades Administrativas de la IPDH

Las unidades de sede central ya sea por medio de memorándum o correo electrónico solicitan a la Dirección Administrativa atender estas necesidades de devolución de equipo para dar de baja o solicitud de equipo en oficinas para personal nuevo.

2


El Director Administrativo informa a la Unidad de Inventarios de dichos movimientos, y se les instruye para darle seguimiento a estos procesos. Asimismo, les envía copia del documento con estos requerimientos.

3

Encargado de Inventarios

Procede a trasladar lo que se encuentra en mal estado o ya no es útil a los espacios que tenga para resguardar este tipo de mobiliario según sea el caso. O en el caso de solicitud de equipo se verifica la existencia de lo que se solicitó, y si hay, se traslada a la unidad que lo requiere

4


Todo lo que concierne a equipo de cómputo para baja de toda la institución se remite de la Dirección de Tecnología e Informática, ya que es de allí donde proviene el memorándum para la unidad de inventarios que indica que equipos hay que recoger para dar de baja y sacarlos de esta Dirección para trasladarlos al espacio de almacenamiento de bajas.

5


Posteriormente, se descarga de la tarjeta de responsabilidad del trabajador el mobiliario y equipo que se le retiró, o en el caso contrario se procede a cargar dichos valores a quien lo utilizará para regularizar su tarjeta y actualizarla.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

188

Diagrama de Flujo:

P

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lo

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Dire

cció

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tiva

Devolución de equipo para dar de baja o

solicitud de equipo en oficinas

para personal nuevo

Dirección

Administrativa

Encargado de

Inventarios

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Inicio

Traslada lo que se

encuentra en mal estado

o en el caso de solicitud

de equipo se verifica la

existencia de lo que se

solicitó

Informa a la Unidad

de Inventarios de

dichos movimientos,

y se les instruye para

darle seguimiento

Finaliza

Descarga de la tarjeta

de responsabilidad del

trabajador el mobiliario y

equipo que se le retiró.

Solicitan devolución de

equipo para dar de baja o

solicitud de equipo en oficinas

para personal nuevo.

Todo lo que concierne a

equipo de cómputo para

baja de toda la

institución se remite de

la Dirección de

Tecnología e Informática

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

189

8. RECEPCIÓN DE FACTURA DE BIENES FUNGIBLES Y NO FUNGIBLES.

Estructurar de manera eficiente y eficaz el proceso de recepción de factura de bienes fungibles y no

fungibles, a través del departamento de inventarios, para poder implementar los controles y procesos

de seguridad sobre los bienes, mobiliario y equipo propiedad de la Institución en las distintas

dependencias de la IPDH.


Unidad de Almacén.




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

190


Nombre del Procedimiento: Recepción de factura de

bienes fungibles y no fungibles.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1


Se recibe los bienes a través de la unidad de almacén el cual da aviso a la unidad de inventarios para hacer la revisión correspondiente según lo detallado en la factura presentada.

2


Procede a verificar por esta unidad la descripción de los bienes comprados tales como estructura, color, modelo, marca, serie, cantidad, etc.

3


Si son bienes fungibles, el encargado de almacén entrega una copia de la factura de los bienes adquiridos para ser cargados en las tarjetas de electrónica de responsabilidad donde se harán entrega.

4

Encargado de Compras

En caso de bienes no fungibles son trasladadas a través de la unidad de compras a la unidad de inventarios, para darle ingreso tanto en SICOINDES como al libro de inventarios y finalmente ser cargados en tarjeta de responsabilidad del trabajador que se indique.

5


Posteriormente, en esta unidad, se carga a la tarjeta de responsabilidad del trabajador los bienes que fueron informados ya sea por el almacén o por compras.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

191

Diagrama de Flujo:

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Dire

cció

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tiva

Recepción de factura de bienes fungibles y no fungibles

Encargado de

Compras

Encargado de

Inventarios

Encargado de

Almacén

Inicio

Verifica la descripción de

los bienes comprados

tales como estructura,

color, modelo, marca,

serie, cantidad, etc.

Trasladada copia de factura de

bienes no fungibles para dar ingreso

tanto en SICOINDES como al libro

de inventarios y finalmente ser

cargados en tarjeta de

responsabilidad del trabajador que se

indique.

Finaliza

Carga a la tarjeta de

responsabilidad del

trabajador los bienes que

fueron informados ya sea por

el almacén o por compras.

Entrega una copia de la

factura de los bienes

fungibles adquiridos para ser

cargados en las tarjetas de

responsabilidad donde se

harán entrega

Recibe los bienes adquiridos

el cual da aviso a la unidad

de inventarios para hacer la

revisión correspondiente

según lo detallado en la

factura presentada.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

192

9. PROCESO DE RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES DEL INTERIOR.

Determinar de manera eficiente y eficaz el proceso para la Recepción, Clasificación y Archivo de

expedientes del interior de la república, a través de la unidad de Archivo, para poder aplicar los

mecanismos correctos en el tratamiento de estos documentos y contar con los controles y procesos

de seguridad sobre los mismos.

Unidad de Administración

Unidad de Archivo

Dependencia solicitante de la IPDH en los departamentos de la república




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

193


Nombre del Procedimiento: Proceso de Recepción,

Clasificación y Archivo de expedientes del interior.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1

Auxiliaturas Departamentales, Municipales, Regionales y Móviles

El personal de la dependencia realiza la solicitud

de envío de expedientes desde sus oficinas

departamentales, preparan el envío y lo trasladan

a la sede central a las oficinas del archivo general.

2

Encargado del Archivo

Recibe los expedientes para archivar, verifican la

cantidad y la identificación de cada uno y procede

a sellar de recibido las copias de envío.

3


Luego se procede a clasificar los documentos o

expedientes en orden correlativo ascendente. Y se

separan si son del departamento de Guatemala, o

si son del resto de Auxiliaturas del interior.

4


Se preparan los documentos, limpiándolos de

polvo, quitándoles grapas, ganchos, clips, etc. y se

resguardan técnicamente en anaqueles

específicos.

5

Encargado del Archivo Dependiendo del año del documento se clasifican con diferente operador, cada uno tiene un rango de años asignado para su control y archivo

6


Posteriormente se toman los expedientes en sus respectivos puestos de trabajo, se ordenan, localizan la información, levantan la ficha técnica y la colocan en un archivo físico de fichas; el cual se digitaliza periódicamente para alimentar la base de datos de índices digitalizados.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

194

Diagrama de Flujo:

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de

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Dire

cció

n A

dm

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tra

tiva

Recepción,

Clasificación y Archivo

de expedientes del interior

Encargado del

Archivo

Auxiliaturas

Departamentales

, Municipales,

Regionales y

Móviles

Inicio

Recibe los expedientes para

archivar, verifican la cantidad

y la identificación de cada

uno y procede a sellar de

recibido las copias de envío.

Clasifica los

documentos o

expedientes en

orden correlativo

ascendente.

Solicitud de envío de

expedientes a las

oficinas del archivo

general.

Se preparan los documentos,

limpiándolos de polvo,

quitándoles grapas, ganchos,

clips, etc. y se resguardan

técnicamente en anaqueles

específicos.

Dependiendo del año del

documento se clasifican con

diferente operador, cada uno

tiene un rango de años

asignado para su control y

archivo

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

195

10. PROCESO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

Determinar de manera eficiente y eficaz el proceso para el préstamo de expedientes y digitalización

de la información solicitada, a través de la unidad de Archivo, para poder aplicar los mecanismos

correctos en el tratamiento de los procesos de préstamo de documentos y contar con los controles y

procesos de seguridad sobre los mismos, por medio de la digitalización de la información.

Unidad de Administración

Unidad de Archivo

Dependencia solicitante de la IPDH

Personas u organizaciones externas



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

196


Nombre del Procedimiento: Proceso de consulta de

Expedientes

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /




La persona realiza la solicitud de préstamo de

expedientes y la dirigen al Archivo General.

2 Encargado del Archivo Recibe la solicitud de expedientes, elabora

una contraseña con los datos generales del

solicitante, luego se localiza y prestan el

documento

3 Encargado del Archivo Posteriormente y si se recibe la solicitudes de

digitalización de documentos, elige las

opciones en el software del Scanner, digitaliza

los documentos, transfiere la información a

una memoria USB y la entrega al interesado o

si el caso lo amerita, se puede enviar por

correo electrónico al solicitante.

4 Encargado del Archivo Posteriormente en el caso de la devolución, el

encargado razona la contraseña y recibe el

expediente de vuelta, lo revisa que este

completo y sin daños y lo devuelve su sitio

respectivo.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

197

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

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erec

hos

Hum

anos

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irecc

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Adm

inis

trativ

a

Proceso de Consulta de Expedientes

Encargado del

Archivo

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Inicio

recibe la solicitudes de digitalización

de documentos, elige las opciones

en el software del Scanner, digitaliza

los documentos, transfiere la

información a una memoria USB y la

entrega al interesado

Realiza solicitud de

préstamo de

expedientes y la dirigen

al Archivo General.

Recibe el expediente de

vuelta, lo revisa que

este completo y sin

daños y lo devuelve su

sitio respectivo.

Finaliza

Recibe la solicitud de

expedientes, elabora una

contraseña con los datos

generales del solicitante,

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

198

DIRECCIÓN FINANCIERA

1. SOLICITAR Y LIQUIDAR VIÁTICOS AL INTERIOR

En forma ordenada proporcionar los recursos financieros para realizar las comisiones al interior de la

republica de los funcionarios nombrados para el efecto.

Registrar las operaciones relacionadas con el viático en el SICOIN a efecto de mantener actualizada la

ejecución del gasto y los saldos de disponibilidad presupuestarios.


Departamento de Presupuesto y Contabilidad

Departamento de caja y Tesorería

Funcionarios y Empleados de la IPDH



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

199


Nombre del Procedimiento: SOLICITAR Y LIQUIDAR VIÁTICOS AL INTERIOR

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Autoridad Jerárquica superior

Nombramiento al trabajador de la institución para el desarrollo de la comisión.

2 Trabajador de la Institución Llena formularios de solicitud de viáticos y nombramiento

3 Auxiliar de Contabilidad Recibe Expediente, Elabora Cur de Anticipo y lo adjunta

4 Jefe de Contabilidad Recibe Expediente, Aprueba Cur

5 Director Financiero Recibe Expediente, Autoriza Cur

6 Auxiliar de caja Recibe Expediente

7 Jefe de caja Solicita Transferencia o paga en efectivo

8 Auxiliar de caja Archiva Temporalmente

9 Trabajador de la Institución Realiza Comisión, Llena Viático Constancia y Liquidación

10 Auxiliar de Contabilidad Recibe Documento para revisarlo

11 Director Financiero Recibe y Autoriza Liquidación

12 Auxiliar de caja Completa Liquidación y Solicita Nombramiento, Viático constancia y Viático Liquidación y traslada

13 Presupuesto Verifica Disponibilidad y asigna Renglón Presupuestario

14 Auxiliar de Contabilidad Solicita Nombramiento, Viático constancia y Viático

Liquidación, Revisa y liquida en SICOIN y traslada

15 Unidad de Caja Archiva


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

200

Diagrama de Flujo:

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Solicitar y Liquidar Viáticos al Interior

PresupuestoJefe de CajaJefe de

Contabilidad

Director

FinancieroAuxiliar de Caja

Auxiliar de

Contabilidad

Trabajador de la

Institución

Autoridad

Jerárquica

Superior

Inicio

Nombramiento al

trabajador de la

institución para el

desarrollo de la

comisión.

Recibe Expediente,

Elabora Cur de

Anticipo y lo adjunta Recibe Expediente

Recibe Documento

para revisarlo

Completa

Liquidación y Solicita

Nombramiento

Revisa y liquida en

SICOIN

Archivo de la

copia de

recibido

Fin

Realiza Comisión,

Llena Viático

Constancia y

Liquidación

Recibe Expediente,

Aprueba Cur

Recibe y Autoriza

Liquidación

Recibe Expediente,

Aprueba Cur

Verifica

Disponibilidad y

asigna Renglón

Presupuestario

Solicita

Transferencia o paga

en efectivo

Llena formularios de

solicitud de Viáticos.

Archiva

Temporalm

ente

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

201

2. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES

Registrar los pagos de arrendamientos de instalaciones que ocupa la IPDH de conformidad

con las cláusulas contractuales y que las facturas estén llenadas de conformidad con las leyes

vigentes.



Departamento de presupuesto y Contabilidad




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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

202


Nombre del Procedimiento: Pago a Proveedores

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Dirección Administrativa Se recibe solicitud de pago a proveedor y Gestiona contratos de Arrendamiento y traslada

2 Financiero/ Presupuesto Recibe copia

3 Secretaria de la Dirección Financiera

Recibe y registra datos de cada contrato y elabora planilla para pago. Y traslada

4 Unidad de Análisis Presupuestario

Recibe y asigna renglón presupuestario y traslada

5 Unidad de compras Recibe Facturas e Inicia proceso de registro en el SIGES y traslada planilla

6 Unidad de Caja Inicia proceso para pago por medio de transferencia bancaria.

7 Visa Verifica que el expediente contenga todos los documentos de soporte que correspondan y lo traslada

8 Unidad de caja Archiva.


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

203

Diagrama de Flujo:

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Dir

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Solicitar y Liquidar Viáticos al Interior

VisaUnidad de caja

Secretaria de la

Dirección

Financiera

Unidad de Análisis

Presupuestario

Dirección

AdministrativaUnidad de compras

Financiero /

Presupuesto

Inicio

Gestiona

contratos de

Arrendamiento

Recibe y

registra datos

de cada

contrato y

elabora

planilla para

pago

Recibe copia

Recibe y asigna

renglón

presupuestario

Inicia proceso

para pago

Verifica que el

expediente esté

completo

Inicia proceso

de registro en

el SIGES

Fin

Archiva

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

204

3. PAGO DE PRESTACIONES LABORALES

El objetivo del procedimiento es segregar funciones y definir los pasos a seguir para efectuar

los pagos en el marco de la legalidad y que el monto a pagar refleje los cálculos matemáticos

correctos.

Dirección de Recursos Humanos


Departamento de presupuesto y Contabilidad




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

205


Nombre del Procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES

LABORALES

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Recursos Humanos Completa expediente para liquidación laboral

2 Auxiliar de Contabilidad Recibe Expediente

3 Jefe de Contabilidad Elabora Cálculos Matemáticos

4 Auxiliar de Contabilidad Traslada Expediente

5 Visa Revisa que el expediente este completo y que los cálculos matemáticos estén correctos

6 Auxiliar de Contabilidad Recibe y Verifica en control auxiliar si el pago es un solo pago o en amortizaciones

7 Asesoría Jurídica Si es en amortizaciones elabora convenio

8 Despacho Superior Autoriza Convenio

9 Auxiliar de Contabilidad Recibe y Verifica Programación de pagos

10 Unidad de Análisis Presupuestario

Recibe y Verifica Disponibilidad y asigna renglón presupuestario

11 Auxiliar de Contabilidad Recibe y Redacta finiquito y traslada

12 Compras Recibe expediente, inicia proceso de ingreso al SICOIN

13 Jefe de caja y tesorería Recibe expediente para iniciar proceso de pago.

14 Auxiliar de caja Archiva


PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

206

Diagrama de Flujo:

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Pago de Prestaciones Laborales

Despacho SuperiorUnidad de Análisis

PresupuestarioAuxiliar de Caja

Auxiliar de

ContabilidadJefe de Caja y

TesoreríaComprasAsesoría JurídicaVisa

Jefe de

ContabilidadRecursos Humanos

Recibe

expediente

Recibe y

Verifica

Programación

de pagos

Recibe y Redacta finiquito

Inicia proceso

de pago.

Inicio

Revisa que el

expediente

este completo

Elabora

Cálculos

Matemáticos

Fin

Si es en

amortizaciones

elabora

convenio

Inicia proceso

de ingreso al

SICOIN

Traslada

Expediente

Completa

expediente

para liquidación

laboral

Recibe y

Verifica en

control auxiliar

Autoriza

Convenio

Recibe y

Verifica

Disponibilidad

Inicia Proceso

de pago

Archiva

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

207

4. ATENCIÓN FINANCIERA A LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

El objetivo del procedimiento es segregar funciones y definir los pasos a seguir para efectuar

los registros contables correspondientes.

Unidad de Compras

Unidad de Caja

Unidad de Contabilidad

Unidad de Presupuesto




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

208


Nombre del Procedimiento: Atención Financiera a la

compra de bienes y servicios

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Solicitante del bien o servicio

Verificación de disponibilidad presupuestaria correspondiente al Rubro por ejecutar.

2 Asistente de Presupuesto

Establece la existencia del recurso en el Rubro requerido y firma.

3 Solicitante del bien o servicio.

Autorización de la solicitud de compra del bien o servicio, por parte del jefe inmediato o autoridad competente.


Presentación de Cotización y Pedido y Remesa a la Dirección Financiera para su autorización financiera y traslado a Presupuesto.

5 Director Financiero Revisa el expediente y firma


Traslada a Presupuesto

7 Asistente de Presupuesto

Coloca sello presupuestario para comprometer el gasto.


Traslado a Unidad de Compras.

9 Auxiliar de Compras

Recibe Pedido y Remesa autorizado y procede a lo siguiente: a. Genera Orden de Compra b. Traslada a la Unidad de Caja la Orden de Compra, con

la descripción detallada del Bien. Servicio y/o Activos Fijos y la documentación original de soporte.

10 Jefe de Unidad de Caja

Recibe el expediente y autoriza el mismo en el sistema. Traslada el mismo al Auxiliar Administrativo de Caja

11 Auxiliar Administrativo de Caja

Recibe la Orden de Compra e ingresa el documento para generar el Compromiso y traslada a Contabilidad para aprobación del CUR COM (Compromiso)

12 Jefe de Contabilidad Aprueba el CUR COM (Compromiso) y traslada el expediente a la Unidad de Compras.

13 Auxiliar de Compras Notifica en el Sistema y traslada al Auxiliar de Caja.

14 Auxiliar de Caja Recibe el expediente y efectúa la Liquidación de la Factura de Pago (Revisada), emite constancias de descuentos de IVA e ISR y traslada para la Autorización de la Liquidación.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

209

Paso No.


(días)

15 Jefe de Unidad de Caja

Autoriza el Documento y traslada el mismo al Auxiliar Administrativo de Caja.

16 Auxiliar Administrativo de Caja

Efectúa el CUR DEV (Devengado) y traslada a Contabilidad para su aprobación. (En el caso de los renglones del Grupo 300 se traslada a la Unidad de Inventarios y se espera el ingreso del bien en el Libro.)

17 Jefe de Contabilidad Aprueba el CUR DEV (Devengado) y traslada el expediente al Director Financiero.

18 Director Financiero Recibe el expediente y autoriza el pago en el sistema. Posteriormente imprime el CUR DEV (Devengado), lo firma y traslada al Jefe de Contabilidad.

19 Jefe de Contabilidad Firma el CUR DEV (Devengado) y traslada el mismo a la Unidad de Caja para la emisión del pago.

20 Jefe de Caja Emite la constancia de Transferencia o Cheque con sello no transferible, según corresponda y traslada a Visa.

21 Asistente de Visa Recibe Cheque o Transferencia y documentos de soporte. Revisa Operación, de no existir correcciones se devuelve a la Unidad de Caja para continuidad del proceso de pago y de lo contrario se devuelve para su corrección.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

210

Diagrama de Flujo:

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Atención Financiera a la Compra de Bienes y Servicios

Asistente de VisaJefe de

ContabilidadAuxiliar de CajaDirector Financiero Auxiliar de Compras

Solicitante del

bien o servicio

Jefe de Caja y

Tesorería

Asistente de

Presupuesto

Inicio

Verifica

disponibilidad

presupuestaria

Autorización

de la solicitud

de compra del

bien o servicio

Establece la

existencia del

recurso

Presentación de

Cotización y

Pedido y

Remesa

Traslada a

Presupuesto

Coloca sello

presupuestario

Revisa el

expediente y

firma

Traslado a

Unidad de

Compras.

Recibe Pedido

y Remesa

autorizado y

procede

Recibe el expediente y autoriza el

mismo

Genera el CUR

COM

(Compromiso)

Aprueba el

CUR COM

(Compromiso)

Notifica en el

Sistema

Efectúa

Liquidación de

Factura de

Pago

Autoriza el

Documento

Efectúa el CUR

DEV

(Devengado)

Aprueba el

CUR DEV

(Devengado)

Recibe

expediente y

autoriza pago

en el sistema.

Firma el CUR

DEV

(Devengado)

Emite

constancia de

Transferencia o

Cheque Recibe Cheque

o Transferencia

y documentos

de soporte.

Fin

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

211

5. PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS, LIQUIDACIONES, RENDICIÓN DE CUENTAS ANTE LA FUENTE COOPERANTE

Informar periódicamente y en los formatos establecidos por cada Cooperante sobre la

ejecución realizada y saldos disponibles de manera que permita evaluar eficientemente

los resultados financieros y/o reorientar la gestión.

Presentar al Cooperante la información financiera requerida de manera que se pueda

demostrar la correcta y eficiente utilización de los recursos financieros del Proyecto.


Unidades Ejecutoras

Departamento de Contabilidad de Fondos Externos




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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

212


Nombre del Procedimiento: PRESENTACIÓN DE

INFORMES FINANCIEROS, LIQUIDACIONES, RENDICIÓN

DE CUENTAS ANTE LA FUENTE COOPERANTE.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Auxiliar de Caja Traslada expediente de los pagos

realizados

2 Auxiliar de Contabilidad de fondos externos

Recibe, ordena y clasifica, los expedientes de pago e Ingresa los datos al sistema auxiliar de contabilidad e Imprimen reportes contables

3 Jefe de Contabilidad de fondos externos

Analiza la forma de presentación de las liquidaciones, Informes financieros, Rendición de cuentas.


Llena los formularios de cada fuente cooperante.

5 Jefe de Contabilidad de fondos externos

Elabora informes financieros en moneda local y/o extranjera según se requiera


Traslada informes financieros

7 Director Financiero Firma y aprueba los informes

8 Auditoria Interna Audita los Informes financieros de acuerdo a su planificación anual o cuando el donante así lo requiera en el convenio correspondiente.

9 Dirección de relaciones internacionales

Recibe informes originales y envía de manera oficial los informes a cada fuente cooperante.

10 Auditoria Interna Recibe copia de los informes enviados a las distintas fuentes cooperantes.


Archiva.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

213

Diagrama de Flujo:

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Presentación de Informes Financieros. Liquidaciones, Rendición de Cuentas ante la Fuente Cooperante

Director Financiero

Jefe de

Contabilidad de

Fondos externos

Auditoría InternaAuxiliar de Caja

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Auxiliar de

Contabilidad de

Fondos externos

Inicio

Traslada

expediente de

los pagos

Analiza

presentación

de los

Informes

financieros

Recibe, ordena

y clasifica, los

expedientes de

pago

Llena los

formularios de

cada fuente

cooperante.

Traslada

informes

financieros

Firma y

aprueba los

informes

Elabora

informes

financieros

Fin

Audita los

Informes

financieros

Envía los

informes a las

fuentes

cooperantes.

Recibe copia de

los informes

enviados

Archiva

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

214

6. CARGA PRESUPUESTARIA

Realizar la Carga Presupuestaria según los procedimientos dictados por el Ministerio de Finanzas

Públicas y la aprobación por el Congreso de la República.

Establecer los montos presupuestarios según el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para su apropiada ejecución. Establecer los pasos de la carga presupuestaria anual para su seguimiento legal.

Directores Institucionales

Unidad de Análisis Presupuestario




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

215


Nombre del Procedimiento: Carga Presupuestaria

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Dirección de Planificación y Gestión Administrativa

Trasladan los Poas de cada una de las Direcciones Institucionales.

2 Directores Institucionales Formulan sus requerimientos y presentan a la Dirección Financiera los mismos.

3 Asistente de Presupuesto Realizan la consolidación de los montos que representan los requerimientos presupuestarios presentados por cada uno de los Directores.

4 Director Financiero Establecen el monto de los gastos recurrentes según las estimaciones correspondientes.

5 Asistente de Presupuesto Por último se integran los montos según el Manual de Clasificaciones presupuestarias para el Sector Público, en el Informe “Anteproyecto de Presupuesto”.

6 Director Financiero Presenta el Informe “Anteproyecto de Presupuesto” a las más altas autoridades de la Institución para su aprobación. De no existir ninguna solicitud de cambio en el mismo se traslada el Informe autorizado con firma del Procurador al Asistente de Presupuesto, de lo contrario se procede a realizar los cambios solicitados en el informe.

7 Asistente de Presupuesto Recibe el Informe autorizado y procede a Ingresar el Anteproyecto de Presupuesto en el SICOIN y SIGES, para posteriormente enviar el mismo en estado “SOLICITADO” a la Dirección Técnica de Presupuesto (DTI) del Ministerio de Finanzas.

8 Asistente de Presupuesto Se imprimen los formularios dtp’s correspondientes. Se presentan en la DTI y archiva copia de recibido.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

216

9 Director Financiero, Revisan cada uno de los presupuestos ingresados por dirección (En estado SOLICITADO) y se establecen los montos acordados por las partes para su ejecución posterior, con el fin de estimar los montos fijos y variables para el ajuste final.

10 Asistente de Presupuesto Posterior a emitir el Acuerdo de Presupuesto Nacional por parte del Congreso de la República, en donde dicta el monto total del presupuesto de la Procuraduría, se procede a realizar una revisión final de los presupuestos por Dirección para ajustar los mismos al monto presupuestario anual aprobado.

11 Director Financiero Presenta el Proyecto de Presupuesto con los montos anteriormente ajustados, para su posterior revisión, aprobación y firma del Procurador. De no existir cambios en el mismo se traslada al Asistente de Presupuesto, de lo contrario se realizan los cambios solicitados.

14 Despacho Superior Aprobación del Presupuesto.

12 Asistente de Presupuesto Recibe el Informe autorizado y procede a Ingresar las modificaciones en la carga presupuestaria en el SICOIN y SIGES, para finalmente enviar el Presupuesto a la DTI.

13 Asistente de Presupuesto Se imprimen los formularios dtp’s correspondientes. Se presentan en la DTI y se archiva la copia de recibido.

14 Despacho Superior Aprobación del Presupuesto.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

217

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

dor d

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erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

Fina

ncie

ra

Carga Presupuestaria

Procurador de

los Derechos

Humanos

Director/a de la

Dirección

Financiera

Asistente de

Presupuesto

Director/a de las

Direcciones

Dirección de

Planificación y

Gestión

Administrativa

Inicio

Trasladan los

Poas de cada una

de las Direcciones

Institucionales

Formulan sus

requerimientos y

presentan a la Dirección

Financiera los mismos

Realizan la consolidación de los

montos que representan los

requerimientos presupuestarios

presentados por cada uno de los

Directores.

Establecen el monto

de los gastos

recurrentes según

las estimaciones

correspondientes

Por último se integran los

montos según el Manual de

Clasificaciones

presupuestarias para el

Sector Público, en el Informe

“Anteproyecto de

Presupuesto”.

Presenta el Informe

“Anteproyecto de

Presupuesto” a las más

altas autoridades de la

Institución para su

aprobación

Recibe el Informe

autorizado y procede a

Ingresar el Anteproyecto

de Presupuesto en el

SICOIN y SIGES,

Se imprimen los formularios

dtp’s correspondientes. Se

presentan en la DTI y archiva

copia de recibido.

Revisan cada uno de

los presupuestos

ingresados por

dirección

Se procede a realizar una

revisión final de los

presupuestos por Dirección

para ajustar los mismos al

monto presupuestario anual

aprobado

Presenta el Proyecto de

Presupuesto con los montos

anteriormente ajustados, para

su posterior revisión,

aprobación y firma del

Procurador

Recibe el Informe autorizado y

procede a Ingresar las

modificaciones en la carga

presupuestaria en el SICOIN y

SIGES, para finalmente enviar el

Presupuesto a la DTI.

Imprime los

formularios dtp’s

correspondientes.

Se presentan en

la DTI

Archivo de la

copia de

recibido

Si

Inicio

No

Aprueba

Presupuesto

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

218

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Es un conjunto de procedimientos que se realizan con el fin de atraer candidatos potenciales

calificados y capaces para ocupar cargos en la Institución, para ocupar vacantes existentes o

previstas, en un sistema mediante el cual se divulga y ofrece al mercado de recursos humanos,

oportunidades de empleo.

Dotar a la institución del Procurador de los Derechos Humanos del personal idóneo, utilizando la

instrumentación técnica apropiada para los procesos de reclutamiento y selección, para cada puesto

de trabajo.

Departamento de Aprovisionamiento y Registro de Personal

Unidad de Dotación y Nóminas

Direcciones



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

219


Nombre del Procedimiento: Reclutamiento y Selección

de Personal

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo(días)

1 Director Solicita a la Dirección de Recursos Humanos

contratación de personal de conformidad con las vacantes existentes.

2 Director (a)de Recursos Humanos

Recibe, revisa y traslada solicitud a Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal.

3

Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal

Recibe solicitud de puesto vacante. Revisa si hay puesto vacante, renglón presupuestario. Revisa perfil del puesto y verifica en el banco de datos. Define la modalidad de la convocatoria. Señala los requisitos que se incluirán en la convocatoria. Gestiona la publicación y difusión de la convocatoria.

4

Interesado Conoce convocatoria de acuerdo con sus intereses y perfil curricular. Envía CV y documentos solicitados al Departamento de Aprovisionamiento y Registro de Personal.

5

Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal

Elabora listado de candidatos registrados. Revisa CV y documentos y elabora listado de candidatos preseleccionados. Coordina la aplicación de las evaluaciones. Convoca a los candidatos. Aplica y califica las pruebas. Refiere candidatos elegibles a examen médico.

6

Médico de Clínica Médica Examina a los candidatos elegibles y certifica su estado de salud. Envía ficha médica y certificado de salud a Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal.

7 Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal

Elabora informe con los resultados de las evaluaciones y exámenes. Traslada informe a Director (a) de Recursos Humanos.

8 Director (a) de Recursos Humanos

Recibe y revisa informe y lo traslada al Procurador de los Derechos Humanos.


Recibe informe, analiza los resultados, comunica a Director (a) de Recursos Humanos la decisión final.

10 Director de Recursos Humanos

Comunica la decisión a Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal.

11 Jefe de Aprovisionamiento y Registro de Personal

Informa a candidatos la decisión y se inicia el proceso de contratación o nombramiento.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

220

Diagrama de Flujo:


Formato de requerimiento de personal

Formato de Convocatoria

Solicitud de empleo

Formato de informe de resultados

Formato de cuadro de candidatos

Formato de carta para candidatos no seleccionados

Pro

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Hu

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Dir

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os

Hu

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no

s

Reclutamiento y Selección de Personal

Procurador de los

Derechos Humanos

Jefe de

AprovisionamientoInteresado

Director o Jefe de

Unidad

Médico de Clínica

Médica

Director de Recursos

Humanos

Inicio

Solicita

contratación

de personal.

Conoce

convocatoria y

envía CV.

Elabora listado

de candidatos

elegibles.

Recibe

solicitud, revisa

perfil y define

convocatoria

Recibe, revisa y

traslada

solicitud.

Examina a los

candidatos elegibles

y envía ficha y

certificado médico.

Recibe y revisa

informe.

Analiza los

resultados,

comunica

decisión.

Comunica la

decisión a Jefe de

Aprovisionamiento.

Elabora informe

con los

resultados de las

evaluaciones y

exámenes

Informa a

candidatos la

decisión e inicia

proceso de

contratación.

Fin

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

221

2. NOMBRAMIENTO Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Establecer las actividades necesarias para realizar la contratación de personal para ocupar los

puestos vacantes, una vez culminado el procedimiento de Reclutamiento y Selección.



Direcciones



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

222

Procedimiento No. 2 No. de Pasos: 7

Nombre del Procedimiento: Nombramiento y

contratación de personal

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1

Jefe de Aprovisionamiento y Control de Personal

Remite el listado y expediente conformado de los candidatos seleccionados al Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos para el nombramiento o contratación.

2

Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos

Recibe listado y expedientes, elabora el acuerdo o contrato del nuevo trabajador, elabora carta de nombramiento o contratación y entrega al interesado. Traslada acuerdo o contrato firmado por el interesado al Jefe de Aprovisionamiento.

3 Jefe de Aprovisionamiento y Control de Personal

Recibe acuerdo o contrato y lo remite para firma del Señor Procurador, a la Asistente del Procurador de los Derechos Humanos.

4

Asistente del Procurador de los Derechos Humanos

Recibe y traslada acuerdo o contrato al Procurador de los Derechos Humanos para firma. Traslada a Jefe de Aprovisionamiento acuerdo o contrato firmado.

5 Jefe de Aprovisionamiento y Control de Personal

Recibe acuerdo o contrato firmado y lo traslada a Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos.

6

Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos.

Recibe acuerdo o contrato firmado, elabora acta de nombramiento, requiere la firma de los comparecientes, archiva original y traslada una copia al Técnico Especializado de Nóminas. Notifica por correo electrónico el nombramiento o contratación a las Direcciones involucradas. Elabora cuadro de movimiento de personal, certificación de Acta y nota enviándola Contraloría General de Cuentas en forma física y electrónica. Archiva en el expediente del nuevo empleado.

7

Técnico Especializado de Nóminas.

Recibe copia del nombramiento o contrato incorporándolo al expediente y traslada copias a la Dirección Financiera y Auditoría e inicia el proceso de nómina de pago.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

223

Diagrama de Flujo:


Formato de Acuerdo, contrato y Acta

Formato de nota de contratación o nombramiento

Formato del cuadro para Contraloría General de Cuentas

Formato de carta para traslado de documentos a Contraloría General de Cuentas

Pro

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los

Der

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os

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ano

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Nombramiento y contratación de personal

Asistente del

Procurador de los

Derechos Humanos

Jefe de

Aprovisionamiento y

Registro de Personal

Técnico

Especializado de

Nóminas

Técnico Especializado

de Acuerdos y

Contratos

Inicio

Traslada

expediente del

candidato

seleccionado

Recibe acuerdo

o contrato

firmado

Remite acuerdo

o contrato al

PDH

Elabora acta de

nombramiento

Recibe y

traslada para

firma

Elabora

expediente y

traslada copia a

Financiero y

Auditoría

Fin

Elabora acuerdo

o contrato de

nuevo

trabajador

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

224

3. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE PAGO

La Dirección de Recursos Humanos elabora la nómina de sueldos de los empleados de los

renglones presupuestarios 011, 022 y 029 de la institución del Procurador de los Derechos

Humanos debidamente respaldados por los documentos que garanticen las operaciones por

retenciones de descuentos y aportaciones.

Preparar y garantizar el pago de sueldos con precisión, puntualidad, registrando de manera clara

cada operación referente al procesamiento de la nómina de sueldos como ingresos y deducciones

de cada trabajador optimizando la administración y control de ejecución de partidas presupuestarias,

nombres, cargos, remuneraciones de los empleados por los servicios prestados previamente

consignadas en los convenios contractuales y códigos de gastos para ser ejecutadas en el Sistema

de SICOIN.






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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

225


Nombre del Procedimiento: Elaboración de la nómina de

pago

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad Tiempo(días)

1 Técnico de Acuerdos y Contratos

Traslada a Técnico de Nóminas copia simple de Acuerdo de nombramientos y contratos de los renglones presupuestarios 011, 022, 029

2 Técnico de Nóminas Recibe copias de Acuerdo de nombramientos y contratos de los renglones presupuestarios 011, 022, 029 para ingresarlos al Sistema de Nómina. Solicita a Dirección Financiera informe de remesas de descuentos, descuentos judiciales y aportaciones del personal. Solicita a Técnico Especializado de Control de Personal cuadro de suspensiones y altas del IGSS con su respectiva documentación.

3 Dirección Financiera Traslada a Técnico de Nóminas Remesas de descuentos, descuentos judiciales y aportaciones del personal.

4 Técnico Especializado de Control de Personal

Traslada a Técnico de Nóminas cuadro de suspensiones y altas del IGSS con su respectiva documentación.

5 Técnico de Nóminas Recibe cuadro de suspensiones del IGSS. Recibe Remesas de descuentos, descuentos judiciales y aportaciones del personal. Verifica en el expediente que contenga copia simple de Registro Tributario Unificado –RTU- vigente a la fecha de contratación (renglón presupuestario 029). Tabula los registros de operaciones. Digitaliza los registros previamente tabulados concernientes a las asignaciones. Opera los registros en el Sistema de Planillas de la Dirección de Recursos Humanos. Digitaliza las Remesas de Descuentos. Genera la nómina (módulo I). Registra las operaciones de cálculos por días laborales (módulo II). Genera nómina adicional. Traslada a Dirección Financiera copia digital de Generación de Nómina para el pago de salarios y honorarios.

6 Dirección Financiera Elabora CUR de pago.

7 Dirección Financiera Recibe copia digital de la nómina, imprime y firma la nómina. Traslada original y copias de la nómina a Dirección de Recursos Humanos para firma.

8 Director (a) de Recursos Humanos / Técnico de Nóminas

Recibe original y copias, firman la nómina y traslada original y copias a Dirección Financiera

9 Dirección Financiera Recibe original de nómina para pago de salarios y honorarios y traslada copia a Auditoría Interna

10 Técnico de Nóminas Recibe y archiva copia de nómina.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

226

Diagrama de Flujo:

a. Formularios e Instructivos:

Formato de nómina

Formato de Nómina adicional de salarios

Formato de carta de solicitud

Formato de remesas, descuentos, descuentos judiciales y aportaciones

Formato de cuadro de suspensiones y altas del IGSS

Pro

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Hu

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s

Elaboración de la Nómina de Pago

Técnico

Especializado de

Control de

Personal

Dirección

Financiera

Técnico Especializado

de Acuerdos y

Contratos

Director de

Recursos HumanosTécnico Especializado

de Nóminas

Inicio

Traslada copia

simple de

acuerdo o

contrato

Recibe Informe y

Cuadro y traslada a

Financiero copia de

Generación de

Nómina para pago

Traslada

informe de

remesas del

personal

Recibe, imprime

y firma copia de

la nómina

Traslada a

Técnico de

Nóminas cuadro

de suspensiones

y altas del IGSS

Recibe, copia

de la nomina

firmada, firma y

traslada

Solicita informe de

remesas para el

ingreso al Sistema

de Nóminas

Fin

Recibe copia de

la nomina para

realizar pagos y

traslada copia a

Auditoría.

Recibe

copia de la

nomina y

archiva.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

227

4. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

La evaluación del desempeño laboral se aplica en los siguientes casos:

Período de prueba a trabajadores ascendidos, interinos y de primer ingreso.

Finalización de contrato para trabajadores contratados bajo el renglón presupuestario

029.

Prorroga a personal por contrato renglón presupuestario 022

Evaluación anual a personal permanente.

Las plantillas o formatos de calificación son proporcionados por la Jefatura del Departamento de

Desarrollo y son los jefes inmediatos del personal evaluado los que califican su desempeño en el

trabajo asignado.

Conocer el desempeño laboral en el cargo del nuevo empleado contratado bajo el renglón

presupuestario 022 y 011 y en los casos indicados en el numeral anterior así como sus actitudes,

relaciones interpersonales, principios y valores en el contexto del trabajo institucional, para

determinar su continuidad laboral.

Departamento de Desarrollo


Unidad de Plan de Carrera

Direcciones

Unidades Administrativas Sede Central y Auxiliaturas.



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

228



Evaluación de Desempeño Laboral

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad Tiempo(

días)


Elabora el listado de personal con fechas de contratación, nombramiento, ascensos o interinatos y renglón presupuestario. Traslada listado a Jefe del Departamento de Desarrollo.

2 Jefe del Departamento de Desarrollo

Recibe listado, elabora oficio para Directores o Jefes de Unidad, traslada a Director (a) de Recursos Humanos para firma.

3 Director (a)de Recursos Humanos

Recibe, revisa y firma oficio. Traslada a Jefe del Departamento de Desarrollo.


Recibe oficio firmado, adjunta el formato de Evaluación del Desempeño según el listado del personal a evaluar, traslada oficio y formato adjunto al Director o Jefe de Unidad.

5

Director o Jefe de Unidad

Recibe oficio y formato de Evaluación del Desempeño. Califica el desempeño laboral del trabajador en el formato correspondiente, firma y sella el mismo. Traslada la Evaluación del Desempeño al Jefe del Departamento de Desarrollo dentro de un plazo de 3 días a partir de la recepción.

6

Jefe del Departamento de Desarrollo

Recibe Evaluaciones del Desempeño, elabora un informe tipo cuadro resumen ejecutivo de los resultados de la Evaluación y registra los resultados. Traslada informe a Director (a) de Recursos Humanos.

7

Jefe del Departamento de Desarrollo

Si aprobó la Evaluación elabora carta al trabajador, informándole lo correspondiente y traslada a Director de Recursos Humanos para firma. Si no aprobó Evaluación informa a Director de Recursos Humanos, quien emite el alertivo al Procurador de los Derechos Humanos adjuntando la documentación que corresponda.


Recibe, firma y sella carta informando lo correspondiente y traslada a Jefe del Departamento de Desarrollo


Recibe carta firmada y sellada y la traslada a trabajador confirmado.

10 Trabajador Trabajador recibe carta y firma de recibido


Recibe y entrega carta a Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos para archivarla en el expediente del trabajador.

12 Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos

Recibe y archiva carta.

PROCEDIMIENTO

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

229

Diagrama de flujo:

Pro

cura

du

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de

los

Der

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os

Hu

man

os

- D

irec

ció

n d

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rso

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ano

s

Evaluación de Desempeño

Secretaria de

Recursos

Humanos

Trabajador de la

Institución


Humanos

Director o Jefe de

Unidad

Técnico

Especializado de

Acuerdos y

Contratos

Procurador de los

Derechos Humanos

Jefe del Departamento

de Desarrollo

Inicio

Elabora listado

de personal

Adjunta el

formato de

Evaluación del

Desempeño

según el listado

Califica el

desempeño

laboral del

trabajador, firma,

sella y traslada.

Recibe, revisa

y firma oficio.

Elabora oficio para

Directores

Elabora un

informe tipo

cuadro resumen

ejecutivo

Recibe informe

de Resultados y

gira instrucción

Recibe, evalúa y

analiza los

resultados.

Toma la decisión

con respecto al

trabajador

Recibe, firma y

sella carta

informando la

desición.

Recibe carta

firmada y sellada

y la traslada a

trabajador Recibe carta

y firma de

recibido

Recibe

Copia de

carta y

archiva.

Fin

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

230

5. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

Determina las principales necesidades y prioridades de capacitación disminuyendo

significativamente las brechas existentes en materia de conocimientos, habilidades y actitudes de

los trabajadores de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, apoyado por un

Programa de trabajo que establece el calendario de las actividades de acuerdo a los objetivos

estratégicos de la institución.

Elaborar e implementa el Plan Anual de Capacitación basado en el Diagnóstico de Necesidades de

Capacitación, que permita disminuir significativamente las brechas existentes en materia de

conocimientos, habilidades y actitudes delos trabajadores de la Institución del Procurador de los

Derechos Humanos.

Departamento Desarrollo

Unidad de Plan de Carrera

Despacho Superior

Direcciones

Auxiliaturas Departamentales, Municipales, Regionales y Móviles



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

231


Nombre del Procedimiento: Plan Anual de Capacitación

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /




Define la metodología para la detección de necesidades de capacitación. Elabora Propuesta de instrumento de DNC, traslada propuesta de DNC a Director (a) de RRHH.


Recibe, revisa y aprueba la propuesta, traslada el instrumento de DNC a cada Director (a) para llenar el instrumento.

3 Director (a) Recibe instrumento, identifica las necesidades de capacitación en coordinación con los Jefes de Unidad, Llena el DNC, firma, sella y traslada a Director (a) de Recursos Humanos.


Recibe instrumento y lo traslada a Jefe del Departamento de Desarrollo


Recibe DNC, analiza las necesidades de capacitación y establece prioridades. Elabora el Plan Anual de Capacitación Institucional. Traslada a Director (a) de Recursos Humanos para revisión y aprobación.


Recibe, revisa y valida el Plan Anual de capacitación, traslada a Procurador de los Derechos Humanos para aprobación.


Recibe Plan Anual de Capacitación, revisa y aprueba el Plan, traslada a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe Plan aprobado y traslada a Jefe del Departamento de Desarrollo


Recibe y traslada a Técnico de Capacitación Plan Anual de Capacitación para su implementación

PROCEDIMIENTO

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

232

Diagrama de Flujo:


Formato de DNC

Instructivo para llenar DNC

Formato del PAC

Formato de carta de requerimiento

Proc

urad

uría

de

los

Der

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uman

os -

Dire

cció

n de

Rec

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uman

os

Plan Anual de Capacitación

Director o Jefe de

Unidad

Procurador de los

Derechos Humanos

Jefe del

Departamento de

Desarrollo


Humanos

Inicio

Define

metodología

para el DNC.

Recibe y traslada

documento con

Vo.Bo.

Recibe DNC,

analiza y

establece

prioridades.

Recibe

instrumento,

llena con jefes,

firma y traslada.

Recibe, revisa y

aprueba el DNC.

Recibe, revisa y

valida el Plan

de Capacitación

Anual.

Revisa y

aprueba el Plan

de Capacitación

Recibe Plan

aprobado y

traslada a

Departamento de

Desarrollo

Recibe Plan

Anual de

Capacitación

para su

implementación

Fin

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

233

6. CONTROL DE PERSONAL

Administrar los controles de asistencia y permisos, garantizando el cumplimiento de normas y la

aplicación de acciones en sujeción a estas y el mantenimiento actualizado de la base de datos del

personal.

Llevar un estricto control de la asistencia, permisos y ausencias del personal para dar

cumplimiento a lo estipulado en el Reglamento de Personal de la Institución del Procurador de los

Derechos Humanos.


Unidad de Registro y Control

Direcciones, Unidades



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

234


Nombre del Procedimiento: Control de Personal

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Trabajador Marca con su huella en el reloj digital su hora de entrada al edificio, su horario de almuerzo y salida. Solicita permiso para permanecer en el edificio en horas y días no hábiles, para salir del edificio dentro del horario laboral o para no asistir a sus labores.

2 Técnico de Registro y Archivo Elabora semanalmente reporte de control de marcaje. Verifica el cumplimiento de los horarios. Si existe incumplimiento, elabora memorándum dirigido a Jefe Inmediato Superior del trabajador para informarle el incumplimiento. Traslada memorándum a Director (a) de Recursos Humanos para firma. Recibe formulario de solicitud de permiso con visto bueno del Jefe inmediato Superior, entrega copia de formulario a trabajador. Traslada formulario a Director (a) de Recursos Humanos para visto bueno.


Recibe, firma y sella memorándum y traslada a Jefe Inmediato Superior. Recibe firma y sella formularios de solicitud de permiso, traslada a Técnico de Registro y Archivo

4 Jefe Inmediato Superior Recibe memorándum y toma las acciones correspondientes notificando a la Dirección de Recursos Humanos de lo actuado.

5 Técnico de Registro y Archivo Recibe copia sellada y archiva en el expediente del trabajador. Recibe formularios con visto bueno ingresa la información en los controles digitales correspondientes. Archiva formulario en el expediente del personal.

PROCEDIMIENTO

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

235

Diagrama de Flujo:


Notificación de ausencia por permiso

Autorización de permanencia en el edificio

Autorización de salida del edificio

Control en Base de Datos

Formato de Memorando de llamada de atención

Pro

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s

Control de Personal


Humanos

Director o Jefe de

Unidad

Trabajador de la

Institución

Técnico de Registro y

Archivo

Inicio

Marca con su

huella en el

reloj digital.

Recibe

memorándum y

toma las

acciones

correspondientes

Recibe firma y

sella

memorándum y

formularios de

solicitud de

permiso

Elabora

semanalmente

reporte de control

de marcaje.

Recibe copia

sellada y

archiva en el

expediente del

trabajador.

Fin

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

236

7. DESVINCULACIÓN LABORAL

La desvinculación laboral es el proceso mediante el cual se procede a dar por terminada la relación

laboral, por cualquiera de las partes y en el que el último procedimiento es la cancelación de las

prestaciones laborales toda vez que el trabajador haya cumplido con los requisitos exigidos para

retirarse de la institución.

Establecer las actividades necesarias para la correcta desvinculación del personal, culminando con

el pago de sus prestaciones e indemnización cuando le correspondan.


Unidad de Registro y Control

Direcciones, Unidades



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

237


Nombre del Procedimiento: Desvinculación Laboral

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Trabajador Presenta renuncia irrevocable al cargo al Procurador de los Derechos Humanos


Recibe y acepta la renuncia. Notifica a Dirección de Recursos Humanos para las acciones correspondientes.


Recibe renuncia aprobada por el Señor Procurador, traslada a Jefe de Aprovisionamiento

4 Jefe de Aprovisionamiento

Procede a elaborar el oficio de aceptación de la renuncia y traslada a Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos.

5 Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos

Recibe la copia de la aceptación de la renuncia, elabora el Acuerdo, traslada al Jefe de Aprovisionamiento quien lo eleva al Señor Procurador


Recibe y firma acuerdo. Traslada a la Dirección de Recursos Humanos

7 Director de Recursos Humanos

Recibe acuerdo y traslada al Jefe de Aprovisionamiento de Personal

8 Jefe de Aprovisionamiento

Recibe acuerdo y traslada a Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos


Recibe acuerdo, elabora acta, elabora el formulario de prestaciones con su respectivo acuerdo y expediente y lo traslada a Técnico Especializado de Control de Personal. Traslada certificación de acta, listado y nota a Contraloría General de Cuentas. Traslada copia de acuerdo al Técnico Especializado de Nóminas.

10 Técnico Especializado de Nómina

Recibe copia de acuerdo. Procede a hacer corte de salario en el Sistema de Nómina.

11 Técnico Especializado de Control de Personal

Recibe expediente para elaborar el formulario de vacaciones pendientes. Traslada a Técnico Especializado de Acuerdos y Contratos. Realiza la entrevista de desvinculación laboral y entrega formulario de solvencia al trabajador que renuncia.

12 Trabajador que renuncia

Recibe y tramita solvencia, llena entrevista de desvinculación laboral, y firma acta. Entrega a Técnico de Control de personal.


Recibe expediente con formulario de prestaciones y vacaciones pendientes, traslada a Directora de Recursos Humanos para Visto Bueno.

14 Directora de Recursos Humanos

Recibe y firma formulario de prestaciones y vacaciones, traslada a Técnico de Acuerdos y Contratos

PROCEDIMIENTO

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

238


Traslada el expediente y los formularios de prestaciones y vacaciones a Dirección Financiera para el cálculo y pago de prestaciones laborales e indemnización.

16 Dirección Financiera Recibe expediente y formularios para lo que corresponda. Devuelve expediente al Jefe del Departamento de Aprovisionamiento quien lo entrega al Técnico de Archivo y Registro para archivo.

17 Técnico de Archivo y Registro

Archiva expediente.

Diagrama de Flujo:

Pro

cu

rad

urí

a d

e lo

s D

ere

ch

os

Hu

ma

no

s -

Dir

ec

ció

n d

e R

ec

urs

os

Hu

ma

no

s

Desvinculación Laboral

Técnico de

Archivo y

Registro

Dirección

Financiera

Técnico

Especializado de

Control de Personal

Técnico

Especializado de

Nómina


Humanos

Jefe de

AprovisionamientoTrabajador de la

Institución

Técnico

Especializado de

Acuerdos y

Contratos

Procurador de los

Derechos Humanos

Inicio

Presenta

renuncia

irrevocable al

cargo al PDH.

Elaborar el

oficio de

aceptación de

la renuncia.

Elabora el Acuerdo

y traslada al Jefe

de

Aprovisionamiento

Recibe

renuncia

aprobada por

el PDH.

Recibe y acepta

la renuncia.

Recibe y firma

acuerdo.

Recibe acuerdo

y traslada

Elabora acta y

formulario de

prestaciones.

Procede a hacer

corte de salario

en el Sistema de

Nómina

Recibe acuerdo

y traslada

Elaborar el

formulario de

vacaciones

pendientes

Recibe y

tramita

solvencia.

Recibe expediente

con formulario de

prestaciones y

vacaciones

pendientes.

Recibe y firma

formulario de

prestaciones y

vacaciones. Realiza el cálculo y

pago de prestaciones

laborales e

indemnización cuando

corresponda

Recibe

expediente y

formularios para

realizar pagos.

Fin

Archiva

expediente

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

239

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. AGENDA INSTITUCIONAL

Describir el proceso de la Elaboración de la Agenda Institucional, desde la solicitud a todas las Unidades Administrativas por medio de la Matriz de Eventos para la calendarización de las actividades y eventos contemplados en el POA, hasta la elaboración de la Agenda preliminar semanal y por último la Agenda Final, que es trasladada al Despacho Superior del PDH.

Dirección de Planificación y Gestión Administrativa

Unidades Administrativas de la Institución

Despacho Superior

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO


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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

240


Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Agenda

Institucional

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1

Director(a) de la –DPGA Con base al Plan Anual de la DPGA, gira instrucciones al Técnico en Planificación para que solicite a todas a las Unidades de la Institución la calendarización de actividades y eventos, contemplados en el POA.

2 Técnico en Planificación -

DPGA-

Remite a las Unidades de la Institución Matriz de Eventos para la calendarización de las actividades y eventos contemplados en el POA.

3 Unidades Administrativas de la

PDH

Elaboran la calendarización de actividades y eventos con fechas y trasladan matriz correspondiente al Técnico de Planificación.

4

Técnico en Planificación –

DPGA-

Extrae información de la Matriz de Eventos que recibe de las Unidades Administrativas, se procede a elaborar el consolidado de eventos anual.

5

Técnico en Planificación –DPGA-

Elabora Agenda Preliminar semanal la cual se remite nuevamente a las Unidades Administrativas, conforme al consolidado de eventos anual.

6 Unidades Administrativas Confirman las Actividades y eventos de la Agenda

Preliminar y la traslada a la DPGA, al técnico de Planificación.

7 Técnico en Planificación –

DPGA-

Elabora la agenda final semanal y la traslada al

Despacho Superior de la IPDH.

8 Despacho del PDH Recibe Agenda Final Semanal.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

241

Diagrama de Flujo:


1. Matriz de Eventos 2. Agenda Preliminar 3. Agenda Final

PR

OC

UR

AD

UR

ÍA D

E L

OS

DE

RE

CH

OS

HU

MA

NO

S

D

IRE

CC

IÓN

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N Y

GE

ST

IÓN

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Proceso: Agenda Institucional

Técnico en

Planificación

-DPGA-

Unidades

Administrativas

PDH

Despacho del

PDH

DIRECTOR(A)

-DPGA-

INICIO

Gira instrucciones

para

Calendarización de

Actividades y

Eventos

Solicita a las

Áreas de la

Institución Matriz

de Eventos

Elaboran

Calendarización de

Actividades y

eventos con fecha y

traslada a la -DPGA-

Extrae información

de la Matriz de

Eventos

Elabora Agenda

Preliminar

Semanal

Confirman las

actividades y

eventos de la

Agenda Preliminar

Elabora Agenda

Final SemanalRecibe Agenda

Final Semanal

FINAL

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

242

2. CAPACITACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Dar a conocer el procedimiento para la elaboración de POA´s de todas las Unidades Administrativas, así mismo conocer los instrumentos y lineamientos para la mejor presentación de los mismos.


Unidades Administrativas de la Institución

Despacho Superior



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

243


Nombre del Procedimiento: Capacitación POA

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo(

días) 1 Director (a) de la -DPGA- Elabora Plan de Capacitación. Traslada.

2 Secretaria de la –DPGA- Remite para Vo.Bo. del Procurador de los Derechos Humanos, el Plan de Capacitación.

3 Despacho del PDH Vo.Bo. del Plan de Capacitación.

4 Secretaria de la–DPGA- Recibe Plan de Capacitación con Vo.Bo. del PDH, Traslada.

5 Director (a) de la –DPGA- Gira instrucciones a Secretaria de la -DPGA- para coordinar con Unidad de Capacitación y Motivación la organización y convocatoria de la capacitación del POA.

6 Secretaria de la -DPGA- Coordina con la Unidad de Capacitación la organización y convocatoria del POA.

7 Secretaria de la -DPGA- Convoca a todas las Unidades Administrativas para la participación en la Capacitación sobre el POA.

8 Unidad de Capacitación y Motivación

Cotiza y tramita Pedido y Remesa para los pagos de los servicios que se requerirán en las capacitaciones.

9 Secretaria de la –DPGA- Prepara las carpetas con los Instrumentos que se utilizaran en las capacitaciones.

10 Director (a) de la –DPGAI- y/o Técnicos de Planificación de la -DPGA-

Introduce y desarrolla la Capacitación.

11 Director (a) de la –DPGA- y Técnicos de Planificación de la -DPGA-

Explica llenado de la Matriz del POA y los instrumentos de Planificación.


Elaboran el POA del año siguiente de sus respectivas Unidades.

13 Técnico de Planificación -DPGA-

Asesoran y revisan la elaboración del POA de las Unidades Administrativas de la IPDH.


Presentan POA elaborado para el año siguiente.

15 Técnico de Planificación de la –DPGA- y/o Secretaría de la –DPGA-

Recopila POA de todas las Unidades Administrativas participantes en la capacitación.

16 Director (a) de la –DPGA- y/o Técnico de Planificación

Concluye la Capacitación

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

244

Diagrama de Flujo:


1. Instructivo POA 2. Formato POA

3. POA Final

P

RO

CU

RA

DU

RÍA

DE

LO

S D

ER

EC

HO

S H

UM

AN

OS

DIR

EC

CIÓ

N D

E P

LAN

IFIC

AC

IÓN

Y D

ES

AR

RO

LLO

INS

TIT

UC

ION

AL

Proceso: CAPACITACIÓN Y ELABORACIÓN DEL POA

Unidades

Administrativas

IPDH

Unidad de

Capacitación y

Motivación

DRH

Director (a)

-DPGA-

Técnico de

Planificación

-DPGA-

Despacho del

PDH

Secretaria de la

-DPGA-

INICIO

Da Vo.Bo. Al Plan

de Capacitación

Elabora Plan de

Capacitación

Recibe Plan de

Capacitación con

Vo.Bo. Del PDH

Gira Instrucciones para

coordinar con la Unidad

de Capacitación y

Motivación la org. Y

convocatoria de la

capacitación del POA

Convoca a todas la

Unidades

Administrativas para la

participación en la

capacitación sobre el

POA

Coordina con la Unidad

de Capacitación la

Organización y

convocatoria del POA

Cotiza y tramita

Pedido y Remesa

para los pagos de

los Servicios.

Prepara las Carpetas

con los Instrumentos

que se utilizaran en

las Capacitaciones.

Introduce y

desarrolla la

Capacitación

Remite para

Vo.Bo. Del PDH el

Plan de

Capacitación

Explica llenado de

la Matriz del POA

y los instrumentos

de Planificación

Explica llenado de

la Matriz del POA

y los Instrumentos

de Planificación

Introduce y

desarrolla la

Capacitación

Elaborán el POA del

año siguiente de sus

respectivas unidades

Asesoran y revisan la

elaboración del POA de

las Unidades

Administrativas

Presentan POA

elaborado para el

año siguiente

Recopila POA de todas

las Unidades

Administrativas

participantes en la

capacitación

Recopila POA de todas

las Unidades

Administrativas

participantes en la

capacitación

Concluye a la

Capacitación

FINAL

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

245

3. ELABORACIÓN PLAN ESTRATÉGICO

Dar a conocer los pasos para construir el Plan Estratégico Institucional que contiene los Objetivos o Áreas Estratégicas, Objetivos Operativos y las Acciones Estratégicas para conseguir esos Objetivos.

Despacho Superior Dirección de Planificación y Gestión Administrativa Unidades Administrativas



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

246


Nombre del Procedimiento: Elaboración Plan Estratégico

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Despacho del PDH Solicita nuevo Plan Estratégico Institucional de acuerdo a las Líneas o Áreas Estratégicas.

2 Director (a) de la –DPGA- Solicita al Despacho Superior Líneas o Áreas Estratégicas, Objetivos Estratégicos, Acciones Estratégicas.

3 Director (a) de la -DPGA-

Convoca al Equipo de la –DPGA- para elaborar el Plan Estratégico Institucional.

4 Equipo de la –DPGA- En conjunto con el Director (a) elaboran versión del PEI.

5 Despacho Superior

Analiza versión del Plan Estratégico Institucional. ¿Procede versión del Plan Estratégico Institucional? No (Con Observaciones) Se traslada al Director (a) de la –DPGA- para las correcciones a las observaciones. Si, Regresa a la Actividad No. 5

6 Directora (a) de la –DPGA- Gira Instrucciones para convocar a todas las Unidades Administrativas para discutir el Plan Estratégico Institucional.

7 Secretaria de la –DPGA- Traslada convocatoria a todas las Unidades Administrativas.

8 Despacho y Directores correspondientes.

Discute y validan Plan Estratégico Institucional con el equipo de la –DPGA-

9 Equipo de la –DPGA- Discute y validan Plan Estratégico Institucional con las Unidades Administrativas de la IPDH.

10 Director (a) de la -DPGA-

Traslada para elaboración de Memorándum de presentación del Plan Estratégico Institucional.

11 Secretaria de la -DPGA-

Elabora Memorándum de presentación del Plan Estratégico Institucional.

12 Secretaria de la -DPGA- Traslada Plan Estratégico Institucional con Memorándum de presentación.

13 Despacho Superior del IPDH. Da Vo.Bo. al Nuevo Plan Estratégico Institucional.

14 Secretaria de la -DPGA- Socializa el Plan Estratégico Institucional a todas las Unidades Administrativas de la IPDH.


Reciben Plan Estratégico Institucional.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

247

Diagrama de Flujo:

PR

OC

UR

AD

UR

ÍA D

E L

OS

DE

RE

CH

OS

HU

MA

NO

S

DIR

EC

CIÓ

N D

E P

LAN

IFIC

AC

IÓN

Y G

ES

TIÓ

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Elaboración y Actualización del Plan Estratégico

Director(a) de la

-DPGA-

Equipo de la

-DPGA-

Secretaría de la

-DPGA-

Unidades

Administrativas

IPDH

Despacho

Superior del

PDH

INICIO

Solicita nuevo

Plan Estratégico

Institucional

Solicita al Despacho

Superior Líneas o Áreas

Estratégicas, Objetivos

Estratégicos y Acciones

Estratégicos

Corrige con el

Equipo de la -DPGA-

Observaciones al

PEI

Vo.Bo. Al PEI

Socializa el PEI a todas

las Unidades


IPDH.

Reciben PEI

FINAL

Convoca al

Equipo de la -

DPGA- para

elaborar el PEI

En Conjunto con

el Director (a)

elaboran PEI.

Analiza versión

del Plan

Estratégico

Institucional

¿Procede? NO

Gira Instrucciones

para convocar a

todas las Unidades


IPDH

SI

Traslada convocatoria a

todas las Unidades


IPDH

Discuten y Validan

el PEI

Discuten y Validan

el PEI

Traslada para

elaboración de

Memorándum de

envío del PEI

Elabora

Memorándum de

presentación del PEI.

Traslada PEI con

Memorándum de

Presentación.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

248

4. ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Dar a conocer el procedimiento para la elaboración de POA´s de todas las Unidades Administrativas, así mismo conocer los instrumentos y lineamientos para la mejor presentación de los mismos



Despacho Superior



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

249


Nombre del Procedimiento: Elaboración POA

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Director(a) de Planificación y Gestión Administrativa

Con base al Plan Anual de la DPGA, gira instrucciones a la Secretaria de la Dirección para que traslade a todas a las Unidades de la Institución los instrumentos (Formato POA e Instructivo para su llenado) que servirá para elaborar el POA.

2 Secretaria de la Dirección –DPGA-

Traslada los instrumentos (Formato POA e Instructivo) a las Unidades Administrativas para la elaboración del POA.


Elaboran POA de acuerdo al Instructivo y lineamientos de la DPGA, traslada a la Secretaria de la DPGA.

4 Secretaria de la Dirección –DPGA-

Recibe POA y traslada a los Técnicos de Planificación.

5 Técnicos de Planificación –DPGA-

Revisan POA y hacen las observaciones, y las trasladan a las Unidades Administrativas de la PDH.

6 Unidades Administrativas Realizan las Correcciones al POA y trasladan a los Técnicos en Planificación.

7 Técnicos de Planificación -DPGA-

Trasladan POA ya corregido al Asistente Técnico de Planificación para la Consolidación de los POA´s de todas las Unidades Administrativas.

8 Asistente Técnico de Planificación

Consolida los POA´s de todas las Unidades Administrativas.


Ingresa la consolidación de los POA´s de todas la Unidades Administrativas al Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.


Elabora del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- los formularios DTP1, DTP2, DTP3, DTP4 Y DTP5. Traslada al Director (a) de la DPGA.

11 Director (a) de la –DPGA- Elabora el Texto del POA.

12 Director(a) de la –DPGA- Consolida en documento final, Texto de POA y DTP´s. Traslada a Secretaria de la Dirección de la –DPGA-, para firma del PDH.

13 Secretaria de la –DPGA- Traslada al Despacho del PDH para firma del Documento Final POA (DTP´s y cartas de envío).

14 Despacho del PDH Firma Documento Final POA (DTP´s y Cartas de envío). Traslada. 15 Secretaria de la -DPGA- Recibe Documento Final del POA firmado por el PDH.


Traslada Documento Final POA a las Entidades correspondientes (SEGEPLAN, DTP, Congreso de la Republica, Comisión de Derechos Humanos del Congreso de la República, Comisión de Finanzas Públicas y Moneda del Congreso de la República, Contraloría General de Cuentas, Viceministra de Administración Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas, Ministerio de Finanzas Públicas y Unidades Administrativas de la PDH).

17 Secretaria de la -DPGA- Archiva POA con las firmas de recibido de las Entidades Correspondientes.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

250

Diagrama de Flujo:


1. Instructivo para elaboración del POA 2. Formato POA

P

RO

CU

RA

DU

RÍA

DE

LO

S D

ER

EC

HO

S H

UM

AN

OS

D

IRE

CC

IÓN

DE

PL

AN

IFIC

AC

IÓN

Y D

ES

AR

RO

LL

O IN

ST

ITU

CIO

NA

L

PROCESO: ELABORACIÓN DEL POA

Despacho

Superior

PDH

Secretaría

-DIPLADI-

Unidades

Administrativas

PDH

Técnico en

Planificación

-DIPLADI-

Asistente

Técnico en

Planificación -

DIPLADI-

Director (a)

-DIPLADI-


el traslado de los

instrumentos para el

llenado del POA a las

Unidades

Administrativas

Traslada los

Instrumentos a las

Unidades

Administrativas para la

elaboración del POA

Recibe POA´s y

traslada a los

Técnicos de

Planificación

Elaboran POA de

acuerdo al Instructivo

y lineamientos de la

DIPLADI

Revisan POA´s y

hacen las

observaciones

correspondientes

Realizan las

correcciones al

POA

Recibe las

correcciones al

POA y da su

Vo.Bo. Traslada.

Consolida los

POA´s de todas

las Unidades

Administrativas

Ingresa la

consolidación de

los POA´s al

SICOIN

Genera del SICOIN los

Formularios DTP1,

DTP2, DTP3, DTP4 Y

DTP5. Traslada.

INICIO

Elabora el Texto

del POA

Consolida Texto

del POA y DTP´s.

Traslada.

Recibe Documento

Final del POA.

Traslada.

Firma Documento

Final del POA

(DTP´s y cartas de

envío). Traslada.

Recibe Documento

Final del POA ya

Firmado. Traslada.

Traslada el

Documentos Final

del POA a las

Entidades

Correspondientes

Archiva el POA con

las firmas de recibido

de las Entidades

Correspondientes

FINAL

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

251

5. ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Indicar el procedimiento para la elaboración delos Manuales Administrativos de la Institución, con el fin de contar con un documento que sirva de base para la consulta y orientación de las funciones, puestos, etc. de cada una de las Unidades Administrativas.



Despacho Superior

Procedimiento No.

No. De Pasos:

Nombre del Procedimiento: Manuales Administrativos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Despacho PDH Lineamientos para la estructura 2 DPGA Elaboración de solicitud 3 Despacho PDH Aprobación 4 Secretaría General Elaboración de Acuerdo de aprobación 5 Comunicación Social Publicidad 6 DPGA Socialización Unidades Administrativas


PROCEDIMIENTOS


Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

252

Diagrama de Flujo:

Pro

cu

rad

or

de

lo

s D

ere

ch

os H

um

an

os -

Dire

cció

n d

e P

lan

ific

ació

n y

Ge

stió

n A

dm

inis

tra

tiva

Proceso para la elaboración de Manuales Administrativos

Comunicación

Social

Unidades

Administrativas

Secretaría

GeneralDPGADespacho PDH

Inicio

Aprobación

Elaboración de

Solicitud

Publicidad

Socialización

Unidades

Administrativas

Reciben los

Manuales

Administrativos

Finaliza

Lineamientos

para la

estructura

Elaboración de

Acuerdo de

Aprobación


1. Formatos de los Manuales Administrativos

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

253

6. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Describir el proceso para la elaboración del Reglamento de Organización y Funcionamiento, para que la Institución cuente con una herramienta que guíe el que hacer de cada Unidad Administrativa.



Despacho Superior



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

254

Procedimiento No.

6 No. De Pasos: 18

Nombre del Procedimiento: Elaboración o actualización de Reglamento de Organización y

Funcionamiento

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Director (a) de la –DPGA- Gira instrucciones para solicitar información sobre la estructura organizacional de cada Unidad Administrativa (Funciones, Objetivos Generales y Específicos).

2 Secretaria de la -DPGA- Solicita información sobre la estructura organizacional de cada Unidad Administrativa (Funciones, Objetivos Generales y Específicos).


Informa sobre la Estructura Organizacional de sus Unidades Administrativas.


Revisa la información actualizada enviada por las Unidades administrativas e integra la misma en un nuevo Reglamento de Organización y Funcionamiento.


Traslada al Director (a) para su análisis y revisión.

6 Director (a) de la–DPGA- Analiza y revisa el Reglamento de Organización y Funcionamiento con base al Organigrama de la Institución.

7 Secretaria de la–DPGA- Traslada ROF para el análisis jurídico 8 Asesoría Jurídica Revisa y analiza el ROF.

¿Procede Reglamento de Organización y Funcionamiento? No (Con Observaciones)

Se traslada a la Secretaría de la –DPGA- para las correcciones a las observaciones.

Si, regresa a la actividad No. 8

9 Secretaria de la –DPGA- Recibe ROF revisado. 10 Director (a) de la –DPGA- Traslado para la elaboración de Memorándum de presentación y

envío del ROF al Despacho Superior del PDH, para Vo.Bo. del Procurador de los Derechos Humanos.


Elabora Memorándum de presentación del ROF para Vo.Bo. del Procurador de los Derechos Humanos.

12 Despacho Superior del PDH Da Vo.Bo. al ROF. 13 Secretaría General de la

IPDH Emite acuerdo de creación del ROF.

14 Secretaria de la -DPGA- Recibe ROF y acuerdo de creación. 15 Dirección Financiera-

Administrativa Gira instrucciones para que se inicie proceso de Publicación del ROF en el Diario de Centro América.

16 Dirección Financiera-Administrativa

Llena Pedido y Remesa para la Publicación del ROF en el Diario de Centro América.

17 Unidad de Compras Gestiona y paga la Publicación del Reglamento de Organización y Funcionamiento en el diario de Centro América.

18 Secretaria de la -DPGA- Socializa el Reglamento de Personal a todas las Unidades Administrativas de la Institución.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

255

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: 1. Formato para la Elaboración del Reglamento de Organización y Funcionamiento

P

RO

CU

RA

DU

RÍA

DE

LO

S D

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HO

S H

UM

AN

OS

D

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CC

IÓN

DE

PL

AN

IFIC

AC

IÓN

Y G

ES

TIÓ

N A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Reglamento de Organización y Funcionamiento

Unidad de

Compras

Secretaría General

de la

IPDH

Dirección

Financiero -

Administrativo

Despacho

Superior de la

PDH

Secretaría de la

-DPGA-

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Técnico en

Planificación -

DPGA-

Asesoría

Jurídica

Director (a) de

la -DPGA-

INICIO


solicitar la validación y/o

información sobre la

Estructura

Organizacional

Solicita información sobre

la estructura

organizacional de cada


Informan sobre la

estructura

organizacional de sus

Unidades

Administrativas

Analiza y revisa el

ROF con base al

Organigrama de la

Institución

Socializa el ROF a

todas las

Unidades

Administrativas

Recibe ROF y

Acuerdo de

Creación

Llena pedido y

remesa para la

publicación del ROF

en el DCA

FINAL

Traslada al

Director (a) para

su análisis y

revisión

Traslada ROF

para análisis

Jurídico

Revisa información sobre

la Estructura

Organizacional e integra

la misma en un nuevo

ROF

Revisa y analiza el

ROF

¿Procede?Corrige las

ObservacionesNO

Recibe ROF

revisado

SI

Solicita elaboración

de Memorándum de

presentación y envío

del ROF

Elabora Memorandum

de presentación del ROF

y traslada para Vo.Bo

del PDHDa Vo.Bo. Al ROF

Emite acuerdo de

creación del ROF

Gira Instrucciones

para que se inicie

proceso de

publicación del ROF

en el DCA

Gestiona y paga la

Publicación del

ROF en el DCA

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

256

7. SEGUIMIENTO AL PLAN OPERATIVO ANUAL

Indicar el proceso de la ejecución de las actividades contempladas en el POA y enmarcadas dentro de la Programación Cuatrimestral, por medio de la Matriz de Seguimiento Mensual.



Despacho Superior



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

257

Procedimiento No.

7 No. De Pasos:

Nombre del Procedimiento: Seguimiento al Plan Operativo

Anual

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Director de la –DPGA- Solicita por medio de Memorándum a todas las Unidades Administrativas la Matriz de Seguimiento mensual.

2 Secretaria de la –DPGA- Remite en formato físico y electrónico Memorándum a todas las Unidades Administrativas.


Reciben la Matriz de Seguimiento Mensual Institucional y confirman mensualmente la ejecución de las metas físicas. Traslada.

4 Técnico en Planificación Revisa las Matrices de Seguimiento Mensual. 5 Técnico en Planificación ¿Procede la Matriz de Seguimiento Mensual?


Traslado a las Unidades Administrativas para las correcciones a las Observaciones. Regresa a la Actividad No. 3 Si (Sin Observaciones)

Traslada las Matrices debidamente depuradas y/o corregidas para elaborar consolidado del seguimiento del mes que corresponda.

6 Técnico en Planificación de la –DPGA-

Elabora Consolidado de las Matrices de Seguimiento Mensual

7 Director de la –DPGA- Da Vo.Bo. a la Información de la Consolidación del Seguimiento Mensual.

8 Técnico en Planificación de la –DPGA-

Ingresa el consolidado del Seguimiento Mensual al –SICOIN-

9 Técnico en Planificación de la -DPGA-

Imprime del SICOIN la Constancia de Ejecución Mensual y traslada al Director.

10 Director de la –DPGA- Firma y sella la Constancia. 11 Técnico en Planificación de

la –DPGA- Elabora Graficas de la Ejecución mensual con información de todas la Unidades Administrativas, traslada al Técnico de Planificación.

12 Técnico de Planificación de la –DPGA-

Elabora Informe Mensual cualitativo y cuantitativo de Seguimiento al Plan Operativo Anual, remite al Técnico de Planificación de la –DPGA-

13 Técnico en Planificación de la -DPGA-

Diagrama el Informe Mensual en formato oficial establecido por la –DPGA- Traslada.

14 Secretaria de la–DPGA- Traslada copia del Informe Mensual de Seguimiento al Plan Operativo Anual al Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y a todas las Unidades Administrativas.

15 Secretaria de la–DPGA- Archiva copia del Informe Mensual de Seguimiento al Plan Operativo Anual y Constancia de Ejecución Mensual.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

258

Diagrama de Flujo:


1. Matriz de Seguimiento al POA 2. Formato de Informe Mensual de Seguimiento al POA

PRO

CURA

DURÍ

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LO

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ANO

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Y G

ESTI

ÓN

ADM

INIS

TRAT

IVA

Seguimiento al Plan Operativo

Unidades

Administrativas

PDH

Técnicos de

Planificación

DPGA

Director (a)

DPGA

Secretaría

-DPGA-

Remite en formato físico

y electronico

Memorandúm y formato

de la Matriz de

Seguimiento Mensual

INICIO

Reciben y llenan la Matriz de

Seguimiento Cuatrimestral,

confirmando mensulamente

las metas fisicas, traslada.

Revisan las Matrices

de Seguimiento

Mensual del

Cuatrimestre

¿Procede?

Realizan las

correcciones a las

Observaciones

Consolida todas las

Matrices de Seguimiento

Cuatrimestral de todas

las Unidades

Administrativas

No

Ingresa la Consolidación

de las Matrices de

Seguimiento

Cuatrimestral al SICOIN

Da Vo.Bo. A la Información

de la Consolidación del

Seguimiento Cuatrimestral

en la Fase de Registrado

del SICOIN

Elabora Graficas

de la Ejecución

Mensual

Elabora Informe Mensual

Cualitativo de

Seguimiento al Plan

Operativo Anual

Diagrama el Informe

Mensual en formato

oficial establecido por la

–DPGA-. Traslada.

Solicita por medio de

Memorándum a todas

las Unidades

Administrativas la Matriz

de Seguimiento mensual

SI

Elabora consolidado de

las Matrices de

Seguimiento

Cuatrimestral

Imprime del SICOIN la

Constancia de Ejecución

Mensual

Firma y sella la

Constancia

FINAL

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

259

8. CAMBIOS A LA MATRIZ DEL POA Y AGENDA INSTITUCIONAL

El objetivo de este procedimiento es la incorporación de las resoluciones elaboradas por las unidades administrativas de la Institución en la Matriz de Planificación Anual.



Procedimiento No.

8 No. De Pasos:

Nombre del Procedimiento: Cambios a la Matriz del POA y

Agenda Institucional

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



1 Secretaria de la – DPGA – Recibe, verifica y registra Resolución de cambios a los documentos. Y traslada a Auxiliar técnico responsable.

2 Auxiliar Técnico – DPGA – Recibe la Resolución y realiza los cambios respectivos en el documento. Y devuelve a la Unidad Administrativa con los cambios respectivos.

3 Técnico – DPGA – Traslada la resolución y los cambios al SICOIN.


PROCEDIMIENTOS


Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

260

Diagrama de Flujo:

Pro

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Ge

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inis

tra

tiva

Cambio a la Matriz del POA y Agenda Institucional

Técnicos de

Planificación

DPGA

Auxiliar Técnico

DPGA

Secretaría

DPGA

Inicio

Recibe, Revisa y

Registra la

Resolución

Realiza los cambios

en el documento

pertinente

Realiza los cambios

en el SICOIN

Inicio


1. Resolución de Cambios.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

261

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

1. DESARROLLO DE SOLUCIONES DEL PROBLEMA/SOFTWARE/APLICACIÓN/ ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS

Conocer el funcionamiento general de la DTI en cuanto a la atención de solicitudes específicas

sobre cambios, mejoras, adiciones o nuevas funcionalidades en software / aplicaciones de

desarrollo interno.


Departamento de Operaciones TI y las unidades que lo conforman.

Departamento de Desarrollo de Sistemas y las unidades que lo conforman.

Departamento de Soporte y Servicio Técnico.



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

262


Paso No.


1 Solicitante Realiza solicitud por vía verbal, escrita, telefónica y/o correo electrónico (e-mail).

2 Personal Técnico de la unidad de Servicio al Usuario (Service Desk)

Recepción de solicitud de servicios IT o reunión. Ingresa solicitud y genera número de Ticket. Entrega vía correo electrónico Ticket de atención.

3 Subdirector/a Director/a

Análisis del tipo de la solicitud (normal-global o especial-confidencial). Coordinar reunión de levantamiento de requerimientos y especificaciones con Jefe Departamento de Desarrollo de Sistemas y/o Unidad(es) a quien corresponda la solicitud y la solución requerida.

4 Jefe/a de Departamento de Desarrollo de Sistemas

Atención a reunión de trabajo para levantar requerimientos, especificaciones y necesidades de información.

5 Personal Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Elaborar Documento de Especificaciones, Requerimientos y Criterios de aceptación de Sistemas.

6 Jefe/a de Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Presentar y entregar Documento para validación y firma de Director/a del área solicitante.

7 Director/a del área solicitante

Revisa soluciones entregadas y autoriza con firma y sello el Documento.

8 Jefe/a Departamento de Desarrollo de Sistemas

Coordinar el inicio del plan de desarrollo y supervisar el mismo con la Unidad de Análisis, Diseño y Programación.

9 Personal específico (Unidad de Análisis, Diseño y Programación)

Actualizar estado de ticket de solicitud e informar al solicitante de fechas de entrega de la solución(es) y proceso de entrega.

10 Jefe/a Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Desarrolla Solución con equipo de programación y personal a su cargo. Coordina con el Departamento de Operaciones TI y la Unidad de Bases de Datos, según sea requerido.

Procedimiento No.

01 No. De Pasos: 16

Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Soluciones de Sistemas / Software / Aplicaciones / Administración de Sistemas

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

PROCEDIMIENTOS

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Mayo 2015

263

11 Jefaturas Departamento de Desarrollo de Sistemas y Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Realizar pruebas de la solución y coordinar en paralelo al sistema/software actual el inicio del proceso de puesta en marcha, previo a liberar la solución y entrega formal a usuarios.

12 Jefaturas Departamento de Desarrollo de Sistemas y Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Presentan solución a la Dirección de la DTI y otros Jefes de Departamentos y/o Unidades de la DTI para evaluar la solución terminada.

13 Subdirector/a Director/a

Aprueba solución para ser liberada, de acuerdo al tipo de la solicitud (normal-global o especial-confidencial).

14 Jefe/a Departamento de Desarrollo de Sistemas

Coordina con Jefes/as Unidad de Análisis, Diseño y Programación y Departamento de Soporte y Servicio Técnico, para llevar a cabo la capacitación al personal técnico para atención de usuarios finales en la solución a implementar/liberar.

15 Jefe/a Unidad de Análisis, Diseño y Programación

Coordina proceso de capacitación con el Director/a solicitante para uso de la solución con usuarios finales.

16 Director/a, Subdirector/a y Jefes de Departamentos y/o Unidades de DTI

Entrega formal e inicio de la puesta en producción de la solución con usuarios, se cierra ticket (por el personal específico asignado).

b. Formularios e Instructivos: Boleta de atención para sistemas y desarrollo de aplicaciones. Plantilla para documento de Requerimientos y Criterios de Aceptación de Sistemas. Plantilla para Manuales Técnico y de Usuario de Sistemas.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

264

Diagrama de Flujo:

P

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In

form

atica

Desarrollo de Soluciones de Sistemas / Software / Aplicaciones / Administración de Sistemas

Director/a del

área solicitante

Jefe/a de Unidad

de Análisis,

Diseño y

Programación

Personal Unidad

de Análisis,

Diseño y

Programación

Jefe/a de

Departamento

de Desarrollo de

Sistemas

Director/a

Dirección de

Tecnología e

Informatica

Personal Técnico de

la unidad de

Servicio al Usuario

(Service Desk)

Solicitante

INICIO

Realiza solicitud por vía

verbal, escrita, telefónica

y/o correo electrónico (e-

mail).0

Recepción de solicitud de

servicios IT o reunión.

Ingresa solicitud y genera

número de Ticket. Entrega

vía correo electrónico Ticket

de atención.

Análisis del tipo de la

solicitud. Coordina

reunión de

levantamiento de

requerimientos y

especificaciones.

Atención a reunión de

trabajo para levantar

requerimientos,

especificaciones y

necesidades de

información.

Elabora Documento de

Especificaciones,

Requerimientos y

Criterios de aceptación

de Sistemas.

Presenta y entrega

Documento para

validación y firma de

Director/a del área

solicitante.

Revisa soluciones

entregadas y

autoriza con firma y

sello el Documento.

Coordinar el inicio del

plan de desarrollo y

supervisar el mismo con

la Unidad de Análisis,

Diseño y Programación.

Actualizar estado de

ticket de solicitud e

informar al solicitante de

fechas de entrega de la

solución(es) y proceso

de entrega.

Desarrolla Solución con equipo de

programación y personal a su cargo.

Coordina con el Departamento de

Operaciones TI y la Unidad de Bases

de Datos, según sea requerido.

Realiza pruebas de la

solución y coordinar en

paralelo al sistema/software

actual el inicio del proceso de

puesta en marcha, previo a

liberar la solución y entrega

formal a usuarios.

Realiza pruebas de la

solución y coordinar en

paralelo al sistema/software

actual el inicio del proceso de

puesta en marcha, previo a

liberar la solución y entrega

formal a usuarios.

Presentan solución a la

Dirección de la DTI y otros

Jefes de Departamentos y/o

Unidades de la DTI para

evaluar la solución terminada.

Presentan solución a la

Dirección de la DTI y otros

Jefes de Departamentos y/o

Unidades de la DTI para

evaluar la solución terminada.

Aprueba solución para

ser liberada, de acuerdo

al tipo de la solicitud

(normal-global o

especial-confidencial).

Coordina con Jefes/as Unidad de

Análisis, Diseño y Programación y

Departamento de Soporte y Servicio

Técnico, para llevar a cabo la

capacitación al personal técnico para

atención de usuarios finales en la

solución a implementar/liberar.

Coordina proceso de

capacitación con el

Director/a solicitante

para uso de la solución

con usuarios finales.

Entrega formal e inicio de la

puesta en producción de la

solución con usuarios, se

cierra ticket (por el personal

específico asignado).











FINALIZA

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

265

2. ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS –ABC- DE CONFIGURACIÓN PARA USUARIOS CON ACCESOS A REDES DE TELECOMUNICACIONES E INTERNET.

Conocer el funcionamiento general de la DTI en cuanto a la atención de solicitudes específicas

sobre concesión de accesos a la red Institucional y navegación hacia redes externas así como la

INTERNET.


Departamento de Operaciones TI y las unidades que lo conforman.

Departamento de Soporte y Servicio Técnico.

PROCEDIMIENTOS


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Derechos Humanos

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Mayo 2015

266


Nombre del Procedimiento: Altas, Bajas y Cambios -ABC de configuración para usuarios con accesos a Redes de Telecomunicaciones e Internet

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


1 Solicitante Realiza solicitud por vía verbal, escrita, telefónica y/o correo electrónico (e-mail) a jefe inmediato superior.

2 Jefe/a de Unidad del solicitante Director de Área solicitante

Jefe/a de Unidad del solicitante, analiza necesidad y determina la solicitud a realizar, gestiona Vo. Bo. del Director/a de Área solicitante y envía la solicitud a la mesa de ayuda de la DTI abriendo un Ticket.

3 Director/a Recepción de solicitud de cambios a perfil de accesos y configuración de restricciones a la navegación y servicios de red y/o telecomunicaciones. Traslada instrucción de cambios al Departamento de Operaciones TI.

4 Jefe/a Departamento de Operaciones TI

Coordina los cambios con la Unidad de Redes, Telecomunicaciones y Seguridad Informática

5 Jefe/a de Unidad de Redes, Telecomunicaciones y Seguridad Informática

Realiza cambios a configuraciones, cambios requeridos y actualiza controles internos de perfiles de usuarios. Coordina con el Departamento de Soporte y Servicio Técnico visita técnica en el sitio del usuario solicitante, para corroborar el correcto funcionamiento.

6 Jefe/a Departamento de Soporte y Servicio Técnico

Coordina la gestión, verificación y pruebas de modificaciones con el usuario solicitante.

7 Personal específico de Soporte y Servicio Técnico

Realiza visita técnica al usuario e informa por correo electrónico (e-mail) al usuario con copia al Jefe/a de Soporte y Servicio Técnico.

8 Jefe/a Departamento de Soporte y Servicio Técnico

Revisa informe y reenvía o informa por correo electrónico (e-mail) al Jefe/a de la Unidad de Redes, Telecomunicaciones y Seguridad Informática, con copia al Jefe/a Departamento de Operaciones TI y Subdirector/a de la DTI.

9 Jefe/a Unidad de Redes, Telecomunicaciones y Seguridad Informática

Revisa informe de soporte técnico y cierra ticket. Avisa del resultado por e-mail al Jefe/a Departamento de Operaciones TI con copia al Subdirector/a y Director/a de la DTI.

10 Director/a Informa al Director/a del usuario solicitante por correo electrónico (e-mail), de la atención brindada.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

267

Diagrama de Flujo:

a. Formularios e Instructivos: Boleta electrónica de atención ABC para Altas, Bajas o Cambios de servicios de Acceso a

Redes y Telecomunicaciones / Correo electrónico.

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Altas, Bajas y Cambios -ABC de configuración para usuarios con accesos a Redes

de Telecomunicaciones e Internet

Personal

específico de

Soporte y

Servicio Técnico

Jefe/a

Departamento

de Soporte y

Servicio Técnico

Jefe/a de Unidad

de Redes,

Telecomunicacio

nes y Seguridad

Informatica

Jefe/a

Departamento

de Operaciones

TI

Director/a

Dirección de

Tecnología e

Informatica

Jefe/a de Unidad

del solicitante

Director de Área

solicitante

Solicitante

INICIO

analiza necesidad y

determina la solicitud a

realizar, gestiona Vo. Bo. del

Director/a de Área solicitante

y envía la solicitud a la mesa

de ayuda de la DTI abriendo

un Ticket.

Coordina los cambios

con la Unidad de Redes,

Telecomunicaciones y

Seguridad Informática

Realiza solicitud por vía

verbal, escrita, telefónica y/o

correo electrónico (e-mail) a

jefe inmediato superior.

Recepción de solicitud de cambios a

perfil de accesos y configuración de

restricciones a la navegación y

servicios de red y/o

telecomunicaciones. Traslada

instrucción de cambios al

Departamento de Operaciones TI.

Realiza cambios a configuraciones,

cambios requeridos y actualiza

controles internos de perfiles de

usuarios.

Coordina con el Departamento de

Soporte y Servicio Técnico visita

técnica en el sitio del usuario

solicitante, para corroborar el

correcto funcionamiento.

Coordina la gestión,

verificación y

pruebas de

modificaciones con

el usuario solicitante.

Revisa informe y reenvía o informa

por correo electrónico (e-mail) al

Jefe/a de la Unidad de Redes,

Telecomunicaciones y Seguridad

Informática, con copia al Jefe/a

Departamento de Operaciones TI y

Subdirector/a de la DTI.

Realiza visita técnica al

usuario e informa por correo

electrónico (e-mail) al usuario

con copia al Jefe/a de

Soporte y Servicio Técnico.

Revisa informe de soporte

técnico y cierra ticket.

Avisa del resultado por e-mail

al Jefe/a Departamento de

Operaciones TI con copia al

Subdirector/a y Director/a de

la DTI.

Informa al Director/a del

usuario solicitante por

correo electrónico (e-

mail), de la atención

brindada.

FINALIZA

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

268

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

1. ACOMPAÑAMIENTO TEMPORAL DE SEGURIDAD

Delimitar los pasos a seguir para la asignación de agentes para el acompañamiento temporal de

seguridad a funcionarios y trabajadores de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos.

Dirección de Seguridad Institucional

Departamento de Seguridad

Unidad de Servicios y Operaciones



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

269


Nombre del Procedimiento: Acompañamiento temporal de

Seguridad

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Jefe del Departamento de

Seguridad Recibe Formulario de Acompañamiento de Seguridad, debidamente autorizado por Director/Jefe de la Unidad Administrativa solicitante. Traslada.

2 Director de Seguridad Firma y autoriza Formulario de Solicitud de Acompañamiento de Seguridad.

3 Jefe del Departamento de Seguridad

Designa el número de agentes de acuerdo con la complejidad de la comisión.

4 Agente de Seguridad(Designado)

Registra hora de salida y de retorno, destino, número de acompañantes y elabora informe de las novedades ocurridas durante la comisión de acompañamiento.


Verifica informe de las novedades ocurridas durante la comisión.

6 Oficial de la Dirección de Seguridad. (Unidad de Servicios y Operaciones)

Archiva y registra.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

270

Diagrama de Flujo:

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ACOMPAÑAMIENTO TEMPORAL DE SEGURIDAD

OFICIAL DE LA

DIRECCIÓN DE

SEGURIDAD

(UNIDAD DE

SERVICIOS Y

OPERACIONES)

AGENTE DE

SEGURIDAD

ASIGNADO

DIRECTOR DE

SEGURIDAD

JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD

INICIO

Recibe Formulario

de Acompañamiento

de Seguridad.

Traslada

Firma y autoriza

Formulario de

Solicitud de

Acompañamiento de

Seguridad

Designa el número

de agentes de

acuerdo a la

complejidad de la

comisión

Registra hora de salida y

retorno, destino, numero de

acompañantes y elabora

informe de las novedades

ocurridas en la comisión

Verifica informe de

las novedades

ocurridas durante

la Comisión

FINALIZA

Archivo

c. Formularios e Instructivos: Boleta de Solicitud de Apoyo de Seguridad

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

271

2. ÓRDENES DE SERVICIO DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

Crear el registro de turnos y descansos del personal de seguridad asignado a la protección

permanente del señor Procurador de los Derechos Humanos y otros funcionarios, al igual que de los

servicios de seguridad de instalaciones.



Unidad de Servicios y Operaciones


Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

272


Nombre del Procedimiento: Órdenes de servicio de seguridad y protección

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Director de Seguridad

Institucional

Autoriza el número de puestos de servicio tanto de Instalaciones como de Comitivas.

2 Jefe del Departamento de

Seguridad

Asigna la cantidad de Agentes necesario para cada puesto de servicio autorizado, de acuerdo con la complejidad de cada caso.

3 Oficial del Departamento

de Seguridad (Unidad de

Servicios y Operaciones)

Verifica el estado de fuerza de los agentes de Seguridad y de Policía Nacional Civil rebajados al servicio de la IPDH.

4 Oficial del Departamento de Seguridad (Unidad de Servicios y Operaciones)

Realiza las órdenes de servicio conforme el número de puestos y la cantidad de agentes Asignados.


Autoriza las órdenes de servicio de Comitivas e Instalaciones.

6 Director de Seguridad Institucional

Aprueba las órdenes de servicio de Comitivas e Instalaciones.


Publica las órdenes de servicio de Comitivas e Instalaciones.


Archiva.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

273

Diagrama de Flujo:

Pr

ocur

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Segu

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Órdenes de Servicio de Seguridad y Protección

Jefe del

Departamento de

Seguridad

Oficial del

Departamento de

Seguridad (Unidad

de Servicios y

Operaciones)

Director de

Seguridad

Institucional

INICIO

Autoriza el número de

puestos de servicio

tanto de Instalaciones

como de Comitivas

Asigna la cantidad de

Agentes necesarios

para cada puesto de

servicio autorizado

Verifica el estado de

fuerza de los agentes de

Seguridad y de Policía

Nacional Civil rebajados

al servicio de la IPDH

Realiza ordenes de

servicio conforme el

número de puestos y la

cantidad de agentes

asignados

Autoriza las

ordenes de servicio

de Comitivas e

Instalaciones

Aprueba las órdenes

de servicio de

Comitivas e

Instalaciones

Publica las órdenes

de servicio de

Comitivas e

Instalaciones

FINALIZA

Archivo


Orden de Servicio de Comitivas Orden de Servicio de Instalaciones

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

274

3. ASIGNACIÓN DE ARMAS DE FUEGO.

Crear el registro y control de la asignación y uso de las armas de fuego, munición y accesorios de las

armas de fuego que son propiedad de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos o que

se encuentran en calidad de comodato.



Unidad de Control y Logística


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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

275


Nombre del Procedimiento: Asignación de Armas de Fuego

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Agente de Seguridad

(Solicitante) Solicita la asignación del arma de fuego, munición y accesorios.

2 Oficial del Departamento de Seguridad (Unidad de Control y Logística)

Verifica la disponibilidad de armas, munición y accesorios. Confirmar la vigencia de la licencia especial de portación de armas de fuego para empleados estatales del DIGECAM y que el agente solicitante se encuentra de turno.


Llena las casillas de información en la Boleta de Control de Recepción y Entrega de Armas de Fuego.


Autoriza la asignación del arma de fuego, munición y accesorios.

5 Agente de Seguridad (Encargado de turno)

Proporciona el arma, munición y accesorios autorizados según Boleta de Control de Recepción y Entrega de Armas de Fuego.

6 Agente de Seguridad (Encargado de turno)

Realiza el registro respectivo en el Libro de Control de Ingreso y Salida de Armas de Fuego.

7 Agente de Seguridad (Solicitante)

Al finalizar el turno, deberá devolver el arma, munición, accesorios y descargarla de su responsabilidad.

8 Oficial del Departamento de Seguridad (Unidad de Control y Logística)

Archiva.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

276

Diagrama de Flujo:


Boleta de Control de Recepción y Entrega de Armas de Fuego Libro de Control de Ingreso y Salida de Armas de Fuego

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Asignación de Armas de Fuego

Jefe del

Departamento

de Seguridad

Agente de Seguridad

(Encargado de Turno)

Oficial del

Departamento

de Seguridad

(Unidad de

Servicios y

Operaciones)

Oficial de

Departamento de

Seguridad (Unidad

de Control y

Logistica)

Agente de

Seguridad

(Solicitante)

INICIA

Solicita asignación

de arma de fuego,

munición y

accesorios

Verifica la disponibilidad

de armas, munición y

accesorios. Confirma la

vigencia de la licencia

especial de portación de

armas de fuego

Llena las casillas de

información en la Boleta

de Control de Recepción

y Entrega de Armas de

Fuego

Autoriza la

asignación del arma

de fuego, munición y

accesorios

Proporciona el

arma, munición y

accesorios

autorizados

Realiza el registro

respectivo en el libro de

Control de Ingresos y

Salidas de Armas de

Fuego

Devolvera al

finalizar el turno,

arma, munición y

accesorios

Archivo

FINALIZA

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

277

4. Aviso de Accidente Vehicular

Minimizar los daños ocasionados a los vehículos al servicio de la Institución y/o a terceras personas,

que se ocasionen como consecuencia de un accidente de tránsito.

Dirección de Seguridad

Departamento de Transportes

Unidades Administrativas.



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

278


Nombre del Procedimiento: Aviso de Accidente Vehicular

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Piloto Informar al Director de seguridad y Jefe del Departamento de Transportes sobre el siniestro.

2 Director de Seguridad Informa al despacho superior del accidente.

3 Director de seguridad Oficia al jefe de transportes para que continúe con el trámite correspondiente.

3 Jefe de Transportes

Coordinar con el seguro contratado para que se constituyan en el lugar del siniestro y brinden el apoyo, de conformidad con lo convenido. Asimismo en el caso de lesiones, con los cuerpos de socorro.

4 Piloto Elaborar informe de lo sucedido.

5 Piloto Traslada el vehículo al taller asignado por el seguro para reparaciones.

6 Jefe de Transportes Gestionar el pago de deducible a la aseguradora y asimismo gestiona la reparación del vehículo.

7 Jefe de Transportes Elaborar informe al Director de Seguridad.

8 Asistente Departamento de Transportes

Archivar.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

279

Diagrama de Flujo:

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Aviso de Accidente Vehicular

PilotoDirector de

Seguridad

Asistente del

Departamento

de Transporte

Jefe de

TransportePiloto

Inicio

Informar al Director de

seguridad y Jefe del

Departamento de

Transportes sobre el

siniestro.

Fin

Informa al despacho

superior del

accidente. Oficia al

jefe de transportes

para que continúe

con el tramite

correspondiente.

Coordinar con el

seguro contratado

para que se

constituyan en el

lugar del siniestro y

brinden el apoyo.

Elaborar informe de

lo sucedido y

Traslada el vehículo

al taller

Gestionar el pago de

deducible a la

aseguradora y

gestiona la

reparación, Elaborar

informe al Director

de Seguridad.

Archiva

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

280

5. ASIGNACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE A UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

Abastecer de cupones de combustible de una manera ordenada y racional a los vehículos a cargo de

la diferentes unidades administrativas que por asignación cuenten con ellos, conforme al kilometraje

de las distancias a recorrer o a las cuotas establecidas, para el desenvolvimiento de las actividades

que realiza la Institución del Procurador de los Derechos Humanos.





Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

281


Nombre del Procedimiento: Asignación de Cupones de Combustible a Unidades

Administrativas.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Asistente de la Dirección

de Seguridad Recibe la Solicitud de cupones de combustible de parte de las Unidades administrativas y la traslada al Director de Seguridad (formulario respectivo.)

2 Director de Seguridad Autoriza y entrega los cupones de combustible solicitados.

3 Director de Seguridad Ingresa los datos de la asignación de Cupones de Combustible en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

4 Responsable de la Unidad Administrativa de la IPDH

Firma conforme de recibido en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

5 Asistente de la Dirección de Seguridad

Archiva.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

282

Diagrama de Flujo:


Solicitud de Cupones de Combustible

Proc

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los

Dere

chos

Hum

anos

- Di

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Asignación de Cupones de Combustible a Unidades Administrativas

Responsable de

la Unidad

Administrativa de

la IPDH

Director de la

Dirección de

Seguridad

Asistente de la

Dirección de

Seguridad

INICIA

Recibe la Solicitud de

cupones de combustible

de parte de las Unidades

administrativas.

Traslada.

Autoriza y entrega

los cupones de

combustible

solicitados.

FINALIZA

Ingresa los datos de la

asignación de Cupones de

Combustible en el libro

autorizado por la Contraloría

General de Cuentas.

Archiva

Firma conforme de

recibido en el libro

autorizado por la

Contraloría General de

Cuentas.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

283

6. ASIGNACIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE AL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

Abastecer de combustible de una manera ordenada y racional a los vehículos que se encuentran

bajo la responsabilidad del Departamento de Seguridad y Departamento de Transportes de la

Dirección de Seguridad, conforme al kilometraje de las distancias a recorrer, para el cumplimiento de

las actividades asignadas a dichas dependencias.


Unidad de Seguridad.

Unidad de Transportes.



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

284


Nombre del Procedimiento: Asignación de Cupones de

Combustible al Departamento de Seguridad y Departamento

de Transportes

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)


Recibe la Solicitud de cupones de combustible y la traslada al Director de Seguridad (formulario respectivo.)

2 Director de Seguridad Autoriza y entrega los cupones de

combustible solicitados.

3

Director de Seguridad Ingresa los datos de la asignación de Cupones de Combustible en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

4

Jefe de Departamento de Seguridad/Jefe Departamento de Transportes.

Firma conforme de recibido en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

5


Ingresa los cupones a las Tarjetas de Distribución de Cupones de Combustible autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y asigna el combustible a los Conductores de Vehículos.

6

Conductor de Vehículos.

Abastece el vehículo y consigna la información solicitada en la hoja de control respectiva para cada vehículo.

7


Realiza un informe detallado del gasto del combustible asignado y lo traslada al Investigador Interno de la Dirección de Seguridad para su revisión.

8 Investigador de la Dirección de Seguridad.

Analiza la información remitida y reporta al Director de Seguridad sobre lo revisado.


Archiva.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

285

Diagrama de Flujo:


Solicitud de Cupones de Combustible Tarjeta de Distribución de Cupones de Combustible. Consumo de Combustible del Vehículo.

Pr

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Asignación de Cupones de Combustible al Departamento de Seguridad y Departamento de Transporte

InvestigadorConductor de

Vehiculo

Jefe del

Departamento

de Seguridad y

Jefe del

Departamento

de Transportes

Director de la

Dirección de

Seguridad

Asistente de la

Dirección de

Seguridad

INICIA

Recibe la Solicitud de

cupones de combustible

y la traslada al Director

de Seguridad (formulario

respectivo.)

Autoriza y entrega

los cupones de

combustible

solicitados.

FINALIZA

Ingresa los datos de la

asignación de Cupones de

Combustible en el libro

autorizado por la Contraloría

General de Cuentas.

Firma conforme de

recibido en el libro

autorizado por la

Contraloría General de

Cuentas.

Ingresa los cupones a las Tarjetas de

Distribución de Cupones de

Combustible autorizadas por la

Contraloría General de Cuentas y

asigna el combustible a los

Conductores de Vehículos.

Abastece el vehículo y

consigna la información

solicitada en la hoja de

control respectiva para

cada vehículo.

Realiza un informe detallado del

gasto del combustible asignado y

lo traslada al Investigador Interno

de la Dirección de Seguridad

para su revisión.

Analiza la información

remitida y reporta al

Director de Seguridad

sobre lo revisado.

Archiva

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

286

6. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS

Potencializar la capacidad de cobertura de atención al ciudadano y responder de una manera más

pronta y eficaz las denuncias en las que deba intervenir la Institución del Procurador de los Derechos

Humanos.

Despacho Superior.

Dirección de Seguridad.

Departamento de Transportes.




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

287


Nombre del Procedimiento: Asignación de Vehículo.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días)

1 Despacho superior y/o Direcciones

Determina destino de los vehículos y notifica al Director de Seguridad.

2 Director de Seguridad Gira instrucciones por escrito al jefe del Departamento de Transportes sobre el destino de los vehículos.

3 Jefe del Departamento de Transportes

Entrega por medio de acta el vehículo a la Unidad Administrativa correspondiente.

4 Unidad Administrativa Recibe vehículo asignado y firma conforme.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

288

Diagrama de Flujo:

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Asignación de Vehiculo

Unidades

Administrativas

de la IPDH

Jefe del

Departamento

de Transportes

Director de la

Dirección de

Seguridad

Despacho

Superior

PDH

INICIA

Determina destino

de los vehículos y

notifica al Director

de Seguridad.

Gira instrucciones por

escrito al jefe del

Departamento de

Transportes sobre el

destino de los vehículos.

Entrega por medio de

acta el vehículo a la


correspondiente.

Recibe vehículo

asignado y firma

conforme.

FINALIZA

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

289

7. DESIGNACIÓN DE VEHÍCULO PARA COMISIONES.

Definir el mecanismo a seguir para la designación de vehículo y piloto para la realización de las

comisiones dentro de la ciudad y los departamentos de Guatemala, en acompañamiento a las

actividades que desarrollan las diferentes Direcciones de la Institución del Procurador de los Derechos

Humanos.





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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

290


Nombre del Procedimiento: Designación de vehículo para

comisiones

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /



(días) 1 Asistente de la Dirección Recibe la solicitud de vehículo y traslada

a la Unidad de Transportes. (Formato establecido y publicado en intranet.) 1. Departamento de Guatemala 24 horas de anticipación. 2. Departamentos del interior de la República de Guatemala 48 horas de anticipación.

2 Jefe de Unidad de Transportes.

Programa la comisión y traslada para su consideración al Director de Seguridad.

3 Director de Seguridad Autoriza la programación diaria.

4 Jefe de Unidad de Transportes.

Designa piloto, vehículo y combustible de acuerdo al destino de la comisión y cantidad de acompañantes.

5 Asistente del Departamento de Transportes.

Entrega el vehículo conforme a la boleta asignada.

6 Conductor de Vehículos. Si la comisión lo amerita, realizar tramite de viáticos.

7 Conductor de Vehículos. Registrar hora y kilometraje de salida y de retorno, así como cualquier novedad que se presente durante la comisión, en el formato asignado.

8 Conductor de Vehículos. Entrega el vehículo con forme a la boleta asignada.

9 Asistente del Departamento de Transportes.

Archivo y registro de boleta de solicitud de vehículo.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

291

Diagrama de Flujo:


Boleta de Solicitud de Vehículo. Boleta de Entrega y Recepción de vehículo. Boleta de Asignación de comisiones.

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Designación de Vehiculos para Comisiones

Conductor de

Vehiculos

Asistente del

Departamento

de Transportes

Director de la

Dirección de

Seguridad

Jefe del

Departamento de

Transportes

Asistente de la

Dirección de

Seguridad

INICIA

Recibe la solicitud de

vehículo y traslada a

la Unidad de

Transportes

FINALIZA

Programa la comisión

y traslada para su

consideración al

Director de Seguridad.

Autoriza la

programación

diaria.

Designa piloto, vehículo

y combustible de

acuerdo al destino de la

comisión y cantidad de

acompañantes.

Entrega el

vehículo conforme

a la boleta

asignada.

Si la comisión lo

amerita, realizar

tramite de viáticos.

Registrar hora y kilometraje de

salida y de retorno, así como

cualquier novedad que se

presente durante la comisión,

en el formato asignado.

Entrega el

vehículo con

forme a la boleta

asignada

Registro de boleta

de solicitud de

vehículo.

Archiva

Boleta

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

292

8. SERVICIO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

Velar por el buen funcionamiento del parque vehicular que está al servicio de la Institución del

Procurador de los Derechos Humanos para la realización de las distintas actividades y comisiones en

la ciudad y los departamentos de Guatemala.






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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

293


Nombre del Procedimiento Interno: Servicio y Mantenimiento de Vehículos.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /




Recibe y traslada la Solicitud de servicio de mantenimiento y/o reparación por medio de memorándum dirigido al Director de Seguridad.

2 Director de la Dirección de Seguridad

Autoriza realizar evaluación y presupuesto del servicio y/o mantenimiento y traslada Departamento de Transportes.

3 Jefe Departamento de Transportes

Designa al mecánico automotriz para evaluación de la solicitud.

4 Mecánico Automotriz Interno

Evalúa y determina qué tipo de servicio de mantenimiento y/o reparación necesita el vehículo y los materiales o repuestos que serán utilizados. (Formato establecido).


Autoriza el servicio de mantenimiento y/o reparación.

6 Mecánico Automotriz Interno Recibe solicitud para el Servicio y Mantenimiento del o los vehículos

7 Mecánico Automotriz Interno Realiza servicio y mantenimiento del o los vehículos.


Instruye al Jefe del Departamento de Transportes para que lo realice el mecánico de la Institución.


Designa al Mecánico de la Institución para el servicio y mantenimiento del o los vehículos.

10 Mecánico Automotriz Interno Realiza el servicio y mantenimiento del o los vehículos


Realiza los trámites respectivos en el Departamento Financiero para el pago respectivo del Servicio y/o compra de repuestos.


Recibe de parte del Mecánico Automotriz Interno los trabajos realizados.


Entrega el vehículo con los trabajos realizados a la unidad administrativa solicitante (boleta de entrega de trabajo realizado).

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

294

Diagrama de Flujo:

P

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Inst

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Servicio y Mantenimiento de Vehiculos

Mecanico

Automotriz

Interno

Mecanico

Automotriz

Externo

Jefe del

Departamento

de Transporte

Director de la

Dirección de

Seguridad

Asistente de la

Dirección de

Seguridad

INICIA

Recibe y traslada la

Solicitud de servicio de

mantenimiento y/o

reparación por medio de

memorándum dirigido al

Director de Seguridad.

Autoriza realizar

evaluación y

presupuesto del servicio

y/o mantenimiento y

traslada Departamento

de Transportes.

Designa al mecánico

automotriz para

evaluación de la

solicitud

Evalúa y determina qué tipo de

servicio de mantenimiento y/o

reparación necesita el vehículo y

los materiales o repuestos que

serán utilizados. (Formato

establecido).

Autoriza el servicio

de mantenimiento y/

o reparación

¿Qué

Procede?

Recibe solicitud para

el Servicio y

Mantenimiento del o

los vehiculos

Instruye al Jefe del

Departamento de

Transportes para que lo

realice el mecánico de la

Institución.

FINALIZA

Realiza Servicio y/

o Mantenimiento

de los Vehículos

Designa al Mecánico de

la Institución para el

servicio y mantenimiento

del o los vehículos.

Realiza los trámites

respectivos en el

Departamento

Financiero para el pago

respectivo del Servicio y/

o compra de repuestos.

Recibe de parte del

Mecanico Externo y/o

Interno los trabajos

realizados.

Realiza el servicio

y mantenimiento

del o los vehículos

Entrega el vehículo con

los trabajos realizados a

la unidad administrativa

solicitante (boleta de

entrega de trabajo

realizado).

1

1

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

295

DIRECCIÓN DE PROCURACIÓN

1. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE DENUNCIAS NUEVAS

Desarrollar el procedimiento que se debe seguir en la Unidad de Recepción y Calificación de

Denuncias, para la recepción y registro de denuncias nuevas, desde el momento de la atención del

denunciante, hasta el traslado del expediente a la Unidad o Sección que conocerá del mismo,

llevándose a cabo las acciones urgentes que el caso amerite.


Sub dirección de Procuración

Unidades y Secciones de la Dirección de Procuración



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

296


Nombre del Procedimiento: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE

DENUNCIAS NUEVAS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /


Paso No.


(días)

1 Receptor de Personas y Documentos

Personal que se encuentra en el módulo de recepción de personas atiende al usuario, preguntando sobre el objeto de su visita a la Institución, con el fin de establecer el tipo de atención que requiere y en caso desee interponer alguna denuncia, se le asigna un turno de espera para ser remitido a una de las salas de recepción de denuncias.

2 Oficial (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Se solicita al usuario sus datos de identificación personal y demás datos requeridos por el Sistema de Gestión de Denuncias y posteriormente el oficial escucha los hechos en que se sustenta la denuncia, procediendo a redactar el Acta correspondiente. Una vez escuchados los hechos, el oficial explica al usuario el servicio que la Institución le puede brindar en el marco de su competencia. El oficial procede a elaborar una resolución de trámite, ordenando la apertura del mismo, indicando los funcionarios a quienes se les deberá requerir informes circunstanciados y ordenando su traslado a la Unidad correspondiente para su diligenciamiento y la realización de todas las acciones y solicitudes que se estimen pertinentes, o en caso que los hechos no sean competencia de la Institución, una orientación y derivación. De acuerdo a la naturaleza urgente del caso, el oficial realizará las coordinaciones tanto interinstitucionales como con las diferentes defensorías, elaborando las solicitudes sobre medidas o acciones urgentes.

3

Oficial / Auxiliar (Unidad de Recepción y

El expediente es asignado a un oficial / Auxiliar revisor para que verifique si corresponde la calificación de la denuncia, medidas urgentes y lo ordenado en el proyecto de resolución inicial.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

297

Calificación de Denuncias)

4 Jefe (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Revisado el expediente, éste es firmado por el Jefe de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias y se traslada electrónicamente corroborándolo mediante boleta impresa así como físicamente a la Unidad respectiva para que se continúe con el trámite.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

298

Diagrama de Flujo:

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RECEPCIÓN Y REGISTRO DE DENUNCIAS NUEVAS

Auxiliar Unidad

de Recepción y

Calificación de la

Denuncia

Jefe Unidad de

Recepción y

Calificación de la

Denuncia

Oficial de la

Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias

Receptor de

Personas y

Documentos

Inicio

Establecer el tipo de

atención que se

requiere y en caso

desee interponer

alguna denuncia, se

le asigna un turno.

Pregunta en forma

general el asunto de

la denuncia y los

datos para el

sistema.

Redacta el acta

correspondiente. Asimismo

elaborara los oficios sobre

medidas urgentes, si fuera el

caso.

Procede a elaborar el

proyecto de resolución

inicial.

Verifica si corresponde la

calificación de la denuncia,

medidas urgentes y lo

ordenado en el proyecto de

resolución inicial.Traslada.

Revisado el expediente, éste

es firmado por el Jefe de la

Unidad de Recepción y

Calificación de Denuncias y

se traslada electrónicamente

corroborándolo mediante

boleta impresa.

El expediente es asignado a

un oficial / Auxiliar revisor

para que verifique si

corresponde la calificación de

la denuncia, medidas

urgentes y lo ordenado en el

proyecto de resolución inicial.

Finaliza

Formularios e Instructivos: Acta de la denuncia, primeras resoluciones

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

299

2. REVISIÓN Y FIRMA DE EXPEDIENTES NUEVOS

Definir los pasos que se deben seguir en la Dirección de Procuración, para la revisión y firma de

expediente nuevos, previo a su distribución a las diferentes Unidades y Secciones de la citada

dirección.

Asistente Secretarial

Oficial

Asistente Técnico

Asesor

Auxiliar Departamental, Municipal, Regional y Móvil



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

300


Paso No.


(días)

1 Asistente Secretarial (Dirección de Procuración)

Recibido el expediente en la Dirección de Procuración, la Asistente Secretarial asigna equitativamente los expedientes a cada uno de los oficiales y asistentes técnicos de la citada dirección, para su revisión y corrección si corresponde.

2 Oficial o Asistente Técnico (Dirección de Procuración)

El oficial o asistente técnico se encarga de revisar y corregir el expediente, tomando en cuenta la redacción de la denuncia, calificación del derecho, procedencia de la misma, medidas urgentes, memorándums, primera resolución y demás documentación que contenga.

3 Supervisor (Dirección de Procuración)

El expediente es asignado por la Asistente Secretarial a un Asesor de la Dirección de Procuración, para que lo revise previo a la firma correspondiente, trasladando el expediente para su firma o en caso de ser necesaria alguna corrección, lo devolverá al oficial o asistente técnico de la dirección antes mencionada, para que proceda a realizarla.

¿Procede Expediente?


Traslada al Oficial o Asistente Técnico para la incorporación de las observaciones.



4 Auxiliar Departamental de Guatemala o Auxiliar Municipal de Guatemala

Entregado el expediente se procederá a la firma de los mismos.

5

Asistente Secretarial (Dirección de Procuración)

Firmado el expediente, se realizan las anotaciones necesarias tanto físicas como electrónicas, para ser trasladados a la Dirección, Unidad o Sección, que conoce del mismo.


Nombre del Procedimiento: REVISIÓN Y FIRMA DE EXPEDIENTE NUEVOS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

301

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: Primeras resoluciones

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REVISIÓN Y FIRMA DE EXPEDIENTE NUEVOS

Auxiliar

Departamental

de Guatemala o

Auxiliar

Municipal de

Guatemala

Asesor

(Dirección de

Procuración)

Oficial o

Asistente

Técnico

(Dirección de

Procuración)

Asistente

Secretarial

(Dirección de

Procuración

Inicio

Asigna equitativamente

los expedientes a cada

uno de los oficiales y

asistentes técnicos

Revisa y corrige el

expediente

Se procede a la

firma

Realiza las anotaciones

necesarias tanto físicas como

electrónicas, para ser

trasladados a la Dirección,

Unidad o Sección, que

conoce del mismo

Finaliza

Revisa previo a la

firma

correspondiente,

Procede el

Expediente

Corrige las

Observaciones No Si

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

302

3. DILIGENCIAMIENTO DE EXPEDIENTE DE REVISIÓN.

Describir las acciones que se deben llevar a cabo en las distintas unidades de la Dirección de

Procuración, para el diligenciamiento de expedientes que de conformidad con la Ley de la Comisión

de Derechos Humanos del Congreso de la República y del Procurador de los Derechos Humanos, son

de su competencia.

Auxiliar (Unidades de la Dirección DE, DCP, DESC, UCI)

Jefe (Unidad de la Dirección DE, DCP, DESC, UCI)

Oficial (Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

Mensajeros y Notificadores (Unidad de Notificaciones)

Asesor (Dirección de Procuración)

Despacho Procuradores/as Adjuntos/as

Asistente Secretarial (Dirección de Procuración)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

303


Paso No.


(días)

1 Auxiliar (Unidades de la Dirección DE, DCP, DESC, UCI)

Recibido el expediente por parte del Auxiliar de la Unidad que tramitara el mismo, se traslada

2 Jefe (Unidad de la Dirección DE, DCP, DESC, UCI)

Da instrucciones de la información que se requerirá para la elaboración de las solicitudes de informe circunstanciado y se realicen las diligencias correspondientes, pudiendo coordinar el apoyo de alguna (s) defensoría (s).

3 Auxiliar (Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

Se asigna el expediente al Oficial que lo diligenciara, dejando constancia en los registros correspondientes.

4 Oficial (Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

Recibido el expediente por parte del oficial, se procede a la elaboración de las solicitudes de informes circunstanciados. Traslada para firma.

5 Jefe (Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

Firma de las solicitudes de los informes circunstanciados. Traslado.

6 Mensajeros y Notificadores (Unidad de Notificaciones)

Se procede a entregar las solicitudes de informe circunstanciado a las dependencias que correspondan y a realizarse las notificaciones necesarias.


Seguimiento a los informes que deben ser rendidos en el plazo que establece la ley específica.


Realiza las diligencias que fueron instruidas por parte del Jefe de la Unidad (De campo, entrevistas, verificaciones, documentales, de consulta, y todas aquellas que a criterio del jefe de la unidad sean necesarias para el adecuado diligenciamiento del expediente), de las que deberá dejar constancia dentro del mismo.


En caso de existir diligencias pendientes de realizarse, se dictara una segunda resolución, ampliando el plazo de investigación por treinta días más.


Nombre del Procedimiento: DILIGENCIAMIENTO DE

EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

304


Firma de la segunda resolución, ampliando el plazo de investigación.


Procede a elaborar el proyecto de resolución final, para posteriormente ser trasladado al Jefe de la Unidad.


Revisa el proyecto de resolución final sometido a su consideración, para que con su aprobación sea trasladado a la Dirección de Procuración.

13 Asesor (Dirección de Procuración)

El proyecto de resolución final es evaluado y si se ajusta a las constancias del expediente, es trasladado.

14 Despacho Procuradores/as Adjuntos/as

Firma del Proyecto de Resolución Final. Traslada.

15 Asistente Secretarial (Dirección de Procuración)

Firmado el proyecto de resolución final, se traslada a la Unidad que corresponda, para que se proceda a su notificación.


Recibido el expediente en la Unidad que corresponda, se entrega al oficial a cargo, para que proceda a reproducir la resolución a notificar, así como a redactar e imprimir las cédulas de notificación, para su remisión a la Unidad de Notificaciones.


Se procede a realizar las remisiones o certificaciones que se ordenen en la misma.


Se traslada copia simple de la resolución en caso sea necesario a la Sección de Antecedentes en Derechos Humanos.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

305

Diagrama de Flujo:

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DILIGENCIAMIENTO DE EXPEDIENTE DE INVESTIGACIÓN

Despacho

Procuradores/as

Adjuntos/as

Asistente

Secretarial

(Dirección de

Procuración)

Mensajeros y

Notificadores

(Unidad de

Notificaciones)

Oficial

(Unidades de la

Dirección de

Procuración DE,

DCP, DESC,

UCI)

Asesor

(Dirección de

Procuración)

Jefe (Unidad de

la Dirección DE,

DCP, DESC,

UCI)

Auxiliar

(Unidades de la

Dirección DE,

DCP, DESC,

UCI)

Inicio

Recibe el

expediente

Asigna el expediente al

Oficial que lo

diligenciara, dejando

constancia en los

registros

correspondientes

Da instrucciones de la

información que se

requerirá para la

elaboración de las

solicitudes de informe

circunstanciado

Firma las

solicitudes de los

informes

circunstanciados.

Traslada.

Procede a la elaboración

de las solicitudes de

informes

circunstanciados.

Traslada para firma.

Entrega las solicitudes de

informe circunstanciado a las

dependencias que

correspondan y a realizarse

las notificaciones necesarias.

Realiza las diligencias que

fueron instruidas por parte

del Jefe de la Unidad (De

campo, entrevistas,

verificaciones,

documentales, de consulta)

Firma de la segunda

resolución,

ampliando el plazo

de investigación.

Evalua y ajusta las

constancias del

expediente.Traslad

a.

Elabora el

proyecto de

resolución finalRevisa el proyecto

de resolución final

En caso de existir diligencias

pendientes de realizarse, se

dictara una segunda

resolución,

Seguimiento a los

informes que deben ser

rendidos en el plazo que

establece la ley

específica.

Firma Proyecto de

Resolución Final.

Traslada.

Traslada a la Unidad

que corresponda,

para que se proceda

a su notificación

Reproduce la resolución a

notificar, así como redactar e

imprimir las cédulas de

notificación, para su remisión

a la Unidad de Notificaciones.

Elabora las remisiones o

certificaciones que se

ordenen en la misma.

Traslada copia simple de

la resolución en caso sea

necesario a la Sección de

Antecedentes en Derechos

Humanos.

Finaliza

Formularios e Instructivos: Resoluciones, formato de informe circunstanciado, proyecto de resolución final

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

306

4. DILIGENCIAMIENTO DE EXPEDIENTES DE LA SECCIÓN DE REFERENCIA Y SEGUIMIENTO A DENUNCIAS

Establecer el procedimiento que la Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias, llevara a cabo

en los expedientes que conoce, a través de las acciones que se definan en la resolución inicial y otras

que de acuerdo a los hechos se consideren oportunas.

Supervisor (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

Oficial y/o Asistente en Trabajo Social (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

Jefe (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Secretaria (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

307



(días) 1 Supervisor

(Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

Recibido el expediente y/o el memorándum de solicitud de apoyo en la Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias, se asigna a los oficiales o asistente en trabajo social de la sección, para que se encarguen de realizar las diligencias necesarias.

2 Oficial y/o Asistente en Trabajo Social (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

El oficial o asistente en trabajo social a cargo, al recibir el expediente, realiza las acciones que se indican en la primera resolución, dentro de ellas podrían figurar: - Brindar un acompañamiento, para lo

cual deberá coordinar con el solicitante, así como lo relacionado al vehículo; si es fuera del horario de labores el acompañamiento lo podrá brindar un asistente técnico de turno.

- Constituirse a determinado lugar, con el fin de verificar la denuncia y realizar las acciones urgentes.

- Cuando se ordena remitir una denuncia, se envía a donde corresponda, por medio de la Unidad de Notificaciones.

Debiendo dejar constancia dentro del expediente.


Nombre del Procedimiento: DILIGENCIAMIENTO DE EXPEDIENTES DE LA

SECCIÓN DE REFERENCIA Y SEGUIMIENTO A

DENUNCIAS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

308

3 Oficial y Asistente en Trabajo Social (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

En caso sea necesario realizar otras diligencias dentro del expediente, se procederán a llevarlas a cabo bajo la supervisión del encargado de la sección. Debiendo dejar constancia dentro del expediente.


Concluidas las diligencias se procede a informar al denunciante sobre las mismas, y su resultado, dejando constancia dentro del expediente.

5 Oficial y/o Asistente en Trabajo Social (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

El oficial o asistente en trabajo social a cargo procederá a realizar una razón de cierre que deberá ser firmada por el Jefe de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias o si de los hechos se desprende que los mismos deben ser investigados por el Procurador de los Derechos Humanos, se ordenara la apertura de un expediente de investigación.

6 Supervisor (Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias)

Seguidamente el supervisor de la Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias, procede a revisar lo actuado y la razón elaborada dentro del expediente, para posteriormente sea trasladada a la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias.


El Jefe de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias, procede a firmar la razón elaborada dentro del expediente.

8 Secretaria (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Firmada la razón, si se trata de un cierre se procede a devolverlo a la Sección de Referencia y Seguimiento a Denuncias, y si es para que se inicie un expediente de investigación, se asigna a uno de los oficiales de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias.


Recibido el expediente en la sección, se procede a su archivo.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

309

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: resoluciones, informe.

Pr

ocur

ador

de

los D

erec

hos H

uman

os

D

irecc

ión N

acion

al de

Pro

cura

ción

DILIGENCIAMIENTO DE EXPEDIENTES DE LA SECCIÓN

DE REFERENCIA Y SEGUIMIENTO A DENUNCIAS

Secretaria

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Jefe

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Oficial y/o

Asistente en

Trabajo Social

(Sección de

Referencia y

Seguimiento a

Denuncias)

Supervisor

(Sección de

Referencia y

Seguimiento a

Denuncias)

Inicio

Recibido el expediente

y/o el memorándum de

solicitud de apoyo en la

Sección de Referencia y

Seguimiento a

Denuncias

Si es necesario realizar

otras diligencias dentro del

expediente, procederá

llevarlas a cabo bajo la

supervisión del encargado

de la sección

Brinda

acompañamiento,

Verifica la denuncia y

realiza las acciones

urgentes.

Revisa lo actuado

y la razón

elaborada dentro

del expediente

informar al denunciante

sobre las mismas, y su

resultado, dejando

constancia dentro del

expediente

Finaliza

Realiza una razón

de cierre

Firma la razón

elaborada dentro

del

expediente.Traslad

a

Devuelve a la

Sección de

Referencia y

Seguimiento a

Denuncias

Archiva

Expediente

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

310

5. REGISTRO DE EXPEDIENTES DE AUXILIATURAS

Desarrollar el procedimiento para la recepción de denuncia y traslado de los expedientes que de

conformidad con los hechos denunciados, deban ser conocidos por una de las Auxiliaturas

Departamentales, Municipales Regionales o Móviles del Procurador de los Derechos Humanos.

Oficial (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)


Supervisor (Dirección de Procuración

Auxiliar Departamental de Guatemala

Asistente Secretarial (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

311



(días) 1 Oficial

(Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Recibe la denuncia que deba ser conocida en alguna de las Auxiliaturas Departamentales, Regionales, Municipales o Móviles del Procurador de los Derechos Humanos.


Elabora primera resolución.


Vo.Bo. a la primera resolución.

4 Supervisor (Dirección de Procuración)

Recibido el expediente en la Unidad de Supervisión de la Dirección de Procuración, se procede a la revisión correspondiente

5


Se traslada al Auxiliar Departamental de Guatemala, para la firma.

6 Asistente Secretarial (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias)

Firmada la resolución en donde se abre el expediente y se ordena su traslado a la Auxiliaturas Departamentales, Regionales, Municipales o Móviles que conocerá, se anota en donde corresponda y se traslada a la Dirección de Auxiliaturas o Auxiliaturas Móviles del Departamento de Guatemala, para que continúe su trámite.


Nombre del Procedimiento: REGISTRO DE

EXPEDIENTES DE AUXILIATURAS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

312

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: Resoluciones, oficios.

P

rocu

rad

or

de

lo

s D

ere

ch

os H

um

an

os

D

ire

cció

n d

e P

rocu

ració

n

REGISTRO DE EXPEDIENTES DE AUXILIATURAS

Asistente

Secretarial

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Auxiliar

Departamental

de Guatemala

Supervisor

(Dirección de

Procuración)

Jefe (Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Oficial

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Inicio

Recibe la

denuncia.

Vo.Bo. a la

primera

resolución

Revisión

correspondiente

Finaliza

Elabora

primera

resolución.

Firma

Resolución

Traslada a la Dirección

de Auxiliaturas o

Auxiliaturas Móviles del

Departamento de

Guatemala, para que

continúe su trámite.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

313

6. REGISTRO Y ATENCIÓN DE ORIENTACIONES

Describir las acciones que se llevaran a cabo para atender a las personas que acuden a la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, cuyo(s) requerimiento(s) no forman parte de las competencias de éste, pero que se les escucha y brinda la información necesaria para que tengan conocimiento de las acciones que deben realizar.





Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

314



(días) 1 Oficial


Se escucha a la persona que requiere una orientación, asignándole un número dentro del Sistema de Gestión de Denuncias para efecto de registro y control de estadísticas.


Se orienta a la persona y se le proporciona una hoja de remisión en los casos que sea necesarios.


Se elabora una razón indicando el tipo de orientación que se le dio a la persona, para ser trasladada a la Jefatura de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias, para su firma.


El jefe de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias, procede a firmar la razón.


Nombre del Procedimiento: REGISTRO Y ATENCIÓN DE

ORIENTACIONES

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

315

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: Acta de la denuncia, hoja de referencia, resoluciones

P

rocu

rad

or

de

lo

s D

ere

ch

os H

um

an

os

D

ire

cció

n d

e P

rocu

ració

n

REGISTRO Y ATENCIÓN

DE ORIENTACIONES

Jefe (Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Oficial

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Inicio

Escucha a la

persona que

requiere una

orientación.

Orienta a la persona y

se le proporciona una

hoja de remisión en los

casos que sea

necesarios

Elabora una razón

indicando el tipo de

orientación que se le dio

a la personaFirma la Razón.

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

316

7. EXPEDIENTES PREVENCIÓN A (ARCHIVO)

Establecer los pasos a seguir para atender a las personas que acuden a la Institución del Procurador

de los Derechos Humanos, cuyo(s) requerimiento(s) no forma parte de las competencias de éste,

pudiendo ser competencia de otra institución por lo que se les indica las acciones a realizar y se remite

la información a la institución que corresponda, ordenando el archivo posterior del expediente


Asistente Técnico, Asesor y Auxiliar Departamental o Municipal de Guatemala (Director de

Procuración)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

317



(días) 1 Oficial


Se apertura un expediente nuevo Prevención A (Archivo).


El oficial a cargo elabora la primera resolución.


Se entrega el expediente a la persona encargada de realizar la revisión correspondiente en la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias.

4 Asistente Técnico, Asesor y Auxiliar Departamental o Municipal de Guatemala (Director de Procuración)

El expediente y resolución inicial es revisado en la Dirección de Procuración, en los plazos establecidos para expedientes nuevos y posteriormente se traslada.

5 Oficial (Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias

Archivo de Expediente y Resolución.


Nombre del Procedimiento: EXPEDIENTES PREVENCIÓN

A (ARCHIVO)

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

318

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: Resoluciones

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

irecc

ión

de P

rocu

raci

ón

EXPEDIENTES PREVENCIÓN

A (ARCHIVO)

Asistente

Técnico, Asesor

y Auxiliar

Departamental o

Municipal de

Guatemala

(Director de

Procuración)

Oficial

(Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Inicio

Apertura un

expediente nuevo

Prevención A

(Archivo).

Elabora la primera

resolución.

Realiza la revisión

correspondiente

Recibe expediente

y Resolución ya

revisado

Archivo

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

319

8. TRÁMITE DE EXPEDIENTE DE COMPETENCIA (DE, DCP, DESC, UCI) INGRESADOS A LA

UNIDAD DE SEGUIMIENTO

Definir las acciones necesarias para la determinación del cumplimiento de lo resuelto por el Procurador de los Derechos Humanos en las resoluciones finales y establecer si el funcionario o persona que corresponda cumplió o no con lo resuelto.

Auxiliar (Unidad de Seguimiento)

Jefe (Unidad de Seguimiento)

Oficial (Unidad de Seguimiento)


Notificador



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

320


Paso No.


(días)

1 Auxiliar (Unidad de Seguimiento)

El Auxiliar de la Unidad al recibir un expediente, revisa el cumplimiento de requisitos indispensables para iniciar el trámite de seguimiento:

Que la resolución final haya sido notificada a todas las partes interesadas.

Que el expediente guarde un orden cronológico de lo actuado y su foliación sea correlativa en relación a dicho orden.

Que conste dentro del expediente que se haya entregado copia de la resolución final a la Sección de Antecedentes. Traslada.

2 Jefe (Unidad de Seguimiento)

Revisa el expediente y gira las instrucciones correspondientes.


El auxiliar asigna el expediente a un oficial de trámite para que haga efectivas las instrucciones y realice diligenciamiento respectivo.

4 Oficial (Unidad de Seguimiento)

Al recibir el expediente el Oficial de trámite analiza el expediente, en especial la resolución final que será objeto del seguimiento por parte de la Unidad.


El oficial realiza proyecto de resolución de seguimiento, por medio del cual solicita informe circunstanciado a la autoridad a la que se haya declarado violadora de los derechos humanos y/o ordenado, recomendado o señalado un comportamiento administrativo lesivo a través de la resolución final; o a la autoridad que actualmente conoce sobre los hechos denunciados, en el caso de resoluciones de suspensión.


La resolución de seguimiento es revisada y firmada por el Auxiliar Departamental de Guatemala, previa revisión de un Asesor de la Dirección de Procuración y se procede al traslado del expediente a la Unidad de Seguimiento.


El oficial reproduce la resolución y elabora las cédulas de notificación. Traslada.

8 Notificador Traslada la resolución a la Unidad correspondiente.


Del resultado de la información recabada el oficial a cargo, bajo la directriz del Jefe de la Unidad, elaborara una razón haciendo constar el resultado obtenido pudiéndose dictar resolución en donde conste tal extremo.


Nombre del Procedimiento: TRÁMITE DE EXPEDIENTES

DE COMPETENCIA (DE, DCP, DESC, UCI) INGRESADOS A

LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

321

Diagrama de Flujo:

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

irecc

ión

de P

rocu

raci

ón

TRÁMITE DE EXPEDIENTES DE COMPETENCIA (DE,DCP,DESC) INGRESADOS

A LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO

Notificador

Asesor

(Dirección de

Procuración)

Oficial

(Unidad de

Seguimiento)

Jefe (Unidad de

Seguimiento)

Auxiliar

(Unidad de

Seguimiento)

Inicio

Recibe el

expediente,

Realiza proyecto

de resolución de

seguimiento

Realiza el

diligenciamiento

respectivo sobre

el expediente

Revisa Resolución

de Seguimiento,

Revisa el

expediente y gira

las instrucciones

correspondientes.

Analiza el expediente,

en especial la resolución

final que será objeto del

seguimiento por parte de

la Unidad.

Reproduce la

resolución y elabora

las cédulas de

notificación. Traslada.

Traslada la

resolución a la

Unidad

correspondiente.

Elaborara una razón haciendo

constar el resultado obtenido

pudiéndose dictar resolución en

donde conste tal extremo.

Finaliza

Formularios e Instructivos: Resolución inicial, resolución final.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

322

9. TRÁMITE DE EXPEDIENTES DE PREVENCIÓN, INGRESADOS A LA UNIDAD DE

SEGUIMIENTO

Establecer los pasos a realizar para atender denuncias que no son competencia propia de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, pero de las cuales es necesario realizar diligencias que de conformidad de la ley son procedentes y dar una respuesta institucional a los denunciantes o en expedientes iniciados de oficio.

Jefe (Unidad de Seguimiento)

Auxiliar (Unidad de Seguimiento)

Oficial (Unidad de Seguimiento)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

323


Paso No.


(días)


Al recibirse el expediente en la Unidad de Seguimiento, el Jefe de la Unidad, procede a girar las instrucciones que considere necesarias para el diligenciamiento del expediente.


El auxiliar asigna el expediente a un oficial de trámite para que haga efectivas las instrucciones y realice el diligenciamiento respectivo


Al recibir el expediente, el Oficial de trámite, analizara los hechos denuncias y las instrucciones giradas por el Jefe de Unidad.


El oficial a cargo, verifica las acciones ordenadas en la resolución inicial y procede a dar cumplimiento a las mismas, entre ellas: verificación “in situ”, brindar acompañamiento, citar al denunciante y/o denunciado, remitir copia de la denuncia a instituciones por razón de competencia, solicitar informes circunstanciados en relación a los hechos denunciados a través de oficio, solicitar apoyo a defensorías, realizar coordinaciones telefónicas, entre otras.


Previo a concluir con el trámite del expediente, el oficial a cargo realizara todas aquellas diligencias instruidas, pudiendo elaborar dentro de ellas alguna resolución de seguimiento.


Analizado el expediente, realizadas las diligencias pertinentes, y obtenidos los elementos suficientes que permitan dar por concluido el trámite, se elaborará una razón de cierre la cual será firmada por el Jefe de la Unidad de Seguimiento.


Firma la razón de cierre.



DE PREVENCIÓN, INGRESADOS A LA UNIDAD

DE SEGUIMIENTO

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

324

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: resolución de seguimiento

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

irecc

ión

de P

rocu

raci

ón TRÁMITE DE EXPEDIENTES DE PREVENCIÓN,

INGRESADOS A LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO

Oficial

(Unidad de

Seguimiento)

Auxiliar

(Unidad de

Seguimiento)

Jefe

(Unidad de

Seguimiento)

Inicio

Recibe el

expediente,

Realiza todas aquellas

diligencias instruidas,

pudiendo elaborar

dentro de ellas alguna

resolución de

seguimiento

Hace efectiva las

instrucciones y

realiza el

diligenciamiento

respectivo

Verifica las

acciones

ordenadas en la

resolución inicial

Finaliza

Analiza los hechos, las

denuncias y las

instrucciones giradas por

el Jefe de Unidad.

Elabora una razón

de cierreFirma la razón de

cierre.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

325

10. TRÁMITE DE EXPEDIENTES DE LA UNIDAD DE PREVENCIÓN DE MALTRATO Y

ATENCIÓN A LA VÍCTIMA

Describir el procedimiento para atender aquellos casos en los cuales se tenga conocimiento de niños, niñas, adultos mayores o mujeres son objeto de maltrato, y realizar las acciones que correspondan para que dicho maltrato no continúe.

Jefe (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)

Oficial (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)

Psicólogo (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)





Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

326


Paso No.


(días)

1 Jefe (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)

La atención que brinda la Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima, podrá iniciarse en virtud de las siguientes circunstancias: - Atención que se brinda de manera inmediata

a solicitud de la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias.

- Por designación de la Dirección de Procuración, para la atención de casos de impacto.

- Por designación en apoyo de otras Unidades o Direcciones.

- Por remisión de la denuncia que se hace desde la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias.


Recibida la copia de la denuncia o el expediente, el Jefe de la Unidad, procede a girar las instrucciones según el hecho denunciado.

3 Oficial (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)

Se asigna el expediente al oficial que se encargará de su diligenciamiento, previa programación.


Según el tipo de denuncia los oficiales se constituyen a verificar los hechos denunciados, pudiéndose acompañar de un psicólogo o bien dejar citación para que se presenten a la Institución.

5 Psicólogo (Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima)

El psicólogo brindará la atención que el caso amerite y determinara la existencia de maltrato.


Según el caso, si existe la necesidad de rescate, se coordina con la Procuraduría General de la Nación, se acompaña a la víctima a la PGN,



DE LA UNIDAD DE PREVENCIÓN DE

MALTRATO Y ATENCIÓN A LA VÍCTIMA

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

327

Juzgado de la Niñez y Adolescencia y al Ministerio Público.


Concluidas las acciones urgentes por parte de la Unidad encargada, se podrá realizar lo siguiente: - Si se determina que no existe maltrato, se

procede a realizar una razón de cierre haciendo constar dicho extremo, misma que será firmada por el Jefe de la Unidad de Prevención de Maltrato y Atención a la Víctima.

- Si es necesario remitir la denuncia a un órgano jurisdiccional o administrativo, se procederá a elaborar una resolución que ordene dicho extremo, misma que será firmada por el Auxiliar Departamental de Guatemala.


El Jefe de la Unidad, revisará que la resolución o razón de cierre elaborada, se ajuste a las constancias del expediente, firmando la razón o trasladando el proyecto de resolución a la Dirección de Procuración.


La resolución deberá ser firmada por el Auxiliar Departamental de Guatemala, previa revisión de un Asesor de la Dirección de Procuración.


Firmada la resolución, el oficial a cargo, procederá a elaborar el oficio de remisión, mismo que será firmado por el Jefe de la Unidad, y entregado a donde corresponda a través de la Unidad de Notificaciones.


Constatándose que los hechos están en conocimiento de un órgano jurisdiccional o administrativo, con instrucciones del Jefe de la Unidad, se procederá a verificar que se le esté dando la atención que el caso amerite.


Concluidas las acciones para verificar que la autoridad a la que se le remitieron los hechos, este realizado las acciones que le competen, el oficial a cargo procederá a realiza una razón de cierre, misma que será firmada por el Jefe de la Unidad.


El Jefe de la Unidad, tomando en cuenta lo que obre dentro del expediente y las acciones realizadas, firmara la razón de cierre.


Firmada la razón, el oficial a cargo, procederá a archivar el expediente.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

328

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: resoluciones, exámenes psicológicos, formatos de entrevistas

Pr

ocur

ador

de

los

Dere

chos

Hum

anos

Dire

cció

n de

Pro

cura

ción

TRÁMITE DE EXPEDIENTES DE LA UNIDAD DE PREVENCIÓN DE MALTRATO Y

ATENCIÓN A LA VÍCTIMA

Auxiliar

Departamental

de Guatemala

Asesor

(Dirección de

Procuración)

Psicólogo

(Unidad de

Prevención de

Maltrato y

Atención a la

Víctima)

Oficial

(Unidad de

Prevención de

Maltrato y

Atención a la

Víctima)

Jefe

(Unidad de

Prevención de

Maltrato y

Atención a la

Víctima)

Inicio

Recibe el

expediente,

Si existe la necesidad de

rescate, se coordina con la

Procuraduría General de la

Nación, se acompaña a la

víctima a la PGN, Juzgado de

la Niñez y Adolescencia y al

Ministerio Público

Hace efectiva las

instrucciones y

realice el

diligenciamiento

respectivo

Brindará la atención

que el caso amerite y

determinara la

existencia de

maltrato.

Se constituyen a

verificar los

hechos

denunciados

Revisará que la

resolución o razón de

cierre elaborada, se

ajuste a las constancias

del expediente

Determina que no existe maltrato

se realiza una razón de cierre

Remite la denuncia a un órgano

jurisdiccional o administrativo

Reviza razon de

cierre

Firma resolución o

razón de cierre

Firma la razón de

cierre.

Archiva

Finaliza

Elabora el oficio

de remisión

Verifica que se esté

dando la atención

debida a la resolución o

razon de cierre.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

329

11. REGISTRO Y EMISION DE CONSTANCIAS SOBRE VIOLACIONES A DERECHOS

HUMANOS DECLARADAS POR EL PROCURADOR DE LOS DERECHOS HUMANOS

Definir las acciones a seguir para contar con una base de datos de personas y funcionarios a quienes les aparecen antecedentes en derechos humanos, para que cuando lo soliciten se procede a la emisión de las constancias respectivas.

Oficial (Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

Encargado (Sección de Antecedentes)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

330



(días) 1 Oficial

(Unidades de la Dirección de Procuración DE, DCP, DESC, UCI)

La resolución final es trasladada a la Sección de Antecedentes

2 Encargado (Sección de Antecedentes)

Se revisa que la resolución final, haya sido debidamente notificada, registrando su ingreso en los controles respectivos.

3 Encargado (Sección de Antecedentes)

Se escanea la resolución.

4 Encargado (Sección de Antecedentes

Archiva manualmente para su resguardo y posterior consulta.


Nombre del Procedimiento: REGISTRO Y EMISION DE

CONSTANCIAS SOBRE VIOLACIONES A DERECHOS

HUMANOS DECLARADAS POR EL PROCURADOR DE LOS DERECHOS HUMANOS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: /

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

331

Diagrama de Flujo:

Formularios e Instructivos: constancias

P

rocu

rado

r de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

irecc

ión

de P

rocu

raci

ónREGISTRO Y EMISION DE CONSTANCIAS SOBRE

VIOLACIONES A DERECHOS HUMANOS

DECLARADAS POR EL PROCURADOR DE LOS

DERECHOS HUMANOS

Encargado

(Sección de

Antecedentes)

Oficial

(Unidades de la

Dirección de

Procuración DE,

DCP, DESC,

UCI)

Inicio

Scanea la

Resolución final

Traslada

resolución final a

la Sección de

Antecedentes

Finaliza

Revisa que la resolución

final, haya sido

debidamente notificada,

registrando su ingreso

en los controles

respectivos.

Archiva la

Resolución

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

332

DIRECCIÓN DE MEDIACIÓN

1. CONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA DEL CONFLICTO

Acompañar la participación de conglomerados sociales y ciudadanía en procesos de prevención e

incidencia así como en la formulación de políticas públicas en materia de derechos humanos; para

prevenir y mediar en diferentes tipos de conflictos, tanto aquellos denunciados en la institución como

los identificados desde el procesamiento y análisis de información.

Monitorear y/o supervisar el comportamiento de la administración pública nacional, regional y local, en

materia de prevención, incidencia y mediación que aseguren el respeto y vigencia de los derechos

humanos.

Establecer un vínculo directo con la Coordinadora de Análisis Estratégico para la realización de sus

actividades.

Ser medio de relación entre el Procurador de los Derechos Humanos y las organizaciones

representantes de grupos poblacionales, o con los actores involucrados en los temas, a efecto de

coordinar acciones de promoción, incidencia, mediación o acompañamiento en sus reivindicaciones

de derechos humanos ante las instituciones del Estado.

Unidad de Análisis e Historia del Conflicto

Unidad de Mediación y Resolución de Conflictos

Unidad de Políticas Públicas



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

333


Nombre del Procedimiento: CONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA DEL

CONFLICTO

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 2 / 2



1 Departamento de Historia del

Conflicto

Establece el contexto cronológico del conflicto y sus implicaciones.

2

Departamento de Historia del

Conflicto Hace un listado de los principales actores involucrados

en el mismo.

3


Conflicto Establece los grupos de poder

4


Conflicto Visibiliza los organismo u organizaciones involucradas

5


Conflicto Análisis situacional de la heurística del problema.

6


Conflicto Intervención para solución (papel de la IPDH): posibles

acciones que el PDH puede desarrollar

7


Conflicto Situación (Proceso, Suspendido, Cerrado): Diagnóstico

de la situación.

8


Conflicto Elaboración de Mapas de poder: instrumento que

permite establecer las fuerzas y direccionalidades de las Necesidad, intereses y problemáticas de los actores

y sectores involucrados.

9


Conflicto Mapas de conflictividad: instrumento que facilita las

fuerzas y direccionalidades en relación al conflicto en sí mismo.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

334

d. Diagrama de Flujo:

e. Formularios e Instructivos:

Pro

cura

duría

de

los

Der

echo

s H

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os

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ión

de M

edia

ción

Construcción de la

Historia del Conflicto

Unidad de Historia

del Conflicto

Inicio

Establece el

contexto

cronologico del

conflicto

Elabora un listado de

los principales

actores involucrados

Establece grupos

de poder

Visibiliza los

organismos u

organizaciones

involucradas

Analisis situacional

de la heuristica del

problema

Intervención para

la solución del

conflicto

Diagnostico de la

situación

Elaboración de

Mapas de Poder

Elaboración de

Mapas de

Conflictividad

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

335

2. Atención Casos de Mediación

Unidad de Mediación y Resolución de Conflictos


Objetivo del Proceso

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

336


Nombre del Procedimiento: ATENCIÓN CASOS DE MEDIACION

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 6 / 6

Descripción de Actividades Paso No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo (días)

1. Dirección de Mediación Genera Confianza

2. Dirección de Mediación

Arregla Logísticos


Inicia la medicación


Identifica los temas a trabajar


Elabora la agenda


Comenzar a hablar de un tema


Explorar sobre los intereses y necesidades


Reubicar el problema


Generar y evaluar Opciones


Hacer una propuesta


Armar un acuerdo

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

337

a. Diagrama de Flujo:

Pro

cura

duría

de

los

Der

echo

s H

uman

os

D

irecc

ión

de M

edia

ción

Atención Casos de

Mediación

Unidad de

Mediación y

Resolución de

Conflictos

Inicio

Elabora la Agenda

Discución del

tema que origino

el conflicto

Generar y evaluar

opciones

Genera confianza

Arreglo logisticos

Inicia la mediación

Identifica los

temas a trabajar

Explorar los

intereses y

necesidades

Reubicar el

problema

Hacer una

propuesta, armar

un acuerdo

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

338

3. ATENCIÓN EN PROCESOS DE PROMOCIÓN, INCIDENCIA Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

339


Nombre del Procedimiento: ATENCIÓN EN PROCESOS DE

PROMOCIÓN, INCIDENCIA Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 11 / 12

Descripción de Actividades Paso No.


1.

Dirección de Mediación

Generar de manera participativa la creación de políticas públicas de manera integral, a través de núcleos sociales que desarrollen procesos de reflexión y proposición.

2.


Fortalecer los esfuerzos en la protección y promoción de los derechos humanos, a partir de los niveles locales, mediante la reconstrucción del tejido social y la articulación con la sociedad civil.

3.


Promover la investigación social a través de la elaboración de diagnósticos situacionales de la prestación de los servicios públicos locales, municipales, departamentales y nacionales para incidir en la formulación o reestructuración de planes, programas o proyectos en el ámbito social, con énfasis en la promoción y protección de los derechos humanos.

4.


Desarrollar la investigación social para el análisis e implementación de la formulación de estrategias políticas y de ejecución, que permitan prevenir y reducir el nivel de conflictividad de los problemas sociales de alto impacto; enfatizando la importancia de la coordinación con la Coordinadora de Auxiliaturas, Departamento de Educación, Defensorías; Investigación y Planificación, para un abordaje unificado e integrado.

5.


Promoción y socialización de las leyes vinculantes al PDH que fortalecen su función de promover el control y supervisión de la administración pública mediante la auditoría social.

6.


Desarrollar acciones de incidencia legislativa, que permitan formular políticas públicas, que garanticen la inversión social vinculada a la promoción y protección de los derechos humanos.

7.


Fortalecer la capacidad de los procesos de mediación, prevención, diálogo, concertación y resolución de conflictos del personal de la Institución del Procurador de los Derechos Humanos, tanto a nivel central como departamental

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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iació

n

ATENCIÓN EN PROCESOS DE PROMOCIÓN,

INCIDENCIA Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS


Inicio

Promoción y socialización de las leyes vinculantes al PDH que

fortalecen su función de promover el control y

supervisión de la administración pública mediante la auditoría

social.

Genera la

creación de

Politicas Publicas

de manera integral

Fortalecer los esfuerzos en la

protección y promoción de los

derechos humanos

Desarrollar la investigación social para el análisis e implementación de la

formulación de estrategias políticas y de ejecución,

Desarrollar acciones de incidencia legislativa,

que permitan formular políticas públicas

Fortalecer la capacidad de los procesos de mediación,

prevención, diálogo, concertación y resolución de conflictos del personal de la

Institución del Procurador de los Derechos Humanos

Finaliza

Promover la investigación social a través de la

elaboración de diagnósticos situacionales

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

341

4. MAPA DE CONFLICTIVIDAD

Presentar de forma gráfica y sistematizada la información más relevante sobre las principales conflictividades que se percibe podría llegar a generar la conculcación de derechos humanos individuales y colectivos o bien, generar ingobernabilidad dentro de una territorialidad específica del país o a nivel nacional, dentro de una temporalidad a corto y mediano plazo.

RESPONSABLE:

Dirección de Mediación e Incidencia;

Departamento de Historia del Conflicto de la Dirección de Mediación e Incidencia;

COLABORADORES DIRECTOS (Aportando Insumos y Análisis):

Dirección de Auxiliaturas;

Departamento de Mediación de la Dirección de Mediación e Incidencia;

Departamento de Incidencia en Políticas Públicas de la Dirección de Mediación e Incidencia;

Auxiliaturas Móviles, Municipales, Regionales y Departamentales;



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Mayo 2015

342


Nombre del Procedimiento: MAPA DE CONFLICTIVIDAD

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 17 / 17


1. Departamento de Historia del Conflicto

Diagnóstico y comportamiento:

Levantamiento de un diagnóstico nacional por

municipios y departamentos sobre la situación

de los derechos humanos, indicadores y

comportamiento institucional.


Identificación de problemas: Identificación de

la problemática y de sus indicadores,

definición y clasificación de la misma.


Definición de dinámica de los problemas:

Definición de los conceptos a manejar y la

sistematización de rangos de tensiones


Identificación y definición de indicadores conforme la dinámica de los problemas definidos: Elaboración de la tabla de clasificación de categoría y valores sobre las tensiones y construcción de matrices para el levantado de la información.


Recolección de información: Recolección de

la información por Auxiliares y análisis a nivel

local de conformidad a la matriz diseñada.


Ordenamiento y sistematización de la

información y elaboración de mapas:

Elaboración cuadros, gráficas, contendidos y

del documento final.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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n

MAPA DE CONFLICTIVIDAD

Departamento de


Inicio

Ordenamiento y

sistematización de la

información

Diagnóstico y

comportamiento:

Levantamiento de un

diagnóstico nacional por

municipios y

departamento

Identificación de la

problemática y de sus

indicadores

Definición de dinámica

de los problemas

Explorar los

intereses y

necesidades

Finaliza

Identificación y definición

de indicadores

Recolección de

información

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Mayo 2015

344

5. ALERTA TEMPRANA

Proporcionar predicciones prospectivas, con base en el contexto de la dinámica social de cada lugar, sobre los escenarios de potenciales conflictividades a fin de que, la Institución adopte medidas preventivas y defina una estrategia de rápida intervención para cumplir con el mandato de ejercer la tutela y defensa de los derechos humanos de la población.

RESPONSABLE: o Dirección de Mediación e Incidencia; o Departamento de Historia del Conflicto de la Dirección de Mediación e Incidencia;








Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

345


Nombre del Procedimiento: ALERTA TEMPRANA

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 21 / 21

Descripción de Actividades Paso No.


1.

Departamento de Incidencia en Políticas Públicas y de Historia del Conflicto

Un apartado de identificación en dónde se determine el nombre de quien llena el Formulario y la Auxiliaturas a la que pertenece.

2.


Zona del conflicto identificando el departamento, municipio o aldea en el que se desarrolló el mismo. De igual forma dejar un espacio para que se puedan ingresar brevemente, datos o estadísticas relevantes sobre el territorio.

3.


Duración del conflicto, fecha en que se registra el primer hecho observado y fecha en que se está llenando el formulario.

4.


Antecedentes del conflicto, identificar el tipo de causa y sus raíces históricas o coyunturales.

5.


Descripción breve de los hechos y acontecimientos del conflicto observado.

6.


Tipo de conflicto

7.


Descripción y clasificación de los actores. Dentro de este apartado se debe incluir el cuadro de necesidades, intereses y posiciones, haciendo un análisis de los puntos de convergencia.

8.


Acciones de las partes involucradas, si han o no iniciado actividades hostiles

9.


Acciones tomadas por otras instituciones que no estén involucradas en el conflicto

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

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10.


Acciones tomadas por la PDH

11.


Acciones sugeridas

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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P

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Med

iación

Elaboración de la

Alerta Temprana

Departamentos de

Incidencia en

Políticas Públicas e

Historia del

Conflicto

Inicio

Identificación en dónde se determine el nombre de

quien llena el Formulario y la auxiliatura a la que

pertenece

Zona del conflicto identificando el

departamento, municipio o aldea en el que se

desarrollo el mismo

Duración del conflicto, fecha en que se registra el primer hecho observado y

fecha en que se está llenando el formulario.

Antecedentes del conflicto, identificar el tipo de causa

y sus raíces históricas o coyunturales.

Descripción breve de los hechos y

acontecimientos del conflicto observado.

Identificacion del Tipo de

conflicto

Descripción y clasificación de

los actores.

Acciones de las partes involucradas, si han o no iniciado actividades hostiles

Acciones tomadas por otras

instituciones que no estén involucradas

en el conflicto

Acciones tomadas por la

PDH

Finaliza

Acciones sugeridas

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

348

6. Mapa de Poder

Representar de manera gráfica la percepción que se tiene institucionalmente, sobre la forma en que los actores de una determinada conflictividad manejan y hacen uso de todos aquellos elementos, tangibles e intangibles, que les pudiese permitir tener la capacidad de posicionar de forma privilegiada su postura, intereses y necesidades por encima de los del resto de actores vinculados a una conflictividad específica.

RESPONSABLE: o Dirección de Mediación e Incidencia; o Departamento de Historia del Conflicto de la Dirección de Mediación e Incidencia;








Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Mayo 2015

349


Nombre del Procedimiento: MAPA DE PODER

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 28 / 28


1. Departamento de Historia del

Conflicto

En primer lugar, es necesario identificar la lista de los actores más importantes relacionados con el objetivo

que queremos alcanzar.

2.


Conflicto Luego, colectivamente, se pueden clasificar los actores de acuerdo a las categorías antes descritas: objetivo,

aliados, oponentes, indecisos y organizadores.

3.


Conflicto Una vez identificados los tipos de actores, se puede

determinar su importancia con relación al conflicto o plan de incidencia.

4.


Conflicto Clasificados los actores y establecida su relevancia, se

construye el mapa de actores ideando un sistema gráfico que permita determinar cuáles son los actores objetivos, cuáles son aliados, cuáles oponentes, cuáles

indecisos y cuáles organizadores; cuáles son más importantes que otros, cómo se relacionan entre sí,

etc. “

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Mapa de Poder

Departamento de

Historia del

Conflicto

Inicio

identificar la lista de los

actores más importantes

clasificar los actores de acuerdo a las categorías antes descritas: objetivo,

aliados, oponentes, indecisos y organizadores

determinar su importancia con

relación al conflicto o plan de incidencia

Clasificados los actores y establecida su relevancia, se construye el mapa

de actores ideando un sistema gráfico que permita determinar

cuáles son los actores

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

351

7. INVENTARIO DE ORGANIZACIONES SOCIALES

Identificar de forma sistemática los principales datos generales (nombre, razón social, ubicación, número telefónico, dirección electrónica, representante, población meta, principal actividad) del conjunto de expresiones de la sociedad civil organizada que, por la naturaleza misma de su labor, tienen presencia dentro de la territorialidad nacional y les mantiene en vinculación y constante actividad dentro de las comunidades

RESPONSABLE:


Departamento de Incidencia;








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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

352


Nombre del Procedimiento: “INVENTARIO DE ORGANIZACIONES

SOCIALES”

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 32 / 32


1. Departamento de Incidencia en Políticas Públicas y de


Solicitud de informe

2.

Departamento de Incidencia

en Políticas Públicas y de

Historia del Conflicto Creación de instrumento

3.



Historia del Conflicto Consulta al oficial de cada Auxiliaturas

4.



Historia del Conflicto Recopilación de información loca

5.



Historia del Conflicto Recopilación de información central

6.



Historia del Conflicto Sistematización

7.



Historia del Conflicto Elaboración de inventario

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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INVENTARIO DE ORGANIZACIONES

SOCIALES

Unidades de Incidencia

en Políticas Públicas y

de Historia del Conflicto

Inicio

Solicitud de

Informe

Creaci{on de

Instrumento

Consulta al oficial de cada

auxiliatura

Recopilación de información

local

Finaliza

Recopilación

información

central

Sistematización

Elaboración de

Inventario

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

354

8. INVENTARIO DE ORGANIZACIONES INSTITUCIONALES

Identificar de forma sistemática los principales datos generales (nombre, razón social, ubicación, número telefónico, dirección electrónica, representante, población meta, principal actividad) de las diferentes dependencias de los tres organismos del Estado que, por la naturaleza misma de la institucionalidad y su labor dentro de la sociedad, se mantienen con presencia activa dentro de las regiones administrativas y las comunidades de la territorialidad nacional.

RESPONSABLE:


Departamento de Incidencia;








Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

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Mayo 2015

355


Nombre del Procedimiento: INVENTARIO DE ORGANIZACIONES

INSTITUCIONALES

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 38 / 38



(días)

1.

Departamento de Incidencia en Políticas Públicas y de


Solicitud de informe

2.



Historia del Conflicto Creación de instrumento

3.



Historia del Conflicto Consulta al oficial de cada Auxiliaturas

4.



Historia del Conflicto Recopilación de información local

5.



Historia del Conflicto Recopilación de información central

6.



Historia del Conflicto Sistematización

7.



Historia del Conflicto Elaboración de inventario

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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INVENTARIO DE ORGANIZACIONES

INSTITUCIONALES

Unidades de Incidencia

en Políticas Públicas y

de Historia del Conflicto

Inicio

Solicitud de

Informe

Creación de

Instrumento

Consulta al oficial de cada

auxiliatura

Recopilación de información

local

Finaliza

Recopilación

información

central

Sistematización

Elaboración de

Inventario

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

357

DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados a la gestión, negociación y diseño de

programas y proyectos financiados por Cooperación Internacional.

No. Unidades Involucradas

1)

Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y sus Procuradoras

Adjuntas

2) Secretaría General

3) Dirección de Relaciones Internacionales

4) Unidades Ejecutoras (PDH)

5) Donantes bilaterales o agencias de cooperación (Fuente Cooperante)



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Mayo 2015

358


Nombre del Procedimiento: Negociación y Formulación

de Proyectos de Cooperación Internacional

no reembolsable

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 2 / 3



1 Dirección de Relaciones Internacionales

Reuniones de evaluación de necesidades con las diferentes Direcciones y Unidades ejecutoras.

2 Unidades Ejecutas de la IPDH

Reunión de evaluación de necesidades.


Identificación de resultados y actividades a priorizar.


Elaboración del perfil de programa o proyecto (resultados, objetivos, actividades, estrategia y presupuesto).


Identifica posibles donantes.


Enviar el perfil a donantes para su consideración.


Reunión de negociación con Cooperantes.

8 Fuente Cooperante Reunión de negociación con donantes.

¿Qué Procede?


Si con Observación (se traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales).

No con Observación (Se traslada a Dirección de Relaciones Internacionales).


Redacción del “documento de proyecto” que incluye, además de exigencias propias de cada donante, las herramientas necesarias tales como: marco de resultados, marco lógico,

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

359

programación, análisis de riesgo, y presupuesto detallado. Traslada.

11 Despacho Superior. Recibe el Documento de Proyecto, si tiene observaciones, se integran, si no tiene, se envía en forma oficial al donante.

¿Qué Procede?


Sí con Observaciones (Se traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales para las correcciones respectivas.

No con Observaciones (Se traslada al Cooperante para su tramite respectivo)

13 Fuente Cooperante

El donante aprueba el documento y su presupuesto y así se agota la fase de negociación. Traslada.


Recibe Convenio de Cooperación si está en otro idioma distinto al español, se solicita la traducción jurada del mismo, a traductora externa del idioma.

15 Dirección de Relaciones Internacionales,

Se analiza y complementa el Convenio. Traslada.

16 Secretaria General Recibe Convenio para su análisis.

17 Secretaría General Revisa y valida y traslada el Convenio a la Dirección de Relaciones Internacionales.

¿Con Observaciones)


Si (Se traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales para las correcciones respectivas)

No (Se traslada al Cooperante para su trámite Respectivo.


Recibe Convenio ya validado. Traslada.

20 Fuente Cooperante Recibe Convenio de Cooperación con las observaciones respectivas.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

360

Diagrama de Flujo:

Pro

cura

duria

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echo

s Hum

anos

- Di

recc

ión de

Rela

cione

s Inte

rnac

ionale

s

Negociación y Formulación de Proyectos de Cooperación Internacional

no reembolsable

Secretaria

General

Despacho

Superior PDH

Fuente

Cooperante

Unidades

Administrativas

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Reuniones de

evaluación de

necesidades

Reuniones de

evaluación de

necesidades

Identificación de

resultados y

actividades a

priorizar.

Elaboración del

perfil de programa

o proyecto

Identifica posibles

donantes

Envia el perfil a

Cooperantes para

su consideración

Reunión de

negociación con

Cooperantes

Reunión de

negociación con

PDH

¿Que

Procede?

Corrige las

Observaciones al

perfil del proyecto

Si

No

Redacta

Documento de

Proyecto. Traslada.

Recibe

Documento de

Proyecto

¿Qué

Procede?

Corrige las

Observaciones al

Perfil del Proyecto

Si

Aprueba

Documento del

Proyecto

No

Si

No

Recibe Convenio

de Cooperación

para su analisa

Recibe Convenio

de Cooperación

con las

observaciones

respectivas

¿Qué

procede?

Revisa y valida

Analiza y

complementa

Convenio

Corrige las

Observaciones al

Convenio de

Cooperación

Recibe Convenio

de Cooperación

Recibe Convenio

ya Validado.

Traslada.

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

361


No. Formularios e Instructivos

1 Formato sobre perfil de Proyectos

2 Formato para el documento de Proyecto y sus herramientas.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

362

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados al envío de la documentación exigida para

contar con el dictamen favorable de SEGEPLAN para los proyectos de cooperación no reembolsable

y proceder a firmar convenios de cooperación.


1 Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y Procuradoras Adjuntas.



4 Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN)

5 Donantes bilaterales o agencias de cooperación (Fuente Cooperante)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

363

PROCEDIMIENTOS


Nombre del Procedimiento: Procedimientos para contar

con el dictamen favorable de

SEGEPLAN para proyectos de

cooperación no reembolsable.

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 7/8


Paso No.



Una vez se cuenta con los documentos del convenio y proyecto negociado en su versión final; Solicitar dictamen técnico ante Segeplan. Para ello se solicita al Despacho General que firme las cartas de presentación y de capacidad.

2) Despacho Superior del PDH El Procurador firma y traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales las cartas firmadas.


Se completa el expediente con 3 copias de los siguientes documentos: - Carta de presentación firmada por el Procurador (punto 1 y 2). - Carta de capacidad institucional manifestando que la PDH cuenta con capacidad técnica, administrativa y financiera para ejecutar el programa o proyecto. (punto 1 y 2) - Proyecto versión final. - Convenio en español - Si el convenio está en inglés u otro idioma, se adjunta la traducción jurada en origina y dos copias.


El expediente completo se envía a SEGEPLAN para su Dictamen Técnico (Art. 42 Decreto 30-2012 de la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado).2

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

364

5) SEGEPLAN SEGEPLAN convoca al Comité de Emisión de Dictámenes -CED-, que evalúa si el proyecto o programa se adapta a los planes, programas y políticas de Gobierno. Si el proyecto es de ejecución por PDH Será coordinado por la Dirección de Inversión Pública. Si el proyecto es ejecutado por agencia internacional, Será coordinado por la Subsecretaría de Cooperación Internacional.

¿Qué Procede?

Desfavorable (Se traslada a la Procuraduría de los Derechos Humanos)

Favorable emite Dictamen Técnico.

6) Procuraduría de los Derechos Humanos

Recibe Expediente con observaciones. Traslada.


Recibe Expediente con observación, se incorpora y se traslada para Vo.Bo. Del Despacho Superior.

8) Despacho Superior de la IPDH

Vo.Bo. a las observaciones del Expediente del Proyecto. Traslada.

9) Dirección de Relaciones Internacionales.

Remite a la Fuente Cooperante para su consideración y aprobación de cambios sustanciales.

10) SEGEPLAN Emite Dictamen Técnico Favorable, envía a PDH.

11) Procuraduría de los Derechos Humanos

PDH recibe Dictamen Técnico, y lo traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales para que continúe con el proceso.


La Dirección de Relaciones Internacionales, traslada copia de Dictamen Técnico favorable a la fuente cooperante.

13) Despacho del Procurador Firman Convenio.

14) Fuente Cooperante Firman Convenio

Diagrama de Flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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ione

s In

tern

acio

nale

s

Procedimientos para contar con el dictamen favorable de SEGEPLAN para

proyectos de cooperación no reembolsable

Fuente

Cooperante

Institución del

Procurador de

los Derechos

Humanos

SEGEPLAN

Despacho

Superior de la

PDH

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Solicita firma en la

cartas de presentación y

de capacidad para

solicitar Dictamen

Tecnico a Segeplan

Se completa el

expediente para el

Dictamen Técnico

Recibe expediente

de Proyecto con

observaciones, se

incorporan y

traslada.

Remite a la fuente

Cooperante para

su consideración

Recibe Dictamen

Tecnico. Traslada.

Firma Convenio

Finaliza

Firma y traslada a la

Dirección de Relaciones

Internacionales las

cartas firmadas.

Se envía a

SEGEPLAN para

su Dictamen

Técnico

Recibe Expediente,

convoca al Comité

de Emisión de

Dictámenes

¿Qué

Procede?

Recibe

Expediente del

proyecto

Desfavorable

Vo.Bo. A las

observaciones del

Expediente de

Proyecto

Emite Dictamen

Tecnico

1 Favorable

1

Recibe Dictamen

Técnico. Traslada.

Firma Convenio

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

366



1 Formato Carta de Capacidad Técnica

Anexos:

No. Anexos

1 -Extracto de la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado

Decreto 30-2012. (art. 42).

2 Extracto de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97.( El art. 53)

3 Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública –SNIP. (Norma 2.3 y 2.4). Ver: www.segeplan.gob.gt

http://www.segeplan.gob.gt/

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

367

Establecer los pasos hacia la legalización de los Proyectos de Cooperación Internacional No

Reembolsable ante las Instituciones Financieras Públicas.


1 Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y Procuradoras Adjuntas.



4 SEGEPLAN

5 Ministerio de Finanzas Públicas (Dirección de Crédito Público)

6 Asesoría Jurídica de la PDH.



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

368


Nombre del Procedimiento: Legalización de los

Proyectos de Cooperación Internacional No

Reembolsable ante las Instituciones Públicas

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 12/15



1)

Dirección de Relaciones Internacionales

Una vez el Convenio se ha suscrito por ambas partes se deberá formar un expediente para la legalización de la cooperación técnica no reembolsable para ser enviado al Ministerio de Finanzas Públicas3.


Trasladar a la Secretaría General para su certificación los documentos siguientes:

Original y dos fotocopias del Convenio suscrito.

Original y dos fotocopias del Documento de Proyecto y Presupuesto.

Otros documentos que formen parte del Convenio. (si aplica)

3) Secretaria General Certificación los documentos (citados paso 2)


Solicita a la Asesoría Jurídica de la PDH la auténtica del Dictamen Técnico emitido por la SEGEPLAN.

5) Asesoría Jurídica Autentica Dictamen Técnico emitido por la SEGEPLAN. Traslada.


Recibe Autentica del Dictamen Técnico.


Solicita a la Secretaría General que redacte los siguientes documentos :

Exposición de Motivos de la donación.

3 Artículo 53 Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.

PROCEDIMIENTOS

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Versión 1

Mayo 2015

369

Propuesta de Acuerdo Gubernativo de la donación.

Carta manifestando la capacidad administrativa y financiera para ejecutar la donación.

8) Secretaría General Redacta los documentos solicitados (paso anterior). Traslada.


Recibe los documentos solicitados.


Traslada copia certificada del Convenio de donación y documento programa/proyecto a SEGEPLAN.


Envía al Ministerio de Finanzas Públicas:

Copia certificada del Convenio de donación y documento de programa/proyecto.

Copia autenticada del Dictamen Técnico de SEGEPLAN.

Carta manifestando la capacidad administrativa y financiera para ejecutar la donación.

Proyecto de Acuerdo Gubernativo en físico y electrónico.

Exposición de Motivos de la Donación en físico y electrónico.

12) Ministerio de Finanzas Públicas Recibe documentos para su aprobación.

13) Ministerio de Finanzas Públicas Aprueba Acuerdo Gubernativo

14) Ministerio de Finanzas Públicas Traslada a la Procuraduría de los Derechos Humanos copia del Acuerdo Gubernativo aprobado.

15) Ministerio de Finanzas Públicas Emite y publica el Acuerdo Gubernativo en el Diario de Centroamérica y se procederá a los registros financieros (paso 4)

Diagrama de Flujo:

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

370

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Legalización de los Proyectos de Cooperación Internacional No

Reembolsable ante las Instituciones Públicas

Ministerio de

Finanzas

Publicas

Asesoría JuridicaSecretaria

General

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Formar expediente para

la legalización de la

cooperación técnica no

reembolsable para ser

enviado al Ministerio de

Finanzas Públicas.

Trasalada para

Certificación de

Documentos

Solicita la

Redacción de

documentos

Recibe los

documentos

redactados

Recibe

documentos para

su aprobación

Solicita auténtica del

Dictamen Técnico

emitido por la

SEGEPLAN.

Certifca

Documentos

Autentica Dictamen

Técnico emitido por

la SEGEPLAN.

Traslada.

Recibe Autentica

del Dictamen

Técnico.

Redacta los

Documentos.

Traslada

Traslada copia

certificada del Convenio

de donación y

documento programa/

proyecto a SEGEPLAN.

Traslada a Finanzas Públicas los

siguientes documentos: Copia

Certificada del Convenio, Copia

Autentica del Dictamen Técnico,

carta manifestando capacidad

administrativa, proyecto de acuerdo

gubernativo, exposicion de motivos

Aprueba Acuerdo

Gubernativo

Publica en el Diario

de Centro America

Acuerdo Gubernativo

Finaliza

Traslada Acuerdo

Gubernativo

aprobado.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

371



1 Modelo de Acuerdo Gubernativo

2 Guía para Elaborar Exposición de Motivo

Anexos:

No. Anexos

2 Artículo 53, Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

372

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados al Registro Financiero que permiten iniciar la

implementación y ejecución de los programas y proyectos de cooperación internacional.


1. Dirección de Relaciones Internacionales

2. Dirección Financiera

3. Ministerio de Finanzas Públicas (Dirección de Crédito Público)

4. Ministerio de Finanzas Públicas (Tesorería Nacional)

5. SEGEPLAN

6. Banco de Guatemala.

7. Donantes bilaterales o agencias de cooperación (Fuente Cooperante)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

373


Nombre del Procedimiento: Registro Financiero que

permiten iniciar la implementación y ejecución

de los programas y proyectos de cooperación

internacional.

Fecha: 01/09/2013

Hoja: 17/18



(días)


Traslado copia del Convenio suscrito a la Dirección Financiera.

2) Dirección Financiera Solicita al Ministerio de Finanzas Públicas (Dirección de Crédito Público) la emisión del Código para Registro de Recursos SICOIN.

3) Ministerio de Finanzas Públicas

Emite y traslada a la PDH Código para Registro de Recursos, SICOIN.

4) Dirección Financiera Registra y actualiza la información del Convenio en el Sistema Nacional de Inversión Pública, SNIP de la SEGEPLAN.

5) Dirección Financiera Traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales copia del oficio de emisión de Código para Registro SICOIN.

6) Dirección Financiera Solicita al Ministerio de Finanzas (Dirección de Crédito Público) la creación de la Cuenta Secundaria en el SICOIN WEB para la donación correspondiente4.

7) Ministerio de Finanzas Autoriza la creación de la Cuenta Secundaria en el SICOIN WEB y traslada a la PDH la notificación correspondiente.

8) Dirección Financiera Solicita a la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas gestione ante el Banco de Guatemala la autorización para la apertura de cuenta de depósitos

4 Art. 37, Decreto 30-2012, Ley del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2013.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

374

monetarios en un banco del sistema financiero nacional.

9) Tesorería Nacional Traslada a la PDH la autorización emitida por el Banco de Guatemala, para la apertura de la cuenta de depósitos monetarios en un banco del sistema financiero nacional.

10) Dirección Financiera Apertura la cuenta de depósitos monetarios en un banco del sistema financiero nacional para el manejo de los fondos del proyecto5.

11) Dirección Financiera Informa a la Tesorería Nacional el número de cuenta aperturada en un banco del sistema financiero nacional.

12) Dirección Financiera Traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales los datos de números de cuenta.


Traslada a la fuente cooperante los datos de número de cuenta aplicable al programa y solicita el primer desembolso.

14) Fuente Cooperante Realiza en primer desembolso a través del Ministerio de Finanzas Públicas por medio de la cuenta única y secundaria.

15) Dirección Financiera Informa a la Dirección de Relaciones Internacionales el ingreso de los fondos en la cuenta de depósitos monetarios del banco del sistema financiero nacional.


Solicita a la Dirección Financiera la emisión de recibo oficial 63-A.

17) Dirección Financiera Traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales el recibo oficial 63-A y copia del depósito realizado.


Traslada a la fuente cooperante recibo oficial 63-A y copia del depósito recibido. El programa puede iniciar su ejecución e implementación de resultados (paso 5).

1

19) Fuente Cooperante Recibe recibo oficial 63-A y copia del depósito del primer desembolso.

Diagrama de Flujo:

5 Manual de procedimientos administrativos para el registro de desembolsos y ejecución de recursos no reembolsables provenientes de

donaciones externas.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

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Registro Financiero que permiten iniciar la

Implementación y ejecución de los programas y

proyectos de Cooperación Internacional

Fuente

Cooperante

Tesorería

Nacional

Ministerio de

Finanzas

Publicas

Dirección

Financiera

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Traslado copia del

Convenio suscrito

Solicita a la Tesorería Nacional

del Ministerio de Finanzas

Públicas gestione ante el Banco

de Guatemala la autorización

para la apertura de cuenta de

depósitos monetarios en un

banco del sistema financiero

nacional.

Apertura la cuenta

de depósitos

monetarios en un

banco del sistema

financiero nacional

Realiza en primer

desembolso a través

del Ministerio de

Finanzas Públicas

Emite y traslada a la

PDH Código para

Registro de Recursos,

SICOIN.

Solicita al Ministerio de

Finanzas (Dirección de

Crédito Público) la creación

de la Cuenta Secundaria en

el SICOIN WEB para la

donación correspondiente

Autoriza la creación de

la Cuenta Secundaria

en el SICOIN WEB y

traslada

Informa a la Tesorería

Nacional el número de

cuenta aperturada en un

banco del sistema

financiero nacional

Traslada datos de

números de

cuenta.

Solicita al Ministerio de

Finanzas Públicas

(Dirección de Crédito

Público) la emisión del

Código para Registro de

Recursos SICOIN.

Registra y actualiza la

información del Convenio en

el Sistema Nacional de

Inversión Pública, SNIP de la

SEGEPLAN.


de Relaciones

Internacionales copia del

oficio de emisión de

Código para Registro

SICOIN.

Traslada a la PDH la

autorización emitida

por el Banco de

Guatemala

Traslada a la fuente

cooperante los datos de

número de cuenta

aplicable al programa y

solicita el primer

desembolso.

Informa a la Dirección de

Relaciones

Internacionales el

ingreso de los fondos en

la cuenta de depósitos

monetarios

Solicita a la


la emisión de recibo

oficial 63-A.

Emite Recibo Oficial

63-A y traslada con

copia de deposito

respectivo.

Traslada a la fuente

cooperante recibo

oficial 63-A y copia

del depósito recibido

Recibe recibo

oficial 63-A y

copia del primer

desembolso

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

376



1 Modelo de carta para solicitar la creación de cuenta secundaria en el SICOIN

WEB.

Anexos:

No. Anexos

1 Art. 37, Decreto 30-2012, Ley del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio

fiscal 2013.

2 Manual de Procedimiento Administrativos para el registro de desembolsos y ejecución de

recursos no reembolsables provenientes de donaciones externas.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

377

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados a la Implementación y Monitoreo de los

proyectos de cooperación.




3. Unidad Ejecutora

4. Dirección Administrativa

5. Coordinación del Proyecto

6. Donante (Fuente Cooperante)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

378


Nombre del Procedimiento: Implementación y Monitoreo

de proyectos

Fecha: Febrero 2014

Hoja: 22 / 24


Paso No.



Socializa con las unidades ejecutoras el documento de proyecto, (y sus herramientas) así como el presupuesto y convenio. Igualmente se socializan manuales y o formatos aplicables al donante.


Convoca a reunión a las Unidades Ejecutoras para la presentación del programa y realización conjunta del cronograma de actividades. Se hace especial énfasis en el marco lógico de resultados y en los indicadores de seguimiento establecidos.

3) Unidades Ejecutoras Participan en reunión para la presentación del programa y realización conjunta del cronograma de actividades.

4) Unidades Ejecutoras

Se inician las actividades programadas en el cronograma. Las Unidades ejecutoras son responsables de implementación de las actividades en coordinación con la Dirección de Relaciones Internacionales


Coordina con la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera, para la ejecución optima del proyecto.


Realiza reuniones periódicas (mensuales) para el seguimiento a la ejecución del proyecto con las unidades ejecutoras y con la Coordinación del Proyecto. Estas pueden incluir – visitas in situ- Y asistencia a foros o talleres.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

379


Realiza reuniones para el seguimiento del proyecto con el Donante, según fechas acordadas en el Convenio de cooperación. A la reunión podrán asistir además, las unidades ejecutoras, la Coordinación del Proyecto, la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera.

8) Unidades Ejecutoras Elaboran informes de seguimiento a los indicadores preestablecidos en el proyecto e informan a la Coordinación y a la Dirección de Relaciones Internacionales.


Elabora informes de seguimiento y monitoreo del proyecto y mantener un registro en sus archivos para poder informar al donante y al Despacho superior.


Facilita que se realicen evaluaciones sustantivas o auditorias financieras intermedias - Si el convenio lo establece, o si el Donante lo solicita-. Para ello deberán facilitar reuniones con las Direcciones administrativa y financiera y las unidades ejecutoras.


Elaboran informes sustantivos y financieros de seguimiento – semestrales, anuales o según el plazo acordado- que deberán contar con el VoBo de la Coordinación del proyecto, y de la Dirección de Relaciones internacionales.


Vo.Bo. a los informes sustantivos y financiero.


Una vez los informes (sustantivo y financiero) se aprueben, se deben remitir para su aprobación al Donante.

14) Fuente Cooperante Recibe Informe sustantivo y financiero del proyecto. Podrá sugerir algunas observaciones a los informes y ratificar su aceptación por escrito.


Los informes (sustantivo y financiero) aprobados se deben remitir a la Dirección

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

380

de Crédito Público y a SEGEPLAN de forma mensual. 6

16) Dirección Financiera Se procede al cierre del proyecto y se informa a SEGEPLAN de la finalización del Convenio, para dar de baja el Sistema de Donaciones. (Ver Proceso No. 9)

4

6 Artículo 43, Ley del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio para el año 2013. Decreto 30-2012.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

381

Diagrama de Flujo:

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Implementación y Monitoreo de proyectos

Dirección

Financiera

Fuente

Cooperante

Unidades

Ejecutoras

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Socializa con las

unidades ejecutoras

el documento de

proyecto

Realiza reuniones

para el seguimiento

del proyecto con el

Cooperante

Recibe Informe

sustantivo y

financiero del

proyecto

Inician las

actividades

programadas en el

cronograma

Remite informes

sustantivo y financiero

aprobados a la

Dirección de Crédito

Público y a SEGEPLAN

de forma mensual.

Convoca a reunión a las

Unidades Ejecutoras

para la presentación del

programa y realización

conjunta del cronograma

de actividades

Participan en reunión

para la presentación del

programa y realización

conjunta del cronograma

de actividades.

Coordina con la


y la Dirección

Financiera, para la

ejecución optima del

proyecto

Realiza reuniones

(mensuales) con las

Unidades Ejecutoras del

proyecto para el

seguimiento a la

ejecución del proyecto

Elaboran informes de

seguimiento a los

indicadores

preestablecidos en el

proyecto

Elabora informes de

seguimiento y

monitoreo del

proyecto

Facilita que se

realicen evaluaciones

sustantivas o

auditorias financieras

intermedias

Vo.Bo. a los

informes

sustantivos y

financiero.

Elaboran informes

sustantivos y financieros

de seguimiento –

semestrales, anuales o

según el plazo acordado

Remite informes

sustantivos y

financiero al

Cooperante

Se procede al cierre del proyecto

y se informa a SEGEPLAN de la

finalización del Convenio, para

dar de baja el Sistema de

Donaciones

Finaliza

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

382



1 Formato de Cronograma del proyecto

Anexos:

No. Anexos

1 Extracto del Artículo 43, Ley del Presupuesto de Ingresos y Egresos del

ejercicio para el año 2013. Decreto 30-2012.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

383

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados a la ejecución admirativa, financiera y contable

de los programas y proyectos de cooperación internacional que serán ejecutados directamente por la

PDH. .




9. Unidad Ejecutora

10. Dirección Administrativa

11. Dirección de Recursos Humanos

12. Unidad de Almacén

13. Unidad de Inventario

14. Unidad de Caja

15. Unidad de Compras

16. Unidad de Contabilidad

11. Auditoría Interna

12. Donante (fuente cooperante)



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

384


Nombre del Procedimiento: Implementación y ejecución Financiera y Administrativa

del proyecto de cooperación Internacional

Fecha: 01/09/2013

Hoja: 28/31



Socializa con las unidades Administrativas y Financieras el Convenio, el Proyecto y su Presupuesto.

2) Si es ejecutado por fuente cooperante o por entidad externa: Fuente cooperante y sus unidades Administrativas y Financieras propias. Si ejecuta directamente PDH y sus Unidades Administrativas y Financieras.

Si el programa es ejecutado directamente por el Donante o por otra institución externa Todos los procesos que aquí se señalan del numeral 6 al 39 NO Aplican dado que el donante es el responsable de la ejecución financiera y la contratación de servicios bienes y adquisiciones del proyecto de acuerdo a sus manuales. Si el programa es ejecutado directamente por PDH Todos los procesos que aquí se señalan si aplican.

3) Dirección de Relaciones Internacionales y Unidades Ejecutoras

Reunión para la presentación del programa y se aclara la modalidad de ejecución.


Se inician las actividades programadas en el cronograma y de acuerdo al presupuesto. Se definen las adquisiciones y los desembolsos.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

385


Realiza reuniones periódicas (mensuales) para el seguimiento a la ejecución financiera y administrativa del proyecto. Estas pueden incluir – la verificación de la entrega de bienes y servicios -

6) Unidad Ejecutora, Dirección de Relaciones Internacionales

Las unidades ejecutoras solicitan la contratación de los servicios y compras relacionadas al Proyecto, con el VoBo de la coordinación y de la Dirección de Relaciones Internacionales (que debe verificar que estén acorde a lo presupuestado).

7) Unidad de Compras Contrata los servicios y realiza las compras por medio del Pedido o Remesa Basados en los manuales y leyes aplicables.

8) Unidad de Compras Traslada a almacén los bienes adquiridos

9) Unidad de Almacén Recibe los bienes adquiridos

10) Unidad de Inventario Registra los bienes no fungibles adquirido

11) Unidad Ejecutora Firma factura de conformidad con los bienes o servicios adquiridos

12) Unidad de Compras Tramita la emisión de cheques

13) Unidad de Caja Emite cheque correspondiente

14) Unidad de Caja Traslada para Visa

15) Unidad de Contabilidad Visa los cheques

16) Unidad de Caja Recibe los cheques visados

17) Unidad de Caja Paga cheques a proveedores


Solicita a Recursos Humanos la contratación del personal (servicios y consultores) cuando sea el caso.

19) Dirección de Recursos Humanos

Recursos humanos deberá apoyar el proceso de selección y contratación bajo los parámetros y lineamientos que reciba

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

386

de la coordinación del proyecto y la Dirección de Relaciones Internacionales. Traslada.

20) Unidad de contabilidad Recibe copia de los contratos del personal

21) Personal contratado Entrega mensualmente o al terminar la consultoría la factura correspondiente y el informe técnico de avance o el final

22) Unidad de contabilidad Recibe y revisa factura mensual del personal contratado con su respectivo informe técnico aprobado por la unidad ejecutora con Vo. Bo. de la Dirección de Relaciones Internacionales

23) Unidad de contabilidad Tramita la emisión de cheques

24) Unidad de Caja Emite el cheque para pago de Honorarios

25) Unidad de Caja Traslada para Visa

26) Unidad de Contabilidad Revisa y Visa los cheques

27) Unidad de Caja Paga los cheques por Concepto de Honorarios

28) Unidad de Caja Traslada semanalmente los cheques vaucher correspondientes con carga a la cuenta del Proyecto

29) Unidad de Contabilidad Actualiza el sistema de contabilidad de fondos externos por medio de los cheques vaucher cancelados

30) Unidad de contabilidad Envía mensualmente informe sobre la disponibilidad presupuestaria y bancaria e informes financieros establecidos en el Convenio de Cooperación


Recibe informe sobre la disposición presupuestaria y bancaria del proyecto e informe financiero establecido en el Convenio de Cooperación

32) Unidad ejecutora Recibe informe sobre la disponibilidad presupuestaria y bancaria del proyecto

33) Unidad ejecutora Elabora los informes técnicos establecidos en el convenio de Cooperación


Envía informe técnico y financiero al cooperante e informes de avance de la

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

387

ejecución técnica y financiera del proyecto a la Dirección de Crédito Público y a SEGEPLAN de forma mensual (ver procedimiento 5)


Solicita cotización y la contratación de los servicios de auditoria externa para el proyecto.

36) Auditoria Interna Cotiza y contrata los servicios de la Auditoria Externa para el proyecto

37) Unidad de Contabilidad Tramita la devolución de los saldos e interés no ejecutados del proyecto, y la cancelación de la cuenta bancaria.

38) Unidad de Contabilidad Informa a SEGEPLAN la finalización del Convenio, para dar de baja el Sistema de Donaciones y préstamos, y traslada el informe a la DRI para que proceda con los demás procesos del cierre (procedimiento 9).

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

388

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Implementación y ejecución Financiera y Administrativa del proyecto de cooperación Internacional

Auditoria InternaPersonal

Contratado

Dirección de

Recursos

Humanos

Unidad de

ContabilidadUnidad de Caja

Unidad de

Inventario

Unidad de

Almacen

Unidad de

Compras

Unidades

Ejecutoras

Unidades

Administrativa y

Financiera

Fuente

Cooperante o

Entidad Externa

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Socializa con las

unidades Administrativas

y Financieras el

Convenio, el Proyecto y

su Presupuesto.

Es el responsable de la

ejecución financiera y la

contratación de servicios

bienes y adquisiciones

del proyecto de acuerdo

a sus manuales.

Forma de

Ejecución del

Proyecto

Proceso interno

Institucional de

Ejecución

Reunión para la

presentación del

programa y se aclara

la modalidad de

ejecución. Reunión para la

presentación del

programa y se aclara

la modalidad de

ejecución.

Realiza reuniones

periódicas (mensuales)

para el seguimiento a la

ejecución financiera y

administrativa del

proyecto.

solicitan la contratación

de los servicios y

compras relacionadas al

Proyecto

Contrata los servicios y

realiza las compras por medio

del Pedido o Remesa

Basados en los manuales y

leyes aplicables.

Traslada a

almacén los

bienes adquiridos

Recibe los bienes

adquiridos

Registra los Bienes

no fungibles

adquirido

Firma factura de

conformidad con los

bienes o servicios

adquiridos

Tramita la emisión

de cheques

Emite cheque

correspondiente

Traslada para

Visa

Visa los

cheques

Recibe los

cheques

visados

Paga cheques a

proveedores

Solicita a Recursos

Humanos la contratación

del personal (servicios y

consultores) cuando sea

el caso.

Realiza proceso

de selección y

contratación

Recibe copia de

los contratos del

personal

Entrega mensualmente

o al terminar la

consultoría la factura

correspondiente y el

informe técnico de

avance o el final

Recibe informe sobre la

disponibilidad

presupuestaria y

bancaria del proyecto

Informa a SEGEPLAN la

finalización del

Convenio, para dar de

baja el Sistema de

Donaciones y préstamos

Recibe y revisa factura

mensual del personal

contratado con su

respectivo informe

técnico

Revisa y Visa

los cheques

Recibe informe sobre la

disposición

presupuestaria y

bancaria del proyecto

Paga los cheques

por Concepto de

Honorarios

Finaliza

Traslada para

Visa

Solicita cotización y la

contratación de los

servicios de auditoria

externa para el proyecto

Elabora los informes

técnicos establecidos en

el convenio de

Cooperación

Tramita la emisión

de cheques

Actualiza el sistema

de contabilidad de

fondos externos

Envía informe técnico y

financiero al cooperante

a la Dirección de Crédito

Público y a SEGEPLAN

Emite el cheque

para pago de

Honorarios

Tramita la devolución de

los saldos e interés no

ejecutados del proyecto,

y la cancelación de la

cuenta bancaria

Cotiza y contrata los

servicios de la

Auditoria Externa

para el proyecto

Traslada semanalmente

los cheques vaucher

correspondientes con

carga a la cuenta del

Proyecto

Envía mensualmente informe

sobre la disponibilidad

presupuestaria y bancaria e

informes financieros

establecidos en el Convenio

de Cooperación

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

389



1) Guía contratación de servicios técnico /profesionales ( Dirección de

Relaciones Internacionales)

2) Guía elaboración de Términos de referencia para contratación de

servicios técnicos / profesionales (Dirección de Relaciones

Internacionales).

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

390

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados a la para obtener e ingresar las distintas

donaciones en Especie.


1 Despacho del Procurador de los Derechos Humanos



4 Fuente Cooperante

5 Dirección Financiera

6 Ministerio de Finanzas Públicas


8 Unidad de Almacén

9 Unidad de Inventario



Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

391


Nombre del Procedimiento: Recepción de Donaciones en

Especie.

Fecha:

Hoja: 35 / 36



1) Fuente Cooperante Manifiesta interés de brindar donación en especie.


Recibe propuesta de donación en especie y envía para visto bueno del Despacho del Procurador.

3) Despacho del Procurador Evalúa la propuesta y da su Vo. Bo. Y delega a la Unidad responsable de gestionar la donación (puede ser los despachos de las Adjuntas, la Secretaría General, la Dirección de Relaciones Internacionales o la Dirección Administrativa).

4) Unidad responsable de gestionar la donación.

Responde por escrito al donante y solicita que envíe por escrito o por acta de donación el detalle de los bienes que donará. Si donante no cuenta con dicha acta, la Asesoría Jurídica podrá proponer un acta.

5) Fuente Cooperante Envía carta o acta de donación para firma correspondiente del Procurador de los Derechos Humanos.

6) Unidad responsable de gestionar la donación

Recibe acta de donación firmada por el Cooperante y el Procurador de los Derechos Humanos y traslada copia al Despacho del PDH y Dirección Financiera

7) Dirección Financiera Solicita certificación de donación en especie ante la unidad especializada del Ministerio de Finanzas Públicas. 7

7 Ver artículo 53 de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No 101-97.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

392

8) Dirección Administrativa Solicita a Secretaría General gestionar emisión del Acuerdo Gubernativo donde se aprueba la Donación correspondiente.

9) Secretaria General Gestiona Acuerdo Gubernativo, donde se aprueba la Donación en especie y solicita se publique en el Diario de Centro América

10) Ministerio de Finanzas Públicas

Emite acuerdo Gubernativo y publica en el Diario de Centro América

11) Secretaría General Recibe Acuerdo Gubernativo

12) Despacho del PDH Solicita a la Unidad responsable de gestionar la donación la gestión del envío de donación en especie

13) Unidad responsable de gestionar la donación Fuente cooperante

Gestiona el envío de la donación en especie

14) Fuente Cooperante Envía donación en especie

15) Unidad de Almacén Recibe los bienes donados según listados y/o acta de donación.

16) Unidad de Inventario Registra los bienes no fungibles donados en el libro de inventarios de la PDH

17) Unidad de Inventario Traslada bienes adquiridos a la Dirección correspondiente por medio de tarjetas de responsabilidad.

18) Unidad responsable de gestionar la donación y Unidad Financiera

Notifican al Despacho, y a la Dirección de Relaciones sobre la recepción de la Donación para su registro.

- Fin de la donación-

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

393

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Recepción de Donaciones en Especie

Unidad de

Inventario

Unidad de

Almacen

Ministerio de

Finanzas

Públicas

Secretaria

General

Dirección

Administrativa

Dirección

Financiera

Unidad

responsable de

gestionar la

donación

Despacho

Superior del

PDH

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Fuente

Cooperante

Inicia

Manifiesta interés

de brindar

donación en

especie.

Recibe propuesta de

donación en especie y

envía para visto bueno

del Despacho del

Procurador

Evalúa la propuesta y da

su Vo. Bo. Y delega a la

Unidad responsable de

gestionar la donación

Responde por escrito al

donante y solicita que envíe

por escrito o por acta de

donación el detalle de los

bienes que donará.

Envía carta o acta de

donación para firma

correspondiente del

Procurador de los

Derechos Humanos.

Recibe acta de donación

firmada por el

Cooperante y el

Procurador de los

Derechos Humanos

Solicita certificación de

donación en especie

ante la unidad

especializada del

Ministerio de Finanzas

Públicas

Solicita a Secretaría

General gestionar

emisión del Acuerdo

Gubernativo donde se

aprueba la Donación

correspondiente

Gestiona Acuerdo

Gubernativo, donde se

aprueba la Donación en

especie y solicita se

publique en el Diario de

Centro América

Emite acuerdo

Gubernativo y publica en

el Diario de Centro

América

Recibe Acuerdo

Gubernativo

Solicita a la Unidad

responsable de

gestionar la donación la

gestión del envío de

donación en especie

Gestiona el

envío de la

donación en

especie

Envía donación en

especie

Recibe los Bienes

Donados

Registra los bienes no

fungibles donados en el

libro de inventarios de la

PDH

Traslada bienes

adquiridos a la Dirección

correspondiente por

medio de tarjetas de

responsabilidad.

Notifican al Despacho, y

a la Dirección de

Relaciones sobre la

recepción de la

Donación para su

registro.

Finaliza

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

394

Anexos:

No. Anexos

1 Extracto del Artículo 53. De la Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97

del Congreso de la República.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

395

Establecer los pasos para realizar evaluaciones externas sustantivas o de resultados a Proyectos financiados con fondos de Cooperación Internacional. Nota: Este tipo de evaluación puede realizarse: antes, durante, final y ex – post (esta última si ha pasado un lapso entre tres y seis años, para que con esta evaluación permita apreciar los impactos que el proyecto puede haber generado luego de su cierre). Este proceso es exclusivo de evaluaciones externas realizadas por consultores evaluadores.


1. Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y sus Adjuntas


3. Unidades Ejecutoras (PDH) relacionadas a la ejecución implementación de

los resultados del proyecto según el tema.

4. Donantes bilaterales o agencias de cooperación (Fuente Cooperante)

5. Evaluadores externos



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

396

Procedimiento No. 8 No. de Pasos: 29

Nombre del Procedimiento: Evaluación Externa

Sustantiva o de Resultados

a proyectos financiados con

fondos de Cooperación

Internacional

Fecha: 01/09/2013

Hoja: 40/ 45



Revisa los Convenios de cooperación y se guía según lo ahí estipulado. Si el convenio no lo establece se pone de acuerdo con el Donante para la modalidad de la evaluación, los costos y los términos de referencia.


Se inician gestiones para la realización de evaluación externa con la elaboración de Términos de referencia –TdR- que deben de discutirse y consensuarse entre PDH y donante.


Informa de la realización de la evaluación y pide anuencia al Despacho. Dado que existen 4 tipos de evaluación. Se definirá las fechas de realización de las mismas.

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

397

4) Despacho Superior del PDH

El Despacho del Procurador da su anuencia al proceso de evaluación, a los TdR, y autoriza e instruye, -a través de la Dirección de Relaciones internacionales- a las unidades relacionadas para que brinden apoyo y colaboren con el proceso.


Procede a solicitar la contratación del evaluador o firma evaluadora externa.

Forma de Contratación del Evaluador o Firma Evaluadora

Externa

6) Directamente el Cooperante

7) Directamente procesos internos de la IPDH

8) Fuente Cooperante

Informa a la Dirección de Relaciones Internacionales, la selección del evaluador (a) o firma seleccionada y consulta las fechas programadas de la misma.

9) Evaluador o Empresa Evaluadora Externa.

Con el fin que la PDH se prepare, los evaluadores explican a la Dirección de Relaciones Internacionales, el procedimiento y la documentación que requerirán y las personas a entrevistar, o las visitas a realizar, entre otros.


Informa por escrito o por reunión, a las Unidades involucradas sobre las fechas programadas

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

398

para la realización de la auditoría.


Conjuntamente con las unidades a entrevistar, coordina el cronograma y las fechas de entrevistas, así como, la lista de documentación que requerirán los evaluadores y elabora una agenda de trabajo para la realización de reuniones.

3

12)


Coordina el proceso de evaluación externa y mantiene comunicación con los evaluadores.

13)


Recibe a los evaluadores externos, entrega toda la documentación relativa al programa, su marco lógico, análisis de riesgos, etc., así como, la demás información que le haya sido solicitada en versión impresa y digital.


Coordina, participa en las reuniones entre las unidades involucradas y los evaluadores externos.


Si el programa o proyecto tiene acciones en las Auxiliaturas del interior de la República, se coordinan las visitas de campo que sean requeridas. Si no pasa a paso 14.


La Dirección de Relaciones Internacionales, conjuntamente con el Director de Auxiliaturas, informa a las Auxiliaturas seleccionadas sobre la visita de los evaluadores y sobre la documentación requerida. Si los evaluadores, lo solicitan, pueden acompañarle en la visita.

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

399

17) Las Unidades involucradas y las Auxiliaturas seleccionadas

Reciben a los evaluadores externos y brindan información requerida.


Elabora la primera versión del Informe de evaluación, traslada.

10


Recibe y socializa con las unidades involucradas la primera versión del informe de evaluación y solicita aclaraciones.

3

20)

Unidades involucradas y las Auxiliaturas seleccionadas

Reciben la primera versión del informe de evaluación.

4


Recibe aclaraciones al informe de evaluación externa y envía a los evaluadores externos para su incorporación.

5


Incorporan aclaraciones al informe de evaluación y presentan la segunda versión del informe de evaluación. .

4


Recibe segundo informe de evaluación y socializa nuevamente con las unidades involucradas.

Que Procede

Despacho Superior del PDH Si se aprueba, PDH da su Vo. Bo.


No, recibe nuevamente observaciones por escrito y se regresa paso 12.


Envía al Evaluador o Empresa Evaluadora Externa el informe preliminar con el visto bueno.


Recibe el informe preliminar y elabora el informe final de la evaluación.


Envía oficialmente el Informe de Evaluación a la Fuente Cooperante y al Procurador de los Derechos Humanos.

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

400


Retoma las observaciones y recomendaciones emanadas en el informe de la Evaluación Externa.

Si la evaluación es anterior:

Notifica al Despacho y a las unidades interesadas las recomendaciones, tratando de que estas se implementen y se incluyan en el nuevo proyecto que se mejoren los instrumentos sugeridos.

Si la evaluación es “Durante”:

Incorpora las sugerencias de mejoras a las actividades en curso que se están desarrollando. Se vela por que se adopten de las rectificaciones sugeridas -en el caso de que las cosas no vayan según lo planificado. Se deben compartir con las unidades ejecutoras y con el donante todas las rectificaciones y sugerencias.

Si la evaluación es Final Se realiza al momento de cerrar el proyecto. Busca determinar si hemos cumplido o no con el objetivo general planteado y si este será sostenible en el futuro.

.La evaluación ex – post: Esta evaluación se realiza cuando ha transcurrido entre tres y seis años, para evaluar los impactos que el proyecto puede haber generado luego de su cierre. Si el apoyo o proyecto es de corto plazo, no se recomienda este tipo de evaluaciones. Una

3

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

401

vez finalizada la evaluación se procede a socializar los resultados. La Dirección de Relaciones Internacionales podrá compartir con el Donante y las unidades ejecutoras y con el Despacho del procurador los resultados de la Evaluación en una reunión y por escrito.

28)


Traslada al Despacho del PDH las observaciones y recomendaciones.

Traslada a las Direcciones y/o Unidades involucradas las observaciones y recomendaciones.

29) Unidades involucradas Adoptan y cumplen con las recomendaciones.

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

402

Diagrama de Flujo:

Proc

uradur

ía de lo

s Dere

chos H

umano

s - Dire

cción d

e Rela

ciones

Interna

cionale

s

Evaluación Externa Sustantiva o de Resultados a proyectos financiados

con fondos de Cooperación Internacional

Las Unidades

involucradas y

las Auxiliaturas

seleccionadas

Evaluador o

Empresa

Evaluadora

Externa

Despacho

Superior del

PDH

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Fuente

Cooperante

Inicia

Revisa los

Convenios de

cooperación

inician gestiones

para la realización

de evaluación

externa

Informa de la

realización de la

evaluación

anuencia al

proceso de

evaluación y a

los Tdr.

Procede a solicitar la

contratación del

evaluador o firma

evaluadora externa

Forma de

Contratación

Directamente el

Cooperante

Por procesos

internos de la

IPDH

Informa a la Dirección de

Relaciones

Internacionales, la

selección del evaluador

Explica, el procedimiento

y la documentación que

requerirán

Recibe

confirmación de la

selección del

Evaluador externo

Reciben la primera

versión del informe

de evaluación.

Aclaran o Justifican

observaciones

conjuntamente con el

Director de Auxiliaturas,

informa a las

Auxiliaturas

seleccionadas sobre la

visita de los evaluadores

Coordina el

proceso de

evaluación

externa

coordinan las

visitas de campo

que sean

requeridas.

coordina el

cronograma y las

fechas de

entrevistas

Que Procede

Informa por escrito

las fechas de

realizacion de la

evaluación

Finaliza

Elabora la primera

versión de la

evaluación,

traslada.

Reciben a los

evaluadores externos y

brindan información

requerida.

Recibe a los

evaluadores externos,

entrega toda la

documentación relativa

al programa

Adoptan y

cumplen con las

recomendaciones

Retoma las

observaciones y

recomendaciones

emanadas en el informe

de la Evaluación

Externa.

Recibe

observaciones y

recomendaciones del

informe de

evaluación externa

Coordina, participa en

las reuniones entre las

unidades involucradas y

los evaluadores

externos.

Envía oficialmente el

Informe de Evaluación a

la Fuente Cooperante y

al Procurador de los

Derechos Humanos

Incorporan aclaraciones

al informe de evaluación

y presentan la segunda

versión del informe de

evaluación

Si se aprueba,

PDH da su Vo.

Bo.

Recibe el informe

preliminar y elabora el

informe final de la

evaluación.

No, recibe

nuevamente

observaciones por

escrito.

Recibe segundo informe

de evaluación y

socializa nuevamente

con las unidades

involucradas

Traslada

observaciones y

recomendaciones

del informe de

evaluacion externa

Envía al Evaluador o

Empresa Evaluadora

Externa el informe

preliminar con el visto

bueno

Recibe aclaraciones al

informe de evaluación

externa y envía a los

evaluadores externos

para su incorporación.

Recibe y socializa con

las unidades

involucradas la primera


evaluación

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Derechos Humanos

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Mayo 2015

403

Establecer los pasos y los procedimientos relacionados al Cierre de los proyectos financiados por

Cooperación Internacional.


17. Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y Procuradoras Adjuntas.



20. Dirección Administrativa (Unidad de Almacén, Unidad de Inventario)

21. Dirección de Auditoría Interna de la PDH

22. Unidad Ejecutora


PROCEDIMIENTOS


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Mayo 2015

404


Nombre del Procedimiento: Cierre del proyecto /

programa

Fecha: 01/09/2013

Hoja: 48/50




Un mes antes de que el convenio de cooperación suscrito llegue a su fecha de finalización (estipulada por Convenio, o por ampliación acordada por ambas partes), se debe iniciar las gestiones para el cierre del proyecto.


Solicita a las Unidades Ejecutoras la elaboración del Informe Sustantivo Final sobre el alcance de los resultados.


Solicita a la Dirección Financiera la elaboración del Informe Financiero Final.

4) Unidad Ejecutora Elabora el Informe Sustantivo Final y traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales con el Vo. Bo. de la coordinación del proyecto.

5) Dirección Financiera Elabora el Informe Financiero Final y traslada a la Dirección de Relaciones Internacionales.


Verifica que los Informes Sustantivo y Financiero cumplan con los procedimientos establecidos por la fuente cooperante y solicita el Vo.Bo del Despacho Superior. Si da el Vo.Bo traslada al donante Si no da el Vo.Bo incorpora las observaciones y prosigue.


Envía a la fuente cooperante los Informes Sustantivo y Financiero Final para su aprobación.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

405


Convoca a una reunión a las unidades ejecutoras y fuente cooperante para presentar el informe y proceder al cierre.

9) Fuente Cooperante Aprueba los Informes Sustantivo y Financiero.

10) Fuente Cooperante,

Se realizará una Evaluación final sustantiva. Si ha sido indicado en el Documento de Proyecto y/o Convenio o solicitado por el donante. Si el convenio de cooperación no lo estipula, se solicita a la fuente cooperante el traspaso de los bienes adquiridos con los fondos del proyecto, pasen a ser propiedad de la PDH.

11) Fuente Cooperante Acepta por escrito el traspaso de los bienes adquiridos con los fondos del proyecto de cooperación y traslada nota oficial al Despacho Superior.


Traslada a la Dirección Administrativa copia de la aceptación de la fuente cooperante de donar los bienes a la PDH.

13) Dirección Administrativa Registra e ingresa los bienes a los libros de inventarios correspondientes.

14) Dirección Financiera Verifica que las cuentas aperturadas para el proyecto queden debidamente cerradas y liquidadas.

15) Dirección Financiera Si existieran saldos se deberá seguir de acuerdo al convenio el trámite para la devolución de los saldos a la fuente cooperante.

16) Dirección Financiera Si el convenio no lo establece deberán coordinarse con la fuente cooperante sobre cómo se utilizarán los intereses de las cuentas.

17) Dirección Financiera Tramita la cancelación de la cuenta bancaria del proyecto.

18) Dirección Financiera Informa al Ministerio de Finanzas Públicas sobre la cancelación de la cuenta bancaria del proyecto.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

406

19) Dirección Financiera Informa a la SEGEPLAN la finalización del Convenio, para dar de baja el Sistema Nacional de Inversión Pública, SNIP.


Solicita a la fuente cooperante por cruce de cartas acepte la finalización del programa / proyecto de forma escrita. (Finiquito).


Una vez recibida la carta de Finiquito, notifica al Despacho y las Unidades Ejecutoras, ingresa la documentación a los archivos correspondientes y clausura el proyecto.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

407

Diagrama de Flujo:

P

rocu

radu

ría d

e lo

s D

erec

hos

Hum

anos

- D

irecc

ión

de R

elac

ione

s In

tern

acio

nale

s

Evaluación Externa Sustantiva o de Resultados a proyectos financiados

con fondos de Cooperación Internacional

Dirección

Administrativa

Fuente

Cooperante

Dirección

FinancieraUnidad Ejecutora

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicia

inicia las

gestiones para el

cierre del proyecto

Solicita a las Unidades

Ejecutoras la

elaboración del Informe

Sustantivo Final

Solicita a la Dirección

Financiera la

elaboración del Informe

Financiero Final

Elabora el

Informe

Sustantivo Final

Elabora el

Informe

Financiero Final

Verifica que los Informes

Sustantivo y Financiero

cumplan con los

procedimientos

establecidos por la

fuente cooperante

Envía a la fuente

cooperante los Informes

Sustantivo y Financiero

Final para su

aprobación.

Convoca a una reunión

a las unidades

ejecutoras y fuente

cooperante para

presentar el informe y

proceder al cierre

Aprueba los

Informes

Sustantivo y

Financiero.

Se realizará una

Evaluación final

sustantiva

Acepta por escrito el traspaso

de los bienes adquiridos con

los fondos del proyecto de

cooperación


Administrativa copia de

la aceptación de la

fuente cooperante de

donar los bienes a la

PDH.

Registra e ingresa los

bienes a los libros de

inventarios

correspondientes.

Verifica que las cuentas

aperturadas para el

proyecto queden

debidamente cerradas y

liquidadas

Devolución de

saldos si

existieran

Si el convenio no lo

establece deberán

coordinarse con la

fuente cooperante sobre

cómo se utilizarán los

intereses de las cuentas.

Tramita la

cancelación de la

cuenta bancaria del

proyecto

Informa al Ministerio de

Finanzas Públicas sobre

la cancelación de la

cuenta bancaria del

proyecto.

Informa a la

SEGEPLAN la

finalización del

Convenio

Solicita a la Fuente

Cooperante Finiquito

notifica al

Despacho y las

Unidades

Ejecutoras

Finaliza

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

408

Establecer los pasos para realizar Auditorías Financieras Externas a Proyectos financiados con fondos

de Cooperación Internacional.

Nota: Este tipo de auditorías puede realizarse antes – durante y/o después (final) de la ejecución del

proyecto/programa. Este proceso es exclusivo de Auditorías Externas8. La auditoría se deberá llevar

a cabo conforme a estándares internacionales de auditorías y responde a procesos financieros y

administrativos relacionados a la ejecución.


1 Despacho del Procurador de los Derechos Humanos y sus Adjuntas


Secretaría General

3 Fuente Cooperante

4 Auditoria Externa

5 Unidades Ejecutoras (PDH) relacionadas a procesos de auditoría, entre ellas: Dirección Financiera (Unidad de Fondos Externos), Dirección Administrativas

(Unidad de Inventarios, Compras), Auditoría Interna, Dirección de Planificación, Dirección de Recursos Humanos, entre otras.

6. Donantes bilaterales o agencias de cooperación (Fuente Cooperante

8 Se consideran admisibles Profesional independiente/firma contable (auditor externo/firma de auditores), con inscripción en el

Registro de Peritos Contadores y Auditores de Guatemala.



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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

409


Nombre del Procedimiento: Auditoría Financiera Externa

a proyectos financiados con

fondos de Cooperación

Internacional

Fecha: 01/09/2013

Hoja: 53/56


(días) 01


Revisa los Convenios de cooperación y se guía según lo ahí estipulado. Si el convenio no lo establece, se acuerda con el Donante la modalidad de la auditoría, los costos y los términos de referencia.


Se inician gestiones para la realización de auditoria externa con la elaboración de Términos de referencia –TdR- que deben de discutirse y consensuarse entre PDH y donante.


Informa de la realización de la Auditoria y pide Anuencia al Despacho del Procurador a través de Secretaría General.

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

410

04 Despacho Superior del PDH

El Despacho del Procurador a través de Secretaría General da su anuencia al proceso de auditoría, a los TdR, y autoriza e instruye, -a través de la Dirección de Relaciones internacionales- que las unidades relacionadas brinden apoyo y colaboren con el proceso.


Una vez aprobados los TdR, entre donante y PDH, se selecciona y contratan los servicios de auditoría. En acuerdo con la fuente cooperante, la contratación la realizan: directamente el donante o proceso independiente por PDH.

06 Fuente Cooperante

Informa a la PDH y Dirección de Relaciones Internacionales, la selección del auditor o firma seleccionada y consulta las fechas programadas de la misma.

07 Auditores Externos

Con el fin que la PDH se prepare, los auditores explican a la Dirección de Relaciones Internacionales, el procedimiento y la documentación que requerirán y las personas a entrevistar, o las visitas a realizar, entre otros.


Informa, por escrito o por reunión, a las Unidades involucradas sobre las fechas programadas para la realización de la auditoría.


Conjuntamente con las unidades a entrevistar, coordina el cronograma y las fechas de entrevistas, así como, la lista de documentación que requerirán los auditores y elabora una agenda de trabajo para la realización de reuniones.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

411


Coordina el proceso de auditoría externa y mantiene comunicación con los Auditores.


Recibe a los auditores externos y proporciona la información que le solicitan, en versión impresa y digital.


Coordina, participa en las reuniones entre las unidades involucradas y los auditores externos.

13 Las Unidades involucradas Reciben a los auditores externos y brindan información requerida.

14 Auditores Externos Presentan a la Dirección de Relaciones Internacionales la primera versión del Informe de Auditoría.


Socializa con las unidades involucradas la primera versión del informe de auditoría y solicita aclaraciones.


Recibe aclaraciones al informe de auditoría externa y envía a los auditores externos para su incorporación.

17 Auditores Externos Incorporan aclaraciones al informe de auditoría y presentan la segunda versión del informe de auditoría.


Recibe informe de auditoría y socializa nuevamente con las unidades involucradas. Si se aprueba, PDH da su Vo. Bo. No recibe nuevamente observaciones por escrito y se regresa paso 12.


Envía a la Auditoría Externa informe preliminar con el visto bueno.

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

412

20 Auditores Externos Recibe el informe preliminar y elabora el informe final de la auditoría.

21 Auditores Externos Envía oficialmente el informe final de Auditoria a la Fuente Cooperante y al Procurador de los Derechos Humanos.


Retoma las observaciones y recomendaciones emanadas en el informe de la Auditoria Externa.


Traslada al Despacho del PDH las observaciones y recomendaciones.


Traslada a las Direcciones y/o Unidades involucradas las observaciones y recomendaciones.

25 Unidades involucradas Adoptan y cumplen con las recomendaciones.

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

413

Diagrama de Flujo:

P

rocu

radu

ría d

e los

Der

echo

s Hum

anos

- Di

recc

ión d

e Re

lacion

es In

tern

acion

ales

Auditoría Financiera Externa a proyectos financiados con fondos de

Cooperación Internacional

Unidades

InvolucradasAuditoria Externa

Fuente

Cooperante

Despacho

Superior del

PDH

Dirección de

Relaciones

Internacionales

Inicio

Acuerda según convenio

de Cooperación

modalidad de la

auditoría, los costos y

los términos de

referencia.

Inicia gestiones

para la realización

de auditoria

externa

Informa de la

realización de la

Auditoria y pide

Anuencia

Da su anuencia al

proceso de

auditoría

Inicia proceso

de selección de

autoria

Informa a la PDH y

Dirección de Relaciones

Internacionales, la

selección del auditor o

firma seleccionada

explican a la Dirección de

Relaciones Internacionales, el

procedimiento y la

documentación que

requerirán y las personas a

entrevista

Informa, por escrito o por

reunión, a las Unidades

involucradas sobre las fechas

programadas para la

realización de la auditoría

coordina el

cronograma y

las fechas de

entrevistas,

Coordina el proceso de

auditoría externa y

mantiene comunicación

con los Auditores

Recibe a los

auditores externos y

proporciona la

información que le

solicitan

Coordina, participa en

las reuniones entre las

unidades involucradas y

los auditores externos

Reciben a los

auditores externos y

brindan información

requerida

Presentan a la Dirección

de Relaciones

Internacionales la

primera versión del

Informe de Auditoría

Socializa con las

unidades involucradas la

primera versión del

informe de auditoría y

solicita aclaraciones

Recibe aclaraciones al

informe de auditoría

externa y envía a los

auditores externos

Incorporan aclaraciones

al informe de auditoría y

presentan la segunda


auditoría.

Recibe informe de

auditoría y socializa

nuevamente con las

unidades involucradas

Envía a la Auditoría

Externa informe

preliminar con el visto

bueno del PDH

Recibe el informe

preliminar y elabora

el informe final de la

auditoría.

Envía oficialmente el

informe final de Auditoria

a la Fuente Cooperante

y al Procurador de los

Derechos Humanos

Retoma las

observaciones y

recomendaciones

emanadas en el informe

de la Auditoria Externa

Traslada al Despacho

del PDH las

observaciones y

recomendaciones

Traslada a las

Direcciones y/o

Unidades involucradas

las observaciones y

recomendaciones

Adoptan y

cumplen con las

recomendaciones.

Finaliza

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

414

12. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE DENUNCIAS NUEVAS COMPETENCIA AUXILIATURAS – DIRECCIÓN DE PROCURACIÓN

Desarrollar el procedimiento que se debe seguir en la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias, para la recepción y registro de denuncias nuevas, desde el momento de la atención del denunciante, hasta el traslado del expediente a la Auxiliatura de competencia que conocerá del mismo, llevándose a cabo las acciones urgentes que el caso amerite.




Auxiliaturas Regionales, Departamentales, Municipales y/o Móviles




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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

415


Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad


Se recibe a la persona, y se le pregunta el objeto de su visita a la Institución, con el fin de establecer si desea presentar alguna denuncia, en cuyo caso se le remite al módulo de recepción de denuncias.


La persona que se encuentre en el módulo de recepción de denuncias, solicita los datos personales del denunciante y pregunta de una manera general sobre el asunto de su denuncia, con la finalidad de establecer el tipo de atención que requiere y el servicio que la Institución le puede brindar en el marco de su competencia. Si de la información se desprende que los hechos corresponden a una Auxiliatura únicamente se tomará la denuncia asignándole un número de registro correlativo en forma electrónica y manual, y se trasladará a la Dirección Nacional de Auxiliaturas, para lo que sea procedente.

3 Coordinador de Supervisores Regionales

Procede a documentar la recepción de la denuncia, y remitirla a la Auxiliatura con copia al Supervisor correspondiente, con el visto bueno del Director y/o Sub Director Nacional de Auxiliaturas.

4 Supervisores Regionales Establecerá el seguimiento de la denuncia.



DENUNCIAS NUEVAS COMPETENCIA AUXILIATURAS

Fecha: Febrero 2014

Hoja:

PROCEDIMIENTOS

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Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

416

Diagrama de Flujo:

Pro

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urí

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ch

os

Hu

ma

no

s -

Dir

ec

ció

n d

e P

roc

ura

ció

n

Recepción y Registro de Denuncias Nuevas Competencia de

Auxiliaturas

Coordinador de

Supervisores

Regionales

Supervisores

Regionales

Receptor de

Personas y

Documentos

Oficial (Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Inicio

Establecerá el

seguimiento de la

denuncia.

Se recibe a la

persona, y se le

pregunta si desea

presentar su

denuncia.

Archiva

documentos

Fin

Se pregunta de una

manera general sobre

el asunto de su

denuncia, Si

corresponden a una

Auxiliatura

únicamente se tomará

la denuncia y se

trasladará a la

Dirección de

Auxiliaturas, para lo

que sea procedente.

Procede a

documentar la

recepción de la

denuncia, y

remitirla a la

Auxiliatura con

copia al Supervisor

correspondiente

Formularios e Instructivos: Acta de la denuncia, primeras resoluciones, Memo de traslado

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

417

13. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE DENUNCIAS NUEVAS COMPETENCIA AUXILIATURAS DÍAS INHÁBILES, FESTIVOS Y FUERA DE HORARIO– DIRECCIÓN DE PROCURACIÓN

Desarrollar el procedimiento que se debe seguir en la Unidad de Recepción y Calificación de Denuncias, para la recepción y registro de denuncias nuevas, desde el momento de la atención del denunciante, hasta el traslado del expediente a la Auxiliatura de competencia que conocerá del mismo, llevándose a cabo las acciones urgentes que el caso amerite.




Auxiliaturas Regionales, Departamentales, Municipales y/o Móviles




Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

418


Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad


Se recibe a la persona, y se le pregunta el objeto de su visita a la Institución, con el fin de establecer si desea presentar alguna denuncia, en cuyo caso se le remite al módulo de recepción de denuncias.


La persona que se encuentre en el módulo de recepción de denuncias, solicita los datos personales del denunciante y pregunta de una manera general sobre el asunto de su denuncia, con la finalidad de establecer el tipo de atención que requiere y el servicio que la Institución le puede brindar en el marco de su competencia. Si de la información se desprende que los hechos corresponden a una Auxiliatura y que son medidas urgentes, se realizará la comunicación inmediata con el Director y/o Sub Director Nacional de Auxiliaturas y con el Auxiliar correspondiente, para lo que sea procedente.

3 Coordinador de Supervisores Regionales

Al día hábil siguiente, se procede a documentar la recepción de la denuncia, y remitirla a la Auxiliatura con copia al Supervisor correspondiente, con el visto bueno del Director y/o Sub Director Nacional de Auxiliaturas.

4 Supervisores Regionales Establecerá el seguimiento de la denuncia.



DENUNCIAS NUEVAS COMPETENCIA

AUXILIATURAS DÍAS INHÁBILES, FESTIVOS Y

FUERA DE HORARIO

Fecha: Febrero 2014

Hoja:

PROCEDIMIENTOS

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

419

Diagrama de Flujo:

Pro

cu

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a d

e lo

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ch

os

Hu

ma

no

s -

Dir

ec

ció

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roc

ura

ció

n

Recepción y Registro de Denuncias Nuevas Competencia de

Auxiliaturas Días Inhábiles, Festivos y Fuera de Horario

Coordinador de

Supervisores

Regionales

Supervisores

Regionales

Receptor de

Personas y

Documentos

Oficial (Unidad de

Recepción y

Calificación de

Denuncias)

Inicio

Establecerá el

seguimiento de la

denuncia.

Se recibe a la

persona, y se le

pregunta si desea

presentar su

denuncia.

Archiva

documentos

Fin

Se pregunta de una

manera general sobre

el asunto de su

denuncia, Si

corresponden a una

Auxiliatura

únicamente se tomará

la denuncia y se

trasladará a la

Dirección de

Auxiliaturas, para lo

que sea procedente.

Al día hábil

siguiente, se

procede a

documentar la

recepción de la

denuncia, y

remitirla a la

Auxiliatura con

copia al Supervisor

correspondiente

Formularios e Instructivos: Acta de la denuncia, primeras resoluciones, Memo de traslado

Diseño: DGPG-2013


Derechos Humanos

Versión 1

Mayo 2015

420

Documento Versión 01 - 2014

Manual de Procedimientos No. Pág. 420

ELABORADO POR REVISADO POR: APROBADO POR:

Fecha Septiembre 2013 Noviembre 2013 Febrero 2014

Área Responsable


Dirección de Planificación y Gestión

administrativa

Procurador de los Derechos Humanos

Firma

manual de procedimientosmunisanmartinjilotepeque.gob.gt/resources/pdf_document/18/8b/1.pdf ·...

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