MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE REGISTRO: LA COMPAÑÍA UTILIZA SISTEMAS

COMPUTARIZADOS PARA LA CONTABILIZACIÓN DE SUS OPERACIONES.

EN EL CUAL SE LLEVA MAYOR, DIARIO GENERAL, DIARIO DE VENTAS,

DIARIO DE COMPRAS, DIARIO DE INGRESOS Y DE EGRESOS Y DIARIO DE

OPERACIONES DIVERSAS. SE UTILIZAN PÓLIZAS DE INGRESOS, DE

EGRESOS Y DE DIARIO. EL DIARIO DE VENTAS SE REGISTRA EN BASE A

LAS FACTURAS Y DIARIO COMPRAS EN BASE A LAS NOTAS DE ENTRADA

DE ALMACÉN. PARA LAS ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN TANTO DE

BOBINAS COMO DE REGULADORES SE ELABORAN ÓRDENES DE

FABRICACIÓN Y EL SISTEMA EMPLEADO PARE EL REGISTRO DE LA

PRODUCCIÓN ES EL DE COSTOS HISTÓRICOS (ABSORBENTES). LOS

INVENTARIOS SE VALÚAN A COSTOS PROMEDIOS.

EL CONTROL DE EXISTENCIAS SE REALIZA A TRAVÉS DE REGISTROS

AUXILIARES DE INVENTARIOS PERPETUOS, PRACTICÁNDOSE INVENTARIO

FÍSICO UNA VEZ AL AÑO.

CON BASE EN LOS DOCUMENTOS CONTABILIZADORES MENCIONADOS

SE AFECTAN LOS DIARIOS DE VENTAS, DE COMPRAS, DE INGRESOS Y

EGRESOS Y DE OPERACIONES DIVERSAS Y SIMULTÁNEAMENTE LOS

AUXILIARES CORRESPONDIENTES. MENSUALMENTE SE PREPARAN

ESTADOS FINANCIEROS A CIFRAS HISTÓRICAS QUE INCLUYEN: BALANCE

GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS, RELACIONES DE CUENTAS

COLECTIVAS Y DE GASTOS ASÍ COMO ESTADÍSTICAS DE VENTA Y

PRODUCCIÓN.

1. CONTROL INTERNO DE EFECTIVO

A) CONCILIACIONES BANCARIAS

1) FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA FIRMAR CHEQUES

NOMBRE DEL FUNCIONARIO PUESTOFIRM

A

C.P. FRANCISCO GOMEZ LEMUZGERENTE GENERAL A

SRA. IRENE CAMPUZANOS CIEN FUEGOS DIRECTOR R.H. A

PARA LA FIRMA DE CHEQUES FIRMAN EN COMBINACIÓN LAS

PERSONAS (A) YA QUE SON FIRMAS MANCOMUNADAS Y POR LO TANTO

NO HAY FIRMAS ÚNICAS.

2) LAS CONCILIACIONES BANCARIAS SON ELBAORADAS POR LA

EMPRESA AL CIERRE DE CADA MES Y DESPUÉS DE HABER REGISTRADO

TODOS LOS MOVIMIENTOS DEL BANCO DEL MES.

- SE ELABORAN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE CADA BANCO CON

LA FIRMA DE ELABORADO, REVISADO POR PARTE DE LA EMPRESA Y

AUTORIZADO POR EL C.P FRANCISCO GÓMEZ LEMUZ.

3) LAS PARTIDAS EN CONCILIACIÓN SE LES DA SEGUIMIENTO CADA MES,

QUE POR LO REGULAR SON CHEQUES EN TRÁNSITO QUE NO FUERON

COBRADOS POR EL BENEFICIARIO.

B) OBTENCIÓN DE INGRESOS

1) LA PRINCIPAL FUENTE DE INGRESOS SON POR LOS INGRESOS PERCIBIDOS PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE REGULADORES DE VOLTAJE Y BOBINAS.

- EN ACTUALIDAD LA COMPAÑÍA TIENE TRES CLIENTES DE MAYOR IMPORTANCIA: DISTRIBUIDORA MEXICANA, S.A., INDUSTRIAL ELÉCTRICO, S.A. Y ABARROTERA DE JALISCO, S.A. DE C.V.

C) FONDO FIJO

LA COMPAÑÍA TIENE CUATRO FONDOS FIJOS: UNO POR $6,000, OTRO POR $18,000, OTRO POR $12,000 Y EL ÚLTIMO POR $5,500; QUE SE MENCIONAN A CONTINUACIÓN:

- FONDO FIJO DE DIRECCIÓN GENERAL

EL FONDO FIJO DE $6,000 ESTA CUSTODIADO POR EL C.P DANIEL ALVAREZ EL CUAL LO UTILIZA PARA EL PAGO DE GASTOS DE LA GERENCIA.

TODOS LOS GASTOS SON AUTORIZADOS PREVIAMENTE POR EL C.P. FRANCISCO GÓMEZ LEMUZ.

- FONDO FIJO DE COMPRAS

EL FONDO FIJO DE $18,000 ESTA CUSTODIADO POR EL SR. VICTOR GÓMEZ LÓPEZ, EL CUAL LO UTILIZA PARA LA COMPRA DE REFACCIONES Y MATERIALES PARA LA FABRICACIÓN DEL PRODUCTO.

- FONDO FIJO DE CAJA GENERAL

EL FONDO FIJO DE $12,000 ESTA CUSTODIADO POR EL C.P. JOSÉ MANUEL DÍAZ, EL CUAL LO UTILIZA PARA GASTOS MENORES.

- FONDO FIJO AL GERENTE GENERAL

EL FONDO FIJO DE $5,500 ESTA RESGUARDADO EN UNA CAJA FUERTE Y LA COMBINACIÓN DE ESTA SOLO LA TIENE EL LIC. FRANCISCO GÓMEZ LEMUZ.

POLITICAS DE CONTROL INTERNO:

- NO OTORGAR PRÉSTAMOS SIN LA AUTORIZACIÓN DEL CONTADOR GENERAL.

- NO REPONER VALES CUYO COMPROBANTE NO REÚNA REQUISITOS FISCALES.

- EN CASO DE TOMAR DINERO DEL FONDO PARA USO DISTINTO AL DE LA EMPRESA SE DESCUENTA POR NÓMINA, FIRMANDO UN PAGARE POR EL IMPORTE.

- LAS REPOSICIONES DE FONDO FIJO DE REALIZAN SEMANALMENTE.

2. CONTROL INTERNO DE INVERSIONES TEMPORALES

- APROBACIÓN Y EXISTENCIA, POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA

EMPRESA DE LAS FIRMAS AUTORIZADAS PARA GIRAR CONTRA LAS

CUENTAS BANCARIAS Y PARA LAS ADQUISICIONES, VENTEA

GRAVÁMENES DE LOS VALORES.

- EXISTENCIA DE CONTROLES ADECUADOS SOBRE LAS ENTRADAS Y

SALIDAS DE EFECTIVO.

- DEPÓSITO INTEGRO E INMEDIATO DE LA COBRANZA.

- SEGREGACIÓN ADECUADA DE FUNCIONES DE AUTORIZACIÓN,

ADQUISICIÓN Y VENTA, CUSTODIA, COBRANZA, TESORERÍA, REGISTRO

DE OPERACIONES Y COBRO DE RENDIMIENTOS.

- AFIANZAMIENTO DE LAS PERSONAS QUE MANEJAN FONDOS Y

VALORES.

- VALUACIÓN PERIÓDICA DE LAS INVERSIONES.

- EXISTENCIAS DE REGISTROS PARA IDENTIFICAR LOS VALORES Y SUS

RENDIMIENTOS.

- ARQUEOS PERIÓDICOS DEL EFECTIVO Y VALORES.

- REALIZACIÓN PERIÓDICA DE CONCILIACIONES BANCARIAS.

3. CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR, INVENTARIOS Y ACTIVO FIJO

A) CLIENTES

LA COMPAÑÍA TIENE TRES CLIENTES: DISTRIBUIDORA MEXICANA, S.A., INDUSTRIAL ELÉCTRICO, S.A. Y ABARROTERA DE JALISCO, S.A. DE C.V.

EL ENCARGADO DEL AREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS ES EL SR. RAMÓN GONZÁLEZ.

TODOS LOS COBROS POR CLIENTES SE LES ANEXA UNA COPIA DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOS INDICANDO EL NÚMERO DE FACTURA QUE SE LES ESTA COBRANDO.

B) DEUDORES

ESTA CUENTA SE MANEJA POR DOS CONCEPTOS GASTOS A COMPROBAR Y PRÉSTAMOS PERSONALES COMO SE DESCRIBE A CONTINUACIÓN:

- GASTOS A COMPROBAR: SE SACA EL CHEQUE Y A MÁS TARDAR EL MES SIGUIENTE SE COMPRUEBA EL GASTO.

- PRÉSTAMOS PERSONALES: EN CASOS MUY ESPECIALES SE REALIZAN PRÉSTAMOS AL PERSONAL Y EN DONDE SE OBSERVA QUE NO SE ESTA COBRANDO NINGÚN INTERES Y TAMPOCO SE ELABORA NINGÚN DOCUMENTO QUE CONSTE QUE SE RECIBIO ASI COMO LAS CONDICIONES DEL MISMO.

C) INVENTARIOS

SE TIENE LOS TRES INVENTARIOS: DE MATERIA PRIMA, PRODUCCIÓN EN PROCESO Y ARTÍCULOS TERMINADOS.

D) PAGOS ANTICIPADOS Y OTROS ACTIVOS

ACTUALMENTE SE TIENE CONTRATADOS CUATRO TIPOS DE SEGUROS: SEGURO QUE CUBRE INCENDIOS, EN EL EDIFICIO, DESTRUCCIÓN DE MAQUINARIA INDUSTRIAL, DEL EQUIPO DE OFICINA Y DE LOS INVENTARIOS, EL SEGURO DE FIDELIDAD DE LOS EMPLEADOS QUE MANEJAN VALORES POR $5,000,000, Y SEGURO DE TRANSPORTE.

LA COMPAÑÍA TIENE LA POLÍTICA DE AMORTIZAR LOS SEGUROS A RESULTADOS DE CONFORMIDAD A LA VIGENCIA DEL RECIBO Y SU AMORTIZACIÓN SE REALIZA EN BASE A LOS DÍAS DEVENGADOS DE CADA MES QUE ABARCA LA VIGENCIA DE LA PÓLIZA.

- ANTICIPOS DE IMPUESTOS

EN ESTA CUENTA SE CONTROLAN LOS SALDOS A FAVOR DE IMPUESTOS DE AÑOS PASADOS Y/O PAGOS EN EXCESO ASÍ COMO LOS PAGOS ANTICIPADOS DE ISR QUE AL FINAL SE CANCELA PARA SER COMPARADO CONTRA EL IMPUESTO ANUAL DE ISR.

- IVA ACREDITABLE

EN ESTA CUENTA SE MANEJAN DOS CUENTAS EL IVA ACREDITABLE DEVENGADO Y EL IVA ACREDITABLE PAGADO. EL IVA ACREDITABLE DEVENGADO SE CONTABILIZA AL 100% DEL IVA Y POSTERIORMENTE SE ANALIZA PARA VER QUE IVA FUE EFECTIVAMENTE PAGADO Y SE PROCEDE A REALIZAR EL TRASPASO AL IVA ACREDITABLE PAGADO.

EL IVA ACREDITABLE PAGADO SE COMPARA CONTRA EL IVA POR PAGAR Y EL RESULTADO SE REFLEJA ANTE LA SHCP.

E) INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO