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Manual Específico de Procedimientos de la
Subsecretaria de Promoción y Servicios
Turísticos
Xalapa, Ver Mayo/2010
ÍNDICE
ÍNDICE
Presentación I Antecedentes II Marco Jurídico III Atribuciones IV Estructura Orgánica V Simbología VI Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo VII Participación en Eventos Nacionales e Internacionales 20 Apoyo a congresos y/o convenciones 26 Apoyo a fiestas y ferias estatales 31 Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa Especializada
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Gestión de Recursos para el desarrollo turístico 42 Actualización del sistema de información Turística del Estado
50
Proporcionar Información Turística Estatal 53 Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos 57 Capacitación para la Formación de Guías Especializados 61 Directorio VIII Firmas de Autorización IX
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PRESENTACIÓN
2
PRESENTACIÓN La Secretaría de Turismo y Cultura presenta el Manual de Procedimientos de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos como guía de quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da cumplimiento a las contribuciones que le confiere el Reglamento Interior. El presente documento es resultado del trabajo de la Unidad Administrativa en coordinación de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos y comprende los siguientes apartados:
* Organigrama General, muestra las áreas que integran la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos.
* Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de
los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de cada procedimiento.
* Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo,
normas y descripción narrativa y gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos.
a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica,
detalladas y secuencias, en que se desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quienes son los responsables de su ejecución.
b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un
procedimiento. * Directorio, enlista los nombres de los principales servidores
públicos de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos. * Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la
responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.
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ANTECEDENTES
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ANTECEDENTES Fue en el año 1941, cuando inicialmente funcionó como Sección de Turismo y Estadística, posteriormente, a sugerencia del Lic. Rubén Bouchez Nieto, fue creado el Departamento de Turismo y Publicidad, asumiendo el cargo él mismo. Las oficinas estuvieron ubicadas por mucho tiempo en Palacio de Gobierno, posteriormente en el periodo del Lic. Aureliano Hernández Palacios, se ubicaron en la esquina de Primo Verdad y Zaragoza. A partir del año 1988, se instalaron en la Avenida Ávila Camacho. Las funciones que asumieron los Jefes de Departamento, fueron como Delegados del Departamento de Turismo del Gobierno Federal; fue hasta que se erigió la Secretaría de Turismo Federal, cuyo Titular fue la Sra. Rosa Luz Alegría, quien designó Coordinadores en cada una de las Entidades Federativas, de acuerdo con la nueva Ley Federal de Turismo. A partir de 1968, el Departamento de Turismo, eleva su rango a Dirección General de Turismo asumiendo la Dirección General, el Lic. Rubén Pabello Rojas. De 1968 a 1998, 10 Directores Generales asumieron el cargo y a partir del año 1986, la Dirección General de Turismo pasa a ser parte de la Secretaría de Desarrollo Económico, plasmando sus funciones en la Gaceta Oficial del 31 de diciembre de 1986. Fue hasta el 1 de diciembre de 1998, que el Gobernador Lic. Miguel Alemán Velasco, eleva el rango de Dirección General a Subsecretaría, publicando las atribuciones en el Reglamento Interior, en la Gaceta Oficial del Estado del 20 de marzo de 1999. El 24 de noviembre de 2003, la Secretaría de Desarrollo Económico, reestructura su organización, publicando las atribuciones del Subsecretario de Turismo en la Gaceta Oficial de esa misma fecha, específicamente en el Capítulo VII, Artículo 16. Lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que ejecutaba la Subsecretaría de Turismo.
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Fue en el presente Gobierno del Lic. Fidel Herrera Beltrán cuando eleva el rango de Subsecretaría de Turismo dependiente de la Secretaría de Desarrollo Económico a Secretaria de Turismo y Cultura, publicando las atribuciones en su propio Reglamento Interior en Gaceta Oficial del Estado el 24 de mayo de 2006.
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MARCO JURÍDICO
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MARCO JURÍDICO Leyes:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-
Llave. • Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave. • Ley Federal de Turismo. • Ley 523 de Turismo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley para el Fomento al Turismo. • Ley de Desarrollo Económico y el Fomento de la Inversión del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley de Competencia Económica. • Ley General de Sociedades Mercantiles. • Ley de Inversión Extranjera. • Ley del Impuesto al Valor Agregado. • Ley Federal para el Fomento de la Micro Industria y la Actividad
Artesanal. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley Federal del Trabajo. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y
Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz. • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el
Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. • Ley Estatal del Servicio Civil. • Ley Orgánica del Municipio Libre.
Códigos y Decretos:
• Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• Código civil para el Estado de Veracruz. • Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Veracruz. • Código de Ética para los Servidores Públicos del Estado de
Veracruz-Llave.
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Reglamentos:
• Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura.
Otros:
• Plan Veracruzano de Desarrollo 2004-2010. • Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo
Criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal. • Condiciones Generales de Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado
de Veracruz de Ignacio de la Llave y sus distintas Dependencias.
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ATRIBUCIONES
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ATRIBUCIONES
De acuerdo al Artículo 7 del Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo y Cultura publicado el 24 de mayo de 2006, a dicha Secretaría para el cumplimiento cabal de las funciones ahí dispuestas, le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
• Proponer, diseñar, coordinar, dirigir y supervisar en los términos de las Leyes de la materia y del Plan Veracruzano de Desarrollo, la ejecución de las políticas y programas del Estado relativo al fomento de las actividades turísticas en un marco de sustentabilidad;
• Participar en la planeación y programación de las obras de infraestructura e inversiones en áreas de desarrollo turístico y cultura en la entidad;
• Elaborar los estudios y programas de factibilidad de inversión turística que permitan su promoción y fomento, las coinversiones y la instalación de empresas vinculas al sector;
• Proveer técnica y económicamente el establecimiento de polos de desarrollo turístico en el territorio del Estado, proponiendo al Ejecutivo Estatal la declaratoria de actividad prioritaria para impulsar nuevos proyectos y productos turísticos;
• Coordinar el Fondo Veracruzano para el Fomento de las Actividades Turísticas de la Entidad y presidir los Órganos de Gobierno de aquellas Entidades Estatales relacionadas primordialmente con el sector;
• Fungir como coordinador sectorial de los parques recreativos, centro de visitantes y convenciones turísticos, de los parques temáticos, así como de los establecimientos relacionados primordialmente con el sector turístico;
• Servir de órgano de consulta y asesoría en materia de servicios turísticos, tanto en las entidades publicas como privadas;
• Asesorar técnicamente a los ayuntamientos y a los sectores social y privados que lo soliciten en la prestación de servicios turísticos o en la ejecución de proyectos relacionados con la materia;
• Procurar la conservación y protección del entorno natural y cultural de las zonas de desarrollo turístico en el Estado;
• Fomentar y apoyar el turismo social, en concertación con los sectores públicos y privados;
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• Formular y difundir la información turística del Estado con base en el Registro Estatal de Prestadores de Servicios Turísticos, el Inventario de Riqueza Turística del Estado, y el Calendario de Actividades Recreativas, Tradicionales y Turísticas de Veracruz;
• Proporcionar información y orientación a los turistas atendiendo los centros de mayor afluencia, carreteras y terminales de transporte aéreo, terrestre y marítimo, según se requiera, así como instalar, coordinar y operar los módulos de información correspondientes;
• Coadyuvar con las dependencias y entidades del sector publico, así como con el sector privado y social, en la conservación de los señalamientos turístico y del patrimonio cultural en las vías publicas federales, estatales y municipales;
• Promover los atractivos culturales y naturales de la Entidad, instrumentos y acciones con los sectores publico y privado y a través de los medios de comunicación, a efecto de incrementar el flujo de turistas, ampliar su estadía e incrementar la derrama económica,
• Proyectar y difundir la publicidad turística y cultural del Estado en coordinación con la Coordinación General de Comunicación Social;
• Promover en coordinación con las autoridades federales competentes, la formulación de las declaratorias nacionales e internacionales relativas a zonas de desarrollo turístico de la Entidad;
• Atender los asuntos internacionales de la competencia de la Secretaría, así como la celebración y cumplimiento de convenios bilaterales y multilaterales de cooperación turística y cultural;
• Promover, organizar y participar en misiones, conferencias, ferias, exposiciones, encuentros, congresos, eventos tradicionales y folklóricos y en general, actividades culturales que contribuyan a una mayor afluencia de visitantes hacia el Estado;
• Coordinarse con las autoridades competentes de los otros ordenes de Gobierno en materia de protección al turista;
• Establecer y operar un sistema de información y orientación al publico, en relación con las actividades y servicios turísticos que se presentan en la Entidad;
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
13
ESTRUCTURA ORGÀNICA
14
15
SUBSECRETARÍA DE PROMOCIÓN Y
SERVICIOS TURÍSTICOS
EJECUTIVO DE PROYECTOS DE FOMENTO
TURÍSTICO
EJECUTIVO DE PROYECTOS DE EVENTOS ESPECIALES
EJECUTIVO DE PROYECTOS
DE DESARROLLO TURÍSTICO
EJECUTIVO DE PROYECTOS
DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
SERVICIOS TURÍSTICOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PROMOCIÓN TURÍSTICA
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SIMBOLOGÍA
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Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico
Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
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Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento
Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.
Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.
Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y
DIAGRAMAS DE FLUJO
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Procedimiento Nombre: Participación del Estado de Veracruz en Eventos Estatales,
Nacionales e Internacionales.
Objetivo: Organizar la promoción turística en favor del Estado de Veracruz en los eventos turísticos Estatales, Nacionales e Internacionales, así como coordinar la participación de los diferentes prestadores de servicios turístico veracruzanos, en los mismos.
Frecuencia: Periódica
Normas Este procedimiento se realizará para participar en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales. Las Invitaciones de participación en los eventos, se enviarán con previa autorización de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos. Los viáticos deberán de apegarse a lo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para participar en los eventos. La Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos podrá invitar a empresarios del sector turístico, cámaras y asociaciones a participar dentro del stand de Veracruz en eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
21
Área Actividad Descripción Eventos
Especiales 1
2
3
4
5
5A
5A.1
6
Recibe de la instancia organizadora a través de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Invitación en original sella y devuelve el original del documento. Analiza las características del evento y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia Turna a la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Nota Informativa en original e integra el expediente del evento y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo Recibe de la Subsecretaría la Nota Informativa en original con la instrucción de si fue autorizada o no la participar en el evento. ¿Participa en el evento? En caso de no participar en el evento: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informar a la instancia organizadora la decisión de no participar en el evento. Envía a la instancia organizadora vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo archiva con la Invitación en copia y la Nota Informativa en original y lo integra al expediente de eventos de manera cronológica permanente Fin. En caso de participar en el evento: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el tramite presupuestal. Pasa el tiempo
22
Área Actividad Descripción Eventos
Especiales 7
8
9
10
11
12
13
14
15
Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación. Elabora la Requisición en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para asistir al evento y recaba firmas del Director General de Promoción Turística. Turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Requisición en original y la copia la integra al expediente del evento como acuse de recibido con la Invitación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de evento en copia, de manera cronológica, permanente Pasa el tiempo Elabora las Invitaciones en original y recaba la autorización del Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos por conducto del Director General de Promoción Turística. Elabora las Invitaciones en los tantos necesarios para informar a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico el desarrollo del evento y recaba firma del Subsecretario. Envía a los empresarios, cámaras o Asociaciones del Sector Turístico las Invitaciones en un tanto vía fax o correo electrónico y lo integra en el expediente del evento de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo Recibe de los empresarios, cámaras o asociaciones del Sector Turístico el Oficio de Confirmación en un tanto vía fax o correo electrónico. Elabora y envía una Lista de Participantes en original a la instancia organizadora, vía fax Asiste y Coordina la participación del Estado de Veracruz en el evento Pasa el Tiempo
23
Área Actividad Descripción
16
Elabora y turna al Secretario de Turismo y Cultura el Informe en original y copia e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del evento, el Oficio de Confirmación. FIN DE PROCEDIMIENTO.
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Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Participación del Estado en Eventos Estatales, Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
O-1
INICIO
RECIBE SELLA Y DEVUELVE
ELABORA Y TURNA
ELABORA ¿PARTICIPAN
EN EL EVENTO?
FIN
INSTANCIA ORGANIZADORA
C
INVITACION O
NOTA INFORMATIVA
O-1
O NOTA INFORMATIVA
RECIBE
NO
SI
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RESPUESTA
INVITACION NOTA
INFORMATIVA
O
C
O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE EVENTOS
O
RECIBE
ELABORA Y RECABA
TURNA E INTEGRA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE EVENTOS
C
REQUISICIÓN O-1
REQUISICIÓN O-1
INVITACION
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RECABA FIRMA
O-1 NOTA INFORMATIVA
DIRECTOR GENERAL
DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y SERVICIOS
TURISTICOS
C
O C
ANALIZA Y ELABORA
EXPEDIENTE
TURNA E INTEGRA
NOTA INFORMATIVA
C
EXPEDIENTE
ENVIA
EXPEDIENTE
1
DIRECCIÓN GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
DE LA INSTANCIA ORGANIZADORA
SUBSECRETARIO
25
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Participación del Estado en Eventos Estatales,
Nacionales e Internacionales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
ELABORA Y RECABA
AUTORIZACION
ELABORA Y
RECABA FIRMA
SUBSECRETARÍA DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
LISTA DE INVITADOS
O
INVITACIONES T
POR CONDUCTO DE LA DIRECCION GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA
O
T
RECIBE
OFICIO DE CONFIRMACION
T
LISTA DE INVITADOS
EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES
C
VIA FAX O CORREO ELECTRONICO
EMPRESARIOS, CAMARAS ASOCIACIONES VÍA FAX O CORREO ELECTRONICO
ELABORA Y ENVIA
LISTA DE PARTICIPANTES
O
INSTANCIA ORGANIZADORA VIA FAX
ASISTE Y
COORDINA
INFORME
LISTA DE PARTICIPANTES O
T
O-1
OFICIO DE CONFIRMACION
C
FIN
1
ENVIA
INVITACIONES
EXPEDIENTE
SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA
EXPEDIENTE
ELABORA Y
TURNA
26
Procedimiento Nombre:
Apoyo a congresos y/o convenciones.
Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino de Congresos y/o Convenciones.
Frecuencia: Periódica
Normas El apoyo a Congresos y/o Convenciones, deben ser previamente autorizados por el Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos. Todos los eventos deben de estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a los congresos y/o convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
27
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
Fomento Turístico
1
2
3
4
5
5A
5A.1
6
7
Recibe del comité organizador a través de la subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Solicitud de apoyo en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos para su autorización, e integra el expediente de congresos y/o convenciones y archiva la copia del documento de manera cronológica permanente. Pasa el Tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará al Congreso y/o Convención? En caso de no apoyar al Congreso o Convención: Elabora el oficio de Respuesta en original para informar al Comité Organizador que no se les apoyará en su Congresos y/o Contención. Envía al comité Organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de congresos y/o convenciones, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de apoyar el Congresos y/o Convenciones: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la unidad Administrativa el Formato de Evento en copia autorizando la participación.
28
Área Actividad Descripción
8
9
10
Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo y archiva la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de Congresos y/o Convenciones de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original para el comité organizador indicándoles el apoyo que se les otorgará, vía fax y se archiva de forma cronológica permanente en el expediente de Congresos y/o Convenciones. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica con el comité organizador que el apoyo otorgado estuviera en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
29
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Apoyo a Congresos y/o Convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
C
O-1
C
INICIO
ANALIZA Y ELABORA
COMITÉ ORGANIZADOR RECIBE
ELABORA Y TURNA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
¿SE LE APOYARA
AL CONGRESO O
CONVENCION?
FIN
COMITÉ ORGANIZADOR
VIA FAX
C
SOLICITUD DE APOYO
O
NOTA INFORMATIVA
O NOTA INFORMATIVA
RECIBE
NO
SI
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RESPUESTA
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
O
C
O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
C
REQUISICIÓ
C SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE
EVENTO
C
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SOLICITUD DE
APOYO
RECABA FIRMA
O-1
NOTA INFORMATIVA
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURISTICA
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
O
C O
C
O-1
NOTA INFORMATIVA
TURNA
EXPEDIENTE ELABORA, TURNA E INTEGRA
EXPEDIENT
1
ENVIA
EXPEDIENTE
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
30
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Congresos y/o Convenciones.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR
VÍA TELEFONICA
C
FIN
COMITÉ ORGANIZADOR VÍA FAX
OFICIO DE CONTESTACIÓN
O
ELABORA Y ENVIA
EXPEDIENTE
1
31
Procedimiento Nombre: Apoyo a las Fiestas y Ferias Estatales.
Objetivo: Promover la cultura popular del Estado, apoyando con publicidad y/o grupos artísticos a las Ferias y Fiestas Estatales
Frecuencia: Periódica
Normas La participación en las Fiestas y Ferias Estatales, deben ser previamente autorizados por el subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos. Todos los eventos deben estar contemplados en el Programa Operativo Anual. El Departamento de Recursos Materiales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para apoyar a las fiestas, ferias y eventos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
32
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
Fomento
1
2
3
4
5
5A
5A.1
6
7
Recibe del comité organizador a través de la subsecretaria de Promoción y Servicios Turísticos la Solicitud de Apoyo en original Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna la Nota Informativa en original al subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos para su autorización, e integran el expediente de fiestas y ferias con la copia del documento. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Nota Informativa en original con la instrucción correspondiente. ¿Se le apoyará a la fiesta, feria estatal? En caso de no ser autorizado: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informar al comité Organizador que no se les apoyará a la fiesta o feria estatal. Envía al comité organizador vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra en el expediente de fiestas y ferias, así como la Solicitud de Apoyo en copia y la Nota Informativa en original y archiva el expediente de manera cronológica permanente. Fin. En caso de ser autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la Unidad Administrativa para el trámite de autorización presupuestal. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa el Formato de
33
Área Actividad Descripción Turístico
8
9
10
Evento en copia autorizando la participación. Elabora, turna e integra la Requisición en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para otorgar el apoyo e integrara la copia, la Solicitud de Apoyo en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia en el expediente de fiestas y ferias. Pasa el tiempo. Elabora y envía Oficio de Contestación en original y copia para el comité organizador indicándoles el apoyo que les otorgara, vía fax y se integra en el expediente de fiestas y ferias de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Se confirma vía telefónica que el apoyo sea otorgado en tiempo y forma. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
NO
C
O-1
C
INICIO
ANALIZA Y ELABORA
AYUNTAMINTO Y/O
COMITÉ ORGANIZADOR
RECIBE
ELABORA Y TURNA
ELABORA Y RECABA FIRMA
¿SE LE APOYARA
A LA FIESTA O FERIA ESTATAL?
SOLICITUD DE APOYO
O
NOTA INFORMATIVA
O NOTA INFORMATIVA
RECIBE
SI
OFICIO DE RESPUESTA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE EVENTOS
C
REQUISICIÓN
O C
SOLICITUD DE APOYO
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
SOLICITUD DE APOYO
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
RECABA FIRMA
O-1 NOTA INFORMATIVA
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
O
C
O
C
1 NOTA INFORMATIVA
TURNA
NOTA INFORMATIVA
ELABORA, TURNA
E INTEGRA
EXPEDIENTE
1
FIN
C
OFICIO DE CONTESTACIÓN
SOLICITUD DE APOYO NOTA
INFORMATIVA
O
C
O
ENVIA E INTEGRA
EXPEDIENTE
O
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
35
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Apoyo a Fiestas y Ferias Estatales.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
CONFIRMA COMITÉ ORGANIZADOR
VÍA TELEFONICA
C
FIN
AYUNTAMIENTO Y/O COMITÉ ORGANIZADOR
VÍA FAX
1
OFICIO DE CONTESTACIÓ
N
O
ELABORA Y ENVIA
EXPEDIENTE
36
Procedimiento Nombre: Atención a operadores Mayoristas, Agencias de Viajes o Prensa
especializada.
Objetivo: Posicionar al Estado de Veracruz como un destino turístico, atractivo, seguro y accesible que ofrece alternativas para vacacionar todo el año.
Frecuencia: Periódica
Normas La participación debe ser previamente autorizada por el Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos. La solicitud y/o aceptación deberá de hacerse por escrito. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será el responsable de realizar las contrataciones y/o adquisiciones de bienes y/o servicios necesarios para la atención de Operadores Mayoristas, Agencias de Viajes y Prensa Especializada. Los periodistas deberán de mandar ejemplares de sus publicaciones para el expediente.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
37
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
1
2
3
4
5
5A
5A.1
6
Recibe de la agencia de publicidad o Secretaría de Turismo Federal (SECTUR) la solicitud de realizar un viaje de familiarización al Estado de Veracruz en original. Analiza las características de la solicitud y elabora una Nota Informativa para hacer del conocimiento del Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos en original y copia. Recaba firma del Director General de Promoción Turística en la Nota Informativa en original y copia. Turna a la Subsecretaria de Promoción y Servicios Turísticos la Nota Informativa en original e integra el expediente del viaje de familiarización y archiva la copia de la Nota Informativa de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe de la Subsecretaría de Promoción y Servicios Turísticos la Nota Informativa en original en la cual informa si fue autorizado. ¿Autoriza la solicitud del viaje de familiarización? En caso de no autorizarlo: Elabora el Oficio de Respuesta en original para informarle a la Agencia de Publicidad o SECTUR que no se podrá recibir al grupo de Operadores, periodistas y/o Agencias de Viajes. Envía a la agencia de publicidad o SECTUR vía fax el Oficio de Respuesta en original y lo integra al expediente del viaje de familiarización así como la Solicitud de Participación en copia y la Nota Informativa en original de manera cronológica permanente. Fin. En caso de estar autorizado: Elabora el Formato de Evento en original y lo turna a la unidad Administrativa para el tramité de autorización presupuestal
38
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
7
8
9
9A
9A.1
10
11
Pasa el tiempo Recibe la unidad administrativa el Formato de Evento en copia autorizando el viaje. Elabora, turna e integra el Itinerario en original y copia al Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos e integra la copia como acuse de recibo en el expediente del viaje de familiarización. Pasa el tiempo. Recibe del Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos el Itinerario en original con los comentarios correspondientes y verifica si existen modificaciones en el Itinerario. ¿Existen modificaciones? En caso de haber modificaciones Realiza las modificaciones correspondientes al Itinerario en Original. Conecta con la actividad No. 10. En caso de no haber modificaciones Elabora y Turna la Requisición en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios necesarios para el viaje. Integra en el expediente del viaje de familiarización copia de la Requisición, la Solicitud de Confirmación en copia, la Nota Informativa en original y el Formato de Evento en copia de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo. Elabora, envía e Integra Oficio de Contestación en original e Itinerario en Original por fax a la agencia de publicidad o SECTUR y se archivan en el expediente del viaje de familiarización de manera cronológica permanente.
39
Área Actividad Descripción Fomento Turístico
12
13
Asiste y coordina el viaje de familiarización al Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Elabora, Turna e Integra el Informe en original al Subsecretario de Promoción y Servicios Turísticos y archiva copia en el expediente de manera cronológica, permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
40
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de
Viajes o Prensa Especializada..
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
C
INICIO
AGENCIA DE PUBLICIDAD O
SECTUR
RECIBE
ELABORA Y
TURNA
ELABORA
¿AUTORIZA LA SOLICITUD DEL VIAJE
DE FAMILIARIZACIÒN?
FIN
AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR VIA FAX
C
SOLICITUD O
TURNA E INTEGRA
O-1 NOTA
INFORMATIVA
O NOTA INFORMATIVA
RECIBE
NO
SI
OFICIO DE RESPUESTA
OFICIO DE RESPUESTA
SOLICITUD DE
PARTICIPACIÓN
NOTA INFORMATIVA
O C
O
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
O
RECIBE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FORMATO DE
EVENTOS
C
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
RECABA FIRMA
O-1
NOTA INFORMATIVA
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
O
C
1
O-1
O
NOTA INFORMATIVA
ANALIZA Y ELABORA
SOLICITUD
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
ENVIA
EXPEDIENTE
ITINERARIO O-1
ELABORA, TURNA
E INTEGRA
EXPEDIENTE
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
41
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento Atención a Operadores Mayoristas, Agencias de
Viajes o Prensa Especializada..
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
ITINERARIO
O
RECIBE Y VERIFICA
REALIZA LAS
MODIFICACIONES
ITINERARIO O
1
INTEGRA
REQUISICIÓN C
SOLICITUD DE
NOTA INFORMATIVA
FORMATO DE EVENTO
C
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
C
O
C
ASISTE Y
COORDINA
OFICIO DE CONTESTACIÓN O
C
FIN
AGENCIA DE PUBLICIDAD O SECTUR
VIA FAX
ELABORA Y TURNA
REQUISICIÓN O-1
INFORME O-1
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
EXISTEN MODIFICACIONES
1
1
EXPEDIENTE
ELABORA, ENVIA E INTEGRA
EXPEDIENTE
ELABORA, ENVIA
E INTEGRA
EXPEDIENTE
C
NO
CONFIRMACIÓN
42
Procedimiento Nombre: Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Objetivo: Impulsar la inversión y el desarrollo de nuevos destinos para consolidar productos y segmentos turísticos novedosos, tratando de impactar el medio ambiente lo menos posible y generando empleos y mayor derrama económica en zonas que no han sido desarrollados turísticamente.
Frecuencia: Semanal.
Normas Los recursos serán comprometidos y otorgados de forma tripartida a través de la Federación, Estado y Municipio. Los proyectos deberán provenir de Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias. La Secretaría de Turismo Federal invitará al Estado a participar en el Convenio de Coordinación y Reasignación de Recursos a través de la presentación de proyectos. El resumen de Proyectos se elaborará de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los proyectos del Estado, en el cual se diseñará en el área de Desarrollo Turístico. En el Proyecto Ejecutivo se reflejará el nombre del proyecto, planos, presupuesto de obra desglosado, fotografías, beneficiarios y tiempo de ejecución.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
43
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
1
2
3
3A
4
5
Elabora y envía oficio de invitación en original y copia y Bases para presentación del proyecto, a los Ayuntamientos, Asociaciones, Instituciones y Dependencias para que presenten proyectos, en caso de contar con alguno. Pasa el tiempo. Recibe de los interesados oficio en original y Proyecto Ejecutivo en original y copia e integra expediente de Gestión de Recursos para Desarrollo Turístico archivando la copia del oficio de invitación y el oficio de contestación de manera cronológica permanente. Analiza la información remitida y comprueba que cuente con todos los requisitos. ¿Cuenta la información con todos los requisitos? En el caso de que no cuente con todos los requisitos: Notifica a los interesados vía telefónica los faltantes de información. Continúa con la actividad número 2. En el caso de contar con toda la información: Concentra la información en el Resumen de proyectos y envía a la secretaría de Turismo Federal, mediante oficio en original y una copia, acompañado del Proyecto Ejecutivo en original, para su evaluación y aprobación. Pasa el tiempo. ¿Son aprobados los Proyectos por parte de la Secretaría de Turismo Federal? En el caso de que no sean aprobados: Recibe de la Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el rechazo del Proyecto y sus causas. Fin.
44
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
Dirección General de Servicios Turísticos
Desarrollo Turístico
6
7
8
9
10
11
12
13
En el caso de que si sean aprobados por la Secretaría de Turismo Federal: Recibe de la Secretaría de Turismo Federal oficio en original notificando el monto autorizado para el Estado, con los proyectos aprobados en original. Elabora y envía mediante oficio de notificación en original y copia de la autorización del proyecto a los interesados e integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, archivando de manera cronológica permanente las copias del oficio de envío a la Secretaría de Turismo con el Resumen de Proyectos y el oficio de notificación. Recibe de la Secretaría de Turismo Federal Modelo de Convenio, para ser adecuado de acuerdo a las leyes y Reglamentos del Estado de Veracruz. Envía a la Dirección Jurídica de la Secretaría y al Jurídico del Ejecutivo Estatal el Modelo de Convenio para su adecuación vía correo electrónico. Pasa el tiempo. Recibe por medio de correo electrónico de las áreas jurídicas, la adecuación del Modelo de Convenio. Remite Convenio definitivo vía correo electrónico a la Secretaría de Turismo Federal para su impresión en cinco tantos. Pasa el tiempo. Coordina la firma del Convenio Estado-Federación en 5 tantos, con los involucrados en el Proyecto. Envía a la Secretaría de Turismo Federal mediante oficio en original y copia los cinco tantos del convenio Estado-Federación recibo provisional de los recursos asignados y recaba firmas de las instancias federales correspondientes. Pasa el tiempo.
45
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
Dirección General de Servicios Turísticos
Desarrollo Turístico
14
15
16
17
18
19
20
Recibe de la Secretaría de Turismo Federal la notificación de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación vía oficio en original y dos tantos firmados del Convenio Estado- Federación, quedando tres tantos en poder de la Secretaría de Turismo Federal, integra expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico y archiva de manera cronológica permanente la copia del oficio de envío a la Secretaría de Turismo Federal y el Convenio Estado-Federación. Pasa el tiempo. Solicita a la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección Jurídica vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio. Remite al municipio vía correo electrónico Modelo de Convenio Estado- Municipio, para su adecuación Pasa el tiempo. Recibe del municipio vía correo electrónico Convenio Estado-Municipio definitivo y envía a la Dirección Jurídica para la impresión en dos tantos. Convoca al Alcalde y al Síndico vía telefónica y coordina el protocolo de firmas integrando expediente, archivando el Convenio Estado Municipio en original de manera cronológica permanente. Tramita ante la unidad Administrativa la transferencia del Recurso Federal y Estatal por medio de la Solicitud Comprobación de Recursos y la documentación soporte en original y una copia. Pasa el tiempo.
46
Área Actividad Descripción Desarrollo Turístico
21
22
23
24
25
Recibe notificación de la Unidad Administrativa por medio de oficio en original sobre el recurso depositado a la cuenta de ejecutor y beneficiario. Notifica al municipio por medio de oficio en original y copia la transferencia de recursos para iniciar el proyecto e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de la Solicitud Comprobación de Recursos, de la documentación soporte y del oficio de la notificación de recursos archivando de manera cronológica permanente. Solicita al municipio por medio de oficio en original y copia los avances del proyecto, copia certificada de la documentación comprobatoria de la obra y resultados. Pasa el tiempo. Recibe del municipio los originales de los avances y copia certificada de la documentación comprobatoria del proyecto terminado. Elabora y envía a la Secretaría de Turismo Federal la información recibida del municipio mediante oficio en original y copia para su comprobación e integra en el expediente de Gestión de Recursos para el Desarrollo Turístico, las copias de los oficios de comprobación y de solicitud del avance y de la documentación comprobatoria, archivando de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
47
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
INICIO
AYUNTAMIENTOS, ASOCIACIONES, INSTITUCIONES Y DEPENDENCIAS ELABORA Y ENVÍA
NOTIFICA
RECIBE
¿CUENTA LA INFORMACIÓN
CON TODOS LOS
REQUISITOS?
NO
SI
PROYECTO EJECUTIVO
OFICIO
O
O-1
VÍA TELEFÓNICA A LOS INTERESADOS
OFICIO DE INVITACIÓN
1
ANALIZA
INFORMACIÓN
CONCENTRA
INFORMACIÓN
RESÚMEN DE PROYECTOS
SOLICITUD COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
O-1
RECIBE
SECRETARÍA TURISMO FEDERAL
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
PROYECTO EJECUTIVO
TRAMITA
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
ELABORA Y ENVÍA
INTERESADOS
1
O-1
O-1
OFICIO
BASES
EXPEDIENTE
C C
SI
O-1
O
RECIBE
¿SON APROBADOS
LOS PROYECTOS POR PARTE DE
SECTUR?
NO
SI
OFICIO DE RECHAZO
O
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
FIN
FIN
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
O
PROYECTOS APROBADOS
O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
EXPEDIENTE
O-1
1
RESÚMEN DE PROYECTOS
C C
48
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
SOLICITUD COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-1
RECIBE
MODELO DE CONVENIO
RECIBE
ADECUACIÓN
MODELO DE CONVENIO
C C
1
CONVENIO DEFINITIVO
SECRETARÍA DE
TURISMO FEDERAL
PARA SU ADECUACIÓN
ENVÍA PARA SU
ADECUACIÓN
•DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA SECRETARÍA
•JURÍDICO DEL EJECUTIVO ESTATAL
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
MODELO DE CONVENIO
ÁREAS JURÍDICAS VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
REMITE PARA SU
IMPRESIÓN SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
RECIBE E INTEGRA
OFICIO DE ENVÍO
CONVENIO ESTADO FEDERACIÓN
NOTIFICACIÓN DE
RECURSOS
EXPEDIENTE
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
O
2T
C
SOLICITA
ELABORACIÓN
DIRECIÓN JURÍDICA VÍA CORREO
ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO MUNICIPIO
RECIBE
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO MUNICIPIO
DIRECCIÓN JURIDICA
RECIBE Y ENVÍA DIRECCIÓN JURIDICA
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
MUNICIPIO
CONVOCA, COORDINA E INTEGRA
ALCALDE Y SÍNDICO VÍA TELEFÓNICA
EXPEDIENTE
CONVENIO ESTADO- MUNICIPIO
O
C C
TRAMITA
O-1
2
UNIDAD ADMINISTRATIVA
49
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
FIN
EXPEDIENTE
NOTIFICA E
INTEGRA
EXPEDIENTE
RECIBE
OFICIO
MUNICIPIO
SOLICITA
SECRETARÍA DE TURISMO FEDERAL
2
O
DEPÓSITO
OFICIO DE TRANSFERENCIA
O-1
SOLICITUD COMPROBACIÓN DE
RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
OFICIO DE NOTIFICACIO
N
C C
DOCUMENTACIÓN COMPROB
AVANCES
OFICIO
MUNICIPIO
O-C
RESULTADOS
RECIBE
AVANCES
DOCUMENTACIÓN COMPROB.
O
O
MUNICIPIO
ELABORA, ENVÍA E
INTEGRA
AVANCES
O-1
DOCUMENT. COMPROB.
OFICIO DE SOLICITUD
C
C
C
C
OFICIO DE COMPROB.
50
Procedimiento Nombre:
Actualización del Sistema de Información Turística Estatal.
Objetivo: Contar con un padrón actualizado de los servicios turísticos con que se cuenta en la Entidad para ofrecer información confiable, en tiempo y forma.
Frecuencia: Semestral.
Normas La actualización de la base de datos solo podrá realizarla el encargado de operar el sistema bajo una contraseña asignada por la Secretaría de Turismo Federal. La actualización de la base de datos podrá ser de hoteles, agencias de viajes, restaurantes, operadoras de aventura, arrendadoras de autos, transportadoras turísticas, guía de turistas, marinas turísticas, balnearios, entre otras.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
51
Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del
Estado.
1
2
3
Envía oficio de solicitud de actualización de datos en original y una copia a los funcionarios de Turismo Municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Pasa el tiempo. Recibe oficio en original con la información solicitada de los Funcionarios de Turismo municipal y Representantes de Asociaciones y Cámaras. Captura en el sistema de información Turística del Estado (SITE) la información proporcionada sobre los servicios turísticos de la Entidad, integra expediente de Actualizaciones del SITE y archiva de manera cronológica permanente el oficio de actualización. FIN DEL PROCEDIMIENTO. CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÒN TURÌSTICA DEL ESTADO.
52
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Gestión de Recursos para Proyectos de Desarrollo Turístico.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
INICIO
•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL
•REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y
CÁMARAS ENVÍA
RECIBE
O-1 SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN
DE DATOS
CAPTURA E INTEGRA
ACTUALIZACIÓN DE
DATOS
FIN
•FUNCIONARIOS DE TURISMO MUNICIPAL •REPRESENTANTES DE ASOCIACIONES Y
CÁMARAS
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DEL
ESTADO
OFICIO DE ACTUALIZACIÓN
T
EXPEDIENTE
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR INFORMACIÓN TURÍSTICA
DEL ESTADO.
53
Procedimiento Nombre:
Proporcionar información Turística Estatal
Objetivo: Atender las solicitudes de información sobre los atractivos y servicios turísticos con que cuenta el Estado de Veracruz.
Frecuencia: Diario.
Normas La información proporcionada estará respaldada por el Sistema de Información Turística del Estado (SITE), por el Catálogo Turístico de Veracruz (CATUVE) y Directorios telefónicos de Hoteles del País.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
54
Área Actividad Descripción Sistema de Información Turística del Estado.
1
2
2A
3
4
Recibe del público en general, de la Secretaría de Turismo o del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), solicitud de información turística vía oficio, vía fax, correo electrónico, vía telefónica o personalmente. Revisa la solicitud y determina si la información existe en los programas. ¿Existe la información en los programas? Si no existe la información: Canaliza la solicitud vía correo electrónico a las oficinas municipales. Fin. Si existe la información: Responde al solicitante vía fax, correo electrónico, telefónicamente o personalmente sobre la información turística requerida. Captura en el sistema Interno el número de personas atendidas para las estadísticas correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
55
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Proporcionar Información Turística Estatal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA
INICIO
RECIBE
CANALIZA
REVISA Y DETERMINA
VÍA FAX,
TELEFÓNICA ELECTRÓNICO
PERSONAL
¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN
LOS PROGRAMAS?
NO
SI
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
RESPONDE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
VÍA CORREO
ELECTRÓNICO A OFICINAS
MUNICIPALES
VÍA FAX,
TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO PERSONAL
AL SOLICITANTE SOLICITUD DE
INFORMACIÓN TURÍSTICA
FIN
FIN
CAPTURA
SISTEMA INTERNO
NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS
56
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Proporcionar Información Turística Estatal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
•PÚBLICO EN GENERAL •SECRETARÍA DE TURISMO Y CULTURA •INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA, GEOGRAFÍA E INFORMÁTICA
INICIO
RECIBE
CANALIZA
REVISA Y DETERMINA
VÍA FAX, TELEFÓNICA ELECTRÓNICO
PERSONAL
¿EXISTE LA INFORMACIÓN EN
LOS PROGRAMAS?
NO
SI
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
RESPONDE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
A OFICINAS MUNICIPALES
VÍA FAX,
TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO PERSONAL
AL SOLICITANTE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
FIN
FIN
CAPTURA
SISTEMA INTERNO
NÚMERO DE PERSONAS ATENDIDAS
57
Procedimiento Nombre: Capacitación a prestadores de servicios turísticos.
Objetivo: Fomentar una cultura Turística en la Entidad, a través de la instrumentación de una política de formación y desarrollo de los recursos humanos.
Frecuencia: Periódica.
Normas La organización de cursos a prestadores de Servicios Turísticos se hará en coordinación con la Secretaría de Turismo (SECTUR) y el Ayuntamiento correspondiente. Las constancias de participación se entregarán con un mínimo del 80% de asistencia. La aplicación del Programa de cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y estarán basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
58
Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios
turísticos
1
2
3
4
5
6
7
Recibe de la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo Federal (SECTUR) oficio original y copia donde se informa el calendario de los cursos que se pueden realizar en el Estado, y los requisitos para la realización de los cursos. Analiza el calendario de cursos y determina según las necesidades del municipio el curso a impartir. Envía a la Dirección General de Desarrollo de la Cultura Turística de la Secretaría de Turismo oficio en original y una copia con el calendario definido sobre horarios, fechas y lugar específico, integra expediente de capacitación con la copia del oficio y el original del calendario de cursos y archiva de manera cronológica permanente. Elabora Requisición y Formato de evento en original y dos copias, donde solicita al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales bienes y servicios necesarios para impartir el curso enviando copia al Departamento de Recursos Financieros para tramitar el recurso necesario para cubrir los gastos, integra en el expediente de Capacitación las copias de los documentos, archivando de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros el depósito para la coordinación del evento, firmando la póliza de cheque. Envía al Ayuntamiento donde se realizará el curso, oficio en original con la información relacionada sobre objetivos, alcances, requerimientos, fechas y horarios. Pasa el Tiempo. Acude al municipio a coordinar el evento. Pasa el tiempo.
59
Área Actividad Descripción Capacitación a prestadores de servicios
turísticos
8
9
10
11
12
Solicita al municipio vía fax la Lista de Asistencia del personal capacitado. Elabora las constancias en el sistema interno y recaba firma del Secretario de Turismo Captura en el Sistema Interno las Estadísticas de Capacitación. Envía al Ayuntamiento las constancias en original del personal capacitado por mensajería. Elabora reporte de actividades en original y copia, envía a la Secretaría de Turismo e integra copia del Reporte de actividades en el expediente el cual archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
60
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Capacitación a Prestadores de Servicios Turísticos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
INICIO
FIN
PÁGINA WEB
ELABORA, TURNA E
INTEGRA
DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA
OFICIO DE CALENDARIO DE CURSOS
CALENDARIO DE CURSOS
MUNICIPIO VÍA FAX
EXPEDIENTE
RECIBE
ANALIZA Y
DETERMINA
O-1
ENVÍA E INTEGRA
CALENDARIO DEFINIDO
O-1
-DEPÓSITO
RECIBE Y FIRMA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
O-2 REQUISICIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ENVÍA
AYUNTAMIENTO
OFICIO DE INFORMACIÓN
O
ACUDE Y COORDINA
EVENTO
SOLICITA
-LISTA DE ASISTENCIA
ELABORA Y RECABA
FIRMA
-CONSTANCIAS
-SISTEMA INTERNO
-SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y
SERVICIOS TURISTICOS
CAPTURA
-SISTEMA INTERNO
-ESTADÍSTICAS DE
CAPACITACIÓN
ENVÍA
CONSTANCIAS
DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA
EXPEDIENTE
C
C
ELABORA, ENVÍA E
INTEGRA
REPORTE DE ACTIVIDADES
O
1
C
FORMATO DE EVENTO
O-2
PÓLIZA CHEQUE
EXPEDIENTE
AYUNTAMIENTO POR
MENSAJERIA
61
Procedimiento Nombre: Capacitación para la formación de Guías Especializados.
Objetivo: Ofrecer a los participantes conocimientos de nivel básico en actividades de turismo de aventura sobre la responsabilidad que implica ofertar actividades al aire libre, fomentar la profesionalización, calidad y seguridad a través de técnicas y equipo especializado, en respuesta a las expectativas y confianza del turista fomentando su acreditación.
Frecuencia: Eventual.
Normas Los talleres se realizan en coordinación con la Secretaría de Turismo Federal y están sujetos a la calendarización implementada por la misma y a los lineamientos que señala la Normatividad vigente para lo relacionado con el turismo de aventura. Las constancias de participación se entregarán a los participantes que cubran 40 horas en horarios de 9 de la mañana a 7 de la tarde de lunes a viernes. Los guías especializados se capacitarán en actividades específicas tales como escalada de montaña, descenso de ríos, interpretación ambiental, diseño de rutas y caminatas, observación de aves, primeros auxilios y pesca deportiva. Los talleres se realizarán con un máximo de 25 participantes y un mínimo de 15. La aplicación del Programa de Cultura Turística tendrá por objeto fortalecer y mejorar la calidad de los servicios turísticos y están basados en las necesidades y características de cada uno de los municipios donde se impartan.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
62
Área Actividad Descripción Dirección
General de Servicios Turísticos
1
2
3
4
5
5A
6
Recibe a través de oficio de la Secretaría de Turismo (SECTUR) el calendario anual de talleres. Investiga, recaba y depura la información solicitada por el inversionista en los archivos de la Subdirección. Llama a las dependencias u organismos empresariales encargados del ramo y solicita la información que no tenga en su poder. Proporciona vía correo electrónico o paquetería al empresario interesado la información sobre Oportunidades de Inversión, Estadísticas y Directorios Empresariales del Estado de Veracruz. Pasa el tiempo. Contacta vía telefónica o por correo electrónico al empresario que solicitó la información para confirmar que efectivamente hubiera recibido la información adecuada y necesaria para la toma de decisiones de invertir en el Estado de Veracruz. ¿La información es la correcta? Si la información no es la correcta Corrige la investigación y recaba nueva información, de acuerdo a la Nueva Solicitud del empresario. Continúa con la actividad número 2 Si la información es la correcta Elabora un Reporte del material entregado y se archiva en el expediente del inversionista, de manera alfabética, cronológica y permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO
63
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Capacitación para la Formación de Guías Especializados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
DEPÓSITO
INICIO
RECIBE
ANALIZA Y DETERMINA
CONTACTA, EXPONE Y SOLICITA VÍA TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO VÍA FAX AL MUNICIPIO
INVITA Y PROPORCIONA
POSIBLES CANDIDATOS
REVISA Y ELIGE
AUTORIDADES MUNICIPALES
ELABORA Y ARCHIVA
RECIBE
ENVIA
RECIBE
COTIZACION
SOLICITA
SELECCIONA
ENVIA
EVALUA
CALENDARIO ANUAL DE TALLERES
CALENDARIO ANUAL DE TALLERES
RESPUESTA
AUTORIDADES MUNICIPALES
EXPEDIENTE
REQUISICIÓN
FORMATO DE EVENTO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
C DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
INFORMACIÓN
MUNICIPIO
O
O-1
O-1
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
RECIBE
POSIBLES CANDIDATOS
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
DIRECCIÓN GENERAL DE DE DESARROLLO DE LA
CULTURA TURÍSTICA
EXPEDIENTE
RELACIÓN DE CANDIDATOS
C
¿APRUEBALA RELACIÓN DE
CANDIDATOS?
NO
CEDULA DE INSCRIPCIÓN
SOLICITUD
1
1
SI
INFORMA VÍA TELEFÓNICA CORREO
ELECTRÓNICO VÍA FAX A LOS CANDIDATOS
COORDINA Y SUPERVISA
EVENTO
ENTREGA
RECONOCIMIENTOS
PARTICIPANTES
1
64
Diagrama de Flujo Nombre del Procedimiento
Capacitación para la Formación de Guías Especializados.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó Elaboración Autorización Unidad
Administrativa
Subsecretario de Promoción y Servicios
Turísticos
Secretario de Turismo y Cultura
1
ELABORA Y ARCHIVA
REPORTE DE ACTIVIDADES
O-1
EXPEDIENTE
RELACIÓN DE ASISTENTES
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DE LA CULTURA TURÍSTICA
C
FIN
65
DIRECTORIO
66
DIRECTORIO
SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA ANGEL ALVARO PEÑA
SUBSECRETARIO DE PROMOCION Y SERVICIOS TURISTICOS LIC. JOSE IGNACIO TRUJILLO CORTAZAR
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÓN TURÍSTICA LIC. GRISEL MUÑOZ CARLIN
EJECUTIVO DE PROYECTOS DE FOMENTO TURÍSTICO LIC. GLORIA JIMÉNEZ ILLESCAS
EJECUTIVO DE PROYECTOS DE EVENTOS ESPECIALES DR. JULIO ROBERTO GUTIÉRREZ BAXÍN
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS TURÍSTICOS MTRA. OMAIRA DEL ANGEL BENAVIDES
EJECUTIVO DE PROYECTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DEL ESTADO
LIC. ELIZABETH DEL CARMEN VÁZQUEZ MÉNDEZ
EJECUTIVO DE PROYECTOS DE DESARROLLO TURÍSTICO LIC. BRISEIDA ROMERO GARCÍA
67
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
68
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Autorizó
___________________________ ANGEL ALVARO PEÑA
SECRETARIO DE TURISMO Y CULTURA
Revisó
___________________________ LIC. GRISEL MUÑOZ CARLIN
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA
Revisó
___________________________ MTRA. OMAIRA DEL ANGEL BENAVIDES
DIRECTOR GENERAL DE PROMOCIÒN TURÌSTICA
Elaboró
___________________________ MTRO. ROLANDO CANO CARLIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS