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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

REGISTROS ACADMICOS

Actualizado Marzo 2012

UNIVERSIDAD AMERICANA

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VISIN, MISIN, PRINCIPIOS DE LA UNIVERSIDAD AMERICANA

VISIN

Ser reconocidos como una institucin educativa de excelencia acadmica en la formacin integral de profesionales, caracterizados por su liderazgo tico, cientfico, social y empresarial al servicio de la sociedad, mantenindose a la vanguardia en tecnologa, programas acadmicos, investigaciones, especializaciones y actualizaciones educativas.

MISIN Ser la mejor opcin de educacin superior de calidad, competitividad y con altos estndares en tecnologa, construyendo para dar respuesta a las necesidades de la sociedad en cuanto a recurso humano se refiere; brindando, a travs de personal docente calificado, una formacin integral, que incluya conocimientos, experiencia y el desarrollo del espritu emprendedor

PRINCIPIOS

La Universidad Americana, va en busca de la innovacin y la creatividad en el mbito educativo, promoviendo entre su estudiantado, profesores y administrativos los valores de responsabilidad, honestidad, respeto y solidaridad, basndose en la tica profesional y la integridad como seres humanos profesionales, manteniendo altos niveles de calidad y tecnologa al servicio de la comunidad universitaria y el pas.

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VISIN, MISIN, PRINCIPIOS DE REGISTROS ACADMICOS

VISIN

Ser un Departamento apropiadamente estructurado, en su talento humano y funciones. Ofrecer servicios acadmicos de calidad y oportunos. Percibir a los estudiantes, docentes y administrativos como lo que realmente son: Clientes. Contribuir con la Universidad Americana en lo que busca de su talento humano, hacia lo interno de la misma, en donde el fundamento sea el amor por su trabajo.

MISIN

Como columna vertebral de la Universidad Americana, Registros Acadmicos est constituido para: Crear, desarrollar, mantener y mejorar la estructura, registros y controles de orden acadmico que permitan tanto a la administracin, a la academia, como a la poblacin docente y estudiantil realizar sus comisiones individuales, cada uno desde su perspectiva particular y a la Universidad desarrollarse como un todo. De sta manera Registros Acadmicos responde y contribuye a sostener la Misin de la UAM en cuanto a ser la mejor opcin de enseanza universitaria para la poblacin laboral panamea y satisfacer las necesidades de los estudiantes.

PRINCIPIOS

Registros Acadmicos se regir por principios, valores y cualidades que configuran la actitud de la persona, como lo es la: Responsabilidad, Honestidad, Solidaridad, Respeto. tica, Eficiencia, Calidad y Compromiso.

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INTRODUCCIN

El Manual de Procedimientos de Registros Acadmicos, tiene como finalidad ofrecer a los usuarios del departamento, la informacin pertinente que facilitar su comunicacin con los dems miembros del mismo y su interrelacin con el resto de los Departamentos. Registros Acadmicos es el departamento, encargado de crear, registrar, dar seguimiento y controlar los procesos acadmicos. Elabora y expide los documentos concernientes a la vida acadmica de los participantes. Es necesario que tanto los participantes, como los facilitadores y los colaboradores, de Registros, tengan claros los procedimientos; por ser la unidad operativa con la cual los participantes y los facilitadores tendrn mayor contacto durante su estada. Este reglamentos garantiza que el departamento tenga un control de la vida acadmica de los participantes ms preciso y eficiente. La efectividad que pueda tener, depender de su oportuno y adecuado uso por parte del colaborador. En definitiva su aplicacin reportar grandes beneficios en cuanto a la unificacin de criterios, crear independencia, en el sentido de que todos sabrn que hacer ante determinado proceso, con lo cual se pretende ofrecer servicios acadmicos oportunos.

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TABLA DE CONTENIDO Procedimiento de Matrcula 5 Procedimiento de Retiro e Inclusin 6 Procedimiento de Carta de Retiro 7 Procedimiento de Cambio de Carrera 8 Procedimiento de convalidacin de materias 9 Procedimiento de Exmenes de Suficiencia 11 Procedimiento de Exmenes de Rehabilitacin 13 Procedimiento de Reclamos de Calificaciones 15 Procedimiento de Tutoras (Solicitadas por estudiante) 17 Procedimiento de Tutoras (por baja matrcula) 19 Procedimiento de Jornada de Induccin para los estudiantes a Realizar Proyecto Final de Graduacin Prctica Profesional 20 Procedimiento para Autorizar Matrcula de Opcin de Graduacin 22 Procedimiento para la logstica de aprobacin de Temas de Proyecto Final de Graduacin 23 Procedimiento de Prctica Profesional 25 Procedimiento para emisin de Paz y Salvo de estudiantes graduandos 26 Procedimiento de entrega de Proyecto Final de Graduacin para Licenciaturas y Maestra. 28 Procedimiento de sustentacin de Proyecto Final de Graduacin para Licenciaturas y Maestras. 30 Procedimiento para la Preparacin de los Documentos de estudiantes Graduandos. 31

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Procedimiento para la revisin de los ttulos 33 Procedimientos para la seleccin de los ndices acadmicos ms altos de la Promocin. 34 Procedimiento de revisin de expedientes de Primer Ingreso. 35 Procedimiento para el recibo de las Listas Oficiales y Captura de Notas 36 Procedimiento de Traslados de estudiantes de una Sede a otra. 37 Procedimiento de Confeccin de Oferta Acadmica 38 Procedimiento para la Contratacin Docente y Autorizacin del expediente 39 Procedimiento para iniciar un programa de maestra 40 Procedimiento para realizar las evaluaciones de mdulos de maestra 41 Procedimiento para asignar saln a la reposicin de clases 42 Procedimiento para la revisin de expedientes de estudiantes para pago de Diploma (2011-1) 43 Anexos

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE MATRCULA Para estudiantes regulares.

- Todo estudiante desde segundo cuatrimestre en adelante, es considerado estudiante regular, por tanto se matrcula a s mismo por nuestro sistema de matrcula en lnea. (en la pgina de internet de la UAM)

- El estudiante ingresa al mdulo de automatrcula, actualiza los datos del estudiante y selecciona las materias a matricular.

- Pasa a Cuentas por Cobrar para la asignacin de su beca y pasa a caja a formalizar mediante pago su matrcula.

- Las materias matriculadas corresponden en un orden lgico, a lo cursado y

aprobado, en el plan de estudio correspondiente. El sistema verifica que los requisitos de las materias matriculadas hayan sido aprobados previamente. El mdulo est diseado para evitar matriculas de materias cuyos pre-requisitos no se hayan aprobado y no haya conflicto de choque de horarios.

- Ningn funcionario de Registros Acadmicos puede manipular el sistema para procesar matriculas con requisitos pendientes, incrementar la cantidad de materias permitidas. O con choque de horarios.

- Solamente se atienden en Registros Acadmicos, aquellos estudiantes que presenten alguna dificultad por la cual no puedan matricularse ellos mismos y aquellos estudiantes que tengan ms de un (1) ao sin asistir a la universidad.

- Las fechas de matrcula estn dadas en calendario acadmico, publicado en pgina de internet y en murales de la institucin.

- Las matrculas se pueden realizar en la biblioteca o en los laboratorios puestos a disponibilidad para tal fin.

Nota: Si el estudiante va a matricular las materias de Trabajo de Graduacin, la oficial de Registros Acadmicos debe revisar el expediente fsico del estudiante y/o el Formulario de Autorizacin de Matrcula de Proyecto, Prctica Profesional, firmado de VB del Jefe de Registros Acadmicos u oficial encargado del proceso.

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Debe confirmar que el estudiante haya aprobado todas las asignaturas anteriores al perodo para el cual matrcula su opcin de graduacin, garantizar que cumple con los requisitos de admisin. Una vez verificado ste procedimiento, hace la matrcula al estudiante. Pasos para matrcula en lnea:

1- Pagina Web de la UAM 2- Matricula en lnea 3- Estudiantes. 4- Inicio de seccin (Contrasea y password) ENTER. 5- Seleccionar correctamente las Materias (Horarios, profesor) Toda

materia que a matricular debe aparecer PUEDE MATRICULAR. 6- Por ltimo Formalizar 7- Desconectarse.

Nota: Para informacin en Registros Acadmicos ser atendido.

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ESTUDIANTE ENTER

INICIO DE SESION ESTUDIANTE (ACEPTAR)

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SELECCIONAR MATERIAS

PUEDE MATRICULAR (MATRICULA)

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HORARIO Y PROFESOR

FORMALIZAR LA MATRICULA Y PASAR A CAJA. ANTES DE CAJA PASE A CUENTAS POR COBRAR PARA APLICAR SU BECA, POSTERIOR A CAJA.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE RETIRO E INCLUSIN DE MATERIAS En el caso de las Licenciaturas.

- El proceso de retiro e inclusin de materias est establecido en calendario acadmico publicado en pgina de internet y murales de la institucin.

- El estudiante llena el formulario de retiro e inclusin de materias, para el caso correspondiente (cambio de grupo, horario, profesor, una materia por otra, retiro e inclusiones solas.)

- El oficial de Registros Acadmicos realiza el retiro e inclusin de materias,

de acuerdo a lo solicitado, en el sistema. El estudiante debe ajustarse al periodo estipulado, en el calendario acadmico, para estos menesteres (posibilidad sujeta a disponibilidad de cupos.)

- El oficial de Registros Acadmicos firma el formulario de retiro e inclusin de

materias y entrega las copias de este al estudiante. El Formulario original se archiva en el expediente acadmico.

- El oficial de Registros Acadmicos informa al estudiante que debe pasar a

Cuentas por Cobrar y Caja a formalizar el proceso.

Nota: el estudiante tendr derecho a realizar el primer proceso de cambio de forma gratuita; a partir del segundo proceso el estudiante pagar B/.2.00* por cada proceso que realice. * precio sujeto a cambio.

En el caso de las Maestras.

- El participante deber presentar la carta de cambios de grupo en Registros Acadmicos, informando el motivo del mismo con periodo y fecha de inicio.

- Luego del anlisis y visto bueno, se procede con la apertura de un horario, en el mdulo de mantenimiento administrativo, para agregar al participante, el cual ser registrado en el listado correspondiente.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE CARTAS DE RETIRO

- El estudiante o participante de maestra entrega la carta de retiro al departamento de Registros Acadmicos. El mismo debe indicar el motivo del retiro, sino lo mencionara, se le debe entregar el formulario para informar su motivo.

- El oficial de Registros Acadmicos imprime del reporteador el horario de

clases para el periodo correspondiente.

- Procede con el anlisis de asistencia y calificaciones del estudiante y/o participante de maestra. Utilizar el reporte de las listas de asistencia de internet para ste anlisis.

- El oficial de Registros Acadmicos, previo registro del proceso en sus

controles de carta de retiro, pasa la carta de retiro con el resultado del anlisis al departamento de cuentas por cobrar.

- Cuando cuentas por cobrar autorice el retiro del estudiante y/o participante, la oficial procede con el retiro de las materias en el sistema.

- La carta, el horario con el anlisis y las evidencias de la autorizacin del retiro y dems documentos, deben quedar archivados en el expediente del estudiante y/o participante de maestra.

- La oficial debe informar al estudiante y/o participante de maestra de cualquier situacin que lo afecte, o en caso de que su solicitud est incompleta o haya sido denegada. Informar que Cuentas por Cobrar le dar el resultado de su solicitud.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE CARRERA

- El estudiante debe retirar el formulario en el departamento de Registros Acadmicos para poder llenar la solicitud de cambio de carrera.

- Luego el estudiante debe entrevistarse con el coordinador de la carrera

actual para su cambio de carrera.

- El coordinador de carrera hace la entrevista al estudiante valindose del formulario de cambio de carrera.

- El coordinador llena el formulario, al final coloca firma y fecha de la decisin de aceptar o no el cambio de carrera.

- Las respuestas del estudiante deben ser claras y sustentadas con fundamento slido.

- El coordinador de carrera deber considerar aos avanzados, as como evaluar el plan de estudios, materias a convalidar y cmo afecta en caso de que se cambie de carrera cuyo plan es nuevo o su programa actualizado.

- Posterior, el estudiante se dirige al departamento de Registros Acadmicos con el formulario debidamente firmado.

- Si el estudiante tiene materias que puede convalidar se procede a llenar el formulario de solicitud de convalidacin, se imprime el expediente acadmico y se anexa a la solicitud aprobada de cambio de carrera, luego se pasa a rectora para su correspondiente aprobacin.

- El Oficial deber inmediatamente se produce el cambio, buscar el expediente, rotular con la nueva carrera y archivar en el lugar que corresponda a la carrera.

- El personal de Registros Acadmicos proceder a realizar el cambio de carrera en el sistema y proceder a matricular.

- El Oficial deber llevar un control/cuadro de los cambios de carrera por cuatrimestre, por carrera y por sexo, para efectos de estadsticas.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE CONVALIDACIN DE MATERIAS (normado en estatuto universitario)

- Estudiante de primer ingreso solicita convalidacin de materias en el Departamento de Mercadeo, al momento de registrar matrcula de primer ingreso de la Universidad Americana (convalidacin externa) al Departamento de Registros Acadmicos de ser estudiante regular, (convalidacin interna).

- El estudiante llena formulario de Solicitud de Convalidacin de Materias

orientado por el Director de Mercadeo, Ejecutivo de Mercadeo que le atiende, o el Coordinador de Carrera.

- Mercadeo remite el estudio de convalidacin a Rectora para su debida

aprobacin, sta documentacin debe cumplir con los requisitos convalidacin de la Universidad Americana.

- Rectora evala la solicitud de convalidacin, consulta con los coordinadores

acadmicos, y remite al departamento de Mercadeo el resultado de la misma.

- El Departamento de Mercadeo remite a Registros Acadmicos las solicitudes

de convalidacin que fueron aprobadas por la Rectora, para su debido trmite.

- La oficial encargada del proceso de convalidacin verifica la siguiente

documentacin:

Requisitos para Convalidacin de Materias Formulario de Solicitud de Convalidacin de materias debidamente

lleno y firmado por el estudiante. Crditos Originales de la Universidad de procedencia. Las materias a

convalidar deben estar aprobadas con nota mnima de C o su equivalente.

S los crditos estn en un idioma distinto al espaol, deben ser traducidos al espaol por un traductor pblico autorizado.

En caso de que los crditos fueron obtenidos en el extranjero debern estar autenticados ante las entidades consulares.

Contenido de los Planes de Estudio de las materias a convalidar El estudiante debe estar matriculado en la Universidad Americana.

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Universidad Americana

- La cantidad de materias a convalidar no debe exceder el lmite permitido en el reglamento (Hasta el 50% de la totalidad de materias de plan de estudio)

- La oficial ingresa al sistema de Informacin las materias convalidadas y emite formulario de Convalidacin de Estudios Preliminar y revisa que se haya convalidado lo correspondiente

- Emite Acta de Convalidacin Formal para refrendo de Rectora. (esta firma

debe obtenerse a ms tardar en siete (7) das hbiles) - La oficial debe llevar control estricto de las solicitudes de convalidacin en

trmite, registrando el status y avance del proceso, as como de las convalidaciones que pasan a firma de Rectora.

- Rectora enva documentacin con Formulario de Convalidacin de Estudios

refrendado.

- La oficial de registros procede a notificar al estudiante sobre el resultado de su solicitud de convalidacin. (forma parte de la atencin del servicio del cliente.

- La oficial archiva la documentacin en el expediente correspondiente y

mantiene controles fsicos y de cuadros estadstico sobre dicho proceso.

Nota: Estudiantes regulares podrn solicitar su convalidacin a Registros siempre y cuando haya una justificacin del motivo por el cual no se hizo en su momento. Las materias solicitadas en convalidacin no se matriculan. Las convalidaciones de pregrado no conllevan costo para el estudiante. Las de Maestras si tienen costo. En el caso de convalidaciones de maestras: cuando la Rectora aprueba la solicitud y la misma es remitida a mercadeo, la oficial comunica al participante para que proceda con el pago, luego podr registrar en sistema la convalidacin y pasar a firma de rectora. El recibo de pago debe estar adjuntado.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE EXMENES DE SUFICIENCIA

1. Todo estudiante de primer ingreso que se considere capacitado en reas de ingls y computacin podr solicitar la realizacin de un examen por suficiencia en el Departamento de Mercadeo o al Departamento de Registros segn corresponda.

2. De ser recibida, la solicitud, en el Departamento de Mercadeo debern

remitirse a Registros Acadmicos. (Es menester de Mercadeo notificar u ofrecer al estudiante sta posibilidad.

3. El estudiante entrega en Registros Acadmicos la solicitud de Examen

por suficiencia con la documentacin que sustente haber adquirido los conocimientos en una institucin no universitaria, o evidencias que trabaja en el rea, o que utiliza los conceptos contemplados por esa materia en su trabajo. Sujeto a evaluacin.

4. La oficial de Registros verifica la solicitud y de no haber inconvenientes

le indica al estudiante que debe pagar el examen en caja, antes de realizarlo. La Universidad establece, en el calendario acadmico, las fechas para la realizacin de exmenes de suficiencia, los cuales debern realizarse dos semanas antes de culminar el perodo de retiro e inclusin.

5. De recibir solicitud de examen por suficiencia de otras materias se

gestionar con el Coordinador respectivo la aprobacin de la solicitud de examen por suficiencia. De aprobar la solicitud el mismo nombrara al profesor que realizar el examen e indicar la fecha en que se realizar el mismo.

6. Registros Acadmicos informar al estudiante y al docente la fecha, hora

y saln para la realizacin del examen.

7. La oficial encargada, de este trmite, lleva un estricto control de los estudiantes que aplicaron para examen de suficiencia, facultad y escuela a la que van ingresar y calificacin obtenida as como el nivel que debe cursar.

8. Al recibir la evaluacin, la Oficial de Registros, informa a los estudiantes,

de los resultados que obtuvieron y en el caso de los estudiantes que obtuvieron una calificacin inferior y que por ende no aprobaron el

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examen de suficiencia, para que procedan a matricular la materia en curso regular. (en caso de encontrarse un proceso de retiro de inclusin)

9. La oficial encargada del proceso entregar las calificaciones a la oficial

encargada de su captura.

10. Los exmenes de Suficiencia se pagarn en caja antes de la realizacin del examen.

11. El examen de suficiencia de Ingls comprende la parte escrita y la parte

oral. El estudiante deber obtener 81 puntos en la parte escrita, ste puntaje le permitir realizar la entrevista oral con el coordinador de la escuela de Ingls.

Dependiendo de estos resultados el Coordinador de la carrera de Ingls notificar a Registros Acadmicos, mediante nota formal los niveles aprobados. En su defecto deber comunicar de la no aprobacin del examen y recomendar cursar las materias de Ingls por curso regular. Registros proceder a notificar al estudiante del resultado y la obligacin de los pagos correspondientes por los niveles aprobados. Nota: Cuando as los solicite Registros Acadmicos, o en caso de solicitar suficiencia de materias inusuales, el estudiante deber demostrar mediante la presentacin de los documentos respectivos que se tiene dominio de la materia. Este dominio se puede haber adquirido mediante diversos modos como por ejemplo:

a. Haber cursado la materia en una Institucin que no califique para

solicitar convalidacin. b. Trabajar en ese campo, o utilizar los conceptos contemplados por esa

materia en su trabajo. Un estudiante que pierda el examen por suficiencia no podr repetirlo. Deber matricular y aprobar en forma regular la materia y el pago efectuado por el derecho de examen no ser retribuido. El estudiante deber cancelar el costo correspondiente a esta solicitud antes del da del examen ya que el da del examen el profesor solicitar el recibo de pago del mismo.

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PROCEDIMIENTO DE EXMENES DE REHABILITACIN Los estudiantes que obtengan una calificacin entre 61 y 70 tienen derecho a exmen de rehabilitacin.

- Oficial de Registros revisa la lista oficial del profesor, verificando los

estudiantes candidatos a examen de rehabilitacin - La Oficial de Registros genera un control de rehabilitacin para cada

materia en donde aplique rehabilitacin posterior, coordina con el Docente, la fecha, hora y saln de realizacin de examen de rehabilitacin,

- La oficial de Registros captura en el sistema el nmero de cdula de los

estudiantes a rehabilitar; fecha, hora y nmero de saln en que se realizar el examen de rehabilitacin. Se emite listado de estos estudiantes con informacin de examen de rehabilitacin a realizar y se publica en murales y en las computadoras.

- El estudiante debe estar atento a las publicaciones del mural acadmico, para conocer los datos de la prueba de rehabilitacin o notificarse con el Departamento de Registros Acadmicos.

- Si el estudiante no asiste al examen y deber presentar la excusa de su

ausencia justificada al docente, y a Registros Acadmicos para coordinar nueva fecha para el examen de rehabilitacin. Es obligatoria la asistencia a exmenes, incluso los das sbados. Solo se justificarn las ausencias por las siguientes razones:

a. Enfermedad personal, debidamente comprobada. b. Enfermedad grave o muerte de algn miembro de su familia,

comprendido hasta el segundo grado de consaguinidad y el primero de afinidad.

c. Los que a juicio de la Autoridad respectiva, sean debida y completamente justificadas.

La justificacin de ausencias a exmenes debe presentarse al Profesor del curso, por escrito, en un lapso no mayor de dos das, a partir de la fecha de realizacin del examen. Es totalmente prohibido presentar exmenes fuera de los predios de la Universidad.

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- El da del examen de rehabilitacin, el profesor retira lista oficial de

calificaciones en Registros Acadmicos, en donde se le confirmar quienes pagaron el examen y pueden presentarlo.

- El profesor tendr 2 das hbiles, despus de la realizacin del examen,

para entregar calificaciones en el Departamento de Registros Acadmicos.

- Los estudiantes que no aparecen en lista oficial, y de no haber cumplido con los costos correspondientes, no podrn presentar examen. El docente enviar al estudiante a Registros Acadmicos, para su verificacin.

Nota: Los exmenes de rehabilitacin se realizarn durante la primera semana de clases correspondiente al cuatrimestre siguiente al que se genera la evaluacin. Las fechas para ste proceso se colocan en calendario acadmico.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS DE CALIFICACIONES

- El estudiante y/o participante de maestra debe solicitar y llenar Formulario de Reclamo de Calificaciones en Registros Acadmicos.

- EL Oficial de Registros, que atiende, verifica que el reclamo corresponda al

cuatrimestre inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud, de ser as recibe el formulario de reclamo debidamente lleno.

- Si el reclamo de calificaciones corresponde a dos o ms cuatrimestres

anteriores a la fecha de solicitud, se considera extemporneo; entonces se le niega el derecho a reclamo de calificaciones. En el caso de maestra el reclamo presentado debe corresponder al mdulo cursado en el mes inmediatamente anterior al mdulo cursado actualmente.

- El Oficial de Registros elabora un control con el da que el estudiante

entrega el formulario de reclamo, los avances y seguimientos con sus respectivas fechas y el da que concluy el reclamo.

- El Oficial de Registros encargada del trmite, debe ubicar, localizar e

informar al profesor respectivo del reclamo de calificaciones llenado por el estudiante en cuestin.

- Registros Acadmicos solicita al Profesor que firme el Reclamo de recibido

conforme y le entrega copia del mismo - El profesor debe dar respuesta al reclamo en un lapso de 3 das hbiles, a

partir de la fecha en que recibi el formulario de reclamo de calificaciones en Registros Acadmicos.

- Una vez transcurridos los tres das, antes mencionados, y de no tener

respuesta, la Oficial de Registros deber llamar al profesor para conocer si el reclamo procede o no.

- Si el reclamo procede, el profesor deber hacer la correccin de la calificacin, a

travs de una lista oficial de calificaciones que Registros Acadmicos le proporcionar y si no procede, la oficial de Registros debe solicitarle al profesor un informe escrito, el cual se adjuntar al expediente, y se le notificar al estudiante para que matricule su materia el prximo cuatrimestre.

- La oficial, quien recibe la lista de calificaciones, entregar la misma a la encargada

de ingresar las calificaciones al sistema.

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Universidad Americana Nota: Reconsideracin de Convalidacin Cuando el estudiante sigue inconforme puede apelar la decisin en Registros Acadmicos y el oficial de Registros informar a la Direccin de Registros la cual para emitir una respuesta, conformar una comisin que resolver en definitiva el caso, en un periodo no mayor de quince (15) das siguientes a la presentacin formal del recurso. PROCEDIMIENTO DE TUTORIAS (Solicitada por el estudiante)

- La modalidad Tutora, no es una forma ms para que el estudiante pueda cursar su clase, sino una alternativa para determinadas situaciones especiales.

- El estudiante llena el formulario de Solicitud de Tutora, en el Departamento

de Registros, en el periodo de matrcula - La oficial de registros verifica que el estudiante llene los requisitos que lo

hacen candidato a una tutora, as: o Si es estudiante pregraduando o graduando y el mismo confronta

choque de horarios la materia no esta contemplada en la oferta acadmica.

- Las solicitudes de Tutora son analizadas y verificadas, por el Oficial de

Registros y Encargado del Departamento, respectivamente. El anlisis es plasmado por escrito en la solicitud de Tutora.

- La solicitud de Tutora con el respectivo anlisis y el expediente acadmico

del estudiante es remitido al Coordinador de Carrera para su aprobacin.

- De ser aprobada es asignado el docente que dictar la misma.

- De considerarse vlida la solicitud de tutora, se solicita Visto Bueno al Coordinador de Carrera. Posterior, al Visto Bueno de Coordinador de Carrera, el Oficial de Registros.

- La encargada de Registros Acadmicos o el oficial encargado crea la materia

dada en Tutora en Sistema para que el estudiante matricule la misma.

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- Se localiza al estudiante para notificarle y solicitarle pase a matricular y pagar la Tutora. De no aprobarse se le notificar al estudiante para que matricule la materia en curso regular.

- El estudiante llena un formulario de Retiro e Inclusin de Materias, donde

matricula la materia aprobada por Tutora. - Con el formulario debidamente lleno pasa a la Coordinacin de Registros

para su aprobacin y firma. - El oficial de Registro encargado del trmite anota al estudiante en un

control de tutoras con sus nmeros telefnicos, cdula y carrera. - Registro Acadmico se comunica con el Docente asignado, para confirmar

que el mismo acepta dictar el curso por tutora o hacer las gestiones con el coordinador de carrera para su nombramiento.

- De aceptar el profesor, se elabora y entrega una nota al profesor

designado para la tutora, donde se confirma la asignacin y se establecen las comunicaciones necesarias para dar inicio a las mismas. De no aceptar el profesor, se elabora nota y comunica al Coordinador, solicitando un nuevo nombramiento de Tutor.

- Inmediatamente se procede a llamar al estudiante informndole

telefnicamente, de la asignacin. - El oficial de Registro le informar tanto al profesor como al estudiante que

deben pasar a firmar lista de asistencia, en Registros Acadmicos, al inicio y al finalizar, cada sesin que concreten.

- El trmino de la tutora, debe estar consignado un total de 9 horas de clases

presnciales. (4 clases de 2:15 Horas c/u) y el resto para completar 15 por va virtual. Las clases por tutoras no admiten inasistencias.

La lista oficial de calificaciones ser entregada en el perodo correspondiente a la entrega de listas oficiales de cursos regulares o a medida que vayan culminando. El Oficial de Registros verificar que ambos hayan cumplido con el tiempo requerido.

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- Los formularios de Tutora en todas sus etapas reposan en el expediente del

estudiante, como evidencia del proceso. PROCEDIMIENTO DE CLASES PARA GRUPOS CON MENOS DE OCHO (8) ESTUDIANTES.

- A partir de la tercera semana de clases de inicio de cuatrimestre o antes de que culmine el proceso de retiro e inclusin, se deber verificar aquellos cursos que no lleguen a 10 estudiantes, cantidad que dar status de grupo a la materia. A partir de 2009-3 se instaur como grupo los conformados por ocho (8) estudiantes.

- Se proceder a explicar al docente y estudiante en qu consiste la

modalidad. (explicar cantidad de clases, horas, control de seguimiento de clases, firmas, asistencia, ausencias permitidas, costo).

- Se explicar a los docentes cmo se le remunerar sta clase y sus

obligaciones.

- Los profesores debern seguir marcando el reloj la entrada y salida para control de planilla. Igualmente debern firmar en Registros Acadmicos, tanto profesores como estudiantes el control de clases dadas.

- El formulario de seguimiento de clases deber contener todas las firmas de

entrada y salida, as como la totalizacin de las horas, de estudiante y profesor para evidenciar lo actuado, y as poder gestionar el pago del docente y el estudiante para garantizar su derecho a nota.

- En los grupos de ocho (8) clases no se aceptan ausencias, solamente se

permitir una ausencia justificada.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE JORNADA DE INDUCCIN PARA LOS ESTUDIANTES A REALIZAR PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRCTICA PROFESIONAL

- A partir de la sexta semana de cuatrimestre y / o antes de la realizacin de los exmenes finales, como tarde, Registros Acadmicos deber Coordinar la Jornada de Induccin para pre-graduandos.

- El oficial encargado de ste proceso hace revisin de los expedientes

acadmicos de los estudiantes que cursan penltimo cuatrimestre de cada carrera, con el fin de detectar los posibles pre-graduandos.

- El oficial genera un listado de estos de acuerdo a carrera y turno. Tomando

en cuenta el nivel en donde se desarrollan las opciones de graduacin.

- La oficial revisa el expediente acadmico fsico para determinar materias a cursar el siguiente cuatrimestre y cules documentos de admisin no ha sido entregados por el estudiante, as como que toda la documentacin est en orden. Se arregla el expediente y se incorporan los formularios necesarios.

- La oficial debe tratar de obtener los requisitos de admisin faltantes antes o

a ms tardar el da de la Jornada.

- Procede a coordinar la Jornada y hace la Invitacin a Coordinadores y estudiantes, no sin antes notificar a Rectora de la actividad, as como a toda la comunidad universitaria, por medio de los murales y pgina de internet y/o revistas como notiuam.

- La Encargada de Registros Acadmicos coordina y aprueba el material que

se distribuir y que se utilizar en la induccin de los estudiantes que tomaron la opcin de Proyecto o Prctica segn corresponda.

- La Encargada de Registros coordina y aprueba la agenda de la Jornada, as

como la participacin del Departamento de Registros Acadmicos. o Sntesis de esquema de los proyectos y propuestas o Lneas de Investigacin o Procedimientos en Registros Acadmicos para someter a evaluacin

Tema de Proyecto, sustentacin del proyecto y

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graduacin.

- En ambas Jornadas Prctica Profesional y Proyecto Final se proporcionar a cada estudiante la siguiente informacin:

o Gua para Informe de Prctica Profesional Gua de Proyecto Final,

como corresponda. (se compra en caja) o Costos de Graduacin (actualizados) o Modelo de Nota para Profesores de Espaol o Requisitos de Graduacin o Formulario de Prctica Proyecto, como corresponda. o Fecha de Graduacin.

- El estudiante tambin podr acercarse a Registros Acadmicos a realizar Preinscripcin de Proyecto de Graduacin Prctica Profesional en el periodo a contemplar en el calendario acadmico destinado para tal fin.

- El Oficial de Registros revisa si el estudiante es pre-graduando, de ser as,

hace la invitacin al estudiante para que participe de la Jornada de Induccin.

- En la reunin la Coordinacin Acadmica y de Registros Acadmicos

explicar a los estudiantes los procedimientos Acadmicos durante este proceso y el tiempo del que disponen para la entrega formal del formulario de Autorizacin de temas.

- Los Formularios de Autorizacin de Temas de Proyecto Final de Graduacin

(Tesis) debern entregarse un semana despus de realizada la Jornada de Induccin.

- El resultado de la aprobacin de los Temas deber entregarse una semana

despus de entregado el Formulario de Autorizacin de Tema.

- Adems informar la fecha en que se publicarn los temas de proyecto final aprobados. Se informar telefnicamente, al estudiante, de los temas denegados.

- Los temas denegados se enviarn al Coordinador respectivo.

- El Coordinador respectivo convocar a reunin a los estudiantes con temas

denegados, para orientarlos en las lneas de investigacin.

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- Al finalizar la Jornada se aplican los formularios para la evaluacin de la jornada de induccin.

- A los estudiantes de Prctica Profesional se les informar de la empresa

asignada, para prctica, durante las tres (3) primeras semanas de clases del cuatrimestre. Para esto debern hacer su solicitud de carta oportunamente, segn indicaciones.

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIN DE MATRCULA DE OPCIN DE GRADUACIN (Emisin de Paz y Salvo para matricular opcin de graduacin) Para estudiantes de Licenciaturas.

- A partir de la octava semana de clases, la oficial encargada de proceso de graduacin, realizar las gestiones correspondientes para emitir paz y salvo para matricular opcin de graduacin.

- Deber verificar que el estudiante no deba documentos de admisin, si

tiene convalidacin que est debidamente evidenciado en el expediente, tenga los contenidos de los cursos convalidados y que en efecto las materias a matricular sean las ltimas para culminar la carrera.

- De estar todo conforme y en orden, la oficial encargada arregla el

expediente y genera el paz y salvo para revisin y firma del jefe de Registros Acadmicos.

- Debe estar paz y salvo con todas las instancias universitarias.

Para participantes de Maestras.

- Dos (2) mdulos inmediatamente anterior al mdulo denominado Seminario de Investigacin, se procede a revisar, nuevamente, los expedientes.

- Resultado de la revisin se extienden cartas a los participantes notificando su status: aprobacin o desaprobacin para realizar la matrcula del Seminario.

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- Para matricular Seminario, el participante debe estar paz y salvo en las

siguientes instancias: Biblioteca (no deber Libros y publicaciones de la biblioteca) Finanzas (estar paz y salvo en sus cuotas) Registros Acadmicos (requisitos de admisin, aprobacin de mdulos anteriores, formulario de aprobacin de tema de tesis)

- De cumplir con lo anterior, el participante puede pasar a Registros Acadmicos a realizar su matrcula y luego a caja para formalizar.

- Para matricular la Tesis, el participante debe haber aprobado el mdulo Seminario de Investigacin y contar con tema de tesis aprobado. sta matrcula la podr realizar hasta antes de la sustentacin.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LOGSTICA DE APROBACIN DE TEMAS DE PROYECTO FINAL DE GRADUACIN - Estudiante pregraduando entregar Formulario de Aprobacin de Temas en

el Departamento de Registros para su Evaluacin, en el periodo destinado para tal fin segn Calendario Acadmico.

- El oficial encargado hace llegar los formularios de Aprobacin de Tema de

Proyecto Final, a los integrantes de la Comisin Evaluadora integrada por los Coordinadores de carrera, la Coordinacin Acadmica, Docentes Investigadores y Rectora, respectivamente y en ese orden.

- Oficial de Registros prepara la documentacin para que sirva de

fundamento para aprobar los temas de Proyecto Final de Graduacin.

o Se elabora cuadro resumen de los nombres de los temas a evaluar, nombre del estudiante que presenta la propuesta, carrera del mismo, nombre de director recomendado.

o Se debe generar un listado de los temas desarrollados con anterioridad, para revisar que no haya duplicidad.

o Se debe generar un listado de los profesores que han fungido como directores y jurados por facultad.

o Se debe generar un control de polticas administrativas en relacin con la asignacin de Directores y Jurados. (Por ejemplo que un director no puede tener ms de tres asesoras)

- Se evalan los temas y se asignan los Directores y el Jurado a cada tema

aprobado. Cada formulario debe tener Visto Bueno del Coordinador respectivo, de la Coordinacin Acadmica y Rectora.

- Los temas de Proyecto aprobados, son remitidos al confidencial del

estudiante y publicados en mural acadmico para tal fin.

- El estudiante es notificado y se entrega una copia del documento aprobado.

- Los temas denegados son remitidos al estudiante, para que se comunique con su coordinador, o con un miembro de la comisin evaluadora, el cual lo orientar en la reestructuracin seleccin de un nuevo tema de Proyecto.

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- El oficial de Registros elabora notas a Directores de Proyectos aprobados,

para la firma de Rectora, comunicndoles la designacin y sus funciones. - De requerirlo el tema, se le solicita al estudiante carta de la empresa donde

realizar la investigacin y se archiva junto con formulario de tema aprobado en el confidencial respectivo.

- Nota: El tema de tesis debe venir firmado por la persona encargada de la

biblioteca y que tiene firma oficial para dar fe de que el tema no est duplicado. (establecido desde el periodo 2010-3).

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS PRCTICA PROFESIONALES Para estudiantes de Licenciaturas. - El Coordinador de carrera enva cartas a empresas solicitando espacio para

practicantes. (Esto debe ser antes del cuatrimestre. Ver banco de datos existentes).

- El Decano o Coordinador de la carrera y con el aval de la Rectora asignar

las empresas, donde realizarn su Prctica, cada uno de los estudiantes. El estudiante debe estar matriculado en Prctica Profesional para poder hacrsele entrega de su carta de prctica.

- El estudiante podr recomendar y presentar carta de alguna empresa que le

est ofreciendo la oportunidad de practicar, sta deber describir en qu departamento practicar, cules son las funciones a realizar.

- La asignacin en empresas o instituciones a los estudiantes para realizar la Prctica Profesional, es responsabilidad de los Coordinadores Acadmicos de Carreras.

- Registros Acadmicos levanta un control o listado de estudiantes

practicantes, con daros generales del estudiante y de la empresa en donde practicar.

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- Registros Acadmicos remite control de practicantes a los docentes supervisores, asignados por los coordinadores de carrera, para realizar la supervisin en el desempeo de los estudiantes practicantes.

- El control de practicantes debe ir con nota para acuse de recibo, copias de los formularios de supervisin de campo y formularios de actas de evaluacin por la empresa, as como formularios para aplicar las encuestas al sector productivo. En la misma se deben colocar las fechas de entrega de las supervisiones.

- Durante el Desarrollo de la Prctica Profesional del estudiante el

coordinador o el docente supervisor de la prctica asignado generar dos informes de visitas de campo: uno al mes y medio de estar practicando y otra a tres semanas antes de culminar.

- Al final de la prctica, en el expediente del estudiante debe reposar la

evaluacin de prctica con sello y firma de la empresa donde practic, as como los dos informes de visita de campo.

- El estudiante deber generar un Informe de Prctica Profesional el cual

reposar en Biblioteca, el mismo lo entregar al Profesor de prctica. Dicho documento debe ceirse a lo establecido en el Reglamento para la elaboracin de los trabajos de graduacin.

- El estudiante deber tener paz y salvo de Registros Acadmicos y Financiero

para hacer la reposicin de su Informe de Prctica Profesional.

- Las prcticas no pueden realizarse en el mismo lugar de trabajo, o consorcio de la misma empresa.

Nota: Las prcticas tcnicas supervisadas constan de 160 horas, las prcticas profesionales constan de 480, las prcticas tcnicas supervisadas para turismo constan de 320 horas.

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Para participantes de Maestras. - El participante solicitar en Registros Acadmicos, el formulario de solicitud

de Carta para Prctica de Didctica.

- Se revisa el expediente, para verificar que la materia a impartir sea de su especialidad y experiencia.

- De ser as, se hace la carta y se presenta en Rectora junto al expediente del participante.

- Una vez firmado por la Rectora, se entrega, al participante, tanto la carta de prctica como el formulario de evaluacin.

- Al finalizar la prctica didctica, el profesor encargado de la ctedra, entregar en Registros Acadmicos los formularios de evaluacin.

- Estos formularios reposarn en el expediente del participante.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO PARA EMISIN DE PAZ Y SALVO DE LOS ESTUDIANTES GRADUANDOS La oficial de registros encargada de emitir los paz y salvos de los estudiantes graduandos deber verificar los siguiente:

Si el estudiante es extranjero deber tener en su expediente:

1. Copia de su diploma de Bachillerato. El diploma deber estar autenticado por el consulado o Embajada de Panam en el pas de origen.

2. Certificacin del Ministerio de Educacin del reconocimiento o equiparacin de los estudios realizados(Revlida)

3. Crditos originales de I y II ciclo debidamente autenticados por un Notario Pblico autorizado.

4. Dos fotografas tamao pasaporte. 5. Fotocopia de pasaporte. 6. Si los estudios fueron realizados en otro idioma distinto al

espaol el participante deber tener la traduccin de los mismos debidamente refrendados por un traductor oficial.

7. Haber realizado satisfactoriamente las horas de Trabajo en el Consultorio Jurdico (aplica solamente para estudiantes de Derecho).

8. Haber culminado completamente su plan de estudios 9. Certificado de buena salud

Si el estudiante es panameo deber tener en su expediente:

1. Copia de su diploma de Bachillerato 2. Crditos originales de I y II ciclo 3. Dos fotografas tamao carn. 4. Fotocopia de la cdula. 5. Que el estudiante haya aprobado todas y cada una de las materias

contempladas en el plan de estudios. 6. Haber realizado satisfactoriamente las horas de Trabajo en el

Consultorio Jurdico (aplica solamente para estudiantes de Derecho). 7. Haber culminado completamente su plan de estudios 8. Certificado de buena salud

Una vez confirmado que el estudiante ha cumplido con cada uno de los requisitos se podr emitir su paz y salvo de Registros Acadmicos.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PARA LICENCIATURAS Y MAESTRAS

- Estudiante entrega en Registros Acadmicos tres copias del Proyecto Final de Graduacin (Tesis) engargolado y / o dos copias del Informe de prctica Profesional, acompaado de lo siguiente:

o Formulario de entrega de proyecto final de Graduacin, debidamente firmado por el profesor de espaol, el director del proyecto y el profesor de la materia de Proyecto Final. Si el profesor de espaol no pertenece a la Planta Docente de la Universidad Americana, el estudiante deber anexar copia del diploma del mismo y hoja de vida completa. (casos maestras)

o Paz Y Salvo de Finanzas o Paz y Salvo de Biblioteca.

- El Oficial de Registros Acadmicos verificar si el participante tiene todos

sus documentos de admisin en orden y todas sus materias aprobadas (Paz y Salvo de Registros Acadmicos.) De cumplir con la antes expuesto la Oficial recibir los documentos a conformidad.

- El Oficial de Registros anota en Control de Documento de Proyecto fecha de

recibido el mismo.

- Una vez recibido el Proyecto, la oficial encargada del trmite deber llamar al Jurado para que retiren el proyecto.

- El Jurado retira el Proyecto en Registros Acadmicos y firma el Control de

Documento de Proyecto colocando fecha en que retiro el mismo.

- Se le comunicara, verbalmente y por escrito, al jurado que cuenta con quince (15) das hbiles para entregar observaciones y sugerencias o dar la aprobacin para sustentar el Proyecto.

- El jurado entrega documento revisado en Registros Acadmicos de no

existir observaciones al documento, la oficial de Registros deber coordinar, con las partes involucradas, las fechas para la sustentacin oral.

- De tener recomendaciones, la oficial encargada anotar en Control de

Documento de Proyecto la Fecha de recibido el documento con las observaciones y llamar al estudiante para que retire el documento.

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- El estudiante retira el documento, con las recomendaciones del jurado, en Registros Acadmicos y firma Control de Documento de Proyecto.

- El oficial de Registros Acadmicos le comunicar que debe coordinar las

sugerencias con su Director y entregar el documento en un lapso no mayor de cinco (5) das hbiles, al Departamento de Registro.

- Una vez entregadas las correcciones del proyecto por parte del participante.

el oficial de Registros Acadmicos, entregar nuevamente a los jurados para su debida revisin. Consignar fecha en Cuadro de Control de Documento.

- El jurado debe tomarse cinco (5) das hbiles para confirmar si el estudiante

realiza las correcciones pertinentes. El oficial de Registros llevara un estricto control.

- Inmediatamente el jurado de Visto Bueno al documento de Proyecto, la

Oficial encargada programara la sustentacin oral del mismo.

- Remitirse al reglamento para la elaboracin de trabajos de graduacin.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE SUSTENTACIN DE PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PARA LICENCIATURAS Y MAESTRAS

- El Oficial de Registros coordinar con los miembros del tribunal examinador,

fecha y hora de la sustentacin. Adems debe asegurarse de la disponibilidad de saln y comunicar al participante de lo acordado.

- Inmediatamente el Oficial actualiza cuadro semanal de las sustentaciones

programadas y coloca en un lugar visible para que todo el departamento de Registros Acadmicos, as como toda la comunidad universitaria, est informada.

- Las actas de sustentacin deben ser confeccionadas por el oficial de

registros, encargado de este proceso, y entregarla al momento de dar inicio el acto de Sustentacin al Director del Proyecto quien preside el mismo.

- Al teminar la Sustentacin el oficial de registros debe verificar si las actas

estn completas y debidamente llenas, sin borrones, ni tachones.

- El oficial de Registros encargada del proceso deber pasar a la firma de la Encargada de Registros y Rectora los formularios de pagos de los profesores directores y jurados, junto con el acta de sustentacin.

- La Rectora firma los formularios de pago y los enva a Cuentas por Pagar

para su correspondiente trmite de pago.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN DE LOS EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES GRADUANDOS PARA EXPEDIR DIPLOMA

- Todos los estudiantes que cumplan con los requisitos acadmicos y de graduacin, pueden pagar su derecho de graduacin en las fechas estipuladas para tal fin.

- Registros Acadmicos revisa que en cada uno de los confidenciales de los graduandos contenga todos los documentos de admisin y de graduacin:

1 CRDITOS COMPLETOS 1 HOJA DE REQUISITOS PARA EL DIPLOMA CON FOTO

2 EXPEDIENTE ACADMICO 2 COPIA DE CEDULA

3 AUTORIZACIN DE DATOS DE CONFECCIN DE DIPLOMA 3 CERTIFICADO DE BUENA SALUD

4 CONSTANCIA DE ENTREGA DE MONOGRAFA 4 PAZ Y SALVO

5 CARTA, COPIA DE CDULA Y DIPLOMA DE PROF. DE ESPAOL 5 CONTROL DE PAGO DE GASTOS DE GRADUANDOS

6 ACTA DE EVALUACIN 6 COPIA DE RECIBO DE PAGO

7 VISITA DE CAMPO Y CONTROL DE ASISTENCIA 7 FORMULARIO DE EGRESOS

8 CARTA DE PRCTICA PROFESIONAL Y ACEPTACIN 8 HOJA DE VIDA (actualizada)

9 CONFIRMACIN DE ORIENTACIN DEL ESTUDIANTE 9 COPIA DE DIPLOMA BACHILLER

10 CONVALIDACIN 10 CRDITOS DE PRIMER CICLO

11 GIRAS (TURISMO) 11 CRDITOS DE SEGUNDO CICLO

12 CONSULTORIO JURDICO (DERECHO) 12 FORMULARIO DE INGRESO

13 DECLARACIN JURADA (se har uno para Tesis diferente al de Prctica)

IZQUIERDA DERECHA

PRCTICA PROFESIONAL

UNIVERSIDAD AMERICANADEPARTAMENTO DE REGISTROS ACADMICOS

LISTA DE VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE ESTUDIANTES GRADUANDOS

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1 CRDITOS COMPLETOS 1 HOJA DE REQUISITOS PARA EL DIPLOMA CON FOTO

2 EXPEDIENTE ACADMICO 2 COPIA DE CEDULA Y CERTIFICADO DE BUENA SALUD

3 AUTORIZACIN DE DATOS DE CONFECCIN DE DIPLOMA 3 PAZ Y SALVO

4 ACTA DE SUSTENTACIN 4 CONTROL DE PAGO DE GASTOS DE GRADUANDOS

5 PAZ Y SALVO PARA SUSTENTAR 5 COPIA DE RECIBO DE PAGO

6 APROBACIN DE JURADOS Y CORRECCIONES 6 FORMULARIO DE EGRESOS

7 CORRESPONDENCIA PARA JURADOS 7 HOJA DE VIDA (actualizada)

8 ASIGNACIN DE JURADOS (formulario para asignarlo) 8 COPIA DE DIPLOMA BACHILLER

9 CONSTANCIA DE ENTREGA DE PROYECTO FINAL 9 CRDITOS DE PRIMER CICLO

10 CARTA, COPIA DE CDULA Y DIPLOMA DE PROF. DE ESPAOL 10 CRDITOS DE SEGUNDO CICLO

11 CARTA PARA DIRECTORES 11 FORMULARIO DE INGRESO

12 TEMA DE TESIS APROBADO 12 LISTA DE REQUISITOS

13 DECLARACIN JURADA / CONSULTORIO JURDICO (slo derecho)

14. GIRAS TURSTICAS (aplica slo turismo)

TESIS

IZQUIERDA DERECHA

UNIVERSIDAD AMERICANADEPARTAMENTO DE REGISTROS ACADMICOS

LISTA DE VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE ESTUDIANTES GRADUANDOS

- El oficial de registros, prepara cuadro con listado de graduandos con los

datos generales, de la carrera a graduar e ndice acadmico.

- Registra en el libro de actas de diplomas los nombres de los estudiantes a expedir ttulos.

- Se ingresan al sistema en el mdulo correspondiente, para su trmite de confeccin.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIN DE LOS INDICES ACADMICOS MS ALTOS DE LA PROMOCIN

- Registros Acadmicos convocar a reunin para Seleccin de ndices Acadmicos ms altos a Rectora, y Coordinadores de Carrera.

- Registros Acadmicos prepara documentacin con los ndices acadmicos de

todos los estudiantes y participantes de los distintos grados acadmicos de toda la promocin.

- En la reunin convocada se seleccionan aquellos estudiantes que posean un

ndice mnimo de 95.00 en los grados acadmicos de Licenciatura, Profesorado y Tcnico.

- Adems se seleccionan aquellos estudiantes que posean un ndice mnimo

de 98.00 puntos en el grado acadmico de Maestras.

- Registros Acadmicos levanta Acta de la reunin anteriormente descrita y pasa a todas las partes para la firma correspondiente.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE REVISIN DE EXPEDIENTES DE PRIMER INGRESO

- Registros Acadmicos revisar la documentacin con el propsito de detectar a los estudiantes que no han cumplido por tal razn es una responsabilidad mantenerlos informados de los procesos a seguir con la finalidad de que todos cuenten con todos los requisitos de admisin y darle el seguimiento respectivo. Segn la ley 30 de julio del 2006,reglamentada por el Decreto ley 511, en lo concerniente a los requisitos de admisin para estudiantes Extranjeros, los cuales son los siguientes:

o Presentar copia de su diploma de Bachillerato. El diploma deber

estar autenticado por el consulado o Embajada de Panam en el pas de origen.

o Crditos originales de I y II ciclo Apostillados (Certificacin por Ministerio de Relaciones Exteriores.

o Revalida de MEDUCA (Certificacin por el Ministerio de Educacin del reconocimiento o equiparacin de los estudios realizados.

o Dos fotografas tamao Carne o Certificado de buena Salud o Fotocopia de pasaporte(Completo) o Copia de Cedula (en caso de Nacionalizado) o Si los estudios fueron realizados en otro idioma distinto al

espaol el participante deber presentar la traduccin de los mismos debidamente refrendados por un traductor oficial.

o Todo documento de admisin debe presentarse originales para cotejar con copias. (Sello de fiel copia).

Si el estudiante es panameo deber:

o Presentar el copia de su diploma de Bachillerato o Crditos originales de I y II ciclo o Dos fotografas tamao carnet. o Fotocopia de la cdula. o Certificado de buena salud.

- Para el seguimiento de los estudiantes que no cumplen con los requisitos de

ingreso se debe realizar un cuadro para control. El estudiante es llamarlo o visitado en sus salones. Se les debe emitir carta, con copias que reposen en sus expedientes para mayor informacin.

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- De no obtener resultados ingresar los requisitos de admisin faltantes al

sistema para efectos de no permitirle el pago de solicitud de crditos o certificaciones, etc., hasta tanto el estudiante, este Paz y Salvo con los requisitos de admisin.

- Estos estudiantes no podrn matricularse para el prximo cuatrimestre. Es

decir estar bloqueado para hace su matrcula.

- La oficial encargada debe colocar los confidenciales en los archivos en orden por Carrera y alfabticamente por apellido.

PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE LAS LISTAS OFICIALES Y CAPTURA DE NOTAS - Antes de culminar las clases sabatinas primera fase se genera el control de

recibo de listas oficiales. ste control debe contener: o Nombre del Profesor o Descripcin de cursos y horarios o Fecha de entrega y captura

- La encargada de captura de notas imprime todas las listas oficiales que envan

los docentes desde la pgina de Internet de la Universidad, se revisan que los porcentajes estn correctos, las asistencias de los estudiantes, si hay estudiantes que rehabilitar.

- De estar todo en orden se procede a su captura e imprimir la lista de Internet

para documentar el recibo de notas. - Se registra en el control de recibo de listas oficiales procesadas para su

posterior archivo en cartapacios por orden del nombre del profesor. - Se lleva un seguimiento a travs del perodo de entrega de calificaciones para

levantar un informe a la Coordinacin Acadmica de carreras y Rectora de los docentes que no han entregado notas en el tiempo establecido.

- Se coordina su archivo en los cartapacios destinados para tal fin.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTOS DE TRASLADOS DE ESTUDIANTES DE UNA SEDE A OTRA

- Solicitar al estudiante que viene de traslado copia de crditos oficiales, de no traerlos, establecer comunicacin con sede regional de procedencia para verificar estatus del estudiante en mencin, y proceder a la matrcula.

- Solicitar, a sede regional de procedencia, confidencial completo de todos los

estudiantes matriculados por traslado.

- Llevar el control de los estudiantes trasladados por sede, carrera, cuatrimestre, ao, y anexar cualquier observacin.

- Alimentar el sistema con los datos recavados de este proceso.

- Estudiante debe aportar paz y salvo financiero.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO DE CONFECCIN DE OFERTA ACADMICA

- La oficial de registros acadmicos encargada de la oferta acadmica, tanto

para Pregrado como para Postgrado, coordina este proceso en su totalidad, con la Rectora.

- Se debe relacionar hora /da y se le asigna saln, profesor, todo este

proceso genera la creacin de un grupo. - Verificar apertura de grupos y materias, asignacin de horarios y salones, si

hay choque de horario.

- Modificacin de horarios - Cambios de Profesor

- Creacin de Cdigos

- Creacin de aulas y capacidad de las mismas

- Imprimir reporte de distribucin de aulas

- Entregar a Rectora el reporte de la Oferta Acadmica, para su aprobacin o

modificacin.

- Nota: primero debe determinar los grupos tanto regulares como de primer ingreso que se ofertarn. Establecer la cantidad de estudiantes para cada grupo. Asignar saln de acuerdo con la capacidad del mismo. Asignar horarios.

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PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIN DOCENTE Y AUTORIZACIN DEL EXPEDIENTE

La Oficial de Registros Acadmicos, encargada de coordinar las entrevistas

docentes con Coordinadores de carreras o Rectora, recibe la hoja de vida del aspirante a docente en UAM, debidamente acompaada de copia de los ttulos, copia de cdula, copia de carn de seguro social, foto, copia de certificaciones de experiencia docente, cartas de trabajo, y dems documentos que fortalezcan su curriculum.

La Oficial, remite dicha hoja de vida al coordinador correspondiente, para que complete la informacin y proceda con la entrevista y dems pruebas necesarias para su contratacin, desde luego atendiendo las polticas de contratacin docente de la UAM.

Una vez realizado ste proceso, el Coordinador remite el expediente completo en su documentacin, para la autorizacin de la Rectora.

La Rectora estudia y analiza el expediente del prospecto docente y procede a realizar las recomendaciones o autorizaciones para la contratacin; para lo cual hace las correspondientes anotaciones en el espacio destinado para tal fin.

El expediente es entregado a la oficina de Registros, para su arreglo e ingreso en el sistema. La oficial deber garantizar que el expediente contenga los siguientes formularios, (adjuntos):

o Registro de Evaluacin de Expedientes y Entrevista a los Aspirantes a Docentes.

o Control de Documentos de Admisin para Docentes. o Gua para la Entrevista Docente. o Disponibilidad Docente. o Mi Compromiso con la Universidad Americana. tico y de

capacitaciones

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Luego de esto, la oficial proceder al ingreso en el mdulo de recursos

humanos, obtener usuario y contrasea, archivar en el espacio correspondiente.

PROCEDIMIENTO Y LOGSTICA PARA INICIAR UN PROGRAMA DE MAESTRA

- Mercadeo informa a Rectora la cantidad de participantes inscritos para obtener el visto bueno de apertura del programa.

- Mercadeo notifica a Registros Acadmicos la apertura del grupo de maestrias, con fecha de inicio, cantidad de participantes y periodo.

- Registros Acadmicos crea la oferta acadmica con su respectivo

periodo. - Se Prepara el calendario con fecha de inicio y fecha de culminacin, para

aprobacin de Rectora - Se le informa a caja para la creacin del plan de pago . - Mercadeo procede a realizar la matrcula formal de los participantes.

y a notificar a Caja para que realice la impresin de las factures. - Mercadeo pasa los recibos a soporte para que se activen las

contraseas.

- Mercadeo entrega los recibos a los participantes.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS EVALUACIONES DE MDULOS DE MAESTRA

- La Oficial de Registros encargada de ste proceso, comunica al profesor que debe activar en la plataforma la evaluacin del grupo actual.

- Una vez activada se verifica por seguridad su activacin. - Luego de realizada la evaluacin al docente por parte de los

participantes, se imprime el formulario de resultados de evaluacin. - Se hace la carta de evaluacin al docente y se gestiona su firma con

Rectora.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR SALN REPOSICIN DE CLASES

El profesor debe hacer su solicitud de reposicin en Asistencia Acadmica

La solicitud de Reposicin se hace mediante formulario para tal fin (se

entrega en Asistencia Acadmica)

La Reposicin se presenta con una semana de antelacin en Asistencia Acadmica.

La solicitud de Reposicin debe estar firmada en la parte de atrs por todos los estudiantes

Asistencia Acadmica notifica a Registro Acadmico de la solicitud para asignar saln

Registro Acadmico responde a Asistencia Acadmica del saln asignado

Asistencia Acadmica comunica al profesor

Asistencia Acadmica comunica a Registro Acadmico si el docente no asistir a la reposicin

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PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIN DE EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES PARA PAGO DE DIPLOMA

La oficial de Registros acadmicos procede a buscar el expediente del estudiante.

Se hace la revisin lado derecho documentos de admisin:

o Lista de cotejo o Copia de Cdula vigente o Copia de Diploma (si el diploma se hubiese extraviado debe constar

carta oficial del colegio y/o de MEDUCA en donde consta la culminacin y obtencin del ttulo de estudios secundarios

o Crditos de Primer y Segundo Ciclo o Certificado de buena salud o Formulario de Ingreso o Foto o Hoja de Vida

Si los estudios fueron en un idioma distinto al espaol debe estar autenticado con sellos de la embajada de Panam en el pas de origen y sello de relaciones exteriores en su defecto con sello de apostille.

Lado izquierdo. o Carta de prctica profesional (la que enva UAM) o Carta de aceptacin de la empresa o Actas de evaluacin de la empresa o Visitas de campo (2) o Constancia de entrega de monografa o Constancia de revisin del profesor de espaol (con copia de diploma

y cdula) o Constancia de realizacin del consultorio jurdico (caso Derecho) o Acta de sustentacin y aprobacin de jurados y director (caso tesis) o Tema de Tesis aprobado por coordinador y rectora (caso tesis) o Aprobacin satisfactoria en todas las materias. o Constancia de giras (Turismo)

En caso positivo de sta revisin, se procede a entregar a el estudiante los

documentos necesarios para que realice el pago, a saber: o Hoja de egreso

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o Formato para el nombre del diploma o Formato para el nombre si es casada o Control de pago de diploma (obtener copia del mismo y del recibo de

pago) Antes de pasar a caja el formulario de control de pago de diploma, debe

estar firmado por la persona responsable en cada sede y/o por el Director de Registros Acadmicos.

Finalmente se archiva en el lugar destinado para almacenar los expedientes para confeccin de diploma.

Las sedes deben mandar con antelacin sus expedientes para confeccin, de no hacerlo no se podrn confeccionar los ttulos.

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Universidad Americana PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE MANTENIMIENTO DE BECAS A GRUPOS QUE PASAN DE UN TURNO A OTRO

Cuando la Universidad Americana requiere que un grupo sea transferido de un turno a otro, el coordinador de carrera correspondiente eleva la solicitud a Registros Acadmicos, explicando en que consiste en cambio de turno. sta puede ser por e-mail.

Registros Acadmicos evala la decisin, verificando que sta no afecte al estudiante en su futuro desempeo acadmico. El aval debe contar con la anuencia del Director de la Sede donde cursen los estudiantes.

De ser positivo el cambio Registros Acadmicos, comunica a Cuentas por cobrar, al coordinador respectivo y al Director de sede correspondiente la viabilidad del cambio de turno.

El Coordinador de carrera que propuso el cambio de turno, da respuesta y notifica a los estudiantes, que su beca se mantiene pese al cambio de turno solicitado por la Universidad.

manual de procedimientos registros...

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